La importancia de la planificación y la programación
Mientras el objetivo de la planificación es maximizar el valor del negocio, el de la programación es lograr la mayor eficiencia dentro de una organización. Ambas actividades son claves para lograr el éxito. Si en más de alguna oportunidad, viendo una película, se encontró con el protagonista salvando a su empresa de la quiebra simplemente por seguir su instinto, sepa que es simplemente eso: una película. Y es que en el mundo de los negocios se puede tener mucho instinto, pero en la mayoría de los casos las decisiones importantes se toman en base a lo planificado y programado por la organización. Así, no es el instinto instinto de los ejecutivos lo que que va a definir el éxito o el fracaso de un proyecto. Lo que definirá el futuro será c ontar con una buena planificación y una buena programación. Planificar y programar son dos funciones diferentes dentro de la organización y complementarias entre sí. Esto último porque ambas tienen un mismo objetivo: maximizar el valor del negocio, a través de la asignación de recursos y tiempos precisos para cada proceso. Así, una correcta planificación y programación aseguran el éxito del negocio. Pero no hay que confundirse. Para lograr el éxito hay que estar consciente de que hablamos de dos procesos diferentes y que cada uno está a cargo de la organización de materias distintas. Y es que mientras la planificación permite lograr la mejor secuencia de explotación de los recursos disponibles en una empresa de materias primas, la programación va a propender a que operadores y maquinaria logren la máxima eficiencia de producción. En otras palabras, la planificación permite definir las secuencias o planes de producción óptimos y la programación logra la asignación eficiente de los recursos a las distintas actividades. Todo con el objetivo de lograr las metas y optimizar resultados.
El camino de la planificación En esta estructura de planificaciones y programaciones podríamos ubicar en primer lugar a la planificación, ya que ésta se basa en la materialización de la estrategia global de la organización, llevando ese objetivo intangible a algo real y concreto. Mientras que la programación siempre se va a atener a lo planificado. El objetivo principal del proceso de planificación es tener todo bajo control. Pero ¿cómo se logra eso en una organización donde las variables son múltiples? Básicamente reduciendo la incertidumbre respecto de todos los procesos al mínimo, para así minimizar al máximo los riesgos. Esto se obtiene a través de la definición de las consecuencias de cada una de las acciones administrativas. Es decir, el control se logra no sólo a través del conocimiento de cada uno de los procesos de la organización, sino que además al tener claro cuál será el resultado de cada uno de ellos. Es decir, saber el tiempo que demora un proceso determinado, cuál es el producto que se obtiene de dicho proceso, cuánta mano de obra e insumos necesito para ese proceso, etc. Además, la planificación no parte de la nada, sino que debe estar directamente directamente relacionada con la estrategia empresarial de la organización. La planificación debe ser capaz de coordinar los esfuerzos y los recursos de la organización en base a la estrategia macro.
Así, un correcto plan se va a convertir en la locomotora que llevará a la empresa hacia el logro de las metas, a través de la dirección, el control y la organización de los procesos de la compañía. Gestión de Operaciones Módulo 5 - La importancia de la planificación y la programación Profesor Mauricio Méndez Mardones -1-
Pero en la organización, la planificación no sólo debe considerar los tiempos ideales de producción o los resultados esperados. También se debe establecer los rangos de errores que se pueden cometer y cómo se debe reaccionar a ellos. E incluso cómo enfrentar los factores externos que puedan afectar el correcto desempeño del plan. Por ejemplo, cuando uno planifica un viaje no son solamente los recursos y esfuerzos propios los que van a definirlo. El clima, el horario de los vuelos, las tarifas según la temporada, entre otros, son factores externos que van a afectar el resultado del viaje. Si pagamos el crucero más caro de todos, con todos los servicios incluidos, pero un frente de mal tiempo retrasa a la nave en un puerto por la mitad de tiempo que dura el viaje, probablemente éste no va a s er el mejor viaje de nuestra vida. Y menos si tenemos una reunión planificada para el día de regreso. Lo mismo sucede dentro de una organización. Al lí, nuestros recursos y esfuerzos no son los únicos que definen el resultado de nuestros productos o s ervicios. Hay muchos otros factores, tanto internos como externos, que van a afectar los procesos. Por ello la planificación no se hace en un día para todo el año, sino que es un proceso continuo, que debe permitirnos ser capaces de reconocer los cambios del entorno de cada organización y adaptarnos a ellos. Dentro de los factores externos que puedan afectar el correcto funcionamiento de nuestra planificación y que podrían poner en juego el logro de los objetivos de la empresa se encuentran: 1. Los eventos inesperados 2. La resistencia psicológica al cambio de los miembros de la organización 3. La información insuficiente para implementar la planificación 4. La escasez de habilidades para hac er uso de los métodos de planificación 5. Los altos costos que estos planes puedan tener. Por ejemplo, dentro de una empresa forestal, no s ólo se debe tener planificados y estipulados los procesos en base a la normalidad en el ambiente. Esta también debe considerar cómo reaccionar a la inclemencias del clima o frente a un incendio. De esta forma, una correcta planificación le va a permitir a la organización tres c osas fundamentales: 1. La obtención de los recursos y su correcta utilización para lograr los objetivos. 2. Que los miembros de la organización tomen las decisiones y desempeñen sus actividades en forma coherente con el objetivo principal. 3. Tener bajo control el logro de los objetivos de la organización.
Planificación estratégica y planificación operacional De acuerdo al autor del libro Administración (1996), James Stoner , quien define la planificación como el proceso de establecer metas y la elección de los medios para alcanzarlas, existen dos tipos de planificación: la planificación estratégica y la planificación operativa. a) Planificación Estratégica: consiste en el diseño de un plan para satisfacer las metas generales de una empresa. Su horizonte de tiempo es de largo plazo y su alcance es global, ya que visualiza a la organización como un todo. El resultado de la planificación estratégica es un plan integrado que relaciona las ventajas estratégicas de una organización con los
desafíos del ambiente. Es la respuesta de la or ganización a su entorno en el transcurso del tiempo. b) Planificación Operativa: corresponde a la aplicación de los planes estratégicos en el quehacer diario de la organización. Puede estar definido en términos de corto, mediano o largo plazo, dependiendo de para qué objetivo se está desarrollando un plan específico. Un ejemplo claro de la planificación operativa puede ser el plan de explotación de una empresa forestal (ver recuadro). Aquí, la planificación operativa no sólo estará enfocada en la explotación anual programada. También estará presente en la construcción de caminos y plataformas que permita la explotación de bosques en tres años más y también en la reposición del bosque a través de un plan de siembra, que permita la r eposición del bosque en un horizonte de 10 años. Gestión de Operaciones Módulo 5 - La importancia de la planificación y la programación Profesor Mauricio Méndez Mardones -2-
Así, la planificación da origen a subconjunto de planes, tanto operacionales como estratégicos, en las diferentes áreas de la compañía, como producción, mantenimiento, marketing, ventas, entre otras.
La importancia de la programación Así como la planificación es importante dentro de la organización, la programación cumple su parte, siendo su principal objetivo el lograr un movimiento uniforme y rítmico de los productos a través de las diferentes etapas de producción. Puede asimilarse a la figura del director de orquesta de todos los procesos, que f inalmente permiten obtener como resultado los productos y las cantidades esperadas en el tiempo determinado por la planificación. La programación es un proceso de identificación, organización y ordenamiento en secuencia lógica, de cada una de las actividades que componen un programa o plan de producción. Todo esto, además, debe cumplir con tiempos adecuados, ya sea de corto, mediano o largo plazo, que permitan cumplir con los plazos dados por la planificación para lograr los objetivos de la organización. Esto implica asignar tiempos responsables de ejecución y comprobación de recursos para cada una de las actividades, para así mantener una secuencia lógica y ordenada de los procesos dependientes entre si. Y para lograr esta coordinación y ritmo, y además cumplir con los plazos se deben tomar en cuenta por lo menos tres variables principales al momento de programar: a) Actividades necesarias para el desarrollo de un plan determinado b) Tiempo que debe tardar el desarrollo de cada una de estas actividades para cumplir con los tiempos. c) Responsables de cada actividad. Volviendo al ejemplo de la empresa forestal, si ésta tiene como plan la construcción de un nuevo camino principal dentro de uno de sus bosques en un horizonte de 30 meses, variables como el tiempo que demora una máquina limpiadora de corteza en el aserradero de la forestal en procesar un árbol (2 minutos) van a definir el cumplimiento de ese plan. Para eso es necesario programar o reprogramar cada uno de los procesos a los objetivos fijados. Gestión de Operaciones Módulo 5 - La importancia de la planificación y la programación Profesor Mauricio Méndez Mardones -3-
Así, todos los indicadores de gestión (el conocimiento de los procesos, los rendimientos de los equipos o maquinarias y toda la información relativa al desempeño de los procesos) s e transforman en los input clave de la programación. Y es que
a partir del conocimiento de estas variables, la programación de operaciones considera una serie de acciones que deben ser ejecutadas y que en su conjunto aportan a cumplir con el resultado final esperado. Con la lista completa de las diferentes actividades a realizar para cu mplir con lo planificado, así como la enumeración de las tareas específicas de cada área, se organizan las actividades por sección de trabajo y se ordenan en una secuencia lógica, estableciendo interdependencias y simultaneidades. Es decir, se dice qué actividad se desarrollará en primer lugar, cuál en segundo etc. Además, se dispone cuáles de las actividades se pueden desar rollar al mismo tiempo, y cuáles actividades necesitan del resultado de otra para realizarse. Se establecen entonces las fechas de inicio y términos de cada actividad, las cuales quedan con una asignación de tiempo conocida. De esta manera la programación de operaciones permite predecir donde podrían estar las pérdidas de tiempo o las sobrecargas entre los centros de producción o procesos. Así, por ejemplo no habrá trabajadores o maquinaria con tiempos de ocio. Estos pasos permitirán cumplir con los plazos de entrega establecidos y tener un óptimo uso de los recursos. Otra ventaja de la programación es que permite el control diario y periódico de las tareas y la correcta toma de decisiones. Ésta última tarea está en manos de los responsables de las diferentes operaciones: ellos deciden cuándo reprogramar las tareas, cuándo asignar más recursos o cuándo cambiar prioridades, en la medida en que los procesos se vean afectados por diversas alteraciones, como el atraso en la llegada de materiales, el desempeño o capacidad del personal, o una disminución de la capacidad de producción de la maquinaria o de los sistemas de producción. Son ellos los que deben reaccionar frente a los problemas que puedan afe ctar las metas establecidas. Por ejemplo, la decisión de adquirir cuchillas de menor calidad, que cortan menos árboles por unidad, tendrá como consecuencia un mayor recambio de estas piezas y un rendimiento menor de la máquina. Por ende, s e produciría un atraso en la tasa de tala diaria, lo que finalmente se expresaría gráficamente al no alcanzarse la tala del área programada para una fecha específica.
Métodos para programar Saber exactamente los tiempos de cada uno de los procesos, o cuánto necesitamos que produzca una máquina en específico para cumplir con el plan final, no es tan sencillo. Por esto es que existen diferentes mecanismo para poder establecer todas estas variables y objetivos, entre las que se encuentran la Carta Gantt, el método PERT y el método CPM, entre otras. a) Método PERT (Program Evaluation and Review Technique)
El sistema PERT, cuya sigla en español significa Evaluación de Programa y Técnica de Revisión, no nació en una empresa o escuela de negocios. Por el contrario, fue desarrollado por las Fuerzas Ar madas de Estados Unidos en 1957 para controlar los tiempos de ejecución de las diferentes actividades que componían sus proyectos. Es un método probabilístico, que tiene como premisa el que la variable tiempo de ejecución de una actividad es desconocida. Así, establece tres datos estimativos de tiempo: el más probable, el optimista y el pesimista.
Considerando esto, el método PERT suma todos los tiempos esperados de c ada una de las actividades que componen un proyecto y con eso calcula el tiempo de finalización de dicho plan u proyecto. Además, este método asume que cada una de las actividades que componen el plan es independiente de las demás y cuenta con un tiempo propio. Tomando nuevamente como ejemplo una empresa forestal, si a ésta le aplicamos el sistema PERT para estimar el tiempo que demorará un paño en ponerse a producir, se deberán considerar los tiempos que demore en realizarse toda la infraestructura necesaria para que comience a producir madera. Entre ellos, el tiempo de ejecución de un camino de 8 metros, la construcción del camino hacia la primera plataforma programada para prod ucción y el tiempo de construcción de la plataforma. Gestión de Operaciones Módulo 5 - La importancia de la planificación y la programación Profesor Mauricio Méndez Mardones -4b) Método CPM (Critical Path Method)
Su traducción al español es Método de Trayecto Crítico y fue desarrollado también en Estados Unidos en 1957, encargado por la compañía Dupont y Remington Rand. El CPM plantea como premisas que los tiempos de las actividades se conocen y se pueden variar cambiando el nivel de los recursos utilizados, y tiene como objetivo principal controlar y optimizar los costos dentro de la operación. Esto se realiza mediante la planificación correcta de las actividades que componen un proyecto. Las actividades son consideradas independientes, continuas y con un or den cronológico. Así, mediante el CPM se establecen tiempos normales y acelerados para cada actividad, los cuáles estarán determinados por la cantidad de recursos necesarios para lograr dicho ritmo. Este método enfatiza el control y seguimiento de cada una de las actividades. Así, ante la aparición de retrasos, se realizan esfuerzos para lograr recuperar el tiempo. Estos esfuerzos, por lo general, consisten en el incremento de recursos o el adelantamiento de actividades, que permitan volver a estar en línea con la programación. Por ejemplo, en el caso que el camino de 8 metros del paño de la forestal estuviera retrasado en algunos días, las medidas que se implementarían bajo el método CPM serían aumentar las cuadrillas de trabajadores, incorporar horas extras para alcanzar los plazos.
