Manual de Gestión de Seguridad Patrimonial.doc

MANUAL DE GESTION DE SEGURIDAD PATRIMONIAL

Código: Revisión: Fecha:

MGSP-01 0 FEBRERO 2014

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1. INTRODUCCION SELLO

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA DIRECTOR ADMINISTRATIVO

FIRMA DIRECTOR GENERAL

Israel Cuéllar Carpio / Armando Fernández Álvarez NOMBRE Y FIRMA GERENTE DE OPERACIONES / JEFE DE ALMACEN




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El presente Manual de Gestión de Seguridad Patrimonial establece la estructura organizativa, las responsabilidades, las prácticas operativas de la empresa, procedimientos, los recursos y las actividades relativas a la planificación y aseguramiento de la seguridad que han sido identificados y determinados en los procesos que conforman el Sistema de Gestión de Seguridad Patrimonial de BIOTRADE S.A. de C.V. Este manual también se establece como parte del compromiso de la empresa por promover fuertemente la mejora continua por medio de integrar, evaluar y mejorar las medidas y prácticas sistemáticas y coordinadas, basadas en requerimientos internacionales de seguridad para la cadena de suministro; a través de las cuales la organización gestiona de manera óptima sus riesgos y las amenazas e impactos potenciales asociados. El funcionamiento del Sistema de Gestión de Seguridad de la organización inicia con la identificación de riesgos a los que la organización, sus recursos, sus procesos y su tecnología de la información está expuesta; con atención especial en la cadena de suministro. La base del Sistema de Gestión de Seguridad es la metodología Planificar-Hacer-Verificar –Actuar (ciclo PHVA)    

Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para cumplir con las políticas de seguridad de la empresa. Hacer: ejecutar e implantar los procesos necesarios para alcanzar los objetivos definidos a través de las actividades y prácticas sistemáticas y coordinadas. Verificar: supervisar y medir los procesos para comprobar el cumplimiento con las políticas de seguridad, los requisitos legales y de otro tipo, a través de la revisión de los registros del sistema de gestión de seguridad. Actuar: mejorar continuamente el desempeño del sistema de gestión de seguridad, a través de implementar acciones para corregir inmediatamente las desviaciones encontradas en los puntos críticos de control.

Las revisiones al Manual de Gestión de Seguridad se realizan cada vez que, se emitan procedimientos nuevos o se modifiquen los vigentes, se adopten herramientas o controles al Sistema de Gestión de Seguridad, proceso o servicio como consecuencia de la implantación del proceso de mejora continua, así mismo es actualizado continuamente en función de los comentarios de todo el personal involucrado en los procesos mencionados en relación con la seguridad. El Manual de Gestión de Seguridad es estrictamente controlado en su distribución y revisiones. Solamente la última versión es válida. El Comité de Sistemas de Gestión es el único autorizado para realizar los cambios a este manual, así como el único que controla sus revisiones, emisiones y distribución de acuerdo al procedimiento “Control de Documentos”. Igualmente, este documento puede servir como elemento de inducción al personal de nuevo ingreso, de modo tal que la orientación hacia la calidad sea rápidamente asimilada.




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2. OBJETIVO Asegurar y mantener la seguridad de las instalaciones, procesos, recursos y tecnología de la información de BIOTRADE S.A. de C.V. mediante la definición, control, ejecución y evaluación de sus procesos. 3. ALCANCE El Manual de Gestión de Seguridad Patrimonial está orientado al personal de BIOTRADE S.A. de C.V. quienes son responsables de cumplir con los lineamientos aquí establecidos.

4. SISTEMA DE GESTION 4.1. Generalidades En Biotrade S.A. de C.V. se establece, documenta, implanta y mantiene un Sistema de Gestión de Seguridad Patrimonial que aplica para toda la organización, demostrando que se mejora continuamente su eficacia de acuerdo a la verificación y auditoría de sus procesos. 4.2 Requisitos de la documentación 4.2.1 Generalidades. La documentación del Sistema de Gestión de Seguridad Patrimonial de Biotrade. S.A. de C.V. incluye: a) La declaración documentada de las políticas en materia de seguridad (ver 5.2 del presente manual). b) La descripción de los elementos básicos del sistema de gestión y su interrelación, así como una orientación sobre la documentación de referencia. La estructura documental está compuesta por: La estructura documental del Sistema de Gestión Seguridad esta compuesta por: MANUAL DE ORGANIZACIÓN MANUAL OPERACIONES 1

NIVELES


PROCEDIMIENTOS

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NIVEL 3

NIVEL 4

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

REGISTROS

MANUAL DE GESTION DE SEGURIDAD PATRIMONIAL Documentación Nivel 1:

Documentación Nivel 2:



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Manual de Gestión de la Calidad: describe el Sistema de Gestión de Seguridad Patrimonial, las políticas en la materia, la estructura organizacional del sistema, la descripción de los elementos principales del sistema y su interacción, las responsabilidades generales para con el sistema, y hace referencia a los procedimientos documentados. Procedimientos: describen las actividades que se realizan para cumplir las políticas de seguridad y con los procesos, definiendo las responsabilidades y las actividades para tal efecto.


Instrucciones de Trabajo: es la documentación técnica y normativa, en la que se detalla la manera de ejecutar actividades (pasos) específicas que complementan los procedimientos.


Registros: proporcionan la evidencia objetiva necesaria para demostrar que el Sistema de Gestión de Seguridad Patrimonial está implantado y opera efectivamente.

c) Documentos de Referencia: Documentos adicionales para la planificación, operación y control de los procesos, tales como: - Requisitos contractuales de los clientes y otras partes interesadas. - Aceptación de normas internacionales, nacionales, regionales y del sector. - Requisitos legales y reglamentarios pertinentes.

d) Otros documentos: El Manual de Organización y Manual de Operaciones son documentos que complementan el Nivel 1 de la estructura documental, y contienen:  

Manual de Organización: Organigramas, Descripciones y Perfiles de Puestos Manual de Operaciones: Los procedimientos operativos para el desarrollo de los procesos de la empresa.




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5. POLITICAS DE SEGURIDAD PATRIMONIAL 5.1 Responsabilidad de la dirección: La Dirección General de Biotrade S.A. de C.V. proporciona la evidencia de su participación y compromiso con el desarrollo e implantación del Sistema de Gestión de Seguridad Patrimonial, así como la mejora continua de su eficacia a través del seguimiento y toma de acciones oportunas, además de: a) Liderar a la organización con el fin de desarrollar confianza entre el personal. b) Comunicar a la organización la importancia de cumplir con los lineamientos de seguridad de la empresa, además de los legales y reglamentarios. c) Establecer las políticas de seguridad de la organización. d) Llevar a cabo las Revisiones por la Dirección. e) Asegurar la disponibilidad de recursos necesarios para apoyar los planes estratégicos de Biotrade S.A. de C.V. en materia de seguridad. f) Establecer y revisar las mediciones del desempeño de los procesos a través de toda la organización. 5.2 Políticas de Gestión de Seguridad La Dirección General de Biotrade S.A. de C.V. tiene establecidas y documentadas las siguientes políticas por cada uno de los siguientes elementos de gestión de seguridad patrimonial y determina que son adecuadas al propósito de la organización. Estas políticas son el medio para conducir a la organización hacia la mejora de su desempeño. Las políticas son revisadas cada año para asegurar el proceso de mejora continua. Seguridad del personal La empresa establece que se debe de:  Realizar los estudios socioeconómicos y de confiabilidad a las personas previos a su contratación.  Emitir las tarjetas de acceso, credenciales con fotografía, accesos a sistemas y llaves de acuerdo a la naturaleza de su puesto; cuidando la identificación y rastreabilidad de dichos elementos para que cuando sea necesario se pueda realizar la reposición de los mismos por avería, maltrato o reasignación y/o la recuperación de los elementos por terminación de la relación laboral.  Realizar la verificación de los expedientes de los empleados en posiciones sensibles cada doce meses por medio de los estudios de confiabilidad.  Los empleados deben de reportar inmediatamente a los encargados de la seguridad cualquier situación sospechosa o violación a las normas de seguridad de la empresa. Controles de Acceso Físico  No está permitido ingresar artículos personales, mochilas, bolsas y bultos voluminosos a las áreas de almacenamiento, surtido y embarque producto.  El ingreso de ex empleados, visitantes, contratistas y transportistas a las instalaciones se hará bajo autorización y responsabilidad del personal asignado; dicho ingreso deberá de registrarse y controlarse mediante la emisión de credenciales de visitantes. Sin excepción los visitantes deberán estar siempre escoltados por el personal responsable. Todos los registros de visitas deben de almacenarse al menos por doce meses.  Ningún empleado, visitante, contratista y transportista podrá ingresar a áreas restringidas. Seguridad física

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Se establece que todos los procedimientos e instrucciones de trabajo en materia de seguridad patrimonial deben de ser documentados Se deben de mantener revisiones periódicas de los sistemas de seguridad y nombrar a los responsables de la seguridad.

6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD PATRIMONIAL. 6.1 Responsable de la Seguridad Patrimonial Se establece que el Director General de Biotrade S.A. de C.V. es el responsable de la seguridad por lo que debe de: a) Asegurarse de que se establecen, implantan y mantienen los procesos necesarios para el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad Patrimonial. b) Analizar el desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad, y cualquier necesidad de mejora. c) Determinar las acciones inmediatas ante cualquier violación a la seguridad. d) La responsabilidad incluye las relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad Patrimonial. El Director General, nombra un comité de Sistemas de Gestión para que le de apoyo sobre lo anterior. El comité estará constituido al menos por: un Director, un Gerente y un Coordinador de sistemas de Gestión. En cuanto a la tecnología de la información de la empresa, el Director General establece al Encargado de Sistemas como la única persona con acceso al control y administración de la tecnología de la información. 6.2 Responsabilidad y autoridad. La Dirección General de Biotrade S.A. de C.V. establece la responsabilidad y autoridad del Sistema de Gestión de Seguridad Patrimonialidad, en los procedimientos e instrucciones de trabajo que integran el Sistema de Gestión, los cuales son comunicados y difundidos en la empresa.




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7. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD PATRIMONIAL. 7.1. Seguridad del personal. En Biotrade se establece el Procedimiento de Recursos Humanos, donde se determinan los procesos para evaluar a los candidatos con posibilidades de contratación, mediante la investigación y verificación de sus antecedentes. De igual manera se exponen los lineamientos para la clasificación de las posiciones sensibles de manera que se verifique periódicamente el expediente de los empleados que se incluyan en esta clasificación. Finalmente, se determinan los procesos para recuperar inmediatamente las credenciales, tarjetas de accesos, llaves, accesos a sistemas y cualquier otro elemento, cuando se determine el fin de la relación laboral, que hasta ese momento está en resguardo del empleado con el que se pretende terminar el contrato. 7.2. Concientización de amenazas y capacitación de seguridad. De acuerdo a la naturaleza de los puestos de trabajo y a la responsabilidad del empleado en materia de seguridad se determinan las capacitaciones, teóricas o prácticas, a las que debe de tener acceso, con el objetivo de entrenar y concientizar al empleado ante situaciones que amenacen la seguridad de las instalaciones, su persona y los procesos de la empresa. Las capacitaciones y los temas sobre los que versarán, se incluirán en un Programa Anual de Capacitación de acuerdo al Procedimiento Control de Inducción y Capacitaciones al Personal. Los temas a revisar podrían ser entre otros:   

Identificación de riesgos en la cadena de suministro (robo, contrabando, terrorismo) ¿Cómo actuar en caso de Situaciones de riesgo (conductas violentas, robo, extorsión, secuestro)? Los procedimientos determinados por la empresa para denunciar conductas sospechosas y violaciones de seguridad (ver procedimiento Prevención de Pérdidas y Seguridad Patrimonial I).

7.3. Controles de acceso físico. En Biotrade se establece el procedimiento Prevención de Pérdidas y seguridad Patrimonial I donde se exponen los lineamientos que se deben de seguir por el personal asignado para impedir la entrada de personas no autorizadas a las instalaciones o enfrentarlos y retirarlos; además se establecen los controles y registros que se deben de aplicar y llevar cuando se permita el ingreso, bajo la identificación positiva, de empleados, visitantes, contratistas y transportistas. Se incluye el control de acceso a áreas restringidas dentro de las instalaciones, las cuales están determinadas bajo los lineamientos del procedimiento Prevención de Pérdidas y seguridad Patrimonial II. 7.4. Seguridad Física




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La dirección determina la necesidad de tener barreras físicas y elementos de disuasión para resguardar las instalaciones contra el acceso no autorizado. Tales barreras y elementos son: Cercado y barras perimetrales, filtro de entrada, estructura de los edificios, control de cerraduras y llaves, iluminación y sistemas de alarmas y videocámaras de vigilancia. La identificación, responsabilidad, control, inspección y mantenimiento de los elementos de la seguridad física se hace bajo los procesos establecidos en el procedimiento Prevención de Pérdidas y seguridad Patrimonial II. En este procedimiento también queda incluido el Programa de Control de Accesos en el cual se determinan a los responsables del resguardo y control de todos las llaves, candados y tarjetas de acceso que la empresa ha emitido y entregado a personal asignado. 7.5. Seguridad del transporte. Con el propósito de mantener la integridad de los contenedores y remolques para protegerlos contra la introducción de materiales y/o personas no autorizadas, que puedan vulnerar la seguridad de la empresa y sus clientes (de acuerdo a la cadena de suministro); se ha establecido el procedimiento Seguridad en Procesos, donde se establecen los lineamientos de la inspección de los contenedores y/o remolques en los puntos de embarque. También se indican los procesos bajo los cuales se debe de establecer relaciones comerciales con los proveedores de servicios de transporte. 7.6. Seguridad de Procesos. Las medidas de seguridad establecidas para garantizar la integridad y seguridad de los procesos relevantes al transporte, manejo y almacenaje de carga en la cadena de suministro quedan documentadas en el procedimiento Seguridad en Procesos. En este procedimiento, una atención especial se establece para el tratamiento de la mercancía de exportación 7.7. Seguridad de la información. Para identificar el abuso de los sistemas de computación y detectar el acceso inapropiado y la manipulación o alteración indebida de la información electrónica que intercambia la empresa con clientes y proveedores; se establece el Procedimiento Administración de tecnología de la información; donde identifican los principales elementos de la tecnología de información con los que cuenta la empresa y se asignan las responsabilidades para su protección. 7.8. Seguridad para Contratistas En el procedimiento Prevención de Pérdidas y seguridad Patrimonial I, se establecen los criterios para que todo el personal conozca la manera adecuada de coordinar los trabajos que realizarán los contratistas que ingresan a las instalaciones, debido a su cercanía con la cadena de suministro y los procesos de la empresa, es indispensable vigilar que éstos cumplan los estándares de seguridad impuestos por la empresa.

8. CONTROL DE CAMBIOS.

No. DE REVISIÓN

FECHA

MOTIVO

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Febrero 2014



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Creación de la documentación del Sistema.

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