GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS
CÓDIGO: Z-PR-12.007.009 VERSIÓN: 0.0 Página 1 de 2
Proceso: Servicios generales y de apoyo administrativo Subproceso: Servicio de mantenimiento y aseo 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Efectuar el mantenimiento preventivo a los vehículos de acuerdo a sus requerimientos, para garantizar el buen funcionamiento y estado de los vehículos.
ALCANCE: Inicia en la planeación del mantenimiento preventivo hasta el registro de mantenimiento mantenimiento del vehículo vehículo en su hoja de vida. Aplica para vehículos de sede. DEFINICIONES: 1. Mantenimiento preventivo: es el mantenimiento efectuado a los vehículos vehículos de la Universidad Universidad con el fin de evitar que por fallas fallas mecánicas ocurran siniestros o algún tipo de incidente. 2. Revisión técnico mecánica: es la revisión efectuada anualmente a los vehículos con el fin de mejorar su funcionamiento funcionamiento y disminuir el daño ambiental.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA R EFERENCIA:: 1. Decreto 628 2 MAR 2007, Por el cual se fijan las escalas de viáticos dictado por el Presidente de la República de Colombia 2. Resolución 1018 de 2007 de la Rectoría de la Universidad Nacional de Colombia. 3. Resolución 077 del Consejo Superior Universitario. 4. Resolución 567 de 2007 de la Rectoría Rectoría de la Universidad Nacional Nacional de Colombia. CONDICIONES GENERALES: 1. La revisión técnico mecánica hace parte del mantenimiento preventivo y se efectúa anualmente de acuerdo y la fecha de revisión depende del modelo y numero de la placa
2. Las personas autorizadas para ingresar con el vehículo a la revisión técnico mecánica son: - Propietario del vehículo (con tarjeta de propiedad). - Conductor identificado con carnet y/o tarjeta de control expedida por la empresa a la que esta afiliado. - Autorización mediante carta expedida por la gerencia de la empresa. 3. Documentos que debe presentar en la revisión técnico mecánica: - Tarjeta de Propiedad. - Seguro Obligatorio vigente. 4. Equipos de prevención y seguridad que se exigen en la revisión técnico mecánica: - Llanta de repuesto inflada. – Gato. – Cruceta. Triangulo de señalización. - Extintor Cargado con fecha de Vencimiento vigente. - Tacos o Cuñas de Bloqueo. – Botiquín. 5. Sistemas que se revisa en la revisión técnico mecánica: - Dirección y Suspensión. - Alineación y balanceo. - Instrumentos de control y seguridad. - Limpia-brisas y velocímetro funcionando. - Emisión de gases y contaminantes. - Luces Generales. - Estado General de la Carrocería. - Existencia de espejos retrovisores y guardabarros. - Existencia de defensas o bompers. - Puertas funcionando. - Salidas de emergencia. - Sillas de y butacas fijas. - Buen estado de pisos. - Existencia de cinturones de seguridad. - Labrado de llantas no inferior a 2 ml. - Sistemas de Combustible en buen estado. - Chasis en buen estado. - Sistema de frenos en buenas condiciones.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO ID.
ACTIVIDAD
1
Planear mantenimien to preventivo
2
Llevar vehículos a revisión técnico mecánica
3
Recibir diagnostico de revisión
4
Coordinar Cambios de repuestos o hacer mantenimien to
DESCRIPCIÓN
Se planea el mantenimiento preventivo de acuerdo a lo lo estipulado estipulado en la hoja de vida de cada vehículo de la sede, se planean las revisiones de manera específica, dado que hay partes del vehículo que requieren una inspección más frecuente que otras. Se lleva el vehículo al centro diagnostico de de acuerdo en las fechas estipuladas por el ministerio de transporte, tales tales fechas están determinadas de acuerdo al modelo y numero final de la placa del automóvil. automóvil. Después de efectuar revisión técnico mecánica se recibe el diagnóstico, en el cual se encuentran las recomendaciones de mantenimiento de acuerdo a las inconsistencias presentadas presentadas en los los sistemas revisados. Si entre las recomendaciones enviadas estipula el cambio de repuestos o algún tipo de mantenimiento es necesario coordinar los repuestos y/o el mantenimiento. Ver el procedimiento para órdenes órdenes de compra y de servicios Z-PR-12.002.002.
RESPONSABLE DEPENDENCIA CARGO Y/O O UNIDAD DE PUESTO DE GESTIÓN TRABAJO
REGISTROS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Sección de transporte de sede
Coordinador
Planeación, hoja de vida del vehículo
NA
Sección de Trasporte de sede
Conductor
Tarjeta de Propiedad, Seguro Obligatorio vigente
NA
Sección de Trasporte de sede
Coordinador
Diagnostico
NA
Sección de Trasporte de sede
Coordinador Coordinad or
ODS, ODC
QUIPU
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CÓDIGO: Z-PR-12.007.009
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO ID.
RESPONSABLE DEPENDENCIA CARGO Y/O O UNIDAD DE PUESTO DE GESTIÓN TRABAJO
REGISTROS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Coordinador/ Conductor
ODS, ODC
QUIPU
Sección de Trasporte de sede
Coordinador/ Conductor
ODS, ODC
QUIPU
Antes de efectuar algún viaje o salida universitaria o administrativa por fuera de la ciudad se hace la inspección del vehículo, se revisa el motor, las luces, la presión de aire, la documentación del conductor y el aseo del vehículo. De acuerdo a las inconsistencias presentadas se procede a cambiar repuestos o hacer mantenimiento según la actividad del paso 4.
Sección de Trasporte de sede
Coordinador/ Conductor
Programación de salidas, ODS, ODC
QUIPU
Después de efectuar cualquier mantenimiento, reparación, alineación, entre otros, se procede a llenar los datos del formato de hoja de vida de vehículo en la cual está especificada la descripción y las características del vehículo, fechas de cambios, valor de mantenimiento y proveedor de: cambio frenos, de suspensión, de transmisión, de motor, de carrocería. También se registra e kilometraje del vehículo.
Sección de Trasporte de sede
Coordinador
Hoja de vida de vehículo
NA
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
Hacer revisión intersemes tral
En los periodos ínter-semestrales se efectúa revisión al total de vehículos de la sede, para verificar: el estado del equipo de carreteras, el desgaste de las llantas, estado de lámina y pintura. De acuerdo a las inconsistencias presentadas se procede a cambiar repuestos o hacer mantenimiento.
Sección de Trasporte de sede
6
Inspeccionar frenos y rodamientos
Periódicamente de manera más habitual que las otras revisiones, se inspeccionan aspectos como: los frenos, el aceite, los rodamientos, entre otros. Si se notan daños o deterioros se procede a cambiar repuestos o se hace mantenimiento.
7
Efectuar revisión antes de salida académica o administra tiva
Registrar en hoja de vida de vehículo y formato de control de vehículo
5
8
ELABORÓ
Juan Carlos Osorio Carolina Cardona Escobar
REVISÓ
Alberto Antonio Agudelo (Equipo Técnico SIMEGE)
APROBÓ
Jaime León Delgado
CARGO
Jefe de Transporte y correspondencia de sede. Profesional de Apoyo UN-SIMEGE
CARGO
Director Administrativo (Director de Nodo).
CARGO
Jefe de servicios generales de sede
FECHA
29 de septiembre 2008
FECHA
05 de octubre de 2008
FECHA
27 de febrero 2009
