Los servicios centrales de la administración del proyecto
La organización de la administración y las finanzas del proyecto, se debe constituir en una unidad de servicios que se preocupe en resolver los problemas de la ejecución, ello sin perjuicio de los controles fundamentales que se deben de implementar.
1.- Contabilidad y sistemas de control
El sistema contable deberá cumplir con su objetivo de centralizar, auditar y procesar información, desde un punto de vista financiero y tributario, y además, servir de base al sistema de control de costos del proyecto y formar el activo no corriente de la planta. Es importante que el personal de contabilidad logre niveles de conocimiento de la forma como se debe de implementar el proyecto desde un punto de vista técnico, para estar en condiciones de definir la estructura de cuentas, subcuentas, etc.
2.- Administración de seguros
Ítem que suele alcanzar valores importantes dentro del presupuesto del proyecto. Es importante negociar adecuadamente las primas de seguros y adoptar estrategias inteligentes de cobertura en lugar de pretender generar ahorros mal entendidos. El proyecto debe identificar y definir los riesgos a cubrir, evitando innecesarias duplicidades de coberturas; dimensionar adecuadamente los montos expuestos por cada tipo de riesgo a cubrir durante las diferentes etapas de la ejecución del proyecto. Algunos aspectos que deben de considerarse en el marco de una estrategia de licitación para la contratación de seguros son:
Compañía con presencia nacional; liquidadores conocidos con servicios ágiles Utilización de canales de primera línea Confianza en el profesionalismo y capacidad financiera de las empresas involucradas. Relación entre costos, coberturas y deducibles aplicados.
Es importante generar instructivos y mecanismos administrativos adecuados para designar coordinadores capaces de identificar los daños y emitir los informes de siniestros, informar al liquidador, reunir la información requerida para solicitar indemnizaciones y efectuar el control de pagos. Se debe evitar generar altos costos por omisión.
3.- Recursos humanos y apoyo logístico
Son dos tareas que no deben ser descuidadas. Para el recurso humano es importante procesos de inducción en donde se incluya charlas, exposiciones, visitas a terreno, reuniones introductorias, todo ello con la intención de que los nuevos cuadros de personal se imbuyan de conocimientos, objetivos y mística de trabajo de la organización. El apoyo logístico a las unidades de terreno y del proyecto, no deben de improvisarse, pues de una adecuada planificación, se pueden efectuar negociaciones anticipadas para los aprovisionamientos que pueden redundar en beneficios económico-administrativos. Los servicios que se pueden programar por anticipados pueden ser:
Servicios de apoyo (pasajes aéreos, hospedaje, arriendo de vehículos, movilización de personal, fotocopiado de planos.
Arriendo de oficinas, habilitación y servicios menores Computadoras, redes y software común. Sistemas de comunicación telefónica, radiocomunicaciones en obras. Codificaciones y sistemas de archivo comunes para la documentación oficial del proyecto Sistemas de valijas, remesas de fondos a terreno, etcétera.
4.- Servicios de ingeniería de proveedores
Por lo general, en las órdenes de compra quedan establecidos los servicios de supervisión durante el montaje, calibración, pruebas y puesta en marcha, como servicios complementarios del fabricante o proveedor; sin embargo, posteriormente la necesidad de los representantes de los fabricantes en la obra se multiplica, las permanencias se alargan, y los servicios exceden el alcance fijado previamente. No es una buena idea sobredimensionar este requerimiento desde la partida, durante la negociación de las órdenes de compra. Al respecto se sugiere establecer y dar a conocer de antemano los conductos para solicitar, aprobar y controlar los servicios, fijando además condiciones comunes para la permanencia (en el país / lugar de obra), alojamiento, tiempos de viaje, viáticos, horas efectivas en obra, y similares.
5.- Aspectos tributarios
Se debe determinar un mecanismo de manejo tributario dentro de opciones legalmente válidas, aplicando acertados y oportunos procedimientos de control contable-administrativo desde los inicios del proyecto.
