KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkat rahmat dan hidayahnya penulis dapat menyelesaikan Laporan On The Job Training (OJT) Acting sebagai Pramuniaga dan Kasir. Kegiatan OJT Pramuniaga dan Kasir ini bertujuan untuk memperkenalkan kepada peserta MT bagaimana kegiatan operasional yang dilakukan di toko. Divisi Operasional khususnya di operasional toko merupakan bagian penting dalam alur bisnis proses Alfamart. PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk. atau Alfamart merupakan perusahaan ritel yang menjual barang kebutuhan sehari-hari secara eceran yang secara langsung proses bisnisnya berupa penjualan barang dagangan di toko. Laporan ini dibuat untuk merangkum hasil praktek dan pengamatan secara langsung yang dilakukan oleh peserta MT ketika berperan sebagai crew store. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih atas segala bimbingan dan bantuan yang diberikan selama penulis melaksanakan OJT kepada: 1. 2. 3. 4. 5.
Bapak Matteus Radiman selaku Branch Manager (BM) Cikokol, Bapak Valentinus Daru selaku Deputy Branch Manager (DBM) Cikokol, Bapak Agung Kurniawan selaku Area Manager, Bapak Wahyudin selaku Area Coordinator. Bapak Nurdianto selaku Chief of Store, Bapak Eko Susilo selaku Assistant Chief of Store, Bapak Gugun selaku Assistant Chief of Store, Bapak Asep selaku Assistant Chief of Store, dan Nanang, Nurzaman, Halim, Ngidun selaku Pramuniaga serta Salsa, Ika dan Sania selaku kasir Toko Alfamart Jembatan Lima 6. Teman-teman MT yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu, serta seluruh pihak yang telah banyak membantu penulis dalam kegiatan selama OJT dan memberikan informasi yang penulis butuhkan. Penulis menyadari laporan ini belum sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang dapat membangun agar dapat lebih menyempurnakan laporan ini. Semoga laporan ini dapat memberikan gambaran mengenai keadaan dan kegiatan yang dilakukan di toko dan dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya.
0
DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN 1.1 Area Coverage ..................................................................................................
1
1.2 Kondisi Fisik Toko ...........................................................................................
2
1.3 Layout ...............................................................................................................
3
1.4 Informasi Toko..................................................................................................
4
BAB II HASIL DAN PEMBAHASAN 2.1 Uraian Aktivitas Toko.......................................................................................
7
2.2 Key Performance Indicator ...............................................................................
14
BAB III PENUTUP 3.1 Improvement .....................................................................................................
21
3.2 Kesimpulan .......................................................................................................
22
3.3 Saran
23
.........................................................................................................
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Area Coverage
area coverage
Sub 1 Sub 2 Sub 3 Sub 4 Sub 5 Sub 6 Sub 7 Sub 8
: 85 kk : 70 kk : 111 kk : 95 kk : 96 kk : 116 kk : 98 kk : 77 kk
Alfamart Jembatan Lima berada di Jalan KH.Moh.Hasyim yang merupakan jalanan dengan intensitas kendaraan yang tinggi, tidak jauh dari toko terdapat Pasar Jembatan Lima, di sekitar toko banyak terdapat pedagang kaki lima yang berjualan buah di pinggir jalan. Tepat di samping toko terdapat kompetitor yaitu Indomaret. Terdapat Sekolah Bhineka yang hanya dipisahkan oleh satu bangunan di samping toko. Area di belakang toko merupakan pemukiman padat penduduk yang termasuk dalam wilayah jalan pekapuran. Area di depan toko merupakan kombinasi antara pertokoan, perumahan dan pabrik konveksi rumahan, di wilayah ini terdapat banyak karyawan konveksi rumahan. 1
Kondisi demografis di sekitar toko merupakan gabungan antara penduduk asli, warga keturunan tionghoa, dan karyawan konveksi. Dengan kondisi area coverage seperti yang sudah disebutkan maka rata-rata customer dari toko Alfamart Jembatan Lima yaitu gabungan dari penduduk asli, karyawan konveksi, siswa sekolah, pedagang-pedagang kaki lima, dan orang-orang yang melintas di wilayah KH. Moh.Mansyur. Untuk customer siswa akan meningkat intensitasnya ketika siang hari sewaktu istirahat dan pulang sekolah, dan untuk customer karyawan konveksi akan meningkat intensitasnya ketika akhir pekan, hal ini disebabkan karyawan konveksi di sekitar toko menerima gaji dalam jangka waktu satu minggu sekali. 1.2.Kondisi Fisik Toko a. Eksternal Eksternal toko meliputi area parkir dan teras toko. Area parkir yang disediakan cukup luas . Terdapat tiga tenant yang berjualan di area parkir tenant tersebut antara lain tenant yang berjualan kentang goreng sehat, bakso, dan jus buah. Alas parkiran terbuat dari aspal, area teras cukup luas untuk menyinpan galon dan kontainer . Terdapat satu buah tempat sampah dan info komunitas toko. Secara keseluruhan teras toko terlihat padat diakibatkan terlalu banyaknya galon yang didisplay dan kontainer. b. Internal Internal toko meliputi area sales, kasir, kantor, lorong, dapur, gudang, kamar mandi dan beranda luar. Terdapat dua mesin ATM di area sales, yaitu ATM BCA dan ATM BRI. Kondisi lantai khususnya di depan pintu dan jalan yang sering dilewati terlihat sudah kusam dan tergores. Tembok banyak yang rembes air dan jika hujan akan membanjiri area di kasir dan di samping kasir, dan lantai ada beberapa yang retak dan rusak. Selain itu terdapat beberapa bagian tembok yang bolong dikarenakan tikus. Kondisi gudang belakang toko cukup bersih, namun terdapat bau yang tidak sedap dikarenakan terdapat pipa yang bocor dan septic tank yang bocor. Gudang di toko alfamart jembatan lima ini terletak di lantai dua dan lantai tiga, gudang di lantai dua untukmenyimpan baran-barang recehan sedangkan gudang di lantai tiga digunakan untuk menyimpan barang-barang kartonan. Toko alfamart jembatan lima memiliki satu kamar mandi dan terletak di lantai tiga, hal ini sangat menyulitkan jika ada customer yang menanyakan letak kamar mandi. Selain itu kondisi kamar mandi di toko alfamart jembatan lima bisa dibilanga cukup memprihatinkan, hal ini disebabkan oleh pintu kamar mandi yang engsel pintunya sudah patah dimakan usia dan sebenarnya sudah tidak layak pakai.
2
1.3.Layout
Layout Toko 3
1.4. Informasi Toko a. Struktur Organisasi Struktur Organisasi Alfamart Jembatan Lima Matteus Radiman (Branch Manager) Valentinus Daru (DBM)
Agung M Kurniawan (AM)
Wahyudin (AC)
Nurdianto (Chos) Eko Susilo Asep Puput Zaelani Gugun Gunawan (Acos) Nanang Kuswantoro Sangidun
Sania Herdian Ika Supriatin
Nur Halim
Salsabila K
Nurzaman Abdul Goffur
(Kasir)
(Pramu)
struktur organisasi
b. Informasi SPD, STD, APC, GM dan NBH Bulan Oktober November Desember
SPD 28.134 28.700 27.853
STD 879 875 844
APC 32 32 32
GM 17.42 17.42 17.34
NBH -2.147 -3.224 -87,327
4
c. Analisis SWOT Strenght Pelayanan dan Penawaran Pelayanan yang ditunjukkan oleh para crew store Alfamart Jembatan Lima sudah dilaksanakan dengan baik, seperti TSS dan penawaran produk promo hal ini membuat customer loyal terhadap toko Alfamart Jembatan Lima Toko 24 Jam Toko Alfamart Jembatan Lima buka selama 24 jam, hal ini merupakan peluang dikarenakan di sekitar toko banyak tempat-tepat hiburan malam sehinggan cukup banyak customer yang datang pada malam hingga dini hari Terdapat ATM BRI dan BCA Alfamart Jembatan Lima memiliki dua mesin ATM yaitu ATM BCA dan BRI hal ini membuat intensitas orang yang masuk ke dalam toko semakin tinggi
Weakness Sarana Prasarana Alfamart Jembatan Lima memiliki kekurangan dalam hal fasilitas, terutama fasilitas toilet, di Alfamart Jembatan Lima hanya terdapat satu toilet dan toilet tersebut berada di lantai tiga, sudah banyak customer yang mengeluhkan tentang masalah toilet ini. Fasilitas daya listrik yang terkadang tidak kuat mengakibatkan listrik di toko sering padam membuat komputer dan pelayanan terhambat. Gedung yang sudah tua mengakibatkan tembok rembes jika diguyur hujan, dan rembesan air hujan sampai menggenangi area kasir dan sekitarnya. Jumlah Karyawan Toko Alfamart Jembatan Lima memiliki karyawan yang jumlahnya 12 orang, untuk toko yang memiliki sales
Opportunity Demografis Kondisi demografis di sekitar toko Alfamart Jembatan Lima merupakan kombinasi antara penduduk asli, karyawan pabrik, anak sekolah, dan pedagang kaki lima di sekitar toko Lokasi Toko Alfamart Jembatan Lima memiliki lokasi yang sangat strategis yaitu berada di pinggir jalan KH Moh.Hasyim memiliki intensitas kendaraan yang sangat tinggi, berada dekat dengan sekolah, pabrik, dan perkantoran. Selain itu di malam hari terdapat banyak tempat hinuran malam di sekitar wilayah toko
Threat Indomaret dan Warung Asongan Alfamart jembatan Lima memiliki kompetitor yaitu Indomaret yang letaknya tepat ada di sebelah Alfamart Jembatan lima, selain itu terdapat pesaing seperti warung asongan di pinggir jalan Sindikat/ Pengutil Toko Alfamart Jembatan Lima memiliki NBH yangg cukup tinggi, faktor utama dari tingginya NBH yaitu kurang optimalnya pengawasan berkaitan dengan kurangnyan jumlah personel
5
tinggi dan memiliki intensitas customer yang tinggi, toko ini sering kewalahan dalam melakukan proses baik itu berupa pelayanan, pengawasan, dan kebersihan, terutama jika barang datang dari DC
6
BAB II HASIL DAN PEMBAHASAN 2.1
Uraian Aktivitas Toko
2.1.1 Aktivitas Barang Datang Aktivitas barang datang dibedakan menjadi dua yaitu kedatangan barang dari Distribution Center dan kedatangan barang langsung dari supplier tanpa melalui DC atau disebut Barang Kirim Langsung (BKL). a. Penerimaan Barang Dari DC Alfamart Jembatan lima berada di pinggir jalan KH.Moh.Mansyur dan memiliki area parkir yang cukup luas sehingga tidak menimbulkan kesulitan dalam mempersiapkan lahan parkir untuk Truk dari DC Cikokol. Rata-rata barang datang dari DC dua hari sekali dengan kisaran nilai barang berjumlah Rp. 20.000.000 – Rp. 40.000.000. Untuk proses penerimaan barang dari DC akan diuraikan secara detail seperti berikut ProsesPenerimaan barang dari DC : 1. Kedatangan barang Parkir Truk Pejabat toko mengambil kunci dan mengecek keadaan segel, jika segel dalam kondisi terbuka maka pejabat akan melakukan koordinasi dengan AC Membuka gembok Penurunan barang, proses penurunan barang dilakukan secara estafet dan barang yang diturunkan tidak boleh dilempar Pemisahan barang kartonan & container (kontainer berisi rokok dan susu dipisahkan terlebih dahulu) Pengelompokan berdasarkan nomor urut 2. Pengecekan barang Membawa faktur dan alat tulis Menghitung kuantitas barang, untuk kontainer berisi susu dan rokok mendapatkan perlakuan khusus Membuka kontainer dan menghitung kuantitas Mencocokkan fisik barang dengan faktur Apabila terdapat ketidaksesuaian kuantitas maupun jenis barang yang dikirim maka dilakukan retur ke DC seperti Barang Tidak Ada (BTA), Barang Kurang (BK), Barak Rusak Pengiriman (BRP), Salah Barang (SB) dan Barang Non Faktur (BNF). Untuk barang lebih makan barang dikembalikan dengan menggunakan Surat Jalan Internal (SJI). Setelah selesai pengecekan barang maka semua produk dimasukkan kedalam kontainer kemudian dibawa ke gudang. Untuk pendisplayan digudang barang dipisahkan terlebih dahulu antara barang food & non food dengan menggunakan metode Firt Expired First Out (FEFO). Untuk toko Alfamart Jembatan Lima, gudang penyimapanan barang receh
7
terdapat di lantai dua, sedangkan untuk penyimpanan barang kartonan terda[at di lantai tiga. Selain itu terdapat Recipe barang melelaui komputer server setelah pengecekan barang dari DC, yaitu : 1. Membuka e-mail dari admin PO, kemudian save attachment yang telah dikirim oleh admin PO setelah itu keluar dari e-mail. 2. Pada layar Store Information System (SIS), klik menu proses 3. Pilih update PO 4. Atur tanggal sesuai tanggal PO yang terdapat di e-mail kemudian klik proses 5. Isi tanggal PO sesuai e-mail dari admin PO 6. Klik proses b. Penerimaan Barang Supplier BKL Barang Kirim Langsung (BKL) adalah barang yang dikirim langsung oleh supplier yang bersangkutan. Barang-barang BKL ini antara lain Aqua galon, Sari Roti, Paroti, Buah, Telur, Es Krim Walls dan Campina,dan Yakult. Untuk proses penerimaan BKL akan diuraikan sebagai berikut. Proses penerimaan BKL : 1. Supplier datang ke toko membawa barang 2. Supplier memberikan faktur untuk pengecekan 3. Proses pengecekan dilakukan secara bersama-sama oleh pejabat toko dan supplier. 4. LPB BKL Proses LPB BKL : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Klik transaksi pada Store Application System (SIS) Klik item BKL kemudian klik/ pilih item baru Masukkan kode supplier (di isi tanggal kedatangan barang) Masukkan kuantitas barang jumlah barang datang Pada menu T.netto dikali 1,1 Save kemudian dicetak 3 rangkap. Putih untuk supplier, merah untuk DC dan kuning untuk toko.
2.1.2 Aktivitas Pengelolaan Barang di Toko Aktivitas pengelolaan barang di toko meliputi aktivitas display, handling product, pelayanan, promosi dan penawaran produk. a.
Display
Aktivitas display merupakan suatu kegiatan memajang atau menata produk di rak sesuai dengan ketentuan planogramnya, aktifitas display tidak hanya dilakukan di area sales, tapi juga di area gudang. Toko Alfamart Jembatan Lima memiliki keterbatasan lahan gudang di lantai 2, dan untuk menampung jumlah barang terutama barang kartonan, maka terdapat 8
dua ruangan di lantai 3 yang digunakan untuk menyimpan barang kartonan seperti minyak goreng dan mie instan. Tujuan dari aktivitas display tersebut antara lain sebagai berikut : 1. Aktivitas Display di Area Sales Menjadikan penampilan produk lebih menarik Membangkitkan minat customer untuk membeli Menapilkan informasi produk Menjamin keamanan produk Mengingatkan rencana belanja customer 2. Aktivitas Display di gudang Mempermudah dalam pencarian barang Menjaga selalu kerapian gudang Menjamin keamanan produk Mengelompokkan produk sesuai kategori Untuk melakukan aktivitas display, persiapan yang harus dilakukan oleh seorang crew store antara lain :
Mempersiapkan planogram rak dan ditempelkan di rak Mempersiapkan sarana pendukung kebersihan seperti lap basah dan pembersih Melakukan cek terhadap kelengkapan label price dan produk jika terdapat label price yang kosong maka harus dicatat dan dibuatkan label price Melakukan cek terhadap produk layak jual dan layak konsumsi Membersihkan produk kotor sebelum dilakukan display
Dalam melakukan aktivitas display perlu diperhatikan prosedur yang ada untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan yang bisa mengakibatkan ketidaknyamanan customer dalam berbelanja, prosedur tersebut antara lain sebagai berikut :
b.
Full display yaitu produk terpajang penuh dirak penjualan Pen-display-an sesuai dengan planogram Pejanglah produk dengan merek menghadap kedepan FEFO yaitu men-display dengan cara produk yang paling mendekati expired ter-display paling depan Hindari produk yang cacat fisik terpajang dirak penjualan Hindari produk expired terpajang dirak penjualan Kondisi rak penjualan dan produk dalam kondisi bersih Pisahkan produk sesuai kategori Pastikan setiap produk memiliki label price Handling Produk
Aktivitas Handling produk dilakukan sebagai proses pemeliharaan barang di toko guna meminimalisir barang rusak. Barang rusak yang ada di toko bisa terjadi karena beberapa sebab, diantaranya adalah sebagai berikut : 9
Kurang hati-hati ketika penerimaan barang dari DC Barang/produk kadaluarsa Kondisi produk kotor Kondisi toko kotor Barang menumpuk di gudang Produk food dan non food tercampur Gangguan tikus
Untuk mencegah terjadinya barang rusak crew store perlu memperhatikan dan melaksanakan hal-hal sebagai berikut :
Berhati-hati dalam penerimaan barang (tidak dilempar) Menerapkan metode FEFO Menjaga kebersihan produk dan toko Memisahkan antara produk food dan non food
Jika dalam kenyataannya terdapat barang rusak, maka hal-hal yang harus dilakukan oleh crew store adalah sebagai berikut : Jika terdapat barang rusak pengiriman segera lakukan retur Memisahkan produk rusak food dan non food Membungkus produk rusak dengan plastik Melaporkan kepada pejabat toko untuk membuat nota retur barang Dalam melaksanakan handling produk seorang crew store juga harus memperhatikan tag produk, proses handling produk berdasarkan tag adalah sebagai berikut : Tag O,F,M,B adalah produk yang memiliki perputaran cepat. Pramu harus sering memperhatikan ketersediaan barang. Tag O adalah produk yang sensitif harga. Pramu harus memperhatikan update pricetag/ label price. Tag D,G,S adalah produk alokasi, kasir harus meningkatkan penawaran produk kepada customer. Mengenai barang yang expired di toko, Crew Store sering melakukan pengecekan barang-barang terhadap barang-barang perishable. Hal ini dikarenakan barang-barang tersebut memiliki masa kadaluarsa yang relatif cepat disbanding dengan produk lain.Crew Store juga harus memperhatikan Out Of Stock (OOS) produk dalam penanganan produk. OOS terjadi ketika produk tidak ditemukan dalam bentuk yang diinginkan (rasa atau ukuran) baik secara data maupun menurut customer. Out Of Stock dibagi menjadi dua yaitu : OOS By Data, yaitu barang tidak tersedia di toko berdasarkan data komputer atau on hand = 0 (barang tidak ada di toko). OOS By Display, yaitu barang tidak tersedia di toko berdasarkan pengamatan langsung pada rak display (barang mungkin berada di tempat lain).
10
Aktivitas handling produk yang juga harus diperhatikan dan dilaksanakan oleh seorang crew store yaitu Stock Opname (SO), SO adalah suatu proses perhitungan jumlah fisik barang untuk dibandingkan dengan jumlah stock on hand. SO dibagi menjadi dua yaitu : SO Partial yang terdiri dari barang rawan hilang, rokok dan susu kaleng, rak reguler dan SO sidak. SO Grand yang terdiri dari SO pra GO, H+7 pasca GO, bulanan, SONAS dan sidak grand. Langkah-langkah SO di Alfamart Jembatan Lima antara lain : Persiapan SO yang terdiir dari persiapan alat tulis, penomoran rak, grouping dan pendataan barang Cetak KKSO oleh pejabat toko Mengitung fisik barang Entry SO oleh pejabat toko Proses SO oleh pejabat toko Cetak selisih Pencarian selisih Cetak SO oleh pejabat toko Fix & Adjust SO oleh pejabat toko. c. Pelayanan Pelayanan merupakan salah satu hakekat bisnis retail, dan sekarang sudah menjadi tema kerja alfamart, yaitu “jadikan pelayanan sebagai strategi untuk memenangkan persaingan”. Standar pelayanan yang sudah ditetapkan harus dijalankan oleh personel toko karena pelayanan ini akan ditujukan untuk membangun brand awareness customer akan toko Alfamart. Pelayanan yang perlu untuk dibangun yaitu greeting dan grooming. Greeting merupakan bentuk pelayanan secara langsung yang dilakukan oleh personel toko kepada customer sehingga menimbulkan keakraban. Pelayanan dalam bentuk greeting dapat berupa :
Menyapa customer Menawarkan keranjang kepada customer Mengucapkan terimakasih kepada customer Menyebutkan nama customer sebagai bentuk apresiasi
Grooming merupakan bentuk pelayanan yang dilakukan secara tidak langsung oleh personel toko kepada customer sehingga menimbulkan kenyamanan bagi customer dalam berbelanja. Grooming dapat berupa : Menjaga kebersihan area toko Menjaga kerapian personel toko Memutar musik yang sesuai
11
d. Promosi dan Penawaran Promosi dan penawaran merupakan semua kegiatan atau aktivitas yang menciptakan atau meningkatkan permintaan. Adapun tujuan dari promosi adalah sebagai berikut : Memelihara informasi tentang suatu produk Menarik perhatian customer terhadap suatu produk Membidik sasaran customer Meningkatkan kembali akan keberadaan sutau produk Meyakinkan customer tenatng kualitas suatu produk Sedangkan tujuan dari penawaran adalah sebagai berikut : Mencipatkan permintaan Meningkatkan image produk Meningkatkan penjualan Meningkatkan jumlah customer Promosi dan pelayanan yang dilakukan di Alfamart Jembatan Lima sudah dilaksanakan dengan baik oleh seluruh personel toko,mayoritas dari customer Alfamart Jembatan Lima sangat cermat dalam hal promo sehingga membuat personel toko harus paham dan aktif menawarkan produk-produk promo, atribut dan sarana promo juga sudah dioptimalkan dengan baik, misalnya dengan menggunakan POP dan menuliskan kata GRATIS lebih besar jika ada produk promo beli dua gratis satu. Penggunaan sarana ambalan, floor display serta penyebaran mailer juga sudah dioptimalkan, hal ini membuat banyak produk promo yang laku terjual. 2.1.3 Aktivitas Barang Keluar a.
Penjualan/ Sales
Barang keluar dari toko idealnya adalah karena dibeli oleh customer. Terjadilah transaksi pembayaran barang oleh customer di kasir. Hal yang penting dilakukan disini adalah komunikasi dan ketelitian kasir. Ketelitian kasir berkaitan erat dengan kesalahan yang biasa terjadi, seperti barang tidak terscan, sehingga tidak terinput ke komputer, disini sebagai kasir harus benar-benar memperhatikan ke komputer apakah barang sudah terinput dan apakah ada hadiah atau promosi untuk barang tersebut yang akan muncul di layar bagian bawah. Karena jika tidak teliti dan ada barang yang tidak terscan komputer, maka barang akan masuk ke kantong plastic customer sedangkan jumlah pembayaran customer akan kurang, maka akan terjadilah barang hilang. Yang nantinya berkaitan erat dengan beban personel dan performans toko. Variance + bisa terjadi jika kasir kurang teliti, misalnya jika ada customer yang terburu-buru membeli barang dan tidak mau antri, sering terjadi customer membeli minuman, dan memberikan uangnya dengan pas kemudian langsung pergi. Dalam hal ini kasir harus teliti dalam mengingat transaksi-transaksi manual yang dilakukan, dan langsung menginput transaksi setelah tidak ada antrian agar tidak lupa, kalau perlu dicatat. Kalau tidak teliti dan terjadi variance +, kemudian saat setoran langsung menginput sales tanpa mempertimbangkan kemungkinan variance +, maka uang plusnya harus tetap disetorkan ke 12
DC, dikhawatirkan adanya variance + tersebut dikarenakan barang yang belum di tel, sehingga nantinya barang tersebut akan jadi barang hilang. Variance – juga dapat terjadi akibat kurang telitinya kasir, biasanya karena salah mengembalikan dan kurang teliti melihat uang yang diberikan customer, oleh karena itu sebagai kasir harus dengan jelas menyebutkan jumlah belanjaan customer, kemudian menyebutkan berapa uang yang diberikan customer, dan menghitung kembalian dengan teliti, kemudian menyebutkan jumlah kembaliannya kepada customer. Void dan retur juga biasanya terjadi dalam transaksi, void adalah dimana saat transaksi pembayaran, customer tidak jadi membeli satu atau beberapa barang, sehingga harus di minus di komputer. Yang bisa melakukan void adalah pejabat toko, agar mengurangi kecurangan kasir. Retur biasanya terjadi apabila sudah selesai transaksi penjualan dan sudah keluar struk, customer salah barang dan ingin menggantinya dengan barang lain. Untuk mengurangi terjadinya void dan retur, kasir harus mengingatkan spesifikasi produk yang dibeli customer, khususnya produk susu, dan diapers bayi, kasir penting untuk menyebutkan ulang spesifikasi ukuran, rasa dan nama/merk susu dan ukuran untuk popok bayi. b.
Retur Barang Retur dilakukan apabila ada pegembalian barang dari toko ke DC, bisa karena barang rusak, ataupun barang tersebut expired. Jika menemukan barang expired atau barang rusak ketika kebersihan ataupun display barang, maka harus segera diletakkan ke pos retur dan dipisahkan berdasarkan kategori food dan non food dan barang rusak atau barang expired. Secara detail urutan dalam melakukan retur barang ke DC adalah sebagai berikut :
Siapkan produk yang akan diretur Pisahkan antara barang food & non food yang akan diretur Masukkan barang yang sudah dipisahkan kedalam kardus/koli Tempelkan NRB (warna kuning) di bagian atas kardus sesuai item retur Laporkan kepada pejabat toko bahwa yang akan diretur sudah dipersiapkan untuk dibuatkna NRB oleh pejabat toko Siapkan barang dagangan yang sudah dibuatkan NRB Masukkan kardus/koli kedalam mobil DC usai penurunan barang dagangan
Untuk retur BKL dilakukan langsung kepada supplier yang bersangkutan, urutan retur kepada supplier adalah sebagai berikut :
Siapkan barang yang rusak unk diganti langsung (tukar guling) dengan barang yang baik oleh supplier BKL (dalam hal ini tidak ada administrasi retur) Keluarkan barang dagangan/produk yang akan diretur ke Supplier BKL dari freezer Masukkan produk yang akan diretur kedalam plastik/kardus Serahkan kepada pejabat toko barang yang akan diretur agar dimintakan form persetujuan dari Supplier BKL Pejabat toko membuat NRB 13
Serahkan barang/produk yang sudah dibuatkan NRB ke Supplier BKL c. Barang Hilang Barang hilang disini dapat terjadi akibat beberapa penyebab, yaitu internal, administrasi dan eksternal. Sebagai crew store memiliki komitmen untuk menjaga barang daganga dengan baik. Pramuniaga melakukan pengawasan saat kondisi toko ramai, pengawasan dilakukan sambil display dan facing out agar customer tidak merasa diawasi dan tetap merasa nyaman berbelanja. Cara lain yang dapat mengurangi sindikat adalah dengan memperbaiki pelayanan dan penawaran, pramuniaga harus aktif menyapa customer saat berpapasan di area sales, agar customer juga merasa diperhatikan, sehingga bisa mengurangi niat-niat buruk calon sndikat. Barang hilang yang diakibatkan oleh kesalahan administrasi salah satunya adalah ketika cek dan receipt barang. Kebiasaan manual barang yang dilakukan personel toko kalau lupa mentransaksikan ke komputer juga dapat menyebabkan barang hilang. Barang hilan di Alfamart Jembatann Lima tergolong cukup tinggi, hal ini disebabkan kurangnya fungsi pengawasan. 2.2 Key Performance Indikator (KPI) 2.2.1 Kebersihan Rak Minimal 2 Rak Per Hari Dalam melaksanakan KPI kebersihan rak, penulis menyempatkan untuk membersihkan 2 rak setiap mendapatkan shif. Untuk detail aktivitas kebersihan rak yang dilakukan oleh penulis akan dijelaskan sebagai berikut :
Mencetak planogram rak yang akan dibersihkan Mempersiapkan peralatan kebersihan seperti lap basah, cairan pembersih, kontainer kosong atau keranjang Menempel planogram di rak Menurunkan barang ke kontainer dimulai dari selving yang paling atas Menyemprotkan cairan pembersih ke selving kemudian mengelap selving Memersihkan barang yang sudah diletakkan di kontainer sekaligus mengecek tanggal kadaluarsa produk Meletakkan kembali barang ke sesuai planogram ke selvingnya Mengecek rak apakah terdapat label price yang kosong atau tidak update
Target dari KPI kebersihan rak adalah dua rak per hari dengan jumlah hari kerja 20 hari, maka total target keseluruhannya adalah membersihkan 40 rak. Akar masalah dari kebersihan rak ini adalah perlu ditingkatkannya kebersihan rak sebagai bagian dari pelayanan tidak langsung kepada customer, selain itu dengan membersihkan rak crew store diharapkan melaksanakan pengecekan terhapad barang, sekaligus menambah product knowledge. Action Plan yang penulis rencanakan untuk memenuhi KPI kebersihan rak adalah mulai membersihkan rak pada pagi hari jika mendapatkan jadwal shif pagi pukul 07.00 ketika keadaan toko sepi, membersihkan toko pukul 16.00 ketika masuk shif siang, dan pukul 24.00 ketika masuk shif malam. Kendala utama dari KPI kebersihan rak ini adalah tingginya intensitas toko sebagai crew store penulis harus tetap mengedepankan pelayanan kepada customer. Selain itu kendala yang sering terjadi adalah ketika membersihkan rak yaitu 14
kedatangan barang dari DC, saat barang datang dari DC maka penulis mendahulukan proses penerimaan barang dari DC. Pencapaian dari KPI kebersihan rak yang diraih yaitu 40 rak dengan tingkat prsesntasi 100 %
. Membersihkan rak
Checklist kebersihan
2.2.2 Mengenal Customer 10 Orang Per Hari Dalam melaksanakan KPI mengenal customer ini, akar masalah dari KPI ini yaitu crew store perlu mengenal customer sehingga terjadi interaksi kepada customer, hal ini termasuk dalam salah satu pelayanan langsung kepada customer, customer akan merasa 15
diperhatikan kemudian akan menjadi customer yang loyal kepada alfamart. Selain itu dengan mengenal siapa saja dan dari mana saja customer yang datang ke toko, diharapkan personel toko mampu untuk memetakan daerah mana saja yang memiliki potensi pasar, dan daerah manaj saja yang kurang memiliki potensi. action plan yang direncanakan yaitu melakukan pendataan selama menjadi kasir dan membantu kasir dalam proses pembungkusan barang belanjaan konsumen, selain itu proses pendataan juga berlangsung di area sales dibarengi dengan fungsi pengawasan dan pelayanan. Untuk mempermudah proses pendataan penulis menggunakan alat bantu pendataann berupa form data pelanggan yang berisikan nama, nomor telefon, dan alamat dari konsumen. Dalam pelaksanaannya, penulis aktif menanyakan konsumen baik itu di area sales ketika berperan sebagai crew store ataupun di luar area sales. Untuk membantu pendataan customer maka penulis membuat alat bantu berupa form pengunjung seperti berikut : NO
NAMA
ALAMAT
NO HP
Form customer
Kendala utama dalam pelaksanaan KPI mengenal customer ini adalah terdapat beberapa customer tidak mau untuk didata karena keterbatasan waktu yang mereka miliki.Selain itu kendala utama dari KPI mengenal customer adalah intensitas toko yang sangat tinggi, sehingga waktu yang digunakan sangat terbatas. Untuk itu penulis harus bisa memanfaatkan waktu seoptimal mungkin dalam melaksanakan KPI pengenalan customer. Pencapaian yang penulis raih dalam KPI pengenalan customer ini adalah 230 orang dalam 20 hari kerja, presentasi keberhasilan penulis adalah 115 %. 2.2.3 Menurunkan Barang Rusak 20 % Dalam melaksanakan KPI menurunkan barang rusak 20 % dari bulan sebelumnya, akar masalah dari KPI ini yaitu kurang telitinya para personel tok dalam melakukan pengecekan barang, baik itu barang yang baru datang dari DC ataupun BKL, dan pengecakan barang yang terdisplay di area sales ataupun gudang. Penulis membuat action plan diantaranya meningkatkan kebersihan toko dan gudang untuk mencegah tikus, mengingatkan personel toko untuk menjaga kebersihan toko, berhati-hati dalam melakukan penerimaan barang seperti tidak melempar barang-barang kartonan, berhati-hati ketika melakukan display seperti tidak menumpuk produk, tidak over display di rak dan menghindari barang jatuh. Kendala yang penulis temui dalam pencapaian KPI menurunkan barang rusak ini adalah intensitas toko yang tinggi sehingga waktu yang dibutukan untuk melakukan penanganan dan pencegahan barang rusak ini sangat terbatas, hampir seluruh personel toko merasakan hal yang sama. Selain itu kendala lain yang dihadapi adalah barang rusak pengiriman dan barang tersebut luput dari pengecekan ketika baru datang dari DC kasus tersebut serng ditemukan pada barang tepung, makanan kecil dan mie instan. Untuk pencapaian KPI penulis dapat dilihat dalam tabel sebagai berikut :
16
BULAN KUANTITAS Rp Oktober 56 247.863 November 89 541.908 Desember (1-9) 30 96.902 Pencapaian penulis pada bulan November adalah Rp 541.908 sedangkan di bulan Oktober jumlah barang rusak yaitu Rp 247.863 yang artinya KPI penulis tidak tercapai. Sedangkan untuk bulan Desember sampai dengan tanggal 9 Desember, pencapaian yang diraih yaitu jumlah barang hilang senilai Rp 96.902. Pencapaian KPI penulis selama bulan November yaitu -273%.
barang rusak
2.2.4 Mengendalikan NBH Tidak Melewati BTK Dalam menjalankan KPI mengendalikan NBH tidak melewati BTK ini, akar masalahnya adalah ketidaktelitian personel toko dalam melakukan kegiatan administrasi penerimaan barang, baik barang yang datang dari DC ataupun barang BKL, ketidaktelitian kasir dalam melakukan kegiatan transaksi, kurang teraturnya grouping barang di gudang, dan lemahnya pengawasan.Melihat akar masalah tersebut, action plan yang penulis lakukan diantaranya adalah dengan memperketat pengawasan, melakukan pembenahan di gudang, melakukan pengecekan dengan lebih teliti terhadap barang yang datang baik itu barang dari DC ataupun barang yang langsung diantarkan oleh supplier (BKL), lebih teliti ketika menjadi kasir, dan mengingatkan kasir untuk lebih teliti lagi saat melakukan scann barang. Berikut adalah data NBH toko secara keseluruhan pada bulan November 2014 dan perbandingan sebelum penulis datang dan setelah penulis datang menjalankan OJT di toko Tanggal 1-18 November 2013 19-30 November 2013 1-30 November 2013
NBH -1.945.706 -1.279.213 -3.224.919
Dari data diatas dapat dilihat terjadi penurunan NBH dimulai dari tanggal 19-30 November 2013 November 2013 dibandingkan dengan tanggal 1-18 November 2013. Namun 17
secara keseluruhan, penulis tidak mencapai KPI yang ditentukan karena BTK pada bulan November adalah sebesar Rp 1.300.000,-. Kendala penulis dalam melaksanakan KPI ini adalah tingginya intensitas toko yang ramai oleh customer dan kurangnya jumlah personel toko sehingga sulit untuk mengoptimalkan fungsi pengawasan, sulit untuk melakukan pengecekan dengan teliti dan sulit untuk melaksanakan transaksi kasir dengan teliti. 2.2.5 Peningkatan Sales PDM 20 % Dari Bulan Sebelumnya Dalam KPI meningkatkan sales PDM 20% dari bulan sebelumnya, penulis diberikan tugas untuk meningkatkan penjualan dari salah satu produk PDM, produk PDM 22 yang penulis ambil sebagai sebagai target pencapaian KPI ini adalah shampo Clear semua varian yang termasuk dalam PDM. Untuk mencapai KPI ini penulis melakukan action plan yang berupa penawaran langsung kepada customer saat customer sedang memilih-milih produk shampo yang akan dibeli, melakukan penawaran ketika menjadi kasir, cara yang paling efektif dalam melakukan penawaran yaitu ketika customer sedang memilih shampo yang akan dibeli. Dalam melaksanakan KPI pada produk PDM 22 ini, kendala yang penulis temukan yaitu cukup banyak customer yang menolak untuk menggunakan produk shampo clear dikarenakan para customer tersebut sudah merasa cocok dengan shampo yang biasa mereka pakai. Untuk peningkatan sales Shampo Clear yaitu sebesar 73,8 %, dan untuk pencapaian KPI penulis pada peningkatan sales produk PDM edisi 22 ini yaitu sebesar 369%. NAMA PRODUK CLEAR MEN SHP DEEPCLEANSE170ML CLEAR CONDWMN HERBALFUSION 80ML CLEAR SHP COMP SOFTCARE 170 ML CLEAR SHP ICE COOL MENTHOL170ML CLEAR MEN SHP I.COOL MENTHOL170 CLEAR MEN SHP COMP SOFTCARE170 CLEAR SHP STRONG&SOFT 170 ML CLEAR MEN SHP H.FALL DEF 170 ML
QTY SALES 15 OKT-30 OKT
QTY SALES 15 NOV-30 NOV
% KENAIKAN
4
7
75
5
6
20
11
5
-54,5455
13
13
0
2
7
250
3
6
100
6
15
150
2 46
3 62
50 73,8068125
PENCAPAIAN KPI
369,0340625
Untuk produk PDM edisi 23, produk yang penulis ambil untuk mencapai KPI ini adalah Mizone. Untuk menaikkan sales dari Mizone penulis melakukan action plan yaitu 18
mengoptimalkan sarana promosi berupa POP, mengusahakan barang selalu tersedia di chiller terutama ketika siang hari, dan melakukan penaawaran langsung kepada customer ketika sedang memilih minuman yang akan dibeli. Kendala yang penulis hadapi dalam peningkatan sales produk PDM edisi 23 ini yaitu chiller yang kurang dingin sehingga banyak customer yang lebihh memilih produk lain yang lebih dingin dibanding dengan mizone. Selain itu cukup banyak customer yang lebih menyukai produk susu atau teh dibandingkan dengan minuman isotonik. Untuk peningkatan sales Mizone periode 1-9 Desember yaitu sebesar 6,8%, pencapaian KPI penulis untuk peningkatan sales produk PDM edisi 23 ini yaitu sebesar 34,4 %. NAMA PRODUK MIZONE PASSION FRUIT 500ML MIZONE APPLE GUAVA 500ML MIZONE MANGGA KWENI 500ML MIZONE COOLIN BLEWAH 500ML MIZONE COCO PINA 500ML MIZONE LYCHEE LEMON 500ML TOTAL
QTY SALES 1-14 NOV
QTY SALES 1-9 DES
% KENAIKAN
55
31
-43,6363636
30
43
43,33333333
27
29
7,407407407
37 15
15 38
-59,4594595 153,3333333
119 283
48 204
-59,6638655 6,885730905
TOTAL PENCAPAIAN KPI
34,42865453
2.2.6 Peningkatan Sales E-Voucher Rp 200.000,- per Hari Dalam melaksanakan KPI peningkatan voucher ini akar masalahnya yaitu e-voucher merupakan suatu komoditas yang perlu ditingkatkan penjualannya dikarenakan e-voucher bukanlah suatu barang yang ada masa expirednya dan tidak memerlukan perlakuan khusus seperti disediakan tempat di rak atau di gudang. Untuk meningkatakan sales e-voucher ini penulis membuat action plan yaitu meningkatkan penawaran ketika menjadi kasir dan saat membantu kasir membungkus barang belanjaan customer. Kendala yang dihapai dalam melaksanakan KPI ini yaitu tingginya intensitas toko sehingga ketika sedang terjadi antrian panjang di kasir, customer terlihat enggan untuk mengisi pulsa untuk mempercepat proses transaksi. Untuk peningkatan sales E-Voucher dapat dilihat pada tabel berikut :
19
ITEM
TSEL ISAT PRO XL AXIS FREN FLEXI ESIA SMART THREE Grand Total
18 OKT-9 18 NOV-9 DES GROWTH NOV 3.987.000 3.841.000 -4% 1.989.000 1.932.000 -3% 1.131.500
1.922.000
70%
1.100.000 100.000 23.000 968.000 533.000 879.000
1.618.000 22.000 157.500 945.000 202.000 359.000
47% -78% 585% -2% -62% -59%
10.710.500
10.998.500
3%
Total Pencapaian KPI
7%
Dari pemaparan data tersebut terjadi peningkatan penjulan e-voucher dari Rp 10.710.500 pada tanggal 18 Oktober – 9 November 2013 menjadi Rp. 10.998.500 pada tanggal 18 November – 9 Desember 2013 yang berarti peningkatan sebesar 3 %. Pencapaian dari KPI peningkatan e-voucher Rp 200.000 per hari adalah 7 %.
20
BAB III PENUTUP 3.1 Improvement 3.1.1 Grouping Barang di Gudang Toko Alfamart Jembatan Lima memiliki gudang yang terletak di lantai dua, dengan sales yang cukup besar, intensitas customer yang tinggi, arus perpindahan barang tinggi ditambah dengan minimnya jumlah personel toko, maka keadaan gudang di toko bisa dibilang kurang teratur. Masih terdapat beberapa barang yang tidak tersusun berasarkan jenisnya. Hal ini terlihat sepele namun menimbulkan dampak yang cukup besar bagi toko,mulai dari NBH, ketersediaan barang dan sales toko memiliki kaitan yang erat dengan gudang. NBH toko dapat terjadi jika terdapat barang-barang yang tidak terdeteksi keberadaannya sehingga menimbulkan selisih. Ketersediaan barang di area sales juga terhambat apabila terdapat barang yang kosong di rak dan crew store harus mengambil barang tersebut dari gudang, apabila barang tidak tersusun rapi sesuai dengan jenisnya maka crew store tersebut akan membutuhkan waktu yang lama untuk mencari barang yang dimaksud. Hal tersebut akan mempengaruhi pencapaian sales dari toko, customer akan mengeluhkan tentang pelayanan yang diberikan oleh toko mengenai ketersediaan barang, dan beranggapan alfamart adalah toko yang tidak lengkap padahal yang sebenarnya terjadi adalah ketidakberesan penyimpanan barang di gudang. Melihat permasalahan seperti itu, penulis kemudian melakukan improvement di area gudang dengan melakukan grouping barang sesuai dengan jenisnya di area gudang untuk mempermudah proses pengecekan barang, dan mempermudah personel toko dalam mencari barang. Grouping barang di gudang juga diharapkan dapat menekan tingkat barang rusak, dan meningkatkan performance toko.
Grouping barang gudang
21
3.1.2 Melakukan Sistem Pengawasan Letter L Akar masalah dari penerapan sistem pengawasan Letter L ini adalah tingkat intensitas toko yang tinggi sehingga rawan akan kasus barang hilang, oleh karena itu penulis menerapkan sistem pengawasan Letter L di area sales. Sistem pengawasan Letter L ini membutuhkan dua orang pramu untuk dapat bekerja sama, dan sistem ini diterapkan pada saat intensitas toko sedang ramai oleh customer. Dengan menerapkan sistem pengawasan ini dapat dilihat terjadi penurunan jumlah NBH sejak penulis menerapkan sistem ini dibandingkan dengan sebelumnya.
Barang Hilang 2,500,000 2,000,000 1,500,000 Barang Hilang
1,000,000 500,000 0 1-18 Nov
18-30 Nov
1-9 Des
3.2 SMS Blast SMS Blast produk-produk promo ini bertujuan untuk meningkatkan penjualan produk promo yang sedang berlangsung. Penulis mendapatkan data customer dari KPI yang mewajibkan mengenal 10 customer per hari. Penulis kemudian melakukan SMS Blast kepada 50 orang customer yang berhasil diambil datanya. Hasil dari SMS Blast ini yaitu terdapat kenaikan sales produk-produk promo. Untuk data kenaikan produk, penulis mengambil sampel dari produk Indomie Goreng Pedas INDOMIE GORENG PEDAS 15-30 okt 15-30 nov Persentase kenaikan
PLU
QTY
STRU K
JHK
NETS
GM
1153722
209
14
88
346454,5673
43421,33727
1153722
236 12,9186 6
14
91
386636,4444
42573,14436
Dari tabel di atas terlihat terdapat kenaikan penjualan dari Indomie goreng pedas yang dibandingkan tanggal 15-30 Oktober 2013 dengan 15-30 November 2013. Kenaikan penjualan produk Indomie tersebut yaitu 12,9 % dibanding dengan bulan sebelumnya. 3.2 Kesimpulan Toko alfamart Jembatan Lima merupakan toko yang memiliki intensitas customer yang tinggi disebabkan oleh beberapa faktor seperti lokasi, buka selama 24 jam, dan kondisi demografis. Selama OJT sebagai crew store penulis dapat mengetahui dan belajar tentang 22
aktivitas utama toko yaitu proses penerimaan barang baik itu dari DC ataupun supplier, proses pengelolaan barang di toko sampai dengan proses keluar barang. Toko Alfamart Jembatan Lima sudah melakukan tiga aktivitas utama dengan cukup baik, namun masih terdapat kekurangan dalam hal ketelitian, mengingat toko alfamart jembatan lima merupakan toko dengan intensitas customer yang tinggi, maka personel toko lebih mementingkan kecepatan dibandingkan ketepatan. Seain ditugaskan untuk mengetahui aktivitas utama toko, penulis juga diberikan KPI yang harus dijalankan. KPI penulis antara lain 1) Membersihkan 2 rak per hari dengan pencapaian 100%, 2) mengenal 10 orang per hari dengan pencapaian 115%, 3) menunkan barang rusak 20% dari bulan sebelumnya dengan pencapaian -273%, 4) Mengendalikan NBH tidak melewati BTK dengan pencapaian -248 %, 5) Menaikkan sales produk PDM 20 % dari bulan sebelumnya dengan pencapaian 364%, 6) Menaikkan sales E-Voucher Rp 200.000 per hari dengan pencapaian 7%. 3.3 Saran Toko alfamart Jembatan Lima merupakan toko 24 jam dengan SPD dan STD yang tinggi, namun sangat disayangkan jumlah personel toko yang ada sangat terbatas, saat ini jumah personel toko berjumlah 12 orang dengan rincian satu orang Cos, tiga orang Acos, lima orang pramu, dan tiga orang kasir. Penulis menyarankan adanya penambahan jumlah personel toko untuk peningkatan performa toko. Selain dari penambahan jumlah personel, alfamart jembatan lima membutuhkan perbaikan sarana prasarana penunjang seperti kamar mandi untuk customer dan personel toko, perbaikan terhadap dinding dan atap toko yang rembes ketika hujan, serta perbaikan terhadap dinding yang bolong karena tikus. Penambahan daya listrik dirasa perlu untuk mengatasi masalah sering turunnya tegangan listrik toko. Selain perbaikan fasilitas, penulis menyarankan untuk meningkatkan rasa kekeluargaan antara personel toko dengan cara mengadapak acara “syukuran kecil-kecilan” jika ada yang berulang tahun.
23
LAMPIRAN
Septic tank bocor
Plafon rembes air
24
Tembpk bolong
Pintu Kamar Mandi Rusak
25
