Manual 2012

ÍNDICE Prólogo ............................................................................................................... 7 Programación del curso de Contaplus ........................................................... 7 Objetivos ............................................................................................................. 7 Requisitos ............................................................................................................ 7 Contenidos del curso ........................................................................................ 8 1.- Introducción a Contaplus ................................................................................ 8 2.- Primeros pasos con Contaplus. Descripción de la pantalla de Contaplus ..... 8 3.- Creación de una empresa .............................................................................. 8 4.- El plan general contable: cuentas, desgloses y subcuentas .......................... 9 5.- Introducción de asientos ................................................................................. 9 6.- Libros contables ............................................................................................. 9 7.- Tratamiento del Iva ...................................................................................... 10 8.- Cierre y apertura de ejercicios contables ..................................................... 10 9.- Operaciones con asientos............................................................................. 10 10.-Operaciones avanzadas con asientos ......................................................... 11 11.-Gestión de tesorería, vencimientos y cheques ............................................ 11 12.-Gestión del inmovilizado y amortizaciones .................................................. 12 13.-Utilidades de Contaplus .............................................................................. 12 14.-Contabilidad presupuestaria ........................................................................ 12 15.- Contabilidad analítica ................................................................................. 13 Unidad 1: Introducción a Contaplus .............................................................. 15 1.1 Objetivos de la unidad ................................................................................. 15 1.2 Obtención del programa .............................................................................. 16 1.3 Instalación del programa ............................................................................. 16 1.4 Ejecución del programa ............................................................................... 19 1.5 Salir del programa ....................................................................................... 20 Unidad 2: Elementos de la pantalla principal .............................................. 21 2.1 Objetivos de la unidad ................................................................................. 21 2.2 La barra de título ......................................................................................... 22 2.3 La barra de menús ...................................................................................... 22 2.4 Panel de tareas ........................................................................................... 22 2.5 La barra de botones .................................................................................... 23 2.6 El área de trabajo ........................................................................................ 25 2.7 Botones de ventanas de opciones .............................................................. 25 2.8 Menús contextuales .................................................................................... 27 2.9 Actividades de profundización ..................................................................... 28 Unidad 3: Opciones de empresa: Gestión de empresas ............................. 29 3.1 Objetivos de la unidad ................................................................................. 29 3.2 Añadir una empresa .................................................................................... 29 3.3 Otros datos de empresas ............................................................................ 34

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3.4 Datos legales y fiscales de empresas ......................................................... 36 3.5 Actividades de profundización ..................................................................... 39 Unidad 4: El P.G.C.: Cuentas, desgloses y subcuentas .............................. 41 4.1 Objetivos de la unidad ................................................................................. 41 4.2 Estructura del Plan General Contable ......................................................... 42 4.2.1 Primer nivel: El Plan General Contable .............................................. 42 4.2.2 Segundo nivel: Desgloses .................................................................. 44 4.2.3 Tercer nivel: Subcuentas .................................................................... 45 4.2.3.1 Añadir subcuentas .................................................................. 47 4.2.3.2 Eliminar subcuentas ............................................................... 48 4.2.3.3 Subcuentas de IVA ................................................................. 48 4.2.3.4 Otras opciones de subcuentas ............................................... 50 4.3 Actividades de profundización ..................................................................... 52 Unidad 5: Gestión de asientos ....................................................................... 53 5.1 Objetivos de la unidad ................................................................................. 53 5.2 Introducción de asientos.............................................................................. 53 5.3 Mejorando la introducción de asientos ........................................................ 56 5.4 Introducción de asientos con IVA ................................................................ 59 5.5 Modificación de asientos ............................................................................. 62 5.6 Sesión de diario (borrador de asientos) ...................................................... 63 5.7 Eliminación de asientos ............................................................................... 64 5.8 Comentarios en asientos ............................................................................. 64 5.9 Personalización del entorno de trabajo en la introducción de asientos ....... 65 5.10 Actividades de profundización ................................................................... 67 Unidad 6: Libros contables y listados periódicos ........................................ 69 6.1 Objetivos de la unidad ................................................................................. 69 6.2 El libro diario ................................................................................................ 69 6.2.1 Principales opciones de diario ............................................................ 70 6.2.2 Obtención del diario por impresora ..................................................... 72 6.3 Libro Mayor ................................................................................................. 74 6.4 Las cuentas anuales ................................................................................... 76 6.4.1 Balances de Sumas y Saldos ............................................................. 77 6.4.2 Balance de Situación .......................................................................... 79 6.4.3 Cuenta de Pérdidas y Ganancias ....................................................... 81 6.4.4 Memoria ............................................................................................. 82 6.4.5 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto ......................................... 86 6.5 Actividades de profundización ..................................................................... 88 Unidad 7: Tratamiento del IVA ....................................................................... 89 7.1 Objetivos de la unidad ................................................................................. 89 7.2 Introducción de datos de IVA ....................................................................... 89 7.2.1 Facturas de proveedores o de clientes ............................................... 89 7.2.2 Uso de diferentes tipos de IVA ........................................................... 91 7.2.3 Abonos y devoluciones ....................................................................... 92

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7.2.4 Facturas rectificativas ......................................................................... 93 7.3 Modificación de datos de IVA ...................................................................... 94 7.4 Utilización de series en el registro de facturas ............................................ 94 7.5 Obtención de libros registro de IVA ............................................................. 95 7.6 Documentos periódicos de IVA ................................................................... 97 7.6.1 Documento 303 ................................................................................. 97 7.6.2 Modelo 340 ......................................................................................... 99 7.6.3 Modelo 347 ....................................................................................... 100 7.6.4 Cartas personalizadas para el modelo 347 ...................................... 101 7.6.5 Modelo 349 ....................................................................................... 103 7.6.6 Liquidación / Regularización de IVA ................................................ 106 7.7 Actividades de profundización ................................................................... 110 Unidad 8: Proceso de cierre del ejercicio contable .................................... 111 8.1 Objetivos de la unidad ............................................................................... 111 8.2 Fases del proceso de cierre de ejercicio ................................................... 111 8.3 Realización del cierre de ejercicio ............................................................. 112 8.4 Proceso automático de cierre y apertura del ejercicio ............................... 113 8.5 Operaciones sobre una empresa ya cerrada ............................................ 115 8.6 Proceso de inversión del cierre ................................................................. 116 8.7 Actividades de profundización ................................................................... 118 Unidad 9: Operaciones con asientos .......................................................... 119 9.1 Objetivos de la unidad ............................................................................... 119 9.2 Eliminación de asientos ............................................................................. 119 9.3 Renumeración de asientos ........................................................................ 120 9.4 Mover subcuenta en el diario .................................................................... 121 9.5 Copiar asientos ......................................................................................... 122 9.6 Comprobación de asientos ........................................................................ 124 9.7 Búsquedas atípicas ................................................................................... 125 9.8 Actividades de profundización ................................................................... 128 Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos ..................................... 129 10.1 Objetivos de la unidad ............................................................................. 129 10.2 Puntear en el diario ................................................................................. 129 10.3 Casar asientos ........................................................................................ 130 10.4 Caja Auxiliar ............................................................................................ 133 10.4.1 Introducción de movimientos de caja ........................................... 133 10.4.2 Traspaso al diario ......................................................................... 135 10.5 Asientos Predefinidos .............................................................................. 136 10.5.1 Creación de asientos predefinidos ............................................... 137 10.5.2 Uso de asientos predefinidos en la introducción de asientos ....... 142 10.5.3 Modificación de asientos predefinidos .......................................... 144 10.5.4 Encadenar asientos predefinidos ................................................. 144 10.5.5 Copiar asientos predefinidos ........................................................ 145 10.6 Asientos periódicos ................................................................................. 147 10.6.1 Creación de asientos periódicos ................................................... 147 3

10.6.2 Introducción de asientos periódicos ............................................. 148 10.6.3 Copiar asientos periódicos de un ejercicio a otro ......................... 150 10.7 Actividades de profundización ................................................................. 152 Unidad 11: Gestión de tesorería, vencimientos y cheques ....................... 155 11.1 Objetivos de la unidad ............................................................................. 155 11.2 Gestión de vencimientos ......................................................................... 155 11.3 Gestión de vencimientos desde el diario ................................................. 160 11.4 Gestión de cheques y pagarés ................................................................ 161 11.4.1 Añadir cheques ............................................................................. 161 11.4.2 Opciones al añadir cheques ......................................................... 163 11.4.3 Opciones con cheques y pagarés ................................................ 163 11.4.4 Emisión de cheques, pagarés y cartas de pago ........................... 165 11.4.5 Paso a contabilidad ...................................................................... 166 11.4.6 Configuración de formatos ........................................................... 167 11.5 Actividades de profundización ................................................................. 170 Unidad 12: Gestión del inmovilizado y amortizaciones ............................. 171 12.1 Objetivos de la unidad ............................................................................. 171 12.2 Ficheros maestros de inventario ............................................................. 171 12.2.1 Grupos de Amortización ............................................................... 171 12.2.2 Cuentas de amortización .............................................................. 172 12.2.3 Códigos de ubicación ................................................................... 173 12.2.4 Códigos de naturalezas ................................................................ 173 12.2.5 Causas de baja ............................................................................. 173 12.3 Gestión del Inmovilizado ......................................................................... 174 12.4 Cálculo automático de amortizaciones y traspaso al diario ..................... 175 12.5 Finalización de amortizaciones. Bajas en el inmovilizado ....................... 179 12.6 Actividades de profundización ................................................................. 182 Unidad 13: Utilidades .................................................................................... 183 13.1 Objetivos de la unidad ............................................................................. 183 13.2 Organización de ficheros ......................................................................... 183 13.3 Copias de seguridad ................................................................................ 184 13.4 Restaurar copias de seguridad ................................................................ 186 13.5 Copias de seguridad con el Explorador de Windows .............................. 187 13.5.1 Obtención de copias de seguridad ............................................... 187 13.5.2 Restaurar copias .......................................................................... 188 13.6 Control y configuración de usuarios ........................................................ 189 13.7 Alta de nuevos usuarios .......................................................................... 189 13.8 Mapas de acceso .................................................................................... 192 13.9 Instalación de impresoras ........................................................................ 193 13.9.1 proceso de instalación de impresoras .......................................... 193 13.9.2 Otras impresoras .......................................................................... 196 13.10 Avisos de inicio ...................................................................................... 197 13.11 Actividades de profundización ............................................................... 199

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Unidad 14: Contabilidad presupuestaria ..................................................... 201 14.1 Objetivos de la unidad ............................................................................. 201 14.2 Plan presupuestario ................................................................................ 201 14.3 Presupuestos anuales ............................................................................. 203 14.4 Actualización de presupuestos ................................................................ 204 14.5 Balances y Pérdidas y Ganancias presupuestarios ................................ 205 14.5.1 Sumas y Saldos presupuestario .................................................... 206 14.5.2 Cuenta de Pérdidas y Ganancias Presupuestaria ......................... 206 14.5.3 Balance de Situación Presupuestario ............................................ 208 14.6 Copiar el plan presupuestario .................................................................. 208 14.7 Actividades de profundización ................................................................. 210 Unidad 15: Contabilidad analítica ................................................................ 211 15.1 Objetivos de la unidad ............................................................................. 211 15.2 Departamentos ........................................................................................ 211 15.3 Proyectos ................................................................................................ 212 15.4 Imputación de gastos a los proyectos ..................................................... 213 15.5 Mover proyecto en el diario ..................................................................... 214 15.6 Mayor analítico ........................................................................................ 215 15.7 Sumas y Saldos analítico ........................................................................ 217 15.8 Balance analítico ..................................................................................... 218 15.9 Actividades de profundización ................................................................. 220

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PRÓLOGO PROGRAMACIÓN DEL CURSO DE CONTAPLUS Objetivos Este curso tiene por principal objetivo dotar al alumno de la formación necesaria que le permita llevar la contabilidad de una pequeña y mediana empresa utilizando el programa Contaplus, adaptada a los cambios del nuevo Plan General Contable de 2008. Al finalizar el curso, el alumno será capaz de realizar las siguientes tareas: • Crear empresas contables con Contaplus. • Introducir, modificar y eliminar subcuentas. • Registrar asientos en el diario. • Gestionar el proceso de cierre y apertura de ejercicios contables. • Obtener los libros de contabilidad. • Obtener y recuperar copias de seguridad. • Controlar el acceso a la información contable de los distintos usuarios de la empresa. • Optimizar la introducción y gestión de información contable. • Controlar los flujos de tesorería de la empresa. • Gestionar el fichero de inmovilizado de una empresa, así como las amortizaciones. • Gestionar los presupuestos de una empresa. • Gestionar una contabilidad analítica muy básica.

Requisitos Para el seguimiento correcto del curso es necesario que el alumno cuente con el programa Contaplus. Aunque el libro se ha desarrollado con la versión Élite de Contaplus, también se puede seguir en la mayor parte de los casos estudiados, con las versiones profesional y educativa. El alumno deberá contar con los conocimientos mínimos contables, de tal forma que sea capaz de registrar las operaciones contables más comunes, tales como compras, ventas, cobros y pagos, amortizaciones, liquidación de IVA, etc., ya que en este libro no se explican los principios ni la mecánica de la contabilidad, sino solamente el funcionamiento técnico del programa informático. La versión que se estudia en este libro está adaptada al Plan General Contable de 2008, por lo que es necesario tener conocimientos mínimos sobre este plan de cuentas. No obstante, quienes hubieran estudiado el antiguo plan de 1990 no encontrarán apenas dificultades en cuanto al funcionamiento del programa. 7

Prólogo

CONTENIDOS DEL CURSO 1.- Introducción a Contaplus Objetivos Conocer para qué sirve un programa informático de contabilidad, Instalar el programa en un ordenador. Contenidos • ¿Para qué sirve Contaplus y cualquier programa de contabilidad? • Objetivo del curso • Contaplus Élite • Instalación de Contaplus • El panel de SP. • Aplicaciones de SP

2 .- Primeros pasos con Contaplus. Descripción de la pantalla de Contaplus Objetivos Conocer la forma de acceso al programa, conocer su estructura de ventanas y botones, aprender a manejar las ayudas. Contenidos • Ejecución del Panel de SP • Entrada al programa Contaplus • Pantalla general de Contaplus • La barra de títulos • La barra de menús • La barra de botones • El área de trabajo • La barra de estado • Botones más comunes en cualquier ventana

3 .- Creación de una empresa Objetivos Aprender a crear empresas en Contaplus para almacenar en ellas la información contable. Contenidos • Añadir una empresa • Modificar datos de una empresa • Datos fiscales de la empresa

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Prólogo

4 .- El Plan General Contable: cuentas, desgloses y subcuentas Objetivos Aprender a manejar el Plan General Contable: identificar las cuentas y las subcuentas. Contenidos • Estructura del Plan General Contable de 1990 • Cuentas del P. G. C. • Desgloses • Subcuentas contables • Creación de una subcuenta normal • Creación de una subcuenta de clientes, proveedores y acreedores • Creación de una subcuenta de IVA • Otros aspectos a destacar de las subcuentas • Iconos de gestión de cuentas, desgloses y subcuentas

5 .- Introducción de asientos contables Objetivos Saber introducir la información de los hechos contables de una empresa a través de los asientos contables. Contenidos • Introducción de asientos básicos • Introducción de asientos con IVA • Modificar y/o eliminar asientos y apuntes contables • Aspectos importantes en la introducción de asientos • Comentarios de los asientos • Configuración del entorno • Opciones en la introducción de asientos

6 .- Libros contables Objetivos Saber obtener los libros de contabilidad: Diario, Mayor, e Inventarios y Cuentas Anuales. Agregar y configurar impresoras. Contenidos • Configuración de impresoras. Impresora por defecto y secundaria. • El Libro Diario, edición borrador y oficial • El Libro Mayor • El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales • Inventario inicial y final • Balances trimestrales de comprobación 9

Prólogo • • •

Balance de situación Cuenta de Pérdidas y Ganancias Memoria y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

7 .- Tratamiento del IVA Objetivos Elaborar los libros de IVA de facturas emitidas y recibidas. Saber editar los documentos periódicos relacionados con el IVA. Saber cómo cumplimentar con ayuda de Contaplus los modelos de la Agencia Tributaria siguientes: 303, 390, 349 y 347. Contenidos • Introducción, configuración y modificación de asientos de IVA • Libro de IVA de Facturas Emitidas y de Facturas Recibidas • Obligaciones trimestrales y mensuales de IVA: 303 y 349 • Obligaciones anuales de IVA: modelos 390 y 347 • Otros aspectos relacionados con el IVA • Asiento de regularización • Edición de cartas referidas al modelo 347 8 .- Cierre y apertura de ejercicios contables Objetivos Conocer el proceso de cierre y apertura de ejercicios contables e identificar las cuentas que intervienen en el cierre. Contenidos • Cierre con apertura en una empresa ya creada previamente • Cierre y creación simultánea de una empresa para la apertura • Inversión del cierre • Otros aspectos del cierre a tener en cuenta

9 .- Operaciones con asientos contables Objetivos Aprender utilidades que optimizan la gestión de la información contable: modificar, comprobar y borrar asientos contables, buscar y repasar la información contable. Conocer las posibilidades de Contaplus y el trabajo a distancia y/o compartido. Contenidos • Eliminación de asientos contables • Renumeración asientos • Mover subcuentas en el Diario • Copiar asientos

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Prólogo • • • • • •

Comprobación de cuadre de asientos Búsquedas atípicas; criterios de búsqueda Teletrabajo con Contaplus Exportación de datos Importación de datos Búsquedas de comentarios

10 .- Operaciones avanzadas con asientos Objetivos Aprender utilidades que permiten ahorrar tiempo y minimizar errores en la introducción de asientos. Repasar la contabilidad empleando el punteo y la casación. Registrar los movimientos de "caja". Contenidos • Los asientos predefinidos • Creación de un asiento predefinido • Comprobación del asiento predefinido • Predefinidos ya diseñados • Encadenamiento de predefinidos • Copia de predefinidos • Asientos periódicos • La caja auxiliar • Gestión de movimientos de caja • Traspaso de movimientos de caja a la contabilidad • El punteo y la casación • El punteo: punteo simple, punteo bancario • La casación: Orígenes y Aplicaciones

11 .- Gestión de tesorería, vencimientos y cheques Objetivos Controlar las previsiones de tesorería en la empresa y contabilizar cobros y pagos de manera automática. Generar automáticamente documentos de pago: cheques y pagarés. Contenidos • Previsiones de cobros y de pagos • Introducción de vencimientos • Preproceso y procesamiento de vencimientos • Informes de tesorería • Vencimientos de efectos anticipados o descontados • Emisión de cheques y pagarés desde vencimientos. • Gestión del fichero de cheques • Gestión de cheques 11

Prólogo • • •

Emisión de cartas Emisión de cheques y pagarés Contabilización de cheques y pagarés

12 .- Gestión del inmovilizado y de amortizaciones Objetivos Gestionar el inventario de activos fijos de la empresa y controlar cada elemento de inmovilizado y contabilizar las amortizaciones de manera automática. Generar automáticamente asientos de amortización. Valor neto contable de un bien de inmovilizado. Contenidos • Cuentas y grupos de amortización. • Elementos de inmovilizado • Generación y traspaso de los asientos de amortización al diario. • Bajas de inmovilizado

13 .- Utilidades de Contaplus Objetivos Comprender las necesidades de seguridad de la información contable y conocer las herramientas para lograrlo: control de los usuarios y copias de seguridad de los datos. Contenidos • Reconstrucción de índices • Creación de usuarios y asignación de accesos • Creación de usuarios • Asignación de accesos • Entrada al programa • Grupos de usuarios • Obtención de copias de seguridad • Recuperación de copias de seguridad • Gestión de avisos

14 .- Presupuestos Objetivos: • Introducir y manejar plan presupuestario • Copiar y modificar presupuestos. • Actualizar automáticamente el plan presupuestario • Emitir balances e informes de presupuestos Contenidos:

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Prólogo • • • •

El Plan presupuestario Presupuestos anuales Modificación de presupuestos Obtención de balances y pérdidas y ganancias presupuestarios

15.- Analítica Objetivos: • Conocer el funcionamiento de la contabilidad analítica con Contaplus • Definir centros de coste • Imputar costes a los diferentes proyectos • Modificar datos analíticos • Obtención de cuentas analíticas Contenidos: • Departamentos • Proyectos • Imputación de costes en el diario • Mayor analítico • Sumas y saldos analítico • Balances y Pérdidas y Ganancias Analítico

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Unidad 1 Introducción a Contaplus 1.1 Objetivos de la unidad El objetivo de esta unidad es la familiarización con el programa Contaplus, la orientación del alumno hacia qué tareas administrativas puede resolver con este programa, así como la forma de adquirirlo en el mercado, su instalación y las características generales de cada versión. El curso va dirigido a personas que ya han tenido un contacto previo con la contabilidad y que pretenden utilizar una herramienta estándar de mercado como el programa Contaplus. Significa, pues, que los contenidos de cada unidad se basan en la descripción de tareas contables resueltas con el programa informático, complementadas con breves explicaciones de contabilidad, pero que no resulta apropiado para las personas que desconocen las normas y principios contables. A aquellas personas que tengan dificultades para resolver casos y ejercicios comunes de contabilidad se recomienda que previamente cursen el módulo de introducción a la contabilidad, u otros cursos de contenidos contables. El aprendizaje de las unidades didácticas propuestas en este curso se lleva a cabo a través del seguimiento de ejemplos prácticos en los que es necesario no omitir ninguna de las partes que lo integran. Es importante que el alumno siga las instrucciones que, en forma de autoevaluación continua se proponen en el desarrollo de cada unidad. Estos ejercicios se realizarán siempre en la misma empresa contable. Para reforzar el proceso de aprendizaje, al final de cada unidad se proponen ejercicios prácticos que recorren todo lo que se denomina el “proceso contable”, estudiando desde el inicio de un ejercicio contable las operaciones financieras más comunes y el proceso de fin de ejercicio, así como la obtención de libros y estados contables periódicos. Para completar estos ejercicios recopilatorios, el alumno deberá situarse en una empresa contable diferente a la que se utiliza en los ejemplos explicativos. Al finalizar los recopilatorios, deberá volver a activar la empresa contable inicial. Cabe destacar la posibilidad de encontrar una versión de aprendizaje del programa de forma gratuita en Internet, o a través de distribuidores, tal como se describe más adelante en este tema. Esto facilita al alumno la posibilidad de hacer las prácticas en su casa sin tener que pagar por el programa y, además, de forma legal. Los materiales están adaptados al nuevo Plan General Contable de 2008, por lo que el alumno deberá tener los conocimientos mínimos de este plan, así como las modificaciones más relevantes. Así, por ejemplo, deberá conocer las diferencias entre el plan normal y el plan para Pymes. Al finalizar el curso, el alumno será capaz de gestionar la contabilidad de una empresa utilizando el programa Contaplus, realizando las siguientes tareas contables:

Crear empresas. Manejar el Plan General Contable, introducir cuentas y subcuentas.

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Unidad 1

Introducción a Contaplus

Registrar las operaciones contables en el diario. Regularizar, cerrar y abrir ejercicios contables. Obtener libros y estados contables. Gestionar documentos de IVA. Gestionar el inmovilizado de una empresa. Gestionar la tesorería de una empresa. Manejar otras utilidades de Contaplus.

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¿Cómo obtener el programa Contaplus?

1.2 Obtención del programa El programa Contaplus es líder en el mercado español de software para pequeñas y medianas empresas. Dispone de diferentes versiones, según las necesidades del usuario. En este curso se va a seguir la versión élite del programa, ya que es una de las más extendidas y más completas de la gama de este producto. En la página web oficial es posible adquirir y descargar el programa en su versión “Profesional”, realizando la descarga de forma inmediata. La dirección de la página web oficial es: http://www.gruposp.com donde se facilitan diferentes formas de adquirir el programa. Existe una versión educativa, con opciones limitadas, para el aprendizaje de las principales funciones de Contaplus. Esta versión no puede ser utilizada con fines comerciales. 1.3

Instalación del programa

Una vez se haya descargado el programa o se haya recibido el Cd que lo contiene, localizamos el archivo Instalar.exe y haremos doble clic, siguiendo el proceso normal de instalación de cualquier programa informático. Si se trata de la versión educativa, el contenido de la carpeta de instalación es la siguiente:

En el caso de la versión comercial, la carpeta de instalación tiene un número más elevado de archivos:

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Unidad 1

Al hacer doble clic sobre el icono del archivo Instalar.exe, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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Unidad 1


Aparecerá la ficha de registro, donde nos solicita el número de serie. Introduce los cuatro grupos de números y marca la casilla “Acepto las condiciones de la licencia”. Tras pulsar el botón “Siguiente”, seguiremos la instalación, (algunas de las ventanas se han omitido para abreviar la explicación, pero que no tienen dificultad de seguimiento).

Después de generar las carpetas necesarias y copiar los archivos de instalación, se habrá creado una carpeta con el acceso directo que permite ejecutar la aplicación.

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Introducción a Contaplus 1.4

Unidad 1

Ejecución del programa

Una vez finalizada la instalación del programa, podemos acceder a él a través del acceso directo que se ha creado en el grupo de programas, desde el botón de Inicio. / Todos los programas / GrupoSP / Panel de SP.

Una vez abierto el Panel de SP, en el lado izquierdo del panel, aparecerán todas las aplicaciones de SP que hayas instalado, y sus diferentes versiones. Activa la barra que corresponda a la aplicación seleccionada. En el ejemplo, Contaplus 2011, aparecerá el grupo de opciones con los iconos para realizar diferentes operaciones con ellos. Selecciona el icono de SP Contaplus Élite.

A continuación aparecerá la pantalla de acceso al programa.

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Unidad 1


Selecciona el usuario que se ha creado llamado “Supervisor”. Accede al campo clave de acceso. Si es la primera vez que accedes, te aparecerá una pantalla en la que tendrás que crear la clave de acceso del usuario. A partir de este momento deberás introducir esa clave siempre. 1.5

Salir del programa

Una vez dentro del programa, disponemos de tres formas diferentes para finalizar su ejecución:

La primera consiste en acceder al menú Global, y seleccionar la cuarta opción. Además, se puede cerrar mediante el aspa de la barra de título del programa, como todas las ventanas de Windows, o bien, mediante el método de teclado abreviado: Alt-F4. Al finalizar esta unidad deberás ser capaz de ▪ Saber cómo conseguir el programa a través de la página web oficial. ▪ Saber instalar la aplicación en un ordenador. ▪ Registrar la licencia de utilización. ▪ Iniciar la ejecución de Contaplus. ▪ Salir y cerrar el programa.

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Unidad 2 Descripción de los elementos de la pantalla principal del programa 2.1 Objetivos de la unidad

Distinguir los diferentes componentes de la pantalla de Contaplus. Acceder a los menús a través del teclado y del ratón. Personalizar la barra de botones. Conocer las principales opciones con ficheros (añadir, buscar, modificar, eliminar ...)

Una vez abierto el panel de SP y ejecutado el programa Contaplus, esta es la pantalla general del programa:

En ella se pueden observar las siguientes partes: • • • • •

Barra de título. Barra de menús. Panel de tareas. Barra de botones. Área de trabajo.

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Unidad 2 2.2

Elementos de la pantalla principal

La barra de título

Muestra el icono que identifica a Contaplus, el código de la empresa activada, su descripción y los botones de control de ventana (minimizar, maximizar/restaurar, cerrar).

2.3

La barra de menús

Desde los diferentes menús de esta barra se accede a todas las operaciones que se pueden hacer con el programa. Solamente con situarse sobre un menú y hacer un clic, se despliega este y muestra los submenús y opciones. A la barra de menús se puede acceder simplemente pulsando la tecla Alt y se puede desplazar entre ellos con las flechas de desplazamiento. Algunas opciones de menú muestran una forma de acceso abreviada, esto indica que esa opción se puede abrir directamente pulsando Alt + letra.

2.4 Panel de tareas Está situado a la izquierda de la pantalla y nos permite acceder a las principales opciones con un solo clic del ratón. Agrupa las tareas más habituales del programa, permitiendo acceder a cada una de ellas activando el grupo de tareas. Este panel se puede ocultar haciendo doble clic sobre la pestaña señalada a la izquierda.

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2.5

Unidad 2

La barra de botones

Muestra, mediante botones de acceso directo, algunas de las opciones que se encuentran en los diferentes menús. Permite un acceso rápido a las operaciones más habituales de la contabilidad. Es suficiente con hacer un clic sobre el icono, para que se ejecute la opción elegida, abreviando el acceso a través de menús desplegables. Es posible que algunos de los botones apenas los utilicemos y que otras opciones nos resulten más habituales, de forma que sería interesante poder modificar los botones de esta barra.

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Unidad 2


L ¿Podemos personalizar la barra de botones? Efectivamente, podemos personalizar la barra de botones, pero solamente será visible una barra, con lo que debemos seleccionar cuáles son las opciones de menú de uso más habitual, para asignar los botones que mostrar en la barra. Para quitar y poner nuevos botones, accedemos a la opción Útil / Perfiles de usuario, colores, periféricos/Barra de botones

Para colocar un nuevo botón, selecciona el nivel (solapa) de menú, elige el icono y arrástralo hasta la barra de botones, suelta el icono y se habrá agregado en el lugar donde has dejado de arrastrar. En la imagen se ha representado con una flecha negra.

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Unidad 2

Para eliminar un botón, basta con arrastrarlo desde la barra de botones hasta la papelera y soltarlo en ella. Se abrirá la tapa y desaparecerá de la barra. En la imagen se ha representado con una flecha roja. Para iniciar un grupo de botones (separador), al arrastrar el nuevo botón, hazlo pulsando la tecla Shift (mayúsculas), a la vez que arrastras el icono. Para restaurar la barra de botones a su estado original, es suficiente con pulsar el botón “Restaurar”, situado en la parte inferior del cuadro de diálogo:

2.6

El área de trabajo

Es la zona de mayor superficie de la pantalla del programa. Ocupa la zona central y en ella se mostrarán las ventanas de entrada de datos, la información, datos, opciones, cuadros de diálogo, etc. Es algo similar al escritorio de Windows, o el área de escritura de Word. Muestra el logotipo de Sage Contaplus, y al pulsar el botón derecho del ratón, desaparecerá el logotipo. Al abrir determinados procesos o archivos, en esta zona se abrirá una nueva ventana, con su propia barra de título, botones de control de ventana, barras de botones, etc., que se gestionan como cualquier ventana de Windows. 2.7

Botones de ventanas de opciones

Tal como se describe en el apartado de área de trabajo, en muchos procesos de Contaplus se abren ventanas en esta zona. Estas ventanas disponen de usa serie de botones, que hacen de menú de gestión del archivo abierto. Estos botones suelen aparecer en el lado superior de la ventana. En la mayoría de estas ventanas nos encontramos con los botones que se pueden apreciar en el ejemplo de la opción inventario siguiente:

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Unidad 2


A continuación se describen las acciones asociadas a los botones más comunes que nos encontraremos en las ventanas. Permite añadir un nuevo registro, en este caso, un elemento de inventario. Se activa haciendo clic, o pulsando la letra A o el signo + Permite editar y modificar el registro seleccionado, en el ejemplo, el elemento con código 000000001. Se activa pulsando la letra M. Elimina el registro seleccionado, pidiendo antes confirmación de borrado. Se activa pulsando la letra E. Igual que la opción modificar, muestra el registro seleccionado, pero no permite introducir cambios. Se activa con la letra Z. Permite hacer una búsqueda entre los registros de la ventana activa. Se activa con la letra L. Al igual que la opción localizar, busca registros aplicando filtros de selección. Se activa con la letra N. Gestión del conocimiento, permite ver información más completa del registro, así como información de otros ficheros relacionados, como asientos del diario, presupuestos, etc. Se activa con la letra G. Duplica registro. Copia el registro actual, con todos sus datos, permitiendo asignarle otro código. Se activa con la letra D. Obtiene una listado de los registros de la tabla actual, se activa con la letra I. Modifica el aspecto del texto de la ventana, permitiendo seleccionar el formato del texto, tamaño, fuente, etc. Se activa con la F. Cierra la ventana actual. Se activa con la letra S.

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Unidad 2

Recuerda, Al pasar el puntero del ratón sobre uno de los botones, podremos ver una etiqueta amarilla que describe el texto del botón. Al mismo tiempo, en la barra de estado mostrará una breve explicación de la tarea que realiza, y entre paréntesis, la tecla abreviada que la activa.

2.8

Menús contextuales

Todos los ficheros de datos del programa disponen de un menú contextual que se activa al pulsar el botón derecho del ratón. Estos menús contextuales nos mostrarán las mismas opciones que las barras de botones de la ventana activa. En el ejemplo siguiente, de la opción de inventario, se ha pulsado el botón derecho del ratón, y este nos muestra el menú contextual con las mismas opciones del menú Inventario:

Al finalizar esta unidad didáctica, deberás ser capaz de:

Identificar claramente todas las partes de la pantalla de Contaplus. Personalizar la barra de botones: añadir, eliminar y cambiar de posición los botones. Restaurar los valores originales.

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Unidad 2


2.9 Actividades de profundización Personalización de la barra de botones: Coloca en la barra de herramientas del programa estos dos iconos, iniciando grupo:

Retira de la barra de herramientas los iconos: En caso de que estos iconos no se encuentren en tu barra de botones, selecciona dos iconos al azar. Restaura la barra de botones a su estado original.

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Unidad 3 - Opciones de empresa: Gestión de empresas 3.1 Objetivos de la unidad En esta unidad vamos aprender a iniciar un ejercicio contable, manejando los diferentes tipos de plan contable que permite utilizar Contaplus, determinar el ámbito temporal que abarca un ejercicio contable, así como el número de dígitos con el que vamos a configurar las cuentas que posteriormente utilizaremos en el diario. El primer paso, y uno de los más importantes que vamos a dar en este curso, es la creación de una empresa contable, destinada a registrar en ella los acontecimientos económicos que tenga la empresa en un ejercicio contable que, normalmente, coincide con un año. La creación de la empresa contable va a requerir dos tipos de datos: primero los que tienen especial relevancia en la contabilidad y que no se podrán modificar posteriormente, y, segundo, aquellos datos de carácter oficial que figurarán en liquidaciones periódicas de temas fiscales y para obligaciones registrales. 3.2 Añadir una empresa Cuando utilizamos Contaplus disponemos de la posibilidad de crear tantas empresas como ejercicios económicos necesitemos, de forma ilimitada. Para cada ejercicio hemos de crear una empresa contable, de forma que al finalizar cada año, debemos crear una nueva “empresa”, entendiendo como empresa, no una entidad económica independiente, sino un “espacio” contable temporal. De esta forma independizamos cada ejercicio, pero podemos relacionarlos y compararlos. Así, por ejemplo, si deseamos llevar la contabilidad de una supuesta empresa denominada Mentor, S.L., crearemos una empresa contable para cada ejercicio económico, p.e. Mentor 2009, Mentor 2010, y así sucesivamente, identificando cada ejercicio (empresa contable) con un código, tal como veremos más adelante en esta unidad. Contaplus permite un número muy elevado de empresas contables, pero si utilizas una versión “demo”, solamente dispones de tres empresas. Para añadir una empresa nueva, tenemos tres opciones: Menú GLOBAL Æ Selección de empresa Teclado Æ Alt + E Barra de Herramientas Æ (Opciones de empresa) Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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Unidad 3

Gestión de empresas

Los iconos que presenta esta pantalla, son similares a los que aparecen en cualquier pantalla de gestión de ficheros: Añadir, Modificar, Eliminar, Zoom, Localizar, filtrar Datos fiscales, Seleccionar, Fuentes, Imprimir, tal como se describió en la unidad 2. Estas opciones se activan de dos formas: Pulsando la tecla correspondiente a la letra resaltada: A, M, E, Z, L, D, S, F, L. Pulsando el botón correspondiente con el ratón. Al seleccionar añadir nos aparecerá esta pantalla, denominada Datos Empresa:

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Unidad 3

Desde esta primera pantalla vamos a definir datos relevantes para nuestra futura contabilidad. Los datos enmarcados son imprescindibles y no es posible su modificación posterior, por lo que es muy importante conocer cuáles son los parámetros en los que vamos a trabajar en el futuro. Solamente es imprescindible rellenar los datos de la solapa Datos Empresa, siendo el resto de carácter voluntario; la contabilidad funcionará prácticamente igual. Vamos a detallar el contenido de esta pantalla: Código: es un campo alfanumérico (admite números y letras) de 2 caracteres y/o dígitos que sirve para identificar la empresa que se va a crear. Una vez creada la empresa no puede modificarse. Nombre: campo alfanumérico de hasta 40 dígitos donde figurará la razón social o nombre de la empresa. Se puede modificar en posteriormente. Fecha inicio ejercicio: campo de formato fecha donde se introducirá la fecha de inicio del ejercicio contable. Esta fecha tiene que ser válida, pero no tiene por qué coincidir con el inicio del año natural. Una vez creada la empresa, no puede ser modificada. Fecha fin ejercicio: contiene la fecha en la que se cerrará el ejercicio contable, es un campo que se autocalcula, sumando 12 meses a la fecha de inicio del ejercicio económico. Dicha fecha puede variarse en el momento de crear la empresa, pero no posteriormente.

L ¿Una vez grabada una empresa, puedo modificar las fechas de inicio o fin de ejercicio? ¿Hay alguna solución?

Tal como se ha descrito en el apartado anterior, no es posible modificar estas fechas, además, aparecen con fondo gris, no permitiendo entrar en estos campos. Supongamos que has empezado un ejercicio contable y que has creado una empresa en la que has definido como fecha de inicio de ejercicio 01-01-12 y como fin de ejercicio 30-12-12 y que a lo largo del año 2012 has introducido datos contables, y al final del año te das cuenta de que no es posible introducir asientos con fecha 31-12-12. Participa en el foro proponiendo soluciones a tan grave problema. Lee las intervenciones y ponlas en práctica, para ver cuáles son las más adecuadas. Fecha límite acceso contable: Este campo de formato fecha impide la introducción de asientos con fecha anterior a la indicada en este campo. Por ejemplo, si en una contabilidad no se desean introducir asientos hasta el 2 de enero, para que el día 1 de enero solamente disponga del asiento de apertura, deberemos rellenar con 02-01-12. También sirve para impedir que se introduzcan asientos de un periodo que se considera cerrado, por ejemplo trimestres, meses, etc. Si en este campo figura la fecha 30-09-12 e intento introducir un asiento con una fecha anterior, aparecerá el siguiente mensaje:

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Unidad 3


Este campo puede dejarse en blanco, pero se puede cambiar en cualquier momento. Dígitos subcuenta: campo donde se configura el número de dígitos que tendrán las subcuentas de la empresa. Puede tomar valores entre 5 y 12, en función del volumen de información que cada empresa crea necesitar.

L ¿Por qué es tan importante definir una longitud de dígitos para nuestro plan de cuentas?

Es muy importante elegir adecuadamente este número, ya que una vez creada la empresa ya no podrá modificarse con posterioridad. Vamos a verlo con un ejemplo: Llevamos la contabilidad de una pequeña empresa que cuenta con unos pocos clientes y proveedores. Al establecer el número de dígitos para las cuentas, hemos pensado que con 7 es más que suficiente. Esto nos permite generar hasta 10.000 subcuentas por cada cuenta del plan, a modo de ejemplo: 430 Clientes 430 0000 Cliente 0 430 0001 Cliente 1 430 0002 Cliente 2 430 9999 Cliente 9999 Ciertamente, un número de 10.000 clientes es lo bastante elevado como para pensar que nunca se rebasará en nuestra empresa y que será suficiente. Además, las subcuentas no tienen un código muy largo que me obligue a escribir interminables códigos que ralenticen el trabajo. Si en un futuro nos planteamos la posibilidad de agrupar clientes, por ejemplo, por áreas, podríamos hacerlo de la siguiente forma: 430 clientes 430 01 Clientes área 1 430 01 01 Cliente uno, área 1 430 01 02 Cliente dos, área 1 430 02 Clientes área 2 430 02 01 Cliente uno, área 1 Ahora nos parece insuficiente el número de dígitos, ya que con esta agrupación, solamente nos permite introducir cien clientes por grupo. 32


Unidad 3

Recuerda: No es posible modificar el número de dígitos de las subcuentas, una vez iniciada una contabilidad, ni siquiera al cerrar y abrir ejercicios. Histórico: campo informativo donde figura el código de la empresa contable que contiene el ejercicio anterior. A la hora de crear una empresa normalmente queda vacío, y posteriormente, cuando cerramos la contabilidad, se rellena de forma automática durante el proceso de cierre del ejercicio contable. También puede asignarse un código histórico de empresa de forma manual, desde la pantalla Selección de empresa, botón . Una vez allí, elegimos el código correspondiente a la misma empresa pero del año anterior (M0 por ejemplo). El programa nos mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

Si este campo está vacío, en las Cuentas Anuales de la empresa no aparecerán datos del ejercicio anterior. Año ejercicio: campo informativo donde figura, de forma automática, el mismo año que aparece en la fecha de inicio del ejercicio. Posteriormente se puede cambiar este dato. Plan General de Cuentas: Permite elegir entre cuatro opciones: a) Plan de cuentas antiguo de 1990 • Estándar: Carga en la empresa nueva el P.G.C. estándar de 1990, configurando las cuentas anuales en modelo normal. • Abreviado: Igual que el anterior, pero formula las cuentas anuales en modelo abreviado (Los Balances, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria, son más resumidos) para empresas de pequeño tamaño. • De otra empresa: Copia el plan de cuentas de otra empresa ya existente, de forma que si hemos introducido subcuentas de clientes, proveedores, bancos, etc., copia todas esas cuentas para no tener que volverlas a introducir. Esta opción se utiliza cuando queremos crear la misma empresa para el ejercicio siguiente. En este caso se nos solicitará la empresa a copiar, pudiéndose optar además por cambiar de tipo de presentación de las cuentas anuales, pero no la longitud del número de dígitos. • Personalizado: Permite crear un plan de cuentas y la estructura de las cuentas anuales con total libertad. Esta opción puede utilizarse cuando se trate de empresas que emplean planes de cuentas especiales o no sujetas al P.G.C. oficial. Solamente utilizaremos estos planes para introducir contabilidades anteriores a la entrada en vigor del PGC de 2008. b) Planes adaptados al nuevo Plan General Contable de 2008 33

Unidad 3 • • • • •


Nuevo PGC Estándar: Carga el nuevo PGC de 2008, en modelo estándar, es decir, con las cuentas anuales en modelo normal. Nuevo PGC abreviado: Carga el nuevo PGC de 2008 en modelo abreviado, es decir, las cuentas anuales abreviadas. Nuevo PGC personalizado: Carga el nuevo PGC de 2008, pero sin formular cuentas anuales, para que el usuario las personalice. Nuevo PGC pymes: Carga el nuevo PGC de 2008 para Pymes. Tipo conversión: Contiene el tipo de conversión oficial del euro respecto de la peseta para poder visualizar e imprimir informes en ambas monedas.

3.3 Otros datos de empresas Una vez introducidos los datos anteriores, tal como se ha descrito, disponemos de unas “solapas” que nos permiten introducir datos informativos de la empresa que se va a crear. Todos estos datos se pueden modificar posteriormente. La primera solapa contiene los datos de los programas de SP Editores que tenemos instalados, a fin de establecer relaciones de datos entre estos programas y la contabilidad, por ejemplo, datos de proveedores, clientes, empleados, etc. Además permite asignar una contraseña de acceso a la empresa. Esta contraseña será requerida al usuario cuando pretenda entrar en la contabilidad de esta empresa. Dicha contraseña no es la misma que la que se pide al entrar en el programa. Hasta ahora solamente hemos visto cómo entrar como usuario “supervisor”, y sin contraseña. La contraseña de empresa es adicional a la de entrada al programa.

•

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Ruta editor: Establece el lugar donde se encuentra el archivo de Word, necesario para editar la memoria de la empresa y el Estado de Cambios en el


Unidad 3

Patrimonio Neto (E.C.P.N.). Si no es correcta, no se podrán editar las cuentas anuales al final del ejercicio. Para localizar el Editor, haz clic sobre el icono situado a la derecha de la ruta. Generalmente se encuentra en el disco C:, en la carpeta “Archivos de programa”, “Office”, “Office XX”, donde XX es la versión de Office. Una vez localizado el archivo Winword.exe, hay que hacer doble clic sobre él. A continuación se describe la pantalla que se muestra al activar la tercera solapa “Opciones Empresa”

3.4 Datos legales y fiscales de empresas Además de los datos que hemos visto anteriormente, una vez que se ha añadido la empresa y que esta es operativa, disponemos de una opción adicional que permite establecer datos de tipo legal, fiscal o registral de la empresa. Para acceder a estos datos, primero debemos seleccionar, o activar la empresa contable recientemente creada:

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Unidad 3


Ahora debemos seleccionar Datos de empresas, del menú Global:

Introduce los datos de la empresa, en cada una de las solapas,

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Unidad 3

Y los datos de la Administración Tributaria, que aparecerán en los modelos de Hacienda, liquidaciones de IVA.

Así como los datos que aparecerán en la portada de las cuentas anuales que se depositarán en el Registro Mercantil.

Y por último, los datos de la persona que firma los documentos oficiales de la empresa:

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3.5 Actividades de profundización A partir de este ejercicio, las actividades de refuerzo se van a desarrollar en la empresa contable que vamos a crear en este ejercicio. Crea una empresa con los siguientes datos: Código: Nombre: Año contable: Dígitos subcuenta: Plan contable:

CM Comercial Central, S.L. 20XX (los dos últimos dígitos del año actual) 7 Abreviado

Marca la ruta en la que se encuentra el procesador de textos (Word) Rellena los datos legales y fiscales de la empresa inventando los datos necesarios. Selecciona la empresa recién creada.

Recuerda: A partir de aquí, las actividades de refuerzo se desarrollarán en la empresa contable que acabas de crear. Una vez hayas hecho cada paso descrito en cada unidad, deberás seleccionar la empresa contable con código CM. Para volver a seguir las explicaciones y los ejemplos de la siguiente unidad, deberás volver a seleccionar la empresa ME. Es importante seleccionar correctamente la ruta donde está instalado el editor de textos, Word, para poder confeccionar determinados documentos contables.


Añadir una nueva empresa contable. Modificar / eliminar empresas contables. Introducir los datos legales de las empresas. Cambiar de empresa de trabajo.

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Unidad 4 El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas contables 4.1 Objetivos de la unidad En esta unidad vamos a adquirir los conocimientos necesarios para: Reconocer las diferentes cuentas de Activo/Pasivo/Patrimonio Debe/haber. Añadir, modificar y eliminar cuentas de desglose. Añadir, modificar, configurar, eliminar y listar subcuentas contables. Configurar subcuentas de IVA.

Neto,

Tal como se ha visto en la unidad anterior, al crear una empresa contable debemos, obligatoriamente, asignarle un plan de cuentas. Si hemos seleccionado el nuevo plan de cuentas normal, el abreviado o de Pymes, Contaplus habrá generado en la empresa un plan de cuentas basado en el nuevo Plan General Contable de 2008. Este P.G.C. contiene la estructura y formulación de los balances y cuenta de pérdidas y ganancias y las cuentas oficiales de 3 o 4 dígitos. Además, en otro apartado habremos seleccionado el nivel de dígitos de las subcuentas, generalmente un número no inferior a 7 dígitos. Las subcuentas serán las que a partir de ahora se utilizarán en el diario para confeccionar los asientos contables. Veamos un ejemplo: (Recuerda activar la empresa ME para seguir los ejemplos) En el P.G.C. viene descrita la cuenta de 3 dígitos “Clientes”, que es la 430. Pero en la realidad, a cada cliente le asignaremos un número de cuenta “personal”, para obtener de esta forma información detallada de sus facturas, de sus pagos, etc. Por tanto, en el diario no tiene sentido utilizar la cuenta genérica 430 para asentar en ella todas las facturas y todos los cobros de todos los clientes, sino que asignaremos códigos diferentes para cada cliente, con una determinada longitud, igual para todo el plan de cuentas. Si establecemos un plan de cuentas con 7 dígitos, por ejemplo, el código del cliente uno sería 4300001, el del cliente dos 4300002, y así sucesivamente.

Recuerda: Una vez creado un plan de cuentas con un número de dígitos, este no se puede modificar. Ten en cuenta el número de subcuentas que necesitarás en el futuro, por ejemplo, cuántos clientes quieres tener codificados, si va a hacer grupos de clientes, etc. Más vale ser “generoso”, que quedar escaso.

Por otro lado, si nos interesa agrupar los clientes, podemos utilizar los desgloses, que son grupos de cuentas con un denominador común. Por ejemplo, si nuestros clientes se agrupan geográficamente, podemos crear los siguientes desgloses: 43001 Clientes de España 43002 Clientes de la Unión Europea 43003 Clientes resto del mundo

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Unidad 4

El Plan General Contable

Así, los clientes de la U.E. podrían tener códigos 430020001, 430020002, …. De esta forma, podríamos mostrar balances en los que se agruparán los saldos de cada área geográfica. 4.2

Estructura del Plan General Contable 4.2.1 Primer nivel: El Plan General Contable

Como se menciona en el apartado anterior, al crear una empresa contable, se genera en ella el Plan de Cuentas estándar, que contiene todas las cuentas de 3 y 4 dígitos, agrupadas en Activo, Pasivo, Debe y Haber de PP y GG. Para acceder al plan de cuentas creado en nuestra empresa, seleccionamos la opción del menú Financiera/Plan General Contable/Estructura P.G.C.

El plan de cuentas muestra una estructura de árbol, dividiéndose en epígrafes, títulos y cuentas. Las cuentas, a su vez, vienen clasificadas dentro de Balance (Activo o Pasivo), o dentro de Pérdidas y Ganancias (Debe o Haber). El indicativo “des”, desglose, muestra el número de dígitos que tiene, que normalmente son 3. Generalmente, no es necesario hacer cambios en la estructura del plan de cuentas, pero es posible que se quiera agregar alguna cuenta nueva. Vamos a ver, a modo de ejemplo, cómo proceder para añadir la cuenta 643 “Gastos de personal por jubilaciones anticipadas”. En primer lugar, activamos el plan general contable y seleccionamos 2.“Pérdidas y Ganancias”. Una vez visualizamos los títulos de pérdidas y ganancias, seleccionamos el grupo 3 y seleccionamos Gastos de personal, en el que luego aparecerá la cuenta creada. Pulsamos el botón Añadir:

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Unidad 4

Mostrándonos el cuadro de diálogo de la derecha. Vamos a agregar la cuenta 643 de 3 dígitos, denominada “Gastos de personal por jubilaciones anticipadas”, dentro del epígrafe 3 del Debe de PP y GG, de otros gastos financieros. Como el código tiene 3 dígitos, el desglose se calcula automáticamente y se establece en 3 dígitos.

La cuenta aparece en el lugar donde se ha añadido. Recuerda : Seguramente nunca necesites manipular esta estructura del primer nivel del Plan General Contable, por lo que se aconseja dejarlo como está, siendo modificado solamente cuando se tienen conocimientos sólidos de Contabilidad y de este programa.

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Unidad 4


4.2.2 Segundo nivel: Desgloses Tal como se ha descrito en diferentes apartados de este tema, cuando creamos una empresa y grabamos en ella un plan de cuentas, contamos con todas las cuentas que proporciona el plan oficial. A partir de aquí, dependiendo del tipo de actividad de la empresa, volumen de operaciones, número de clientes, etc., establecemos el número de dígitos que tendrán nuestras cuentas. Si hemos determinado que nuestro plan utilice 7 dígitos para las subcuentas, podremos establecer unos niveles intermedios, por ejemplo con 4 ó 5 dígitos, para clasificar o agrupar subcuentas. Siguiendo con los ejemplos enumerados anteriormente, si deseamos agrupar los clientes de la empresa por zonas geográficas, podremos crear los siguientes desgloses: 43001 Clientes de España 43002 Clientes de la Unión Europea 43003 Clientes resto del mundo Para visualizar los desgloses, activaremos la estructura del P.G.C. y seleccionamos el nivel 9, Desgloses, de la siguiente forma:

Aparecen todas las cuentas que tienen desgloses, es decir, de las que dependen cuentas de 4 ó más dígitos. La cuenta de clientes no tiene desgloses, por tanto no aparece en la lista. Para añadir los nuevos desgloses pulsaremos el botón Añadir,

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Unidad 4

¿Cuántos niveles de desglose puede tener un plan de cuentas?

Los desgloses pueden tener a partir de 4 dígitos, el máximo de dígitos vendrá determinado por la longitud de las subcuentas. Si el plan de cuentas tiene 9 dígitos, el nivel máximo de desglose será de 8.

4.2.3 Tercer nivel: Subcuentas El objeto de las subcuentas es el de personalizar el plan de cuentas, asignando una cuenta específica a cada gasto, a cada cliente, a cada proveedor, banco, etc. No es posible ni aconsejable utilizar la cuenta genérica 430 clientes, para reflejar en el diario los movimientos de todos nuestros clientes. Lo apropiado será crear la cuenta 4300001 para un cliente, la 4300002 para otro, y así sucesivamente, registrando en cada cuenta individualizada todos los hechos contables de cada cliente. Para acceder a las subcuentas, seleccionamos el menú Financiera / Plan General Contable / Subcuentas, o bien, a través del icono

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Unidad 4


Contaplus, para facilitar el trabajo del usuario, proporciona un pequeño plan de cuentas con las subcuentas más usuales, que deberemos decidir si nos son útiles o las sustituimos por otras. A partir de estas subcuentas iremos agregando, modificando o suprimiendo según nuestras necesidades. En la parte superior de la ventana aparecen los iconos más comunes de Contaplus: Añadir, Modificar, Eliminar, Zoom, etc., tal como se describió en la unidad 2. Situando el cursor en la parte central de la pantalla, al pulsar el botón derecho del ratón, nos aparecerá el menú contextual de subcuentas, que nos permite hacer las mismas operaciones que los botones de la derecha:

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Unidad 4

4.2.3.1 Añadir subcuentas Al pulsar el botón añadir, nos aparece la pantalla de toma de datos, debiendo cumplimentar, al menos, el código de subcuenta y la descripción. En caso de clientes, proveedores, etc., rellenaremos los campos de identificación fiscal y bancaria.

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Unidad 4


4.2.3.2 Eliminar subcuentas

Para eliminar un grupo de cuentas contiguo, marca el código desde la primera subcuenta que quieres eliminar y el último. 4.2.3.3 Subcuentas de IVA Las subcuentas cuyo código comienza por 472 (Hacienda Pública, deudora por IVA) ó 477 (Hacienda Pública, Acreedora por IVA), tienen un tratamiento especial, 48


Unidad 4

puesto que llevan aparejado un porcentaje de IVA y un registro de facturas. Es muy importante que realicemos el proceso de asignación del porcentaje y tipo de operación de IVA, de lo contrario, los libros registro de facturas y operaciones relacionadas con las obligaciones de carácter fiscal de este impuesto, no serán eficientes. Al añadir una de estas cuentas, si activamos la solapa de Parámetros, podremos determinar el tipo de operación y el porcentaje de IVA. Primero asignamos los datos de la subcuenta de IVA: código y descripción.

Después introducimos los parámetros de IVA.

Selecciona el tipo de operación de IVA y el porcentaje. Los porcentajes que aparecen vienen definidos en la opción de Menú Financiera:

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4.2.3.4 Otras opciones de subcuentas Además de las opciones añadir, modificar, eliminar, zoom, buscar, imprimir, etc., comunes a la mayoría de las ventanas de Contaplus, en el fichero de subcuentas, aparecen otros iconos propios de las subcuentas y que permiten visualizar y filtrar información relativa a la subcuenta seleccionada. A continuación se detallan algunas de las más importantes:

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1 - Muestra los saldos de la subcuenta por meses. 2 - Muestra el mayor de la subcuenta. 3 - Permite ver datos adicionales de la subcuenta, aplicando filtros. 4 – Asignación de documentos a través de escaneado o de archivos.

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5 - Accede al programa de correo electrónico Outlook Express y crea nuevo mensaje a la dirección electrónica de la subcuenta. 6 - Muestra los saldos alternando moneda Euro-Peseta 7 y 8 - Muestra los documentos relativos a la subcuenta (nóminas, facturas, albaranes, pedidos, etc.). Es necesario haber establecido el enlace con los programas Nominaplus y Facturaplus. 9 – Evaluación de riesgo. Obtención de informes de riesgo. Es necesario estar dado de alta en este servicio. 10 – Parecido al anterior, proporciona a los clientes de Sage que pagan la cuota periódica para poder consultar informes de terceros. 11 – Imprimir listados de subcuentas. 12 – Fuentes. Permite cambiar el aspecto de la letra en la que se visualizan los registros de esta pantalla. 13 – Cerrar. Cierra el registro de subcuentas.


Identificar claramente todos los niveles del Plan General Contable. Añadir, modificar y eliminar cuentas y epígrafes en el P.G.C. Añadir, modificar y eliminar desgloses. Añadir, modificar y eliminar subcuentas contables. Asignar los parámetros de IVA a las subcuentas de IVA. Manejar las principales opciones de subcuentas.

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Unidad 4


4.3 Actividades de profundización Selecciona la empresa CM, en la que vas realizando las actividades de refuerzo, y crea las siguientes subcuentas contables, inventando los datos que no consten y sean necesarios (domicilios, NIF, etc., según la subcuenta de la que se trate). Subcuenta

Descripción

1000000 1290000 2130000 2170000 2180000 2813000 2817000 2818000 3000000 4000001 4000002 4000003 4100001 4100002 4100003 4300001 4300002 4300003 4700000 4720008 4720018 4750000 4750001 4760000 4770000 4770018 5700000 5720000 6000000 6080000 6100000 6240000 6280001 6280002 6290000 6400000 6420000 7000000 7080000

Capital Social Resultados del ejercicio Maquinaria Equipos proceso información Elementos de transporte Amortización acumulada de maquinaria Amortización acumulada de equipos proceso información Amortización acumulada de elementos de transporte Existencias de mercaderías Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Acreedor 1 Acreedor 2 Acreedor 3 Cliente 1 Cliente 2 Cliente 3 Hacienda Pública Deudora por IVA Hª Pª Deudora IVA Soportado 7% Hª Pª Deudora IVA Soportado 16% Hª Pª Acreedora por IVA Hª Pª Acreedora por retenciones Organismos de la Seg. Social acreedores Hª Pª Acreedora IVA repercutido 0 % (1) Hª Pª Acreedora IVA repercutido 16 % Caja Banco Peninsular Compras de mercaderías Devoluciones de compras Variación de existencias de mercaderías Transportes Suministro eléctrico Suministro de agua Otros servicios Sueldos y salarios Seguridad social a cargo de la empresa Ventas de mercaderías Devoluciones de ventas

(1) Iva repercutido en entregas intracomunitarias.

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Gestión de asientos

5.1 Objetivos de la unidad En esta unidad vamos a aprender la forma de introducir asientos en el diario de la contabilidad, a partir de los cuales podremos obtener los estados contables, resultados, situación, libros, etc. Se trata de una de las partes más importantes y más interesantes del programa. Una vez hayamos desarrollado cierta destreza en el manejo del diario, podremos elaborar informes, cuentas anuales, libros y estadísticas. Dada la amplitud del tema, se ha distribuido en dos lecciones. En esta primera unidad haremos las tareas más comunes y básicas, que más cantidad de operaciones contables abarca. La segunda parte relativa a la introducción de asientos se ha dejado para temas posteriores, de esta forma, una vez que hemos aprendido a introducir asientos correctamente, se plantea la obtención de los primeros listados periódicos. A partir de este momento, vamos a trabajar con la empresa que hemos creado para seguir el curso: “Mentor, S.L.”. Para activar la empresa, accedemos al menú Global/Selección de empresa y seleccionamos la empresa citada. 5.2

Introducción de asientos

Para comprender de una forma sencilla cómo se introduce un asiento contable, vamos a utilizar ejemplos de operaciones contables simples. Ejemplo, vamos a hacer un asiento en el que hacemos un reintegro de 100 € del banco para caja. Tal como se realiza en el aprendizaje de la contabilidad de forma didáctica, redactamos manualmente el asiento:

100,00 €

----------------------------Caja (5700000)

------------------------------a

-----------------------------

Banco (5720000) 100,00 € -------------------------------

Ahora, vamos a pasar este asiento contable al diario de Contaplus. Abrimos la entrada de asientos desde la barra de herramientas, pulsando el icono ó a través del menú

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Unidad 5


Accederemos a la ventana de gestión de asientos como se muestra a continuación:

Cabe destacar en esta pantalla 3 áreas diferenciadas: • • •

Barra de herramientas de gestión de asientos Cabecera de asiento Cuerpo del asiento.

En primer lugar introduciremos la fecha del asiento contable. Esta fecha estará comprendida entre las dos fechas que determinamos al crear la empresa. En caso contrario, nos aparecerá la siguiente advertencia:

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Recuerda: Si al crear la empresa te has confundido en las fechas del ejercicio, estas no se pueden modificar, consulta la unidad 2 para obtener soluciones.

Una vez introducida una fecha válida, observaremos la casilla siguiente, “Entrada de asientos predefinidos”. A esta opción le dedicaremos un capítulo más adelante. Avanzando al siguiente campo, encontramos el número de asiento, que es un dato que se autonumera, con lo que no es necesario numerar el asiento manualmente. Solamente rellenaremos este campo cuando vayamos a modificar un asiento del diario, tal como se estudia en el punto correspondiente a modificación de cuentas. Ahora, vamos a introducir la primera partida del asiento, por ejemplo, el apunte deudor, es decir la entrada en caja de 100 €. Añadimos partida mediante la pulsación del botón Añadir. Cada apunte contable contiene los siguientes campos: Subcuenta: Introducimos el valor 5700000 Concepto: Descripción breve de la operación, escribimos reintegro efectivo Banco. Debe/Haber: Introduce en el campo debe, 100 €.

Pulsa el botón "Aceptar", para validar la partida, o bien, pulsa Escape para anularla. Introduce la segunda línea: Subcuenta: Introducimos el valor 5720000 Concepto: Para repetir el texto de la línea anterior, pulsa solamente “Intro”, o bien escribe la descripción directamente en el. Espacio.

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Unidad 5


Debe/Haber: El asiento se cuadra automáticamente con 100 € al haber. Pulsa el botón “Aceptar”. Valida el asiento pulsando el botón señalado en la siguiente imagen:

El asiento quedará grabado y aparecerá de nuevo un asiento en blanco. O bien selecciona el icono de la papelera para cancelar el asiento. 5.3

Mejorando la introducción de asientos

Subcuenta: Si no recuerdas el número de la subcuenta, o esta no existe, desde este campo podrás consultar el fichero de subcuentas, pulsando la tecla + (búsqueda incremental).

56


Unidad 5

Podrás localizar las subcuentas escribiendo la descripción o los primeros dígitos. Si la subcuenta no existe, se podrá crear desde esta ventana, pulsando el botón Añadir. El proceso para añadir una nueva subcuenta es el que se ha explicado en la unidad anterior. Hay un método abreviado para introducir los números de subcuenta. En el ejemplo anterior, la cuenta 5700000, se puede abreviar escribiendo 570 y a continuación un punto. Este punto hace de comodín, sustituyendo los ceros que pudiera haber. En caso de que la subcuenta que se quiere introducir fuera la 4300005, abreviaríamos escribiendo 43.5

Recuerda: Para abreviar el número de una subcuenta, escribe un punto en lugar de ceros intermedios. Esta operación te evitará errores y trabajo.

Concepto: En el campo concepto disponemos de algunos “trucos”, que facilitan el trabajo. En primer lugar, observa que al introducir un concepto (explicación del asiento que posteriormente quieres leer en el diario y en el mayor), a partir de la segunda línea en el mismo asiento, para repetir el concepto de la línea anterior es suficiente con pulsar “intro”. Si quieres escribir un texto diferente, en lugar de pulsar intro, escribe el nuevo texto. Además, disponemos de la posibilidad de tener “conceptos predefinidos” para aquellas operaciones más comunes. Para definir nuevos conceptos, seleccionamos la opción de menú: Financiera/Configuración/Conceptos tipo.

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Unidad 5


E introducimos los conceptos más comunes que queremos abreviar en el diario,

Para utilizarlos en el diario, en el campo concepto, escribimos el concepto abreviado. Por ejemplo, NF, al pulsar “intro”, aparece el texto completo “Nuestra Factura nº”, y podremos teclear el número que corresponda. Debe/Haber: Sigue el siguiente ejemplo, a fin de observar el comportamiento de los campos Debe/haber del asiento. Supongamos que deseamos contabilizar el asiento hecho anteriormente y que, por error, al llegar al campo Debe, en lugar de introducir 100 €, hemos pulsado “intro” y que hemos escrito 100 € en el haber. El campo debe ha quedado inactivo, con lo que al retroceder un campo, el cursor se sitúa en el concepto, al pulsar intro, se sitúa en el campo Haber, con lo que no podemos modificar el apunte. La solución es muy sencilla: pasa al campo Haber, corrige el valor 100,00 y escribe 0,00. Ahora se ha activado el campo Debe y ya puedes introducir el valor deseado. 5.4

Introducción de asientos con IVA

Si has comprendido los apartados anteriores, habrás visto cómo se van introduciendo nuevas líneas en un asiento, sin apenas diferencias entre asientos más o menos complejos o simples. Ahora vamos a introducir asientos múltiples, en los que, al menos, intervienen tres subcuentas. Además una de estas subcuentas tiene peculiaridades extracontables. Vamos a ver cómo, además de un asiento contable, la recepción o emisión de facturas implica la cumplimentación de libros de IVA, y las obligaciones periódicas de este impuesto. Nos referimos a los libros de facturas emitidas, recibidas y de bienes de inversión, las liquidaciones trimestrales y anuales de IVA, el documento 347, etc. Vamos a estudiarlo con un ejemplo: Adquirimos mercaderías a un proveedor, p.e. el proveedor 4000001, por importe de 500 €. En la correspondiente factura se incluye un 18% de IVA, es decir, 90 €, lo que totaliza 590,00 €. Nos planteamos el asiento “manualmente”:

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Gestión de asientos ____________________ 500,00 90,00

Unidad 5 ___________________

Compras de mercaderías (6000000) Hª Pª IVA soportado 18 % (4720018) a Proveedor 1 (4000001) ____________________

590,00

___________________

Introducimos el asiento en el diario. Podemos comenzar con la línea de Compras, es decir, el Debe, o bien por la del Proveedor 1, es decir por el Haber.

En la primera línea hemos introducido como subcuenta 6. (seis + punto), al pulsar intro, se sustituye por 6000000. En concepto escribimos SF + Intro. Aparece “Su factura nº” y completamos con espacio + 1. A continuación escribimos al debe 500 €. En la segunda línea escribimos la subcuenta de IVA 472.18, pulsamos intro dos veces y en el debe escribimos, por error, 85,00 €, en lugar de 90,00. Nos aparecerá el mensaje de error en la ventana de registro de facturas de IVA:

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Unidad 5


Si el importe introducido en el debe de la subcuenta de IVA no coincide con el porcentaje (en este caso 18%) sobre la base imponible de la factura, aparecerá el mensaje de error que se muestra en la figura. Cada subcuenta de IVA lleva emparejado un porcentaje, y sólo uno, de IVA, debido a la comprobación que hace de la cuota de IVA con respecto del porcentaje y la base imponible. No obstante, admite errores de 1 céntimo. Cuando el error es mayor de un céntimo, rechazará el valor, no permitiendo que este sea grabado. En la pantalla de Registro de IVA, aparecen los siguientes campos:

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•

•

•

•

•

Unidad 5

Libro de Facturas de IVA o partida de regularización. Siempre que se trate de asientos de facturas, marcamos la primera opción, dejando la segunda solamente para los asientos de regularización de IVA (liquidación trimestral o mensual con Hacienda). En el libro de facturas recibidas se generará un nuevo registro. Incluir en el documento 347/349: Pregunta si esta factura que se registra se debe sumar en la estadística de compras a proveedores, para a final de año informar a través del documento 347 de aquellos con quienes hemos tenido relaciones comerciales por encima de 3.005,06 €. Generalmente se deja marcada la casilla. Bienes y servicios corrientes o Bienes de inversión: Si estamos registrando una factura de la compra de un bien de inversión (inmovilizado), marcaremos la segunda casilla. De esta forma aparecerá en el registro de bienes de inversión. Por defecto está marcada la primera casilla, por lo que la factura quedaría registrada en el libro de facturas de compras o ventas corriente. Fecha de operación, fecha de expedición y número de factura expedición: En estos campos consignaremos la fecha en la que se realizó la operación, es decir, la fecha de devengo, la fecha de expedición de la factura y el número que consta en el documento. En el caso de compras, el número que asigna el proveedor no coincide con el número de factura en nuestro libro de facturas recibidas. Serie: En el caso de que en nuestra facturación usemos diferentes series, pondremos el código de serie de factura, por ejemplo, A, B, etc. Normalmente se deja en blanco.

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Unidad 5 • • • •

•


Factura: Introducimos manualmente el número de factura en el registro de facturas (la número 1, 2, 3 …..) Si se deja en blanco, se numerarán al emitir el libro de facturas recibidas). Base Imponible: Introduce la base imponible de la factura. El importe debe cuadrar con la cuota de IVA y el porcentaje. Clave de operación: Seleccionaremos el tipo de operación de IVA: Operación habitual, asiento resumen, factura en varios asientos con varios tipos de IVA, etc. Contrapartida: Es el código del proveedor que aparecerá en el libro registro de facturas recibidas. Siempre hay que poner el código del emisor o receptor de la factura, es decir, del proveedor o del cliente, de esta forma aparecerá en el libro registro de facturas. Tercero: Aparecerán los datos del cliente o proveedor que se haya puesto en el apartado de contrapartida. Dentro de estos datos hay que detallar el tipo de documento: DNI, pasaporte, número de operador intracomunitario, etc., según proceda.

Recuerda: Para no cometer errores de cálculo e introducir los datos más rápidamente, selecciona la opción “cálculo automático de IVA” pulsando el botón “configurar entorno”.

Marcando la casilla correspondiente a Cálculo de IVA automático, nos calculará de forma automática el importe al debe de la subcuenta 4720016. 5.5

Modificación de asientos

Para modificar asientos ya grabados, es suficiente con escribir en la casilla correspondiente al número de asiento, el número del que pretendemos modificar. A 62


Unidad 5

partir de este momento, podemos modificar la fecha, añadir o eliminar líneas de asiento o hacer cambios. 5.6

Sesión de diario (borrador de asientos)

Si para modificar un asiento reciente escribimos un número de asiento y no lo muestra, pueden suceder dos cosas: • •

Que el asiento no exista. Que el asiento haya sido introducido en la sesión actual de trabajo. En este caso, el asiento ha sido grabado en el “borrador de asientos”, que es un lugar intermedio en el que se sitúan los asientos de la sesión, antes de pasar al diario definitivo. En este borrador no se pueden modificar. La solución es muy sencilla: Actualizamos el diario, cerrando la entrada de asientos y volvemos a entrar en gestión de asientos. El asiento ya se puede modificar.

Este borrador, llamado por Contaplus, “sesión”, tiene una capacidad de asientos. Una vez rebasada, actualiza automáticamente los asientos grabándolos en el diario definitivo. Este número de asientos es, por defecto, de 5, pero se puede personalizar. Para ello, accedemos al menú Global / Selección de Empresas. Seleccionamos de la empresa actual la solapilla Opciones de empresa:

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Unidad 5


Cambia el valor 5 por el valor 1, de esta forma, cada vez que actualicemos un asiento, pasará directamente al diario y podremos modificarlo sin necesidad de cerrar la sesión. 5.7

Eliminación de asientos Para eliminar un asiento, seleccionamos el número de asiento, una vez nos

aparezca en pantalla, pulsamos el botón Eliminar,

y Aceptar.

Para eliminar asientos en grupo, rellena número inicial y número final y pulsa Aceptar. 5.8

Comentarios en asientos

Contaplus permite que guardemos junto con el asiento una información adicional con más datos, aclaraciones, etc. Para activar comentarios, pulsamos en la barra de herramientas el botón:

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Unidad 5

Del mismo modo, podremos editar, modificar o eliminar comentarios. 5.9

Personalización del entorno de trabajo en la introducción de asientos

Tal como hemos visto en el apartado de IVA, podemos personalizar algunas características de la forma de trabajar en la introducción de asientos. Para ello, activamos el botón de entorno de trabajo:

•

Cálculo de IVA automático: Como se ha explicado en el apartado de introducción de asientos con IVA, al activar esta casilla, se calcula la cuota de IVA en los asientos en los que interviene una subcuenta 472 ó 477. Es necesario haber introducido previamente el valor de la base imponible de la factura.

•

Cuadre automático por partida: Una vez introducida una línea de asiento, aparece en la segunda línea con un valor al debe ó haber igual al descuadre del asiento. Este cuadre se desactiva de forma automática cuando el asiento está cuadrado o cuando pulsamos la tecla Esc.

•

Caja de edición con contrapartida: Activa la casilla de contrapartida en la introducción de líneas de asiento. La contrapartida sirve para referenciar contra qué cuenta se ha cargado/abonado en un asiento, cuando visualizamos el mayor de una subcuenta.

•

Edición de partidas en modo extendido: Hasta ahora hemos introducido cada partida en una sola línea, si activamos esta casilla, veremos cada partida en una nueva ventana. Utiliza el modo de visualización de partidas según te resulte más cómodo.

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Unidad 5


En esta pantalla observamos cómo el campo contrapartida está activado. Supongamos que en el asiento que estamos introduciendo, una venta al cliente 4300000, la contrapartida de la subcuenta 4300000 es ventas (7000000), y viceversa. Cuando consultemos el mayor de la 4300000, observaremos un cargo de 1.160,00 € y como contrapartida, la subcuenta 7000000. Recuerda: El hecho de introducir una subcuenta como contrapartida en una línea de un asiento, solamente tiene carácter informativo, para mostrar contra qué subcuenta se ha cargado o abonado.


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Introducir asientos contables. Modificar y eliminar asientos del diario. Personalizar el entorno de introducción de asientos. Introducir asientos con IVA y registrar facturas. Consultar la sesión de diario.


Unidad 5

5.10 Actividades de profundización Selecciona la empresa CM en la que vienes haciendo las actividades de refuerzo. 1.- Introduce el asiento de apertura del ejercicio:

25.000,00 25.000,00

_________________ __________________ (5720000) Banco Peninsular (3000000) Existencias de mercaderías a (1000000) Capital social _________________ __________________

50.000,00

2.- Crea los siguientes conceptos: NF SF NP SP

Nuestra fra. nº Su fra. nº Nuestro pago Su pago

3.- Introduce los siguientes asientos: 02/01 03/01 05/01 07/01 12/01

Traspasamos del banco a caja 800,00 € en efectivo. Vendemos al cliente 1 mercaderías por valor de 1.350,00 € + 18% de IVA. Factura emitida nº 1. Giramos recibo con vencimiento 02/02. Compramos al proveedor 1 mercaderías por importe de 2.745,50 € más 18 % IVA. Es la factura recibida nº 1. Pagamos mediante cheque. El cliente 1 nos devuelve parte de las mercaderías que le vendimos el día 3 de enero por importe de 225,65 € más 18 % IVA. Factura emitida nº 2. Vendemos al cliente 2 mercaderías por importe de 6.533,45 €, más IVA. Giramos letra con vencimiento 13/03. Factura nº 3.

4.- Accede a la personalización del entorno del diario y activa las casillas de cálculo automático de IVA, cuadre automático por partida y modo extendido. 15/01

22/01

24/01 26/01 31/01

Compramos mercaderías al proveedor 2 por importe de 3.500,00 €, más IVA. Emitimos un pagaré con vencimiento 14/02/03. Factura recibida nº 2. Vendemos al cliente 4300004, “Import Italia, SpA”, de Italia, mercaderías por importe de 1.355,90 €. Factura emitida nº 3. Pagará mediante transferencia 20 marzo. Recibimos la factura de Iberdrola, por importe de 125,00 € más IVA. Factura recibida nº 3. Recibimos factura de agua del Ayuntamiento, por 13,50 € más 8% de IVA. Factura recibida nº 4. Adquirimos un ordenador por 1.000,00 € más IVA. Factura nº 1 de inmovilizado.

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Unidad 5 12/02

16/02 19/02 21/02

Gestión de asientos Vendemos al cliente 2 mercaderías por importe de 4.450,00 €. Nos paga 500,00 € en efectivo. El resto las irá pagando en plazos. Factura emitida nº 4. El cliente 2 nos devuelve mercaderías por importe de 580,00 €. Factura emitida nº 5. Compramos mercaderías al proveedor 2, por importe de 2.000,00 €. Factura recibida nº 5. Emitimos un pagaré con vencimiento 21/03. Adquirimos una máquina a Talleres Modernos, S.L., por importe de 3.000,00 €. Factura de inmovilizado nº 2. Añade el siguiente comentario al asiento: “ Empacadora Warm P-100, nº serie, 03-000015”

5.- Accede a la personalización de entorno y activa la casilla “contrapartida”. Introduce el siguiente asiento, rellenando las casillas de contrapartida de las dos partidas. 23/02 28/02 01/03

Ingresamos en el Banco 400,00 €. Vendemos al cliente 3 mercaderías por importe de 1.200,00 € más IVA. Factura emitida nº 6. El cliente 2 nos paga 500,00 € de la factura emitida nº 4.

6.- Modifica en los parámetros de empresa el número de asientos en sesión, estableciéndolo en 2 asientos. 03/03 06/03 11/03

19/03 26/03 28/03 31/03

Compramos mercaderías al proveedor 3 por importe de 5.000,00 € más IVA. Nos gira letra con vencimiento 02/04. Factura recibida nº 6. Vendemos mercaderías al cliente 1 por importe de 3.000,00 euros más IVA, es la factura nº 7. Giramos efecto con vencimiento 04/06. Vendemos mercaderías al cliente “Import Italia, SpA”, de Italia, mercaderías por importe de 2.104,35 €. Factura emitida nº 8. Pagará mediante transferencia 10 abril. Compramos mercaderías al proveedor 3, por importe de 2.560,00 € más IVA. Factura recibida nº 7. Pagamos mediante cheque al proveedor la factura nº 7. Vendemos al cliente 2 mercaderías por importe de 4.125,00 € más IVA. Factura emitida nº 9. Pagamos en efectivo factura a “Transportes Rápidos, S.L.”, por importe de 255,00 €, más IVA. Factura recibida nº 8.

7.- Modifica el asiento del día 12/02. En lugar de pagarnos 500,00 €, ha pagado 600,00. 8.- Elimina el asiento del día 23/02.

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Unidad 6

Libros contables y listados periódicos

6.1 Objetivos de la unidad Uno de los principales objetivos de la contabilidad es el control de la gestión de la empresa, de los gastos e ingresos, de la tesorería, etc. Además, todas las empresas tienen obligaciones fiscales y registrales que obligan a presentar unos estados de cuentas y estadísticas de forma periódica. A partir de la introducción de los hechos contables en el diario, ya es posible la obtención de esta información. En esta unidad vamos a aprender a verificar esa información. También vamos a aprender a obtener los libros obligatorios, como el Diario, cuenta de Pérdidas y Ganancias, Balances, Memoria, etc., así como otros libros auxiliares como el Mayor. 6.2 El libro diario El libro Diario recoge todas las operaciones contables introducidas a través de la gestión de asientos. Estos asientos se muestran ordenados por fechas, a fin de organizar los hechos contables según se han ido produciendo. Para acceder al listado de diario, lo haremos a través del menú Financiera/Opciones de diario/ Listado de diario o bien, pulsamos el icono de la barra de herramientas .

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Unidad 6


6.2.1 Principales opciones de diario: Modelo borrador: Permite listar por pantalla o en impresora un borrador del diario, sin que los asientos deban estar necesariamente ordenados por fechas e incluyendo comentarios, datos de IVA, ordenados por los criterios que desee. También permite obtener el diario en fichero con formato txt o formato html, incluso en texto para archivo de mensaje electrónico.

Modelo Oficial: En este modelo se imprimen los asientos sin comentarios ni datos de registro de facturas de IVA. Además, solicita cómo se van a numerar los asientos. Puesto que lo normal es que los asientos no se hayan introducido todos ordenados por número y fecha, al obtener el diario, deberemos renumerarlos. Si ya los hemos renumerado anteriormente, no será necesario invertir tiempo en volverlos al renumerar.

En el siguiente ejemplo vemos cómo se visualiza el diario borrador por pantalla. Al hacer doble clic en cualquier línea del asiento número uno, se activa el comentario.

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Unidad 6

Como se puede observar, existe una segunda solapa en el cuadro de diálogo del diario. Es la solapa valores iniciales. Se utiliza en caso de que el libro diario se imprima en varias veces, debido, generalmente, al gran volumen que ocupa. Ejemplo: Si hemos impreso el diario del 1 de enero al 31 de enero, se habrán generado un número de páginas y se arrastrarán unas sumas del debe y del haber. Al proseguir con el diario, hay que indicar cuál es el siguiente número de página y las sumas anteriores al 1 de febrero, por ejemplo:

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Unidad 6


6.2.2 Obtención del diario por impresora Hasta ahora, solamente hemos visualizado el diario, además, los botones de impresora están inactivos. Esto se debe a que, al instalar el programa Contaplus, no se instalan automáticamente las impresoras que hay configuradas en Windows. Para poder obtener cualquier informe por impresora, deberemos instalar y configurar desde Contaplus las impresoras que vayamos a utilizar. Instalación de impresoras: Antes de sacar listados por impresora es necesario agregarlas en Contaplus. Este proceso se realiza en el menú útil, en el apartado “periféricos”:

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Unidad 6

Recuerda: Si quieres obtener listados por impresora, debes instalarla en Contaplus, aunque ya esté agregada y configurada en Windows.

Para instalar y configurar una impresora en Contaplus, debemos realizar dos pasos: Paso 1: Agregamos la impresora que está configurada en Windows, pulsando el botón añadir:

Selecciona la impresora adecuada haciendo doble clic sobre ella. Una vez realizado este paso, la impresora aparecerá en el centro del cuadro de diálogo. Entonces pulsa “Aceptar”. Paso 2: Modifica la configuración de las fuentes de caracteres, puesto que con los tamaños de fuente que se instalan por defecto, los informes y listados saldrán incompletos, por lo que deberemos reducir el tamaño de caracteres normales a 10 y el de la letra comprimida a 6. Para acceder a estas opciones, pulsa el botón Impresora …

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Unidad 6


En la unidad 13 podrás encontrar una descripción más detallada acerca de la instalación y configuración de impresoras. 6.3 Libro Mayor El libro Mayor es un registro contable no obligatorio que resulta sumamente útil en la verificación de las operaciones en el que verificamos los hechos contables organizados por subcuentas. Tal como se ha visto en los apartados anteriores, el Mayor se puede obtener por pantalla, en fichero o por impresora. En este último caso, ya no es necesario volver a configurarla. También permite obtener parte del libro mayor, acotando los listados a unas fechas determinadas, para unas subcuentas concretas, etc. Se activa desde el menú Financiera/Opciones de Diario/Listados de Mayor, o bien pulsando Alt + M, o a través del icono:

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Unidad 6

Podremos acotar el listado en cuanto al rango de subcuentas y al de fechas. La opción salto de página provoca que al final de cada subcuenta finalice la página y comience la siguiente subcuenta en una nueva página. Si marcamos la casilla incluir comentarios, podremos verlos en el listado. Para ver un asiento completo, haz doble clic en la línea sobre la cual quieras visualizar el asiento enlazado:

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Unidad 6


Con la solapa “valores iniciales” operaremos de forma parecida a como lo hemos realizado en el apartado del libro diario, proporcionando las sumas anteriores y el número de primera página.

Recuerda: Prueba a listar de diferentes formas el diario de los ejercicios que hayas hecho hasta ahora. Si el Diario lo guardas en un archivo, podrás visualizarlo por pantalla siempre que quieras, sin necesidad de utilizar Contaplus.

6.4 Las cuentas anuales En este apartado vamos a estudiar cómo se obtienen las cuentas anuales: • • • • • •

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Inventario Inicial y Final. Balances de Sumas y Saldos periódicos. Balance de Situación. Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Memoria. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (E.C.P.N.)


Unidad 6

6.4.1 Balances de Sumas y Saldos El Balance de Sumas y Saldos refleja la suma de los movimientos que recogen las subcuentas dentro de un periodo determinado, así como los saldos que presentan en la fecha final del informe. Contaplus lo confecciona directamente, sin necesidad de hacer operaciones intermedias y siempre se encuentra actualizado. A través de los balances de sumas y saldos podemos obtener el inventario inicial y final de una empresa, es decir, la valoración de todos y cada uno de los bienes, derechos y obligaciones que componen el patrimonio de una empresa en un momento determinado. Esta valoración habrá de hacerla las empresas en, al menos, las siguientes ocasiones a lo largo del año: • Inventario inicial. • Sumas y saldos trimestrales. • Inventario final. Para acceder a las opciones de Sumas y Saldos, lo haremos a través del menú Financiera/Balances/Sumas y Saldos, o bien, mediante el método abreviado de teclado Alt + X. También disponemos del botón El cuadro de diálogo que aparece será:

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Unidad 6


Consejo: Antes de obtener una copia impresa, visualiza por pantalla los balances. Verifica la configuración del balance.

Para obtener los diferentes balances, cambiaremos las fechas de emisión, así, a modo de ejemplo, el balance del segundo trimestre, tendría como fecha inicial el 01-04XX y como fecha final 30-06-XX. Para obtener el inventario inicial, las fechas inicial y final serían la misma fecha: 01-01-XX. Además, en todos los balances de sumas y saldos, aparece una primera columna con los saldos iniciales. Para obtener el inventario final, lo haríamos con fechas 01-01-XX y 31-12-XX, respectivamente. También podemos obtener un balance parcial, listando el grupo de subcuentas que se desee, rellenando las casillas de “Cotas subcuentas”. Si marcamos la casilla “acumulados”, aparecerán los saldos acumulados hasta la fecha.

Observa este fragmento de un balance de sumas y saldos. Se han señalado las columnas de saldos iniciales, los saldos del periodo y las sumas acumuladas (saldo inicial + movimientos del periodo). Observa también que aparecen dos niveles de cuentas: con 3 y 7 dígitos. Para cambiar el nivel de detalle, selecciona el número de dígitos en la solapa “Configuración del Balance”. En las casillas relativas a valores iniciales, podrás continuar con listados parciales o interrumpidos, señalando el primer número de página a emitir, así como las fechas a listar:

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Unidad 6

6.4.2 Balance de Situación El Balance de Situación refleja el estado patrimonial de una empresa en un momento determinado. En él se incluyen todos los saldos de las cuentas comprendidas entre los grupos 1 y 5. Como parte integrante de las cuentas anuales obligatorias, las empresas deberán formular un balance de situación inicial y otro final, que coincide con el de cierre de ejercicio. No obstante, podemos obtener balances de situación en cualquier fecha, con el fin de obtener una valoración patrimonial de la empresa. Cabe destacar que, además de reflejar los saldos al final del ejercicio actual (ejercicio N), se deberán incluir los saldos al final del ejercicio anterior (ejercicio N-1). De este modo podemos comprobar la evolución de la empresa a lo largo de dos ejercicios consecutivos. La asignación de una empresa como ejercicio anterior al actual se hace de forma automática en el proceso de cierre y apertura de ejercicio, tal como se verá más adelante. Esta asignación se denomina histórico, y se puede verificar, o cambiar manualmente en la opción de menú Global/Selección de Empresa:

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Para obtener el Balance de Situación, nos situamos en el menú Financiera/Balances/Situación, o bien con el método abreviado de teclado Alt + Z.

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Unidad 6

Se pueden obtener modelo borrador y modelo oficial, este último seleccionando la solapa “Oficial”. 6.4.3 Cuenta de Pérdidas y Ganancias La cuenta de Pérdidas y Ganancias expresa el resultado de un ejercicio contable de una empresa, computando todos los ingresos y gastos habidos en el periodo. La diferencia entre esos gastos y esos ingresos son el resultado del ejercicio. Forma parte de las cuentas anuales, y, por tanto, es obligatoria. La legislación actual obliga a la obtención, al menos, de una cuenta de resultados al final del ejercicio, pero, al igual que los balances, podemos obtener, con fines informativos, cuentas de pérdidas y ganancias parciales que recojan los ingresos y gastos de parte de un ejercicio. Lo mismo que los Balances de Situación, la cuenta de Pérdidas y Ganancias expresará la evolución de ingresos y gastos, debiendo mostrar los habidos en el ejercicio presente y en el inmediatamente anterior (ejercicio N y ejercicio N-1). Para obtener la cuenta de Pérdidas y Ganancias, podemos acceder a través del menú Financiera/Balances/Pérdidas y Ganancias, o bien pulsando Alt + Y. La pantalla que nos mostrará será muy similar a la que hemos visto para los balances de situación:

En caso de que se desee obtener una copia en borrador, sin expresar el ejercicio anterior, desmarcaremos la casilla “obtener ejercicio comparativo N-1”.

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Unidad 6


Para obtener resultados de un periodo, por ejemplo, un trimestre, rellenaremos las casillas de fechas, tanto de un ejercicio, como de otro. La pantalla que visualizaremos para obtener el modelo oficial será como la siguiente:

6.4.4 Memoria La Memoria y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto son informes obligatorios que forman parte de las cuentas anuales, y por tanto, obligatorios para todas las empresas. En la memoria se explica e informa acerca de datos de carácter económico que amplían la información numérica recogida en los balances y cuenta de pérdidas y ganancias. Esta información en unos casos expresa la valoración y composición patrimonial de la empresa, la evolución de los resultados, previsiones de futuro, normas de valoración de diferentes componentes del patrimonio, etc. Contaplus proporciona un texto en formato “doc”, llamado Memoria.doc que contiene los datos mínimos y estandarizados de lo que podría ser la memoria de nuestro ejercicio contable. Esta memoria incluye fórmulas que se cumplimentan de forma automática a partir de la contabilidad. Pero también es necesario editar esa memoria para completar aquellos datos que no proporciona la propia contabilidad. Para la edición de la memoria es necesario tener instalado un programa editor de documentos doc, como por ejemplo Word, Wordpad, etc.

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Unidad 6

Activaremos la Memoria a través de la opción de menú: Financiera / Balances / Memoria y E.F.E.

La opción Formular Memoria permite la edición de las fórmulas con las que se calculan ciertas funciones internas de la memoria. Se aconseja no manipular estas fórmulas, ya que el resultado final de la memoria podría no ser el deseado. La opción Editar Memoria abrirá el archivo “Memoria.doc”, así como el editor de archivos de tipo doc, que normalmente es Word. A partir de esta memoria estándar, modificaremos los textos para adaptarlos a las características de la empresa. En caso de que no hayamos determinado correctamente la ruta donde está grabado el editor, nos aparecerá el siguiente cuadro:

Para corregir este problema, vamos a indicar la ruta del editor en el menú Global / Selección de Empresa, modificaremos la empresa actual, en la solapa “Ruta de Programas SP”, donde indicaremos la ubicación del archivo Winword.exe:

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Unidad 6


Si no encuentras la ruta donde está ubicado el editor, utiliza la función buscar de Windows, indicando el archivo “Winword.exe”, u otro editor, en caso de que utilices otro procesador. A modo de ejemplo, a continuación se reproduce parte de la memoria, la cual deberá ser cumplimentada con los datos de la empresa:

Memoria Anual Ejercicio de 20XX Memoria Anual. Ejercicio 20xx Que presenta a la Junta General ordinaria, en aplicación del Capítulo VII del T.R.L.S.A., VI de la Ley de Sociedades Limitadas y III del R.R.M, el próximo día 30 de Junio de 20xx.

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Unidad 6

Nota 1 ACTIVIDAD DE LA EMPRESA El domicilio social es: ............................................................……………………………………..…. El número de Identificación Fiscal de la Empresa es............................................................ La Sociedad está inscrita en el Registro Mercantil de ..................el día ... de ............... de ........., Tomo ........., Folio ...........Sección ..........., Hoja ............. La actividad fundamental de la Sociedad, dentro de su objeto social es: ............................................................................................................................... ............. ............................................................................................................................... ............. El objeto social de la compañía es: 1.- ............................................................. ............................................................. ............................................................. 2.- ............................................................. ............................................................. ............................................................. 3.- ............................................................. ............................................................. .............................................................

Nota 2 BASES DE PRESENTACION DE LAS CUENTAS ANUALES 1.- IMAGEN FIEL Las cuentas anuales se han preparado a partir de los registros contables de la Sociedad y se presentan de acuerdo con la legislación mercantil vigente y con las normas establecidas en el Plan General de Contabilidad vigente, con objeto de mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la Sociedad. Asimismo, el Estado de Flujos de Efectivo se ha preparado de acuerdo con las normas y criterios establecidos en Plan General de Contabilidad y reflejan la evolución y situación de los recursos líquidos de la Sociedad. No ha habido razones excepcionales por las que, para mostrar la imagen fiel de la Sociedad, se hayan aplicado disposiciones legales en materia contable e influencia de tal proceder sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la Empresa.

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Unidad 6


En los lugares en los que aparece una expresión del tipo aparecerán los datos contables que se rellenarán de forma automática cuando procedamos a “Visualizar la memoria”. En el apartado “Editar la Memoria” procederemos a introducir solamente aquellos datos que no se puedan extraer de la contabilidad mediante fórmulas. 6.4.5 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Al igual que la Memoria, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto es un informe que edita Contaplus en formato de documento de Word, por lo que resulta imprescindible que el editor esté bien definido en la ficha de la empresa. Para formular este modelo disponemos de dos apartados: 1) Formular el E.C.P.N. 2) Mantenimiento y visualización del E.C.P.N. No es aconsejable manipular la formulación de este informe, por lo que no vamos a extendernos en explicar cómo se modifican las fórmulas de cálculo. Por el contrario, a continuación se describen los dos pasos a dar para obtener correctamente el E.C.P.N. 1er paso: Seleccionamos del menú Financiera / Balances / Estados Cambio Patrimonio Neto / Mantenimiento y visualización E.C.P.N.

Una vez hemos seleccionado este informe, podemos modificar manualmente los valores que aparecen en pantalla, para posteriormente obtener una copia en un archivo de Word. Para obtener la copia definitiva en el archivo de Word, primero recalculamos, pulsando el botón señalado en la parte superior. Una vez verificada la información, y corregida manualmente si fuera necesario, pulsamos el botón “Visualizar ECPN”. No es necesario tener abierta la aplicación Word, ya que la abrirá automáticamente mostrando el archivo confeccionado con los datos que se visualizan.

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Unidad 6

Finalmente obtendremos un archivo semejante a este

Los datos del encabezado necesarios se rellenarán con Word. Conviene recordar que para obtener este modelo debe haberse definido correctamente la ruta del editor de Word.

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Unidad 6



Editar el diario en modelo borrador y oficial. Obtener el libro Mayor. Obtener Balances de Sumas y Saldos. Obtener Balances de Situación en diferentes fechas. Obtener la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Editar la Memoria al final del un ejercicio contable.

6.5 Actividades de profundización Activa la empresa de las actividades de refuerzo, código CM. 6.5.1 Emisión del Libro Diario Accede al diario y visualiza el borrador de asientos del 1 de febrero al 28 de febrero. Posiciónate en el asiento correspondiente a la compra de la máquina y visualiza el comentario. 6.5.2 Libro Mayor Muestra por pantalla el Mayor de las subcuentas de los clientes 4300001 al 4300003 Avanza y retrocede mostrando las diferentes subcuentas. Cierra el Mayor y muestra la subcuenta 2130000. Una vez en pantalla, haz doble clic en la línea de la compra de la máquina y muestra en pantalla el asiento enlazado y su comentario. 6.5.3 Sumas y Saldos Muestra por pantalla el balance de sumas y saldos del 1 de enero al 31 de marzo. Repite la operación anterior, pero configurándolo para ver solamente las subcuentas de 7 dígitos. Muestra por pantalla el balance de sumas y saldos de febrero, con acumulados, configurado para 3 dígitos. 6.5.4 Balance de Situación Muestra por pantalla el Balance de Situación al 31-03. 6.5.5 Pérdidas y Ganancias Muestra por pantalla la cuenta de Pérdidas y Ganancias del 1 de enero al 31 de marzo. 6.5.6 Memoria Edita la memoria abreviada de la empresa. Introduce en ella el domicilio social y la actividad económica. Guarda el archivo de la memoria con el nombre de “memoria20xx”.

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Unidad 7

Tratamiento del IVA

7.1 Objetivos de la unidad En esta unidad se va estudiar cómo tratar las operaciones de IVA con el programa Contaplus, cómo obtener los diferentes libros de IVA, liquidaciones periódicas y obligaciones fiscales de carácter estadístico o informativo. Las explicaciones se han reducido a lo estrictamente necesario para comprender el funcionamiento del programa. No se trata de un tema puramente fiscal, ni se pretende profundizar en el tema de IVA. En caso de que el alumno encuentre dificultades para comprender las explicaciones relativas a conceptos fiscales, registrales o de documentos que aparecen en este tema, se recomienda la lectura de textos más específicos y/o módulos o cursos que se ofertan en las Aulas Mentor. Entre las obligaciones fiscales que tienen las empresas, caben destacar aquellas relativas al Impuesto Sobre el Valor Añadido. En esta unidad vamos a tratar de mostrar los documentos, liquidaciones periódicas y libros relativos a este impuesto. Entre otra, vamos a obtener la siguiente documentación: • • • • • • •

Libro Registro de Facturas Emitidas. Libro Registro de Facturas Recibidas. Libro Registro de Bienes de Inversión. Documento 303 – Liquidación trimestral de IVA. Documento 303 – Liquidación mensual de IVA. Documento 347 – Declaración anual de operaciones con terceros. Documento 349 – Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias.

Tal como hemos visto en la unidad 5, la introducción de datos relativos al IVA se encuentra, exclusivamente, en la introducción de asientos, mediante la introducción de datos en la pantalla del registro de IVA. También hemos visto como configurar los porcentajes de IVA, de forma que nuestro programa calcule y verifique la exactitud de las bases y cuotas del impuesto. 7.2 Introducción de datos de IVA 7.2.1 Facturas de proveedores o de clientes

Tal como se explica en la unidad 5, sobre la introducción de asientos, vamos repasar y ampliar la forma de introducir los datos con los que posteriormente obtendremos los libros, estadísticas e impresos del IVA. Vamos a estudiar algunos de los diferentes casos que nos podemos encontrar a la hora de contabilizar documentos que lleven IVA. En primer lugar, trataremos de contabilizar las operaciones más sencillas que no entrañan demasiada dificultad. Vamos a comenzar con un ejemplo práctico: Supongamos que hemos adquirido mercaderías por valor de 1.000,00 €, con 180,00 € de IVA, totalizando la factura de nuestro proveedor: 1.180,00 €.

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Unidad 7

Tratamiento del IVA

El asiento que haríamos sería: _____________________ ____________________ 1.000,00 Compras de mercaderías (6000000) 180,00 H.P. Deudora IVA Soportado 18% (4720018) a Proveedor X (4000001) _____________________ ____________________

1.180,00

En la pantalla de entrada de datos de IVA hemos marcado: • • • • • • •

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Factura libro IVA: Registra una factura en el libro de facturas recibidas. Incluir en el Doc 347/349: Esta operación queda reflejada en la declaración de volumen de operaciones con el proveedor 4000001. Bienes y servicios corrientes: La factura corresponde a una compra de mercaderías. Factura: Número de factura que le corresponda. Se introduce manualmente. Si se deja en blanco, o se introduce el valor cero, al imprimir el libro de facturas, indicaremos que se numeren automáticamente. Base imponible: Importe de la base imponible de la factura. Este importe lo captura del asiento y debe coincidir con el porcentaje indicado de IVA. Clave de operación: Es una operación habitual, normal. Contrapartida: Es el código del proveedor emisor de la factura. Es un campo obligatorio. Aunque pone “subcuenta cliente/proveedor”, al tratarse de una compra,

Tratamiento del IVA

•

Unidad 7

introducimos un código de proveedor. Cuando registremos una venta, la pantalla será la misma e introduciremos el código de un cliente. Tercero: Aparecen los datos del proveedor que se ha puesto en contrapartida.

Recuerda, Aunque una compra o una venta se realice al contado y se contabilice contra cuentas de tesorería, en el cuadro de registro de facturas con IVA siempre tendremos que poner en el apartado “contrapartida” el código del cliente o del proveedor, a fin de que éste aparezca en el libro registro de facturas, así como para la correcta realización de otros documentos informativos de IVA, como el modelo 347 ó el modelo 349. 7.2.2 Uso de diferentes tipos de IVA Recordemos que en la unidad 4, cuando estudiábamos el concepto de subcuenta y la forma en la que se introducen estas en la empresa, las cuentas de IVA tienen un tratamiento especial, de forma que para cada subcuenta de IVA debemos asociar el tipo de operación de que se trate y, sobre todo, el porcentaje de IVA aplicable. Así pues, deberemos utilizar una subcuenta diferente para contabilizar el IVA deducible en la adquisición de bienes al 18% del IVA aplicado en bienes sujetos a IVA reducido. Imaginemos que recibimos una factura por suministro de agua de la empresa Aguas del Centro, S.A. Esta factura está sujeta a un tipo de IVA del 8%. En este caso, utilizaremos la subcuenta de IVA del 7%, que, por ejemplo, podría ser 4720007. _____________________ 30,00 2,40

____________________

Suministros (6281000) H.P. Deudora IVA Soportado 8% (4720008) a Acreedor X (4100001) _____________________ ____________________

32,40

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Unidad 7

Tratamiento del IVA

Como podemos comprobar, cada subcuenta de IVA lleva emparejado un solo porcentaje de IVA, de forma que se verifique la cuota y la base imponible. Esto implica que necesitaremos una subcuenta por cada porcentaje de IVA que utilicemos. Recuerda, Para cada porcentaje de IVA debes crear una subcuenta diferente. 7.2.3 Abonos y devoluciones

En el caso de que tengamos que contabilizar una factura o una nota de abono, es decir, que el IVA Soportado o el Repercutido deban aparecer en los libros registro de facturas con signo negativo, debemos contabilizar el asiento de la misma forma que se hace a mano, es decir, utilizando las cuentas de Devoluciones, IVA Soportado, etc., con signo positivo. Vamos a suponer que devolvemos parte de las mercaderías a nuestro proveedor. En este caso hemos de registrar una base imponible negativa en el libro de facturas recibidas: _____________________ ____________________ 590,00 Proveedor X (4000001) a Devoluciones de compras (6080000) 500,00 H.P. Deudora IVA Soportado 18% (4720018) 90,00 _____________________ ____________________

Observa que la subcuenta de IVA soportado es acreedora y que el importe no tiene signo negativo. Contaplus mostrará el libro de facturas recibidas con signo (-) por encontrarse el importe al Haber, en lugar de al Debe.

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Unidad 7

7.2.4 Facturas rectificativas En el caso de que se deba registrar una modificación de una factura previamente contabilizada, bien sea por un error, bien por una rectificación de datos económicos, etc., a la hora de registrar tal modificación, deberemos marcar la casilla “Factura rectificativa” e introducir los datos de la factura precedente, es decir, de aquella factura que se está corrigiendo. Imaginemos que la factura contabilizada en el punto 7.1.2 contiene un error en unidades o precios y que hemos de rectificarla en 200 €. En lugar de hacer una nota de abono, tendremos que hacer una factura negativa, rectificando el importe de la original. Como se trata de una rectificación de compras, podemos optar por dos formas de contabilizarlo: bien con importes negativos en compras, IVA, etc., bien abonando a estas cuentas en las que previamente se anotó en el Debe. Vamos a realizar el ejemplo con esta segunda opción, para no utilizar el signo menos.

Observa que el importe del IVA se ha contabilizado en el Debe. Marcamos la casilla de “Factura rectificativa” y aparece el siguiente cuadro de diálogo:

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Unidad 7

Tratamiento del IVA

En esta pantalla introduciremos los datos correspondientes a la factura que se está rectificando. De esta forma tendremos dos documentos: la factura y la rectificación, así como dos anotaciones en el libro registro de facturas. 7.3

Modificación de datos de IVA

Para modificar los datos introducidos mediante asientos contables, habremos de modificar la línea en la que se encuentre la subcuenta de IVA. Después de validar las casillas de la partida de asiento, aparecerá la pantalla de registro de facturas, donde podremos modificar el número de factura, la contrapartida, o la base imponible. 7.4

Utilización de series en el registro de facturas

Podrás observar que, junto al número de factura, hay un campo llamado “serie”, que en el ejemplo anterior está inactivo. En este espacio podremos introducir la serie que acompaña al número de factura. Esto tiene utilidad en aquellas empresas que utilizan varias numeraciones de facturas (por ejemplo, por tener dos o más centros de facturación). En la casilla “serie” podemos introducir un solo carácter: por ejemplo A, B, C…. En caso de querer llevar un libro registro de bienes de inversión, podríamos numerar las facturas con una serie diferente de las facturas de compras de bienes corrientes y servicios. Imaginemos que compramos un ordenador, la factura de compra se podría registrar con el número I-1, es decir, factura número 1 de la serie I (Inmovilizado). El resto de las facturas podrían registrarse con otra serie, o incluso, sin serie. Para activar la serie en el registro de facturas, entramos en el menú Global / Selección empresas / Modificar

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Unidad 7

A partir de ahora, estará activa la casilla de serie en el registro de facturas. 7.5

Obtención de libros registro de IVA

Una de las operaciones que nos permite la gestión del IVA desde los asientos del diario, es la de poder obtener los libros registro de facturas recibidas y emitidas. Estos libros se obtienen desde el menú Financiera / Opciones de IVA / Facturas Recibidas o Facturas Emitidas.

Esta es la pantalla que aparece cuando seleccionamos Facturas recibidas:

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Tratamiento del IVA

•

Numeración: Orden en el que se van a listar las facturas. Si al registrarlas se fueron numerando correctamente, marcaremos la casilla “existente”, en caso de que se encuentren desordenadas, o que no hayan sido numeradas, se aconseja que Contaplus las numere ordenándolas por fechas y por orden en el que se introdujeron. Si marcamos la opción “Orden por Documento”, se numerarán según el contenido del campo “documento” que se encuentra en cada línea de asiento.

•

Periodo de fechas: Permite listar las facturas dentro de un rengo de fechas.

•

Opciones de IVA: Selecciona el tipo de operación y/o régimen de IVA que se quiere listar. Por defecto, están todas marcadas.

•

Formato: Campos que se quieren mostrar u ocultar en el listado.

•

Filtro % IVA: En caso de querer listar solamente facturas con un porcentaje determinado. El resto de facturas no se incluirán en el listado.

•

Valores iniciales: Se cumplimentarán en el caso de continuar con un listado interrumpido, rellenando con las sumas anteriores y el próximo número de página.

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Observa los valores negativos en las dos últimas líneas. Corresponden a la nota de abono y a la factura rectificativa, en las que el IVA soportado aparece en el haber, al tratarse de una devolución de compras y de una rectificación, respectivamente.

Recuerda, Las devoluciones de compras generan cuotas de IVA soportado negativo. Para que el IVA aparezca en el registro de facturas con signo negativo, se puede contabilizar en el haber, en lugar del debe con signo negativo.

7.6

Documentos periódicos de IVA 7.6.1 Documento 303

Las empresas tienen la obligación de realizar declaraciones periódicas de IVA, fruto de la actividad económica de la empresa. Estas declaraciones consisten en liquidar las cuotas de IVA que se han facturado a los clientes, así como las cuotas soportadas en las facturas de los proveedores. Si las cuotas que la empresa ha “recaudado” en las facturas a sus clientes es superior a las cuotas que sus proveedores le han facturado en sus compras y servicios adquiridos, la empresa deberá ingresar esa diferencia producida a favor de la Agencia Tributaria. En caso contrario, la empresa tendrá un crédito contra Hacienda por ese importe deudor. Esta sería una sencilla y breve explicación de cómo funcionan las obligaciones periódicas de IVA. Normalmente, las pequeñas y medianas empresas tienen obligación de presentar esta liquidación con carácter trimestral, y el impreso utilizado es el documento 303. Cuando las empresas tienen cifras elevadas de facturación o estén censadas como exportadores, la obligación será mensual, y el documento será el 303, así como las empresas que piden la devolución mensual. Para obtener este documento, nos dirigimos al menú Financiera / Opciones de IVA / Modelo 303:

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Tratamiento del IVA

Recuerda, Al liquidar el IVA, verifica la coincidencia del documento 303 con los saldos de las subcuentas de IVA y con las sumas de los registros de facturas.

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Al marcar la opción “Tipo”, podremos seleccionar las cuotas a compensar, regularización y régimen foral. Al marcar el tipo de modelo, se rellenará automáticamente el periodo de liquidación, que será de un trimestre o de un mes según proceda. Esta fecha se genera a partir del dato que figure en la ficha de la empresa, según se muestra a continuación:

Esta fecha se genera automáticamente al realizar el asiento de regularización de IVA, tal como se describe más adelante, sin necesidad de que tengamos que hacerlo manualmente. 7.6.2 Modelo 340 Las empresas que realicen la declaración mensual de IVA y solicitan la devolución del saldo deudor, deben presentar, junto al modelo 303 y en los mismos plazos, el modelo 340, que está basado en el registro de facturas de IVA,, con el que se justifican tanto las facturas emitidas como las recibidas. Para obtener el modelo 340, seleccionamos el apartado correspondiente dentro de las opciones de IVA:

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Tratamiento del IVA

Una vez que la empresa ha presentado vía telemática el modelo 303, se procede a cumplimentar la siguiente pantalla, en la que cabe destacar el dato correspondiente al justificante del modelo 303, que aparece en el encabezado del mismo y que es necesario para poder obtener el modelo 340. Además, introduciremos el periodo de liquidación y el primer número de registro tanto de facturas recibidas como emitidas. Una vez se haya obtenido el fichero generado por Contaplus, se tendrá que realizar el envío, vía Internet, de los datos grabados en ese fichero. Para ello tendremos que localizarlo en la carpeta tal como figura en el último apartado de esta pantalla:

7.6.3 Modelo 347 Al finalizar el año, todas las empresas se ven obligadas a informar acerca del volumen de operaciones sujetas a IVA que han realizado con sus clientes y con sus proveedores, cuya cuantía anual, IVA incluido supere la cifra de 3.005,06 €. De esta forma, Hacienda “cruza” las cifras que han informado los contribuyentes, para detectar errores. Por ejemplo, si una empresa declara haber realizado ventas a otra por importe de 10.000,00 €, esta a su vez, deberá declarar que ha adquirido a nuestra empresa la misma cantidad de dinero. El modelo que se utiliza para esta obligación estadística es el 347. Básicamente recoge: CIF de nuestros clientes/proveedores, provincia, importe y tipo de operación.

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Para que nuestras operaciones sean registradas en este documento, es necesario que cada vez que interviene una subcuenta de IVA en el diario, se marque la casilla 347/349, tal como se puede ver en los ejemplos del punto 7.1 de esta unidad. Para obtener el documento 347 es suficiente con ir al menú Financiera / Opciones de IVA / Modelo 347.

Habrán de emitirse, normalmente, dos listados: Compras y Ventas. El importe no se debe modificar y el periodo deberá comprender todo el año.

Recuerda, El modelo 347 se hace una sola vez al año e incluye todas las operaciones con clientes y proveedores. En esta cifra se debe computar el importe total de las facturas, IVA incluido.

7.6.4 Cartas personalizadas para el modelo 347 Es costumbre en muchas empresas “cruzar” cartas en las que se pide a sus clientes o proveedores que comprueben la cifra que van a declarar a la Agencia Tributaria. En este apartado podemos confeccionar de forma automática las cartas con las que se va a comunicar ese importe. Es necesario haber definido correctamente la ruta del editor de Word, tal como se describió en el apartado 3 de la unidad 3, para poder obtener el documento con las cartas con los datos del documento 347 hay que seguir los siguientes pasos:

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Paso 1: Obtenemos el modelo 347 oficial:

Paso 2: Marcamos la casilla “Imprimir cartas de Word” y seleccionamos “Imprimir:

Paso 3: Seleccionamos el destino de las cartas, haciendo clic en el icono de la impresora y para que confeccione el documento, pulsamos el botón Imprim/export.

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Estos pasos se pueden realizar tanto en presentación telemática como en impresión en modelo oficial. El resultado es un documento de Word con tantas páginas como clientes o proveedores aparezcan en el modelo. Este documento es del tipo “combinar correspondencia”, es decir, en cada página aparecerán los datos correspondientes a cada empresa relacionada y se podrán imprimir todas o las que seleccione el usuario. 7.6.5 Modelo 349 Este documento es obligatorio en el caso de que la empresa haya realizado entregas o adquisiciones con sujetos pasivos residentes en la Unión europea. Se trata del documento denominado: Declaración Recapitulativa de Operaciones Intracomunitarias. Básicamente, contendrá una relación de las operaciones con sujetos de la U.E., incluyendo su NIF, nombre, importe y tipo de operación (Entrega/Adquisición). Se presenta trimestralmente, y en ella se relacionarán todas las operaciones con la U.E., sea cual sea el volumen de las operaciones. Para que este documento se realice, es necesario haber registrado alguna factura con una subcuenta de IVA con tipo de operación “Entregas Intracomunitarias Exentas”.

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Recuerda: El modelo 349 solamente es obligatorio para las empresas que hayan realizado entregas o adquisiciones a sujetos de la Unión europea y no se haya repercutido IVA. Su periodicidad es trimestral. Para que aparezcan en este documento este tipo de operaciones, se deberá utilizar en el diario una subcuenta de IVA con operaciones intracomunitarias exentas. Pongamos un ejemplo: Facturamos a un cliente de Italia mercaderías por importe de 1.000,00 €. En esta factura no se repercutirá IVA. El asiento que haríamos manualmente sería así: _____________________ ____________________ 1.000,00

Cliente X (4302001) a Ventas de Mercaderías (7000000) 1.000,00 H.P. Deudora IVA Repercutido 0% (4770000) 0,00 _____________________ ____________________

Parece no tener sentido utilizar una subcuenta para cargar o abonar cero €. Esto se justifica viendo cómo se activa el registro de IVA, y además cómo aparece en el documento 349 el cliente 4302001.

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Para obtener el documento 349, lo haremos a través del menú Financiera / Opciones de IVA / Modelo 349. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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Selecciona “entregas” y el rango trimestral de fechas deseado. Podrás obtener una copia en papel o en archivo.

7.6.6 Liquidación / Regularización de IVA Al mismo tiempo que emitimos la liquidación de IVA, mediante el modelo 303, habremos de regularizar las subcuentas de IVA. Regularizar las subcuentas de IVA supone compensar (liquidar) los importes que reflejan a la fecha de regularización. Normalmente, las subcuentas de IVA soportado (4720018, 4720008, 472….. ) presentan saldos deudores, mientras que las de IVA Repercutido (4770018, 4770008, 477….) lo hacen con saldos acreedores. Para saldar todas estas cuentas, haremos un asiento en el que las subcuentas deudoras de IVA saldarán a las acreedoras. La diferencia entre ambas deberá coincidir con el saldo que presente la liquidación de IVA, que será a ingresar o a compensar. Esta operación Contaplus la hace de forma automática. Solamente tenemos que entrar en el menú Financiera / Opciones de IVA / Asiento de Regularización

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Recuerda, Para realizar esta operación, no puede estar abierta la sesión del diario. Si está abierta, ciérrala antes de iniciar la regularización de asientos.

Introduciremos las fechas del periodo a liquidar. Debemos indicar la fecha de regularización, que normalmente es la fecha del final del periodo. El concepto también lo rellena automáticamente, pero está disponible para modificarlo manualmente. Las subcuentas en las que se asentará el saldo son: • •

4750000 Hacienda Pública acreedora por IVA. 4700000 Hacienda Pública deudora por IVA.

Que utilizará según el saldo sea a ingresar o a compensar/devolver. Seguidamente aparecerá un borrador del asiento, para que se valide o se cancele.

Si comprobamos la fecha de última regularización del IVA, veremos que ha tomado la fecha final del periodo de liquidación. Así no se duplicarán saldos ya liquidados. Según se ha explicado anteriormente, accedemos al menú Global / Selección de Empresas / Modificar empresa.

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Tratamiento del IVA

A partir de este momento, ya no se podrán introducir asientos con IVA con fecha anterior a la regularización del IVA, ya que invalidaría la propia liquidación. Para poder hacer asientos con IVA, deberíamos primero anular el asiento de regularización y corregir la fecha de última liquidación en la empresa. Si intentamos introducir un asiento con IVA en una fecha ya liquidada, aparecerá el siguiente mensaje:

Recuerda, Una vez liquidado el IVA de un periodo, es posible introducir asientos con IVA, pero aparecerá un mensaje de advertencia. Para añadir o modificar partidas de IVA, debemos anular la fecha de la última liquidación en Parámetros Empresa.

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El proceso de regularización de IVA es reversible. Para anular la regularización, es suficiente con eliminar del diario el asiento introduciendo su número y anulándolo, igual que se anula un asiento normal. Después de esta operación, hay que anular la fecha de la última liquidación en Parámetros de Empresa.


Introducir asientos con IVA. Modificar datos de IVA. Manejar diferentes series de facturación. Obtener los libros registro de facturas. Obtener el documento 303 – liquidación trimestral del IVA. Obtener el modelo de Hacienda 347. Obtener el modelo 349. Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias. Regularizar el IVA automáticamente.

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7.7 Actividades de profundización Activa la empresa de los ejercicios de refuerzo, código CM. Modificación de asientos con IVA Modifica el asiento del 15/01. El importe correcto de la compra es de 3.300 €, en lugar de 3.500. Modifica también la cuota de IVA y la base imponible del registro de facturas. Series de facturación Selecciona los dos asientos en los que se han adquirido bienes de inmovilizado y modifica la serie de las facturas. Las facturas serán numeradas con M / 1 y M / 2, respectivamente. Emisión de libros de facturas Visualiza por pantalla el libro de facturas emitidas, observa la numeración y las facturas negativas por devolución de género de los clientes. Observa también el registro de las facturas al cliente italiano. Visualiza por pantalla el libro de facturas recibidas. Observa las series de facturación correspondientes a compras y al inmovilizado. Observa los valores negativos correspondientes a las devoluciones a proveedores. Documentos de IVA Muestra por pantalla el documento 303 (liquidación de IVA trimestral) correspondiente al periodo 01/01 al 31/03. Muestra la cifra anual de ventas a clientes, modelo 347, correspondiente a 20XX. Repite el proceso anterior, para compras a proveedores. Muestra el contenido del modelo 349, cifra trimestral de entregas a clientes de la Unión Europea. Liquidación de IVA Realiza, con fecha 31-03, el asiento de regularización del IVA del primer trimestre de 20XX. Verifica los saldos de las diferentes subcuentas de IVA soportado y repercutido, conciliando el asiento de regularización y el documento 303. Comprueba en los parámetros de la empresa si se ha grabado la fecha de regularización de IVA. Introducción de asientos de IVA después de regularizar Intenta introducir el siguiente asiento de venta de mercaderías con fecha 15/03: Venta de mercaderías al cliente 3, por importe de 1.195,75 €, más IVA. Comprueba que antes de validar el asiento de una fecha con IVA ya liquidado aparece un mensaje informativo.

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Unidad 8 Proceso de cierre del ejercicio contable 8.1 Objetivos de la unidad Una vez que hemos aprendido las principales funciones de Contaplus y adquirida cierta destreza en el manejo del programa, vamos a plantear las tareas que se realizan al finalizar un ciclo contable. En esta unidad vamos a aprender a realizar de forma automática el asiento de regularización de ingresos y gastos, el cierre de ejercicio y la apertura simultánea del ejercicio siguiente. Estas tareas que, hechas manualmente son costosas y es fácil cometer errores, van a ser resueltas con apenas conocimientos de contabilidad, de forma rápida y eficaz, sin errores. Se van a plantear las diferentes situaciones de cierre de ejercicio, así como la anulación del cierre. El proceso de cierre de un ejercicio contable obedece a la necesidad de cumplir con la legislación mercantil vigente, así como la de mostrar modelos estáticos de una contabilidad. Así, podremos comparar diferentes ejercicios, estudiar la evolución del patrimonio y de los resultados de la empresa a lo largo de diferentes ejercicios. Tal como se recomienda en la unidad anterior, para una correcta comprensión del contenido de esta unidad, es necesario contar con los conocimientos básicos de contabilidad, que permitan al alumno conocer cómo se hace el proceso de cierre manualmente. En caso de no contar con esos conocimientos, será necesario repasar el módulo de iniciación a la contabilidad. 8.2 Fases del proceso de cierre de ejercicio Al llegar al momento del cierre de un ejercicio contable se van a realizar tres tareas que, de forma conjunta, se van a realizar secuencialmente: • • •

Regularización de pérdidas y ganancias. Asiento de cierre del ejercicio. Asiento de apertura en una nueva empresa.

Antes de proceder a la realización automática del proceso de cierre, será necesario hacer una serie de tareas contables que el programa no realiza de forma autónoma. Estas tareas son las relativas a amortizaciones, regularización de existencias, cálculo de impuesto de sociedades, liquidaciones de retenciones, de IVA y de otros impuestos, asientos de periodificación, clasificación de deuda a corto y largo plazo, etc. Además de conciliar los saldos de tesorería, de clientes y proveedores, etc. El proceso automático de regularización y cierre se limita a saldar las cuentas, sin someterlas a ningún tipo de revisión, cálculo o clasificación especial.

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Unidad 8

Proceso de cierre del ejercicio

Recuerda: L L L L L L

8.3

La sesión del diario debe estar cerrada, antes de proceder al cierre del ejercicio. Los asientos de regularización, cierre y apertura son simultáneos, no se pueden realizar por separado. El asiento de apertura se podrá realizar en una empresa previamente creada ó en una empresa que se creará en el mismo proceso. El proceso de cierre se puede invertir, de forma que se anularán dos asientos en la empresa actual: Asiento de regularización y el de cierre. Esto significa que el asiento de apertura no se anula al invertir el cierre. Una vez cerrado el ejercicio, no se pueden introducir ni modificar asientos. Se genera el archivo “histórico” de la empresa nueva, quedando ambas empresas, la de cierre y la de apertura, ligadas como ejercicios N y N-1.

Realización del cierre de ejercicio

Una vez hemos comprobado que nuestra contabilidad está terminada, verificada y preparada para el cierre definitivo, accedemos a la opción a través del menú Financiera / Fin de ejercicio / Cierre de ejercicio

Observa en la pantalla que aparece en el cierre de ejercicio:

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Unidad 8

Como fechas de regularización y cierre se habrán rellenado con la fecha que consta en la empresa como fecha fin de ejercicio, tal como vimos en el proceso de creación de empresa. El asiento de apertura se realizará en la fecha inmediatamente posterior al cierre. Hay dos opciones de apertura: • Realizarlo en una empresa ya existente, que aparecerá en el recuadro destinado a tal fin. En este caso seleccionaremos la empresa que recibirá ese asiento de apertura. El plan de cuentas deberá ser compatible con el de la empresa de cierre. • Realizarlo en una nueva empresa. Desde el recuadro de empresas podemos añadir una nueva. Este proceso de creación de empresa es el descrito en la unidad 3. 8.4

Proceso automático de cierre y apertura del ejercicio

Una vez hemos seleccionado el icono de añadir empresa, aparece la pantalla correspondiente, pero observaremos que hay datos que aparecen de forma automática: fecha de inicio de ejercicio, dígitos subcuenta e histórico.

113

Unidad 8


El resto del proceso es igual a lo explicado en la unidad 3. Selecciona la nueva empresa, en el ejemplo 2M y marca las opciones que quieras copiar de la empresa MM a 2M, vencimientos, presupuestos, asientos predefinidos o cheques.

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Unidad 8

Una vez se ha seleccionado la empresa en la que se va a hacer el asiento de apertura, hay que pulsar el botón “Cerrar”. Si no ha habido problemas, nos aparecerá el mensaje informativo:

8.5

Operaciones sobre una empresa ya cerrada

Una vez cerrada una contabilidad, se puede acceder a ella y realizar cualquier operación que no implique modificaciones en el diario. En caso de intentar añadir o modificar asientos del diario, nos aparecerá el siguiente mensaje de error:

Si hemos de rectificar nuestra contabilidad, procederemos a la inversión del cierre, tal como se describe en el punto siguiente. Otra de las tareas que se realizan en este proceso de cierre es la de asignar a la empresa los números de asiento que corresponden a la regularización y al cierre, tal como se puede comprobar en los datos de la empresa:

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Unidad 8


Esta información es útil para el usuario, en caso de que quiera visualizar los dos asientos. Pero más importante, cuando procedamos a la inversión del cierre contable, Contaplus sabrá cuáles son los asientos que debe eliminar. 8.6

Proceso de inversión del cierre

Cuando se desee hacer alguna alteración de la contabilidad y esto no sea posible porque el ejercicio está cerrado y el programa no nos permita hacerlo, nos veremos obligados a dar marcha atrás con respecto al proceso de cierre, es decir, anular los dos asientos mencionados anteriormente. El proceso de inversión se realiza de forma automática, no siendo posible hacerlo mediante una simple “eliminación” de asientos, como si de dos asientos normales se tratara.

Recuerda: L L L L

En el proceso de inversión del cierre contable: Solamente se anulan asientos en la empresa cerrada, no en la de apertura. Se anulan los asientos de regularización y cierre. No se anula el asiento de apertura, permaneciendo en la empresa en la que se creó. La empresa que se creó en el proceso de apertura permanece, sin desaparecer.

Para realizar el proceso de anulación ó inversión del cierre, vamos al menú Financiera/ Fin de ejercicio / Invertir cierre:

Una vez realizado el proceso, la empresa quedará de nuevo dispuesta para modificaciones en sus datos o para ser cerrada de nuevo.

Recuerda: ¿Qué ocurre con el asiento de apertura si repito el proceso de cierre y apertura de un ejercicio contable en una empresa? ¿Se duplicará el asiento de apertura?

Tal como se describe anteriormente, al anular el cierre de una empresa contable, no se anula en la nueva empresa el asiento de apertura. Sin embargo, al realizar el 116


Unidad 8

proceso de cierre, en la pantalla de datos hay una casilla de verificación marcada que pregunta “Reemplazar asiento de apertura existente”. Si esta casilla se desmarca, efectivamente, en la empresa nueva se duplicará el asiento de apertura. Si la casilla se deja marcada, el asiento de apertura será sustituido por el nuevo.


Identificar las diferentes fases del proceso de cierre de un ejercicio contable. Realizar de forma automática un cierre contable. Invertir el proceso de cierre.

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Unidad 8


8.7 Actividades de profundización Activa la empresa de ejercicios de refuerzo, código CM. Cierre de ejercicio Cierra el ejercicio contable con fecha 31-12-20XX y abre el nuevo ejercicio en la empresa 20XX+1, con los siguientes datos: Código: Nombre: Año contable: Dígitos subcuenta: Plan contable:

CC Comercial Central, S.L. 20X+1 7 Abreviado

Nota: Si dispones de una versión “demo” y no te permite crear nueva empresa, anula la empresa 01 “empresa de pruebas”. Para ello debes tener activada cualquier otra empresa que no sea la que vas a anular. Verificación del cierre Una vez terminado este proceso de cierre, verifica en los datos de la empresa. ¿Se ha realizado la asignación de histórico? ¿Se han grabado las fechas de regularización y cierre? Intenta introducir un asiento en el diario de la empresa cerrada. Inversión del cierre contable Anula el cierre contable y deja la empresa abierta para poder continuar con los ejercicios siguientes.

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Unidad 9 Operaciones con asientos 9.1 Objetivos de la unidad En esta unidad vamos a profundizar en la introducción de asientos en el diario, con el fin de conocer las operaciones más útiles que se realizan con el diario. Algunas de ellas se han explicado anteriormente en la unidad 5. 9.2 Eliminación de asientos Para la eliminación de asientos del diario debemos conocer en que situación está el asiento: • • •

El asiento se está introduciendo actualmente. El asiento todavía no está grabado, se encuentra el la sesión de diario. El asiento ya está grabado definitivamente en el diario.

En el primer caso, disponemos de un botón en la barra de herramientas del diario que nos permite cancelar el asiento en curso: semejante a una papelera. Si el asiento se encuentra en la sesión, es decir, ha sido introducido pero todavía está sin haber sido grabado en el diario definitivamente, la opción adecuada es actualizar el diario, cerrarlo, y borrando el asiento como el resto de asientos ya grabados. La pantalla que nos aparece será la siguiente:

Si deseas borrar un grupo de asientos continuos, pon el primer y último números del grupo que se van a eliminar. Una vez seleccionados los asientos a eliminar, deberemos confirmar el borrado definitivo pulsando el botón Aceptar. Esta operación se realiza sin necesidad de confirmar el borrado. Además, el borrado de asientos es irreversible, es decir, no se pueden recuperar, por lo que es aconsejable obrar con precaución.

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Unidad 9

Operaciones con asientos

Recuerda: El borrado de asientos es irreversible, no pasan a la papelera de reciclaje.

9.3 Renumeración de asientos Normalmente, los asientos son introducidos en el diario sin mantener un riguroso orden, ya que esto haría de la contabilidad una tarea enormemente pesada y costosa. Por eso, lo más habitual es que al final del ejercicio contable, nos encontremos con que nuestro diario no es listado en un orden perfecto de número de asiento y fecha. Esto no es ningún problema, ya que Contaplus cuenta con una utilidad sencilla que permite renumerar el diario, partiendo de dos criterios de ordenación: • Fecha de los asientos. • Orden en el que fueron introducidos. Así, los asientos serán ordenados por fechas, en caso de varios asientos con la misma fecha, estos quedarán ordenados según el orden en el que se introdujeron. Para renumerar el diario, accedemos al menú de Utilidades de asientos:

Recuerda: La renumeración de asientos es una operación irreversible, es decir, no se puede recuperar la numeración original del diario. Por eso, esta operación se suele realizar al finalizar el ejercicio, antes de obtener el libro diario.

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Unidad 9

Esta pantalla permite dos opciones: • Renumerar todo el diario. • Renumerar un sólo asiento. La segunda opción, muy inusual, se utiliza cuando, una vez renumerado el diario, se hacen modificaciones que solamente afectan a pocos asientos y se pretenden numerar manualmente. No se recomienda la numeración manual de asientos. 9.4 Mover subcuenta en el diario Esta opción es muy interesante. Vamos a explicarla con un ejemplo: Supongamos que hemos realizado algunos asientos en el diario con la subcuenta 4000033. Comprobamos que a esta subcuenta le deberíamos haber asignado la subcuenta 4100033, ya que se trata de un acreedor, no de un proveedor. Este problema se podría solucionar de dos formas: • Buscaríamos, a través del mayor de la subcuenta 4000033, todos los asientos en los que aparece la subcuenta, y los modificaríamos uno a uno, sustituyéndola por la 4100033. • Utilizando la opción de mover subcuenta de forma automática. Evidentemente, está claro que es mucho más rápida y eficaz la segunda opción. Una vez cambiada la subcuenta, eliminaremos la subcuenta 4000033. Para acceder a la opción mover subcuenta en el diario, accederemos a través del menú:

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Unidad 9


Para cambiar una subcuenta por otra:

Recuerda, Este proceso es irreversible. Pon atención cuando lo realices, ya que no podrás recuperar la situación anterior automáticamente.

9.5 Copiar asientos Copiar asientos de una empresa a otra no parece tener mucho sentido, pero vamos a buscar supuestos en los que sería una herramienta útil, prácticamente imprescindible. Una de las razones para copiar asientos de una empresa a otra podría ser la de manejar supuestos en diferentes escenarios contables y obtener una proyección del

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Unidad 9

ejercicio contable dados unos datos reales actuales más unos datos supuestos futuros. Otra razón muy importante es la que se explica a continuación mediante un ejemplo.

Supongamos que hemos creado una empresa contable a la que hemos asignado como fecha de inicio de ejercicio 01-01. Por error, hemos asignado como fecha de fin de ejercicio el 30-12. Una vez comenzada la contabilidad de la empresa, nos damos cuenta del error. Intentamos corregir la fecha de finalización del ejercicio, pero, como hemos visto en unidades anteriores, esto no es posible. Tenemos un grave problema: no podremos contabilizar nada con fecha 31-12. Vamos a ver por pasos cómo se podría solucionar: 1º Creamos una empresa nueva copiando el plan de cuentas de la empresa que hemos utilizado. Asignamos correctamente las fechas de inicio y fin de ejercicio. 2º Seleccionamos la empresa nueva. 3º Copiamos el diario de la empresa en la que se contabilizaron las operaciones. 4º Verificamos que la nueva empresa tiene toda la información perfectamente copiada. 5º Eliminamos la empresa original.

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Unidad 9


De esta forma se copia todo el diario de la empresa. Selecciona la empresa origen de copia de asientos. 9.6 Comprobación de asientos Consiste en verificar que todos los asientos están cuadrados. Como no es posible guardar asientos descuadrados, no parece tener mucho sentido la comprobación. Solamente se hará esta tarea cuando no cuadren el diario, los balances u otros estados contables. Si existen asientos descuadrados, nos avisará de tal hecho. Es posible que por un error del programa, un fallo durante la actualización de asientos u otras circunstancias anómalas, exista algún asiento descuadrado. Contaplus nos mostrará todos los asientos con descuadre, para que los rectifiquemos.

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Unidad 9

9.7 Búsquedas atípicas Algunas veces no recordamos ciertos datos de un asiento y deseamos filtrar el diario para buscar un asiento. Mediante las búsquedas atípicas podemos buscar en el diario cualquier asiento que cumpla una condición determinada, como pueden ser: que en concepto contengan un determinado texto, o que en el debe aparezca una determinada cantidad, etc. La búsqueda se puede realizar utilizando un solo criterio, o enlazando varios, con las condiciones “Y” o bien “O”. En primer lugar, introduce los criterios de filtrado, mediante el botón “añadir” Ejemplo: Vamos a buscar en el diario los asientos en los que aparezcan al Debe 1.000,00 € y la cuenta 4300001. Activamos la búsqueda atípica de asientos, desde el menú Financiera / Opciones de diario / Utilidades de asientos /Búsquedas atípicas, o bien pulsando Alt +Q. Primer paso: Añadimos el primer criterio: buscar en el campo Subcuenta = 4300001.

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Unidad 9


Segundo paso: Añadimos el segundo criterio: enlazando con Y valor Debe = 3.034,29

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Unidad 9

Una vez finalizados todos los criterios de filtro, pulsa el botón “filtrar”. En la parte inferior de la pantalla, aparecerán los asientos que cumplen las condiciones solicitadas.

Seleccionando el asiento deseado, podremos eliminarlo o bien, imprimirlo.


Eliminar asientos del diario. Renumerar los asientos. Cambiar de forma automática el código de una subcuenta en el diario. Copiar asientos. Verificar el cuadre del diario. Buscar asientos en el diario utilizando criterios de filtro.

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Unidad 9


9.8 Actividades de profundización Activa la empresa CM, en la que realizas los ejercicios del final de cada unidad. Renumeración del diario Renumera el diario. Visualiza el diario y comprueba que los asientos están ordenados por fechas. Mover subcuenta en el diario Cambia, de forma automática, todos los movimientos del diario y de IVA de la subcuenta 4300004 (Import Italia, SpA), por la subcuenta 4301001. Antes de proceder a mover la subcuenta debes crear la subcuenta nueva 4301001. Una vez movida la subcuenta, elimina la 4300004, para evitar tenerla repetida. Comprobación de asientos Comprueba el diario. Si hubiera algún asiento descuadrado, corrige el error. Búsquedas atípicas Realiza las siguientes búsquedas en el diario: • Asientos con número de factura 2 en el registro de IVA. • Asientos que tengan al Haber 500,00 €. • Asientos en los que conste en el concepto el texto “agua”.

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Unidad 10

Operaciones avanzadas con asientos

10.1 Objetivos de la unidad En esta unidad vamos a estudiar algunas opciones avanzadas acerca del uso del diario. Por un lado, vamos a aprender a automatizar ciertas operaciones contables que se repiten a menudo en una contabilidad, como por ejemplo, un pago por caja, la emisión de una factura a un cliente, etc. Esto nos va a permitir la no repetición de datos, la comisión de menos errores en la introducción de asientos, mayor velocidad de entrada de asientos, etc. Por otro lado, vamos a ver opciones de comprobación del diario, marcando asientos en la conciliación bancaria o bien en la búsqueda de orígenes y aplicaciones, por ejemplo, una factura (origen) y varios pagos de esa factura (aplicaciones). 10.2 Puntear en el diario A veces ocurre que queremos verificar parte del diario y usamos una serie de marcas que hacemos sobre el papel impreso, a modo de punteo o verificación. Utilizando un programa informático de gestión contable, no es necesario imprimir en papel el diario para hacer esta operación. La opción “puntear” permite hacer unas marcas que nos indican visualmente que ese asiento está verificado. Aparte de la visualización de estas marcas, Contaplus no hace ninguna verificación contable. En primer lugar activamos la opción de punteo desde el Menú Opciones de Diario:

Aparecerá el listado de Diario, ordenado por subcuentas, seleccionamos el asiento,

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Unidad 10


Selecciona el apunte contable que quieres marcar con el punteo y pulsa el botón punteo simple.

Recuerda: El punteo de partidas del diario consiste en establecer señales visuales que no afectan a la situación de la contabilidad.

10.3 Casar asientos Consiste en localizar y marcar asientos relacionados entre sí y establecer una conexión del tipo origen-partida. Supongamos que realizamos una venta a un cliente por un importe determinado. Posteriormente a esta venta, se producen una serie de cobros de este cliente. Estos cobros parciales se han registrado en varios asientos, producidos en diferentes momentos del ejercicio contable. Para hacer una comprobación del saldo pendiente de cobro de esta factura, procedemos a “marcar” el asiento en el que se recogió la factura como “origen” de la operación. Los asientos en los que se registren los diferentes cobros parciales serían “partidas”. Mediante las marcas de casación podremos hacer el seguimiento de todos los asientos relativos a la factura, así, como comprobar la situación del cobro de la misma. Vamos a verlo con un ejercicio práctico: Supongamos que hacemos una venta de mercaderías al cliente 4300001 por importe de 1.200 €, más IVA. Realizamos el asiento correspondiente. Posteriormente contabilizamos el cobro de la factura, por el 50%, es decir, 696 €. En otro asiento posterior contabilizamos el cobro del resto de la factura, con lo cual quedaría saldado su importe. El primer asiento sería el origen, para la cual vamos a proceder a su marcado, entrando en el menú Financiera / Opciones de Diario / Punteo y Casación.

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Unidad 10

Activamos la opción de Punteo/Casación de asientos.. Aparecerán los asientos ordenados por subcuentas y localizamos la subcuenta del cliente 4300001. Marcamos, mediante el botón de casación, la línea correspondiente al asiento de la venta:

Observa en la siguiente figura la marca que distingue los asientos casados. Un “anillo” en color amarillo. Una vez marcado el movimiento como origen de una casación, ahora vamos a marcar las partidas correspondientes a los cobros de esta factura, para lo cual nos situamos en la línea donde hemos contabilizado el cobro de 696 €. Al estar ordenados por subcuenta resulta muy sencilla la localización. Pulsamos el botón “casación” y aparece el mismo cuadro de diálogo de antes. Pero en esta ocasión vamos a marcar la opción “Partida”:

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Unidad 10


Ahora nos mostrará una ventana con los orígenes que se encuentren sin casar totalmente, en nuestro caso, el marcado anteriormente:

Selecciona la línea que corresponda como origen. Observa ahora cómo han quedado las líneas marcadas, una como Origen y la otra como Partida.

Procederíamos marcando como Partidas el resto de líneas hasta que se quedara el Origen totalmente “casado”.

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Unidad 10

Observa cómo ha cambiado el aspecto de los “anillos” de casación de las tres líneas. Ahora el anillo tiene cuerpo compacto, esto indica que la casación se ha completado. También podrás observar que en la columna del tipo de casación, aparecen marcadas con las letras “O” y “P”, correspondientes a las abreviaturas de Origen y Partida. Para anular la casación, sería suficiente con buscar la línea origen y volver a pulsar el botón de casación.

Al hacer clic sobre el botón de origen y partidas, borrará todas las marcas de casación relativas a esta operación.

Recuerda: La casación no afecta a la contabilidad, solamente sirve para relacionar partidas contables mediante señales visuales.

10.4 Caja Auxiliar Contaplus cuenta con una herramienta de introducción rápida de asientos, dirigida a contabilizar los movimientos de tesorería. El mecanismo es muy sencillo, similar a los libros de caja. En el libro de caja se anotan las entradas y salidas de efectivo, a quien se paga o a quien se cobra y posteriormente se hace el traspaso automáticamente al diario. Las anotaciones solamente requieren una línea, y de una sola subcuenta. Analicemos el funcionamiento con unos sencillos ejemplos: • Cobramos por caja 100,00 € del cliente 43000001 • El mismo día, pagamos por caja una factura a Transportes Veloz, por 23,50 €.

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Unidad 10


10.4.1 Introducción de movimientos de caja. Abrimos la opción a través del menú: Financiera / Opciones de diario / Caja Auxiliar / Movimientos de Caja: Introduce la subcuenta de caja (5700000).

Pulsa la opción Añadir: • Añade la anotación del cobro de 100,00 € al cliente 4300001. • Añade el pago de 23,50 € a la subcuenta 4100000.

Aunque lo más habitual es contabilizar con la cuenta de caja, observa cómo es posible introducir en Subcuenta cualquier código, lo que significa que también podremos utilizar esta opción rápida para introducir asientos de cobros y pagos bancarios. Pulsa la opción Grabar y Salir. La pantalla mostrará una imagen similar a esta:

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Unidad 10

El círculo verde a la izquierda del registro indica que los movimientos no han sido traspasados al Diario. 10.4.2 Traspaso al diario Ahora vamos a proceder a pasar estos movimientos al diario, mediante la opción: Financiera / Opciones de diario / Caja Auxiliar / Traspaso al diario:

Al pulsar el botón Aceptar, pasarán automáticamente al diario y quedarán reflejados en él como dos asientos más, sin mención alguna al origen por el cuál han sido introducidos.

En el Libro Diario se habrán traspasado los movimientos de Caja y estos aparecerán con un círculo rojo, indicando que se ha producido el traspaso al Diario.

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Unidad 10


10.5 Asientos Predefinidos Una de las herramientas más potentes de Contaplus es la de la posibilidad de predefinir asientos. Esta característica consiste en la creación de asientos “modelo”, o plantillas de diario. Su utilidad se centra en que ya no es necesario introducir una a una las líneas de un asiento. La introducción de datos en un asiento se va a reducir considerablemente, ya que solamente vamos a tener que proporcionar al programa unos pocos datos. Si habitualmente hacemos asientos de contabilización de ventas, vemos cómo siempre ponemos la subcuenta de ventas al haber, cómo la subcuenta de IVA también va al haber, el importe del mismo es el 16 %, y que en el debe irá una subcuenta de clientes. Si este asiento se repite, ¿Por qué no hacer una plantilla en la que al contabilizar una factura solamente introduzcamos el cliente y el importe? Mediante los asientos predefinidos vamos a ahorrar una gran cantidad de tiempo en la contabilidad, así como un gran número de errores, puesto que el asiento predefinido va a realizar los cálculos necesarios a partir de la base imponible. ¿Qué asientos debemos predefinir? En principio, se pueden predefinir todo tipo de asientos, pero es aconsejable que se predefinan aquellos que se repiten con cierta periodicidad, por ejemplo, asientos para ventas, cobros, compras, pagos, gastos, etc. Sin embargo, hay asientos que se realizan con poca asiduidad que no justifican el diseñar un asiento predefinido para ello. Al instalar Contaplus y al crear nuevas empresas contables, podremos comprobar que existen una serie de asientos ya predefinidos, de forma que el usuario, si estos asientos se ajustan a su forma de contabilizar, pueda usarlos desde el principio, ahorrando tiempo en la introducción de asientos. En esta unidad no vamos a reparar en los asientos predefinidos disponibles, sino en el diseño de aquellos que más nos interesen. Este diseño se va a realizar en las siguientes fases: • • • • 136

Justificación de la necesidad de crear un predefinido para una operación contable. Diseño gráfico y análisis de las partidas del asiento. Creación del asiento predefinido. Comprobación del funcionamiento del asiento.


Unidad 10

La primera fase consiste en seleccionar qué operaciones vamos a predefinir y cuáles no. Los criterios para decidir qué asientos predefinir, dependen de cada persona, pero, generalmente, dependen de la respuesta a esta pregunta: ¿cuántas veces se realiza este asiento? Si es un asiento que se realiza una o dos veces al año, no está muy justificado predefinir un asiento, pero si son operaciones que se repiten cada día, es muy aconsejable crear esa “plantilla” de asiento. El segundo paso, relativo al diseño gráfico, se refiere a la realización de un pequeño “borrador” en papel de cuál es el asiento a predefinir, a fin de identificar qué subcuentas forman parte del asiento, cómo se calculan las cantidades que intervienen en el mismo, etc. Para ello escribe manualmente el asiento en un papel. Una vez adquirida destreza en el diseño de asientos predefinidos, esta fase ya no será necesaria. La tercera fase, la más importante, es la destinada a diseñar el asiento predefinido, estableciendo su funcionamiento, las cuentas que intervienen, fórmulas de cálculo, etc. Y para finalizar, una vez predefinido un asiento, probarlo mediante la introducción en el diario de operaciones contables. Aquí comprobaremos su funcionamiento. 10.5.1 Creación de asientos predefinidos Veamos, con un ejemplo, cómo se diseña un asiento predefinido. Supongamos que queremos predefinir un asiento de ventas de mercaderías a clientes. En primer lugar, vemos la necesidad o no de crear un predefinido. Es de suponer que una de las operaciones que más se repiten en la contabilidad de una empresa son los asientos de ventas, esto justifica suficientemente el tiempo que vamos a invertir en predefinir un asiento. En segundo lugar, vamos a hacer un borrador de cómo sería nuestro asiento: _________________________ XXX

_________________________

Clientes (430XXXX) a

_________________________

Ventas de mercaderías (7000000) Hª Pª Acreed. IVA Rep (4770018) _________________________

XX 18%

En esta fase identificamos las subcuentas que intervienen, que en este caso son tres. De estas tres subcuentas, dos son siempre las mismas (Ventas e IVA), y la tercera es una subcuenta de clientes variable (430XXXX). Por otro lado, a partir de la base imponible (importe de la venta), podremos calcular la cuota de IVA y el importe total de la factura. Vamos a pasar al diseño del asiento: Menú Financiera / Opciones de diario / Predefinición de asientos

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Unidad 10


Observa que ya existen una serie de asientos predefinidos. Vamos a ignorarlos para centrarnos en la creación de nuevos. Si una vez domines el tema, te resultan útiles los existentes, no dudes en utilizarlos en el diario. Pulsamos la opción añadir y aparece un nuevo número de asiento predefinido, sustitúyelo por el número uno, para una más fácil localización posterior; escribe la descripción y guárdalo. El asiento ahora está vacío. Vamos a crear las partidas que lo componen, pulsando el botón acceso a partidas:

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Unidad 10

El asiento se ha creado vacío, no tiene ninguna línea, y, por tanto, no es operativo. Ahora vamos a introducir, una a una, las tres partidas del asiento. Pulsamos el botón Añadir partida. Aunque podemos empezar por cualquiera de las tres líneas, vamos a comenzar por la línea en la que se encuentra la base imponible de la factura, es decir, por la línea de la subcuenta de ventas:

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Unidad 10


Introduce los datos de la pantalla. Ahora vamos a analizar los datos introducidos: • • •

•

•

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Subcuenta: Es un dato siempre fijo, es decir, en este asiento siempre vamos a utilizar la misma subcuenta, la 7000000. Observa que esta subcuenta es identificada como nº de variable de subcuenta número 1. Partida: La subcuenta 7000000 irá al Haber. Importe: es una cantidad que varía en cada factura, por tanto indicamos Número. Es importante apreciar que este importe es etiquetado como la variable numérica N1, ya que posteriormente vamos a operar en fórmulas con este nombre de variable. Concepto: Indicamos “variable”, ya que para cada factura hay un concepto explicativo diferente. Se puede introducir parte del concepto, a pesar de que sea variable, por ejemplo, para que todas las facturas emitidas sean contabilizadas con un texto que comience por “nuestra factura número “, y completar el texto para cada factura. Contrapartida: Indica el código de la subcuenta contraria a la 7000000. Podemos dejarlo en blanco, ya que es un dato informativo que aparecerá en el mayor. O bien, podemos marcarla como variable, e introducir el código del cliente. Para abreviar el trabajo cuando tengamos que introducir el código del cliente, hemos puesto los primeros dígitos “43”. Para cada factura deberemos introducir el cliente correspondiente. A pesar de que se trate de


•

Unidad 10

una subcuenta variable, como siempre son clientes, comenzarán por 43. Observa que la subcuenta en la que posteriormente introduciremos el código del cliente se ha etiquetado con el código 2. Asociar vencimiento: Activa la pantalla de añadir vencimiento. Esta casilla se marcará en la línea del asiento que lleve el importe total de la factura. En este ejemplo lo haremos en la tercera línea.

Una vez completada esta pantalla, guardamos e introducimos la segunda línea del asiento, que es la relativa al IVA:

El contenido de esta partida es algo más compleja, ya que aparecen los datos del registro de facturas emitidas. Veamos qué datos hemos introducido: • • •

Subcuenta: Es fija, ya que no varía para cada factura que contabilicemos, es la 4770018. Observa cómo se activan los campos de la parte inferior de la pantalla. Partida: El IVA repercutido se asentará en el Haber. El importe es una fórmula, ya que debe ser el 18% de la base imponible, es decir, del importe que hayamos introducido en la línea anterior. El campo fórmula se activa, y escribimos en él la fórmula. La cuota de IVA es el 18% de la variable numérica de la línea anterior. Recuerda que esta variable fue “etiquetada” con N1. La fórmula sería N1 * 0,18.

141

Unidad 10 • •


Concepto: Como en la línea anterior hemos puesto variable, en el resto de partidas es posible que se repita el concepto de forma automática. Para ello, seleccionamos la opción ”anterior”. Contrapartida: Se refiere al código del cliente que debe aparecer en el libro registro de facturas emitidas. En esta línea es obligatoria su introducción. La subcuenta es anterior, ya que en la primera línea hemos introducido el código del cliente en el apartado “contrapartida” de la subcuenta 700000. Observa cómo el número de variable de subcuenta es el número 2. Esto se debe a que cada vez que intervienen subcuentas en algún campo de un asiento predefinido, el contador de subcuentas avanza. Cuando hemos definido la contrapartida en la primera línea de este predefinido, se le asignó automáticamente el código 2. No tiene importancia si se cambian los números. Lo importante es que al referirse a esas subcuentas en lo sucesivo, se les identifique con el número correcto, es este caso el número 2.

Una vez completada esta segunda partida, la guardamos e introducimos la tercera línea del asiento, que es la relativa al cliente:

En la tercera partida vamos a contabilizar el importe total de la factura en la subcuenta del cliente. • Subcuenta: Aparentemente deberíamos indicar que es una subcuenta variable, tal como se ha explicado anteriormente. Pero si dejamos esta cuenta

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• •

•

Unidad 10

como variable, deberemos introducir, por segunda vez en este asiento, el código del cliente de la factura. Para evitar duplicar la entrada de datos, vamos a indicar subcuenta definida. Recuerda que en el campo contrapartida del IVA hemos “etiquetado” la subcuenta como la número 2. Partida: Escribimos Debe. Importe: Para que el asiento quede obligatoriamente cuadrado, debemos indicar obligatoriamente “cuadre de asiento”. En este caso lo hemos reservado para la última línea, pero se puede indicar en cualquiera de las partidas del asiento. Asociar vencimiento: Si marcamos esta casilla, después de introducir los datos del asiento, aparecerá la casilla de añadir vencimiento, tal como se explica en el punto 11.4 de la unidad 11.

Si el asiento ha sido correctamente introducido, está cuadrado y las referencias a subcuentas, fórmulas, etc. son correctas, guardaremos el asiento y podrá ser utilizado en la introducción de asientos, como una “plantilla”. En caso contrario, encontraremos el siguiente mensaje de error:

10.5.2 Uso de asientos predefinidos en la introducción de asientos Una vez hemos predefinido un asiento, llega el momento de probarlo y verificar su eficacia. Para utilizar un predefinido en la introducción de asientos, escribe el código correspondiente en el campo número de predefinido:

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Unidad 10


Observa cómo los campos “fijos” no están activados, y solamente puedes acceder a los que han sido designados como “variables”. En la primera línea la subcuenta es fija y no podemos introducir el código que deseemos. El concepto nos muestra parte del texto, gracias a que hemos puesto “variable”. Completamos con el número de factura. El campo activado para el importe es el correspondiente al Haber. Rellena los datos de la primera línea del asiento, número de factura, el importe de la venta, es decir, la base imponible y por último, el código del cliente. Después de validar los datos pulsando el botón “Aceptar”, aparecerá la segunda línea:

En esta segunda línea solamente debemos indicar el número de factura. Observa que aparece copiado el código del cliente en el campo “contrapartida”. Así, no será

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Unidad 10

necesario repetirlo de nuevo. Con esto habremos cumplimentado la partida del asiento y el registro de la factura. El programa no nos solicitará más datos, ya que la tercera partida se habrá completado automáticamente. Prueba a introducir este asiento a mano y compara cuántos datos has tenido que introducir por un método u otro. Calcula el ahorro de tiempo y errores que supondría repetir esta operación cientos, miles de veces.

Recuerda: Una vez que un asiento ha sido actualizado en el diario, no existe ninguna relación entre el propio asiento y la forma en que se introdujo. Es decir, si voy a la opción de predefinidos y modifico o elimino un asiento predefinido, ¿Afectará a los asientos que ya hayamos actualizado en el diario? Evidentemente no, ya que los predefinidos solamente se utilizan para la entrada de asientos.

10.5.3 Modificación de asientos predefinidos Es posible modificar o eliminar asientos predefinidos. Si queremos eliminar un asiento predefinido, accedemos al menú de Opciones de diario / Predefinición de asientos, seleccionamos el asiento y pulsamos el botón eliminar. Para modificar un predefinido, accedemos de la misma forma y pulsamos el botón “acceso a partidas”. Una vez aquí, seleccionamos la partida a modificar y hacemos doble clic, o bien pulsamos el botón modificar.

Recuerda: Al eliminar o modificar un asiento predefinido, los asientos que se crearon utilizándolo, no sufren ninguna modificación, solamente le afectará a la “plantilla”.

10.5.4 Encadenar asientos predefinidos Este proceso permite “encadenar” dos asientos predefinidos, es decir, que después de la ejecución automática de un primer asiento predefinido se abre, también automáticamente, un segundo predefinido. Esto significa que se van a abrir los dos predefinidos uno después del otro. Por ejemplo: hemos creado un predefinido para las ventas con IVA del 18% y otro predefinido para el cobro en efectivo de una factura de clientes. Si al predefinido de las ventas le encadenamos el asiento del cobro, una vez introducidos los datos que se solicitan en el primero, se guardará el asiento y se abrirá 145

Unidad 10


inmediatamente el asiento del cobro. Este segundo predefinido se podrá abrir de forma autónoma para contabilizar cobros de facturas, o bien encadenado a ventas con cobro simultáneo.

Observa cómo se ha encadenado el asiento número 2, cobro de factura, al asiento número 1, ventas de mercaderías. Al abrir el asiento predefinido número 1, una vez hayamos ingresado los datos, se abrirá el asiento 2, donde deberemos introducir los datos del cobro.

Recuerda: Al encadenar dos asientos predefinidos, se pierden las referencias de número de subcuenta y de identificadores de cantidades del primer asiento al pasar al segundo.

En el ejemplo anterior, tendremos que introducir el código del cliente y el importe cuando se abra el segundo predefinido. 10.5.5 Copiar asientos predefinidos Una vez creados asientos predefinidos es posible traspasarlos a otra empresa contable. Solamente es necesario que los planes de cuentas de la empresa origen y destino sean compatibles. El proceso de copia se puede hacer en el momento de cierre del ejercicio contable, es decir, en el momento en el que se copia el plan de cuentas de la empresa de cierre a la de apertura. Solamente es necesario que marquemos la casilla correspondiente que aparece en la pantalla de opciones de copia de plan de cuentas, tal como se explicó en la unidad 8 relativa a las operaciones de cierre del ejercicio contable. Aparecerá la siguiente pantalla:

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Unidad 10

Pero si se ha creado una nueva empresa sin haber copiado previamente los asientos predefinidos, disponemos de una segunda opción, “copiar asientos predefinidos”, que se encuentra en el menú de predefinición de asientos.

En la siguiente pantalla se seleccionará la EMPRESA ORIGEN desde donde queremos copiar los asientos. Esto significa que deberás estar trabajando en la empresa en la que quieres tener los asientos predefinidos.

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Unidad 10


10.6 Asientos periódicos A menudo se repiten de forma periódica ciertos asientos, en los que se repiten sistemáticamente las subcuentas, los conceptos, importes etc. Contaplus pone a nuestra disposición una herramienta que permite, en el momento de introducir un asiento manualmente, que ese asiento quede grabado como una “plantilla”, para que se pueda reproducir nuevamente, sin que tengamos que introducir los datos del asiento. Tal es el caso de las facturas de alquiler, u otros ejemplos en los que el único dato que varía de un asiento a otro es la fecha de la factura. De alguna forma está relacionado con los asientos predefinidos, pero es mucho más sencillo y no requiere crear la plantilla como tal, ya que se crean en el mismo instante en el que se introduce en el Diario el asiento original. 10.6.1 Creación de asientos periódicos Para crear una “plantilla” de asientos para poder repetirlo de forma periódica, simplemente introducimos el asiento partida a partida como hemos introducido cualquier asiento nuevo en el Diario. En este caso el asiento objeto de estudio es el correspondiente a una factura de alquiler de local con IVA del 16% y una retención del 18%. El importe mensual es de 500 €.

Una vez hemos validado las cuatro partidas que corresponden al asiento, marcamos la casilla “Asiento periódico” que aparece en la parte superior de la pantalla. 148


Unidad 10

A continuación,, aparecerá una ventana en la que añadimos la descripción del asiento y la periodicidad con la que se repetirá. En este caso mensualmente.

Validamos la pantalla y grabamos el asiento.

10.6.2 Introducción de asientos periódicos Una vez realizados los pasos anteriores, ahora vamos a acceder a la opción que nos permite usar de forma periódica los asientos que hemos destinado a tal fin. Seleccionamos la opción 9 del menú de opciones de diario:

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Unidad 10


Aparecerá el registro de asientos que se marcaron como periódicos anteriormente:

La fecha de trabajo de Contaplus debe ser igual o posterior a la de ejecución. Marcamos el asiento para que sea posteriormente ejecutado, el color del círculo de la izquierda cambiará de rojo a verde. Es el indicativo de que el asiento ha sido seleccionado para el traspaso al diario:

Una vez el asiento está dispuesto para ser traspasado, pulsamos el botón “Ejecutar”, de color verde. Después de realizar esta simple operación, veremos que el registro de asientos periódicos ha variado sutilmente:

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Unidad 10

Observa que la fecha de ejecución ha cambiado automáticamente, de forma que se ha preparado para el siguiente mes. Por tanto, para contabilizar la próxima factura será suficiente con acceder a este fichero y pulsar de nuevo el botón de “Ejecutar”, hasta que la fecha mostrada esté fuera del ámbito del ejercicio contable: En la pantalla que se muestra a continuación vemos cómo después de contabilizar la factura de alquiler de diciembre, la fecha corresponde al ejercicio contable siguiente, y, por tanto, no se puede seguir ejecutando este asiento en el ejercicio actual.

10.6.3 Copiar asientos periódicos de un ejercicio a otro Cuando se realiza el proceso de cierre de ejercicio contable y se crea la nueva empresa en la que se va a hacer, entre otras cosas, el asiento de apertura; copiamos el plan de cuentas de la empresa a cerrar y aparece la pantalla en la que pide que indiquemos qué datos hay que traspasar de una empresa a otra. Es muy importante que no olvidemos marcar la copia de los asientos periódicos y de los asientos predefinidos, pero sobre todo, de los periódicos, ya que posteriormente no disponemos de la opción de copia de una empresa a otra. Sin embargo, no sucede lo mismo con los predefinidos, ya que se pueden copiar de una empresa a otra en cualquier momento, además de en el propio proceso de cierre de ejercicio. En la siguiente imagen se han destacado las dos casillas en las que se indica que se debe hacer la copia de ambos tipos de asientos:

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Unidad 10



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Realizar punteos simples de verificación en el diario. Enlazar asientos origen y aplicación mediante casación de asientos. Introducir movimientos de caja, a través de Caja Auxiliar. Traspasar al diario los movimientos de caja. Crear asientos predefinidos. Introducir asientos en el diario mediante predefinidos. Modificar y eliminar predefinidos. Encadenar asientos predefinidos. Generar asientos periódicos. Contabilizar operaciones a través de asientos periódicos.


Unidad 10

10.7 Actividades de profundización

Activa la empresa CM para seguir los siguientes pasos: Puntear en el diario Ordena el diario por subcuentas y puntea las partidas correspondientes a la venta de mercaderías al cliente 1, factura emitida nº 1, y su devolución de género. Elimina los punteos realizados Casar asientos Localiza la factura del día 12/02, señálala como origen de las dos partidas de cobro de 500,00 €. El casamiento es parcial, puesto que no se ha cobrado en su totalidad. Deja las marcas de casamiento de asientos. Caja auxiliar Introduce en el libro de caja los siguientes movimientos: 02/04 Cobro al Cliente 2 750,00 € correspondientes a la factura número 4 02/04 Pago de los gastos de comunidad, (subcuenta 6090000) 100,00 €. Traspasa al diario los dos movimientos anteriores. Predefinir asientos Predefine los asientos que se describen a continuación: Asiento 1: Para ventas de mercaderías a clientes, con IVA del 18%. Las subcuentas de ventas e IVA repercutido serán fijas y la de clientes será variable. La primera línea contendrá la base imponible. Asiento 2: Para compras y gastos con IVA del 18%. La subcuenta de compras ó gastos será variable, la de IVA soportado fija y la de proveedor ó acreedor será variable. La primera línea será la correspondiente a la base imponible. Introducción de asientos mediante predefinidos. Utilizando los predefinidos en el ejercicio anterior, introduce las siguientes operaciones: 05/04 Venta de mercaderías por importe de 2.890,00 € al cliente 2. 06/04 Compramos mercaderías al proveedor 1 por importe de 895,00 €. 07/04 Factura de Transportes El Rápido, por importe de 210,00 €.

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Unidad 10


Modificación de asientos predefinidos Modifica el asiento predefinido número 1, poniendo como concepto fijo: “Venta de mercaderías” Asientos periódicos Con fecha 15/06/XX se ha alquilado un local por el que se van a pagar 600 € de alquiler, más el correspondiente IVA del 18%. Este alquiler tiene una retención de IRPF del 21%. Contabiliza con fecha 15/06/200XX la factura del alquiler, marcando el asiento como periódico. La periodicidad es mensual. Además, contabiliza el pago del importe del alquiler, con fecha 15/06/XX. Al crear este asiento has de marcarlo como asiento periódico. Una vez creados ambos asientos, accede a asientos periódicos, marcas ambos y los ejecutas. Comprueba que se han grabado en el diario y que se ha actualizado la fecha, es decir, que ha pasado de julio a agosto de forma automática.

Los dos asientos a realizar son los siguientes:

600,00 108,00

582,00

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(6210000) Arrendamientos (4720018) H.P. IVA Soportado 18% a (4100003) Location, S.L a (4751000) H.P. Acreedora ret. pract.

582,00 126,00

(4100003) Location, S.L. a

582,00

(57200000) Bancos

Unidad 11 Gestión de tesorería, vencimientos y cheques 11.1 Objetivos de la unidad El objetivo de esta unidad es dotar al alumno de conocimientos acerca del control de tesorería, de previsión de cobros y pagos, gestión de cheques y pagarés, así como de la contabilización de estos documentos. La dificultad técnica y contable de las operaciones que se describen en esta unidad son muy básicos, conceptos que cualquier persona maneja diariamente. Al finalizar esta unidad, el alumno será capaz de controlar los flujos de tesorería, los cobros y pagos, así como los saldos y cash-flow en un determinado periodo de tiempo, dotándole de una herramienta eficaz para la gestión óptima de los saldos de tesorería y la gestión de efectos en cartera. Además, encontrará una herramienta sencilla, pero útil, para la emisión de pagarés, cheques y cartas a proveedores. Además, estos documentos serán contabilizados de forma automática, evitando así trabajo y errores en la contabilidad. Las operaciones que se estudian en esta unidad se salen de la contabilidad convencional, siendo una serie de opciones auxiliares sin las que la contabilidad se puede llevar perfectamente, pero que no dejan de tener un papel importante como herramienta de apoyo a la contabilidad de la empresa. 11.2 Gestión de vencimientos Contaplus cuenta con opciones auxiliares a la contabilidad que, como los vencimientos, pueden ser utilizados al margen de la contabilidad financiera, o bien estrechamente ligadas a ella. La gestión de vencimientos va a controlar: • • •

Los pagos que debe hacer frente la empresa. Los cobros que deberá hacer efectivos la empresa. El flujo neto de tesorería (cash-flow).

Supongamos que hemos adquirido mercaderías por valor de 1.200,00 € y que hay que pagar la factura el día 22 de junio de 2003. Vamos a introducir el vencimiento, a fin de tener controlada la fecha y la cantidad a pagar: Accedemos al fichero de vencimientos:

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Unidad 11

Gestión de tesorería, vencimientos y cheques

En el fichero de vencimientos, añade el pago que vence el 22 de junio:

Rellena los campos de fecha de emisión, fecha de pago (vencimiento), subcuenta (proveedor), y banco por el que pagaremos al proveedor. Define el concepto tal como el ejemplo y la cantidad a pagar. Guarda los datos.

Observa cómo clasifica la operación como un pago, al tratarse de una subcuenta de proveedor. En caso de que esta subcuenta hubiera sido un cliente, la operación habría sido clasificada automáticamente como cobro. Observa en la imagen de añadir vencimiento el campo “Tipo”, que se ha destacado con un rectángulo rojo. Al pulsar la lupa, o la tecla + (más), podrás definir tipos de vencimiento como: • • • • • •

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Cobro de factura Pago de factura Pago de alquiler Cobro efecto Pago de efecto Etc.


Unidad 11

Otra forma de agregar y/o modificar conceptos para el fichero de vencimientos la podrás encontrar a través del menú:

Vamos a seguir con otro ejemplo. Esta vez vamos a introducir un vencimiento de un cobro a un cliente, correspondiente a nuestra factura número 101, por importe de 2.352,50 €. El cobro del efecto vence el 26 de junio de 20XX:

Ahora, en nuestro fichero de vencimientos disponemos de un cobro y un pago:

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Unidad 11


Así aparecerá el fichero de vencimientos después de añadir los dos registros.

Vamos a estudiar los botones más usuales del fichero de vencimientos: Elimina los vencimientos que ya están contabilizados. Emite un informe de pagos/cobros en un periodo y un banco determinados. Solicita el saldo inicial de la cuenta, con el fin de determinar el saldo después de hacer efectivos los pagos y cobros del periodo (cash – flow) Marca / Desmarca proceso de cobro. Es una marca que nos indica que el vencimiento está en gestión de cobro, por ejemplo, que hemos llevado el recibo a descontar al banco, que hemos recibido un pagaré y lo ingresaremos cuando venza, etc. Al marcar un vencimiento aparecerá el símbolo indicativo. Marca/Desmarca vencimientos en grupo. Nos permite marcar varios vencimientos a la vez para emitir cheques o pagarés, o bien para que el cobro o pago se contabilice automáticamente. Una vez marcados los vencimientos, debemos pasar el proceso de traspaso a cheques o a la contabilidad. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

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Unidad 11

Permite marcar o demarcar vencimientos, filtrando por subcuentas y/o por fechas. El marcado puede preparar el vencimiento para su emisión de cheque o pagaré, o bien para su contabilización. Permite hacer simultáneamente el cheque y el asiento del diario. La emisión de cheques o pagarés se realizará solamente para los vencimientos de pago, no para los de cobro de clientes y deudores. Una vez se hayan marcado los vencimientos, aparecerán con las siguientes marcas:

El primer vencimiento ha sido marcado para emisión de pagaré y para generar asiento. El segundo ha sido marcado para su traspaso al diario. Ambos tienen la marca de preproceso. Una vez se haya hecho el procesamiento de los vencimientos marcados, el aspa de “estado”, que ahora es roja, aparecerá en color verde y podrán ser eliminados mediante la opción “eliminar procesados” Cambia el color del aspa de “estado” de color verde a rojo, y viceversa, indicando si el vencimiento ha sido o no procesado. Si un vencimiento se marcó para emitir 159

Unidad 11


cheque, pero no se marcó la casilla de traspaso al diario, cuando hagamos el procesamiento, quedará marcado como procesado. Posteriormente podremos cambiar el estado, con el fin de marcar el traspaso al diario. Marca el vencimiento seleccionado para su posterior contabilización o para la emisión de un cheque o pagaré. Es igual que la opción anterior de marcado en grupo, pero solamente afecta al vencimiento actual. Realiza las operaciones marcadas en el preprocesado: • Pasa al fichero de cheques / pagarés los vencimientos marcados. • Contabiliza los pagos o cobros marcados con “traspaso al diario”. • Cambia el estado de los vencimientos, mostrando el aspa en color verde. Al pulsar el botón derecho del ratón aparecerá el menú contextual, que nos muestra las mismas opciones que el menú de vencimientos (Añadir, Modificar, Eliminar .....)

Una vez hecho el procesamiento de los vencimientos marcados con la emisión de cheques o pagarés, deberemos dirigirnos al fichero de cheques para su emisión, tal como se describe en el punto 11.4. 11.3 Gestión de vencimientos desde el diario Al introducir un asiento en el diario de nuestra contabilidad, por ejemplo, una factura de un proveedor, es posible añadir un vencimiento registrando el futuro pago que habrá de hacerse de esa factura. Agregar este vencimiento simultáneamente a la introducción del asiento nos proporciona una gestión más eficaz y cómoda de la tesorería, ya que, en las facturas de nuestros proveedores figuran las fechas e importes que se habrán de pagar. Lo mismo ocurre con las facturas que emitimos, contabilizamos 160


Unidad 11

la venta, y a la vez, controlamos el cobro de esa factura. Esto permite ahorro de tiempo y errores, ya que al hacerlo desde el diario, capturará los datos, con lo que nos ahorraremos el repetirlos en otro proceso. Para añadir un vencimiento desde el diario, se procede de la siguiente forma: • Realizamos el asiento en el diario. • Seleccionamos la línea en la que se encuentra la subcuenta del cliente o proveedor. • Pulsamos el botón de añadir vencimiento. • Completamos los datos necesarios y guardamos el registro.

Desde la entrada de asientos solamente se pueden añadir vencimientos, no se pueden modificar, marcar, procesar, etc. los vencimientos. Para estas tareas deberemos acceder a través del menú vencimientos. 11.4 Gestión de cheques y pagarés Tal como hemos visto en el apartado de procesamiento de vencimientos, podemos generar registros de cheques y pagarés. En este procesamiento solamente traspasamos los datos de los cheques. Ahora vamos a gestionarlos, listarlos, emitir cartas y cheques a los proveedores, y, por último, contabilizaremos los cheques una vez sean pagados. 11.4.1 Añadir cheques Hay dos formas de añadir cheques y pagarés. La primera es la explicada anteriormente, es decir, mediante el traspaso desde vencimientos. La segunda consiste

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Unidad 11


en acceder directamente a la gestión de cheques que se encuentra en el menú principal de Contaplus:

A continuación mostrará el fichero de cheques y pagarés.

Como se ve en la imagen, existe el vencimiento que hemos traspasado desde vencimientos, y, además, podemos añadir manualmente más cheques y pagarés. En el fichero de cheques aparecen los botones típicos de Contaplus de añadir, eliminar, buscar, etc. que, por obvios, no vamos a explicar, pero sí vamos a dedicar especial atención a los botones específicos de cheques. Vamos a ver cómo es la pantalla de datos de la opción añadir cheques:

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Unidad 11

11.4.2 Opciones al añadir cheques • •

• • •

Cheque/Pagaré: Si seleccionamos pagaré, se activa el campo fecha de vencimiento. Acreedor: Al seleccionar una subcuenta, aparecerá su nombre en el cheque, pero podemos modificar el texto del librado del cheque. Esta opción se utilizará, por ejemplo, al emitir cheques al portador.

Facsímil del cheque: En el centro de la pantalla aparece un facsímil del cheque, para dar una idea al usuario de cómo quedaría la información en un cheque impreso como la muestra. Paso a contabilidad: Marca el cheque para procesar automáticamente el asiento de pago, cuando se ejecute la opción del menú, “paso a contabilidad”. Cheque o pagaré anulado: permite seguir la secuencia de número de cheque, en caso de anular alguno, para tener conocimiento de que ha sido anulado:

11.4.3 Opciones con cheques y pagarés Vamos a estudiar las opciones más interesantes del fichero de cheques. Observa en la figura siguiente los botones de la parte superior, así como las marcas en cada cheque.

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Unidad 11


El botón “Anulación/Validación” servirá para marcar el cheque como “anulado”, de la misma forma que se describe en el apartado anterior. Igualmente, elimina la marca de anulación. Al anular un cheque, aparece un aspa roja en la casilla “Est.” Al pulsar el botón “Impreso/No impreso”, hace visible una marca de impresión en la columna “I”, para informarnos que ya ha sido impreso el cheque o que todavía no ha sido impreso. Volviendo a pulsarlo, elimina la marca. La opción “Cambio de estado”, nos permitirá marcar el cheque como contabilizado o no contabilizado. Los cheques contabilizados tienen una marca roja y los no contabilizados en color verde. La opción imprimir emite un listado de cheques y pagarés, según la selección de fechas, números, proveedores, etc. Es importante saber que los cheques no se imprimen desde esta opción, sino del menú Cheques/Emisión:

Recuerda: La opción imprimir emite un listado de cheques, mientras que la opción “Emisión”, del menú de cheques, permite imprimir cada cheque.

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Unidad 11

11.4.4 Emisión de cheques, pagarés y cartas de pago En esta opción del menú de cheques es donde vamos a obtener una copia impresa en papel del cheque o pagaré que posteriormente enviaremos a nuestro proveedor. Es muy común entre las empresas que estos cheques vayan acompañados de una carta en la que se hace referencia al pago que se está realizando. Cada empresa y cada banco utilizan un formato diferente para imprimir sus documentos. La impresión que se obtenga de nuestros cheques se deberá ajustar a estos documentos. Este ajuste se realizará en la opción de “Configuración de formatos”, que se explica en el último apartado de esta unidad. Al ejecutar la opción de emisión, nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

• • •

Orden de salida: orden en el que se imprimirán los cheques. Condiciones para el listado: selecciona los registros de los que se obtendrán cheques. Formato de Impresión: Selecciona el tipo de documento que se quiere imprimir: Cheque, Pagaré o carta, en la que se incluyen los datos del documento. Normalmente, cuando se envía un cheque por correo, se hace como adjunto a una carta en la que se hacen mención a la factura, número del cheque,

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Unidad 11

•


importe, banco, etc. en este caso habrá de imprimirse la carta y después repetir el proceso, pero imprimiendo el cheque. Carácter de protección: Es el carácter que se pone a ambos lados de la cantidad en cifra, para que no se puedan añadir más números. En el facsímil visto anteriormente observamos los asteriscos a ambos lados de la cifra:

Estos asteriscos pueden ser sustituidos por cualquier otro símbolo, por ejemplo: # 11.4.5 Paso a contabilidad Una vez impresos los cheques y pagarés, pueden ser contabilizados de forma automática, evitándonos de esta forma posibles errores, además del trabajo que supone introducir los asientos correspondientes. Antes de proceder a su contabilización, debemos marcar la opción “paso a contabilidad” que se encuentra en todos los cheques.

La última operación para el traspaso a la contabilidad es la opción del menú Cheques / Paso a contabilidad

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Unidad 11

Selecciona el orden de paso, qué cheques se quieren contabilizar y con qué fechas quedarán los asientos traspasados. 11.4.6 Configuración de formatos En este apartado vamos a aprender a dar forma a los documentos que se obtienen en la opción de cheques, que son: cheques, pagarés y cartas. Si accedemos a la opción correspondiente, aparecerá la siguiente ventana:

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Existen los tres formatos anteriormente citados. Vamos a reducir las explicaciones a lo mínimo necesario, haciendo un resumen de los botones específicos de los cheques: Configuración visual: permite modificar el formato de los documentos mostrando un editor gráfico, en el que podemos alinear, eliminar o cambiar el formato de cada campo contenido en el cheque. Selecciona un campo y pulsa el botón derecho para modificarlo.

El botón partidas mostrará los campos contenidos en el documento, ubicándolos en el cuerpo de dicho documento:

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Unidad 11

Veamos un ejemplo: El importe en números del cheque se imprimirá a 24 milímetros del borde superior del papel (línea), y a 110 milímetros del borde izquierdo (columna), en letra normal (tamaño 10), negrita y alineación de izquierda a derecha. Observa cómo alguno de los campos muestra un punto rojo y otros un punto verde en la columna L. (literal). Los que aparecen con punto rojo son campos automáticos, como fechas, número de subcuenta, importes, etc. Los marcados con un círculo verde son los llamados “literales”, es decir, textos definidos por el usuario, para incluir expresiones como una población, o como “Páguese por este cheque a”. Modifica en el ejemplo el literal “Localidad,” por el nombre de tu población. Si algún texto ocupa más de una línea, como podría ser el importe en letras, se puede acotar el ancho máximo, en milímetros, y determinar la separación entre cada línea de un mismo campo. Por último, contamos con el botón de “Copiar formato”, que duplica el formato de un documento por ejemplo, el cheque, para hacer modificaciones y así disponer de dos formatos diferentes, adaptados a diferentes bancos.


Añadir, modificar y eliminar vencimientos. Añadir vencimientos desde el diario. Convertir vencimientos en cheques y pagarés. Modificar cheques. Emitir cheques y pagarés. Traspasar automáticamente cheques al diario. Configurar formatos de cheques, pagarés y cartas.

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Unidad 11


11.5 Actividades de profundización Selecciona la empresa CM para realizar los ejercicios siguientes. Añadir vencimientos En el ejercicio 5 de la unidad anterior se ha introducido una venta el día 05/04. Añade el vencimiento de esta factura, con fecha 05/05. Añade el vencimiento del asiento del 06/04, suponiendo que esta factura venza el día 06/05. Añade el vencimiento de la factura del transportista, a fecha 06/06. Procesamiento de vencimientos Procesa el vencimiento correspondiente al pago de la factura del transportista, señalando: Emitir cheque y paso a contabilidad. Fecha: 06/06. Traspasa el vencimiento al diario y al fichero de cheques. Añadir cheque Añade un cheque para caja (al portador), por importe de 850,00 €. Modificación de cheques Modifica el librado del cheque de Transportes El Rápido, emitiéndolo “al portador”. Anulación de cheques Anula el cheque emitido para caja de 850,00 €. Listado de cheques Emite un listado de cheques, ordenado por fecha de emisión. Paso a contabilidad Traspasa al diario los cheques marcados con “paso a contabilidad”. Configuración de formatos Modifica la configuración de los cheques. Donde dice “ciudad”, introduce el nombre de tu localidad. Visualiza un cheque por pantalla y comprueba el cambio introducido.

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Gestión del inmovilizado y amortizaciones

12.1 Objetivos de la unidad En esta unidad vamos a aprender a gestionar el inmovilizado de una empresa. Esto se materializa en dos actividades interrelacionadas. Por un lado, la gestión de un inventario permanente, donde encontraremos las fichas de inmovilizado. Con estas fichas dispondremos permanentemente de información de cada elemento de nuestro Activo no corriente: cada máquina, cada vehículo, cada ordenador, etc. Esta información nos proporcionará datos como la fecha de adquisición, coste, proveedor, porcentaje y plazo de amortización, amortización acumulada, valor neto contable, etc. Por otro lado, esta gestión permite el cálculo automático de las dotaciones periódicas de amortizaciones, así como del traspaso al diario de dichos importes, con el consiguiente ahorro de tiempo y errores. Los conocimientos de contabilidad necesarios para comprender esta unidad son básicos, hay que conocer conceptos como: inmovilizado, dotación de amortización, amortización acumulada, sistemas de amortización, etc. No obstante, las explicaciones, acompañadas de imágenes, intentarán que sea lo más comprensible posible. Contaplus dispone de un menú exclusivamente para la gestión del inmovilizado. Dentro de este menú se encuentran tres opciones: Gestión del inventario, Amortizaciones y Códigos y Tablas. Para comenzar, deberemos completar los ficheros maestros del inventario, que son los códigos y las tablas:

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Ficheros maestros de inventario 12.2.1 Grupos de Amortización

Antes de introducir datos del inventario, debemos configurar los “ficheros maestros” con los datos que posteriormente utilizaremos en cada ficha de inmovilizado. Mediante esta primera opción podemos clasificar los elementos de inmovilizado, según diferentes grupos. A modo de ejemplo, introduce los siguientes grupos:

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Unidad 12


12.2.2 Cuentas de amortización Mediante esta opción, vamos a establecer la relación entre los grupos que hemos introducido en la opción anterior, y las cuentas del P.G.C. relativas a amortizaciones:

•

• • •

• •

En la primera columna debemos introducir la cuenta de amortización acumulada ligada a cada grupo de inmovilizado que hemos creado en el paso anterior. En los 4 grupos del ejemplo les corresponde la cuenta 281 (amortización acumulada del inmovilizado material). Se debe repetir la cuenta 281 tantas veces como grupos tenga relacionados. En apariencia, se repite el mismo registro, pero en realidad, el registro estaría compuesto por la cuenta + el grupo (así, serían: 281+1; 281+2 …..). La segunda columna muestra la descripción de la cuenta 281. No obstante, podríamos modificar la descripción por: “amortización acumulada de maquinaria”; “amortización acumulada de elementos de transporte”; etc. La tercera columna se corresponde con uno de los grupos de inmovilizado del fichero maestro estudiado en el primer punto. La columna de “Dotación” se cumplimentará con la cuenta de dotación de amortización correspondiente. En nuestro ejemplo es la 681 (Dotación para amortización del inmovilizado material), la que corresponde a la cuenta 281, y viceversa. La columna de porcentaje de amortización contendrá el porcentaje, que, por defecto, se amortizarán los elementos del inventario. Este valor se podrá cambiar en cada ficha de cada elemento. Por último, la columna de meses de amortización se refiere a la periodicidad con la que se practican los asientos de amortización. Si en nuestra empresa se hace un sólo asiento de amortizaciones al final de cada año, escribiremos 12 meses, es decir, 1 asiento cada 12 meses. Si, en cambio, amortizamos trimestralmente, escribiremos 3 meses. Este valor por defecto, se podrá variar en cada ficha de cada elemento del inventario de inmovilizado.

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Unidad 12

12.2.3 Códigos de ubicación Los datos que introduzcamos en este fichero nos servirán para ubicar posteriormente cada máquina, cada vehículo u ordenador dentro de nuestra empresa. La ubicación nos permite describir hasta cuatro datos para localizar físicamente cada bien.

Sigue el ejemplo introduciendo las tres ubicaciones de la imagen anterior. 12.2.4 Códigos de naturalezas Permite hacer una agrupación, mediante textos identificativos, de las naturalezas de los elementos que componen el inventario de inmovilizado de la empresa. A modo de ejemplo, vamos a introducir los siguientes.

12.2.5 Causas de baja Son las diferentes causas por las que un elemento debe ser dado de baja del inventario y finalizadas las amortizaciones. Entre las más comunes, podríamos encontrar:

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Unidad 12


Recuerda: Comienza cumplimentando los archivos maestros de grupos y cuentas antes de introducir los elementos del inventario de inmovilizado. 12.3 Gestión del Inmovilizado Una vez hemos cumplimentado los ficheros maestros del inventario que se han descrito en el punto 1 de esta unidad, ya podemos introducir los datos de cada máquina, de cada ordenador, de cada vehículo y de cada elemento que forma parte del inmovilizado de la empresa. Para el control de estos bienes disponemos de fichas de inventario. Estas fichas se deberán destinar a un sólo elemento de ese inmovilizado. Veamos el ejemplo de cómo sería la ficha de un ordenador ubicado en las oficinas:

En esta ficha cabe hacer algunas aclaraciones sencillas: • •

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La fecha de inicio de amortización no puede ser anterior a la de compra. Las subcuentas de amortización acumulada y de dotación de amortización deben introducirse con todos los dígitos.

Gestión del inmovilizado y amortizaciones •

• •

Unidad 12

El porcentaje de amortización deberá ser el correspondiente a la totalidad de un año, a pesar de haberse adquirido el ordenador el día 30 de junio. La amortización se calculará automáticamente según corresponda a las fechas de inicio y de amortización anual. Los meses de lanzamiento de asientos, corresponden al número de meses que tendrá cada asiento de dotación de amortización que normalmente son 12. La fecha de baja deberá estar en blanco. En caso contrario, no se amortizará.

Entre los botones del menú de inventario se encuentra el botón “Duplica inventario”, que resulta muy interesante en aquellos casos en los que se adquieren varios elementos iguales, pues permite copiar el contenido de una ficha, con tan sólo asignarle un nuevo código de inventario. Posteriormente podremos acceder a ella y hacer las modificaciones necesarias.

12.4 Cálculo automático de amortizaciones y traspaso al diario Este proceso consta de dos fases muy importantes para la correcta gestión del inmovilizado, así como para la contabilización de las amortizaciones que se deben llevar periódicamente al diario. Por un lado, está el cálculo de las dotaciones de amortización. Para ello, previamente habremos de haber cumplimentado correctamente porcentajes, periodicidad, fecha de inicio de amortización, etc. Por otro, la designación de las subcuentas que han de utilizarse para reflejar las amortizaciones en nuestra contabilidad. El primer paso es abrir la opción de Amortizaciones del menú inventario,

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Unidad 12


Aparecerá la ventana:

Corrige la fecha de amortización, pues es de vital importancia para el cálculo correcto de las cantidades. En el ejemplo, el 31/12/20XX, deberá amortizar por el periodo comprendido entre el 30/06/XX, fecha en la que se comienza a amortizar el ordenador, y la fecha de fin de ejercicio. Si se marca la casilla de agrupar amortizaciones en un único asiento, obtendremos un sólo asiento en el diario con todas las amortizaciones del periodo para cada elemento del inventario. Esto significa que si en un elemento hemos puesto en meses amortización el valor 1, en lugar de hacer un asiento por cada mes, realizará un único asiento por todos los meses que corresponda desde el inicio de amortizaciones hasta la fecha de amortización indicada en la parte superior. Al pulsar el botón aceptar se reflejarán los asientos que correspondan, indicando línea a línea la subcuenta, el concepto y las cantidades al debe o al haber. Una vez comprobada la exactitud de los datos, para actualizar en el diario, pulsaremos el botón de “Diario”. Los asientos de amortizaciones pasarán al diario

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Unidad 12

definitivo y en él se podrán eliminar o modificar. Estas modificaciones no afectan a las fichas de inmovilizado. Por otro lado, una vez actualizadas las amortizaciones, las fichas de los diferentes elementos de nuestro inventario habrán sufrido las siguientes modificaciones:

Los campos automáticos se habrán actualizado con los nuevos valores: fecha de última amortización e importe total amortizado (amortización acumulada). Estos valores pueden ser modificados por el usuario. Es importante reseñar que la fecha de última amortización servirá para hacer el siguiente cálculo de la dotación de amortización. Si está en blanco, se calculará desde la fecha de inicio de amortización. En caso contrario, desde la fecha fin de amortización hasta la fecha de amortización siguiente. Como el bien fue adquirido el 30 de junio, las amortizaciones deberán corresponder al periodo comprendido entre la fecha de inicio de amortizaciones y de fin de ejercicio. Calculado el importe, resulta ser 181,48 €. El año siguiente será amortizado por el 25 % correspondiente a un año completo. Es importante conocer cómo calcula Contaplus las amortizaciones, pues lo hace calculando los días, restando a la fecha de amortización la de última amortización, y en su defecto, la de inicio de amortización. Si en un bien ponemos que ha sido adquirido el día 1 de enero, ese ejercicio será amortizado por 364 días. Por tanto, será preferible poner como fecha de adquisición e inicio de amortizaciones el 31 de diciembre anterior. Para bienes adquiridos antes del ejercicio presente y sus amortizaciones hayan sido realizadas sin usar este programa, rellenaríamos manualmente los valores correspondientes a fecha de última amortización e importe amortizado. Para realizar amortizaciones de periodos inferiores al año, por ejemplo, mensuales, procederemos de la siguiente forma:

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Unidad 12 • •


En primer lugar, en la ficha del elemento del inventario de inmovilizado deberá constar en el campo meses lanzamiento amortización: 1. En segundo lugar, sólo es necesario hacer la operación de amortización una vez, con fecha 31 de diciembre; si marcamos amortizaciones mensuales y posteriormente hacemos la amortización con fecha 30 de septiembre sin haber amortizado junio, julio, agosto, calculará las cuotas de los 3 meses, ya que Contaplus calcula desde la fecha de última amortización hasta la fecha que se indique en la pantalla de amortización, dividiendo en el número de periodos indicados en la ficha de inmovilizado: Modifica la ficha del elemento de inventario número uno:

Calcula las amortizaciones hasta el mes de septiembre, de la siguiente forma:

Observa cómo se han realizado tantos asientos como meses se han amortizado, es decir, hasta junio de 20XX.

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Unidad 12

12.5 Finalización de amortizaciones. Bajas en el inmovilizado Los bienes que forman parte del inmovilizado de la empresa pueden ser dados de baja por el uso, el paso del tiempo o por otras circunstancias. Se pueden dar casos de diferente naturaleza que hagan que el bien ya no figure en el patrimonio de la empresa. En unos casos el bien ha cumplido su vida útil esperada, encontrándose amortizado en su totalidad, o bien, antes de que esta circunstancia se produzca, el bien sea enajenado, o sufra cambios en su estado que lo conviertan en inservible. Vamos a exponer los principales casos que se dan en la empresa: a) El bien se amortiza en su totalidad sin valor residual: Debemos amortizar el bien con total normalidad, y el último año que se deba amortizar, Contaplus calculará automáticamente la fecha en la que se completará dicha amortización, rellenándose el campo “fecha fin de amortización”. Si este campo se encuentra rellenado, no se podrán calcular nuevas amortizaciones. El bien no se dará de baja ni se borrará la ficha mientras permanezca en el inventario, a pesar de que su valor neto contable sea igual a cero. El bien permanecerá en el inventario mientras tenga valor económico o tenga utilidad en la empresa. Solamente cuando desaparezca o resulte inútil, se podrá dar de baja. En este caso cumplimentaremos los campos “fecha de baja” y “causa de la baja”. b) El bien se amortiza con valor residual: Contaplus no contempla cálculo de valor residual ni amortizaciones parciales. Debemos calcular la fecha en la que se completará la amortización y calcular amortizaciones hasta esa fecha. Una vez realizada la operación, cumplimentaremos el campo fecha fin de amortización. Un truco que podremos utilizar consistirá en aumentar al campo total amortizado la cantidad que hayamos considerado como valor residual. Pero no mostrará realmente el valor neto contable del bien. c) El bien es dado de baja en la empresa sin estar amortizado en su totalidad: Si un bien deja de permanecer en la empresa y no está totalmente amortizado, habrá de calcularse la amortización como se describe en el punto 11.4 hasta la fecha de baja, y una vez amortizado, se deberá rellenar la fecha de baja y la causa de la baja. En caso de producirse una enajenación en la que haya un beneficio ó pérdida, deberemos hacer el asiento manualmente: Ejemplo: El ordenador que adquirimos por 1.500 €, es vendido el día 30-06-XX por importe de 675,00 €. En primer lugar, vamos a amortizar con fecha 30-06-20XX. Lo hacemos automáticamente con la opción amortizaciones. Posteriormente, la ficha del ordenador quedaría con fecha última amortización 30-06-X1 y total amortizado 475,00 €.

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Unidad 12


El segundo paso a realizar sería: Cumplimentamos los campos de fecha y causa de baja. Y por último, tendremos que calcular el beneficio o la pérdida obtenidos y hacer el asiento de forma manual: • Coste del bien: 1.500,00 € • Amortización acumulada: 720,00 €. • Valor neto contable: 1.500,00 – 720,00 = 780,00 € • Valor enajenación: 675,00 € • Beneficio ó pérdida = 675,00 - 780,00 € = -105,00 € (pérdida)

675,00 720,00 105,00

________________ ___________________ Deudores (440XXXX) Amortiz. acum.. Equipos proceso inform. (2817000) Pérdida en enajenación inmov. (6710000) a Equipos Proceso Informac. (2170000) __________________ ___________________

1.500,00

Este asiento se introducirá manualmente en el diario, como un asiento cualquiera. Este asiento no quedará reflejado en la ficha del bien.

Nota: se han omitido cantidades relativas a IVA repercutido para centrar la atención en el inmovilizado.

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Unidad 12


Gestionar los ficheros maestros de inventario (grupos, códigos y tablas). Introducir fichas de elementos de inmovilizado. Calcular automáticamente amortizaciones. Traspasar automáticamente los asientos de amortizaciones. Gestionar bajas de inventario.

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Unidad 12


12.6 Actividades de profundización Activa la empresa CM para hacer los siguientes ejercicios. Añadir grupos Añade los siguientes grupos de amortización: 1 Equipos informáticos 2 Maquinaria Añadir cuentas de amortización Cta. Descripción Grupo Cta. %Amort. 281 Amortización acumulada inmov. Mat. 1 681 12 281 Amortización acumulada inmov. Mat. 2 681 25

Meses amort. 12 12

Ubicaciones Añade las siguientes ubicaciones: Of Oficina Alm. Almacén Naturalezas Añade estas naturalezas de inmovilizado: Ord. Ordenadores Maq. Maquinaria Causas de baja Introduce las causas de baja siguientes: 1 Venta 2 Fin de uso Fichas de inmovilizado Crea las fichas de inmovilizado correspondientes a los dos elementos de inmovilizado adquiridos en el ejercicio contable que se encuentran en el ejercicio 5.4 de la unidad 5: 31/01/XX Compra de un ordenador 21/02/XX Compra de una máquina Cálculo de amortizaciones Calcula las amortizaciones de las dos fichas de inmovilizado. La fecha de amortización será 31/12/XX y se agruparán en un único asiento. Paso a contabilidad Verifica que las cuotas de amortización calculadas en el ejercicio anterior corresponden a la amortización real. Traspasa al diario el asiento generado y verifica en las fichas de los dos elementos que se han grabado los datos: fecha última amortización y total amortizado.

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Unidad 13 13.1

Utilidades

Objetivos de la unidad

En esta unidad vamos a aprender a manejar las principales utilidades que ofrece Contaplus al usuario y que en cierto modo, son extracontables. Una de las utilidades más importantes consiste en conocer cómo obtener copias de seguridad de las empresas contables. Estas copias de seguridad permitirán al alumno dos cosas: en primer lugar, poder contar con una copia de su trabajo en un soporte que le asegure que sus datos se podrán recuperar si los originales sufren daños. En segundo lugar, mediante las copias de seguridad podremos transferir los datos de un ordenador a otro, y así disponer de una posibilidad con mucho futuro como es el teletrabajo. Además de las copias de seguridad, en esta unidad vamos a aprender a asignar y controlar accesos al programa, determinando qué usuarios pueden manejar Contaplus y a qué opciones del programa tiene acceso cada usuario autorizado. Volveremos a hacer hincapié en la instalación y configuración de impresoras, lo cual es muy importante para poder obtener cualquier informe impreso. 13.2

Organización de ficheros

Es posible que alguna vez los datos de nuestra contabilidad no se puedan consultar correctamente, o que nuestra contabilidad muestre errores como saldos mal calculados, descuadres, etc. Estos errores pueden deberse a múltiples causas. En la mayoría de estas ocasiones estos errores quedan subsanados cuando realizamos una organización de ficheros, que consiste básicamente en recalcular todos los saldos, revisar los asientos, reindexar todos los archivos, etc. Es aconsejable organizar los ficheros cuando restauramos copias de seguridad y cuando observemos un funcionamiento anómalo de nuestro programa. Como usuarios, todas estas acciones quedan resueltas siguiendo los siguientes pasos: • • • •

Cierra Contaplus Accede a “Organización de ficheros” del panel de SP Pulsa el botón “Aceptar” Introduce la clave del usuario “Supervisor”

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Unidad 13 13.3

Utilidades

Copias de seguridad

Con el fin de poder contar con la seguridad que da el asegurar que nuestro trabajo diario está a salvo de posibles riesgos de errores informáticos, Contaplus ofrece una opción muy importante como es la obtención de copias de seguridad. Mediante este proceso vamos a obtener los archivos de copia de seguridad de los datos que nos interese. Estos archivos pueden ubicarse en cualquier unidad de disco de nuestro ordenador y en cualquier carpeta existente. La copia de los datos de un ejercicio contable se realiza en un número reducido de archivos, los cuales están comprimidos, a fin de que estos ocupen el menor espacio posible y se puedan transferir a unidades sin una gran capacidad. El proceso de copias de seguridad se realiza de la siguiente forma: 1.- Cierra el programa Contaplus y haz clic en el botón del panel de SP:

2.- A continuación, aparecerá la siguiente pantalla:

Los siguientes pasos a seguir son:

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Utilidades

Unidad 13

1.- Selecciona los datos que quieres obtener en la copia de seguridad. Para obtener una copia de todos los datos, es decir, todas las empresas, archivos de programa, datos de usuarios, etc., marca la casilla “Copia completa”. Normalmente solamente se obtiene copia de los datos de empresas. 2.- Selecciona la unidad / carpeta destino donde ubicar los archivos, por ejemplo, si quieres la copia en un el disco D, selecciona D:\ 3.- Opcionalmente, puedes introducir comentarios a la copia de seguridad y el autor de la copia. 4.- Pulsa el botón aceptar y sigue las instrucciones de las siguientes pantallas:

Aparecerán sucesivamente otras pantallas informativas acerca del proceso de la copia. Contesta afirmativamente a las pantallas que se vayan presentando. Una vez finalizado el proceso de obtención de copia de seguridad, habremos obtenido los siguientes archivos:

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Unidad 13

Utilidades

Observa los nombres de los cuatro archivos de la empresa ME, todos ellos contienen el código de la empresa en el nombre. Ahora, estos archivos pueden grabarse en cualquier medio, o enviarse a través de correo electrónico, o bien dejarse simplemente como copia de seguridad.

Recuerda: Es aconsejable obtener copias de seguridad de los datos de la contabilidad. La periodicidad de la copia depende de la regularidad del uso del programa.

13.4

Restaurar copias de seguridad

Es la opción inversa a la obtención de copias de seguridad. Hay dos razones por las que normalmente se recuperan los datos obtenidos anteriormente en nuestra copia de seguridad. En primer lugar, por haberse perdido los datos de nuestra contabilidad y que la única forma de recuperar es la restauración de los datos. Cuanto más a menudo obtengas copias de seguridad, menos datos se perderán al restaurar las copias. Otra razón que justifica la acción de restaurar las copias se justifica por la posibilidad de utilizar una misma contabilidad en dos o más ordenadores: el teletrabajo. Consiste, básicamente, en obtener una copia de seguridad de la contabilidad en un ordenador, y restaurar la copia en otro ordenador. De esta forma podremos contar con los datos en ambos ordenadores, e, incluso trabajar en uno de ellos y enviar la copia al otro para que se restaure en este último y viceversa. La transferencia de los archivos se hará de la misma forma que se manejan archivos de Windows, es decir, pen-drive, CdRoms, correo electrónico, etc. El proceso a seguir para restaurar copias de seguridad es similar al visto para la obtener la copia, pero seleccionando la solapa “Recuperar”.

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Utilidades

Unidad 13

El proceso de recuperación de copias de seguridad sigue los siguientes pasos: • • • • •

1.- Selecciona la solapa “recuperar”. 2.- Selecciona las empresas a recuperar. 3.- Selecciona el origen de los datos, unidad y carpeta donde se ubican los archivos de la copia. 4.- Pulsa el botón Aceptar. 5.- Sigue las instrucciones de las pantallas igual que se hizo al obtener la copia.

Recuerda: No es necesario que la empresa a restaurar exista en el ordenador destino, al restaurar la copia de seguridad creará la empresa y traspasará los datos copiados. Una vez realizado el proceso de restaurar copias de seguridad, es conveniente realizar una organización de ficheros.

13.5

Copias de seguridad con el Explorador de Windows 13.5.1 Obtención de copias de seguridad

Según la versión de Contaplus que hayas instalado en el ordenador, es posible que el panel de programas no disponga del icono de “copias de seguridad” o bien que este botón no funcione bajo la instalación “demo”. 187

Unidad 13

Utilidades

En este caso, es posible hacer copias de seguridad de las empresas contables pero, utilizando herramientas de Windows. El procedimiento que vamos a seguir es completamente diferente al seguido con el método anterior, y como resultado, los archivos a copiar no son archivos comprimidos, tal como se ha descrito en el apartado de copias de seguridad. Para obtener copias de seguridad, sigue los siguientes pasos: 1.- Localiza con el Explorador de Windows (Mi Pc) en el disco duro la carpeta GRUPOSP. 2.- Dentro de esta carpeta se encuentra la correspondiente al programa Contaplus, el nombre de esta carpeta será similar a COE12R1 (Contaplus Élite 2012 revisión 1), este nombre variará en función de la versión instalada. 3.- Abre la carpeta y dentro podrás localizar las carpetas correspondientes a cada empresa contable. El nombre de cada una de estas carpetas es EMPXX, donde XX es el código de la empresa. 4.- Selecciona la carpeta EMPXX de la que quieres obtener la copia y haces una copia en el destino (escritorio, etc.) que desees. Esta carpeta contiene un número elevado de archivos. Debes copiar toda la carpeta. Si se copian todas las carpetas cuyo nombre es EMP y EMPXX es como obtener una copia completa de todos los datos. Puedes comprimir las carpetas para que ocupen menos espacio. 13.5.2 Restaurar copias Para restaurar las copias obtenidas con Windows el procedimiento es el inverso a la obtención de la copia, es decir, copiar la carpeta de la copia (descomprimirla previamente si es necesario) y pegarla en la carpeta C:\GRUPOSP\COE12R1. Si en esta carpeta no existiera previamente la empresa que se está pretendiendo restaurar, a pesar de copiar la carpeta, Contaplus no la identificará, ya que en los ficheros donde almacena la información de las empresas existentes están en la carpeta EMP. Si no has realizado la copia de todos los datos, es decir, solamente de una empresa, antes de restaurarla, debes crear la empresa, con la opción ´”Añadir empresa”. Una vez creada, sustitúyela por la copia obtenida.

Recuerda, Con este método de restauración habrás borrado todos los datos originales y habrán sido sustituidos por la copia restaurada, habiéndose perdido todos los datos originales. Una vez realizado el proceso de restaurar copias de seguridad, es conveniente realizar una organización de ficheros.

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Utilidades 13.6

Unidad 13

Control y configuración de usuarios

Al entrar al programa Contaplus vemos cómo aparece el nombre de usuario, que al instalar el programa hay un solo usuario, que se llama “Supervisor”, que no tiene clave de acceso. En este apartado vamos a estudiar cómo añadir y configurar nuevos usuarios, asignarles una clave y las opciones del programa a las que puede acceder y a cuáles no. Para acceder al control de usuarios, lo haremos desde el menú:

A continuación, aparecerá el fichero de usuarios de la figura siguiente. 13.7

Alta de nuevos usuarios

Pulsamos “Añadir”, para agregar un nuevo usuario, llamado Usuario 1, al cual le asignamos la clave 12345678. Esta clave se ocultará cuando se teclee, mostrándose asteriscos en lugar de caracteres. El nuevo usuario, la primera vez que acceda al programa deberá introducir la contraseña. El acceso a nuevos usuarios se puede activar o desactivar temporalmente. También se puede permitir el acceso temporalmente, mediante la opción “caduca la contraseña”. Una vez hemos introducido y confirmado la contraseña de este nuevo usuario, cuando vamos a guardar los cambios, pulsando el botón “Aceptar”, mostrará un cuadro de diálogo para configurar el nivel de seguridad de acceso a empresas. El nivel por defecto es 9. Esto significa que si una empresa tiene asignado un nivel inferior, no le permitirá acceder a ella. La pantalla en la que se define un nuevo usuario es la siguiente:

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Unidad 13

Utilidades

Volvemos a entrar a Contaplus. La pantalla de acceso, se verá de esta forma:

Tal como se explica en el apartado anterior, como clave de acceso se mostrarán asteriscos.

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Utilidades

Unidad 13

Una vez entrado al programa, pedirá qué empresa se quiere activar. Como el usuario 1 tiene un nivel de seguridad 7 y la empresa CM tiene nivel 9, no permitirá que ese usuario acceda a esa empresa. Vamos a recordar cómo se configura el nivel de seguridad de la empresa:

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Unidad 13 13.8

Utilidades

Mapas de acceso

El supervisor, además de tener el control sobre los usuarios del programa, puede configurar las opciones de Contaplus a las que tiene acceso cada usuario, de forma que un determinado usuario tendrá permiso de acceso a unas opciones de menú del programa y a otras opciones no. Cada usuario podrá tener acceso a opciones diferentes. Los pasos a seguir son: 1.- Selecciona el usuario a configurar 2.- Marca en la siguiente pantalla las opciones de menú que quieres configurar y pulsa el botón “Total”, “Sólo consulta” o “Sin acceso” para cada una de las opciones del menú.

Guarda la configuración pulsando el botón “Continuar”. Para que los cambios surtan efecto, deberemos cerrar el programa y volver a abrirlo, accediendo con el nombre y clave del usuario configurado. Los efectos de permisos de acceso se comprueban intentando entrar en las opciones para las que el usuario no tiene permisos. Estas opciones aparecen en color atenuado y al hacer clic sobre ellas, no se ejecuta ninguna acción.

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Utilidades

Unidad 13

En la figura anterior se pueden observar algunas de las opciones en las que el usuario que ha accedido al programa no tiene permiso. Estas se distinguen de aquellas a las que se puede acceder por el tono atenuado del texto que las define. Los iconos de la barra de menús, sin embargo, no presentan ninguna diferencia visual entre las que están restringidas y las que no lo están. 13.9

Instalación de impresoras

Tal como se describe en el punto 6.1.2 de la unidad 6, al instalar Contaplus, no se instalan ni configuran las impresoras de las que disponga nuestro programa de Windows. Esto nos obliga a agregar en el programa las impresoras que utilicemos para obtener listados e informes y a determinar las fuentes y tamaños de los textos. 13.9.1 Proceso de instalación de impresoras Desde el menú útil, accedemos a periféricos:

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Unidad 13

Utilidades

Recuerda, Si quieres obtener listados por impresora, debes instalarla en Contaplus, aunque ya esté agregada y configurada en Windows.

Para instalar y configurar una impresora en Contaplus, debemos realizar dos pasos: Paso 1: Agregamos la impresora que está configurada en Windows, pulsando el botón añadir:

Paso 2: Modifica la configuración de las fuentes de caracteres, puesto que con los tamaños de fuente que se instalan por defecto, los informes y listados saldrán incompletos, por lo que deberemos reducir el tamaño de caracteres normales a 10 y el de la letra comprimida a 6. Para acceder a estas opciones, pulsa el botón Impresora … En el menú de configuración de impresoras hay dos botones “Activar como impresora 1” y “Activar como impresora 2”. Cuando con un ordenador se utilizan dos o más impresoras, la impresora 1, podríamos decir que es la impresora por defecto. Contaplus ignora cuál es la impresora por defecto del entorno Windows, y deja al usuario la facultad de determinar la impresora que utiliza con más frecuencia para obtener listados y libros contables.

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Utilidades

Unidad 13

Una vez finalizada la configuración, para activar una impresora como predeterminada, selecciónala en la lista de impresoras y pulsa el botón “activar como impresora 1”. Si se disponen de 3 o más impresoras, para determinar la segunda impresora, selecciónala y pulsa el botón “Activar como impresora 2”

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Unidad 13

Utilidades

Una vez determinadas las impresoras que van a utilizarse y las prioridades en la impresión, pulsaremos el botón salir y el cuadro de diálogo se cerrará. A partir de ahora, cuando vayamos a obtener un listado por impresora, dispondremos del siguiente cuadro de diálogo:

13.9.2 Otras impresoras Para imprimir con la impresora activada como la número 1, pulsaremos el botón “Imp. por defecto”, siendo la que aparece a la derecha. Si deseamos que se imprima en la número dos, aparecerá el cuadro de diálogo de impresión de Windows, donde la seleccionarás entre las impresoras disponibles.

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Utilidades En otras ocasiones, en lugar del botón

Unidad 13 , aparecerá el botón

. En este caso, se intercambiará la impresora 1 por la 2, obteniéndose el listado en la impresora que se estableció en segundo lugar. Este cambio solamente afectará al listado actual. 13.10 Avisos de inicio Mediante esta opción vamos a configurar Contaplus para que muestre una pantalla de aviso al iniciar la sesión de trabajo en la fecha y al usuario que se determinen.

En este ejemplo, al iniciar el programa el día 31-01-xx, se mostrará un aviso recordando que se debe sacar una copia de seguridad. El aviso lo recibirá cualquier usuario que lo inicie. Si hubiéramos seleccionado el usuario 1, solamente le aparecerá el aviso a este usuario.

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Unidad 13

Utilidades

Al pulsar el botón “Ver”, podremos visualizar el contenido del aviso:

En el aviso se muestra a quienes va dirigido, en este caso, a todos los usuarios, ya que figura la palabra “general”. También, el origen del aviso, es decir el usuario que ha “colgado” el aviso, que fue el usuario “Supervisor”. Una vez mostrado el aviso, no se volverá a mostrar al usuario que lo leyó.


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Restaurar los ficheros índices, a través de la organización de ficheros. Sacar copias de seguridad. Restaurar las copias de seguridad. Gestionar los usuarios del programa. Gestionar los permisos a usuarios. Instalar y configurar impresoras. Introducir avisos de inicio.

Utilidades

Unidad 13

13.11 Actividades de profundización Aunque no es necesario, activa la empresa CM para realizar los siguientes ejercicios.

Organización de ficheros Ejecuta desde el panel de SP la opción de organización de ficheros.

Copias de seguridad Saca una copia de seguridad de la empresa CM. La ubicación de los ficheros generados será el escritorio. Comprueba que en el escritorio se encuentran los archivos de la copia.

Restaurar copias de seguridad Restaura la copia de seguridad obtenida en el ejercicio anterior.

Gestión de usuarios Añade un nuevo usuario llamado “invitado”. Asígnale como contraseña la palabra “entrar”. Configura en el mapa de accesos permiso para acceder a las siguientes opciones: Selección de empresas Subcuentas Gestión de asientos. Cierra el programa. Entra de nuevo en él, accediendo con el usuario “invitado” y comprueba cómo están activas las opciones que se han configurado anteriormente. Cierra Contaplus y vuelve a acceder a él como usuario “supervisor”.

Instalación de impresoras Instala la impresora que tengas en tu ordenador como predeterminada. Configura la letra normal con un tamaño de 10 y la comprimida a tamaño 6. Activa esta impresora como Impresora 1.

Avisos de inicio Activa un aviso de inicio para que se abra en la misma fecha en la que te encuentres. El mensaje va dirigido a todos los usuarios. El contenido del mensaje será: “Enhorabuena, has hecho todos los ejercicios” Cierra Contaplus y vuelve a abrirlo con el usuario “supervisor”, abre el mensaje que te muestra el aviso. Una vez realizados todos los ejercicios anteriores e instalada la impresora, cierra el ejercicio contable, con fecha 31-12-20XX. Abre el nuevo ejercicio en la empresa con código N1, sustituyendo el asiento de apertura existente.

199

Unidad 13

Utilidades

Anula el asiento de cierre para poder realizar las siguientes actividades. Regulariza las existencias de mercaderías, suponiendo que las existencias finales a 31/12/20XX, ascienden a 30.675,85 €. El asiento a realizar sería: __________________

____________________

25.000,00

Variaciones de existencias (6100000) a Existencias de mercaderías 25.000,00 (3000000) __________________ ____________________

30.675,85

Existencias de mercaderías (3000000) a Variaciones de existencias (6100000) __________________ ___________________

Imprime los siguientes listados y documentos: • • • • • • • • • • • •

200

Libro de facturas emitidas Libro de facturas recibidas Documento 303 Documento 347 Documento 349 Libro diario Balance de Sumas y saldos al 01-01-XX Balance de sumas y saldos al 31-03-XX Balance de sumas y saldos al 31-12-XX Cuenta de Pérdidas y Ganancias, a fecha 31-12-20XX Balance de situación con fecha 31-12-20XX Libro Mayor de las subcuentas 4300001 a 4300004

30.675,85

Unidad 14 Contabilidad presupuestaria 14.1 Objetivos de la unidad En esta unidad vamos a aprender a manejar los presupuestos dentro de la contabilidad. Esta utilidad complementa al resto de unidades que corresponden a la contabilidad financiera tradicional. Se trata de conocer cómo Contaplus compara el presupuesto asignado a determinadas cuentas con el gasto ó ingreso realizado en un periodo dado. Conoceremos el concepto de presupuesto y las formas de presentarlo, copiarlo y actualizarlo cada ejercicio. 14.2 Plan presupuestario Contaplus, además de la contabilidad Financiera, que es la que nos ha ocupado las unidades anteriores, presenta una utilidad enlazada con esta contabilidad financiera consistente en asignar a las subcuentas que se desee, un presupuesto . Este presupuesto puede ir referido al periodo anual, o bien a periodos de distribución mensual. En primer lugar, asignaremos el presupuesto en aquellas cuentas en las que queramos llevar el control presupuestario. Normalmente se trata de gastos ó ingresos, aunque todas las subcuentas aceptan presupuesto. Posteriormente, podremos obtener balances o cuenta de Pérdidas y Ganancias presupuestarios, que, básicamente, consiste en mostrar el presupuesto en una columna, y en otra, el gasto o ingreso real. Para acceder a las opciones de presupuestos, seleccionaremos el menú Presupuesto que se encuentra e n la barra de menús, presentando tres opciones:

Al seleccionar la opción 1.- Plan presupuestario, aparecerá la pantalla de presupuestos, con el menú añadir, modificar, eliminar.... Si posicionamos el cursor del ratón en el área de presupuestos y pulsamos el botón derecho nos aparecerá el menú contextual, que contiene las mismas opciones que los botones de la izquierda.

201

Unidad 14

Contabilidad presupuestaria

Comenzaremos por añadir el presupuesto de la subcuenta 6000000, compras de mercaderías. Pulsamos la opción añadir, de la barra de botones o del menú contextual.

Introduce el código de la subcuenta 6000000 y el presupuesto anual (120.000,00 €). De forma automática se repartirá el presupuesto en partes iguales para los doce meses del año. En caso de que la distribución no sea proporcional, en lugar de introducir el presupuesto anual, introduce los valores deseados para cada mes. Cuando lo que se quiere obtener es un informe sobre un presupuesto anual, en lugar de introducir un presupuesto en cada mes, deberemos introducir el presupuesto de todo el año para el mes de febrero, dejando el resto de meses en blanco. De esta forma, en cualquier fecha obtendremos un informe presupuestario comparativo con la cifra anual.

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Unidad 14

14.3 Presupuestos anuales En esta opción podremos obtener el informe presupuestario, en el que se mostrará el presupuesto, el gasto cubierto y el saldo pendiente. Los pasos a seguir son: 1.- Introduce los códigos de las subcuentas que quieres ver el presupuesto; (por ejemplo, de la 6000000 a la 6000000). 2.- Marca la opción deseada, saldo, o suma Debe/Haber 3.- Marca el nivel de desglose que quieres consultar. Si solamente quieres ver cuentas de detalle, marca nivel 7. Si quieres ver las sumas agrupadas, marca el nivel 3.

Selecciona como dispositivo de salida la pantalla:

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Unidad 14


Y visualizarás el informe presupuestario.

En la línea superior muestra el presupuesto y en la inferior el realizado. 14.4 Actualización de presupuestos En esta tercera opción del menú de presupuestos podrás actualizar el presupuesto de cualquier subcuenta. Esta actualización podrá consistir en incrementos o en decrementos. Estas variaciones podrán ser lineales (sumar o restar una cifra de € al presupuesto), o porcentuales. Supongamos que queremos incrementar el presupuesto de la subcuenta 6000000 en un 5%. Activaremos la opción correspondiente del menú, e introduciremos los siguientes datos:

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Unidad 14

Una vez actualizado, podremos verificar el incremento de presupuesto de la subcuenta 6000000:

Observa cómo se ha incrementado en un 5% el presupuesto. Recuerda: Una vez actualizado el presupuesto no podrás invertir la actualización. Un incremento del 10% en el presupuesto no se podrá compensar con un decremento del 10%, sino del 9,0909 %

14.5 Balances y Pérdidas y Ganancias presupuestarios No solamente podemos obtener el estado presupuestario a través de las tres opciones contenidas en el menú Presupuesto. Los diferentes menús de Balances y Pérdidas y Ganancias disponen de opciones para el presupuesto.

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Unidad 14


14.5.1 Sumas y Saldos presupuestario Al acceder a los Balances de Sumas y Saldos, existe un botón para obtener el balance presupuestario:

Observa la información que proporciona acerca del presupuesto de compras: presupuesto, realizados, porcentaje realizado, etc. 14.5.2 Cuenta de Pérdidas y Ganancias Presupuestaria Para obtener la Cuenta de Pérdidas y Ganancias presupuestaria, selecciona Financiera / Balances / Pérdidas y Ganancias y activa la solapa “Comparativo Presupuesto”

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Unidad 14

Mostrará la cuenta de PP y GG presupuestaria:

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Unidad 14


14.5.3 Balance de Situación Presupuestario También se puede obtener el Balance de Situación presupuestario. Para ello, habrá de seleccionarse la solapa Comparativo Presupuesto, tal como se refleja en la imagen:

14.6 Copiar el plan presupuestario Los presupuestos de una empresa se pueden copiar a la empresa en la que se va a realizar la apertura del ejercicio, para posteriormente ser actualizados. Para realizar el traspaso de los presupuestos de un ejercicio a otro, existe un procedimiento consistente en copiar el presupuesto de la empresa en la que se realiza el cierre contable, marcando la casilla correspondiente que aparece en la pantalla de cierre. Al marcar esta casilla los presupuestos se traspasarán a la empresa en la que se hará el asiento de apertura. En el caso de que se haya realizado la apertura de un ejercicio contable sin haber traspasado el presupuesto, procede de la siguiente forma: 1.- Anula el asiento de cierre, mediante la opción Financiera / Fin de ejercicio / Invertir cierre. 2.- Vuelve a realizar el cierre contable mediante la opción Financiera /Fin de ejercicio / Cierre Contable. Marca las casillas “reemplazar asiento de apertura existente” y la casilla de “presupuestaria” 208


Unidad 14

Observa en la siguiente figura la casilla marcada para el traspaso del presupuesto.

Recuerda, Al realizar el cierre del ejercicio, marca la opción “Presupuestaria”, para traspasar el presupuesto de la empresa a la empresa que se va a crear.


Introducir presupuestos mensuales y anuales. Modificar los presupuestos anuales mediante incrementos o disminuciones. Obtener informes y estados de presupuestos. Obtener Balances y cuentas de Pérdidas y Ganancias presupuestarios. Copiar el presupuesto de una empresa a otra.

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Unidad 14


14.7 Actividades de profundización Selecciona la empresa CM en la que has realizado las actividades de refuerzo e introduce el presupuesto anual de las siguientes subcuentas: 6000000 6281000 7000000

Compras de mercaderías: Energía eléctrica: Ventas de mercaderías:

180.000,00 € 2.000,00 € 275.000,00 €

Modifica el presupuesto de las cuentas de gastos incrementándolo en un 5% Modifica el presupuesto de la cuenta de ventas, con un decremento del 10%. Visualiza el balance de sumas y saldos presupuestario. Visualiza la cuenta de Pérdidas y Ganancias presupuestaria.

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Unidad 15 Contabilidad analítica 15.1 Objetivos de la unidad En esta unidad vamos a aprender a imputar a diferentes centros de coste, o proyectos, los ingresos y/o gastos de la contabilidad financiera. Esta opción es un complemento del resto de unidades que corresponden a la contabilidad financiera tradicional. Se trata de conocer cómo Contaplus asigna a los diferentes centros de coste, departamentos o proyectos a través del diario los asientos a determinadas cuentas con el gasto ó ingreso realizado en un periodo dado. Conoceremos el concepto de departamento y proyecto y cómo obtener cuentas de Mayor analíticas y Balances de Sumas y Saldos Analíticos. 15.2 Departamentos Vamos a suponer que nuestra empresa tiene establecidos diferentes departamentos y quiere imputar los costes a cada uno de ellos. Supongamos también que en el departamento técnico se desarrollan dos proyectos, el proyecto 1 y el proyecto 2. Cuando se recibe una factura de materiales, de consumo de energía, o se contabilizan costes salariales, queremos imputar a cada proyecto la parte que le corresponda, para, en el futuro, conocer la suma de costes de cada departamento, su rentabilidad, etc. En la opción de menú “Analítica”, contamos con dos partes: La primera sirve para designar qué departamentos y proyectos existen, y la segunda, para obtener la distribución analítica de los costes imputados.

Selecciona la opción Departamentos y añade dos departamentos: • Fabricación • Administración

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Unidad 15

Contabilidad analítica

Observa las diferentes opciones que se encuentran en la parte izquierda de la pantalla. Son similares a las del resto de menús: añadir, modificar, eliminar, etc. También son las mismas que aparecen en el menú contextual. 15.3 Proyectos Una vez creados los departamentos, vamos a crear los diferentes proyectos, que podemos denominar “centros de coste”, a los que posteriormente imputaremos las facturas y gastos de nuestra contabilidad. Vamos a añadir el Proyecto1 y el Proyecto 2:

Observa el menú de opciones, añadir, modificar, eliminar, etc. Son las mismas opciones que aparecen en el menú contextual. Al introducir el código del proyecto, aparece un punto de separación. A la izquierda del punto se debe introducir el código del departamento (en nuestro caso FAB ó ADM ) y a la derecha del punto, el código. Así, el código del proyecto sería FAB.2

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Unidad 15

Cuando le asignamos un presupuesto, si se introduce en la casilla de Gastos/Debe, quedará grabado como tipo G (gastos). Si se introduce en Ingresos/Haber, quedará grabado como tipo I (Ingresos).

Recuerda, Para el control analítico de la contabilidad, es necesario introducir en primer lugar los departamentos y después los proyectos. Los nombres de los proyectos estarán compuestos por el código del departamento y por el código del proyecto y aparecerán ambas partes divididas por un punto. 15.4 Imputación de gastos a los proyectos La imputación a los diferentes centros de coste se hace a través del diario, en la introducción de asientos. Para que en las partidas de los asientos esté disponible el campo analítico, deberemos activar previamente la casilla correspondiente a la analítica: Accedemos al menú Global / Selección de empresa / Modificar Seleccionamos la solapa de Opciones y marcamos la casilla de acceso a campos analíticos en asientos.

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Unidad 15


Ejemplo: Supongamos que llega una factura de materiales por importe de 1.200,00 €, de los cuales, 800,00 € se le imputarán al proyecto 1 y el resto al proyecto 2. El asiento de compras quedaría así: _____________________ 800,00 400,00 192,00

____________________

Compras de materias primas (6010000) Compras de materias primas (6010000) Hª Pª deudora por IVA soportado a Proveedor 1 (4000001) 1.392,00 ______________________ _____________________ Introduciremos el asiento en el diario.

Observa cómo el campo Dpt.Proyecto está activo. Introduce el código del proyecto ó bien, pulsa la tecla + (búsqueda incremental) y mostrará el fichero de proyectos, captura el proyecto adecuado. El resto de datos del asiento se introducen como siempre.

Nota: No es necesario introducir proyecto en las subcuentas de IVA y del proveedor. 15.5 Mover proyecto en el diario Es posible cambiar el código del proyecto que se ha introducido en algunos asientos por otro código. En este ejemplo se va a modificar el código del proyecto FAB.1 al proyecto FAB.3 en los asientos 1 al 9. De esta forma no es necesario modificar cada línea de los asientos del diario, ya que se actualizarán de forma automática.

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15.6 Mayor analítico Esta opción de analítica permite ver las cuentas de Mayor, mostrando las imputaciones a los diferentes centros de coste que se han hecho en cada subcuenta. En la siguiente pantalla se piden los costes imputados a cada proyecto, para la subcuenta 6010000:

Marca la casilla “Desglosar proyectos”, y este es el resultado del Mayor analítico:

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Detalle de gastos del proyecto 1

Detalle de gastos del proyecto 2

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15.7 Sumas y Saldos analítico En esta opción se pueden obtener los balances de sumas y saldos analíticos, basta con seleccionar los proyectos, las subcuentas y las fechas. En el siguiente ejemplo se pide el balance de sumas y saldos del 31 de enero al 31 de diciembre, mostrando los dos proyectos y solamente la subcuenta 6010000:

Marca la casilla “Desglose de departamentos y proyectos”, para mostrar en diferentes pantallas cada proyecto:

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Al pulsar el botón “siguiente”, visualizaremos el proyecto 2:

15.8 Balance analítico También es posible obtener balances de sumas y saldos, de situación o de pérdidas y ganancias desde el menú Financiera. Tal como se obtienen los balances normales, podemos obtener los balances analíticos. Cuando aparece la pantalla de configuración de balances, selecciona la solapa “Configuración del balance” e introduce los valores de los proyectos a listar, tal como se muestra en el ejemplo siguiente:

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Crear departamentos y proyectos. Asignar presupuestos a los proyectos. Imputar costes a los diferentes proyectos a través de asientos. Obtener Balances y cuentas de Mayor analíticos.

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15.9 Actividades de profundización Activa la empresa CM Crea el departamento técnico – TEC Crea los proyectos • Uno • Dos Activa el campo “Analítica” en la ficha de la empresa XX. Contabiliza las nóminas del mes de marzo, con fecha 31/03/XX, con los siguientes importes: Sueldos y salarios : 2.345,50 € 1.125,00 a cargo del proyecto uno 1.220,50 a cargo del proyecto dos Seguridad Social a cargo de la empresa: 773,25 € 353,00 a cargo del proyecto uno. 420,25 a cargo del proyecto dos. El asiento a introducir será:

1.125,00 1.220,50 353,00 420,25

___________________________ _______________________ Sueldos y Salarios (6400000) Sueldos y Salarios (6400000) Seguridad Social a cgo. Empresa (6420000) Seguridad Social a cgo. Empresa (6420000) a Remunerac. Ptes. de pago (4650000) 1.598,75 a Hª Pª acreedora retenciones (4751000) 375,00 a Organismos S. Social acreed. (4760000) 1.145,00 ___________________________ _______________________

Visualiza por pantalla:

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Libro Mayor de las subcuentas 6400000 y 6420000 Balance de Sumas y Saldos de marzo de 20XX, mostrando las dos subcuentas anteriores

Manual 2012

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