Manual ACL (Curso SPA)

Curso ACL Abril, 2007 Relatores: Germán Muñoz Matías Fernández

Cur so entr entr enamiento ACL

PLANIFICAR LA UTILIZACIÓN DE ACL Panorama El proceso exacto para utilizar ACL varia de acuerdo con las circunstancias pero los pasos principales son los establecidos establecidos en el siguiente cuadro:

Las tres primeras etapas son de planificación planificación y son clave para obtener los mejores resultados al utilizar ACL.

1 Determinar si ACL es apropiado Para decidir si se utiliza o no ACL en una auditoria, una breve evaluación de los siguientes temas debe indicar si los beneficios superan a los costos: • objetivos y problemas de auditoria clave • volumen y profundidad de la información que se lleva en el computador • facilidad para "bajar" (downloding) los datos

Objetivos y problemas ACL es más útil cuando hay un problema en una auditoria que debe ser resuelto. Puede ser evaluar la magnitud de los créditos incobrables, provisiones por incobrables o por obsolescencia de inventarios,

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Cur so entr entr enamiento ACL examinar la efectividad del sistema de cobranzas o simplemente acelerar el tiempo de verificación de los cálculos. Cualquiera fuera la razón, debe haber un propósito central que guíe y se beneficie al utilizar ACL. Generalmente se utiliza ACL para realizar pruebas sustantivas. Si existe la necesidad de determinar si los ítems son incorrectos, o es necesario cuantificar un problema o identificar ciertos ítems, entonces debe utilizarse ACL. Normalmente Normalmente ACL no lo asiste con los procedimientos de control aunque puede inferirse que si no existen errores entonces los procedimientos deben ser operativos. ACL puede ser utilizado para pruebas de cumplimiento cuando se chequean los controles basados en el computador donde sea posible re-ejecutar los controles de edición, apareos y otros procedimientos basados en el computador.

Volumen Tradicionalmente las técnicas de interrogación de bases de datos son apropiadas cuando existen grandes volúmenes de transacciones de pequeño valor. Por lo general, esto también es aplicable a ACL y cuanto mayor sea el volumen de los datos, tanto mayor será la utilidad de ACL para la investigación. Si existen menos de unos pocos cientos de registros, entonces será poco probable que ACL proporcione beneficios respecto del trabajo manual. Para grandes bases de datos, digamos más de 100,000 registros, entonces debe calcularse el tamaño del disco requerido.

Facilidades para la "bajada" de datos (Downloading) Si existen gastos significativos al utilizar ACL es probable que se incurra en ellos cuando se bajan los datos. Los datos tienen que ser transferidos desde el computador "host" a la PC que corre el programa ACL o al servidor de una red a la que se pueda acceder desde la PC del auditor. Esto puede ser bastante simple y tomar sólo unos pocos minutos o ser más complejo e implicar escribir una consulta o un informe. Una vez que se estableció y se utilice un método de downloading para un sistema o computador en particular, los downloadings subsiguientes son normalmente directos y los costos (si los hubiera) serán conocidos. Sin embargo, la primera vez será necesario realizar una estimación de tiempos y costos.

Conclusión respecto de cuando utilizar ACL Los beneficios probables que se originen al utilizar ACL pueden juzgarse a partir partir de los objetivos de auditoria y los problemas que se espera encontrar, así como del volumen y amplitud de los datos. Además debe prestarse atención a la utilidad de los análisis adicionales, respecto respecto de los que proporciona en la actualidad el sistema. La utilización de ACL puede reemplazar otras pruebas y dar origen a un ahorro global de tiempo. También otra razón por la cual utilizar ACL puede ser la de ampliar el alcance, en cuyo caso deben definirse los costos extras. Claramente, los costos al utilizar ACL deben compensar los beneficios. En resumen, ACL debe ser utilizado en auditorias donde: • existe un propósito o razón central • hay un número razonable de registros • existe una profundidad de información en los ítems • la transferencia de datos es técnicamente factible a un costo razonable y los volúmenes pueden ser alojados en una PC o redes.

Objetivos de auditoria En auditorias de r utina puede utilizarse ACL para alcanzar los siguientes objetivos: -Exactitud matemática -Revisión -Revisión analítica -Validación (Pruebas de excepción, Comparaciones y Duplicados) -Completitud (Saltos (Saltos en la secuencia numérica numérica )

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Cur so entr entr enamiento ACL -Corte -Otros Objetivos de Auditoria .

Determinar los requerimientos de datos Una vez que haya decidido utilizar ACL y haya definido los objetivos, es necesario establecer cuales son los datos requeridos. Con frecuencia este es un proceso bidireccional en el que las pruebas que van a realizarse están limitadas por los datos disponibles. Puede que sean necesarios datos de más de una base o aún de más de un sistema sistema computadorizado. Tomemos un ejemplo, existencias, podría solicitarse el maestro. Este podría contener cantidades, costos y detalles de cada partida. Para buscar los ítems de baja rotación puede que sea necesario una base de datos histórica con los detalles de todos los movimientos. De igual manera, para controlar si cualquiera de los costos es más alto que el precio de venta, se requiere una base de datos separada de los precios de venta del sistema de ventas.

Revisión y Mantenimiento Deben establecerse estándares para la utilización de ACL. Ellos pueden variar de organización en organización dependiendo del uso que quiera dársele a ACL y de los procedimientos existentes, estilo y cultura de la organización. Sin embargo los mismos deben incluir: • establecimiento de objetivos objetivos • documentación requerida • reconciliación/controles reconciliación/controles a las la s bases de datos importadas • revisión del trabajo realizado Normalmente es más fácil pedir la base de datos completa ya que los departamentos de IT no necesitan realizar ningún procesamiento. Sin embargo, para los tipos de archivo de longitud fija no es n ecesario definir cada uno de los campos en el Data Definition Wizard (editor de definiciones de registros) de ACL. Solo aquellos campos que lo requieran necesitan ser definidos.

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Cur so entr enamiento ACL

COMPUTER-ASSISTED AUDIT TESTING (CAATS)

Definición: Es un procedimiento electrónico para testear archivos de datos, orientado a detectar excepciones o realizar evaluaciones analíticas.

Ventajas de pruebas CAAT • • •

Gran eficiencia, CAATs puede alcanzar todas las transacciones Ahorra tiempo de análisis en la auditoria Brinda confianza, según los resultados, cuando no es posible confiar en controles

Cuando aplicar pruebas CAAT? • • • •

Grandes volúmenes de información Necesidad de cubrir un amplio espectro de transacciones Mejorar la eficiencia Necesidad de información detallada

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UTILIZANDO ACL Apertura de base de datos y visualización de datos ¿Cómo lee los datos ACL? ACL utiliza tablas para describir la ubicación, el diseño y el contenido de los datos de origen. Usted crea vistas para mostrar los datos de sus tablas. Puede crear muchas vistas diferentes para cada tabla.

Para iniciar un proyecto nuevo en ACL 1. 2.

Seleccion e Archivo » Nuevo » Proyecto . Especifique la ubicación y nombre de archivo para el archivo del proyecto.

ACL abre el nuevo proyecto en blanco. Para trabajar con un nuevo origen de datos, en primer lugar debe crear una nueva tabla. Existen dos maneras de crear una tabla:

Crear tablas con el asistente Definir datos se refiere al proceso de crear una tabla. Después de crear un proyecto y seleccionar los datos de origen se debe indicar a ACL qué tipo de datos está utilizando y cómo se estructuran los datos. ACL agrega los datos de origen al proyecto ACL en forma de tabla. El Asistente de Definición de Datos será la guia a través del proceso de creación de la tabla, de modo que pueda comenzar a analizar los datos. En muchos casos sólo será necesario especificar la ubicación del archivo o de la base de datos y seleccionar la tabla de base de datos que se desea definir.

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Cur so entr enamiento ACL Para crear una tabla con el asistente 1.

Abrir el Asistente de Definición de Datos realizando una de las siguientes acciones:

•

En el menú Archivo, seleccionar Nuevo »Tabla.

•

•

En el menú Datos, seleccione una de las siguientes opciones : Datos externos, Definición externa o Servidor. Cree un nuevo proyecto ACL, luego haga clic en Nuevo en el cuadro de diálogo Seleccionar tabla .

ACL mostrará la ventana 2.

Asistente de Definición de Datos.

Avance por las pantallas del asistente y brinde la información necesaria.

El Asistente de Definición de Datos se adapta al tipo de datos que está definiendo el usuario y omitirá determinados pasos cuando sea adecuado hacerlo.

Aplicación: Crear un proyecto denominado “Curso ACL”, importar los datos del archivo denominado PAYMAST

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La vista de ACL es la siguiente:

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Formato de la tabla La ficha opciones de formato de tabla permiten editar la información acerca de los datos de origen y llevar a cabo otras tareas con el formato de la tabla. Para ver la descripción de todos los campos del archivo ir a siguiente:

Edición/Formato de tabla. La vista es la

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Descripción de los iconos más utilizados Crear un nuevo proyecto

Abrir un proyecto existente

Cerrar el proyecto ya existente

Editar filtros

Editar el formato de la tabla

Agregar, modificar y eliminar columnas

Totalizar

Estadísticas

Unir tablas

Antigüedad

Clasificar

Exportar

Resumir

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Manipular datos utilizando expresiones Las expresiones permiten hacer preguntas sobre los datos. Se utilizan principalmente para crear filtros y campos computados. Las expresiones realizan cálculos, especifican condiciones lógicas para una prueba o crean valores que no existen en una tabla. En ACL, se pueden crear expresiones utilizando el Generador de expresiones . Una expresión puede ser una combinación de campos de datos, funciones, constantes, variables y operadores. Las expresiones varían desde una construcción simple, como QUANTITY * COST hasta las más complejas, como SUBSTRING(UPPER(Nombre);1;3) + STRING(Salario;5). Un filtro es una expresión lógica que le permite seleccionar el tipo de datos que desea ver y con los que desea trabajar. Existen cuatro tipos de expresiones: de caracteres, numéricas, lógicas y de fecha. Por ejemplo, AMT+1 es una expresión numérica, mientras que AMT>1 es una expresión lógica. Sólo ciertos tipos de expresiones pueden ser válidos, dependiendo del punto donde comienza el Generador de expresiones. Por ejemplo, al generar un filtro sólo las expresiones lógicas son válidas.

Expr esiones de caracter es Cuando se desea especificar campos de caracteres, se puede hacer doble clic en el nombre del campo en la lista Campos disponibles , o ingresar el nombre del campo utilizando el teclado. Los nombres de los campos deben deletrearse exactamente como aparecen en la lista Campos disponibles . Las constantes de caracteres deben ir entre comillas dobles o simples. Por ejemplo, PRODCLS="05".

Expr esiones numé ricas Los valores numéricos se restringen al signo menos cuando se aplica, a una coma decimal y a los dígitos que forman el número. Por ejemplo, -234,56.

Expr esiones lógicas Las constantes lógicas verdadero o falso, se ingresan en letras mayúsculas o minúsculas. No es necesario utilizar una puntuación especial.

Expr esion es de fecha Puede especificar constantes de fecha haciendo clic en Fecha en el teclado numérico de expresiones. Aquí aparecerá el selector de fechas, un calendario interactivo que facilita la especificación de fechas con la sintaxis correcta. También se puede ingresar fechas usando el teclado. Las constantes de fecha deben ingresarse con el formato AAMMDD o AAAAMMDD delimitadas con comillas invertidas (el caracter ` ). Por ejemplo, `20001231`.

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Utilizar operadores en expresiones ACL ofrece un número de operadores que pueden ser seleccionados para generar una expresión. Los operadores de precedencias iguales se evalúan de izquierda a derecha. Los operadores pueden ser cualquiera de los siguientes símbolos, en orden de precedencia decreciente: Operador () ^ */+ +> < = >=

Descripción Llamadas de función y paréntesis Menos unario (como en -14) Exponenciación Concatenación de caracteres de multiplicación, división y suma Sumar y restar Mayor que Menor que Igual a Mayor o igual que

<= <> NOT AND o &

Menor o igual que No igual NO lógico Y lógico

OR o |

O lógico

Utilice el Generador computados simples.

de expresiones para crear o editar expresiones ad hoc, filtros, variables y campos

Para colocar elementos en el cuadro de texto Expresión seleccione campos, funciones y variables de las listas, y operadores del teclado numérico de operadores. Si trabaja con tablas relacionadas, puede hacer clic en la lista desplegable De tabla para seleccionar la tabla r elacionada. Después de construir una expresión, puede comprobar su validez haciendo clic en Verificar . Puede guardar la expresión escribiendo un nombre en el cuadro de texto Guardar como y haciendo clic en Aceptar. Para crear una expresión en el Generador de expresiones 1. • • • • •

Abra el Generador de expresiones procediendo de la siguiente manera: En el cuadro de diálogo haga clic en Si o en Expr. Haga clic en el botón Editar el filtro de vista en la vista. Seleccione Edición en la barra de menús, elija Variables y haga clic en Nuevo. Seleccione Edición en la barra de menús, elija Filtros y haga clic en Nuevo. Seleccione Edición en la barra de menús, elija Formato de tabla y haga clic en filtro de datos .

El método utilizado para mostrar el construirse. •

Agregar un nuevo

Generador de expresiones determina el tipo de expresión que puede

Crear la expresión seleccionando elementos de los diferentes cuadros de listas, haciendo clic en los operadores e ingresando los valores que sean necesarios. Haga doble clic en un elemento de la lista para seleccionarlo.

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•

•

• •

Haga clic en Verificar para comprobar la validez de la expresión que ingresó. Aparecerá un mensaje que le indicará si la expresión es válida para su uso con ACL. Si se trata de una expresión que desea volver a utilizar, ingrese un nombre en el cuadro de texto Guardar como. Esto resulta de especial utilidad para evitar la reconstrucción de expresiones complejas. Las expresiones sin nombre no se guardan. Haga clic en Aceptar para crear la expresión y cerrar el Generador de expresiones. El nombre de su expresión se copia en el cuadro de texto desde donde se accedió al Generador de expresiones . Si no le asignó un n ombre a la expresión, se copiará la expresión completa.

La pantalla del generador de expresiones es la siguiente:

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Calcular estadísticas descriptivas en campos numéricos El comando Estadísticas se utiliza para obtener un panorama de la tabla antes del procesamiento detallado. Puede resaltar rápidamente las irregularidades de la tabla, lo que puede establecer una dirección para sus enfoques o análisis subsiguientes. El comando Estadísticas brinda la siguiente información para los campos n uméricos: •

• • • • •

Recuentos de registros, totales de campo y valor de campo p romedio para valores de campo positivo (débitos), valores de campo cero, valores de campo negativo (créditos), todos los registros en la tabla Valor absoluto Intervalo (la diferencia entre los valores mínimo y máximo) Desviación estándar de los campos Valores más altos de los campos Valores más bajos de los campos

Además de mostrar la información estadística descrita anteriormente, ACL almacena una cantidad de valores en variables especiales. Para utilizar el comando Estadísticas Seleccione Analizar »Estadístico »Estadísticas para ver el cuadro de diálogo Estadísticas .

Aplicación: Si seleccionamos las estadísticas del campo “Salary” obtendremos:

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Cur so entr enamiento ACL En este caso se seleccionaron los cinco más altos y bajos, este número es definido de acuerdo a los requerimientos particulares de la prueba.

Uso de Filtros Para crear un filtro de datos ACL muestra una nueva condición de filtro y ajusta la visualización de los datos. Puede continuar agregando condiciones de filtro hasta que en el área de visualización de datos aparezan sólo los datos que usted desea. Cuando termine de definir las condiciones de filtro , haga clic en ACL muestra el cuadro de diálogo Guardar filtro como.

Aceptar entrada para aceptar el filtro .

Ingrese un nombre para el nuevo filtro , por ejemplo, registro de detalles. Si el nombre del filtro ya existe, ACL muestra un mensaje y no le permite sobrescribirlo. Haga clic en

Aceptar para guardar el filtro . ACL le pregunta "¿Desea mantener este filtro activo?"

Puede cambiar o eliminar el filtro de datos haciendo clic en la lista desplegable Campos/ filtro y eligiendo otro filtro de datos, o eligiendo Todos los campos para mostrar todos los tipos de registro. Dado que el filtro Registros de detalles está activo, los datos filtrados son condicionales en ese filtro. Al definir campos, el nombre del filtro de datos activo aparecerá en el cuadro de texto de la condición Si en la pantalla Definición del campo de datos .

Aplicación: Supongamos que queremos trabajar solo con los empleados contratados a partir del año 1997, para esto es necesario que creemos un filtro para lo cual iremos al menú Edición/filtros/nuevo

seleccionaremos el botón nuevo y aparecerá el creador del expresiones. Aquí ingresaremos la condiciones que deben cumplir los registros para ser incluidos en el filtro de acuerdo a lo siguiente:

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En la pantalla aparecerá que el archivo total PYMAST esta filtrado, y aparecerá el nombre del filtro

El icono

elimina el fltro de la vista y

es el icono con el cual puedo crear un filtro.

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Extraer datos de la tabla activa Utilice en comando extraer para extraer los registros o campos seleccionados de la tabla actual y copiarlos a una tabla diferente. Existen varias razones para utilizar el comando Extraer para crear un subconjunto de una tabla original. Por ejemplo, puede utilizar el comando Extraer antes de ordenar la tabla a fin de reducir el tamaño y tiempo de procesamiento. También puede utilizar Extraer con filtros para aislar elementos inusuales en una tabla separada para un análisis posterior. Puede extraer registros completos de la tabla, incluyendo cualquier dato almacenado en ubicaciones no definidas en el formato de la tabla. Las definiciones de campo en la tabla de destino son idénticas a las de la tabla de origen, incluyendo las definiciones de campo computado. También se puede extraer campos específicos de un registro. Al seleccionar esta opción, ACL genera automáticamente definiciones de campo para la tabla de destino. Los campos computados que se incluyen en la lista de campos se analizan antes de la extracción para que formen parte del formato de tabla de la tabla de destino. El tipo de datos será lógico, de fecha, ASCII o ACL en lugar de computado. Esta tabla tendrá una longitud de registro fija.

Para utilizar el comando Extraer seleccione Datos de la barra de menús y elija Extraer datos para mostrar el cuadro de diálogo Extraer. Si su tabla contiene una gran cantidad de registros, resulta más rápido y útil guardar los resultados del comando en un archivo en lugar de mostrarlos en pantalla.

Aplicación Supongamos que quiero una tabla solo con los trabajadores del departamento más grande de la empresa. Para esto extraigo todos aquellos registros relacionados con el departamento A. Ir al menú Datos/Extraer en el botón si se debe agregar la condición que deben cumplir los registros para ser extraídos , de acuerdo a lo siguiente:

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En el botón

damos el nombre a la tabla de salida

Con esto se creará una nueva tabla, la cual podremos visualizar en el panorama de acuerdo al siguiente detalle:

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Clasificar registros por campo de caracteres Utilice el comando Clasificar para contar el número de registros relacionados con cada valor único de un campo de caracteres y para subtotalizar los campos numéricos especificados para cada uno de estos valores únicos. La cantidad de registros para cada valor se muestra en un campo generado por ACL, denominado COUNT. El límite de la cantidad de totales depende de la memoria RAM disponible en el computador, pero por lo general es de 50.000 o más. El comando Clasificar trabaja con datos no ordenados y resulta particularmente útil para realizar exploraciones rápidas de datos y resumir. Puede utilizar el comando Clasificar en una amplia gama de circunstancias. Por ejemplo, el comando Clasificar puede generar rápidamente balance de comprobación de saldos a partir de las transacciones del libro mayor que no han sido ordenadas. Clasificar también evita la necesidad de realizar las operaciones ordenar y resumir por separado. Seleccione Analiza de la barra de menús y elija Clasificar para visualizar el cuadro de diálogo

Clasificar .

Puede utilizar el comando Clasificar para determinar qué productos se venden más y cuáles son potencialmente obsoletos, para determinar el grado de concentración de un auxiliar de deudores por

ventas, entre otros

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Aplicación: En la tabla denominada “PAYMAST”. Las pruebas a realizar serán las siguientes: ¿Cuantos empleados tiene la empresa por cada categoría de cargo? ¿podemos identificar cuanto es el salario por cada departamento y cuantas personas trabajan en cada uno?¿cual es el departamento con mayor costo por salario?¿cuantos trabajadores tiene la empresa? Si queremos responder a la primera interrogante debemos clasificar sobre el campo grado, dado que este indica el código asociado a un cargo especifico, sin embargo para poder clasificar sobre este es necesario que sea un campo de carácter. He aquí un problema dado que el campo es numérico como podemos observar en el siguiente cuadro:

Para cambiar esto podemos ir al menú edición/formato de tabla, hacer doble clic sobre el nombre del campo y cambiar el tipo a carácter como se muestra a continuación:

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Cur so entr enamiento ACL Una vez solucionado esto podemos ir al menú analizar/clasificar, el botón A se refiere al criterio que puedo seleccionar para presentar el resumen de la información, el botón B se refiere a los campos numéricos que están disponibles para realizar el subtotal.

Para la salida de información puedo seleccionar entre archivo, pantalla o impresión, como muestra el siguiente recuadro:

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Cur so entr enamiento ACL Si solo selecciono la vista será la siguiente:

El recuento indica el numero de registros que están asociados a cada grado, en este caso el número de personas por tipo de cargo, el porcentaje de recuento indica que porcentaje de empleados del total de nomina que hay en cada grado. El porcentaje de campo indica el porcentaje respecto del salario por cada grado.

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Detectar el orden secuencial de los registros Se utiliza el comando Secuencia para determinar si los campos clave de la tabla activa están en orden secuencial, y para detectar faltantes, duplicados o números faltantes en la secuencia. El comando Secuencia a menudo se utiliza para buscar números de documento duplicados o faltantes, como los números de factura o de cheque. El comando secuencia se suele utilizar para determinar si una tabla se ha ordenado de manera adecuada. El comando Secuencia siempre verifica los campos clave seleccionados para determinar si se encuentran en orden secuencial y reporta los resultados. Puede especificar si desea comprobar si la secuencia se encuentra en orden ascendente o descendente. Los errores de secuencia sólo se reportan hasta un límite de errores especificado. Puede acceder a Duplicados y Faltantes como comandos separados en el menú Analizar, o bien marcar las casillas de verificación de los cuadros de diálogo Secuencia, Faltantes o Duplicados . Las pruebas de faltantes y duplicados se incluyen en Secuencia porque los datos deben estar correctamente ordenados para que puedan ejecutarse con precisión. Para hacer esto debe seleccionar la casilla de ver ificación Preordenar o utilizar los comandos Ordenar o Indexar. El comando Secuencia siempre prueba los errores de ordenamiento de datos. Existen comandos independientes para Faltantes y Duplicados, pero son sinónimos para Secuencia y la sintaxis de sus comandos es similar. El comando Preordenar se encuentra disponible para los comandos Faltantes y Duplicados pero no para Secuencia. Para utilizar el comando Secuencia Seleccione Analizar en la barra de menús y elija Secuencia.

Examinar secuencia para mostrar el cuadro de diálogo

Si su tabla contiene una gran cantidad de registros, resulta más rápido y útil guardar los resultados del comando en un archivo en lugar de mostrarlos en pantalla.

Aplicación Verificar en el archivo PAYMAST que no existan números de cuenta duplicados, como resultado obtenemos lo siguiente:

En forma adicional podemos pedir que como resultado de esta prueba se genere un archivo con mayor información como por ejemplo código de empleado, nombre y n umero de cuenta.

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El botón

se refiere al campo que quiero verificar que no esté duplicado en este caso

“BANKACC”, el botón se refiere a que campos quiero que me muestre en caso de que encuentre un duplicado, esto siempre que en “salida” seleccione la vista de archivo, ya que puedo pedir que muestre los duplicados solo como pantalla.

Los resultados de la prueba si selecciono una salida de archivo serán

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Unir tablas El comando Unir se utiliza para combinar los campos de dos tablas en una tercera tabla. Por lo general el comando Unir se utiliza para comparar registros en una tabla de transacción con los de una tabla maestra. Por ejemplo, puede comparar los datos de una factura en una tabla de cuentas por cobrar con los datos de una tabla maestra de cliente, o puede comparar el contenido de dos tablas. Cuando se une una tabla de transacción y una tabla maestra, por lo general la tabla de transacción es la tabla primaria y la tabla maestra es la tabla secundaria. Se deben identificar cuidadosamente las tablas primarias y secundarias porque los resultados difieren si se invierten las tablas, dependiendo del tipo de unión. Las tablas que van a unirse deben pertenecer al mismo proyecto ACL. Si algunos campos de las tablas primarias y secundarias tienen el mismo n ombre, Unir asignará automáticamente un nuevo nombre al campo secundario en la tabla de salida. Por ejemplo, si ambas tablas contienen un campo Cantidad, Unir intenta denominar el campo secundario Cantidad2, Cantidad3 y así sucesivamente, hasta que encuentre un nombre que no entre en conflicto con ningún nombre de campo en la tabla de salida. Para utilizar el comando Unir seleccione Datos en la barra de menús y seleccione Unir tablas para mostrar el cuadro de diálogo Unir. La Tabla primaria le permite elegir las claves primarias y los campos o expresiones de la tabla primaria que deben incluirse en la tabla de salida. La Tabla secundaria permite elegir la tabla secundaria y los campos clave o expresiones que deben utilizarse, además de los campos o expresiones de la tabla secundaria que deben incluirse en la tabla de salida. El comando Unir requiere que se ordene la tabla secundaria en una secuencia ascendente en los campos de caracteres clave. Si el archivo secundario todavía no se ha ordenado, seleccione la casilla de verificación Preordenar la tabla secundaria en el cuadro de diálogo Unir. Aunque no es obligatorio, es recomendable que se ordene la tabla primaria en los campos clave. Para hacer esto seleccione la casilla de verificación Preordenar la tabla primaria en el cuadro de diálogo Unir. Como alternativa, puede indexar la tabla primaria en lugar de ordenarla. Se puede utilizar Unir con una tabla primaria no ordenada; sin embargo, para uniones muy extensas, esto aumentaría mucho más el tiempo de procesamiento. Si la tabla primaria está parcialmente ordenada según el campo clave, por ejemplo, cuando se ordena una tabla por un código de cuenta para determinados meses, el tiempo de procesamiento aumentará pero no demasiado. Los campos clave deben ser campos de caracteres. Su longitud debe ser la misma tanto en las tablas primarias como en las secundarias. Si los campos no son idénticos, se pueden utilizar varias funciones de ACL, como STRING( ) y SUBSTRING( ), para convertir campos de un tipo de datos en otro y para modificar sus estructuras; de este modo, podrán ser utilizados como campos clave.

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Seleccionar el tipo de unión adecuada El comando Unir consta de cinco tipos de unión, basados en las comparaciones de campos clave. La opción de salida que se elija determinará los registros que se incluirán en la ta bla de salida. Tipo de unión Registros principales con correspondencia Registros principales con correspondencia: Incluir todos los principales Registros principales con correspondencia: Incluir todos los secundarios Registros principales con correspondencia: Incluir todos los principales Incluir todos los secundarios Registros principales sin correspondencia Registros con correspondencia de muchos a muchos

Primarios coincidentes

Secundarios coincidentes

X

X

X

X

X

X

X

X

Primarios no coincidentes

Secundarios no coincidentes

X

X

X

X

X X

X

Registros pri ncipal es con corr espondencia Crea una tabla de salida de campos seleccionados de las tablas primarias y secundarias para registros de la tabla primaria con coincidencias de campos clave en la tabla secundaria. Si existe más de una coincidencia de campo clave en la tabla secundaria, ACL utiliza el primer registro coincidente que encuentre. Si no se encuentra ningún registro coincidente, no se produce ningún registro de salida.

Registros pri ncipal es con corr espondencia: todos los pr inci pales Crea una tabla de salida de campos seleccionados de las tablas principales y secundarias para todos los registros de la tabla primaria, incluyendo aquellos que no tienen coincidencias en la tabla secundaria. Los campos de los registros sin ninguna coincidencia en la tabla secundaria se completan con espacios en blanco o nulos, según el tipo de datos. Se ignoran todos los registros no coincidentes de la tabla secundaria.

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Cur so entr enamiento ACL Registros pr incipal es con corr espondencia: todos los secundari os Crea una tabla de salida de campos seleccionados de las tablas primarias y secundarias para todos los registros de la tabla secundaria, incluyendo aquellos que no tienen coincidencias en la tabla primaria. Los campos de los registros sin ninguna coincidencia en la tabla primaria se completan con espacios en blanco o n ulos, según el tipo de datos. Se ignoran todos los registros no coincidentes de la tabla primaria.

Registros pri ncipal es con corr espondencia: todos los pr inci pales y todos los secundari os Crea una tabla de salida de los campos seleccionados para todos los registros tanto de tablas primarias como secundarias, ya sea que los registros tengan o no coincidencias. Los campos para los registros sin correspondencia de cualquier tabla y los duplicados de la tabla secundaria aparecen con espacios en blanco o nulos, según el tipo de datos.

Registros pri ncipal es sin corr espondencia Crea una tabla de salida de todos los registros de la tabla primaria que no tienen coincidencias con la tabla secundaria. La tabla de salida incluye campos primarios únicamente porque no existe información secundaria si los registros no tienen coincidencias.

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Aplicación: Supongamos que tenemos que la nomina de sueldos de dos meses y queremos realizar una comparación entre estos , para esto podemos construir una nueva tabla con datos de los sueldos de julio y agosto. Para esto importar a ACL los archivos PAYAUG y PAYJUL. Utilizaremos como tabla primaria el mes de julio. La clave primaria será el código del empleado “EMPNO”. Los campos primarios se refiere a qué campos quiero incluir en la nueva tabla que estoy creando

La tabla secundaria será los sueldos del mes de agosto, de acuerdo al siguiente detalle:

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En este caso estoy pidiendo que incluya todos los registros principales y también los secundarios. Con lo cual los resultados serán los siguientes:

Como se puede observar la nueva tabla creada a partir del listado de sueldos de julio y agosto presenta los datos ordenas de acuerdo a cual fue asignada como primaria, en este caso comienza con los datos del mes de julio. Debido que se pidió que se incluyeran todos los registros lo resaltado muestra a un empleado (código 2398) que esta incluido en la nomina del mes de julio pero no en la del mes de a agosto. Es importante verificar antes de realizar la unión que la clave de unión sea única y no se repita, esto debido a que traerá el primer registro que encuentre. Esto se puede observar en la nueva tabla destacado con rojo mas abajo:

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Exportar datos a otra aplicación Utilice el comando Exportar para exportar los archivos en un formato que pueda ser leído por otro paquete. Crear archivos para utilizar en: • • • •

Bases de datos Programas de presentación de gráficos Programas de hojas de cálculo Procesadores de texto

Exportar le permite convertir datos en varios formatos: • • • • • • • • • •

Texto delimitado por comas dBASE III PLUS Lotus 1-2-3 Microsoft Access 2000 Microsoft Excel Archivos combinados de Microsoft Word Texto plano Portapapeles de Windows para pegar en de otras aplicaciones de Windows Archivos combinados de WordPerfect 4.1 o WordPerfect 6.0 XML

Exportar se utiliza normalmente como último paso en la creación de archivos combinados. Para utilizar el comando Exportar Seleccione Datos de la barra de menús y seleccione diálogo Exportar .

Exportar a otra aplicación para mostrar el cuadro de

Exportar ofrece dos modos para exportar sus datos: desde campos seleccionados o desde la vista. Seleccione la opción más adecuada para sus necesidades. Para exportar datos como archivos de Microsoft Excel o Access se puede utilizar el comando Exportar para crear archivos de Microsoft Excel o bases de datos de Microsoft Access. El comando Exportar mantiene el tipo y formato de sus campos, siempre que se especifiquen durante el proceso de definición de datos. ACL no requiere que tenga Excel o Access instalados en su computadora para poder exportar archivos en estos formatos. Puede elegir exportar sus datos, ya sea en Excel 1.2.1 o en otro formato de Excel. En el menú desplegable Exportar como, "Excel" indica la versión más reciente de Excel compatible con ACL.

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Aplicación: Exportar a excel solo los empleados contratados a partir del año 1997 de la tabla PAYMAST. Primero debo extraer de la ta bla PAYMAST los registros que cumplan con la condición señalada, una vez que tengo la nueva tabla selecciono el menú Datos/Extraer y aparecerá la siguiente pantalla:

A à Se refiere a los campos que están disponibles para ser exportados, se puede seleccionar todos, o solo algunos en particular.

B à Se refiere al formato del archivo de salida que quiero crear C

à

En el botón (En…) doy el nombre y el lugar donde quiero grabar el nuevo archivo creado, sino especifico el lugar donde lo voy a grabar por defecto quedara almacenado en la carpeta donde guarde el proyecto con el cual estoy trabajando

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Generar resúmenes de antigüedad Utilice el comando Antigüedad para generar resúmenes de antigüedad de los datos. Los ejemplos incluyen la evaluación de tendencias de ventas, la observación de volúmenes de transacciones y la clasificación de facturas por el número de días vencidos desde una fecha en particular. A no ser que especifique una fecha de corte, la antigüedad se basa en los datos actuales del sistema. Puede especificar puntos de partida, tales como, 0, 90, 120 y así sucesivamente para cada período de antigüedad, o puede aceptar las definiciones predeterminadas de 0, 30, 60, 90, 120 y 10.000 días. Para utilizar el comando Antigüedad seleccione mostrar el cuadro de diálogo Antigüedad .

Analizar en la barra de menús y elija Antigüedad para

Aplicación Importar la tabla “Clientes.XLS”. La fecha de corte para la evaluación de la antigüedad es 30 de junio de 2005. La pantalla es la siguiente:

A à Antigüedad en... Permite seleccionar el campo de fecha o la expresión que se clasificará por antigüedad. Seleccione el campo de la lista desplegable Antigüedad en o haga clic en Actividad en para mostrar el cuadro de diálogo Campos seleccionados donde puede seleccionar un campo de la lista Campos disponibles . (solo campos de fecha).

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B à Campos de subtotales... Permite seleccionar los campos numéricos que se subtotalizarán. Seleccione los campos de la vista de lista Campos de subtotales o haga clic en Campos de subtotales para mostrar el cuadro de diálogo Campos seleccionados. Luego puede seleccionar campos de la vista de lista de Campos disponibles .

C à Fecha de corte Permite especificar la fecha con la que se comparan las fechas del campo Antigüedad calendario interno del cuadro de diálogo Antigüedad para seleccionar una fecha.

en. Puede usar el

La fecha de corte predeterminada es la fecha actual del sistema.

D àPeríodos de expiración Permite especificar el inicio de cada período de expiración. La última entrada representa el final del período de cierre. Ingrese los valores por línea en el cuadro de texto Períodos de expiración . Utilice 10.000 días para aislar elementos con fechas inválidas. Las definiciones predeterminadas son 0, 30, 60, 90, 120, 10.000 días. Estos valores predeterminados se definen en el cuadro de diálogo Opciones.

Fi cha Salida Para especificar opciones de salida, haga clic en la ficha salida en cualquier cuadro de diálogo de comando. Las opciones de salida no se aplican los comandos que aparecen en gris. ACL guarda su configuración de salida sólo durante la sesión. Cuando reinicia ACL, la opción de salida de ese comando será la configuración predeterminada.

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Cur so entr enamiento ACL El resultado de esta prueba es el siguiente:

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Seleccionar un tipo de muestreo Al seleccionar el tipo de muestreo, determina el método específico que se utilizará para extraer la muestra. El comando Muestreo soporta los tres métodos básicos presentados a continuación: Muestreo de intervalo fijo En un muestreo de intervalo debe especificar un valor del intervalo y un número e inicio aleatorio. Si especifica un inicio aleatorio de 611 y un intervalo de 900, ACL selecciona el elemento 611 y todo los elemento 900º a partir de éste. Dado que un elemento generalmente es un registro o un dólar, el elemento número 611 puede ser el registro número 611 o el dólar número 611 de la población. Al aplicar el método de intervalo fijo a un MUS selecciona dólares individuales de la población. Sin embargo, un elemento de mil dólares contiene 1.000 dólares individuales y un elemento de un millón de dólares contiene 1.000.000 dólares individuales y se puede seleccionar cualquiera de ellos. Después que se selecciona el dólar individual, se extrae el registro que contiene este dólar. Muestreo de celda En un muestreo de celda, la población se descompone en grupos del tamaño del intervalo. De cada grupo de selecciona un elemento aleatorio. ACL genera automáticamente los números aleatorios necesarios basándose en la semilla aleatoria que especifica. Cuando aplica el muestreo de celdas a un MUS, es posible que un mismo registro se seleccione dos veces. Esto puede ocurrir si un registro de encuentra en el límite de dos intervalos. El número aleatorio generado para el primer intervalo es alto y el generado para el segundo intervalo es bajo. Según la naturaleza de las transacciones, seleccionar el mismo elemento dos veces puede dar como resultado un submuestreo. Muestreo aleatorio En los muestreos aleatorios debe especificar un valor se semilla aleatorio, el tamaño de la población y la cantidad de selecciones necesarias. ACL genera la cantidad requerida de números aleatorios entre uno y la población especificada basándose en la semilla aleatoria, luego realice elecciones utilizando los números aleatorios. Si marca la casilla de verificación Sin repeticiones para limitar las extracciones sucesivas, un muestreo aleatorio puede producir menos selecciones de las que solicitó. En un MUS, si dos de los números aleatorios generados son cercanos, es posible que formen parte del mismo registro. En este caso, ACL no selecciona otro elemento. Al llevar a cabo un muestreo aleatorio, puede solicitar que se extraiga en orden de selección de los elementos. Esto resulta de utilidad cuando se realizan sobremuestreos. Puede solicitar el orden de selección solamente cuando realiza un muestreo aleatorio y selecciona la salida de campos, no del registro completo. o

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En el área Tipo de muestra del cuadro de diálogo Muestra, seleccione Registro. En el área Parámetros de muestra , seleccione Aleatorios e ingrese las cantidades de los campos Tamaño, Semilla y Población (sobremuestreo). En el cuadro de texto En, ingrese el nombre del archivo de salida. Haga clic en Más. En el área de Salida de la ficha Más, seleccione Campos y luego seleccione los campos que desea en su archivo de salida. La casilla de verificación Reportar orden de selección sólo estará disponible si su opción de salida es Campos . Para obtener el número de orden

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Cur so entr enamiento ACL de selección de los elementos muestreados, marque la casilla de verificación orden de selección. Haga clic en Aceptar.

Reportar

La vista de su tabla de salida contiene un campo intitulado ORDER como última columna de la derecha. Esta columna muestra el orden de los registros seleccionados. Luego podrá seleccionar la primera cantidad x de elementos y, si fuera necesario, regresar y seleccionar la siguiente cantidad x de elementos. Para facilitar el uso, puede ordenar o indexar el archivo de salida por la columna ORDER para ver el orden de selección.

Aplicación Del archivo “Clientes.xls” seleccione en forma aleatoria una muestra de 3 clientes. Si observamos el archivo “Clientes.xls” se trata de un auxiliar de cuentas por cobrar, en donde el nombre y código de cliente se repiten varias veces por lo cual es necesario sumarizar por cliente o código, para esto ejecutar del menú analizar / resumir, según se muestra a continuación:

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Cur so entr enamiento ACL El resultado de esto será el siguiente:

Al observar el resumen por cliente podemos observar que existe un cliente que no tiene nombre y cuyo saldo es acreedor, este caso debería ser excluido y analizado en forma separada antes de extraer la muestra. Para esto extraer de la tabla todos aquellos clientes con saldo deudor. Una vez realizado esto se puede extraer la muestra. Ir al menú “Muestreo” según se indica a continuación

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Manual ACL (Curso SPA)

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