BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Rumah Sakit berdasarkan Undang-undang RI No. 44 tahun 2009 adalah
institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat
jalan, dan gawat darurat.
Salah satu kegiatan di rumah sakit yang menunjang pemberian upaya
kesehatan yang bermutu adalah pelayanan farmasi rumah sakit. Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
sistem pelayanan kesehatan Rumah Sakit yang berorientasi kepada
pelayanan pasien, penyediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai yang bermutu dan terjangkau bagi semua
lapisan masyarakat termasuk pelayanan farmasi klinik (Anonim, 2014).
Kegiatan Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit meliputi pengelolaan
sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai, dan pelayanan
farmasi klinik (Anonim, 2014).
Seluruh Kegiatan pelayanan kefarmasian di Rumah Sakit diselenggarakan
di Instalasi Farmasi. Pelayanan Kefarmasian adalah suatu pelayanan
langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan
sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk
meningkatkan mutu kehidupan pasien. Dalam melakukan pelayanan kefarmasian
peran Tenaga Teknik Kefarmasian (TTK) di rumah sakit membantu peran
apoteker dalam melaksakan pengelolaan sediaan farmasi, Bahan Medis Habis
Pakai, dan alat kesehatan, serta pelayanan farmasi klinis.
Oleh karena itu tenaga teknis kefarmasian harus mengetahui tentang
teori dan praktek tentang farmasi rumah sakit, maka untuk menyelaraskan
antara teori dan praktek dilaksanakan kegiatan PBL (Praktek Belajar
Lapangan) yang merupakan bagian dari kompetensi mata kuliah yang
bertujuan mempersiapkan mahasiswa menghadapi dunia kerja nyata dengan
memberikan kesempatan untuk meningkatkan kemampuan dalam mengaplikasikan
semua teori dan konsep yang telah diperoleh selama proses pembelajaran
khususnya di bidang farmasi rumah sakit.
I.2 Tujuan
1. Tujuan Umum
Tujuan praktek belajar lapangan ini adalah untuk mengetahui dan
memahami gambaran tentang pengelolaan perbekalan farmasi, Bahan Medis
Habis Pakai, dan alat kesehatan, serta pelayanan Farmasi klinik di
Rumah Sakit.
2. Tujuan Khusus
a. Untuk mengetahui dan memahami pengelolaan perbekalan farmasi, Bahan
medis Habis Pakai, dan alat kesehatan di Rumah Sakit yang meliputi
pemilihan, perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pemusnahan dan penarikan, pengendalian, dan
administrasi.
b. Untuk mengetahui dan memahami pelayanan farmasi klinik di Rumah Sakit
yang meliputi pengkajian dan pelayanan resep, penelusuran riwayat
penggunaan obat, rekonsiliasi obat, pelayanan informasi Obat,
konseling, ronde/visite pasien, Pemantauan Terapi Obat (PTO),
Monitoring Efek Samping Obat (MESO), Evaluasi Penggunaan Obat (EPO),
dispensing sediaan steril, dan Pemantauan Kadar Obat dalam Daranfaath
(PKOD).
I.3 Manfaat
1. Bagi Mahasiswa
a. Dapat menambah sekaligus juga memperoleh pengetahuan dan wawasan dalam
mengaplikasikan ilmu Farmasi Rumah Sakit khususnya di bidang Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit.
b. Dapat melatih kedisiplinan mahasiswa dalam dunia kerja nyata khusunya
di bidang Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit.
c. Dapat bersosialisasi dengan sesama teman sejawat dan antar teman
sejawat guna meningkatkan kolaborasi pelayanan kesehatan di Rumah
Sakit.
d. Dapat melatih kesiapan untuk menghadapi dunia kerja khusus nya bagi
seorang farmasis.
2. Bagi Institusi Pendidikan
Laporan praktek belajar lapangan ini diharapkan dapat dijadikan
tambahan sumber referensi dan dasar pemikiran untuk penelitian maupun
praktek lanjutan guna meningkatan kualitas pendidikan.
I.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Praktek belajar lapangan ini dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah
Prof. Dr. Margono Soekarjo di jalan Doktor Gumbreg No. 1, Purwokerto,
Kecamatan Banyumas, Jawa Tengah 53146. Praktek dilaksanakan pada tanggal
2 November - 14 November 2015. Kegiatan dibagi dalam 5 tempat yaitu
Apotek Rawat Inap, Apotek Rawat Jalan, Apotek IGD, dan gudang farmasi,
untuk pembagian waktu dan tempat pelaksanaan dapat dilihat dalam tabel
I.1.
"NO "STATE "Rawat "
" " "Jalan "
"1 "Dokter Gigi Spesialis / "1 "
" "Orthodonsi " "
"2 "Dokter Spesialis Anaestesi "1 "
"3 "Dokter Spesialis Bedah "1 "
" "Onkologi " "
"4 "Dokter Spesialis Bedah "1 "
" "Plastik " "
"5 "Dokter Spesialis Bedah Saraf"2 "
"6 "Dokter Spesialis Onkologi "1 "
" "Radiasi " "
"7 "Dokter Spesialis Orthopedi "4 "
"8 "Dokter Spesialis urologi "1 "
a. Dokter Spesialis
"No. "JENIS TENAGA "JUMLAH "
"1 "Dokter Gigi "4 "
"2 "Dokter Spesialis Mata "4 "
"3 "Dokter Spesialis Rehabilitasi"4 "
" "Medik " "
"4 "Dokter Spesialis Anak "4 "
"5 "Dokter Spesialis Anestesi "4 "
"6 "Dokter Spesialis Bedah "4 "
"7 "Dokter Spesialis Jantung "4 "
"8 "Dokter Spesialis Kesehatan "4 "
" "Jiwa " "
"9 "Dokter Spesialis Kulit dan "4 "
" "Kelamin " "
"10 "Dokter Spesialis Obsgin "4 "
"11 "Dokter Spesialis Patologi "4 "
" "Klinik " "
"12 "Dokter Spesialis Penyakit "4 "
" "Dalam " "
"13 "Dokter Spesialis Radiologi "4 "
"14 "Dokter Spesialis Syaraf "4 "
"15 "Dokter Spesialis THT "4 "
b. Tenaga Medis
"No. "JENIS TENAGA "JUMLAH "
"1 "Apoteker "12 "
"2 "Asisten Apoteker "56 "
"3 "Bidan "43 "
"4 "Dokter Umum "34 "
"5 "Fisikawan Medis "1 "
"6 "Fisioterapi "8 "
"7 "Nutrisionis "16 "
"8 "Okupasi Terapist "2 "
"9 "Ortotik Prostetik "1 "
"10 "Penyuluh Kesehatan "1 "
"11 "Perawat "326 "
"12 "Perawat Gigi "4 "
"13 "Perekam Medis "34 "
"14 "Pranata Labkes "41 "
"15 "Psikolog "1 "
"16 "Radiografer "23 "
"17 "Sanitarian "12 "
"18 "Teknisi Elektromedis "8 "
"19 "Tenaga Tranfusi Darah "1 "
"20 "Terapi Wicara "2 "
c. Tenaga Non Medis
"No. "JENIS TENAGA "JUMLAH "
"1 "Administrasi "287 "
"2 "House Keeper "3 "
"3 "Informasi "4 "
"4 "Operator Telepon "4 "
"5 "Operator TV "1 "
"6 "Pemulasara Jenazah "6 "
"7 "Pengelola Asrama "2 "
"8 "Pengemudi "22 "
"9 "Pranata Komputer "13 "
"10 "Rohaniawan "1 "
"11 "Satpam "49 "
"12 "Teknisi "31 "
"13 "Tenaga Cleaning Service "134 "
"14 "Tenaga ICPH "20 "
"15 "Tenaga IPL "2 "
"16 "Tenaga Pramusaji / "73 "
" "Pengolah " "
"17 "Trasporter "5 "
III.5 Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Sedian Farmasi, Alat
Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai di RSUD Prof. Dr. Margono
Soekarjo Purwokerto
SOP Pengelolaan sediaan farmasi meliputi:
1. Prosedur Perencanaan Sedian Farmasi Rutin Bulanan
a. Pengelolaan sediaan farmasi & BMHP yang fast moving, yang akan
habis sebulan yang akan datang di gudang farmasi.
b. Catat sediaan farmasi & BMHP yang sering kosong untuk dilakukan
penyesuaian.
c. Hitung kebutuhan sediaan farmasi dengan cermat, dengan metode
perencanaan yang tepat.
d. Hitung penyerapan anggaran obat yang telah diajukan sebelumnya
serta sisa aggaran yang belum digunakan.
e. Lakukan penyesuaian apabilaa terdapat kesenjangan anggaran obat,
dengan memprioritaskan obat dan alat kesehatan yang bersifat
vital dan esensial bagi rumah sakit.
f. Lakukan penyesuaian perhitungan jika ada obat stock out, waktu
tunggu yang kurang. Ajukan perbekalan farmasi yang telah
ditandatangani Kepala Instalasi Farmasi ke Seksi Penunjang &
Bidang Penungjang Medik.
g. Lakukan monitoring kedatangan sediaan farmasi & BMHP, dicatat
dalam ormulir monitoring kedatangan barang.
h. Lakukan evaluasi antara jumlah perencanaan dengan kedatangan.
2. Prosedur Perencanaan Sedian Farmasi Rutin Tahunan
a. Kumpulkan data-data yang dibutuhkan meliputi : data konsumsi
setahun yang lalu, data epidemiologi, standar terapi Formularium
RS/DORS, Formularium Nasional, tren yang terjadi, informasi
anggaran yang tersedia, daftar harga, stock perbekalan farmasi
saat itu (sisa akhir) serta Kebijakan Direktur terkait dengan
pengembangan pelayanan.
b. Masukkan data ke form perencanaan dan mengolah datasehingga
diperoleh daftar kebutuhan obat sesuai dengan metode yang
dipakai.
c. Adakan rapat internal Instalasi Farmasi, membahas perencanaan
perbekalan farmasi yang telah dibuat.
d. Lakukan perbaikan atas koreksi obat.
e. Adakan rapat terpadu bersama pihak-pihak yang terkait.
f. Sempurnakan perencanaan.
g. Serahkan perencanaan yang telah dikoreksi ke bagian perencanaan
melalui bidang penunjang medik untuk disusun menjadi Rencana
Anggaran Satuan Kerja (RASK).
h. Simpan arsip.
3. Prosedur Permintaan Sediaan Farmasi & BMHP dari Gudang Buffer ke
Gudang Sentral
a. Catat masing-masing sediaan dan BMHP farmasi yang diresepkan
oleh dokter, sesuai Formularium RS setiap harinya dan dihitung
rata-rata kebutuhannya untuk satu minggu sebagai dasar
permintaan ke gudang farmasi sentral.
b. Catat sediaan farmasi yang hamper habis di Gudang Buffer Abiyasa
dan setiap Satelit Farmasi.
c. Ajukan permintaan sediaan farmasi ke gudang farmasi sentral
untuk kebutuhan minimal satu minggu dengan memperhitungkan
Safety Stock dengan menggunakan SIM RS, untuk surat permintaan
rangkap dua.
d. Serahkan permintaan kepada Penanggung Jawab pelayanan untuk
disetujui atau dikoreksi apabila diperlukan.
e. Serahkan formulir permintaan ke gudang farmasi sentral untuk
segera dilayani.
f. Lapor kepada penanggung jawab logistik untuk dilakukan
persetujuan dan koreksi.
g. Penanggung jawab logistik mengkomunikasikan atas permintaan yang
tak terlayani.
h. Arsipkan surat permintaan setelah dilayani oleh gudang farmasi
sentral dan telah ditandatangani oleh penerima barang.
4. Prosedur Pengeluaran Perbekelan Farmasi dari Gudang Farmasi Sentral
ke satelit Farmasi/Instalasi Penunjang Medis.
a. Mengeluarkan perbekalan farmasi mengikuti Prosedur Pengeluaran
Perbekalan Farmasi dari Gudang Farmasi Sentral.
b. Mengecek perbekalan farmasi yang telah siap di antar oleh tenaga
farmasi control akhir, yaitu petugass farmasi yang bukan petugas
pengambil perbekalan farmasi.
c. Mencatat perbekalan farmasi yang dikeluarkan dalam SIM Rumah
Sakit.
d. Mengantar perbekalan farmasi ke Satelit Farmasi/Penunjang Medis
oleh petugas pengantar gudang farmasi.
e. Petugass pengantar harus memintan ceking penerimaan perbekalan
farmasi dari pihak Satelit Farmasi/Instalasi Penunjang Medis yang
menerima.
f. Petugas penerima perbekalan farmasi Satelit Farmasi /Instalasi
Penunjang Medis harus memeriksa jumlah penerimaanperbekalaan
farmasi dan penerimaan dalam SIM untuk kontrok pencatatan,
penerimaan SIM (pencegahaan data tidak terekam).
g. Petugas penerima menandatangani dokumen penerimaaan perbekalaan
farmasi.
h. Petugas dari pihak Satelit Farmasi / Instalasi Penunjang Medis
melaporkan kepada pimpinan jika terjadi masalah atas pengiriman
tersebut.
i. Petugas gudang farmasi menindaklanjuti atass laporan masalah dari
pihak penerima.
5. Prosedur Pengadaan Perbekalan Farmasi
a. Pejabat pengadaan Obat dan Alkes atau Panitia Pengadaan membuat
surat pesanan ke distributor sesuai dengan perencanaan
perbekalan farmasi yang diajukan oleh Instalasi Farmasi, dan
ditandatangani oleh Apoteker Instalasi Farmasi yang menjadi
anggota Panitia Pengadaan.
b. Melaksanakan pengadaan, baik secara langsung maupun tender
sesuai dengan peraturan yang berlaku.
c. Menyerahkan surat pesanan ke distributor/PBF yang telah
ditetapkan dan meminta distributor tersebut untuk menyiapkan dan
mengirim perbekalan yang dipesan.
d. Meminta distributor untuk menyertakan MSDS (Material Safety Data
Sheet) pada saat mengirim Bahan Berbahaya Beracun (B3).
e. Menanyakan kembali ke distributor apabila perbekalan farmasi
yang dipesan dalam waktu satu minggu belum datang.
f. Menghubungi distributor lain apabila pada distributor sebelumnya
terjadi kekosongan barang (Stock Out).
g. Menghubungi User (dokter) apabila perbekalan farmasi yang
dimaksud tidak tersedia di distributor supaya bias mencari
alternatif penggantinya.
h. Membuat laporan pengadaan setiap bulannya.
i. Melaksanakan evaluasi pengadaan dan melaporkan hasilnya ke
atasan langsungnya.
6. Prosedur Penyimpanan Sediaan Farmasi & BMHP di Satelit Farmasi
a. Kelompokkan sediaan farmasi menjadi 4 kelompok :
1) Barang yang disimpan pada suhu dingin (20-80 C).
2) Barang yang disimpan pada suhu kamar (150-250 C).
3) Barang yang disimpan pada tempat khusus, missal high alert,
psikotropik, narkotik.
4) Kelompok Bahan Berbahaya dan Beracun (B3).
b. Pastikan ruang penyimpanan telah sesuaisuhu dengan melihat
temperatur.
c. Pastikan dalam keranjang tidak tercampur obat lain dan
singkirkan obat tanpa lebel.
d. Susun di dalam rak/almari secara alfabetis dan jenis sediaan,
serta memperhatikan FIFO (First In First Out) dan FEFO (First
Expired Date First Out).
e. Catat pada kartu stok, meliputi: tanggal barang datang, nama
barang, jumlah, distributor, no.batch, tanggal kadaluarsa.
f. Menyertakan MSDS untuk B3, logo high alert, LASA, sitostatik
pada obat terkait.
g. Lakukan monitor suhu ruangan penyimpanan.
h. Lakukan uji sampel kesesuaian jumlah barang dikomputer dan fisik
setiap hari.
7. Prosedur Pendistribusian Perbekalan Farmasi Live Saving Ke Unit-Unit
Kerja Lain.
a. Memeriksa Surat Permintaan Barang (SPB) apakah ada persetujuan
dari pejabat yang berwenang atau tidak.
b. Memeriksa persediaan perbekalan farmasi live saving yang diminta
apakah tersedia atau tidak.
c. Mengoreksi permintaan apabila jumlah permintaan ada yang
berlebihan atau tidak wajar.
d. Mengeluarkan perbekalan yang diminta secara FIFO/FEFO.
e. Mencatat di kartu stok: tanggal pengeluaran, jumlah barang, dan
unit peminta.
f. Menuliskan alasan pada kolom keterangan SPB apabila ada
permintaan yang tidak terlayani.
g. Mencatat perbekalan farmasi yang tidak terlayaani dalam buku
catatan khusus sebagai bahan evaluasi/ Kepala Sub Instalasi
Perbekalan Farmasi sebagai tanda disetujuinya permintaan.
h. Menyerahkan perbekalan farmasi yang diminta kepada petugas dari
unit peminta, serta meminta untuk menuliskan tanggal dan jam
penyerahan, nama terang petugas dan tanda tangan sebagai bukti
penyerahan.
i. Mengarsipkan SPB yang asli, dan menyerahkan salinannya kepada
unit peminta.
8. Prosedur Pengeluaran Perbekalan Farmasi Dari Gudang Farmasi Sentral.
a. Memeriksa formulir permintaan apakah adapersetujuan dari pejabat
yang berwenang.
b. Memeriksa persediaan perbekalan farmasi yang diminta apakah
tersedia atau tidak.
c. Menanyakan kembali apabila ada permintaan yang berlebihan atau
tidak wajar.
d. Mengeluarkan perbekalan yang diminta secara FIFO/FEFO.
e. Mencatat di kartu stok, tanggal pengeluaran, jumlah barang, dan
unit peminta.
f. Mengeluarkan perbekalan farmasi yang diminta melalui SIM.
g. Menuliskan keterangan/alasan pada Salinan formulir permintaan
apabila ada permintaan yang tidak terlayani.
h. Mencatat perbekalan farmasi yang tidak terlayani dalam buku
catatan khusus sebagai bahan evaluasi.
i. Meminta tanda tangan/pengesahan Kepala Instalasi Farmasi/ Kepala
Sub Instalasi Perbekalan Farmasi sebagai tanda disetujuinya
permintaan.
j. Menyerahkan perbekalan farmasi yang diminta kepada petugas dari
unit peminta, serta meminta untuk menuliskan tanggal dan jam
penyerahan, nama terang petugas dan tanda tangan sebagaibukti
penyerahan.
k. Mengarsipkan formulir yang asli.
9. Prosedur Penarikan Perbekalan Farmasi.
a. Mengidentifikasi perbekalan farmasi yang sudah kadaluarsa dan
tidak memenuhi syarat mutu atau rusak.
b. Mengumpulkan dan mengeluarkan perbekalan farmasi yang kadaluarsa
atau rusak dari gudang farmasi, dalam suatu wadah khusus dan
diberi label kadaluarsa atau rusak.
c. Membuat laporan kepada direktur bahwa Instalasi Farmasi akan
melaksanakan pemusnahan perbekalan farmasi yang kadaluarsa atau
rusak.
d. Melakukan komunikasi dengan distributor untuk mengganti dengan
obat sejenis atau obat lain yang nilainya setara.
e. Membuat laporan berita acara penarikan.
f. Memasukan kedalam inventori.
10. Pelaksanaan Stok Opname
a. Menghitung jumlah fisik obat dan alat kesehatan dalam satuan box
untuk obat-obat dan alat kesehatan yang belum dibuka dari
kemasannya
b. Untuk perbekalan farmasi yang sudah dibuka kemasannya (kemasan box
atau botol) penghitungan fisik dilakukan dengan menghitung seluruh
sisa dalam kemasan.
c. Mencatat hasil perhitungan dalam form yang telah tersedia
d. Penghitungan fisik juga dilakukan terhadap bahan pengemas yang
digunakan dalam dispensing obat, seperti plastic, kertas puyer,
bahan pelekat, dll.
e. Data hasil perhitungan fisik disimpan dan diolah dalam system
informasi managment yang telah ada dan dibandingkan dengan saldo
penggunaan perbekalan farmasi hasil rekapitulasi data elektronik.
f. Dilakukan analisis kesesuaian jumlah fisik dengan rekapitulasi
saldo data elektronik
g. Bila terjadi selisih jumlah (selisih positif atau selisih
negative), maka dilaporkan kepada Kepala Instalasi Farmasi RSMS.
h. Pelaksanaan stock opname dilaksanakan rutin setiap 6 bulan.
11. Pelaporan Perbekalan Farmasi Yang Hampir Kadaluarsa
a. Perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa adalah perbekalan
farmasi yang tanggal kadaluarsanya (3) tiga bulan yang akan datang
atau kurang
b. Pemantauan tanggal kadaluarsa dilakukan secara periodic setiap
bulan dengan melihat catatan tanggal ED (Expired Date) pada kartu
stok
c. Apabila perbekalan farmasi telah masuk dalam kriteria hampir
kadaluarsa, maka diberi penandaan khusus menggunakan kertas warna
merah menyala (asturo) dengan tulisan "NEAR E.D" berwarna hitam.
d. Perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa diletakkan dalam rak
yang paling depan sehingga mudah terlihat dan diambil pertama kali
e. Melaporkan keberadaan perbekalan farmasi yang hampir kadaluwarsa
kepada kepala Instalasi farmasi
f. Kepala Instalasi Farmasi memberikan informasi kepada dokter
penulis resep untuk segera meresepkan perbekalan farmasi yang
hampir kadaluwarsa tersebut sesuai kebutuhan pasien
g. Kepala Instalasi farmasi melakukan pemantauan stok perbekalan
farmasi yang hampir kadaluarsa tersebut
a. Apabila telah mencapai atau melewati tanggal kadaluarsa,
perbekalan farmasi tersebut dikumpulkan di gudang sentral untuk
dilakukan pemusnahan sesuai dengan protap pemusnahan.
12. Penanganan Obat Kosong
a. Melakukan pengecekkan obat kosong setiap hari dari masing –masing
satelit farmasi di pelayanan
b. Pencatatan obat kosong ke dalam buku khusus (defekta)
c. Pelaporan obat kosong sesuai catatan ke gudang farmasi
d. Penerimaan laporan obat kosong dari satelit farmasi yang
bersangkutan dan melakukan pengecekkan ketersediaan stok obat
tersebut di gudang farmasi maupun di satelit farmasi yang lain
e. Pengiriman obat yang diminta ke satelit farmasi yang membutuhkan
disertai dengan daftar permintaan bila stok masih ada di gudang
atau satelit farmasi yang lain
f. Pengadaan ulang obat yang kosong di gudang farmasi sesuai dengan
daftar obat kosong di gudang maupun satelit farmasi di pelayanan
g. Pemesanan obat langsung untuk obat cito atau life saving
h. Bila terjadi kekosongan obat di satelit farmasi Rawat Jalan dan
diketahui tidak adanya stok di gudang farmasi maupun satelit
farmasi yang lain, maka dilakukan copy resep
13. Pencatatan Perbekalan Farmasi Yang Hampir Kadaluarsa/Rusak
a. Mencatat pada buku catatan khusus, perbekalan farmasi yang hampir
kadaluarsa atau rusak, minimal 6 bulan sebelum tanggal kadaluarsa
b. Memberitahukan kepada dokter tentang perbekalan farmasi yang
hampir kadaluarsa untuk bisa segera digunakan dalam resep
c. Memberitahukan pihak distributor bahwa ada perbekalan farmasi
yang hampir kadaluarsa dan meminta jadwal tanggal penukaran,
apabila dokter tidak menggunakan obat tersebut
d. Menukarkan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa ke pihak
distributor, sesuai dengan jadwal penukarannya supaya bisa
ditukarkan dengan yang masih panjang
e. Mengumpulkan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa/rusak dan
tidak dikembalikan ke distributor serta tidak bisa dimanfaatkan
lagi oleh dokter hingga tiba masa kadaluarsa di ruang khusus untuk
selanjutnya dilaksanakan pemusnahan
f. Membuat laporan kepada Ka. Instalasi Farmasi selanjutnya
diteruskan ke Direktur
g. Melaksanakan tindak lanjut apabila ada disposisi dari Direktur
14. Penanganan Obat Macet
Prosedur Pelaporan Evaluasi Obat Macet adalah sebagai berikut:
a. Mencatat obat macet dari kartu stok atau computer. Pencatatan
dilakukan oleh petugas gudang
b. Melaporkan hasil data obat macet ke atasan (Kepala Sub Instalasi
Perbekalan Farmasi)
c. Ka. Sub Instalasi Perbekalan Farmasi melaporkan kepada Kepala
Instalasi Farmasi mengenai adanya obat macet
d. Pengambilan tindakan oleh Kepalan Instalasi Farmasi atas
permasalahan obat macet, yaitu melakukan:
1) Memberikan informasi obat macet kepada SMF (Staf Medik
Fungsional) baik secara individu maupun melalui PFT (Panitia
Farmasi dan Terapi)
2) Memberikan informasi kepada principle atau distributor lewat
Ka. Sub Instalasi Perbekalan Farmasi
3) Jika kedua hal diatas ternyata tidak dapat menyelesaikan
permasalahan mengenai obat macet, maka Ka. Instalasi Farmasi
dapat melaporkan perihal obat macet langsung kepada direktur
untuk ditindak lanjuti.
15. Pengelolaan dan Pencatatan Narkotika
a. Memesan Narkotika menggunakan formulir N9 yang ditandatangani oleh
Kepala Instalasi atau Apoteker yang ditunjuk.
b. Memeriksa dan menerima Narkotika yang baru datang serta
menandatangani faktur dengan mencantumkan nama jelas dan no. SIPA
(Surat Ijin Praktek Apoteker)
c. Menyimpan Narkotika dalam almari khusus, dimana almari harus
selalu dalam keadaan tertutup dan terkunci
d. Menyimpan kunci almari oleh petugas khusus yang telah ditunjuk
e. Membuka almari dan mengambil Narkotika harus seijin petugas khusus
f. Mendistribusikan Narkotika ke pasien atas dasar permintaan resep
asli dari dokter, yang menyertakan nama dan alamat pasien, serta
nama dan tandatangan dokter penulis resep
g. Membuat salinan resep oleh Apoteker, apabila resep ditulis pada
kartu obat
h. Mengumpulkan resep asli maupun salinannya untuk kelengkapan
pembuatan laporan
i. Merekap seluruh penggunaan Narkotika dan membuat laporan bulanan
secara rutin
III.6 Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Farmasi Klinik di RSUD
Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto
1. Pengkajian dan Pelayanan Resep
Skrining resep meliputi :
a. Memeriksa rasionalitas jumlah R/, disesuaikan dengan resep
sebelumnya
b. Memeriksa kesesuaian rute dan dosis obat dalam resep
c. Menghitung kebutuhan dosis obat total dibanding dengan dosis obat
sediaan yang ada di pasaran sehingga dapat diketahui jumlah obat
yang harus disiapkan
d. Memeriksa aturan pakai obat dalam resep
e. Menulikan etiket obat
f. Memeriksa ketersediaan obat di stok gudang
g. Memeriksa adanya Drug Related Problem (Problem Terapi Obat) dan
menyelesaikan problem tersebut. Problem Terapi Obat (PTO) terdiri
dari:
1) Terdapat indikasi yang belum mendapatkan terapi, sehingga
butuh tambahan terapi
2) Penggunaan obat tanpa indikasi terapi, sehingga perlu
dihilangkan
3) Pemilihan obat yang tidak tepat
4) Dosis Sub Terapetik
5) Over Dosis
6) Reaksi obat yang merugikan
7) Interaksi Obat
8) Tidak patuh daam penggunaan obat
h. Memberikan alternatif obat generik kepada pasien sesuai dengan
kemampuan daya beli
i. Apabila diperlukan, mengkonsultasikan problem resep tersebut
kepada dokter penulis resep
Prosedur Peresepan Obat meliputi:
a. Memeriksa dosis obat dan bentuk sediaan yang tertera pada resep
b. Apabila terjadi kesalahan atau tidak tepat maka asisten apoteker
melapor kepada apoteker untuk dikoreksi
c. Menghitung kebutuhan dosis obat total dengan melihat dosis sediaan
yang ada
d. Menentukan jumlah obat yang akan diambil dan dicatat diresep
e. Mengambil obat sesuai dengan jenis sediaan
f. Melakukan pencampuran obat sesuai dengan jenis sediaan :
1) Puyer
Sebelum membuat puyer, tangan harus kering dan bersih
Menggerus tablet salut terlebih dahulu, bila ada, kemudian
mengayaknya
Memasukkan dan menggerus obat lain satu persatu hingga halus,
homogen
Memberi pemanis atau laktosa bila jumlah bubuksulit dibagi
Bila ada obat sediaan granul, maka tidak dikalukan
penggerusan hanya diaduk hingga rata
Menyiapkan kertas perkamen dan melipat bagian atasnya
Membagi puyer sesuai permintaan dan membungkusnya dengan rapi
Memasukkan kedalam wadah plastik dan memberikan etiket
Membersihkan alat-alat yang dipakai untuk membuat obat
racikan
2) Kapsul
Sebelum membuat kapsul tangan harus steril
Menggerus tablet salut terlebih dahulu, bila ada, kemudian
mengayaknya
Mencampur obat yang lain satu-persatu kemudian menggerus
hingga halus, homogen
B ila ada obat sediaan granul, maka tidak dikalukan
penggerusan hanya diaduk hingga rata
Menyiapkan kertas perkamen dan membagi puyer sesuai
permintaan
Memasukan puyer telah dibagi ke dalam cangkang kapsul, nomor
kapsul dipilih sesuai dengan banyaknya puyer
Membersihkan dan mengeringkan permukaan kapsul yang telah
terisi dengan kain flanel
Memasukan ke dalam adah plastik dan memberikan etiket
Memebersihkan alat-alat yang dipakai untuk membuat obat
racikan
3) Salep/krim
Memasukkan bahan-bahan krim/salep ke dalam mortir dan
mengaduk hingga homogen
Memasukkan kedalam adah pot salep yang ukurannya sesuai
dengan banyaknya krim atau salep
Memberi etiket
g. Membersihkan alat-alat yang dipakai untuk melakukan pencampuran obat
sesuai dengan jenis sediaan
h. Membersihkan alat-alat yang dipakai untuk membuat racikan
i. Bila obat ramuan telah diberi etiket, satukan dengan obat yang lain
dan petugas membubuhkan paraf
j. Menyerahkan obat ke bagian pemeriksaan resep
Penanganan Ketidakjelasan Resep
a. Petugas Farmasi melakukan skrining resep yang baru datang. Apabila
terdapat resep yang tidak /sulit terbaca, maka petugas kedua untuk
membaca resep tersebut (double check)
b. Apabila petugas kedua tidak bisa membaca resep tersebut, atau
tidak memahami instruksi permintaan resep dari dokter maka petugas
farmasi melakukan konfirmasi ke dokter penulis resep melalui
telepon
c. Jika dokter penulis resep tidak bisa dihubungi, maka petugas
farmasi menghubungi perawat poliklinik atau ruangan untuk meminta
ijin melihat instruksi dokter yang ada di rekam medik
d. Apabila resep yang ada di reka medik pasien juga tidak terbaca,
maka dilakukan penundaan pemberian obat sampai Dokter penulis
resep dapat dihubungi
e. Apabila terdapat ketidakjelasan permintaan resep yang mengandung
obat LASA maka dilakukan konfirmasi ulang kepada dokter penulis
resep atau perawat ruangan untuk menyebutkan ulang nama obat yang
dikehendaki dengan mengeja ulang abjadnya
f. Setiap langkah dari prosedur diatas dicatat waktunya serta hasil
keputusan dalam kartu obat maupun buku khusus.
Pemberian Obat
a. Pemberian Obat Pada Pasien Rawat Jalan
Pasien/keluarga pasien menyerahkan resep ke apotek rawat
inap dan menunggu resep disajikan
Resep disiapkan sesuai standar waktu tunggu pelayanan resep
dimana resep racikan tidak melebihi 60 menit dan resep non
racikan tidak melebihi 30 menit
Penyerahan obat kepada pasien/keluarga pasien setelah
selesai disiapkan dengan memastikan identitras pasien yang
benar.
Penyerahan obat disertai dengan informasi tentang obat oleh
apoteker
Bila dibutuhkan konseling atau pemberian edukasi lebih
tentang obat dapat dilakukan di ruang konseling
b. Pemberian Obat Pada Pasien Rawat Inap yang Akan Pulang
Keluarga pasien menyerahkan kartu obat ke apotek rawat inap
dan menunggu resep disiapkan (untuk pasien yang akan pulang).
Resep disiapkan sesuai standar waktu tunggu pelayanan resep
dimana resep racikan tidak melebihi 60 menit dan resep non
racikan tidak melebihi 30 menit.
Penyerahan obat kepada pasien/keluarga pasien setelah
selesai disiapkan dengan memastikan identitras pasien yang
benar.
Penyerahan obat disertai dengan informasi tentang obat
oleh apoteker
Bila dibutuhkan konseling atau pemberian edukasi lebih
tentang obat dapat dilakukan di ruang konseling.
c. Pemberian Obat Pada Pasien yang Sedang Rawat Inap
Perawat mengirimkan kartu ibat ke apotek rawat inap
Resep disiapkan dan diantarkan ke ruang perawatan
Obat diserahkan ke perawat jaga di ruang perawatan
Perawat jaga ruang menyerahkan obat ke pasien di ruangan
sesuai dengan waktu pemberian obat dari apotek
Bila dibutuhkan konseling atau pemberian edukasi lebih
tentang obat maka apoteker akan memberikan konseling kepada
pasien diruang rawat
2. Rekonsiliasi Obat
Prosedur rekonsiliasi obat meliputi:
a. Menyiapkan formulir rekonsiliasi obat
b. Wawancara pasien atau keluarganya saat pasien masuk ke ruang
perawatan dari rumah, sarana kesehatan lain, poliklinik rawat
jalan, IGD atau Ruang perawatan sebelumnya terkait obat – obat
yang dibawa, masih digunakan atau tidak digunakan lagi dengan
jangka waktu 1 bulan.
c. Menuliskan hasil wawancara di formulir Rekonsiliasi Obat
d. Mengkonfirmasi ulang tentang obat – obat yang sudah dituliskan
kepada pasien atau keluarganya
e. Menyimpan obat yang dibawa pasien di kotak obat pasien bila pasien
membawa oabt dari luar Rumah Sakit
f. Mengevaluasi hasil rekonsiliasi obat untuk mengidentifikasi adanya
perbedaan
g. Mendiskusikan perbedaan yang teridentifikasi dengan dokter atau
tenaga kesehatan lainnya untuk klarifikasi dan tindak lanjut
h. Memberikan edukasi dan konseling farmasi kepada pasien yang akan
pulang
i. Menyerahkan kembali obat kepada pasien saat pasien keluar ruang
perawatan atau keluar Rumah Sakit yang disimpan di kotak obat
pasien
3. Pelayanan Informasi Obat (PIO)
Prosedur Pelayanan Informasi obat kepada pasien meliputi:
a. menanyakan identitas pasien
b. Menanyakan identitas (nama) penerima obat dan menanyakan
hubungannya dengan pasien (bila pmeberian informasi obat tidak
dapat diberikan langsung ke pasien
c. menjelaskan tentang jenis dan jumlah obat
d. memberitahukan tentang khasiat dari obat dan bilamana diperlukan
disertai pnejelasan tentang kemungkinan timbulnya efek samping
yang dapat membahayakan pasien misalnya antihistamin yang dapat
menyebabkan rasa kantuk
e. penjelasan dilakukan dengan bahasa yang sederhana dan mudah
dimengerti oleh pasien atau keluarga atau penerima obat.
f. Apabila belum jelas, pasien/keluarga/penerima obat dirujuk ke
ruang konseling obat
g. Mendokumentasikan
4. Konseling
a. Seleksi resep yang berisiko
b. Melakukan review terhadap dokumentasi dan informasi pasien
terpilih
c. Konsultasi dengan tenaga kesehatan profesional lain, jika
dibutuhkan
d. Memanggil pasien atau keluarga pasien
e. Melakukan wawancara dengan memperhatikan lokasi, waktu, cara
memulai dan teknik wawancara, antara lain:
1) Memastikan identitas pasien
2) Memperkenalkan diri
3) Menjelaskan tujuan wawancara
4) Mengambil posisi yang nyaman untuk wawancara
5) Dapat juga mewawancarai keluarga, jika perlu
6) Menginvestarisasi dan menganalisa permasalahn obat pasien
7) Memebrikan pengarahan dan solusi terhadap permasalahan obat
pasien
8) Memberikan kartu petunjuk praktis yang dapat dibawa kemana-
mana kepada pasien
9) Mencatat data dalam rekam konseling obat
f. Pada akhir wawancara, memastikan bahwa informasi tentang pasien
telah lengkap dan menyampaikan bahwa: setelah ini mungkin masih
akan ada diskusi lebih lanjut
g. Mengevaluasi hasil interview, termasuk strategi yang diperlukan
untuk mengatasi masalah, jika ada.
5. Monitoring Efek Samping Obat (MESO)
Prosedur monitoring efek samping obat meliputi:
a. Melaporkan dugaan efek samping obat kepada dokter yang terkait dan
farmasis (Apoteker) Instalasi Farmasi
b. Dokter bekerja sama dengan farmasis mengevaluasi kondisi pasien
untuk mengetahui apakah kondisi tersebut merupakan efek samping
obat atau bukan
c. Dokter bekerja sama dengan farmasis mencari dan memberi solusi
penanganan kondisi pasien tersebut, dan apabila memungkinkan
diupayakan mencarikan antidotumnya
d. Farmasis melaporkan kejadian ESO beserta analisisnya kepada
Panitia Farmasi dan terapi
e. Untuk obat atau senyawa kimia yang diketahui potensial menyebabkan
ESO, seperti digoksin, aminofilin, sitostatika, dll dilakukan
monitoring secara ketat dan kontinu.
III.7 Pengelolaan Perbekalan Farmasi di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo
Purwokerto
Pengelolaan perbekalan farmasi di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo
dilakukan di isntalasi farmasi, dengan instalasi farmasi menyalurkan ke
setiap satelit yang ada di rumah sakit, meliputi rawat jalan, rawat
inap, HCU, ICU, ICCU, Kemoterapi, IGD, dan IBS. Untuk pengelolaan
sentral tempat penyaluran perbekalan farmasi ke setiap unit dilakukan
oleh gudang farmasi instlasi farmasi rumah sakit. Gudang Farmasi adalah
tempat penyimpanan obat di farmasi yang merupakan salah satu unit
departemen/bagian/instalasi farmasi rumah sakit yang berperan penting
dalam mendukung seluruh kegiatan operasional rumah sakit, yang
mengelola perbekalan farmasi khususnya dalam hal perencanaan,
perbekalan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran,
pengendalian, pemantauan dalam evaluasi dengan administrasi.
Pengelolaan perbekalan farmasi meliputi obat-obatan, alat kesehatan,
alat perawatan, bahan kimia, bahan radiologi, dan alat kedokteran.
Tugas Gudang Farmasi antara lain pengelolaan (penerimaan, penyimpanan
dan pendistribusian) perbekalan farmasi dan peralatan kesehatan yang
diperlukan dalam rangka pelayan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan
penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat. Gudang Farmasi berperan
sebagai jantung dari manajemen logistik karena sangat menentukan
kelancaran dari pendistribusian yang ditujukan ke satelit-satelit
farmasi dan ke unit-unit kerja lainnya.
Lokasi gudang harus strategis serta mempertimbangkan faktor keamanan
dan kemudahan lokasi untuk diakses. Kegiatan operasional gudang farmasi
dilakukan pada sebuah bangunan tersendiri, namun masih berada
dilingkungan rumah sakit. Adapun ruangan-ruangan yang terdapat digudang
farmasi sebagai berikut.
Gambar III.1 Denah Lokasi Gudang Farmasi RSMS
Keterangan :
A = Pintu gerbang/rolling door.
B = Ruang Apoteker, Administrasi dan AA.
C = Ruang kontrol panel.
D = Kulkas, bersuhu 2oC-8 oC, untuk menyimpan obat-obat termolabil,
seperti obat-obat hormonal.
E = Lift ke lantai 2.
F = Ruang transito in/out
R1 = Ruang penyimpanan sediaan obat luar umum (salep, tetes mata,
tetes telinga, suppositoria, dll), dan injeksi dengan suhu kamar
(15 oC -30 oC).
R2 = Ruang penyimpanan sediaan obat sitotoksik dengan suhu kamar
(15 oC -30 oC).
R3 = Ruang penyimpanan sediaan obat infus, desinfektan, dan B3
dengan suhu kamar (15 oC -30 oC).
R4 = Ruang penyimpanan sediaan obat oral (tablet, sirup, dll),
injeksi, lemari narkotik dan psikotropik dengan suhu kamar (15
oC -30 oC).
R5 = Ruang penyimpanan sediaan obat oral (tablet, sirup, dll),
serta sediaan injeksi.
R6 = Ruang penyimpanan alkes (lantai 2).
Pengelolaan Perbekalan Farmasi di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo
Purwokerto meliputi:
1. Pemilihan
Pemilihan perbekalan farmasi di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo
sesuai dengan formularium nasional (FORNAS) yang setiap tahun
diperbaharui. FORNAS dari tahun ke tahun 2013/2014 dan yang terbaru
yaitu 2015 dan DPHO yang mengacu ke dalam formularium yang terdapat
di rumah sakit dan dengan sistem e-catalog obat atau e-catalog alkes.
2. Perencanaan
Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 58
tahun 2014, perencanaan merupakan proses kegiatan dalam menetukan
jumlah dan periode pengadaan sediaan farmasi dan BMHP sesuai dengan
hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat
jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien, untuk menghindari
kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat
dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah
ditentukan antara lain metode konsumsi, epidemiologi serta kombinasi
antara konsumsi dan epidemiologi yang disesuaikan dengan anggaran
yang tersedia. Perencanaan akan menentukan keberhasilan kegiatan
lainnya. Perencanaan berguna untuk menyesuaikan antara pengadaan dan
kebutuhan perbekalan yang diperlukan untuk menunjang pelayanan
kesehatan di Rumah Sakit.
3. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang
telah direncanakan dan disetujui, melalui pembelian, produksi atau
pembuatan sediaan farmasi, dan sumbangan, droping, atau hibah. Pada
kondisi khusus rumah sakit menetapkan kebijakan-kebijakan yang harus
diikuti oleh IFRS. Pelaksana pengadaan untuk rumah sakit dilaksanakan
oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP) dimana apoteker selalu dilibatkan
dalam kegiatan tersebut.
Sumber anggaran yang digunakan dalam perencanaan kebutuhan
perbekalan farmasi di Rumah Sakit Prof. Margono Soekarjo (RSMS)
berasal dari anggaran subsidi (APBD) dan anggaran oprasional (BLU).
Perencanaan dilaksanakan untuk kebutuhan 1 tahun ke depan yang
dituangkan dalam DPA (dan berasal dari anggaran subsidi) dan RBA
(dana berasal dari anggaran operasional).
Dinas Kesehatan pemerintah setempat untuk obat-obat khusus seperti
obat AIDS dan obat paru. RSMS juga pengadaan dengan memproduksi
sendiri namun hanya mengemas ke dalam sediaan kecil, namun hal
tersebut sudah tidak dilakukan sekarang mengingat keterbatasan izin
yang dalam produksi.
Sumber anggaran yang digunakan dalam perencanaan kebutuhan
perbekalan farmasi di Rumah Sakit Prof. Margono Soekarjo (RSMS)
berasal dari anggaran subsidi (APBD) dan anggaran oprasional (BLU).
Perencanaan dilaksanakan untuk kebutuhan 1 tahun ke depan yang
dituangkan dalam DPA (dan berasal dari anggaran subsidi) dan RBA
(dana berasal dari anggaran operasional).
Sistem pengadaan sediaan farmasi terdapat empat macam, yaitu
tender terbuka, tender tertutup, kontrak, dan pembelian langsung.
Untuk tender terbuka, berlaku untuk semua supplier yang terdaftar
dan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan karena biasanya
menggunakan media cetak maupun elektronik . Pada penentuan harga,
metode ini menguntungkan karena harga dapat ditekan, tetapi
memerlukan waktu yang lama serta perhatian penuh. Sistem tender
terbuka biasanya dilakukan oleh Rumah Sakit negeri dengan dana
APBN/APBD . Untuk melakukan tender terbuka, dibutuhkan sebuah
panitia tersendiri dan penilaian yang mantap terhadap distributo
(mutu dan harga produk).
Tender tertutup hanya dilakukan pada supplier tertentu yang sudah
terdaftar dan punya riwayat baik, seperti pelayanan yang baik, MoU-
nya yang mudah, dan bila ada obat yang kadaluarsa dapat
dikembalikan. Penentuan harga masih dapat dikendalikan, tenaga dan
beban kerja pun lebih ringan dibandingkan dengan tender terbuka.
Sistem kontrak atau disebut juga sistem pengadaan negosiasi,
dilakukan dengan pembeli melakukan pendekatan pada beberapa supplier
(biasanya tiga atau lebih) utnuk menentukan harga. Pembeli dapat
melakukan tawar-menawar dengan para supplier untuk memperoleh harga
atau pelayanan tertentu.
Sistem pembelian langsung dilakukan bila pembelian dalam jumlah
kecil dan perlu segera tersedia. Pengadaan obat dengan pembelian
langsung sangat menguntungkan karena disamping waktunya cepat, juga
volume obat yang dibeli tidak begitu besar sehingga tidak menumpuk
atau macet di gudang. Selain itu, harganya juga lbih murah karena
langsung dari distributor, kualitas yang seperti yang diinginkan,
bila ada kesalahan mudah mengurusnya, dapat di kredit, memperpendek
lead time, dan dapat menghubungi langsung distributor bila sewaktu-
waktu sediaan habis atau kurang.
Sistem pengadaan sediaan farmasi di RSUD Prof. Dr. Margono
Soekarjo menggunakan sistem tender terbuka dan manual. Media yang
digunakan untuk sistem tender terbuka adalah e-catalogue, yaitu
sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi
teknis dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa
Pemerintah yang ditetapkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). LKPP melaksanakan Kontrak Payung
dengan Penyedia Barang/Jasa untuk Barang/Jasa tertentu. Kementerian
Lembaga, Satuan Kerja Perangkat Daerah, dan Institusi melakukan E-
Purchasing terhadap barang/jasa yang sudah dimuat dalam sistem
katalog. E-Purchasing adalah tata cara pembelian barang/jasa melalui
sistem e-catalogue.
Sistem E-Catalogue memiliki akutabilitas yang kuat sebagai salah
satu sistem pengadaan alat kesehatan dan obat. Tujuan akhir dari
sistem ini adalah agar tata kelola pengadaan menjadi lebih tertata,
baik, dan transparan karena harga yang sudah pasti. Hal ini didukung
dengan Permenkes No. 63 tahun 2014 tentang Pengadaan Obat
Berdasarkan e-catalogue yang berbunyi: "Pengaturan pengadaan obat
berdasarkan Katalog Elektronik (E-Catalogue) bertujuan untuk
menjamin transparansi/keterbukaan, efektifitas dan efisiensi proses
pengadaan obat dalam rangka memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan
yang hasilnya dapat dipertanggungjawabkan"
Pengadaan Obat dengan Prosedur e-purchasing berdasarkan sistem e-
catalogue obat dilaksanakan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan
Pkja ULP atau Pejabat Pengadaan melalui aplikasi E-Purchasing pada
website Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), sesuai Peraturan
Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah No. 14
Tahun 2015 tentang E-Purchasing.
Tahapan yang dilakukan E-Purchasing Obat adalah sebagai berikut:
1) Pokja ULP/Pejabat Pengadaan membuat paket pembelian obat dalam
aplikasi E-Purchasing berdasarkan Daftar Pengadaan Obat. Paket
pembelian obat dikelompokkan berdasarkan penyedia.
2) Pokja ULP/Pejabat Pengadaan selanjutnya mengirimkan permintaan
pembelian obat kepada penyedia obat/Industri Farmasi yang
terdaftar pada e-catalogue.
3) Penyedia obat/Industri Farmasi yang telah menerima permintaan
pembeliaan obat melalui E-Purchasing dari Pokja ULP/Pejabat
Pengadaan memberikan persetujuan atas permintaan pembelian obat
dan menunjuk distributor/PBF. Apabila menyetujui, penyedia
obat/Industri Farmasi menyampaikan permintaan pembelian kepada
distributo/PBF untuk ditindaklanjuti. Apabila menolak, penyedia
obat/Industri Farmasi harus menyampaikan alasan penolakan.
4) Persetujuan penyedia obat/Industri Farmasi kemudian diteruskan
oleh Pokja ULP/Pejabat Pengadaan kepada PPK untuk ditindaklanjuti.
Dalam hal permintaan pembelian obat mengalami penolakan dari
penyedia obat/Industri Farmasi, maka ULP melakukan metode
pengadaan lainnya sesuai Peraturan Presiden Nomor 04 tahun 2015
tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
5) PPK selanjutnya melakukan perjanjian/kontrak jual beli terhadap
obat yang telah disetujui dengan distributor/PBF yang ditunjuk
oleh penyedia obat/Industri Farmasi
6) Distributor/PBF kemudian melaksanakan penyediaan obat sesuai
dengan isi perjanjian/kontrak jual beli
7) PPK selanjutnya mengirim perjanjian pembelian obat serta
melengkapi riwayat pembayaran dengan cara mengunggah (upload) pada
aplikasi E-Purchasing.
8) PPK melaporkan item dan jumlah obat yang ditolak atau tidak
dipenuhi oleh penyedia obat/Industri Farmasi kepada kepala LKPP
c.q. Direktur Pengembangan Sistem Katalog, tembusan kepada
Direktur Bina Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan paling lambat
lima hari kerja.
Dalam hal terdapat gangguan teknis pada aplikasi E-Purchasing
sehingga aplikasi tersebut tidak dapat digunakan untuk sementara
waktu, maka Kemeterian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat
Daerah/Institusi (K/L/D/I) dapat melakukan proses pengadaan tanpa
melalui prosedur E-Purchasing (secara manual/offline) dengan tetap
mengacu pada harga dan penyedia yang dimuat dalam E-Catalogue. Untuk
alur proses E-Purchasing Obat dapat dilihat di gambar III.2. Proses
pengadaan yang dilakukan secara manual tersebut memerlukan dokumen
pengadaan yang meliputi:
a) Undangan negosiasi;
b) Berita acara proses negosiasi;
c) Permintaan pembelian;
d) Perjanjian pembelian
Gambar III.2. Alur Proses E-Purchasing Obat
4. Penerimaan
Kegiatan penerimaan perbekalan farmasi dilakukan setelah pengadaan
barang selesai dilakukan. Pedagang Besar Farmasi (PBF) mengirimkan
barang yang telah dipesan. Setelah barang datang, dilakukan
pemeriksaan barang oleh Panitia penerima hasil/Panitia pemeriksaan.
Pemeriksaan barang bertujuan untuk mengetahui kesesuaian barang yang
diterima (sesuai dengan spesifikasi obat) dengan SIK. Pemeriksaan
barang meliputi: nama barang, nomor Batch, Expired Date (ED), jumlah
barang dan kondisi fisik. Adapun prosedur penerimaan barang sebagai
berikut:
a) Barang perbekalan farmasi sangat diupayakan bersumber dari
penyedia barang/jasa atau PBF yang telah dipilih oleh rumah sakit.
b) Obat dan alat kesehatan harus memiliki serifikat analisis.
c) Perbekalan farmasi khususnya yang bersifat toksis dan berbahaya
harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS) minimal pada
pengiriman pertama kali.
d) Pemeriksaan kesesuaian jumlah barang dengan dokumen pengiriman
e) Pemeriksaan kesesuaian jenis dan spesifikasi barang dengan surat
pesanan
f) Pemeriksaan barang saat diterima harus dalam keadaan baik
Menurut Permenkes RI No. 58 tahun 2014, penerimaan merupakan
kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu,
waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat
pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait
penerimaan barang harus tersimpan dengan baik.
Penerimaan barang dilakukan oleh apoteker/asisten apoteker yang
telah mempunyai SIK. Barang yang datang kemudian dicatat dalam buku
penerimaan. Pencatatan yang dilakukan meliputi :
a) Nama obat
b) Nama PBF
c) Nomor faktur
d) Tanggal barang datang
e) Jumlah barang
f) Harga satuan
g) No. Batch
h) Tanggal kadaluwarsa
i) Tanggal jatuh tempo
j) MSDS untuk B3
k) Semua data di entry ke computer dan disimpan
5. Penyimpanan
Rancangan tempat penyimpanan obat di bagian farmasi dibedakan:
a. Mengelompokkan berdasarkan suhu penyimpanan:
1) Suhu dingin : Suhu 2-8oC
2) Suhu kamar : Suhu 15-25oC
b. Menyimpan perbekalan farmasi ke dalam ruang/ tempaat sesuai dengan
kelompok pasien (Umum dan BPJS), nama sediaan (generic dan generic
bermerk), dan jenis sediaan. Menyertakan label obat LASA atau High
Alert
c. Menyusun di dalam rak/ almari secara alfabetis dan jenis sediaan,
serta memperhatikan berdasarkan FEFO (First Expired First Out) dan
FIFO (First In First Out), untuk obat yang diproduksi sendiri.
d. Mencatat pada kartu stok, meliputi: tanggal barang datang, nama
barang, jumlah, distributor, no.batch, tanggal kadaluarsa, dan
menyertakan MSDS (Material Safety Data Sheet) untuk B3.
6. Pendistribusian
Alur pendistribusian dapat dilihat di gambar III.3
Gambar III.3 Alur Pendistribusian Perbekalan
Farmasi
Alur Distribusi Barang Internal Instalasi Farmasi dapat dilihat di
gambar III.4
Gambar III.4 Alur Pendistribusian Barang Internal
"No."Unit "Hari "
" " "Senin "Selasa"Rabu "Kamis "Jum'at"Sabtu "
"1. "Abiyasa " " " " " " "
"2. "Rawat " " " " " " "
" "Inap " " " " " " "
"3. "Rawat " " " " " " "
" "Jalan " " " " " " "
"4. "ICU " " " " " " "
"5. "ICCU " " " " " " "
"6. "IGD " " " " " " "
"7. "IBS " " " " " " "
"8. "HCU " " " " " " "
"9. "Kemoterap" " " " " " "
" "i " " " " " " "
Tabel III.1 Jadwal Distribusi Unit-Unit di RSMS
Jadwal distribusi dibuat dengan tujuan untuk mempermudah
pengaturan distribusi gudang farmasi ke depo farmasi maupun ke
abiyasa. Bila ada barang yang kadaluarsa atau rusak, petugas gudang
farmasi melaporkan kepada Tim Penghapusan Barang Medis Rumah Sakit
untuk dilakukan pemusnahan.
7. Pengendalian
Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan juimlah persediaan dan
penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Hanis
Pakai. Pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi harus
bersama dengan Tim Farmasi dan Terapi (TFT) di Rumah Sakit. Alat
Pengendalian yaitu Formularium Rumah Sakit mengacu pada Fornas dan
SIM Rumah Sakit.
8. Pemusnahan dan Penarikan
Pemusnahan perbekalan farmasi yang kadaluarsa/rusak harus
dilakukan oleh petugas yang berwenang dan disaksikan oleh pejabat
yang berwenang. Berikut prosedurnya :
a. Mengumpulkan dan mengeluarkan perbekalan farmasi yang
kadaluarsa/rusak kedalam suatu wadah khusus dan diberi label
kadaluarsa/rusak.
b. Membuat daftar obat yang telah kadaluarsa/rusak kepada Direktur
untuk dilakukan pemusnahan.
c. Melaporkan daftar obat yang telah kadaluarsa/rusak ke DPPAD (Dinas
Pendapatan dan Pengelolaan Aset Daerah) Provinsi.
d. Melaksanakan pemusnahan setelah mendapat surat pemusnahan dari
DPPAD.
e. Membuat berita acara pemusnahan.
f. Menandatangani berita acara pemusnahan bagi petugas dan saksi yang
ditunjuk.
g. Melaporkan kepada Direktur mengenai hasil pemusnahan perbekalan
farmasi.
h. Melaporkan kepada Dinas Kesehatan Provinsi.
9. Administrasi
Sistem administrasi di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo
Purwokerto meliputi pencatatan dan pelaporan. Pencatatan dan
pelaporan dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Laporan obat yang expired date
Laporan ini dilakukan oleh setiap satelit dan kemudian
menyerahkan laporan Kepada Ka. Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
b. Laporan Obat Narkotika dan Psikotropika
Dilakukan setiap bulan untuk dilaporkan kepada Dinas Kesehatan
Provinsi setempat.
c. Laporan obat macet
Pencatatan obat macet dilakukan oleh petugas gudang, hasil
pelaporan diserahkan pada Ka. Sub Instalasi Perbekalan Farmasi
untuk melaporankan ke bagian Ka. Instalasi Perbekelan Farmasi untuk
di tindak lanjuti.
d. Pelaporan Stok Opname
Pelaksaan stok opname di gudang dilakukansebulan sekali, dan
untuk laporan stok opname dilakukan setiap 6 bulan sekali. Untuk
setiap satelit dilakukan evaluasi sediaan setiap bulan.
e. Pelaporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa
Yaitu untuk perbekaln farmasi yang tanggal kadaluarsanya 3
(tiga) bulan yang akan datang atau kurang. Pemantauan dilakukan
secara periodik setiap bulan dengan melihat ED yang tertera di
kartu stok. Jika hamper kadaluarsa diberi tulisan hitam di dalam
kertas merah "NEAR E.D". NEAR E.D 1 yaitu perbekalan farmasi yang
ED 3 (tiga) bulan lagi dan NEAR E.D 2 yaitu perbekalan farmasi yang
ED 6 (enam) bulan. Laporan dibuat kepada Kepala Instalasi Farmasi
Rumah Sakit untuk ditukarkan kepada distributor.
III.8 Pelayanan Farmasi Klinik RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto
Jenis pelayanan yang ada di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo
Purwokerto adalah sebagai berikut:
a. Rawat Jalan
Pelayanan Poli Klinik Rawat Jalan Rumah Sakit Prof. Dr. Margono
Soekarjo Purwokerto memberikan pelayanan prima, mencakup berbagai
jenis pelayanan spesialistik berlokasi di Jl dr Gumbreg no 1
Purwokerto. Pelayanan pada pagi hari setiap hari senin sampai dengan
sabtu, menyelenggarakan pelayanan untuk pasien dengan BPJS dan pasien
umum. Pola pelayanan ditata dengan baik dengan peralatan yang lengkap
dan dilaksanakan oleh tenaga spesialis yang handal serta perawat
profesional yang terlatih di bidangnya. Dengan sarana ruang tunggu
yang efisien tepat berhadapan poli yang dikunjungi pasien sehingga
memberikan kenyamanan dalam kunjungan ke poliklinik. Pendaftaran
pasien poliklinik juga dilakukan dengan antrian digital di loket
pendaftaran dan juga di fasilitasi dengan fasilitas antrian digital
yang tersedia di masing-masing poliklinik sehingga memungkinkan
pasien untuk mendapatkan pelayanan dengan baik. Adapun klinik yang
tersedia dapat dilihat di tabel III.2 :
"1. "Klinik Anak "
"2. "Klinik Bedah "
"3. "Klinik Bedah Onkologi"
"4. "Klinik Bedah Ortopedi"
"5. "Klinik Bedah Plastik "
"6. "Klinik Bedah Saraf "
"7. "Klinik Bedah Urologi "
"8. "Klinik Diabetes "
" "Militus "
"9. "Klinik Fetomaternal "
"10."Klinik Gigi "
"11."Klinik Gizi "
"12."Klinik Hipert & "
" "Ginjal "
"13."Klinik Infertil "
"14."Klinik Jantung "
"15."Klinik Kebidanan "
"16."Klinik Kesehatan Jiwa"
"17."Klinik Kulit Dan "
" "Kelamin "
"18."Klinik Mata "
"19."Klinik OAI & TPK "
"20."Klinik Paru-Paru "
"21."Klinik Penyakit Dalam"
"22."Klinik PTRM "
"23."Klinik Rehabilitasi "
" "Medik "
"24."Klinik Retina "
"25."Klinik Reumatologi & "
" "Imunologi "
"26."Klinik Saraf "
"27."Klinik THT "
"28."Klinik VCT "
Tabel III.2 Poliklinik RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo
Purwokerto
a. Alur Pelayanan Pasien Umum
Apotek Rawat Jalan Umum melayani pasien umum maupun pasien
yang mengikuti kerjasama (misalnya dari TNI, Perkebunan, Kereta
Api, dll). Alur pelayanan di pasien umum terdiri dari beberapa
tahapan. Pasien yang telah mendapat resep datang ke pelayanan
pasien umum dan menyerahkan resep ke petugas farmasi, kemudian
diberi nomor urut dan dipersilahkan untuk menunggu. Selanjutnya
dilakukan skrining administrasi oleh petugas farmasi yaitu
pemeriksaan kelengkapan resep antara lain nama pasien, umur, alamat
pasien, tanggal penulisan resep, nama obat, dosis, bentuk sediaan,
pontensi, aturan pakai, tanda tangan dokter penulis dan lain– lain.
Tahap selanjutnya adalah pembuatan etiket resep yang dilakukan
oleh petugas farmasi. Dalam etiket terdapat informasi meliputi
rumah sakit yang melayani obat, nomor dan tanggal diserahkannya
obat kepada pasien, nama pasien, cara, waktu dan durasi penggunaan
obat serta keterangan khusus tambahan tentang penggunaan obat –
obat tertentu. Cara penggunaan obat dapat dibedakan antara
pemakaian luar dan pemakaian secara oral dengan warna etiket yang
berbeda. Pada saat petugas farmasi menyerahkan obat kepada pasien
harus disertai dengan pemberian informasi obat yang meliputi nama
obat, kegunaan obat, efek samping dan aturan pakai. Untuk obat –
obat tertentu seperti sediaan inhaler dan supositoria dilakukan
konseling khusus kepada pasien yang baru pertama kali menggunakan
sediaan tersebut dengan menggunakan alat peraga yang telah
tersedia. Konseling juga diberikan kepada manula, poli farmasi, dan
pasien dengan penyakit kronis. Gambar III.5 merupakan Alur
Pelayanan Rawat Jalan Umum (Resep manual) dan gambar III.6
merupakan alur pelayanan rawat jalan umum (resep komputerisasi).
Gambar III.5. Alur Pelayanan Rawat Jalan Umum
(Resep Manual)
Gambar III.6. Alur Pelayanan Rawat Jalan Umum
(Resep Komputerisasi)
b. Alur Pelayanan Pasien BPJS
Pasien datang membawa resep atau kartu pendaftaran (untuk
resep elektronik) dan menyerahkannya pada petugas farmasi BPJS.
Kemudian pasien diberikan nomor urut antrian berdasarkan resep
racikan, non racikan, dan pasien diabetes mellitus. Proses
pelayanan dimulai setelah pasien melakukan pemeriksaan dan
mendapatkan resep yang kemudian diserahkan kepada petugas farmasi
BPJS. Resep yang diterima oleh petugas farmasi BPJS kemudian
melakukan pemeriksaan terhadap obat – obatan yang tercantum dalam
resep. Apabila ada obat yang tidak masuk dalam FORNAS maka ada
pilihan bagi pasien yaitu diusahakan cari obat lain dengan
kandungan sama atau dibuat copy resep. Asisten Apoteker atau TTK
selanjutnya menuliskan etiket yang sesuai dengan resep dan
meneruskan berkas beserta etiket kebagian peracikan atau pengisian
obat. Obat yang telah disiapkan diperiksa kembali oleh Apoteker di
bagian penyerahan obat sebelum diserahkan kepada pasien.
Dalam proses penyiapan obat sampai obat diterima oleh pasien
dilakukan control, dimulai dari resep masuk, lalu dilakukan
skrinning terkait dengan dosis obat, setelah itu penulisan etiket,
penyiapan obat, memasukkan etiket, dan penyerahan obat kepada
pasien yang disertai dengan konseling, masing – masing kegiatan
tersebut petugas yang mengerjakan juga harus mengecek kesesuaian
antara resep dengan fisik dan etiket obat yang akan diberikan
kepada pasien, sehingga meminimalkan medication error. Pasien
kemudian dipanggil berdasarkan nomor urut tunggu dan pada saat
pengambilan obat di cek kembali ketepatan pasien dan bukti
pengambilan obat berupa nomor tunggu. Untuk alur pelayanan resep
BPJS secara manual dapat dilihat di gambar III.7 dan secara
komputerisasi pada gambar III.8.
Gambar III.7. Alur Pelayanan
Rawat Jalan BPJS (Resep Manual)
Gambar III.8. Alur Pelayanan Rawat Jalan BPJS (Resep
komputerisasi)
a. Rawat Inap
Pelayanan kesehatan bagi pasien yang memerlukan tindakan medis,
keperawatan dan non medis lebih lanjut, (dalam kurun waktu tertentu)
yang membutuhkan perawatan rawat inap di rumah sakit
(hospitalization), hal ini dikarenakan penyakit yang diderita oleh
pasien dianggap memerlukan perawatan yang intensif oleh tenaga medis,
keperawatan dan non medis untuk mencapai kesehatan yang optimal. Untuk
jenis ruangan perawatan di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo dapat
dilihat di tabel III.3.
"No. "Ruang Perawatan "Kelas "Kapasitas "
"1 "Soeparjo Rustam I "Kelas I "29 "
"2 "Soeparjo Rustam II "Kelas I "28 "
"3 "Soka "Kelas I "16 "
" " " " "
" " " " "
" " "Kelas II "19 "
" " "Kelas III "1 "
"4 "Dahlia "Kelas I "12 "
" " " " "
" " " " "
" " "Kelas II "19 "
" " "Kelas III "1 "
"5 "Mawar "Kelas III "60 "
"6 "Aster "Kelas I "6 "
" " " " "
" " " " "
" " "Kelas II "8 "
" " "Kelas III "22 "
"7 "Anggrek "Kelas I "2 "
" " " " "
" " " " "
" " "Kelas II "2 "
" " "Kelas III "2 "
"8 "Cendana "Kelas III "34 "
"9 "Cempaka "Kelas I "4 "
" " " " "
" " " " "
" " "Kelas II "12 "
" " "Kelas IIII "20 "
"10 "Kenanga "Kelas I "6 "
" " " " "
" " " " "
" " "Kelas II "12 "
" " "Kelas III "21 "
"11 "Seruni "Kelas I "6 "
" " " " "
" " " " "
" " "Kelas II "8 "
" " "Kelas III "23 "
"12 "Teratai "Kelas I "6 "
" " " " "
" " " " "
" " "Kelas II "28 "
" " "Kelas III "23 "
"13 "Bougenville "Kelas III "25 "
"14 "Edelweis "Kelas III "28 "
"15 "Flamboyan (Maternal) "Kelas I "6 "
" " " " "
" " " " "
" " "Kelas II "4 "
" " "Kelas III "36 "
"16 "Flamboyan (Perinatal)"Kelas I "6 "
" " " " "
" " " " "
" " "Kelas II "4 "
" " "Kelas III "23 "
"17 "Melati (Perinatal) "Non Kelas "28 "
"18 "Kamar Bersalin "Non Kelas "14 "
"19 "Intensif Care "Non Kelas "19 "
"20 "HCU Depan "Non Kelas "15 "
"21 "Ruang Intensif "VIP "5 "
" "Abiyasa " " "
"22 "Ruang Tindakan "Non Kelas "1 "
" "Endoskopi " " "
"23 "Ruang Tindakan "Non Kelas "20 "
" "Kemoterapi " " "
"24 "Ruang Perawatan "Non Kelas "5 "
" "Infeksi " " "
"25 "Anturium Lt. I "VIP "7 "
"26 "Alamanda Lt. II "VIP "16 "
" " " " "
" " "Non Kelas "5 "
"27 "Amarilis Lt. III "VIP "20 "
"28 "Anyelir Lt. IV "VIP "8 "
" " " " "
" " "Utama "24 "
Tabel III.3 Ruangan Perawatan RSUD Prof. Dr. Margono
Soekarjo Purwokerto
Untuk alur pelayanan resep Apotek Rawat Inap dapat dilihat pada
gambar III.9 adalah sistem ODD (one daily dose) yaitu pembverian obat
pada pasien rawat inap di RSMS sebanyak dosis satu hari yang diberikan
oleh dokter. Di RSMS sedang berlangsung sistem UDD (Unit Dose
dispensing).
Gambar III.9. Alur Pelayanan Resep di Instalasi Farmasi
Rawat Inap Untuk Pasien Inap
Sistem Unit Dose Dispensing (UDD) adalah suatu sistem distribusi
obat kepada pasien rawat inap disiapkan dalam bentuk dosis terbagi
siap pakai untuk pemakaian selama 24 jam. Sistem distribusi obat UDD
merupakan tanggung jawab farmasis, juga terkait dengan staf medis,
perawat, dan administrasi.
Sistem pelayanan farmasi di RSUD Prof Dr. Margono Soekarjo saat
ini tengah diupayakan adalah sistem pelayanan farmasi satu pintu,
dimana seluruh kebutuhan obat dan alat kesehatan dipenuhi oleh
Instalasi Farmasi Rumah sakit sehingga dengan sistem ini diharapkan
dapat mempermudah farmasis dalam pemantauan distribusi obat kepada
pasien, menghindarkan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam peresepan
seperti adanya duplikasi obat dan interaksi obat yang sering terjadi
pada kasus poli farmasi, serta memudahkan dalam monitoring regimen
dosis, efektivitas, dan ESO.
Dengan adanya sistem UDD ini Instalasi Farmasi RSUD Prof Dr.
Margono Soekarjo dapat memberikan pelayanan kefarmasian yang
berorientasi kepada pasien sehingga dapat meningkatkan kualitas terapi
dan dapat mencegah terjadinya Drug Related Problems (DRPs) karena
adanya pengawasan yang dilakukan oleh farmasis sebelum obat diserahkan
ke pasien.
Kelebihan UDD dibandingkan Non UDD yaitu sistem distribusi obat
individual (individual prescription), sistem distribusi obat
persediaan lengkap di ruang (total floor stock), sistem distribusi
obat kombinasi resep individual (individual prescription) dan sistem
distribusi obat persediaan lengkap di ruang (total floor stock) adalah
sistem UDD terdapat profil pengobatan untuk pasien, dimana Apoteker
mempunyai tanggung jawab untuk memonitoring obat pasien yang dirawat
inap di rumah sakit.
Alur pelayanan perbekalan farmasi pada pasien rawat inap di RSUD
Prof Dr. Margono Soekarjo dengan sistem UDD diterapkan di ruang
perawatan kelas tiga (Ruang Mawar). Penerapan sistem ini belum
dilakukan secara keseluruhan di ruang perawatan lainnya. Penerapan
sistem UDD diruang perawatan Mawar dilakukan untuk melihat keefektifan
sistem ini dan dijadikan patokan untuk pengembangan sistem UDD
kedepannya.
Pada pelaksanaannya, resep yang ditulis oleh Dokter diserahkan
pada perawat ruangan/keluarga pasien untuk diantarkan ke apotik rawat
inap, selanjutnya perawat ruangan/keluarga pasien diberi nomor
antrian. Petugas farmasi di apotik rawat inap melakukan skrinning
resep dan penulisan etiket, kemudian petugas farmasi mengentry resep
secara komputerisasi untuk menentukan harga total dari resep tersebut.
Setelah entry resep selesai, dilakukan dispensing atau penyiapan obat
sesuai dengan resep dan etiket yang tertera untuk masing – masing item
obat. Resep yang telah disiapkan kemudian di verifikasi ulang dengan
Apoteker untuk memeriksa resep yang telah
disiapkan, diperiksa kesesuaian resep dengan obat yang disiapkan dan
kesesuaian dengan nota. Tujuan utamanya agar tidak terjadi kesalahan
yang tidak di inginkan. Selanjutnya petugas farmasi mengepak obat atau
perbekalan farmasi lainnya dan diserahkan pada perawat
ruangan/keluarga pasien sesuai dengan nomor antrian dengan dilakukan
verifikasi yang meliputi nama pasien, ruang perawatan dan alamat
pasien sehingga tidak terjadi medication error. Obat yang diterima
selanjutnya disimpan di ruang obat yang ada di ruang perawatan pasien,
kemudian dilakukan pencatatan pemberian obat pada pasien diruang
perawatan.
Pada sistem UDD di RSUD Prof Dr. Margono Soekarjo penyerahan obat
dan visite pasien dilakukan oleh Apoteker. Obat diberikan sesuai
jadwal pemberian obat per sekali minum dan membagi obat tersebut
berdasarkan jadwal terapi obat yang telah dibuat oleh perawat yang
mengikuti visite dokter. Obat dikemas dalam wadah kantong plastik
dengan warna etiket berbeda untuk mempermudah dalam memberikan obat
sesuai waktu yang ditentukan dan untuk menghindari kesalahan dalam
jadwal penyerahan obat. Untuk pemberian pagi (jam 07.00) diberi dengan
etiket kuning, siang (jam 14.00) diberi dengan etiket putih, sore (jam
19.00) diberi dengan etiket merah muda dan malam (jam 22.00) diberi
dengan etiket hijau. Adapun alur pelayanan sistem UDD pada pasien
rawat inap dapat dilihat pada gambar III.10.
Gambar III.10. Alur pelayanan sistem UDD pada pasien rawat inap
14 Rawat Darurat
Menyelenggarakan pelayanan medis pasien gawat darurat yaitu pasien
dengan ancaman kematian dan perlu pertolongan segera (critically ill
patient), pasien yang tidak ada ancaman kematian tetapi perlu
pertolongan segera (emergency patient), dan pelayanan pasien tidak
gawat tidak darurat yang datang ke IGD selama 24 jam terus menerus.
IGD melayani:
Mengelola pelayanan khusus siaga bencana dan pelayanan medis saat
bencana.
Bersama dengan Bagian Pendidikan & Penelitian mengelola pelatihan
penanganan pasien gawat darurat.
Pelayanan Maternal Perinatal yang didukung Sijari Emas (Sistem
Jejaring Rujukan Maternal Perinatal Kabupaten Banyumas).
"No. "Ruang Perawatan "Kelas "Kapasitas "
"1 "IGD Abiyasa "Non Kelas "16 "
"2 "IGD RSMS "Non Kelas "28 "
"3 "Kamar Bersalin IGD"Non Kelas "4 "
Table III.4. Ruang Unit Gawat Darurat RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo
Purwokerto
Untuk alur pelayanan pasien di unit gawat darurat dapat dilihat
dibawah ini:
Gambar III.11. Alur pelayanan resep pada pasien gawat darurat
Gambar III.12. Alur pelayanan resep pada pasien gawat namun
tidak darurat
Gambar III.13. Alur pelayanan perbekalan farmasi pada OK IGD
Gambar III.14. Alur pelayanan resep pasien yang diperbolehkan pulang di IGD
73 Rawat Intensif
Instalasi Rawat Intensif mempakan suatu bagian di Rumah
SakitMargono Soekarjo (RSMS) yang memiliki suatu tempat atau unit
tersendiri dimana mampu memberikan pelayanan 24 jam, serta mempunyai
staf dan petugas khusus. Pasien yang datang di sini 4 dengan kondisi
trauma atau komplikasi yang masih dapat disembuhkan.
Dalam aktivitasnya, Instalasi Rawat Intensif memberikan pelayanan
intensif yang profesional pada semua pasien yang dirawat, memberikan
pelayanan intensif yang dapat menekan angka kematian dalam masa
rawatan, dan memberikan pelayanan intensif sesuai standar pelayanan
kasus-kasus intensif. Di tahun 2014 ini, Instalasi Rawat Intensif di
RSMSmemiliki tiga bagian penanganan. Mulai dari High Care Unit (HCU),
Intensive Care Unit (lCU) dan Intensive and Coronary Care Unit (ICCU).
Bahkan, ICU di RSMargono ini telah memiliki gedung bam yang lebih
lengkap peralatannya.
b. Pelayanan Total Care pada HCU
High Care Unit (HCU) RS Margono Soekarjo adalah sebuah
ruangan/tempat khusus yang memberikan pelayanan secara intensif untuk
pemantauan fungsi vital secara terus menerus dalam 24 jam. Dimana
perawatan intensif ini akan dapat memperbaiki dan mempertahankan
kelangsungan hidup selanjutnya. Selain itu, HCU di RS Margono juga
merawat pasien dengan tingkat kekritisan dimana memiliki ancaman jatuh
pada kondisi lebih buruk. "Pasien yang ada di sini itu merupakan
pasien yang memiliki riwayat tekanan darah tidak stabil, dan tingkat
kesadaran menurun. Bisa disebabkan karena trauma, penyakit kronis,
atau gangguan multi organ.
BAB IV
PEMBAHASAN
Rumah Sakit Margono Soekarjo (RSMS) merupakan rumah sakit umum kelas B
Pendidikan. Rumah Sakit ini mempunyai fungsi, diantaranya: Pelayanan Medis,
pelayanan penunjang medis dan non medis, pelayanan dan asuhan kefarmasian,
pelayanan farmasi, pelayanan administrasi, pengembangan SDM Rumah sakit,
Pelaksanaan pendidikan dokter dan tenaga profesi kesehatan yang lain,
Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di bidang IPTEKKES dan
Teknologi Kedokteran. Menurut Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 8
tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah dan
Rumah Sakit Jawa Daerah Provinsi Jawa Tengah, Struktur Organisasi RSUD
Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto dipimpin oleh seorang direktur, yang
membawahi tiga wakil direktur, diantaranya wadir pelayanan dan kerjasama,
wadir penunjang dan pendidikan, dan wadir umum dan keuangan. Sedangkan
Instalasi Farmasi merupakan kelompok jabatan fungsional yang bertanggung
jawab langsung kepada direktur, yang dipimpin oleh seorang kepala instalasi
farmasi dibantu oleh seorang sekretaris farmasi dan membawahi empat bidang,
yaitu: bidang pelayanan farmasi non VIP, pelayanan farmasi VIP, logistic
farmasi, dan farmasi klinik. Struktur Organisasi RSUD Prof.Dr. Margono
Soekarjo Purwokerto sudah memenuhi standar.
Pelayanan Farmasi RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto terdiri
dari dua pelayanan yaitu pengelolaan perbekalan farmasi dan bahan medis
habis pakai serta pelayanan farmasi klinis. Pengelolaan perbekalan farmasi
dan bahan medis habis pakai dikelola oleh Gudang Farmasi Pusat yang di
distribusikaan ke setiap satelit farmasi yang ada di RSUD Prof. Dr.
Margono Soekarjo yaitu: Instalasi Farmasi Rawat Inap, Instalasi Farmasi
Rawat Jalan, Instalasi Farmasi Gawat Darurat, Instalasi Farmasi Bedah
Sentral, Instalasi Farmasi ICU, Instalasi Farmasi ICCU, Instalasi Farmasi
HCU, dan Instalasi Farmasi Kemoterapi. Permintaan perbekalan farmasi dari
setiap satelit farmasi ke gudang pusat dilakukan tiga kali dalam seminggu
sesuai dengan jadwal masing-masing, namun seingkali permintaan tidak sesuai
jadwal yang telah ditentukan dikarenakan pengeluaran obat di setiap satelit
tidak menentu.
Pelayanan farmasi klinis di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto
BAB V
PENUTUP
V.1 Kesimpulan
1. RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto merupakan rumah sakit
umum kelas B. Salah satu kegiatan di rumah sakit yang menunjang
pemberian upaya kesehatan yang bermutu adalah pelayanan farmasi
rumah sakit yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit
(IFRS). Kegiatan pelayanan kefarmasian di Rumah Sakit meliputi
pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis
pakai, dan pelayanan farmasi klinik.
2. Pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai
yang terdapat di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto meliputi
:
a. Pemilihan berdasarkan formularium nasional (FORNAS) terbaru, e-
catalogue obat dan alkes.
b. Perencanaan ditentukan melalui metode konsumsi, epidemiologi
serta kombinasi sesuai anggaran.
c. Pengadaan berdasarkan anggaran yang tersedia, hibah atau
dropping untuk obat-obat tertentu.
d. Penerimaan dilakukan oleh petugas gudang farmasi lalu dilakukan
pemeriksaan barang meliputi nama barang, nomor Batch, Expired
Date (ED), jumlah barang dan kondisi fisik.
e. Penyimpanan berdasarkan suhu penyimpanan obat, bentuk sediaan,
FIFO/FEFO dan secara alfabetis.
f. Pendistribusian bersifat desentralisasi sehingga permintaan
barang harus menyertakan surat permintaan barang dan
pendistribusian dilakukan secara intern (Satelit Farmasi dan
Abiyasa).
g. Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan juimlah persediaan dan
penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Hanis Pakai.
h. Pemusnahan perbekalan farmasi yang kadaluarsa/rusak harus
dilakukan oleh petugas yang berwenang dan disaksikan oleh
pejabat yang berwenang.
i. Kegiatan pengelolaan perbekalan sediaan farmasi, alat kesehatan
dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) berdasarkan persyaratan
Undang-undang yang berlaku belum dapat dilakukan secara maksimal
dan menyeluruh karena keterbatasan jumlah personalia dan
pertimbangan segi efektivitasnya.
3. Pelayanan farmasi klinik
Pelayanan farmasi klinik di RSUD Prof. Dr. Margano Soekarjo
meliputi: skrining resep, PIO, visite, MESO, dan PTO sudah dilakukan
oleh Apoteker.
V.2 Saran
- Jumlah personalia di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto
sebaiknya ditambah agar semua kegiatan berjalan sesuai protap dan SOP
secara maksimal terlaksana dan profesional.
- Sistem UDD (Unit Dose Dispensing) yang baru direalisasikan memerlukan
jumlah tenaga profesional yang memadai dan kerja sama yang baik
dengan tenaga kesehatan lainnya.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2009. Undang-Undang Nomor 44 Tentang Rumah Sakit. Kementerian
Kesehatan Republik Indonesia. Jakarta.
Anonim, 2006. Permenkes Nomor 1045 Tentang Pedoman Organisasi Rumah Sakit
di Lingkungan Departemen Kesehatan. Kementerian Kesehatan Republik
Indonesia. Jakarta.
Anonim. 2014. Permenkes Nomor 58 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di
Rumah Sakit. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Jakarta.
-----------------------
KEPALA INSTALASI FARMASI
ADM IFRS
PELAYANAN FARMASI KLINIK
MANAJEMN MUTU
PENGELOLAAN PERBEKALAN
Satelit Farmasi
Instalasi Pelayanan Medis/Penun
Persetujuan Pejabat Terkait
Gudang Farmasi
Pengeluaran
Pencatatan
Kontrol
TT Penerima
Menerima Surat Permintaan
Pengecekan Surat Permintaan dan Kontrol pesanan pada SIM
Penyiapan Obat
Entri pengeluaran untuk SF Tulis yang dikeluarkan dilembar surat permintaan
Memeriksa kembali sebelum dikirim ke SF
TTD Penanggungjawab & petugas perbekalan farmasi
Pengiriman barang ke SF
Skrinning dan dilakukan pengecekan harga
Pasien diberikan nomer antrian
Pasien datang ke instalasi farmasi membawa slip pendaftaran
Dispensing obat
Pengecekkan akhir
Penyerahan dan PIO
Pasien datang membawa resep
Pemberian nomor antrian racikan, non racikan dan DM
kontrol identitas pasien dan penomoran resep
Skrinning resep dan penulisan etiket
Memasukkan data ke SIM (System Inventory management)
Harga Obat
Dispensing obat
Persetujuan Harga
Pembayaran
Cek akhir
Diberi alternative lain, menawarkan penggantian obat yang memiliki zat
aktif dan khasiat yang sama
Penyerahan obat dan PIO
Pengembilan nomor antrian
Pasien pulang
Memberikan resep atau kartu pendaftaran
Pasien datang
Pasien diberikan nomor antrian
Dispensing obat
Entry Resep
Skrinning resep, penulisan etiket dan pengecekan harga
Penyerahan dan PIO
Pengecekkan akhir
Skrinning dan entry Resep
Pasien diberikan nomor antrian
Pasien datang ke instlasi farmasi membawa slip pendaftaran
Penulisan Resep
Penyerahan dan PIO
Pengecekkan akhir
Dispensing obat
Dispensing
Entry Resep ke Komputer
Skrining Resep oleh Apoteker dan Penulisan Etiket
Resep Masuk
Serahkan untuk Rawat Inap
Packing
Checking
Distribusi
Dilakukan skrinning resep dan penulisan etiket
Petugas farmasi Apotek Rawat Inap menerima resep dari perawat ruangan
Resep diserahkan oleh dokter ke perawat ruangan untuk diantarkan ke Apotek
Rawat Inap
Pengecekkan obat
Dispensing Obat
Entry resep dan pengecekkan harga
Obat diterima di ruang obat di tempat perawatan pasien
Pengepakkan Obat
Penyerahan Obat pada perawat ruangan (distribusi)
Penyerahan obat dan visite pasien oleh farmasis
Pencatatan dibuku pemberian obat pasien rawat inap
Menuliskan nama dosis dan jumlahnya ke kartu obat pasien
Petugas farmasi IGD mengecek obat/alkes yang akan diambil dan mencatatnya
di buku catatan farmasi IGD
Perawat mengambil obat/alkes yang dibutuhkan ke Satelit Farmasi Gawat
Darurat
Petugas farmasi IGD menerima kartu obat dan memeriksa kelengkapan resep
seta mencocokan nama, dosis, dan jumlah obat/alkes yang diambil dengan buku
catatan farmasi IGD
Petugas farmasi mengambil dan menyerahkan obat/alkes sesuai dengan resep
dokter yang tertulis di kartu obat paska kadaluarsa
Setelah selesai, perawat menyerahkan kartu obat beserta resep yang telah
ditulis dokter paska kedaruratan selesai ke peutgas farmasi IGD
Menyerahkan kartu obat pasien kepada transporter
Petugas farmasi IGD mengambil dan menyerahkan obat sesuai dengan resep
dokter yang tertulis dalam kartu obat pasien
Petugas farmasi IGD menerima kartu obat dan memeriksa kelengkapan resep
Perawat IGD membawa resep yang ditulis oleh dokter ke satelit farmasi IGD
Melakukan entri resep yang tercatat di kartu obat ketika pasien IGD akan
dirawat ke rawat inap
Menyerahkan kartu obat pasien kepada petugas transporter
Pelayanan perbekalan farmasi di OK IGD menggunakan sistem paket
Petugas OK IGD mengajukan permintaan paket perbekalan farmasi sesuai jenis
operasi
Selesai operasi, petugas OK IGD mengembalikan paket perbekalan farmasi ke
satelit farmasi 24 jam
Petugas satelit farmasi memeriksa dan menghitung kembali jumlah perbekalan
farmasi yang telah digunakan dan sisanya
Perbekalan farmasi yang telah digunakan dientri kedalam komputer
Melakukan skrinning, validasi/entri resep di komputer
Memeriksa kelengkapan resep
Menerima resep gawat darurat
Pasien melakukan proses pembayaran
Mengkonfirmasi harga obat pada pasien
Dispensing sesuai jenis sediaan
Keluarga pasien mengambil obat di satelit farmasi IGD
Melakukan pemeriksaaan
Memasukkan obat kedalam wadah obat
Petugas farmasi menyerahkan obat yang telah diperiksa dan melakukan PIO dan
konseling obat
