Logistik dan Warehouse Warehouse
Logistik identik dengan pergudangan (warehouse ( warehouse)) dan transportasi, yakni gudang tempat menyimpan bahan baku, barang setengah jadi maupun barang jadi. Sedangkan transportasi tidak lebih dari proses pemindahan barang-barang atau produk dari gudang ke proses pengolahan ataupun ke customer . Ada beberapa tokoh yang memberikan pengertian mengenai logistik, yaitu: a. Logistik didefinisikan sebagai sebuah kerangka perencanaan usaha untuk mengatur mengatur aliran material, jasa, informasi dan modal. Termasuk di dalamnya pengelolaan peningkatan informasi yang kompleks/rumit, komunikasi dan sitem kontrol yang dibutuhkan dalam lingkungan usaha[1]. b. Logistik adalah ilmu tentang perencanaan, pengangkutan dan perawatan dari kekuatan pasukan. Aspek tersebut dari operasional militer mliputi; perancangan dan pengembangan, pengembangan, akuisisi, penyimpanan, pergerakan, distribusi, perawatan, evakuasi, dan disposisi dari material. Pergerakan, evakuasi dan penginapan maupun rumah sakit untuk personal pasukan. Akusisi untuk konstruksi, perawatan, operasi dan disposisi dari fasilitas; beserta akuisisi dari penyediaan jasa layanan[2]. Secara umum dapat dikatakan bahwa logistik adalah aliran barang atau jasa mulai dari sumber sampai tujuan. Pengertian logistik yang lebih rinci adalah proses perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian aliran yang efisien dan efektif dari barang atau jasa dan informasi terkait mulai dari titik asal sampai titik penggunaan untuk memenuhi keperluan pelanggan. Kata kunci logistik adalah aliran dengan obyek obyek barang atau jasa dengan tujuan menyediakan barang dengan jumlah yang tepat, waktu yang tepat, lokasi yang tepat, dan biaya yang tepat. Kegiatan utama logistik adalah pengadaan, pengadaan, penyimpanan, persediaan, pengangkutan, pergudangan, pergudangan, pengemasan, keamanan, dan penanganan penanganan barang dan jasa baik dalam bentuk bahan baku, barang antara, dan barang jadi. Fungsi dari logistik adalah perencanaan, pengadaan, transportasi, pemasokan dan perawatan. Proses dalam logistik adalah kebutuhan determinasi, akuisisi, distribusi dan konservasi. 2.2. Proses Bisnis
Proses bisnis (business (business process) process) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses dan berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi[3]. Suatu proses bisnis yang baik harus memiliki tujuan-tujuan seperti mengefektifkan, mengefisienkan mengefisienkan dan membuat mudah untuk beradaptasi pada proses-proses didalamnya. Artinya proses bisnis tersebut harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas produk output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pasar. Proses bisnis juga mengacu kepada cara unik dimana manajemen memilih untuk mengkoordinasi pekerjaan. Setiap bisnis dapat dilihat sebagai sekumpulan proses bisnis. Beberapa dari proses ini adalah bagian dari proses yang mencakup lebih besar.
Proses bisnis terbagi menjadi beberapa proses, yaitu: a. Proses bisnis inti atatu utama, yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan pengguna produk produk atau jasa. b. Proses bisnis pendukung, yaitu yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan pelanggan internal (karyawan perusahaan). c. Proses bisnis manajemen, yaitu proses dimana perusahaan menyusun rencana, mengorganisasikan dan mengendalikan sumber daya yang ada. d. Proses network network bisnis, yaitu yaitu proses proses yang diselenggrakan utnuk pemasok, pemberi pemberi pinjaman, investor, pemerintah ataupun masyarakat umum. Karakteristik proses bisnis yang baik adalah sebagai berikut: 1. Adanya proses owner , yaitu orang yang ditunjuk langsung oleh manajemen untuk bertanggung jawab terhadap performansi proses agar efektif dan efisien. 2. Batasan-batasan yang jelas akan proses bisnis yang ada. 3. Kejelasan hubungan internal dan pertanggungjawabannya. 4. Prosedur, tugas kerja, kebutuhan training terdokumentasi dengan baik 5. Memiliki ukuran-ukuran dan system dan system feedback pada pada setiap aktivitas. 6. Memiliki ukuran-ukuran dan target yang berhubungan dengan kepuasan user . 7. Waktu siklus dari setiap aktivitas diketahui dengan jelas. 8. Mempunyai perumusan atau perubahan prosedur. 9. Mengetahui tentang bagaimana langkah-langkah selanjutnya agar menjadi lebih baik. 2.3. Perbaikan Proses Bisnis (Process Business Improvement)
Business Process Improvement atau atau BPI sebagai salah satu s atu metode dalam menjalankan Continuous Improvement , didefinisikan sebagai kerangka sistematis sis tematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya. BPI memberikan suatu sistem yang akan membantu membantu dalam proses penyederhanaan ( streamlining streamlining ) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang lebih baik dari sebelumnya. Dengan adanya proses bisnis yang jelas dan terstruktur, maka manfaat yang akan didapat perusahaan adalah: a. b. c. d. e. f. g. h.
Eliminasi kesalahan-kesalahan Maksimasi penggunaan asset Minimasi waktu tunggu (delay) delay) Memberikan pemahaman dan memudahkan penggunaan Dekat dengan pelanggan internal maupun eksternal Kemampuan adaptif tehadap keinginan pelanggan Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif Menghilangkan kelebihan-kelebihan pengeluaran
Perbaikan proses bisnis ini memiliki sasaran-sasaran utama sebagai berikut:
a. Membuat proses efektif – mengeluarkan mengeluarkan hasil yang diinginkan b. Membuat proses efisien – meminimasi meminimasi sumber daya c. Membuat proses adaptif – dapat dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan maupun kebutuhan bisnis Pemilihan proses bisnis untuk diperbaiki merupakan sesuatu hal yang sangat kritis dalam siklus proses perbaikan proses bisnis. Pada umumnya, dipilihnya suatu proses untuk diperbaiki adalah sebagai berikut: a. b. c. d. e. f.
Adanya keluhan-keluhan atau masalah dari pelanggan Proses-proses berbiaya tinggi Proses dengan waktu siklus panjang Adanya cara atau proses yang lebih baik Tersedianya teknologi baru Aturan manajemen untuk menerapkan metode baru
3.1. Bisnis Proses PT Agility 3.1.1.
Deskripsi Bisnis Proses
Proses bisnis PT Agility merupakan proses bisnis yang terjadi pada logistic, yaitu meliputi memindahkan barang dari satu tempat ke tempat lain, alurnya panjang dengan proses bertahap. Secara garis besar, proses bisnis logistik bisa digambarkan: mengambil barang di tempat client , membawanya ke kantor perusahaan logistik, memilahnya, mengemasnya lagi, menyimpannya di gudang, selanjutnya mengirimnya via darat, laut, udara hingga ke tangan t angan penerima. Bagi perusahaan one stop logistic, logistic, urusan tidak berhenti sampai di situ. Sebab, dalam pengiriman barang ke luar negeri via udara, misalnya misalnya sesampai di bandara negara tujuan, barang kiriman dimasukkan ke gudang gudang lagi untuk kemudian diproses bea cukainya. cukainya. Setelah itu, barang dikirim ke cabang-cabang kantor perusahaan logistik jaringan mancanegara untuk diteruskan ke tempat pelanggan. Bisnis proses yang dibahas pada paper ini adalah mengenai proses bisnis PT Agility yang terjadi di dalam gudang (warehouse). warehouse). Kegiatan dalam gudang dimulai dengan proses in-bound task , kemudian jika customer membutuhkan barangnya, maka akan dilakukan permintaan barang pada bagian admin, sehingga akan dilakukan outbound task . a.
In-bound task
Kegiatan pertama yang dilakukan pada gudang adalah receiving , yaitu kegiatan di mana barang yang telah dikirimkan oleh customer sampai pada bagain operasional, dan akan dilakukan pengecekan terhadap barang, sehingga barang akan di - scan untuk scan untuk masuk ke dalam gudang. Hal ini terjadi dengan cara scanning cara scanning barang barang melalui pallet melalui pallet id -nya. -nya. Kegiatan selanjutnya adalah value add , dimana dilakukan ketika barang telah diterima di dalam gudang. Hal yang dilakukan ini adalah dengan memasukkan data barang yang diterima ke dalam sistem yang ada.
Kegiatan selanjutnya adalah put adalah put away, away, yaitu ketika semua barang yang sudah diterima akan dipindakan ke beberapa lokasi yang berbeda. Ada dua cara yang dilakukan dalam hal ini, yaitu di- scan scan langsung atau secara manual. Sistem akan menyimpan data lokasi berdasarkan di daerah mana barang itu diterima. Hal ini dilakukan oleh bagian operasional. Hal selanjutnya yang dilakukan pada in-bound adalah adalah inventory management . Hal ini dilakukan ketika barang di dalam gudang akan dikontrol oleh bagian admin dan manajer. Hal ini akan dilakukan berdasarkan unit id . Semua transaksi yang ada dalam gudang akan disimpan secara real time. time. b.
Out-bound task
Kegiatan yang dilakukan pada out-bound task adalah dimulai dengan pick dengan pick . Hal ini dilakukan berdasarkan lokasi pallet lokasi pallet dan dan detail lokasi l okasi dari petugas gudang yang diperintahkan untuk mengambilnya dari dalam gudang. Barang yang diambil akan di- scan berdasarkan scan berdasarkan drop ID ( pallets atau pallets atau carton ID). ID). Selanjutnya barang yang telah diambil akan disatukan dalam sebuah kotak atau tempat yang diberikan label, dan disebut pack disebut pack . Hal ini dilakukan oleh bagian gudan, dan quality check akan dilakukan pada tahap pack tahap pack ini oleh manajer gudang. Pada tahap ini, semua barang akan di- scan melalui scan melalui drop Id untuk melihat apakah barang tersebut disimpan dengan baik atau tidak. Hal yang paling penting adalah melakukan value add pada pada lokasi packing lokasi packing . Kegiatan ini dapat dilakukan oleh admin atau manager berdasarkan barangnya. Setelah melakukan value add , kegiatan yang dilakukan adalah load management . Order yang telah dikeluarkan untuk truck yang sama, akan diberikan load Id . Load Id ini akan diberikan jalan melalui satu pintu tertentu. Ketika truck keluar keluar dari gudang, maka operator gudang akan melakukan scan melakukan scan terhadap terhadap load Id dan dan melakukan scan melakukan scan juga juga terhadao pallet terhadao pallet Id Id yang yang lewat melalui pintu tersebut. Sistem akan memberikan error message apabila message apabila ada barang yang keluar tidak melalui pintu yang sebenarnya telah di-assign di -assign pada pada pallet pallet Id nya. Hal terakhir yang dilakukan dalam gudang adalah shipped adalah shipped out . Dalam hal ini dilakukan proses pembuatan dokumen dan delivery scheduling . Dan juga dilakukan update inventori dan proses delivery. delivery. 3.1.2.
Gambaran Bisnis Proses
Gambar 1. Rich Picture dari Business Prosess Warehouse Management
Pada Gambar 1 terlihat bahwa proses bisnis yang dilakukan pada warehouse management adalah: 1. 2. 3.
Receiving Value add Put away
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Inventory Management Permintaan customer terhadap barang yang disimpan dalam gudang Pick Pack Value add Load management management Shipped out
3.2. Permasalahan Permasalahan Bisnis Proses pada PT PT Agility
Permasalah yang ditemukan pada bisnis proses PT Agility yang sedang berjalan adalah semua kegiatan dilakukan dan masih ada beberapa kegiatan yang dilakukan secara manual. Dalam hal ini semua kegiatan yang manual dapat menjadikan kegiatan yang sehari -hari dilakukan dalam bagian gudang akan terjadi kesalahan. kes alahan. Semua kesalahan yang ditemukan dalam gudang akan mengakibatkan ketidakpuasan dari customer ketika dilakukan shipping dilakukan shipping kembali ke customer , sesuai dengan permintaannya. Hal ini tentunya dapat menjadi masalah yang besar dalam bisnis proses yang dijalankan oleh PT Agility setiap harinya.
3.3 Solusi Warehouse Management Sistem Terhadap Bisnis Proses
Dalam hal ini solusi yang diajukan adalah Warehouse Management System di System di mana dapat membantu beberapa kesalahan yang sering terjadi, seperti penyimpanan data pe nerimaan barang, pengiriman barang, serta data barang yang telah ada di dalam gudang. Context diagram yang ada untuk warehouse managemen system ini dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Context Diagram WMS
Melalui context diagram tersebut dapat dipecah menjadi DFD Level 0, seperti yang dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. DFD Level 0 WMS
Pada proses-proses yang terjadi tersebut masih ada proses yang dapat dibagi lagi dalam DFD Level 1, yaitu proses in-bound task sehingga digambarkan pada Gambar 4.
Gambar 4. DFD Level 1 WMS Proses In-Bound Task
Proses selanjutnya yang dapat dibagi menjadi DFD Level 1 WMS, adalah proses out-bound task , yang dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. DFD Level 1 WMS Proses Out-Bound Task
Beberapa hal dapat dilakukan dalam menyelesaikan kekurangan yang terjadi pada warehouse. warehouse. Hal yang dilakukan seperti dengan mengubah bisnis proses yang ada, ataupun at aupun memberikan sebuah sistem yang dapat membantu dalam pengerjaan proses bisnis yang ada.
Dalam paper ini dilakukan pengembangan sebuah sistem, yaitu warehouse management system yang system yang bertujuan dalam membantu bisnis bis nis proses yang sedang berjalan. Penggunaan sebuah sistem bukan berarti menghilangkan beberapa kegiatan yang ada dalam proses bisnis yang ada, tetapi dengan mengubah kegiatan yang tadinya dilakukan secara manual oleh manusia, menjadi dilakukan dengan sistem. Hal ini dapat mengurangi kesalahan yang sering dilakukan oleh petugas gudang ataupun petugas operasional sehari-harinya. Diharapkan warehouse management system yang dibangun ini memberikan kemudahan bagi para pekerja PT Agility, dan memberikan keuntungan keuntungan juga bagi PT Agility, Agility, karena tidak aka nada customer perusahaan customer perusahaan yang akan mengalami kekurangpuasan. kekurangpuasan.
[1] Helsinki, FI. (1996). Logistix (1996). Logistix Partners Oy. Oy. Finland. [2] http://logistikpraktisi.blogspot.com/2011/11/apa-itu-logistik.html [3] http://www.wisegeek.org/what-is-a-business-process.htm
Warehouse Management adalah adalah sebuah management yang bertugas untuk mengorganisir masalah pergudangan. Pengorganisiran akan berjalan dengan baik apabila ditunjang dengan sistem yang tepat dan efisien. Sebuah sistem pengelolaan gudang, atau warehouse management system, system, adalah bagian kunci dari rantai pasokan dan terutama bertujuan untuk mengontrol pergerakan dan penyimpanan bahan dalam gudang dan proses tr ansaksi yang terkait, termasuk pengiriman, penerimaan, penyimpanan dan pengambilan barang. warehouse management system akan system akan mengoptimalkan tenaga kerja, mengurangi waktu proses, mengurangi proses inventory yang tidak perlu yang pada akhirnya akan meningkatkan pelayanan kepada customer . Tidak setiap gudang dapat atau harus menerapkan warehouse management system karena system karena adakalanya adakalan ya suatu gudang cukup menerapkan system pergudangan yang sederhana saja, misalnya untuk gudang dengan dengan skala kecil. Oleh karena itu, penggunaan warehouse management system perlu system perlu dioptimalkan agar tidak merugikan pihak warehouse. warehouse. Kata Kunci: warehouse management system, permasalahan logistic, warehouse, bisnis proses. proses.
1.1. Latarbelakang
Warehouse atau Warehouse atau pergudangan merupakan area ar ea yang berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan berdasar kan permintaan. Sebuah management yang bertugas untuk mengorganisir masalah pergudangan pergudangan disebut warehouse management .
Di dalam warehouse management sangat sangat ditekankan terutama pada sisi penempatan barang di dalam gudang. Apabila penempatan barang tersebut tidak beraturan maka akan berefek kepada semakin lamanya picking lamanya picking process, process, inventory accuracy tidak accuracy tidak bisa mencapai 100%, dead stock , overstock , maupun under stock . menimbulkan suatu biaya yang dinamakan Inventory dinamakan Inventory Carrying Cost . Inventory Overstock menimbulkan carrying cost adalah adalah biaya yang dikeluarkan akibat dari stok barang yang berlebihan di gudang sehingga menjadikan biaya storage biaya storage,, cash flow jadi flow jadi terganggu, efisiensi gudang menjadi rendah. Stok barang yang berlebihan bisa menimbulkan barang itu rusak dan expired sehingga akan timbul biaya yang lebih besar lagi karena harus menan ggung rugi barang rusak. Understock atau atau out of stock bisa bisa menimbulkan hilangnya sales hilangnya sales opportunity. opportunity. Lamanya picking menimbulkan menimbulkan keterlambatan dalam delivery ke delivery ke customer . Yang mengakibatkan customer akan akan dirugikan yang akan berimbas kepada business opportunity dan opportunity dan kepuasan customer terhadap service terhadap service perusahaan perusahaan logistik. 1.2. Tujuan
Dalam paper Dalam paper ini dijelaskan mengenai permasalahan warehouse yang dihadapi pada PT Agility, dan solusinya yaitu dengan menerapkan warehouse management system. system. Dalam paper ini juga dijelaskan mengenai akibat dari penerapan warehouse management system tersebut.
