Makalah Analisis Dan Desain Sistem

MAKALAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM FAKULTAS TEKNIK ELEKTRO S1

UNIVERSITAS ISLAM “45” BEKASI 2010

Aris Sutiana 41187003080018


KATA PENGANTAR

Syukur alhamdulillah kita panjatkan kepada Alloh Ta’ala atas limpahan rahmat, dan

hidayahnya, serta inayah-Nya kepada kita semua, sehingga kita masih diberikan kesempatan untuk berkarya dan mamberikan manfaat kepada sesama. Karena atas berkat karunia-Nya lah makalah ini dapat tersusun dan diselesaikan.

Semoga Makalah Analisis dan Desain Sistem ini dapat bermanfaat bagi semua orang, terutama bagi saya sebagai penyusun. Ucapan terima kasih saya kepada teman-teman sejawat dan rekanr-rekan moderator forum elektronika yang telah banyak membantu, sehingga makalah in dapat tersusun.

Di dunia ini tidak ada gading yang tak retak maka kritik, saran, dan masukan yang membangun terhadap isi maupun kata-kata yang yang terdapat dalam makalah ini. Akhir kata saya ucapkan terima kasih

Bekasi, 05 Oktober 2010

Penyusun

Analisis dan Desain Sistem

2


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR........................................... ................................................................. ............................................ .................................. ............

i

DAFTAR ISI............................................... ISI..................................................................... ............................................ ............................................ ........................

ii

BAB I PENDAHULUAN......................................... ............................................................... ............................................. ............................... ........

1

1.1. Latar Belakang ............................................. ................................................................... ............................................ .................................. ............

1

1.2. Tujuan .......................................... ................................................................ ............................................ ............................................ ........................... .....

1

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................ .................................................................. ...................................... ................

2

2.1. Analisis ............................................ .................................................................. ............................................ ............................................ ........................

2

2.2. Desain .......................................... ................................................................ ............................................ ............................................ ........................... .....

3

2.3. Impelementasi ............................................. ................................................................... ............................................ .................................. ............

3

2.4. Konsep dasar sistem ........................................... ................................................................. ............................................ ........................... .....

4

BAB III PEMBAHASAN ............................................ .................................................................. ............................................ ........................... .....

8

3.1. Analis sistem dan programmer ............................................. .................................................................... .............................. .......

8

3.2. Siklus Hidup Sistem (System Life Cycle) .......................................... .......................................................... ................

14

3.3. Sistem Development Life Cycle (SDLC) ........................................... ........................................................... ................

15

3.4. Kebutuhan Analisis ............................................ .................................................................. ............................................ ........................... .....

16

3.5. Pemilihan Sistem ........................................... .................................................................. ............................................. .............................. ........

23

BAB IV PENUTUP ........................................... ................................................................. ............................................ ...................................... ................

34

4.1. Kesimpulan ............................................. ................................................................... ............................................ ...................................... ................

34

DAFTAR PUSTAKA


3


BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system) . Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

1.2. Tujuan

Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai suatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.


4


BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. ANALYSIS

Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh analis sistem untuk : a. Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar

untuk

memperbaiki sistem b. Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya. c. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini d. Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah : 1. Problem detection a. Tujuan

: Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin berkurang

manfaatnya (memburuk). b. Hasil

: Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi dalam

sistem.

2. Initial investigation a. Tujuan :

Memerikan sistem saat ini dengan penekanan pada daerah-

daerah yang menimbulkan permasalahan. b. Hasil : Penjelasan sistem saat ini.

3. Requirement analysis (determination of ideal systems) a. Tujuan : Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi). b. Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.

4. Generation of system alternatives a. Tujuan :

Menggali

(explore)

perbedaan

dari

alternatif

sistem

dalam

mengurangi jarak (gap) antara sistem saat ini dengan sistem idealnya.


5


b. Hasil :

Dokumen-dokumen

tentang

alternatif

sistem

yang

akan

digunakan untuk memperbaiki sistem.

5. Selection of proper system a. Tujuan :

Membandingkan alternatif-alernatif alternatif-alernati f sistem dengan menggunakan

metodologi terstruktur, memilih alternatif

sistem yang paling baik, dan

menjualnya (sell) kepada management. b. Hasil : Hasil-hasil dari studi sistem.

2.2. DESIGN

Dalam tahap perancangan (desgin) memiliki tujuan, yaitu untuk : Mendesain sistem baru yang yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang yang

dihadapi

perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang yang terbaik. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah :

6. Output design a. Tujuan

: Memerikan bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya.

b. Hasil

: Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).

7. Input design a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk masukan didokumen didokume n dan dilayar ke sistem informasi. b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).

8. File design a. Tujuan :

Memerikan bentuk-bentuk file-file yang dibutuhkan dalam sistem

informasi. b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi file.

2.3. IMPLEMENTATION

Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk : a. Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya. Analisis dan Desain Sistem

6


b. Mengimplementasikan sistem yang baru. c. Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :

9. Programming & testing a. Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal lo gikal ke dalam kegiatan operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman

tertentu, dan mengetest semua

program serta memastikan semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar. b. Hasil : Coding program dan spesifikasi program.

10.Training a. Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam d alam menggunakan menggun akan sistem, siste m, persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan denganp pelatihan (bukubuku panduan sistem). b. Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan sebagainya.

11. System changeover a. b. Tujuan : Merubah pemakaian sistem s istem lama ke sistem bari dari sistem informasi inf ormasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization). c. Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract). 2.4. Konsep Dasar Sistem

Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya,yaitu dengan pendekatan: a. Prosedur Yaitu "suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu".


7


Prosedur adalah "rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu". Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan

apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaiman (how) mengerjakannya. b. Komponen/elemen Yaitu "kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu".

Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang lebih kecil. Contoh : Sistem Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub sistem akuntansi pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistem akuntansi biaya, dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya, seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo, laporan rugi/laba, dan laporan perubahan modal. Teori sistem umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagian sistem. Sering sekali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan. Suatu sistem terdiri dari komponenkomponen, yaitu pekerjaan, kegiatan, misi atau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan.Untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat.Manajemen suatu sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada perencanaan dan pengendalian (feedback). 2.2. Klasifikasi Sistem

a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System) Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia). Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik". (Contoh : Sistem Komputer). b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System) Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi).


Sistem buatan manusia adalah

8


"sistem yang dirancang oleh manusia dan

melibatkan interaksi antara manusia

dengan mesin".

(Contoh : Sistem Informasi). c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer melalui program). Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat

diprediksi karena mengandung

unsur probabilitas".

d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System) Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari

pihak diluarnya (kenyataannya (kenyataann ya tidak ada sistem yang yang benar-benar tertutup), yang ada hanyalah relatively closed system. Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk

lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.

2.5. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai : a. Komponen (components) Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. b. Batas sistem (boundary) Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya lainn ya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. c. Lingkungan luar sistem (environments)


9


Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.

Lingkungan yang

menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan,

kalau tidak ingin terganggu

kelangsungan hidup sistem. d. Penghubung (interface) Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbarsumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk

mengintegrasikan subsistemsubsistem -

subsistem menjadi satu kesatuan. e. Masukan (input) Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk

Masukan beroperasi, mendapatkan

keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. f. Keluaran (output) Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. g. Pengolah (process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang

berupa bahan

jadi. Sistem akuntansi

akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan- laporan keuangan dan laporanlaporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.


10


h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak

Kalau suatu

akan ada gunanya.

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.


11


BAB III PEMBAHASAN

3.1. Analis Sistem dan Programmer

Sistem analis adalah orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari masalahmasalah

yang

timbul

dan

menentukan

kebutuhan-kebutuhan

pemakai

serta

mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspek-aspek bisnis dan teknologi komputer) . Nama lainnya : system designer, business analyst, system consultant, system engineer, software engineer, sistem analyst programmer, information system engineer .

Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analis(lebih memahami teknologi komputer).

Tugas dan tanggung jawab :

Sistem analis : a. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan. b. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya. c. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar. d. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama analis sistem,programer tetapi juga pemakai sistem dan manajer.

Programmer : a. Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer. b. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan. c. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksiinstruksi program.


12


d. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang,terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program.

Pengetahuan dan keahlian analis sistem

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik : a. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemograman komputer 

Keahlian teknis yang yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi serta keahlian dalam menggunakan komputer.



Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer,

sistem operasi,

utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya. b. Pengetahuan tentang bisnis secara umum Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan, maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan,

ini

sistem.

akuntansi biaya,

akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran produksi, manajemen personalia, keuangan, perilaku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya. c. Pengetahuan tentang metode kuantitatip Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan metode-metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic programming, regresion, network, decision tree, trend, simulasi. d. Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecil Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahanpermasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut ke dalam bagian-bagiannya, bagian-bagian nya, menganalisisnya menganalisisn ya dan kemudian harus dapat


13


merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang yang dapat mengatasi permasalahanpermasalahan tersebut. e. Ahli berkomunikasi dan membina hubungan Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan. f. Memahami metodologi pengembangan sistem informasi Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat, akan membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya. Team pengembangan sistem (I)

Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram (analis/pemrogram) atau seorang programer yang merangkap sebagai analis sistem (pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim. Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar kecilnya ruang lingkup proyek yang akan ditangani. Tim ini secara umum dapat terdiri dari personil-personil sebagai berikut : 1. Manajer analis sitem (manage of systems analyst) Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut : a. Sebagai ketua atau koordinator tim pengembangan sistem b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem lainnya. c. Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan. d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain sistem dan penerapannya. e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.


14


f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal perundinganperundingan dan pemberian-pemberian pemberian-pemberi an nasehat kepada manajemen dan pemakai sistem. g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report). h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim. 2. Ketua analis sistem (lead systems analyst) Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analis sistem dan mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan. 3. Analis sistem senior Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem yang sudah berpengalaman. 4. Analis sistem junior (junior systems analyst) Analisis sistem junior merupakan analis sistem yang belum berpengalaman masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang yang lebih

dan

senior.

Analis sistem junior ini sering juga disebut dengan analis sistem yang masih dilatih (systems analyst trainee). 5. Programer aplikasi senior (senior applications programmer) Programer

apliakasi

senior

merupakan

pemrogram

komputer

yang

sudah

berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram lainnya. Pemrogram aplikasi senior kadangkadang juga disebut dengan pemrogram/analis. 6. Programmer aplikasi (application programmer) Programer aplikasi merupakan programer komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnys tanpa harus dibimbing secara langsung lagi. 7. Programer aplikasi yunior (junior applications programmer) Programer

aplikasi

yunior

merupakan

pemrogram

komputer

yang

belum

berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang lebih senior. Programer aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada pembuatan modulmodul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer trainee ).


15


Team pengembangan sistem (II)

1. Pengguna Sistem a. User Sebagai end-user (operator) dan user-manager yang mengawasi pekerjaan end-user. b. Manajemen Memegang pernan penting dalam menyetujui rencana pengembangan sistem dan penyediaan dana. 2. Perancang Sistem a. Project Coordinator Bertanggungjawab agar tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal serta mengontrol agar pelaksanaannya sesuai rencana. b. System Analyst & Design Personil yang memberikan solusi dan mendesain sistem baru. c. Programmer Personil yang membuat program berdasarkan rencangan dari sistem analis. d. Network Designer Bertanggungjawab terhadap desain jaringan, seperti LAN, MAN, WAN. e. Technician (Hardware) Personil yang menetapkan konfigurasi-konfigurasi hardware yang tepat agar dapat bekerja secara optimal. f. Database Administrator Personil yang bertanggjawab terhadap suatu sistem database, mencakup pola struktur data, integritas data, memberikan hak akses kepada user, backup, recovery dan mengoptimalkan performa database. g. Documenter Personil yang membuat dokumentasi sistem, mencakup buku operasional aplikasi, teknis dan sistem. h. Software Tester Personil yang menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat programmer sesuai spesifikasi. i. Graphic Designer Pesonil yang memiliki keahlian dalam mendesain untuk aplikasi berbasis Analisis dan Desain Sistem

16


GUI (Graphic Interface). Alat dan teknik pengembangan sistem

Terbagi atas : 1. Graphical tools a. HIPO b. Data Flow Diagram (DFD) c. Structure Chart d. SADT e. Warnier/Orr f. Jakson's Diagram

2. Diagram Chart 2.1 Activity Chart a. Systems Flowchart b. Program Flowchart (Program Logic Flowchart, Detailed Computer Program Flowchart) c. Paperwork Flowchart / Form Flowchart d. Database Relationship Flowchart e. Process Flowchart f. Gantt Chart 2.2 Layout Charting 2.3 Personal Relationship Charting a. Working Distribution Chart b. Organization Chart

3. Technique Public 3.1 Teknik Manajemen Proyek (Penjadualan (Penjadualan Proyek) a. CPM (Critical Path Method) b. PERT (Program Evalution and Review Technique) 3.2 Fact Finding Technique (Mengumpulkan data dan menemukan fakta) a. Interview, Observation, Questionaires, Sampling 3.3 Cost Effectiveness Analysis / Cost Benefit Analysis 3.4 Inspection and Walkthrough Analisis dan Desain Sistem

17


3.5 Meeting

3.2. Siklus Hidup Sistem (System Life Cycle) 1. General Systems Life Cycle (GSLC)

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada semua sistem, baik sistem biologis, fisikal, sosial ataupun sistem lainnya. Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu : a. Development (introduction) b. Growth c. Maturity d. Deterioration (decline) Apabila digambarkan, GSLC akan terlihat seperti berikut :

| | +---------------+\ | /: : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : | /--------+/ : : | / I : II : III : IV |/ : : : +--------------------------------------------------------------Development Growth Maturity Deterioration Gambar 4.1 : General Systems Life Cycle (GSLC)

2. Information Systems Life Cycle (ISLC)

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada sistem informasi. Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu : a. Systems Development (Design) b. Systems Implementation c. Systems Operation (Maintenance) d. Systems Obsolescence


18


Apabila digambarkan, ISLC akan terlihat seperti berikut : | | +---------------+\ | /: : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : | /--------+/ : : | / I : II : III : IV |/ : : : +--------------------------------------------------------------Systems Systems Systems Operation Systems Development Implementation Implementatio n (Maintenance) (Maintenance ) Obsalescence (Design) Gambar 4.2 : Information Systems Life Cycle

3.3. Systems Development Life Cycle (SDLC) SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan utama, yaitu : a. Analysis b. Design c. Implementation Setiap kegiatan dalam SDLC dapat dijelaskan melalui tujuan (purpose) dan hasil kegiatannya (deliverable). Apabila kegiatan utama tersebut dijabarkan ke dalam langkah-langkah yang lebih rinci dapat digambarkan seperti berikut : +---------------------------------------------------------------------+ : ANALYSIS : DESIGN : IMPLEMENTATION IMPLEMENTATIO N : +---------------------------------------------------------------------+ : : +---------------+ +----------- ----+ : : +-->: Problem : : : | : Detection : : : | +---------------+ +----------- ----+ +-----------+ +----------- + +-----------+ +---------> | | : | | : | | +---------------+ +----------- ----+ | : +---------------+ +------------ ---+ | : +---------------+ +----------- ----+ | : Initial : | : : Output : | : : Programming / : | : Investigation Investigatio n : | : : : | : : test : | +---------------+ +----------- ----+ | : +---------------+ +------------ ---+ | : +---------------+ +----------- ----+ +---------> | | : | | : | | +---------------+ +----------- ----+ | : +---------------+ +------------ ---+ | : +---------------+ +----------- ----+ | : Requirements : | : : Input : | : : Training / : | : Analysis : | : : : | : : Other : | +---------------+ +----------- ----+ | : +---------------+ +------------ ---+ | : +---------------+ +----------- ----+ +---------> | | : | | : | +---------------+ +----------- ----+ | : +---------------+ +------------ ---+ | : +---------------+ +----------- ----+ : Generation of : | : : Files :--+ : : System : : Alternatives : | : : : : : Change Over : +---------------+ +----------- ----+ | : +---------------+ +------------ ---+ : +---------------+ +----------- ----+ | | : : +---------------+ +----------- ----+ | : : : Selection of :--+ : : : Proper System : : : +---------------+ +----------- ----+ : : Gambar 4.3 : Stages of Problem Solving Systems Development Life Cycle (SDLC) Analisis dan Desain Sistem

19


3.4. Kebutuhan Analisis (Requrements Analysis)

Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu : a. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap. b. Menggambarkan sistem informasi yang ideal. c. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan memperhatikan kendala sumber daya. d. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai kedalam team pengembangan sistem.

Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik.Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.

Keinginan pemakai

Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal. Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat subyektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end-user.

Metode kebutuhan analisis

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires, observation, procedure analysis , dan document survey.

Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut :


20


Tanya jawab (Interviews)

1. Bagaimana metode itu digunakan. 

Pemilihan potential interviewees.



Membuat perjanjian terhadap potential interviewees.



Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas.



Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.

2. Target dari metode. 

Kunci pribadi dalam proses DFD.



Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.

3. Keuntungan metode. 

Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai situasi yang terjadi.



Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat terjadi ?.



Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.



Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.

4. Kerugian metode. 

Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.



Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.



Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan. 

Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci.



Test kredibilitas dari interviewees.



Mencari interview yang unsureness atau contradictions.



Memantapkan kredibilitas team.

Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives, audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation .


21


Kuesioner (Questionnaires)


Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner.



Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users.



Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.


Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi pemecahan sistem.



End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD.


Murah dan cepat dari pada interviews.



Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang yang dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.



Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.



Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.


Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.



Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end-user.



Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan kuesioner.



Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan. 

Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua.



Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.



Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.

Observasi (Observation)


Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan.



Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan pengolahan lembar kerja.


22



Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram)


Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).



Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.



Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui bahwa mereka sedang diamati).



Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.


Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati).



Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.



Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan. Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya. Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya

tidak terjadi

(dibuat-buat).

Tip praktis dalam melakukan observasi : a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama. Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya. b. Buat catatan yang ringkas. c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan. d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama. e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana..


23


Prosedur analisis (Procedure Analysis)

1. Bagaimana metode itu digunakan. · Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan aliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow diagram (DFD). · Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem. · Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya. 2. Target dari metode. · Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram) · Proses dalam DFD. 3. Keuntungan metode. · Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences) yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai. · Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk melakukan observasi. 4. Kerugian metode. · Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi. · Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis. 5. Kapan metode tersebut baik digunakan. · Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan yang baik. · Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen. · Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi. Pengamatan dokumen (Document Survey)

1. Bagaimana metode itu digunakan. · Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow diagram). · Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan. · Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi field (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya (coding structure). Analisis dan Desain Sistem

24


2. Target dari metode. · Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD). 3. Keuntungan metode. · Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya. · Permulaan elemen kamus data. · Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural. 4. Kerugian metode. · Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami kebanjiran dokumen dan laporan). 5. Kapan metode tersebut baik digunakan. · Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan memperjelas desain sistem yang baru dan analisis

analisis, dalam

dokumen dapat membantu untuk

menentukan tugas perancangan selanjutnya).

Sampling

Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya tidak mengalami kegagalan atau ancaman.

Kendala sumber daya

a. Waktu Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak sistem mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga

dapat membuat alternatif yang paling

baik. b. Uang Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga membutuhkan pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi yang besar dalam sistem informasinya. Analisis dan Desain Sistem

25


c. Keahlian. Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk

interactive setting.

menambah kemampuan mendesain.

Hal ini nantinya akan diperhadapkan pada kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan. d. Teknologi. Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terus- menerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari para pesaingnya. e. Faktor ekternal. Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah memelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan sebagainya. Dokumen kebutuhan analisis

1. Arahan (conduct) analisis. · Hubungan Hubungan dengan pemakai akhir. · Menganalisa records, forms dan laporan. · Pengamatan Pengamatan proses. · Menganalisa metode yang digunakan. · Permasalahan dalam pengumpulan data. 2. Kebutuhan pemakai. · Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya. · Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya). · Kebutuhan Kebutuhan pelatihan. · Pengaruh Pengaruh sistem baru. 3. Kendala sistem. · Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor ekternal. · Realistik Realistik sistem. 4. Dokumentasi. Analisis dan Desain Sistem

26


· Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview). · Konsensus Konsensus statistik. · Aliran data secara secara logikal dan phisik. · Element awal dalam kamus data.

3.5. Pemilihan Sistem (Selectin the proper system)

Dalam tahap ini (SDLC), sejumlah alternatif yang telah dibuat perlu ntuk dibandingkan sehingga dapat menemukan hanya satu sistem yang terbaik. Masing-masing alternatif sistem yang sudah tetap dibandingkan dengan kondisi sistem saat ini. Perlu iperhatikan, bahwa sistem saat ini dapat dilanjutkan dalam bentuk penggantian sistem baru. Kalau sebuah candidat sistem pengganti tidak memberikan keuntungan yang lebh dibanding sistem saat ini, maka sistem saat ini akan tetap digunakan, sehingga sistem pengganti harus benar-benar memberikan keuntungan dan manfaat melebihi sistem sekarang secara maksimal.

Taktik membandingkan (comparison tactics)

Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif. Biaya adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi.Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi sistem informasi. Halhal tersebut termasuk mengurangi tingkat kesalahaan (error rates), meningkatkan penjualan (increased customer sales), dan mempercepat waktu respon. Keuntungan merupakan sesuatu yang sulit diukur karena bersifat kualitatif (bukan berupa angka hanya deskriptif saja). Meningkatkan kepuasan konsumen dan mengurangi perlawanan pemakai (end-user resistance) adalah keuntungan kualitatif. Keuntungan adalah kesempatan untuk meningkatkan (memperbaiki) keuntungan perusahaan.

Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya (B). 1. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai keuntungan sama. 2. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan yang lebih banyak dibanding B.


27


3. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang lebih banyak.

Sebuah contoh pertanyaan sulit dijawab, jika sistem A biayanya rendah, tetapi sistem B mempunyai keuntungan yang lebih banyak, mana sistem yang baik ? Ada banyak contoh perusahaan menyesuaikan sistem informasi baru dengan memperhatikan kenaikan keuntungan dibanding penurunan biaya. Pertama, penggunaan kartu ATM dibenarkan untuk meningkatkan jumlah nasabah bank sehingga menambah pelayanan (added service). Kedua penggunaan laser scanning untuk supermarket adalah untuk mengurangi antrian pembayaran (checkuot lines), yang akan diterjemahka sebagai projected meningkatkan layanan (market share) konsumen. Penekanan pemakaian automation sebagai peningkatan penjualan dan keuntungan dibanding mengurangi biaya. Menjual (selling) sistem informasi ke manajemen sebagai projected benefits mempunyai dua masalah, yaitu : a. Sulit menaksir keuntungan secara kuantitatif (to quantify benefits). Berapa banyak nasabah bank menarik uangnya melalui mesin ATM ?. Berapa besar tingkat pinjaman baru pribadi (the average new customer's loan), checking dan savings balance ?. Banyak yang telah mencoba

memecahkan pertanyaan-pertanyaan pertanyaan -pertanyaan tersebut

melalui probabilitas (use of future probabilities). Masing-masing pendekatan menambahkan masalah estimasi probabilitas mendatang dan masalah estimasi pendatang mendatang (estimating future revenues). b. Kalaupun keuntungan dapat ditaksir secara kuantitatif, jarang dalam bentuk nilai uang. Bagaimana waktu tunggu yang pendek dari nasabah terhadap tingkat keuntungan uang yang diperoleh. Bagaimana dapat menterjemahkan mengurangi tingkat kesalahan dengan mengurangi biaya atau menaikkan pendapatan ?. Memang dapat dikerjakan, tetapi sulit, merupakan tugas yang samar-samar (imprecise task).

Mengapa penting untuk diterjemahkan (to translate) menjadi keuntungan yang yang dapat diukur dalam uang (to measurable dollars) ?. Ada tiga alasan, yaitu : a. Perusahaan membuat catatan (keep track) uang dengan sistem akuntansi tradisional. b. Alternatif sistem informasi bersaing dengan alternatif yang berasal dari area lain dalam perusahaan.


28


c.

Top

management

memutuskan

apakah

atau

tidak

memutuskan

dengan

pengembangan sistem informasi baru.

Suatu saat, adalah relatif mudah membenarkan (justify) otomatisasi

berdasar

keuntungan daripada biaya. Pada awal proses informasi, pilihanya adalah manual lawan sistem otomatisasi. Perusahaan menjadi modern melalui otomatisasi. Sekarang pilihan lebih sulit. Secara khas, pilihan adalah diantara lama dan versi baru otomatisasi sistem. Menjadi jauh lebih sulit menjual pengembangan sistem baru kepada manajemen berdasarkan probabilistic benefits daripada prediksi biaya yang beralasan. Karenanya, bahasan akan menjelaskan pedoman praktis untuk membandingkan alternatif sistem informasi : Choose one system over another based on dollars. When two alternatives are nearly equal in dollars, select the system with more nondollar benefits.

Akan digunakan aturan (rule) atau taktik (tactic), sistem analis harus berhati-hati dengan pertimbangan sebagai berikut : a. Hanya seorang sistem analis dengan kemampuan komunikasi yang tinggi communication skills) dan pertimbangan pengaruh (considerable menjual (sell) ke manajemen sebuah sistem dengan

(superior

influence) dapat

pengukuran biaya yang tinggi

tetapi keuntungan yang tidak terukur adalah lebih baik. Hal ini merupakan kesedihan, tetapi masih benar. b. Angka uang (dollar figures) menyatakan menyatakan secara tidak langsung (imply) daripada kelayakan. Sebuah perusahaan dapat memprediksi

lebih akurat

market share-nya dua

puluh tahun dari sekarang. Angka peramalan (forecast figure) berisi 3 desimal point yang kelihatan lebih akurat. Kebenaran akurasi adalah jawaban yang lebih baik.

Biaya sistem informasi

Keuntungan mencakup dalam model analisis yang hanya dapat diekpresikan dalam nilai uang, dimana jarang terjadi. Ketika dapat diekspresikan dalam nilai uang, ditunjukkan dalam biaya negatif.

Additional system costs Analisis dan Desain Sistem

$ 49,357 29


Additional system benefits

$(16,423)

Net additional system costs

$ 32,934

Biaya sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi 3, yaitu : categories, nature, dan when they occur.

Kategori biaya

Pada dasarnya biaya dibagi dalam kategori : a. Hardware : mainframe, minicomputers, microcomputers, dan peripheral equipment. b. Software : systems, utility, dan application software. c. People : analysts, programmers, operators, data entry personnel, dan sebagainya. d. Supplies : paper, tapes, disk, dan sebagainya. e. Telecommunications : modem, local area network cabling, multiplexors, front-end processors, dan sebagainya. f. Physical site : air conditioning, humidity control, security, dan sebagainya.

Gambar 9.1 : Typical sistems operating costs


30


Nature of costs

Membandingkan biaya sistem informasi melalui kehidupan sistem, analis memproyeksi berapa perubahan biaya untuk masa depan. Untuk melakukannya, ada tiga model biaya operasi sistem informasi, yaitu : a. Linear. b. Exponential. c. Step function.


31


Ketika biaya terjadi (When costs occur)

Biaya sistem informasi dapat terjadi sekali atau berkesinambungan. On-time costs, development costs adalah berhubungan dengan pengembangan sistem, dan recurring costs, operational costs adalah berhubungan dengan operasi sistem informasi setiap hari. Perbedaan antara one-time (development) dan recurring (operational costs) seringkali dari pilihan materi (matter). Misalnya, pembelian sebuah komputer adalah one-time development system, sedangkan menyewa komputer yang sama adalah recurring operational cost. Gunakan daftat berikut untuk menetapkan biaya :

a. One-time (development) costs. 1. Hardware purchase. 2. Software purchase. 3. Analysis, design, programming, and testing personnel hours. 4. Preparation of computer site. 5. Initial training and orientation of users. 6. Docummentation for new system. 7. Changeover from old to new system. 8. Conversion from old to new file format.

b. Recurring (operational) costs. 1. Hardware and software lease. 2. Hardware and software maintenance contracts. 3. Day-to-day personnel cost including analysts and programmers, computer operations, data entry operators, and end-user costs. 4. Computer supplies. 5. Telecommunication costs. 6. Computer site rental or lease. 7. Ongoing training.


32


Metode untuk komparasi sistem

Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk membandingkan dua atau lebih sistem informasi, yaitu : a. Break-even analysis (BEP) b. Payback period c. Discounted payback period d. Internal rate of return (IRR).

Faktor kualitatif

Hanya seorang analis sistem yang berkharismatik saja yang dapat menjual sistem informasi ke top management tanpa menunjukkan peningkatan keuntungan. Mungkin sistem baru mempunyai biaya yang rendah atau penjualan yang tinggi daripada sistem yang lama. Mungkin laporannya dalam meningkatkan keakuratan atau kepuasan konsumen. Walaupun demikian, faktor-faktor tersebut tidak menyangkut besarnya penghematan uang atau besarnya uang yang dikeluarkan.Suatu saat anda dapat posisi mengirikan dapat menjual sebuah sistem informasi baru ke manajemen dengan menggunakan antisipasi keuntungan daripada penghematan uang. Selamat !. Anda harus berusaha membantu manajer tingkat atas yang terkait agar dapat ditingkatkan. Mungkin anda akan menjual kemampuan saat ini yang tidak ada. Dalam setiap sebuah kasus, ada sistem informasi saat ini tidak dibandingkan dengan biaya usulan sistem baru. Membuat rencana menjual sistem informasi baru berdasarkan keuntungan kualitatif daripada biaya kuantitatif adalah hal yang tidak biasa. Seringkali anda menunjukkan beberapa perbedaan biaya sebelum top management mempertimbangkan rekomendasi anda untuk mendesain sebuah sistem informasi baru.Memang terdapat kaitan antara sistem yang diperbandingkan melalui biaya, tidak dapat diukur dan faktorfaktor perbandingan non-biaya. Faktor kualitatif seperti kinerja sistem informasi dan keuntungan strategi kompetetif menjadi relevan.


33


Faktor sistem informasi

Beberapa faktor kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yang baik : a. Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy). b. Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan. c. Mengurangi waktu tanggap dari workstation interaktif. d. Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi). e. Meningkatkan keamanan sistem. f. Memperbanyak update sumber record aktif. g. Meningkatkan kepuasaan pemakai. Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang.

Faktor strategi perusahaan

Sistem

informasi

dapat

membuat

keuntungan

kompetetif

dalam

perusahaan.

Meningkatkan keuntungan saat ini, bagaimanapun juga adalah sulit untuk diestimasi. Kenaikan profit seringkali tidak terjadi secara tiba-tiba, tetapi terjadi beberapa tahun sesudah implementasi dari sistem baru.Ketika dua alternatif sistem mendekati kesamaan perbandingan, pintu terbuka untuk mempertimbangkan faktor strategi perusahaan.

Terdapat faktor-faktor strategi perusahaan tersebut adalah sebagai s ebagai berikut :

1. Kepuasan konsumen (customer satisfaction). Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-hatian menyampaikan produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen

akan tidak

diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara kuantitatif. 2. Meningkatkan penjualan (increased sales). Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas tugas-tu gas

rekord.

Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.


34


3. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments). Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan konsumen

langsung

mengakses

ke

sistemnya.

Konsumen

sekarang

(tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit

terkunci

(senang) pada

untuk diprediksi.

4. Information product marketing. Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya.

Seperti

American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.

STUDI SISTEM

Problem statement

1. Nature of the problem detected (for example, increasing data entry backlogs). 2. How problem was detected (for example, customer complaints or performance measurement system). 3. Impact of problem on organizational goals (for example, delays processing of customer orders or reduces cash flow). 4. Departments and functions involved (for example, marketing department and order processing section of production department).

Existing system documentation

1. System function and interrelationships (this can be done with with a graphic

tools, such

as a phyical data flow diagram, accompanied by step-by-step narrative description). 2. Processing volumes by type of document. 3. Processing times by type of document. 4. Bottlenecks (distribution of backlogs). 5. Organization policies affecting processing (example, a policy requiring

that clerks

process all commercial orders before residential orders). 6. Processing constraints. Analisis dan Desain Sistem

35


o People (for example, an average 20 percent vacancy rate among data entry operators). o Hardware. o Software. o Development funds. 7. Organization of involved departments and function (for example, an organizational chart).

Problem correction alternatives

1. Procedure for generating information systems alternatives. 2. Cost determination for different alternatives. 3. Feasibility analysis. o Break-even years. o Payback years or discounted payback years. o Internal rate of return. 4. Qualitative factors. 5. Alternative recommended and why. 6. Alternative comparison with firm's goals (for example, ROI).

Recommended solution

1. Overall system description for recommended alternative. 2. New system functions and relationships (for example, logical data flow diagram). 3. Expected new system results. o Costs. o Benefits. 4. Proposed development schedule. 5. Development resource needs.

Docummentation

1. Physical and logical data flow diagrams. 2. Processing flow statistics (volume, timing, and so on). 3. Organizational charts. Analisis dan Desain Sistem

36


4. Feasibility analysis details. 5. Development project schedule chart. 6. Development project proposed cost schedule.

Here are some guidelines for presenting the system study successfully :

1. Melakukan presentasi secara singkat untuk menghindari melampaui waktu

yang

diberikan. 2. Mengurangi penjelasan teknik secara detail seminimal mungkin. Lebih

baik

menjelaskan teknik secara detail dalam menjawab pertanyaan spesifik daripada tidak diminta. 3. Presentasikan secara jelas, supaya tidak berantarkan gunakan peralatan visual. 4. Jika menggunakan model (prototyping), bawalah bring workstation

portable

(laptop). Demonstrasi secara langsung adalah lebih informatif dan menarik daripada inactive visual aids. 5. Tekankan keuntungan-keuntungan usulan sistem informasi dengan beberapa alternatif sesuai dengan kondisi yang dialami perusahaan. membandingkan sistem informasi lainnya. Gunakan

Jangan membatasi

komparasi nilai-nilai nilai-nila i keuangan

seperti ROI (return of investment).


37


BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan

Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara. Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem, untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa. Tahapan dalam menganalisis sistem : 1. Definisikan masalahnya. Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ketersediann ya ?. Apakah output

mengalami

kurang memuaskan ?.

Apa tujuan usaha analisis sistem ?. 2. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya. Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, lingkungann ya, maka akan sulit

lebih

untuk dapat

merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan

mengajukan beberapa pertanyaan

berikut untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem. a. Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ? b. Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan lingkungan? c. Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir serta apa rumusan pengembangannya ? 3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang sistem, berapa biayanya serta apakah hal

memperhatikan

tersedia untuk memperbaiki

tersebut dapat diterapkan ?.

4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya. 5. Terapkan alternatif tersebut. Analisis dan Desain Sistem

38


DAFTAR PUSTAKA

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach , AddisonWesley Publishing Company, 1983. 2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan

Terstruktur ,

Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995. 3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi ,

Penerbit

Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987. 4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,

Macmillan

Publishing Company, New York, 1991.


39

Makalah Analisis Dan Desain Sistem

Recommend Documents