Software de Contabilidad
MANUAL DEL USUARIO Versión Visual 9.x
Especialistas en Software Empresarial
Calle Manuel Fuentes 833 San Isidro Tlf. 440-5440
CONTENIDO CAPITULO 1 ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. 3 INTRODUCCION................................................................................................................ INTRODUCCION............................................. .............................................................................. ........... 3 CAPITULO 2 ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. 4 DESCRIPCION GENERAL .............................................................. ........................................................................................................... ............................................. 4 CAPITULO 3 ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. 7 INGRESO AL SISTEMA ................................................................................................................ ................................................................................................................ 7 EXPLICACION DE LOS MODULOS ............................................................................................. 8 1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES) ............................................... 9 1.a PLAN DE CUENTAS .................................................................. .............................................................................................................. ............................................ 9 OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS ...................................... 15 15 1.b. CÓDIGO DE ANEXOS .............................................................. ......................................................................................................... ........................................... 16 1.c. TABLAS GENERALES.........................................................................................................18 1.d. TABLA T ABLA DE TIPOS DE CAMBIO ............................................................ ........................................................................................... ............................... 31 1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9 .................................................................. 32 1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES COMPROBANTES ............................................................ ............................................................ 34 1.g. TABLA DE CONSOLIDACIÓN Ó ASIENTO DE CIERRE ................................................... ................................................... 35 1.h. MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS......................................................... ............................................................................. .................... 36 1.i. TABLA INDICES INFLACION ............................................................................................... 37 2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES ................................................................ ................................................................ 38 2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION .............................. 40 2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION ................................ 44 44 2.c. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS ........................................................... 47 2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS ............................................................... ............................................................... 58 2.e REGISTRO DE COMPROBANTE DE HONORARIOS HONORARIOS ....................................................... ....................................................... 64 2.f. REGISTRO DE COMPROBANTE DE BANCOS ........................................................ ................................................................. ......... 66 66 2.g. REGISTRO DE COMPROBANTES DE CHEQUES ........................................................... 69 3. MODULO DE CONSOLIDACION O PROCESO DE CIERRE ................................................ 75 4. MODULO DE EMISION DE REPORTES ................................................................................ 77 5. MODULO DE ANALISIS DE CUENTAS ................................................................................. 84 6. MODULO DE PRESUPUESTO PRESUPUESTO............................................................................................... 86 7. MODULO DE CONCILIACIÓN BANCARIA..................................................................... ........................................................................... ...... 88 7.1 CONCILIACION BANCARIA .................................................................. ................................................................................................. ............................... 88 7.2 REGISTRO DE ESTADOS DE CUENTA .......................................................... .............................................................................. .................... 93 7.3 MOVIMIENTO DE DATOS ......................................................... .................................................................................................... ........................................... 95 7.4 COPIA DE SEGURIDAD ............................................................ ....................................................................................................... ........................................... 95 7.5 PDT SUNAT ........................................................... ............................................................................................................................ ................................................................. 96 7.6 COA SUNAT..................................................................... SUNAT .......................................................................................................................... ..................................................... 96 7.7 REPORTES VARIOS .................................................................. ............................................................................................................ .......................................... 97 8. MODULO DE UTILITARIOS ......................................................... ................................................................................................... .......................................... 97 ASIENTOS AUTOMÁTICOS ................................................................................................ ................................................................................................ 103 A. PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO.................................... CAMBIO .................................... 103 B. PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA DE CAMBIO - FASB 52 .................................. 106 C. AJUSTE POR INFLACIÓN........................................................... INFLACIÓN.................................................................................................... ......................................... 109 RECOMENDACIONES PARA LA CONTABILIDAD BIMONETARIA.................................. 112 CAPITULO 4 ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. 113 PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS ...................................................... 113 CAPITULO 5 ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. 114 ANEXO 1 ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... 114 EJEMPLO DE COMPROBANTES ............................................................................................ 114 ANEXO 2 ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... 116 CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS ................................... 116 DICCIONARIO DE DATOS ...................................................................................................... ...................................................................................................... 117
-2-
CAPITULO 1 INTRODUCCION El presente documento tiene por finalidad servir como guía en la administración y operación del sistema de Contabilidad General, CONCAR Versión Visual. La metodología aplicada, está orientada a brindar la información necesaria que permita una comprensión adecuada tanto al personal especializado como al usuario final. El sistema ha sido desarrollado utilizando las últimas técnicas de procesamiento de datos que incluyen las siguientes características: A) Diseño modular mediante el uso de menús que permite gran facilidad de operación por el usuario final. B) Proceso distribuido que permite al usuario participar en el proceso del sistema, descentralizando así las funciones operativas del centro de cómputo. C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma amigable, lo cual le permite alimentar y obtener información en tiempo real. Es de responsabilidad del usuario mantener actualizado el presente manual con los cambios que pudieran afectar al sistema, sea por cambios en la legislación vigente o por cambios en la política de la empresa. empresa.
-3-
CAPITULO 2 DESCRIPCION GENERAL El sistema de Contabilidad General ha sido desarrollado para ser utilizado por el área de Contabilidad, en la elaboración de los libros contables, balances y estados financieros. posibilitando de esta manera mejorar la oportunidad y confiabilidad de los resultados para la toma de decisiones por la Alta Dirección. La concepción del sistema se basa en la información que soportan las diferentes bases de datos principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conjugados con la información variable (asientos contables) permiten generar los reportes de resultado que se obtienen. Las características principales del sistema son las siguientes:
FLEXIBILIDAD DEL SISTEMA
El sistema puede aplicarse a empresas industriales, comerciales, servicios, financieras, navieras, constructoras y en general todos los giros de negocios. Con un solo Plan de Cuentas pueden trabajar múltiples compañías, uniformizando de esta manera la información de grupos empresariales. El sistema permite un alto grado de autonomía a los usuarios para adecuar el sistema a sus necesidades, ya que los parámetros son manejados por medio del Plan de cuenta y tablas complementarias
ESTADOS FINANCIEROS Y ANALISIS DE CUENTAS EN MONEDA NACIONAL Y DOLARES
Los Estados financieros , libros y reportes de análisis de cuentas son emitidos en moneda nacional y dólares. Para fines de ley los reportes pueden emitirse solo en moneda nacional.
ESTADOS DE CUENTA DE CLIENTES, PROVEEDORES Y OTROS
Existen consultas y reportes de los documentos pendientes de clientes, proveedores, socios, empleados y otros anexos de acuerdo a las necesidades. Las Las cuentas que requieren este nivel de análisis son indicadas por el usuario en forma libre. Los clientes, proveedores u otros pueden ser codificados por el RUC, o por un código interno de la empresa.
REPORTES POR CENTROS DE COSTOS
Se puede emitir información por centros de costos o departamentos de las cuentas de ingresos y egresos. El código de centro de costo puede tener 6 dígitos o letras.
VARIEDAD DE REPORTES COMPLEMENTARIOS
Existen reportes configurables por el usuario tales como balances de comprobación y generales, ganancias y pérdidas, costos, diario, mayor, análisis de cuentas, registro de ventas y compras.
REGISTRO DE COMPROBANTES DE VARIOS MESES EN FORMA SIMULTANEA
El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultánea sin tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingreso de datos, permitiendo obtener la información oportunamente.
-4-
REGISTRO DE COMPROBANTES DIRECTAMENTE EN EL SISTEMA
Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamente codificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automáticamente. Posteriormente los comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios continuos simples para ser adjuntados al documento original. También se puede registrar comprobantes previamente codificados y con numeración manual.. El sistema efectúa la validación de datos conforme se van registrando los datos minimizando los errores y al terminar el comprobante se controla que cuadre pudiéndose dejar pendiente. Las compras y ventas producen asientos automáticos.
EMISION DE CHEQUE-VOUCHER
El software permite generar los comprobantes de cheques e imprimir el Cheque-Voucher o los vouchers de cheque manuales, presentando información de cheque girado por banco, fecha y proveedor.
CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS
Permite incorporar con una opción los asientos contables automáticos producidos por otros sistemas auxiliares computarizados , para evitar la digitación.
CONVERSION AUTOMATICA DE ASIENTOS DOLARES DOL ARES
Los comprobantes pueden ser ingresados en dólares, moneda nacional u otra moneda, según la moneda original de la operación y el sistema los convierten a moneda nacional y dólares de acuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o según el tipo de cambio en particular que se desee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efectúe la conversión de un comprobante.
REGULARIZACION Y AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO
El sistema regulariza automáticamente mediante un asiento los saldos de documentos en moneda nacional o dólares ya cancelados pero que no se les aplicó el ajuste por diferencia de cambio al momento de cancelarlos, simplificando en trabajo. También genera un asiento automático de las diferencias de cambio de acuerdo al FASB 52, al cierre del mes de las cuentas que se le indique.
GENERACION DE CUENTAS AUTOMATICAS
El sistema genera cuentas automáticas de dos formas: Por el Plan de Cuentas, en donde se indican el cargo y abono automático de cada cuenta. Por la Tabla de Transferencia de la 6 a la 9 con abono a 79, en base a código de costo, pudiéndose establecer en estos casos porcentajes.
CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA
El sistema realiza la conciliación de los documentos bancaria en forma automática en la moneda de la cuenta corriente bancaria. Los documentos que no concilian automáticamente pueden regularizarse manualmente. Para realizar la conciliación deben ingresarse los movimientos de los estados de cuenta bancarios.
PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO
Existe la opción para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centro de costo, mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecución en base a los movimientos contables automáticamente.
-5-
ARCHIVOS PARA EL COA - SUNAT
El sistema emite el Registro de Compras y en base a los datos de compras y proveedores registrados, se puede crear automáticamente los archivos X58CPCOA.DBF y X61COAPR.DBF para el sistema COA de la SUNAT, SUNAT, ahorrando de esta manera una considerable cantidad de tiempo.
VISUALIZACION DE INFORMACION EN PANTALLA
Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite un significativo ahorro de papel y de tiempo de impresión ya que solo deben imprimirse los reportes definitivos y no los borradores. Toda las bases de datos pueden ser consultadas amigablemente.
TRANSFERENCIA DE REPORTES A EXCEL
El sistema sistema permite exportar a Excel los principales reportes automáticamente.
ARCHIVO HISTORICO DE REPORTES EN DISCO
Los reportes pueden ser archivados al disco para posteriormente emitir una copia o visualizarlo en pantalla permitiendo de esta manera disponer de información de meses anteriores para la Gerencia o Auditores, sin tener que efectuar nuevos procesos que demandan tiempo.
ARCHIVOS PARA EL PDT – SUNAT
El sistema posee una interfase con los archivos necesarios para el PDT de la SUNAT. El PDT de Compras, Ventas y Honorarios son generados por el sistema y luego podrán ser exportados al diskette del PDT.
AJUSTES POR INFLACIÓN
El proceso de ajuste por inflación se puede configurar de manera amigable en el módulo de ajuste. Este cuenta con diferentes características así como el mantenimiento de índices de inflación, las cuentas de ajuste ACM y la generación de los asientos contables.
-6-
CAPITULO 3 INGRESO AL SISTEMA En el escritorio de Windows en cada estación se ha creado un icono haciendo doble click con el mouse.
CONCAR80. Se abre
Contabilidad Concar v. 9.x Debe ingresar el Usuario y el Password con mayúsculas. Como usuario inicial el predeterminado es SIST y como Password NORTON hasta que se creen los usuarios reales. Para ingresar al sistema deberá ingresar el código de la compañía o pulsar el botón con la flecha para seleccionar. En este caso aparecerá la ventana de ayuda para seleccionar el código.
-7-
EXPLICACION DE LOS MODULOS El sistema de Contabilidad General, ha sido dividido en módulos, cada uno de estos módulos se encarga de manejar una actividad específica del sistema, de la misma forma en que se encuentran clasificados los procedimientos contables para la elaboración de un balance se ha dividido el sistema en los siguientes módulos. Los módulos del Sistema de Contabilidad son los siguientes: 1) Módulo de Archivo (Base de de Datos Principales) 2) Módulo de Registro de Comprobantes 3) Módulo de Consolidación ó Cierre 4) Módulo de Emisión de Reportes Mensuales 5) Módulo de Análisis de Cuentas 6) Módulo de Presupuesto 7) Módulo de Conciliación Bancaria 7.1 Conciliación Bancaria 7.2 Movimiento de Datos 7.3 Copia de Seguridad 7.4 PDT Sunat 7.5 COA Sunat 7.6 Reportes Varios 8) Módulo de Utilitarios
Al ingresar al sistema de Contabilidad General, podemos observar el Menú Principal, el cual contiene una lista con todos los módulos programados, permitiendo así, poder ingresar a cualquiera de ellos de acuerdo a los requerimientos o necesidades al momento de trabajar.
-8-
1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES) El módulo de archivo (bases de datos principales) nos permite efectuar el mantenimiento y consulta de las bases de datos del sistema. Las bases de datos principales son aquellas que mantienen la información relativamente fija en el sistema; es decir, es aquella información que sufre modificaciones muy rara vez y en donde se encuentran todos los datos que caracterizan a la empresa. Entre los procesos que se permiten realizar en este módulo son: el de mantenimiento (Adición, modificación, eliminación, consulta) y listado de los datos contenidos en estas bases de datos. Las bases de datos principales definidas para el sistema de Contabilidad General son los siguientes: a) Plan de Cuentas b) Códigos de Anexos c) Tablas Generales d) Tipos de Cambios e) Tabla de Transferencias de la 6 a la 9 f) Tabla de Numeración de Comprobantes g) Tabla de Asientos de Cierre h) Mantenimiento Cuentas Bancos i) Tabla de Indices de Inflación 1.a PLAN DE CUENTAS La base de datos del PLAN DE CUENTAS es usada para describir las cuentas contables del sistema, cada una con sus propias características. El código de cuenta puede contener hasta ocho dígitos, el usuario deberá definir la cantidad de dígitos a utilizar según sus necesidades y procederá a crear las cuentas en base a la longitud definida. Es recomendable que todas las cuentas tengan una longitud uniforme, pero no es una norma obligatoria. No es necesario que la cuenta tenga muchos dígitos ya que existen los Códigos de Anexos (8 caracteres para identificar clientes, proveedores, empleados y otros que se requiera) y el Código de Centro de Costo (6 caracteres para identificar gastos por departamento, planta u otro que se requiera) que son datos complementarios. Las cuentas a dos y tres dígitos deben usarse como títulos (Tipo X), ya que existen algunos reportes que emiten informes a ese nivel, pero si el usuario los desea también pueden definirse estas cuentas para registrar los movimientos. Además, cada cuenta contiene datos que son usados por el sistema para indicar ciertas características de validación para efectos del ingreso de asientos así como para emitir reportes. El Plan de cuentas es la matriz principal del sistema por lo cual se sugiere meditar bien sobre los datos a registrar porque de estos dependerá la exactitud de la información. Se recomienda tener especial cuidado en la asignación de los datos de cada cuenta para evitar distorsiones en la información que emita el sistema. Esto especialmente en los de TIPO DE ANEXO, NIVEL DE SALDO y DOCUMENTO DE REFERENCIA, ya que con estos datos el sistema proporcionará información de saldos de análisis de cuenta (documentos pendientes) Si se desea modificarlos dentro de un ejercicio contable, debe analizarse los efectos pues los datos registrados en los meses anteriores puede perderse para efectos de Análisis de Cuentas. Deben crearse cuentas separadas de clientes, proveedores y bancos para soles u dólares para facilitar el trabajo posterior de ajustes por diferencia de cambio y control de documentos pendientes.
-9-
COMPOSICION DEL PLAN DE CUENTAS Mantenimiento del Plan de Cuentas:
Los datos a ingresar son los siguientes: Campo CUENTA
DESCRIPCION
Descripción El código de cuenta contable puede contener hasta 8 dígitos. Los títulos de las cuentas deberán tener dos o tres dígitos. La descripción de la cuenta
- 10 -
TIPO DE CUENTA
Según la Tabla General 08. Los tipos validos son : A = Activo P = Pasivo y Patrimonio G = Ganancias y pérdidas X = Títulos a 2 o 3 dígitos V = Gestión varias O = Orden La asignación del tipo de cuenta depende del tipo de plan de cuentas que se use o del tipo de empresa (financieras, seguros, cooperativas, industriales, comerciales, servicios). En el plan de cuentas para empresas comerciales, industriales o servicios normalmente el tipo es: Las cuentas de la clase 1 a la 5 son cuentas de activos, pasivo y patrimonio. Las cuentas de la clase 60,61,62,63,64,65,68, 71,72,78,79,8X se pueden considerar como de gestión varias. Las cuentas 66,67, 69., 70,73,74,75,76,77 pueden considerarse como de Ganancias y Pérdidas. Las cuentas de la clase 9 se pueden definir como de gestión varias para Costo de Producción o de Ganancias y Pérdidas para Gastos de Adm. Vtas. y Financieros.
NIVEL DE SALDO
Este campo sirve para indicarle al sistema que mantenga los saldos de las cuentas según el nivel de análisis que se desea. Es importante definir adecuadamente estos niveles para poder optimizar el uso de espacio de los archivos (disco) y obtener la información adecuada. El sistema mantiene una base de datos histórica de cada movimiento de cargo y abono de las cuentas con nivel 2 o 3. Esto niveles pueden ser : 1 : SALDO POR CUENTA .- Este nivel es para las cuentas que no tienen anexo y que no requieren tener control de cuenta corriente. Generalmente tienen nivel de saldo 1 son las clases 6 , 7 , 8 , 9, pero si el usuario lo desea puede asignarle otro nivel a estas cuentas. 2 : SALDO POR CUENTA Y ANEXO ANEXO .- Mantiene cuenta corriente por cuenta y anexo. Permite consultar o imprimir los saldos por cuenta y por código de anexo. Normalmente es para las cuentas de bancos, cuentas por cobrar al personal y otras que se requiera. 3 : SALDO POR POR CUENTA, CUENTA, ANEXO, DOCUMENTO .- Mantiene cuenta corriente por cuenta, anexo y documento. Permite consultar o imprimir saldos por cuenta, anexo y documento. Para este nivel es obligatorio que la cuenta tenga anexo y documento de referencia. Normalmente es para la cuenta de clientes, proveedores, pagares. NOTA : Si se modifica una cuenta con el nivel de saldo de 1 a 2 o 3, deberá realizarse un proceso generación de saldos del modulo de análisis de cuenta para el sistema acumule el movimiento de la cuenta modificada.
- 11 -
TIPO DE ANEXO
Este dato permite subdividir una cuenta para su mejor análisis, en códigos complementarios llamados Códigos de Anexo Este campo será llenado con el tipo de según la Tabla General 07. Los tipos validos son: 0 cuenta corriente bancos (obligatorio) C Clientes T Personal P Proveedores V Varios Un espacio en blanco indica que no requiere código de anexo. Por ejemplo, para las cuentas 121 y 123 se puede asignar el tipo de anexo C, y al registrar un movimiento contable para cualquiera de estas cuentas el sistema pedirá en forma obligatoria que se digite el código del cliente (anexo).
TIPO DE ANEXO REFERENCIAL
Este dato permite subdividir una cuenta para su mejor análisis, en códigos complementarios llamados Códigos de Anexo Este campo será llenado con el tipo de según la Tabla General 07. De esta manera una cuenta contable puede tener dos códigos de anexos. Es decir que permite tener una segunda posibilidad de clasificar los movimientos contables y emitir reportes por el mismo.
CENTRO DE COSTO
Este campo indicará que la cuenta requiere Centro de costo al registrar el movimiento contable (según Tabla General 05 ). Ser usado sólo para las cuentas de ingresos o gastos, para indicar la procedencia y poder obtener los reportes por Centro de Costo. Este campo ser llenado con dos opciones: "NO" Indica que la cuenta no requiere del uso se Centro de costo. "SI" Indica que la cuenta requiere del uso de Centro de costo.
DOCUMENTO REFERENCIA
Este campo indicará si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio el tipo, numero y fecha de documento al registrar un movimiento contable (según Tabla General 06 para cuentas varias y Tabla General 15 para cuentas de Conciliación Bancaria). Para el nivel de saldo 3 este dato debe estar en "S", en forma obligatoria. Este campo será llenado con dos (02) opciones: "N" Cuenta no requiere de tipo y número de documento. "S" Cuenta requiere de tipo, número de documento y fecha.
FECHA VENCIMIENTO.
Este campo sirve para indicar si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio la fecha de vencimiento al registrar el movimiento contable. El campo será llenado con dos opciones: "S" Cuenta requiere de una fecha de vencimiento. "N" Cuenta no requiere de una fecha de vencimiento. vencimiento.
- 12 -
AREA
Este campo permite para esta cuenta al momento de registrar el movimiento contable se le asigne un código de área de acuerdo a la Tabla General 26, para posteriormente emitir el Reporte por áreas. Una aplicación puede ser para clasificar los ingresos y egresos de efectivo (Flujo de Efectivo) Este campo será llenado con dos opciones: "N" Indica que la cuenta no requiere del uso de Area. "S" Indica que la cuenta requiere del uso de de Area
REGISTRO DE LA CUENTA
Indicará si la cuenta se puede registrar por medio de comprobantes manuales o sólo en forma de asientos automáticos. Los valores asignados pueden ser : M = Manual A = Automático Las cuentas que se generan automáticamente pueden ser marcadas como automáticas para evitar que sean digitadas manualmente.
MONEDA DE REFERENCIA
Sirve para identificar la moneda en que se mantendrán los saldos de la cuenta. Permite emitir el cuadro de análisis cuenta "Documentos Pendientes, en una sola moneda". (CTDOCU08). El proceso automático de Ajuste de la Diferencia de cambio utiliza estos datos para determinar si actualiza el saldo en soles o el de dólares.
CUENTA AJUSTE
Este campo indicará si la cuenta es producto del ajuste por corrección inflación ( ACM ) para permitir incluir o excluir su saldo de los estados financieros. Este campo será llenado con dos opciones: "N" Indica que no es cuenta de ajuste . "S" Indica que es cuenta de ajuste.
CONCIL. BANCOS
Este campo indicará que la cuenta se considerará para el proceso de Conciliación Bancaria automática. Debe usarse sólo para las cuentas de bancos. Este campo será llenado con dos opciones: "N" Indica que la cuenta no se concilia . "S" Indica que la cuenta se concilia
CUENTA CARGO
Este campo indicará la creación de un cargo automático a nivel de comprobante, en el proceso mensual.
CUENTA ABONO
Este campo indicará la creación de un abono automático a nivel de comprobante, en el proceso mensual.
- 13 -
FORMATO DE BALANCE GRAL.
Indica que código de agrupación o donde se acumulará el movimiento de la cuenta para efectos del Balance General. El sistema solicitará este formato para las cuentas que tienen tipo "A" o "P". Los formatos validos están en la TABLA GENERAL 10.
FORMATO DE GAN.PER FUNCION
Indica que código de agrupación o donde se acumulará el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Ganancias y Pérdidas por función. El sistema solicitará este formato para las cuentas que tienen tipo "G" . Los formatos validos están en la TABLA GENERAL 11.
FORMATO DE GAN.PER POR NATURALEZA Indica que código de agrupación o donde se acumulará el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Ganancias y Pérdidas por naturaleza. El sistema solicitará este formato para las cuentas 6XX a 9XX . Los formatos validos están en la TABLA GENERAL 13. FORMATO DE COSTOS
Indica que código de agrupación o donde se acumulará el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Costos. El sistema solicitará este formato para las cuentas que tienen "S" en el campo CENTRO DE COSTO. Los formatos validos están en la TABLA GENERAL 12.
- 14 -
FORMATOS ALTERNOS FORMATO DE INGRESOS INGRESOS Y GASTOS GASTOS Nos permite configurar rubros de ingresos y gastos de la TABLA GENERAL 71 el cual nos servirá para emitirlos en los reportes de ingresos y gastos. FORMATO DE COSTOS
Es un comparativo de ingresos y gastos por centros de costos configurables en la TABLA GENERAL 72.
FORMATO DE BALANCE GRAL.
Su comportamiento es igual al formato de balance general pero nos permite configurar otro tipo de balance especificado en la TABLA GENERAL 20.
FORMATO DE GAN. PER. FUNCION
De acuerdo a la TABLA GENERAL 21
FORMATO DE GAN. PER NATURAL.
De acuerdo a la TABLA GENERAL 23
OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS A) Si se desea modificar una cuenta que no tiene TIPO DE ANEXO y DOCUMENTO DE REFERENCIA y se desea que a partir de cierto mes si tenga estos datos, se deberá desagregar el saldo global por anexo y documento realizando los siguientes pasos : - Registrar en el sistema un comprobante incompleto “cancelando" el saldo global de la cuenta sin anexo y documento. - Modificar el Plan de Cuentas asignando el indicador de Anexo y/o Documento a la cuenta respectiva. - Completar el comprobante del primer paso, registrando los movimientos de la cuenta modificada con su respectivo anexo y/o documento. B) Si se modifica una cuenta que tiene nivel de saldo 1 para asignarle nivel 2 o 3 se deberá efectuar nuevamente los Procesos Mensuales de cierre desde el mes de Enero o desde el mes de inicio de operaciones del sistema hasta el mes contable vigente. Esto se debe a que el movimiento de una cuenta con nivel 1 no se acumula para fines de Análisis de Cuentas y el saldo del Balance no coincidiría el movimiento histórico a nual. C) Errores frecuentes que se producen al crear cuentas. 1) Si se trabaja con la clase 6 (61,62,63,64,65,68) y la clase 9 debe generarse automáticamente 1.1 - Se crean cuentas de la clase 6 y se le indica que usará centro de costo y a la vez se registra cuenta de cargo y abono automático, lo que origina que la cuenta 9 , 79 se genere duplicada. (Si la Tabla de Transferencia esta vacía no se produce este error). 1.2 - Se crean cuentas de la clase 6 y no se le indica que usará centro de costo , lo que origina que al registrarse el movimiento no pide centro de costo y no genera la cuenta automática 9 y 79.
- 15 -
1.b. CÓDIGO DE ANEXOS ANEXOS Los códigos de anexos, son datos complementarios a las cuentas y sirven para identificar a los clientes, proveedores, personal, accionistas y en general a toda entidad que la empresa desee controlar. El código de anexo puede tener hasta 18 dígitos o letras. Esta base de datos es utilizada para registrar los códigos de anexos que haremos referencia en nuestros asientos contables y reportes y consultas de análisis de cuenta. Los códigos de anexos que se pueden definir se encuentran en la Tabla general 07 de tipos de anexos, la cual puede ser ampliada de acuerdo a las necesidades de la empresa. Estos códigos son las entidades a la que nosotros hacemos referencia cada vez que se produce una transacción contable, como por ejemplo: cuenta corriente de bancos, empleados, obreros, proveedores, clientes, proyectos, obras, procesos, vehículos. Y otros que la empresa requiera. Para la codificación de clientes y proveedores se puede usar el numero de RUC. o un código propio de la empresa. Ejemplo : Proveedores 15202505 21168319 AME01
Alternadores S.A. Alianza Motor S.A. American Machine CO.
Clientes 21168319 99145236459
Real Systems S.A. Empresa S.A.C.
Chasis 123456789012345678 ABC543210123456VB
Nissan SW Negra Diesel Automática Toyota Corolla Blanco Gas. Mecánica
- 16 -
COMPOSICION DE ANEXOS
Los datos a ingresar son los siguientes: TIPO DE ANEXO
Identifica el grupo a que corresponderá el código del anexo. El tipo de anexo "0" esta reservado para bancos , pudiéndose asignar cualquier numero para los otros tipos.
ANEXO
Código de 18 caracteres para identificar el anexo.
DESCRIPCION
Nombre del anexo.
- 17 -
REFERENCIA
Según necesidad de la compañía, pudiendo colocar la dirección o teléfono.
RUC
Indicar para clientes y proveedores pues este dado se usará para la impresión del Registro de Compras y Ventas.
MONEDA
MN = Soles ,US = Dólares, ESPACIOS Este campo es obligatorio para los tipos de anexo ”0”
anexos de cuenta corrientes de bancos ya que sirve para la Conciliación Bancaria automática. Para otras cuentas es sólo referencia. ESTADO
V = Vigente o A = Anulado
DATOS COMPLEMENTARIOS DEL ANEXO
Los datos complementarios sirven en su mayoría para identificar los datos de los servicios contratados (Profesionales, empleados etc.) para generar luego el archivo del PDT de Honorarios solicitado por la SUNAT.
- 18 -
1.c. TABLA GENERAL La Tabla General es aquel donde se define todos los códigos especiales que van a servir para la identificación y validación de algunos datos característicos de la empresa usados en el sistema. Esta base de datos puede contener hasta 100 tablas diferentes, las que comprenderán del 00 al 99; la tabla # 00 es la que esta reservada como índice de tablas. Estas tablas obedecen a una estructura dada por una clave (código de búsqueda) y una descripción (significado).
Los datos a ingresar son los siguientes: OPCION CODIGO DESCRIPCION
Opción - Puede ser Alt + C = Creación , Alt + M = Modificación y Alt +E = Eliminación Es el código de hasta 8 caracteres , que sirve para identificar de un elemento de la tabla. Son hasta 60 caracteres, con el nombre del elemento de la tabla.
Entre las tablas a definir se encuentran : TABLA No 00.INDICE DE TABLAS. Aquí se codificarán todas las Tablas que se mantendrán como parte de la Tabla general. Este código tendrá un campo de dos (2) caracteres. TABLA No 02. SUBDIARIOS. Aquí se codificarán todos los Registros o Libros Auxiliares a usarse en la compañía, sirve para poder identificar el tipo de operación que se esta efectuando. Este código tendrá un campo de dos (2) dígitos Los subdiarios deben ser adecuados a las necesidades de cada empresa, y los únicos que no pueden ser variados son el 00 , 90 y 99. Los subdiarios de la serie 9X no son considerados para la generación de cuenta automáticas. - 19 -
EJEMPLO CÓDIGO 00 01 02 04 05 90 99
DESCRIPCION Asiento inicial (de apertura) Caja Bancos Registro de Compras Registro de Ventas Carga inicial de conciliación bancaria Asiento de Cierre
TABLA Nro. 03 CÓDIGO DE MONEDA. Esta tabla servirá para identificar los tipos de monedas a usarse en el Sistema de Contabilidad, dicho código tendrá un campo de dos (2) caracteres. EJEMPLO CÓDIGO MN US
DESCRIPCION Soles Dólar
TABLA Nro. 05 CENTRO DE COSTOS. Esta tabla determina mediante un código de seis (6) dígitos o letras los departamentos administrativos o plantas de producción en las que estará divididos la empresa para efectos de costeo y así determinar la procedencia del Ingreso o gasto. También puede usarse para identificar líneas de productos o servicios, así como otra aplicación que le pueda dar la empresa. EJEMPLO CÓDIGO 001 002 003 004 101 102
DESCRIPCION Gerencia General Gerencia Administrativa Departamento de Contabilidad Departamento de Computo Tienda Miraflores Tienda San Miguel
El sistema solicitará este dato al registrar los movimientos contables para aquellas cuentas del Plan, que tengan el respectivo indicador "S" de Centro de Costo. La utilización principal del este dato es para obtener obtener los CUADROS DE COSTO, los cuales se emiten agrupados por centro de costo. En los Reportes por Centro de Costo se pueden consolidar varios centros por el primer dígito. Este dato también servirá para efectuar la transferencia automática de las cuentas 6xx a la 9xx, según lo indicado en la Tabla de Transferencia, cuando la contabilización se realiza por la clase 6.
- 20 -
TABLA Nro. 06 TIPOS DE DOCUMENTOS. En esta tabla se codificará toda la relación de tipos de documentos que usará la compañía y que se ingresarán al registrar los movimientos contables en el transcurso de las operaciones diarias, para aquellas cuentas del Plan que tengan el indicador "S" en el campo Documento de Referencia. ( Los tipos de documentos bancarios se registrarán el la Tabla General 15 ). El usuario del sistema deberá crear en esta tabla los documentos que utilizará en el registro de sus operaciones . Esta tabla esta relacionada con la Tabla General 53 y 56 (Compras y Ventas) El uso correcto de los Tipos de Documentos, permitirá identificar las operaciones realizadas en las consultas y reportes que emite el sistema. Esto es especialmente importante para los reportes de Análisis de Cuentas y documentos pendientes. En la columna 40 de la DESCRIPCION se puede asignar un numero alternativo para digitarlo al momento de registrar los comprobantes en lugar de las siglas. Por ejemplo para digitar solo campos numéricos, 01 en lugar de FT. En la columna 59 se deberá indicar el tipo de documento SUNAT, para generar el archivo COA y para la impresión de los Registros de Ventas y Compras (de acuerdo a ley) EJEMPLO CÓDIGO
DESCRIPCION
BV FT LT NC ND RC RH TK BA
Boleta de Ventas Factura Letra Nota de Crédito Nota de Débito Recibo Serv. Públicos Recibo de Honorarios Ticket Boleto aéreo
01 02 03 04 05 06 07 08 09
03 01 07 08 13 02 12 05
TABLA Nro. 07 TIPOS DE ANEXO. En esta tabla se identificará con un código (de un carácter) todos los tipos de anexos que sirvan para hacer referencia al registrar cuentas contables en Plan o códigos de anexos en la Tabla de Anexos. EJEMPLO CÓDIGO 0 C T P V
DESCRIPCION Bancos (no modificable) Clientes Personal Proveedores Varios
- 21 -
TABLA Nro. 10 FORMATO DE BALANCE Es el código que permite clasificar ó estructurar el Balance General . Esta Clasificación se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo así su correcta presentación. EJEMPLO CÓDIGO 1100 1101 1102 1199 2000 2100 2108 2199 3000 3101 3101L 3110 3899 3999
DESCRIPCION ACTIVO CORRIENTE Caja y Bancos Cuentas Corrientes TOTAL ACTIVO CORRIENTE PASIVO PASIVO CORRIENTE Cuentas por Pagar Comerciales TOTAL PASIVO CORRIENTE PATRIMONIO Capital Social **(Ojo , deja línea en blanco)* Resultado del Ejercicio TOTAL PASIVO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
Los códigos cuyos últimos 2 dígitos son 00 , corresponden a títulos y no deben ser asignados a cuentas. Los códigos cuyos últimos 2 dígitos son 99 , corresponden a totales y no deben ser asignados a cuentas. Los códigos cuyos últimos 3 dígitos son 999, corresponden a totales de Activo (1) , Pasivo (2) y Patrimonio (3). El RESULTADO DEL EJERCICIO tiene como código el 3110 en form a fija. Para dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato agregándole la letra "L". Para imprimir rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código del formato agregándole la letra "R". Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL". En las posiciones 57/60 , se podrá indicar un rubro alterno para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuando el saldo de la cuenta sea acreedor (Activos) o deudor (Pasivos). Por ejemplo en el caso de sobregiros bancarios o anticipos a proveedores.
- 22 -
TABLAS Nros. 11 y 13 - FORMATO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS Es el código que permite clasificar ó estructurar los Cuadros de Ganancias y Pérdidas. Esta clasificación se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo así su correcta presentación. EJEMPLO CÓDIGO 1000 1001 1002 1099 1101 1109 1201 1201F
DESCRIPCION VENTAS (SUBTÍTULO) Ventas Ingresos Financieros TOTAL VENTAS (SUBTOTAL) Costo de Ventas TOTAL COSTO DE VENTAS UTILIDAD OPERATIVA 1009,1109 (FÓRMULA)
SUBTÍTULOS : Los códigos cuyos últimos dígitos son 00 , corresponden a subtítulos y no deben ser asignados a cuentas. SUBTOTALES : Los códigos cuyos últimos dígitos son 99 , corresponden a subtotales y no deben ser asignados a cuentas. El programa totalizará todos los rubros cuyos 2 primeros dígitos son iguales al SUBTOTAL. FÓRMULAS : Las fórmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las necesidades del usuario. La fórmula se establece registrando en la tabla un rubro con la descripción y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA fórmula lleva en el campo "descripción" "descripción" hasta 8 rubros separados por comas en cada fórmula. Estos rubros pueden ser también totales (xxx9). Por ejemplo el rubro 1201F , es una fórmula que el programa calcular sumando algebraicamente los rubros 1099 y 1109. Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posición 40 "-" , indicará que el resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo. Para dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato agregándole la letra "L". Para imprimir rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código del formato agregándole la letra "R". Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL". TABLA Nro. 12 FORMATO DE COSTOS Es el código que permite clasificar ó estructurar los Cuadros de Costos. Esta clasificación se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo así su correcta presentación. EJEMPLO CÓDIGO 0001 0002 0003
DESCRIPCION Alquileres Gastos de personal Tributos
- 23 -
TABLA Nro. 15 TIPOS T IPOS DE DOCUMENTOS BANCARIOS. En esta tabla se codificará todos los tipos de documentos que se ingresarán al registrar los movimientos contables de las cuentas de bancos en el transcurso de las operaciones diarias , así como en el PROCESO DE CONCILIACION. EJEMPLO CÓDIGO CH EN NA ND XA XC
DESCRIPCION Cheque Entrega Nota de Abono Nota de Cargo/Débito Extorno abono Extorno cargo
Debe/Haber
D H D
H D
H
En la columna 60 se deber indicar si es Debe o Haber desde el punto de vista contable. TABLA Nro. 26 AREAS En esta tabla se codificará las áreas que ser n informadas al registrar el movimiento contable de aquellas cuentas que tienen en el Plan el indicador "S" de Area. El uso de este dato es para obtener los Reportes por áreas que el usuario del sistema puede utilizar de acuerdo a sus necesidades. Un ejemplo aplicado para el flujo de efectivo es el que a continuación se detalla. CÓDIGO DESCRIPCION 001 002 010 020 050 060 070 110 120 130 160 170
APERTURA TRANSFERENCIAS COBRANZA A CLIENTES OTROS COBROS DE EFECTIVO RELAT. A LA ACTIV. DE OPERACION PAGOS A PROVEEDORES PAGOS DE REMUNERACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES OTRO INGRESO DE EFECT. RELATIV. A LA ACTIV. DE OPERACIÓN INGRESOS POR VENTA DE VALORES INGRESOS POR VENTA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO OTROS INGRESOS RELATIVOS A LA ACTIV. DE INVERSION PAGOS POR COMPRA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO PAGOS POR COMPRA DE VALORES
TABLA Nro. 30 CUENTAS RESUMIDAS EN EL MAYOR En esta tabla se codificará las cuentas a dos dígitos que deberán mostrarse resumidas en el Mayor (CTMAYO02). En el mayor sólo se mostrará el total de cargo / abonos y saldo de todo el grupo de cuentas. EJEMPLO CÓDIGO 60 79
DESCRIPCION COMPRAS CARGAS IMPUTABLES A CENTROS DE COSTOS
- 24 -
TABLA Nro. 41 TIPO T IPO DE OPERACIONES DE ASIENTO DE CIERRE En esta tabla se indican los tipos de operaciones para el asiento de cierre. PUEDEN SER : CÓDIGO DESCRIPCION S T O
SALDAR TRANSFERIR OMITIR
TABLA Nro. 42 SUBDIARIOS COPROBANTES BANCOS En esta tabla se indican los subdiarios que se van a registrar en “Comprobante de Bancos” PUEDEN SER : CÓDIGO DESCRIPCION 21 22
INGRESOS BANCOS EGRESOS VARIOS
TABLA Nro. 53 PARÁMETROS P ARÁMETROS PARA COMPROBANTES DE COMPRAS Permite registrar los parámetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que usará el programa de Registro de Comprobantes de compras. La descripción detallada está el anexo correspondiente. TABLA Nro. 54 PARAMETROS P ARAMETROS PARA COMPROBANTES DE HONORARIOS Permite Configurar los parámetros para el proceso del PDT. Ver sección de PDT HONORARIOS en el módulo de Utilitarios CONCAR. CLAVE CTA1 CTP1 CTP2 CTR1 CTS1 DOC1 SUB1
PARAMETROS PARA REGISTRO DE HONORARIOS 1...5....10..........15.......20.......25......30.......35......40......45......50.....55....60 63201 HONORARIOS PROFESIONALES MN 46901 HONORARIOS MN US 46902 HONORARIOS US 40174 RETENCION RENTA 4TA 40192 IMPUESTO EXT.SOLIDARIDAD RH RECIBO POR HONORARIO 15 SUBIDARIO DE HONORARIOS
- 25 -
TABLA Nro. 55 PARÁMETROS PARA LA REGULARIZACION AUTOMÁTICA DE DIFERENCIA DE CAMBIO En esta tabla se codificarán los códigos datos necesarios para el proceso de regularizaciones de diferencias de cambio EJEMPLO CÓDIGO CTA01 CTA02 SUB1 XGA XGP
DESCRIPCION 121001 421001 25 76601 67601
FACTURAS POR COBRAR FACTURAS POR PAGAR Subdiario Cuenta de Ganancia Cuenta de Pérdida
Cuentas por regularizar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el formato CTAXX. Las cuentas deben tener Nivel de saldo 3 y documento de referencia en "S" en el Plan de Cuentas. TABLA Nro. 56 PARÁMETROS P ARÁMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS Permite registrar los parámetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que se usarán en el programa de Registro de Comprobantes de ventas. La descripción detallada esta el anexo correspondiente. TABLA Nro. 58 PARÁMETROS PARA EL AJUSTE AUTOMÁTICO DE DIFERENCIA DE CAMBIO En esta tabla se codificarán los códigos datos necesarios para el proceso de ajuste de diferencias de cambio EJEMPLO CÓDIGO CTA01 CTA02 SUB XGA XGP XMON
DESCRIPCION 121001 421001 26 76601 67601 UZ
M FACTURAS POR COBRAR V FACTURAS POR PAGAR Subdiario Cuenta de Ganancia Cuenta de Pérdida Moneda de Ajuste(*)
(*)XMON Indica la moneda para el tipo de cambio del día del mes para efectos del ajuste FASB. Cuentas por Ajustar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el formato CTAXX. Las cuentas deben indicarse con el tipo de cambio a usar (M = Compra , V = Ventas. Posición 10 ).
- 26 -
TABLA 60 CONCEPTO GIRO DE CHEQUES AUTOMATICOS En esta Tabla se configurarán los conceptos de giro de cheques automático para ser utilizado en la opcion de Comprobante de Cheques Automático. CLAVE
DESCRIPCIÓN
CON01 CON02 CON03
1.....5......10......15......20......25......30........35......40......45......50.......55....60 42101 D FACTURAS SOLES 42102 D FACTURAS DOLARES 38101 D RENDICIÓN DE CUENTA
TABLA Nro. 72 - FORMATO DE REPORTES ESPECIALES - 02 PLAN PL AN DE CUENTAS - programa CTLIST12 Es el código que permite clasificar ó estructurar el cuadro de reportes especiales CTLIST12, que muestra los importes hasta 12 meses. Esta clasificación se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo así su correcta presentación. EJEMPLO CÓDIGO 1000 1001 1002 1099 1101 1109 1201 1201F
DESCRIPCION VENTAS (SUBTÍTULO) Ventas Ingresos Financieros TOTAL VENTAS (SUBTOTAL) Costo de Ventas TOTAL COSTO DE VENTAS UTILIDAD OPERATIVA 1009,1109 (FÓRMULA)
SUBTÍTULOS : Los códigos cuyos últimos dígitos son 00 , corresponden a subtítulos y no deben ser asignados a cuentas. SUBTOTALES : Los códigos cuyos últimos dígitos son 99 , corresponden a subtotales y no deben ser asignados a cuentas. El programa totaliza todos los rubros cuyos 2 primeros dígitos dígitos son iguales al SUBTOTAL. FÓRMULAS : Las fórmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las necesidades del usuario. La fórmula se establece registrando en la tabla un rubro con la descripción y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA fórmula lleva en el campo "descripción" "descripción" hasta 8 rubros separados por comas en cada fórmula. Estos rubros pueden ser también totales (xxx9). Por ejemplo el rubro 1201F , es una fórmula que el programa calcular sumando algebraicamente los rubros 1099 y 1109. ACUMULADOS: Los acumulados permiten mostrar un total de los meses anteriores siguiendo el mismo criterio de las fórmulas. Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posición 40 "-" , indicará que el resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo. Para dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato agregándole la letra "L". Para imprimir rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código del formato agregándole la letra "R". Para totalizar un acumulado siguiendo el mismo criterio de las formula agregar al formato la letra “T”
Para saltar de pagina agregar al formato las letras EJ Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL".
- 27 -
TABLA Nro. 93 – CONTROLES VARIOS CLAVE
DESCRIPCIÓN
AUTO S (Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automáticas en el archivo de cuentas automáticas, en caso de considerarlo se especifica S en la descripción, en caso contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. Util para los reportes
de estado de cuentas con cuentas automáticas)
MEMOPM S (Nos indica si el sistema va a optimizar la memoria en el proceso de consolidación, en caso de considerarlo se especifica S en la descripción, en caso contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S) MONPRE US (Parámetro que indica en que moneda se van a llevar los Presupuestos. Por defecto el sistema asume US (Dólares) , para especificar especificar en Moneda Nacional se configura MN. PRN LPT1 (Asigna el puerto de impresión para imprimir en modo MS-DOS, opción de texto en la pantalla de diálogo de la impresión) CTAAXXXX S (Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automáticas para el balance, en caso de considerarlo se especifica S en la descripción, en caso contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. “XXXX” viene a ser el código de la compañía) COS S (Parámetro que especifica si se va a generar el proceso de acumulación de centro de costos. Este proceso es útil para todos los reportes de centros de costos. Se especifica S para generar este proceso, en caso contrario N. El sistema asume por defecto N.) Se especifica en la descripción en la columna 58 el parámetro TOD para parametrizar a cualquier cuenta el flag de centro de costo. NUMLIB N (Permite digitar el número de comprobante libremente sin ninguna validación de mes para el número del comprobante ingresado, para ello se debe especificar S en la descripción. El sistema asume por defecto N.) EJER MMMM (Permite establecer el ejercicio contable desde desde un mes especifico a otro por un periodo de doce meses. Ej 0403 (Abril2000-Marzo2001) No es necesario especificar este parámetro si se trabaja desde Enero a Diciembre. APET
S
(Permite aperturar cualquier cuenta de balance tipo A y P. Por defecto es “N” , en est e caso el
sistema considera como cuentas de balance las que sean menores a la clase 6)
- 28 -
TABLA Nro. 94 – PARAMETROS DE VENCIMIENTOS Esta tabla se configura para emitir el reporte de antigüedad de deuda ubicado en el módulo de reportes varios de Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE). Las claves que comienzan con COB son las cuentas por cobrar a considerar en el reporte y las que comienzan con PAG son las cuentas por pagar. RPVE viene a ser la proyección de días de documentos por vencer y RVEN es la proyección de días de documentos vencidos. EJEMPLO CODIGO COB01 COB02 COB03 COB04 PAG01 PAG02 PAG03 PAG04 RPVE RVEN
DESCRIPCION 12101 12102 12301 12302 42101 42102 42301 42302 030,060,090 030,060,090
TABLA Nro. 95 PARAMETROS PARA EL ASIENTO DE AJUNTE POR INFLACION Esta tabla nos permite configurar el proceso de ajuste por inflación. CLAVE
DESCRIPCIÓN 1......5......10......15......20....25.....30.....35.....40.....45....50....55....60
CTAN CTAR DECF SUBB SUBF SUBN
79888 89888 3 87 88 89
CARGAS IMP. CTAS.COSTOS ACM CUENTA REI No.DE DECIMALES PARA FACTOR DE AJUSTE SUBDIARIO AJUSTE POR INFLACIÓN BALANCE SUBDIARIO AJUSTE POR INFLACIÓN GP-F SUBDIARIO AJUSTE POR INFLACIÓN GP-N
- 29 -
TABLAS GENERALES RESERVADAS Las tablas que se detallan a continuación no deberán ser modificadas por los usuarios. Sin embargo el sistema permitirá efectuar cambios en futuras ampliaciones: TABLA DESCRIPCION
USO
08 Tipos de cuenta
Plan de cuentas
09 Nivel de saldo
Plan de Cuentas,Proceso Mensual, Análisis de cuentas.
15 Tipos de documentos bancarios
Conciliación bancaria
16 Rubros de Conciliación bancos
Conciliación bancaria
17 Tipos de conversión de moneda
Registro de comprobantes/Proceso Mensual
18 Estado de la cuenta 19 Registro de la cuenta
Plan de cuentas, Registro de comprobantes. Plan de cuentas, Registro de comprobantes.
41 Tipos de operaciones para el asiento de cierre
Asiento de cierre
90 Descripción de mes
Emisión de reportes
93 Controles del Sistema
Emisión de reportes, Proceso Mensual
- 30 -
1.d. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO La tabla de Tipo de Cambios es aquella donde se definen las monedas con su equivalencia en moneda nacional de cada día. Esta tabla será usada por el sistema para convertir cada asiento contable a soles y dólares. Para registrar el tipo de cambio del dólar se deber usar el código US. Es obligatorio registrar el tipo de cambio del primer día (01) del mes cuyo cierre contable se desea procesar. COMPOSICION DE LA TABLA DE TIPO DE CAMBIO
Los datos a ingresar son los siguientes: Debe seleccionarse la moneda a actualizar, luego se ingresará el año, mes, y a continuación los tipos de cambio de cada día. DATOS DE GENERALES MONEDA
Código de la moneda a registrarse
AÑO / MES
Del período a registrar el tipo de cambio
DATOS DE LOS TIPOS DE CAMBIO DIA
Fecha al corresponde el tipo de cambio
CAMBIO COMPRA
Tipo de cambio M (Compra), según la Tabla General 17.
CAMBIO VENTA
Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla General 17. Si este tipo de cambio esta en 0, se asume el mismo que el tipo M
- 31 -
1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9 Esta tabla es usada cuando el Plan de cuentas esta estructurado para trabajar con la clase 6 y su uso es opcional. Esta Tabla permite definir definir la forma como se generarán en forma automática las cuentas de la clase 9 y 79 al ingresar una cuenta 6. El programa solo considerará las cuentas de la clase 6 para crear la cuenta automática, si alguna cuenta de otra clase tiene centro de costo no generará cuenta automática. En esta Base de datos se definen los centros de costos (creados en la Tabla General 05) y las cuentas de la clase 9 con abono a la 79, a donde se generarán automáticamente. La transferencia se realiza en el proceso de CIERRE. COMPOSICION DE LA TABLA DE TRANSFERENCIA
- 32 -
Los datos a ingresar son los siguientes: Debe seleccionarse la opción que se desee tomar y luego se ingresarán los datos para la transferencia automática. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS CENTRO DE COSTO
Código de centro de costo.
CTA CARGO
Cuenta de cargo
CTA ABONO
Cuenta de abono
FACTOR
Porcentaje a transferir. Si es totalmente se indicará 100.
El uso de esta tabla es opcional y si no se registran datos en ella (vacía), el sistema no generará (transferirá) cuentas automáticas aun cuando estas se hallan registrado las cuentas de la clase 6XX con el dato del centro de costo. Esto es porque en algunos casos se utilizan los centros de costo al registrar la clase 6xx, pero la transferencia a la clase 9 se indica directamente en el Plan de Cuentas indicando la cuenta de cargo y abono. Los movimientos contables con subdiarios de la serie 9X no son considerados para la generación automática de cuentas. Ejemplo para el uso de esta tabla Tenemos definido la siguiente Tabla de centros de costo 101 Lavado 102 Corte 103 Planta eléctrica 201 Gerencia 202 Contabilidad 205 Ventas Tabla de transferencia CENTRO DE COSTO 101 102 103 103 201 202 205
Lavado Corte Planta eléctrica Gerencia Contabilidad Ventas
CARGO 900001 900001 900001 910001 910001 910001 920001
ABONO FACTOR 799001 799001 799001 799001 799001 799001 79900
100 100 090 010 100 100 100
En el Plan de Cuentas tenemos tenem os lo siguiente 621001 Sueldos 622001 Salarios 636001 Electricidad y agua 671001 Intereses 799001 Cargas transferidas 900001 Producción 910001 Administración 920001 Ventas 970001 Financieros
- 33 -
Asientos contables CUENTA C.COSTO 1) Manual 621001 201 621001 202 622001 101 622001 102 636001 103 411001 Automático 910001 910001 900001 900001 900001 910001 799001
DEBE 100 150 300 200 500
100 150 300 200 450 50
HABER
1250
Porcentual Porcentual 1250
En este ejemplo la 671001 no es necesario codificarla con centro de costo ya que su traslado a la clase 9 se puede indicar directamente en el Plan de Cuentas. 1.f. TABLA DE NUMERACION NUMER ACION DE COMPROBANTES En esta Base de datos se muestran los Subdiarios y el último numero de comprobante generado en forma automática por cada año/mes. Esta Tabla se actualiza automáticamente al registrar los comprobantes con numeración automática, pero puede ser modificada cuando se requiera. Por ejemplo si se desea igualar con la numeración manual. COMPOSICION DE LA TABLA NUMERACION DE COMPROBANTES COM PROBANTES
- 34 -
Los datos a ingresar son los siguientes: SUB.DIARIO
Código de Subdiario
AÑO / MES
PERÍODO
COMPROB.
Último numero automáticamente.
de
comprobante
generado
1.g. TABLA DE CONSOLIDACIÓN Ó ASIENTO DE CIERRE En esta Base de datos se definen los asientos automáticos de cierre del ejercicio.
En esta opción se deben crear las “plantillas” o modelos de cada asiento de cierre. Primero se debe establecer la secuencia de los asientos de cierre y que cuentas se van a cerrar o transferir en cada paso. Cada asiento de cierre se identifica por un NUMERO DE ASIENTO y cada asiento producirá automáticamente un comprobante contable. Por ejemplo el asiento 001 servirá para cerrar las cuentas 9 y 79, en el 002 se transferirá el saldo de la 70 a la clase 80101, el 003 se transfiere la 80101 a 82101, y así sucesivamente. Los asientos definidos en esta opción deben procesarse en el menú de asiento automáticos con la opción de ASIENTOS DE CIERRE. COMPOSICION DE LA TABLA ASIENTO DE CIERRE
Los datos a ingresar son los siguientes: NUMERO DE ASIENTO
Numero de secuencia
DESCRIPCION
Esta descripción se grabará en la glosa del comprobante contable.
COMPROBANTE
Numero de comprobante automáticamente.
O(Opción)
Alt+C=Creación,Alt+M=Modificación Alt+E=Eliminación,Alt +R=Revisión, Alt +F=Finalizar
que
se
producirá
- 35 -
SC (Secuencia)
Numero de secuencia o línea. Por ejemplo 01, 02 , 03, y debe ser digitada por el usuario.
OPERACIÓN
Indica que operación se va ha efectuar con el saldo de la cuenta o cuentas. Los valores validos son : S= Saldar . Los saldos de las cuentas se saldan entre si. T= Transferir . Los saldos de las cuentas indicadas se transfieren a la CUENTA RECEPTORA X= Omitir. La cuenta indicada no se considerará en este asiento.
CUENTA
Código de la cuenta . Puede indicarse con todos sus dígitos o en forma genérica. Ejemplo de genérica 70X , incluye todas las cuentas que sus 2 primeros dígitos es 70. En estos casos debe existir en el Plan de cuentas la cuenta 70 como tipo Titulo.
CUENTA RECEPTORA
Código de la cuenta que recibirá el saldo de la cuenta de origen.
1.h. MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS Esta opción permite crear los códigos de cuentas corrientes bancarias con las cuales se girarán los cheques.
CODIGO DE ANEXO DESCRIPCION DEL BANCO NOMBRE DEL BANCO NUMERO CUENTA MONEDA CUENTA CONTABLE
Ingresar el codigo de anexo del Banco Nombre del Banco Nombre del Banco Numero de Cuenta Corriente del Banco Moneda de Banco (Soles o Dolares) Cuenta Contables según Plan de Cuentas
- 36 -
1.i. TABLA INDICES INFLACION MANTENIMIENTO DE INDICES DE INFLACIÓN En este mantenimiento se ingresan los índices de precios promedio mensual al por mayor a nivel nacional publicados por el diario El Peruano para realizar el ajuste por inflación.
- 37 -
2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES Los asientos contables son recibidos por cinco opciones disponibles: a. Registro de Comprobantes Estándar con Conversión (Asientos de diarios) b. Registro de Comprobantes Estándar sin Conversión (Asientos de diarios) c. Comprobantes de Compras d. Comprobantes de Ventas e. Comprobante Honorarios f. Comprobante Bancos h. Comprobante Cheques REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION, CONVERSION, permite registrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de diario, bancos, caja, planillas, costos, canjes, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante el sistema solicitará en código de moneda original y el tipo de cambio y convertirá automáticamente a la otra moneda (si la moneda original es Soles lo convierte a dólares y viceversa) viceversa) todo los movimientos registrados en dicho comprobante, es decir el todo el comprobante tendrá el mismo tipo de cambio. Con esta opción también se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de las opciones del sistema. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION, CONVERSION , permite registrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de apertura, de diario, caja, costos, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante el sistema solicitará en código de moneda original pero no el tipo de cambio. Al ingresar cada línea o detalle del comprobante el usuario podrá digitar el importe en soles y dólares de cada movimiento contable. Es decir que un comprobante cada línea o detalle puede convertirse o no la moneda contraria o puede tener un tipo de cambio diferente en cada línea o detalle. Con esta opción también se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de las opciones del sistema COMPROBANTES DE VENTAS, VENTAS, permite registrar los documentos de las operaciones de ventas y produce el asiento completamente, debiendo el usuario del sistema finalizarlo. Esta opción permite registrar boletas y en este caso el sistema automáticamente determina el importe de I.G.V. COMPROBANTES DE COMPRAS, COMPRAS, permite registrar los documentos de las operaciones de compras y produce el asiento afectando la cuenta del IGV. y la provisión a la, 42 debiendo el usuario afectar la cuenta de gastos, activos o compras de existencias. El registro de los comprobantes se puede realizar desde formatos previamente codificados y numerados manualmente. COMPROBANTE DE HONORARIOS, HONORARIOS, permite registrar los documentos de las operaciones de compra de servicios mediante un Recibo por Honorario. El asiento se genera automaticamente previa configuracion de la Tabla 54 (Tablas Generales). COMPROBANTE DE BANCOS, BANCOS, mediante esta opcion se automatiza todo lo referente a cualquier operación bancaria (cobranzas en banco, depositos, pagos a proveedores, leasing, gastos de letras, prestamos, etc). Para ello el usuario tiene que definir las transacciones bancarias basicas de la empresa en el Mantenimiento de Movimientos Bancos. COMPROBANTES DE CHEQUES, CHEQUES, permite registrar los cheques girados produciendo el comprobante contable con la afectación automática de la cuenta de bancos (104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de contrapartida como por ejemplo la 42 o cualquier otra cuenta. adicionalmente al comprobante creado automáticamente, esta opción mantiene un archivo de los cheques girados, pudiéndose emitir el cheque/voucher en formato continuo, voucher de cheques manuales, relación de cheques girados por fecha/banco o proveedor.
- 38 -
También se puede registrar los comprobantes directamente en el sistema sin previa codificación, para lo cual se deberá indicar al sistema que se desea numeración automática al momento de ingresar a cualquiera de las opciones de registro de comprobantes. En este caso el sistema efectuará la numeración de los comprobantes automáticamente. El sistema permite la organización de los comprobantes en SUBDIARIOS, y se recomienda que los números de subdiarios estén en relación con los archivos físicos de documentos y tipos de operaciones. La numeración de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente estructura (EJEMPLO) : SUBDIARIO 04 04 04 05 05 05
COMPROBANTE 010001 010002 020001 010001 010002 020001
MES 01 01 02 01 01 02
Cuando se desee modificar algún comprobante ya finalizado o pendiente se deberá indicar al sistema que no se desea numeración automática. Luego se deberá digitar el código de Subdiario y numero de comprobante. El sistema verificará si el comprobante ya esta registrado , utilizando para dicha verificación el código de SUBDIARIO y NUMERO DE COMPROBANTE. El sistema permite registrar comprobantes de varios meses simultáneamente. Un comprobante puede ser quedar en situación de "P" pendiente cuando se abandona la opción de Registro de movimientos, para continuar con el registro posteriormente. El sistema rechazará los comprobantes que tengan fecha de comprobante de un mes cerrado, es decir que ya se efectuó ef ectuó el Proceso mensual Definitivo. Un comprobante puede ser eliminado totalmente, para lo cual existe la opción en el Menú de Registro de comprobantes. Al ingresar a esta opción el sistema preguntar si se desea numeración automática, debiéndose responder con "SI" o "NO". Con "SI" el sistema asignará en numero de comprobante en forma automática. Con "NO" , el usuario deberá registrar el numero de comprobante.
- 39 -
2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE
SUBDIARIO
El código de tipo de comprobante que lo identifica y que deberá existir en la Tabla General 02.
COMPROBANTE
El número de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dígitos indicarán el mes contable. Los 4 siguientes dígitos será un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.
FECHA COMPROBANTE
La fecha del comprobante en formato día, mes y año. La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversión de dólares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente.
MONEDA
El código de moneda que deber existir en la tabla de tipo de moneda.
GLOSA
Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor sólo se imprimir n los 30 primeros.
- 40 -
TIPO CONVERSION
Debe indicarse el tipo de cambio que se usará para convertir el comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M = Tipo de cambio M (Compra), según la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Además debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el día de la fecha del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante . Este tipo de cambio debe ser Venta. Además debe existir el tipo de cambio V (Venta) para el día de la fecha del comprobante. C = Especial, Especial, en este caso el usuario debe indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse. F = Fecha pasada, en este caso el usuario debe indicar al sistema la fecha de la cual se busca el tipo de cambio M (Compra) o V (Venta) en la Tabla de tipo de cambios, el cual debe haberse generado previamente.
TIPO DE CAMBIO
Sólo para TIPO CONVERSION “C”
FECHA TIPO CAMBIO
Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuando el TIPO DE CONVERSION es “F”
SITUACION
Indicará si el comprobante esta finalizado , o pendiente. Este dato no es modificable y se muestra en forma automática.
TOTAL COMPROBANTE
Este dato se muestra automáticamente para los comprobantes finalizados.
FECHA DE CONTROL
Indica en forma automática la fecha real en que se registro el comprobante.
HORA DE CONTROL
Indica la hora de creación o modificación
USUARIO
Indica el código de usuario que ha creado o modificado el comprobante
- 41 -
REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE COM PROBANTE El sistema validará en forma inmediata los datos que se ingresan y los los solicitará de acuerdo a las especificaciones del Plan de cuentas.
Los datos a ingresar son los siguientes: SEC
SECUENCIA, el número de línea que en forma correlativa y automática se asignar para cada línea del comprobante.
CUENTA
CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan de Cuentas.
ANEXO
CÓDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base de datos de anexos.
COS
CENTRO DE COSTO. El código de centro de costo que deber existir en la TABLA GENERAL 05.
F
DEBE / HABER. El código que indica si es cargo (D o +) o abono (H o -)
IMPORTE
IMPORTE. El importe del asiento
- 42 -
DOCMTO
TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo de documento de referencia que deber existir en la la TABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15 para las cuentas de Conciliación Bancaria. El numero de documento debe registrarse apropiadamente ya que el sistema lo usa para “cancelar"
las
facturas
y
otros
documentos,
especialmente en las siguientes cuentas : Para Clientes (12X) o Proveedores (42X), la recomendación, es de que el número de documento se registre incluyendo el numero de serie ( sin guión ). Para esto en el Plan de cuentas debe indicarse una longitud de 10 para estas cuentas. Ejemplo : El documento puede registrarse como FT 0010002412 o también FT 0012412, en donde 00221 es el numero de serie y 2412 el número de factura. Los ceros del número de serie es conveniente respetarlos pero los del documento se pueden omitir, pero tanto en el cargo como en el abono debe registrase exactamente el mismo número, por que de lo contrario el documento figurar como pendiente en la cuenta corriente. Para las cuentas de bancos en caso de cheques la conciliación bancaria usa los últimos 4 números del cheque para la comparación contra el movimiento del estado de cuenta. El número de documento para ésta versión soporta veinte (20) caracteres. FEC.DOC
FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato día, mes, año.
FEC.VEN
FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimiento de referencia en formato día, mes y año.
ARE.
AREA (Según TABLA GENERAL 26).
GLOSA
Glosa del movimiento , por cada línea.(hasta 30 caracteres
- 43 -
2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE
SUBDIARIO
El código de tipo de comprobante que lo identifica y que deberá existir en la Tabla General 02.
COMPROBANTE
El número de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dígitos indicarán el mes contable. Los 4 siguientes dígitos será un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.
FECHA COMPROBANTE
La fecha del comprobante en formato día, mes y año. La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversión de dólares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente.
MONEDA
El código de moneda que deber existir en la tabla de tipo de moneda.
GLOSA
Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor sólo se imprimir n los 30 primeros.
SITUACION
Indicará si el comprobante esta finalizado , o pendiente. Este dato no es modificable y se muestra en forma automática.
TOTAL COMPROBANTE
Este dato se muestra automáticamente para los comprobantes finalizados.
- 44 -
FECHA DE CONTROL
Indica en forma automática la fecha real en que se registro el comprobante.
HORA DE CONTROL
Indica la hora de creación o modificación
USUARIO
Indica el código de usuario que ha creado o modificado el comprobante
REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE SIN CONVERSION
Los datos a ingresar son los siguientes: SEC
SECUENCIA, el número de línea que en forma correlativa y automática se asignar para cada línea del comprobante.
CUENTA
CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan de Cuentas.
ANEXO
CÓDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base de datos de anexos.
F
DEBE / HABER. El código que indica si es cargo (D o +) o abono (H o -)
- 45 -
DOCMTO
TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo de documento de referencia que deber existir en la la TABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15 para las cuentas de Conciliación Bancaria. El numero de documento debe registrarse apropiadamente ya que el sistema lo usa para “cancelar"
las
facturas
y
otros
documentos,
especialmente en las siguientes cuentas : Para Clientes (12X) o Proveedores (42X), la recomendación, es de que el número de documento se registre incluyendo el numero de serie ( sin guión ). Para esto en el Plan de cuentas debe indicarse una longitud de 10 para estas cuentas. Ejemplo : El documento puede registrarse como FT 0010002412 o también FT 0012412, en donde 00221 es el numero de serie y 2412 el número de factura. Los ceros del número de serie es conveniente respetarlos pero los del documento se pueden omitir, pero tanto en el cargo como en el abono debe registrase exactamente el mismo número, por que de lo contrario el documento figurar como pendiente en la cuenta corriente. Para las cuentas de bancos en caso de cheques la conciliación bancaria usa los últimos 4 números del cheque para la comparación contra el movimiento del estado de cuenta. El número de documento para ésta versión soporta veinte (20) caracteres. FEC.DOC
FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato día, mes, año.
FEC.VEN
FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimiento de referencia en formato día, mes y año
IMPORTE
IMPORTE. El importe del asiento (En soles y dólares dado a que el sistema no lo va a convertir en los procesos de ajuste, generalmente se usa en los asientos de apertura)
COS
CENTRO DE COSTO. El código de centro de costo que deber existir en la TABLA GENERAL 05.
ARE.
AREA (Según TABLA GENERAL 26).
GLOSA
Glosa del movimiento , por cada línea.(hasta 30 caracteres
- 46 -
2.c. REGISTRO DE COMPROBANTES COMPROBANTES DE COMPRAS Esta opción permite registrar las facturas y otros comprobantes de pago de Proveedores en forma simplificada y automatizada. Esta opción se encuentra en el menú de Registro de comprobantes. Cuando se registra una factura por medio de esta opción, el sistema genera en forma automática un comprobante contable con el cargo a la 401 por el IGV y el abono a cuenta 42 por la la provisión., debiendo el usuario registrar sólo el movimiento contable de la cuenta de naturaleza (3x , 6xx ) Para poder usar esta opción debe configurarse previamente la Tabla General 53 , con los parámetros necesarios y actualizar en la Tabla General los tipos de documentos aprobados por la SUNAT. Al registrar las compras por esta opción el comprobante contable que se produce, servirá para el Balance , Mayor , Diario , Registro de Compras y reportes de cuentas por pagar. Los procesos de Registro de Comprobantes de Compras así como los de generación e impresión de Registro de Compras utilizan las Tablas Generales 06 (Documentos), 53 (Parámetros de comprobantes de Compras) y la 02 (Subdiarios).
- 47 -
EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL GENERAL 53: AFP. FINANCIERA S.A.
TABLAS GENERALES
PAG.1
CODIGO DESCRIPCION 1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60 --------------------------------------------------------------------------53 PARÁMETROS PARA ASIENTOS DE COMPRAS --------------------------------------------------------------------------CTA01 MN42 421001 PROVEEDORES SOLES CTA02 US42
421002 PROVEEDORES DOLARES
CTA03 MN46 461001 HONORARIOS SOLES CTA04 US46
461002 HONORARIOS DOLARES
DOC01 FT
H
FACTURAS
DOC02 ND
H
NOTA DE DEBITO
DOC03 NC
D
NOTA DE CREDITO
DOC04 RL
D
RESUMEN DE LIQ. DE ADUANAS
DOC05 RH
D
RECIBO DE HONORARIOS
DOC06 RC
D
RECIBO DE SERVICIOS PUBLICOS
IGV
401001
ISC
401006
SUB1
04
COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS
1
SUB2
14
COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRAB.
2
SUB3
15
COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO 3
SUB4
16
IMPORTACIONES
1
SUB4
17
HONORARIOS
1
TIGV
18.00
TASA DE I.G.V.
XGEN
0000001
PROVEEDORES VARIOS
ZINA1
609009
GASTOS INAFECTOS
ZINA2
631099
SERVICIOS DE TERCEROS INAFECTOS
ZZIGV
401002
IGV. COMPRAS CONTADO CAJA
ZZSUB01 10 ZZOTR01
1
SUBDIARIO CAJA 401004
RETENCION DE CUARTA
- 48 -
NOTAS : Parámetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes así como en la impresión del Registro de Compras. CODIGO : CTAXX (Código de Compra) Pueden existir varios códigos de compra, según la moneda y la cuenta que se afecte. En la columna 1/2
debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea
registrar. En la columna 3/4
debe indicarse un código cualquiera
En la columna 10
debe indicarse la cuenta que se afecta
En la columna 20
debe indicarse la descripción de operación
CODIGO : DOCXX (Documentos validos) En la la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos validos (deben estar en la Tabla general 06. Pueden existir varios tipos de documento. En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber En la columna 20 debe indicarse la descripción del documento CODIGO : ISC (Cuenta (Cuenta de Impuesto Selectivo al Consumo) En la columna 10
debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y
solo debe registrarse si se está afecto al tributo). CODIGO : IGV (Cuenta (Cuenta de Impuesto General a las Ventas) En la columna 10
debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto.
CODIGO : SUBXX (Código de subdiario) Código de subdiario a generar en forma automática, si hay varios el sistema solicitará este dato, mostrando siempre el primero. En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios , deben estar en la Tabla general 02. En la columna 20 debe indicarse una una descripción resumen del uso del subdiario. En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimirá la base imponible de acuerdo a lo siguiente : Columna 1
Concepto COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS Y DE EXPORTACION
2
COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRABADAS
3
COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO FISCAL
Pueden usarse varios subdiarios apuntando a la misma columna. Las letras XX deben reemplazarse por 01,02,03,04 …..
- 49 -
CODIGO : TIGV (Tasa de I.G.V.) OPCIONAL En la columna 1 de la descripción se indicará el porcentaje de I.G.V. CODIGO : TISC1 (Tasa de I.S.C.) En la columna 1 de la descripción se colocará el número 1 y a la altura del 10 debajo del 0 la tasa del Impuesto Selectivo al Consumo. CODIGO : XGEN (Código de proveedor genérico) OPCIONAL Código de proveedor genérico. Esto permite registrar registrar una factura sin tener que inscribir inscribir al proveedor en el archivo de anexos. Al momento de registrar la factura el programa solicitará el nombre y numero de RUC, los cuales quedarán anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el Registro de Compras , el programa tomará el nombre de la glosa del comprobante y no el del archivo de anexos. Parámetros que son utilizados en el programa de la impresión del Registro de Compras. CÓDIGO : ZINAXX (Cuenta de gasto inafecta ). OPCIONAL En la columna 10
debe indicarse la cuenta que se afecta
En la columna 20
debe indicarse la descripción de la cuenta
Pueden ser varias cuentas Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa que genera e imprime el Registro de Compras, no efectuará el cálculo para determinar el monto afecto e inafecto y los monto registrados con esta cuenta serán considerados en la columna de inafectos. Esto es valido para los documentos registrados en la provisión de Comprobantes de compras o los que se registran directamente por caja. Las cuentas de gastos inafectos que registran por Caja o reposición de fondo fijo deben tener en el Plan de cuentas anexo de proveedores y documento de referencia “S” (Si). En el comprobante deben registrase con las mismas características de
la cuenta de IGV. Para compras contado. CODIGO : ZZIGV (Cuenta de IGV. Adicional para compras contado). OPCIONAL En la columna 10
debe indicarse la cuenta de IGV.
En la columna 20
debe la descripción de la cuenta de manera referencial.
El objetivo de este parámetro es permitir registrar las compras cargándolas directamente al gasto por medio de un subdiario de Caja o fondo fijo, sin tener que provisionarlas por la cuenta 42 o 46.
- 50 -
Por ejemplo : Se ha creado una cuenta en el Plan de Cuentas de la siguiente manera: CUENTA
: 401002
NIVEL
:2
DOCUMENTO
: S (Si)
DESCRIPCION : I.G.V. Contado
ANEXO
: P (Proveedores)
El comprobante contable se registra en el subdiario 01 - Caja efectivo CTA ANEXO
D/H
IMPOR DOCUMENTO FECHA
635001
D
500
401002 00000001
D
180 FT 002-5456 03-06-96
D
90 FT 001-2223 01-06-96
GLOSA
GROMY S.A. RUC
2345678 401002 00000001
CURIER S.A
RUC21168319 101001
H
1,770
Por cada factura debe informarse una cuenta 401002, con los datos correspondientes. Para estos registros contables el programa que imprime el Registro de Compras, calculará la base imponible en base al monto del IGV. informado. La Glosa es importante registrarla con el nombre del proveedor y la palabra RUC para que aparezcan estos datos en el Registro de Compras. CODIGO : ZZSUBXX (Subdiario adicional para compras contado que ingresan directamente al gasto por caja.) OPCIONAL . Este parámetro funciona con el parámetro ZZIGVXX Código de subdiario adicional a incluir en el Registro de Compras. En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios, deben estar en la Tabla general 02. En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimirá la base imponible al igual que en el parámetro ZZSUBXX. CODIGO : ZZOTRXX ( Otros importes que se imprimirán en la columna del registro de Compras. En la columna 10
debe indicarse la cuenta que se afecta
En la columna 20
debe indicarse la descripción de la cuenta
Pueden ser varias cuentas Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresión del Registro de Compras imprimirá el importe en la columna : OTROS IMPORTES O IMPUESTOS QUE NO FORMAN PARTE DE BASE IMPONIBLE..
- 51 -
REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -
CÓDIGO DE COMPRA
Elegir el código según la ventana de opciones
SUBDIARIO
El código de tipo de comprobante que lo identifica y que deberá existir en la Tabla General 02. Es automático. Si existen mas de dos subdiarios en la Tabla 53 el sistema permite modificar el subdiario.
COMPROBANTE
El número de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dígitos indicar n el mes contable. Los 4 siguientes dígitos serán un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.
FECHA CONTABLE
Fecha de contabilización. La fecha del comprobante en formato día, mes y año. La fecha será rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo). La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversión de dólares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. Se recomienda que la fecha de la factura y la del comprobante sean iguales. Si es una factura del mes anterior y esta en dólares se recomienda digitar como fecha de comprobante el primer día del mes y usar el TIPO DE CONVERSION “F” , debiéndose informar
la fecha de la factura.
- 52 -
CÓDIGO DE PROVEEDOR
Según la Tabla de Anexos
NOMBRE
Nombre de proveedor genérico (Cuando existe el parámetro XGEN en la tabla general 53.)
RUC
Ruc del proveedor genérico
DOCUMENTO
Tipo y numero de la Factura - nota de débito o nota de crédito u otro comprobante de pago. El tipo de documento será validado El numero debe registrarse con su numero de serie si es que la tiene, separando el numero con un guión. Puede registrarse de la siguiente manera : 1-000005 o 001-000005 o 1-5 Al momento de imprimirse en el registro de Compras o para el sistema COA, el sistema separará la serie y le completará los ceros automáticamente, quedando así : 001 000005 o 001 000005 o 001 5
FECHA EMISION ISC IGV
Fecha de emisión de la factura, nota de débito, crédito. Importe de Impuesto Selectivo al Consumo Importe del Impuesto General a las Ventas
TASA
Porcentaje afecto
ANEXO IGV
Opcional si la cuenta de IGV. tiene anexo.
IMPORTE TOTAL
Importe total del documento
- 53 -
TIPO CONVERSION
Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M = Tipo de cambio M (Compra), según la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Además debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el día de la fecha del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante . Este tipo de cambio debe ser Venta. Además debe existir el tipo de cambio V (Venta) para el día de la fecha del comprobante. C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse. F = Fecha pasada, en este caso el usuario deber indicar al sistema la la fecha de la la cual se buscar el tipo de cambio en la Tabla de tipo de cambios. Esta opción debe usarse para los casos de facturas en dólares de meses anteriores.
TIPO DE CAMBIO
FECHA TIPO CAMBIO
Sólo para TIPO CONVERSION “C”, usar este campo
cuando la fecha de comprobante difiere de la fecha de la factura. Ejemplo : facturas de meses pasados en dólares. Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuando el TIPO DE CONVERSION es “F”
GLOSA COMPROB.
Esta glosa es general para todo el comprobante, el sistema asume automáticamente la glosa con el nombre del proveedor y el numero de documento, pero puede ser modificada. La glosa tiene hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor sólo se imprimirán los 30 primeros.
GLOSA MOVIMI.
Esta glosa se grabará en cada movimiento del comprobante siempre y cuando la cuenta correspondiente tenga el indicador de Glosa en el Plan de cuentas.
- 54 -
------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -MENSAJES DEL PROGRAMA Este programa emite los siguientes mensajes : 1) Resultado de cálculo del IGV.. para determinar la correcta aplicación de la Tasa 2) Facturas duplicadas (ya registradas) IMPORTACIONES Las importaciones deben registrarse en cinco comprobantes separados : 1) Registro de la factura del proveedor del exterior por la opción de comprobantes estándar y utilizando un subdiario diferente al de compras. 2) Factura de los gastos de la Agencia de aduanas (Registro de Compras) 3) Liquidación de Aduanas, en donde se cancela el AD-VALOREN e IGV. (Registro de Compras) 4) Supervision de Importacion, se registra en la opcion de Comprobantes Estandar con Convesion. 5) Aplicación IGV No Domiciliados, este asiento se contabiliza en Comprobantes de Compras cuando se ha declarado y pagado al Fisco el IGV por el servicio prestado por un No No Domiciliado, para efecto de mostrarlos en el Registro de Compras. En el registro del documento de Resumen de Liquidación de Aduanas o PO Pólizas, que tendrán un tratamiento especial, pues el programa que imprime el Registro de Compras, les calculará automáticamente la base imponible tomando como referencia el monto de IGV. Dado que a la fecha la SUNAT no ha definido un código de documento para la Declaración única de importación para anotarlo en el Registro de Compras , se usará en la columna 59 de la Tabla General 06 el tipo DU, para los documentos RL.
- 55 -
IMPRESION DEL REGISTRO DE COMPRAS Existen dos opciones para imprimir el Registro de Compras : 1) Emisión del Registro de Compras – Ajuste año anterior Esta opción es la que debe utilizarse y consta de 3 pasos A) Genera Registro de Compras.-
Esta opción crea un archivo con las compras del mes desde el cual se emite el Registro de Compras.
B) Consulta / Ajusta. -
Esta opción permite modificar el archivo con las compras del mes. Los datos que pueden ser modificados son el nombre del proveedor, RUC, o el monto imponible o inafecto de cada factura, sin afectar los comprobantes contables. Esta opción debe realizarse si ya no existen comprobantes contables por modificar o registrar.
C) Imprime Registro
Imprime el Registro de Compras desde el archivo generado.
2) Emisión del Registro de Compras Esta opción es la que debe utilizarse y consta de 4 pasos A) Genera Registro de Compras.-
Esta opción crea el archivo con las compras del mes desde el cual se emite el Registro de Compras. Esta opción debe procesarse después de realizar un proceso de cierre contable cuando se hayan agregado o modificado comprobantes contables. Este proceso selecciona los comprobantes de compras (subdiarios y cuentas indicadas en la Tabla General 53), calcula la base imponible y el monto inafecto y crea un archivo con las compras del mes (COPPAAMM.DBF, en donde PP es la compañía y AAMM es el año/mes del movimiento). El archivo que se crea puede ser modificado sin afectar ;los asientos contables para luego ser impreso en el formato de Registro de Compras. Se recomienda que las modificaciones se realicen cuando ya no se van a modificar o agregar más comprobantes contables. Si se han modificado o creado comprobantes de compras y luego debe procesarse nuevamente esta opción y las modificaciones que se hubieran hecho en el archivo COPPAAMM.DBF, se perderán.. Este programa tiene las siguientes opciones : TASA DE IGV. : Asume 18 % FORMA DE CALCULO : NORMAL : El programa efectuará el recalculo de la base imponible e inafectos en base al monto del IGV ajustando el importe inafecto a la columna base imponible si es menor a 1 % o si en menor a S/. 2.
- 56 -
AJUSTADO : El programa recalcula la base imponible en base al monto del IGV. y determina el monto inafecto. Si el monto inafecto es menor al importe indicado en CENTAVOS lo acumula en la base imponible. Esto es para no mostrar montos pequeños con 0.01 o 0.02 como inafectos ya son producto del calculo con decimales. SIN RECALCULO : El Programa no realiza el recalculo del IGV. y mantiene los valores tal como se han ingresado. B) Consulta / Modifica. -
Esta opción permite modificar el archivo con las compras del mes. Los datos que pueden ser modificados son el nombre del proveedor, RUC, o el monto imponible o inafecto de cada factura, sin afectar los comprobantes contables. Esta opción debe realizarse si ya no existen comprobantes contables por modificar o registrar.
C) Imprime Registro
Imprime el Registro de Compras desde el archivo generado en moneda nacional o dólares.
- 57 -
2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS Esta opción permite registrar las facturas de Ventas en forma simplificada y automatizada. Esta opción se encuentra en el menú de Registro de comprobantes. Cuando se registra una factura por medio de esta opción, el sistema genera en forma automática el cargo a cuenta 12X por la provisión y los Abonos a la 401 por el IGV.y a la 70 por el valor de venta. Cuando se trata del registro de una Boleta de Venta el sistema calcula en monto de IGV. Para poder usarla debe crearse previamente la Tabla General 56 , con los parámetros necesarios. EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 56 : AFP. FINANCIERA S.A. CLAVE
TABLAS GENERALES
PAG.1
DESCRIPCION 1.....5...10...15.......20...25...30...35...40...45...50...55...60
--------------------------------------------------------------------------56 PARÁMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS --------------------------------------------------------------------------CTA01
MN12 121001 FACTURAS SOLES
CTA02
US12
121002 FACTURAS DOLARES
DOC01
FT
D
FACTURAS
DOC02
ND
D
NOTA DE DEBITO
DOC03
NC
H
NOTA DE CREDITO
DOC04
BV
D
BOLETA DE VENTA
IGV
401001
ISC
401004
OTR
46109
SUB01
08
TIGV1
1
18.00
TIGV2
2
0.00
OTROS SUBDIARIO REGISTRO DE VENTAS
VTA01
701001
MERCADERIAS
VTA02
702001
PRODUCTOS TERMINADOS
XANUL
999999
DOCUEMENTOS ANULADOS
XGEN
000001
CLIENTES VARIOS
NOTAS : Parámetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes así como en la impresión del Registro de Ventas.
- 58 -
CODIGO : CTAXX (Código de Venta) Pueden existir varios códigos de venta, según la moneda y la cuenta de la clase 12 o 16 que se afecte. En la columna 1/2
debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea
registrar. En la columna 3/4
debe indicarse un código cualquiera
En la columna 10
debe indicarse la cuenta que se afecta
En la columna 20
debe indicarse la descripción de operación
CODIGO : CLAVE DOCXX (Documentos validos) En la la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos validos (deben estar en la Tabla general 06. Pueden existir varios tipos de documento. En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber En la columna 20 debe indicarse la descripción del documento CODIGO : ISC (Cuenta de ISC.) En la columna 10
debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y
solo debe consignarse si se está afecto al tributo. CODIGO : IGV (Cuenta de IGV.) n la columna 10
debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto.
CODIGO : SUBXX (Código de subdiario) Código de subdiario a generar en forma automática, si hay varios el sistema solicitará este dato, mostrando siempre el primero. En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios , deben estar en la Tabla general 02. CODIGO : TIGVX (Porcentaje de IGV vigente Porcentajes de I.G.V., vigentes. Estos datos son usados usados por el programa para procesar las boletas de venta, para deducir en forma automática el monto de impuesto En la columna 1 debe indicar la secuencia , puede ser igual al último dígito de TIGVX En la columna 10 debe indicarse el porcentaje de IGV.
- 59 -
CODIGO : OTR ( Otros tributos que se imprimirán en la columna del registro de Ventas. En la columna 10
debe indicarse la cuenta que se afecta
En la columna 20
debe indicarse la descripción de la cuenta
Pueden ser varias cuentas , pero el programa solo pedirá la ultima. Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresión del Registro de Compras imprimirá el importe en la columna : OTROS TRIBUTOS. CODIGO : VTAXX (Cuenta de venta - clase 70) Debe indicarse la cuenta(s) de la clase 70 que se afectan En la columna 10
debe indicarse la cuenta que se afecta
En la columna 20
debe indicarse la descripción de la cuenta
CODIGO : XGEN (Código de Cliente genérico) OPCIONAL Código de cliente genérico. Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al cliente en el archivo de anexos. Al momento de registrar la factura el programa solicitará el nombre y numero de RUC, los cuales quedarán anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el Registro de Ventas , el programa tomará el nombre de la glosa del comprobante y no el del archivo de anexos. CODIGO : XANUL (Código de Cliente para documentos anulados) OPCIONAL Código de cliente que debe estar registrado en el archivo CODIGOS DE ANEXO Esto permite registrar una factura o boleta anulada. Cuando se digita este código el programa crea automáticamente el asiento de factura anulada.
- 60 -
REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE –
CÓDIGO DE VENTA
Elegir el código según la ventana de opciones
SUBDIARIO
El código de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir en la Tabla General 02. Es automático. Si existen mas de dos subdiarios en la Tabla 56 el sistema permite modificar el subdiario.
COMPROBANTE
El número de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dígitos indicarán el mes contable. Los 4 siguientes dígitos serán un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.
TIPO DE DOCUMENTO
El tipo debe existir en la tabla 53
DOCUMENTO
Numero de la Factura - nota de débito, nota de crédito o boleta. Debe digitarse separando con un guión el numero de serie y el numero del documento.
- 61 -
FECHA DOCUMENTO
La fecha del comprobante en formato día, mes y año. La fecha será rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversión de dólares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. Se recomienda que la fecha de la factura y la del comprobante sean iguales. Si es una factura del mes anterior se recomienda digitar como fecha de comprobante el primer día del mes y usar el tipo de cambio especial “C” , debiéndose informar el tipo de
cambio de la fecha de la factura.
COD. DE CLIENTE
Según la Tabla de Anexos
AREA
Código de área si alguna cuenta lo requiere de la 12 o 70.
C.COSTO
Código de centro de costo si alguna cuenta requiere.
NOMBRE
Solo se ingresa cuando se usa el código de cliente genérico.
RUC
Para los clientes genéricos.
CUENTA DE VENTA
El sistema asigna esta cuenta de tabla 56 , si hay mas de una cuenta entonces se puede modificar.
TIPO DE IGV.
El sistema lo solicita para boletas según la Tabla 56
TIPO CONVERSION
Debe indicarse el tipo de cambio que se usar para convertir el comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes :
lo
M = Tipo de cambio M (Compra), según la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Además debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el día de la fecha del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante . Este tipo de cambio debe ser Venta. Además debe existir el tipo de cambio V (Venta) para el día de la fecha del comprobante. C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse. TIPO DE CAMBIO
Sólo para TIPO CONVERSION “C”
GLOSA
El sistema asume automáticamente la glosa con el nombre del proveedor y el numero de documento, pero puede ser modificada .La glosa tiene hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor sólo se imprimirán los 30 primeros.
- 62 -
GLOSA MOVIMI.
Esta glosa se grabará en cada movimiento del comprobante siempre y cuando la cuenta correspondiente tenga el indicador de Glosa en el Plan de cuentas.
CONCEPTOS VENTAS
Cuentas de la clase 70 especificadas en la Tabla 56.
VENTA ACUM
Total de cuentas de la clase 70 consideradas para el asiento.
IMPORTE
Importe de la cuenta 70.
ANEXO
Anexo de la cuenta 70.
VENTA TOTAL
Importe total de las cuentas de la clase 70.
DESCUENTO
Se informará el importe y el anexo siempre y cuando la cuenta esté especificada en la tabla 56.
ISC
Se informará el importe y el anexo del ISC siempre y cuando esté especificada en la tabla 56.
IGV
Se informará el importe y el anexo del IGV siempre y cuando esté especificada en la tabla 56. No se requiere para boletas o tickets ya que el sistema lo calcula.
OTROS NO BASE
Se informará el importe y el anexo de otros no base siempre y cuando esté especificada en la tabla 56.
IMPORTE TOTAL
Importe total del documento calculado
- 63 -
2.e REGISTRO DE COMPROBANTE DE HONORARIOS El sistema permite efectuar el registro contable de los Recibos de Honorarios Profesionales. Los pasos a seguir son los siguientes: Crear en el Plan de Cuentas Cuenta s las cuentas de Honorarios Profesionales 469XX y 469YY para Honorarios Soles y Dólares respectivamente. Estas cuentas deben tener Nivel 3, documentos de referencia y anexo P (Proveedores) o H (Honorarios).
CODIGO DE COMPRA
Elegir el código según la ventana de opciones, Honorarios en soles o dólares.
SUBDIARIO
El código de tipo de comprobante que lo identifica y Que deberá existir en la Tabla 02 y en la Tabla 54.
COMPROBANTE
El número de comprobante de acuerdo a la siguiente Estructura: Los 2 primeros dígitos indican el mes contable. Los 4 siguientes dígitos serán un número correlativo Desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.
FECHA COMPROBANTE
Fecha de contabilización. La fecha del comprobante En formato día, mes y año. La fecha será rechazada Si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo).
CENTRO COSTO
Centro de Costo al que va direccionado el gasto.
ANEXO REFERENCIAL
Subanexo del anexo de Honorarios
CODIGO DE PROVEEDOR
Según la Tabla de Anexos
NO. DE RECIBO Y DOCUMENTO
Tipo de documento (RH) y número del Recibo de Honorarios. - 64 -
FECHA DE EMISIÓN
Fecha de emisión del Recibo de Honorarios
IMPORTE HONORARIO
Importe bruto del Recibo de Honorario.
CUENTA GASTO
Seleccionar la cuenta contable del gasto según Configuración en la Tabla 54.
RENTA 4TA.
Importe de la Renta de Cuarta Cateogoria
RETENCION SOLIDARIDAD
Importe del Imp. Ext.de Solidaridad
IMPORTE NETO
El importe neto se genera automáticamente.
TIPO DE CONVERSIÓN
Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para Convertir el comprobante de soles a dólares o Viceversa. Los tipos de cambio válidos son los Siguientes: M = Tipo de cambio compra V = Tipo de cambio venta C = Tipo de cambio especial F = Tipo de cambio de acuerdo a fecha
GLOSA COMPROBANTES
Esta glosa es general para todo el comprobante, el Sistema asume automáticamente la glosa con el Nombre del proveedor y el número de documento, pero Puede ser modificada.
GLOSA MOVIMIENTO
Esta glosa se grabará en cada movimiento Comprobante.
- 65 -
2.f. REGISTRO DE COMPROBANTE DE BANCOS B ANCOS Aquí se registraran todo lo referente a cualquier operación bancaria por ejemplo: cobranzas en banco, depósitos, pagos a proveedores, leasing, gastos de letras, préstamos, etc.; para ello se tiene que definir las transacciones bancarias básicas de la empresa en la opción: Mantenimiento Movimientos Bancos. Este Mantenimiento está compuesto de dos partes, una cabecera y otra que es el detalle. CABECERA: TIPO DE MOVIMIENTO: CODIGO DE MOVIMIENTO: TIPO DE DOCUMENTO:
Entrada o Salida del Banco Orden y Descripción del Movimiento Bancario El tipo de documento que se utilizara para dicho movimiento
- 66 -
DETALLE: En el detalle se especifica las cuentas que van a intervenir en la operación bancaria. Especificando el tipo de línea V (varias líneas) el usuario puede ingresar en detalle las cuentas (detallar documentos como ejemplo). Especificando el tipo de línea S (una sola linea) el usuario solo ingresará el monto de la cuenta.
COMPOSICIÓN DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE
- 67 -
SUBDIARIO
El código del tipo de comprobante que lo identifica y que debe Existir en la Tabla General No.42 (SUBDIARIOS BANCOS)
COMPROBANTE
El número de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura Los 2 primeros dígitos indicarán el mes contable. Los 4 siguientes dígitos serán un número correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.
FECHA COMPROBANTE
La fecha del comprobante en formato día, mes y año. La fecha Será rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo)
CUENTA BANCO
El código de Banco que va a ser cargada
TRANSACCIÓN
El tipo de movimiento sea E (Entrada) o S (Salida) configurado En Mantenimiento Movimiento Bancos.
TIPO Y No. DE DOCUMENTO El tipo de documento es automático, ingresar ingresar el número del Documento. FECHA DEL DOCUMENTO
Se ingresará la fecha de registro del documento
TOTAL DOCUMENTO
Importe total del documento bancario
AREA
Código de Area, si lo requiere la cuenta de Bancos 104XX.
ANEXO REFERENCIA
Código de Anexo de Referencia, si lo requiere la cuenta de Bancos 104XX.
C.COSTO
Código de C.Costo, si lo requiere la cuenta de Bancos 104XX.
CONCEPTOS
Montos acumulado de cada documento. Se tiene que hacer Click en los botones para detallar la transacción de cada concepto.
TIPO DE CONVERSIÓN
Debe indicarse el tipo de cambio que debe usarse para Convertir el comprobante de soles a dólares o viceversa. Los Tipos válidos son los siguientes: M = Tipo de cambio M (Compra), según la Tabla General 17 y De acuerdo a la Tabla de Tipo de Cambio Diario en base a la Fecha de comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla General 17 y de Acuerdo a la Tabla de Tipo de Cambio Diario en base a la Fecha de comprobante. C = Especial, en este caso el usuario debe indicar al sistema el Tipo de cambio a utilizarse. F = De acuerdo a fecha, ingresa la fecha y luego seleccionar El tipo de cambio a utilizarse, C (compra) o V (venta).
GLOSA CABECERA
Ingresar el movimiento que se esta realizando , el tipo de Documento y el número.
GLOSA MOVIMIENTO
Esta glosa se grabará en cada movimiento del comprobante Siempre y cuando la cuenta correspondiente tenga el indicador De Glosa en el Plan de Cuentas. Cu entas.
- 68 -
2.g. REGISTRO DE COMPROBANTES DE CHEQUES Los cheques girados deben ser registrados por la opción de Registro de Comprobantes de Cheques. Los comprobantes producidos pueden ser impresos con la opciones de cheques/voucher en formato continuo o en formato simple para los cheques manuales. Al registrar los cheques girados se produce el comprobante contable con la afectación automática de la cuenta de bancos (104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de contrapartida como por ejemplo la 42 o cualquier otra cuenta. adicionalmente al comprobante creado automáticamente, esta opción mantiene un archivo de los cheques girados. Pueden emitirse el cheque/voucher en formato continuo, voucher de cheques manuales y relación de cheques girados por fecha/banco o proveedor. 1) Comprobantes de Cheques En esta opción se registran los comprobantes de cheques. 2) Comprobante de Cheques Automático En esta opción las cuentas contables se ingresan como conceptos, para así facilitar el trabajo de usuarios desconocedores de términos contables. 3) Reportes Se puede emitir cheques/voucher en formulario continuo , voucher de cheque manual , relación de cheque girados en el día, relación de cheque girados por proveedor o banco en un periodo de tiempo.
- 69 -
1. REGISTRO DE COMPROBANTES CHEQUES COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -
SUBDIARIO
El código de subdiario en donde se registrará la operación y que deberá existir en la Tabla General 02.
COMPROBANTE
El número de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dígitos indicarán el mes contable. Los 4 siguientes dígitos serán un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.
CODIGO DE BANCO
El código de banco que debe estar registrado en la Tabla de Cuenta Bancarias.
FECHA
La fecha del cheque que a la vez será la del comprobante contable en formato día, mes y año. La fecha será rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversión de dólares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente.
CODIGO GIRADO
El tipo y código anexo al que se le girará el cheque. Debe existir en la tabla de anexos.
GIRADO
Hasta 50 caracteres, para identificar el nombre de la persona a la cual se emite el cheque.
- 70 -
CONCEPTO
Hasta 50 caracteres para describir el concepto por el cual se gira el cheque.
IMPORTE
Monto de cheque.
TIPO CONVERSION
Debe indicarse el tipo de cambio que se usará para convertir el comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M = Tipo de cambio M (Compra), según la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Además debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el día de la fecha del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Venta. Además debe existir el tipo de cambio V (Venta) para el día de la fecha del comprobante. C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse. F = Fecha pasada, en este caso el usuario deber indicar al sistema la la fecha de la cual se buscar el tipo de cambio M (Compra) en la Tabla de tipo de cambios.
TIPO DE CAMBIO
Sólo para TIPO CONVERSION “C”
2. REGISTRO DE COMPROBANTE CHEQUES AUTOMATICO Los conceptos se deben ingresar en la Tabla General 60 CLAVE
DESCRIPCIÓN
CON01 CON02 CON03
1.....5......10......15......20......25......30........35......40......45......50.......55....60 42101 D FACTURAS SOLES 42102 D FACTURAS DOLARES 38101 D RENDICIÓN DE CUENTA
- 71 -
COMPOSICIÓN DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE
SUBDIARIO
El código de subdiario en donde se registrará la operación y que deberá existir en la Tabla General 02.
COMPROBANTE
El número de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dígitos indicarán el mes contable. Los 4 siguientes dígitos serán un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.
CODIGO DE BANCO
El código de banco que debe estar registrado en la Tabla de Cuenta Bancarias.
FECHA
La fecha del cheque que a la vez será la del comprobante contable en formato día, mes y año. La fecha será rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversión de dólares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente.
CODIGO GIRADO
El tipo y código anexo al que se le girará el cheque. Debe existir en la tabla de anexos.
GIRADO
Hasta 50 caracteres, para identificar el nombre de la persona a la cual se emite el cheque.
- 72 -
CONCEPTO
Hasta 50 caracteres para describir el concepto por el cual se gira el cheque.
IMPORTE
Monto de cheque.
TIPO CONVERSION
Debe indicarse el tipo de cambio que se usará para convertir el comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M = Tipo de cambio M (Compra), según la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Además debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el día de la fecha del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Venta. Además debe existir el tipo de cambio V (Venta) para el día de la fecha del comprobante. C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse. F = Fecha pasada, en este caso el usuario deber indicar al sistema la la fecha de la la cual se buscar el tipo de cambio M (Compra) en la Tabla de tipo de cambios.
TIPO DE CAMBIO
Sólo para TIPO CONVERSION “C”
- 73 -
DETALLE DEL COMPROBANTE
En el detalle del comprobante o voucher contable, se seleccionará el concepto configurado en la Tabla 60.
- 74 -
3. MODULO DE CONSOLIDACION CONSOLIDACION O PROCESO PROCESO DE CIERRE CIERRE Este módulo se encarga de procesar los comprobantes de un mes contable para permitir consultar e imprimir los estados financieros y reportes actualizados a dicho mes. En este proceso de consolidación se realizan verificaciones y actualizaciones que permitir disponer de la información actualizada y precisa. El proceso de consolidación se puede realizar diariamente, procesándose los comprobantes del mes registrados hasta fecha, permitiéndose de esta manera disponer de información de saldos hasta dicha fecha. Antes de realizar el cierre el sistema verifica que no existan comprobantes sin finalizar del mes de proceso. El sistema nos muestra dos opciones de consolidación, el previo y el definitivo. El proceso previo no cierra el mes de proceso más el definitivo si bloquea automáticamente el Registro de comprobantes del mes procesado. Se elige definitivo cuando ya no se deban modificar o registrar comprobantes del mes contable. En caso de haberse escogido esta opción y si se desea ingresar o reprocesar comprobantes del mes cerrado, se deber hacer lo siguiente : A.- Reabrir el mes , modificando la fecha de cierre con la opción 1 del menú de Cierre Mensual ingresándose como fecha de cierre el último día del mes anterior al mes que se desea reprocesar. B.- Modificar o registrar los comprobantes del mes ya ya reabierto. C.- Realizar el proceso de consolidación del mes reabierto. Para ésta versión, ya no es necesario arrastrar los cierres en caso de que se modifique un mes anterior, solo será necesario cerrar el mes modificado y luego el último mes trabajado. Por consiguiente, los balances y los estados de ganancias y pérdidas pueden emitirse a cualquier mes. Los pasos detallados que se realizan en el proceso mensual pueden observarse a continuación.
- 75 -
PASOS DEL PROCESO MENSUAL PASOS
DESCRIPCION
1
Actualiza fecha de proceso
2
Verifica comprobantes no finalizados. Verifica que todos los comprobantes del mes proceso estén finalizados. Si hay comprobantes pendientes , el proceso de consolidación no se realiza. Crea el archivo con el movimiento mensual y verifica que los comprobantes cuadren, es decir que el Debe y Haber sean iguales ( para prevenir errores por caídas del sistema ). Si hay comprobantes descuadrados , el proceso no se no se realiza.
3
Genera cuentas de transferencias de 6 a 9XX/ 79 Crea cargos y abonos en base al Centro de costo y la Tabla de transferencias por cada comprobante.
4
Genera cuentas automáticas en base al Plan de Cuentas Crea cargos y abonos en base al Plan de cuentas por cada comprobante. Actualización de datos desde Plan de cuentas Actualiza en movimiento mensual con datos necesarios para los procesos posteriores.
5
Actualización de saldos del balance Actualiza los saldos del Balance con el movimiento del mes.
6
Actualiza Movimiento mensual por Centros de Costos
7
Actualiza FECHA DE CIERRE (Solo para consolidación definitiva)
- 76 -
4. MODULO DE EMISION DE REPORTES
Este módulo nos permite emitir los reportes de resultado en base a los datos ya ingresados vía asientos contables, después de haberse efectuado el cálculo de balance. La mayoría de reportes mostrarán datos e información a cualquier mes sin necesidad de efectuar el consolidado del mes requerido, a excepción de los señalados con en la lista adjunta. Todos los reportes pueden ser visualizados en la pantalla antes de ser impresos. También es posible archivarlos en disco para posteriormente imprimirlos o importarlos a cualquier hoja de cálculo (Ej., Excell, Word, etc.) sin tener que reprocesar el mes. Los reportes pueden ser emitidos en dólares o soles , por que el usuario deber indicar en que moneda desea que se imprima. La moneda es solicitada por cada programa. VENTAS, debe registrarse en la Tabla General Para emitir el REGISTRO DE VENTAS, 56 los los datos de control control para emitir el Registro de Ventas. El programa de Registro de Ventas sólo considerar los subdiarios especificados en dicha Tabla, así como las cuentas que sean de la clase 12 o 16, y que en el Plan de cuentas se le haya haya especificado con un tipo de anexo y documento documento de referencia en "S". COMPRAS, deben prepararse adecuadamente Para emitir el REGISTRO DE COMPRAS, las Tablas Generales 53 datos de control para emitir el registro de Compras. El programa de Registro Registro de Compras sólo considerar los subdiarios y cuentas especificados en dichas Tablas. Las cuentas que se indiquen deben tener en el Plan de Cuentas las siguientes características : - Ser de la clase 42 o 46 - Tener tipo de anexo anexo obligatorio (pueden ser Proveedores Proveedores u otros. - El documento de referencia ref erencia debe estar en "S". Los reportes que se emiten en este módulo son los que se detallan a continuación.
- 77 -
REPORTES 1. BALANCES DE COMPROBACION CTBALA08 BALANCE DE COMPROBACION Nos permite cuadrar el balance a un mes determinado, detallando el saldo anterior, movimiento del mes asi como el saldo actual. Para emitir este reporte es necesario hacer el proceso de consolidación del mes respectivo. El mismo nos permite agrupar las cuentas a 2/3 y 4 digitos. CTBALA02 BALANCE DE COMPROBACION A 2/3/4 DIGITOS Resume el balance de comprobación a 2/3 y 4 digitos. CTBALA09 BALANCE DE SALDOS EN EN DOLARES Y MONEDA NACIONAL Es el balance de comprobación pero en bimoneda. Detallando las cuentas de movimientos. CTBALA07 SUMAS Y SALDOS Es la hoja de trabajo de contabilidad en el cual se ve el balance, el estado de ganancias y perdidas por funcion y naturaleza y el libro de inventarios. El reporte hace resumen a 2/3/4 y 8 digitos. CTBALA18 BALANCE DE COMPROBACIÓN A 8 DIGITOS Es el balance de comprobación con al particularidad de agrupar las cuentas a dos digitos. 2. BALANCES GENERALES CTBALA03 BALANCE GENERAL Nos muestra el balance en dos columnas o en formato continuo con opcion de mandarlo Excel. Este reporte dispone de dos tablas. La Tabla General #10 que es para el formato estandar y la Tabla General #20 que es para el formato alterno. La utilidad de estas dos tablas es que con la primera se emiten los balances que se van a legalizar y con la segunda se trabajan los balances como un reporte interno, en el cual tambien se pueden detallar los rubros en ingles. CTBALA34 BALANCE GENERAL ANALITICO Este reporte nos detalla los saldos de las cuentas pertenecientes a cada rubro del balance general. (Tabla General #10) CTBALA14 ANALISIS DEL BALANCE GENERAL Este reporte nos detalla le saldo anterior, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentas pertenecientes a cada rubro del balance general. Este reporte puede tomar la configuración de la Tabla General #10 o #20. CTBALA16 BALANCE GENERAL HASTA 12 MESES Este reporte nos muestra los saldos o el movimiento mensual del balance mes a mes. CTBALA04 BALANCE GENERAL HISTORICO AJUSTADO Este reporte nos muestra el valor historico en libros y el ajustado por inflación del balance general. 3. GANANCIAS Y PÉRDIDAS CTGYP01 DEL MES O ACUMULADO Este reporte nos muestra el estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza con movimientos del mes o saldos acumulados. Para ello se dispone de cuatro tablas de configuración. Para ganancias y perdidas por funcion la Tabla General #11 que es la estandar y a Tabla General #21 que es la alterna. Para ganancias y perdidas por naturaleza la Tabla General #13 y #23. La utilidad de estas tablas es la misma que se detalla en en el reporte de balance.
- 78 -
CTGYP05 ANALISIS DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS Este reporte nos detalla el saldo anterior, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentas pertenecientes a cada rubro del estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza. Este reporte puede tomar la configuración de la Tabla General #11 o #21. CTGYP07 COMPARATIVO 12 MESES Este reporte nos muestra un comparativo mensual del estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza. Hay la opcion de emitir el reporte en Excel. CTGYP02 GANANCIAS Y PERDIDAS HISTORICO Y AJUSTADO Este reporte nos muestra el valor historico en libros y el ajustado por inflación del estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza. CTGYP13 GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA – CENTRO DE COSTO Reporte estilo Ganancias y Pérdidas que muestra la liquidez que ha tenido las Líneas de negocio o Proyectos. Para emitir el reporte se necesita consolidar el mes respectivo. El reporte lo encuentra en “Reportes/Ganancias y Pérdidas”. El programa puede trabajar con los
siguientes formatos de ganancias y Perdidas configuradas en el Plan de Cuentas: Ganancias y Pérdidas Ganancias y Pérdidas Ganancias y Pérdidas Pérdidas Ganancias y Pérdidas
por Función (Tabla General 11) por Naturaleza (Tabla General 13) por Función alterno (Tabla General 21) por Naturaleza alterno alterno (Tabla General 22)
Las cuentas de clase 6 intervienen inte rvienen en el EG y P por Naturaleza N aturaleza Las cuentas de clase 9 intervienen en el EG y P por Función Se debe configurar también en - Tabla General “04” – Lineas Centro de Costos Configurar el campo clave con el texto GYP13-XX, donde XX es el Código de Línea o Proyecto a 2 dígitos Configurar el campo descripción, en la posición 1 y 2 el código de Línea o proyecto a 2 dígitos, igual al código XX de la clave, en la posición 3 a 50 la descripción de la Línea o Proyecto. Clave
Descripción
GYP13-01 GYP13-02
01 02
Lima Piura
- Tabla General “05” (Centros de Costos) Adicionalmente se debe Ingresar los Centros de Costos que totalizarán los los Gastos. La clave que los agrupa usará los 2 primeros dígitos para agrupar a los Centros Centros de Costos por línea o Proyecto, siendo el formato a usar LLXXXX, donde donde LL es la Línea y XXXX XXXX el Centro de Costo. Tabla General 05: Clave Descripción 0101 0102 0201 0202
Milkito Lima Milkito Piura Laive Lima Laive Piura
- 79 -
CTGYP12 GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA Y UNIDAD Reporte estilo Ganancias y Pérdidas que muestra la liquidez que ha tenido las líneas de negocio. Para emitir el reporte se necesita consolidar el mes respectivo. El reporte lo encuentra en “Reportes/Ganancias y Pérdidas”. El programa usa el formato de la Tabla General 21, “Ganancias y Pérdidas Alterno”. Este se configura en el Plan de Cuentas.
por Función
Las Unidades de negocio deben de configurarse en la Tabla de Anexos, como tipo Anexo U(Unidad) y el código debe ser a 2 dígitos. Adicionalmente se debe Ingresar los Centros de Costos(Tabla General 05) que totalizarán totalizarán los Gastos por Líneas de Negocio. El Centro de Costo debe de configurarse a cuatro caracteres de la siguiente manera Centro Costo: LLUU donde, LL es la Línea de negocio negocio y UU es la Unidad de Negocio Tabla de Anexos: Tipo U – Descripción de Líneas Anexo Descripción 01 02
Tienda Distribuidora
Tabla General Centro Costos 05 Clave Descripción 0101 0102 0201 0202
Milkito Tienda Milkito Distribuidora Laive Tienda Laive Distribuidora
4. REPORTES DE COSTOS CTCOST05 ACUMULADO POR POR CENTRO DE COSTO COSTO CTCOST08 CUADRO POR CENTRO CENTRO DE COSTOS POR POR RUBRO / CUENTA CUENTA CTCOST07 RESUMEN DE CENTRO CENTRO DE COSTOS POR RUBRO CTCOST30 COMPARATIVO ANUAL ANUAL DE CENTRO CENTRO DE COSTO COSTO POR RUBRO / CUENTA CTCOST31 COMPARATIVO ANUAL ANUAL RESUMEN DE CENTRO CENTRO DE COSTOS POR RUBRO CTPVC01
CENTRO DE COSTO POR ANEXO Y CUENTA
CTCOST33 CONSOLIDADO POR RUBRO CTCOST34 CONSOLIDADO POR CUENTA CTCOST41 CONSOLIDADO POR AREA ANALITICO CTCOST42 CONSOLIDADO POR AREA RESUMEN CTCOST43 CENTRO DE DE COSTO ANALITICO CTCOST13 ELEMENTOS DE COSTO CLASE 9 ó 6
- 80 -
CTCOST12 CUENTA DE ORIGEN – DESTINO CTCOST32 MOVIMIENTO MENSUAL POR CENTRO DE COSTO CTCOST44
MOVIEMIENTOS POR OBRA POR CENTRO DE COSTO
DIARIOS CTDIAR01 LIBRO DIARIO BIMONEDA CTDIAR02 LIBRO DIARIO CTDIAR04 RESUMEN POR SUBDIARIO Y CUENTA CTDIAR06
RESUMEN POR SUBDIARIO, CUENTA Y ANEXO
MAYORES CTMAYO01 LIBRO MAYOR BIMONEDA CTMAYO02 LIBRO MAYOR CTMAYO03
MOVIMIENTO POR CUENTA – ANEXO BIMONEDA
CTMAYO05
LIBRO MAYOR FORMATO GRANDE
REGISTRO DE VENTAS CTREGV11 GENERA ARCHIVO MENSUAL DE VENTAS CTREGV12 MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE VENTAS CTREGV13 EMISION DEL REGISTRO REGISTRO DE DE VENTAS ESTANDAR CTREGV15 EMISION DEL REGISTRO REGISTRO DE VENTAS FORMATO CHICO CTREGV16 REGISTRO DE VENTAS CON CON IGV ASUMIDO POR EL ESTADO CTLIST13
COMPARATIVO DE VENTAS POR CLIENTE
CTREGV18 REGISTRO DE VENTAS BIMONEDA REGISTRO DE COMPRAS CTREGC25 GENERA ARCHIVO MENSUAL DE COMPRAS CTREGC22 MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE COMPRAS CTREGC23 EMISION DEL REGISTRO REGISTRO DE COMPRAS F. GRANDE CTREGC34 EMISION DEL REGISTRO DE COMPRAS F. CHICO LIBRO DE CAJA BANCOS CTREGB01 LIBRO DE CAJA CTREGB02 LIBRO DE DE BAN BANCOS COS POR CUENTA / ANEXO
- 81 -
AREAS CTAREA01 RESUMEN MENSUAL POR AREAS CTAREA02 MOVIMIENTO MENSUAL POR AREAS CTAREA03 INGRESOS Y GASTOS POR AREAS BANCOS CTBANC01 SALDOS POR CUENTA CTBANC02 MOVIMIENTOS POR CUENTA INGRESOS Y GASTOS CTLIST10
RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS
CTLIST11
MOVIMIENTOS DE INGRESOS Y GASTOS
CTLIST12
COMPARATIVO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS
COMPROBANTES MENSUALES CTVARI04
REPORTE DE COMPROBANTES DEL MES
( ) Para emitir estos reportes se debe consolidar el mes requerido.
- 82 -
RATIOS FINANCIEROS Son factores de análisis financieros que permiten establecer la posición financiera de la empresa por medio de fórmulas. Estas fórmulas se aplican aplican a una serie de datos por los cuales se puede calcular la posición real de la empresa. El sistema de contabilidad Concar Windows nos brinda un total manejo de los ratios como herramienta de análisis de balance o estados financieros. Para generar los ratios se requiere tener Excel 97 y además definir bien las fórmulas aritméticas. Mantenimiento de Ratios En este módulo se van a definir la fórmula del ratio. Esta fórmula comprende Operadores, Rubros de Balance, Ganancias y Pérdidas por Función/Naturaleza, Cuentas Balance y Secuencia de Items. Operadores ( ) Paréntesis – Separadores de Fórmulas / División * Multiplicación + Suma Resta Rubros B F N C V
Balance Ej. Gan. Y Perdidas por Función Ej. Gan. Y Perdidas por Naturaleza Ej. Cuentas Balance Ej. Números Ej.
B1101 Rubro Caja y Bancos F1101 Rubro de Ventas N1105 Producción del Ejercicio C12101Cuenta Facturas X Cobrar V5.51
Secuencia de Items Se usa para especificar una fórmula extensa particionándola en varios items. Ej: Item 01 02 03
Fórmula B1110 B2110 I01/I02
Se antecede el prefijo I para indicar que es un Item
Emisión de Ratios Nos permite obtener el resultado del ratio. Para ello se debe escoger el ratio definido y presionar el botón de Reporte Excel. Luego, nos mostrará en Excel la fórmula con sus Items y el resultado. El usuario decidirá si grabar la hoja Excel o no.
- 83 -
5. MODULO DE ANALISIS DE CUENTAS Este módulo nos permite consultar y emitir reportes de saldos por cuenta y anexos, documentos pendientes en forma selectiva a la fecha de cierre y estados de cuentas sin necesidad de efectuar el cierre del mes a consultar. Las cuentas que pueden ser analizadas en este proceso son aquellas que han sido definidas con Nivel de Saldo 2 o 3 en el Plan de Cuentas. Los reportes que pueden emitirse son los de documentos pendientes, movimientos de una cuenta entre fechas y movimiento total por meses de una cuenta. Para emitir los reportes pendientes se necesita necesita generar los archivos de análisis de cuenta a una fecha específica (Programa CTDOCU01) con el fin de obtener datos actualizados. No se necesita generar el proceso de cierre del mes a consultar antes de generar el proceso. Solamente los reportes que tengan check en la opción del menu dependerán de este proceso. La mayoría de estados de cuenta se emiten directamente desde los comprobantes. Los reportes que se emiten en este módulo son los que se detallan a continuación. INFORMACION DE ANALISIS DE CUENTAS GENERACION DE ARCHIVO SALDO DE DOCUMENTO CTDOCU01 GENERACION DE ARCHIVO SALDO DE DOCUMENTO DOCUMENTO CONSULTA CTDOCU11 BALANCE DE COMPROBACION REPORTE DE DOCUMENTOS PENDIENTES CTDOCU02 POR ANEXO / DOCUMENTO ANALITICO CTDOCU16 POR ANEXO / DOCUMENTO CTDOCU03 POR TIPO DE DE ANEXO / DOCUMENTO CTDOCU07 POR CUENTA – ANEXO ANALÍTICO CTVENC01 ANTIGÜEDAD DE DEUDA CTDOCU08 PENDIENTES POR VENCIMIENTO
- 84 -
REPORTE DE ESTADOS DE CUENTA CTDOCU04
ESTADO DE CUENTA / ANEXO
CTDOCU10 SALDOS POR CUENTA CUENTA / ANEXO BIMONEDA BIMONEDA CTDOCU05
ESTADO POR ANEXO / CUENTA
CTANAC03
ESTADO DE CUENTA POR ANEXO / CUENTA BIMONEDA
CTANAC01
ESTADO DE CUENTA POR DOCUMENTO
CTANAC02
ESTADO DE CUENTA POR ANEXO / CENTRO CENTRO DE COSTO Y CUENTA
CTDOCU18
ESTADO DE CUENTA POR NIVEL DE CUENTA
CTDOCU16
ESTADO DE CUENTA POR ANEXO CON CUENTAS AUTOMATICAS
CTANRE01
ESTADO DE CUENTA POR ANEXO REFERENCIAL
CTDOCU21
ESTADO DE CUENTA ANEXO CON SALDO DIARIO
CTANAC06
ESTADO ANEXO-CUENTA GENERAL
MOVIMIENTOS DE CUENTAS ANUAL CTBALA10 MOVIMIENTO DE CUENTAS ANUAL CTCUEN01 MOVIMIENTO ANUAL ANUAL POR CUENTA CTCUEN02 MOVIMIENTO ANUAL A 2 Y 3 DIGITOS () PARA EMITIRLOS SE NECESITA GENERAR EL ARCHIVO DE SALDO DE DOCUMENTO (PROGRAMA CTDOCU01)
- 85 -
6. MODULO DE PRESUPUESTO Este módulo nos va a permitir formular un presupuesto y comparlo con el movimiento contable. El presupuesto se puede llevar por centro de costo y por cuenta.
MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO
Se va a especificar los presupuestos mensuales por cada centro de costo y cuenta. Por defecto el sistema configura el importe en dólares pero se puede configurar a soles en la TABLA GENERAL 93. (La clave MONPRE con descripción MN (Moneda Nacional) y las cuentas deben tener el flag de centro de costo.)
- 86 -
MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO POR CUENTA
En el mantenimiento de presupuesto por cuenta se debe ingresar en el campo de Centro de Costo la variable XXXXXX para no considerar el centro de costo y solo considere la cuenta. REPORTE DE PRESUPUESTO Nos emite el presupuesto configurado en el mantenimiento de presupuesto. Si se desea emitir el reporte en otra moneda se debe especificar la moneda y el día de tipo de cambio para todos los meses a convertir. REPORTE DE EJECUCION PRESUPUESTAL Este reporte nos permite comparar lo presupuestado por centro de costo contra lo ejecutado y luego ver la variación tanto en monto como en porcentaje. Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuración de presupuesto por centro de costo. EJECUCION PRESUPUESTAL POR FUNCION O NATURALEZA Este reporte nos muestra una comparación entre lo presupuestado y el estado de ganancias y perdidas por función o naturaleza. Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuración de presupuesto por cuenta.
- 87 -
7. MODULO DE CONCILIACIÓN BANCARIA 7.1 CONCILIACION BANCARIA Este módulo nos permite efectuar la conciliación bancaria automática o manual. El sistema efectúa la conciliación automática comparando los movimientos contables contra los movimientos de los estados de cuenta a una fecha limite determinada. Las especificaciones del sistema para efectuar la comparación de los movimientos es la siguiente : Los Cheques se comparan por banco, numero (4 últimos dígitos) e importe. Los otros documentos (entregas , notas de cargo y abono) se comparan por banco, fecha e importe. Cuando se produce la igualdad en la comparación el sistema considera al movimiento como "CANCELADO". Los movimientos tanto contables como del estado de cuenta seleccionados por la opción de conciliación manual no entran al proceso de comparación antes mencionado, pero si se consideran como "CANCELADOS" en el proceso de conciliación. concil iación. Para iniciar el proceso de conciliación bancaria, debe registrarse en el sistema los movimientos pendientes (carga inicial) ,tanto del movimiento contable ,así como de los estados de cuenta bancarios al mes anterior en que inicia la conciliación bancaria. Los movimientos contables que se registren deben tener fecha contable menor al mes en que se inicia el proceso de conciliación (eje: si se inicia en junio de 1993 la fecha contable de la carga inicial debe ser de mayo y anteriores). Los movimientos bancarios de estados de cuentas pendientes deben registrarse en un sólo estado de cuenta por banco iniciándose en el 000001, también con fechas anteriores al mes de inicio. Para la carga inicial de los movimientos contables existe una opción especial en el menú y el sistema asignar automáticamente el subdiario 90. Para registrar los movimientos bancarios pendientes debe usarse la opción normal de Registro de Estados de cuenta. Los pasos a seguir para realizar la conciliación bancaria son los siguientes : A.- Acumulación del movimiento contable. Este proceso de Acumulación , "COPIA" desde los comprobantes contables del último mes del PROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, ya sea Previo o Definitivo, el movimiento de las cuentas de bancos que tienen el indicador de conciliación de bancos en "S", el cual se acumula en las bases de datos del Módulo de Conciliación de bancos. Si posteriormente al proceso de Acumulación se modifica un comprobante contable con una cuenta de bancos, y se repite el PROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, esta modificación no se reflejar en el movimiento acumulado de la conciliación. En caso de ser necesario se puede eliminar el movimiento contable Acumulado, siempre y cuando no se haya efectuado algún proceso de conciliación Definitiva que afecte dicho movimiento. Esto es posible cuando se desea eliminar el movimiento para efectuar una nueva acumulación.
- 88 -
B.- Registro de los Estados de Cuenta. Debe registrarse los estados de cuenta y cuadrarse. Es posible registrar estados de cuenta de varios meses simultáneamente, ya que el sistema los selecciona según el mes de proceso.
C.- Proceso de Conciliación - Preliminar. Debe realizarse un proceso de conciliación "preliminar", indicando la fecha de cierre, y el sistema sólo procesar los movimientos contables con fecha de comprobante y los movimientos del estado de cuenta con fecha de movimiento hasta dicha fecha de cierre.
- 89 -
D.- Emisión de reportes de Conciliación Preliminar Deben emitirse los reportes CTCONR01 - Cancelación de documentos CTCONR02 - Movimiento contable bancario del mes CTCONR03 - Resumen de conciliación De las cuentas de soles y de dólares para ser revisados según el ANEXO A-04 . E.- Corrección al movimiento contable. De ser necesario se modificar algunos datos de los movimientos contables acumulados para permitir la conciliación en forma automática en el siguiente proceso de conciliación preliminar o definitiva. Los datos que pueden ser modificados son el NUMERO y FECHA DE DOCUMENTO.
- 90 -
F.- Conciliación Manual. De ser necesario podrán seleccionarse los movimientos que no han sido conciliados en forma automática, para que en el siguiente proceso de conciliación sean considerados como conciliados manualmente.
- 91 -
G.- Proceso de Conciliación - Definitiva. Debe realizarse el proceso de conciliación "Definitiva", cuando estén conformes los datos de los reportes. Este proceso actualiza los movimientos contables del acumulado y del estado de cuenta marcándolos como "conciliados" y dejando el sistema preparado para la siguiente conciliación. H.- Emisión de reportes de Conciliación Definitiva Deben emitirse todos los reportes de conciliación como sustento de los procesos efectuados. Los pasos opcionales de la conciliación bancaria son los siguientes: 1 - Proceso de desconciliación Luego de realizada la Conciliación Definitiva y después de actualizadas las bases de datos, se puede anular dicha conciliación. Para esto el sistema vuelve a poner en situación de "Pendientes", los movimientos actualizados en la ultima conciliación definitiva y restaurando el numero anterior. 2 - Eliminación del movimiento contable acumulado Permite eliminar el movimiento contable acumulado correspondiente a un mes, siempre y cuando este movimiento no tenga registros conciliados en forma definitiva. Esto es posible para permitir una nueva acumulación del movimiento.
- 92 -
7.2 REGISTRO DE ESTADOS DE CUENTA Los estados de cuenta bancarios deben numerarse manualmente en forma correlativa a partir del 000100. Los números de 000001 al 000099 ser n usados para registrar los datos de la carga inicial de los movimientos bancarios pendientes de conciliación. Los estados de cuenta pueden registrarse simultáneamente de varios meses. Es posible registrar varios estados de cuenta de un mismo banco y de un mismo mes pero las fechas iniciales y finales deben ser correlativas. Cuando algún banco informe en el estado de cuenta movimientos de 2 meses , estos deben separarse en dos estados de cuenta o puede cambiarse la fecha del movimiento menos significativo asignándosele el mes del movimiento más significativo. Esto debe realizarse para facilitar el cuadre del saldo contable con el bancario. La conciliación Preliminar o Definitiva puede realizarse sin haber "Finalizado" los estados de cuenta. Cada estado de cuenta debe registrarse completamente sólo por un terminal o microcomputadora, para evitar duplicación en el numero de ítem de los movimientos. COMPOSICION DE ESTADOS DE CUENTA DATOS DE TOTALES DEL ESTADO -
NUMERO ESTADO
Numero asignado al estado de cuenta
BANCO
CÓDIGO DE BANCO. Deber existir en ANEXOS.
MONEDA
MONEDA DE LA CUENTA. Es referencial y el sistema la muestra automáticamente de ANEXOS.
- 93 -
FECHA INICIAL
Fecha inicial del movimiento.
FECHA FINAL
Fecha final del movimiento El año y mes de la fecha inicial y final deben ser iguales.
FECHA DE SALDO
FECHA DEL SALDO FINAL. Sólo referencial.
SALDO ANTERIOR
SALDO INICIAL DEL ESTADO DE CUENTA.
IMPORTE CARGOS
Importe total de cargos. Sirve para cuadrar el movimiento .
IMPORTE ABONOS
Importe total de abonos. Sirve para cuadrar el movimiento
SALDO FINAL
SALDO FINAL. Calculado por el sistema.
SITUACION
SITUACION DEL ESTADO. P = Pendiente .- Es posible registrar o modificar los movimientos F = Finalizado.- El sistema no permite registrar o modificar los movimientos. Para finalizar un estado de cuenta deben cuadrar los totales de cargos y abonos a nivel del movimiento. Al crear un estado de cuenta el sistema le asigna automáticamente la situación de "P" pendiente, y este se finaliza cuando en el registro de movimientos se selecciona la opción "F" finalización.
COMPOSICION DE ESTADOS DE CUENTA DATOS DE MOVIMIENTO DEL ESTADO OPCIONES
Las opciones pueden ser las siguientes : C = Crea movimiento M = Modifica movimiento E = Elimina movimiento I = Inserta movimiento. Para esta opción se debe ingresar en numero de ítem que se desea registrar. S = Salir del registro dejando pendiente el estado de cuenta. Esto permite continuar con el registro de movimientos en otra oportunidad. R = Revisión. Permite revisar todo el movimiento registrado y seleccionar uno de ellos para fines de modificación o eliminación. F = Finalización. Da por terminado el registro de movimientos del estado de cuenta. Para poder finalizar un estado de cuenta los totales de cargos y abonos ingresados a nivel de totales deben cuadrar con el movimiento. Luego de finalizado el estado de cuenta, ya no se podrá modificar ni ingresar datos del mismo. El sistema no permite modificar o eliminar un movimiento que ya este conciliado.
ITEM
Numero de ítem asignado automáticamente por el sistema a cada movimiento registrado. Se incrementa automáticamente de 5 en 5 durante la opción de Creación.
- 94 -
FECHA
REFERENCIA
Fecha de movimiento en formato día/mes. Para estados de cuenta normales el mes debe ser el mismo para todos los movimientos. Para estados de cuenta de carga inicial de pendientes el mes puede ser diferente. Glosa libre.
DOCUMENTO
Tipo de documento de acuerdo a la Tabla General 15 y numero de documento de 4 dígitos. Para los cheques se debe registrar los últimos 4 dígitos.
CARGO/ABONO
Importe del movimiento según el estado de cuenta.
7.3 MOVIMIENTO DE DATOS a. – Transferencia del Plan de cuentas y anexos. Nos permite transferir el Plan de Cuentas y las Tablas de Anexos, General y de Tipo de Cambio a diskette o disco duro. Es muy útil en el caso de que se lleve la contabilidad en dos máquinas separadas y se quiera utilizar la misma configuración de tablas. b. – Carga de Anexos. Esta opción carga al sistema los anexos de otra máquina con contabilidad Concar monousuario o generado externamente para cargar anexos. c. – Transferencia de Comprobantes. Nos permite transferir por mes o por subdiario los comprobantes de una compañía y ejercicio específico. Es muy útil para transferir vouchers entre dos puntos remotos. d. – Carga de Comprobantes. La carga de comprobantes adiciona vouchers al sistema originados ya sea por la tranferencia de comprobantes del Concar o por archivos externos especificados en el Anexo 3. 7.4 COPIA DE SEGURIDAD Es de vital importancia el guardar regularmente la contabilidad de la empresa en cualquier dispositivo magnético, ya sea diskette, disco duro, zip, o CD para preveer la pérdida de datos por cualquier motivo. Para generar el backup nadie debe estar trabajando en el sistema de contabilidad (versión redes). Es de responsabilidad del usuario el generar esta copia de seguridad regularmente.
- 95 -
7.5 PDT Sunat A) PDT HONORARIOS El sistema permite imprimir el Libro de Retenciones mensuales y generar el archivo PDT de la SUNAT. Los pasos a seguir son los siguientes : a) Ingresar a PDT PDT Honorarios / Previo Registro de Honorarios y seleccionar el mes a generar, esta opcion crea un archivo con los comprobantes de honorarios del mes. b) Mantenimiento Archivo Honorarios, seleccionar el mes, la moneda y visualizar visualizar en pantalla el Libro de Retenciones dando un clic en el boton “binocular” al lado izquierdo
de la pantalla. c) Generación de archivo para PDT..PDT..- Esta opción crea el archivo que debe ser importado importado en el PDT mensual para la SUNAT B) DAOT (DECLARACIÓN ANUAL DE OPERACIONES CON TERCEROS) T ERCEROS) 1. Generar el Registro de Compras y Ventas mensual 2. Entrar al menú de Conciliación Bancaria / PDT Sunat Sunat 3. Ingresar a la opción PDT Compras, generar generar el archivo del periodo 01 (Enero) al periodo 12 (Diciembre) del 2002 y darle un clic en el boton “A” aceptar. Aparecerán todos los
proveedores con el total acumulado de compras. 4. Dar un clic en el botón “PDT” ingresar el tope de importe de proveedores para el PDT, se generara el archivo COSTOS.TXT y guardarlo en un directorio dentro de CONCAR. 5. Entrar al PDT PDT Sunat e importar dicho archivo archivo COSTOS.TXT. COSTOS.TXT. 6. El mismo procedimiento procedimiento para el PDT VENTAS, en este caso se generara el archivo INGRESOS.TXT. 7.6 COA SUNAT
Primero se genera el archivo COA-SUNAT, COA-SUNAT, esta opción se encuentra al momento de imprimir el Registro de Compra ya sea formato grande o chico. En la opción de Conciliación Bancaria se encuentra el módulo de PROCESO COA SUNAT se tiene que seguir el siguiente procedimiento:
1. Entrar a Genera Previo Mensuales Compras e ingresar el mes a procesar. 2. Seleccionar Mantenimiento Previo Facturas, seleccionar el mes, y presionar “enter”, aparecerá en pantalla todos los documentos de compras que han sido generados. Al lado izquierdo en la parte inferior seleccionar el “binocular” para visualizar el reporte y
poder imprimir si lo desea. Luego seleccionar el icono “X58” que es para generar el archivo COA y guardarlo en una carpeta.
3. Seleccionar Mantenimiento Previo Notas, seleccionar el mes, y presionar “enter”, aparecerá en pantalla todas las notas de crédito. Al lado izquierdo en la parte inferior seleccionar el “binocular” para visualizar el repor te y poder imprimir si lo desea. Luego seleccionar el icono “X68” que es para generar el archivo COA y guardarlo en una carpeta. 4. Luego crear el archivo de Proveedores en la opción “Crear Archivo X61COAPR”, seleccionar el mes y procesar. 5. Seleccionar Mantenimiento Archivo X61COAPR Proveedores, Proveedores, seleccionar el mes y presionar “enter”, generar el archivo dándole un clic en “X61”.
Una vez realizado todos estos procedimientos en el Sistema de Contabilidad Concar, se hará la transferencia al programa ADCOA SUNAT. SUNAT.
Estando en el programa COA SUNAT, SUNAT, debe dirigirse al modulo de proceso en la opción transferencia se debe elegir las opciones de transferencias de facturas, proveedores, notas de crédito y seleccionar archivo ASCII. - 96 -
7.7 REPORTES VARIOS En esta opción encontramos diversos Reportes Especiales hechos a medida para determinados clientes. a) b) c) d)
Libros IVA Resportes Proyecto PARA Estado Ganancias y Perdidas por Linea Venta Gerenciales por Centro de Costo
8 MODULO DE UTILITARIOS En este módulo se encuentran las opciones de servicios complementarios del sistema. Dentro de este módulo complementario se encuentra el siguiente menu:
Reindexación Mantenimiento de Compañías Mantenimiento de Usuarios Mantenimiento Usuarios/Programas Mantenimiento Usuarios/Compañias Inicialización Balance Historico Reportes en Disco Verifica Comprobantes
Las opciones de reindexación de bases de datos deben procesarse cuando se reinicie el sistema luego de haberse producido una interrupción del servicio de computo por falta de energía eléctrica, falla del computador o "colgada del sistema". también deben procesarse una vez por semana para reordenar las bases de datos. Durante el proceso de reindexación los usuarios no deben estar trabajando con el sistema. Estas opciones son las siguientes: a. - Reindexado de bases de datos principales. Con esta opción se reindexan las siguientes bases de datos: - Plan de Cuentas - Anexos - Tablas Generales - Tabla de tipo de cambio - Tabla de Transferencias b. - Reindexado de bases de datos de la compañía. Con esta opción se reindexan las bases de datos de comprobantes , estados de cuenta del banco, numeración de comprobantes de la compañía con la que se esta trabajando en ese momento. c. - Reindexado de bases de datos mensuales. Con esta opción se reindexan las bases de datos del movimiento mensual, balances y análisis de cuenta.
- 97 -
d. - Mantenimiento de compañías. Permite agregar una nueva compañía al sistema o modificar los datos generales de una de ellas. También permite iniciar un nuevo ejercicio contable de una compañía.
Campo CÓDIGO
Descripción
NOMBRE
El código de compañía se informará con 2 dígitos. A este código en sistema le antepondrá 00 El nombre de la compañía que se mostrará en la pantalla (consultas y menús), puede ser abreviado.
EJERCICIO
Año que se apertura. P.Ejemplo 99
- 98 -
NOMBRE REPORTES MONEDA NACIONAL
El nombre de la compañía que se mostrará en los reportes y estados financieros. Código con que se identificará la moneda nacional, para el ingreso de datos. Normalmente debe ser MN., pero puede ser cambiada por otra que exista en la tabla de Monedas.
AÑO/MES INICIO
El año y mes en que la compañía inicia el registro de la información contable, formato AAMM. Normalmente es de enero, pero se puede indicar otro mes. Con este dato el sistema podrá ubicar desde donde procesarán los comprobantes, asumiendo que con fecha anterior no existirán comprobantes.
RUC.
Para ser impreso en los reportes.
PLAN DE CUENTAS A USAR
Se debe elegir que Plan de Cuentas se usará : 1) EL MISMO DE OTRA COMPAÑIA : Un Plan de cuentas, Anexos y Tablas Generales, común o compartido para varias empresas. El sistema solicitará el código de compañía que cuyo Plan será el común. Cualquier cambio que se efectúe en el Plan de cuentas , anexos o tablas afectará a todas las empresas. 2) TOTALMENTE NUEVO : El sistema creará un Plan de cuentas y Anexos sin datos , es decir para ingresar totalmente las cuentas. 3) NUEVO COPIADO : EL sistema creará un nuevo Plan de cuentas exclusivo para la compañía, copiando los datos desde el Plan de cuentas de otra compañía. Los Anexos se crearán sin datos. El usuario podrá modificar este Plan de Cuentas para adaptarlo a las necesidades de la nueva empresa.
CIA MODELO
Código de compañía cuyo Plan de cuentas se tomará como modelo para las opciones 2 y 3. Para las opciones 2 y 3 , las Tablas Generales, se crearán con los datos de la compañía modelo.
e. - Mantenimiento de la Tabla de usuarios. (Ver detalle a continuación) Esta opción permite la creación , modificación o eliminación de los usuarios del sistema. Al ingresar al sistema, el usuario deberá ingresar su CÓDIGO y PASSWORD. La composición de datos de la tabla de usuarios es la siguiente : CÓDIGO DE USUARIO
Identificación de usuario , puede tener hasta 5 letras o números.
NOMBRE
Nombre del usuario , hasta 40 letras
TIPO DE USUARIO
Identifica el tipo de usuario. O : Operador M : Master ( Administrador) Los usuarios tipo O, sólo pueden modificar su NOMBRE o PASSWORD
- 99 -
Los usuarios tipo M, pueden crear nuevos usuarios, eliminar o modificar los datos de cualquier usuario. En la versión de red los usuarios tipo M pueden ingresar a todas funciones del sistema, y los usuarios tipo O solo pueden ingresar a las funciones que se le autorice en la opción de USUARIOS/PROGRAMAS. PASSWORD
Clave secreta del usuario de hasta 6 letras o números. Es un dato no visible.
Nota : con las teclas Alt + K , se puede modificar el PASSWORD.
f. - Mantenimiento de la Tabla de Usuarios-Programa. Disponible solo para la versión en redes y nos permite asignar los diferentes programas del sistema a un un usuario específico, ya ya sea individualmente o por rangos.
- 100 -
g. -Mantenimiento de Usuarios / Compañia Nos permite mantener la lista de compañias que dispone el sistema que se le van a asignar a los usuarios.
- 101 -
h. – Inicialización de Balance El programa inicializa los archivos de Balance, Centro de Costos, Cuentas Automáticas, y Movimiento Mensual i.- Histórico de reportes en disco. Nos permite consultar e imprimir cualquier reporte que se haya guardado en disco. (*.PRN) j.- Verifica Comprobantes. Comprobantes. Nos permite visualizar aquellos comprobantes y cuentas contables mal configuradas en el sistema.
- 102 -
ASIENTOS AUTOMÁTICOS 1.- PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO C AMBIO Este proceso permite generar en forma automática un asiento para para cancelar los saldos de cuentas, anexos o documentos en soles o dólares originados por la diferencia de cambio. Para cancelar los saldos en sistema selecciona los saldos saldos del balance (Nivel de saldo 1), saldos por anexos (Nivel de saldo 2) o los documentos pendientes (Nivel de saldo 3) que tienen el saldo en dólares mayor a 0 y el saldo en soles igual a 0 o viceversa, y genera en forma automática dos asientos contables (uno para dólares y otro para soles). Por ejemplo : La contabilización del cargo y abono de una factura en dólares se realizó en la cuenta 121001 de la siguiente manera : DÓLARES
TIPO
DOCU. FECHA
DEBE HABER
FT 0030 30-01-94 US
1000
FT 0030 30-03-94 US SALDO
SOLES CAMBIO 2.15
1000
DEBE HABER 2150
2.20
2200
---------------
-----------------
0
50
Como de observa, el asiento del 30-01-94 al igual que el abono del 30-03-94 se realizaron en dólares. El saldo del documento en la columna de dólares es 0, pero el saldo en soles es acreedor, por que se ha producido una diferencia de cambio (ganancia) de 50. Si realizamos una consulta de ANALISIS DE CUENTA, este documento documento será mostrado como pendiente, ya que el saldo en dólares esta en 0, pero tiene un saldo en soles. En la práctica puede producirse la situación inversa, de que el documento este cancelado en soles, pero tenga saldo en dólares por la diferencia de cambio. El sistema detectará ambos casos y "cancelará" el saldo pendiente en dólares o soles.
- 103 -
Para que el sistema "cancele" automáticamente el saldo de diferencia de cambio debe realizarse lo siguiente : 1) Crear la Tabla General 55, con los parámetros necesarios, indicando las cuentas que se deben regularizar, subdiario a utilizar (exclusivo para esta operación) y cuentas de ganancias y pérdidas de diferencia de cambio. Las cuentas deben ser aquellas de Clientes , Proveedores, personal y otras que el usuario determine, y que como características deben tener indicado en Plan de cuentas lo siguiente: Si la cuenta tiene Nivel Nivel de saldo 3 debe tener documento de referencia igual a " S" 2) Crear en la Tabla General 02 , el subdiario asignado para el asiento de regularización (exclusivo). 3) Después de un proceso de consolidación previo y además la generación del archivo de análisis por cuenta, debe realizarse la REGULARIZACION DE DIFERENCIAS DE CAMBIO procesando las siguientes opciones : - Genera Diferencias . - El sistema crea un archivo con los saldos de documentos por regularizar. Estos documentos corresponden a los indicados en la Tabla General 55, y que tienen el saldo en dólares en 0 y saldo pendiente en soles o viceversa. - Consulta / Elimina . - Permite visualizar los anexos o documentos con saldos irregulares y eliminar algunos de ellos que no correspondan para la regularización. - Impresión .- Permite imprimir los anexos o documentos por regularizar. - Genera asiento .- Crea un asiento automático en el subdiario indicado en la Tabla General 55, con los siguientes números de comprobantes : MM0001 DÓLARES MM0002 SOLES - Proceso de Consolidación.Consolidación.- Debe repetirse el proceso de consolidación para que incluya los asientos generados. - Generación de archivos de Análisis de Cuenta .- Debe repetirse el proceso para que incluya el asiento generado. Estos dos últimos procesos procesos no requieren un orden específico.
- 104 -
EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 55 AFP. FINANCIERA S.A.
TABLAS GENERALES
PAG. 1
CLAVE
DESCRIPCION 1...5...10...5...20...25...30...35...40...45...50...55...60 --------------------------------------------------------------------------55 PARÁMETROS PARA REGULARIZACION DIF. CAMBIO CAMBIO -- ---------------------------------------------------------------------
CTA1 CTA2 CTA3 CTA4 CTA5 CTA6 CTA7 SUB XGA
121001 121002 121003 121004 141001 421001 421002 25 776001
FACTURAS POR COBRAR - M.N FACTURAS POR COBRAR - U.S. LETRAS POR COBRAR -M.N LETRAS POR COBRAR - U.S CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL FACTURAS POR PAGAR MN FACTURAS POR PAGAR US SUBDIARIO DE REG. DIF. CAMBIO GANANCIA POR DIF. CAMBIO
XGP
676001
PÉRDIDA POR DIF. CAMBIO (ojo 9XX si trabaja con la clase 9)
Notas : CLAVE CTAXX En la columna 1 se debe indicar la cuenta que se regularizará. CLAVE SUB En la columna 10 se indicará el subdiario para generar el asiento automático, este subdiario debe ser para el uso exclusivo de este proceso. CLAVE XGA En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia CLAVE XGP En la columna 1 debe indicarse la cuenta de pérdida , 67X o 9XX según corresponda. Las cuentas por regularizar deben tener Nivel de Saldo 2 (con Anexo) o 3 (con documento de Referencia "S") Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas El subdiario debe estar en la Tabla General 02.
- 105 -
b.- PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA DE CAMBIO - FASB 52 El proceso de ajuste por diferencia de cambio permite generar un asiento automático que actualiza los saldos de las cuentas en dólares al tipo de cambio del último día del mes. Para facilitar este proceso es conveniente que en el Plan de cuentas estén separadas las cuentas de soles y dólares en forma clara, es decir que la moneda de referencia sea MN o US., especialmente en los que se refiere a bancos, clientes y proveedores. Para realizar el ajuste, el sistema ubica las cuentas que se deben ajustar en la Tabla General 58 y toma en consideración el Nivel de saldo de la cuenta asignado asignado en el Plan, generando el asiento de ajuste según lo siguiente : Nivel 1
Ajuste a 6/8 dígitos
2
Ajuste por cada código de anexo
3
Ajuste por cada documento
Las cuentas que tengan especificado en el Plan, como código de moneda soles (MN), y que se encuentren en la Tabla, se ajustará en forma automática el saldo en dólares. Si la cuenta tiene especificado dólares (US) se ajustará el saldo en soles. Las cuentas de bancos (104xxx) con nivel de saldo 2 y con tipo de anexo 0, pueden tener la moneda de referencia en blanco pues se ajustan sólo si el anexo respectivo tiene como moneda de referencia US o MN. PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR EL PROCESO DE AJUSTE 1) Crear la Tabla general 58 , con los parámetros necesarios. Cuentas por ajustar, tipo de cambio a usar, subdiario y cuentas de ajuste por ganancias y pérdidas. (ver ejemplo) 2) Crear en la Tabla General 02 , el subdiario asignado para el asiento de ajuste, este subdiario debe ser exclusivo para este proceso. 3) Después de un proceso de consolidación previo, de la generación del archivo de análisis de cuenta y de haber efectuado el proceso de las Regularizaciones por diferencia de cambio, debe realizarse el AJUSTE AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO FASB 52, procesando las siguientes opciones : - Calcula Diferencias . - El sistema sistema crea un archivo con los importes por ajustar de cada cuenta . Estos cuentas corresponden a las indicadas en la Tabla General 58, y que tienen el saldo mayor a 0. El sistema crea registros según el nivel de saldo Nivel 1 .- Un registro por cuenta Nivel 2 .- Un registro por cada anexo - 106 -
Nivel 3.- Un registro por por cada documento pendiente El sistema requiere que las cuentas indicadas en la Tabla General 58 , corresponden a saldos en dólares o soles. Para el caso de las cuentas de bancos, el sistema efectuará el ajuste sólo si el anexo tiene moneda de referencia US o MN. - Consulta / Elimina . - Permite visualizar los importes por ajustar y eliminar algunos de ellos que no correspondan para el ajuste. - Impresión .- Permite imprimir los saldos por ajustar. - Genera asiento .- Crea un asiento automático en el subdiario indicado en la Tabla General 58, con el siguiente numero de comprobante : MM0001 SOLES MM0002 DÓLARES - Proceso de Consolidación.Consolidación.- Debe repetirse el proceso de consolidación para que incluya los asientos generados. - Generación de archivos de Análisis de Cuenta .- Debe repetirse el proceso para que incluya el asiento generado. Estos dos últimos procesos procesos no requieren un orden específico. EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 58 AFP. FINANCIERA S.A.
TABLAS GENERALES
PAG. 1
CLAVE
DESCRIPCION 1........5......10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60 --------------------------------------------------------------------------58 PARAMETRO PARA PARA EL AJUSTE POR POR DIF. CAMBIO FASB 52 -- ----------------------------------------------------------------------------
CTA01
104000
M
CUENTAS CORRIENTE BANCOS
CTA02
121001
M
FACTURAS DÓLARES
SUB
56
XGA
776001
GANANCIAS
XGP
940100
PÉRDIDAS (ojo 67X si trabaja con la clase 6)
SUBDIARIO PARA ASIENTO
- 107 -
Notas : CLAVE CTAXX En la columna 1 del campo Descripción se debe indicar la cuenta que se ajustará. En la columna 10 se debe indicar el tipo de cambio a usar para el ajuste: M = TIPO DE CAMBIO COMPRA V = TIPO DE CAMBIO CAMBIO VENA CLAVE SUB En la columna 10 se indicará el subdiario para generar el asiento automático, este subdiario debe ser para el uso exclusivo de este proceso. CLAVE XGA En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia CLAVE XGP En la columna 1 debe indicarse la cuenta de pérdida 67X O 9XX según corresponda. Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas El subdiario debe estar registrado en la Tabla General 02. En la columna 20 se puede indicar la descripción de la cuenta como referencia.
- 108 -
C. AJUSTE POR INFLACIÓN C.1 MANTENIMIENTO DE INDICES DE INFLACIÓN En este mantenimiento se ingresan los índices de precios promedio mensual al por mayor a nivel nacional publicados por el diario El Peruano para realizar el ajuste por inflación.
- 109 -
C.2. CUENTAS AJUSTE ACM En este mantenimiento se debe asignar las cuentas ACM a las cuentas que se van a ajustar, ya sea cuentas de balance (Tipo B), B), Ganancias y pérdidas por Naturaleza (Tipo N) y Ganancias y Pérdidas por Función (tipo F). Previamente debe registrarse en el plan de cuentas estas cuentas ACM. El módulo tiene una opción dentro del menú de creación en donde se puede configurar un rango de cuentas por medio de el comodín (*) para establecer las cuentas a ajustar. Ej.
C.3. GENERACIÓN DE ARCHIVO DE AJUSTE POR INFLACIÓN I NFLACIÓN Este programa hace el cálculo de ajuste por inflación de todas las cuentas configuradas en la sección 13.b. Previo a este cálculo se debe configurar en la tabla general 95 los subdiarios de ajuste por inflación para balance, G y P por naturaleza y función así como la cuenta REI. Ej.
- 110 -
Este programa tiene dos partes, el cálculo previo que permite ser visualizado por pantalla y la generación del archivo de ajuste por inflación que va a servir para generar el asiento y/o poder modificarlo. Cabe recalcar que este archivo no es histórico, es decir se genera el ajuste a un mes y luego se procede a generar el asiento. C.4. MANTENIMIENTO DE ACHIVO DE AJUSTE POR INFLACIÓN En este mantenimiento uno puede modificar el archivo de ajuste por inflación generado en la sección 13.c. C.5. GENERACIÓN DE ASIENTO DE AJUSTE POR INFLACION Esta opción genera el asiento contable en base a la sección 13.d. El módulo de ajuste por inflación se puede generar mensual, semestral o anualmente dependiendo de las particularidades de cada compañía. El asiento de Ganancias y Pérdidas por función va a estornar las cuentas de Ganancia y Pérdida por diferencia de cambio configuradas en la tabla general 58 (XGAN y XPER). El orden para generar los asientos de Ganancias y Pérdidas sería primero el de Función y luego el de Naturaleza. Entre la generación de este asientos es necesario el procesar la consolidación previa (cierre) del mes respectivo a ajustar.
- 111 -
RECOMENDACIONES PARA LA CONTABILIDAD BIMONETARIA A) Registro de comprobantes Los comprobantes deben registrarse en la moneda en que se realizó la operación, indicándose el tipo de cambio que se usará para se convierta de dólares a soles o viceversa. Esto simplifica el registro de los comprobantes ya que evita el trabajo manual de conversión de los importes, y además permite obtener todos los estados financieros en soles y dólares simultáneamente. B) Tipo de Cambio a usar. Debe definirse el tipo de cambio que se usará para cada tipo de comprobante, especialmente en lo referente a Ventas, Compras , y operaciones con bancos. El sistema permite tener en la Tabla de tipo de cambio, el de compra y venta por cada día. También es posible registrar un comprobante con un tipo de cambio especial. C) Cuentas Contables en soles y dólares. En el plan de cuentas deben definirse cuentas separadas para las operaciones de soles y dólares , especialmente en las cuentas por cobrar y por pagar, porque se esta manera se simplifica el ajuste mensual de diferencia de cambio. D) Registro de operaciones de bancos La comprobante de operaciones de bancos deben registrarse en la moneda en que se realizan, para evitar diferencias de conversión en la conciliación bancaria. Por ejemplo , si se paga una factura de proveedor en soles con un cheque en dólares, debe registrarse el comprobante en dólares. E) Regularización de diferencias de cambio En la cobranza de facturas de clientes o pago a proveedores, deben registrarse los comprobantes en la moneda de la operación. El sistema tiene una opción automática que permite regularizar las diferencias de cambio del mes generando un asiento. Ejemplo 1: Factura emitida en dólares 1,000.00 , tipo de cambio 2.20, equivale a S/. 2,200.00 Abono de la Factura en dólares 1,000.00, tipo de cambio 2.10, equivale a S/. 2,100.00 El sistema detecta el saldo en soles de S/. 100.00 y genera un asiento de pérdida por diferencia de cambio en soles sin conversión a dólares. Ejemplo 2: Factura emitida en soles 1,000.00 , tipo de cambio 2.20, equivale a US. $ 454.55. Abono de la Factura en soles 1,000.00, tipo de cambio 2.10, equivale a US $. 476.19. El sistema detecta el saldo en dólares de US $ -21.64 y genera un asiento de ganancia por diferencia de cambio en dólares sin conversión a soles. F) Ajuste por diferencia de cambio FASB 52 El sistema dispone de una opción para ajustar los saldos de las cuentas en dólares al tipo de cambio compra o venta del último día del mes. Este ajuste se realiza en forma global por cuenta o detalladamente cuando corresponde a documentos de clientes o acreedores. Para facilitar este ajuste en conveniente que las cuentas en dólares estén claramente definidas en el Plan de cuentas.
- 112 -
CAPITULO 4 PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA C ARGA INICIAL DE DATOS 1) Planeamiento - Usuarios y responsabilidades Cada persona debe tener una responsabilidad en la fase de instalación y operación del sistema. - Subdiarios a manejar Los diferentes canales de información o archivos deben estar identificados por un subdiario -Esquema de Trabajo Se debe establecer si se codificaran asientos o si estos se prepararan directamente en el terminal pos cada usuario. También se opta por una solución mixta. - Forma de Contabilización Debe definirse si se va afectar la clase 9 en los asientos para luego generar la 6 y 79 automáticamente o si se codifica vía la clase 6 para generar la 9 y 79 en base al centro de costo. Esto es importante para la definición del Plan de Cuentas. - Aprovisionamiento de datos Debe establecerse la fuente para obtener códigos de clientes, proveedores, personal, bancos, saldos de inicio, procedimientos de documentos. - Calendarios de cierres mensuales Es aconsejable que se establezcan metas para el cierre de operaciones y obtención de la información contable diaria o mensual, para que el personal tenga claramente asignada su carga de trabajo. - Procedimiento diario de Backup (Copia de seguridad de los archivos) El backup es de responsabilidad del usuario. Los usuarios deben establecer la forma mas adecuada para obtener un backup diario del directorio del Sistema de Contabilidad (directorio CONCAR y subdirectorios correspondientes), al finalizar la la jornada. Este backup se efectuará con los recursos de software y hardware de que se disponga. Si es que se utiliza en procedimiento que Real Systems S.A. le proporciona como ejemplo, este debe ser modificado y actualizado de acuerdo a los volúmenes de datos que maneja la empresa, numero de empresas y ejercicios que se tiene abiertos. 2) Definición de datos de las Tablas generales 3) Definición de las cuentas contables 4) Definición de Anexos 5) Carga de datos 6) Listados de las Bases de datos 7) Preparación del Asiento de inicio 8) Codificación / Transcripción de asientos. 9) Proceso Mensual de Prueba 10) Emisión de Reportes
- 113 -
CAPITULO 5 ANEXO 1 EJEMPLO DE COMPROBANTES ANEXO 1 EJEMPLO DE COMPROBANTES 1) Provisión por Compras DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE SUBDIARIO 04 Registro de Compras COMPROBANTE 080005 FECHA DE COMPROBANTE 20-08-95 MONEDA US Dólares CONVERSION S (Se convierte a soles) TIPO CONVERSION V (Utilizará cambio venta) MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTES CUENTA ANEXO CEN. F
IMPORTE
DOCUMENTO
40101 42101 63501
180 1,180 1,000
FT 001-1234
10225562
010
D H D
20-08-95
2) Cancelación de la factura con cheque DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE SUBDIARIO 02 Bancos COMPROBANTE 080003 FECHA DE COMPROBANTE 25-08-95 MONEDA US Dólares CONVERSION S (Se convierte a soles) TIPO CONVERSION V (Utilizará cambio venta) MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTES CUENTA ANEXO CEN. F
IMPORTE
DOCUMENTO
42101 10401
1,180 1,180
FT 001-1234 CH 014222
10225562 0101
D H
30-08-95 30-08-95
EXPLICACION DE LOS ASIENTOS En la provisión de la compra, la afectación de la cuenta 42101 - Facturas por pagar - Dólares, se registra el código del anexo (proveedor), tipo de documento FT (factura) y el numero de documento. En la cancelación de la factura al afectar la cuenta 42101, se debe indicar el mismo código de anexo, tipo de documento FT (Factura) y numero de documento, con el fin de que el saldo de dicha factura no figure como pendiente en el reporte de facturas pendientes. La cuenta 63501 Alquileres , tiene registrado el centro de Costo 010, que el sistema lo utilizará para transferir a la clase 9 y para obtener los reportes de Costos. La cuenta 42101 Facturas por pagar - Dólares, ha sido configurada en el Plan de cuentas con las siguientes características : NIVEL DE SALDO : 3 Saldo por cuenta, anexo y documento ANEXO : P Proveedores CENTRO DE COSTO : N No
- 114 -
DOCUMENTO DE REFERENCIA LONGITUD DE NRO DE DOC. MONEDA DE REFERENCIA
: : :
S 10 US
Si Hasta 20 dígitos Dólares
La cuenta 63501 Alquileres Alquileres ha sido configurada configurada en el Plan de cuentas con las siguientes siguientes características : NIVEL DE SALDO : 1 Saldo por cuenta, anexo ANEXO : Sin anexo CENTRO DE COSTO : S Si DOCUMENTO DE REFERENCIA : N No LONGITUD DE NRO DE DOC. : 0 MONEDA DE REFERENCIA : Sin moneda En la cancelación de la factura la cuenta 10401 se ha registrado indicando el código de anexo (numero de cuenta corriente), tipo de documento CH (cheque) y el numero del cheque. La cuenta 10401 Banco del Norte, ha sido configurada en el Plan de cuentas con las siguientes características : NIVEL DE SALDO : 2 Saldo por cuenta, anexo ANEXO : 0 Bancos CENTRO DE COSTO : N No DOCUMENTO DE REFERENCIA : S Si LONGITUD DE NRO DE DOC. : 10 Hasta 20 dígitos MONEDA DE REFERENCIA : Sin moneda CONCILIACION BANCARIA : S Si En esta cuenta no es necesaria la moneda , ya que para el caso de bancos se define en el anexo.
- 115 -
ANEXO 2 CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS El Sistema de Contabilidad permite incluir asientos contables producidos en forma automática desde otros sistemas del usuario. Por ejemplo si se dispone de un Sistema de Facturación, el usuario puede preparar un programa para producir el asiento contable y grabarlo en un archivo en diskette o disco duro y luego cargar este asiento en el sistema de Contabilidad, evitándose la digitación. Estos asientos pueden producirse en forma diaria, semanal, mensual y la afectación contable y numeración de comprobantes deben ser definidas por el usuario contable. Para esto se debe producir dos archivos los cuales deben contener los asientos que se van a agregar. Estos archivos pueden crearse en diskette o disco duro. Los comprobantes deben ser numerados correlativamente por subdiario y mes contable. El usuario debe decidir si mantendrá un archivo de control de numeración de comprobantes para cada sistema que origina el comprobante, o si desea puede utilizar el archivo de control de numeración CNUXXAA.DBF (Donde XX = Compañía y AA = Ejercicio) para obtener dicha numeración. Se recomienda que cada sistema que genera comprobantes tenga asignado un numero de subdiario exclusivo para tener un mejor control de la numeración. La numeración de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente estructura (EJEMPLO) : SUBDIARIO
COMPROBANTE
04 04
010001 010002
ENERO
04
020001
FEBRERO
05 05
010001 010002
ENERO
05
020001
FEBRERO
Los dos primeros dígitos del comprobante indican el mes contable u debe coincidir con la fecha del comprobante Los dos archivos son los siguientes : CCXXXXAA CDXXXXAA
- Comprobantes Cabeceras - Comprobantes Detalles
Ejemplo CC000199 Ejemplo CD000199
En donde XXXX es el código de la compañía y AA el año del ejercicio contable. En el archivo de Cabeceras debe existir un registro por cada comprobante, y el archivo de detalles deben existir varios registros por comprobante. Los campos de relación son los campos SUBDIA y COMPRO.
- 116 -
DICCIONARIO DE DATOS ================================================================= CAMPO DESCRIPCION T LG DC ================================================================= CNUXXAA CONTROL DE NUMERACION 1 CTSUBDIA
CÓDIGO DE SUBDIARIO
C
2
2 CTANO
AÑO
C
2
3 CTMES
MES
C
2
4 CTNUMER
ULTIMO NRO DE COMPROBANTE AUTOMATICO
N
4
5 CTFECCRE
FECHA DE CREACION
D
8
6 CTFECACT
FECHA DE MODIFICACION
D
8
NOTAS 1.- Existe un archivo CNUXXAA.DBF por cada ejercicio contable y Compañía. Ejemplo CNU0196.DBF 2.- El archivo CNUXXAA.DBF tiene un índice CNUXXAA1.NTX con la siguiente estructura: e structura: CTSUBDIA+CTANO+CTMES 3.- El archivo CNUXXAA.DBF es usado por los programas de registro de comprobantes por lo que si se desea actualizar deben usarse las convenciones para manejo de red. 4.- Para actualizar un registro del CNUXXAA.DBF , debe buscarse dicho registro por los campos indicados en el índice, si no existe el registro debe crearse y luego incrementar el campo CTNUMER en 1, regrabandose inmediatamente.
- 117 -
================================================================ CAMPO DESCRIPCION T LG DC. ================================================================ CCXXXXAA COMPROBANTES - CABECERAS 1 CSUBDIA
SUBDIARIO (TABLA 02)
C
2
2 CCOMPRO
NUMERO DE COMPROBANTE (MMNNNN) Los dos primeros dígitos son el mes contable y los 4 siguientes el numero correlativo
C
6
3 CFECCOM
FECHA DE COMPROBANTE (AAMMDD)
C
6
4 CCODMON
CÓDIGO DE MONEDA US = Dolar , MN=Soles
C
2
C
1
5 CSITUA
SITUACION ( P = PENDIENTE , F = FINALI.)
6 CTIPCAM
TIPO DE CAMBIO (solo para CTIPO = C )
N
10 4
7 CGLOSA
GLOSA
C
40
8 CTOTAL
IMPORTE TOTAL DEL COMPROBANTE
N
14 2
C
1
C
1
11 CDATE
FLAG DE CONVERSION DE MONEDA S= Si se convierte , N= No se convierte FECHA DE ACTUALIZACION (DATE)
D
8
12 CHORA
HORA DE ACTUALIZACION
C
6
13 CFECCAM
FECHA DE TIPO DE CAMBIO (PARA CTIPO=F)
C
6
14 CUSER
USUARIO ACTUALIZADOR
C
5
15 CORIG
SISTEMA DE ORIGEN
C
2
16 CFORM
MANUAL / AUTOMATICO
C
1
17 CTIPCOM
TIPO COMPROBANTE
C
2
18 CEXTOR
COMPROBANTE EXTORNADO
C
1
9 CTIPO 10 CFLAG
TIPO DE CONVERSION C=Especial ,M=Compra , V=Venta
- 118 -
================================================================ CAMPO DESCRIPCION T LG DC. ================================================================ CDXXXXAA COMPROBANTES - DETALLES DEL ASIENTO ASIENTO 1 DSUBDIA
SUBDIARIO
C
2
2 DCOMPRO
NUMERO DE COMPROBANTE
C
6
3 DSECUE
4
4 DFECCOM
SECUENCIA C Correlativo desde 0001 por cada comprobante FECHA DE COMPROBANTE C
5 DCUENTA
CUENTA CONTABLE
C
8
6 DCODANE
CÓDIGO DE ANEXO
C
18
7 DCENCOS
CENTRO DE COSTO (TABLA 05)
C
6
8 DCODMON
CÓDIGO DE MONEDA
C
2
C
1
9 DDH
DEBE HABER
(D=Debe,H=Haber)
6
10 DIMPORT
IMPORTE
N
14 2
11 DTIPDOC
TIPO DE DOCUMENTO
C
2
12 DNUMDOC
NUMERO DE DOCUMENTO
C
20
13 DFECDOC
FECHA DE DOCUMENTO
C
6
14 DFECVEN
FECHA DE VENCIMIENTO
C
6
15 DAREA
CÓDIGO DE AREA
C
3
16 DFLAG
FLAG DE CONVERSION DE MONEDA (S , N) C
1
17 DXGLOSA GLOSA DEL MOVIMIENTO
C
30
18 DDATE
FECHA DE ACTUALIZACION
D
8
19 DCODANE2
CODIGO DE ANEXO AUXILAR
C
18
20 DUSIMPORIMPORTE EN DOLARES
N
14 2
21 DMNIMPOR
N
14 2
C
2
IMPORTE EN SOLES
22 DCODARC TIPO COMPROBANTE
- 119 -
