Manual de Operaciones o Procedimientos El Manual de Procedimientos reviste una gran importancia en el actuar de las empresas, ya que contiene la información necesaria para llevar a cabo de manera precisa y secuencial, las tareas y actividades operativas que son asignadas a cada una de las unidades administrativas, de la mism misma a form forma, a, dete determ rmin ina a la resp respon onsa sabi bililida dad d e iden identitififica ca los los mecanismos básicos para la instrumentación y el adecuado desarrollo, con el propósito de generalizar y unificar los criterios básicos para el anál anális isis is de los los proc proced edimi imien ento toss que que real realic icen en las las dist distin inta tass unid unidad ades es administrativas de la empresa, señalando lo que se pretende obtener con la ejecución de los mismos. Es men meneste esterr, dest destac aca ar los los requ equisit isitos os que que debe ebe reu reunir nir la docu docume ment ntac ació ión n que que se gene genere re en esta esta mate materia ria,, así así como como los los dato datoss necesarios para analizar los manuales de procedimientos, instrucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento. Con Con la impl implan anta taci ción ón de esto estoss requ requer erimi imien ento toss de info inform rmac ació ión, n, podremos estar en condiciones de emitir juicios y dictámenes dictámenes que tengan tengan la finalidad de orientar a las unidades administrativas, en todo lo que se refiere a la instrumentación y aplicación de prácticas de mejoramiento, que que obvi obviam amen ente te cont contrib ribuy uyan an a incr increm emen enta tarr la efic eficie ienc ncia ia y efic eficac acia ia operativa de ellas. De igual forma, permite conocer los mecanismos útiles para la realiz realizaci ación ón de las activi actividad dades es de la admin administ istrac ración ión,, nos nos propor proporcio ciona na esquemas o panoramas, sobre los que sustentan las acciones que se realizan en la dependencia y que refleja una actitud de la dirección. Debemos destacar lo importante que resulta ser un manual de procedimientos, para que el desarrollo de las operaciones y estrategias se
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real realic icen en conf confor orme me al plan plan prev previa iame ment nte e esta establ blec ecid ido, o, y que que así así esta estass actitudes informadas de forma periódica a toda la línea organizacional, poder desarrollar de una manera pronta, pronta, eficiente y eficaz, eficaz, las labores de de las unidades administrativas y con una buena optimización de recursos, tanto materiales como humanos y que puedan se definidas como políticas dentro de la organización. Las Las polí polític ticas as,, trad traduc ucid idas as a un medi medio o escr escritito, o, cons constit tituye uyen n un magnif magnifico ico apoyo apoyo para para trasmi trasmitir tir las actitu actitudes des de la direcc dirección ión,, tambié también n establecen líneas de guía, con las cuales el personal directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la Dirección General, esto esto,, conf confor orme me la conv conven enie ienc ncia ia de las las cond condic icio ione ness loca locale less que que prevalezcan en esos momentos. De esta esta forma forma tenemo tenemos, s, que los manual manuales es de proced procedimi imient entos, os, pueden referirse a tareas y trabajos individuales o de grupo, tal es el caso de ejem ejempl plifific icar ar como como oper opera a en el ejer ejerci cici cio o de su desa desarro rrollo llo,, en una una determinada actividad, dentro de un departamento, así como también se refieren a la ejemplificación de practicas técnicas en la operatividad de los equipos, o bien, se reflejan prácticas generales de un área determinada de alguna actividad, como manuales de procedimientos de servicios, de presupuestación, financieras, entre otras. Los Los manu manual ales es de proc proced edimi imien ento toss gene genera ralm lmen ente te debe deberá rán n de contener un texto que señale las políticas y procedimientos a seguir en la ejec ejecuc ució ión n de un trab trabaj ajo, o, con con ilus ilustr trac acio ione ness con con base base en diag diagra rama mas, s, cuadros y dibujos para aclarar los datos. En los procedimientos procedimientos de oficina oficina es costumbre costumbre incluir o reproducir reproducir las formas que se emplean en el procedimiento de que se trate, bien sean llenadas con un ejemplo o con instrucciones para su llenado.
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Ventajas de contar con un Manual de Procedimientos Las ventajas de los Manuales de Procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, son las siguientes:
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Comp Compen endi diar ar en form forma a orde ordena nada da,, secu secuen enci cial al y deta detallllad ada a las las actividades que realiza una dependencia, así como los formatos a utilizar.
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Establecer de manera formal los métodos y técnicas de trabajo que debe deben n segu seguir irse se para para la real realiz izac ació ión n de las las activ activid idad ades es de las las unidades administrativas o entidad.
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Definir responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades que se desempeñen.
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Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas de la unidad administrativa o entidad en su caso.
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Representar más fácilmente, mediante el diagrama de flujo, las operaciones a realizar por cada área de la unidad administrativa o entidad de que se trate.
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Detectar y visualizar más rápidamente las fallas en las que se pueda incurrir.
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Facilitar la comunicación entre el personal, ya que a través de la impl implem emen enta taci ción ón de los los diag diagra rama mass se van van dete determ rmin inan ando do las las actividades que debe realizar un departamento o área, así como sus responsabilidades.
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Auxiliar al analista de procedimientos, en la revisión y simplificación de los mismos.
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Conocer de manera detallada, el funcionamiento interno de las unidades administrativas en el desempeño de sus tareas.
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Servir de base para programas de modernización administrativa.
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Mejorar procedimientos ya establecidos.
Metodología para desarrollar el Manual de Procedimientos La elabor elaboraci ación ón del Manual Manual de Proce Procedim dimien ientos tos,, repres represent enta a una una ardua labor y sobre todo muy minuciosa, al desmembrar de manera pormenorizada la función de la unidad administrativa y plasmarla en un medio escrito, lo cual implica diseñar una metodología mínima que nos ayude a su elaboración en el menor tiempo posible. En este orden, el manual deberá de estar conformado por los procedimientos que se dan en el ámbito de acción de las unidades o entidades de la empresa. Entre los procedimientos que deberán formar parte de un manual podemos destacar:
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Aquellos que tienen impacto en la calidad del servicio.
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Los que por su complejidad deban documentarse.
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Los que pueden provocar insatisfacción del usuario.
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Los que por Ley o Reglamento deban existir.
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Los que impliquen un riesgo económico.
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Los relacionados con la competencia del personal.
1) Planeación del estudio: Con el objeto de hacer estudios de sistemas y procedimientos, resulta de gran importancia precisar en los Manuales de Procedimientos la planeación de las acciones pertinentes, la elaboración de pro program gramas as dond donde e se enume numere ren n los los req requeri uerimi mien ento tos, s, fas fases y procedimientos que normen la elaboración del mismo.
2) Recopilación de datos: Se encuentra referido a la recopilación de documentos y datos, mismos que una vez organizados, sistematizados y analizados nos permiten integrar el manual de procedimientos, logrando así la comunicación de la información; de igual forma su utilidad se traduce en una herramienta útil para la comunicación y la transmisión de la información, y sobre todo es una evidencia real de que lo que se ha planificado se ha llevado acabo y de los resultados que con su aplicación se han obtenido en beneficio de la ciudadanía y para el mejor desempeño de la unidad administrativa. Con Con esta esta func funció ión n de rec recopil opila ación ción de datos atos se com compart parten en conoci conocimie miento ntos, s, se difund difunden en y preser preservan van prácti prácticas cas de la organi organizac zación ión,, otorga consistencia en las acciones implementadas, permitiendo de esta forma conocer el funcionamiento de la unidad de trabajo, permite conocer su operac operación ión con fines fines de evalua evaluació ción, n, contro control,l, supervi supervisi sión, ón, direcc dirección ión,, adminis administra tració ción, n, ejecuc ejecución ión y organi organizac zación ión,, de igual igual forma forma es de gran gran contribución para el análisis de los procedimientos para su mejora, ayuda a identificar responsabilidades, favoreciendo de esta forma la medición de los los resu resultltad ados os,, cont contrib ribuye uye a defin definir ir los los fluj flujos os efic eficie ient ntes es de trab trabaj ajo, o, generando así información básica para la toma de decisiones. Para Para obte obtene nerr la info inform rmac ació ión, n, es nece necesa sario rio cons consul ulta tarr diver diversa sass fuentes, entre las cual es están:
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Investigac gación ión Docume Documenta ntal: l: Se encu - La Investi encuen entr tra a refe referi rida da a real realiz izar ar inve invest stig igac ació ión n en los los arch archivo ivoss de las las dive divers rsas as depe depend nden enci cias as de la administración o departamento, ubicando e identificando los escritos que sean necesarios para la realización de las funciones de la dependencia o entida entidad, d, tales tales como como manual manuales, es, bolet boletine ines, s, comun comunica icacio ciones nes formal formales, es, circulares circulares,, registros, registros, entre otros, otros, y que obviamente obviamente contengan contengan datos que sean de importancia.
Investig tigació ación n de Campo: Campo: Esta referida a la aplicación de las - La Inves siguientes técnicas:
a) Entrevistas Entrevistas:: Es la comunicación de forma verbal entre dos o mas perso ersona nas, s, en la que que uno fun funge como entr entrev evis ista tad dor y otro otro como entrevistado; para este fin es necesario realizar reuniones con el personal directivo del área y con el personal que opera de manera directa los procedimientos. Con los primero niveles de entrevista deberán de hacerse con carácter normativo, tratando de obtener las estrategias y las políticas de acción, que sean de utilidad para los estudios que se practiquen. El personal operativo otorgará información sobre como se harán o realizarán las cosas y de ahí determinar como funcionan. Para efectos de las entrevistas se deberá tener bien identificado el objetivo.
b) Cuestionarios: Su aplicación es en los niveles directivos como en los operativos, buscando principalmente obtener un análisis del proceso, y en primer término con el análisis específico de cada actividad. Esta actividad nos nos perm permititir irá á cont contar ar con con un resp respal aldo do de la info inform rmac ació ión n que que sea sea recopilada. Pueden ser:
•
Cuestiona Cuestionarios rios Abiertos: Abiertos: Al igual que las entre trevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales de los encuestados; también son útiles al explorar el problema básico,
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por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio. El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para que quienes respondan escriban las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas. Es muy utilizado debido a la aceptación que tiene por las personas que responden a los mismos debido a la libertad de respuesta que este les ofrece.
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Cuestiona Cuestionarios rios Cerrados Cerrados:: El cuest uestio iona nari rio o cerr cerrad ado o limi limita ta las las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso esti estilo lo en la preg pregun unta ta,, el anal analis ista ta pued puede e cont contro rola larr el marc marco o de referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos. También También fuerza a los individuos a que tomen una posi posici ción ón y a form formar ar su opin opinió ión n prop propia ia
sobr sobre e los los aspe aspect ctos os
importantes.
c) La Observ Observaci ación ón:: Es una téc técnica ica que con consis siste en obse observ rvar ar aten atenta tame ment nte e el fenó fenóme meno no,, hech hecho o o caso caso,, toma tomarr
la info informa rmaci ción ón y
regist registrar rarla la para para su posterio posteriorr anális análisis. is. La observac observació ión n es un elemen elemento to fund fundam amen enta tall en todo todo proc proces eso o inve invest stig igat ativ ivo; o; en ella ella se apoy apoya a el investigador para obtener el mayor numero de datos. Gran parte del acer acervo vo de cono conoci cimie mient ntos os que que cons constit tituye uye la cien cienci cia a ha sido sido logr lograd ada a mediante la observación. Es la técnica más utilizada en el desarrollo de las investigaciones, por su fácil aplicación y efectividad.
Tipos de Observación Existen dos clases de observación: la Observación No Científica y la Observación Científica. La diferencia básica entre una y otra esta en la intenc intencion ionali alidad dad:: Observ Observar ar Científ Científica icamen mente te signif significa ica observa observarr con un objetivo claro, definido y preciso: el investigador sabe qué es lo que desea
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observar y para qué quiere hacerlo, lo cual implica que debe preparar cuidadosamente la observación. Observar No Científicamente significa observar sin intención, sin objetivo definido y por tanto, sin preparación previa. Para real realiz izar ar una una Paso Pasoss qu quee de debe be tene tenerr la Obse Observ rvac ació ión n: Para observación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: •
Determinar Determinar el objeto, objeto, la situació situación n o el caso, caso, etc. (que se va va a observar) , ya que este es el el principio de toda investigación investigación sin importar su tipo, siempre contará con un objeto a investigar. investigar.
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Establecer los objetivos de la observación (para qué se va a observar)
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Observar cuidadosa y críticamente
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Registrar los datos observados
•
Analizar e interpretar los datos
•
Elaborar conclusiones
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Procesar el informe de observación (este paso puede omitirse si en la investigación se emplean también otras técnicas, en cuyo caso caso el info inform rme e incl incluy uye e los los resu resultltad ados os obte obteni nido doss en todo todo el proceso investigativo).
3) Análisis de la Información: Una vez terminada la recopilación de los datos, se pasa al análisis de la información, esto en conjunto con el encargado o responsable del procedimientos, siendo en esta etapa donde
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se constituye una de las partes mas importantes para la elaboración de los manuales, pues precisamente aquí donde se desentraña y diseña el proc proced edim imien iento to,, que que post poster erio iorm rmen ente te será será plas plasma mado do en pape papel,l, esto esto proc procur uran ando do siem siempr pre e aseg asegur urar arse se de que que los los dato datoss reca recaba bado doss sean sean relevantes, precisos y sobre todo representativos. Invariablemente toda la información debe ser validada tanto por el director del área, como por el director general o titular de la de la dependencia, entidad, organismo desconcentrado o empresa de participación municipal, todo esto para garantizar la veracidad de la información recabada.
4) Registro de la Información: En esta etapa, es de suma importancia describir el proceso y el método de trabajo, con tal propósito se emplean dos herramientas: - Descripción de procedimientos - Diagramas de flujo
4.1. 4.1. Descri Descripci pción ón de Proced Procedimi imient entos: os: La desc descrip ripci ción ón debe debe ser ser una una relación ordenada y progresiva de las operaciones que se llevan a cabo en la realización de tal o cual trámite o servicio, y que debe de registrarse en un formato de descripción de procedimientos, el cual contendrá la siguiente información:
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Dependencia.
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Unidad administrativa, entidad u organismo desconcentrado.
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Nombre del procedimiento.
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Órgano responsable de la ejecución en cada fase del procedimiento.
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Número progresivo de las actividades del proceso .
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Documento o formato utilizado.
•
Tantos (original y copias del formato). Los tres primeros conceptos: Dependencia, Unidad Administrativa,
entidad u organismo desconcentrado y Nombre del Procedimiento, deben anotarse en todas las hojas del procedimiento.
4.2 Diagramas de Flujo: Estos diagramas representan una imagen muy clara de lo que es y como se dan los acontecimientos dentro de un procedimiento que se lleve a cabo dentro de la dependencia o entidad, se reflejan principalmente frases u oraciones que son descriptivas dentro de la simb simbol olog ogía ía util utiliz izad ada. a. Así Así pues pues los los diag diagra rama mass de fluj flujo o pued pueden en ser ser considerados bajo dos puntos de vista a saber:
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Mecánico: Aquí se muestra la forma de como se va a realizar un procedimiento.
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Dinámico: Ejemplifica como se lleva a cabo un procedimiento, reflej reflejánd ándono onoss un proces proceso o previa previamen mente te establ estableci ecido, do, y que nos permitirá permitirá hacer hacer comparaci comparaciones, ones, identifica identificarr flujos flujos de informació información n inadecuados, así como excesos de recorridos de información, entre otros aspectos. Por ello, para la elaboración de los diagramas de flujo se utilizan y
manejan símbolos que representan de forma grafica las características de las actividades que se llevan a cabo dentro del procedimiento que se realice en un unidad administrativa.
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Principios de Diagramación: •
Un diagrama de flujo siempre se inicia con el símbolo “TERMINAL”
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El diagrama de flujo se elabora de arriba hacia abajo, de izquierda a derecha.
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Las líneas entre los símbolos indican el sentido del flujo.
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Todo documento que entra a un archivo temporal deberá volver al flujo y llegar a su destino final o archivo permanente.
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A cada conector de página le corresponde un conector de entrada a página, marcado con la misma letra o símbolo.
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A cada conector de hoja le corresponde un conector de entrada de hoja, marcado con el mismo número o letra.
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Todo diagrama de flujo termina con el símbolo “TERMINAL”.
4.3.- Análisis de Actividades: Tan pronto sea recopilada y registrada la inform informaci ación, ón, lo siguie siguiente nte es analiz analizar ar las activid actividade adess que se efectú efectúan an dentro de un procedimiento, esto con el único propósito de tomar en cuenta todos los elementos productivos y no productivos de algún trámite, obviamente con vista siempre a su mejoramiento en la medida de los posi posibl ble, e, y en su caso caso,, reco recorta rtand ndo o los los tiem tiempo poss y tram tramitites es a real realiz izar ar conforme sea posible. Para estar en posibilidad de llevar a cabo esta etapa, en necesario estudiar todos y cada uno de los registros que se hayan realizado, así como la información documental que se haya obtenido, al igual que los
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formatos que forman parte de todo el procedimiento que se efectúa. En este análisis de manera singular se tienen que considerar estos aspectos:
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¿Qué se hace?
•
¿Por qué se hace?
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¿Quién lo hace?
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¿Cómo se hace?
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¿Cuándo se hace?
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¿Donde se hace?
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¿Con qué se hace? Por otro lado en la verificación de los datos compilados existen las
siguientes ventajas:
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Señala con precisión las omisiones.
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Elimina información errónea que conduzca a conclusiones falsas.
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Se indican los aspectos que precisan una mayor ma yor investigación.
Las personas encargadas de realizar la investigación deberán ser:
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Siste istemá máti tico coss en la eval evalu uació ación n de los los datos atos reco recopi pila lado doss y registrados.
•
Crític Críticos, os, evalua evaluando ndo consta constante ntemen mente te todos todos los elemen elementos tos de un trámite.
5.- Validación de la información recopilada: La información recopilada y diag diagra rama mada da,, será será some sometitida da a la vali valida daci ción ón de los los resp respon onsa sabl bles es y directos de haber entregado dicha información, asimismo como a las jefat jefatura urass jerárq jerárquic uicas as inmedi inmediata atas, s, hasta hasta el titula titularr de la depen dependen dencia cia o
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entidad. En este este mism mismo o orde orden, n, la vali valida daci ción ón se real realiz izar ará á cuan cuando do se recomiende una modificación o se realice una mejora al procedimiento.
6.- Revisión y actualización: Es de imperiosa necesidad el revisar y actualizar los Manuales de Procedimientos, máximo cuando se hayan rea realiza lizado do mod modific ifica acion cione es de las las tar tareas eas dentro ntro de las las unida idades des adminis administra trativ tivas, as, entid entidade adess u organi organismo smoss desco desconce ncentr ntrado ados. s. En este este sent sentid ido, o, los los titul titular ares es o Dire Direct ctor ores es Gene Genera rale less de las las depe depend nden enci cias as,, entidades u organismos desconcentrados, tiene la obligación de informar oportunamente a quien sea el responsable de la elaboración del manual de procedimientos, sobre todo cambio, modificación o variación en las actividades que se llevan acabo, así como en los formatos o responsables de proporcionar un servicio, tanto al público usuario o de apoyo interno, con el único propósito de que las modificaciones se realicen de manera oportuna y dentro de los tiempos que se establezcan para tal efecto.
Elementos que integran un Manual de Procedimientos En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que éste varía según los objetivos y propósitos de cada dependen dependencia, cia, así como con su ámbito de aplicación. aplicación. A continuaci continuación ón se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un manual de procedimientos, por ser los más relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboración:
Carátula: Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el conte onteni nid do, el logo logoti tip po, el nombr ombre e del del manu manual al y la org organiz anizac ació ión n responsable.
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Portada: Ésta Ésta cont contin inúa úa desp despué uéss de la cará carátu tula la,, llev lleva a el nomb nombre re del del manual, de la organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición.
Índice Índice General: General: Es la pres presen enta taci ción ón resu resumi mida da y orde ordena nada da de los los elementos constitutivos del documento.
Presentación o Introducción: Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él, incluyendo una explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la exposición de la estructura del documento; Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones, así como la autorización del titular. Es recomendable que, al formular la introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su ente entend ndim imie ient nto; o; asim asimis ismo mo,, que que comp compre rend nda a tota totalm lmen ente te los los rubr rubros os mencionados en el párrafo anterior. En síntesis, la introducción deberá:
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Señalarse el objetivo del documento.
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Incluir información acerca del ámbito de aplicación del documento.
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Ser breve y de fácil entendimiento.
Objetivo del Manual: El objetivo deberá contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con el manual de procedimientos; su elab laborac oració ión n se aju ajusta stara a los los line linea amie mientos tos que se des describ cribe en a continuación:
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Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.
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La redacción será clara, concreta y directa.
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•
La descripción se iniciara con un verbo en infinitivo.
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Se describirá en una extensión máxima de doce renglones.
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Se evita evitará rá el uso uso de adje adjetiv tivos os calif calific icat ativo ivos. s. Ejem Ejempl plo: o: buen bueno, o, excelente, etc.
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar qué se hace; y la segunda, para qué se hace.
Procedimientos: Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes apartados:
•
El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.
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La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.
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No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.
Objetivos del Procedimiento: Que es donde se planteará el propósito finalidad o razón de ser del procedimiento o lo que se pretende
lograr con la ejecución del mismo.
Alcance: Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento, es decir, a que áreas involucra, puestos y actividades, así como a qué no aplica.
Referencias: Se enlista la documentación de apoyo que utilizamos para elaborar el procedimiento: Manuales Internos, Normatividad, etc.
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Responsabilidades: Aquí se debe indicar quien es el responsable de la elabor elaboraci ación, ón, emisió emisión, n, control control,, vigila vigilanci ncia a del del proced procedimi imient ento; o; así como como también, quien es el responsable de la l a revisión y aprobación del mismo.
Definiciones: Son los términos de uso frecuente que se emplean con sent sentid ido o espe especí cífifico co o rest restri ring ngid ido o en comp compar arac ació ión n al conj conjun unto to de definiciones del diccionario.
Método Método de Trabajo: rabajo: Dentr Dentro o del método método de trabaj trabajo o se deberá deberán n tomar en cuenta los siguientes apartados:
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Políticas y normas de operación: Se encuentra referida a la exposición de criterios y normas que orienten la realización de las acti activi vida dade dess sin sin tene tenerr que que cons consul ulta tarr los los nive nivele less jerá jerárq rqui uico coss superiores.
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Desc Descri ripc pción ión de las las op oper erac acio ione nes: s: Se entiende como la presentación secuencial de los pasos que se deben a seguir dentro de un pro procedi cedimi mie ento nto, al preci recissar los los puest uestos os o unid unida ades des responsables de su ejecución.
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Diagrama de flujo: Estará entendida como la representación del flujo de operaciones para mostrar las unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el uso de la simbología.
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Formas e instrucciones: Deberá presentarse un ejemplar de cada uno de los formularios que se utilicen en las diferentes operaciones del procedimiento. Se habrá de adjuntar, además, las instrucciones con las indicaciones especificas a las que debe sujetarse el llenado de los formatos.
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Base Jurídica: Jurídica: Es la enum enumer erac ació ión n de los los orde ordena nami mien ento toss o norm normas as jur juríd ídic ico o - admin dminis istr tra ativ tivas que rig rigen la oper operac ació ión n de la unid nidad, ad, espe especí cífifica came ment nte e capi capitu tulo lo,, artí artícu culo lo y frac fracci ción ón que que fund fundam amen enta tan n el procedimiento.
Glosario: Como parte final, se incluirá un compendio alfabético que habrá de cont conten ener er los los conc concep epto toss refe referi rido doss a las las acci accion ones es o meca mecani nism smos os administrativos que se contemplan en el cuerpo del manual. Luego de la realización del manual manual se debe realizar un análisis del procedimiento con las normas jurídico – administrativas o la verificación de que efectivamente exista similitud del procedimiento con el marco existente y procurando siempre que no se contradiga ninguna de las disposiciones vigentes y normas jurídicas aplicables al procedimiento de que se trate. Por último, es conveniente, incluir la información referente a la duración aproximada y a la frecuencia del procedimiento, así como los mecanismos que se utilizan para la revisión y actualización del manual. Es menester señalar, que cuando en un documento se incluya solo un procedimiento, deberá incluirse en las instrucciones, representación gráfica y descripción narrativa, del conjunto de instrucciones específicas para llevar a cabo una gama de operaciones. De igual forma, se deberán espe especi cififica carr obje objetiv tivos os,, polí polític ticas as de oper operac ació ión, n, ámbi ámbito to de aplic aplicac ació ión, n, descripción de operaciones y diagramas. Este análisis abarca todo el proceso hasta la consecución del producto final. En este este proc proced edimi imien ento to es de suma suma impo importa rtanc ncia ia,, verif verific icar ar los los tiempos de ejecución desde que se comienza y hasta que se finaliza, todo esto con el propósito de captar los puntos y las unidades administrativas donde se dan con mayor frecuencia los problemas o retrasos en los servicios, que en general obstaculizan y disminuyen la celeridad en los procesos en su conjunto.
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En este mismo orden, resulta importante estudiar los volúmenes de trabajo y la frecuencia con que se repiten estos, los procedimientos para determinar determinar la importanci importancia a de los mismos, mismos, y estar en posibilidad posibilidad de hacer hacer suge sugere renc ncia iass que que perm permititan an hace hacerr de una una mane manera ra más más efic eficie ient nte e su operatividad y la respuesta al público. Invari Invariabl ableme emente nte los manual manuales es de proced procedimi imient entos, os, tendrá tendrán n que estar interrelacionados con las funciones y atribuciones asignadas a la unidad administrativa, esto para comprobar que los procedimientos que se realizan se encuentran íntimamente ligados con todas y cada una de las funciones y/o atribu ibuciones que corre rresponden a la unidad administrativa de que se trate. Tambi ambién én se debe debe comp compro roba barr la exis existe tenc ncia ia de func funcio ione ness cuya cuya ejecución aún no se hayan reglamentado, o aun no se reglamenten, ya sea que no existen indicaciones por escrito para su realización, aún y cuando los procedimientos se efectúen.
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