LA CONTABILIDAD MERCANTIL La contabilidad mercantil dice relación con una de la obligaciones impuestas por la ley a los comerciantes, Todo comerciante deberá llevar una con el objeto de dejar un registro de las operaciones que ejecute y también para poder desglosar de dichos montos los impuestos que deberá pagar al Fisco. Para este fin deberá llevar libros de contabilidad los cuales deben ser llenados en lengua castellana y conforme a la Son todas las anotaciones que hace el comerciante de las operaciones que efectúa tanto civiles como mercantiles en libros especiales destinados para tal efecto con el objeto de c onocer a través de ellos su situación económica. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD MERCANTIL: Es importante porque permite al comerciante enterarse de la situación de acreedor o deudor que tengan los terceros en relación con su empresa, permite detallar y comprobar los valores que integran su patrimonio, también nos permite determinar el resultado de las operaciones en cada uno de los ejercicios económicos
LIBROS OBLIGATORIOS: Según el Art. 32 del Código de Comercio todo comerciante debe de llevar en idioma castellano su contabilizad la cual comprenderá el libro diario, mayor y de inventario, además puede tener libros auxiliares para mayor orden y claridad de sus transacciones. EQUICITOS LEGALES PARA LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: -Externos o de forma: El libro diario y de inventario debe estar en idioma castellano, no puede ponerse en uso sin que haya sido previamente previamente presentado al tribunal mercantil a fin de poner poner en el primer folio de cada libro una nota habilitada fechada y firmada por el juez y el secretario, se estampara en todas las demás hojas el sello de la oficina. -Se prohíbe a los comerciantes: Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas, dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos, borrar los asientos o parte de ellos, arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros. -Se prohíbe los errores y omisiones: Se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se anotaré la falta. -Interno o de fondo: En el libro diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante de manera clara quien es el acreedor y deudor en la negociación a que se refiere, se resumirán mensualmente los totales de esas operaciones siempre que se conserven los documentos que comprueben tales operaciones, los comerciantes por menor, cumplirán con la obligación que impone el artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado y detalladamente las de crédito y los pagos y cobros con motivo de estos.
En el libro mayor: se debe detallar en forma individual las diversas operaciones que han sido asentadas en el libro diario. No hay disposición especial en el Código de Comercio sobre la forma de llevarse este libro. El artículo 38 del Código de Comercio establece: Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros solo harán fe contra su dueño; Pero la otra parte, no podrá aceptar lo favorable, sin admitir también lo adverso que ellos contengan. Según este dispositivo, en principio, los Libros de Comercio no constituyen por si solos prueba alguna. Valeri, P. (2004) expresa que: “La prueba se concreta a los asientos bien llevados en los Libros de Comercio obligatorios, es decir, que no se haya incurrido en alguno de los supuestos prohibidos por el Código de Comercio” (p.88). Por tanto, dichos asientos constituyen prueba entre comerciantes, en todo lo que les beneficie o los perjudique. Ahora bien, para los no comerciantes, los asientos hacen fe únicamente contra su dueño, pero la otra parte, no podrá aceptar lo favorable que se desprenda de esos libros, si al mismo tiempo no acepta también lo adverso que de ellos se derive. Barboza, E. (2007) agrega: “los libros de contabilidad darán fe contra su dueño, ya que, virtualmente, estos libros recogen una confesión extrajudicial de los negocios y obligaciones que contrae el comerciante” (p.89). Asímismo, el artículo 124 ejusdem, establece que: “Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban: …Con los libros mercantiles de las partes contratantes…”. Es decir, los Libros de Comercio sólo serán objeto de prueba entre comerciantes por hechos de comercio, y la fuerza y eficacia probatoria de estos quedará sometida al prudente arbitrio del juez. En este sentido, Morles, A. (2004) señala: El grado probatorio de los libros es cuestión que la ley deja a la apreciación del juez y, en consecuencia, éste puede considerarlos desde prueba plena de la obligación hasta simple presunción hominis dependiendo de la extensión y claridad de los asientos y de los restantes elementos que el magistrado considere. (p. 416)
Con respecto a los Libros Auxiliares, para que sus asientos surtan efectos jurídicos, estos deben ser legalizados por el Registrador Mercantil y ser llevados correctamente sin incurrir en los supuestos prohibitivos del artículo 37 del Código de Comercio. Del mismo modo, el Código de Comercio en su artículo 40, prohíbe hacer pesquisas de oficio por Tribunal o autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros, o si éstos están con arreglo a las prescripciones legales. Pero si el comerciante intenta hacer valer los asientos alterados, podrá incurrir en responsabilidad tanto civil como penal, según sean las circunstancias del caso. Además, en el supuesto de cesación de pago por parte de ést e, tales hechos contribuyen a conformar hechos demostrativos de quiebra culpable o quiebra fraudulenta, tipificados en el Código Penal Venezolano como delitos. (Valeri, P. 2004, p. 88). Por otro lado, es importante tomar en cuenta la llamada manifestación o examen general de los libros de Comercio, los cuales podrán acordarse de oficio o a instancia de parte, sólo en los casos taxativos del artículo 41 Código de Comercio, es decir, en materia de sucesión universal, comunidad de bienes, liquidación de sociedades legales o convencionales, y en los casos de
atraso y quiebra. Finalmente, con respecto a la prueba de las obligaciones contraídas entre venezolanos y extranjeros, se debe atender a las leyes del país en el que el comerciante ejerce su actividad, en lo relativo a los libros y a la forma de llevarlos (locus regit actum), y para estimar su valor probatorio, debe tomarse en consideración la ley del país antes cuyos tribunales se haga valer la correspondiente pretensión (lex fori). (Barboza, E. 2007, p.109). En este orden de ideas, el artículo 116 del Código de Comercio dispone: “Todos los actos concernientes a la ejecución de los contratos mercantiles celebrados en país extranjero y cumplideros en Venezuela, serán recogidos por la ley venezolana, a menos que las partes hubieren acordado otra cosa”. En estos casos, deberá atenderse a los principios generales de Derecho Internacional Privado y la respectiva ley (Código de Bustamante).
ART. 134.— Conservación y destrucción de los libros Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación. Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la cámara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos. ART. 135.— Pérdida y reconstrucción de los libros El ente económico debe denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso. Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes. Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Se pueden remplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.
Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de contabilidad o comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artículo 49 Código de Comercio). Los libros más importantes que se deben registrar en la cámara de comercio son: De contabilidad: diario y mayor y balances. De actas de Asamblea de accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas (Artículos 189, 195 y 431 del Código de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993). De registro de acciones (Artículos 195 y 406 Código de Comercio). De registro de socios en sociedades limitadas (Artículo 361 Código de Comercio). De Accionistas, (Artículo 130 Decreto 2649/93). Requisitos para su registro: Para registrar un libro por primera vez Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique: El nombre del libro. Indicación de que su registro es por primer vez. Indicación del número de folios a registrar (hojas útiles, folio inicial y folio final). Presentación del libro si este se lleva en forma manual para su rúbrica; o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas. Cancelar en las cajas de la entidad los derechos de inscripción correspondientes. Para registrar nuevos libros por haberse agotado los anteriores se requiere: Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique: El nombre del libro. Indicación del número de folios a registrar (hojas útiles, folio inicial y folio final). Acreditar que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentación del propio libro o del certificado del revisor fiscal o contador público en el cual conste su número de tarjeta profesional. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
Cancelar en caja los derechos de inscripción correspondientes. Importante: Los libros sólo pueden registrarse en blanco y previamente numerados. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción del anterior, debe aportarse copia auténtica de la respectiva denuncia.