SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada penulis sehingga penulis berhasil menyelesaikan Makalah ini yang alhamdulillah tepat pada waktunya yang berjudul “PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM”. Adapun makalah ini penulis buat untuk melengkapi tugas KELOMPOK 4 dalam mata kuliah SISTEM INFORMASI MANAJEMEN. Makalah ini berisikan tentang konsep-konsep penting yang berhubungan dengan sistem informasi manajemen. Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini terutama dari dosen yang sangat penulis hargai untuk peningkatan kualitas tulisan penulis dikemudian hari. Akhir kata, penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanafaat bagi semua pihak yang membacanya.
Padang, 04 April 2016
Penulis
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
1
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DAFTAR ISI Kata Pengantar...................................................................................................................1 Daftar Isi............................................................................................................................2 Bab I Pendahuluan..........................................................................................................3 A. Latar Belakang.......................................................................................................3 B. Rumusan Masalah..................................................................................................4 C. Tujuan Masalah......................................................................................................4 Bab II Pembahasan.........................................................................................................4 A. Organisasi Bisnis...................................................................................................6 B. Organisasi Layanan Informasi...............................................................................7 C. Struktur Organisasi Layanan Informasi ....................................................9 D. Komputasi Pengguna Akhir ........................................................................11 E. Pengguna sebagai Suatu Sumber Daya Informasi...............................................14 F. Kriteria Pendidikan, Pengetahuan dan Keahlian yang dibutuhkan untuk Karier di Bidang Layanan Informasi..................................................................................16 G. Mengelola Pengetahuan yang Ditunjukkan oleh SD Informasi Perusahaan.......18 H. Otomatisasi Kantor..............................................................................................18 I. Kantor Maya........................................................................................................20 J. Organisasi Maya..................................................................................................23 K. Menempatkan Pengguna Sistem dan Spesialis Informasi pada Perspektif.........23 Bab III Kesimpulan.......................................................................................................24 Daftar Pustaka..................................................................................................................26
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
2
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Spesialis-spesialis
informasi
sebuah
perusahaan
terdiri
atas
analis
sistem,
administrator basis data, Webmaster, spesialis jaringan, programmer, dan operator. Para spesialis ini pada awalnya berada dalam unit layanan informasi, namun belakangan mereka mulai dialokasikan ke area-area bisnis. Seiring dengan perusahaan melakukan evaluasi atas keuntungan dan kelemahan organisasi IS, maka diidentifikasikan pula sekutu, platform, dan model-model yang dapat ditentukan skalanya, dengan jaringan-jaringan khusus yang ditambahkan untuk memastikan tercapainya sasaran. Perusahaan hendaknya mengelola pengetahuan yang diwakili oleh sumber-sumber daya informasinya. Pengetahuan ini terdapat dalam sistem, peranti lunak, database, dan dalam pengetahuan khusus yang dimiliki oleh pengguna computer dan spesialis informasi. Ketika sistem informasi yang pertama dikembangkan oleh spesialis informasi, pengguna tidak diharapkan (atau diizinkan) untuk melakukan hal-hal selain menyebutkan kebutuhan informasi mereka. Ketika tuntutan pengguna untuk mendapat dukungan computer yang lebih besar mengalami lonjakan, para spesialis tidak mampu untuk mengikutinya. Akibatnya, pengguna akhirnya mengembangkan sistem mereka sendiri, suatu fenomena yang disebut komputasi pengguna akhir. Dewasa ini, banyak pengguna melakukan sebagian besar pengembangan sistemnya sendiri, namun beberapa masih sepenuhnya mengandalkan diri pada spesialis-spesialis informasi. Pengguna-pengguna lainnya mampu melakukan sendiri kebanyakan pekerjaan pengembangnnya dan mengandalkan spesialis hanya untuk jasa konsultasi. Sebuah perusahaan yang para penggunanya mampu berpartisipasi dalam komputasi pengguna akhir akan menikmati keunggulan di atas perusahaan yang penggunanya tidak mampu. Komputasi pengguna akhir dapat menghasilkan manfaat nyata, namun bukan dengan tanpa risiko. Tanpa melihat apakah sisem dikembangkan oleh spesialis informasi atau pengguna, beberapa pengetahuan dan keahlian tertentu masih tetap dibutuhkan. Pengetahuan mencerminkan bahan-bahan yang dapat dipelajari, dan keahlian meliputi kemampuankemampuan alamiah, yang ditingkatkan oleh pendidikan dan pengalaman.
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
3
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Aplikasi-aplikasi otomatisasi kantor yang pertama pada awalnya erutama dirancang untuk digunakan oleh para pegawai secretariat dan juru tulis, namun aplikasi tersebut tak berapa lama menyebar ke tingkat manajerial dan professional. Aplikasi ini dimungkinkan oleh suatu konsep yang disebut sebagai kantor maya, dimana pekerja tidak harus sercara fisik bertempat di lokasi kantor agar dapat melaksanakan pekerjaannya. Gerakan kantor maya, yang dipicu oleh telecommuting dan hoteling, menjadi begitu popular hingga ia memperluas konsep dari organisasi maya. Pengembangan sistem adalah suatu aktivitas yang selalu berevolusi. Bentuk organisasional dan peranan yang dimainkan oelh para pengguna dan spesialis informasi terusmenerus mengalami perubahan. B. Rumusan Masalah Dari pengkajian dan pendalaman materi mengenai pengguna dan pengembang sistem, ada banyak masalah yang perlu dipertanyakan, diantaranya adalah: 1. Apa yang dimaksud dengan organisasi bisnis? 2. Bagaimana bentuk organisasi layanan informasi? 3. Bagaimana integrasi suatu struktur organisasi layanan informasi? 4. Apa yang dimaksud dengan komputasi pengguna akhir? 5. Mengapa Pengguna sebagai suatu sumber daya informasi 6. Bagaimana kriteria pendidikan, pengetahuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk karier di bidang layanan informasi? 7. Bagaimana mengelola pengetahuan yang ditunjukan oleh sumber daya informasi? 8. Apa manfaat dan risiko dari kantor maya dan organisasi maya? C. Tujuan Penulisan Dari penulisan makalah ini penulis berusaha menjelaskan secara singkat tentang materi Pengguna dan Pengembang Sistem, dengan tujuan: 1. Mengetahui dan memahami tentang organisasi bisnis. 2. Mengetahui dan memahami bentuk organisasi layanan informasi. 3. Mengetahui dan memahami integrasi suatu struktur organisasi layanan informasi. KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
4
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
4. Mengetahui dan memahami komputasi pengguna akhir. 5. Mengetahui dan memahami tentang pengguna sebagai suatu sumber daya informasi. 6. Mengetahui dan memahami kriteria pendidikan, pengetahuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk karier di bidang layanan informasi. 7. Mengetahui dan memahami cara mengelola pengetahuan yang ditunjukan oleh sumber daya informasi. 8. Mengetahui dan memahami manfaat dan risiko dari kantor maya dan organisasi maya.
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
5
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
BAB II PEMBAHASAN A. Organisasi Bisnis Sistem informasi dikembangkan dan digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis. Manajer dapat ditemukan pada semua tingkat dan semua area bisnis perusahaan. Area-area bisnis dasar perusahaan adalah keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, produksi dan pemasaran.
Dukungan Sistem Informasi Bagi Organisasi Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area bisnis. Kerangka kerja ini diilustrasikan di Gambar 1.1.SIM dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum para manajer perusahaan; sistem informasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manajer tingkat strategis perusahaan; dan lima sistem informasi di tingkat lebih rendah dalam gambar tersebut mencakup kebutuhan-kebutuhan informasi unik dari area bisnis tersebut.
(Gambar 1.1) Sistem Informasi yang Dikembangkan untuk mendukung Tingkatan-tingkatan dan Area-area Organisasi
Sistem-sistem informasi ini dirancang khusus untuk organisasi fisik, yaitu cara bagaimana sumber daya fisik (manusia, bahan baku, mesin dan uang) dialokasikan ke berbagai area-area fisik perusahaan---anak perusahaan global, divisi, wilayah, distrik, KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
6
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
cabang
dan
seterusnya.
Inovasi-inovasi
di
bidang
teknologi
informasi
telah
memungkinkan banyak aktivitas perusahaan dilaksanakan tanpa dibatasi oleh lokasi fisik. Struktur organisasi seperti ini disebut sebagai organisasi maya (virtual organization). B. Organisasi Layanan Informasi Kita telah menggunkana istilah layanan informasi (Information services---IS) untuk menguraikan unit perusahaan yang memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber daya informasi. Nama-nama lain seperti Divisi SIM atau Departemen SIM dan khususnya teknologi informasi (Information technology---IT) juga popular.
Sumber Daya Informasi Sumber daya informasi yang terdiri atas peranti keras computer, peranti lunak computer, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data dan informasi. Sebagian besar sumber daya ini pada umumnya berlokasi di layanan informasi dan merupakan tanggung jawab dari chief information officer (CIO). Sumber daya informasi yang terdapat di area-area pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area pengguna.
Spesialis Informasi Spesialis informasi (information specialist) untuk menggambarkan karyawan yang tanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan. Spesialis informasi pada awalnya meliputi analis sistem, programer dan operator. Kemudian, ditambah lagi dengan administrator basis data, spesialis jaringan dan Webmaster. Analisis Sistem Spesilis ini bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan memeprbaiki sistem-sistem yang sudah ada. Analis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut. Programer Programer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode program computer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
7
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
pengguna. Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi sistem analis dan programer, menciptakan suatu posisi analisis programer. Operator Operator menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator akan memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita dan disk penyimpan data, serta melakukan tugas-tugas lain yang serupa. Administrator Basis Data Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data disebut sebagi administrator basis data (database administrator---DBA). Tugas DBA terbagi dalam empat area utama yaitu perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan. Spesialis Jaringan Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis jaringan akan menggabungkan keahlian dari bidang-bidang komputasi maupun telekomunikasi. Memelihara jaringan yang memenuhi persyaratan untuk aplikasi-aplikasi berbasis web adalah hal yang sangat sulit untuk dilakukan, karena sebagian besar komunikasi terjadi di luar batasan perusahaan. Webmaster Webmaster bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs Web perusahaan. Webmaster harus bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komunikasi antara perusahaan dan pelanggan dan atau sekutu bisnisnya selalu terbuka. Webmaster biasanya memiliki keahlian dalam manipulasi atau perancangan grafik. Webmaster
bertanggung jawab dalam membuat gambar-gambar yang tersedia tetap
konsisten dan saling mendukung dalam seluruh halaman situs Web. Satu tugas penting seorang webmaster adalah melacak orang-orang yang mengunjungi halaman Web perusahaan. Semua spesialis informasi di atas pada umumnya digabungkan dengan perwakilanperwakilan dari organisasi pengguna untuk membentuk tim proyek yang megnembangkan
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
8
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
sistem. Para spesialis juga memiliki tanggung jawab dalam memelihara sistem setelah sistem tersebut diimplementasikan.
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
9
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
C. Struktur Organisasi Layanan Informasi Spesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai macam cara. Unit-unit organisasional yang pertama disentralisasikan di dalam perusahaan, dengan hampir seluruh sumber daya informasi belokasi di unit IT.
Tren dari Struktur Tersentralisasi ke Desentralisasi Suatu struktur organisasi yang umum bagi suatu operasi tersentralisasi diilustrasikan pada gambar 1.2. Struktur khusus seperti ini disesuaikan dengan siklus hidup sistem. Perusahaan telah menugaskan beberapa orang analis sistem dan programmer untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan beberapa orang analis sistem serta programmer lainnya untuk memelihara sistem yang sudah ada. Masing-masing kelompok dipimpin oleh seorang manajer. Unit-unit operasi, administrasi basis data, dan jaringan akan memberikan kontribusi bagi pengembangna maupun pemeliharaan. Selama tahun 1970-an dan 1980-an, beberapa perusahaan mulai mendesentralisasi kebanyakan sumber daya informasinya dengan mengalokasikan mereka ke unit-unit bisnis dan memberikan wewenang bagi unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan diaplikasikan. Banyak area menunjuk seorang direktur informasi divisi (divisional information officer---DIO) untuk mengelola sumber daya informasi di area-area tersebut.
(Gambar 1.2) Struktur Organisasi bagi Unit Layanan Informasi Perusahaan yang Tersentralisasi
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
1 0
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Struktur Organisasi Inovatif Perusahaan-perusahaan besar berusaha untuk mencapai suatu struktur organisasi yang “terdesentralisasi secara central”. Hal ini dicapai dengan memberikan wewenang kepada unit IS korporat untuk mengambil keputusan-keputusan yang berhubungan dengan infrastruktur IT, dan wewenang kepada area-area bisnis untuk mengambil keputusan mengenai penggunaan IT secara strategis di area-area masing-masing. Struktur ini memiliki kesulitan karena dua alasan yaitu: a) IT kini memainkan peranan yang lebih besar di perusahaan daripada di masa lalu b) Perubahan teknologi yang pesat menuntu agar struktur memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan perngetahuan dan keahlian informasi bagi pengguna sistem maupun pengembang, sekaligus memanfaatkan segala jenis sumber daya informasi yang tersedia dari vendor dan konsultan. Sebagai respon atas kebutuhan ini, para peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktru inovatif1, yaitu: 1) Model Sekutu (Partner Model) Basis dari model sekutu adalah bahwa layanan informasi bekerja dengan area-area bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi bisnis. 2) Model Platform (Platform Model) Asumsi yang mendasari model platform adalah bahwa layanan informasi tidak akan seara aktif mengawali inovasi bisnis, namun akan menyediakan sumber daya informasi sehingga inovasi tersebut dapat dicapai oleh area-area bisnis. 3) Model Terskala (Scalable Model) Model berskala menyadari bahwa sumber daya harus diperoleh begitu peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang-peluang tersebut tidak lagi terjadi, sehingga tetap mempertahankan biaya tetap pada tingkat yang minimum. Gambar 1.3 adalah suatu model jaringan dari struktur organisasi layanan informasi yang menerapkan fitur-fitur model-model sekutu, platform dan terskala. Struktur tersebut meliputi jaringan penentuan visi (visioning network) yang memungkinkan CIO bekerja
1 Bahan-bahan di bagian ini didasarkan atas Ritu Agarwal dan V. Sambamurthy, “Principles and Models for Organizing the IT function,” MIS Quarterly Executive 1 (1) (Maret 2002), 1-16. KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
1 1
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
dengan manajemen puncak dalam perencanaan strategis sumber daya informasi, jaringan inovasi (innovation network) yang dipergunakan oleh CIO untuk berinteraksi dengan area-area bisnis sehingga aplikasi-aplikasi inovatif dapat dikembangkan, dan jaringan pencarian sumber (sourcing network) yang dipergunakan untuk berinteraksi dengan para vendor untuk tujuan mendapatkan sumber daya informasi.
(Gambar 1.3)
Cara pandang inovatif terhadap struktur organisasi ini menyadari bahwa fungsi IT bukanlah suatu unit berdiri sendiri yang menyimpan seluruh sumber daya informasi dan memberikan semua sisitem informasi kepada para pengguna. Merupakan hal yang perlu bahwa (1) IT berinteraksi dengan pengguna maupun vendor dan (2) tanggung jawab atas fungsi-fungsi tertentu dialokasikan kepada spesialis-spesialis seperti pejabat informasi divisional dan manajer rekening. Pandangan ini mencerminkan adanya suatu usaha untuk membuat unit IT sebagai salah satu pemain dalam penggunaan sumber daya informasi sebuah perusahaan, serta membagi dan mendelegasikan fungsi tersebut merupakan yang terbaik bagi perusahaan. D. Komputasi Pengguna Akhir
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
1 2
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem informasi yang pertama dikembangkan dengan para spesialis informasi melakukan seluruh pekerjaan bagi para pengguna. Pendekatan ini, yang diilustrasikan pada gambar 1.4, dan masih dipergunakan untuk banyak proyek-proyek sistem saat ini, menunjukkan bagaimana spesialis informasi bertindak sebagai perantara, yang memisahkan pengguna dari komputer. Panah-panah di dalam gambar tersebut mencerminkan aliran komunikasi dua arah.
Di akhir tahun 1970-an kita melihat berkembangnya minat dari pihak pengguna untuk mengembangkan aplikasi komputernya sendiri, suatu pendekatan yang disebut komputasi pengguna akhir (end-user computing). Pengguna akhir merupakan kata yang sinonim dengan pengguna; pengguna menggunakan produk akhir dari suatu sistem berbasis computer. Komputasi pengguna akhir (end-user computing---EUC), oleh karenanya, berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem informasi oleh pengguna. Komputasi pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama yaitu:
Dampak pendidikan computer Selama awal tahun 1980-an, dampak program-program pendidikan komputer yang baik di sekolah-sekolah negeri dan swasta, perguruan tinggi, dan perusahaan-perusahaan industry mulai terlihat. Jajaran manajemen, terutama di tingkat yang lebih rendah, mulai diisi KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
1 3
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
dengan orang-orang yang memiliki keahlian komputer yang baik. Seiring dengan berjalannya tahun, manajer-manajer ini maju ke tingkat manajemen yang lebih tinggi dan tetap meneruskan penggunaan sistem informasi dan teknologinya.
Antrian layanan informasi Para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak pekerjaan dari pada yang dapat mereka tangani. Situasi ini menjadi suatu hal yang sangat penting selama awal tahun 1980-an, ketika para pengguna mulai mengajukan tuntutan-tuntutan untuk mendapatkan tambahan dukungan sistem kepada layanan informasi. Layanan informasi tidak dapat memberikan respons yang cukup cepat untuk memenuhi tuntutan pengguna, dan antrian mulai menumpuk dengan pekerjaan yang menunggu untuk dikerjakan oleh komputer. Beberapa pengguna harus menunggu dua atau tiga tahun sebelum pekerjaan mereka selesai dari antrian.
Murahnya peranti keras Selama periode yang sama, pasar dibanjiri oleh komputer mikro berharga murah. Pengguna dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan memesan di toko komputer setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut dikirimkan menggunakan taksi.
Peranti lunak siap pakai Baik perusahaan peranti keras maupun peranti lunak membuat peranti lunak yang akan mengerjakan tugas-tugas akuntansi dasar sekaligus memberikan informasi bagi pengambilan keputusan. Peranti lunak siap pakai ini menawarkan dukungan yang ditingkatkan dan kemudahan penggunaan, dan memungkinkan perusahaan dan penggunapengguna individual dengan sedikit keahlian komputer mengimplementasikan suatu sistem berbasisi komputer.
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
1 4
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengguna akhir tidak perlu bertanggung jawab penuh atas pengembangan sistem, namun mereka harus menanggung sebagian tanggung jawab tersebut. Dalam banyak kasus, pengguna akan bekerja sama dengan spesialis informasi dalam mengembangkan sistem. Oleh Karen itu, konsep EUC tidak berarti hilangnya kebutuhan akan spesialis informasi. Konsep ini lebih diartikan bahwa spesialis informasi akan lebih banyak memainkan peranan konsultasi daripada yang sebelumnya pernah mereka lakukan. Gambar 1.5 menunjukkan suatu scenario EUC di mana pengguna akan mengandalkan spesialis informasi untuk mendapat dukungan pada tingkat tertentu. E. Pengguna Sebagai Suatu Sumber Daya Informasi Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang dapat memberikan satu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan kompetitif. Hal ini teurtama berlaku ketika pengguna dapat secara aktif ikut berpartisipasi dalam pengembangan sitem dan mempraktikkan komputasi pengguna akhir. Dalam memutuskan bagaimana perusahaan akan mempergunakan sumber daya informasinya, manajemen puncak harus memberikan perhatian yang cukup besar tentang bagaimana cara komputasi pengguna akhir akan dilaksanakan, sehingga pada akhirnya akan memaksimalkan manfaatnya dan meminimalkan risikonya. Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir EUC memberikan dua manfaat utama: KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
1 5
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
a) Menyamakan kemampuan dan tantangan Pergeseran beban kerja dalam pengembangan sistem ke area-area pengguna memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sistem yang rumit, yang memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik di area-area tersebut. Spesialis juga memiliki lebih banyak waktu yang tersedia untuk memelihara sistem yang sudah ada bidang tanggung jawab yang cukup penting. b) Mempersempit jarak komunikasi Kesulitan yang selalu menghantui pengembangan sistem sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesilis informasi. Pengguna memahami area masalah yang lebih baik daripada teknologi komputasi. Kombinasi antara pendidikan komputer, teknologi berbiaya rendah, dan peranti lunak siap pakai telah memungkinkan pengguna menciptakan beberapa sistem. Sebaliknya, spesialis informasi, adalah pakar dalam bidang teknologi, namun kurang memiliki pengetahuan dalam area masalah. Ketika pengguna mengembangkan apliasi mereka sendiri, maka tidak akan terdapat jarak komunikasi, karena tidak ada kebutuhan untuk berkomunikasi. Demikian pula ketika pengguna mengambangkan sebagian dari sistem mereka, jarak ini akan menyempit. Manfaat-manfaat di atas akan menghasilkan pengembangan sistem yang lebih baik daripada yang dihasilkan oleh spesialis informasi yang mencoba untuk melakukan sendiri sebagian besar pekerjaan. Risiko Komputasi Pengguna Akhir Sebaliknya, ketika pengguna akhir mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka akan menghadapkan perusahaan kepada sejumlah risiko yaitu sebagai berikut: a) Sasaran sistem yang buruk. Pengguna akhir dapat menerapkan komputer pada aplikasi-aplikasi yang seharusnya dijalankan dengan cara lain, seperti secara manual. b) Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk. Para pengguna akhir, meskiupun mereka memiliki tingkat kompetensi teknis yang cukup tinggi, biasanya tidak akan dapat menyamai profesionalisme dari spesialis informasi dalam hal perancangan sistem. Begitu pula ketika pengguna akhir tergesa-gesa dalam
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
1 6
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
menyiapkan dan menjalankan sistem, mereka cenderung mengabaikan kebutuhan untuk mendokumentasikan rancangannya sehingga sistem tidak dapat dipelihara. c) Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien. Ketika tidak terdapat kendali pusat atas akuisisi peranti keras dan peranti lunak, perusahaan pada akhirnya bisa mendapatkan peranti keras yang tidak sesuai dan peranti lunak yang berlebihan. Pengguna akhir dapat pula “melakukan pengulangan” dengan mengembangkan sistem yang sebelumnya pernah dikembangkan oleh layanan informasi atau pengguna akhir yang lain. d) Hilangnya integritas data. Pengguna akhir bisa jadi tidak menjalankan kehati-hatian yang diperlukan dalam memasukkan data ke dalam basis data perusahaan. Penggunapengguna lain kemudian menggunakan data yang salah ini, dengan berasumsi data tersebut akurat. Hasilnya adalah output yang terkontaminasi yang dapat menyebabkan manajer mengambil keputusan yang salah. e) Hilangnya keamanan. Pengguna akhir dapat tidak menjaga data dan peranti lunak mereka. Penjahat komputer dapat memperoleh akses ke sistem dan merugikan perusahaan dalam banyak hal. Meningkatkan penggunaan jaringan menjadikan keamanan semakin penting artinya. f) Hilangnya kendali. Pengguna mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyelaraskan dengan suatu rencana yang akan memastikan dukungan komputer bagi perusahaan. Karena potensi manfaat yang dimilikinya, perusahaan harus mengembangkan suatu rencana strategis sumber daya informasi yang memungkinkan EUC berkembang dan tumbuh subur. Sedangkan untuk risikonya, jenis-jenis pengendalian yang telah bekerja dengan begitu baik di layanan informasi juga harus diterapkan pada area-area pengguna. F. Kriteria Pendidikan, Pengetahuan, dan Keahlian yang Dibutuhkan untuk Karier di Bidang Layanan Informasi Pengembangan sistem informasi membutuhkan pengetahuan dan keahlian tertentu. Spesialis informasi menerapkan pegetahuan dan keahlian secara kontinu. Pengguna menerapkannya ketika mereka pernah ikut terlibat dalam komputasi pengguna akhir.
Pengetahuan Pengembangan Sistem KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
1 7
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari, baik itu melalui mata kuliah formal ataupun melalui upaya sendiri seperti memebaca dan mengamati. Jenis pengetahuan yang memungkinkan seseorang memberikan kontribusi dalam upaya-upaya pengembangan sistem meliputi: a) Pengetahuan
Komputer
(computer
literacy),
adalah
kemampuan
untuk
menggunakan sumber daya computer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan. b) Pengetahuan Informasi (information literacy), meliputi pemahaman bagaimana menggunakan informasi dalam setiap langkah proses pemecahan masalah di mana informasi tersebut dapat diperoleh dan bagaimana membagi informasi dengan orang lain. c) Dasar-dasar bisnis (business fundamentals), adalah topik-topik yang biasanya terdapat dalam mata kuliah-mata kuliah inti S1 dan S2 bisnis---akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen, SIM dan operasi. Sebagian besar sistem informasi dikembangkan untuk mendukung dasar-dasar ini. d) Teori sistem (systems theory), menejlaskan bagaimana cara menggambarkan suatu fenomena dalam bentuk struktur-struktur sistem normatif, salah satu contohnya adalah model sistem umum perusahaan. e) Proses pengembangan sistem (system development process), terdiri atas langkahlangkah yang diambil untuk mengembankan suatu sistem informasi. Nama-nama seperti daur hidup sistem
(systems life cycle---SLC) dan
daur hidup
pengembangan sistem (systems development life cycle---SDLC) digunakan unuk menjelaskan proses ini. f) Pembuatan model sistem (systems modelling), terdiri atas berbagai cara untuk mendokumentasikan suatu sistem. Mungkin untuk mengidentifikasikan tidak hanya jensi-jensi pengetahuan dan keahlian yang penting bagi spesialis informasi dan pengguna saja, namun juga bagaimana pengguna dapat dibagi kembali menjadi manajemen umum dan stafnya. Staf professional terdiri atas spesialis-spesialis seperti peneliti pemasaran dan ilmuwan manajemen, sedangkan staf administrasi terdiri atas pegawai kantor.
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
1 8
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Keahlian Pengembangan Sistem Keahlian pengembangan sistem meliputi: a) Keahlian komunikasi (communications skills) melibatkan kemampuan untuk menyamiakkan informasi kepada satu orang atau lebih dengan menggunakan komunikasi lisan, tulisan atau gambar. b) Kemampuan analitis (analytical ability) melibatkan studi dan pemahaman akhir atas suatu situasi dengan tujuan untuk merumuskan respons atau solusi. c) Kreativitas (creativity) adalah penciptaan ide atau solusi baru yang sepenuhnya atau separuhnya baru. Kreativitas terutama bermanfaat di saat tidak terdapatnya pengalaman atau pengetahuan yang diperoleh dari mempelajari suatu fenomena yang serupa. d) Kepemimpinan (leadership) adalah kemampuan untuk mengarahkan orang lain untuk melaksanakan tugasnya. Bagi manajemen umum, hal ini mungkin merupakan keahlian yang paling penting, namun juga penting bagi para spesialis informasi karena mereka terlibat dalam pengelolaan suatu proyek pengembangan sistem.
G. Mengelola Pengetahuan yang Ditunjukkan oleh Sumber Daya Informasi Perusahaan Beberapa
sumber
daya
yang
mencerminkan
gudang-gudang
penyimpanan
pengetahuan yang berharga meliputi peranti keras, peranti lunak, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data, dan informasi. Peranti lunak menyimpan pengetahuan dalam bentuk proses dan prosedur perusahaan. Basis data menyimpan pengetahuan dalam bentuk data dan informasi yang mencerminkan sumber daya dan operasi fisik perusahaan. Pengguna spesialis informasi menyimpan pengetahuan dalam bentuk-bentuk yang sebelumnya seperti pengetahuan computer dan informasi, dasar-dasar bisnis, serta teori, pengembangan dan pembuatan model sistem. Perusahaan
sering
kali
menganggap
manajemen
pengetahuan
(knowledge
management---KM) sebagai sistem jenis lain yang harus dikembangkan. Sistem seperti ini akan menciptakan pengetahuan, mengelolanya dan mengirimkannya ke pengguna-pengguna yang tepat. Vendor-vendor seperti KnowledgeBase.net menjual peranti lunak manajemen pengetahuan kepada perusahaan-perusahaan yang ingin menagmbil keuntungan dari peranti lunak siap pakai. KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
1 9
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
H. Otomatisasi Kantor Otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi computer, pada pekerjaan kantor. Otomatisasi kantor dapat dilacak kembali hingga awal tahun 1960-an, ketika IBM memperkenalkan istilah pengolahan kata (word processing) untuk menyatakan suatu konsep yang menyatakan bahwa kebanyakan aktivitas kantor dipusatkan pada pengolahan kata-kata. Lalu, teknologi-teknologi lain seperti e-mail, penanggalan elektronik, konferensi video, dan desktop publishing diterapkan pada pekerjaan kantor, dan bersama-sama disebut sebagai otomatisasi kantor. Otomatisasi kantor (office automation---OA) meliputi seluruh sistem elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. Beberapa sistem OA melibatkan pengguna computer dan beberapa lainnya tidak. Gambar 1.6 adalah suatu model OA yang menunjukkan bagaimana para pemecah masalah menggunakan aplikasi berbasis computer dan berbasis nonkomputer. Beberapa pemecah masalah berada di dalam perusahaan; sedangkan yang lain berada dalam lingkungan perusahaan. Suatu keunggulan dari OA adalah adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan komunikasi bagi orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk saling berkomunikasi satu sama lain.
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
2 0
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
(Gambar 1.6)
Model di atas menunjukkan bahwa aplikasi-aplikasi berbasis computer berinteraksi dengan suatu basis data yang dipopulasi oleh informasi yang diperoleh dari dalam perusahaan dan dari lingkungan. Pergeseran dari Pemecahan Masalah Administratif ke Manajerial Aplikasi-aplikasi OA pertama sebelumnya dimaksudkan untuk mendukung pegawai bagian secretariat dan administrative. Contoh-contoh dari aplikasi OA antara lain adalah pengolah kata, e-mail, faks dan penanggalan elektronik. Seiring dengan semakin bertambahnya pengetahuan computer di kalangan manajer dan professional, mereka menyadari bahwa mereka dapat menggunakan berbagai aplikasi untuk memecahkan masalah yang mereka hadapi. Mereka mulai menggunakan e-mail untuk berkomunikasi dengan pemecah masalah lainnya, menggunaka penanggalan elektronik untuk menjadwalkan rapat dengan pemecah masalah yang lain, melakukan konferensi video untuk menghubungkan para pemecah masalah di wilayah geografis yang luas, dan seterusnya.
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
2 1
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Dewasa ini, kalangan manajer dan professional memiliki klaim atas aplikasi OA sama halnya dengan pegawai secretariat dan administratif. I. Kantor Maya Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik membuka pintu-pintu baru dalam bagaimana pekerjaan kantor dilaksanakan. OA bahkan membuat pekerjaan kantor tidak harus dikerjakan di kantor. Sebagai gantinya, pekerjaan seperti itu dapat dilakukan di manapun karyawan berada di suatu kantor maya. Konsep kantor maya (virtual office) mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir di semua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.
Telecommuting Istilah telecommuting diperkenalkan karena sepertinya merupakan satu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik “pergi” ke tempat kerja. Di antara telecommuter yang pertama adalah ilmuwan-ilmuwan computer seperti programmer sistem, yang menyadari bahwa mereka dapat membuat produk-produk peranti lunaknya di rumah atau di perahu layar dengan sama baiknya seperti di kantor. Keuntungan dari telecommuting bagi karyawan adalah: a) Fleksibelitas yang diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga akan dapat diakomodasi. b) Perusahaan biasanya akan memberikan perhatian yang lebih besar pada kebutuhan komunikasi para telecommuter jika dibandingkan dengan lingkungan kantor biasa, di mana sebagian besar informasi dikomunikasikan dalam percakapan informal dan melalui observasi. Kerugian dari telecommuting bagi karyawan adalah: a) Sifatnya terisolasi, maksudnya karena sifatnya terisolasi karyawan yang melakukan telecommuting dapat merasa menjadi anggota organisasi yang kurang dianggap penting b) Kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau terganggunya karir. Karena pekerjaan karyawan dilakukan terpisah dari operasi perusahaan, karyawan bisa berpikiran bahwa KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
2 2
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
semua orang yang bekerja dengan sebuah kompter dan modem akan dapat melakukan pekerjaan mereka dan mereka dapat menjadi korban dari suatu “pemecatan elektronik”. Meskipun karyawan tersebut tidak dipecat, mereka khawatir bahwa dengan tidak menjadi bagian dari suatu organisasi fisik maka peluang kemajuan karier mereka akan terganggu. c) Meningkatkan ketegangan karyawan. Pasangan dapat memandang pekerjaan sebagai suatu kesepakatan kerja yang digunakan untuk menghindari tanggung jawab keluarga. Batasan antara tanggung jawab rumah dan kantor dapat dengan mudah menjadi kabur.
Hoteling Focus telecommuting yang pada walnya hanya terbatas pada beberapa kelas pekerja kantor tententu saja yang dapat melakukan pekerjaan mereka di rumah, telah meluas hingga meliputi seluruh karyawan yang hanya datang ke kantor bilamana dibutuhkan. Konsep ini diberi nama hoteling, dan ide di baliknya adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor. Keuntungan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih efektif dan focus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor. Risiko atau kerugian dari hoteling meliputi: a) Anggapan akan hilangnya “bonus” oleh para karyawan yang tidak lagi memiliki ruangan kantor pribadi, b) Hilangnya perasaan berada dalam suatu komunitas, c) Potensi dampak negative pada budaya korporat.
Keuntungan Kantor Maya Kantor maya mampu mengatasi kendala-kendala fisik dari suatu tempat kerja dengnaperanti elektronik sehingga memungkinkan diperolehnya beberapa potensi keuntungan nyata, antara lain:
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
2 3
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
a) Biaya fasilitas yang lebih rendah. Karena beberapa orang karyawan bekerja di tempat lain, perusahaan tidak membutuhkan kapasitas kantor yang sebesar dulu, sehingga memungkinkan turunya biaya untuk sewa dan perluasan kantor. b) Biaya peralatan yang lebih rendah. Sebagai ganti dari memberikan seperangkat peralatan kantor kepada setiap orang, para karyawan dapat saling berbagi peralatan dengan cara yang sama seperti para partisipan di dalam sutu jaringan area local berbagi sumber daya komputasi. c) Berkurangnya penghentian pekerjaan. Ketika hujan salju, banjir, badai dan semacamnya menjadikan karyawan tidak dapat melakukan perjalanan ke tempat kerja fisik, aktivitas perusahaan dapat langsung terhenti. Akan tetapi, dalam suatu kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat terus dilanjutkan. d) Kontribusi social. Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan orangorang yang sebelumnya mungkin tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang-orang dengan cacat tubuh, manula, dan para orang tua dengan anak-anak yang masih kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu, kantor maya memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mengekspresikan rasa sosialnya.
Kerugian Kantor Maya Ketika sebuah peruahan bekomitmen untuk menjalankan strategi kantor maya, maka perusahaan tersebut akan melakukannya dengan telah memahami bahwa beberapa dampak negative akan dapat terjadi, yang meliputi: a) Moral yang rendah. Sejumlah factor dapat menyebabkan moral karyawan yang rendah. Salah satunya adalah tidak danya umpan balik positif yang berasarl dari interaksi tatap muka dengan atasan dan sesame rekan kerja. b) Kekhawatiran akan risiko keamanan. Keamanan data dan informasi dapat lebih sulit untuk dikendalikan di dalam lingkungan kantor maya. Kantor maya menuntut adanya kerjasama oleh perusahaan maupun karyawan agar
dapat berhasil. Kantor maya dapat menuntut dedikasi yang lebih besar dari karyawan daripada kantor tetap. Kantor maya bukanlah suatu hal yang bisa dilakukan oleh semua orang. Kecuali jika para karyawan dapat mendisiplinkan diri mereka utnuk melakukan pekerjaan tanpa supervise dan motivasi, kemungkinan besar pekerjaan yang diberikan tidak akan selesai. Bagi
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
2 4
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
karyawan yang lebih suka untuk bekerja sendirian dan menjadi atasan bagi diri mereka sendiri, kantor maya dapat menjadi suatu sistem yang ideal. J. Organisasi Maya Keberhasilan kantor maya memicu para visioner untuk melihat bagaimana kantor maya dapat diperluas hingga berlaku bagi keseluruhan perusahaan—sebuah organisasi maya. Di sebuah organisasi maya (virtual organization), operasi keseluruhan perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi tidak terikat pada lokasi-lokasi fisik. Dampak Sosial Organisasi Maya Meskipun kantor maya dan organisasi maya terutama diidentifikasikan sebagai suatu strategi bisnis, konsep ini pada akhirnya akan dapat memberikan pula dampak kepada masyarakat.2 Industri-industri yang paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industry yang memebeikan nilai tambah dalam bentuk informasi, ide, dan kecerdasan (intelligence). Istilah Ekonomi Tiga I (Three I Economy) diberikan untuk menjabarkan industri-industri seperti ini. Contohnya adalah bidang pendidikan, perawatan kesehatan, hiburan, perjalanan, olahraga dan konsultasi. Seiring dengan semakin banyaknya industryindustri yang tertarik dengna kantor maya, perubahan yang terjadi mungkin akan memengaruhi cara hampir semua orang hidup dan bekerja. Pengaruh ini akan lebih jelas terlihat pada penampilan fisik dan fungsi dari kota-kota kita. Kantor maya dan organisasi maya akan menurunkan permintaan gedung-gedung pencakar langit dan transportasi, menjadikan kota kita lebih tenang, lebih lembut dan menjadi tempat yang lebih menarik untuk dihuni. K. Menempatkan Pengguna Sistem dan Spesialis Informasi pada Perspektif Unsur manusia terus menjadi salah satu bahan paling penting dalam pengembangan dan penggunaan sistem informasi. Para pemain utama adalah pengguna dan spesialis informasi. Kedua kelompok tersebut membentuk tim pengembangan.
2 Diambil dari Charles Handy, “Trust and the Virtual Organization,” Harvard Business Review 73 (Mei-Juni 1995), 40-50. KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
2 5
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengembangan sistem pada awalnya dilakukan sepenuhnya oleh spesialis informasi. Namun, lama-kelamaan pengguna telah memainkan peranan yang semakin penting. Sampai ke suatu titik ekstrem, pengguna dapat melakukan seluruh pekerjaan pengembangan. Tidak hanya pekerjaan pengembangan saja yang berubah, keadaan di mana pekerjaan dilaksanakan juga ikut mengalami perubahan. Organisasi tidak lagi berbentuk fisik, yang mengaharuskan pekerjaan dan pekerja berada pada satu lokasi fisik. Jaringan komunikasi elektronik memungkinkan perusahaan mencapai suatu organisasi maya, di mana pekerjaan dapat dilakukan di hampir semua tempat.
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
2 6
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
BAB III KESIMPULAN Struktur organisasi bisnis klasik yang terdiri atas area-area seperti keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, produksi, dan pemeasaran merupakan sebuah kemasan sumber-sumber daya fisik. Spesialis informasi dan pengguna sebuah perushaan mencerminkan sumber-sumber daya informasi yang berharga. Spesialis meliputi analis sistem, administrator basis data, Webmaster, dan spesialis jaringan yang bekerja secara langsung dengan pengguna, dan juga programmer dan operator, yang diberi tugas bertangung jawab dalam mengimplementasikan sistem untuk memenuhi kebutuhan para pengguna. Pada awalnya, seluruh spesialis informasi diletakkan di dalam suatu unit layanan informasi yang tersentralisasi. Lama-kelamaan, banyak dari sumber daya ini dialokasikan ke area-area bisnis dan dipimpin oleh direktur informasi divisional. Beberapa struktur progresif yang digunakan untuk mendokumentasikan hubungan organisasional antara layanan informasi dan area-area bisnis juga telah diusulkan. Struktur-struktur
ini
memanfaatkan
jaringan-jaringan
penentuan
visi
yang
memungkinkan perencanaan informasi strategis, jaringan inovasi yang memastikan pencapaian solusi sistem yang inovatif di area-area bisnis, dan jaringan pencarian sumber yang memanfaatkan sumber-sumber daya eksternal secara maksimal. Struktur-struktur ini menampilkan SI yang bekerja sama dengan area-area bisnis dalam menghasilkan sistem, memberikan
infrastruktur
kepada
area
bisnis
sehingga
area-aea
tersebut
dapat
mengembangkan sistemnya sendiri, dan memungkinkan perusahaan menyesuaikan tingkat sumber daya informasinya pada tingkat bisnis yang berfluktuasi. Meskipun keterlibatan para pengguna dlaam pengembangan sistem dibatasi sepanjang tahun-tahun awal komputasi, lama-kelamaan mereka mendapatkan pengaruh yang semakin besar, yang mencapai puncaknya dalam komputasi pengguna akhir (end-user computing--EUC). Komputasi pengguna akhir mengharuskan pengguna mampu mengerjakan paling sedikit beberapa bagian usaha pengmbangan bagi sistem mereka sendiri. Pengguna memiliki tingkat pengetahuan computer dan pengetahuan informasi yang berbeda-beda, dan perbedaan ini, ditambah dengan yang lainnya, menimbulkan variasi tingkat dukungan yang diberikan oleh para spesialis informasi. Ketika para pengguna sebuah perusahaan mampu mengerjakan EUC, mereka merupakan sumber daya informasi yang KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
2 7
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
sangat berharga. EUC memunkinkan penyesuaian kemampuan dan tantangan serta memperkecil jarak komunikasi. Risiko-risiko EUC adalah sasaran sistem yang buruk, sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk, penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien, dan hilangnya integritas data, keamanan dan pengendalian. Setiap orang yang mengembangkan sistem, baik itu pengguna maupun spesialis informasi harus memiliki pengetahuan dan keahlian tertentu. Hal ini merupakan kriteria pendidikan bagi pilihan karier di bidang sistem informasi. Pengetahuan meliputi pengetahuan computer dan informasi, dasar-dasar bisnis, teori sistem, proses pengembangan sistem, dan pembuatan model sistem. Keahlian meliputi komunikasi, kemampuan analitis, kreativitas dan kepemimpinan. Seberapa penting tingkat pengetahuan dan keahlian akan tergantung pada individu, organisasi, dan sistem yang sedang dikembangkan. Pengetahuan spesialis informasi dan pengguna perusahaan adalah suatu sumber daya yang berharga dan hendaknya dikelola. Program-program manajemen pengetahuan (knowledge management—KM) formal sering kali terdiri atas sistem-sistem yang mengumpulkan, menyimpan, dan memilah-milah pengetahuan. Beberapa perusahaan menggunakan peranti lunak siap pakai sebagai dasar sistem manajemen pengetahuannya. Otomatisasi kantor telah memungkinkan sebagian pekerjaan kantor tertentu dilaksanakan di rumah—suatu fenomena yang disebut telecommuting. Perusahaan kemudian menyadari bahwa semua karyawan tidak harus mengerjakan seluruh pekerjaan mereka di kantor; mereka dapat datang ke kantor hanya bila dibutuhkan. Konsep ini, yang disebut sebagai hoteling, mengarah pada konsep kantor maya yang lebih luas, dimana seluruh jenis pekerjaan kantor dapat dikerjakan tanpa melihat lokasi fisiknya. Selanjutnya evolusi ini mengarah pada konsep organisasi maya, di mana banyak operasi sebuah perusahaan, bukan hanya pekerjaan kantornya, dikerjakan tanpa melihat lokasi fisiknya.
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
2 8
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DAFTAR PUSTAKA McLeod, Jr., Raymond; Schell, George P. Sistem Informai Manajemen/Raymond McLeod, Jr., George P. Schell—Jakarta: Salemba Empat, 2011.
KELOMPOK 4 | PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM
2 9