Banyaknya badan pengurus sehingga memungkinkannya badan pengurus yang kurang ter-handle dengan baik sehingga butuh penjagaan internal yang baik demi keberlangsungan fungsi Kewirausahaan BEM FTUI 2016. 5.3.3 Opportunity Menjadi lembaga koordinator tertinggi di tingkat fakultas dan adanya koordinasi dengan keuangan lembaga lain sehingga produk yang tersampaikan bisa lebih luas. 5.3.4 Threat Setiap badan pengurus memiliki kesibukan masing-masing baik akademis dan nonakademis serta prioritasnya masing-masing. 6. 6.1
Program Kerja Proyek dan Non Proyek Program Kerja Proyek -
6.2 Program Kerja Non Proyek 6.2.1 Jaket BEM 6.2.1.1 Jenis Program Kerja Keberlanjutan (keuangan) 6.2.1.2 Tujuan Program Kerja Mengadakan sumber pendanaan alternatif bagi BEM FTUI 6.2.1.3 Pencapaian Parameter Profit sebesar 7 juta Pencapaian: Profit bersih prnjualan jaket BEM mencapai Rp. 16.100.000. Parameter tercapai. (Laporan keuangan terlampir) Saat pembagian jaket 75% pengurus yang sudah membayar lunas Pencapaian: Pada saat pembagian jaket, tercatat hanya 2 BPH dan 10 BP yang belum melunasi jaket BEM. Parameter tercapai 6.2.1.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Berlandaskan Poin Kerja GBPKD bidang keuangan, proker sesuai dengan konspe yang ditentukan yaitu menjalankan poin B3 dan B4 yaitu Mencari sumber dana yang tidak bertentangan dengan landasan IKM FTUI sebagai pemasukan keuangan lembaga dan Memastikan adanya suatu program kerja dana usaha berkelanjutan lembaga yang dapat diteruskan pada kepengurusan berikutnya Evaluasi Keefektifan Bentuk Menyediakan jaket bem untuk seluruh pengurus BEM FTUI 2016, dimana setiap bp wirus yang akan bertanggung jawab untuk setiap bidang dalam BEM FTUI 2016 melalui benbid tetapi ada benbid yang kurang responsif sehingga bp wirus harus berhubungan langsung ke BPH bidang yang berkaitan. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Tiap bp akan bertanggung jawab untuk setiap bidang sehingga pendataan dan pengumpulan uang lebih efektif dan lebih jelas tetapi ada beberapa badan
Waktu
pengurus bidang yang berkaitan masih susah diminta uang untuk membayar sehingga pelunasan masih telat dan ada juga uang yang masih dipegang BPH atau benbid yang belum disetor kepada kewirausahaan BEM FTUI 2016. Evaluasi Waktu Pelaksanaan
Januari
Proker
I
Februari
II
III
IV
I
II
Jaket Kepengeurusa n BEM FTUI 2016
Waktu
III
IV
Pendataan
Januari
Proker
Maret
I
II
Jaket Kepengeurusa n BEM FTUI 2016
Februari III
IV
I
II
III
IV
Pendataan
I
April II
III
I V
I
II
Pembayaran
Pembagian Jaket
Maret
April
I
II
III
I V
I
II
Pembayaran
Dilihat dari table Timeline diatas, terdapat kemunduran jadwal progress penjualan jaket kepengurusan BEM FTUI 2016. Dari timeline awal, terjadi keterlambatan pada pendataan dan pembayaran masing-masing 1 minggu. Hal tersebut menyebabkan waktu prooduksi jaket harus mundur, sehingga pembagiannya juga harus mundur selama 2 minggu, yaitu masuk ke minggu ke-tiga dan ke-empat bulan April 2016. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Mundurnya timeline karena fiksasi design yang sedikit terlambat serta banyak badan pengurus yang telat membayar atau masih menyicil serta keterlambatan dari vendor selama beberapa hari. 6.2.1.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Melakukan follow up langsung ke BPH tidak saja bp wirus yang bertanggung jawab terhadap bidang yang dipegang dan follow up langsung ke vendor. Mulai mengingatkan akan adanya pembelian jaket BEM dari awal kepengurusan kepada seluruh badan pengurus sehingga mempermudah pembayaran dan pelunasan tidak akan mundur dari timeline.
III
III
IV
IV
Pembagian
6.2.2 Engineering Tees 6.2.2.1 Jenis program kerja Keberlanjutan (Keuangan) 6.2.2.2 Tujuan Program Kerja Mengadakan sumber pendanaan alternatif bagi BEM FTUI 6.2.2.3 Pencapaian Parameter Profit sebesar 10 juta Pencapaian: Profit bersih 13.284.000. Parameter tercapai. 40% mahasiswa baru membeli kaos Pencapaian: Ada 492 pemesanan kaos. 6.2.2.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Berlandaskan Poin Kerja GBPKD bidang keuangan, proker sesuai dengan konsep yang ditentukan yaitu menjalankan poin B3 dan B4 yaitu Mencari sumber dana yang tidak bertentangan dengan landasan IKM FTUI sebagai pemasukan keuangan lembaga dan memastikan adanya suatu program kerja dana usaha berkelanjutan lembaga yang dapat diteruskan pada kepengurusan berikutnya. Evaluasi Keefektifan Bentuk Menyediakan kaos angkatan untuk setiap mahasiswa baru Fakultas Teknik Universitas Indonesia yang dilakukan pada saat welcoming maba dimana semua mahasiswa baru pasti hadir ke dalam stand fakultas yang telah disediakan. Pada saat di stand mahasiswa baru akan menulis ukuran baju yang diinginkan dan cara pembayaran yang bisa digunakan. Bentuk ini cukup efektif karena semua mahasiswa baru akan mendapatkan informasi mengenai kaos angkatan maba ini karena semuanya pasti hadir dan selain itu sebelum hari H telah dijarkom mengenai kaos angkatan ini sehingga sebelumnya mahasiswa baru telah tahu bahwa akan kaos angkatan ini. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Ada dua orang BP wirus yang akan menjelaskan mengenai kaos angkatan mahasiswa baru dan yang lainnya akan siap di setiap sisi barisan untuk membagikan dan menerima kembali kertas yang sudah ditulis mahasiswa baru tersebut, selain itu juga menerima uang jika pembayaran dilakukan dengan tunai dan lunas. Suasana di stand memang sedikit panas dan kegiatan yang dilakukan mahasiswa baru cukup hectic sehingga kurang memperhatikan yang dijelaskan di depan selain itu juga kekurangan BP wirus sehingga proses pengambilan dan pembayaran masih cukup lama.
Bulan
Mei
Evaluasi Waktu Pelaksanaan Grant Chart Perencanaan Juni
Proker
I II
III
Engineering Tees
Bulan
Fiksasi Welmab Pendataan dan design jalur Pembayaran SNMPTN dan PPKB Grant Chart Realisasi Mei Juni Juli
Proker
I II
III
IV
IV
Juli
Agustus
I II III IV I II III IV
September
I II III IV I
II III I
Welmab Pendataan dan Pembagian jalur Pembayaran Baju SBMPTN dan Simak UI
I II III IV I II III IV
Agustus
September
I II III IV I II
III I
Fiksasi Welmab Pendataan dan Welmab Pendataan dan Pembagian Baju design jalur Pembayaran jalur Pembayaran SNMPTN SBMPTN dan dan PPKB Simak UI Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Mundurnya timeline pada pembagian baju karena penyerahan data ke vendor yang terlambat, sehingga vendor juga terlambat dalam pemrosesan baju. Serta pembagian baju harus dilakukan selama 3 minggu karena mahasiswa baru tidak segera mengambil baju sesuai timeline yang telah dibuat. 6.2.2.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Meningkatkan koordinasi dengan Bidang Relasi sebagai bidang yang berhubungan dengan langsung dengan panitia welmab atau langsung berkoordinasi dengan panitia welmab mengenai peraturan dan teknis welmab yang diperbolehkan. Selain itu, desain kaos bisa dipercepat sehingga persiapannya lebih matang serta beberapa hari sebelum pembayaran melalui transfer ditutup, setiap BP ditugaskan untuk menghubungi mahasiswa baru yang belum melunasi agar segera melunasi sehingga pendataan akhir pun dapat dipercepat dan mempercepat proses pemesanan kaos kepada vendor.
Engineering Tees
6.2.3 Engineering Market 6.2.3.1 Jenis Program Kerja Keberlanjutan (Keuangan) 6.2.3.2 Tujuan Program Kerja Mengadakan sumber pendanaan alternatif bagi BEM FTUI 6.2.3.3 Pencapaian Parameter 3 kepanitiaan dan 3 warga teknik yang ingin branding Pencapaian: Jumlah kepanitiaan yang berpartisipasi ada 9 kepanitaan (PSB TIUI, SPWI UI, ISEEC UI, COARSE, PGD, AKSIOMA, DONGSEN UI, JFEE, TEKNIK OPEN HOUSE) tetapi tidak ada warga teknik yang ingin branding.
Profit 300 ribu dari 10% keuntungan tiap stand Pencapaian: Profit bersih belum dapat dihitung karena masih dalam tahap pengumpulan lpj tenant. 6.2.3.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Berlandaskan Poin Kerja GBPKD bidang keuangan, proker sesuai dengan konsep yang ditentukan yaitu menjalankan poin B3 yaitu Mencari sumber dana yang tidak bertentangan dengan landasan IKM FTUI seb agai pemasukan keuangan lembaga. Evaluasi Keefektifan Bentuk Menyediakan wadah untuk setiap kepanitiaan menjadi tenant berjualan mencari dana untuk keberlangsungan acaranya. Tidak hanya dapat berjualan tetapi setiap tenant dapat meningktkan awareness warga FTUI yang belanja atau sekedat lewat terhadap acara yang mereka rencanakan. Setiap tenant berjualan makanan dan minuman kreatif yang mengundang banyak sekali minat warga FTUI yang dapat meningkatkan revenue dari tiap tenant. Dengan adanya tempat yang disediakan untuk tiap tenant di satu area membuat tenant tidak perlu menjemput pembeli tetapi pembeli yang menghampiri sehingga memudahkan penjualan makanan dan minuman, tetapi tenant juga diperbolehkan untuk berkeliling untuk berjualan sehingga mempercepat penghabisan produk yang dijual. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Tiap tenant dapat mengisi dan mendekor standnya dimulai dari jam 9 pagi tetapi banyak tenant yang belum siap sampai jam 10 dimana mahasiswa mulai meramaikan tenant sehingga pada pagi hari mahasiswa yang lewat hanya menghampiri satu stand yang memang sudah siap pada jam yang telah ditentukan. Pada saat hari H, panitia menetapkan adanya jalur one way untuk masuk rotunda sehingga mahasiswa yang lewat dapat melihat seluruh stand yang ada tetapi si stem yang dibuat kurang dipatuhi mahasiswa karena petunjuk jalan yang mungkin tidak terlalu kelihatan dan kurangnya penjagaan atas sistem yang dibuat. Selain itu, juga ada kepanitiaan yang membatakan keikutsertaannya dalam Engineering Market H1. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Grant Chart Perencanaan Waktu September Oktober November I II III IV I II III IV I II III Proker Publikasi Open Tennant Engineering Pengumpulan Engineering Market Lpj Tennant Market
Waktu Proker Engineering Market
Grant Chart Realisasi September Oktober I II III IV I II III Publikasi Open Tennant
November IV I Engineering Pengumpulan Market Lpj Tennant
II
III
IV
IV
Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Mundurnya timeline secara keseluruhan karena tidak mendapat waktu yang pas di timeline IKM pada awal Oktober dan pertengahan Oktober adalah minggu UTS, sehingga Engineering Market diadakan diakhir Oktober. Selain itu, perencanaan mengenai Proker ini juga terlambat. 6.2.3.5 Solusi Atas Evaluasi Program Kerja Pelaksanaan Pertama Engineering Market tahun ini terlalu fokus kepada kepanitiaan berada dibawah BEM FTUI dan IMD/IMPI sehingga kurang mengajak mahasiswa yang ingin branding menyebabkan tidak adanya brand mahasiswa yang membuka stand , kedepannya panitia Engineering Market harus lebih meningkatkan publikasinya serta mengapproach secara langsung mahasiswa yang memiliki brand untuk ikut serta dalam Engineering Market. Selain itu, harus adanya biaya pembatalan keikursertaan tenant sehingga tidak adanya tenant yang membatalkan keikursertaaannya tiba tiba.
7. Penutup 7.1 Kesimpulan Selama triwulan ketiga ini, dapat dikatakan bahwa bidang kewirausahaan telah melakukan tugas yaitu mencari dana untuk keberlangsungan BEM FTUI 2016 dengan baik dan sudah melakukan 3 program kerja yang dijalankan. Semua program kerja dapat mencapai parameter yang ditentukan kecuali Engineering Market yang bagian 3 warga teknik yang ingin branding tetapi dari sisi kepanitiaan yang ikut jauh melebihi parameter yang ada. Koordinasi antara BP dan BPH dalam bidang kewirausahaan juga cukup baik, dilihat dari daftar hadir rapat yang selalu diatas 70% 7.2 Rencana Strategis Bidang Rencana Strategis untuk Gambaran Tahun Depan Melaksanakan rencana- rencana yang sudah ditetapkan dan mencari alternativealternatif lain untuk mencari dana dengan melihat peluang-peluang yang ada sesuai dengan euphoria yang terjadi. Selain itu, lebih mematangkan program – program kerja yang ada sehingga meningkatkan profit yang didapatkan. Rencana Strategis untuk Triwulan Selanjutnya Mengingatkan tenant yang ikut serta dalam Engineering Market untuk penyelesaian laporan dan pengumpulan 10% profit kepada BEM FTUI. Merencanakan penjualan merchandise Teknik di akhir kepengurusan. 8. Penilaian Koordinator Bidang 8.1 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Program Kerja Bidang Kewirausahaan hanya memiliki satu program kerja di triwulan IIIA ini, yaitu Engineering Market. Pelaksanaan program kerja ini dinilai cukup baik untuk parameter jenis program kerja baru, meskipun masih banyak yang harus di- improve baik dari sisi persiapan maupun pelaksanaannya. Ke depannya, diharapkan approach terhadap warga teknik untuk membuka stand dan branding lebih ditingkatkan, karena dari pelaksanaannya kemarin hanya kepanitiaan di FTUI yang membuka stand . Bidang ini dinilai baik dalam mencari sumber dana alternatif seperti penanaman saham yang dilakukan denga E-corps. Selain itu, bidang ini juga berhasil mencapai target dana yang dirancang di awal tahun bersama dengan bidang Keuangan, yaitu sekitar 33 juta rupiah.
Dari skala 1 – 5, dilihat dari sudut pandang program kerja, nilai produktivitas dari bidang Keuangan ini yaitu 4. 8.2 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Kinerja Kerja Secara umum, yang menjadi evaluasi bidang Kewirausahaan di triwulan sebelumnya dapat di-cover pada triwulan IIIA ini. Sesuai dengan tugasnyam yaitu mencari sumber dana alternatif bagi lembaga, telah dilakukan dengan baik oleh bidang ini sehingga target yang telah direncanakan pada awal kepengurusan telah tercapai. Namun, ke depan (baik untuk triwulan IIIB atau kepengurusan berikutnya) perlu dilakukan pencarian sumber dana alternatif lainnya, khususnya dalam mencari sumber alternatif bagi BEM FTUI 2016 yang tidak tertuang dalam program kerja, seperti pencarian sponsor untuk BEM FTUI maupun kerja sama dengan pihak lain. Dari segi penanaman kurikulum kaderisasi, BP bidang ini dianggap telah mendapatkan poin – poin yang telah dirancang di awal kepengurusan. Selain itu, dalam program kerja Engineering Market, BP bidang ini diasah kemampuannya mengenai manajemen organisasi juga. Dari skala 1 – 5, nilai kinerja bidang Kewirausahaan bagian harmonisasi yaitu 3,5, sedangkan untuk bagian kaderisasi yaitu 3,5.
LPJ BIDANG PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
1.
Deskripsi Kerja Bidang Bidang Penelitian dan Pengembangan (Litbang) adalah bidang yang memiliki 3 fungsi utama, yaitu pengawasan, evaluasi dan menampung aspirasi warga. Pengawasan dan evaluasi pada kontes ini lebih ke internal lembaga, atau dengan kata lain mengawasi dan mengevaluasi lembaganya sendiri, baik dari segi program kerja yang dilaksanakan ataupun SDM yang terlibat didalam kepengurusan BEM ini (para pengurus BEM). Selain dua fungsi tersebut, l itbang juga memiliki fungsi penampung aspirasi warga. Sampai saat ini, aspirasi warga yang sudah didapat oleh litbang terkait beberapa program kerja yang sudah BEM jalankan. Aspirasi warga tersebut didapatkan melalui penyebaran kuesioner quality control. 2.
Pencapaian Visi dan Misi Bidang atau Parameter Capaian Arahan Ketua Arahan yang diberikan oleh ketua untuk bidang litbang: Melakukan penilaian dan evaluasi terhadap kinerja pengurus BEM FTUI 2016 dan memberikan rekomendasi untuk pengembangan berikutnya Melakukan penilaian dan evaluasi terhadap pelaksanaan program kerja dan memberikan rekomendasi untuk kedepannya. Melakukan evaluasi terkait kebutuhan warga dan memberikan rekomendasi untuk pengembangan berikutnya Melakukan pengukuran & evaluasi terhadap indeks kinerja BEM FTUI 2016. Melakukan kegiatan pengarsipan terhadap data-data evaluasi dan survey BEM FTUI 2016 Melakukan kontrol atas proses kaderisasi BEM FTUI 2016 Memberikan pelatihan-pelatihan dasar lembaga kepada para pengurus BEM FTUI 2016. Untuk poin a, b, c, d, e, f, dan g dari arahan yang diberikan sedang dilakukan. Untuk poin a, telah dilakukan penilaian terkait visi misi dari BEM FTUI 2016 yang dilakukan penilaian tiap triwulannya. Hasil laporan visi misi terlampir pada laporan ini. Untuk poin b, pada triwulan 3 ini sudah berjalan penilaian untuk proker Arjuna IPTEK, Artnight, Todung UI, Engineering Market, dan Kantek Show 2 dengan laporan terlampir pada lampiran laporan ini. Selain itu, untuk poin d, masih berlangsung pendataan terkain dengan beberapa poin yang sudah dapat didata, seperti mahasiswa aktif nyata, jumlah karya ilmiah dan lain sebagainya. Untuk poin e, terkait dengan pengarsipan sedang dilakukan, dan semua data yang diterima oleh litbang di arsipkan di dropbox litbang. Selanjutnya untuk poin kaderisasi atau poin f, sudah berjalan dan sudah dilakukan test untuk mengecek sudah sampai sejauh mana kurikulum kaderisasi yang ditanamkan oleh BPH kepada setiap BP di bidangnya. Untuk poin g, terkait dengan pelatihan untuk pengurus BEM sudah berjalan untuk semua bidang di triwulan satu dan triwulan dua yang lalu. Dan terakhir untuk poin c, sedang dijalan. Hingga saat ini, progress dari poin c masih berada dalam tahap penyebaran kuesioner dan perekapan data. 3. Tugas 3.1 Pendataan terkait minat dan bakat warga teknik. 3.1.1 Gambaran Pelaksanaan Tugas
Pendataan minat dan bakat warga teknik merupakan tugas yang bertujuan untuk mendata minat dan bakat warga teknik dibidang olahraga, seni, iptek, kewirausahaan dan pengabdian masyarakat. Selain itu juga untuk melihat apakah proker yang sudah diberikan selama ini sudah menampung semua minat dan bakat para warga teknik. 3.1.2 Evaluasi Tugas Pencapaian dari pendataan ini akan di jelaskan pada penjelasan proker GKM. Hambatan yang sudah dan mungkin akan masih dihadapi dalam tugas ini adalah menarik antusias warga untuk mengisi kuesioner terkait minat dan bakat, karena kebanyakan warga teknik malas untuk mengisi kuesioner. 3.1.3 Solusi atas Evaluasi Tugas Untuk mengurangi hambatan tersebut, Litbang BEM FTUI 2016 bekerja sama dengan Litbang-Litbang IMD dan IMPI dalam pendataan minat dan bakat. Kerja sama ini dilakukan karena pendataan yang didapat nantinya dapat berguna juga untuk setiap lembaga dalam pembuat proker-proker nantinya. 3.2 3.2.1
Bidding Project Officer Gambaran Pelaksanaan Tugas Tugas ini dilakukan untuk mencari PO dari suatu kepanitiaan tertentu. Selai n itu, tugas ini dilakukan oleh Litbang yang mana menjadi fasilitator pelaksanaan Bidding PO. Litbang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Bidding PO dimulai dari tahap wawancara hingga penentuan PO. 3.2.2 Evaluasi Tugas Sejauh ini telah dilaksanakan 12 Bidding PO diawali dari bulan Januari. Tidak ada hambatan yang berarti dalam pelaksanaannya, semua berjalan dengan lancar. Kemudian akan ada 1 Bidding PO lagi yang akan dilaksanakan di triwulan III ini, yaitu bidding PO kersos. 3.2.3 Solusi atas Evaluasi Tugas Karena pelaksanaan dari Bidding PO dianggap sudah baik, maka untuk solusi yang dilakukan ialah untuk terus mengingatkan BPH dari bidang terkait agar tidak telat memberi tahu litbang, agar semua persiapan bidding dapat berjalan dengan lancar. 4. Evaluasi Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi dan Ketercapaian SPJ 4.1 Kurikulum Kaderisasi yang Dilaksanakan Kurikulum Kaderisasi standar kompetensi umum atau SPJ yang ditanamkan pada triwulan ini adalah poin 3 dan 4 yaitu : Poin 3 : memiliki orientasi yang jelas untuk lembaganya Poin 4 : mampu memimpin rapat Adapun kurikulum kaderisasi standar kompetensi utama (arahan ketua lembaga) yang ditanamkan pada triwulan ini tidak ada karena sudah diterapkan pada triwulan I dan II. Adapun kurikulum kaderisasi standar khusus (arahan BPH) bidang penelitian lembaga yang diterapkan di triwulan ini adalah hanya penerapan metode 6 thingking hat dan yang lain nya sudah diterapkan di triwulan I dan II. 4.2 Gambaran Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi Pada umum nya pelaksanaan penerapan kurikulum kaderisasi berjalan lancar, karena hanya satu materi maka penerapan melalui penjelasan dengan mengundang pembicara. Pembicara juga memberikan contoh kasus dan pembahasan nya, sehingga berjalan efektif.
4.3
Ketercapaian SPJ oleh Pengurus Lembaga Ketercapaian SPJ umum pada triwulan ini sesungguhnya belum dapat diukur karena pada saat LPJ ini keluar, hasil FPT triwulan III belum keluar. FPT ini yang menjadi tolak ukur ketercapaian SPJ. 5. Gambaran Umum 5.1 Koordinasi BPH-BP Koordinasi BPH dengan BP terjalin semakin baik dari waktu ke waktu. Hal ini disebabkan karena kinerja BP yang telah teridentifikasi secara menyeluruh sejak triwulan sebelumnya sehingga BPH lebih dapat menentukan sikap yang tegas dan strategi khusus terhadap kinerja yang dilakukan oleh tiap BP. Ole h karena BP telah menjalani beberapa proker, BP semakin mengetahui pentingnya penyelesaian dari tiap proker dengan tepat waktu dan rasa saling membantu pun semakin tumbuh satu sama lain. Hubungan antar BPH dan BP juga ditingkatkan dengan mengadakan beberapa kali konsolidasi ataupun makan dan kumpul bersama untuk meningkatkan harmonisasi hubungan internal. 5.2 Koordinasi antar BPH Koordinasi antar BPH terus terjalin dengan baik. Dengan saling evaluasi satu sama lain sehingga tiap proker dapat diselesaikan tepat waktu. Prioritas terhadap kepentingan akademis kerap menjadi sedikit kendala terhadap koordinasi antar BPH. Komunikasi perlu difokuskan untuk penyelesaian fungsi bidang sehingga tidak terjadi miskom satu sama lain. 5.3 Analisis SWOT Bidang 5.3.1 Strength Komitmen dan rasa tanggung jawab seluruh pengurus litbang yang besar Hubungan yang harmonis antar BPH dan BP Pengurus disiplin terhadap waktu 5.3.2 Weakness Koordinasi antar BP masih belum maksimal 5.3.3 Opportunity Bidang lain yang kooperatif dan dapat bekerja sama dengan baik 5.3.4 Threat Prioritas akademis BP yang bertambah di triwulan ini 6. Program Kerja Proyek dan Non Proyek 6.1 Program Kerja Proyek 6.2 Program Kerja Non Proyek 6.2.1 Pengontrolan Kurikulum Kaderisasi 6.2.1.1 Jenis Program Kerja Keberlanjutan 6.2.1.2 Tujuan Program Kerja Untuk mengontrol pembuatan dan pelaksanaan kurikulum kaderisasi setiap bidang. 6.2.1.3 Pencapaian Parameter Semua bidang membuat kurikulum kaderisasi Pencapaian:
Tercapai. Semua bidang di BEM FTUI 2016 telah membuat Kurikulum Kaderisasi . Terbentuknya laporan kurikulum kaderisasi setiap triwulan Pencapaian: Belum tercapai karena pengukuran pencapaian baru dapat dilaksanakan di akhir triwulan namun hingga saat ini laporan terbentuk setiap triwulan. Tertanamnya minimal 70% kurikulum kaderisasi kepada seluruh BP Pencapaian: Tercapai. Hingga saat ini seluruh bidang sudah dan sedang menanamkan kurikulum kaderisasi nya. Hal ini dapat dilihat lebih lengkap di laporan kurikulum kaderisasi dan ini mengartikan juga 100% Kurikulum Kaderisasi BEM FTUI 2016 tertanam. 6.2.1.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Proker ini mengacu pada poin kerja D.1 yaitu membuat kurikulum kaderisasi untuk semua pengurus lembaga. Poin ini terdapat pada parameter 1 dan sudah tercapai, karena seluruh bidang di BEM FTUI 2016 sudah membuat kurikulum kaderisasi sesuai format yang diberikan MPM. Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk proker ini adalah keberlanjutan (kaderisasi). Bentuk ini telah sesuai dengan proker ini, karena proker ini ditujukkan untuk mencari dan mempersiapkan penerus yang merupakan salah satu jantung BEM FTUI 2016 ataupun organisasi lainnya di FTUI. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Teknis pelaksanaan nya yaitu, terdapat materi yang harus ditanamkan setiap BPH kepada BP bidang masing – masing setiap triwulan. SC Kaderisasi selaku pengontrol kepada BPH apakah materi triwulan ini sudah ditanamkan apa belum. SC kaderisasi juga nanti akan mengawasi dan menguji melalui FPT triwulan atau dengan laporan kurikulum kaderisasi yang dibuat oleh setiap bidang. Selama ini teknis pelaksanaan seperti ini cukup efektif namun memang perlu kontrolling lebih dari SC kaderisasi karena terkadang BPH suka lupa untuk melakukan penanaman, namun hingga saat ini selalu di ingatkan oleh SC kaderisasi. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Tools utama Pengontrolan kaderisasi ini adalah FPT, FPT dilaksanakan sesuai timeline yang di tentukan yaitu, tanggal 28 Oktober 2016 dan 31 Oktober 2016. Hal ini sesuai dikarenakan pihak BEM FTUI 2016 telah memasukan FPT ke Rakor timeline Kestari agar tidak bentrok. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Pada triwulan ini tidak ada perubahan pada pelaksanaan proker Pengontrolan Kurikulum kaderisasi ini. 6.2.1.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Program kerja sudah sangat efektif, solusi untuk kedepannya mungkin pihak terkait dapat membuatkan format untuk laporan pengontrolan kurikulum kaderisasi, karena ada lembaga yang masih bingung.
6.2.2 Gugus Kendali Mutu 6.2.2.1 Jenis Program Kerja
Keberlanjutan 6.2.2.2 Tujuan Program Kerja Menggali dan melakukan upaya untuk merespon isu/permasalahan yang terjadi di lingkungan teknik. 6.2.2.3 Pencapaian Parameter Terbentuknya laporan hasil analisa yang kemudian menjadi rekomendasi untuk penyelesaian masalah Pencapaian: Belum tercapai, karena pada saat ini masih dalah proses pengolahan data dan analisa. 6.2.2.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Program kerja ini sudah sesuai dengan poin kerja E.3 dan E.6 GBPKD. Poin E.3 “Melakukan evaluasi terkait kebutuhan warga dan memberikan rekomendasi untuk pengembangan berikutnya.” Sesuai karena program kerja telah dilakukan penelitian berdasarkan minat dan bakat warga teknik UI yang akan dikembangkan untuk diolah menjadi rekomendasi focus kerja BEM FTUI periode berikutnya. Poin E.6 “Melakukan kegiatan pengarsipan terhadap data -data evaluasi dan survey lembaga dengan rapi dan sistematis.” Sesuai karena teknis dari proker ini adalah penyebaran kuisioner untuk mengambil data dari warga yang kemudian diolah menjadi laporan dan telah kami arsipkan. Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk program kerja ini adalah keberlanjutan karena program kerja ini dilaksanakan dari awal hingga akhir kepengurusan dan bertujuan untuk memberikan rekomendasi untuk menjaga keberlangsungan BEM FTUI periode berikutnya. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Teknis pengambilan data telah dilaksanakan dengan penyebaran kuisioner secara online dan offline kepada warga FTUI dari angkatan 2012-2016. Untuk penyebaran secara online mengalami kesulitan karena kurangnya kesadaran warga untuk mengisi borang. Untuk penyebaran secara offline mengalami kesulitan dalam perekapan data karena harus memindahkan data dari offline ke online yang memungkinkan terjadinya kesalahan input data. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Program kerja ini dilaksanakan mulai dari triwulan satu hingga triwulan tiga. Sampai saat ini program kerja yang dilaksanakan masih sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan yaitu pada proses analisa data. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Tidak ada perubahan yang signifikan pada pelaksanaan. Semua teknis dan konsep program kerja ini sesuai dengan lembar eksekusi yang telah dibuat sebelumnya. 6.2.2.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Solusi yang dapat diberikan untuk mensiasati pen yebaran data adalah melalui bantuan litbang IMD dan IMPI untuk menyebarkan kuisioner. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mempernudah penyebaran ialah dengan metode ploting. Selain itu solusi lain yang
digunakan adalah mempergencar publikasi sehingga warga FTUI lebih sadar terhadap penelitian yang dilakukan oleh BEM FTUI. 6.2.3 Penilaian Kinerja BEM 6.2.3.1 Jenis Program Kerja Keberlanjutan 6.2.3.2 Tujuan Program Kerja Melakukan penjaringan terhadap kebutuhan warga terkait program kerja dan bentuknya yang selanjutnya dijadikan rekomendasi untuk kepengurusan selanjutnya. 6.2.3.3 Pencapaian Parameter Terevaluasinya seluruh program kerja yang melibatkan partisipasi warga secara aktif. Pencapaian: Pada triwulan ini, terdapat 5 program kerja yaitu Arjuna IPTEK, Artnight, Todung UI, Engineering Market, dan Kantek Show. Parameter ini tercapai dengan pengisi kuisioner sebanyak 70 orang untuk Engineering Market, 48 orang untuk Arjuna IPTEK, 29 orang untuk Artnight, 5 orang untuk Todung UI, dan 163 orang untuk Kantek Show. Terbentuknya laporan hasil penilaian kinerja BEM yang diberikan kepada MPM setiap pengumpulan LPJ triwulan. Pencapaian: Pada triwulan ini sudah terbentuk laporan hasil penilaian kinerja BEM. 6.2.3.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Proker Penilaian Kinerja BEM (PKB) ini memiliki poin kerja E.2, E.5, dan E.6. Poin E.2 yaitu melakukan penilaian dan evaluasi terhadap pelaksanaan program kerja dan memberikan rekomendasi untuk pengembangan berikutnya, yang dikumpulkan ke MPM setiap penyerahan LPJ le mbaga. Poin ini sesuai karena sudah dilakukannya penilaian terhadap program kerja yang telah berlangsung dan dihasilkannya output berupa laporan yang berisi evaluasi dan rekomendasi untuk pelaksanaan berikutnya. Poin E.5 yaitu melakukan evaluasi indeks kinerja lembaga dan performa lembaga selama kepengurusan dan memberikan gambaran langkah strategis untuk kepengurusan selanjutnya. Poin ini sesuai karena kinerja dari suatu lembaga dapat dinilai dari program kerjanya dan memberikan laporan yang berisi evaluasi dan rekomendasi sebagai acuan langkah strategis kepengurusan berikutnya. Poin E.6 yaitu melakukan kegiatan pengarsipan terhadap data-data evaluasi dan survei lembaga dengan rapi dan sistematis. Poin ini sesuai karena dihasilkannya laporan penilaian setiap program kerjanya sebagai arsipan data-data evaluasi yang sistematis. Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk pelaksanaan program kerja Penilaian Kinerja BEM ini adalah keberlanjutan. Proker ini dilakukan dari awal sampai akhir kepengurusan karena program kerja ini menilai setiap program kerja dari BEM yang mengundang warga yang pelaksanaannya juga dilakukan dari awal sampai akhir kepengurusan.
Evaluasi Teknis Pelaksanaan Teknis pelaksanaan Penilaian Kinerja BEM ini masih belum sepenuhnya efektif. Program kerja Penilaian Kinerja BEM ini menggunakan kuesioner online dalam bentuk typeform yang disebar melalui OA Line BEM FTUI , yang dalam pelaksanaannya cukup efektif dibandingkan dengan penyebaran menggunakan kertas yang dapat hilang saat pengumpulan tetapi banyak dari warga yang kurang peduli untuk mengisi kuisioner onlinenya namun pempublikasian link kuesioner online masih belum maksimal sehingga responden yang diperoleh masih sedikit. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan Penilaian Kinerja BEM ini adalah setiap selesai pelaksanaan sebuah proker. Pada triwulan ini, waktu penyebaran link kuisioner ini sudah tepat, yaitu bersamaan dengan berakhirnya suatu proker Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Terdapat perubahaan pada pelaksanaan program kerja Penilaian Kinerja BEM, yaitu pada kepengurusan sebelumnya masih terdapat pengisian kuisioner offline dan pada kepengurusan ini sudah diganti menjadi kuisioner online. 6.2.3.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Meningkatkan koordinasi ke litbang IM untuk membantu publikasi atau penyebaran borang online dan turun langsung ke warga untuk meminta mereka mengisi borang online tersebut saat acara selesai jika memungkinkan. Selain itu, berkoordinasi dengan panitia acara tersebut untuk mempublikasikan link kuisioner di awal dan akhir acara.
6.2.4 Penilaian IKG BEM FTUI 2016 6.2.4.1 Jenis Program Kerja Keberlanjutan 6.2.4.2 Tujuan Program Kerja Mengukur dan mengevaluasi ketercapaian IKG BEM FTUI 2016 dan memberikan rekomendasi pengembangan untuk kepengurusan selanjutnya. 6.2.4.3 Pencapaian Parameter Tersusunnya laporan evaluasi IKG BEM FTUI 2016 diakhir kepengurusan. Pencapaian: Pelaksanaan proker ini sampai pertengahan triwulan 3 masih dalam tahap pendataan untuk beberapa poin IKG yang sudah berjalan. Terkumpulnya borang IKG seluruh lembaga ke BEM FTUI. Pencapaian: Belum dapat diukur karena masih dalam tahap pengumpulan oleh lembaga masingmasing. 6.2.4.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Pada proker evaluasi visi misi ini poin kerja GBPKD yang digunakan adalah poin E.4 dan E.5. Poin E.4 yaitu melakukan pengukuran dan evaluasi terhadap indeks kinerja lembaga dalam hal ini yaitu IKG lembaga, serta poin E.5 yang berbunyi melakukan evaluasi terhadap indeks kinerja lembaga serta performa lembaga dan memberikan rencana strategis untuk kepengurusan berikutnya. Kedua poin ini telah sesuai dengan proker ini yang memiliki tujuan mengukur dan
mengevaluasi ketercapaian IKG BEM FTUI 2016 dan memberikan rekomendasi pengembangan untuk kepengurusan selanjutnya, yang dituangkan pada sebuah laporan yang akan diserahkan kepada MPM. Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk dari proker ini adalah keberlanjutan yang tujuan nya adalah menjaga suasana kondusif dalam rangka menjaga keberlanjutan lembaga, hal ini sesuai dengan proker penilaian IKG yang menjaga ketercapaian lembaga terhadap poin GBHI sudah sejauh mana demi keberlanjutan lembaga. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Teknis pelaksanaan yaitu dari yang memegang proker ini adalah SC dari IKG itu sendiri. SC melaksanakan koordinasi antar bidang di BEM dan SC IKG IM lainnya untuk mengumpulkan data. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan selama kepengurusan. Namun waktu pengambilan data haruslah dipercepat, maka dari itu koordinasi yang baik dan follow up yang intens sangat dibutuhkan, karena kalau tidak waktu pelaksanaan menjadi tidak efektif dan terbengkalai. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Pelaksanaan yang sebelumnya follow up terhadap bidang lain hanya dari SC IKG saja namun pada kepengurusan kali ini SC IKG dibantu oleh PJ Kontrol Bidang dimana itu Badan Pengurus BEM FTUI 2016. Sehingga dengan metode ini koordinasi akan menjadi lebih baik dan kontrolling menjadi lebih baik juga. 6.2.4.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Lebih meningkatkan lagi koordinasi antara SC dan bidang terkait sehingga pendataan dapat berjalan dengan lancar. Melibatkan kontrol bidang akan dipertahankan terus sampai akhir triwulan 3.
6.2.5 IKW 6.2.5.1 Jenis Program Kerja Keberlanjutan 6.2.5.2 Tujuan Program Kerja Melakukan penjaringan terhadap kebutuhan warga terkait program kerja dan bentuknya yang selanjutnya dijadikan rekomendasi untuk kepengurusan selanjutnya. 6.2.5.3 Pencapaian Parameter
30% warga (per angkatan dan per jurusan) mengisi kuisioner terkait identifikasi kebutuhan warga Pencapaian: Belum tercapai karena dalam proses pemenuhan target kuantiatif, komunikasi keberlangsungan proses dengan pihak IMD dsb tetap berlangsung hingga waktu yang telah disepakati. Terbentuknya laporan analisis identifikasi kebutuhan warga Pencapaian: Belum tercapai disebabkan menunggu pemenuhan parameter pertama sehingga parameter 2 yang merupakan parameter turunannya dapat terimplementasi.
6.2.5.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Berdasarkan pada laman evaluasi GBPK poin E,khususnya poin E-3 yang berbunyi “melakukan evaluasi terkait kebutuhan warga dan memberikan rekomendasi untuk pengembangan berikutnya.” Maka progam kerja berikut telah sesuai dengan poin tersebut yang bertujuan untuk menghimpun data kebutuhan warga dengan menindaklanjutinya dalam bentuk evaluasi dan rekomendasi. Evaluasi Keefektifan Bentuk Sampai saat ini bentuk dari proker IKW ini masih dirasa efektif, yakni dengan menyebarkan kuesioner kepada warga teknik. Selain itu pada proker ini, Litbang BEM FTUI bekerja sama dengan Litbang dari IMD dan IMPI, baik dalam tahapan perumusan kuesioner dan juga penyebaran kuesioner. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Program kerja berikut dilaksanakan dengan cara penyebaran borang baik secara langsung maupun online terhadap warga. Adapun evalusinya ialah perlunya regulasi yang mengatur secara jelas peran timbal balik dalam bentuk teknis yang tetap dari dan ke/ antar lembaga BEM FTUI dengan IMD dan IMPI kedepannya. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Sudah cukup baik, karena sampai saat ini waktu yang digunakan dalam pelaksanaan berjalan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan, namun pada teknisnya diperlukan sosialisasi interval pengambilan data antar lembaga agar terpenuhi target kuantitatifnya. Dengan deadline pengumpulan pada 4 November 2016. Dan selanjutnya dilakukan perekapan IKW oleh BEM FTUI dan kembali disebar hasilnya kepada masing-masing IMD. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Pelaksanaan pada tahun 2016 disertai dengan adanya penghimpunan data via form online untuk mempermudah proses dan memenuhi prinsip efisiensi. 6.2.5.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Sampai saat ini, diperlukan prinsip teknis berkelanjutan yang dapat dijadikan acuan dari tahun ketahun, dengan model koordinasi yang diefektifkan pada komunikasi dua arah antar lembaga BEM FTUI, IMD, serta IMPI. 6.2.6 HRE 6.2.6.1 Jenis Program Kerja Keberlanjutan 6.2.6.2 Tujuan Program Kerja Melakukan penilaian dan evaluasi terhadap kinerja pengurus lembaga dan memberikan rekomendasi untuk pengembangan berikutnya. 6.2.6.3 Pencapaian Parameter Terlaksana dua kali selama kepengurusan (pada triwulan 1 dan 3) Pencapaian: Pelaksanaan Human Resource Evaluation pada triwulan 3 ini sudah berjalan dan sedang berlangsung melalui kuesioner yang disebar ke setiap bidang lembaga. Sehingga, parameter ini sudah tercapai di mana HRE sudah dilaksanakan sebanyak dua kali pada triwulan 1 dan triwulan 3.
Semua pengurus mengisi kuesioner Pencapaian: Hingga penulisan LPJ Triwulan 3a ini, belum semua pengurus mengisi kuesioner dikarenakan masih dalam tahap pengisian HRE di mana hampir 75% badan pengurus dari setiap bidang telah mengisi HRE. Dengan demikian, parameter ini belum tercapai untuk pengisan HRE pada triwulan 3 ini. Terbentuknya laporan evaluasi serta rekomendasi pengembangan untuk pengurus bidang Pencapaian: Parameter ini belum tercapai mengingat belum semua BP & BPH setiap bidang mengisi kuesioner HRE sehingga laporan evaluasi serta rekomendasi belum dapat dilaksanakan untuk HRE pada triwulan 3 ini. 6.2.6.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja (hanya untuk proker dari GBPKD) Berdasarkan poin GBPKD E1, poin kerja dari program kerja Human Resource Evaluation adalah melakukan penilaian dan evaluasi terhadap kinerja pengurus lembaga dan memberikan rekomendasi untuk pengembangan berikutnya. Jika melihat pelaksanaan program kerja Human Resource Evaluation yang sudah berjalan, poin penilaian kinerja pengurus sudah terpenuhi di mana kuesioner sudah disebarkan dan data sudah direkap; sementara poin evaluasi belum dilaksanakan karena penulisan laporan evaluasi dan rekomendasi belum dimulai. Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk pelaksanaan program kerja Human Resource Evaluation ini menggunakan kuesioner dalam bentuk Microsoft Excel , di mana kuesioner sudah disebarkan secara langsung oleh Konsultan Bidang dari Litbang yang hadir pada rapat bidang bersangkutan. Dibandingkan dengan pelaksanaan HRE pada triwulan I, tampilan dan cara pengisian kuesioner HRE terbilang lebih praktis sehingga memudahkan dalam masa pengisian dan perekapan data. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Teknis pelaksanaan Human Resource Evaluation untuk triwulan 3 ini menggunakan kuesioner dalam bentuk Microsoft Excel yang disebarkan secara langsung pada saat rapat bidang bersangkutan. Bagi badan pengurus yang tidak dapat hadir pada saat rapat bidang dan masa pengisian HRE, pengisian HRE akan dilakukan secara online. Dengan teknis seperti ini, pengisian dan pengumpulan data HRE setiap bidang dapat dilaksanakan lebih cepat mengingat pengisian HRE yang dilakukan secara langsung. Namun, kekurangan dari metode ini adalah saat ada beberapa badan pengurus yang tidak dapat hadir pada saat rapat bidang, beberapa badan pengurus tersebut sulit di-approach dan di- follow up untuk penyusulan pengisian. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Waktu perencanaan Human Resource Evaluation untuk triwulan 3 sebagai berikut: Kegiatan Waktu Perencanaan Pembuatan Kuesioner HRE Minggu ke-4 September
Pengisian HRE Minggu ke-2 dan ke-3 Oktober Pembuatan Laporan HRE Minggu ke-4 Oktober Sementara dalam pelaksanaannya, program kerja Human Resource Evaluation dijalankan sebagai berikut: Kegiatan Waktu Pelaksanaan Pembuatan Kuesioner HRE Minggu ke-4 September Pengisian HRE Minggu ke-2-4 Oktober Pembuatan Laporan HRE Minggu ke-1 November Perubahan waktu pelaksanaan terjadi disebabkan waktu berdekatan dengan minggu UTS, dan ada beberapa bidang yang tidak me ngadakan rapat bidang setelah UTS, sehingga mengalami kesulitan dalam penetapan waktu pengisian HRE yang membuat timeline sedikit mundur. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Pelaksanaan program kerja Human Resource Evaluation untuk triwulan 3 tidak mengalami perubahan dalam hal format kuesioner di mana hal ini sesuai dengan kesepakatan sudah dibuat sebelumnya. 6.2.6.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Berdasar pada evaluasi program kerja di atas, solusi yang dapat diajukan untuk Human Resource Evaluation sebagai berikut: Mencari bentuk kuesioner HRE yang lebih efektif dan praktis, di mana bentuk online bisa diterapkan namun perlu diperhatikan keefektifan tampilannya. Misal, penyebaran bisa dilakukan secara online, tampilan yang praktis dan mudah seperti Microsoft Excel, dan bisa diaplikasikan untuk segala jenis perangkat ( handphone atau laptop). Membuat IP bidang dan memberikan konsekuensi pada bidang bersangkutan apabila ada BPH atau BP yang tidak atau telat mengisi HRE dari deadline yang ditentukan, misal: mengurangi IP Bidang beberapa persen di mana dalam pelaksanaannya juga berkoordinasi dengan Kestari). Apresiasi berupa reward kepada bidang yang paling cepat mengumpulkan HRE juga dapat diterapkan.
6.2.7 Evaluasi Visi Misi 6.2.7.1 Jenis Program Kerja Keberlanjutan 6.2.7.2 Tujuan Program Kerja Melakukan pengukuran dan evaluasi terhadap ketercapaian BEM FTUI 2016 dan memberikan rekomendasi untuk pengembangan selanjutnya. 6.2.7.3 Pencapaian Parameter Terevaluasinya 100% poin visi misi BEM FTUI 2016 Pencapaian: Tercapai, karena100% poin visi misi telah terevaluasi. Tersusunnya laporan visi misi setiap triwulan Pencapaian: Tercapai, laporan visi misi telah disusun setiap triwulannya. 6.2.7.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja
E.5: Melakukan evaluasi terhadap indeks kinerja lembaga dan performa lembaga selama kepengurusan dan memberikan gambaran langkah strategis untuk kepengurusan selanjutnya. Evaluasi: Sesuai dengan program kerja ini, karena kita mengevaluasi visi dan mis i suatu lembaga yang merupakan pencapaian dan tolak ukur kinerja lembaga t ersebut. E.6: Melakukan kegiatan pengarsipan terhadap data-data evaluasi dan survey lembaga dengan rapi dan sistematis Evaluasi: Sesuai karena parameter yang dievaluasi berdasarkan pada data yang telah diarsipkan Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk proker ini adalah keberlanjutan, karena dilakukan secara terus enerus dari awal hingga akhir kepengurusan dan merupakan proker internal yang tidak dapat dihilangkan. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Teknis pelaksanaan dilakukan dengan melakukan controlling rutin per bulan kepada ketua lembaga ataupun bidang terkait yang berkaitan dengan parameter pencapaian visi misi ini. Terkadang tidak terlaksana secara rutin tiap bulannya, namun dilaksanakan di waktu lain. Terkadang Penanggung jawab proker ini juga agak segan untuk mengontrol karena tidak terlalu dekat dengan BPH bidang lain yang terkait. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Waktu controlling visi misi biasanya sebulan dilakukan 2 – 3 kali. Waktu tersebut dinilai cukup efektif karena pencapaian visi misi pada triwulan III telah meningkat dari triwulan II dan beberapa poin-poin parameter yang belum tercapai telah dikonfirmasi tercapai atau tidak. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Pada triwulan ini sebenarnya tidak ada perubahan pada pelaksanaan maupun dari teknis walaupun waktu. Namun sudah mengalami kemajuan dari tahun sebelumnya, karena tahun sebelumnya hanya di kontrol di seti ap akhir triwulan saja sedangkan pada tahun ini terjadi controlling pada tiap bulannya. 6.2.7.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Solusi pada tahun kepengurusan berikutnya adalah lebih mengadakan koordinasi antara PJ evaluasi visi misi dan PJ control bidang dengan cara melibatkan PJ kontrol bidang pada bidang masing-masing yang terkait visi misi tersebut sehingga dapat dilakukan pengontrolan yang lebih baik. 7. Penutup 7.1 Kesimpulan Program kerja dilaksanakan dengan baik dan terkoordinasi secara menyeluruh ke BP. Walau begitu, rencana strategis dalam pelaksanaan teknis masih perlu dipersiapkan seperti membuat reminder untuk setiap pelaksanaan program kerja BEM untuk dilakukan penilaian proker tersebut tidak lama setelah pelaksanaan proker itu. Lalu, beberapa data telah dikumpulkan dan perlu dipersiapkan waktu untuk melakukan analisa dan evaluasi kepada setiap bidang di BEM. Litbang sekarang akan berfokus kepada tahap pengembangan untuk memberikan rekomendasi kepada tahun kepengurusan berikutnya.
7.2
Rencana Strategis Bidang Rencana Strategis untuk Gambaran Tahun Depan Hal pertama sebagai rencana strategis untuk tahun depan adalah meningkatkan kapasitas dan komitmen BP di akhir triwulan 3, agar mereka termotivasi untuk tampil mandiri dan kooperatif dengan pengurus yang lain. Hal ini dilakukan untuk mempersiapkan BP yang pada nantinya akan dapat mengatur waktu dan tanggung jawabnya dengan baik saat menghadapi kesibukan akademis.. Lalu, mengadakan presentasi terhadap hasil kinerja BP terhadap kontrol bidang dan program kerja masing-masing untuk menumbuhkan iklim diskusi dan demokrasi dalam menghadapi dan menyelesaikan masalah. Rencana Strategis untuk Triwulan Selanjutnya Rencana strategis untuk triwulan selanjutnya adalah meluangkan waktu lebih banyak untuk melakukan pengembangan dan terus mengontol kinerja BP dalam menyelesaikan proyek akhirnya, yaitu membuat blueprint seluruh bidang BEM.
8. Penilaian Koordinator Bidang 8.1 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Program Kerja Bidang Penelitian dan Pengembangan ini merupakan salah satu bidang yang memiliki program kerja terbanyak di BEM FTUI 2016 dengan 10 program kerja. Saat ini masih berjalan beberapa program kerja dari 10 program kerja tersebut. Secara umum, kinerja bidang ini untuk melaksanakan program kerja dinilai baik meskipun program kerja tersebut memiliki beberapa evaluasi dalam pelaksanaannya (yang telah dijabarkan dalam LPJ ini). Ke depannya, diharapkan bidang Penelitian dan Pengembangan ini lebih giat dalam menyelesaikan program kerjanya karena banyak dari program kerja bidang ini yang belum selesai terlaksana (pengukuran parameter baru bisa dilakukan di a khir kepengurusan), sehingga perlu kerja yang lebih keras dari BPH dan BP bidang ini di sisa kepengurusan. Dari skala 1 – 5, dilihat dari sudut pandang program kerja, nilai produktivitas dari bidang ini yaitu 4. 8.2 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Kinerja Bidang Bidang Penelitian dan Pengembangan ini merupakan bidang yang workload -nya termasuk padat di triwulan IIIA ini karena pelaksanaan program kerja yang masih cukup banyak. Evaluasi triwulan sebelumnya dari bidang ini yang belum mengoptimalkan keberadaan BP sudah diatasi di triwulan IIIA ini. Hal ini terlihat dari keberadaan dan kehadiran BP saat rapat bidang. Sedangkan untuk kaderisasi, karena bidang ini merupakan bidang yang meng-handle kaderisasi BEM FTUI, bidang ini dapat dikatakan baik dalam menanamkan materi kaderisasi ke BP bidang, terutama metode 6 thinking hat yang ditanamkan pada triwulan IIIA ini. Dari skala 1 – 5, nilai kinerja bidang Penelitian dan Pengembangan bagian harmonisasi yaitu 4, sedangkan untuk bagian kaderisasi yaitu 4,5.
LPJ BIDANG AKADEMIS DAN PROFESI (AKPRO)
1.
Deskripsi Kerja Bidang Bidang Akademis dan Profesi (Akpro) adalah salah satu bidang dalam susunan kepengurusan BEM FTUI yang fokusnya adalah penyediaan pelayanan, pendampingan dan konsultasi serta advokasi dalam pendidikan ranah kampus dan pasca kampus untuk mahasiswa FTUI khususnya program sarjana serta sebagai penghubung antara pihak dekanat dan mahasiswa FTUI. Bidang Akpro sebagai pemenuh salah satu kebutuhan primer mahasiswa, yaitu pendidikan. Fungsi pelayanan, pendampingan hingga advokasi pendidikan pada awalnya berjalan di level Departemen. Jurusan J urusan atau program studi memiliki fungsi yang berbeda dari Departemen yaitu sebagai perencana, pengelola dan pelaksana kurikulum pendidikan. Oleh karenanya bidang pendidikan pada lembaga eksekutif pun pertama kali tumbuh di dalam struktur kepengurusan IMD dan IMPI. BEM FTUI selaku lembaga eksekutif tertinggi memiliki peran sebagai koordinator atas lembaga lembaga eksekutif lainnya di level Departemen dan PI, agar bidang pendidikan di IMD dan IMPI mempunyai arah yang sama dengan BEM walaupun ada perbedaan kebutuhan dan karakteristik mahasiswa di tiap jurusan. Bidang Akpro diharapkan bisa menjadi bidang yang fokus pada pelayanan dan peningkatan kualitas akademis. Karakter yang diharapkan adalah Akpro menjadi bidang pengayom dan bisa menjadi problem solver atas permasalahan akademis mahasiswa (baik itu untuk penanganan mahasiswa yang bermasalah ataupun peningkatakan kualitas akademis mahasiswa secara umum) serta mitra dekanat dalam pengawasan proses perkuliahan. Berdasarkan IKG dari Usaha GBHI versi MUKER VIII IKM FTUI : a. Melayani kebutuhan dan mengembangkan potensi intelektual yang mengarah kepada peningkatan proses pendidikan akademis akademis dan non-akademis. i) Memperjuangkan hak-hak anggota IKM FTUI sebagai mahasiswa ataupun mitra pendidikan. ii) Meningkatkan fungsi lembaga sebagai mediator dan penunjang terselenggaranya proses pendidikan. b. Mengoptimalkan interaksi antar anggota IKM FTUI, antara anggota IKM FTUI dengan lembaga kemahasiswaan di IKM FTUI, dan antar lembaga kemahasiswaan di IKM FTUI. c. Mempersiapkan anggota anggota IKM FTUI untuk untuk menghadapi menghadapi dinamika kehidupan pascakampus. 2.
Pencapaian Visi dan Misi Bidang atau Parameter Capaian Arahan Ketua Menghimpun informasi yang menunjukkan performa performa akademis setiap mahasiswa. mahasis wa. Melakukan advokasi terhadap mahasiswa yang bermasalah secara akademik . Membantu mahasiswa dalam birokrasi dengan pihak penyelenggara pendidikan apabila terjadi masalah. Melakukan evaluasi dan advokasi terhadap kurikulum pendidikan yang sedang berlangsung dan bila ada yang sedang dirancang. Melakukan kegiatan yang dapat mengembangkan potensi akademik mahasiswa. Melakukan kegiatan yang dapat menunjang persiapan mahasiswa menghadapi dunia pasca kampus. Melakukan pengawasan dan advokasi terhadap fasilitas penunjang belajar mahasiswa.
LPJ Triwulan 3 untuk bidang Akpro dimuat pada periode awal Juli sampai akhir Oktober. Pada kepengurusan di triwulan ini, bidang Akpro telah membuat beberapa progress yang lebih baik dibandingkan dengan triwulan sebelumnya. Hal yang mendasari hal itu adalah adanya improvisasi kualitas program kerja maupun pengembangan karakter bagi elemenelemen yang berhubungan secara langsung maupun tidak langsung dengan bidang Akpro, seperti antara bidang Akpro dengan bidang lain di BEM FTUI, Pendidikan IMD/IMPI, antar BPH, antar BP, antar BPH-BP, bahkan koordinasi dengan dekanat dan rektorat juga diintegrasikan dengan baik. Untuk periode laporan pertanggungjawaban terkait, bidang Akpro telah dan tengah melakukan beberapa program kerja yang dapat mengembangkan potensi akademik mahasiswa, yakni melalui program kerja Diktat, Responsi, ser ta koordinasi advokasi akademis mahasiswa. Diktat dan responsi ini mempunyai komponen isi serta penampilan luar yang lebih baik dibandingkan periode sebelumnya, mengingat adanya beberapa evaluasi, kritik, saran, serta masukkan dari pihak eksternal khususnya mahasiswa yang menggunakannya agar isi materi yang tersampaikan lebih variatif, lebih menantang, on demand, dan up to date. Pada program kerja koordinasi advokasi akademis mahasiswa, kami telah melakukan berbagai pendataan mengenai hal-hal yang dilakukan pendidikan IM se-FTUI dalam mengadvokasi mahasiswa di departemen mereka masing-masing. Mayoritas semua Departemen telah dan tengah serius dalam mengadvokasi mahasiswanya, akan tetapi ada juga beberapa departemen yang kurang fokus dalam memperjuangkan kualitas akademis di departemennya oleh karena masalah internal ataupun keadaan mahasiswa terkait yang sangat sulit diadvokasi. Koordinasi mekanisme kerja dengan pihak pendidikan IMD & IMPI FTUI juga telah diperbaiki ke arah yang lebih baik, hal itu dibuktikkan dengan berjalannya rapat koordinasi dengan mereka di waktu dan tempat yang telah direncanakan sebelumnya. Sistematika kerja internal juga telah mencapai beberapa progress yang sesuai, walaupun masih perlu adanya beberapa hal yang perlu diperbaiki. Dibandingkan dengan triwulan sebelumnya, materi pada Diktat dan Responsi sendiri juga telah dimuat terpisah sesuai dengan perencanaan perbaikan yang dicanangkan dalam periode sebelumnya. Materi Diktat dan responsi dimuat terpisah agar bahan materi pelajaran yang diterima oleh mahasiswa menjadi bervariatif dan mahasiswa dapat merasakan berbagai kebermanfaatan di dalamnya. Hal itu didasari dengan pemikiran kami bahwa bidang Akpro adalah bidang yang mendengar aspirasi warga FTUI. Seperti seharusnya, diktat terbit pada 1 minggu sebelum UTS dan UAS. Bidang Akpro telah memfokuskan diri pada pelayanan dan peningkatan kualitas akademis. Karakter yang diharapkan adalah bidang Akpro menjadi bidang pengayom yang bisa menjadi problem solver atas permasalahan akademis mahasiswa (baik itu untuk penanganan mahasiswa yang bermasalah ataupun peningkatakan kualitas akademis mahasiswa secara umum) serta menjadi mitra dekanat dalam pengawasan proses perkuliahan. Kekurangan yang perlu dikoreksi adalah adanya kontroversi yang terjadi pada Cover Diktat dimana terdapat quotes yang mengundang isu PILKADA DKI Jakarta 2016. Hal semacam itu telah kami temukan solusinya dengan mengedepankan aspek prioritas dalam materi, menghapus dengan segera ketika keadaan di tengah mahasiswa telah panas & memuncak, dan tetap memberikan motivasi kepada semua elemen yang terkait di dalamnya. Kami tetap bertekad untuk tidak mengulang kesalahan yang sama. Bidang Akpro juga telah melakukan berbagai ke giatan yang dapat menunjang persiapan mahasiswa menghadapi dunia pasca kampus, yakni persiapan program kerja JFEE 2 yang akan berlangsung segera di tanggal 3,4,5, dan 6 November 2016 ini. Progress yang telah dimuat oleh program kerja ini dari triwulan sebelumnya adalah beberapa perusahaan telah berhasil di-
approach, semua panitia terkait telah bekerja sesuai dengan jobdesk masing-masing, dan semua elemen peminatan klub departemen di FTUI telah dirangkul bersama agar dapat berkontribusi secara langsung untuk penuansaan akademis, keprofesian, keilmiahan, dan keilmuan FTUI yang lebih baik. Bidang Akpro juga sedang dalam tahap gathering information dan supervising untuk melakukan pengawasan dan advokasi terhadap fasilitas penunjang belajar mahasiswa melalui program kerja borang fasilitas yang bekerjasama dengan pihak dekanat. Bidang Akpro s ecara langsung dibantu oleh koordinator bidang advokasi kesejahteraan mahasiswa dalam merealisasikan program kerja ini. Tidak berhenti sampai disitu, bidang Akpro dengan segenap komitmen penuh akan menerbitkan draft evaluasi transisi kurikulum melalui program kerja yang telah dicanangkan yakni evaluasi kurikulum pada bulan Desember 2016 ini, tepatnya pada akhir kepengurusan. 3.
Tugas -
4. Evaluasi Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi dan Ketercapaian SPJ 4.1 Kurikulum Kaderisasi yang Dilaksanakan a. Mampu menyiapkan teknis asistensi (ruangan, hadiah, dll.) b. Membuat borang fasilitas c. Mengkoordinir borang fasilitas agar tersebar dan dikembalikan ke Akpro d. Mengkoordinir berkas evaluasi kurikulum tiap Departemen 4.2 Gambaran Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi a. Semua elemen BP Akpro terlibat secara aktif dalam melakukan koordinasi dan manajemen pengadaan kegiatan asistensi, bahkan dengan BPH Pendidikan IM se FTUI sekalipun tanpa ragu. Empat hal teknis yang terlibat di dalamnya adalah pengadaan ruangan, penjadwalan waktu responsi yang terstruktur, dan penyusunan materi responsi yang terpisah dengan DIKTAT sesuai planning dan target sebelumnya. Sertifikat dan poster responsi dengan sempurna dipersi apkan oleh BP Akpro sehingga pada planning yang telah terencana, dan asistensi berjalan lancar. Setiap dokumentasi dan pelaksanaan responsi asistensi juga dimanage dengan baik. b. Semua pembuatan borang fasilitas mendapatkan partisipasi aktif dari elemen BP Akpro. Semua anggota Akpro terlibat dalam kontribusi untuk memberi masukkan di borang fasilitas. Hal itu menunjukkan bahwa kepemimpinan dan regenerasi yang baik selalu mengedepankan aspek keaktifan serta kerjasama untuk mencapai tujuan. c. Poin ini kurang lebih sama dengan poin b sebelumnya, dimana untuk poin c ini, semua elemen akpro mampu berkomunikasi dengan baik dalam komunikasi dan kebersamaan untuk mencapai target. Peran dari BPH sebagai stimulus yang aktif ternyata dirasakan oleh seluruh BP Akpro agar tidak berhenti di situ saja, karena secara teknis, tanpa kontribusi dari semua pihak, suatu tujuan bersama tidak akan pernah tercapai dengan baik. d. Poin ini tergolong sangat signifikan dalam pengimplementasian kurikulum kaderisasi. Ruang lingkup yang terlibat menyangkut seluruh kurikulum teknik dan didapatkannya kemampuan untuk mengasah komunikasi dengan orang/pihak yang
lebih tua/lebih tinggi posisinya, dalam hal ini yakni BPH Pendidikan IM se-FTUI, serta pihak dekanat itu sendiri. Bagian ini masih dan tengah berjalan dalam penyempurnaan yang baik di akhir kepengurusan. 4.3 Ketercapaian SPJ oleh Pengurus Lembaga a. Mengerti tugas BPH i) Hak dan kewajiban BPH ii) Ruang gerak BPH dalam bidang di BEMFTUI b. Mengembangkan bidangnya i) Mengevaluasi dan memberikan konsep improvement terhadap bidangnya c. Memimpin proker bersama tim sebidangnya Poin a dibuktikkan dengan pemahaman kritis BP Akpro ketika BPH Akpro memanajemen kinerja seluruh kepengurusan, dimana seluruh BP memberikan feedback yang bervariatif maupun mencoba untuk menempatkan diri sebagai BPH dengan mengkritisi adanya tantangan dan kelemahan pada implementasi suatu proker. Poin b telah direalisasikan dengan adanya beberapa masukkan dari BP ke BPH maupun BPH ke BP untuk pengembangan kepengurusan yang lebih baik, dimana pelaksanaannya dilakukan ketika adanya rapat bidang rutin ataupun lewat percakapan personal antar BPH-BP. Poin c telah dilaksanakan dengan baik ketika di semester ganjil 2016, BPH Akpro telah melakukan rotasi khusus untuk perombakkan PJ proker. Semua BP Akpro mendapatkan pengalaman untuk berada di posisi person in charge, maupun koordinator antar program kerja. Hal itu juga dimaksudkan agar BPH dapat secara khusus melihat performa kinerja dari semua elemen yang ada. Ditambah lagi secara khusus, untuk program kerja JFEE 2, semua BP bidang akpro mengisi posisi strategis dalam kepanitiaan proyeknya, sehingga secara langsung, kemampuan leadership dalam memimpin hal teknis dan non teknis dalam program kerja dapat berjalan dengan cemerlang. 5. Gambaran Umum 5.1 Koordinasi BPH-BP Dibandingkan dengan kepengurusan di triwulam sebelumnya, group bonding antara BP dan BPH kembali menjadi lebih kuat, hal ini dibuktikkan dengan hyperactive-nya suasana ketika rapat namun tetap menjaga keefektifan materi yang kondusif. Koordinasi secara komunikasi berjalan dengan lancar karena adanya rapat mingguan yang telah terjadwal. Ditambah juga dengan fakta bahwa rapat bidang Akpro sendiri telah dikonduksikan dalam bahasa inggris dengan tujuan untuk meningkatkan kemampuan setiap pengurus dalam menjalani kehidupan nyata nantinya, mengingat persaingan global yang lebih ketat tidak bisa dihindari lagi. Koordinasi AKPRO berjalan juga dengan lebih baik berkat pengintegrasian seluruh potensi elemen yang ada dengan merealisasikan dan mempertimbangkan banyaknya masukkan dan kritik bak dari dalam maupun luar. Hal itu menjadi baik dikarenakan adanya sikap inisiatif dari BPH Akpro untuk meminta beberapa masukkan agar adanya continuous improvement yang terintegrasi. Setiap BP dipastikan mendapat workload yang sama dimana pembagian tugasnya pun terbagi sesuai prosinya dan dilaksanakan dengan baik. BPH juga tetap mendapatkan tugas tersendiri. Sejauh ini koordinasi kami berjalan dengan sangat baik dan tugas yang terbagi dapat dilaksanakan dengan baik. 5.2 Koordinasi antar BPH Koordinasi antar BPH berjalan dengan lancar. Di sela kesibukkan masing-masing BPH, koordinasi tetap jalan melalui pesan sosial media (LINE) jika ada banyak bahasan, maka
semua BPH mengatur waktu bertemu untuk diskusi. Hal yang perlu diimprovisasi ke depan adalah adanya pembagian BPH untuk konsentrasi dan kontrolisasi program kerja internal maupun koordinasi dengan pihak eksternal lainnya agar tidak ada ketimpangan satu sama lain. 5.3 Analisis SWOT Bidang 5.3.1 Strength BP dan BPH bidang sudah merasakan group bonding dan kedekatan hati yang erat, sehingga koordinasi materi maupun hal teknis serta non teknis dalam satu bidang tidak akan menghasilkan kesulitan yang signifikan ke depannya. Diversifikasi dari perbedaan latar belakang jurusan di internal Akpro sendiri membuat kinerja yang lebih sempurna dikarenakan beberapa pandangan serta karakter masing-masing personil berkontribusi dengan baik terhadap keberlangsungan program kerja Akpro. Disamping itu, seluruh anggota bidang ini juga bertanggungjawab dengan tugas-tugas yang ada, serta aktif dalam menjalankan tugasnya dan saling mengingatkan sehingga meminimalkan rasa lupa dalam masing-masing tugasnya. 5.3.2 Weakness Adanya kesibukan lain yang dipunya oleh BP serta BPH, baik dalam organisasi dan kepanitiaan lain, maupun urusan pribadi di sektor akademis dan non akademis, sehingga sektorisasi kinerja tidak 100% dikerjakan on-time. Kesibukkan yang dipunya oleh BP serta BPH sungguh beragam dan cenderung bertambah sejak awal kepengurusan sampai periode penulisan LPJ triwulan ini. Dengan kata lain, perbedaan angkatan serta jurusan di kepengurusan akpro membutuhkan penjagaan internal yang baik untuk menghadapi weakness ini. 5.3.3 Opportunity Bidang akademis dan profesi merupakan bidang yang mengisi kebutuhan primer mahasiswa, maka dari itu jarang ada kesulitan dalam urusan perizinan dengan pihak dekanat. 5.3.4 Threat Adanya dominasi dari program kerja/kegiatan/acara dari organisasi atau bidang lain yang terkadang mengganggu penuansaaan serta harmonisasi penuansaaan timeline yang telah dibuat. 6. Program Kerja Proyek dan Non Proyek 6.1 Program Kerja Proyek 6.2 Program Kerja Non Proyek 6.2.1 Diktat MKDT 6.2.1.1 Jenis Program Kerja Advokasi 6.2.1.2 Tujuan Program Kerja Untuk membantu mahasiswa Teknik dalam menghadapi UTS maupun UAS dengan menyediakan sumber belajar berupa diktat yang berisi contoh soal ujian tahun-tahun sebelumnya yang telah diberikan kunci jawaban. 6.2.1.3 Pencapaian Parameter Diktat terbit paling lambat 1 minggu sebelum UTS, namun sudah jadi 2 minggu sebelum UTS, yang dimana selama periode menuju 1 minggu sebelum UTS
dilakukan scanning menjadi bentuk softcopy dan disebar ke seluruh warga teknik melalui bit.ly Pencapaian: Pada triwulan pertama ini parameter berhasil dicapai dengan diktat MKDT sudah dapat diterbitkan 1 minggu sebelum UTS dan pada rentang waktu 11 hari sebelum UTS, diktat MKDT sudah selesai dilakukan scanning menjadi bentuk softcopy yang kemudian disebar ke seluruh warga FT UI melalui jarkom BEM FTUI dalam bentuk link. 6.2.1.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Dalam pelaksanaannya, setiap anggota AKPRO mendapatkan pembagian tugas yang sama dalam pengerjaan diktat sehingga dalam pembagian tugas telah dibagi dengan baik. Setelah itu, di compile, dijilid, diperbanyak, dan dijual ataupun disebarkan softcopynya ke seluruh mahasiswa FT. Evaluasi Keefektifan Bentuk Diktat sekarang sudah mulai membaik dibanding diktat saat UAS semester genap, hanya dalam pembuatan soal dan jawaban di beberapa mata kuliah soalnya masih kurang update karena soal rata-rata keluaran tahun 2013, 2012, 2011 dan beberapa tahun ke bawahnya. Hal ini kurang efektif karena soal dari dosen sudah mulai update tidak seperti soal saat tahun tersebut. Jadi, sebaiknya soal minimal dari tahun 2013 ke atas karena biasanya soal yang muncul tidak jauh dari tahun-tahun tersebut. Jawaban juga sebaiknya jangan dari BP Akpro semua karena kita tidak tahu jawaban yang dikasih itu benar apa salah, ini membuat orang yang membaca diktat salah mengartikan jawaban dari diktat tersebut. Hal ini dikarenakan rata-rata BP Akpro masih mempunyai ilmu yang sama dengan orang yang diberi diktat. Sebaiknya, jawaban diktat diminta ke asdos atau aslab yang terkait. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Teknis Pelaksanaan dari segi pembagian pengerjaan diktat sudah berjalan dengan lancar karena setiap BP Akpro sudah di berikan tanggung jawab masing-masing seperti mencari soal, mengcompile, mengescan ke bentuk softcopy, dan memberikan ke Savin untuk dijual. Kekurangannya adalah masih ada BP Akpro yang tidak mengerjakan soal diktat jadi saat meng compile ada beberapa soal yang tidak ada. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Pelaksanaan proker diktat telah berjalan dengan cukup baik sesuai dengan waktu pelaksanaan yang telah direncanakan sebelumnya. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Tidak ada perubahan dalam pelaksanaan pengerjaan diktat. 6.2.1.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja BPH maupun BP Akpro agar tidak menerapkan sistem deadliners, terutama dalam pengerjaan Diktat.
6.2.2 Responsi MKDT 6.2.2.1 Jenis Program Kerja Advokasi
6.2.2.2 Tujuan Program Kerja Mewadahi kebutuhan akademis mahasiswa tingkat 1 FTUI dalam menghadapi UTS pada mata kuliah dasar teknik (MKDT) dan memantapkan materi-materi yang telah diajarkan oleh dosen. Tidak menutup kemungkinan untuk digunakan dengan semestinya oleh mahasiswa tingkat 2,3 maupun 4 yang mengulang mata kuliah terkait di semester yang bersangkutan. 6.2.2.3 Pencapaian Parameter Kegiatan dihadiri oleh minimal 20 mahasiswa tingkat 1 Departemen Teknik Sipil, 10 mahasiswa tingkat 1 Departemen Teknik Mesin, 20 mahasiswa tingkat 1 Departemen Teknik Elektro, 15 mahasiswa tingkat 1 Departemen Teknik Metalurgi dan Material, 10 mahasiswa tingkat 1 Departemen Arsitektur, 15 mahasiswa tingkat 1 Departemen Teknik Kimia, 20 mahasiswa tingkat 1 Departemen Teknik Industri dan 10 mahasiswa tingkat 1 Program Internasional. Pencapaian: Seluruh Departemen mengikuti responsi MKDT. Kehadiran dari peserta responsi MKDT melewati target minimal, maka parameter dari program kerja responsi MKDT tercapai. 6.2.2.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Pada pelaksanaan poin kerja sesuai GBPKD, adanya responsi telah menunjang keperluan dan kebutuhan akademis mahasiswa dalam mempersiapkan Ujian Tengah Semester mata kuliah dasar teknik (MKDT) walaupun efektivitas dan kebergunaan dari adanya responsi tersebut belum dapat diukur namun dapat dilihat dari jumlah mahasiswa yang menghadiri responsi. Adanya beberapa materi yang tidak dimengerti atau belum dipelajari disebabkan oleh berbagai macam faktor seperti tidak hadir saat kuliah atau tidak mengerti dengan yang diajarkan dosen maka disinilah fungsi dari responsi. Dengan adanya responsi mahasiswa diharapkan dapat mengulang atau dapat belajar dari responsi tersebut agar persiapan untuk Ujian Tengah Semester mata kuliah dasar teknik (MKDT) menjadi lebih baik lagi. Evaluasi Keefektifan Bentuk Proker Responsi sudah sangat efektif karena adanya pembagian tugas yang jelas antara IM departemen dan Akpro BEM FTUI. Dengan adanya Proker Responsi selain membantu mahasiswa dalam menghadapi UTS MKDT, asisten dosen MKDT yang mengajar pada saat responsi juga mendapat kan absensi asistensi yang menjadi kewajiban mereka sebagai asisten dosen. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Peminjaman ruangan dari pihak IMD/IMPI masih ada yang terlambat, juga masih kurangnya koordinasi antar BP Akpro dengan BPH dari IMD/IMPI. PJ responsi masih belum sering mengingatkan BPH IMD/IMPI dalam hal oeminjaman ruangan dan mencari pengajar responsi MKDT. Serta masih ada Departemen yang belum dibagikan daftar absensi untuk responsi MKDT. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Pengumpulan bahan responsi dari Pendidikan se-FTUI dirasakan terlalu mendadak, akan tetapi responsi dilaksanakan oleh masing-masing Departemen. Ketika pelaksanaan, terdapat ketidaktepatan waktu pada pelaksanaan responsi,
sehingga beberapa Departemen ada yang nimbrung dengan Departemen lain dalam hal massa. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Pengadaan responsi juga melibatkan seluruh BP Pendidikan IM-FTUI, tidak hanya Akpro BEM FTUI ataupun BPH Pendidikan IM-FTUI. Hal itu jelas akan menambah kualitas dari bahan responsi yang ada. Untuk itu kedepannya juga direncanakan untuk bahan responsi dapat diintegrasikan dengan para asistem MKDT FTUI 2016. Pelaksanaan perubahan hanya terdapat pada waktu penggantian jadwal responsi. Massa yang dapat dapat dimaksimalkan dengan adanya koordinasi waktu yang baik antara waktu peminjaman ruangan, waktu fiksasi bahan responsi, dan fiksasi jumlah pengajar responsi. 6.2.2.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Pelaksanaan perubahan hanya terdapat pada waktu penggantian jadwal responsi. Massa yang dapat dapat dimaksimalkan dengan adanya koordinasi waktu yang baik antara waktu peminjaman ruangan, waktu fiksasi bahan responsi, dan fiksasi jumlah pengajar responsi.
6.2.3 Koordinasi Advokasi Mahasiswa 6.2.3.1 Jenis Program Kerja Advokasi 6.2.3.2 Tujuan Program Kerja Koordinasi Advokasi Mahasiswa ini menangani hal yang berhubungan dengan advokasi mahasiswa di bidang akademis, yaitu untuk membantu para mahasiswa yang bermasalah di perkuliahan ini untuk mendapatkan solusi yang tepat dalam menangani maupun meringankan masalahnya. Dalam pelaksanaannya bekerja sama dengan Pendidikan IMD untuk berkoordinasi mengenai masalah yang ada dan Pendidikan IMD nantinya sebagai pelaksana dalam penanganan secara langsung berhadapan dengan mahasiswa yang bermasalah tersebut, sedangkan tugas BEM disini bertugas sebagai Advokat. 6.2.3.3 Pencapaian Parameter Selesainya seluruh permasalahan akademis mahasiswa, yakni berkaitan dengan IPK rata-rata dan jumlah DO akademis seluruh mahasiswa FTUI. Keterangan: Parameter tercapai 6.2.3.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Proker ini terus berjalan dari awal dengan sistematis sesuai dengan tugasnya, dan telah memenuhi kebutuhan mahasiswa teknik dalam hal advokasi akademis mahasiswa sehingga mahasiswa yang di DO lebih berkurang atau bahkan tidak ada dibanding tahun-tahun sebelumnya. Evaluasi Keefektifan Bentuk Dilihat dari saran yang diberikan setiap IMD mengalami perkembangan dalam memberikan saran seiring pengumpulan borang tersebut. Bentuk yang diberikan juga sudah merupakan boring yang diberi map sehingga masing-masing IMD dapat merekap mahasiswa bermasalah secara rapih dan terstruktur.
Evaluasi Teknis Pelaksanaan Dalam hal teknis pemantauan advokasi terhadap masing-masing IMD telah terstruktur karena pada setiap beberapa minggu diadakan rapat koordinasi antara Akpro BEM dan IMD pendidikan dan merundingkan masalah demi mencapai keputusan bersama dan masing-masing IMD yang akan melakukan keputusankeputusan tersebut. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Rapat Koordinasi Mahasiswa dilakukan setiap dua minggu sementara borangnya dikumpulkan di tanggal-tanggal tertentu. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Pada awalnya dilakukan setiap dua minggu namun sekarang menjadi tanggaltanggal tertentu saja. 6.2.3.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Lebih tepat waktu dalam menghadiri rapat sehingga waktu yang dipakai lebih efektif untuk menemukan solusi terhadap permasalahan baru yang muncul dari pihak IMD/IMPI maupun Akpro, serta lebih terbuka dalam mengemukakan pendapat sehingga lebih banyak solusi yang dicapai.
6.2.4 Borang Fasilitas 6.2.4.1 Jenis Program Kerja Advokasi 6.2.4.2 Tujuan Program Kerja Melakukan evaluasi serta menyelesaikan masalah terkait kurikulum dan fasilitas yang terdapat di teknik dan menjadi penunjang perkuliahan di FTUI kepada pihak Dekanat. 6.2.4.3 Pencapaian Parameter Minimal terdapat 5 laporan fasiltas teknik yang bermasalah dan minimal 3 dari data tersebut teradvokasi. Pencapaian: Program kerja Borang Fasilitas masih berlangsung dan dari pelaksanaan Borang Fasilitas Jilid I yang sudah berjalan terdapat 2 laporan fasilitas Teknik yang bermasalah dan sudah diajukan ke Dekanat. 6.2.4.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Borang fasilitas dapat menunjang mahasiswa untuk memberitakan fasilitas yang ingin diperbaiki ke pihak Dekanat namun keefektifan secara keseluruhan belum bisa terlihat dikarenakan borang fasilitas belum dapat terukur secara keseluruhan. Dari pelaksanaan Borang Fasilitas yang sudah berlangsung terdapat 2 laporan fasilitas Teknik yang bermasalah dan sudah diajukan ke Dekanat. Evaluasi Keefektifan Bentuk Publikasi Borang Fasilitas ini melalui media online seperti jarkoman line serta melalui website BEM FTUI. Lalu warga dapat melaporkan fasilitas Teknik yang bermasalah melalui email dengan form yang telah diisi. Bentuk publikasi dan bentuk pengumpulan laporan warga belum efektif, dilihat dari laporan fasilitas teknik bermasalah yang diterima dari warga berjumlah sedikit. Evaluasi Teknis Pelaksanaan
Adanya miskomunikasi antara pihak Akpro dengan pihak Dekanat sehingga menghambat proses pengajuan. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Pelaksanaan proker Borang Fasilitas telah berjalan sesuai dengan waktu pelaksanaan yang telah direncanakan sebelumnya yaitu 2 minggu sebelum UAS. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaa Tidak perlu ada perubahan dalam pelaksaan proker Borang Fasilitas. 6.2.4.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Laporan fasilitas Teknik bermasalah yang diterima sedikit, oleh karena itu sebaiknya untuk kedepannya digencarkan publikasi Borang Fasilitasnya dan sebaiknya dari pihak Akpro juga mencari fasilitas-fasilitas Teknik yang bermasalah untuk diajukan ke Dekanat.
7. Penutup 7.1 Kesimpulan Bidang Akademis Profesi BEM FTUI telah menyelesaikan proyek kerja pada triwulan IIIA dengan sangat baik. Adanya improvisasi dari triwulan-triwulan sebelumnya lantas membuat bidang ini cepat puas dengan kondisi yang ada. Koordinasi serta kerja sama akan terus dijaga baik antar internal akpro, BPH-BPH bidang lain yang terkait, serta mahalum dan warga teknik. Hal itu menjadi kontributor utama dalam keberlangsungan program kerja dan eksistensi dari bidang ini, karena tujuan kami senantiasa mulia yakni melayani sesama untuk generasi yang lebih baik. Program kerja yang belum dimuat dalam LPJ ini (namun tengah berjalan dan progress-nya tergolong sangat baik), yakni JFEE2 serta Evaluasi Kurikulum akan terus berjalan dan akan kami jalankan semaksimal mungkin untuk memberikan dampak positif bagi sesama yang membutuhkan. 7.2 Rencana Strategis Bidang Rencana Strategis untuk Gambaran Tahun Depan a. Harus adanya komunikasi yang lebih intensif lagi dengan ILUNI FTUI, melalui pertemuan rutin (tiap bulan) untuk meningkatkan koneksi dengan berbagai ikatan pasca kampus dan almamater tercinta. b. Lebih mengedepankan efisiensi serta produktivitas program kerja dengan menggunakan teknologi komunikasi lewat media sosial, mengingat era digitalisasi tidak bisa dihindari lagi karena mem berikan dampak yang besar bagi seluruh aspek kehidupan di abad 21 ini. Rencana Strategis untuk Triwulan Selanjutnya a. Kabid Akpro akan mengajari seluruh elemen Akpro mengenai strategis, kiatkiat, dan tips serta trik dalam melakukan manajemen waktu, supaya kegiatan di Akpro serta kesibukkan lain yang dimiliki oleh seluruh BPH serta BP tidak terjadi ketimpangan satu sama lain. b. Maksimalisasi program kerja yang tengah berlangsung, baik itu ke lingkungan teknik, UI, bahkan se-Indonesia. c. Rapat bidang dalam bahasa inggris akan terus dijalankan dengan improvisasi yang lebih baik, periode lepas periode, dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia di Akpro BEM FTUI.
8.
Penilaian Koordinator Bidang
8.1
Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Program Kerja Penilaiaan Koorbid Adkesma dari sudut pandang program kerja bidang Akademik dan Profesi sudah cukup baik. Ada pun Penilaian yang koorbid lakukan menggunakan paramater Tujuan Program Kerja, Parameter Keberhasilan, Publikasi, dan Ketepatan waktu setiap Proker. Berikut adalah Proker yang sudah dilakukan oleh bidang Akpro : Diktat MKDT - Tujuan Program Kerja Pemenuhan akan kebutuhan latihan soal juga dibantu dengan penyelesaian dan kunci jawaban yang dapat dijadikan referensi pembelajaran. Menghimpun informasi dan mengimprovisasi kualitas akademis yang menunjukkan performa pendidikan setiap mahasiswa. Dari tujuannya sudah sesuai dengan teknis pelaksanaan di lapangan dimana Akpro berhasil memberikan contoh soal dan jawabannya untuk seluruh warga Teknik dalam usaha memudahkan proses pembelajaran. - Parameter Keberhasilan Diktat terbit paling lambat 1 minggu sebelum UTS dan UAS serta terdistribusinya diktat ke mahasiswa tingkat 1. Pada triwulan ini parameter tercapai dengan inovasi yaitu terciptanya 1 buku kolaborasi antara BEM dan IMD/IMPI yang berisikan seluruh soal MKDT dan jawabannya. - Publikasi Sudah berjalan dengan cukup baik, bahkan sempat viral karena quotesnya yang luar biasa. - Ketepatan Waktu Berjalan tepat sesuai yang di agendakan. Koordinasi Advokasi Mahasiswa - Tujuan Program Kerja Memiliki tujuan yaitu selesainya seluruh permasalahan akademis mahasiswa, yakni berkaitan dengan IPK rata-rata dan jumlah DO akademis seluruh mahasiswa FTUI. Sampai saat ini belum ada kasus permasalahan mahasiswa bermasalah hingga terancam DO. Itu disebabkan karena secara timeline masih ada di midterm. Adapun masalah-masalah yang ada di tiap Departemen masih bisa diatasi di tingkat Departemen dan belum ada yang dibawa hingga tingkat Teknik sehingga dapat disimpulkan bahwa proker ini masih aman terkendali sesuai tujuan. - Parameter Keberhasilan Memiliki parameter keberhasilan yaitu selesainya seluruh permasalahan akademis mahasiswa, yakni berkaitan dengan IPK rata-rata dan jumlah DO akademis seluruh mahasiswa FTUI. Saat LPJ ini dibuat, ada masalah yang masih dalam proses final pengambilan keputusan sehingga belum dapat dinilai. - Publikasi Tidak ada parameter publikasi. - Ketepatan waktu Tidak ada parameter ketepatan waktu. Responsi MKDT - Tujuan Program Kerja
Mewadahi kebutuhan akademis mahasiswa tingkat 1 FTUI dalam menghadapi UTS dan UAS pada mata kuliah dasar teknik (MKDT), yaitu Kalkulus dan Aljabar Linier. Tidak menutup kemungkinan untuk digunakan dengan semestinya oleh mahasiswa tingkat 2, 3, maupun 4 yang mengulang mata kuliah terkait di semester yang bersangkutan, namun yang menjadi objek utama kami adalah mahasiswa tingkat 1. Berdasarkan tujuan, proker ini sudah berjalan sebagaimana mestinya. Namun ada perubahan teknis di lapangan dimana yang awalnya responsi ini dibuat 1 Departemen, sekarang dibuat menjadi ke dalam beberapa kelompok Departemen sesuai dengan irisan yang paling banyak. Hasilnya Alhamdulillah lebih baik. - Parameter Keberhasilan Kegiatan dihadiri oleh minimal 20 mahasiswa tingkat 1 Departemen Teknik Sipil, 10 mahasiswa tingkat 1 Departemen Teknik Mesin, 20 ma hasiswa tingkat 1 Departemen Teknik Elektro, 15 mahasiswa tingkat 1 Departemen Teknik Metalurgi dan Material, 10 mahasiswa tingkat 1 Departemen Arsitektur, 15 mahasiswa tingkat 1 Departemen Teknik Kimia, 20 mahasiswa tingkat 1 Departemen Teknik Industri, dan 15 mahasiswa tingkat 1 Program Internasional. Sehingga parameter tercapai. - Publikasi Publikasinya kurang maksimal karena belum terlalu ternuansakan BEM memiliki fasilitas Responsi. - Ketepatan waktu Berjalan sesuai dengan waktu yang di tentukan. Borang Fasilitas dan Evalum - Tujuan Program Kerja Melakukan evaluasi serta menyelesaikan masalah terkait kurikulum dan fasilitas yang terdapat di teknik dan menjadi penunjang perkuliahan di FTUI kepada pihak dekanat. Proker ini sudah berjalan sesuai tujuan dan berjalan lancar. Dimana advokasi dari Akpro sudah memberikan fasilitas pengaduan online via mail. Dan untuk Evalum masih belum di jalankan karena belum masuk timeline yang di tentukan. - Parameter Keberhasilan 1. Minimal terdapat 5 laporan fasiltas Teknik yang bermasalah dan minimal 3 dari data tersebut teradvokasi. 2. Terbentuknya satu buah draft / proposal yang berisikan saran, pendapat, dan masukkan untuk perkembangan kurikulum akademis FTUI secara short, mid, and long term. Program kerja Borang Fasilitas masih berlangsung dan dari pelaksanaan Tapi sistem yang dilakukan via email tidak berjalan dengan baik, dimana lebih banyak info dari BPH BEM atau warga secara langsung terkait fasilitas. Untuk jumlah sudah sangat melebihi angka 5. Tercapai dengan sangat baik. - Publikasi Sangat kurang, walaupun output-an-nya sangat baik. - Ketepatan waktu
Tidak ada parameter ketepatan waktu hanya saja var iabel Dekanat yang kadang lama melakukan advokasi lanjutannya. Sehingga lebih sering langsung minta tolong Teknisi FT untuk memperbaiki sesuatu. 8.2 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Kinerja Bidang Akpro tahun ini memiliki banyak peningkatan dimana BPH nya menjadi 3 o rang yang berdampak pada kinerjanya yang lebih powerfull. Koordinasi yang baik pada BPH-nya menghasilkan timeline selama setahun dari Akpro sudah selesai di awal tahun, bahkan sampai ke hal sekecil yaitu rapat rutin serta kinerja dari BPH-nya sangat baik dimana tidak segan untuk turun ke bawah membantu pergerakan teknis. Bisa menjadi teladan bagi BPH IMD lainnya. Tapi terkadang terlalu Top-Down terhadap IMD-IMPI FTUI.
LPJ BIDANG KESEJAHTERAAN MAHASISWA
1.
Deskripsi Kerja Bidang Bidang Kesejahteraan Mahasiswa (Kesma) adalah sebuah bidang yang bertanggung jawab atas advokasi dari permasalahan mahasiswa terkait finansial mulai dari pendataan tingkat kesejahteraan mahasiswa, memfasilitasi bantuan terhadap mahasiswa yang bermasalah secara finansial, melakukan evaluasi dan advokasi terhadap sistem pembayaran biaya kuliah serta pelaksnaannya, melakukan pengontrolan terhadap mahasiswa penerima beasiswa, serta hal-hal lain seperti pemberian informasi mengenai beasiswa dan menjaga hubungan baik dengan pihak Dekanat maupun Rektorat.
2.
Pencapaian Visi dan Misi Bidang atau Parameter Capaian Arahan Ketua Melakukan pendataan terhadap tingkat kesejahteraan mahasiswa dalam hal finansial. Mendukung dan memfasilitasi bantuan terhadap mahasiswa yang bermasalah finansial. Memberikan informasi dan atau membantu mahasiswa dalam memperoleh beasiswa. Melakukan evaluasi dan advokasi terhadap sistem pembayaran biaya kuliah serta pelaksanaan baik yang sedang berlangsung ataupun bila ada yang sedang dirancang. Melakukan pemantauan kesejahteraan mahasiswa penerima Bidikmisi FTUI. Pencapaian poin 1 saat ini sedang dilakukan dan telah memperoleh data finansial full dari 6 departemen, sedangkan dari 1 departemen lain baru didapatkan setengah bagian sedangkan departemen internasional baru di dapatkan data dari mahasis wa baru angkatan 2016 saja, arahan ketua ini akan terus dilakukan hingga akhir kepenguruan dan memperoleh data lengkap dari seluruh departemen. Kemudian poin 2 juga dapat terlaksana berkat koordinasi yang baik antara BEM dan IM serta adanya program beasiswa mandiri yang dilakukan masingmasing departemen. Poin 3 dilakukan dengan penyebaran informasi beasiswa baik dari internal UI maupun yang berasal dari eksternal UI yang disalurkan melalui website maupun akun OA BEM FTUI yang kemudian juga berkoordinasi dengan pihak Kesma IM untuk melanjutkan informasi tersebut kepada masing-masing warganya. Poin 4 dilaksanakan ketika pergantian semester yakni bulan juli-agustus pada masa pembayaran biaya kuliah dengan mengadvokasi sistem pengajuan cicilan untuk semester ganjil. Terakhir untuk poin 5 mengenai penjagaan bidikmisi, kesma secara rutin melakukan reminder kepada penerima bidikmisi untuk melaksanakan kewajiban yang harus mereka lakukan serta membantu mengadvokasi saat terjadi hambatan seperti keterlambatan cairnya dana bidikmisi. Kesma juga pada triwulan ini membantu advokasi mahasiswa bidikmisi yang masa pencairannya terhambat. 3. Tugas 3.1 Penjagaan Mahasiswa Bidikmisi di FTUI 3.1.1 Gambaran Pelaksanaan Tugas Melakukan pengontrolan terhadap seluruh hak dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh para penerima bidikmisi dan memastikan status para penerima bidikmisi. 3.1.2 Evaluasi Tugas Penerima bidikmisi memiliki kewajiban untuk membuat laporan pertanggungjawaban tiap akhir semester baik itu laporan akademik, keuangan, maupun organisasi. Selain itu juga ada pelatihan terkait akademik atau organisasi yang biasanya diadakan Direktorat Kemahasiswaan UI untuk menunjang skill dari para penerima. Kesma bertugas mengingatkan para penerima bidikmisi agar membuat lpj dan ikut setiap rangkaian kegiatan pelatihan untuk mencegah terjadiya sanksi kepada penerima yang melanggar. Meskipun telah diingatkan namun masih ada mahasiswa yang lalai sehingga harus dilakukan advokasi terhadap status bidikmisinya agar tidak ditangguhkan. Kemudian terjadi perubahan sistem penurunan uang
bidikmisi yang biasanya 6 bulan sekali sekarang dibagi menjadi setiap 3 bulan sekali sehingga harus dilakukan sosialisasi kembali kepada penerima. Selain itu juga terhambatnya pencairan uang bidikmisi dari dikti sehingga kesma IM dan kesma BEM harus berkoordinasi untuk membantu pencarian dana bagi penerima bidikmisi yang mengalami permasalahan akibat terhambatnya penurunan beasiswa mereka tersebut. 3.1.3 Solusi atas Evaluasi Tugas Melakukan koordinasi ke tiap Departemen untuk melakukan kontroling secara personal kepada penerima bidikmisi (selain dari jarkom) untuk memastikan semua penerima telah melaksanakan kewajibannya. Menginisiasi adanya tabungan/cadangan dana diantara para penerima bidikmisi sehingga apabila penurunan beasiswa terhambat ada langkah antisipasi yang dapat dilakukan. Menjalin hubungan baik dengan birokrat terkait sehingga apabila terjadi hal-hal tak terduga advokasi yang dilakukan dapat terselesaikan dengan mudah tanpa terjadi miss-communication. 4. Evaluasi Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi dan Ketercapaian SPJ 4.1 Kurikulum Kaderisasi yang Dilaksanakan Mampu menjalankan peran sebagai decision maker, konseptor, dan eksekutor. Memberikan wawasan terkait self-regulation, self motivation, dan self-awareness. Mengerti tentang pentingnya pembentukan dan pelaksanaan teamwork yang baik. Mampu memberikan wawasan pentingnya interaksi.
Adapun kurikulum kaderisasi standar kompetensi utama (arahan ketua lembaga) yang ditanamkan pada triwulan ini yaitu: Memantau kinerja BP dengan baik. Memberikan pendapat dan gagasan penyelesaian masalah mengenai permasalahan yang melibatkan BEM FTUI.
Selain itu, kurikulum kaderisasi arahan BPH yang ditanamkan pada triwulan ini yaitu: Memahami sistem pembayaran biaya kuliah di UI Mengetahui prosedural pengajuan beasiswa di UI Melakukan advokasi ke kemahasiswaan FT atau UI 4.2 Gambaran Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi Penanaman kurikulum kaderisasi bidang kesejahteraan mahasiswa dilakukan sepanjang kepengurusan berjalan. Untuk standar kompetensi umum ditanamkan pada waktu kumpul bidang. Sedangkan untuk kompetensi bidang ditanamkan melalui kumpul bidang yang ditambah dengan rapat koordinasi dengan kesma IMD/PI maupun se- UI serta praktik langsung untuk melakukan advokasi. 4.3 Ketercapaian SPJ oleh Pengurus Lembaga Untuk saat ini BP Kesma BEM FTUI 2016 sudah cukup mengerti peran-peran dalam melakukan teamworking seperti decision maker, konseptor, dan eksekkutor. Selain itu, di dalam lingkup BP sendiri, masing-masing punya role yang menonjol dan berbeda satu sama lain. Terkait self-regulation, sel-fawareness, serta selfmotivation, beberapa BP terlihat menonjol sedangkan sisanya masih butuh peningkatan. Untuk ketercapaiannya secara keseluruhan masih 65%,
BP sudah tercerdaskan tentang sistem biaya kuliah di UI. BP sudah tercerdaskan tentang sistem pengajuan beasiswa yang diterapkan di UI. Untuk pelaksanaan penanaman kurikulum kaderisasi secara langsung melalui praktik belum terlaksana secara menyeluruh. Hal ini disebabkan advokasi mahasiswa yang bersifat mendadak, rahasia, dan memiliki urgendi tinggi untuk dilakukan seara cepat sehingga hal tersebut lan gsung ditangani oleh BPH. Namun, kekurangan tersebut dapat diatasi dengan kumpul bidang dimana dalam kumpul tersebut dibahas segala hal yang berkaitan dengan advokasi mahasiswa terutama dalam hal finansial maupun beasiswa.
5. Gambaran Umum 5.1 Koordinasi BPH-BP Koordinasi antara BPH dan BP masih terjalin baik, namun kualitasnya cukup menurun dikarenakan berkurangnya intensitas pertemuan antar kedua pihak, meskipun begitu namun komunikasi antar BPH-BP masih berjalan baik didukung oleh keaktifan dari BPH-BP. BP juga memiliki etos kerja dan tanggung jawab yang tinggi sehingga berbagai proker dapat berjalan dengan sedikit hambatan. Namun memasuki triwulan 3 dengan program kerja dari bidang yang cenderung monoton membuat kinerja BP kurang berkembang dan berkutat di hal yang sama. Meskipun begitu internal bonding yang tetap terja ga dengan baik masih dapat menunjang iklim organisasi yang positif sehingga tidak mengurangi keaktifan dari par a pengurus bidang Kesma. 5.2 Koordinasi antar BPH Pada triwulan ketiga ini, kordinasi yang terjalin antar BPH semakin hangat dan dekat ditambah lagi dengan rutinnya rapat 2 mingguan yang dilakukan sehingga rasa kekeluargaan terpupuk dengan baik di dalam internal BEM FTUI . Namun, kami akui bahwa masih ada beberapa miss-komunikasi antar BPH terutama tentang penyebaran informasi yang terhambatan sehingga apa-apa yang dikordinasikan kurang berjalan sebagaimana mestinya. 5.3 Analisis SWOT Bidang 5.3.1 Strength Kerja sama yang dibangun sangat baik diantara BPH dan BPH-IM membuat setiap masalah yang muncul dapat terselesaikan tanpa miskomunikasi. Selain itu keunggulan setiap BP yang mampu memanajerial waktu dengan baik dan mengemban tanggungjawab tugas yang diberikan sangat memudahkan pekerjaan yang dilakukan oleh bidang ini. 5.3.2 Weakness Tugas bidang yang cenderung monoton namun penting membuat kinerja dari BP sulit berkembang, selain itu cenderung terlalu tertutupnya tugas-tugas penting yang di emban oleh BPH membuat ilmu yang dapat tersampaikan ke BP menjadi berkurang. 5.3.3 Opportunity Bentuk tugas dari bidang ini yang berupa advokasi ke birokrat-birokrat di FT maupun di UI akan meningkatkan skill public speaking para pengurus selain itu banyaknya permasalahan terkait finansial yang muncul dan variatif akan menambah kemampuan problem solving pengurus. 5.3.4 Threat Adanya badan pengurus yang kurang memiliki passion dalam hal advokasi akan menyebabkan ketidaknyamanan mereka di dalam bidang ini.
6. Program Kerja Proyek dan Non Proyek 6.1 Program Kerja Proyek 6.2 Program Kerja Non Proyek 6.2.1 InAdKesMa (Informasi dan Advokasi Kesejahteraan Mahasiswa) 6.2.1.1 Jenis Program Kerja Advokasi 6.2.1.2 Tujuan Program Kerja Melakukan evaluasi dan advokasi terhadap sistem pembayaran biaya kuliah dan memberikan informasi terkait beasiswa untuk membantu mahasiswa memperoleh dana alternatif. 6.2.1.3 Pencapaian Parameter 70 orang mahasiswa mengajukan update BOPB dan > 300 mahasiswa berhasil mengajukan pembayaran biaya kuliah dengan cara cicilan. Pencapaian: Tercapai. 360 mahasiswa mengajukan cicilan semester genap 2016. Update BOPB tidak dilaksanakan pada semester genap ke ganjil. 90% informasi terkait beasiswa tersalur ke mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia baik melalui web beasiswa BEM FTUI maupun melalui SOSMA/KESMA IMD. Pencapaian: Tercapai. Seluruh beasiswa yang ada di web beasiswa.ui.ac.id disebarkan melalui web dan juga mading beasiswa serta dikoordinasikan dengan BPH IMD/IMPI untuk disebarkan di IM masing-masing. 6.2.1.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Turunan poin GBPKD untuk proker ini adalah A3 dan A4 dengan melakukan penyebaran informasi beasiswa dan juga kegiatan advokasi terkait masalah finansial yang ada. Triwulan ini dijalankan pada masa libur kuliah dan masa awal kuliah sehingga muncul banyak permasalahan seperti tunggakan mahasiswa, cicilan dan lain lain yang terkait dengan finansial hal ini juga paralel dengan banyaknya beasiswa yang harus disebarkan ke mahasiswa FTUI. Menanggapi berbagai masalah yang muncul koordinasi BEM dan IM sangat diperlukan untuk mempermudah penyelesaian masalah. Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk evaluasi dan advokasi sistem pembayaran biaya kuliah pada triwulan ini adalah pengajuan sistem cicilan. Bentuk pelaksanaannya telah efektif karena jelas sangat mempermudah mahasiswa, sosialisasi sistem pengajuan cicilan ini juga sudah sangat disemarakkan oleh kesma BEM maupun kesma IM. Penurunan jumlah pengajuan cicilan dikarenakan mahasiswa angkatan baru yakni 2016 tidak melaksanakan pengajuan sistem pembayaran di FT melai nkan di UI tapi jika ditinjau dari jumlah pemohon cicilan angkatan 2013-2014-2015 jumlahnya meningkat dibanding triwulan sebelumnya.. Kemudian untuk bentuk penyebaran informasi beasiswa, dilakukan melalui website bem.eng.ui.ac.id/beasiswa sebagai
kanal utama dan menggunakan Official Account BEM FTUI sebagai media yang paling banyak digunakan oleh mahasiswa. Selain dari internal BEM sendiri, penyebaran informasi juga dilakukan dengan berkoordinasi dengan Kesma se-FT agar informasi dapat tersalur langsung ke semua mahasiswa. Keefektifan bentuk penyebaran informasi ini dibuktikan dengan selalu banyakya mahasiswa yang melakukan apply pada setiap beasiswa. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Teknis pelaksanaan program kerja ini sudah efektif namun hambatan terbesarnya adalah kelalaian mahasiswa FT yang sering terlambat dalam pengajuan dengan alasan ketidaktahuan yang akhirnya menjadi penyebab ketidaklancaran advokasi ini. Kemudian untuk evaliasi dari penyebaran informasi beasiswa yakni info beasiswa sering kali mendadak dan deadline pengumpulannya terlampau cepat, hal ini kadang tidak diimbangi dengan pelayanan pembuatan berkas persyaratan oleh teknik sehingga waktu mahasiswa dalam menyiapkan berkas persyaratan sering kali itdak cukup. Selain itu terkadang penyebaran informasi beasiswa melalui kanal OA BEM FTUI juga masih sering terhambat karena harus berkoordinasi terlebih dahulu dengan Media yang akan memakan waktu. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksaanaan evaluasi pembayaran biaya kuliah full ditentukan oleh pihak Kemahasiswaan UI dan juga FT, namun dikarenakan banyaknya tanggung jawab yang mereka emban maka seringkali terjadi keterlamabatan pemberian informasi waktu pelaksanaan oleh kedua pihak baik dari UI ke Fakultas maupun dari Fakultas ke Kesma BEM. Kemudian untuk penyebaran infromasi beasiswa waktunya sangat dinamis untuk itu pihak Kesma BEM sebagai lembaga koordinator tertinggi harus cekatan dalam menginisiasi tersalurkannya informasi tersebut agar tidak semakin mulur. Penjelasan Perubahan Pelaksanaan Pembaharuan pelaksanaan proker hanya dilakukan dalam penyebaran informasi beasiswa yakni dengan menjadikan website BEM sebagai kanal utama penyebaran informasi dan juga melakukan peninterpretasian info beasiswa kedalam bentuk yang lebih menarik yakni poster agar mahasiswa dapat lebih aware apabila menggunakan poster karena umunya info beasiswa yang disebarkan melalui web beasiswa.ui.ac.id hanya berisi tulisan. Keuntungan pembuatan poster pada setiap beasiswa yang ada di web beasiswa UI juga membuat info tersebut juga dapat disebarkan melalui mading beasiswa yang letaknya sangat strategis. 6.2.1.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Untuk solusi permasalahan deadline beasiswa yang terlalu mepet, Kesma BEM akan mengadvokasi ke PPMT selaku pihak utama yanng menentukan deadline suatu beasiswa di kanal internal UI yakni beasiswa.ui.ac.id. Selain itu cara lain yang dapat dilakukan untuk memangkas waktu penyebaran informasi beasiswa yang terjadi selama setahun ini adalah dengan pembuatan kanal beasiswa utama yang dikelola oleh Kesma BEM dan Kesma se-FT agar penyebaran dapat dilakukan secara langsung tanpa perantara. Kemudian untuk solusi masalah evaluasi sistem pembayaran yakni Kesma BEM harus rajin melakukan follow kepada birokrat terkait apabila telah mendekati waktu pel aksanaan evaluasi sistem pembayaran yakni di akhir dan awal semester.
6.2.2 Kesma Center 6.2.2.1 Jenis Program Kerja Advokasi 6.2.2.2 Tujuan Program Kerja Melakukan pencegahan masalah finansial yang mungkin terjadi pada finansial mahasiswa dan memfasilitasi bantuan terhadap masalah tersebut apabila benar-benar terjadi 6.2.2.3 Pencapaian Parameter Semua mahasiswa anggota IKM FTUI yang menghubungi Kesma Center terfasilitasi. Pencapaian: Ada 1 orang mahasiswa program paralel dan beberapa mahasiswa bidikmisi yang mengalami masalah terkait masalah finansial. Satu orang mahasiswa yang memiliki masalah finansial berhasil teradvokasi sedangkan sejumlah penerima bidikmisi juga telah jelas status pencairan dananya. 6.2.2.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Pelaksanaan poin GBPKD ini terlaksana dengan baik melalui koordinasi dan kerja sama antara Kesma BEM FT selaku lembaga yang bertanggungg jawab mengadvokasikan permasalahan ke stakeholder terkait dan Kesma/Sosma IMD sebagai lembaga yang menampung permasalahan langsung dari warga. Penyelesaian masalah yang ada juga turut mendapat dukungan dari ILUNI FT UI dan KAPA FTUI. Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk yang disusun pada rencana awal untuk proker ini yakni memfasilitasi masalah dari mahasiswa yang datang secara pribadi kepada pihak BEM ataupun masalah-masalah yang diindentifikasi oleh pihak IM yang disampaikan secara rutin dan dibahas disetiap rakoor. Namun umunya masalah yang dibantu penyelesaiannya adalah masalah yang didentifikasi oleh BPH IM sehingga keefektifan bentuknya baru 50% berjalan maksimal. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Penyelesaian masalah sulit dilakukan sebab mahasiswa yang bersangkutan sulit dihubungi dan cenderung mengulur waktu. Mahasiswa yang bermasalah biasanya akan j menutup diri sehingga diperlukan bantuan berbagai pihak untuk terselesaikannya permasalahan. Dikarenakan masalah yang di hadapan cenderung berurusan dengan finansial maka dari itu sangat dibutuhkan pihak pendukung seperti ILUNI FT dalam pencarian dana. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan proker ini sangat dinamis untuk itu diperlukan komitmen dari semua pihak untuk turut serta mendukung terselesaikannya suatu permasalahan yang umumnya terkait finansial. Sebagai tindak preventif, permasalahan yg ada akan diidentifikasi oleh BPH IM/IMPI disampaikan disetiap rakoor yang dilaksanakan 2/3 minggu sekali. Rutinnya pembahasan permasalahan tiap departemen mempermudah proses pencegahan masalah terkait finansial di FTUI. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan
Perubahan pelaksanaan kesma center dari tahun sebelumnya adalah pengadaan kontroling terhadap permasalahan tiap departemen disetiap rakoor secara rutin, hal ini bertujuan untuk mensiasati ketidakberjalanan proker ini akibat kurangnya kepercayaan mahasiswa untuk secara pribadi langsung menceritakan masalahnya sehingga terkadang masalahnya sudah telanjur parah. 6.2.2.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Sulitnya menginisiasi mahasiswa yang bermasalah untuk datang secara pribadi ke Kesma BEM/IM menjadi tantangan yang dihadapi setiap tahun, untuk itu sebagai langkah preventif yang harus dilaukan yakni mengamati secara berkala atau mengidentifikasi dan memetakan kondisi kesejahteraan mahasiswa yang ada di FT UI melalui data-data finansial yang telah dikumpulkan, apabila terjadi permasalahan atau indikasi akan terjadinya masalah pada salah seorang mahasiswa di departemen, baiknya pihak kesma IM mensegerakan mahasiswa berkoordinasi langsung dengan Kesma BEM agar permasalahan dapat segera diselesaikan oleh mahasiswanya langsung bersama birokrat terkait sehingga penyelesaian masalah tidak tertunda. 6.2.3 Database Teknik 6.2.3.1 Jenis Program Kerja Advokasi 6.2.3.2 Tujuan Program Kerja Untuk mengindentifikasi kondisi kesejahteraan mahasiswa teknik guna menghindari masalah yang mungkin terjadi akibat perubahan kondisi finansial mahasiswa yang akan berdampak pada kehidupan kuliahnya 6.2.3.3 Pencapaian Parameter Dilakukan 1 kali selama kepengurusan. Pencapaian: Tercapai, dilakukan mulai terhitung setelah dilaksanakannya Mubes BEM FTUI bersama Kesma se-FT. Mendapatkan data dari > 80% angkatan aktif (2012-2015). Pencapaian: Tercapai, sudah 8 departemen yang memberikan database terbaru. Mendapatkan data > 85% angkatan baru 2016. Pencapaian: Tercapai, baru 92.8%, tidak lengkap dikarenakan tidak seluruh mahasiswa baru datang ke stand welcoming maba. 6.2.3.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Poin kerja A1 telah terlaksana yakni pendataan kesejahteraan mahasiswa di Fakultas Teknik. Evaluasi Keefektifan Bentuk Pendataan yang dilakukan berupa penyebaran kuisioner yang berisi data kesejahteraan pada acara welcoming maba di balairung, bentuknya sudah efektif namun kurang efisien karena tidak semua maba sampai ke stand welcoming. Evaluasi Teknis Pelaksanaan
Teknis pelaksanaan dilakukan dengan penyebaran kuisioner ketika maba datang ke stand welcoming maba, pada pelaksanaannya mahasiswa baru mengisi form secara terburu-buru dikarenakan dibatasi waktu tertentu sehingga ada beberapa pertanyaan yang masih kosong selain itu pengisian form pendataan terhambat dikarenakan adanya survey mengenai BOPB dan BOPP yang juga turut disertakan. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan pendataan mungkin kurang tepat bagi mahasiswa baru apalagi yang masuk lewat jalur SNMPTN dikarenakan ada beberapa data seperti besaraan biaya pendidikan yang harus dibayarkan untuk mereka umumnya belum ada karena ada tanggal penetapan sendiri terutama yang mengajukan pembayaran BOPB sehingga ketika masuk kuliah nanti Kesma IM tetap harus melakukan pelengkapan pendataan kembali. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Untuk mempermudah penginputan data, hasil dari kuisioner kesejahteraan langsung diinput ditempat (di Balairung) bekerjasama dengan pengurus Kesma BEM dan pengurus Kesma IM. Sehingga data data yang diambil nantinya tidak tercecer seperti tahun-tahun sebelumnya. Namun evaluasinya adalah dibutuhkan banyak orang untuk menginput data-data hasil kuisioner tersebut ke excelnya. 6.2.3.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Menyiapkan jumlah orang yang lebih banyak untuk pendataan mahasiswa baru dan juga apabila terdapat survey lain yang nantinya ingin ikut disertakan dibuat sesimpel mungkin agar tidak menghambat tujuan utama yang ingin di dapat pada pendataan ini.
7. Penutup 7.1 Kesimpulan Pada triwulan 3 ini, bidang Kesejahteraan Mahasiswa tel ah menjalankan tiga program kerja dan satu tugas dimana semua parameter tercapai dengan baik. Selain itu, kaderisasi bidang juga berjalan lancar meskipun belum masksimal dikarenakan adanya beberapa kendala dan tantangan yang belum dapat diatasi seperti kaderisasi dengan praktik langsung yang kurang dpat berjalan tetapi dapat diatasi dengan memberikan pencerdasan tentang hal tersebut pada saat kumpul bidang. 7.2 Rencana Strategis Bidang Rencana Strategis untuk Gambaran Tahun Depan Rencana strategis tahun berikutnya adalah persiapan dalam menghadapi isu Uang Kuliah Tunggal (UKT) yang dapat berubah. Selain itu, melakukan pengkajian ulang terkait jumlah BP yang dirasa tahun ini masih terlalu banyak. Jumlah BP yang terlalu banyak tersebut berdampak pada menurunnya semangat BP pada pertengahan atau akhir kepengurusan karena terlalu sedikitnya beban kerja yang didapatkan. Hal tersebut juga dapat diatasi dengan cara memasukkan BP ke dalam grup kesma se-Teknik sehingga BP selalu mengetahui isu terkini dan masalah-masalah yang terjadi dengan cepat yang akan membuat kaderisasi dengan praktik langsung dirasa dapat berjalan lebih optimal. 8.
Penilaian Koordinator Bidang
8.1
Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Program Kerja Penilaian Koorbid Adkesma dari sudut pandang program kerja bidang Kesejahteraan Mahasiswa sudah cukup baik. Ada pun penilaian yang Koorbid lakukan menggunakan paramater tujuan program kerja, parameter keberhasilan, publikasi, dan ketepatan waktu setiap proker. Berikut adalah proker yang sudah dilakukan oleh bidang Kesma: InAdKesMa - Tujuan Program Kerja Melakukan evaluasi dan advokasi terhadap sistem pembayaran biaya kuliah dan memberikan informasi terkait beasiswa untuk membantu mahasiswa memperoleh dana alternatif. Secara tujuan proker ini sudah berjalan dengan baik dengan di adakannya penyebaran info rutin mengenai beasiswa dan di angkatnya isu-isu bersama mengenai perbaikan advokasi finansial baik ditingkat FT maupun UI. - Parameter Keberhasilan 1. 70 orang mahasiswa mengajukan update BOPB dan > 300 mahasiswa berhasil mengajukan pembayaran biaya kuliah dengan cara cicilan. Tercapai. Mahasiswa mengajukan cicilan biaya kuliah jauh melebihi target. 2. 90% informasi terkait beasiswa tersalur ke mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia baik melalui web beasiswa BEM FTUI maupun melalui SOSMA/KESMA IMD. Tercapai. - Publikasi Sangat baik dengan ditunjangnya Kesma IMD yang sangat responsif. Tapi kedepannya mungkin bisa dibuat OA khusus Beasiswa dan Keprofesian sendiri sehingga informasi seputar Advokasi bisa berjalan sendiri dan lebih powerfull. - Ketepatan waktu Penyampaian beasiswa selalu cepat dan up to date. Kesma Center - Tujuan Program Kerja Melakukan pencegahan masalah finansial yang mungkin terjadi pada finansial mahasiswa dan memfasilitasi bantuan terhadap masalah tersebut apabila benar-benar terjadi Saat ini sudah berjalan sesuai dengan tujuan dimana Kesma BEM FTUI membantu menangani masalah finansial dilingkungan FT baik dengan cara mengarahkan ataupun terjun langsung. - Parameter Keberhasilan Semua mahasiswa anggota IKM FTUI yang menghubungi Kesma Center merasa terfasilitasi. Tercapai. Disini kesma sudah berperan sangat bai k, tapi kembali kepada mahasiswa yang bersangkutan terkait outputan yang dihasilkan. - Publikasi Masih dirasa sangat kurang karena masih sedikit sekali orang yang menggunakan tools ini kecuali dari pihak Kesma Departemen yang memberikan laporan. - Ketepatan waktu
Tidak ada parameter ketepatan waktu Database Teknik - Tujuan Program Kerja Untuk mengindentifikasi kondisi kesejahteraan mahasiswa teknik guna menghindari masalah yang mungkin terjadi akibat perubahan kondisi finansial mahasiswa yang akan berdampak pada kehidupan kuliahnya. Tujuan yang sangat tepat digunakan oleh proker ini dan saat ini program berjalan dengan baik sesuai tujuannya. - Parameter Keberhasilan 1. Dilakukan 1 kali selama kepengurusan 2. Mendapatkan data dari > 80% angkatan aktif (2012-2015) 3. Mendapatkan data > 85% angkatan baru 2016 Tercapai untuk point 1 dan 2. Point 3 belum karena sa at LPJ ini dibuat oleh Kesma BEM FTUI data dari mahasiswa SBMTPTN dan SIMAK belum selesai di data. - Publikasi Tidak ada publikasi untuk angkatan 2012-2015 karena langsung berkoordinasi dengan IMD bersangkutan. Sudah sangat baik untuk angkatan baru 2016 dengan datang di kegiatankegiatan maba dan menyebarkan informasi melalu media-media sosial. - Ketepatan waktu Tidak ada parameter ketepatan waktu. 8.2 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Kinerja Bidang Kesma tahun ini sangat baik karena kerjanya yang sangat powerfull. Kesma BEM FTUI dapat dikatakan sangat bagus di awal kepengurusan BEM ini. Semua informasi beasiswa tersalurkan dengan baik, dapat menjadi sahabat bagi BPH IMD lainnya maupun dengan dekanat, sangat pro-aktif di tingkat Adkesma Link UI, serta proses kaderisasinya pun berjalan dengan baik di tingkat BP maupun BPH IMD sekalipun.
LPJ BIDANG OLAHRAGA
1.
Deskripsi Kerja Bidang Bidang Olahraga adalah bidang koordinator yang mewadahi serta memfasilitasi minat dan bakat seluruh warga Teknik dalam segi olahraga, serta harapannya bidang ini mampu mengembangkan minat dan bakat tersebut menjadi prestasi agar terciptanya kebanggaan bersama bagi seluruh warga Teknik. 2.
Pencapaian Visi dan Misi Bidang atau Parameter Capaian Arahan Ketua Mewadahi mahasiswa Teknik dalam mengembangkan minat olahraga. Dalam hal ini bidang olahraga telah mengunakan 3 cara untuk mewadahi dan mengembangkan minat olahraga warga FT seperti melakukan latihan rutin cabang, membuka stand pendftaran untuk latihan rutin FT serta selalu menyebarkam jarkom terkait latihan rutin (latrut) maupun turnamen-turnamen yang ada. Mempersiapkan tim-tim olahraga untuk mengikuti kompetisi yang melibatkan mahasiswa Teknik UI. FT UI selama triwulan pertama ini sudah mengikuti 2 turnamen, salah satunya berhasil menjadi Juara 1 di turnamen basket antar Fakultas Teknik dan akan mengikuti 3 turnamen lainnya pada bulan April ini.
3. Tugas 3.1 Memfasilitasi Keikutsertaan Mahasiswa Fakultas Teknik UI dalam Kegiatan Olahraga Keluar FTUI 3.1.1 Gambaran Pelaksanaan Tugas Olahraga BEM FTUI sudah mengikutsertakan para atlet dalam lomba TROPI dan Volcom pada Triwulan III ini 3.1.2 Evaluasi Tugas Hanya beberapa cabang minor yang belum mendapati kesempatan untuk mengikuti kompetisi. Dikarenakan memang kompetisi di cabang seperti hockey, bulutangkis, dan renang jarang diadakan, jika pun ada sulit untuk mencapai tempat dilaksanakan kompetisi. 3.1.3 Solusi atas Evaluasi Tugas Harus ada follow up yang lebih dini dari bidang Olahraga dengan mencari kompetisi yang lebih akurat. 3.2
Berkoordinasi dengan SIWA di IKM FTUI Mengenai Pemakaian dan Peminjaman Fasilitas Olahraga Untuk Kepentingan Departemen dan Teknik. 3.2.1 Gambaran Pelaksanaan Tugas Pada poin koordinasi Olahraga BEM FTUI sudah melakukan Rakor dengan Siwa Departemen untuk membahas pelaksanaan Dodgeball TODUNG UI CUP yang berjalan dengan lancar. 3.2.2 Evaluasi Tugas Terdapat kesalahpahaman dengan Departemen mengenai waktu pelaksanaan pertandingan semifinal Dodgeball. 3.2.3 Solusi atas Evaluasi Tugas
Diperlukan koordinasi yang lebih komprehensif agar kedua belah pihak tidak mengulangi kesalahan. 3.3
Bertanggungjawab Terhadap Terselenggaranya Kegiatan Olahraga yang Berkaitan dengan Peningkatan Kreativitas Mahasiswa. 3.3.1 Gambaran Pelaksanaan Tugas Olahraga BEM telah berhasil untuk megadakan semua cabang latihan rutin untuk meningkatkan dan menggali potensi warga Teknik. 3.3.2 Evaluasi Tugas Tidak ada evaluasi karena semua cabang sudah mendapat latihan rutin yang merupakan evaluasi triwulan sebelumnya. 3.3.3 Solusi atas Evaluasi Tugas 4. Evaluasi Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi dan Ketercapaian SPJ 4.1 Kurikulum Kaderisasi yang Dilaksanakan Pada triwulan ini menanamkan beberapa hal penting yang telah di rancang pada kurikulum kaderisasi tentang bagaimana BP menjadi orang yang aktif di Departemen sehingga dapat memengaruhi teman-temannya umtuk berkontribusi di Teknik serta pemberian tugas untuk memahami kondisi olahraga di Teknik lewat latihan rutin di Departemen dan latihan rutin di Teknik. 4.2 Gambaran Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi Pada triwulan ini menanamkan beberapa hal penting yang telah di rancang pada kurikulum kaderisasi tentang bagaimana BP menjadi orang yang aktif di departemen sehingga dapat memengaruhi teman-temannya umtuk berkontribusi di Todung UI Cup dan ARJUNA Olahraga yang sedang berlangsung dalam membawa warga dar i angkatan ataupun Departemen masing-masing. 4.3 Ketercapaian SPJ oleh Pengurus Lembaga Kurikulum kaderisasi berupa leadership tercapai salah satu parameternya ketika Panitia Inti ARJUNA Olahraga yang merupakan BP dari bidang Olahraga dapat berperan aktif dalam controlling mahasiswa baru salah satunya dalam latihan supporter. 5. Gambaran Umum 5.1 Koordinasi BPH-BP Komunikasi antar BPH dan BP sangat baik, interaksi pun tidak harus di dalam rabid, tetapi diluar rabid seperti ngobrol-ngobrol pribadi pun rutin dilaksanakan. Pembagian tugas pun sudah jelas dan dilaksanakan dengan baik dan hasilnya 90% sesuai dengan instruksi BPH. Kekurangannya adalah koordinasi ketika akan rabid terkadang telat. Seluruh BP pun sudah merasakan kedekatan antar satu sama lain, terlihat saat rabid seluruh BP antusias untuk datang meskipun banyak kegiatan lain diluar. 5.2 Koordinasi antar BPH Keharmonisan dan kekompakkan antara BPH sangat baik. Pembagian tugas sudah sangat baik dan saling mengisi kekurangan antara satu sama lain. Dalam mengikuti forum di fakultas maupun universitas, jika salah satu tidak bisa tetap satu dari BPH hadir. Komunikasi
dan mencari solusi juga terus dilakukan hampir setiap hari baik via tatap muka maupun via media sosial. 5.3 Analisis SWOT Bidang 5.3.1 Strength Peran BPH dan Staff Ahli dapat adaptasi dengan cepat dengan BP sehingga internal bidang sangat kompak karena BP sendiri termasuk orang yang aktif di Departemen-nya sehingga mudah untuk mengumpulkannya dan sosok di lingkungan sekitarnya. 5.3.2 Weakness Mayoritas BP sudah mempunyai posisi di Departemen sehingga pembagian waktunya kurang dan masih telat ketika ngumpul. 5.3.3 Opportunity Passion yang sama sehingga mudah menyatukan pandangan serta sifat yang fleksibel memudahkan menentukan jadwal ketemu. 5.3.4 Threat Kendala akademis dan izin orang tua yang membuat hambatan bidang ini. 6. Program Kerja Proyek dan Non Proyek 6.1 Program Kerja Proyek 6.1.1 Todung UI Cup 6.1.1.1 Jenis Program Kerja Penyesuai Kebutuhan 6.1.1.2 Tujuan Program Kerja Mewadahi minat dan bakat para mahasiswa Fakultas Teknik di bidang Olahraga khususnya sepak bola. Sebagai wadah akselerasi bagi FTUI dalam membangun tim menuju Olimpiade UI khususnya pada cabang sepak bola. Memperkuat relasi antar Fakultas Teknik se-Jawa-Bali melalui sebuah acara keolahragaan. Menumbuhkan rasa kepedulian mahasiswa FTUI dalam mendukung para kontingen FTUI. 6.1.1.3 Pencapaian Parameter Hasil pencapaian parameter utama yaitu minimal peserta terdiri dari 10 Universitas tercapai. 6.1.1.4 Evaluasi Evaluasi Ketercapaian Kebutuhan Tidak ada evaluasi secara umum dari ketua panitia karena semua parameter tercapai. Evaluasi Keefektifan Bentuk Todung UI Cup 2016 berjalan dengan tingkat sportivitas yang tinggi serta konsistensi yang baik dalam mengikuti setiap peraturan yang sudah didiskusikan bersama dengan perwakilan setiap Departemen. Pembagian medali emas, perak, dan perunggu juga telah diumumkan secara jelas. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Selama pelaksanaan Todung UI Cup, kurangnya koordinasi dengan bidang perizinan menyebabkan sering terjadi tidak adanya izin yang diperlukan. Beberapa
bidang seperti bidang operasional kekurangan staff atau sumber daya manusia. Rundown pertandingan juga sering kali telat dalam pelaksanaannya. Selain itu, kurangnya detailing dari panitia terutama dalam aspek berkas-berkas karena tidak ada pengecekan kepastian identitas peserta sehingga dapat menjadi fatal. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Todung UI Cup terlaksana tepat waktu. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan 6.1.1.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Solusi atas permasalahan yang terjadi yaitu dapat dengan mengadakan konsolidasi panitia bidang operasional kepada bidang lain khususnya bidang logistik dan akomodasi sehingga dapat terjalin komunikasi dan hubungan yang baik untuk keberlangsungan acara. Penyiapan berkas juga harus sudah dilengkapi dari H-1 bulan pelaksanaan acara dan juga ketegasan dari panitia harus lebih ditingkatkan untuk mencegah keterlambatan pengumpulan berkas dari peserta. Peningkatan komitmen panitia juga penting, yaitu untuk tidak hanya mengurus bidang operasional saja melainkan membantu bidang-bidang lain juga karena akan berdampak pada keberlangsungan acara nantinya juga. Selain itu, panitia perlu membuat peraturan dan juknis yang lebih matang sehingga tidak terjadi miskomunikasi antar semua pihak. Serta yang tak kalah penting yaitu menganalisis evaluasi dan juga saran yang diberikan oleh panitia tahun sebelumnya sehingga dapat terjadi continous improvement untuk keberlangsungan acara Todung UI Cup 2016.
7. Penutup 7.1 Kesimpulan Sekian penjelasan pertanggung jawaban dalam triwulan IIIa kepengurusan BEM FTUI 2016. Bidang Olahraga merupakan salah satu bidang yang mewadahi dan memfasilitasi minat dan bakat mahasiswa FTUI di bidang Olahraga, s ebagai bidang Olahraga kita akan selalu mencoba lebih baik untuk kedepannya demi mewujudkan BEM FTUI yang Gembira Berkarya. 7.2 Rencana Strategis Bidang Rencana Strategis untuk Gambaran Tahun Depan Rencana Strategis untuk Triwulan Selanjutnya Rencana strategis di triwulan tersebut sebagai gambaran untuk tahun depan. Perhatikan setiap detail dari kemungkinan kegagalan atau yang akan menjadi penghalang dari setiap proker. Dengan cara menganalisa lebih awal setiap evaluasi dan melakukan perencanaan dengan tetap membuat plan b sebagai backup plan. Untuk triwulan ketiga sebaiknya tahun depan harus lebih diisi dengan pembahasan pembahasan evaluasi serta perencanaan untuk kerja di triwulan IIIb. 8. Penilaian Koordinator Bidang 8.1 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Program Kerja Untuk triwulan tiga, bidang olahraga BEM FTUI sudah melaksanakan proker yaitu latihan rutin, yang merupakan proker sepanjang satu tahun kepengurusan. Proker ini meningkat keefektifannya dan terasa di warga karena adanya event tahunan olimpiade UI sehingga warga
mengalihkan fokus mereka pada latihan teknik. Evaluasinya adalah kendala cuaca sehingga latihan rutin sering tertunda atau berganti jadwal. Proker lainnya yang sudah dilaksanakan adalah Todung UI Cup. Proker ini berjalan cukup baik dan terdapat peningkatan dalam segi penuansaan pada warga FT karena diadakannya lomba dodge ball antar departemen sehingga todung diketahui oleh warga. Evaluasi dari Todung UI Cup sendiri adalah sepinya penutupan dan pembukaan dari proker ini, padahal secara teknis sudah dipersiapkan cukup baik. Selain itu, terdapat beberapa penampil yang membatalkan diri untuk tampil pada penutupan acara. Dan evaluasi terakhir adalah belumnya mencapai jumlah minimum peserta yang ditargetkan. Olahraga BEM FTUI juga sedang mempersiapkan proker yaitu arjuna olahraga, Sejauh ini persiapan sudah cukup baik, hanya mungkin dari segi keuangan terdapat sedikit kendala. Rencana strategis untuk bidang olahraga pada triwulan tiga tahun depan adalah menagih janji ILUNI FTUI yang hendak memasukkan Todung UI Cup menjadi agenda PSSI serta meningkatkan jumlah pendaftar Todung UI Cup dengan mempersiapkan akomodasi. 8.2 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Kinerja Bidang Untuk triwulan tiga bidang Olahraga BEM FTUI menunjukkan kinerja yang sudah baik dari segi perencanaan dan pelaksanaan proker. Koordinasi antar BPH baik, koordinasi dengan bidang dan lembaga lain baik, inventarisasi alat berjalan, koordinasi dengan BP dan penjagaan BP serta koordinasi dengan korbid juga baik. Kaderisasi pun berjalan dengan lancar. Evaluasi dari kinerja pada triwulan tiga ini adalah kurangnya peran bidang Olahraga BEM FTUI sebagai koordinator, penyeimbang atau penjaga suasana sportivitas warga Teknik. Rencana strategis untuk triwulan tiga tahun depan adalah mengikuti lebih banyak perlombaan karena uang pendaftaran untuk lomba sedang diajukan untuk ditanggung oleh Dekanat.
LPJ BIDANG SENI
1.
Deskripsi Kerja Bidang Bidang seni merupakan bidang yang bertanggungjawab untuk mewadahi serta melayani potensi seni pada warga Fakultas Teknik UI. Seluruh potensi itu dilayani dengan program kerja dan komunitas. 2.
Pencapaian Visi dan Misi Bidang atau Parameter Capaian Arahan Ketua Mewadahi Mahasiswa dalam Mengembangkan Minat Seni Mewadahi pengembangan minat seni warga Teknik dengan pengadaan proker sehingga kebutuhan warga akan di apresiasi dan mengetahui seni dapat terpenuhi. Mempersiapkan Tim-tim Untuk Mengikuti Lomba Seni yang Melibatkan Mahasiswa Teknik UI PJ Komunitas berperan aktif memberikan info lomba dan penampilan serta diikuti dengan pendampingan dalam persiapan mengikuti acara yang diikuti. Selain melalui PJ Komunitas, Seni BEM FTUI juga berkoordinasi dengan BKST. Mengoptimalkan Fungsi-fungsi Komunitas Melakukan perekrutan anggota baru komunitas dilanjutkan dengan pelatihan secara berkala dengan target mengikuti berbagai lomba dan ajang tampil, sehingga warga merasa terapresiasi dan terwadahi minat seninya.
3. Tugas 3.1 Memfasilitasi Partisipasi Warga FTUI dalam Kegiatan Seni diluar Lingkup FTUI 3.1.1 Gambaran Pelaksanaan Tugas Memberikan informasi dan persiapan kepada warga FTUI yang memiliki potensi seni untuk dapat mengikuti berbagai perlombaan dan pementasan diluar FTUI untuk dapat diapresiasi. 3.1.2 Evaluasi Tugas Penyampaian informasi tentang kegiatan seni diluar Teknik sudah melalui pemberitahuan personal kepada para anggota komunitas. Cara ini sudah cukup baik namun belum mencakup seluruh warga Teknik. 3.1.3 Solusi atas Evaluasi Tugas Penyebaran informasi harus lebih luas lagi dengan menggunakan media yang dapat di lihat dan diakses oleh seluruh warga Teknik. 3.2
Berkoordinasi dengan SIWA IMD dan IMPI, BKST, serta seluruh lembaga terkait tentang peminjaman fasilitas maupun hal-hal lain seputar seni teknik 3.2.1 Gambaran Pelaksanaan Tugas Memberikan penjelasan dan koordinasi tentang SOP segala peminjaman fasilitas s eni yang dikelola BEM, serta koordinasi tentang keperluan seni yang menyangkut berbagai lembaga seperti apresiasi Artis teknik yang dikoordinasikan dengan Teknika. 3.2.2 Evaluasi Tugas
Rakoor para siwa IMD dan IMPI sudah tidak dilakukan lagi pada triwulan ini, namun pengawasan masih tetap dilaksanakan. BKST sedang dalam proses persiapan menjadi BO dan BEM FTUI 2016 sudah merekomendasikan BKST untuk menjadi BO kepada MPM FTUI. 3.2.3 Solusi atas Evaluasi Tugas Pengawasan kepada para siwa IMD dan IMPI perlu lebih intensif meskipun tidak harus melalui rakoor. Selain itu perlu ikut dalam membantu BKST mempersiapkan lembaganya untuk bisa menjadi BO tahun depan. 4. Evaluasi Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi dan Ketercapaian SPJ 4.1 Kurikulum Kaderisasi yang Dilaksanakan Perawatan dan memfungsikan fasilitas kesenian FTUI Cara menjalankan proker dan koordinasi Mengerti teknis acara, desain, dekorasi, dokumentasi Memahami kinerja komunitas Mengetahui evaluasi Seni tahun lalu Mampu memimpin rapat 4.2 Gambaran Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi Pelaksanaan kaderisasi dilakukan dalam berbagai kesempatan. Dalam pelaksanaan proker setiap pelaksanaannya telah melibatkan para BP mulai dari pembuatan konsep sampai kedalam pelaksanaan teknis. Dalam hal SOP peminjaman para BP juga sudah mandiri dan mengerti menjalankannya serta sudah dapat menjelaskan berbagai SOP yang ada kepada warga teknik. Perawatan barang juga telah dilakukan oleh para BP. Paada setiap rapat serta konsol juga sering dipimpin oleh para BP sehingga tidak ada kesenjangan antara BPH dan BP. Secara umum, kurikulum kaderisasi Bidang Seni BEM FTUI 2016 sudah dilaksanakan dengan baik. 4.3 Ketercapaian SPJ oleh Pengurus Lembaga Seluruh kurikulum kaderisasi sudah terlaksana namun belum maksimal dikarenakan beberapa kendala seperti para BP masih melakukan segala hal sesuai jobdesk sehingga tidak banyak yang mereka ketahui tentang jobdesk BP yang lain. Sering tidak diikutinya rapat oleh seluruh BP juga menjadi salah satu penyebab tidak maksimalnya ketercapaian SPJ oleh pengurus lembaga. 5. Gambaran Umum 5.1 Koordinasi BPH-BP Koordinasi BPH-BP berjalan dengan lancar. Komunikasi rutin dijalankan khususnya melalui media sosial. Rapat berjalan serius tapi santai. Interaksi tetap terjadi meskipun ketika diluar perihal bidang. Persiapan proker yang perlu dilakukan bersama-sama sudah cukup baik namun belum maksimal dikarenakan jadwal kuliah yang berbeda, namun dapat diatasi dengan membuat waktu shift pada pelaksanaannya. 5.2 Koordinasi antar BPH Koordinasi antar BPH berjalan dengan sangat lancar. Ketiga BPH rutin berkomunikasi baik secara langsung maupun via media sosial. BPH saling bekerjasama dalam berbagai hal misalnya membagi waktu ketika ada agenda bersamaan. BPH juga mengadakan rapat untuk mengevaluasi progress kerja bidang. 5.3 Analisis SWOT Bidang 5.3.1 Strength
Koordinasi antar BPH berjalan dengan baik. Pembagian jobdesc BP ke proker proyek (Dongkrak Seni dan Arjuna Seni) merata sehingga berdampak positif bagi BP dan proker tersebut. Atmosfer kerja bidang berjalan fun tetapi tetap mementingkan kewajiban. 5.3.2 Weakness Masih terdapat miskomunikasi antar BPH-BP. 5.3.3 Opportunity BP turut aktif di IMD masing-masing serta anggota bidang memiliki banyak sarana yang dapat mendukung berjalannya proker (sound system, dll) 5.3.4 Threat Banyak agenda lain yang dimiliki BP di luar BEM sehingga ketika terdapat agenda bersama (Rabid, persiapan proker, konsolidasi) sulit dihadiri 100% pengurus bidang. 6.
Program Kerja Proyek dan Non Proyek
6.1 Program Kerja Proyek 6.1.1 Arjuna Seni 6.1.1.1 Jenis Program Kerja Penyesuai Kebutuhan 6.1.1.2 Tujuan Program Kerja Menjaring, mempersiapkan, menyalurkan, serta mempublikasikan Seniman FTUI dan memberikan penuansaan seni kepada warga teknik untuk menyambut UI Art War 2016. 6.1.1.3 Pencapaian Parameter Belum dapat diketahui karena proker masih sedang berjalan (belum selesai). 6.1.1.4 Evaluasi Evaluasi Ketercapaian Kebutuhan Belum dapat diketahui karena proker masih sedang berjalan (belum selesai). Evaluasi Keefektifan Bentuk Belum dapat diketahui karena proker masih sedang berjalan (belum selesai). Evaluasi Teknis Pelaksanaan Belum dapat diketahui karena proker masih sedang berjalan (belum selesai). Evaluasi Waktu Pelaksanaan Belum dapat diketahui karena proker masih sedang berjalan (belum selesai). Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Belum dapat diketahui karena proker masih sedang berjalan (belum selesai). 6.1.1.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Belum dapat diketahui karena proker masih sedang berjalan (belum selesai). 6.1.2 Dongkrak Seni UI 2016 6.1.2.1 Jenis Program Kerja Penyesuai Kebutuhan 6.1.2.2 Tujuan Program Kerja Memberikan sarana mahasiswa FTUI dan masyarakat umum untuk menampilkan karya seni (industri kreatif),
Memberikan sarana untuk menunjukan eksistensi FTUI dibidang seni dan sebagai puncak dari rangkaian acara seni yang ada di teknik yang menjadi acara kebanggaan teknik. 6.1.2.3 Pencapaian Parameter Belum dapat diketahui karena proker masih sedang berjalan (belum selesai). 6.1.2.4 Evaluasi Evaluasi Ketercapaian Kebutuhan Belum dapat diketahui karena proker masih sedang berjalan (belum selesai). Evaluasi Keefektifan Bentuk Belum dapat diketahui karena proker masih sedang berjalan (belum selesai). Evaluasi Teknis Pelaksanaan Belum dapat diketahui karena proker masih sedang berjalan (belum selesai). Evaluasi Waktu Pelaksanaan Belum dapat diketahui karena proker masih sedang berjalan (belum selesai). Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Belum dapat diketahui karena proker masih sedang berjalan (belum selesai). 6.1.2.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Belum dapat diketahui karena proker masih sedang berjalan (belum selesai).
6.2 Program Kerja Non Proyek 6.2.1 Kantek Show 6.2.1.1 Jenis Program Kerja Penyesuai Kebutuhan 6.2.1.2 Tujuan Program Kerja Mewadahi minat dan bakat mahasiswa FTUI dibidang seni musik dalam bentuk kompetisi. Meningkatkan antusisme mahasiswa FTUI terhadap seni musik. 6.2.1.3 Pencapaian Parameter Semua Departemen FTUI mengikuti kompetisi ini. Pencapaian: TERCAPAI, semua departemen FTUI mengikuti Kantek Show. Minimal 30 orang datang mendukung band perwakilan Departemen-n ya. Pencapaian: TERCAPAI, kehadiran supporter tiap Departemen di setiap kompetisi selalu lebih dari 30 orang. Tidak ada perselisihan supporter dan artis antar Departemen. Pencapaian: TERCAPAI, tidak ada perselisihan supporter dan artis antar Departemen. 6.2.1.4 Evaluasi Evaluasi Ketercapaian Kebutuhan Kantek Show telah berhasil memenuhi kebutuhan warga akan kompetisi seni yang berupa penampilan musik untuk menunjukan kebanggaan Departemen masing-masing. Evaluasi Keefektifan Bentuk
Bentuk dari Kantek Show yang berupa kompetisi performance seni musik antar Departemen dan Program Internasional di FTUI dengan sistem kompetisi sudah cukup baik dan efektif. Terlihat dari respon positif seperti kehadiran, partisipasi, dan antusiasme warga terhadap berjalannya Kantek Show. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Kantek Show telah berhasil dilaksanakan sesuai perencanaan, yaitu selama 7 kali yang meliputi babak penyisihan (4 kali) , babak semifinal (2 kali), dan babak final dengan total 14 kali diadakan. Semua departemen FTUI mengikuti kompetisi Kantek Show ini. Selama 14 kali pelaksanaan Kantek Show, 12 hari pelaksanaan berhasil berjalan tepat waktu dan sesuai perencanaan yaitu mulai pada pukul 18.30 WIB, sedangkan 1 hari pada triwulan I pelaksanaan kantek show mulai telat 10 menit dikarenakan hujan, sehingga pengurus Bidang SENI BEM FTUI 2016 kesulitan untuk memindahkan peralatan sound system dari ruang seni FTUI menuju Kantin Teknik. Kantek Show tahun ini telah berhasil mengembalikan pelaksanakan Kantek Show di dalam Kantek seperti awal Kantek Show dibuat. Dan pada triwulan III, final kantek show telat 30 menit karena force majeure yaitu listrik kantin teknik mendadak mati, sehingga perlu mobilisasi sound dari kantek dalam ke taman teknik. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Perencanaan (Semester Genap): Maret April KEGIATAN Minggu Minggu Minggu Minggu Minggu Minggu 3 4 1 2 3 4 Pelaksanaan Kantek Show
Pelaksanaan (Semester Genap): Maret KEGIATAN Minggu Minggu Minggu 3 4 1 Pelaksanaan Kantek Show
April Minggu Minggu 2 3
Minggu 4
Kantek Show berjalan sesuai dengan timeline IKM yang sudah direncanakan sejak awal kepengurusan, yaitu: 16 Maret 2016 : Tahap Penyisihan (Industri (WIN) vs Mesin) 17 Maret 2016 : Tahap Penyisihan (Sipil (WIN) vs Elektro) 22 Maret 2016 : Tahap Penyisihan (Kimia (WIN) vs PI) 23 Maret 2016 : Tahap Penyisihan (Arsitektur (WIN) vs Metalurgi) 6 April 2016 : Tahap Semifinal (Arsitektur (WIN) vs Industri) 7 April 2016 : Tahap Semifinal (Kimia vs Sipil (WIN)) 21 April 2016 : Tahap Final (Sipil (WIN) vs Arsitektur) Perencanaan (Semester Ganjil):
KEGIATAN
September Minggu Minggu 3 4
Minggu 1
Oktober Minggu Minggu 2 3
Minggu 4
Pelaksanaan Kantek Show Pelaksanaan (Semester Ganjil): September Oktober KEGIATAN Minggu Minggu Minggu Minggu Minggu Minggu 3 4 1 2 3 4 Pelaksanaan Kantek Show Kantek Show berjalan sesuai dengan timeline IKM yang sudah direncanakan sejak awal kepengurusan (Semester Ganjil), yaitu: 21 September 2016 : Tahap Penyisihan (Arsitektur (WIN) vs Metalurgi) 22 September 2016 : Tahap Penyisihan (PI vs Mesin (WIN)) 28 September 2016 : Tahap Penyisihan (Sipil (WIN) vs Elektro) 29 September 2016 : Tahap Penyisihan (Industri vs Kimia (WIN)) 5 Oktober 2016 : Tahap Semifinal (Arsitektur (WIN) vs Mesin) 6 Oktober 2016 : Tahap Semifinal (Sipil vs Kimia (WIN)) 13 Oktober 2016 : Tahap Final (Arsitektur vs Kimia (WIN)) Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Selama 14 kali pelaksanaan Kantek Show sejak awal triwulan, 13 kali pelaksanaan tidak mengalami perubahan pada pelaksanaan (sesuai dengan perencanaan). Namun, pada tahap final terakhir, 13 Oktober 2016 pelaksanaan kantek show di pindah dari kantin teknik ke depan gedung BP3 (Taman Teknik) dikarenakan force majeure, yaitu listrik Kantin Teknik mendadak mati. Wal aupun pindah tempat, kantek show berjalan dengan lancar dan meriah. 6.2.1.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Menyusun perencanaan dengan lebih detail, jauh-jauh hari, dan memberikan inovasiinovasi baru lagi serta membuat perencanaan mengenai tindakan preventif terhadap kondisikondisi diluar dugaan.
6.2.2 Art Night 6.2.2.1 Jenis Program Kerja Penyesuai Kebutuhan 6.2.2.2 Tujuan Program Kerja Memperkenalkan komunitas-komunitas Seni BEM FTUI dan BKST kepada mahasiswa FTUI. Mewadahi penyaluran minat dan bakat dibidang seni. Meningkatkan awareness mahasiswa FTUI terhadap seni. 6.2.2.3 Pencapaian Parameter
Dihadiri oleh min. 100 mahasiswa FTUI Pencapaian: TERCAPAI, dihadiri oleh >100 mahasiswa FTUI Semua komunitas Seni BEM dan BKST memberikan penampilan kar ya Pencapaian: TERCAPAI, semua komunitas Seni BEM dan BKST memberikan penampilan karya Pendaftar min. 10 orang per komunitas selama open recruitment . Pencapaian: TERCAPAI, pendaftar film 43 orang, band 39 orang, vokal grup 38 orang, mural 12 orang, digital art 30 orang, komik 14 orang (pada triwulan I). 6.2.2.4 Evaluasi Evaluasi Ketercapaian Kebutuhan Art Night sudah berhasil memenuhi kebutuhan warga akan sebuah kegiatan untuk mewadahi dan memfasilitasi minat dan bakat di bidang seni. Selain itu, juga memenuhi kebutuhan warga untuk mengetahui dan mengenali wadah terse but. Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk Art Night tahun ini cukup berhasil dan efektif yaitu dengan memberikan penampilan kolaborasi dari semua komunitas Seni BEM FTUI dan semua divisi BKST pada triwulan I. Hal ini terbukti dari kehadiran dan antusiasme warga pada saat Art Night berlangsung. Selain itu terlihat juga dari jumlah pendaftar komunitas dan divisi BKST yang melebihi target yang direncanakan. Pada tr iwulan III Art Night juga berhasil dengan memberikan penampilan dari komunitaskomunitas Seni BEM FTUI. Art Night pada semster ini dilaksanakan bersamaan dengan awal penyisihan Kantek Show. Terlihat juga banyak warga FTUI yang antusias perpartisipasi dan bermain pada saat free jamming diadakan. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Art Night pada triwulan III sedikit berbeda dari art night pada triwulan I, dimana art night kali ini merupakan tindak lanjut dari art night pertama. Pada Art night triwulan ini komunitas-komunitas dari Seni BEM FTUI memberikan penampilan. Art Night pada semester ganjil ini dilaksanakan pada hari yang sama dengan awal penyisihan Kantek Show. Art night pada semester ini dikemas lebih simple dan terakhir ditutup dengan free jamming till drop untuk seluruh warga teknik. Acara di mulai tepat waktu yaitu setelah kantek show selesai dilaksanakan pukul 19.15 WIB sesuai dengan perencanaan. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Perencanaan: Februari September KEGIATAN Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 Artnight (Grand Launching Seni FTUI ) (Semester Genap / Triwulan 1) Art Night
(Semester Ganjil / Triwulan 3) Pelaksanaan: KEGIATAN
Februari Minggu 1 Minggu 2
September Minggu 3 Minggu 4
Artnight (Grand Launching Seni FTUI ) (Semester Genap / Triwulan 1) Art Night (Semester Ganjil / Triwulan 3) Art Night berjalan sesuai dengan timeline IKM yang sudah direncanakan sejak awal kepengurusan, yaitu pada hari Senin, 7 Maret 2016 dan Rabu, 21 September 2016. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Tidak ada perubahan pada pelaksanaan. 6.2.2.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Menyusun perencanaan dengan lebih detail, jauh-jauh hari, dan memberikan inovasiinovasi baru lagi.
7. Penutup 7.1 Kesimpulan Bidang Seni BEM FTUI 2016 telah melaksanakan tugasnya dengan cukup baik. Terdapat kendala-kendala yang terjadi namun dapat diatasi. Dari segi timeline maupun pencapaian parameter terlaksana dengan baik. Koordinasi internal maupun eksternal semakin terjalin dengan baik. 7.2 Rencana Strategis Bidang Rencana Strategis untuk Gambaran Tahun Depan Membuat inovasi-inovasi kreatif dalam memenuhi kebutuhan warga akan warga Fakultas Teknik UI terhadap seni. Membuat perencanaan se-detail mungkin serta tindakan preventif agar pelaksanaan program kerja dapat berjalan sesuai dengan perencanaan. Semangat yaa bidang Seni BEM FTUI 2017 . 8. Penilaian Koordinator Bidang 8.1 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Program Kerja Pada triwulan III kali ini, bidang seni BEM FTUI sudah melaksanakan proker yaitu, Kantek Show dan sedang menjalankan atau mempersiapkan proker Arjuna Seni dan Dongkrak Seni. Proker Kantek Show sudah diselesaikan pada triwulan kali ini, proker ini juga berjalan sangat baik karena tetap berhasil menarik atensi warga tanpa adanya masalah yang berarti. Sedikit kendala pada pertandingan final terjadi karena mati listrik tetapi dapat di atasi dengan pemindahan tempat acara.
Untuk persiapan proker Dongkrak Seni, sudah ada suatu langkah baru untuk menuansakan proker tersebut kepada warga FT yaitu dengan membuat suatu acara pre-event dongsen. Untuk menarik warga Non-FT sudah dilaksanakan beberapa kali road show ke fakultas-fakultas lain. Evaluasinya adalah acara pre-event masih sepi penonton walaupun konten acara sudah baik, hal ini dikarenakan mungkin akibat bertabrakan dengan timeline mabim serta penuansaan yang kurang. Sedangkan untuk Arjuna Seni, belum dapat dinilai banyak karena tugas utama mereka belum dijalankan, tetapi untuk penarikan kontingen tidak mengalami banyak masalah. Evaluasi mungkin terlihat pada segi keuangan kepanitaan dan penuansaan terhadap warga. Rencana strategis untuk bidang seni untuk triwulan III tahun depan adalah untuk proker Dongkrak Seni penuansaan yang lebih kepada warga dengan tetap mempertahankan acara pre-event serta menghindari tabrakan dengan timeline mabim. Untuk proker arjuna seni, rencana strategisnya adalah meningkatkan penuansaan yang dikoordinasikan dengan arjuna lainnya. 8.2 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Kinerja Bidang Untuk triwulan tiga, bidang Seni BEM FTUI sudah menjalankan fungsinya dengan baik bagi dari segi proker maupun bukan. Proker berjalan sesuai perencanaan. Koordinasi antar BPH, antar bidang, dengan korbid pun berjalan dengan lancar. Rapat bidang terlaksana d engan rutin, inventaris alat berjalan. Kehadiran dalam rapat BPH juga baik. Hubungan antar lembaga selalu dijaga. Kaderisasi dan internal bidang juga berjalan cukup baik. Evaluasi dari kinerja pada triwulan tiga kali ini adalah list prestasi yang belum terkumpul dan belum adanya apresiasi artis. Rencana strategis untuk triwulan tiga tahun depan adalah penyelesaian list prestasi serta apresiasi jika ada prestasi yang termasuk kualifikasi karena belum ada publikasi prestasi hingga akhir triwulan ini selain tetap mempertahankan pencapaian yang sudah diraih ini.
LPJ BIDANG ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI (IPTEK)
1.
Deskripsi Kerja Bidang Bidang IPTEK memiliki Job Description yaitu meningkatkan nuansa keilmiahan dan terus meningkatkan potensial dari mahasiswa Fakultas Teknik dalam hal keilmiahan sehingga nantinya mahasiswa FT mampu membawa nama baik FT di kancah Nasional maupun Internasional. 2.
3.
Pencapaian Visi dan Misi Bidang atau Parameter Capaian Arahan Ketua Mewadahi Minat Mahasiswa Teknik dalam Hal-hal Keilmiahan Dalam triwulan III, Telah melaksanakan pengumpulan PKM Kegiatan (PKM P,K,M,T,KC) 2016 yang berhasil membetikan kontribusi untuk t iap Departement untuk turut mengumpulkan PKM masing-masing, sebagai tindak lanjut dari keputusan bersama dalam OIM FTUI 2016 sebelumnya. Dalam triwulan III ini juga telah melaksanakan Teknik to OIM UI 2016 yang kemudian disebut dengan Arjuna IPTEK, yang telah berhasil membawa Fakultas Teknik mencapai juar a umum ke-2 dalam OIM UI 2016. Menggugah Mahasiswa Teknik agar Banyak Terlibat dengan Kegiatan-kegiatan Lomba Keilmiahan Telah melaksanakan pengumpulan PKM Kegiatan (PKM P,K,M,T,KC) untuk PIMNAS, yang berlangsung terdapat 209 PKM yang sudah terdaftar, serta telah menyelesaikan batch 1 semester kedua untuk Liga Prestasi, dan terkumpul sebanyak 107 prestasi teknik jika diakumulasikan hingga triwulan III ini. Namun, sebagai evaluasi bahwa masih kurangnya sosialisasi terhadap info lomba dikarenakan beberapa koordinasi terhadap BPH IPTEK IMD/IMPI masih kurang dalam mendata lombalomba. Tugas -
4. Evaluasi Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi dan Ketercapaian SPJ 4.1 Kurikulum Kaderisasi yang Dilaksanakan Pemahaman terhadap mengerti tugas BP, hak dan kewajiban BP, memahami fungsi dan peran bidang IPTEK BEM FTUI dalam lembaga IKM FTUI, memahami tentang karya ilmiah, khususnya PKM serta kompetisi keilmuan lainnya, serta mampu bekerjasama dan berkoordinasi dengan berbagai pihak. 4.2 Gambaran Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi Telah dilakukan pemahaman mengenai tugas BP BEM IPTEK FT UI sebagai koordinator lomba pada Teknik to OIM UI 2016 sehingga setiap BP mampu berkoordinasi serta bekerja sama dengan pihak luar khususnya panitia OIM UI 2016. Pemahaman mengenai alur pengumpulan PKM kegiatan juga telah dilaksanakan oleh BP sehingga kedepanya BP selain mampu membuat PKM Kegiatan juga mengetahui alur pengumpulan PKM kegiatan saat ini, untuk kerjasama dengan tiap KPD serta Study Club yang ada di FT UI telah dilakukan
dengan adanya koordinasi dengan tiap KPD dan Study Club yang ada di FT UI untuk menyelenggarakan adanya pameran keilmiahan yang akan terlaksana. 4.3 Ketercapaian SPJ oleh Pengurus Lembaga Pemahaman terhadap IKM FTUI (kode etik, GBPK, IKG), mengerti tugas BP, hak dan kewajiban BP, memahami fungsi dan peran bidang IPTEK BEM FTUI dalam lembaga IKM FTUI, memahami tentang karya ilmiah, khususnya PKM serta kompetisi keilmuan lainnya, serta mampu bekerjasama dan berkoordinasi dengan berbagai pihak. Bukti penanaman pemahaman BP terhadap IKM FTUI dilaksanakan me lalui pemberian materi mate ri serta mentoring, dan memberikan tanggung jawab secara langsung la ngsung kepada BP untuk menjalankan program kerja terkait. 5. Gambaran Umum 5.1 Koordinasi BPH-BP Untuk kepengerusan triwulan ketiga, koordinasi antara BPH dengan BP secara keseluruhan berjalan dengan baik sehingga tidak terjadi permasalahan yang terlalu signifikan dalam jalanya koordinasi antara BPH dengan BP. Koordinasi secara mayoritas berjalan melalui Arjuna IPTEK, BP yang menjadi PJ Lomba dalam mempersiapkan kontingen-kontingen FT untuk OIM UI 2016. Namun terdapat beberapa kendala terhadap koordinasi antara BPH dengan BP seperti adanya kepentingan lain dari BP sehingga untuk menjalankan tugas atau mengetahui jalanya progres terhadap tugas yang diberikan ada sedikit hambatan namun permasalahan tersebut tidak memiliki pengaruh pengaruh yang terlalu signifikan terhadap jalanya jalanya koordinasi BPH dengan BP. BP menjadi lebih memiliki tanggung jawab dikarenakan pemberian tugas yang menuntut rasa responsibility yang tinggi, sehingga cukup banyak koordinasi yang perlu dilakukan agar tetap terkontrol dengan baik, dan sejauh ini berlangsung dengan cukup baik. 5.2 Koordinasi antar BPH Selama Kepengurusan triwulan II, koordinasi antara Kabid dan Wakabid berjalan dengan sangat baik, secara keseluruhan koordinasi secara terus menerus, sehingga menyebabkan koordinasi dalam pelaksanaan tugas sangat baik, serta penyelesaian masalah dilakukan dengan jalur berdiskusi terlebih dahulu sehingga setiap masalah yang ada dapat dilalui tanpa adanya hambatan yang signifikan. Kemudian dengan perbedaan karakter yang dimiliki antara Kabid dengan wakabid menyebabkan pemenuhan tugas bersama berjalan secara lancar. Perbedaan jadwal serta kepentingan tidak menyebabkan tugas terhambat justru dengan perbedaan jadwal tersebut Kabid dan Wakabid bidang IPTEK mampu saling melengkapi dalam pelaksanaan tugas. 5.3 Analisis SWOT Bidang 5.3.1 Strength Komitmen yang tinggi terhadap tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan baik dari BP maupun BPH. Kerjasama yang baik dan tersusun secara sistematis sis tematis sehingga tiap anggota mampu menjalankan tugas yang telah diberikan. Pemahaman terhadap tugas yang telah diberikan sehingga mampu melaksanakan tugas dengan baik. 5.3.2 Weakness Dalam pelaksanaanya hal mendetail dan spesifik terhadap tugas yang diberikan sering terlupakan.
Banyaknya BP dengan kesibukan berbeda sangat sulit untuk menentukan waktu yang tepat untuk melakukan koordinasi terhadap hal spesifik. Opportunity Dukungan dari banyak pihak untuk meningkatkan nuansa keilmuan yang ada di FT tahun ini. Anggota dari bidang IPTEK hampir terdiri dari setiap Departmen dan PI sehingga se hingga alur informasi terhadap nuansa keilmuan dapat tersalurkan dengan baik. Threat Adanya tanggung jawab dari setiap Anggota terhadap kontribusinya atas kegiatan dan organisasi lainnya. Jadwal dari tiap anggota berbeda-beda menyebabkan sulit dalam mencari jadwal tertentu yang dapat dihadiri setiap anggota IPTEK.
5.3.3
5.3.4
6. Program Kerja Proyek dan Non Proyek 6.1 Program Kerja Proyek 6.1.1 Teknik Goes to OIM UI 2016 6.1.1.1 Jenis Program Kerja Penggerak Perubahan 6.1.1.2 Tujuan Program Kerja Mempersiapkan kontingen dari FTUI yang akan turun dalam kompetisi Olimpiade Ilmiah Mahasiswa UI 2016 serta menyediakan fasilitas pendukung selama proses perlombaan Olimpiade Ilmiah Mahasiswa UI 2016. 6.1.1.3 Pencapaian Parameter Parameter : Menjadi juara pertama dalam ajang perlombaan OIM UI 2016. Pencapaian : Juara kedua dalam OIM UI 2016 6.1.1.4 Evaluasi Evaluasi Pencapaian Nilai dan/atau Skill Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk proker merupakan proker yang berbentuk kepanitiaan yang terdiri dari mahasiswa-mahasiswa FT UI, berfungsi dalam mempersiapkan kontingenkontingen Fakultas Teknik yang berlomba dalam OIM UI. Selain memfasilitasi pelatihan, kepanitiaan ini juga bertugas dalam mempublikasikan pencapaian pencapaian Fakultas Teknik dalam OIM UI 2016 serta memberikan apresiasi kepada kontingen Teknik pasca pelaksanaan OIM UI. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Pelaksanaan proker ini sudah dimulai sejak terpilihnya Arjuna Iptek FT UI 2016, namun pada teknis pelaksanaannya proker ini mengalami sedikit kendala diawal karena harus berkoordinasi dengan arjuna-arjuna lainnya dalam memulai kerja, seperti menentukan oprec maupun menentukan danus, dll. Selama pelaksanaan OIM UI 2016 itu sendiri tidak ada kendala apapun yg terjadi,dan selama perlombaan kontingen teknik dapat bertanding dengan baik dan maksimal sesuai dengan apa yang telah dilatih selama masa pelatihan berlangsung. Evaluasi Waktu Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan dimulai sejak Mei 2016, dimana semenjak terpilihnya Project Officer berjalan dengan baik sesuai timeline namun terkadang terdapat keterlambatan dikarenakan harus berdiskusi lebih lanjut dengan teman-teman panitia arjuna, sehingga dalam pelaksanaannya harus menunggu bergerak bersama arjuna yang lain. Kepanitiaan berakhir pada tanggal 4 November setelah apresiasi terhadap kontingen selesai dilaksanakan. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Pada tahun ini berbeda dengan tahun sebelumnya, dimana nama kepanitiaan ini pada tahun lalu adalah PRESTIGE 2015, namun pada tahun ini berubah menjadi ARJUNA IPTEK 2016, perubahan nama ini didasari oleh inovasi dari BEM FTUI 2016 dimana ingin membuat PATO, PRESTIGE, dan RAWR dalam satu koordinasi yang bergerak bersama-sama didalam suatu naungan yang bernama ARJUNA TEKNIK. Arjuna Teknik pada tahun ini melakukan beberapa bagian yang dikerjakan secara bersamasama, seperti oprec peserta, grand launching, dan danusan, dimana dengan adanya naungan Arjuna Teknik, Project Officer dari Arjuna Olahraga, Arjuna IPTEK, dan Arjuna Seni dapat bergerak bersama-sama dalam mengejar prestasi Teknik di tingkat UI. 6.1.1.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Evaluasi yang paling penting disini adalah masalah komunikasi baik ke pihak kepanitian Arjuna Seni dan Arjuna Olahraga untuk kedepannya. Dalam hal persiapan kontingen, dikhususkan jangka waktu timeline yang sesuai, sehingga terjadi pengawasan yang baik terhadap perevisian proposal PKM, sesrta pelatihan presentasi dan cabang lomba lainnya yang akan dilakukan pada awal Semester Ganjil 2016/2017 perlu dilaksanakan secara ketat dan terstruktur, sehingga dalam timeline waktu yang sedikit, kontingen tetap dapat dipersiapkan dengan baik. Untuk kedepannya peran dari ketua kontingen dapat lebih ditingkatkan lagi, karena ketua kontingen berperan sangat besar dalam pelaksanaan jadwal latihan, berbagai macam revisi, dan lain-lain. Walaupun teknik tidak menjadi juara umum pada tahun ini, tetapi hasil pertandingan meningkat daripada tahun sebelumnya, dimana teknik mendapatkan 4 medali perak, dan 3 medali emas atau total 20 poin.
6.1.2 Engineering (Club) Expo 6.1.2.1 Jenis Program Kerja Pembekalan dan Penggerak Perubahan 6.1.2.2 Tujuan Program Kerja Dengan diadakannya Engineering Expo, maka setiap KPD, klub, dan lembaga keilmiahan lainnya yang berada di Fakultas Teknik mendapatkan sebuah wadah untuk mempromosikan diri dan turut serta mengajak warga-warga Teknik untuk berpartisipasi dalam kegiatan mereka. Diharapkan Engineering Expo dapat meningkatkan minat dan peran warga terhadap KPD dan klub sehingga lebih banyak karya maupun prestasi yang dapat diraih dikancah nasional maupun internasional melalui lembaga-lembaga tersebut. 6.1.2.3 Pencapaian Parameter Parameter : Partisipasi seluruh lembaga kelimiahan di Fakuktas Teknik dalam mengisi acara Engineering Expo dan peningkatan keminatan warga terhadap lembaga-lembaga keilmiahan.
Pencapaian : Dari 19 lembaga keilmiahan, 17 lembaga yang berhasil diajak untuk ikut. Pencapaian kedua belum dapat terlihat karena Engineering Expo sendiri masih dalam tahap persiapan dan acaranya baru akan dilaksanakan pada tanggal 2 dan 3 November 2016 6.1.2.4 Evaluasi Evaluasi Pencapaian Nilai dan/atau Skill Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk proker berupa kepanitiaan yang berfungsi untuk mempersiapkan segala hal yang berkaitan dengan pelaksanaan Job Fair dan Engineering Expo. Peran IPTEK adalah sebagai media komunikasi antar panitia JFEE dan lembagalembaga keilmiahan yang terdiri dari para BP IPTEK sendiri. IPTEK juga berkoordinasi dengan pihak JFEE untuk membahas mengenai konsep acara maupun perlengkapan Engineering Expo. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Adanya kendala saat pelaksanakan yang diakibatkan perwakilan lembagalembaga keilmiahan yang sulit dihubungi. Banyak juga terjadi miskomunikasi dengan pihak JFEE mengenai teknis Engineering Expo. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Proker dimulai sejak April 2016, dimana sejak terpilihnya Project Officer. Untuk saat ini masih berjalan sesuai timeline. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Tahun ini, IPTEK berperan langsung dalam pelaksanaan Engineering Expo dimana tahun-tahun sebelumnya sepenuhnya dipegang oleh panitia JFEE. Hal ini dikarenakan permasalahan tahun lalu dimana Engineering Expo ditiadakan, oleh karena itu IPTEK tahun ini bergabung dalam kepanitiaan agar proker ini dapat berjalan dengan lancar dan mempermudah interkasi dengan lembaga-lembaga keilmiahan. 6.1.2.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Solusi atas evaluasi program kerja yang harus dilakukan adalah peningkatan koordinasi antar pihak JFEE dan Iptek agar tidak adanya perbedaan persepsi antar kedua pihak yang merugikan lembaga-lembaga keilmiahan.
6.2 Program Kerja Non Proyek 6.2.1 Liga Prestasi 6.2.1.1 Jenis Program Kerja Penggerak Perubahan 6.2.1.2 Tujuan Program Kerja Dengan diadakannya Liga Prestasi ini, maka set iap Departemen hingga setiap individu mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia, diharapkan dapat turut berkontribusi s ecara aktif dalam pendataan prestasi yang dimiliki oleh mahasiswa FTUI, sehingga pendataan diharapkan dapat menyeluruh pada setiap individu mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia, serta setiap Departemen dapat berlomba untuk mendapatkan prestasi sebanyak banyaknya, meningkatkan semangat berprestasi dalam setiap individu mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kualitas karya,
pengembangan kompetensi, yang akan membawa nama Fakultas Teknik Universitas Indonesia dikancah nasional maupun internasional. 6.2.1.3 Pencapaian Parameter Terkumpulnya Database Prestasi yang kemudian dituangkan dalam bentuk Klasemen poin per Departemen dan Program internasional. Pencapaian: Pada triwulan ini parameter tercapai, yaitu dengan terkumpulnya database prestasi FT dari bulan Desember (2015) – September (2016) Liga Prestasi Batch 1 (desember 2015-juni 2016) telah selesai dengan perolehan nilai poin akumulasi tertinggi oleh Departemen Teknik Kimia diikuti oleh Departemen Teknik Industri dan Departemen Arsitektur yang memiliki poin yang sama. Piala bergilir Liga Prestasi juga telah diserahkan untuk Batch 1 pada acara HUT IKM FTUI tanggal 15 September 2016. Liga Prestasi Batch 2 dimulai melalui prestasi bulan Juli 2016, hingga saat ini untuk publikasi pertama dilakukan melalui akumulasi poin prestasi hingga September 2016. 6.2.1.4 Evaluasi Evaluasi Pencapaian Nilai dan/atau Skill Proker Liga Prestasi FTUI 2016 merupakan proker RIP, dimana proker ini merupakan proker penggerak perubahan. Dalam hal ini Liga Prestasi mampu menunjukkan perubahan keilmiahan yang ada di Fakultas Teknik UI. Terlihat dari adanya peningkatan prestasi keilmuan yang telah didapatkan oleh setiap Departemen, sehingga nantinya proker ini dapat secara te rus menerus menuansakan iklim keilmiahan dari FTUI dengan menerapkan lingkungan kompetisi prestasi keilmiahan dari tiap Departemen. Proker Liga Prestasi 2016 sudah efektif dengan adanya timeline yang jelas yaitu minggu kedua tiap bulan. Proker ini mengalami beberapa kendala diantaranya terdapat Departemen yang lupa mengumpulkan database pres tasi sehingga nantinya akan dilakukan penilaian poin terhadap prestasi yang telah dikumpulkan. Sehingga poin yang ada pada Liga prestasi berdasarkan ketepatan IPTEK tiap Departemen dalam melakukan pengumpulan database prestasi. Untuk evaluasi penggerak perubahan dalam hal peningkatan prestasi maka proker Liga Prestasi FTUI 2016 sudah terlihat dengan adanya peningkatan prestasi dari dua kali publikasi liga prestasi. Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk Proker yaitu media publikasi baik melalui media sosial ataupun poster dengan penempelan di mading IPTEK telah efektif, karena terlihat sudah mampu menarik warga FT untuk terus berprestasi sehingga prestasi keilmuan FT secara keseluruhan terlihat adanya peningkatan. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Untuk evaluasi waktu pelaksanaan Proker Liga Prestasi FT UI 2016 berjalan sedikit tertunda dalam publikasi bulan Oktober 2016 dikarenakan fokus kerja lebih pada ARJUNA IPTEK dan OIM UI 2016 yang sedang berlangsung, diikuti dengan berlangsungnya UTS, sehingga Liga Prestasi baru dapat dipublikasikan pada minggu ke IV Oktober. Namun untuk pengumpulan prestasinya, hal tersebut tidak
menjadi kendala dikarenakan tetap berjalan berdasarkan timeline awal, sehingga data prestasi tetap lengkap Evaluasi Waktu Pelaksanaan Untuk evaluasi waktu pelaksanaan Proker Liga Prestasi FTUI 2016 berjalan secara tepat waktu yaitu setiap minggu kedua tiap bulannya, namun terdapat pengumpulan database yang terlambat dari tiap Departemen, kemudian terdapat kendala dalam penempelan hasil Liga Prestasi FTUI 2016 di mading IPTEK yang telah disediakan karena waktu penempelannya tidak dilakukan secara bersamaan dengan waktu publikasi media sosial. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Tidak terdapat perubahan pada pelaksanaanya karena Liga Prestasi FTUI 2016 baru dilaksanakan pada tahun ini. 6.2.1.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Solusi terhadap evaluasi kerja yaitu dilakukan pengingatan (reminder) dari tiap Departemen untuk mengumpulkan database prestasi tiap bulannya sehingga poin yang diperoleh maksimal dari tiap Departemen. Publikasi dilakukan peningkatan dengan 2 kali publikasi setiap bulannya.
6.2.2 IPTEK Media Centre 6.2.2.1 Jenis Program Kerja Penggerak Perubahan 6.2.2.2 Tujuan Program Kerja Menuansakan iklim keilmiahan dan isu-isu ilmu pengetahuan dan teknologi di lingkup FTUI. Selain itu, juga sebagai apresiasi kepada mahasiswa FTUI yang telah berprestasi baik di tingkat fakultas, universitas, nasional, dan internasional. 6.2.2.3 Pencapaian Parameter Segala info mengenai lomba diinformasikan secara rutin minimal 3 bulan sekali. Info prestasi mahasiswa dipublikasikan minimal sebulan sekali dan info klasemen liga prestasi tiap bulan, serta publikasi artikel prestasi setiap bulannya pada website BEM dan FT. Informasi terkait lomba akan dipublikasikan tiap tiga bulan. Untuk penyebaran Liga Prestasi telah berhasil dilakukan pada bulan Maret dan April. Sedangkan penyebaran poster Liga Prestasi terhambat pada bulan-bulan sesudah Agustus. 6.2.2.4 Evaluasi Evaluasi Pencapaian Nilai dan/atau Skill Evaluasi Keefektifan Bentuk Informasi yang disebarkan berupa klasemen liga prestasi melalui media sosial BEM FTUI dan turut disebarkan oleh BPH IPTEK IMD/IMPI, sehingga memastikan bahwa informasi terkait Liga prestasi tersebar pada setiap Departemen. Namun publikasi poster dari Liga Prestasi belum mengalami kemajuan disebabkan oleh belum ter- publish nya Liga Prestasi untuk bulan Agustus dan sesudahnya. Untuk informasi perlombaan, informasi masih dalam tahap pengumpulan data sehingga belum dapat di evaluasi. Hal ini dapat menyebabkan diundurnya waktu publikasi informasi lomba. Evaluasi Teknis Pelaksanaan
Pelaksanaan IPTEK Media Centre sebagai kanal informasi bekerjasama dengan Kominfo BEM FTUI dalam penyebaran melalui media sosial BEM FTUI yaitu Line dan Instagram, cukup mendapat sambutan yang banyak dari setiap Departemen. Liga Prestasi juga berhasil mengajak setiap Departemen untuk semakin tergugah untuk berprestasi. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan penyebaran dilakukan setiap tanggal 7 (minggu 1) setiap bulannya. Untuk penyebaran pada bulan Agustus, September dan Oktober mengalami hambatan karena belum ter-publish nya Liga Prestasi untuk bulan Agustus dan sesudahnya. Selain itu, dari segi akademis kami juga sedang mengalami masa Ujian Tengah Semester yang berlangsung pada bulan Oktober. Program kerja lain seperti Arjuna IPTEK dan OIM UI juga turut menghambat waktu penyebaran dari Liga Prestasi untuk bulan-bulan sebelumnya. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Perubahan pelaksanaan pada Iptek Media Centre terjadi terkait penyebaran poster Liga Prestasi dari bulan Agustus hingga bulan Oktober. Disebabkan karena belum dipublikasikannya hasil Liga Prestasi pada bulan te rsebut maka penyebaran poster Liga Prestasi akan diundur sampai bulan November. Diharapkan pada minggu I, hal ini telah tercapai. 6.2.2.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Penyebaran melalui sosial media dan mading telah dilaksanakan dengan baik, untuk kedepannya akan dilakukan kerjasama yang lebih mendalam antara tim kami dengan tim untuk program kerja lain terutama di bidang Liga Prestasi dan Info Lomba.
6.2.3 Teknik to PIMNAS 6.2.3.1 Jenis Program Kerja Pembekalan dan Penggerak Perubahan 6.2.3.2 Tujuan Program Kerja Mempersiapkan mahasiswa FTUI menuju kompetisi ilmiah tingkat nasional PIMNAS (Pekan Ilmiah Mahasiswa Nasional). 6.2.3.3 Pencapaian Parameter Terkumpulnya proposal PKM-Karya Tulis sebanyak 150 proposal. Pencapaian: Untuk saaat ini perhitungan tidak dapat dilakukan karena hasil belum direkapitulas i secara keseluruhan. Hal ini dikarenakan adanya perpanjangan waktu yang disediakan oleh PIMNAS UI sampai dengan 30 Oktober 2016. Dan juga terjadi perpanjangan waktu untuk upload ke simlitabnas sammpai dengan awal November. Terkumpulnya proposal PKM-Kegiatan 5 bidang sebanyak 200 proposal. Pencapaian: Untuk saaat ini perhitungan tidak dapat dilakukan karena hasil belum direkapitulas i secara keseluruhan. Hal ini dikarenakan adanya perpanjangan waktu yang disediakan oleh PIMNAS UI sampai dengan 30 Oktober 2016. Dan juga terjadi perpanjangan waktu untuk upload ke simlitabnas sammpai dengan awal November. 6.2.3.4 Evaluasi Evaluasi Pencapaian Nilai dan/atau Skill
Untuk pencapaian nilai juga masih belum dapat diukur karena alasan yang sama. Evaluasi Keefektifan Bentuk Alur pelaksanaannya yaitu pembuat proposal bisa mengumpulkan proposal atau lembar administratif PKM mereka melalui BPH IPTEK IMD/IMPI yang kemudian akan disampaikan langsung ke bagian PPMT untuk ditandatangani. Pembuatan akun juga sudah dilakukan oleh pihak PPMT. Setelah melakukan revisi para pembuat proposal akan mendapatkan akun untuk melakukan pengumpulan ke DIKTI. Para pembuat proposal juga bisa melakukan proses ini tanpa bantuan BPH IMD/IMPI. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Dalam teknis pelaksanaan semakin mudah dilakukan, karena untuk pembuatan akun dilakukan oleh pihak PPMT pada saat menyerahkan lembar pengesahan. Dari segi penyerahan lembar pengesahan juga lebih mudah dilakukan karena pembuat PKM dapat berkoordinasi langsung dengan BPH IPTEK IMD/IMPI masing-masing. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Untuk masalah waktu dalam pelaksanaan sebenarnya tidak ada masalah dikarenakan adanya perpanjangan waktu pengumpulan dan hal tersebut sangat membantu mahasiswa Teknik dalam proses pengumpulan. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Perubahan waktu dalam pelaksanaan terjadi diakibatkan pengumpulan proposal yang berubah, awalnya pada akhir bulan September, diundur menjadi akhir bulan Oktober. Hal ini tidak menimbulkan permasalahan yang signifikan pada pelaksanaan program kerja ini. 6.2.3.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Sampai saat ini program kerja yang dilakukan tidak mengalami masalah, karena masih belum menyentuh akhir dari kegiatan PKM Kegiatan ini (akhirnya sampai dengan 30 Oktober, sementara pengisian ini dilakukan pada 26 Oktober).
7. Penutup 7.1 Kesimpulan Pada Triwulan III ini, bidang IPTEK berfokus pada kegiatan Olimpiade Ilmiah Mahasiswa tingkat UI melalui proker kepanitiaan Arjuna IPTEK, dengan peningkatan prestasi dalam berbagai hal terutama dalam bidang PKM. Hal yang perlu ditingkatkan adalah dalam cabang non-PKM. Dalam kegiatan PIMNAS yang telah diselenggarakan bulan Agustus lalu. IPTEK berhasil mencapai visi dan misi BEM FTUI 2016 terhadap keilmiahan dalam jumlah PKM Kegiatan yang maju dalam ajang PIMNAS sebanyak 9 tim dari 12 tim dari UI yang berasal dari Fakultas Teknik. Dalam triwulan 3 IPTEK BEM FTUI 2016 juga sedang melaksanakan pengumpulan PKM Kegiatan untuk PKM didanai 2017, parallel dengan target pengumpulan dari Teknik sebanyak 230 PKM. Hingga saat ini, PKM yang telah terkumpulkan sudah sebanyak 209 PKM pada bulan September 2016. Proker baru IPTEK yaitu Liga Prestasi, dalam pelaksanaannya telah berhasil berkoordinasi dengan baik untuk setiap Departemen, sehingga berhasil mendapatkan Data Prestasi Teknik secara maksimal untuk jangka waktu Desember 2015 – September 2016 ini. Proker ini berhasil menggugah warga Teknik untuk ikut
berpartisipasi dalam mendata prestasi. Bidang IPTEK sangat berharap untuk kedepannya dapat melakukan kinerja kami lebih baik lagi 7.2 Rencana Strategis Bidang Rencana Strategis untuk Gambaran Tahun Depan Untuk tahun depan, IPTEK BEM FTUI perlu tetap menanamkan rasa kepemilikan warga Teknik kepada setiap Departemen dalam iklim keilmiahan yang dimiliki Teknik, sehingga kedepannya kiranya koordinasi dalam mendata info lomba diperlukan hal yang lebih mengikat setiap IPTEK IMD/IMPI maupun KPD agar mau untuk bekerjasama mencari info lomba sebanyak-banyaknya. Bagi persiapan kontingen Teknik untuk OIM UI, evaluasi yang diperlukan dari publikasi terhadap warga dalam hal supporteran, serta pemilihan ketua kontingen dengan berbagai faktor pertimbangan secara lebih men-detail. Rencana Strategis untuk Triwulan Selanjutnya Untuk sisa akhir masa jabatan, IPTEK BEM FTUI 2016 akan terus meningkatkan kinerja dalam membuat program-program kerja selanjutnya. Kerjasama antara BPH dan BP IPTEK telah berjalan sangat baik, sehingga hal harus dapat kami pertahankan dengan meningkatkan keakraban diantara kami, dan meningkatkan kerja sama antara bidang IPTEK dengan pihak luar. Bidang IPTEK BEM FTUI akan terus meningkatkan sosialisasi kepada warga Teknik terkait publikasi data ataupun informasi yang kami peroleh, diharapkan dengan demikian, Deskripsi Kerja serta Program Kerja Bidang IPTEK selanjutnya dapat berjalan dengan baik dan dapat bermanfaat menjadi wadah bagi warga Teknik dalam mewadahi core competence mahasiswa FTUI.
8. Penilaian Koordinator Bidang 8.1 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Program Kerja Untuk triwulan tiga, bidang IPTEK BEM FTUI sudah melaksanankan proker liga prestasi setangah periode dan Arjuna IPTEK. Liga prestasi sudah diumumkan juara tengah musim sehingga mungkin dapat meningkatkan departemen lain untuk memacu warganya menghasilkan prestasi. Arjuna IPTEK hanya meraih juara 2 dalam OIM UI tetapi terdapat peningkatan dari jumlah medali yang diperoleh dibanding tahun lalu. Evaluasinya adalah masih kurangnya penuansaan pada arjuna IPTEK. Selain itu bidang IPTEK juga sedang menjalankan persiapan untuk proker lainnya yaitu JFEE. Sejauh ini persiapan untuk JFEE yang menjadi tanggung jawab IPTEK sudah berjalan dengan baik. Renstra untuk triwulan tiga tahun depan untuk bidang IPTEK adalah meningkatkan lagi penuansaan dari liga prestasi agar proker ini menjadi hal yang prestisius di mata warga FT serta menjaga dan meningkatkan sistem pelatihan kontingen FT dalam OIM UI di berbagai cabang serta penuansaan tentang IPTEK FTUI pada acara O IM UI 8.2 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Kinerja Bidang Untuk triwulan tiga, bidang IPTEK BEM FTUI memiliki kinerja yang sudah baik. Pelaksanaan proker sesuai dengan perencanaan yang digambarkan. Koordinasi pada semua lini berjalan dengan baik, penjagaan BP berjalan dengan baik. Evaluasi dari IPTEK untuk triwulan tiga ini adalah masih belum maksimalnya peran Staff Ahli IPTEK BEM FTUI sebagai pembantu BPH IPTEK dalam menjalani periode-periode yang padat.
Rencana startegis triwulan tiga tahun depan adalah efektifitas bentuk proker seperti Liga Prestasi dan staff ahli agar mau lebih aktif dalam menjalankan tugasnya dan apabila masih tidak dapat diefektifkan lebih baik tidak perlu ada staff ahli serta penjagaan apa yang sudah dicapai hingga saat ini.
LPJ BIDANG KEMAHASISWAAN
1.
Deskripsi Kerja Bidang Bidang Kemahasiswaan memiliki job description sebagai bidang yang bertanggungjawab atas terlaksana nya pembinaan baik bagi mahasiswa tingkat awal maupun tingkat lanjut dalam lingkup IKM FTUI. 2.
Pencapaian Visi dan Misi Bidang atau Parameter Capaian Arahan Ketua Melakukan dan mengkoordinir penanaman nilai dan skill kepada mahasiswa teknik. Arahan ini telah terlaksana dengan baik, dimulai pada saat rembuk teknik pada awal 2016 kemarin. Kemahasiswaan se-fakultas teknik telah menyamakan pandanan dasar akan penanaman nilai dan skill bagi seluruh warga teknik. BEM selak u lembaga coordinator tertinggi sudah melakukan koordinasi penanaman nilai dan skill melalui rapat- rapat Pembinaan Awal, Pembinaan Lanjut hingga Pembinaan Tahap Dua. Untuk itu visi pertama bidang kema telah terlaksana dengan baik. Parameter keberhasilan : Kemahasiswaan BEM FTUI hadir dalam semua rapat koordinasi dengan Kemahasiswaan IMD/IMPI BO BSO BOK dan KPD Pencapaian parameter : Berhasil, Kemahasiswaan BEM FTUI selalu hadir dalam setiap rapat koordinasi dengan Kemahasiswaan IMD/IMPI BO BSO BOK dan KPD (100%) Mengawasi pengembangan mahasiswa teknik agar dapat bersaing dalam kehidupan pasca kampus Arahan ini diturunkan dalam Pembinaan Lanjut IKM FTUI. Bidang – bidang di dalam BEM sendiri seperti halnya Pengabdian Masyarakat, Kajian dan Aksi Strategis, Akademis dan Keprofesian, Ilmu Pengetahuan dan Teknologi hingga Media dan Relasi bekerja sama dengan Kemahasiswaan BEM dalam membuat program kerja -program kerja yang dapat menunjang mahasiswa fakultas teknik dapat menambah added value dalam mempersiapkan diri untuk bersaing dalam kehidupan pasca kampus. Disamping itu penuansaan akan pasca campus telah di konsepkan bersama dengan SC Pembinaan Lanjut se-IKM FTUI, sehingga pembagian akan persiapan mahasiswa teknik dalam persiapan pasca campus dapat berjalan secara merata di setiap departemen. Parameter keberhasilan : Program kerja Pembinaan Lanjut dalam penuansaan Pasca Kampus dapat tepat sasaran dan memiliki impact yang baik bagi mahasiswa teknik. (Borang kepuasan dan kepentingan dari Proker Pasca Kampus baik IMD/IMPI dan BEM). Pencapaian parameter : Sudah terlaksana, penuansaan program kerja pembinaan lanjut sudah mulai terasa. Namun diperlukan pengemasan yang lebih baik.
3.
Tugas
3.1 3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.2 3.2.1
Menghadiri rapat SC Mabim (Masa Bimbingan) Gambaran Pelaksanaan Tugas Rapat Mabim merupakan rapat yang dilaksanakan untuk mengkonsepkan dan mengkoordinasikan kegiatan Mabim baik di lingkup departemen maupun teknik, kegiatan Mabim ini sendiri merupakan bagian dari rangakaian Pembinaan Awal FTUI 2016 setelah mahasiswa baru melewati kegiatan MADK. Rapat Mabim ini dihadiri oleh SC-SC dari setiap lembaga IMD/IMPI, BEM FTUI, dan BOK. Evaluasi Tugas Koordinasi yang coba dibangun oleh BEM FTUI kepada IMD/IMPI selama mabim teknik kurang mendapatkan respon yang kooperatif dari beberapa departemen. Sumber daya manusia yang kurang saat pelaksanaan mabim teknik. Pemeriksaan tugas yang dilaksanakan seminggu terakhir. Dekanat yang beberapa kali mempertanyakan mengenai legalitas hingga seluruh SC PA dipanggil. Ketentuan tanggal yang sudah disepakati namun beberapa masih dilanggar dan menyebabkan pembahasa yang seharusnya tidak perlu. Kurangnya koordinasi dengan kemahasiswaan FTUI sejak awal pengonsepan. Mundurnya timeline sidang ikm aktif karena ada penanaman BOK tingkat teknik terhambat oleh sistem regulasi. Solusi atas Evaluasi Tugas Alur mabim tidak dibatasi oleh 1 bulan mabim departemen dan 1 bulan mabim teknik melainkan bisa lebih fleksibel sehingga mabim dapat lebih beralur. Melibatkan departemen untuk menjadi sumber daya manusia dlam berjalannya mabim teknik Pemeriksaan penilaian dapat dicicil sejak minggu kedua mabim teknik Koordinasi dengan dekanat dapat lebih awal sehingga kita dapat lebih menentukan sikap terhadap keputusan dekanat baik pada akhirnya kita akan mengikuti keinginan dekanat atau kita membuat dekanat mengerti alur yang kita inginkan Jika mabim tidak ingin dibuat secara beralur, diharapkan semua perjanjian pembagian waktu dapat dipatuhi karena hal tersebut telah disepakati di KAP dan ketika dilanggar dampaknya adalah menghambat perkembangan dari SC mabim itu sendiri.
Menghadiri rapat SC PL (Pembinaan Lanjut) Gambaran Pelaksanaan Tugas Rapat Pembinaan Lanjut (PL) merupakan bentuk koordinasi dengan SC dari lembaga IMD/IMPI, BO (ECorps) dan BOK (Fusi, Kuktek, PO). Koordinasi mengenai pengonsepan program kerja Pembinaan Lanjut dan penunansaan setiap bulan dari program kerja lembaga yang masuk ke dalam rangkaian program kerja Pembinaan Lanjut. 3.2.2 Evaluasi Tugas Telah direncanakannya metode baru untuk penjagaan Mahasiswa Fase 2,3,4 dengan metode Management Development System. MDS adalah suatu system yang ditawarkan kepada IKM FTUI di mana konsep system ini adalah menggunakan system pengembangan karier berbasis kualitas, yang diimplementasikan ke
dalam system penilaian personal terstruktur dan berkala serta system level bertingkat. Dalam perumusannya lembaga yan terlibat dalam pembahasan masih menemui beberapa kendala dalam membreakdown materi tersebut menjadi suatu penerapan yang dapat direalisasikan pada tahun 2017/2018 mendatang. Sistem penilaian dari detailing IKG Poin 9 sudah dapat diselesaikan dengan baik, sudah dapat dibentuk borang dalam penilaian detailing IKG Poin 9 ters ebut. Dalam pelaksanaannya respon dari perwakilan departemen masih cukup minim menanggapi borang yang dibuat oleh MPM. Solusi atas Evaluasi Tugas Pendetailan lebih lanjut akan penerapan system Management Development System harus dibuat berkala dan terjadwal, sehingga progress akan pendetailan penerapan dapat lebih cepat selesai. Dan metode MDS ini dapat diterapkan pada tahun 2017/2018 mendatang. Memberi usulan kepada MPM untuk menindak tegas Lembaga yang masih kurang kooperatif dalam pengisian dan pengkritisan borang penilaian IKG Poin 9.
3.2.3
4. Evaluasi Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi dan Ketercapaian SPJ 4.1 Kurikulum Kaderisasi yang Dilaksanakan Kurikulum kaderisasi standar kompetensi umum atau SPJ yang ditanamkan pada triwulan III adalah sebagai berikut : Mampu menjalankan peran sebagai decision maker, konseptor, dan eksekutor Memberikan wawasan terkait self regulation, self motivation, dan self awareness Mengerti pentingnya pembentukan dan pelaksanaan teamwork yang baik Mampu memberikan wawasan pentingnya interaksi Pada triwulan III kurikulum kaderisasi (SPJ BPH) yang dilaksanakan lebih difokuskan supaya badan pengurus kemahasiswaan FTUI lebih memahami konsep pembinaan awal dan lanjut, seperti : Memahami input (kondisi) mahasiswa baru FTUI 2016 Memahami fungsi RIP dalam pembinaan Mengerti target fase pembinaan di Pembinaan Awal dan Lanjut Mengerti cara membuat Term of Reference Mengerti konsep SC,IC, dan OC Mengerti alur pembuatan proker 4.2 Gambaran Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi Pelaksanaan kurikulum kaderisasi standar kompetensi BPH dilakukan melalui beberapa cara yakni : Menanamkan materi via konsolidasi “Amazing Kema Race” Mengundang BP untuk menghadiri rapat SC Pembinaan Awal Presentasi penanaman materi dari BPH Kemahasiswaan Melakukan open tender dalam pembuatan Program Kerja Mas a Bimbingan Teknik 2016 Kumpul kemahasiswaan lintas angkatan dengan Kema BEM 2014 dan 2015 4.3 Ketercapaian SPJ oleh Pengurus Lembaga
Ketercapaian SPJ belum bisa disebut karena FPT baru dilaksanakan tanggal 29 Oktober 2016 namun dapat dilihat pada Laporan Pengontrolan Kurikulum Kaderisasi Kemahasiswan pencapaian semua Kurkad selama kepengurusan BEM FTUI 2016. 5. Gambaran Umum 5.1 Koordinasi BPH-BP Koordinasi antara BPH dan BP sudah berjalan dengan baik melalui rapat bidang, interaksi dalam kehidupan sehari – hari maupun kegiatan konsolidasi yang bertujuan untuk meningkatkan internal bonding bidang kemahasiswaan sendiri. 5.2 Koordinasi antar BPH Koordinasi antar BPH berjalan dengan baik dikarenakan intensitas pertemuan yang lebih banyak untuk pembahasan LDKM dan Masa Bimbingan 2016, maka dari itu tingkat miskomunikasi dan misinformasi dapat diminimalisir dibandingkan dengan triwulan – triwulan sebelumnya. 5.3 Analisis SWOT Bidang 5.3.1 Strength Memiliki internal bonding yang baik antara BPH-BP Berpengalaman dalam bidang kemahasiswaan ditingkat teknik Dapat menanamkan materi – materi kemahasiswaan secara komprehensif Memiliki badan pengurus yang proaktif dan kritis 5.3.2 Weakness Sulit untuk menemukan waktu yang pas untuk mengadakan rapat bidang Masih terdapat miskoordinasi antar BPH Kesadaran diri akan waktu. 5.3.3 Opportunity Memiliki BP – BP yang aktif baik dalam tingkat teknik maupun departemen. 5.3.4 Threat BPH maupun BP memiliki kesibukan di luar Kemahasiswaan BEM FTUI 6. Program Kerja Proyek dan Non Proyek 6.1 Program Kerja Proyek 6.2 Program Kerja Non-proyek 6.2.1 Supporteknik 6.2.1.1 Jenis Program Kerja Pembekalan 6.2.1.2 Tujuan Program Kerja Mahasiswa bisa mengetahui dan mengenal teman seangkatannya di Teknik untuk menjalin hubungan yang baik 6.2.1.3 Pencapaian Parameter Mahasiswa FTUI menghadiri 50% dari total pertemuan yang ada. Pencapaian: Parameter kehadiran tercapai, 70% dari mahasiswa FTUI menghadiri kegiatan sebanyak 50% dan lebih dari total pertemuan yang ada.
6.2.1.4 Evaluasi Evaluasi Pencapaian Nilai dan Skill Mahasiswa FTUI mengenal 50% dari anggota kelompok nya (60 orang). Pencapaian: Pencapaian nilai dan skill tercapai, hal ini dievaluasi dari total foto yang didapatkan melebihi jumlah 60 dari tiap orangnya. Evaluasi Keefektifan Bentuk Karena Supporteknik merupakan program kerja baru yang dilaksanakan, secara integrase bentuk sudah efektif, akan tetapi jam pelaksanaan yang lebih pagi dapat direkomendasikan jika program kerja ini tetap ada. Evaluasi Teknis Pelaksanaan - Alur pergerakan manusia masih belum diatur secara rapi di awal kegiatan, absensi belum disebar dengan baik. - Pada saat pelaksanaan tidak ada sound system yang memadai bagi arjuna untuk berkomunikasi kepada mahasiswa baru. - Pembawaan materi dari Arjuna Olahraga terkadang kurang menarik. - Antusias Mahasiswa Baru yang berkurang ketika memasuki hari-hari terakhir proker #SupporTeknik. - Kapasitas dropbox yang tidak mencukupi. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Waktu kegiatan dapat dialokasikan lebih pagi lagi dengan beberapa klotter peserta jika dipandang waktu pelaksanaan terlalu malam bagi partisipan. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Pada saat hujan, tempat pelaksanaan langsung dipindah ke Lobi K untuk tanggal 3 dan 10 Oktober 2016. 6.2.1.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Memberdayakan Kemahasiswaan Departemen dalam mengatur alur pergerakan mahasiswa baru. Pembagian tugas yang jelas untuk memegang atau bertanggungjawab atas absensi departemen tertentu. Absensi dilakukan ketika kegiatan belum dimulai di spot masing – masing departemen. 6.2.2 IKM Expo dan Ranking 1 6.2.2.1 Jenis Program Kerja Pembekalan 6.2.2.2 Tujuan Program Kerja Mahasiswa baru dapat mengetahui rencana dalam menentukan ranah kontribusi dalam lembaga Kemahasiswaan FTUI sesuai minat dan berprestasi untuk kebaikan diri, orang lain, dan IKM FTUI. Mahasiswa baru sadar dan mengerti tujuan dari IKM FTUI untuk dapat mengetahui arah pergerakan IKM FTUI, mengetahui urgensi dari IKM FTUI sehingga timbul rasa bangga dan rasa berkontribusi aktif untuk membanggakan IKM FTUI. 6.2.2.3 Pencapaian Parameter 80% mahasiswa baru mengumpulkan borang IKM expo. Pencapaian:
Parameter tercapai, mahasiswa yang mengumpulkan borang IKM Expo di atas 80%. Kemahasiswaan dari masing - masing departemen memberikan nama untuk kegiatan Ranking 1. Pencapaian: Parameter tercapai, tiap departemen memberikan 5 perwakilan untuk mengikuti perlombaan. 6.2.2.4 Evaluasi Evaluasi Pencapaian Nilai dan Skill - 60% Mahasiswa baru mendapat catatan Feedback dari masing - masing mentor di stand IKM. Pencapaian: Tercapai. Semua mahasiswa baru yang datang ke IKM Expo mendapatkan feedback dari masing – masing mentor. - 80% total peserta dapat menjawab minimal 3-4 pertan yaan yang diberikan. Pencapaian: Tercapai. Terdapat 85% yang tersisa ketika menjawab 5 pertanyaan pertama. Evaluasi Keefektifan Bentuk - Perlu ditinjau kembali apakah semua mahasiswa baru diwajibkan untuk mendatangi tiap stand atau hanya mendatangi lembaga yang mereka minati. - Ranking 1 sudah sangat efektif untuk meningkatkan minat mahasiswa terhadap IKM. Evaluasi Teknis Pelaksanaan - Tempat yang tersedia kurang luas sehingga mempersulit pergerakan yang ada. - Tim sweeper kurang bisa melihat mentor yang sedang kosong. - Ruangan K301 tidak dapat mewadahi seluruh penonton yang datang. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Perlu mempertimbangkan jam belajar mahasiswa paralel karena jam belajar paralel baru selesai pada jam 18.00 atau 18.30. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Borang tidak dipegang oleh mahasiswa baru tetapi diberikan dan langsung dikumpulkan ke lembaga bersangkutan 6.2.2.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Penambahan waktu expo sehingga mahasiswa paralel juga memperoleh waktu yang sama di IKM Expo Follow up ke setiap lembaga tiap harinya agar tidak terjadi miskomunikasi untuk rekapan borang lembaga dan borang feedback
6.2.3 Be a Leader 6.2.3.1 Jenis Program Kerja Pembekalan 6.2.3.2 Tujuan Program Kerja Mahasiswa sadar dan paham akan pentingnya menumbuhkan rasa kepemimpinan terhadap diri sendiri.
Mahasiswa dapat mengaplikasikan kemampuan dirinya terhadap masyarakat di lingkup IKM FTUI. 6.2.3.3 Pencapaian Parameter Kehadiran mahasiswa baru 70% Pencapaian: Tidak tercapai, kehadiran di mahasiswa baru di bawah 70% pada pelaksanaan. Berhasil mendatangkan narasumber (mahasiswa berprestasi dan aktivis kampus) Pencapaian: Tercapai, berhasil mengundang 5 mahasiswa berprestasi dan 4 mahasiswa aktivis. 6.2.3.4 Evaluasi Evaluasi Pencapaian Nilai dan Skill 70% mahasiswa mendapatkan nilai diatas atau sama dengan 60. Pencapaian: Tercapai, 70% mahasiswa baru mendapatkan nilai di atas 60. Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk seminar terpisah sudah dipandang efektif dikarenakan materi yang disampaikan sudah tersampaikan dengan lebih baik dibandingkan seminar yang terpusat disatu tepat saja Evaluasi Teknis Pelaksanaan - Terjadi kebingungan saat bagian absensi mahasiswa baru diakibatkan tempat yang terpisah – pisah. - Tidak sempat briefing moderator sehingga terjadi beberapa kesalahan pada pembacaan tugas. - Kemahasiswaan departemen yang tidak siap di waktu yang tepat sehingga briefing kema departemen mundur setengah jam. - Pembicara telat datang. Evaluasi Waktu Pelaksanaan - Dilaksanakan pada hari sabtu dimana pada hari senin nya dilaksanakan uts sehingga banyak mahasiswa baru mengeluh karena menganggap mengganggu waktu belajar. - Pelaksanaan kegiatan selesai tepat waktu. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Berpindah tempat ke gedung K akibat gedung S yang tidak bisa digunakan untuk persiapan ruangan UTS. 6.2.3.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Briefing kemahasiswaan departemen dan kemahasiswaan BEM di hari sebelumnya atau jauh – jauh hari. Memberikan list ruangan ke mahasiswa baru jauh – jauh hari sebelum kegiatan dilaksanakan. Menyiapkan plan B ketika ruangan mengalami pergantian tempat. Mengurus perizinan jauh – jauh hari sebelum acara dimulai.
6.2.4 Aku Bagian Negeriku 6.2.4.1 Jenis Program Kerja
6.2.4.2
Pembekalan Tujuan Program Kerja Permasalahan sekitar di lingkup nasional ditinjau berdasarkan poleksosbudhankam. Peran mahasiswa dalam menyikapi permasalahan sekitar. Pencapaian Parameter 75% kelompok kecil mahasiswa baru mengumpulkan video. Pencapaian: Tercapai, 99% kelompok kecil FG mengumpulkan video. Evaluasi Evaluasi Pencapaian Nilai dan Skill 70% mahasiswa memperoleh nilai 70 pada parameter penilaian video. Pencapaian: Tidak tercapai, hanya 54% mahasiswa yang memperoleh nilai 70 pada penilaian video. Evaluasi Keefektifan Bentuk Mahasiswa baru mengalami kebingungan dengan bentuk HG, FG, dan pembagian sub-topik dari masing – masing tema. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Kurang ada follow up secara personal ke tiap anggota HG dan FG. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Pemberian tugas sudah cukup lama bagi mahasiswa baru untuk mengerjakan tugas. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Tidak ada perubahan selama pelaksanaan Solusi atas Evaluasi Program Kerja Penugasan mentor untuk masing – masing HG dan FG yang berasal dari SDM Kemahasiswaan BEM FTUI Follow up atau penindaklanjutan via briefing mingguan Membuat video tutorial yang disebarkan ke mahasiswa baru agar tidak menimbulkan kebingungan dalam pengerjaan
6.2.4.3
6.2.4.4
6.2.4.5
6.2.5 Buku Gemilang dan Jawara Teknik 6.2.5.1 Jenis Program Kerja Pembekalan 6.2.5.2 Tujuan Program Kerja Mahasiswa bisa mengetahui dan mengenal warga Teknik selain teman mahasiswa agar menimbulkan rasa terima kasih kepada mereka yang telah membantu menjaga lingkungan Teknik. Mendorong mahasiswa untuk dapat mengetahui solusi konkret dalam mengatasi masalah tersebut hingga akhirnya bergerak guna menyelesaikannya. 6.2.5.3 Pencapaian Parameter 70% Buku Gemilang yang terkumpul telah terdistribusikan maksimal H+7 penutupan aksioma.
Pencapaian: Belum dapat dinilai karena pembuatan LPJ belum mencapai H+7 acara. Namun sejauh ini telah 40% Buku Gemilang yang terdistribusikan ke siswa sekolah master dan beberapa warga teknik. 70% kelompok memberikan bingkisan kepada pramubakti / warga teknik non mahasiswa. Pencapaian: Tercapai. Sebanyak 92,56% kelompok memberikan bingkisan kepada pramubakti/warga teknik non mahasiswa. 6.2.5.4 Evaluasi Evaluasi Pencapaian Nilai dan Skill 70% Kelompok mahasiswa baru memenuhi 2/3 konten video blog dan esai yang tertuang di booklet Aksioma. Pencapaian: Tidak tercapai. Hanya 50% kelompok memenuhi 2/3 konten video blog dan esai yang tertuang di buklet Aksioma. Evaluasi Keefektifan Bentuk - Bentuk program kerja yang ada sudah berhasil menunjang esensi dari nilai kepedulian yang ada. - Menghasilkan karya nyata yang dapat diaplikasikan ke masyarakat. Evaluasi Teknis Pelaksanaan - Butuh adanya alokasi SDM untuk membantu pemeriksaan buku gemilang dan jawara teknik. - SDM kurang banyak saat menjaga stand buku gemilang dan jawara teknik. - Terjadi perubahan tempat stand saat hari H tanpa adanya komunikasi dari pihak Aksioma terlebih dahulu. - Dalam pelaksanaan pemberian sembako kepada warga teknik, masih ada kelompok yang tidak memberikan sembako dengan isi yang lengkap. - Beberapa warga teknik yang terdaftar sudah pindah ke tempat lain. - Beberapa mahasiswa baru tidak mencantumkan nama atau pun jumlah kertas dengan jujur sehingga perlu dihitung ulang. Evaluasi Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan sudah sesuai dengan timeline yang ada. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Tidak ada perubahan dalam pelaksanaan program kerja. 6.2.5.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Pembagian SDM yang jelas per-hari dan per-jam nya saat menjaga baik stand buku gemilang maupun jawara teknik. Perlu adanya briefing bersama dengan pihak Aksioma terkait pembagian SDM yang ada. Melakukan pendataan ulang serta konfirmasi terhadap warga teknik yang dituju tentang keberadaannya. Melakukan penggantian terhadap warga teknik yang pindah kepada warga teknik khususnya pedagang kantek yang memiliki rekan kerja.
Penghimbauan pengurangan nilai jika terjadi kecurangan dan sosialisasi untuk mencantukan identitas dan jumlah kertas.
7. Penutup 7.1 Kesimpulan Perlu adanya koordinasi secara intensif ketika melakukan program kerja integrasi baik dengan bidang lain di koridor maupun dengan bidang kemahasiswaan di tiap departemen. 7.2 Rencana Strategis Bidang Rencana Strategis untuk Gambaran Tahun Depan - Melakukan integrasi program kerja dengan mekanisme yang jelas jika melakukan kerja sama dengan bidang lain atau lembaga lain. - Branding baru “mabim” perlu dilaksanakan tahun depan untuk mendapatkan animo yang besar diberbagai stakeholder yang ada - Pemorsian mabim departemen dan mabim teknik perlu dipertahankan (50% Dept dan 50% Teknik) - Pelaksanaan Masa Bimbingan yang lebih terintegrasi baik dari se gi kegiatan Rencana Strategis untuk Triwulan Selanjutnya - Menyiapkan teknis pelaksanaan untuk program kerja LDKM Teknik. - Mengadakan pembahasan kemahasiswaan dengan seluruh lembaga kemahasiswaan di IKM FTUI 8. Penilaian Ketua Koordinator Bidang 8.1 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Program Kerja Pada triwulan 3A kemahasiswaan menjalankan program kerja masa bimbingan. Sejauh ini masa bimbingan yang telah dijalani sudah sangat baik namun tetap ada beberapa evaluasi pada kegiatan yang dilakukan. Yang pertama evaluasi pada penanaman yang menggunakan tool yang bernama support teknik, pada tools ini mahasiswa baru hanya berfoto tanpa berkenalan panjang lebar sehingga waktu int eraksi per orang yang didapat lebih sedikit, Mungkin tahun depan bisa diberikan template pertanyaanya apa saj a tanpa menggunakan buku lalu diupload ke dropbox juga seperti tahun ini. Yang kedua IKM Quiz, mendapatkan antusias yang besar dr mahasiswa baru namun, tempat yang tersedia di k301 tidak cukup untuk menampung banyaknya penonton yang dating, mungkin tahun depan bisa dicarikan tempat yang lebih besar sehingga senior bisa datang menonton. Yang ketiga IKM Expo, evaluasinya adalah mahasiswa baru tidak bisa mendalami organisasi yang benar – benar ingin dia ketahui. Saran untuk tahun depan adalah mungkin bisa dibuka kelas – yang dibuka selama beberapa hari untuk penjelasan organisasi yang benar – benar ingin mereka ketahuin. Untuk tools jawara teknik, be a leader, dan aku bagian negeriku tidak ada evaluasi yang sangat dibutuhkan untuk tahun depan karena sudah berjalan dengan baik. Apabila ada penjelasan – penjelasan yang belom tertera ataukurang detail disini mungkin akan lebih didetailkan lagi pada LPJ bidang terkait Dari skala 1 – 10, dilihat dari sudut pandang program kerja, nilai produktivitas dari bidang Kemahasiswaan ini yaitu 9. 8.2 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Kinerja Bidang Secara keseluruhan bidang kemahasiswaan sudah baik dalam internalisasi karena BP-BP memiliki keinginan untuk sering berkumpul bersama dan memiliki kepemilikan yang baik terhadap bidang maupun BEM FTUI 2016. Ada 1 bp yang agak bermasalah namun
bisa ditangani dengan baik sehingga kembali ke perfoorma terbaik dan tidak merusak internal. BPH juga menurut saya sudah bekerja secara sangat baik namun harus ditingkatkan rasa kepemilikan terhadap BEM itu sendiri. Penanaman kurikulum kaderisasi ju ga berjalan dengan sangat baik. Sampai saat ini mereka sedang mengkoreksi nilai – nilai yang didapat oleh mahasiswa baru pada saat masa bimbingan teknik Dari skala 1 – 10, nilai kinerja bidang Kemahasiswaan bagian internalisasi yaitu 9,5, sedangkan untuk bagian kaderisasi yaitu 9.
LPJ BIDANG KASTRAT
1.
Deskripsi Kerja Bidang Bidang Kajian Aksi dan Strategis (Kastrat) adalah bidang yang bertanggungjawab dalam melakanakan kewajiban dari BEM FTUI dalam aspek mengkoordinasikan sikap keluar yang mengatasnamakan FTUI terhadap BO, BOK, BSO, IMD dan IMPI FTUI. Bidang Kastrat sebagai bidang yang paling mengerti dan memahami secara mendalam suatu isu akan memberikan suatu pernyataan sikap yang mengatasnamakan FTUI ke luar baik i tu ke BEM UI ataupun ke media. Hal itu dilakukan apabila BEM FTUI s elaku perwakilan dari IKM FTUI ke luar diminta untuk memberikan penyikapan terhadap suatu isu, baik itu setuju, tidak setuju ataupun belum bisa memberikan penyikapan. Namun tentunya untuk memberikan suatu pernyataan sikap yang mengatasnamakan FTUI, warga IKM FTUI juga wajib diberikan suatu pemahaman terhadap isu-isu. Jangan sampai Kastrat memberikan penyikapan terhadap suatu isu, namun warga IKM FTUI tidak tahu apapun soal itu. Oleh karena itu, Bidang Kastrat juga bertanggungjawab dalam mencerdaskan warga IKM FTUI seputar isu-isu yang berada dalam tingkat Fakultas, UI maupun Indonesia. Tujuan akhir dari pemasyarakatan isu tidak hanya membuat warga IKM FTUI lebih “aware” terhadap isu-isu yang berkaitan, namun dengan pencerdasan yang dikemas dalam bentuk khusus akan mengembangkan wawasan berpikir dari warga IKM FTUI 2.
Pencapaian Parameter Capaian Arahan Ketua Melakukan penggugahan dan pencerdasan wawasan kepada mahasiswa Pencapaian: Sudah terlaksana 7 kali, pencerdasan hari olahra ga nasional, mengenang Yap Yun Hap, Tragedi 30 September, Penyiaran film kekerasan seksual, Krisis Migas Nasional dan EBT di Indonesia dan tentang pengadaan petroleum fund. Melakukan pengkajian dan pengawalan pada setiap isu yang akan menjadi salah satu dasar pernyataan sikap Teknik. Pencapaian: Sudah terlaksana 1 kali, pada isu Petroleum Fund yang didiskusikan pada tanggal 26 Oktober 2016
3. Tugas 3.1 Kerja Sama dengan SC Kastrat IMD dan IMPI 3.1.1 Gambaran Pelaksanaan Tugas Kerja sama dilakukan dalam bentuk rapat SC Kastrat dan Kastrat BEM FT setiap 1 bulan. Membahas isu apa yang akan dibahas secara bersama-sama dan dijadikan suatu kajian bersama untuk disebarkan ke se-Teknik. Setiap SC Kastrat IM mendapatkan bagian untuk memperdalam suatu isu dari sisi tertentu lalu hasilnya dipresentasikan pada rapat SC Kastrat dan akan di’compile’ oleh Kastrat BEM FT untuk menghasilkan suatu kajian yang baik untuk disebar ke Teknik. 3.1.2 Evaluasi Tugas Tidak semua SC Kastrat IMD atau IMPI mempunyai ketersediaan waktu untuk turut bekerja sama dalam pembahasan isu bersama se-Teknik ini. Untuk Triwulan ini, pencerdasan
dalam bentuk tulisan tercapai pada isu Yap Yun Hap, namun tidak semua SC Kastrat departemen berpartisipasi karena tidak hadir dalam rapat. 3.1.3 Solusi atas Evaluasi Tugas Mengingatkan kembali terhadap prioritas rapat SC Kastrat pada masing-masing SC Kastrat departemen. Karena sampai sekarang ada SC Kastrat departemen yang sangat jarang hadir dan juga tidak melaporkan alasan ketidakhadiran, walaupun hanya 1 departemen. 3.2 3.2.1
Sekolah Pemikiran Gambaran Pelaksanaan Tugas Setiap kali pertemuan diisi dengan pemberian materi oleh pembicara professional yang bisa berasal dari kalangan dosen, lembaga masyarakat dan lain lain. Setelah itu dilanjutkan dengan sesi tanya jawab atau FGD. Mate ri-materi yang dibawakan bersinggungan dengan peningkatan wawasan berpikir warga seperti Dasar-dasar Filsafat, Creative Thinking, Ideologi-ideologi dan Komunikasi Nonverbal. 3.2.2 Evaluasi Tugas Terhambatnya karena sangat sulit mencari tanggal yang tidak bentrok dengan proker lain dan pada triwulan terakhir, kegiatan2 besar kastrat sangat banyak dan berurutan, sehingga seringkali miss dalam pelaksanaan Sekolah Pemikiran. 3.2.3 Solusi atas Evaluasi Tugas Melakukan pengukuhan timeline kegiatan dengan sebaik-baiknya pada awal kepengurusan agar dapat tetap terlaksana dengan baik, sepadat apapun jadwalnya. 3.3 3.3.1
Kastrat Punya Berita Gambaran Pelaksanaan Tugas Kastrat Punya Berita merupakan kegiatan rutin mingguan yang dilaksanakan tiap Senin perminggunya. Pelaksanaan kegiatan ini dilakukan dengan membuat list berita pilihan dari Kastrat BEM FTUI 2016 dengan headline serta konten yang dikemas secara menarik. Adapun kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan awareness mahasiswa FTUI terhadap berita-berita terbaru dan hangat baik di kancah nasional maupun internasional. 3.3.2 Evaluasi Tugas Secara keseluruhan sudah baik, berita sudah dikemas dengan baik dengan pemilihan headline setiap berita yang mampu menjadi “clickbait” untuk setiap orang yang membacanya. Namun keunikan publikasi bisa dimaksimalkan kembali. 3.3.3 Solusi atas Evaluasi Tugas Bisa ditambah dengan pembuatan Infografis untuk lebih menarik para penerima jarkoman untuk membuka setiap berita yang disebarkan. 3.4 3.4.1
Rilis Tulisan Momentual Gambaran Pelaksanaan Tugas Rilis Tulisan Momentual merupakan kegiatan yang dilaksanakan pada beberapa hari penting nasional maupun internasional. Pelaksanaan kegiatan ini dilakukan dengan membuat tulisan baik berupa kajian komprehensif atau sekedar rilis infografis terkait peristiwa atau esensi dan urgensi pada hari tersebut. Kegiatan ini mulai dilaksanakan sejak masa transisi triwulan 1 dan triwulan 2 kepengurusan BEM FTUI 2016. Setiap BP Kastrat di-rolling untuk membuat kajian/tulisan ataupun infografis pada tiap hari penting tersebut. Adapun tujuan dari
Rilis Tulisan ini adalah agar target utama kegiatan ini, yaitu warga FTUI memiliki awareness dan paham esensi maupun urgensi hari penting tersebut. 3.4.2 Evaluasi Tugas Pada triwulan III ini cukup banyak tulisan yang tidak tersebar karena padatnya agenda diskusi pada triwulan III ini ditambah lagi adanya thread berupa demisioner lebih awalnya 2 BPH dan 2 BP karena maju menjadi ketua lembaga dan sudah mulai bergesernya prioritas mayoritas BP menjadi ke arah departemen karena semuanya lebih memilih untuk melanjutkan tahun depannya di departemen. 3.4.3 Solusi Atas Permasalahan Perbaikan timeline kegiatan ini dan judul2 yang akan dijadikan tulisan dan disebar harus sudah ada dari awal triwulan sehingga dapat langsung dikerjakan dari awal se hingga pada waktunya akan disebar dapat langsung disebar tanpa menganggu kegiatan kastrat lainnya yang sedang berlangsung. 4. Evaluasi Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi dan Ketercapaian SPJ 4.1 Kurikulum Kaderisasi yang Dilaksanakan Mampu menyusun visi misi sesuai dengan tujuan IKM FTUI, Mengikuti tugas BP dengan baik, Mengevaluasi dan memberikan konsep improvement terhadap bidangnya, Memimpin proker bersama tim sebidangnya, Mampu mengemukakan pendapat dengan baik dalam berdiskusi, Mengerti pembuatan proker sesuai dengan nilai dan skill yang harus ditanam, Mengetahui isu-isu sosial dan lingkungan di sekitar teknik, dan Melakukan propaganda dari hasil kajian. 4.2 Gambaran Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi Poin-poin yang terdapat dalam Kurikulum Kaderisasi Kastrat BEM FT 2016 Triwulan III adalah Mampu menyusun visi misi sesuai dengan tujuan IKM FTUI; Mengikuti tugas BP dengan baik; Mengevaluasi dan memberikan konsep improvement terhadap bidangnya, Memimpin proker bersama tim sebidangnya; mampu mengemukakan pendapat dengan baik dalam berdiskusi, mengerti pembuatan proker sesuai dengan nilai dan skill yang harus ditanam, mengetahui isu-isu sosial dan lingkungan di sekitar teknik dan melakukan propaganda dari hasil kajian. Poin pertama dilaksanakan dengan bantuan infografis yang dibuat oleh BPH Kastrat, untuk poin-poin lainnya sepenuhnya dilakukan tanpa adanya pelatihan khusus namun langsung dilatih secara praktikal dengan adanya tugas, rapat maupun pelaksanaan proker atau kegiatan tertentu. 5. Gambaran Umum 5.1 Koordinasi BPH-BP Koordinasi antara BPH dengan BP berjalan cukup baik, tapi masih jauh dari optimal. Cukup baik memiliki arti setiap tugas dari BPH yang diberikan pada BP berjalan dengan lancar dan tugas terselesaikan dengan baik seperti kegiatan berita mingguan dan forum-forum diskusi yang sudah dihandle oleh BP. Namun koordinasi tersebut hanya berjalan saat memang ada tugas/kegiatan saja. Masih jarang ada interaksi antara BPH dan BP untuk hal-hal diluar kegiatan BEM.
5.2
Koordinasi antar BPH Sudah lebih baik dibandingkan triwulan-triwulan sebelumnya. BPH lebih terbuka terhadap permasalahan satu dengan yang lainnya. Pelaksanaan pekerjaan pada triwulan III ini jauh lebih terkoordinir dibandingkan dengan triwulan awal 5.3 Analisis SWOT Bidang 5.3.1 Strength Memiliki BP dari setiap departemen dan berkualitas sangat membantu dalam penyebaran isu-isu dan update kegiatan kekastratan di setiap departemen. 4 dari 8 BP memutuskan untuk mencalonkan diri menjadi ketua IM menunjukkan kapabilitas dari BP Kastrat BEM FT 2016. 5.3.2 Weakness Timeline kastrat yang menumpuk di bagian akhir seperti forum-forum diskusi untuk audiensi isu-isu menyebabkan hal-hal nonprimer tidak terfollow up dengan baik. 5.3.3 Opportunity Memiliki jumlah BP yang tidak terlalu banyak memudahkan BPH untuk mengontrol dan menjaga kekompakan antar BP. BP selalu m emberikan ide-ide terbaiknya saat dibutuhkan. 5.3.4 Threat Memiliki BP yang berkualitas menyebabkan BP memiliki banyak kesibukan lain di luar BEM FT yang menyebabkan fokus BP untuk Kastrat BEM FT berkurang, selain itu kesibukan tiap-tiap BP dan BPH sisi akademis masing-masin g. 2 BPH yang mencalonkan diri menjadi ketua BEM menyebabkan banyak workload kastrat yang sangat menumpuk dan butuh waktu lebih untuk diselesaikan dengan baik. 6. Program Kerja Proyek dan Non Proyek 6.1 Program Kerja Proyek 6.2 Program Kerja Non-proyek 6.2.1 Diskusi Kantek 6.2.1.1 Jenis Program Kerja Pembekalan 6.2.1.2 Tujuan Program Kerja Mencerdaskan anggota IKM FTUI terhadap permasalahan maupun isu yang ada sehingga harapannya mereka dapat menyedari permasalahan yang ada dan menggugah rasa kepedulian untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. 6.2.1.3 Pencapaian Parameter Terlaksana 2 dari target 3 diskusi kantek dalam 1 t ahun kepengurusan. Peserta yang hadir 71 orang dari target 40 orang. 6.2.1.4 Evaluasi Evaluasi Pencapaian Nilai dan/atau Skill Nilai Nasionalisme dan Penggerak Perubahan dicapai dengan cukup baik untuk yang penggerak perubahan karena topik Diskusi Kantek untuk kali ini membahas permasalahan minyak dan gas di Indonesia. Dengan adanya Diskusi Kantek kali ini, mahasiswa FT akan memiliki kesadaran lebih atas kondisi energi di Indonesia terutama jenis energi minyak dan gas. Penggerak perubahan karena outputan dari
diskusi ini akan langsung diasimilasikan ke kajian yang akan diberikan ke pemerintahan. Skill Kemampuan Menyelesaikan Masalah dicapai dengan sangat baik pada BP-BP Kastrat yang seluruhnya bekerja sama menjalankan proker ini. Evaluasi Keefektifan Bentuk Untuk Diskusi Kantek pertama tersebut, bentuknya kurang berupa “Diskusi”, masih seperti Seminar biasa. Apabila berhasil dikemas menjadi dalam bentuk diskusi dengan baik, maka maka bentuknya cukup efektif. Belum dapat disebut sebagai “Diskusi” karena bentuknya masih seperti seminar. Ada pembicara, lalu ada yang bertanya. Bukan berdiskusi dalam artian saling lempar pendapat atas berbagai hal secara langsung. Hal tersebut dikarenakan kondisi Kantek yang saat itu kurang kondusif, tidak bisa dibuat suatu bentuk diskusi yang baik. Serta masih minimnya jumlah mahasiswa yang memahami dengan cukup baik atau ingin tahu seputar kondisi minyak dan gas sehingga tidak cukup untuk dibuat dalam bentuk FGD-FGD. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Seperti yang sudah dijelaskan, pelaksanaannya belum sesuai dengan ekspektasi. Masih berupa tanya jawab antara pembicara dengan warga, belum ada diskusi yang dinamis yang 2 arah. Namun acara berjalan lancar tanpa adanya hambatan berarti. Evaluasi Waktu Pelaksanaan
Tidak ada, waktu pelaksanaan sudah tepat. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Rencananya akan dalam bentuk FGD setelah pemaparan, namun hanya diadakan sesi tanya jawab saja melihat kondisi saat itu. Waktu mulai dan berakhir cukup tepat sesuai perencanaan. 6.2.1.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Publikasi yang lebih masif lagi dan tidak hanya via sosial media saja. Harus diakui konten yang dibawa pada diskusi kantek ke dua ini cukup berat yaitu membahas seputar migas sehingga tidak banyak orang yang paham ataupun memiliki keinginan untuk lebih paham. Diharapkan dengan publikasi yang jauh lebih membumi lagi dapat meningkatkan keinginan warga untuk tau lebih lanjut lagi tentang forum diskusi yang membahas konten yang cukup berat.
7. Penutup 7.1 Kesimpulan Permasalahan utama dari Kastrat BEM FT pada Triwulan III adalah permasalahan terlalu padatnya timeline setelah UTS. Berbagai macam forum diskusi ditumpukkan di akhir kepengurusan sementara di awal kepengurusan hanya 1 forum diskusi. Kebanyakan forum diskusi tersebut diadakan tidak sesuai dengan perencanaan awal karena memang berangkat dari
kebutuhan di masa sekarang. Namun dengan adanya koordinasi yang sudah lebih baik antara BPH-BPH maupun BPH-BP, padatnya rangkaian tersebut dapat te rlaksana dengan cukup baik. 7.2 Rencana Strategis Bidang Rencana Strategis untuk Gambaran Tahun Depan Konsolidasi Bidang Kastrat harus benar-benar maksimal dimulai lagi pada awal triwulan III. Timeline harus segera dikukuhkan pada awal tahun maupun awal triwulan III agar pelaksanaan berbagai macam kegiatan tetap terlaksana dengan baik. Lebih banyak kegiatan yang dijadikan proker, dan lebih selektif lagi dalam memilih kegiatan. Rencana Strategis untuk Triwulan Selanjutnya Perencanaan timeline disempurnakan pada awal triwulan. Konsolidasi, evaluasi BP dan BPH harus dilakukan agar triwulan III dapat menjadi penutup yang baik dari Kastrat BEM FTUI karena isu-isu akan banyak muncul di akhir tahun.
8. Penilaian Koordinator Bidang 8.1 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Program Kerja Pada triwulan 3A bidang ini melaksanakan satu kegiatan yaitu Diskusi Kantek yang bertujuan untuk mencerdasaskan dan bisa mewadahi aspirasi mahasiswa terkait RUU Migas yang akan di advokasikan pada acara elesium Evaluasinya adalah kurang antusiasnya warga sehingga tidak terlalu banyak warga yang hadir. Kegiatan ini diadakan dengan tujuan menampung suara – suara anak teknik karena harga tiket elesium yang mahal. Evaluasinya adalah acara ini terkesan mendadak dan juga tahun depan mungkin bisa bekerjasama dengan kemahasiswaan sehingga mahasiswa baru juga dapat ditanamkan nilai nasionalisme sejak dini. Dari skala 1 – 10, dilihat dari sudut pandang program kerja, nilai produktivitas dari bidang Kastrat ini yaitu 8. 8.2 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Kinerja Bidang Secara keseluruhan bidang terutama bagian internalisasi dan kaderisasi bidang kastrat sampai saat ini masih bekerja dengan kurang baik. Bp banyak yang hilang karena persiapan untuk maju menjadi ketua IM. BP juga mengerjakan tugas secara tepat waktu, rasa kepemilikan mereka terhadap BEM itu sendiri sudah baik dengan sering menghadiri acara-acara bem namun rasa kepimilikan terhadap bidang menurun lanta ran banyak yang sibuk dngan persiapan ketua IM. Kinerja BPH bidang juga membaik pada triwulan ini. Disini ada beberapa BPH yang masih mengutamakan kepentingan pribadi. Untuk mewakili FT pada sospolnet menurut sa ya kinerja mereka menjadi kurang baik karena sering tidak bersuara ata upun iya – iya saja pada sospolnet. Perencaan yang sedang dilaksanakan adalah untuk mempersiapkan proker dikusi public dan diskusi kantek Dari skala 1 – 10, nilai kinerja bidang Kastrat bagian internalisasi yaitu 6, sedangkan untuk bagian kaderisasi yaitu 6,5 dan pada bagian penyikapan keluar yaitu 9.
LPJ BIDANG PENGABDIAN MASYARAKAT
1.
Deskripsi Kerja Bidang Bidang Pengabdian Masyarakat merupakan bidang yang bertanggung jawab dalam mewadahi pengabdian-pengabdian warga FTUI dalam berbagai bentuk baik dari bentuk yang kecil berupa penggugah, maupun bentuk yang besar dan bersifat langsung seperti donor darah, gotong royong, dll. Selain itu, bidang Pengabdian Masyarakat-pun bertanggung jawab untuk mengkoordinir seluruh lembaga yang bersifat kepengmasan dalam FTUI. Dalam menjalani tugasnya, sudah merupakan kewajiban bidang Pengabdian Masyarakat untuk menggugah warga FTUI untuk lebih berkontribusi dalam bentuk pengabdian baik secara langsung ataupun tidak. 2.
Pencapaian Visi dan Misi Bidang atau Parameter Capaian Arahan Ketua Menggugah mahasiswa untuk melakukan pengabdian masyarakat Bentuk penggugahan yang dilakukan pada triwulan tiga dilakukan dengan pembuatan kajian-kajian Awareness Day dalam rangka memperingati hari-hari besar se-Dunia dan Nasional. Dalam kajian tersebut bp dilibatkan untuk membuat kajian dan mencoa menggugah mahasiswa lain yang membaca sadar akan permasalahan sosial yang terjadi sesuai dengan hari yang sedang diperingati. Selain itu juga penggugahan dilakukan untuk mahasiswa baru dengan proker AKSIOMA sehingga mahasiswa baru mengenal dunia pengabdian masyarakat. Di akhir kepengurusan akan diadakan Pengmas Expo sebagai wujud nyata dari bidang Pengmas mengenai kegiatan yang sudah dilakukan dan diharapkan mahasiswa tergugah untuk mengikuti kegiatan-kegiatan tersebut tahun depan. Memfasilitasi wadah untuk mahasiswa melakukan pengabdian masyarakat Wadah yang diberikan pada triwulan tiga ini berupa kegiatan AKSIOMA yang ditujukan ke mahasiswa baru sehingga mahasiswa baru memiliki wadah untuk mengenal dunia pengabdian masyarakat dan diharapkan dapat terus berkontribusi di ranah pengabdian masyarakat. Menjadi pelopor dalam interaksi dengan karyawan, pedagang, satpam, dan pihak pihak sekitar yang hidup bersama mahasiswa teknik Menjadi pelopor dalam melakukan kegiatan seperti Yuk Sarapan dan mengajak mahasiswa lain untuk mau ikut serta membagikan makanan kepada warga FTUI nonmahasiswa.
3. Tugas 3.1 Awareness Day: PMI, Hari Tani Nasional, Hari Jantung Sedunia, Hari Kesehatan Jiwa, Hari Pangan Sedunia, Hari Polio Sedunia 3.1.1 Gambaran Pelaksanaan Tugas Mengadakan kajian yang dilakukan oleh staff Pengabdian Masyarakat BEM FTUI 2016 berupa jarkoman isu yang disebar luaskan kepada masyarakat FTUI melalui Official Account BEM FTUI pada setiap hari peringatannya, seperti Hari Palang Merah Indonesia pada tanggal 17 September, Hari Tani Nasional pada tanggal 24 September, Hari Jantung Sedunia
pada tanggal 29 September, Hari Kesehatan Jiwa pada tanggal 10 Oktober, Hari Pangan Sedunia pada tanggal 16 Oktober, dan Hari Polio Sedunia pada tanggal 24 Oktober. 3.1.2 Evaluasi Tugas Beberapa pembahasan mengalami kesulitan dalam pembatasan informasi, dikarenakan isu mengenai pembahasan tersebut cenderung jarang, atau sulit digapai. Diskusi yang dilempar pada grup sebelum menyebarluaskan kajian cenderung pasif, dikarenakan kajian yang mungkin terlalu panjang atau terlalu ‘baru’ pada anggota diskusi. Adanya sedikit konflik antara jadwal jarkoman dalam pihak Media 3.1.3 Solusi atas Evaluasi Tugas Memperjelas Term of Reference kajian Diadakannya bridging sebelum memulai diskusi Membooking tanggal dan jadwal dari jauh hari
4. Evaluasi Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi dan Ketercapaian SPJ 4.1 Kurikulum Kaderisasi yang Dilaksanakan Memiliki nilai kepemimpinan Memiliki nilai kepengmasan Memiliki nilai komunikasi ke masyarakat 4.2 Gambaran Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi Memiliki nilai kepemimpinan a. Mampu memimpin rapat bidang Satu dari keseluruhan BP telah menjadi pemimpin di rapat bidang ke 4 pada tanggal 1 Maret 2016. Satu BP telah mampu menjadi pemimpin dalam mengadakan kumpul Pengmas BEM FTUI 2016 pada 21 Juni 2016. Pada tanggal 21 September dan 4 Oktober 2016, dua BP sudah mampu menjadi pemimpin rapat. b. Mampu mengorganisir kegiatan (proker) yang diadakan. Seluruh BP berkesempatan untuk menjadi bagian dari kegiatan yang sudah dilaksanakan yaitu Awareness Day, seperti rincian berikut: - Ketua Pelaksana : Tsaome, Indi - SekBen : Karamina - PJ Danus : Defani Herbina, Aisyah Rumaisha - PJ Perlap : Anjas Trihatmojo - PJ Publikasi : Farissa, Darin - PJ Penuansaan : Virozza Bianca, Hasna, Poppy - PJ Dekorasi : Aldhi, Himawan c. Mengerti nilai dan skill yang ditanamkan di setiap kegiatan Penyamarataan frekuensi dan kesadaran akan nilai dan skill yang ditanamkan melalui setiap kegiatan dilakukan pada saat rapat bidang dan pengonsepan kegiatan, baik berupa penekanan maupun reminder. d. Mampu menjadi role model dalam melakukan tindakan sosial BP mampu mengajak teman-temannya berpartisipasi dalam kegiata n Yuk Sarapan dan AKSIOMA.
Memiliki nilai kepengmasan a. Mengetahui isu-isu sosial di sekitar teknik dan luar teknik Pembahasan isu-isu sosial di rabid dan juga j uga melalui pembuatan kajian isuisu sosial yang dikemas dalam Awareness Day. b. Memahami dan mampu mencari solusi atas isu-isu s osial yang terjadi di sekitar Beberapa BP mampu menganalisis masalah yang ada melalui pembuatan kajian Awareness Day dan mencari solusi atas permasalahan tersebut. c. Mengetahui kebutuhan warga teknik terhadap pengabdian masyarakat BP belajar menyesuaikan kebutuhan warga teknik di bidang pengabdian masyarakat dengan pembuatan konsep-konsep yang ada di AKSIOMA 2016 disesuaikan dengan tren anak teknik jaman sekarang. d. Mampu bergerak taktis dalam isu kebencanaan yang terjadi Satu BP telah dapat melakukan langkah taktis saat terjadi bencana banjir dan longsor di Purworejo, dan yang lainnya pada bencana yang lain telah dapat membantu dalam menyebarkan tromol donasi bersama pengmas IMD nya. Memiliki nilai komunikasi ke masyarakat a. Mampu berinteraksi dengan pedagang, karyawan dan sat pam di FTUI Telah membuat sahabat pedagang dimana semua badan pengurus telah mendapatkan tanggung jawab untuk berinteraksi dengan pedagang. b. Mampu mengkomunikasikan isu-isu sosial kepada warga FTUI Isu-isu sosial yang telah dikomunikasikan adalah mengenai isu-isu sosial pada Awareness Day . Ketercapaian SPJ oleh Pengurus Lembaga Memiliki nilai kepemimpinan a. 4 orang BP sudah mampu menjadi pemimpin rapat b. Seluruh BP sudah mampu bertanggung jawab memegang kegiatan dan proker c. Seluruh BP sudah dicerdaskan dan mengerti nilai dan skill dari tiap kegiatan dan proker d. Seluruh BP sudah mampu menjadi role model dalam melakukan kegiatan pengabdian masyarakat melalui partisipasi di proker dan kegiatan Memiliki nilai kepengmasan a. 6 dari 13 BP sudah membuat kajian isu-isu sosial dan didiskusikan bersama BP yang lain. Setiap rabid dijelaskan beberapa isu sosial dan kebencanaan yang terjadi di Indonesia. b. Seluruh BP mampu menuangkan solusi dalam permasalahan yang diangkat dalam awareness day c. Seluruh BP mampu menanyakan dan menganalisis kebutuhan pengmas di FTUI dan mengevaluasi proker yang ada apakah sudah sesuai atau belum. d. Satu BP sudah mampu ikut turun langsung ke lokasi bencana, dan seluruh BP sudah mampu menjadi penjembatan antara IM dan BEM untuk penyebaran tromol.
4.3
Memiliki nilai komunikasi ke masyarakat a. Seluruh BP sudah memegang PIC untuk pedagang kantek, namun pembagian belum sampai ke karyawan dan juga satpam.
b. BP mampu mengkomunikasikan isu yang sedang diangkat oleh Pengmas BEM dan juga proker-proker yang dilaksanakan. 5. Gambaran Umum 5.1 Koordinasi BPH-BP Koordinasi dengan BP berjalan baik, komunikasi tidak hanya dilakukan saat rapat bidang akan tetapi pada hari-hari biasa juga tetap melakukan koordinasi. koordinasi. 5.2 Koordinasi antar BPH Koordinasi antar BPH berjalan cukup baik meskipun frekuensi berkurang. Hal ini disebabkan karena kepadatan agenda dan urusan masing-masing, sehingga te rkadang lupa atas hal-hal kecil yang harus diuruskan. 5.3 Analisis SWOT Bidang 5.3.1 Strength Bidang yang memiliki out of the box dalam perencanaan. Memiliki rasa untuk kepengmasan di dalam bidang itu sendiri. Mudah untuk diajak bekerja sama. Banyak yang ingin belajar/menambah pengalaman. 5.3.2 Weakness Tidak boleh pulang terlalu larut malam. Komunikasi antar pengurus. 5.3.3 Opportunity Banyak anggota badan pengurus yang memiliki kos/tidak PP . Banyak yang memiliki kendaraan pribadi untuk memudahkan mobilisasi 5.3.4 Threat Akademis kuliah. Kesibukan diluar bidang antar pengurus. 6. Program Kerja Proyek dan Non Proyek 6.1 Program Kerja Proyek 6.1.1 AKSIOMA 6.1.1.1 Jenis Program Kerja Pembekalan 6.1.1.2 Tujuan Program Kerja Memberikan pembekalan kepada mahasiswa baru tentang kepedulian akan lingkungan sekitar dan kesadaran akan pentingnya berinteraksi untuk memenuhi hakikat manusia sebagai makhluk sosial. 6.1.1.3 Pencapaian Parameter Kegiatan “Amazing Race” & “Tandur” setidaknya setidaknya dihadiri oleh 300 mahasiswa baru. 75% dari peserta yang hadir dapat menuliskan hal yang mereka da pat dari seminar tersebut. Kegiatan internal (Hari Senin - Jumat) masing-masing selain donor darah dihadiri oleh 75% mahasiswa baru dari setiap departemen Peserta: 121 Orang, Mentor: 39 Orang, Volunteer: 22 Orang, Panitia: 133 Orang. (Parameter : 1. 500 mahasiswa
FTUI 2016 menjadi peserta dan 150 mahasiswa FTUI 2015 dan 2014 menjadi panitia dan mentor). 6.1.1.4 Evaluasi Evaluasi Pencapaian Nilai dan/atau Skill - Kepedulian Mahasiswa Baru dikerahkan untuk berinteraksi dengan para karyawan Teknik melalui acara Jawara Teknik. Selain itu, di puncak acara yang jatuh pada hari Sabtu, tanggal 29 Oktober 2016 Mahasiswa Baru dikerahkan untuk bermain bersama para murid dari Sekolah Master yang mayoritasnya mayoritasn ya merupakan anak jalanan dan datang dari keluarga kurang mampu. Selain itu, di penghujung acara para Mahasiswa Baru bersama panitia AKSIOMA dan warga teknik yang terlibat memberikan bingkisan hadiah yang berisi buku gambar, pensil warna, tempat makan dan minum, dan recycled note. Selain itu, para Mahasiswa Baru pun belajar untuk mengaplikasikan ilmu vertikultur (Vertical Agriculture) yang hasilnya merupakan tanaman sayur mayur yang bisa dirawat dan dipanen sendiri yang diberikan kepada para pedagang kantek sebagai tanda terima kasih atas jasa selama ini. - Interaksi Interaksi antar peserta yang berbeda departemen selama rangkaian kegiatan berlangsung sudah berjalan cukup baik. Beberapa kegiatan dirancang untuk membaurkan mahasiswa mahasiswa baru, seperti Grand Opening AKSIOMA, dan kegiatan penutup yang berupa Amazing Race dan tanam menanam. Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk kegiatan ternilai efektif karena selama seminggu, para peserta diarahkan untuk kerap berkontribusi pada sekitar dalam hal sosial (interaksi dengan karyawan FT) maupun lingkungan (Pengumpulan botol dan kertas bekas). Hal ini sangat membantu dalam penanaman nilai Kepedulian. Begitupun bentuk kegiatan yang dirancang beberapa dari rangkaian kegiatan mewajibkan para peserta untuk berinteraksi. Evaluasi Teknis Pelaksanaan - Grand launching AKSIOMA 2016 cenderung ramai, meskipun rencana awal terancam gagal karena hujan dan lokasi yang kerap basah dan lama untuk mengering. Terancamnya rencana awal menyebabkan panitia menyiapkan rencana kedua yang cenderung feasible namun terancam terganggu karena tidak adanya kordinasi pada pihak yang berkesangkutan- OB lokasi, dll. Meskipun rencana kedua tidak jadi dilaksanakan, akan tetap penting jika feasibility rencana kedua terjaga dan terjamin. - Kurangnya detailing pada alur komunikasi panitia menyebabkan kesalah pahaman terjadi. - Partisipasi panitia yang cenderung naik-turun selama rangkaian kegiatan berlangsung menyebabkan beberapa panitia tertentu bekerja dalam porsi lebih l ebih banyak dari yang seharusnya. - Bentrok jadwal AKSIOMA dan FPT terjadi dan tidak bisa dihindarkan, namun hal tersebut tidak terlalu berpengaruh pada kinerja panitia .
- Kesalahan pada jawaban panitia saat kuis. - Teknis kuis yang kurang matang dan efektif, menyebabkan panitia kesulitan meng-handle animo mahasiswa baru yang mensupport timnya, sehingga agak lama untuk membuat suasana kondusif kembali untuk melanjutkan acara. - Kegiatan pada Closing tidak dimulai dengan briefing panitia, menyebabkan informasi yang tersebar pada seluruh panitia tidak rata - Briefing operasional hanya membahas kegiatan di permukaannya saja, detailing tidak dilakukan - Alur informasi antara SDM dan Panitia kurang dirancang dengan matang, sehingga alur menjadi tidak terlalu efisien Evaluasi Waktu Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan AKSIOMA 2016 cenderung sangat efektif, hal ini dibuktikan bahwa rangkaian acara AKSIOMA 2016 tidak mengalami masalah terutama dalam hal clash jadwal acara yang melibatkan mahasiswa baru. Rangkaian acara dilaksanakan tepat setelah minggu UTS, yang merupakan waktu yang tepat untuk para peserta, namun kurang tepat untuk panitia disebabkan fokus panitia yang terbagi antara persiapan acara dan akademis. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Perubahan sistem instalasi tandur (media tanam) dari pemakuan pada dinding menjadi sekedar menyimpan tandur di pinggiran departemen. Hal ini disebabkan perizinan yang tidak mencakup sistem paku-memaku pada dinding departemen, sehingga tidak bisa dilakukan dan mengharuskan media tanam untuk disimpan pada pinggiran departemen. 6.1.1.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja - Meningkatkan kualitas internal panitia sehingga kinerja menjadi maksimal dalam eksekusi. - Detailing juklak dan juknis yang lebih dalam, sehingga semua masalah bisa diantisipasi dengan baik. - Briefing panitia (baik BPH-PJ) harus diwajibkan sehingga pengetahuan tentang acara yang akan dijalani menyebar rata. - Kerja bijak- penentuan skala prioritas sangat krusial dan dianjurkan karena hal tersebut mampu menghindari tenaga kerja bekerja terlalu keras, atau bahkan bekerja di luar kewajibannya. - Penentuan PIC (Person In Charge) dalam setiap agenda perharinya. - Persiapkan materi dengan baik, benar dan hati-hat i untuk menghindari human error berbasis penyalah artian topik.
6.2
Program Kerja Non Proyek -
7. Penutup 7.1 Kesimpulan Pada triwulan III, bidang Pengabdian Masyarakat BEM FTUI lebih memfokuskan tujuan pada peningkatan kualitas kaderisasi demi mempersiapkan para staff untuk penjajakan karir selanjutnya selepas masa kepengurusan bidang Pengabdian Masyarakat BEM FTUI. Bentuk peningkatan kualitas kaderisasi dilaksanakan melalui pemberian kesempatan pada badan pengurus untuk memimpin rapat, membuat kajian, mengenali lebih jauh isu-isu sosial maupun lingkungan di sekitar, menjadi contoh pada warga FTUI, dan lain-lain. Koordinasi antar BPH dalam bidang pun masih berjalan sangat baik meskipun frekuensi berkurang. Pada pelaksanaan tugas, bidang pengabdian masyarakat sudah mampu melaksanakan apa yang sudah direncanakan, meskipun dengan beberapa evaluasi yang ditujukan untuk meningkatkan kinerja dan performa bidang untuk kedepannya. 7.2 Rencana Strategis Bidang Rencana Strategis untuk Gambaran Tahun Depan Diteruskannya peningkatan kualitas dan kedekatan (emotional bond) internal. Bidang-pun diharapkan untuk kerap lebih semangat untuk mematangkan setiap proker yang akan dijalani dari jauh-jauh hari. Pendekatan personal terhadap badan pengurus secara individual-pun diharapkan kerap berjalan agar added values yang didapat oleh badan pengurus bidang merata. Rencana Strategis untuk Triwulan Selanjutnya Di triwulan selanjutnya, bidang diharapkan lebih siap untuk proker-proker atau kegiatan besar yang cenderung lebih banyak dibandingkan triwulan sebelumnya. Pematangan konsep dan persiapan-pun diharapkan untuk dilakukan dari jauh hari sehingga jika ada kendala terjadi, penyelesaian masalah pun tidak terlalu menyita perhatian dalam waktu yang terbatas. 8. Penilaian Ketua Koordinator Bidang 8.1 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Program Kerja Pada triwulan 3A bidang pengabdian masyarakat mengerjakan sebuah proker yaitu Aksioma. Aksioma yaitu bertujuan menanamkan nilai kepedullian pada mahasiswa bar u FTUI. Pada Aksioma kali ini sudah baik dalam eksekusinya namun ada evaluasi dari bidang oprasional dimana kurang siap apabila terjadi kendala cuaca, sehingga kmarin acara sempat berhenti beberapa saat. Evaluasi berikutnya adalah sulitnya penjagaan anak – anak master yang dipanggil ke kampus, namun tidak terjadi kendala berarti pada pengeksekusian jalannya acara ini. Diharapkan bidang ini dapat mempersiapkan proker selanjutnya yaitu Pengmas EXPO. Dari skala 1 – 10, dilihat dari sudut pandang program kerja, nilai produktivitas dari bidang Pengabdian Masyarakat ini yaitu 8,5. 8.2 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Kinerja Bidang Secara keseluruhan bidang pada bagian internalisasi dan kaderisasi bidang pengmas bekerja dengan sangat baik. Bp memiliki inisiatif berkumpul untuk membahas proker yang akan mereka laksanakan dan hanya sekedar untuk ngobrol menambah kedekatan. Gerakan yang dilakukan bidang ini juga cukup taktis dan baik dalam pengambilan keputusan. Rasa kepemilikan mereka terhadap BEM baik dan rasa kepimilikan terhadap bidang sangat baik. Kinerja BPH bidang sudah sangat baik dan dapat menyelesaikan permasalahan proker dengan sangat baik. Di triwulan ini terdapat proker terakhir yaitu Pengmas EXPO.
Dari skala 1 – 10, nilai kinerja bidang Pengabdian Masyarakat pada bagian internalisasi yaitu 9, sedangkan untuk bagian kaderisasi yaitu 9,5.
LPJ BIDANG MEDIA 1.
Deskripsi Kerja Bidang Bidang Media ialah bidang yang memastikan segala informasi mengenai kegiatan BEM FTUI 2016 terpublikasi dengan jelas dan lengkap. Serta berfungsi untuk melakukan branding dan penuansaan BEM FTUI 2016 ke dalam maupun ke luar Teknik UI. Hal ini dijalankan khusus oleh bidang media melihat evaluasi dari tahun lalu yang menggambarkan kurang maksimalnya penuansaan serta branding dari BEM FTUI 2016 ketika tugas tersebut masih digabung oleh satu bidang bersama relasi yaitu Kominfo.
2.
Pencapaian Visi dan Misi Bidang atau Parameter Capaian Arahan Ketua Berdasarkan visi dan misi BEM FTUI 2016, tidak ada poin visi misi yang dievaluasi di bidang ini. Namun, bidang ini tetap berkontribusi sebagai penunjang dalam mencapai tujuan dari BEM FTUI 2016 sendiri. Bidang ini juga bertugas untuk menjalankan amanah GBPK yaitu GBPKD poin kerja Relasi (C.3,4,5). 3. Tugas 3.1 Desain 3.1.1 Gambaran Pelaksanaan Tugas Membuat desain atas permintaan bidang lain dalam rangka penuansaan suatu proker non-proyek terkait. 3.1.2 Evaluasi Tugas Penanganan desain ditangani sepenuhnya oleh BPH, karena permintaan desain yang selalu mendadak ataupun menjelang ujian tengah semester. Sehingga berdampak pada kurangnya pembagian job ke BP untuk mendesain. 3.1.3 Solusi atas Evaluasi Tugas Memberlakukan kembali sistem shift pembuatan desain untuk BP agar ilmu untuk BP semakin berkembang. 4. Evaluasi Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi dan Ketercapaian SPJ 4.1 Kurikulum Kaderisasi yang Dilaksanakan Arahan kompetensi khusus dari BPH bidang Media. Berikut timeline dari penanaman kurikulum kaderisasi yang dilaksanakan pada triwulan III kepada BP media :
4.2
Gambaran Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi Pelaksanaan penanaman SPJ dan Kurikulum Kaderisasi TRIWULAN III diantaranya mengenai kemampuan public speaking, cara publikasi yang tepat, dan pengkonsepan pengkonsepan terkait dengan branding BEM FTUI, pengkonsepan untuk pelaksanaan propaganda serta pemvisualisasian telah terjadi pada rabid media di tiap minggunya. Pengkajian beberapa masalah terkait jobdesk bidang Media dalam meningkatkan kinerja dilakukan dengan studi kasus dan riset BP. 4.3 Ketercapaian SPJ oleh Pengurus Lembaga SPJ yang ditanamkan kepada BP di triwulan III sudah dilaksanakan dengan cukup baik dan sesuai timeline. BP sudah mulai memahami cara melakukan pengkonsepan suatu acara baik merupakan proker Media ataupun proker gabungan dengan Relasi. 5. Gambaran Umum 5.1 Koordinasi BPH-BP Koordinasi antara BPH dan BP sudah dibilang baik sepanjang triwulan. Komunikasi saat rapat bidang terjadi secara dua arah, walaupun terkadang BP belum kurang inisiatif dalam mengutarakan ide mereka terlebih dahulu. Tools komunikasi yang digunakan secara komunal melalui grup bidang. Pada rabid seluruh BP sudah mulai mengeluarkan pendapatnya dan sudah mulai kritis. Dalam menjalankan tugasnya, BP tergolong sangat baik karena mampu menyelesaikan tugas yang diberikan BPH dengan tepat waktu dan sesuai oleh yang diekspektasikan oleh BPH. Kinerja BP dipantau serta kedekatannya dengan seluruh badan pengurus Kominfo BEM FTUI 2016 tetap dijaga dengan cara pertemuan-pertemuan kecil dan rakor baik untuk membahas tugas ataupun mendekatkan diri satu-sama lain. Pertemuan bidang intens terjadi setiap minggunya setiap rabid, tetapi ketika piket hanya beberapa BP yang dapat menghadiri karena perbedaan jam kelas tiap BP maupun BPH. Pemegangan dan pengawasan terhadap BP terlaksana dengan baik, terlihat dari setiap Rabid Media jumlah kehadiran BP kebanyakan full team. 5.2 Koordinasi antar BPH Koordinasi antara kabid dan wakabid dari bidang media tergolong sangat baik. Pengambilan keputusan selalu dilaksanakan dengan musyawarah secara langsung ataupun
melalui media LINE. Pembagian tanggung jawab dalam tugas maupun pengawasan BP juga jelas dan terlaksana dengan sangat baik. Kabid dan wakabid dapat saling meng-back up jika salah satu sedang berhalangan menghadapi masalah yang terjadi. Dalam koordinasi antara BPH media dan BPH bidang lain, kurangnya koordinasi telah terselesaikan dengan adanya grup line antara BPH bidang tertentu dengan BPH Media. 5.3 Analisis SWOT Bidang 5.3.1 Strength Sumber daya manusia pada bidang mencukupi. BP menjalankan tugas dengan baik karena mempunyai kreativitas dan ide yang baik. Pembagian tugas tergolong jelas dan penanggung jawab tugas menjalankan tugas dengan baik. Kedekatan di antara BP memudahkan koordinasi yang terjalin. 5.3.2 Weakness Sebagian BP mempunyai kesibukan akademik di luar BEM FTUI. Sebagian BP belum bisa berinisiatif sebelum di trigger oleh BP la in. 5.3.3 Opportunity Rapat bidang yang dilakukan setiap minggu membuat BPH dapat mengawasi BP secara maksimal dan terjalin hubungan cukup erat antar BP dan BPH. 5.3.4 Threat Terjadinya ketidaksamaan waktu dikarenakan beberapa BP mempunyai kegiatan akademis yang semakin sulit.
6. Program Kerja Proyek dan Non Proyek 6.1 Program Kerja Proyek 6.2 Program Kerja Non Proyek 6.2.1 Mading 6.2.1.1 Jenis Program Kerja Keberlanjutan 6.2.1.2 Tujuan Program Kerja Mewadahi informasi mengenai kegiatan-kegiatan di teknik, mewadahi informasi mengenai kegiatan-kegiatan di luar teknik yang dapat memiliki kaitan dengan warga teknik, mencerdaskan warga teknik terhadap isu-isu yang beredar di kalangan teknik, mengapresiasi warga teknik yang telah berkontribusi sehingga dapat mendorong warga teknik lain untuk ikut berkontribusi. 6.2.1.3 Pencapaian Parameter Ter-Update-nya informasi mengenai Acara di dalam maupun di luar Fakultas Teknik minimal sekali dalam 2-minggu. Pencapaian: Parameter tercapai dengan baik pada triwulan ini, pemasangan mading dilakukan setiap terdapat konfirmasi poster yang masuk oleh pemberi. Namun pemasangan mading secara rutin juga tetap dilakukan setiap minggu-nya.
Ter-Update-nya informasi mengenai isu-isu yang beredar di teknik minimal sekali dalam 1-bulan. Pencapaian: Parameter tercapai pada triwulan ini. Pihak Kastrat sudah mulai memberikan konten pada mading di kolom Kajian. Ter-Update-nya informasi prestasi warga teknik, minimal sekali dalam 1-bulan. Pencapaian: Parameter tercapai pada triwulan ini. Walaupun Liga Prestasi sedang terhambat publikasinya namun prestasi warga teknik tetap berjalan untuk Non-Akademis terutama dari bidang Olahraga. 6.2.1.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja (hanya untuk proker dari GBPKD) Poin C.4, semua informasi berupa poster yang masuk ke dropbox BEM FTUI yang sesuai dengan ketentuan di SOP telah dipublikasikan melalui mading BEM FTUI. Poin C.5, telah terjadi koordinasi dengan pihak alumni mengenai penitipan informasi lomba dan beasiswa berupa poster untuk ditempel di mading. Evaluasi Keefektifan Bentuk Penempelan poster di mading dilakukan setiap minggunya. Setiap poster yang masuk ke dropbox poster BEM FTUI akan dicap dan ditempel pada mading sesuai dengan klasifikasi poster. Klasifikasi poster terdapat info teknik, info luar teknik, beasiswa, kajian kastrat, info lomba, dan seni. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Penempelan poster di mading dilakukan setiap minggunya dengan intensitas BP Media PJ Mading sudah mulai membesar kontribusinya. Evaluasi Waktu Pelaksanaan
Pemasangan poster untuk awal hingga pertengahan triwulan III tersendat karena terjadi over capacity dimana poster yang masuk sangat banyak namun tidak terjadi penambahan wadah dengan kurangnya wadah untuk penempelan poster yang masuk sebagai dampak dari hilangnya 4 mading BEM FTUI akibat pembangunan elevator gedung K sehingga beberapa poster yang masuk dengan jangka waktu pendek terpaksa dibuang karena sudah selesai acaranya. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Ketertundaan terjadi akibat dari penuhnya poster yang masuk namun wadah penempelan tidak ikut menambah sehingga terjadi over capacity seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. 6.2.1.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Mengalokasikan poster pada suatu klasifikasi khusus ke Mading BEM yang berada di Kantek.
6.2.2 E-BEM 6.2.2.1 Jenis Program Kerja Keberlanjutan 6.2.2.2 Tujuan Program Kerja Memberikan informasi kepada warga teknik mengenai informasi yang diterima oleh BEM FTUI dalam bentuk media sosial online. 6.2.2.3 Pencapaian Parameter 90% Proker Proyek BEM FTUI 2016 terpublikasikan dalam setiap Media Sosial Online yang dimiliki BEM FTUI Pencapaian: Proker proyek di BEM FTUI 2016 (dalam kurung waktu Juli - Oktober) terpublikasi 100%. Terdapat 20% peningkatan Followers (Line, Instagram dan Twitter), dan Viewer (Web) dari tahun sebelumnya. Pencapaian: Hingga triwulan ke-3, terdapat penambahan followers instagram sebanyak 1.385 followers (followers awal 1300 followers), 2.243 followers di Official Line (followers awal dimulai dari 1000 followers), dan 242 followers di Twitter. Hal tersebut menunjukkan bahwa terdapat 20% peningkatan pada followers di Line dan Instagram. 6.2.2.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Poin kerja pada proker E-BEM adalah C4 yaitu menyampaikan informasi yang masuk dari berbagai sumber kepada warga IKM FTUI). Penyebaran informasi ke warga teknik melalui media sosial instagram, official line, twitter berjalan baik. 100% informasi proker dari BEM FTUI, informasi terkait kemahasiswaan, serta info beasiswa dan lomba (yang informasi lebih lanjutnya terdapat di website), terpublikasi dengan baik melalui media sosial ini. Review event BEM FTUI 2016 (untuk proker proyek) mengalami keterlambatan dikarenakan koordinasi dengan PJ Publikasi acara yang tidak terfollow-up. Terkait penyebaran Info Teknik (kumpulan info singkat dari dalam/luar teknik yang dikemas dalam bentuk jarkom), sempat terjadi skip s kip waktu booming sebanyak 3 kali, yang akhirn ya kami putuskan untuk memindahkan hari Booming pada hari Senin (sebelumnya hari Kamis) agar tidak terjadi skip lagi l agi dalam mempublikasikan info teknik. Evaluasi Keefektifan Bentuk Media sosial BEM FTUI 2016 cukup efektif dalam menyebarkan informasi ke warga Teknik. Sudah ditetapkan pembagian informasi yang tetap untuk berbagai sosial media BEM FTUI 2016. Untuk twitter, media sosial ini akhirnya diputuskan hanya untuk menyebarkan publikasi Hari Raya dan mempublikasikan informasi dari luar teknik. Info Luar teknik juga kami sebarkan melalui sesi Info Teknik di Official Line. Hal ini dikarenakan Twitter sudah menjadi media yang kurang efektif untuk menyebarkan info untuk warga teknik yang terupdate setiap harinya. Instagram secara efektif digunakan mempublikasikan ucapan hari raya, live report Proker Proyek BEM FTUI 2016, dan publikasi informasi terkait kemahasiswaan. Official LINE secara efektif digunakan untuk mempublikasikan seluruh informasi
dari BEM FTUI 2016. Dalam menyebarkan segala informasi tersebut, jarkom dan poster selalu disertai dengan Footer BEM FTUI 2016 untuk menandakan bahwa informasi tersebut berasal dari BEM FTUI 2016. Untuk website, Informasi beasiswa dan informasi terkait kemahasiswaan terpublikasi dengan baik dan tepat waktu. Template website dari BEM FTUI 2016 juga sudah di update menjadi lebih informatif. Kendala terjadi terj adi dalam menginput Review event BEM FTUI 2016 (proker proyek) dikarenakan koordinasi kurang baik dengan PJ Publikasi acara terkait. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Untuk media sosial LINE dan instagram, telah dibuatkan SOP publikasi khusus untuk kepanitiaan proker proyek BEM FTUI 2016. Hal tersebut bertujuan untuk mengefektifkan penitipan informasi dari tiap kepanitaan agar account media sosial BEM FTUI 2016 tidak spamming. Untuk review event BEM FTUI 2016 di website terjadi keterlambatan, tetapi hal ini akan diatasi dengan koordinasi bersama PJ publikasi event terkait untuk mengumpulkan mengumpulkan informasi mengenai event tersebut. Evaluasi Waktu Pelaksanaan
Untuk menambah variasi footer BEM FTUI 2016, pemakaian footer pada poster sekarang boleh digunakan secara transparan untuk menyamakan tone tone footer dengan posternya. Secara keseluruhan, sistem yang telah dibuat dijalankan sesuai timeline yang ada. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Dalam pelaksanaan publikasi melalui media Line dan instagram, pada triwulan ini sempat terjadi sedikit hambatan, yaitu keterlambatan booming dari jam yang sudah di tag. Namun secara keseluruhan segala informasi mengenai info teknik maupun info dari luar teknik, serta info mengenai proker BEM FTUI 2016 terpublikasi dengan baik. Untuk publikasi di website, pada triwulan ini terjadi keterlambatan. Namun keterlambatan ini akan segera diatasi. 6.2.2.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Lebih tepat waktu dalam publikasi review event BEM FTUI di website BEM FTUI. Berkoordinasi lebih baik lagi dengan PJ Publikasi dari kepanitaan Proker Proyek
6.2.3 Buletin 6.2.3.1 Jenis Program Kerja Keberlanjutan 6.2.3.2 Tujuan Program Kerja
Menyediakan informasi kepada warga teknik tentang BEM BEM FTUI 2016 2016 & kegiatan yang ada di teknik dalam bentuk media cetak. Bulletin ini diharapkan dapat menambah wawasan warga teknik tentang BEM, IKM, ataupun eksternal FTUI. 6.2.3.3 Pencapaian Parameter Minimal 2x terbit dalam setahun kepengurusan BEM FTUI 2016 Pencapaian: 50 % parameter tercapai karena bulletin sudah 1x terbit. Terdistribusinya Bulletin ke seluruh lembaga IMD dan KPD IKM FTUI lalu diteruskan ke warga Pencapaian: Buletin terbitan pertama tercapai, bulletin pertama terdistribusi dengan baik ke seluruh lembaga IMD dan KPD IKM FTUI. Bulletin telah di publikasi di website BEM FTUI 2016. Bulletin juga sudah digunakan menjadi bahan branding BEM FTUI 2016 saat kunjungan dan studi banding ke l embaga dari luar FTUI. 6.2.3.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Secara keseluruhan, bulletin BEM FTUI 2016 pada terbitan pertama sudah memuat info yang lengkap untuk warga teknik dan terpublikasi dengan baik. Bulletin juga sudah menjadi media fisik fisi k untuk branding BEM FTUI 2016 ketika kunjungan dan studi banding. Bulletin BEM FTUI 2016 “STATE!” untuk terbitan kedua sedang dalam proses pembuatan. Evaluasi Keefektifan Bentuk Penerbitan Bulletin pertama BEM FTUI 2016 dapat dibilang cukup baik sebagai bentuk media fisik penyebaran informasi ke warga teknik. Bulletin juga sudah menjadi media fisik untuk branding BEM FTUI 2016 ketika kunjungan dan studi banding. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Untuk bulletin terbitan kedua sedang dalam proses pembuatan. Bulettin terbutan kedua akan dicetak pada November minggu ketiga. Evaluasi Waktu Pelaksanaan
Pembuatan bulletin terbitan kedua mengalami keterlambatan. Namun, penyebaran bulletin terbitan kedua ini akan tetap diusahakan untuk dilakukan tepat sesuai timeline. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Belum ada perubahan terhadap pelaksanaan progam kerja. 6.2.3.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Evaluasi yang harus dilakukan ialah perbaikan koordinasi dengan BP Media lainnya. Keterlambatan tersebut kesulitan mengadakan rapat kembali dengan BP media akibat Ujian Tengah Semester Ganjil.
7. Penutup 7.1 Kesimpulan Secara keseluruhan bidang Media, pada triwulan ini bidang Media mengalami se dikit hambatan dalam menjalankan proker maupun tugas (terutama keterlambatan dalam menuntaskan tugas). Namun hambatan itu mampu teratasi dengan baik sehingga parameter mampu tercapai. Parameter pencapaian yang terlalu tinggi membuat beberapa parameter tidak tercapai karena kurang mempertimbangkan fakta di lapangan. 7.2 Rencana Strategis Bidang Rencana Strategis untuk Gambaran Tahun Depan Mengadakan pelatihan design lagi kepada BP media yang lebih efektif dan maksimal sehingga BP media mampu menambah skill designnya. Rencana Strategis untuk Triwulan Selanjutnya Penurunan beberapa parameter pencapaian dengan lebih menyesuaikan fakta dan keadaan di lapangan. 8. Penilaian Koordinator Bidang 8.1 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Program Kerja Kinerja Media pada proker-prokernya di triwulan 3 (tiga) menunjukkan performa sesuai ekspektasi, dimana ‘wajah’ BEM FTUI 2016 telah dikenal dengan baik oleh warga serta SOP dijalankan dengan baik oleh semua pihak. BP Media menjalani dinamika tugasnya dengan baik, terutama terlihat dari keseharian media sosial yang ter-update dengan baik, serta peningkatan fungsional situs resmi BEM FTUI yang sangat baik, hanya perlu dilengkapi dengan informasi detail kembali dan update yang lebih intens di website. Kendala-kendala kecil seperti sulit koneksi internet terkadang menyebabkan jadwal publikasi tersendat, namun berhasil diatasi dengan baik dan tidak mengganggu atau mengurangi atensi warga terhadap informasi dari BEM FTUI 2016. Hal yang perlu di perbaiki adalah peningkatan koordinasi dalam hal penuansaan bersama lembaga lain baik dalam IKM FTUI ataupun IKM UI. Pengakaran dan branding dalam bentuk desain telah dilakukan dengan baik namun tetap perlu semakin ditingkatkan hingga pada akhirnya diharapkan audiens yang melihat output desain dari Media BEM FTUI 2016 lebih tergelitik ingatannya sehingga teringat pada BEM FTUI 2016 dan meningkatkan atensi warga terhadap setiap informasi dari BEM FTUI 2016 di masa mendatang. 8.2 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Kinerja Bidang Media dalam menjalankan tugasnya di triwulan 3 (tiga) dengan stabil dan settle, dimana SOP ditaati, ditegaskan, dan berjalan dengan dinamis. BPH Bidang Media telah menjalankan peran dengan baik melalui sosialisasi-sosialisasi personal dan keterbukaan pribadi pada warga yang ingin menitipkan informasi maupun bertanya. Diharapkan, Media dapat menjaga keteraturan nuansa dan publikasi BEM FTUI 2016 serta menangani berbagai publikasi dari kepanitiaan yang cukup akbar dan beragam dari berbagai proker di triwulan mendatang. Catatan FAQ atau Frequently Asked Question dapat membantu dengan baik, serta pengertian BP Media akan SOP juga sudah lebih baik. Tugas Media dalam membantu bidang lain melakukan publikasi visual memuaskan karena hampir semua informasi bidang tersampaikan pada warga di waktu yang tepat.
LPJ BIDANG RELASI
1.
Deskripsi Kerja Bidang Bidang relasi memiliki jobdesc menjalin dan menjaga hubungan dengan stakeholder dari BEM FTUI dimana stakeholder tersebut diantaranya adalah lembaga-lembaga di IKM FTUI, civitas akademika FTUI, Dekanat FTUI, ILUNI FTUI, dan pihak-pihak terkait lainnya. Bentuk jalinan dan penjagaan hubungannya diterapkan dalam proker-proker yang dibawahi oleh bidang Relasi BEM FTUI 2016. 2. Pencapaian Visi dan Misi Bidang atau Parameter Capaian Arahan Ketua 2.1 Pencapaian Arahan Ketua a. Bertanggung jawab kepada Ketua BEM FTUI Selama ini BPH Bidang Relasi BEM FTUI 2016 memberikan laporan evaluasi dan perencanaan kepada Ketua BEM FTUI 2016 pada rapat BPH dan kepada KoorBid Kominfo pada rapat koridor Kominfo. b. Menjalin hubungan baik dengan warga Teknik, alumni, Fakultas Teknik UI serta perusahaan/sponsor. - Warga Teknik: Adanya kegiatan yang melibatkan warga Teknik (termasuk mahasiswa baru) baik dalam bentuk proker bidang di BEM FTUI ataupun kegiatan. - Alumni: Telah banyak terjalin hubungan dengan alumni, dengan adanya beberapa momen dimana beberapa pengurus BEM FTUI diminta untuk membantu melancarkan acara ILUNI FTUI, begitu pula sebaliknya. - Pihak Fakultas Teknik UI: sudah sangat berjalan dengan baik, adanya koordinasi dengan baik antara BEM FTUI khususnya dengan pihak Dekanat terutama bagian kemahasiswaan dan juga humas, karyawan, dan pedagang Kantek. - Perusahaan/Sponsor: Sudah terjalinnya kerjasama dengan instansi yang berbeda dari triwulan sebelumnya. 3. Tugas 3.1 Menjaga Hubungan Baik dengan Warga Teknik, Alumni, Fakultas Teknik UI serta Perusahaan/Sponsor 3.1.1 Gambaran Pelaksanaan Tugas Hubungan yang dijalin oleh relasi BEM FTUI 2016 mengambil bentuk yang menyesuaikan dengan sifat-sifat yang dimiliki oleh pihak terkait. Relasi BEM FTUI 2016 memanfaatkan akun Line Official dan Contact Person yang telah ditentukan untuk mengenalkan BEM FTUI 2016, menjadi wajah BEM FTUI 2016 yang ramah, peduli, dan mendengarkan warga baik dalam keluh kesah maupun apresiasi dari warga, dalam hal ini terdapat banyak koordinasi antara bidang relasi dan media. Dalam menjalin hubungan dengan alumni, BPH bidang Relasi BEM FTUI 2016 untuk saat ini sudah melakukan kontak dengan ILUNI FTUI dan sudah banyak kerjasama nyata antara bidang relasi BEM FTUI dengan pihak ILUNI FTUI dikarenakan terdapat beberapa kesempatan yang memungkinkan koordinasi
diantara keduanya. Untuk penjagaan hubungan baik dengan pihak Fakultas Teknik UI, Relasi BEM FTUI 2016 telah memberikan bantuan pada pihak Dekanat, terutama dengan bidang Humas FTUI dalam berbagai kunjungan dari SMA yang diterima Humas FTUI. Kunjungan yang dilaksanakan cukup intensif ini membuat hubungan dengan humas FTUI semakin terjaga dan tidak terjadi konfik apapun dalam pelaksanaannya sehingga dapat dinilai hubungan dengan Humas FTUI masih baik. Kominfo BEM FTUI juga diamanahkan humas FTUI untuk mengelola konten video dari seluruh lembaga di IKM FTUI yang ingin ditampilkan di TV kantin teknik. Selain itu, setiap kegiatan yang dilaksanakan telah melalui koordinasi dalam berbagai aspeknya, mulai dari izin kegiatan, venue, keuangan, dan lain sebagainya. Dalam menjalin hubungan baik dengan sponsor atau perusahaan, BEM FTUI 2016 bekerja sama dengan banyak pihak yang kebanyakan diantaranya memulai kerjasama dengan mengapproach pihak BEM FTUI dan dari situ akan disusun kesepakatan diantara kedua pihak. 3.1.2 Evaluasi Tugas Evaluasi dari kunjungan yang diterima oleh humas FTUI adalah banyaknya kunjungan yang bentrok dengan jadwal kelas sehingga terkadang kekurangan orang dalam tour campus. Materi TV kantin teknik juga sudah dikelola dengan baik, namun media elektronik tersebut sekarang mengalami sedikit kerusakan karena ada oknum yang dengan sengaja melempar benda yang mengenai layar TV sehingga menyebabkan layar retak. Untungnya TV masih bisa berfungsi namun tidak 100% jernih. Untuk evaluasi dari penjagaan hubungan dengan pihak sponsor/perusahaan sudah cukup lancar, namun terkadang tidak terbentuk kesepakatan karena adanya ketidakcocokan dalam persyaratan yang diberikan dari pihak terkait. 3.1.3 Solusi atas Evaluasi Tugas Mencari back up Sumber Daya Manusia untuk melaksanakan kunjungan dari jauh jauh hari dan meningkatkan kerjasama dengan pihak-pihak terkait lainnya. Memasang CCTV di kantik teknik agar keamanan lebih terjaga. Dan membuat SOP yang lebih fleksibel dengan persyaratan dari instansi agar kerjasama dapat berjalan lebih lancar. 3.2 3.2.1
Berkoordinasi dengan Kominfo/Humas di IKM FTUI Gambaran Pelaksanaan Tugas Koordinasi dilaksanakan melalui rapat koordinasi, diskusi kecil saat diperlukan, dibuat dan aktifnya grup diskusi di media sosial LINE serta kerjasama dalam membangun relasi serta membantu dalam penyebaran informasi untuk masing-masing departemen dan juga dengan pembagian tugas pada kegiatan yang memang melibatkan seluruh teknik. Rapat koordinasi dilaksanakan dengan membahas agenda aktual dan koordinasi agar tidak terjadi bentrok dalam konten acara maupun materi penyebaran informasi. Selain itu, terdapat juga program kerja dari BEM FTUI yang bekerjasama dengan humas lembaga di IKM FTUI seperti Welmab dan Teknik Open House. 3.2.2 Evaluasi Tugas Rapat koordinasi sudah semakin membaik dengan berjalan lebih efektif dan mulai tepat waktu. Beberapa lembaga ada yang jarang menghadiri rapat koordinasi. Namun hal ini tidak terlalu menjadi masalah karena lembaga tersebut memang tidak terlalu berhubungan dengan agenda rapat yang akan dibahas. Tetapi akan lebih baik jika lembaga tersebut tetap hadir agar dapat bersosialisasi dengan lembaga lain dalam rapat koordinasi humas. 3.2.3 Solusi atas Evaluasi Tugas
Mengajak secara personal lembaga yang masih kurang tertarik untuk datang rapat koordinasi meskipun lembaga tersebut tidak berhubungan dengan agenda yang akan dibahas dalam rapat. Selain itu hasil notulensi rapat juga akan disebarkan agar lembaga yang tidak dapat hadir tetap mendapatkan informasi terkini dan dapat dikoordinir dengan mudah untuk menghadapi bahan bahasan dari rapat koordinasi tersebut. 3.3
Menjalin Hubungan Baik dengan Lembaga Mahasiswa Fakultas maupun Universitas Lain 3.3.1 Gambaran Pelaksanaan Tugas Sejauh ini hubungan baik dengan Fakultas lain dibangun dengan cara menghadiri rapat koordinasi yang juga melibatkan BEM Fakultas lain, serta selalu menjaga keharmonisan grup LINE humas BEM se-UI dengan cara aktif dalam grup tersebut. Untuk hubungan dengan Universitas lain pada triwulan kali ini sudah melakukan pertemuan tatap muka dalam studi banding BEM FTUI ke BEM KM FT UGM, 3.3.2 Evaluasi Tugas Banyak terjadi keterlambatan ditingkat UI yang diakibatkan respon kurang tanggap dari pihak lain dalam penjalanan tugas ini, sehin gga sering kali pihak Relasi BEM FTUI harus mengambil langkah cermat untuk menutupi kesalahan pihak lain tersebut.Hal ini juga dikarenakan tidak adanya lembaga yang mau berfungsi sebagai koordinator bidang humas di tingkat UI, pihak BEM FTUI harus lebih independent dengan banyak mengambil langkah inisiatif untuk menggerakkan pihak lainnya. 3.3.3 Solusi atas Evaluasi Tugas Dapat dilakukan koordinasi lebih antara pihak Relasi BEM FTUI ke pihak lain dalam penjalanan tugas ini agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan serta keterlambatan yang seharusnya bisa dihindari. Apabila tetap terjadi keterlambatan maupun kesalahan, pihak relasi BEM FTUI telah dan akan tetap mengambil langkah sendiri beriringan dengan pihak-pihak yang sependapat dan setujuan. 4. Evaluasi Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi dan Ketercapaian SPJ 4.1 Kurikulum Kaderisasi yang Dilaksanakan Telah dilakukan penanaman dari beberapa materi sesuai dengan yang telah dituliskan pada kurikulum kaderisasi triwulan kedua bidang relasi BEM FTUI, yaitu: Memahami tujuan dari setiap proker relasi BEM FTUI Mampu berinteraksi dengan stakeholder Mampu berbicara didepan umum Mempunyai rasa memiliki dan bertanggung jawab terhadap relasi BEM FTUI Kurikulum kaderisasi standar kompetensi umum yang ditanamkan pada triwulan ini adalah sebagai berikut: Mampu menjalankan peran sebagai decision maker, konseptor, dan eksekutor Memberikan wawasan terkait self regulation, motivation, dan awareness Mengerti pentingnya pembentukan team work yang baik Mampu memberikan wawasan pentingnya interaksi Adapun kurikulum kaderisasi standar kompetensi utama (arahan ketua lembaga) yaitu: Memantau kinerja BP dengan baik
Memberikan pandangan dan gagasan penyelesaian masalah mengenai permasalahan yang melibatkan BEM FTUI 2016
4.2
Gambaran Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi Badan Pengurus Relasi BEM FTUI 2016 sudah lebih memahami fungsi dan tugas dari bidang relasi BEM FTUI, dilihat dari respon BP mengenai permasalahan evaluasi relasi selama setengah periode kepengurusan, baik dari pemenuhan tugas dan fungsinya. BP relasi sudah semakin aktif untuk mengemukakan pendapat dan kritikan untuk kemajuan bidang relasi dan BEM FTUI. Untuk kurikulum kaderisasi bidang poin 3 diatas sudah dilaksanakan oleh 9 dari 10 BP dengan tools menjadi MC pada acara-acara dilingkungan IKM FTUI. Satu orang lagi yang belum pernah ditugaskan untuk menjadi MC akan bertugas pada grand closing BEM FTUI yang akan diadakan bulan desember nanti. Untuk kurikulum kaderisasi umum dan utama ditanamkan dalam rapat bidang, pelaksanaan proker, maupun dalam kegiatan bersama seperti konsolidasi dan kumpul-kumpul. Sehingga dapat dilihat pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi dan Ketercapaian SPJ pada triwulan kedua ini dinilai sudah cukup berjalan dengan baik. 4.3 Ketercapaian SPJ oleh Pengurus Lembaga Ketercapaian SPJ pengurus bidang Relasi BEM FTUI 2016 sudah baik. Para pengurus sudah dapat memahami kurikulum kaderisasi umum dan bidang yang ditanamkan pada triwulan III dan dapat menerapkannya dalam rapat ataupun kehidupan sehari-hari. Selain itu para pengurus juga menjalankan tugas-tugasnya dengan baik dan selalu bertanggungjawab menyelesaikan permasalahan yang ada dilingkungan BEM FTUI. Nilai rata-rata pencapaian kurikulum kaderisasi pada FPT pertama bidang relasi adalah 3,69 dengan nilai terendah 3,5 dan tertinggi 3,9. Sedangkan hasil FPT kedua belum ada karena baru dilaksanakan pada 28 Oktober 2016. Namun seluruh BP relasi sudah mengikuti FPT kedua tersebut. Hal ini menunjukkan seluruh pengurus relasi BEM FTUI 2016 masih dalam kondisi yang baik dalam menjalankan tugasnya. 5. Gambaran Umum 5.1 Koordinasi BPH-BP Hubungan antara BPH dengan BP pada triwulan III sudah sangat baik dan terus meningkat kualitasnya dibandingkan dengan triwulan sebelumnya. Komunikasi juga selalu terjaga sehingga BPH selalu tahu keadaan dan kesibukan dari setiap BP karena selalu ditanya secara personal. 5.2 Koordinasi antar BPH Hubungan antar BPH secara garis besar dapat dikatakan baik, dilihat dari pengambilan keputusan yang dilaksanakan secara musyawarah baik secara langsung ( face to face ) ataupun lewat media sosial. Yang masih perlu ditingkatkan adalah perlunya ada catatan lebih jelas dari hasil diskusi antar BPH agar tidak terjadi sesat pikir ketika perlu ada penyampaian kepada pihak lain. 5.3 Analisis SWOT Bidang 5.3.1 Strength Sumber daya manusia mencukupi dan pembagiannya cukup rata . Hubungan BPH dengan BP harmonis. Semangat dari BP cukup tinggi ketika menjalankan proker dan tugas.
5.3.2
5.3.3
5.3.4
Weakness Beberapa BP ada yang belum terlalu dekat satu sama lain. Kadang terjadi slow respond didalam bidang baik BPH ataupun BP sehingga dalam beberapa hal terjadi keterlambatan. Opportunity Dibaginya kominfo menjadi dua bidang yakni relasi dan media membuat pekerjaan bidang relasi menjadi lebih fokus. Humas lembaga di IKM FTUI lainnya dapat kooperatif sehingga relasi tidak terlalu kesulitan dalam melakukan koordinasi dengan lembaga lain di IKM FTUI. Threat Kesibukan BP yang memiliki organisasi atau kepanitiaan lain diluar BEM FTUI 2016 yang kadang bentrok dalam hal waktu. Koordinasi ditingkat UI kurang lancar sehingga te rkadang terjadi miss komunikasi dan informasi yang didapatkan tiap BEM fakultas tidak merata.
6. Program Kerja Proyek dan Non Proyek 6.1 Program Kerja Proyek 6.2 Program Kerja Non Proyek 6.2.1 Studi Banding Eksternal 6.2.1.1 Jenis Program Kerja Keberlanjutan 6.2.1.2 Tujuan Program Kerja Menjalin hubungan relasi ke lembaga yang bersangkutan di luar FTUI, baik antar bem Fakultas di UI maupun BEM dari Perguruan Tinggi lainnya. Memperluasan wawasan pengurus BEM FTUI 2016 mengenai keorganisasian lembaga lain melalui suatu pembelajaran mengenai pelaksanaan peran lembaga di luar lingkungan FTUI. 6.2.1.3 Pencapaian Parameter 90% BPH BEM FTUI atau perwakilannya, dengan minimal ada perwakilan untuk tiap bidangnya, mengikuti Studi Banding. Pencapaian: Tidak tercapai. Jumlah presensi untuk BPH atau perwakilannya dari setiap bidang hanya 62,5 % namun semua bidang memiliki perwakilannya. Terdapat output berupa laporan hasil studi banding eksternal Pencapaian: Tercapai, semua bidang di BEM memiliki laporan hasil notulensi dari FGD bidang kecuali Litbang dikarenakan tidak adanya bidang Litbang di BEM KMFT UGM. 6.2.1.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Poin kerja dari kegiatan Studi Banding Eksternal ini sudah berjalan dengan baik. Karena dari kegiatan Studi Banding Eksternal telah terjalinnya relasi antar BP dan BPH BEM FTUI serta dengan lembaga di luar BEM FTUI yaitu BEM KM FT UGM. Evaluasi Keefektifan Bentuk
Program kerja Studi Banding Eksternal ini sudah memiliki bentuk yang efektif, karena dengan adanya Studi Banding Eksternal banyak BP-BP yang baru dapat berinteraksi dan mengenal BPH-BPH dari bidang lain. Mengenal BPH lainpun tidak hanya dalam bekerja namun dalam berekreasi seperti yang dibalut oleh kegiatan Studi Banding Eksternal. Selain mengenal BPH maupun BP dari BEM itu sendiri, Studi Banding Eksternal tentu juga mengenalkan kita dengan BEM dari Universitas yang kita kunjungi, tentu dengan kegiatan ini kita bisa menjalin hubungan yang harmonis antar BEM dua universitas. Namun alangkah baiknya jika durasi saat sedang Studi Banding dapat ditambah atau bahkan mengadakan acara dimana berjalan-jalan bersama dengan BEM fakultas yang kita kunjungi. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Secara keseluruhan Studi Banding Eksternal telah berjalan dengan lancar, permasalahan utama yang dialami pada saat hari pelaksaan adalah masalah transportasi. Dikarenakan memakai bis kuning yang tidak memiliki kondisi maksimal selama perjalanan, sehingga timbul beberapa masalah seperti suhunya panas, jalannya cukup lama, ban tidak dalam kondisi yang baik, dan lain lain. Permasalahan tersebut berdampak kepada kenyamanan peserta dan mundurnya beberapa acara dari rundown utama. Namun permasalahan tersebut bisa langsung diatasi dengan membuat rundown acara baru untuk keesokan harinya. Selama berkegiatan di Yogyakarta rundown berjalan dengan lancar, walaupun jika seusai kegiatan bebas cukup sulit untuk mengumpulkan kembali peserta di satu titik, namun ini bisa diatasi dengan mengingatkan peserta untuk berkumpul dalam waktu 15-30 menit sebelum acara selanjutnya dimulai. Evaluasi Waktu Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan kegiatan Studi Banding Eksternal yaitu pada awal masuk semester ganjil, tepatnya pada tanggal 8-10 September 2016. Penempatan kegiatan di waktu ini terbilang cukup tepat dikarenakan kegiatan akademis yang belum terlalu banyak sehingga peserta tidak keberatan. Namun alangkah baiknya jika fiksasi waktu kegiatan dilakukan dari jauh-jauh hari agar publikasi dan fiksasi peserta juga bisa dilakukan dari jauh-jauh hari. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Perubahan utama yang terjadi pada waktu pelaksaan yaitu acara utama Studi Banding Eksternal yang seharusnya terjadwal pada hari Jumat, 9 September 2016 menjadi hari Sabtu, 10 September 2016. Kemunduran acara utama ini karena ta rget perjalanan menuju Yogjakarta yang seharusnya hanya ditempuh dalam waktu kurang lebih 10 jam tetapi yang terjadi nyatanya mencapai 16 jam dikarenakan permasalahan-permasalahan yang terjadi dengan transportasi. Lalu karena mundurnya acara utama menjadi hari Sabtu, maka beberapa kegiatan di hari Sabtu terpaksa harus kita cut agar rundown acara bisa tetap berjalan dengan baik.
Beberapa kegiatan yang kita cut adalah wisata ke Taman Sari dan Istana Ratu BOKO. Kegiatan ini diganti dengan hanya ke satu destinasi yaitu Candi Prambanan. 6.2.1.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Solusi untuk Studi Banding Eksternal pada tahun berikutnya yaitu, fiksasi tanggal dari jauh-jauh hari agar BPH maupun perwakilannya dapat mengikuti kegiatan dengan presentase yang sesuai dengan parameter. Lalu pastikan tr ansportasi, akomodasi, dan konsumsi sudah siap dengan kondisi optimal, jika tidak bisa dipastikan maka rencanakan banyak plan untuk segala kemungkinan yang ada. 6.2.2 Welcoming Maba 6.2.2.1 Jenis Program Kerja Keberlanjutan 6.2.2.2 Tujuan Program Kerja Memperkenalkan dan memberi informasi mengenai kehidupan kemahasiswaan dan advokasi kesejahteraan mahasiswa di FTUI. 6.2.2.3 Pencapaian Parameter 850 Mahasiswa Baru S1 FTUI mendatangi stand FTUI. Pencapaian: Tercapai karena dalam daftar hadir peserta tercatat 1092 mahasiswa baru datang ke stand FTUI. 60% Mahasiswa Baru yang datang puas dan mengerti dengan informasi yang disampaikan. Pencapaian: Tercapai karena menurut borang kepuasan yang diberikan kepada mahasiswa baru, 732 mahasiswa baru merasa puas dan mengerti mengenai informasi yang disampaikan di stand. 6.2.2.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Poin kerja yang dilaksanakan dalam proker ini adalah poin kerelasian C (1, 2, 4). Dimana pelaksanaan acara ini sudah mencakup bahasan poin kerja diatas yang dapat dilihat melalui interaksi antara lembaga dengan warga dan antarwarga, serta penyampaian informasi kepada mahasiswa baru yang merupakan warga IKM FTUI. Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk dan susunan dari Welcoming Maba sudah disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai oleh program kerja ini, dengan konten yang padat materi. Namun dalam penyampaian materi dirasa kurang efektif karena beberapa mahasiswa baru tidak fokus dalam mendengarkan informasi yang disampaikan di depan stand. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Welcoming Maba terlambat mulai 50 menit dikarenakan teknis daftar ulang yang memakan waktu lebih panjang dari perkiraan. Jumlah mahasiswa baru di akhir waktu sangat melonjak, sehingga tempat yang disediakan tidak mampu menampung kehadiran mahasiswa baru tersebut. Sehingga terjadi kepadatan kloter
di sore hari. Untuk konten acara sudah cukup baik dan berjalan lancar sampai akhir acara. Evaluasi Waktu Pelaksanaan
Program kerja welmab dimulai ketika peserta sudah selesai melakukan daftar ulang dan periksa kesehatan di klinik makara. Perkiraan awal mahasiswa baru kloter pertama datang pada pukul 09.00 WIB, namun karena keterlambatan dikegiatan KAMABA, kloter 1 baru mulai pada pukul 11.05 WIB. Hal ini menyebabkan IMD yang shift pada pagi hari tidak bekerja sehingga mereka merasa kurang berpartisipasi dalam kegiatan welmab 1. Meskipun terlambat mulai, acara selesai tidak terlalu meleset dari perkiraan yakni jam 18.30 WIB. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Pada awalnya kunjung stand fakultas dilakukan setelah stand paguyuban dan keagamaan. Namun terjadi perubahan sehingga kunjung stand fakultas langsung setelah daftar ulang, lalu setelah itu peserta akan dibawa oleh pihak OKK ke stand paguyuban dan keagamaan. Perubahan lain yang terjadi adalah pengisian form adkesma yang seharusnya diisi pada stand tunggu sebelum masuk stand fakultas, ada beberapa yang harus mengisi saat sudah masuk stand fakultas karena keterbatasan waktu. Hal ini membuat terkadang ada yang tertinggal mendengar informasi dari penjelasan di stand FTUI. 6.2.2.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja Untuk meningkatkan efektivitas penyampaian materi, dapat dilakukan dengan pembagian kelompok yang didamping oleh mentor, sehingga mentor dapat menjelaskan informasi yang ingin disampaikan dan dapat mengontrol mahasiswa baru tersebut. Selain itu juga perlu dipastikan mengenai durasi pendaftaran ulang yang berlangsung di Balairung agar pembagian kloter menjadi lebih rapih dan tidak terjadi penumpukan jumlah mahasiswa baru di akhir kegiatan.
6.2.3 PSB Teknik 6.2.3.1 Jenis Program Kerja Keberlanjutan 6.2.3.2 Tujuan Program Kerja Untuk memenuhi kebutuhan interaksi antara mahasiswa FTUI tahun akhir dan iluni, serta sebagai kesempatan terakhir bagi angkatan lain untuk bersenang-senang bersama dengan seniornya yang akan segera lulus bersama-sama sebagai sa tu teknik. 6.2.3.3 Pencapaian Parameter 120 total mahasiswa tahun akhir hadir, 20 mahasiswa FTUI tingkat 1, 15 mahasiswa FTUI tingkat 2, 10 FTUI mahasiswa tingkat 3, ILUNI minimal 2 orang hadir. Pencapaian:
Tidak tercapai karena acara batal berjalan sehingga tidak ada parameter yang dapat diukur. 6.2.3.4 Evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Poin Kerja Poin kerja yang dilaksanakan dalam proker ini adalah poin kerelasian C (2,3,5). Dalam persiapan program kerja PSB Teknik, bidang relasi sudah melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait dalam poin C2, C3, dan C5. Namun seiring berjalannya waktu, acara tidak memungkinkan untuk dijalankan sehingga batal. Evaluasi Keefektifan Bentuk Bentuk dari PSB teknik jika dengan format awal akan sulit dijalankan karena departemen masing-masing sudah memiliki acara yang serupa sehingga wisudawan tidak ingin mengeluarkan biaya lebih untuk acara PSB ditingkat teknik. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Setelah berunding dengan perwakilan calon wisudawan, mereka tidak mau mengeluarkan biaya untuk acara ini. Namun mereka juga meminta konsep acara yang berfokus pada hiburan dan dekorasi stand departemen, dimana hal tersebut membutuhkan biaya yang lumayan besar. Bidang relasi sudah berusahan mencari sumber pemasukan, dan menjelang acara wisuda, ILUNI FTUI awalnya bersedia untuk membantu acara ini. Namun dengan biaya sebesar itu dengan konten yang lebih mengarah ke hiburan, ILUNI kurang setuju dan lebih memilih konsep formal pelepasan wisudan serta penyambutan alumni baru. Selain itu, ILUNI juga memiliki syarat jumlah peserta minimal 500 wisudawan. Hal tersebut membuat perwakilan wisudawan tidak yakin untuk dapat memenuhi syarat dari ILUNI tersebut mengingat waktu yang sangat singkat dan konten acara yang kurang menarik perhatian wisudawan. Sehingga keputusan yang diambil dari BEM FTUI adalah tidak menjalankan acara PSB Teknik. Evaluasi Waktu Pelaksanaan
Tidak munculnya keputusan pasti yang mencakup seluruh stakeholder membuat waktu pelaksanaan diundur terus menerus hingga hilangnya momen untuk melaksanakan acara karena rangkaian wisuda sudah lewat dan mayoritas wisudawan sudah sibuk fokus ke pasca kampus. Penjelasan Perubahan pada Pelaksanaan Tidak ada pelaksanaan program kerja. 6.2.3.5 Solusi atas Evaluasi Program Kerja PSB Teknik tidak akan berjalan maksimal selama acara malam perpisahan dari PSB departemen tetap ada. Jadi untuk kedepannya, lebih baik hanya mengkoordinir agar arakarakan wisudanya saja yang bersamaan sehingga terasa solid tekniknya. Selain itu, hubungan dengan pihak ILUNI FTUI khususnya tentang memberikan informasi mengenai wisudawan baru harus tetap berjalan baik. Meskipun tidak ada acara yang dapat mempertemukan
wisudawan baru dengan ILUNI secara langsung, BEM FTUI sebagai jembatan antara wisudawan baru dan ILUNI juga harus membantu dalam mendata dan menghubungkan wisudawan baru dengan ILUNI sehingga wisudawan baru juga dapat bergabung ke ILUNI FTUI. 7. Penutup 7.1 Kesimpulan Secara keseluruhan bidang relasi BEM FTUI 2016 sudah menjalankan tugasnya dengan baik. 7.2 Rencana Strategis Bidang Rencana Strategis untuk Gambaran Tahun Depan Rencana strategis untuk triwulan III di tahun depan lebih baik mulai direncanakan secara matang dan lebih dikoordinasikan lagi dengan lembaga lain yang terlibat didalamnya. Triwulan III ini merupakan waktu yang fatal karena adanya moment kedatangan mahasiswa baru. Selain itu di triwulan III ini juga banyak dijalankan koordinasi antara BEM FTUI dengan lembaga tingkat UI lainnya yang, apabila tidak berhasil dijalankan dengan lancar, dapat berdampak ke pelaksanaan proker dan tugas di triwulan selanjutnya maupun tahun kepengurusan berikutnya. Rencana Strategis untuk Triwulan Selanjutnya Rencana Strategis untuk triwulan selanjutnya adalah mempersiapkan lebih matang teknis maupun perencanaan dari proker dan tugas Relasi BEM FTUI 2016. Lalu juga meningkatkan hubungan dengan fakultas/universitas lain dan tetap menjaga hubungan dengan stakeholder lain melalui tindakan nyata.
8. Penilaian Koordinator Bidang 8.1 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Program Kerja Pada triwulan 3 (tiga) proker bidang Relasi melaksanakan proker-proker yang disiapkan sejak triwulan 2 (dua). Pelaksanakan proker hampir semuanya menepati timeline yang ditentukan diawal kepengurusan, namun proker PSB Teknik tidak berjalan sesuai rencana dan pelaksanaannya belum terpenuhi. Jaringan koordinasi serta alur follow up berbagai pihak yang trlibat harus lebih ditingkatkan oleh bidang Relasi. Kembali, bidang ini perlu memperhatikan hal-hal kecil yang dapat mengganggu keberlangsungan proker apabila tidak tertata dengan baik, seperti crosscheck informasi dan intensifikasi koordinasi terutama dengan kepanitiaan yang ada dibawah bidang tersebut serta stakeholder diluar lembaga yang terkait. Secara umum persiapan proker-proker selanjutnya, seperti Teknik Open House yang sudah memiliki kepanitiaan yang lengkap berjalan cukup lancer. Studi Banding Eksternal telah dilaksanakan dengan baik meskipun kendala teknis terutama dalam hal transportasi banyak erjadi dan cukup mengubah alur agenda. Diharapkan target-target milestone program kerja yang telah ditentukan selanjutnya tercapai. 8.2 Koridor Penilaian dengan Sudut Pandang Kinerja Bidang Tugas Relasi dalam menjalin relasi dengan berbagai elemen yang berinteraksi dengan BEM FTUI 2016 telah dijalankan dengan sangat baik di triwulan 1 (satu), 2 (dua) dan setengah triwulan 3 (tiga). Kehadiran Relasi di berbagai forum yang melibatkan BEM Fakultas lain serta BEM UI membantu penjalinan hubungan dengan lembaga-lembaga terkait. Pendampingan dan pemberian bantuan tenaga pada Humas FTUI juga dijalankan dengan sangat baik. Relasi dengan ILUNI FT masih dapat dan akan lebih ditingkatkan lagi. Penjalinan Relasi dengan
institusi professional juga telah diawali dengan baik dengan dibangunnya kerjasama antara BEM FTUI 2016 dengan berbagai pihak diluar IKM FTUI.
RENCANA STRATEGIS LEMBAGA
1.
2.
Rencana Strategis sebagai Gambaran Tahun Depan Membuat re-bonding untuk meningkatkan semangat para pengurus. Melakukan rapat evaluasi 2 triwulan kinerja, karena sempat terpotong oleh libur 3 bulan. Mulai menyiapkan kader pada awal triwulan. Membuat rapat evaluasi pencapaian visi misi dan pencapaian arahan bidang. Rencana Strategis Triwulan Selanjutnya -
