LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA M. PAZ MARTÍN-POZUELO CAMPILLOS Universidad Carlos IZI de Madrid
COLECCIÓN
O e: 3
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UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID. BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO MADRID, 1996
... y mientras vivimos con los hombres tenemos precisión de conservarnos las relaciones, siendo ellas las que dan materia al objeto de su cuidado y a que las reservemos y guardemos con tanta más diligencia, cuanto al espíritu humano conoce el grande interés que de ello resulta ... PORRAS HUIDOBRO Disertación sobre Archivos
ÍNDICE
PRESENTACI~N.........................................................................................................
Páginas
13
PARTE 1: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.ASPECTOS GENERALES 1. Definición del Principio de Procedencia:
1.1 El problema de la definición ............................................................................... 1.2 Doble valor del Principio de Procedencia .......................................................
19 24
2. Evolución histórica: 2.1
Génesis del Principio de Procedencia ......
.
.. .....................................
La obra de Ernest Spiess como origen teórico del según Adolf Brenneke ......................................
26
2.2 Desarrollo teórico del Principio de Procedencia ............................................ El juicio de la Academia de Berlín en 1819 ................................................... El principio francés de fondo a partir de la reforma de los archivos departamentales de Pm's en 1841 .......................................................................... El principio del Registro en el Archivo Secreto de Estado de Berlín en 1881. La formulación del Principio de Procedencia en la obra de los teóricos holandeses Muller, Feith y Fruin en 1898 ......................................................... 2.3
El Principio de Procedencia en España
.................................
25
. .......................
? '
El Principio de Procedencia en las ordenanzas de los archivos españoles ..... El respeto a la naturaleza de los papeles en la determinación de su arreglo, según F. Troche y Zúñiga en 1828 ...............................................................
21 21 28 31 32 34 35 36
9
~NDICE Páginas
Las reglas para la coordinación de archivos de Porras Huidobro en 1830 ..... Instrucción y Bases para el arreglo y clasificación de los archivos. dictadas por la Junta Superior directiva de Archivos en 1860 ......... La completa separación de fondos como base c ción del archivo. Velasco y Santos en 1875 La índole de los documentos como principio re Ciernes y Villame en 1876 ...................................................................... La procedencia como esencia de la clasificación archivística ,según Rodríguez Miguel, 1877 ............................................................................................. Comunicaciones a la asamblea del Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos: 1923 ................................................................................... La procedencia en la clasificación de los archivos históricos según Julián Paz en 1923 ....................................................... La organización de los documentos según González Palencia en 1923 .........
38 39
41 42 43 45
46 47
3. Contexto teórico: 3.1 El problema de la contextualizaciónteórica ................................................... 3.2 La clasificación archivística como marco teórico de la génesis del Principio de Procedencia ................................................................................................
Principios archivísticos de clasificación .........................................................
49 50 55
PARTE 11: D E F I M C I ~ NDE LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL ENUNCIADO TEÓRICO DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA 4. La Institución y su función ...................... 4.1
...........................
Concepto de Institución desde disciplinas ajenas a la Archivística ................ La institucionalizacióncomo fenómeno social: origen y concepto de institucionaiización .................................................. .......................... ........................ La función social como elemento definidor de la La Institución como ordenamientojurídico: conc titución desde el punto de vista del Derecho ............................................. La Institución como elemento de poder: concepto y definición de Institución a partir del concepto de Estado ................................................................. Fundamentación ideológica del concepto de Estado ...................................... La evolucibn del concepto de Estado en el desarrollo y determinación conceptual de la Institución ............................................................................
4.2
10
63
64 65 67 67 70 70 75
Período medieval .................................................................................... La modernidad o los prolegómenos de la Administración ..................... El concepto de Estado liberal. El surgimiento de la Administración .....
75 76 77
Funcionalidady organicidadcomo rasgos fundamentales del concepto de Institución administrativa .............................................................................. El procedimiento como fundamento de la praxis administrativa ...................
79 80
La Institución como elemento fundamental de la génesis documental. La institución en el marco de la Archivística ........................................................... La Listitución y la necesidad del archivo ...... ............................................ La función institucional como fundamento de la praxis archivística .............
81 83 85
ÍNDICE
Páginas
5.
El documento de archivo ..........................................................................................
89
5.1 Concepto genérico de documento ..................................................................
90
Diversidad en la naturaleza del documento .................................................... Naturaleza jurídica del documento ........................... Naturaleza formal del documento: Documento diplo
92 93 94
Definición del documento diplomático desde el punto de vista archivístico.
5.2
Naturaleza histórica del documento: Documento-monumento ......
96
Delimitación conceptual del documento de archivo .......................................
98
Elementos conceptuales que determinan la especificidad del documento de ...... archivo ...................... ............... .................................. ....__ ........... ...................... Institución y documento de archivo El documento de archivo producto d El tipo documental resultado del procedimiento administrativo _._._... .....__. .... 6.
.......,.............................
El archivo ........................................... 6.1
101 103 104 104
107
Evolución del concepto de archivo ....................
108
Determinaciones espacio-temporales que inciden en el concepto de archivo. ..........,............................. Periodización de la historia de los archivos
109 110
Casanova o la historia de los archivos ........ Concepción teórica e histórica de la Archivkunde de Brenneke ............. La historia de los archivos inserta en la his cesa. Robert-Henn Bautier .. La historia de los archivos en la
111
6.2 Delimitación de la natu ciones ...........................
del archivo a partir de sus diferentes defini... .........<...
.........................................................
Primeras definiciones derivadas del concepto patrimonial administrativo .... La influencia del racionalismo y de la Ilustración .._____.____........____I.. .................. La procedencia en las ulteriores definiciones de archivo ................................ 6.3
95
112 113 114
115 116
117 119
La formación del archivo en la determinación de su específica funciona121
PARTE 111: PRAXIS DEL PRINCIPIO D E PROCEDEVCIA. k DEFINICI~NDE CONCEPTOS 7. El respeto a la procedencia de los fondos ....................................... 7.1 Fondo de archivo .............................................................................................. 7.2 Concepto de procedencia archivística ................................................... ...... ..... .
129 130 135
11
ÍNDICE
Páginas
7.3 El cuadro de clasificacióncomo representación simbólica del fondo ............
139
La legitimación del orden institucional como base teórica del cuadro de clasificación .................................................................................................. Noción de cuadro de clasificación ..................................................................
139 140
8. El respeto a la estructuraoriginal de los fondos y al orden natural de los documentos.
143
Delimitación terminológica referente al orden natural de los documentos ....
144
................................................. Génesis y evolución teórica ............................................................................ Anteceden ........................................................................................... El registro Noción ................................................................ Origen te6 ..............................................
145
8.1
Noción del orden natural de los documentos
.
8.3 Naturaleza teórica y análisis de los conceptos que integran el respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos ............ Concepto de serie documental ........................................................................ Concepto de tipo documental .........................................................................
146 147 147 148
150 151 152
PARTE IV:DEL ESTATUTO CIENT~FICODE LA ARCHIVÍSTICA 9. Definición de la Archivística: 9.1 El objeto de la Archivística ............................................................................
155
La Archivística y sus divisiones .....................................................................
156
o
2 Disciplinas complementarias ...............
......................................................
La Archivística y las ciencias de la Administración y del Derecho ............... La Archivística y las ciencias y técnicas historiográficas .............................. La Archivística y las ciencias de la documentación .......................................
9.3 La gestión de documentos y la Archivística ...................................................
158 159 159 159 161
10. Naturaleza de la Archivística:
10.1 Naturaleza de la Archivística .......................................................................
167
CONCLUSIONES ........................................................................................................
173
BIBLIOGRAFIA ..........................................................................................................
177
12
El proyecto que al fin se convierte en este libro, que he concebido como un tratado teórico de carácter sistemático sobre Archivística, no tiene un origen cronológico claro ni definido, coincide, eso sí, con el inicio de mis preocupaciones archivísticas, que se extienden en el tiempo más allá de lo que interesa recordar aquí. Más tarde dan forma a mi tesis doctoral, en gran parte aquí recogida. Preocupaciones por fin que, de acuerdo a una creencia de clara tendencia heracliteana sobre el continuo devenir, de gran peso en mi vida, no me propongo en esta obra resolver; sino más exactamente planteal: Con esta obra no pretendo ofrecer ninguna evolución histórica de esta disciplina ni siquiera sobre tal o cual aspecto de la misma. El, casi constante, recurso al pasado responde a una cuestión de método, y aún representa un aspecto constitutivo de cada uno de los elementos objeto de análisis. Tampoco me propongo trasladar la ey’gesis de sus diferentes figuras, y de ninguna manera persigo determinar cómo puede operarse la síntesis entre aquéllas Y desarrollos. Razón por la cual algunas de estas figuras no tienen aqui una adecuada cabida. 13
LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA
Desde el origen la respuesta a cada una de mis preguntas parecía residir en un principio archivístico fundamental: el de Procedencia. Muy pronto pude comprobar que, si bien la mayor parte de los autores que se habían puesto a reflexionar sobre Archivísti'ca se referían a él, su verdadera natura!era teórica quedaba p o r definir. Los esfuerzos se habían dividido entre la preocupación p o r establecer su original autoría y el análisis, no por ello tnenos loable, de aspectos parciales del rnis&o. Desde el momento en que pude concretar la serie de problemas que lo itL.utidubuti, se convirtió en mi gran, mi única preocupación. Su resolución, f i i i concluyendo, representaba la solución a la mayor parte de las preocupaciones que había creído olvidar o cuando menos posponer. Dicho de otra iiianera, analizando el Principio de Procedencia, estableciendo cuáles eran los elementos que permitían su enunciado teórico, cuáles las posibilidades de su praxis y los conceptos que la definían, estaba en realidad trazando el cintrunzado teórico de la Archivística, o mejor, situando cada concepto en su iugar. El esqueleto no era otro que el principio ya citado de Procedencia, que sepresenta, como justificaré, el punto de partida y de reencuentro de todos y ccida uno de los elementos que configuran ese cuerpo teórico de la doctrina :ischivística. El argumento fundamental se encuentra en las partes segunda y tercera ! l a definición de los elementos necesarios para el enunciado teórico de este ;)sincipio,por un lado, y por el otro, el estudio de su praxis y la delimifnción (le los conceptos que la definen). Se inicia con una primera parte introductosia. que pretende dejar constancia de aquellos problemas a los que antes me /ir referido y presentar en su evolución al Principio de Procedencia. Conclu\.e con una parte final, que pretende esbozar, que no establecer, los límites ciiie posibilitan la definición de esta disciplina. En las páginas finales se incluyen las conclusiones fundamentales sin olvidarnos de decir que, como :ocio trabajo de investigación, éste debe ser continuado. Urge, a modo de ejemplo, precisar la definición de cada uno de los conceptos que en esta obra \(ílo he delimitado, de manera muy especial: fondo de archivo, serie y tipo locumental. Sólo de esta forma podremos empezar a hablar del método .I schivistico con cierta propiedad. Esta es la hipótesis que pretendo desarro' / ( i ren el futuro más inmediato. Su validez, sin duda, pende también de la iwsibilidad de contrastación con otros trabajos con finalidades parecidas. Por lo que hace al lenguaje, he intentado construir una obra lo más ciprtada de la lengua ininteligible y grandilocuente de los grandes tratados, I>iiscandopara ello la lectura amena. Sin embargo, la lógica sobre la que 14
PRESENTACIÓN
construyo cada argumentación convierte en inevitables ciertas repeticiones que, sin duda, serán disculpadas en aras del más puro rigor cientqico. Deben, asimismo, ser disculpadas algunas obviedades, que recojo, sin embargo, p o r SU relevancia y, en definitiva, por ser piezas claves en esta construcción teórica que me propuse; la obra debe ser entendida en su conjunto, ninguna parte, ningún capitulo, iiingiín apartado debe ser valorado por separado. De una lectura aún rápida se puede claramente concluir que esta obra .TE erige sobre cimientos anteriores, Muller, Feith y Fruin, Casanova, BrenneLe, Duchein, Lodolini, Troche y Zúñiga, Porras Huidobro, Rodríguez de Miguel, por mencionar algunos, representan el arsenal de donde he adquirido las armas para mi defensa. Vaya para ellos mi agradecimiento, tanto a los que ya no están, por el legado que nos dejaron como a los que todavia comparten con nosotros su preocupación por la naturaleza de una disciplina centenaria, todavía en algunos aspectos desconocida. Este es el caso también de M. Luisa Conde Villaverde, actual directora del Archivo General de la Administración, a quien tengo que agradecer sus interesantes sugerencias surgidas en el contexto de largas y amenas discursiones en algunas tardes de invierno; de M . Josefa Villanueva que corno archivera responsable de la biblioteca del Centro de información documental de Archivos CIDA, estuvo atenta a cuantas fuentes pudieran ser de mi interés, así como al resto de su personal. Como además todo libro es resultado del tiempo, debo mencionar aquí a cuantos me ofrecieron el suyo de forma desinteresada, Rosa Sansegundo, Carmen Orozco, Cruz Osuna, Juana Molina, M." Antonia García y a cuantos han sabido disculpar que el mío no les haya llegado en su extensión, nmigos y familiares más cercanos, de forma muy especial mis padres, la pequeña Inés y Andrés, ese compañero insustituible. Por$n tengo que expresar mi agradecimiento a la doctora Mercedes Caridad Sebastián, que dirigió mi tesis doctoral y a quien considero ademcís una amiga indiscutible.
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Primera parte
EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: ASPECTOS GENERALES
CAPÍTULOi
DEFINICI~NDEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
1. i
EL PROBLEMA DE LA DEFINICI~N
No podemos afirmar que en este punto se haya conseguido un acuerdo en la comunidad científica archivística que sea de proporciones absolutas. Tenemos que señalar, eso sí, que la mayor parte de las fronteras se han ido rompiendo, si bien de forma paulatina, lo cual dota al hecho de una garantía, sin duda, inquebrantable. La escasa normalización terminológica sigue siendo uno de los problemas fundamentales de la Archivística '. Lo demuestra el hecho de que el Prin1 Es preciso señalar. sin embargo. la impoitante labor llevada a cabo por el Consejo Internacional de Archivos que, a partir de la creación de diferentes comisiones, ha contribuido a mermar este y otros problemas. Un informe sobre el estado de la c ~ ~ t i fue ó n presentado por Cristina Uxón Finkenzeiier a las Primeras Jornadas
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVíSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
cipio de Procedencia universalmente aceptado no responde aún a un único término ni a una única definición. Los franceses lo señalan con el término de respect des fonds y entienden por él el principio que consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos que provienen de una administración, de un establecimiento o de una persona natural o moral determinadas 3. Para los italianos el principio di Proveniencia que se contrapone al principio de territorialith 4, se recoge en el denominado método storico 5 , al que ún Paola Carucci corresponde la organización de los fondos 6. Considera bién que esta organización debe restablecer las conexiones internas en la estructura de un archivo y que confieren al documento singular un significado específico. Significado que depende de la función que haya determinado la formación de los documentos y de la reunión de los mismos en serie, constituidos según criterios dados por la oficina que los produjo. La necesidad de encuadrar el documento en el contexto en el que se ha formado constituye para Carucci la esencia de este principio '. Lodolini, sin embargo, considera que esta locución método storico no es del todo clara e n el ámbito de la Archivística, por lo que a lo largo de toda su obra se muestra partidario de la expresión reconstrucción del orden originario x.
(IR
sobre metodología para la identificación y valoración de fondos documentales de las Administraciones Públicas: UXÓN FINKENZELLER. Cñitiiia Comisión de Temiinologia. La terminología: triforme. Primeras Jornadas sobre Merodologíu puro lu ldeiirijiciicrh v Vnloracih de Funiior Uocrrrnentales de lus Adrninistruciones Pií6li U I S . Madrid: Dirección de Archiboh C\taLalcs, 20. 21 y 22 de iniir70 de 1991. pp. 38-49. Ya desde 1964. fech'i eii que tiene lugar, en Brurelas. el V Congreso Iniemacioiial de Archivos, pnree el Principio de Procedencia e\. en general. reipetado por todos y. sin embargo, no es considerado como círina rígida. Así lo mmilieitan las respuestas a la priiiiei-a pregunta del cue\tionario elaborado por Anta1 que sirve de base a su inioriiie Lrr rnérhode.srrioderrie~
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DEFINICIÓN DEL PRLNCIPlO DE PROCEDENCIA
Para los archivistas germanos el principio de procedencia adquiere sentido desde su oposición, más exactamente su contraposición, al Betreffso principio del objeto, más tarde denominado como el principio cq:r~mdsatz, "e pertenencia. Tradicionalmente asociado a la clasificación por materias, es, en realidad, un principio basado en el objeto al que se refieren los documentos y no en el argumento tratado en los mismos; entendiendo por tal objeto su pertenencia a un lugar O a un territorio específico. Para Brenneke, uno de los teóricos más sobresalientes de la Archivística, el Principio de Procedencia se caracteriza por el rechazo a cualquier clasificación que, en alguna medida, esté mediatizada por la materia contenida en 10s documentos de archivo. Por lo mismo concibe como criterio válido de clasificación aquel que se deriva del origen de los documentos". A él se refiere el propio Brenneke en los siguientes términos: «Criterio prograrnrnatico per l'ordinamento interno dell'archivio (...) el principio dellu provenienza 6 piir che un semplice autosufficiente principio di ordinarnento di interesse puramente antiquariale, e che con esso nasce invece una iiiio~wconcezione scientifica; la estruttura dell'Archivio di Stato o di quello civico diventa ora i 'espressione della costituzione e della storia dello Stato o della cornunith cittcidina, con tutte le loro istituzioni» ' O . En consecuencia nos obliga también a precisar el significado del principio del Registro alemán I I . Keflexionando acerca de la clasificación de archivos y partiendo de la literatura archivística, Herman Hardenberg rmoge el de procedencia como aquel principio fundamental según el cual los archivos de u n mismo origen no deben ser mezclados con aquellos de otro origen diferente l ? , BRENNEKE. Adolf Arrhivística. Conrriburo alía teoriu ed ullu sroriu Archii.íiriw t"
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LA CONSTRUCCI~NTEÓRICA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
En Estados Unidos las líneas de pensamiento son dos, la representada por Teodore R. Schellenberg, que distingue entre el principle of provenance y el principle of original order 1 3 , y la representada por Frank B. Evans, quien adopta los términos: pi-inciple of provenance, por un lado, y por otro, priizciple of sanctity of the original order 14. El principio según el cual cada documento debe ser colocado en el fondo de archivos del cual procede y, en este fondo, en su lugar de origen, es como define la procedencia el Comité Internacional de Archivos en su Léxico de Terminología Archivística: Elsevier S Lexicon of Archive Terminology 15. El Consejo Internacional de Archivos, en su Dictionary of Archiva1 Terminology tras definir la procedencia como institución, administración, establecimiento, organismo o persona privada que ha creado, acumulado y conservado documentos de archivo, en el curso y desarrollo de sus asuntos antes de su transferencia a un centro de prearchivo o a un servicio de archivos I h , lo define como principio fundamental según el cual los archivos de una misma procedencia no deben ser mezclados con aquellos de otra diferente 17. Señala la circunstancia de que a veces en él se incluye el denominado respeto al orden primitivo. Así, pues, en la propia definición ya nos habla de la existencia de un segundo principio que, a veces, no siempre, se recoge en el primero. Desde éste de procedencia nos remite al denominado Principio de la Estructura Archivísricu, por el cual un fondo de archivos debe conservar o recibir una clasificación que corresponda a las estructuras administrativas internas del organismo que lo ha creado 18. En España son de destacar las consideraciones de Antonia Heredia, que lo denomina como respeto al origen y al «orden natural», señalando que sus notas esenciales afectan al mantenimiento de la unidad e independencia del fondo, de su integridad y el carácter seriado de sus documentos 19. ~
" SCHELLENBER, T.K.: The inanugenieni o f a r c h i w s . New York, Columbia University P r e b b . 1965. p. 90. l' A Bnsir Glo.s.sas~yf o r Archivisis, Mnnriscriprs Curators arid Records Managers. Frank B. Evans, Donald F Harrihon and Edwin A. Thornpson, cornpilers; Willian L. Rofes, editor. The Americun Ar
22
DEFINICIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Olga Gallego y Pedro LÓpez Gómez, en su Introducción a la Archivística, nos hablan de dos normas que deben respetarse al establecer lo que ellos denominan reorganización 20: El respeto al origen de los fondos, que identifican con el Principio de Procedencia; según el cual los fondos del archivo deber1 conservarse en SU organización original sin sufrir fragmentaciones ni eliminaciones no autorizadas, ni adición de elementos extraños a fin de conservar su valor de prueba e información; sin que puedan, por tanto, mezclarse 10s archivos de una procedencia con otros de otras diferentes 21. Y el respeto a [(1 estructura archivística, para el que mantienen la definición dada por el Consejo Internacional de Archivos, que ya hemos señalado 12. Por su parte, José Ramón Cruz Mundet, en su Manual de organización de urchiilos municipales de Euskadi, lo considera, siguiendo al archivista francés Michel Duchein, como el primer principio básico y preceptivo encaminado a respetar y representar la naturaleza y características de la entidad que lo ha creado 2 3 . El segundo principio que persigue idéntico fin es para este autor el respeto al orden original de los documentos que indica el necesario respeto al orden en que originalmente aquéllos se produjeron 14. En el vocabulario anejo al manual dedicado al tratamiento de archivos administrativos, M. Luisa Conde Villaverde lo define como principio fundamental en la teoría archivística, que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben,mezclarse con los de otros 2 s . De él hace derivar el Respeto a la Estructuru y el Respeto al orden original. Por el primero, la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la unidad productora ?'; por el segundo no se debe alterar la organización dada al fondo por aquella unidad, cualquiera que ésta sea 27.
-" Estos autores justifican el término reorganización arguriiciitando que la organizacion de un archiLo Yiene dada e impuesta por la propia administración o persona que lo produjo, pudiendo hablar de reorganización sólo en casos en que aquél se halla desorganizado y fragmentado. GALLEGO, Olga, y LÓPEZ GÓMEZ, Pedro: Artxibistikan Snrrera= Introducción a la Archiví.stica Vitoria. Euiko Jaurlaritzaren Argitalpen ZerbitU Nagusia= Servicio Central de Publicaciones. Gohiemo Vasco. 1989. p 84. ? ' Idern, pp. 84-86. I 2 Ibidem. " C R U Z M U N D E T , J.R.: Archivos Municipales de E u . h d i .Ll(in,na/ de organizcición. Vitoria. InstiW O Vasco de Administración Pública, 1992, p. 77. IDEM: M u r t i i d de orcliii,istica. Madrid: Fundacirjn Germ h Sanchez Ruipérez: Madrid: Pirámide, 1994, p. 231 '' Ihidem. -" CONDE VILLAVERDE. M. Luisa: Manual de traratriiento de urchivos adniinislratii'ov. Madrid: Dirección de Archivos Estatales. 1992, p. 75 '' Idein, p. 76 "
Ibrdrrn.
23
LA CONSTFWCCr6NTEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL P R J " I 0 DE PROCEDENCIA
1.2 DOBLE VALOR DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA La mayor parte de los autores parecen coincidir en conceder un doble valor al denominado Principio-de Procedencia, por lo que podemos establecer su doble contenido; queda por determinar si ambos valores corresponden a un único principio o si, por el contrario, representan principios diferentes implícitos en el genérico de procedencia como íntimamente relacionados, ero con un contenido formalmente diferente:
Q
1. El respeto al origen de los fondos. 2. El respeto a la estructura de aquellos fondos y al orden de los documentos en el interior de los mismos.
El primero básicamente consiste en que los archivos o fondos de archivo de una misma procedencia no deben jamás mezclarse con los de otra procedencia diferente. Dicho de otra manera, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos, de cualquier naturaleza, procedentes de una administración, de un establecimiento, o de una persona natural o moral determinadas. Es la forma en que, como ya he señalado, lo define el archivista francés Michel Duchein, conjunto de documentos que deben ser tratados como una unidad 28, ésta no es otra que el fondo. El segundo genéricamente establece que los documentos dentro de cada archivo o fondo de archivo deben mantener la clasificación y el orden que la propia institución les dio en su origen, esto es, deben reflejar la organización rna de cada Institución. Lo cual equivale a decir que la documentación produce cada una de las diferentes unidades administrativas debe permanecer separada. La filosofía de ambos valores se recoge, entiendo, en un postulado fundamental, el respeto a la procedencia, con un doble enunciado: el respeto a la procedencia de los fondos o grupos de documentos generados por una única institución, y el respeto a la estructura que dicha institución dio en origen a los documentos que integran dicho fondo. De tal manera que ambos enunciados derivan en significaciones distintas sostenidas por diversos conceptos, que se traducen por tanto en diferentes pasos en el tratamiento de la documentación de archivo.
@
28
24
DUCHEIN, M.:op. cir., p. 69.
CAPÍTULO 2
EVOLUCI~NHIST~RICA
2.1 GÉNESIS DEL PRINCLPIODE PROCEDENCIA La formulación del Principio de Procedencia no es resultado de un Único momento ni sucede en un único lugar. Mostraré lo que ha sido SU evolución, señalando de forma muy particular todas aquellas formulaciones que representan verdaderamente una novedad y que suponen, de alguna manera, un hito en su evolución teórica. Conviene sentar desde un principio que no me propongo la reconstrucción de su historia que, por otra parte, presenta una evolución muy particular en cada país ', pretendo exdusivamente exponer las líneas de su progreso, con el fin último de definir su naturaleza teórica.
'
En un ámbito geográfco concreto, Italia, este principio ha sido estudiado por Elio Lodolini: Enean m t i di stona dell'archivisticaitaliana. Dalle origini alla metá del secolo XX.Roma: La Nuova Italia Scientifica. 1991.
25
LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVíSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
En el estudio de su génesis se pueden distinguir: por un lado, las primeras manifestaciones de su puesta en práctica; por otro, sus primeras aplicaciones previas a la formulación teórica posterior, y, por último, la propia fonnulación que se va desarrollando con el tiempo y extendiendo en un ámbito geográfico cada vez mayor. La pugna por adjudicar la paternidad del principio que nos ocupa queda patente en la literatura archivística contemporánea '. Aquí, insisto, no entraré a determinar cuál es su origen exacto, sino más bien a valorar, pre desde el punto de vista teórico, sus enunciados y la serie de conptos que lo definen. Para ello resulta conveniente, sin duda, referir sus orígenes y posterior biografía, pero en absoluto descender a niveles de profundidad que ocasionarían un retraso en el punto central de este trabajo.
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La obra de Ernst Spiess como origen teórico del Principio de Procedencia, según Adolf Brenneke Adolf Brenneke sitúa el origen teórico de este principio en la obra del archivista de Plassenburg Fhillipp Emst Spiess, Von Archiven, publicada en 1777 3. A partir de su publicación reconoce que el mejor plano es aquel que el propio documento sugiere '. Representa la aplicación consciente de u n principio primeramente sólo aplicado de forma inconsciente. El denominado principio inductivo, que consiste en la clasificación del registro por materias, que en opinión del propio Bren-
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Sobre los orígenes de este principio, así como sus relaciones con Max Lehmann, puede leerse el ulo: POSNER, E., «Max Lehmann y el origen del principio de procedencia, Archives and Ihe Public I n k rest. Selected Essays by Ernst-Posner, ed. K. Munden, Washington, D.C., 1967, 36-44. Más tarde publicado en Ln administración Moderna d e archivos y la gestión d e documentos: e l Pronruurio RAMP. París, Programa General de Información y UNISIST. Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, diciembre, 1985. pp. 97-103. En el artículo se detallan las circunstancias en que este principio entra en el Privy %ate Archives de Berlín: se intenta asimismo esclarecer la verdadera autoría de los inicios de este principio en estos archivos. Al respecto señala el autor de este artículo la referencia de Andrea Varga a las Regulaciones de 1881 como las <
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26
EVOLUCI~NHIST~RICA
neke facilita la actividad administrativa. Para saber cómo han sido clasificados es preciso, según las circunstancias, escuchar la voz de los fondos; para saber como deben ser clasificados y que tipo de ordenación han respetado. Al fin y al cabo cada fondo determina SU contenido según varias líneas de división; en consecuencia es preciso descubrir la mejor posible. Por tanto, sólo tras el examen de los fondos se puede establecer un sistema de clasificación. Parece, pues, razonable asociar el origen del planteamiento teórico de este principio unido a la preocupación por conceder un orden a la documentación contenida en el archivo. Este orden, ya he i d c a d o , supone la condición que al fin concede la verdadera esencia al propio archivo. Esta preocupación ha sido objeto de interés para los archivistas de varios países y las líneas de un desarrollo que culmina con la aparición de este principio, según manifiestan las muy diferentes formulaciones habidas a 10 largo del tiempo5 que pasamos ahora a analizar.
2.2 DESARROLLO TEÓRICO DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Objeto de variadas formulaciones, cada una de las cuales aporta diferencias conceptuales, el Principio de Procedencia a lo largo del tiempo ha visto incrementado su valor y multiplicados sus campos de aplicación. Podemos afirmar, de entrada, que se trata de un principio cuyo contenido teórico no ha dejado de crecer; esta circunstancia justifica sobradamente su revisión desde la disciplina que lo enmarca, la Archivística.
El juicio de la Academia de Berlín en 1819 La primera aproximación a su enunciado teórico se sitúa en la fecha 6 de abril de 1819, fecha en que el aula Histórico-filológica de la Academia de la Ciencia de Berlín emite lo que todavía no tiene carácter de principio teórico, más bien se trata de u n juicio 6 , referente a lo que más tarde será conocido como la nueva teoría sobre la organización y el orden interno de los archivos ’. Entenderemos también por teoría toda la serie de disposiciones de orden legal que reglamentan 10s mecanismos a través de los cuales se articula el funcionamiento de los arc+ivos. A pesar de su escaso valor científico, ya que se trata más de un juicio, lo recojo aquí por incorporar un concepto de suma importancia: la necesidad de separación del material archivistico, o dicho de otn manera la necesidad de no mezclareste material. Hecho que. como veremos,quedará materializado en un principio que concreta un derivado directamente del principio que estudiamos; se trata del principio de la integridad del fondo. KOSER, Reinhold: Die Neuordnung des preusbischen Archivwesens durrh den Stuatskanzler Fürsvon Hurdenberg. Leipzig, 1904 (Mitt. der K. preub. Archivverw., 7). pp. 10 y ss. Recogido por A. B a N NEm. de quien citamos, Archivi.rtica op. cit., p. 86.
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓIUCA EN ARCHMSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Desde la Academia se desaconseja al gobierno prusiano fragmentar los diversos archivos. Brenneke recoge este juicio en los siguientes términos: «Se gli archivi delle diverse regioni, enti ecclesiastici e conventi rimanessero tuttavia distinti, anche dopo la loro raccolta in un citth o in un locale» A pesar de que el Principio de Procedencia no está claramente expresado, de hecho el registro de las diversas oficinas no es considerada como una unidad autónoma 9, Brenneke considera cómo la tendencia historicista que se desprende de esta opinión está preparando ya el terreno para la aparición de este principio años más tarde, Max Lehman introduce en el Archivo Secreto de Berlín.
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El principio francés de fondo a partir de la reforma de los archivos departamentales de París en 1841 Bautier hace coincidir, en Francia, el precedente más remoto de este principio con el año 1328, fecha en que el rey de Francia, habiendo renunciado al reino de Navarra, unido al suyo bajo reinados precedentes, considera conveniente separar la documentación propia de cada reino lo. Sin embargo, tendrán que transcumr todavía unos cuantos siglos desde esta primera aproximación para que el planteamiento de este principio se enuncie oficialmente. A pesar de que fue Guizot quien en 1839 lo reclama primeramente 11, es en las Instrucciones del Ministerio del Interior francés de 24 de abril de 1841, inspiradas por Natalys de Wally y firmadas por Duchatel, donde se sanciona. Su enunciado se encuentra directamente relacionado con la necesidad de fijar método de clasificación uniforme. Así lo recoge un epígrafe de la citada inscción que, con el título Utilité d'un mode de classement uniforme, señala:
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«II a été reconnu qu'on pouvait, tout en tenant compte des variétés que présentent certains dépots, jixer une méthode de classement d'aprks Inquelle les inventaires seraient rédigés d'une manikre a peu prks uniforme. Par ces inventaires (...) on aurnit des moyens de recherches s i r s et Ibidem. Ibidem. 'O BAUTIEU, U.H.: «Rapport générab, Acres de la Si.ri2me confirence hternationale d e la Table Ronde des Archives. Pm's: Direction des Archives de France, 1963. p. 13, de quien citamos. Recogido también por Elio LODOLINI: Archivística. Principie prublenii, op. cit., pp. 137-138. " Me refiero a la Circular 8 de aoíit de 1839. ... je me suis proposé, par ma circulaire du 8 de aoüt 1839, concemant les archives departamentales, de prescnre les mesures les plus essentielles pour la conservation et le bon ordre de ces dép¿jts,>. Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives departai depurtamentales et communales. Pm's, le 24 avril 1841. b i s , Insrructions, reglements relatifs a i ~archives mentales. commiinoles ei hospitalieres.Pmk, 1884., p. 16, de quien citamos. Luego también recogido por SCHELLENBERG, T.R.: European Archiva1 Pructices in Arranging Records. National Archives Staff Information Circulares, n. 5, julio 1939, pp. 1-2. También SCHELLENBERG, T.R.: Principios archivísticos de ordenación. México: Archivo General de la Nación, 1982, p. 26.
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EVOLUCI~NHIST~RICA u
prompts, et meme on porrait, si le besoin s’en faisait sentir, entreprendre, sur des matieres déterminées, des recherches générales dans tous les départements. M ‘ 2
Y se formula en los siguientes términos: «Pour fixer á l’avance les idées, il convient de formuler dés a présent le principe et les éléments de la méthode a suivre dans le classement et de définir les résultats auxquels on doit tendre. Cette méthode repose sur les données suivantes: 1. Rassembler les différents documents par fonds, c’est-a-dire former collection de tous les titres qui proviennent d’un corps, d’un établissement, d’une famille ou d’un individu, et disposer d’aprks in certain ordre les différents fonds; 2. Classer dans chaque fonds les documents suivant les matikres, en assignant a chacune un rang particulier; 3. Coordonner les matieres, selon les cas, d’aprks l’ordre chronologique, topographique simplernent alphabétique» ”. . i -
En estos tres puntos queda enunciado el principio comúnmente aceptado como el principio francés de fondo, cuyo contenido teórico puede quedar resumido fundamentalmente en dos puntos centrales: 1. La definición de fondo como conjunto de documentos de una misma procedencia: cuerpo, institución, familia o individuo. 2. La precisión del orden interno del propio fondo.
Formulado el principio que debe regir toda clasificación, se pasa después a determinar el método de su aplicación práctica: «Le premier travail de l’archivíste devra &re de proceder a une reconnaissance sommaire et a une reconnaisance nurnérotage provisoire de
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IP,Y articles c ’est-Li-dire des registres, cartons, portefeuilles et liasses qui composent le dép6t. Avant tout, il vérifiera avec soin, pour chaque articl, le fonds auquel il appartenait, la matiere qui s’y trouve traitée et la date comprendre qu’il renferme. A l’égard des fonds, il importe de bien comprendre que se mode de classement consiste a réunir tous les titres qui étaient la propriété d’un m h e établissement, d’un
tous
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He preferido transcribir en el idioma original para evitar errores de interpretación y sobre todo por Profundizar en la línea de rigor que preside este trabajo. Ibídem. I 3 Instruciions pour la mise en ordre ei le classemeni des archives depariameniales ei communales París. le 24 avnl 1841. op. cit.. p. 16. El Consejo Internacional de Archivos lo define como: aUnité de base, pour la cotation, le rangement et l’inventaire des documents darchives; I’article est généralement un carton, une liasse,.un volume ou u n rouleau.» Dictionary oforchival ierminology. International Council on Archives. Ariicle, n. 241, p. 88.
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LA CONSTRUCCI~NTEÓRICA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
meme corps ou d'une famille, et que les actes qui y ont seulement rapport ne doivent pus etre confondus avec le fonds de cet établissement, de ce corps, de cette famille. Ainsi, l'expédition d'une arret de parlement délivrée ci un particulier ne sera p a s classée dans le fonds du parlemznt, mais dans celui de la personne qui avait fait lever cette expédition une requete original adressée mais dans celui de la personne qui avait f a i t lever cette expédition; une requete originale adressée au parlement par une cornmune ou une famille ne sera pus classée dans les papiers de cette commune ou de cette famille, mais dans ceux du parlement auquel la requete était arires2e. Conséquernment encore un projet de lettre ne peut faire partie di1 meme fonds que la lettre elle-meme; car un projet de lettre appartient a celui qui l'écrit, la lettre, au contraire, est la propriété de la personne (i qui elle a >te adressée. A la suite de ces vérifcations, des numéros seront donnés aux articles; si un carton ou une liasse renferme des dosiers ou meme des piéces différant, soit par le fonds, soit par la matiér, 1 'archiviste en formera autant d'articles avec un nurnéro particulier qu'il aura de fonds ou de matiers différentes.» ".
Nuevamente se subraya el concepto de fondo, que es ahora considerado y definido por su diferencia con respecto a otros fondo?, razón por la cual necesariamente ha de respetarse la procedencia de cada uno de ellos y, en consecuencia, no mezclarse la documentación de fondos diferentes. No son estas Instruccicnes las únicas que sancionan, en Francia, la procedencia como el principio sobre el que debe basarse toda clasificación. Un año más tarde una nueva circular dicta las Instrucciones que han de regir la conservación y el orden de los archivos comunales franceses 16. Años más tarde una nueva circular, con fecha 25 de agosto de 1857, determina: «Tout classernent exécuté par l'administration meme, qui a produit les actes collectionnés, ri d 'ordinaire été combiné suivant les conditions et d'apres les besoins de cette udministration. Une telle classifcation en conserve donc la physonoitiie exacte et assigne a chaque docrrment le dagré d'impnrtnnce qir 'il deinit nvoir (.. . ) toirt clnssement des archives historiqiies des communes, correspondant a un ancien inventaire, doit ttre mainteniix ".
En esta instrucción es el orden interno dentro de cada fondo el que debe necesariamente respetarse.
'' Idem, p. 18. '' «Instructions relatives a la consei iation et a la niise en ordre des Archives des communes du 16 de juin 1842n. CHAMPOLLION-FIGEAC: Manirel de I'archivisre, p. 172. Más tarde recogido por Manuel d'archri-rArique. op. cit., p. 213. de quien citamos. " dnstructions pour le classement et I'inventaire sommaire des Archives communales anténeures a 1790.. Pm's, le 25 de aoíit de 1857. CHAMPOLLION-FIGEAC: Manuel de l'urchrvrsrc, op. cit. p. 216.
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EVOLUCIÓN HISTÓRICA
Estas instrucciones, a su vez, serán completadas por la Circular de 20 de noviembre de 1879 pero, en definitiva, es en las Instrucciones de 1841 donde queda enunciado primeramente.
EI principio del Registro en el Archivo Secreto de Estado de Berlín en 1881 Siguiendo a E. Posner, sostenemos que fue Max Lehmann I9 quien introdujo en Berlín el Principio de Procedencia y lo hizo como autor del Reglamento d e 188 1 20, donde el principio de registro o d e procedencia, ambos principios fueron reconocidos como idénticos, según recoge Brenneke 2 l , fueron prescritos para los trabajos de clasificación. La aparición de este reglamento no estuvo exenta de problemas, que evidencian, sin duda, la necesidad de un cambio en los métodos de clasificación. Posner se refiere a este hecho asegurando que d a n d o Paul Bailleu discutió la aplicación del Principio de Procedencia a los fondos de Berlín antes de la reunión de archivistas alemanes en 1902, describió ampliamente los resultados no satisfactorios de lo que él llamó la falta de un «sistema minucioso de ordenamiento». Asegura también que Bailleu trató particularmente las dificultades encontradas en el trabajo de referencia 22. «Para encontrar los documentos había primero que buscar en las listas de acceso de la agen-
’‘ DESJARDINS, G.: Le Senice d e s Archives depurtamenfales, pp. 71 y 91; RICHOLI. G.: nTraité ihéorique et pratique des Archives publiques., p. 228. Más tarde en Manuel d’archivisriyue. o p c i t . , p. 213. ‘ y POSNER, E.: «Max Lehmann y el ”origen del principio de procedencia”,,. Archivei id (he Pihlic Inlrrest: Selected Essays by Ernst Posner, ed. K. Munden. Washington, D.C., 1967., pp. 36-44. Vuelto a publicar por La Administración Moderna de Archivos y la Gestión de Documentos: El yruntirurio RAMP. París: Programa General de Información y UNISIT. UNESCO, diciembre, 1985, pp. 97- 103. Artículo que apona nueva luz acerca del origen del principio que estamos estudiando en un ámbito geográfico muy concreto el Pnvy State Archivis en Berlín. Noa ofrece además rasgos de La personalidad de uno de los personajes que sin duda más notablemente han influido en el desarrollo de la Archivística: «Si tenemos razón al suponer que el nomhramiento de Lehrnann encontró dificultades en los Archivos Privados del Estado, su personalidad las superó Fue el “más peleador“ de los arChiVkraS e historiadores alemanes. dispuesto a entrar en controversias literarias, de IlevarIJS hasta el final así no fueran agradables y aún de gozarlas. La tradición oral en los Archivos Privados del E m d o lo caracterizaron como un ser dominante, muy excitable y que toleraba muy poco a sus colegas (...) En u n d vida tan llena de hazañas y conflictos, la intervención de Lehmann en el descubrimiento e implantación del principio de procedencia fue un episodio sin importancia. Pero (...) nosotros como archibistas dehemos estar orgullosos de que un hombre de su calibre fuera uno de nosotros; debemos recordar con respeto y gratitud !a deuda que nuestra profesión tiene con é1.n Cfr. pp. 102-103. ?” Regulativ fur die Ordnungsarbeiten im Geheirnen Staartsarchiv vom 1. Juli 1881. Mifreilunggen der K. Preirssi.rchen Archivvewalrrrng. n. 10 (1908), Leipíig. Verlag von S . Hirzel, 1908, pp. 16-20. Por disposición del 12 de octubre de 1896, este reglamento fue comunicado, para su ejecución, a 10s archivos de estado Muchos archivos de estado recibieron en años sucesivos oportunas y detalladas instrucciones Particulares, según hemos podido leer en el propio reglamenta ” BRENNEKE: Archivisticu, op. cit.. p. 41. POSNER. E.. up. cir., p. 100.
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I LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA cia, en ellas, determinar la designación del archivo o palabra guía (guías)y con la ayuda de estas palabras guía encontrar la designación dada a los documentos en the Privy State Archives. La incomodidad de este procedimiento hizo necesario un cambio por parte de los archivistas jóvenes. Ellos pensaban que el ordenamiento basado en la procedencia de la agencia y la clasificación del archivo debía reemplazar el ordenamiento imposible basado en la materia asunto. Desde entonces, bajo el excelente sistema de preservación de archivos desarrollado en las oficinas de archivo alemanas, los entos se ordenaron bajo simbolos de clasificación y, una vez que llegala agencia de archivos, era cuestión de mantenerles en este orden o de refonnarlo si se volvía obsoleto» 23. Tras describir, en el parágrafo 1, el carácter y el número de los documentos que integran el Archivo Secreto de Estado, en el parágrafo 2 se contiene la regla esencial: «Die Aufstellung des Geheirnen Staatsarchivs er$olgt nach der Provenienz siner Bestünden 24. La organización o sistematización de este archivo se rige por la procedencia de sus fondos. Los parágrafos 3 y 4 detallan la forma de llevar a término tal organización. Este reglamento prescribía: respeto para cada orden original y para cada designación original 2 5 . Este nuevo principio adquiere, a partir de ahora, una importancia directamente proporcional a la necesidad de organización de los archivos, que irá creciendo progresivamente y finalmente volverá a ser enunciado en los Países Bajos, donde se introduce de forma oficial a partir de la Ordenanza del Ministerio del Interior de 10 de julio de 1897.
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L b r m u l a c i ó n del Principio de Procedencia en la obra de los teóricos holandeses Muller, Feith y Fruin en 1898 Un año después de la Ordenanza del Ministerio del Interior holandés de 10 de julio de 1897, los teóricos holandeses Muller, Feith y Fmin enuncian de nuevo este principio. Lo hacen en su obra: ffandleiding voor het Ordenen en Ibidern. Regulativfur die Urdnungsarbeiteri irn Geheirnen Stautsurchiv vorn (1. juli 1881). op. cit., p. 17. 2s Brenneke resume las nomas esenciales de este reglamento de la siguiente manera: «La sistemuziorie dell’ilrchivo Segreto di Sirito avviene wcondo la provenienza dei suoi fondi.. Tutre le repositure che non vono desririore a reicevere gli utti di un uficio ancora in funzione vengono chiuse per sempre, nel senso che non pu0 essere assegnata nd esse alcuna accessione, o meno che essn non si presenti come parti di un fondo che integra Ir1 relativa reposituru. Ad ogni uficio, appena corninciu a versare gli atti, viene assegnata unu reposirura destivafa esclusivamente ad esso. All’infemo di essn g l i nm devana essere lasciati nello siesso ordine e con le stesse clssifkhe che hanno ricevuto durante I’attivitd del relntivo ufficiow BRENNEKE, A,: op. cit., p. 93. 2’
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geschrijven van Archieven, publicada en Groningen en 1898, redactada en fama de parágrafos que los propios autores comentan ampliamente. La idea fundamental de la teoría holandesa se expone en los parágrafos 1, 2 y 16. En el primero se define el archivo como el conjunto de documentos escritos recibidos o producidos oficialmente por aeterminado órgano administrativo o por uno de sus funcionarios, en la medida en que tales documentos se destinaban a permanecer en la custodia de ese Órgano o de SU funcionario 2 6 . Inciden además en la idea de que esta definición será la base sobre la que se levantará todo demás 27. En el parágrafo 2 exponen: un archivo es un todo orgánico; enunciado que se desarrolla en su extensión en el comentario posterior al parágrafo mismo, donde se resalta la importancia del origen al insistir sobre el hecho de que un archivo no se crea arbitrariamente, sino que crece, se forma y sufre transformaciones según reglas fijas **. Estas reglas, real y teóricamente, constituyen gran parte del principio que estudiamos, según se deduce del contenido del parágrafo 16. En él los autores sostienen que el sistema de clasificación debe estar basado en la organización original del archivo, a la que en esencia corresponde la organización del órgano administrativo que lo produjo 29. Esta regla, aclaran más adelante, es de todas la más importante, porque en ella se formula el principio fundamental del que derivan las demás normas 30. Principio que para ellos no es posible aplicar sin restablecer antes de nada y en la medida de lo posible el orden original, según expresa el parágrafo 17: «No arranjo do arquivo, portanto, urge antes de mais nada, restablecer quanto possível a ordem original. Somente entao sera posível julgar-se se é conveniente, ou nao. e até que ponto, dela apartar-se.>> 3 1 . Esta es la razón por la que este principio ha sido designado posteriormente como el principio de respeto al orden original 32. A partir de su general evolución podemos concluir considerando una doble significación del misnio: la necesidad de separación de conjuntos orgá?h MULLER, S , FEITH, J.A.. y FRUIN. R.: H a n d k d i n g voor het Ordenen en Beschriji,eri V U I I Arrhieven, publicada en Groningen. 1898 De la que existen: traducción tedesca, Anleirung zunl o r d n e n irnd Bcschreiben vol1 Archiven, Leipzig, 1905: traducción italiana, Ordinamento e inventario degli ~ ~ ~ 1'1. Torino, 1908, reimpresión, Milán, 1974: traducción francesa. Manuel p o u r le classement lu &scrip. !ion des Archives, La Haya, 1910; traduccidn inglesa. ManIialfor the Arrangemenr a n d D e , s r r i p ~ i o"f n Archive.r, New York, 1940; traducción portuguesa. Manual de arraflJo e d w r i ( . d o de oryuii,o.y. Río de 'aneiro. 1960, parágrafo l . p. 9. " Ibidem. Idem, parágrafo 2, p. 13. " Idem, parágrafo n. 16, p. 35. "' Ibidem.
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LA CONSTRUCCI~N TEÓRICA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
nicos de documentos cuyas procedencias son diferentes, por un lado, y el determinado orden que aquellos conjuntos orgánicos en el interior de una misma procedencia deben contener. Ambas consideraciones representan un doble valor de este principio que, tras su primera formulación, va enriqueciéndose con diferentes formulaciones posteriores que no son sino indicadores de su relevancia. Dos son los hitos históricos en el desarrollo teórico de este principio: el 24 de abril de 1841, fecha en que se formula el principio francés de fondo, y 1898, año en que tiene lugar la aparición de la obra de los holandeses, onde se establece la específica ordenación de los fondos en el seno del que hoy se conoce como principio de respeto al orden original de los documentos. Cada uno de estos dos principios representan, a mi juicio, la significación teórica de aquellos dos valores que antes he considerado y representan una doble significación de un principio más general, esto es el de Procedencia. A lo largo del siglo xx este principio se va extendiendo, conociendo un desarrollo desigual por países, que culmina finalmente con su general aceptación.
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2.3
EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA EN ESPAÑA 3 3
Es a lo largo del siglo XVI cuando en España surge la intención de organizar de forma adecuada y lógica la conservación de los documentos producis por los diferentes organismos de la administración. Muestra de ello es, duda, la creación del Archivo de Simancas o el desaparecido de C o v a m bias, que también debe s u creación al propio Felipe 1134. Estos grandes archivos estatales muy pronto tuvieron clara conciencia de la importancia del respeto a la procedencia como la más auténtica y directa vía para conseguir una buena organización de todos sus fondos. Aun cuando su general aplicación no sucede hasta bien avanzado el siglo xx,será a todo lo largo del XIX cuando se sienten las bases de lo que más
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Ver capítulo 7 de nuestra tesis doctoral Concepto y iiatirraleza teórica del Principio de Procedencia archiví.<.tico:génesis en España. presentada en abril de 1994 en la Universidad de Alcalá de Henares. También M. PAZ MARTÍN-POZUELO: .Hacia l a formalización de la teoría archivística. El Principio de Procedencia en España. 1828- 1923.. en- Himwia de los archivos! de la Archivística en España, Valladolid, Asociación de Archiveros de Castiila-León (en prensa). ’‘ «Aún hay otro Archivo púb!ico en España, del que ya casi nadie se acuerda, y es el que el mismo señor Felipe IL mandó erigir en l a villa de Covarrubias (...) en que se halla colocado un número prodigioso de expedientes c i d e s , criniinales y epzutivos del Adelantamiento de Castilla». PORRAS HUIDOBRO, F.: Disertación sobre archivos y reglas de su coordinación. iíril paru todos los que los tienen‘o manejan. Madrid. imprenta de don León Amdnta, 1830, pp. 48-49.
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tude será su consolidación. Aun sin ser enunciado, en el más estricto sentido de la palabra, este principio está ya presente en todos los esfuerzos que se han sucedido en el tiempo para organizar la labor de archivo además del archivo mismo.
El Principio de Procedencia en las ordenanzas de los archivos españoles Que el respeto a la procedencia es la mejor manera de t r a t x la documentación de archivo es una evidencia que recogen algunas de las ordenanzas de los principales archivos españoles. Las más antiguas, aunque no totalmente claras al respecto, son las Ordenanzas del Archivo de la Corona de Aragón, fechadas en 12 de marzo de 1384 35. En ellas la procedencia se manifiesta de forma implícita desde el momento en que la documentación aparecía ya clasificada por reinos y dentro de ellos por asuntos. Clasificación lógica y coherente si tenemos en cuenta que en este período no se puede hablar de archivo del reino, sino más exactamente de archivo real. Como parte de su patrimonio, el archivo pertenecía en exclusividad al propio monarca. Por la claridad de su exposición, serán las Ordenanzas del Archivo General de Simancas, contenidas en la Instrucción para el gobierno de este Archivo dictadas por Felipe ZI en 1588, a las que consideramos antecedente más lejano en el tiempo de la aparición de este principio en España. Han sido ampliamente estudiadas no solo dentro de nuestras fronteras 36, sino también mas allá de las mismas 37. J5 Han sido ampliamente estudiadas por Francisco UDINA MARTORELL: Guía Hisfúrica y descripfiiw del Archivo de la corona de Aragón. Madrid: Dirección General de Archivos Estatales, 1986. Más recientemente por Rafe1 CONDE Y DELGADO DE MOLINA. Les primeres Ordinacions de L’Arxirr Reial de Burrelotia= Las primeras Ordenanzas del Archivo Real de Barcelona: I W 4 . Madrid: Ministerio de Cultura.
1993.
‘‘ Furrori prir~ier~ir~ieriie publicadaa por F. R O D R ~ C I X ZX l X R i S Guj
arif,1959, pp. 9-15, Vuelven a ser estudiadas veinticinco años más tarde por CORTES ALONSO. Vicenta: <
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓNCA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Rodríguez de Diego 38, sin duda uno de sus mejores conocedores, argumenta que la organización de los fondos se deriva directamente del concepto patrimonial de archivo. En el capítulo tercero de esta Instrucción se puede leer: «El dicho secretario Diego de Ayala (...) tiene dada muy buena orden en la composición y homato de nuestras escripturas particulares, pertenecientes a nuestro estado, corona y patrimonio real y al derecho de nuestro patronazgo» 39. En el capítulo 6 se vuelve a insistir: «porque queremos tener particular noticia de las cosas q ~ i etocan a nuestro estado, patrimonio y corona real y a nuestro patrozgo y de todo y qualquier derecho y accion que nos pertenece y puede perteeceu, y algunas cosas dellas podrian estar ocultas (...) mandamos al dicho secretario Diego de Ayala que desde luego haga sacar vna relacion no menos sutancial que breue de todo lo que huuiere y hallare en el dicho archiuo tocante al dicho nuestro estado, corona y patrimonio real y al derecho de nuestro patronazgo y de otros y qualesquiera derechos y acciones que nos pertenzcan y podamos pretender en qualquier manera y por qualquier causa y razón» 40. Aprobadas por una Real Cédula de 10 de enero de 1790 ", en su artículo 5 las Ordenanzas de Indias contemplan: «Laprimera división de papeles hu de ser en tantas colecciones, quantas son las oficinas de donde se han remitido, y se han de remitir. A s í deberán permanecer unidos entresí, con separación de otros los de Simancas, los de V a Reservada, los de cada una de las oficinas del Consejo, que son Secretaría de Nueva España, Secretaria del Perú, Contuduría General y Escribanía de Cámara, los de la Casa Audiencia de la Contratación; jnalmente los de Consulados y demás juzgados del departamento de Indias que en lo sucesivo se transfiriesen al Archivo General.))42 La importancia de no mezclar la documentación de diferentes procedencias, tan largamente postulada r el Principio de Procedencia, es ya en estas Ordenanzas una evidencia. Desde sus ongenes la procedencia es, por tanto, no solo el modo mejor de clasificar la documentación, sino una cualidad connatural a la progresiva creación de los documentos y, en consecuencia, ha de ser la base de su tratamiento posterior
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El respeto a la naturaleza de los papeles en la determinacion de su arreglo según E Troche y Zúñiga en 1828 Entre 105 primeros trabajos publicados en España, encontramos el Archivo Cronológico-Topográfico. Arte de archiveros, de Froilán Troche y '* Insrrucciún paro ei go6ierno del Archivo de Simancas. (1588). op. cit., p. 66. "
ldeni, n. 3 , p. 102.
'"Idem, n. 6, p. 104-105. " ARCHIVO GENERAL DE INDIAS. Ordenanzas. Edición facsímil y estudios preliminares. - Sevilla: Consejzría de Cultura, 1986. '? M.argarita G6MEZ G6MEZ. <
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Zúñiga, publicada en 1828 43. Su defensa del sistema cronológico topográfico como método válido en la colocación de los archivos, y el arreglo de los parte de una premisa fundamental, el respeto al orden más análogo a la naturaleza de los propios papeles: «En el arreglo de papeles, lo mismo que el de todas las cosas, debe seguirse el orden que más análogo sea a la ,laturaleza de las mismas» 44. Señala que: «aunque el archivo sea general c.ytll generalidad no debe constituirla la mezcla de documentos, sino la reunión de los archivos particulares))45 todavía añade: «los documentos corres"otzdientes a cada mayorazgo, partido y distinción (...) deben estar arreglados separadamente» &. En líneas posteriores nos dice: «los documentos particulares necesitan de otro arreglo y division muy diferente que la de los generales, pero asimismo la mas natural: deben por consecuencia seguir en su orden el mismo de [a division territorial civil que el gobierno tiene establecida en el Reino, cuya utilidad se deja conocer a primera vista (...) dividense así los documentos por provincias corregimientos, jurisdicciones, alcaldías, parroquias, lugares, viiias, ciudades, pueblos, calles, cuarteles y locales particulares de terrenos, casas, fábricas, molinos, montes, dehesas, canales, de pesca etc, sin que de esta regla se puedan exceptuar los archivos e comunidades y corporaciones reíigosas y eclesiásticas» 47. Troche y Zúñiga nos habla de cinco grandes operaciones para el arreglo de los archivos: l.
Elaborar la lista de provincias, jurisdicciones, parroquias y pue-
blos.
2. Asignar a cada documento el lugar que le corresponde en la división anterior. 3 . Colocación por fechas de la rigurosa cronología de los documentos de cada una de las divisiones. 3 . Revisar todos los docunieiitos señalaiicio los que faltan intentando conseguirlos antes de pasar a la operación siguiente. 5. Numerar los documentos y los legajos. ~
II
.r R r x H B Y
ZUÑIGA, F.
El Archivo cronológrco-topográ~co.Arte de urchiveros. Métodofúcil, senciel arreglo de los Archiias purticulares. útil ú l»r Hacendados y poseedores de bienes W e tienen documentos para conservar sus intereses. arreglo interior y económico de las casas dirección ? rrlritiel(Jde l o i intereses de ellas. - Segunda edición corregida y aumentada por b u autor en ei ario d e 1830. CofXfia: Imprenta de Iguereta, 1835. Esta es la edición que he manejado aunque me consta que la primera salió [/O
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Ideni, p. í.
'' Mem. p. 7. ''
Ideni. p. 7-8. !&m, p. 16-17.
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LA CONSTRUCCI~NTEÓRICA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
En las dos primeras precisa el principio fundamental: Por la primera se refiere en realidad a la elaboración de nuestro actual cuadro de clasificación: «Antes de proceder a ello debe pedir al dueño una lista de las provincias, jurisdicciones, parroquias y pueblos (...). Los documentos se han de separar bajo la denominación de las parroquias a que corresponden» 48. Por la segunda, la asignación del orden original a los documentos: «el examen de cada papel, pergamino o libro (...) para conocer a cual de las secciones pertenece». En este punto incluye una acertada disgresión sobre la influencia de las leyes sobre el sistema de archivo: K si antes de la extinción o suspensión de los Señoríís se hubiese arreglado un archivo por el sitema que establezco, estarian los documentos de la quinta seccion en la cuarta, porque entonces eran reales y efectivas aquellas regalías, y hoy tenemos que pasarlas a la quinta de regalías abolidas (...) aunque digo que mi archivo debe parecer siempre el mismo, debe entenderse en el caso de que las leyes no alteren en parte su colocación. (...) Un archivo arreglado bajo cualquiera forma en tiempo del Imperio Romano parecería hoy un laberinto, si a proporcion de las variaciones y vicisitudes del mismo imperio, no se les diese las mismas a los documentos» 49. Según lo expuesto, podemos considerar a este autor una de las primeras contribuciones en defensa del Principio de Procedencia en nuestra geografía española; entendiendo por tal,el principio por el cual la documentación propia de un origen específico debe mantenerse separada de aquella otra de un origen diferente. Además un auténtico tratadista de la Archivística a la que concibe como un sistema integrado por un conjunto de elementos en estrecha relación.
Las reglas para la coordinación de archivos de Porras Huidobro en 1830 Dos años después de la publicación del Archivo Cronológico-Topográfico de E Troche y Zúiiiga, aparece la Disertación sobre archivos y reglas de su coordinación de Facundo de Porras Huidobro, revisor de letras antiguas, miembro de la Real Academia de la Historia y archivero de la Inspección general de Instrucción pública. Si Troche y Zúñiga partía de la sustancial diferencia entre el archivo General y los particulares, Porras Huidobro lo hace desde la distancia entre los de oficina y los demás. ? Idem, p. 2 1. 19
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Idem, p. 27-28.
E V O L U C I ~ NHIST~RICA
Cuatro son para 61 las reglas esenciales para un archivo: orden, cronología, clasificación y simetría: «Urden, porque le guardan los puntos ó secciones en que está dividida, cronología, porque todos sus expedientes marchan respectiva y progresivamente del más antiguo al más moderno: clasificación, porque no admiten mezcla unos con otros; y simetría, porque ni en el aspecto ni en el bulto de cada legajo, ni en sus distancias habrá diferencia» 50. Es importante señalar que se refiere expresamente al archivo de oficina: «Este método lo podemos manifestar prácticamente en la oficina de Archivo &'la Inspección general de Instrucción Pública»; en páginas posteriores .&alará: «las reglas dadas para los Archivos de oficinas son generales y aplicables a los demas, y sus operaciones se ejecutan del mismo modo: pues asi como para estas se hace la clasificación, o division segun los puntos capitales que se versan en ellas, asi en los demas se hace por mayorazgos, dominios, campos, facultades y materias de que aquellos se componen» 5L.
Instrucción y Bases para el arreglo y clasificación de los archivos, dictadas por la Junta Superior directiva de Archivos en 1860 Además de las ordenanzas, otras disposiciones de orden interno nos hablan también de este principio. Disposiciones que, no llegan a establecerlo todavía como principio teórico del que derive la obligación científica de su aplicación. Sin embargo, la recomendación primero y más tarde la obligatoriedad de su aplicación nos informan de un desarrollo de este principio en España que no es ajeno a la evolución general en el resto de Europa. Serán las Instrucciones que en 1860 dictó la Junta Superior Directiva de Archivos 52 A cerca del sistema de clus$cación que ha de seguirsefindamentalmente en los archivos generales, las que por la claridad de su exposición nos PORRAS HUIDOBRO, F. Disertación sobre archivos y reglas de su coordinnción, útil para todos que los tienen o manejan. Madrid: Imprenta de d. León Amarita, 1830, p. 93. " Idem, p. 99. '' Creada por R.D. de 5 noviembre de 1847 en el seno de las Juntas de Archivo de Gracia y Justicia: << Reconociendo el gobierno la necesidad de dar una organización común y uniforme á los Archivos generales %endientes del Ministerio de Gracia y Justicia, se crearon, para su arreglo, dirección y conservación una 'unta Superior en la corte, y otras de distrito de Audiencia. de provincia y de partido-. Fue determinada su organización por R.D. de 6 de Noviembre delhismo año siendo una de Sus ComWencias O facultades la «...clasificación general de todos los papeles y documentos que encierran los I I W I ~ ~ ~ ";Idos Archivos judiciales y generales con dobles índices cronológico y alfabético, proponiendo los que ser trasladados a los Archivos de Simancas, Sevilla o Barcelona, a fin de completar las respectivas colecciones que en ellos exkstan, y los que hayan de quedar en la corte para la formación de u n archivo general en la 'nis"'a'> MARTINEZ ALCUBILLA, Macelo. Diccionario de la administración espnñoln ConrPilnció'! de la rlovisim~llegislación de España Peninsular y Ultramnrinn en todos los ramos de la adminirtrnCión pub'ica. Madrid:Administración Arco de Santa Mana, 1892 Tomo 1, p.603. '0.7
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indican el conocimiento de una realidad archivística que se proponían remediar y que recogen, además, la esencia del principio que estudiamos. «Como todo archivo, principalmente los que se llaman generales, consta, con relación a SUS materias, de cierto número de colecciones ordenadas o por orden, que por otra parte suelen proceder de establecimientos, corporaciones,familias o personas diversas, es indispensable designar con un nombre propio estos grupos generales, que han de ser objeto de la clas$cación. El nombre que, a pesar de su novedad, parece m á s exacto y genérico, es el de procedencias» 53. Sin embargo, la ncia a las materias de que consta un archivo, nos lleva a pensar en la deter@ r ción de las mismas respecto de la clasificación de los archivos antes de que la procedencia aparezca en su órbita. Más adelante pasan a definir qué son las denominadas procedencias: «Por procedencias,pues, se entiende toda colección existente o que hay[a] deformarse en un archivo, y en la cual se comprendan los documentos cuyas materias participen de la misma unidad, o los que puedan interesar a uh establecimiento, corporación o familias ma’s inmediatamente» s4. En esta línea continúan las bases, a partir de consideraciones siempre de orden práctico, recomendando el uso de un sistema que pasa después a describir: «...pues en efecto nunca deberán confundirse los papeles referentes a un monarca con los de los individuos de su familia, ni los de la administración de su patrimonio con los actos que ejerza en uso de su potestad y prerrogativa» 5 5 . Con independencia de que luego su desarrollo mezcle conceptos hoy contrapuestos, como son procedencia y materia 56 la intención de institucional‘ ación de la procedencia en los archivos ya se vislumabra en estas inst 1 I 5ones como evidente. Debemos señalar, sin embargo, la circunstancia, que más adelante veremos con más detenimiento, de que éstas, en realidad quedarán aún en papel mojado, en tanto en cuanto la constante reivindicación de las mismas, así como el estudio de la documentación a partir de los cuadros de clasificación nos lleva lógicamente a constatar su no aplicación efectiva en determinados archivos 57.
’’ A.G.A. Educación. Instrucción y bases paru rl arreglo y clasificación de los archivos. 1860.Caja 6 558-15. Ibidem. Ibidem. 56 Conceptos que analizaremos más tarde cuando entremos a determinar el sentido último del los dos diferentes niveles de aplicación de este principio que estudiamos, Parte 111de esta obra. 5 7 A este respecto se puede leer el comunicado enviado a la Asamblea del cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos en 1923, con el elocuente título de Necesidad urgente de redacrur instrucciones puru la catalogación de Archivos en el que Cristóbal Espejo de Hinojosa reflexiona acerca de la labor legislativa en este sentido señalando su necesidad así como los antecedentes habidos desde la Óptica de su contemporaneidad con una importante dosis de acritud: «Necesidad urgente en todo organismo medianamente constitui54
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Tras la aparición de estas Instrucciones podemos asistir en la geografía Nchivística española a una situación nada uniforme, con diferencias de método que en realidad ponen de manifiesto la muy heterogénea conceptualización de lo que es, en realidad, un archivo, o más exactamente de lo que son SUS funciones o servicios.
La completa separación de fondos como base cardinal del arreglo y clasificación del archivo. Velasco y Santos en 1875 Quizá sea Miguel Velasco y Santos el autor que más claramente nos había del principio de procedencia, despues de la publicación de la Znstrucción y Bases para el arreglo y clasificación de los archivos, de la que ya hemos hablado largamente. En su aportación sobre Organización de archivo nos dirá que la base cardinal en que ha debido descansar el verdadero arreglo y clasificación de nuestro archivo es la completa separación de fondos y su conservación aislada, independiente. (...) si se mezclan y confunden las procedencias o los fondos, si se altera además o se prescinde del orden suyo natural, de la genuina agrupación que tienen dentro de tales procedencias; si se trueca u omite hasta la nomenclatura técnica que tenían en su origen y que han conservado, hay que temer que allí donde había orden quede tan solo el caos y que aquedo es la de ofrecer normas, reglas, principios fundamentales siquiera, con forme a los cuales haya de desenvolverse el servicio del mismo en su régimen interior y aún en sus relaciones con el público. Y si por una partc bastan los reglamentos, las instrucciones para la vida del organismo, como complementarias de aquéllos, constituyen su alma matern (...) Sin regla fija a que poder sujetarse, el criterio individual, siempre vario y a veces acomodaticio, suplantará el lugar de la regla uniforme (...). Y más adelante añade: (, (...) repetido en el de 25 de marzo de 1881 con la frase «proponer las instrucciones para (0strabajos facultativos,>(. .) La exposición al Real Decreto de 18 de Noviembre de 1887 dice por su parte que preciso qeparar claramente In técnico de lo administrativo v de lo consultivo, y de dejarse lo técnico exclusivamente a cargo de una Junta Facultativa. (...) En el Reglamento vigente para el régimen y gobierno para los Archivos del Estado , se refiere a las Instrucciones cuando :rata, en el artículo 5 , de las atribuciones de las Junta': de Gohieino (. .). en los 26 y 27 estableciendo que los encargados de Sección «clasificarán ios fondos con arreglo a las instrucciones que reciban del jefen. Cristóbal ESPEJO DE HINOJOSA. Necesidad de redactar instruccionei para la catalogación de archivos. En: Comunicaciones enviadas a la Asamblea del cuerpo de
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lla imagen de pasadas épocas e instituciones olvidadas se borre por completo o al menos se altere y desnaturalice 59. Su contribución es importante no tanto por la reivindicación, ya presente en aportaciones anteriores, de la separación de fondos más aún por la del orden en el interior de aquellos que constituye una versión diferente y más completa del principio de procedencia y que muchos hemos creído ver enunciado en la obra de los teóricos holandeses Muller, Feith y Fruin, aproximadamente dos décadas después.
La índole de los documentos como principio rector de la clasificación según Güemes y Villame en 1876 En 1876 José de Güemes y Willame, archivero bibliotecario, comendador de número de la Real Orden americana de Isabel la Católica, y archivero general de la real casa, publica su Organización del Archivo de la Corona aplicada a los archivos particulares 60. El primer capítulo lo dedica a la exposición de los principios generales; «la organización de los archivos, como cuestión de método tiene dos puntos de vista; uno de carácter cientijFico en cuanto a la elección de escuela y a la exactitud y precisión de las definiciones; otro de carácterfilosófico, en cuanto a la exposición lógica y razonada de las ideas en que se funda el método de clasificación» 61. También Güemes y Villame, como hicieron Troche y Zúñiga y Porras Huidobro, considera diferentes tipos de archivo: provinciales, municipales, generales y particulares, ocupándose de los últimos. «Para que los papeles, libros y documentos de un archivo estén bien organizados y puedan hallarse con facilidad, es necesario clas~ficarloscon acierto, y no hay medio de conseguirlo si no precede el reconocimiento y examen de las materias y asuntos qrrc contienen, porque la ínclolc dr los documentos determina su clasificación, a la que no es posible arribar sin el conocimiento previo de aquellas, aunque el método que nos propongamos seguir sea hijo de una brillante y fascinadora teoría» 62. Para el modelo que propone distingue entre los documentos de carácter administrativo, jurídico e histórico, según que se refieran a los asuntos econóíbidem. GÜEMES Y WILLAME, José. Organización del archivo de la Coronu uplicudu u los archivos particulares. Madrid: imprenta, Estereotipia y Galvanoscopia de Anbau y Ca. Impresores de Cámara de S.M., 1876. '' ídem, p. 7. Idem, p. 9. 6u
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,ico-administrativos, a pleitos y causas o a la familia Real en sus relaciones consigo misma y con el Estado, y al Monarca en las suyas con la Nación y con las potencias extranjeras. Son tres las necesidades que deben presidir las divisiones de los papeles, documentos y libros 63: 1. El carácter de los ramos o materias de la administración 2. La rapidez del servicio 3 . La economía de tiempo y de personal. De la primera depende el éxito de las dos siguientes. Proclama el autor en este punto la armonía que debe resultar entre la índole de los documentos y SU clasificación. El conocimiento en profundidad de la Institución que produce los documentos es, en opinión de Güemes y Villame, el punto de partida de toda clasificación. Más adelante dirá: «Al dar comienzo a las operaciones de clasificación(...) importa conoce6 no sólo la manera de instruir los expedientes, sino 10s reglamentos, instrucciones y ordenanzas vigentes en la casa a que el archivo pertenece (...) la organización debe acomodarse siempre a todas las disposiciones orgánicas de la administración» 64. Todas las reglas, para él, deben ser constantes, uniformes, derivadas lógicamente unas de otras y aplicables a todos los casos en que concurran idénticas circunstancias, porque siendo contradictorias imposibilitan, no solo el orden y uniformidad del sistema, sino la armonía que debe existir entre la organización administrativa y la de sus papeles 65.
La procedencia como esencia de la clasificación archivística según Rodríguez Miguel. 1877 En 1877, Luis Rodríguez Miguel publica un manual que recoge la teoría y la práctica del arreglo y clasificación de los archivos de las diputaciones, beneficiencia, gobiernos de provincia, ayuntamientos y administraciones económicas 6 6 . Dividido en cuatro partes a saber: fundamentos cientficos; Veraciones de arreglo; medios materiales y archivos especiales, precedidas '' hl
ídem, p. 10-11 . idem, p. i 1.
'',* ídem. p. 12. RODR~GUEZDE MIGUEL, Luis. Manual del archivero Ó sea teoría y práctica.de arreglo v clflsificWión de los archivos de las diputaciones, beneficencia, y gobiernos de provincia, ayuntamirntos ? adminisrracione.~ econóniicas. Toledo: Imprenta de Cea, 1877.
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVíSTICA: EL PKWCIPIO DE PROCEDENCIA
de una preliminar donde se presentan la importancia y necesidad de los archivos y sus antecedentes histórico-legislativos, es una obra que, como las anteriores, aborda el archivo como sistema. Para la clasificación que es, en realidad, el punto de partida de aquel sistema se declara abiertamente partidario del principio que estudiamos. Lo hace reflexionando sobre dos principios que, en su opinión, deben ser el fundamento en que descanse esta clasificación: «Uno relativo a la esencia de la clasificación, otro a su forma, pero tan íntimamente relacionados que el uno iliar del otro; (...) El relativo a la esencia, es que la procedencia, ó sea q a organización debe tener como base los diferentes centros administrativos que prestan su contingente ú Archivo ...» 67. Distingue dos operaciones diferentes: «constituye la clasificación una síntesis, los trabajos para formarla un verdadero análisis». Por la misma razón afirma más adelante: «Todo el que se halle en la precisión de clasificar los papeles de un Archivo, debe ante todo estudiar la institucion o instituciones que contribuyeron a formarlo, las vicisitudes que han tenido, y en una palabra, todo lo que contribuya a formar una exacta y clara idea de aquella o aquellas instituciones» 68. Pero además plantea una cuestión que aún hoy es objeto de debate: el denominado principio de procedencia libremente aplicado. No importa tanto la solución que propone como el hecho de plantear la discordancia entre la actividad administrativa y !a clasificación archivística, o mejor aún la dificultad de engendrar sistemas cuando se desconoce la forma en que los asuntos se tramitan. La ingente producción de la década de los setenta justifica sobradamente inexistencia de las mismas en la siguiente. Sin embargo el vacío se acentúa al acercarse el final del siglo. Consultando algunos diccionarios del momento se puede comprobar, además, que las obras anteriores debieron difundirse en un ámbito muy reducido quizá en el estrictamente necesario, los propios archivos y los archiveros a su mando pues en los mismos encontramos referencias mucho más lejanas e n el tiempo. De cualquier manera la Iglesia, al menos, demuestra permanecer al margen de estos teóricos en tanto en cuanto en la década de los ochenta el Diccionario de Ciencias Eclesiásticas para definir el archivo se remonta al concilio Pronvincial de Toledo de 1565, celebrado para la admisión del Concilio de Trento, en cuyo capítulo 1 de la sesión 3 disponía que: los Obispos tengan archivo en el que
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ídem, p. 4-45 lbiderri. p. 16
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se custodien con la mayor seguridad todas las escrituras relativas a la dignidad epicospal, sus derechos y acciones ‘j9. Por lo que hace a los archivos parroquiales recoge: «En las parroquias debe haber también un lugar reservado destinado a nl-chivo, donde se guarden las escrituras y demás documentos relativos a cape[lanias, sucesiones, obras pías, rentas y demásderechos que por cualquier concepto pertenezcan a la parroquia. En él deben custodiarse de la manera más ordenadaposible los “Boletines’’ eclesiásticos, oficios y ordenes procedentes de autoridades religiosas. Y por Último, los libros parroquiales» ’O. A finales del siglo XIX,el Diccionario Hispanoamericano dirá de los archivos: lugar o paraje en que se conservan con separación y seguridad papeles o documentos 7’.
Comunicaciones a la asamblea del cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos: 1923 Parece que los constantes ataques de la opinión pública ilustrada moviliza al Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos llevándoles a organizar una Asamblea: «que recoja yfundamente, como fruto de nuestros estudios y experiencia individual, la reorganización de todos los estudios y experiencia individual» 11, que debía haberse celebrado en los días 23 a 29 de octubre del año 1923. A pesar de que esta asamblea no llegó a celebrarse o no, al menos en la fecha prevista, en su conjunto las comunicaciones que iban a ser leídas se publican un año después. Contribuciones de Julián Paz, González Palencia, Rafael Andrés Alonso, Luis Rubio Moreno, Ismael Garcia Rámila, Manuel Rubio Borrás, Juan Romera Navarro, Alberto Dorao, Cristóbal Espejo de Hinojosa, Claudio Sánchez Albornoz y otros. Cada uno de los cuales aporta, según se expresaba en los objetivos, su experiencia personal en diferentes archivos espah’J Uiccionorio de ciencin.v eclesiásticas, reologíu dugm(itic m o r ~ i l ,w , y r d u cscriiiiru. & r e d i « cummim v civil. purrulogiu ..../publicado bajo la protección y dirección de muchos señores arzobispos y obisP i l i . por lo\ señores Niceto Alonso Perujo y Juan Pérez Angulo. Barcelona- Librería de Suirana Hermanos, M i t . Y.:I Tomo 1, p. 677.678 (Obra premiada en la Exposición de Escritore5 > Artistas celehrada en 1885) (nf(maci6nque obtenemos de la propia obra.
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lhidem Diccioriurio Diciclopédicu Hispuno-Americono de Literatum. C i m c i i ~ .Arrr.7. ~. Etc /Edición profii-
Cailienteilustrada con miles de pequeños grabados intercalados en el texto y tirados aparte, que reproducen las diferentes especies de los reinos animal, vegetal y mineral; los instrumento
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ñoles. Naturalmente son varios los temas tratados 73, la organización predomina entre los que integran la Sección de Archivos. De forma casi generalizada la mayoría de comunicantes se muestra partidario de las <
La procedencia en la clasificación de los archivos históricos según Julián Paz en 1923
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Considerando las diferencias de aplicación en los archivos que contienen documentación con un valor ya definitivamente histórico y todos aquellos cuya documentación aún no ha adquirido esta categoría, escribe Julián Paz antiguo archivero de Simancas: «La clasificación de un archivo histórico debe ser fruto de un conocimiento exacto y detallado de sus fondos, ajustándola a lo que estos pidan, sistematizándola en lo posible, pero no deshaciendo ni mezclando las agrupaciones de papeles que se hayen ya formadas» 14. En consecuencia, argumenta más adelante la importancia de las procedencias: «Lo que llamamos procedencia (...) debe ser la base de toda clasificación bien entendida. A descubrirlas, conocerlas, estudiarlas y determinarlar bien podría dedicar e1 archivero todo su afán, y como lo consiga, la clasificación se la darán hecha ellas mismas, sin mas que establecer cierto orden entre las que contribuyeron a formar el archivo y subdividirlas luego en los grupos necesarios» l5. Estas son sus conclusiones fundamentales:
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1.
Debe desccharse para todo archivo histórico el sistema de clasific ón con arreglo a normas previamente establecidas de las que hasta la fecha se han venido recomendando. 2. La clasificación se ajustará, en cada caso, a lo que la índole de la documentación exija y será el resultado del estudio y conocimiento exacto de los fondos del archivo que el archivero logre adquirir después de un detemido y constante manejo de los mismos. ” Tema 1. Organización y clasificación de los Archivos Históricos Nacionales y Regionales. Tema 11. ,Sería conveniente la reconstitución de los archivos existentes en nuestros depósitos. en vista de los índices antiguos? Tema 111. Archivos de Hacienda: Instrucciones para su catalogación. Necesidad de una nueva y racional, organización de los Archivos de Hacienda. Tema IV. Archivo del Tribunal de Cuentas del Reino: su incorporación. Tema V. El respeto a la documentación regional y la creación e incorporación de Archivos Históricos, Regionales y Provinciales. Los Jud.iciales y Notariales. Tema VI. Reorganización de los archivos catedrales. Tema VIL Necesidad de instrucciones. Tema VEi. El préstamo de documentos. Tema IX. Las bibliotecas particulares de archivos. Tema X. Funciones del archivero. ’‘ PAZ, lulián. «Organización y clasificación de los archivos históricos. nacionales y regionales,,. Comunicu)iones enviadas para la Asamblea del cuerpo de archiveros, bibliotecarios y arqueólogos. 1923. op. cit., p. 3. Ibidem.
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3. Se fijarán y determinarán bien las procedencias que hayan formado el archivo, tomándolas siempre como base fundamental de toda clasificación práctica, sin involucrarlas, mezclarlas ni deshacerlas. 4. En los archivos que de tiempo más o menos inmemorial tengan una clasificación establecida y cuyos fondos hayan sido consultados, citados y publicados repetidamente con arreglo a ella, no se consentirá el cambio d e clasificación. 5. Sí podrá y deberá hacerse la mejora de esta clasificación con nuevas subdivisiones, referencias y toda clase de detalles y perfeccionamientos necesarios, pero sin alteración de su estructura fundamental 76.
La organización de los documentos según González Palencia en 1923 En esta misma línea de pensamiento se sitúan las consideraciones de González Palencia, archivero del Histórico Nacional ”, surgidas de su experiencia en la Sección de Consejos Suprimidos de este archivo. «Se conservará irremisiblemente la organización que los documentos tenían cuando respondiun a a organismo vivos. (...) Cuando la organización y clasificación antiguas hayan sido deshechas, se tenderá a reconstituirlas» 78. Sin embargo cuando se refiere a la circunstancia de que la organización y clasificación antiguas no hayan existido jamás en algún fondo o procedencia, recomienda una clasificación que tenga en cuenta los asuntos y la fecha de los documentos. Podemos concluir que el siglo X I X español es, sin ninguna duda, una referencia obligada en el largo camino que la teoría archivística inició hacia SU formalización, según demuestra la aparición y el posterior desarrollo del principio que estudiamos, el de Procedencia.
’‘ Idem, p. 4. ” «En conformidad a lo di5puesto en mis RS DS de 17 de ju‘lio de 1858 y 8 de mayo de 1859, se dcclard archivo público general del reino. bajo l a denominación de archivo histdrico nacionaí, al reunido con 10s documentos procedentes de las suprimidas corporaciones monásticas por la Real Academia de la Historia en esta corte, donde en adelante habrá de perinanecer.a R. D. de 28 de marzo de 1866 Reorganizando un archivo histórico nacional. Art. l . MARTíNEZ ALCUBILLA, Marcelo. Diccionariu de lo adrnir!isfrnciónop. cit.. p. 47 1, GONZÁLEZ PALENCIA, Angel. op. cit., p. 6 .
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CAPÍTULO 3
CONTEXTO TEÓRICO
3.1
EL PROBLEMA DE LA CONTEXTUALIZACI~N TE~RICA
La necesidad de establecer cuál es el verdadero contexto en que debe quedar enmrcado un principio que tradicionalmente se ha inscrito en un ámbito teórico reducido, el de la clasificación archivística, se presenta de forma más urgente cuando con el correr del tiempo, la complicación de las estructuras administrativas, así como la creciente sofisticación de los medios reprográficos e informáticos, traen aparejado un desmesurado crecimiento del volumen documental. Todas estas circunstancias han obligado a un replanteamiento de los tradicionales métodos en el tratamiento de la documentación que conlleva la aparición de conceptos nuevos que es preciso significar y que han mermado protagonismo a la clasificación, tradicionalmente considerada como la operación archivística capital, concediéndoselo, por 49
LA CONSTRUCCI~NTEÓRICA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
contra, a otras que se presentan como de mayor urgencia, que no importancia, en el quehacer archivístico. Precisar, por tanto, si el Principio de Procedencia, rector de la clasificación archivística, extiende sus posibilidades de aplicación a otros campos equivale a contextualizarlo debidamente; o lo que es lo mismo a determinar si su valor se circunscribe al ámbito teórico de la clasificación o si, por el contrario, se extiende más allá de ésta. De cualquier manera y según se desprende de su evolución, la génesis debemos plantearla unida necesariamente a la necesidad de obtener un orden _y por _ tanto teóricamente inscrita en el ámbito de la clasificación.
9 3.2 LA CLASIFICACI~NARCHIV~STICACOMO MARCO TEÓRICO DE LA GÉNESISDEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
La clasificación ' ha sido tradicionalmente considerada junto con la ordenación la operación archivística más importante, desde el momento en que, al posibilitar el orden, crea las condiciones necesarias para el cumplimiento de todas y cada una de las funciones del archivo. Confundida, al menos en su extensión lingüística, unas veces con la ordenación y otras con la organización, en ocasiones con ambas, la clasificación archivística representa no solo el marco tradicional de este principio sino en sí misma, según iremos mostrando, la esencia de la disciplina archivística en su conjunto. El problema de la terminología que hemos expuesto en su relación con la definición de este principio, se extiende igualmente al ámbito de la clasificaSon muy diferentes las definiciones que los distintos autores nos dan; sin m no de exhaustividad y con el Único propósito de poner de manifiesto aquella confusión terminológica señalaré las más significativas y diferenciadas desde una doble perspectiva, internacional por un lado, y nacional por el otro. En el ámbito internacional en su Diccionario de Terminología, cl Consejo Internacional de Archivos recoge y aúna en castellano dos términos para referirse a lo que los italianos denominan orúinamento, los franceses classernent, y los ingleses arrengement, nos referimos a los términos clasificación y ordenación que definen unidos como operación intelectual que consiste en ordenar los documentos de archivo en el interior de los articles y los articles
' Por cuidado de simplificación nie referiré a la clasificación archivística con el término simple y gcnérico de clasificación. Dejo sin traducir el término francés article pues no existe un equivalente en castellano. Según el Conaejo Internacional de Archivos se refiere a la pieza o unidad de cotación. clasificación e inventario de los docuirieiitos de archivo. Diciionary ufArchird TerniinoloRv. o[). ( i r . n. 241. p. 88 50
CONTEXTO TEÓRICO
en el interior de los fondos o de las series, según un plan que refleje la estructura interna de los organismos productores de fondos, conforme al principio de respeto de los fondos y al principio de respeto del orden primitivo, o en caso de imposibilidad de aplicación de estos dos principios, según criterios cronoiógicos, geográficos, alfabéticos o temáticos 3. El Comité Internacional de Archivos en su Léxico de Terminología Archivística nos define el término clussement como colocación en un orden determinado de los documentos de archivo 4. El procedimiento que consiste en colocar o en ordenar los documentos en una secuencia natural, sea alfabética 0 numérica es como Jacques Renaud concibe la clasificación s, Asimismo define la classification como la acción de analizar y de determinar el tema de un documento, de escoger la categoría temática en la cual se va a clasificar, asignándole el número de referencia que permitirá encontrarlo más tarde ‘. El glosario de administración documentaria de Montréal señala la clasificación como la disposición metódica de los documentos, según la clave física, empezando con el código más pequeño.’ Por su parte Yvonne Chauvin asigna al término que estudiamos cinco significados diferentes, a saber: 1. Acción de clasificar: hacer la clasificación día a día. 2. Tipo de clasificación. Es entonces seguida de un adjetivo: es una clasificación alfabética. 3 . Operación material de guardar en forma metódica, en vista de una búsqueda posterior. 4. Conjunto de documentos clasificados. Esta clasificación comprende muchos documentos demasiado gruesos. 5. Servicio de clasificación y su local. Llevar un expediente a su clasificación. No confundir con ordenación classification 8.
En el contexto de los archivos de empresa Henri Rossollin y Franqoise Thibault, se refieren al término clussemenr para referirse al trabajo material que consiste en distribuir en el orden previsto y siguiendo las clases de la cla-
’ Idem. n. 38, p. 23. ‘Elsevier’s Lericon of Archive Terminoiogy. op. cit., p
49.
’ Clasvicación uniforme/ concebido por Jacques Renaud. Quebec: Ministere de I’industre et du Comerce. 1974, p. 4s. ‘ldem, p. 46. ’ COLLEGE du vieux Montréai. Glosario de la administración documentaria. 1975, p.1.
li CHAUVIN, Yvonne. Práctica de la clasificación alfa6ética.l Prefacio de Louis Armand. Paris: Dunod. 1970, p. I 1
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LA CONSTRUCCI~NTEÓRICA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
sificación establecida, los objetos a clasificar 9 . Más adelante la definirán como la operación que consiste en el establecimiento de una clussification 'O y de la organización de un orden en función de esta clasificación, en atención a la conservación de los documentos necesarios para la vida de la empresa y para su utilización posterior ". En el mismo sentido la Asociación d e Archivistas francesa en su «Manuel d'Archiuistique» aclara que al tratar de archivos cuando se habla de clasificación se pueden designar tres cosas si no absolutamente diferentes al menos no idénticas. Por una parte puede tratarse de la operación, tanto intel o a l como material, de la puesta en orden de una cierta masa de documentos. Por otra, puede tratarse de la distribución de un gran conjunto de archivos en varios grupos, acción de la cual la parte puramente intelectual consiste en elegir, modificar, completar o interpretar un cuadro de clasificación. Por último se puede llamar así a la operación material de ordenación más o menos definitiva de las unidades sobre las secciones de los depósitos de archivos ''. Cada una de las referencias anteriores nos remiten a un doble significado: la predisposición al orden y la consecución del orden mismo. En España a lo largo del siglo XIX encontramos una preocupación por este tema, muy a pesar de que no se plantee abiertamente. Así en 1828 Froilán Troche y Zúñiga, aún sin detenerse a definir pasa a exponer el método sencillo y orden del arreglo de papeles, esto es, el método que, en su opinión, posibilita la mejor colocación de los archivos: el método cronológico topográfico 13. Dos años después Porras Huidobro, quien mantiene un tensa polémica 6 1 citado Troche y Zúñiga,'' entre las reglas esenciales de un archivo
' ROSSOLLIN, Henri y THIBAULl, Frmcoise. Coino oi-ganiiiir la clasificación y la documentación La Vie de l ' e n t r e p r i ~ r n. . 147. París: Duncd. 1978, p. 4. Mantenyo el tinnirio Fr;incé\ r l ~ r ~ r i t i c i , r i , t rpor i ~ Idiferenci;i I cnii l a r . l 0 < ~ ~ ~ i n rEl , n rprimero tiene \ i i cquivalente castellano de cld~ific'icióii. mientra\ c l wgiindo se rclhxe a lo que en castellano eniendemw como ordenación. II ROSSOLLIN. Henri y THIBALILT. Frrinpise. up. rir , p. 12 I 2 Maiirrel d ' A r i h r i ~ r \ / i q r i t ~7.i(;rii ic e: i ~ r u t i q i idcs ~ Ardiii.e\ p r r h l r p e s en Frar7ce.l ouvrage élaboré par 1' Asociation des Archivi\te\ francrii, ?4ini\tfre des Affairei Culturelles, Direction des archives de France. París: S.E.V.P.E..N,, j970. p 1 X7 I 3 TROCHE Y ZUNIGA. L m i l i n f. Arte de archiveros. Mhrodo fucil. .sencillo y po<'o cos1r~sopirrrf e / orrr,qlo de /os Ardiii.us p ( i r / ! < ~ i r l n r e si í.t i l ú los Hacendados \ poseedores de bien?.\ q r r r trerirri ilucwfieiiíos p r o coriservar sus riiit>re.wc a,-reglo interior y economico de los casus direcciori 1' iiiiiiiekp de Iris ~ i ~ t i ' r - ede~ c1ln.r. c~ Segunda edición corregida y aumentada por su autor en el año de IR30 - Coruña Imprenta de ieuereta, 1835, p. 4 . I' El punto de partida del debntc \e centra en la afirinación por parte de Troche del escaso núinero de libros que precisa el archivero para poder cumplir felizniente su trabajo; Porras Huidobro, por su parte, asegura que un archivero necesita incesantemente leer y repasar por lo que aporta lo que él considera biblioteca básica de u n archivero. Por otra parte difieren en el método de colocación o coordinación de los ~
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CONTEXTO TEÓRíCO
sitúa la clasificación que junto con el orden, la cronología y la simetría posibilitan la buena coordinación del mismo. Justifica esta operación porque evita la mezcla de unos expedientes con otros 15. En 1851, la Enciclopedia Española de Derecho y Administración, en la archivo, contempla cuatro bases para el arreglo de archivos, la primera de las cuales se refiere al orden que considera condición imprescindible para poder hablar de archivo, de otro modo sólo podríamos referirnos al hacinariiiento de papeles 16. J. de Güemes y Villame concibe la clasificación como la regla básica para organizar convenientemente los archivos; aclara que para que los papeles, libros y documentos de un archivo estén bien organizados y puedan hallarse con facilidad, es necesario clasificarlos con acierto 17. Tres años más tarde, Morón y Liminiana, para definir la acción de clasificar, se refiere a determinar el género, especie e individfialidad de un docuniento, libro u otro cualquier objeto que se nos ofrezca's. Aproximadamente un siglo después Aragó Cabañas observaba tres diferentes matices entre las operaciones diversas y complementarias que incluye la voz clasificación en Archivística: 1) Una actividad de carácter más general, que consiste en reconocer, definir y concretar los grandes grupos constituyentes del archivo (secciones, series orgánicas, secuencias por materias, colecciones. etc.), considerando la morfología y la configuración pre-archivística de los fondos y diseñando cl plan que provisionalmente debe seguirse para organizar el conjunto documental. Esta actividad podría denominarse estritcturcrción genercii ciel (1 rchi vo. 2) La Clasificación propiamente dicha. 3) La operación de poner en orden (topográfico, cronológico, alfabétic()>.etc.) las sucesivas unidades dentro de las series o grupos constituidos. Pai-a esta actividad podría reservarse el término orclencicihi que significaría
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
una acción complementaria, ya que un conjunto de documentos puede estar bien clasificado y mal ordenado, y viceversa ". Como una etapa necesaria, derivada del desorden y previa a cualquier otra labor es para A. Matilla Tascón quien la define como aquélla por la cual la documentación en desorden se distribuye en clases, estableciendo separación sucesivamente entre la perteneciente a los distintos organismos, luego entre libros y papeles, entre lo relativo a cada división y subdivisión del organismo, hasta llegar;por último, a establecer separación entre los distintos asuntos con, dando a todo ello, y a cada grupo, el orden másapropiado". Tarea que, para este autor, queda perfectamente separada de aquella otra que es la ordenación a la que considera como un movimiento posterior a la reorganización y que consiste en disponer la documentación de cada uno de los grupos orgánicos con arreglo a cierto método, a f i n de concatenar razonadamente toda la homogknea y fijar a cada documento una situación deteminada *'. Define también la reorganización como tarea diferenciada de las dos operaciones que ya hemos señalado, esto es, la clasificación por un lado y la ordenación por el otro; y la describe como la disposición de la documentación en grandes grupos graduales correspondientes a las subdivisiones del organismo que la produjo o tramitó 22. Del análisis terminológico que acabamos de exponer 23 se desprenden dos términos estrechamente relacionados con el mecanismo esencial con que la Archivística cuenta para verificar cada una de las funciones del archivo, tanto las relacionadas con la posibilidad de difusión de su contenido informativo, como aquellas que tienen que ver con el servicio que presta a la InstituInstituciones de las que emana el material, la documentación de archireferimos a la clasificación y la ordenación. En realidad se trata más bien de las fases previas a tal verificación que finalmente se verá culminada con la descripción documental. Siguicndo a lo> canadicrieses Couture y Rousseau y desde una perspectiva puramente metodológica, entiendo que la clasificación es la prime-
"ry
l9
ARAGO CABANAS, Antonio. Notas sobre el concepto de clasificación archivística. Boleiín de
rirchivos. Diciembre 1979. p. 52. zo MATILLA TASCÓN, Antonio. Cartilla de organización de archivos. Boleiín de la Dirección General de Archiws y Bibliorecns. n. 55. 1960. p. 16 *' Ibideni. z2 Ibidem. 2' Todo lo que se refiere a la clasificación de los archivos en el ámbito de la administración local. queda expuesto en un importante trabajo que recoge toda la evolución histórica así como la situación actual de la clasificación en los archivos municipales espaiioles, realizado por Mana del Carmen FERNÁNDEZ HIDALGO y Mariano CARCÍA RUIPEREZ. La clasificación en los archivos municipales españoles; evolución histórica y situación actual. IRARGI, Revista de Archivísticu II(1989) p. 133-349.
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CONTEXTO TEÓRICO
ra etapa de un tratamiento que conduce a la accesibilidad del acervo documental 24. Para verse finalmente verificada una serie de principios son los que deben regir toda clasificación.
principios archivísticos de clasificación H.O. Meisner y a Wofgang L e e ~ c h , cabezas *~ visibles de la escuela ale[nana, aseguran que son básicamente dos los principios sobre los que ha de basarse cualquier clasificación archivística, éstos son el de procedencia y el de pertinencia siendo cualquier otra u otras formas de clasificación variantes de estos dos principios. A estas conclusiones se oponen los holandeses Van der Gouw, Van Hoboken, Panhuysen y Hardenberg, quienes en su Nederlandse archieftermirlologie afirman que el Principio de Procedencia es el principio por el cual todo documento de archivo debe volver al grupo de archivo desde el cual se origina y dentro de este grupo, a su sitio original 26. Enunciado que se propone una precisión mayor respecto de la expuesta por los también holandeses Muller, Feith y Fruin que como expuse atrás, en 1898 lo conciben como el método de ordenamiento de archivos de acuerdo con el cual todo documento se lleva al grupo de archivo y a la sección 27 del grupo a la que pertenecía cuando el grupo era aún un organismo vivo. Enunciado que se recoge en los siguientes términos: «O sistema de arranjo deve ser baseado nu organizapo orgnnizacao i do original do arquivo, a qual, na sua essencia, corresponde ¿ tjrgao administrativo que o produziu» **. Y más adelante cuando afirman: « N a o e' o assurito do documento, mas a sua destinacao, o que deue determinor o lugar que lhe cabe ocupar no arquivo» 29. ~~
'' COUTURE. Caro1 y ROUSSEAU Jean Yves. Los archii,os en el si,$/oX X .
Moritreal: üniversidad.
10x9. p. 224
'. U n trabajo claboi-ado en común que representa una irnportante contribuciim a la terminoklgí.1 ~ilchivkticaes: Grunduge einer deuschen Archivterminologie. Archiwnitteilungen. X. 1960. "' HARDENBERG. Herrnan. Nederlandse archiefterminologie. Recogido por el propio autor en: :\Igt111:1\ !reflexiones sobre los principios para el ordenamiento de archivos. Der A r d i i v w 16, 1963. p. 113. tarde publicado en: 111 Adrrrrnirtrucrón Moderna de archivos y la Gestróri de rluciimrrirov el Prorilnrir-ro '(AM~' París: Programa General de Información y UNISIST. Organización de las Naciones Cnidas pra la I:~l~C'Ic!óii.la Ciencia y la Cultura, diciembre, 1985,p. 93 '' El término sección significa aquí el lugar dónde se debe colocar, cada docuinerito dentro de "r
W LA CONSTRUCCI~NTEÓRICA EN ARCHIV~TICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Reflexionacdo acerca de la clasificación de archivos y partiendo de la literatura archivística, ya en solitario, Herman Hardenberg 30 reúne y analiza un conjunto de principios, todos ellos complementarios, que he sistematizado como sigue: 1.
Principio de destino:
Todo documento debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destinó de acuerdo con su naturaleza. 2.
Principio de la estructura archivística:
Un grupo de archivos es un todo, es la estructura históricamente determinada que no debe ser alterada por un sistema de ordenamiento ajeno a este grupo de archivos. 3.
Principio de restitución:
Cuando se reordena un grupo de archivos en primer lugar, se debe restablecer el orden que ya existía en ese grupo; después pueden introducirse las mejoras de acuerdo con las principales ideas subyacentes a ese orden. 4.
Principio funcional:
Las divisiones, tanto en la creación como en el ordenamiento de un grupo de archivo, se determinan por la subdivisión de la tarea de la agencia o la persona que origina o crea un grupo de archivo.
5.
Principio de organización:
Tanto en la creación como en el reordenamiento de un grupo de archivo, los subgrupos se derivan: por un lado de la organización de la agencia creadora, por el otro, de la organización de la administración de la agencia.
6. Principio de la estructura administrativa: Ver Principio de Organización 7.
Principio de pertinencia:
Tanto en la creación como en el ordenamiento de los grupos de archivo, los iterns deben ordenarse de acuerdo a los temas a los cuales pertenece sin tener en cuenta su destino ni su procedencia. Ju
HARDENBERG, Herman. Algunas reflexiones sobre los principios para el ordennrniekto de
archivos. op. cit.. p. 113-1 18.
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CONTEXTO TEÓRICO
rn
8. Principio de respeto de la estructura administrativa: Un fondo de archivos debe conservar o recibir una clasificación correspondiente a las estructuras administrativas internas del organismo que lo ha creado.
9. Principio de respeto del orden administrativo: Principio de teoría archivística según el cual los archivos de una misma procedencia deben conservar la clasificación establecida por el organismo de origen. Podemos concluir que la definitiva validez de la clasificación archivística se concreta en el respeto total y absoluto a la génesis misma del documento o grupo de documentos generados por una institución. Este principio no es otro que el denominado Principio de Procedencia que, como ya he dicho, consiste en que los documentos deben guardarse de acuerdo con su fuente de nacimiento 31. De cualquier manera resulta obvia la ausencia de uniformidad no sólo terminológica también conceptual lo que nos ha llevado a concluir que la muy diferente conceptualización y por tanto contextualización del Principio de Procedencia se resume en un único problema: la definición de su específica naturaleza. Cuestión que resolveremos analizando primeramente los conceptos que posibilitan su enunciado teórico y más tarde aquellos que posibilitan su puesta en práctica.
"
SCHELLENBERG, Theodor. Principios archivísr,. os de
' a Nación, 1982. p 26
ordenncróri. México: Archive General de
Segunda parte
DEFINICI~NDE LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL ENUNCIADO TEÓRICO DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Si entendemos que por el Principio de Procedencia los documentos, una vez en el archivo, deben reflejar la organización y funcionamiento de la institución de la que son producto, y, en consecuencia, implica la obligatoriedad de rescatar las circunstancias que concurren en la génesis de aquellos documentos, determinamos que son tres los elementos que posibilitan su enunciado teórico: 1. Una Institución, como sujeto productor de documentos. Elemento que constituye el marco de referencia del propio principio. 2. El documento de archivo, como producto que resulta de la actividad de la Institución, más especificamente del cumplimiento de las funciones de aquélla. Es por, tanto, el segundo elemento que analizaré desde la consideración de que éste representa el objeto material de este principio. 3. Y, finalmente. el archivo como el estadio al que se destinan los documentos producidos (elemento 2) por la institución (elemento 1) y que concretamos como el marco de aplicación de este principio.
Por tanto, Institución, documento de archivo y archivo representan la triada de elementos necesarios para poder enunciar la procedencia en los archivos. Elementos cuya conceptualización es el r'esultado de un proceso aún en desarrollo. Razón por la cual el análisis pormenorizado de cada uno de ellos tendrá lugar a partir de las oportunas incursiones en sus prolegómenos. 61
CAPÍTULO 4
LA INSTITUCI~NY su FUNCIÓN
El Principio de Procedencia que hemos identificado con la necesidad de respetar cada una de las circunstancias que coinciden en la génesis de los documentos, tiene como punto de partida la propia institución que genera aquellos documentos; en consecuencia es la institución el primer término que es preciso definir como elemento primero y fundamental en el enunciado teórico de este principio. La definición más generalizada de archivo es aquella que lo identifica con el conjunto de documentos generados, producidos y recibidos por una persona o institución pública o privada en el ejercicio de sus funciones. Es la Institución, como sujeto productor de aquellos documentos, y Por tanto, como origen de todo la documentación recogida y conservada en un archivo, el primer elemento que resulta definitivamente imprescindible analizar desde cualquier punto que nos propongamos abordar la Archivística. 63
L.A CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIV~STICAEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Al mismo tiempo, los conceptos de público y privado. que aparecen reflejados en la definición de archivo ligados al concepto de institución serán también paralelamente analizados. Dado que ambos han variado sustancialniente a lo largo de la historia, siendo en unas épocas u n único concepto y en otras conceptos claramente diferentes, abordaré el tema desde una perspectiva histórica.
4. I
O
CONCEPTO DE INSTITUCI~NDESDE DISCIPLINAS AJENAS A LA ARCHIVíSTICA
Como uno de los puntos centrales que rigen las relaciones entre los hombres la Institución es objeto de estudio de tres disciplinas yiie centran su atención en dichas relaciones: la Sociología, el Derecho y la Política, de cuyas conclusiones nos serviremos para delimitar el concepto de institución que interesa a la Archivística. Tres vías se nos presentan entonces en el análisis de la Institución. La primera que podenios considerar como social-antropológica, n o s ayudará fundamentalmente a definir no ya la Institución, si no más exactamente las razones de su aparición y su existencia, esto es, de la institucionalización; dicho de otro modo, nos obligará a analizar más que la Institución. la función institucional, su papel social y su definitiva inserción en u n orden al que define y a partir del cual ella misma es definida. La segunda vía. que transcurre por los cauces legiiles, n o acercará a la Institución inscrita en el marco del Derecho, obliglíndonos analizar más yue e o r r n a s que quedan establecidas a partir el fenómeno de la InstitucionaliLación, el modo en que éstas se practican, esto es el procedimiento por el cual una norma que nace para regular las relaciones entre los hombres finalmente las regula. La tercera. por fin. nos permite contemplar la Instit~iciórien al ámbito político. como elemento que posibilita el ejercicio de poder. Inscrita en esta esfera, puesto que con el correr del tiempo el poder al que hacemos referencia ha ido evolucionando igualmente, será analizada la institución. desde la perspectiva histórica. En tanto en cuanto la función institucional e institución LI órgano institucional definirán el material contenido en un archivo. sendas vías se nos presentan como necesarias ya que la suma de ellas nos ayudará a delimitar el concepto de Institución en su extensión. 64
LA INSTITUCI~NY su FUNCIÓN
La institucionalización como fenómeno social: origen y concepto de institucionalización Sin entrar en disquisiciones tan profundas, acerca de la relación entre las palabras y las cosas, como las que hace el filósofo francés Foucault ', y desde luego sin ánimo de polemizar, considero que las palabras son posteriores a las cosas que representan, es por esta razón por la que analizaré primeramente el concepto de institucionalización que en buena medida concede el lugar exacto al concepto posterior de Institución. Si observamos el hecho de que no existen limitaciones en las relaciones que el hombre puede llegar a establecer con la naturaleza, o para ser más exactos con su ambiente, esto es, no sólo con un ambiente natural determinado, sino también con un orden cultural y social específico, estamos en presencia de otra de las muchas diferencias que pueden, y de hecho, hacen diferente al hombre del resto de los componentes del reino animal. Todos los fenómenos específicamente humanos aderezan un orden que llamamos social y que difícilmente podríanios denominar de otra forma, ya que el horno sapiens es siempre horno socius '. Al mismo tiempo se puede asegurar que toda actividad humana debe ser definida como hábito o conjunto de hábitos que con el transcurrir del tiempo nos proporcionan el material suficiente para confeccionar una memoria colectiva. En su carácter repetitivo toda actividad humana anula la necesidad de volver a conceptualizar o definir cada situación de nuevo. Una gran variedad de situaciones nos alertan de las que probablemente mañana volver-lín a repetirse; mañana esa gran variedad de situaciones se verá cuantitativamente incrementada. El hombre, con su capacidad de abstracción, observa ese material y lo tipifica. Cuando esa tipificación responde a leyes de reciprocidad entre actividades habitiializadas y sujetos habitualizadores, estamos en Presencia de la institucionalización. Al respecto los sociólogos Peter Berger y Thomas Luckman, con el áninio de responder a la cuestión acerca del niomento en que surgen las instituciones, afirman que empíricamente, la parte inks importante de la habituación dc la actividad humana se desarrolla en la misma medida que su institiicionalización '. Para estos autores la institucioY ' FOUCAULT, Micliel Las p(i/utmi., i I o c < t r s ( i . \ iin(i wqiiwlogki dr liis ~ I P I I C I ~ S 1iirnrrrnri.s México: \l:l
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
progreso el que enriquece el registro de necesidades humanas, forzando así al Derecho, a través de la propia sociedad, a enunciar principios y leyes que i j a n la satisfacción de aquéllas necesidades. Sin pretender entrar a definir un concepto que con mucho excede los lírnites de este trabajo y con el único propósito de encuadrar la Institución en un contexto que, sin duda, la delimita y contribuye sobremanera en su conceptualización, revisamos el concepto de Derecho desde la perspectiva de su relación con el término que estamos intentando definir, esto es, la Institución. Las bases de la estructura de un sistema político iushistórico, así como d su propia dinámica, los problemas de acercamiento a los modelos monocos y a las estructuras jerárquicas históricas con la consideración de la evolución de las teorías de las decisiones organizativas, de la burocracia y el rol de operador social, político o administrativo que cabe atribuir a determinados personajes históricos, junto a la temática de la consideración instrumental de los órganos de la administración pública, la evolución de los conceptos de señorío, jurisdicción, soberanía, patria y la naturaleza jurídica y el contenido político de las instituciones histórico-jurídicas, son, en opinión de Manuel J. Peláez, algunos de los problemas que el Derecho público histórico empieza a resolver en esa aproximación que se empieza a producir entre lo social y lo polinstitucional l ' . García Gallo que define el Derecho como la ordenación de la vida social con fuerza vinculante I 2 define a las Instituciones como situaciones, relaciones u ordenaciones básicas y fundamentales de la vida de la sociedad ". Situaciones que al adquirir fuerza vinculante se incorporan al corpus jurídico que es, en definitiva, el cuerpo regulador de la sociedad. Sociología y Derecho a partir de este concepto ven desdibujarse sus fronAsí lo recoge Elías Díaz que define el Derecho como un sistema o conjuntc de normas reguladoras de algunos comportamientos humanos en una determinada sociedad ". A partir de ahora tendremos ocasión de comprobar como las diferentes definiciones de Derecho y de Institución son, ü, menudo, coincidentes. Gregorio Peces-Barba en las palabras preliminares a su obra «Introducción a la filosofía del Derecho» lo concibe como comportamientos humanos o relaciones humanas, que se establecen como modelos de comportamiento,
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!a <.
" EI esrado e\puñul en \u dimensión históricalJesús Lalinde Abadía. et. ni : prólogo de Manuel J. Peiáez. Barcelona. Prornocioneh Publicaciones Universitarias, 1984, p. 5-6 '' CARCIA CALLO. Alfonso. Manual d e Historiu del D e r e c h o E / o r i g e n Y la e i d i i c i ó n del Ikzruclio. Madrid, 1984 r. l . p i " Ibidem. DfAZ. Elía> .So
''
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LA INSTITUCI~N Y su F U N C I ~ NH
que cristalizan en normas para organizar la convivencia social 15. Acaba trazando la triple perspectiva desde la que, en su opinión, debe entenderse lo jurídico y que nos acerca definitivamente a nuestro objeto particular de ubicar la Institución en el marco del Derecho. La primera se puede definir a partir del convencimiento de que el hecho de constatar que el Derecho es un mandato que ordena imperativamente la sociedad, nos lleva a considerarlo a partir del fundamento Último de aquel mandato, el cimiento sobre el que el mismo se asienta así como la pretensión de imponerse para organizar eficazmente la vida social humana 16. De aquí, por tanto, la relación que el Derecho mantiene con el Poder que resulta imprescindible para entender correctamente la materia jurídica. En un segundo momento Peces-Barba defiende la conveniencia de detenerse en los contenidos materiales del Derecho, relaciones humanas, organización de la vida social que, en su opinión, son juicios que acotan y definen la realidad jurídica. Por Último, y a partir de las dos perspectivas anteriores, se detiene en la necesidad de afrontar el elemento definitorio decisivo de lo jurídico que es su carácter normativo, a través del conjunto de normas que constituyen el ordenamiento jurídico 1 7 . Es precisamente desde este ordenamiento desde donde podemos iniciar la concreción conceptual de institución. Santi Romano e n su pretensión de conceptualizar el Derecho nos define la Institución como u n ordenamiento jurídico, una unidad independiente de Derecho objetivo más o menos completa 18. En la misma dirección apunta la consideración de Elías Díaz cuando identifica al Derecho con u n conjunto de normas válidas dotadas de una coacción organizada e instituctonaiizada IY. Institución y Derecho son dos conceptos que pueden llegar a confundirse, y que, de hecho, van a contluir en un concepto que los aglutina: el Poder 20, I 5 PECES-BARBA. Gregorio lrlri-odticr ión a / a filosofia del D e r e d i o . Madrid: Editorial Debate, IOS3. p, 25. I h PECES-BARBA, G op cii. p 27.
"
'*
Ibidem.
ROMANO, Santi.
I . ' o r d i i i < i i n r i i r o ,yiiirírlii oltraducción
castellana de Sebasiijii y Lorenzo Martín
Kclr)rrillo. Madnd: Instituto de Esludios Políiicoi. 1 Y63. p. 130. I Y DIAZ, Elías. op. cii.. p 5 1
'"
En la obra ya citada /n/rodirr(i~rnmenta Giurídico, Turín:Giappichelli, 1960, pp. 51 y 5s. Más adelante: << (...) la vdlidcL (le l a norma última está fundada sobre la efectividad del poder ú'iiinow Publicado en los Sr r i t i i in inpniorr
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
sobre todo a partir de la consideración de que el Derecho representa una expresión fundamental de la soberanía del Estado. Razón por la cual se debe analizar el concepto Estado en el ámbito de poder con el ánimo de determinar las variadas implicaciones que deja sentir sobre el concepto que analizamos, esto es, la Institución como sujeto productor del documento de archivo.
La Institución como elemento de poder: Concepto y definición de Institución a partir del concepto de Estado Delimitar las derivaciones que la Institución, como ordenamiento jurídico determina en su relación con los Órganos de poder, nos obliga a incorporar un nuevo concepto: el Estado, entendido como máximo Poder que es normalmente quien, en gran parte, produce el Derecho que forma el ordenamiento jurídico; a menudo directamente a través de la ley y en otras ocasiones de forma indirecta a partir de la recepción de normas producidas con anterioridad, por ejemplo, por la costumbre 2'. Concepto que no podríamos entender sin analizar previamente la fundamentación ideológica que lo hace emerger.
Fundamentación ideológica del concepto de Estado Sin profundizar en las reflexiones filosóficas acerca de la fundamentación ideológica del concepto de Estado nos parece, sin embargo, que debeGenovoa, Año III. lasc. 1, Giuffré, Milin, 1964, y reproducido en S r i r d i prr u r u r e o ~ x zgerrerfríe d e / fliritto. Giapichelli. 1970, p. 89 (recogido en la edición castellana de .4 Ruir Miguel. Contribución a la teoría p 307. PECES-BARBA, Gregorio. op. cit., p. 43 *' No en vmo puede considerarse la costumbre, de antiguo. siempre lipada al ordeiiairuento de la sociedad y. por tanto, al Derecho: esto junsdiccion del Rey, 111 c«nh-a derecho natural, ni contra proconiunal de toda la tierra ó lugar do se hace: pues de otra suerte no w i a buena costuinbre, mas dafiarnienlo de los que la waren, e de toda justicia,. Juan SALA. Iliislrucirin del Derecho K m l de España Madrid: Oficina de don Jo\é del Collado. 1870. Tomo I,pp 6-7. En el mismo centido trasladamos la noción de Bentham respecto de la costumbre cuando dice: <
.
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LA INSTITUCI~NY su FUNCIÓN
mos mencionar si quiera sea las más representativas, antes de adentrarnos en su desarrollo conceptual desde el punto de vista político, por cuanto este concepto se deriva necesariamente de aquél. Si tenemos en cuenta que el concepto de Estado aún de forma general puede asociarse a la pretensión de conseguir la paz y la justicia y ambos conceptos derivan directamente de uno mucho más general, el bien común de las gentes 22, parece entonces razonable que prácticamente la totalidad de pensadores, al menos de grandes pensadores, a lo largo de la historia, hayan dedicado una parte de su tiempo a reflexionar sobre él. En la antigüedad este concepto tiene un valor muy definido. Se considera el Estado como la mejor forma de organización social para que la Justicia se vea cumplida. Concepto que se encuentra, a partir de este hecho, estrechamente vinculado a la concepción de moral. Así para Platón, fundamentalmente interesado en todo lo relativo a la felicidad del hombre, el Estado se compone de individuos y existe para que los hombres puedan llevar una vida buena, en definitiva, para servir a las necesidades d e los hombres que, de suyo, no son independientes sino que se necesitan unos a otros, de ahí que se reúnan en un lugar común que es la ciudad, término asociado en esta época al concepto de Estado. Lógica asociación si tenemos en cuenta que la vida griega era esencialmente una vida que transcurría en el seno de la ciudad, hasta tal punto, afirma Copleston, que a ningún griego genuino se le habría ocurrido nunca que alguien pudiese ser un hombre perfectamente bueno y cabal manteniéndose ajeno por completo al Estado, puesto que sólo en la Sociedad y gracias a ella es posible que el hombre viva como es debido, y la Sociedad significaba para el griego la ciudad-Estado 1 3 . Aun cuando esta interpretación sea de señalar, por su influencia posterior sobre todos los pensadores políticos, no significa un dato importante a nuestro objeto, ya que Platón se encontró siempre próximo a un Concepto de Estado Ideal. Cuando se refería a él, nunca lo hizo desde una perspectiva empírica, sino más bien desde una Óptica ideal, esto es, no hablaba de lo que era el Estado, sino más concretamente de lo que el Estado debía ser. Para Aristóteles el Estado. o más exactamente la ciudad-Estado, existe Para un fin que, como sucedía en Píatón, es un fin positivo, esto es orientar al hombre al bien más conveniente. Se trata, sin duda, de una concepción que trascendió en tiempos posteriores.
2*
Concepto c;yo logro nene lugar
ti
lo largo de la historia de muy diferente\ modos. Grecia v Roma. Barcelona: Ariel. 1986.
*’COPLESTON, Frederick S 1. Hfcroria de la filosofía.
vol 1, p. 229.
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LA CONSTRüCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
El término Estado, tal y como hoy lo concebimos, esto es, derivado de la naturaleza del poder político fue por primera vez estudiado por Nicolás Maquiavelo en su obra a11 Príncipe», a partir de la cual sufre una transformación radical, queda desvinculado ya de su originario fundamento divino. La teoría del Estado como pacto, cuyo principal representante se encuentra en la figura de Rousseau, a partir de su también clásica obra «El contrato social», aparece como predominante a todo lo largo d e los siglos XVII y XVIII. En esta obra el Estado se justifica en términos de un contrato entre los individuos; en encontrar, en términos del propio Rousseau, una a de asociación que defienda y proteja de toda la fuerza común a la pery los bienes de cada asociado, y por la cual, uniéndose cada uno a todos, no obedezca, sin embargo, más que así mismo y quede tan libre como antes. Tal es el problema fundamental al que da solución el contrato social 24. En estos mismos siglos se desarrolla la teoría que concibe al Estado fundamentalmente como aquella organización que garantiza la libertad y en consecuencia conceptualizado como un equilibrio donde todas las libertades son posibles. Nos referimos a Spinoza para quien la auténtica finalidad del gobierno es la libertad y su objeto no es transformar a los hombres de seres racionales en bestias o muñecos, sino ponerles en condiciones de desarrollar sus mentes y cuerpos en seguridad y emplear su razón libremente 2 5 . En la actualidad es un término ya consagrado en el ámbito de lo político desde el cual ha ido evolucionando aún cuando sigue siendo objeto de numerosas investigaciones 26 lo cual muestra, sin duda, la relevancia de su aparición en el terreno de lo social, desde la perspectiva del ámbito del poder. Se trata de un concepto que podemos considerar muy estrechamente vinculado igen del concepto de archivo, que largamente estudiaremos y que es la n principal de que abordemos éste ahora. En la obra de Andrés Bello2’ la idea de Estado aparece identificada con una sociedad de hombres situada en un territorio y gobernada por sí misma.
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** ROUSSEAU, J. J. Del Contrato socralirraduccióii de M. Armiño. Madrid: Alianza Editorial, p. 23. En la primera versión del Contrato social, nos aclara M. Armiño, denominada Manuicrito de Ginebra, escnhe Rouseau: <
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LA INSTITUCI~NY su FUNCIÓN
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Dicho de otra manera, un tipo de sociedad que, sometida a un conjunto de leyes, persigue, por ello, un fin básico que es la consecución del bienestar oeneral de todos los elementos de esa sociedad. A partir del análisis de las b partes que constituyen el Estado va configurando una concepción singular del mismo para la cual resulta esencial su presupuesto acerca del papel o tarea fundamental de la Institución pública. Presupuesto que le lleva a considerar prioritario el interés general sobre cualquier interés particular y lo hace cuando afirma que todo lo que sin causar un gravamen notable a persona alguna cede en beneficio general de la especie humana, es favorable y lo contrario es odioso; lo mismo ocurre con todo lo que tiende a la utilidad común y a la igualdad de las partes 28. Bello define, por tanto, el Estado como una sociedad de hombres que tiene por objeto la conservación y felicidad de los asociados; que se gobierna por las leyes positivas emanadas de ella misma y es dueña de una porción de su territorio 19. Por su parte Lalinde Abadía partiendo de la triple simbolización del término substantivo verbal estado que sugirió González Casanova 30 y que queda identificado con los términos latino de status, italiano de stato y moderno de estado, esboza su triple conceptualización de Estado: 1.
2. 3.
Medieval social e interno. Renacentista político y regional. Romántico, jurídico y regional.
Épocas que, como veremos, configurarán distintos tipos documentales y diferenciados conceptos de archivo. siempre a partir del específico concepto de Institución. Por el primero que queda simbolizado, según González Casanova, el término latino statiis asociado a expresiones como status rei publicae, statiis itnperii o statLis regiii 3 ' , Lalinde Abadía construye un concepto social y no polílico. Al respecto expone que el estado medieval es uno de los grupos fundamentales en que se divide la sociedad, o es la condición o situación de cada uno de esos grupos, o de los subgrupos que puedan distinguirse de cada uno de ellos. No es un término político, sino en todo caso de forma indirecta. Para
'* Obro\ < o,npler(i~de AndrCs Bello. Volumen X. Derechc) Internacional, torno 1. Caracas. 1974. PP. 1x0-181 M i \ tarde reco$do por BREWER-CARIAS, Allan R. de quien citamos. op. <-ir.. p. 42.
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VivCS,
'" GONZALFZ CASANOVA, J.A. Teoría del Esrudo v L>ere<-hoConsritucional, Rarcelona: Vicenh 1980. capiiulo I V .
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIV~STICA: EL PRiNCIPIO DE PROCEDENCIA
lo cual argumenta que precisamente la representación de los reinos, en general, va a tener lugar en forma estamental. En cuanto a la representación parcial de la sociedad, el concepto es puramente interno 32. Por el segundo simbolizado con el término italiano stato, dado que nace en Italia, se construye un estado renacentista a la sazón vinculado al ámbito de lo político desde el momento en que, en opinión de Lalinde Abadía, afecta directamente a las estructuras de gobierno. Para él es un concepto renacentista en el sentido de haber aparecido con el renacimiento y con motivo de las circunstancias políticas de éste 33. Y es político porque, como hemos señalaen relación directa con las formas de poder y con las fórmulas d e Al mismo tiempo es regional, ya que lo que interesa son las relaciones de los distintos dominios o posesiones de un príncipe entre sí, lo que constituye una regio, dentro del conjunto más amplio de todas las formas políticas, que es lo que puede constituir el imperio, por ejemplo j4. Y por último nos habla de u n tercer concepto de Estado que define como romántico, jurídico y nacional. Romántico por nacer en el siglo XIX, inscrito en un movimiento dominado por el propio movimiento cultural del romanticismo. Jurídico pues, en su opinión es gestado genéricamente por el iusnaturalismo aunque específicamente lo sea con la decadencia del mismo. Definitivamente impulsado por corrientes que podemos considerar ajenas al propio iusnaturalismo, como es el caso del Hegelismo, así como la contribución de Hobbes. Históricamente lo que caracteriza la concepción actual de Estado, frente a la concepción maquiavelista, es su aspecto jurídico 3 5 . El tercer aspecto importante al que recurre Lalinde Abadía para caracterizar el Estado moderno, es su carácter de nacional. Sometido al Derecho al, a lo largo de los siglos XIX y xx y bajo la influencia del romanticismo, concepto de Estado se identifica con el concepto de nación. Después de reflexionar acerca de la titularidad del Estado determina como característica fundamental la de interponer una persona jurídica, es decir, lo que muchos denominan un ente, o lo que otros designan como un ccntro dc iiiipituc k ~iide iiormas, y cuya vida es meramente jurídica 7 6 . Este triple concepto del Estado, nos abre el camino para esbozar su desarrollo en las tres épocas señaladas que son, en definitiva, las etapas reales de su evolución.
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El estadu español en su dimensión históricn. o p cir , p. 35 Idem, p. 39. IhidenL ., idem, p. 41. Idem, p. 46.
LA INSTITUCIÓN Y SU FUNCI6N
La evolución del concepto de Estado en el desarrollo y determinación conceptual de la Institución La evolución que este concepto sufre a lo largo de la historia va a determinar el carácter específico de la Institución y ésta a su vez, la producción de determinados tipos documentales y específicos conceptos de archivo. PERfODO MEDIEVAL
Con la aparición, o más exactamente la generalización, del vasallaje y del beneficio, así como del desarrollo del régimen señorial y de la concesión de inmunidades, los fundamentos de la constitución política del occidente europeo se ve, en buena medida, alterada; alteración que se traduce en un concepto de Estado a lo largo de toda la Edad Media profundamente transformado. Antes era considerado como comunidad política dotada de un poder público unitario, cuya acción se ejercía indiscriminadamente sobre todo el pueblo y todo el territorio sometido a este poder. Lo que de cualquier manera resulta lógico es la asociación del término medieval de estado con el concepto de patrimonio. Concepto que se extiende al ámbito de poder, que en la mayona de las ocasiones quedará materializado en la plasmación de éste en forma de documentos que, por otra parte formarán parte de eYte patrimonio. De aquí que en esta época, como analizaré más detenidamente en páginas posteriores, el concepto de archivo se encuentre asociado al concepto de patrimonio, siendo pues un concepto patrimonial el que defina al archivo de eqta época. El concepto de Institución se encuentra, por otra parte, muy estrechaniente vinculado al concepto de justicia 37, concepto que en sí mismo engloba la práctica totalidad de las competencias asumidas por el Estado medieval. ” En evtr ,cntirl111<> firente mide muna todos l r u derechos. E non solamente ha lo,qur lu.\ticiu d o . %plei.foJ qiic \ ( J I I m i r e l o \ drtnundizdores e los decimn~ Y Srpier sefugciii por obra, o se digan por palabras, título 1. ley 11, p. 2. Más ;Idelante ariaden- << F eíln CI\ i i r - r u d porque s c maririene el mundo. fuciendo bevira cada uno en pa:, segirnd \ u e.\tudo, a hibor de 51. 1’ reriirrido re por uboridado de lo que haJ>idem, p. 3. Esta definición es comentada .
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIV~STICA.EL PRíNCíPlO DE PROCEDENCIA
Sin embargo, en esta época la justicia no puede entenderse Únicamente como función judicial, diferenciada de otras funciones, sino que más bien se trata de un concepto amplio de justicia. Todo aquello que sea ajeno a la Justicia es ajeno al Estado; hecho que queda de manifiesto en los códigos y recopilaciones de leyes, en su totalidad referidos a la organización política y al Derecho privado, penal y procesal. LOSasuntos que hoy son materia del Derecho administrativo no aparecen regulados en aquellas recopilaciones. A todo lo largo de la Edad Media, el rey y sus oficiales son considerados como jueces. Las Partidas así lo manifiestan: «Vicarios de Dios son los Reyes cada vrio en S I I Reyno, puestos sobre las gentes para mantenerlas en justicia 6 en verdad quanto en lo temporal, bien assi como el Emperador en su imperio. (...) el Rey es puesto en la tierra en lugar de Dios, para coplir la justicia, e dar a cada vnn .su derecho» 38.
En el título siguiente se vuelve a identificar justicia con gobierno: «Rey tanto quiere decir ~ 0 1 1 1 0 regidor cafifirifcllu, a e l pertesce el gouernamiento del reyno (...) E porende los llatnciuan Reyes porque regian tanbien en lo temporal, c o m >e n lo spiritual. E .scfialadamente todo el Rey nome, de nuestro .señor Dios: cn assi como el es dicho Rey sobre todos los Reyes porque del hana nome, e ltis gouierna e los mantiene en su lugar enla tierra, ptrni fir:erjirsticia e derrcko» ".
Justicia y gobierno prácticamente se identifican, al respecto las Partii1a.s hacen pertenecer las leyes al govei.riarrriento de las gentes q u e ayuntan los coraqones de los omes por amor. E ésto es Derecho e Razón. ca destas dos le la Jurticia complida, que f u e a lo\ ame\ bivir cada uno como conL &4?
Será el rey la única institución, la justicia la única función, y, en consecuencia, la documentación propia de esta época responde a una única característica, el carácter jurídico. [ 4 MODERNIDAD O LOS PROLEGOMENOS üt. LZ AílMINISTKACIOU
El concepto de Estado identificado con la concreción de LIII fuerte lxder. se configura ya más definitivamente en la Edad Moderna. y las cir"
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í d e m Partida Segunda. titulo l. ley V. p 4 Idern, ley VI. p. S. Idem. Partida Priniera. título l . ley 7
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cunstancias que acabamos de relacionar, propias de la sociedad medieval, cambian radicalmente. La aparición del Estado moderno deriva de las nuevas concepciones renacentiStas -",cuya característica fundamental será la aparición del absolutismo o predominio del poder público por encima de las jurisdicciones y poderes privados, feudales, estamentales, etc, definidas por la limitación 0 condicionamiento que imponían al libre ejercicio y desarrollo de aquel poder público. La creación del Estado moderno supone la formación de u n Poder sólido que no se había conocido hasta entonces desde la época romana y que se erige sobre cualquier otro, pasando entonces a ser el único Poder. A u n tiempo, y de forma progresiva, s e va a ir extendiendo sobre aspectos que antes no se encontraban incluidos en la función rectora del rey. Mientras en la época medieval el Estado centraba su atención sobre un único fin que cuniplir, esto es la justicia, la función o actividad del Estado moderno se centrará por un lado sobre materias nuevas y por otro sobre materias que ya antes eran de su incumbencia, sobre las que, sin embargo, intensificará su actividad. Con todo ello asistimos al nacimiento de lo que pasará a denoniinarse la función administrativa del Estado. En consecuencia, la separación de los órganos del Estado es, a mi juicio, la característica fundamental que define al Estado moderno y que configura el concepto de institución del momento. Separación de órganos de poder que cristaliza en la aparición de distintas competencias, distintos negocics y a su vez distintas materias. Hecho que se encuentra estrechamente vinculado con la aparición de la Administración y del archivo como instrumento de aquélla. E L CONCEPrO Dt: E V \ D O LIBtK4L. EL.SCiRGIPrlIENTO DE LA ADMINISTRACIO\
Francisco López-Nieto en una obra centrada en el análisis de la significación de l a Administración pública en España, identifica el concepto de Estado con el grupo social total que pos,ee una organización mucho más potente y niuctio mis fuerte que la de los demás grupos sociales ". Afirma que surge corno ente capaz de resolver la totalidad de los conflictos 'j. " P a r a u n i i ,ipn>xiiiiaciÓn al c o n c e p t o de Kcii.iciinirnto corno época hirtfirica puede l e L , r w M A R A V A L L . Iow Xnionio ,*El concepto de Renaciiiiienro conio &pocahistórican En: Estudio\ (11, H i \ i o r i < i &'( penvuniirriro r r p c i ~ i < ~ / / J o \Aritunio c Maravall. Mndricl: Edicione\ Cultura Hispánica, 1984. Serie S e g ' i i d i . época del Rcnaciniienii, pp 35-74 Así conio l a ohrn en general. dónde se desarrolla el ren:iciniieiiti) h d e una fipica p~i~ii;iienrc IETO. f:r,inci\co La A d 1 1 i i i i i ~ f 1 i i ~ i 6,>iililir.n 1i 1'11 E s p d a . Barslona- Ariel, 1989. p l I
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Enmarcada la Administración en el seno del Estado, hemos de mencionar aún de forma muy general los elementos que integran a dicho Estado. Podemos considerar que son tres los elementos que, en esencia, lo constituyen: la población, el territorio y el poder. La población, elemento humano, constituye un grupo coherente, ligado por la dependencia a un mismo poder político, que es el vínculo más fuerte que existe; el territorio,en cambio, es el área geográfica en que actúa el Estado. el elemento más estable y más inerte, que en los tiempos modernos ha cobrado un relieve colosal. Pero sin lugar a dudas, el elemento primordial del Estado está constituido por el podel; que ue lograr un orden estable a través de la ~ b e d i e n c i aAl ~ ~respecto, . teneue decir que a todo lo largo de la Edad Media y buena parte de la Moderna, este poder se identifica con un Único poder. Fué en el siglo XVIII y más concretamente con Montesquieu donde por primera vez se mencionan los poderes del Estado. En su obra EL espíritu de las Leyes, publicada en 1748, el filósofo concluye que son tres: el legislativo, ejecutivo y el judicial, que concurren separadamente con el fin último de alcanzar la libertad máxima siempre a partir de las posibilidades dictadas por las circunstancias naturales e históricas. A partir, pues, de la teoría de la división de poderes cada uno de ellos tendrá diferentes manifestaciones que muy claramente nos expone LópezNieto. Mediante el judicial se resuelven las controversias entre los miembros de la sociedad, aplicando el Derecho a un caso concreto o juzgando la conducta delictiva de las personas. Por el ejecutivo se aplican las leyes aprobadas por el legislativo, bien sea dictando actos concretos de mando, normas jurídicas de menor importancia que la ley (reglamentos), o resolviendo reclamac ; e que formulen los ciudadanos 4h. Será en al ámbito de poder que se desprende del ejecutivo en el que queda enmarcada la Administración como la vía más próxima y más directa de que dispone el Estado para ver cumplidos sus fines, para el cumplimiento de los cuales se reviste de un poder ilimitado. Dicho de otra manera, el poder del Estado es único, constituido por una facultad ilimitada, la soberanía, que le lleva a poner en sus niedios cuanto sea preciso para hacer efectivos sus
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u El término admini>tseiión puede x r eniendido desde muy diferentes aspectos que se concretan en \u\ diferentes acepciones Puede I ~ \ o ~ ~ da rla\ ~idea de Poder adniinistrxivo. o hien al propio Derecho que. de >uyo, posee una variante dedilada exclusivaniente a ebte ramo, esto es el Derecho hdniinistraiivo, o puede en gcncral referirse a la ciencia h h i i n i w a t i v a . Los puntos en común de las i r a diferenies acepciones son i:ualinenie interesantes a nuemo cswdio $ 5 LÓPEZ-NIETO.tr;inct\co. o p cir , pp. I 1-12.
'' Idem. p. 14.
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LA INSTITUCI~NY
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fines; hecho por el cual esa función ejecutiva, de la que hacemos derivar la Administración, es también conocida como función de mando. El concepto de Administración no debe, sin embargo, quedar reducido a las relaciones que ésta establece con los poderes públicos ni tan siquiera con 10s ciudadanos, amén de que estos sean en esencia los que constituyan la verdadera razón de su existencia. Debe entenderse también desde su propia organización interior y, por tanto y en la misma medida, desde las relaciones de cada uno de los cuerpos o unidades que la constituyen. Así uniendo ambos aspectos, esto es, las relaciones de la propia administración con el exterior, es decir, con los diferentes poderes públicos y con los ciudadanos, por una parte y por otra sus propias relaciones internas nos aproximaríamos al extenso concepto de Institución como sujeto productor de documentos. Concepto que englobaría la consideración de la administración como parte o más exactamente como instrumento de poder, del poder público y al mismo tiempo, la consideración de la administración como el conjunto de todos los servicios públicos, según la definía Martínez Alcubilla4'. Ambos aspectos deben ser considerados por igual para poder definir la Administración como Institución o conjunto de Instituciones productoras de documentos.
Funcionalidad y organicidad como rasgos fundamentales del concepto de Institución administrativa Enlazando con la consideración anterior, el concepto de Administración pública puede ser entendido, como lo hace López-Nieto, siguiendo a RaneIletti: desde u n sentido objetivo, material o sustancial, que hace relación al contenido de la actividad, a diferencia de otro subjetivo, que hace relación a 10s órganos y a los sujetos por los que aquélla viene ejercitadaA8. En cuanto al carácter objetivo de la Administracicíri es clefiiiiti\ ainziitc el que más adecuadamente nos aproxima al objeto que desde el principio persigo. Lo razonaremos: si el concepto de institucionalización lo habíamos identificado con función social, la Administración entendida desde este carácter objetivo se centra concretamente en la función que ésta cumple, y así ''
M A K l l N E L ALCUBILLA. Marcelo .Administración pública,.. l>lcc.rr>nur-ir>d t d /rr r i d t ~ ~ i i i i s ~ r o c ~ ~ n i i r i t ~ ~ i r i r r/egi.sirrci6ti u de España peninsiilnr ) r r l t r a i ~ r ~ r r ~rrin o10dor i o \ rrirnov ih' h drrilnisrrucróii plíh/icw¡oluComplncióri de Ir1
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LA CONSTRUCCI~N TEÓRICA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
podemos entenderla finalmente como una función del Estado, dentro de la cual se incluye gran parte de la actividad del poder ejecutivo del mismo. En sentido subjetivo se relaciona con el conjunto de sujetos que le sirven como instrumento para actuar, y así López Nieto define la Administración pública como un complejo orgánico, un conjunto ordenado de Órganos que se integran en el poder ejecutivo y una serie de entes públicos menores encuadrados en él de manera indirecta49.Todo lo cual nos acerca al carácter institucional que posee la Administración, considerada al respecto institucionalmente independiente de la política, ya que persigue la consecución de sus propios fines. La suma de ambos aspectos: objetivo por un lado, identificado directae con la función y subjetivo, por otro, identificado a su vez con el conjunto de sujetos que actúan para ejercer aquella función, constituyen los rasgos fundamentales que definirán al fin el concepto de Institución administrativa, esto es, organicidad y funcionalidad. Así Órgano + Función serán los dos elementos que nos marquen el punto de partida para entender el contenido documental de un archivo.
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El procedimiento como fundamento de la praxis administrativa Un tercer aspecto concede la definitiva formalidad al concepto de Institución administrativa: el Procedimiento como nexo común entre los elementos antes mencionados y que definimos como la vía legal que los Órganos administrativos (primer elemento) siguen para el desarrollo de s u función (segundo elemento). O bien, como lo define M. Luisa Conde, el cauce formal de serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la real¡ ón de u n fin5'. El carácter de legalidad con que se revisten los actos administrativos deriva directamente de la sumisión que el Estado debe al Derecho. A partir de ella, cada uno de los poderes que la integran son, a su vez, sometidos a u n procedimiento amparado por la misma legalidad. El Poder ejecutivo, del que hemos hecho derivar la organización administrativa, establece sus líneas de
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Ibidcrn. Es habitual encontrar el término procedimiento administrativo asociado al término expediente o incIu\o usado éate segundo corno sinónimo del primero. y amén de que naturalmente el segundo deriva del primero su \ignificacii>n es diferente. Mientras el procedimiento es la vía legal por la que se tramitan una scrie de actuaciones. el expediente es el reflejo documental de aquél, o dicho de otra manera su plasmación matenal. 'I CONDE VILLAVERDE, M. Luisa. Munual de rrururnienro de archivos administrativos. Madrid: Dirección de Archivos Estatalea, 1992. p. 76. ")
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LA INSTITUCI~NY su F U N C I ~ N
actuación desde el Derecho, con normas y procedimientos sancionados debidamente.
4.2
LA INSTITUCI~NCOMO ELEMENTO FUNDAMENTAL DE LA GÉNESIS DOCUMENTAL. LA INSTITUCI~N EN EL MARCO DE LA ARCHIVÍSTICA
La implicación de obligatoriedad en el cumplimiento de sus funciones le viene a la Institución de su carácter reglado y legal. obligatoriedad que se hace mucho más fuerte cuando hablamos de instituciones ligadas a la Constitución, más política que social, de cualquier estado, instituciones que surgen para que el Derecho y la Constitución se vean cumplidos. En consecuencia, la conexión temática y estructural entre la política y la administración es un hecho innegable. Al respecto podemos considerar que la Administración, exactamente las Administraciones públicas son un factor político de primera magnitud y de alguna manera un instrumento indispensable de la política económica y social fuertemente condicionada por la demanda de seguridad de la población 52. Toda actuación de poder queda finalmente materializada a partir de la escritura, o en términos más actuales, de los documentos, tal y como recogen las Partidas «e deue todo ser scrito» 53. Documentos cuya finalidad amén de que con el paso del tiempo sea la de dejar constancia de la misma actuación, en su origen no es otra que la de posibilitar esa actuación. Un testanzento, una ley, una cartci de privilegio, con el correr del tiempo nos darán idea de determinados contenidos, esto es, de un bien material que pas6 de unas manos a otras, de una específica norma, de un favor real, etc. y nos permitirán, por tanto, conocer hechos que sucedieron en un momento, reconstruir aquel iiioiiiento, pero eii su origen, aquel testaiiiciito posibilitó uiia Iwrexiu, aquc[la ley una norma y aquella carta de privilegio u i i f k v o r r e d , es decir, al margen de que el expediente judicial abierto cn el caso de la colza con el tiempo pueda informar a los hombres de un fraude que generó un notable perjuicio social, el propio expediente ha posibilitado la tramitación de una investigación judicial concreta.
’’
Este asunto M d r i d : Tecnm. 1985
eb
tratado por Baena del Alcázar en \u obra Cirr.w de
Ciericiu
de la Adininisrraciórr.
’: Tcrcrr-a í ’ o i i i < l < i . titulo xviii, ley ii. 81
Podemos entonces considerar que el documento, en sus múltiples variantes y tipologías responde a una necesidad material, posibilitando a un tiempo la satisfacción de aquella necesidad. S u finalidad queda supeditada a la finalidad para la que el propio documento surge. Al mismo tiempo, cada documento responde a una necesidad finalista de la propia adniinistración que lo necesita para materializar su actuación, siendo estas actuaciones variadas, serán así mismo y como consecuencia variadas las tipologías de aquellos documentos. Tipologías que, por naturaleza, no son caprichosas sino que responden a un procedimiento concreto que, como la propia actuación, queda sometido a las leyes que son quienes lo dicésta que le da una forma definitiva y que más tarde debe quedar reflejada en el archivo. Ya en las Partidas se recoge, de hecho y de manera detallada, la forma material y el contenido en que han de ser hechos los privilegios, las cartas, riianifestación material, por otra parte, de la actuación real. En este sentido podemos leer el título XVIII de la Tercera Partida, donde después de describir que es Escritura, se expone:
circunstancia
<< de qiie nace averiguamiento de prueva rs toda carta que .seci,fecha por mano de escriuano publico de concejo. o sellada con sello de Rey, o de otra persona autentica, que sea de creer nace della muy grand pro. Ca o .sera priuilegio de Papa, o de Emperador, o de Rev, sellada con su sello de oro o de plomo, oJrmado con signo uritigiin que n y i ucostiirnbrudo, en ciquelln sazon, o carta destos Señores, o de dgiinci ntrci personn que nya otrn rnnnerci de cartas que cndtr 1.11 otro otne puede unundar f n z e r .sellrir con su sello, e tales corno estas iialen cotrci aqirellos ciiyas son solamente, que por su mandato seun jrchtcs e selladirs. e otro e.scripfiiru y u que ccidci unojafase con su mano e sin .sello, que r.s c ~ n w incinera de priieuLi (... ) v ciy otra escriptura qiie I l a r i r u r i itistriiriie~itopuhlio que es jcJfi.r.ho p o r innnn de escriuano publico dr concejo>>.''
A partir de ésta la mayor parte de las leyes contenidas en este título describen La manera como sefazen las diferentes cartas, de quitamiento, de arrendaniiento, de encomienda, etc. cada una de las cuales nos esta informando a u n tiempo de u n tipo de actividad propio de la época. Prueba, por otra, parte de la importancia del documento como traducción material de la función de una Institución es la institucionalización del rriisnio, que de esta forma pasa a convertirse en una función añadida a todas las que la niisrna pueda ejercer. Es decir, la realización de los misinos no es ''
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T",rcero Partidci. título
XVIII, ley 1, p. 87.
LA INSTlTUCIÓN Y SU FUNCIÓN W
cosa que pueda competir a cualquiera, de suyo desde la antigüedad ha sido competencia de unos pocos. Ya el Fuero Real de España dedica su título VI11 a la figura de los escribanos públicos: <<(...) y estos Escribanosfugan las cartas lealmente, (...) 2 derechamenten j5, Por su parte, el título XIX de Las Partidas presenta a los escribanos «que son puestos para fazer las cartas de [os Reyes». En la Ley 1de este título «Escriuano tanto quiere derir como ome que es subidor de escreuir». La ley siguiente determina las características que estos deben reunir: <
La Institución y la necesidad del archivo En términos generales, la necesidad que la Institución tiene del archivo cmana directamente de la necesidad de justificar su propia existencia. El
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archivo representa, por un lado, la prueba fehaciente de que sus funciones quedaron cumplidas, y, por el otro, el instrumento que posibilita que las mismas se puedan cumplir. Desde esta perspectiva. es el archivo un servicio más de la adniinistración. Cabe setialar un matiz importante respecto al servicio que el archivo supone para la Institución que lo crea, el matiz finalista que se traduce en la final absorción de toda la documentación por ella generada, cumpliendo un doble servicio, por un lado, a la propia institución, servicio interno y por el otro, no sólo al individuo que acabó por relacionarse con aquella institución sino a la sociedad en general que al fin y a través de él tiene la garantía de su pertenencia al grupo, servicio que podríamos denoinar externo. Así externo e interno, ambos servicios se mezclan y conceden a la Institución su integridad. De la misma necesidad de materializar su actuación de forma documental, surge a un tiempo la necesidad de conservar aquella forma material de la misma; conservación que derivará en la aparición del archivo y que, por tanto, queda fundamentalmente vinculada al mismo, pero que antes de SLI aparición adoptó otras formas con idéntica finalidad, el registro, la cancillería. El Registro se define en Las Partidas como: «libro que es fecho para renembranca de las cartas e de k1.s preuilegios q ~ t rsoJi fechosn más tarde se aducen las razones de su existencia:
al
_''Que pro nace en fazer los registros eq deuen fwer e guardar los registradores. Tercera Partida, título XIX ley VIII. p. 124
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LA INSTITUCI~NY
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La función institucional corno fundamento de la praxis archivística La institución responde o resulta de una demanda social, y surge con la finalidad limitada de satisfacer necesidades concretas, para lo cual dispondrli de 10s mecanismos necesarios. Dichos mecanismos se traducen en competencias o atribuciones que capacitan a un determinado organismo para satisfacer fines específicos. Conde Villaverde define estas competencias como atribuciones encomendadas en carácter exclusivo a un organismo de la Administración para resolver los asuntos referentes a una determinada materia". Es, por tanto, la competencia el elemento que posibilita el cumplimiento de la función institucional, y tendremos por tanto, particulares competencias para el cumplimiento de específicas funciones ". A modo de ejemplo. el artículo 54 de la Constitución Española establece que una ley orgánica regulará la institución del Defensor del Pueblo, como alto comisionado de las Cortes Generales, designado por éstas para la defensa de los derechos Comprendidos en este título (el 1), a cuyo efecto podrá supervisar la actividad de la Administración dando cuenta a las Cortes Generales"'. De esta forma la Institución del Defensor del pueblo nace para cumplir una función específica, la de defender los derechos comprendidos en el título 1 de la Constitución española, siendo una de sus competencias, a tal fin, la de supervisar la actividad de la Administración. Como primer sujeto de todos aquellos dedicados a la satisfacción de necesidades generales. será del Estado del que deriven todas aquellas instituciones dedicadas al mismo fin. En consecuencia, una condición se deriva de este hecho, la base legal que al fin sanciona la existencia de las mismas. Así se entiende desde el punto de vista archivístico. En este sentido Michel Duchein cuando describe las condiciones necesarias que debe cumplir u n organismo productor de fondos documentales 6 3 las relaciona en los siguieiites términos:
<''' C O N D I VIL.I.-\VtKDE. bl. Lui\a. o,, rir . p. 68 '" M i \ i i d e l i i i i t r i ~ ' i e i i i i i , IJ rclxión entre 10, ciinccpiii\
ilt. función y competencia adiuim\tr:iii\:i I f~iido y seric cicicuinentai Ley orgiiiica 3/Ic)XI. de 6 de abril, del Defensor del Puehlo "' El concepto dc fondo lo e~tudiarenioslargamente i i i E / capi~ulo7 como concepto derivado de 1 L Wlicüción priciicd del priirisr i i i \ e l d e l Principi« de Priicedencia. Adelantarnos sin embargo que ¡l(" rererinio5 a él cuaiido dc\iyimio\ la producción docunientel cni:rn,ida de una institución en el ejercicio de \ U \ fuilcione\.
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
tencia jurídica propios establecidos por un acto de ley, decreto, ordenanza, etc, preciso y fechado @. b) Debe poseer atribuciones precisas estables, definidas por un texto legal o reglamentario. SU posición dentro de la jerarquía administrativa debe estar C) de@& con precisión por el acto que le dió origen; sobre todo, su subordinación a otro organismo de nivel mas elevado debe estar claramente establecida. dj Debe tener un jefe responsable con poder de decisión en su nivel jerárquico. Dicho de otro modo, debe poder tratar los asuntos de su competencia sin que, para decidirlos, tenga que someterse automáticamente a una autoridad superior. (es claro que esto no quiere decir que debe gozar de poder de decisión para todos los asuntos; muchos de ellos importantes, tendrá que someterlos a decisión en escalas superiores de la jerarquía administrativa. Pero para producir un fondo de archivo de su propiedad, el organismo deberá gozar de poder de decisibn, al menos para ciertos asuntos) (...) Las divisiones o secciones internas de un organismo no reúnen las condiciones requeridas para la producción de un fondo de archivo; - n cambio , cualquier organismo que posea una existencia jurídica y un nivel de competencia propio puede producir un fondo de archivo, pese a que esté subordinado a otro de nivel más alto. - los órganos locales dependientes de un organismo central producen fondos de archivo que les son propios» 65.
Una definición más concisa es la que aporta Conde Villaverde en su ya citado Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos, con el término de sujeto productor define aquel «Organismo de la Administración o persona o jurídica que en el desarrollo de susfunciones genera conjuntos orgáde documentos» 6 6 .
Entendemos por Institución a partir del análisis precedente y desde la perspectiva archivística, el sujeto productor de conjuntos orgánicos d e documentos. Nos referimos tanto a organizaciones públicas como privadas. También incluímos en este término cualquier persona, empresa o asociación, sancionadas legalmente, con una función social determinada y que en el ejercicio de aquella función genera un volumen documental que la refleja y que finalmente queda recogido en el archivo. La aclaración me resulta acertada por lo que la reproduzco «La datación precisa es a veces imposible como en el caso de entidades que se remontan a la alta antigüedad, pero esto no invalida el conjunto de la definición» De la cita n.3 de la p. 76. M. Duchein. op. cit., p. 76 DUCHEIN, M. op. cit.,p. 76-77 66 CONDE VILLAVERDE, M. Luisa. op. cit.. p. 79.
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LA I N S ~ U C I ~ YNsu FUNCIÓN
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Podemos por todo lo expuesto inferir que la Archivística se encuentra, fundamentalmente, interesada en aquella documentación producida, emanada 0 generada por aquellas organizaciones que poseen una base legal. Base que es, en definitiva, la que legitimándolas les concede la vía por la cual va a transcumr su existencia y que definirá igualmente la producción documental y el tratamiento posterior de la misma en el seno del archivo. Conceptos ambos, documento y archivo que pasamos a analizar.
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CAPÍTULO 5
EL DOCUMENTO DE ARCHIVO
Como forma material y resultado de la actividad de la Institución, el documento de archivo es el segundo elemento que posibilita el enunciado teórico del Principio de Procedencia. En capítulos anteriores ya señalamos, como el documento representa la materialización de las actividades específicas que ha desarrollado una Institución a su vez ésta surge para cumplir una función social igualmente específica, en virtud de lo cual le son conferidas unas competencias que le permitirán desarrollarla. Es precisamente el cumplimiento de su función el fundamento Último de la propia Institución y a un tiempo el fundamento teórico de la génesis, toda la vida y el destino Final del documento, ya que éste nace primordialmente para servir a la razón de su origen, a la Institución.
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' A partu de ahora cuando hablamos de Institución como sujeto productor de documentos, nos referimos eWcíficamente a la Administración como sujeto fundamental, que no único, en la prciiucción de documentos. 89
LA C O N S T K I I C C I ~TEÓRICA N EN ARC'HIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Con independencia de que con el tiempo le sobrevengan valores añadidos, de orden histórico o de información, en su esencia el documento propiamente de archivo contiene en sí una función específica, determinada desde las razones que lo hacen surgir, y que son, en definitiva, el componente esencial de su conceptualización. Estas razones han sido manifiestamente diferentes a lo largo de la historia. Siendo en unos momentos la mera conservación, y en otros la conservación para el cumplimiento de determinados fines que, como la propia documentación pone de manifiesto, han sido variados a lo largo de la historia. Fines, por Último, que unas veces son diferenciados y
s necesario añadir un dato que s e deriva de todo lo anterior en la medida en que también éste nos ayudará a definir el documento: el carácter público o privado de la actividad que éste refleje, que se deriva del carácter público o privado del sujeto productor de aquél. Por tanto. el desarrollo del concepto de documento de archivo corre paralelo o, en términos matemáticos, es directamente proporcional al desarrollo o evolución del concepto de Institución. Al mismo tiempo, la suma de todos aquellos documentos que reflejan las muy diversas funciones y actividades de todas y cada una cie las Instituciones pueden al fin informarnos en su globalidad de una organización concreta de la sociedad, de unas demandas sociales igualmente concretas, y de los posibles mecanismos de los que aquella sociedad disponía para satisfacerlas. Todas estas circunstancias quedan recogidas en los documentos, confiriéndoles en consecuencia otros valores que irán adquiriendo con el tiempo.
P .or todo ello el documento de archivo es naturalmente distinto a aquellos otros que nacen con otro fin y cuya naturaleza es, por tanto, esencialmente diferente.
5.1
CONCEPTO GENÉRICO DE DOCUMENTO
Con el f i n de exponer la naturaleza del documento propiamente de archivo parece inevitable acercarse al concepto de documento en general, para cuya delimitación según afirma López Yepes dos vías se nos ofrecen: la vía etimológica y la antropológica y científica. 90
EL. DOCUMENTO DE ARCHIVO W
La primera contempla el término en su evolución fonética y semántica en el seno de la lengua española?. Versión romance de documentum, el documento es un término que procede del infinitivo latino docere (doceo-citicturn,) 'i y contiene las significaciones de ejemplo, modelo, lección, escarniiento, demostración; multiplicidad semántica que refleja la multiplicidad funcional del mismo. Entre ellas, tres nos ayudan a perfilar el concepto que queremos definir: enseñar, manifestar y por último informar d . La segunda vía a la que alude López Yepes nos permite una conceptualización del documento desde la Óptica antropológico-científica, desde el momento en que surge, en esencia, de la necesidad de perpetuación que el hombre ha desarrollado desde los tiempos más remotos, del ansia por conservar prueba de cada acontecer por mínimo e insignificante que sea. De hecho, ]a memoria es un componente psicológico que determina, en buena medida, el comportamiento humano. Ya Nietzsche afirmó al respecto que lo que distingue al hombre en cuanto tal es la memoria '; constituida por tal cantidad de sensaciones, de datos, de fenómenos, en definitiva de información que reculta necesario prestar un carácter objetivo a tal cúniulo de subjetividades. En este sentido, Erich Pietsch señalaba como el hombre lucha por objetivar la inultiformidad de los datos que ha ido adquiriendo, preservándolos así por más tiempo del garantizado para su conservación en la memoria, logrando independizarlos de las limitadas posibilidades innemotécnicas individuales 6 . Para cumplir la función de memoria colectiva es como define Nuria Aniat al documento, como herramienta indispensable para trancrnitir conocimientos, ideas y dar testimonio de los hechos. Permite adenilís la comunicación humana, es un iiiiportante medio de formación y docencia y puede materializar todos los cctnocirnientos humanos, constituyendo así u n a memoria colectiva '. .-
L Ó P W YEPES, José, «Investigación c i e n t í f i c a C ' i e n i i ; ~ d t l i i Docuineritación y Aii61i\i\ documental,,. .1KOON, 1977. n. 381-382, p. 91 ídem, E.stiidio.\ ,ol>i-u iIo<.iimt,iitiiciiíri de lus ciencias dc lo In,fortii«c i h , Madrid. íiistituto Nacional de Publicidad. 1Y77. I ?? p p Fiirrdainenros d e informriciciii 8 ( l o c i i r i ~ e i i f < i c i ó i Ji .< i \ C López Yepes, compilador. Madnd. EIJDLMA I'niicr,idad. 1990. S. Luiq. fConceptri iiti<>\ r i o l o coiicidernba c o i i i o iiii~i 1 ~ite,i'fJr-ili i , \ / r r t - r f i r - n d l c %II pi-upio modo de exisiencin [;l.IAllF.. \ I i r ~ e ~61, rriito del eterno r-:'Ifli ! l o Ai-qiirfipoc v reperición. Barcelona, Planeta Agostini, 1981, p. 117.
' PIETSCfJ. Erich.
«Información y Docuriientaci
lidicione, C>iriniidc. i Y8Y
H LA CONSTRUCCI~NT E ~ R I C AEN ARCHIVÍSTICA. EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
En consecuencia, la definición del documento tiene como punto de partir SU característica fundamental: ia acumulación de información y la posibilidad de poder ofrecerla en un momento dado. El número de disciplinas que, por otra parte, toman el documento como objeto de sus estudios nos informa, sin duda, de la extensión de este concepto, que se manifiesta. a un tiempo. en la diversidad de su naturaleza constitutiva y de las diferentes significaciones de un mismo término. Término que, en sentido muy amplio y genérico, podemos definir, siguiendo a Antonia Heredia, como todo registro de información independiente de su soporte físico 9. 16/1985. de 25 de junio, del Patrimonio Histórico español, lo define co toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o e n imagen, recogidas e n cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos ‘O.
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Diversidad en la naturaleza del documento Son cuatro las disciplinas fundamentales que convierten al documento en objeto de sus estudios: la Historia, el Derecho, la Diplomática y la Documentación en general, adquiriendo en esta última diferentes formas materiales para cada una de las disciplinas que la componen: el libro y sus variantes para la bibliotecología, la obra de arte para la museística, y en fin, todo aque!lo que bajo la forma de relativa permanencia pueda servir para suministrar o conservar una inforrnacibn ”. Intereses que, por otra parte, pueden llegar a unificarse e n el seno de cualquier ciencia o disciplina cuya atención se centre onocimiento del hombre y l o haga desde la perspectiva histórica. Tenen cuenta, sin embargo, exclusivanicnte ias tres áreas de conocimient o en las que el documento adquiere u n papel preeminente, el Derecho, la Diplomática y la Historia ‘?, con el fin último de determinar el concepto específico dc documcnto de archivo.
“ Son muchos lo\ i f r i i i i n i n rmplcadoh a I« largo de la hi\toria para referirse al concepto que r,!udiamos: diploma. ~ t í l - i i ~ t i i i inn.\ t r u n i r n t u r n , \criptiira. pagiii,t, charta, litera, epiatola, preceptum. privilegiuiii, inandutuni. te\tniiimtuin. cliirogrdphuin. ‘’ HEREDLA HERREKA. A , Ari iiivísticn grrierrrl. op C I I . p 87. ‘ O Título VII. capitulii. artículo 49. I ” FINO, J. Federic. HOURCADE. Luis A . .<‘Iratado de bibliología: historia y tZcnica de la pr«ducción de documentos.>. Rei~i.\t
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92
EL DOCUMENTO DE ARCHIVO
Naturaleza jurídica del documento Desde el punto de vista del Derecho, el docuniento jurídico es tradicionalmeiite definido como cualquier testimonio escrito u oral destinado a dar fe de un hecho, es lo que se denomina documento-instrumento. Se trata en realidad de la definición del célebre jurisconsulto romano Paulo, recogida luego por Justiniano en las Pandectas Instrumentorurn nonzine ea ornnin accipierzda srlrzt quibus causa instrui potes 13. Martínez Alcubilla lo concibe como aquella escritura o instrumento en que se aprueba, confirma, hace constar o acredita algún hecho, disposición, convenio, crédito, obligación. derecho o ventaja 14. Además de definir el rasgo fundamental del documento, su autenticidad 15, se detiene en la diferencia entre el público y el privado. El primero autorizado por notario o expedido por funcionario que ejer1.3 cargo por autoridad pública, en lo que se referiere al ejercicio de sus funciones, y en general los demás documentos, libros de actas. estatutos registres y catastros que se hallen en archivo público, provincial o municipal y las copias autorizadas por los secretarios y archiveros por mandato de la autoridad competente, las partidas sacramentales, las actuaciones judiciales, etc. El segundo, esto es el documento privado l 6 será aqucl en cuyo otorgamiento no ha intervenido oficial público alguno, aun cuando esté escrito en papel sellado l'. Es, en realidad, el tipo de elemento que interesa a los juristas, cuyo contenido conceptual deriva directamente de su función, ser testimonio de u n hecho, del que sirve como prueba, y cuyas características no son conipletamente ajenas al documento especifico de archivo que intentamos definir. En el ámbito geográfico español, el documento jurídico tiene su origen teórico en Las Partidas de Alfonso X, donde por primera vez se delimita s u significado. Así el título XVIII de la Partida Tercera titulado De las escriturcis i ) o i q u e .re p m ~ u m zlos pleytos, en su ley primera expone que cosa ES tsci'itiira ' ' RLESCO. Angel, et al . F'ri/mgruf;u v Diplomríticu, Madrid. Llni\er~idad'L':icioiial de Educación a ili,iaiicia, 198s. t. p 161 '' MAKTIXEZ AI.CUHII.LA, Marcclo. <público\ y p ~ n \ido^^^. I)ir.ciotiurio ilr l r i :\ectivaniente. 13 \o7 .D«cumcntoa públicos. y la doctrina general sobre f u r r ~ ay elicacin probatoria de I m h x n i e n t o s pnvadoi. en la vhra 4'1 citada de MARTíNEZ ALCUBILLA, pp. i 71 1 i 79. rcqeciivamente l' lbideni
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVfSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
<<( ...) Escritura de que nace aueriguamiento deprueua es toda carta que sea fecha por mano de escriuano publico de concejo, o sellada con sello de Rey, o de otra persona autentica, que sea de creer nace della muy grand pro. CU o sera priuilegio de Papa o de Emperador o de Rey (...) e ay otra escritura que llaman instrumento publico que es fecho p o r mano de escriuano publico de concejo» '*. En la ley 114 de este mismo título, se vuelve a insistir sobre el carácter probatorio de las cartas, esto es del documento: «Valer deueii las cartas pura prouar con ellas los pleytos sobreque fuero[n] fechas non auiendo enellas algunas delas,falsedade, o me[n]guas (...)porque pueden ser deseas..» ' 9 . Como documento instrumento, se recoge en 1862 en la Ley del Notariado. En su título 111 Del protocolo y copias del mismo que constituyen instrumento público define al protocolo como la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un año 20. El Código Civil considera como documento público el autorizado por notario o empleado competente, el cual ejerce una función del Estado al imponer el sello de su intervención a los actos y contratos que formaliza, dándoles el carácter de autenticidad necesario para que prueben desde luego el hecho a que se refieren 21. El notario o empleado competente al que se refiere el Código Civil es, en este sentido y en términos archivísticos, el sujeto productor del documento.
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Naturaleza formal del documento: Documento diplomático Los diplomas o documentos solemnes de los reyes y emperadores fueclase de documentos que interesó, en sus inicios, a la disciplina que al fi e ellos tomó su nombre. El documento diplomático que, en francés responde al término actes, atti en italiano y urkunde en alemán, en un sentido estricto será cualquier testimonio escrito sobre un hecho de naturaleza jurídica, en el que concurran dctcrrninadas y especiales formalidades -variables según las circunstancias de persona, lugar, tiempo y materia- dándole fuerza de prueba. Así lo definió Teodore Sickel en su ya clásica Acta regnuni et imperatorurn kurolinum, definición que el francés Wilhem Bauer amplía haciendo coincidir el valor diplomático con el valor histórico en los mismos
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pnrnera acerca del caricier prohatono de las escrituras Ley dc 28 de mayo de 1862 de Constitución dcl Notariado, título 111, art. 17. " Códiyo Civil. art. I.2i8.
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documentos a los que considera como escritos, con existencia propia e independiente, mediante los cuales quedan garantizados los hechos jurídicos, con arreglo a formas determinadas que cambian según la persona, el tiempo, el lugar y el concepto, de tal manera que estos testimonios escritos resultan idóneos para el cumplimiento de fines jurídicos ”. En un sentido lato por documento diplomático Ángel Riesco considera cualesquiera escrituras de carácter legal, histórico y administrativo que existen en los archivos y tienen alguna relación con los documentos propiamente dichos. Por ejemplo, proyectos de leyes y órdenes, minutas y borradores, relaciones de noticias y sucesos, cartas, solicitudes, cuentas, informes, listas y estadillos de personal, etc. todos los cuales, al menos indirecta y parcialmente pueden ser objeto de la diplomática 2 3 . D E F I N I C I Ó N D E L D O C U M E N T O DIPLOMÁTICO D E S D E E L P U N TO D E VISTA ARCHIV~STICO
Por la estrecha relación que la diplomática mantiene con la Archivística, el documento diplomático es definido también desde esta última disciplina. Los holandeses Muller, Feith y Fruin en su manual definen los documentos diplomáticos, que también denominan como formales, «aquellos en cuya redacción se deben observar, respetar ciertas formas apropiadas para que sirvan como prueba de su contenido» 24. Bien es cierto que ellos usan este concepto en un sentido restringido, razón por la cual observan más adelante: «o sentido original do vervo orkonden é atesta6 fiizer prova: o documento ,formal é, pois, realmente, urna prova. A palavra, pcírem, foi aqui tomada ern sentido mais amplo, de forma a nela se incluírem também os instrumentos noturiais» 25. Ya antes estos autores distinguían entre los instrumentos legales tres elementos: «a primeira redqao, isto é, o instrumento ainda nao confirmado; a minuta, isto é, o instrumento tal como f o i uprovado; a primeira via do oriRina1, isto é, o instrumento que se destina a ser entregue u s partes. 16. En un momento posterior pasan a definir la carta diplomática, como: «a primeira via original de um documento formal,} 27. En consecuencia, para ellos el aspecto formal es el que finalmente acaba por definir aquellos documentos ” B A H U E R . Wilhem, I n t r o d u c c i ó n al estudio d r la h r r r o r i a , t r a d u c c i ó n por Garcia d e Valdeavellano. Barcelona. Ed. Bosch, 1957, p. 354. ‘3 RIESCO, Ángel, et. al., op. cit.. p. 162. MULLER, FEITH, FRUIN. op. cit., parágrafo n. 92. p 137 Ibidem. Ibidem. ’’ lbideni.
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que se entienden como diplomáticos, sin que en ellos concurran otras peculiaridades. Adolf Brenneke, por S U parte, s e refiere al documento diplomático cuando intenta establecer el campo de acción de la Archivística, que e n S U opinión, en absoluto está reñido con el de otras disciplinas que, como ya hemos señalado, tienen también por objeto de sus estudios el documento. Como archivista Brenneke afirma que a diferencia de la Diplomática la Archivística no se ocupa del documento como elemento singular sino que sobre todo pretende investigar el modo en que éste, con el paso del tiempo, es vo incorporado a un todo orgánico que es el archivo 28. Más adelante se r irá también al aspecto en que ambas disciplinas son coincidentes, el aspecto formal. Para la Diplomática como para la Archivística, el conocimiento de la forma es necesario para la comprensión y el exámen crítico del contenido; incluso para aquél a quien únicamente interese el contenido, la forma que revisten los documentos no puede pasar desapercibida, no puede ser indiferente Finalmente, Antonio Floriano Cumbreño aclara la circunstancia de que sin finalidad histórica, el documento diplomático sirve a la historia, de hecho lo considera supervivencia escrita que perpetúa hechos de naturaleza estrictamente jurídica y que formulada o redactada sin intencionalidad histórica, sirve no obstante a la historia como fuente primordial o directa 30. Desde esta perspectiva es fácil inferir el carácter de complementariedad entre la Diplomática y la Archivística, desde el momento en que el aspecto formal del documento, esencial para la Diplomática, no deja de interesar también a la Archivística, existiendo sin embargo diferencias que, en definitiva, a cada una de ellas. La naturaleza formal del documento representa, anto, el punto de unión entre ambas disciplinas.
6
Naturaleza histórica del documento: Documento-monumento Si entendemos por documento histórico aquel que interesa a la reconstrucción de la historia, ser5 sin ninguna restricción todo documento del que hasta aquí hemos hablado, más todos aquellos a los que Únicamente nos referiremos por la conveniencia de profundizar en. el esclarecimiento conceptual del documento de archivo que es verdaderamente nuestro objeto. ~'BKENNEKE. A.. op
'' Ihidurn. "' FLORIANO
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CUMBRENO. Antonio. O ~ i s d oí'niveriidad. , 1946. p. 223.
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Cíit-so
Reriernl d e Paleografín v Diplomáticri
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EL DOCUMENTO DE ARCHIVO
Todo resto independientemente de su soporte o forma material que resulte de la actividad del hombre y que en alguna medida contribuya al enriquecimiento en el conocimiento del propio hombre, en algún aspecto o aspectos de su vida, puede ser definido como documento histórico. Mas quizá aquí convendría profundizar en el concepto de historia, o más exactamente en el concepto de hecho histórico. De forma genérica se puede decir que hecho histórico es aquel que sucede y sobre el que transcurre el espacio de tiempo suficiente para conferirle las coordenadas necesarias que permitan su valoración específica para la sociedad. Naturalmente por encima de la valoración posterior de este hecho está el hecho mismo, que en efecto pasa a convertirse en histórico cuando se tiene conciencia de él, lo cual de ninguna manera sería posible sin los documentos. Dejamos al margen el concepto de historia que excede sin ninguna duda el propósito d e este trabajo y nos referimos a él con el Único propósito de aclarar nuevamente que de documentos también hablamos cuando nos referimos a cualquier expresión en que determinado acontecimiento quede reflejado. La Capilla Sixtina, un hacha paleolítica son documentos que nos hablan del hombre y de las circunstancias en que éste pudo vivir. Su lectura, sin embargo, siempre estará sujeta a la subjetividad del lector. Con la aparición de la escritura el concepto de documento al que hemos aludido, queda definitivamente acotado, y a partir de ella se realizará una lectura determinada no ya por la subjetividad del lector sino por la subjetividad del verdadero actor del hecho. La necesidad de que las cosas acaecidas sean descritas en la misma forma en que suceden y por determinación expresa del actor queda recogida ya en las Siete Partidas: «El antigüedad de los tiempos, es cosa yue,faze a los 17orne.s oluidar los hechos passados. E porende fue menester yue fuesse fallada escritura, porque lo que ante fuera fecho, no se olvidase, e supiessen los omes por ella las cosas, que eran establesiúus, bien como si de nueuo fuessen feclias. E mayormente porque los pleytos, e las posturas, e las otras coscis c~uefazen. e ponen los omes cada dia entresi. los vnos con los otros, no pudiessen venir e n dubda, e fuessen guurdndas en la manera que fuessen puestas» j'. Es en este sentido en el que se nos aparece el documento de archivo con un contenido conceptual diferente al resto de los documentos. Los Siefe Partidas del Sabio rey don Alfonso el w n u , riiwnumente glosadas por el su Magestad. Impresso en Salamanca por Andrea de I V r c h w r de su Magestad, 1555. Partida 111. titulo XVIIi, p. 87 "
G r V ~ J I - fLopez o del Consejo de Indias de
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5.2
DELIMITACI~NCONCEPTUAL DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO
Las diferentes manifestaciones de la naturaleza del documento confluyen en el denominado documento de archivo que posee una extensión definitivamente lilas amplia en tanto en cuanto lo configuran tanto los aspectos internos del documento, es decir su contenido (naturaleza histórica y jurídica) como los aspectos externos (naturaleza diplomática), más la suma total de cada uno de estos aspectos ". Considero documento de archivo el documento que resulta de un procedministrativo o jurídico, así como todos aquéllos que hacen posible tal proceso. recogidos en un archivo, donde paulatinamente van prescribiendo sus valores originales sustituyéndose por otros de prueba e información. Conviene señalar, que a menudo, aquel proceso administrativo o jurídico vienen a formarlo documentos no propiamente jurídicos, ni tan siquiera adrninistrativos, es el caso de documentos de carácter estrictamente personal que en iun momento dado sirven de prueba o alegato. En el caso de personalidades relevantes su correspondencia personal puede, a menudo ser mucho más ilustrativa y contener un grado de información muy superior a la propiamente administrativa; en este caso, para ser considerados documentos propiamente de archivo nunca podrán ser aislados de su contexto. Para Paola Carucci, de hecho, la palabra documcnto en Archivística se refiere a toda la documentación relativa a actos oficiales dentro de la que se incluye también la serie de documentos preparatorios. correspondencia. fotografías, etc. La suma total compone, en definitiva, el archivo '7. Por SLI parte, los teóricos alemanes del siglo pasado cuyas investigaciopartieron de la sustancial diferencia entre el urchiv y la rrLgistmtiir;el primero como documento ya depositado en el archivo y el segundo como documento aún en manos de los funcionarios, son los que llevan a sus últimas consecuencias el valor histórico de los documentos de archivo, al punto de determinar que sólo son documentos archivables aquéllos cuyo contenido histórico justifica su conservación. Así el archivwiir-clige. o docuniento de archivo, esto es aquél que pasa de la registratura al archivo, sólo lo será en virtud de su valor histórico. Este concepto queda aún más restringido con los, ya citados, teóricos holandeses Muller, Feith y Fruin cuya definición del documento de archivo,
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EL DOCUMENTO DE ARCHIVO
parte del elemento que definitivamente lo acota como elemento fundamental del Principio de Procedencia, esto es, el origen, o más exactamente la circunstancia de que su génesis se dé en un lugar y en unas circunstancias determinadas. Para estos autores el documento de archivo no es sólo aquel material acumulado en vistas a su conservación derivada de su valor histórico sino aquél que, además, ha sido formado en el seno de una administración. En este sentido, cuando definen el término archivo se refieren a los documentos que 10 constituyen como: «documentos escritos, desenhos 33 e material impresso 3 5 , recebidos ou produzidos oficialmente 36 por determinado órgao administrativo ou por um de seiis fiitzcioncirios, tia medida em que tuis úocunzentos se destinavam a permanecer iza custódia desse órgao ou fiincionário» 37. Así, pues, el documento que se gesta en un órgano administrativo concreto, debe ser definido primeramente, y tratado más tarde desde aquel origen. De todos los elementos que aparecen enumerados e n esta definición una resulta especialmente significativo, aquel que se refiere al origen del propio documento que, en definitiva, supone un elemento diferenciador del concepto de documento específicaniente de archivo respecto del genérico de documento. El Consejo Internacional de Archivos, en su Diccionario de terminologfa archivistica, define al documento de archivo como el conjunto constituido por un soporte y por la información que éste contiene, utilizable con fines de consulta o como prueba j 8 . Mientras el Comité Internacional de Archivos en su léxico terminológico nos aclara que los documentos de archivos son piezas destinadas, por su naturaleza. a ser conservadas a título de prueba o de información por la administración o la persona que los recibió o establecih 39. Por su parte Aurelio Tanodi, adhiriéndose a la terminología desarrollada por el doctor Carrera Stampa. para definir el documento de archivo, se refiere
’‘ «Por desenhos entemdem~\co\ mapa, e c a s h trequenternente achados nos dossies, tantu o\ que Se fiiei-ani por ordem dos órgaos adininistr,iti\o\ o u funcionário\. quanto os que Ihes forani enviedoz para ‘.,L‘1i1.L L,l i l l l e l l t O de questocs concl. l ~ ~ L L i ~Fl;i-TH l < , 1 t K C I N , u p < ‘ I / , p. líJ. ’’ Para estos autores la for itc‘rid dci documento \e dehe tener en cuenta, pero rll documento de JIKII~\CI. iiii le es un carácter esencial iiiciiriitáncid dc w r irnpre\ia uiiia casta. ’ inaahern ri expedicao. ou de o \eseni ili.liht.ra~oe~ dc uni wnselho (. ) en iiihiéia, em veL de siniplesriiente e\crit i nido e i i i \aria\ cbpia\. nao repreien En este sentido es dónde con claridrld \e pronuncian rerpecto al rcve\tir el documento d e archivo A e\te i i \ u n t o dedican la\ notas aclaratoria\ del pi-iiner p d r i g r a f « ,‘Soiiienete os documentos oficiais. i \ t o <. o\ i-ecehidm ou pr«du~idoipelos órgaw adrnini\tratic«\ <>upel»s fuiicioiiários, a título oficiain perteneceni , i o ,irquivo (1, recebidos o11 produ~i u pelo\ \cu\ luiicion6rioi, e frequentemente encontrado\ no arquiv(1. n w Ihe penenecem.,, Ibidenr. ;’ l
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LA CONSTRUCCIÓNTEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
al término archivalia, que concibe como todo el material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprógrafo, sonoro, audio-visual (películas) proveniente de una entidad, producido o recibido en función de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que se cumplió su función inmediata que originó su creación, y se conserva con fines administrativos, jurídicos y científicos o culturales. La archivalía puede ser conservada en unidades completas, incompletas o dispersas, ordenada o desordenada, sin perder su carácter esencial, de provenir de una entidad como parte integrante de su vida orgánica4n. a Asociación de Archivistas franceses identifica el documento de arc con el elemento integrante del fondo, que definen como el conjunto de piezas de toda naturaleza que todo cuerpo administrativo, toda persona física o moral automática y orgánicamente ha reunido en razón misma de sus funciones o de su acitividad 41. En consecuencia, consideran documento de archivo cada una de las piezas constitutivas de los fondos: registros, dossiers, piezas aisladas 42. También para estos archivistas el aspecto fundamental que define al documento de archivo es su origen. El soporte, por su parte, no supone ningún elemento diferenciador, no sólo entre los distintos tipos de documentos, sino entre el propio de archivo y el de biblioteca. De hecho podemos encontrar impresos del siglo XVI como material de archivo, y por el contrario manuscritos con carácter librario. En consecuencia a pesar de que, durante mucho tiempo, la práctica totalidad de los documentos aparecieran redactados en tinta sobre pergamino y sobre papel, la aparición posterior de otros soportes, no ha modificado en su esencia el concepto de documento de archivo, y por, tanto, se puede afirmar que el e no representa ningún elemento diferenciador e n tal conceptualizaegún expresa George Weill, la misma se debe concebir de forma que tienda a englobar la totalidad de materiales que sirven para recibir o transmitir informaciones escritas; limitar el número o la lista de materiales a los actuales. la definición internacional admitió, tiempo atrás, que un documento lo era con independencia de su soporte 43.
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TANODI, A,, M a n u a l de rirchivología hispanoamericana. T e o r í a s J principru\. Córdoba, (;niversidad Nacional. 1961, p. 15. A pesar de que el concepto de fondo es un concepto que se analizará detenidamente, se traslada ~ q u lí a definición de la Asociación de Archivistas franceses pues resulta fundamental para deteminar su posterior definición de documento de archivo. Manuel d’archivistique. Théorie e f pratique des Archives publiques en France. Ouvrage élaboré par la Association des Archivistes Franqais. París, S.E.V.P.E.N.. 1970, p 22-23. 12 ldem, p. 23 ‘ 3 WEILL, George, «Les mutations de l’archivistique conternporaine». La Gazette de.r rirchiL P I . 1990, 2.” trimestre. Nouvelle serie, n. 149, p. 1 1 1.
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EL DOCUMENTO DE ARCHIVO
Una vía más para delimitar el material o documento d e archivo es la determinada por sus diferencias respecto al material de bibliotecas. Diferencias que ya precisaron Erhard y von Medem en su ya clásica disputa ideológica, acerca de la determinación del fin de archivo y su organización Y fue Striedinger quien replantea la distinción entre archivo y biblioteca; tanto éste como Brenneke recogen el origen como el rasgo diferenciador por excelencia del documento de archivo, respecto de otros documentos. Será, pues, el origen el elemento que determine la diferencia entre el material de archivos y el de bibliotecas y en consecuencia el elemento diferenciador de ambas instituciones, en suma aquel que convierte a bibliotecas y archivos en instituciones profundamente diferentes.
Elementos conceptuales que determinan la especificidad del documento de archivo Todo lo expuesto nos obliga a delimitar y definir cuáles son los rasgos que convierten al documento de archivo en un documento diferente a los demás, los rasgos por los cuales nos alejamos del concepto de documento en general, para acercarnos a una realidad muy específica que es el documento circunscrito a la realidad archivística. Vicenta Cortés enumera tres características o rasgos a partir de los cuales adquiere su valor: <
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LA CONSTRUCCIÓN E Ó R I C A EN ARCHIVÍSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
separase de los motivos de su génesis. En este sentido en el último Congreso Internacional de Archivos, Angélica Menne-Harritz afirmaba que un documento aislado de su contexto puede convertirse en algo incomprensible y perder completamente el valor inherente a su contenido 46. 2. Su unicidad. El segundo rasgo diferenciador, en estrecha relación o, más bien, derivado del primero, sería su unicidad, derivada no ya de otros aledaños de su génesis sino de su génesis misma. Se podría decir, por establecer un paralelismo, que los documentos vienen a poblar los archivos como el hombre viene a poblar la tierra: del mismo modo que no existen dos personas uales, ningún documento es igual a otro. Un vínculo entre ambos, hombres ocumento, es en realidad lo que les confiere ese carácter singular y diferenciador. 3 . Su autenticidad. En su origen los documentos de archivo no son sino herramientas de trabajo de la administración, hecho que sin duda les confiere la categoría de auténticos, convirtiéndolos, pues, e n testimonios fieles de momentos y situaciones específicas. Como afirma Vicenta Cortés 47, este es un concepto que no debe confundirse con la veracidad, u n documento de archivo puede ser auténtico y falso su contenido. 4. La heterogeneidad de su contenido y por tanto, la multiplicidad de su información. Con independencia de la materia o asunto que trate, cuya riqueza informativo-cultural es de alguna manera incalculable, un documento de archivo aporta una información siempre indefinible y desde luego ajena al objeto de su creación. Nos referimos a un tipo de información que podríamos considerar no literal y cuya lectura se realiza entre líneas. En unos tiempos el documento singular y más tarde el expediente administrativo. nos ofrecen información acerca del trámite, y de las posibles incidencias del rnisrno. Por e o lado su forma material específica y todas las formalidades que de él se desprenden hacen del documento de archivo un tipo de documento donde concurren determinadas especificidades que lo diferencian del estricto contenido que éste tiene desde otras disciplinas. Es pues, el elemento que justifica la afirmación anterior acerca de la extensión de este concepto. 5 . La necesidad de que cada uno de estos rasgos estén siempre presentes es el Último elemento definidor. La ausencia de uno de ellos invalidaría el resto, o dicho de otra manera el resto por sí solo, sin uno de estos rasgos, no bastaría para calificar u n documento conlo documento de archivo.
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MENNE-HARITZ. Angelika, Forniación L'II orcliiLi\ricri: .soti.~,friciendr~ / n i rim esrdndcs del \ i g / o X X I . XII Congreso Internacional de los Archivos, Montreal, 1992. Ejemplar rnecan»gral.iado. p. 12. '' CORTÉS ALONSO. Vicenta, Manual de m c h i v w niunicipnle.s. op c k , p. 58
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EL DOCUMENTO DE ARCHIVO
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Conviene, pues, insistir en la importancia que tiene su contexto, su ongen 48, su génesis, en definitiva su procedencia; esto es, la vinculación con el órgano que le da la vida. Todas estos elementos son contemplados por el Principio de Procedencia que persigue un fin último: la necesidad de que cada uno de ellos sea respetado en un tratamiento posterior de los documentos, tratamiento que se inicia en el momento en que el documento, cumplido su fin en el seno de la Insitución que le da el ser, inicia un viaje hipotético hasta reposar finalmente e n el archivo. Desde el inicio de ese viaje hipotético, el documento será objeto de una transformación sustancial e n cuanto a sus valores y funciones se refiere. Circunstancia ésta que convierte en urgente arbitrar ios mecanismos necesarios para que su esencia constitutiva no se desvirtúe. El documento debe conservar en sí mismo, más allá del tiempo, muestra de las razones de su existencia, sólo de esta manera, todas las funciones adjudicadas al archivo pueden ser, finalmente, cumplidas. En este sentido a pesar de que con el paso del tiempo vaya adquiriendo valores que antes no tenía, el documento de archivo debe en todo momento reflejar el cúmulo de circunstancias que le dieron la vida. Hecho que únicamente queda posibilitado con la aplicación del Principio de Procedencia. Así pues, nos detendremos en delimitar la estrecha relación entre la Institución como sujeto productor de documentos y el documento resultante.
Institución y documento de archivo Todo lo expuesto redunda e n la consideración anterior acerca de la relación existente entre el documento de archivo y la Institución que, como ya expuse, lo concibe como un instrumento necesario para el cumplimiento de sus fines, siendo al final éste la representación material de su actividad. Es ésta y no otra la razón por la cual su origen es, en realidad, el rasgo fundamental que lo caracteriza. En consecuencia debemos analizar cuales han sido a lo largo de la 111storia esos fines encomendados a la Institución, pues a partir de ellos el doc~iA estc respecto Johannes Papntz elaboró teorías sohre’el análisis de contextos de origen eii tanto \C. relacionan con el niaterial escnto y sobre la consecuencias de las formas históricas de componer docuinenro\ rebpecm al etecto de las pruehas contenidas en ellos. Con sus formularios de listas unifornies y Iü idea de Lln protocolo de trabajo. tuvo una influencia prolongada eii el trabajo de archivos. Véase Johaniies PAPRITZ. Ar<.liii,~r.is.\enschrir< (ciencia archivística), vols. 1-4. ed , Marburg, 1983. Recogido por Angelika MENNEHARRITZ. op. ~ i !n«ta , 10.
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
mento tendrá un sentido u otro derivado de aquellos fines. Y lo haremos una vez que hayamos determinado cual es la base de esa estrecha relación entre la Institución y el documento, dicho de otra manera, de que forma revierte la actividad institucional sobre el documento propiamente de archivo.
El documento de archivo producto de la actividad institucional Al analizar el concepto de Institución como sujeto productor de documentos quedó claro que su función constituye la razón de toda su actividad, e e traduce materialmente en un conjunto orgánico de documentos. A su vez para el desarrollo de cada una de las funciones encomendadas a una Institución, persona física o moral, le son conferidas diferentes competencias que, hay que decir, no se desarrollan de forma caprichosa sino que, por el contrano, están sometidas a un procedimiento regulado por vía legal, donde se recoge la forma en que se debe proceder en el desarrollo de cada una de aquellas funciones. Dicha reglamentación queda plasmada en las diferentes leyes y normas de procedimiento administrativo; de orden general en unos casos y más específicas en otros cuando se trata materias concretas.
El tipo documental resultado del procedimiento administrativo La vía legal por la que se debe proceder en la tramitación de asuntos competen a la administración se traduce en cada asunto en un procedito específico. En este sentido ya las Partidas recogían de que manera las cartas (documentos) debían hacerse, así refiriéndose a las cartas plomadas, por citar un ejemplo, recogen:
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«E estas develn] ser fechas desta manera. Primeramente deue[n] dezir en el nombre de Dios: e despues que conozcan, o que sepan los que aquella cata vieren, como aquel Rey que la manda fazer, da tal heredamiento, o otorga tal cosa, o que faze tal quitamie[n]to o franqueza, os¿ fiziere postura, o auenencia, deuen nombrar con quien la faze, e de si poner todas las otras cosas, asi como en preuillejo que pertesciere a cada vna destas maneras que dezimos de suyo. Empero no deue y mentar su muger, nin sus hijos, nin deuen y poner maldicion ninguna, nin confirmamiento de ninguno de quantos diximos en la ley que fabla de los priuilegios: si nonfuere carta de aueniencia que faga con el rey, o con algun alto ome. Ca en tales cartas deuen poner aquellas cosas que vno acorda-
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ELDOCUMENTODEARCHIVO
ren, segun el auenencia o la posturafuere (...) E en el año en que ryno aquel Rey que la manda fazer E deue ser registrada (..)a 49.
Cada una de las leyes que componen este título se refiere al modo en que otro tipo de cartas deben ser hechas, atendiendo a modos específicos que constituyen, sin duda, los antecedentes del moderno procedimiento administrativo.
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49
Tercer Partida, título XVIiI, ley iIII, p. 88 v.
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CAP~TULO6
EL ARCHIVO
Resultado final de un proceso que se originaba en la Institución, destino de un hipotético viaje que el documento inicia desde la Institución donde nace, el archivo es el último de los elementos que posibilitan el enunciado teórico del Principio de Procedencia. De los griegos y los romanos recibieron los archivos diferentes denominaciones, los primeros los llamaron: archeyos, cartoplilacios, prammatophilakion, los segundos: grapharium, cartothesium, chartaceum, chartarium publicum, sacrariun, sanctuarium, scrinium, tablinum, tabularium, etc. Del término latino archivum, usado por Tertuliano, parece que por primera vez, procede el término español de archivo, italiano de archivio, francés archiv. Como ya señaló Eugenio Casanova,\la propia procedencia etimológica del término no es unánime, lo cuzl acaba por representar una dificultad añadida al intentar establecer una definición universal. Es, sin embargo y precisamente en este sentido en el que la Archivística ha alcan107
LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
zado un logro indudable l : la concepción de archivo como conjunto orgánico d e documentos generados por una Institución. De forma más desarrollada: el lugar donde se conservan los documentos, así como los documentos mismos, producidos por una organización en el ejercicio d e sus funciones con fines jurídicos, administrativos y/o en casos meramente informativos. Al desar~ollode las funciones específicas que se desprenden del funcionamiento natural de cualquier Institución no le resulta imprescindible, aunque sí en extremos útil y necesario, la existencia del archivo, éste sin embargo sin aquélla jamás existiría. Tampoco sería posible su existencia, si ejercida su función la Institución considerase oportuno eliminar el resultado d e la misma, es decir, el documento. Una tercera condición determinará no ya el carácter del archivo sino su propia existencia, la decisión de que aquel resultado material de sus funciones, esto es, los documentos, sea conservado y lo sea en unas condiciones específicas y por unas razones determinadas. Tres son, pues, los requisitos para poder hablar de archivo que se convierten a un tiempo en SLIS rasgos definidores: 1. la existencia de una organización (institución) con unas funciones cuyo ejercicio se plasmará en una serie de documentos 2. la decisión expresa de que éstos sean conservados 3. el orden que posibilita la localización de los mismos.
6. I
EVOLUCI~N DEL CONCEPTO DE ARCHIVO
Sin llegar a la e x t e n s i h que adquiría el concepto de docuniento, ectamos en presencia de otro quc tia evolucionado a lo largo de la historia. De esta evolución debemos destacar ia influencia determinante que ha ejercido sobre el desarrollo de la disciplina encargada de sus estudio, la Archivística, siempre a partir de c a n i p s paralelos y complementarios aunque no exclusivos.
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El acuerdo, desde c l I)iiiiIi>de ii\u intcriixional, r n deiinir el iirininc archii.« fue tema del I celehr,ido en iBm\e n 1950. nii, tarde de nueY
d e su normalización sigue siendo u n o d c 10, principales tenias dc preocupación en congreios, mesas redondas y todo tipo d e reuni»ne\ entre archiicro, y. c i i fin. u n i i de !os principaleb problemas que la Archivística se propone resolLer
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ELARCHIVO
Determinaciones espacio-temporales que inciden en el concepto de archivo A pesar de que el concepto quede ya afortunada y definitivamente atotado, muchos han sido los pasos hasta conseguirlo. Su evolución ha respondido al predominio de constantes que, a la sazón, han ido variando desde e ] punto de vista del tiempo y del espacio. Son precisamente estas constantes las que rigen este particular análisis. La decisión de conservar el resultado material de las relaciones entre los hombres, según señalé en el capítulo anterior, era en definitiva lo que determinaba la aparición, la existencia del documento. Abundando en esta reflexión podemos decir ahora, que la diferencia entre hacerlo simplemente. o hacerlo bajo un orden prescrito es lo que determinará la existencia del archivo. Archivo no es un cúmulo de documentos, una colección, u n almacén; ese cúmulo de documentos pasará a ser archivo cuando éstos, reunidos para su conservación en un lugar apto para tal fin, lo sean debidamente organizdos. Organización necesaria para que el archivo pueda al fin, y como objetc t'inal cumplir una serie de servicios o fines para los que en definitiva siirge. Pues bien. la preeminencia de uno de ellos por encima de los restantes o el cumplimiento de cada u n o de ellos será lo que al fin determine el concepto específico de archivo que, e n ninguna medida, podemos considerar como algo aislado. El análisis de las circunstancias que configuran el concepto de archih o tiene en esta investigación como punto de partida, desde la perspectiva metodológica, la evolución de los mismos a lo largo de la historia. En consecuencia una cucstión debe ser resuelta previamente: ;,resulta pertinente hablar de historia de los archivos, o por el contrario de historia de In Arcliivística? Si por la primera entendemos el estudio de los mismos. S L I S caracteres externos, su emplazamiento, edificación, el movimiento de su5 t'oiiclos, y por la segunda. el tratamiento documental, parece obvio que al objeto de este estudio interesaría más la segunda. Sin embargo, ya que nuehtro propósito es. en última instancia, delimitar el papel que el Principio cle Procedencia juega en la concepción de la Archivística en general como configuracior de todo su cuerpo teórico, sin exclusión, conviene, sin duda. el análisis de las dos alternativas, por lo cual las analizaré igualmente. ya qiic. adcmás, uguiendo a 1,. Sandri l , considero que una simbiosis de ambas será al fin y al cabo lo que acabará por mostrar el extenso concepto del archivo. las cau-~ I
SA-\NtlRl. L
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archiii ArchI\um \o1 X V l l l (1968). p. 103
LA CONSTRUCCI~NT E ~ R I C AEN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
sas por las que se crea, las vicisitudes que recorre, las leyes que lo rigen, así como la documentación que genera, circunstancias todas que forman al fin un conjunto orgánico, una universitas rerum. A todo lo cual añade L. Sandri, la literatura archivística como una vía más de acercamiento al conocimiento de los archivos 3 . Antonio M. Aragó Cabañas, por su parte, apunta y establece la distinción entre la Historia de los archivos, tratada como un capítulo dentro de la historia general de la cultura, y la historia d e un Archivo concreto que nos explicaría el proceso de su formación, paralelamente a la institución que lo creó. Lo hace abogando por una historia comparada de los archivos 4~ Opción razonable si consideramos la muy particular evolución política, económica, social y administrativa de cada país, hecho que dificulta, sin duda, la unificación de la historia de los archivos. A lo que cabría añadir también las diferentes y específicas políticas archivísticas. De cuaiquier manera, lo que me parece, no sólo recomendable, niás aún, en extremo importante, es la inclusión de los archivos y su historia en la historia general, pues, al fin el archivo recoge, custodia y trata documentación generada por una Institución, que resulta de las relaciones humanas plenas, de la relación del hombre con el resto y a su vez con el mundo. Así pues, la historia general acabará por conferir los muy diferentes valores que para los diversos fines el archivo es creado, concediéndole de esta forma la propia extension al término. Las diferentes periodizaciones que la propia literatura archivística nos muestra evidencian. sin duda, la no uniformidad en tales consideracionei; partiremos entonces de la revisión de las distintas tendencias.
Periodización de la historia de los archivos La posición de los diferentes teóricos al respecto, ya he dicho. no es unánime. Debemos referimos, en un primer momento, a las clásicas Archivística y Archivkunde, de Eugenio Casanova y Adolf Brenneke respectivamente: para pasar después a analizar las dos posturas diferenciadas de periodización de la historia de los archivos: por un lado, la escuela italiana representada por
' A este respecto resulta especialmente ilustrativo su opúsculo. La letteratura archivistica de¡ xcc XVII-XVIII (Fonti e probleini) Napoli. Archivio di Stato di Napoli. Scuola de Paleografía, 1961 ' ARAGÓ CABAÑAS,A. M. <
ELARCHIVO
Leopoldo Sandri y Elio Lodolini y por el otro, la escuela francesa cuyo máximo exponente se encuentra en la figura de Robert Henri Bautier. La primera se caracteriza por su inmersión en el concepto mismo d e archivo, cuya evolución, lógicamente, coincidirá con los grandes cambios sociales y políticos. La segunda invierte los términos e incluye el desarrollo de los archivos en la globalidad que representa la historia de la humanidad, con el riesgo por tanto de tomar en consideración aspectos de la historia general que, si bien influyen en la consideración del archivo, no lo hacen de forma decisiva. A mi juicio no existe exclusión, una y otra complementándose nos permiten llegar a un conocimiento más profundo de lo que fueron los archivos en la historia así como la historia en los archivos y, en definitiva, ambas coordenadas nos acercan a lo que ha sido la Archivística con el correr del tiempo. CASANOVA O LA HISTORIA DE LOS ARCHIVOS
En su, ya clásica, Archivística Casanova hablaba de cuatro grandes épocas para la historia de los archivos y de la Archivística. La primera alcanzaría hasta el siglo XIII, la segunda abarcaría el período comprendido entre los siglos XIII y xv, una tercera tendría lugar de los siglos xvi al X V I I I . Y, por último, analiza la archivística coetánea a sus días. La naturaleza de las diversas instituciones, es para Casanova lo que revela el carácter de cada período. Esencialmente patrimonial en la primera época, se traduce en la conservación de todo aquello que justifique y asegure la posesión, el territorio, el dominio de fronteras respecto al exterior. Se tiende a conservar el título jurídico de aquel dominio, de aquella posesión. Mientras, se destruye todo lo que concierne a la gestión interna de aquel patrimonio, la correspondencia, la provisión, las sentencias entre particulares, a lo cual se concede un valor transitorio. En suma a todo lo largo de esta época domina un concepto patrimonial de archivo. Por lo que hace al período comprendido entre los siglos X V I y xvlí[ y muy especialmente a finales de este último siglo, para este autor, se asiste a un proceso que tiende a la consideración del archivo como fuente para la historia. Se trata de un siglo que lucha contra las supersticiones, que aboga por un conocimiento en profundidad de las ciencias de la naturaleza. en definitiva, de un momento en que cualquier frontera impuesta al saber no debe bajo ' CASANOVA. Euzenio. Archivística. Siena: Stab arti gr'iiiche L
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓFUCA EN ARCHIVíSTICA: EL PRiNCIPIO DE PROCEDENCIA
ningún concepto sobrevivir. Y es, en este sentido, en el que la influencia que los humanistas ejercerán sobre los archivos, más exactamente sobre la archivística, se deja sentir, pues a ellos, en definitiva, debemos la difusión de las fuentes históricas. dando un importante impulso para este fin al conocimiento de la paleografía. Hecho que, sin duda, contribuyó en gran medida al favorecimiento del acceso a los archivos, antes enormemente dificultado 6 . Este concepto se convertirá ya en eminentemente histórico a lo largo de todo el período siguiente. Como consecuencia, Casanova observa que n o basta con conservar, es necesario organizar la documentación para constituir verdaderamente un archivo ’. Lo cual, sin duda, determina la necesidad del orden en la conceptualización del archivo. CONCEPCIÓN TEÓRICA E HISTÓRICA DE
LA
«ARCHIVKUNDE» DE BRENNEKE
En su Archivkunde dedicó Adolf Brenneke la segunda parte al estudio de la Historia de los Archivos, más interesante resulta, sin embargo, para nuestro análisis ei capítulo dedicado a la Historia de la Teoría archivística a través de la cual, no sólo nos acercamos al concepto de archivo sino que nos aproximamos también al objeto final de este estudio esto es a la delimitación conceptual de la procedencia archivística. Revisa Brenneke la teoría archivística construyendo un paralelismo con los muy diferentes medios de que el archivero se ha ido sirviendo a lo largo de la historia para disponer en u n orden la serie de documentos contenida e n los archivos. Para él el cuerpo teórico de la Archivística, es el resultado de las muy diferentes reflexiones habidas, como decíamos, a lo largo de la historia, en pro de conseguir aquel orden. Señala tres grandes épocas en el desarrollo de la teoría archivística: l . Período comprendido entre los siglos XVI y XVII. Momento en el cual se puede apreciar un predominio del método que él denomina práctico inductivo de clasificación archivística. 2. Un segundo momento que abarcaría el siglo XVIII caracterizado por el sistema de clasificación teórico deductivo. 3 . El siglo XIX, por Último, como el siglo de la aparición del principio de procedencia como nuevo sistema de clasificación archivística. Principio Son niuchtis lo\ datos que aporta Casanova para ilustrar tal aseveración: Antonio Amico. por ejemplo. cronista del reino de Sicilia, por Rrnl Cédula de 21 de marzo de 1624 obtiene una orden (Ir D. Fernando de Borja. por la ~ u a he l le facilita el acceio de aquel archivo pura coniinuar una hisforia qire irníri comenpida Idein, p 336 Ibideni
112
ELARCHIVO
que tiene sus variantes correspondientes en diferentes horizontes geográficos, a saber: el principio francés de fondo, el holandés del registro y el prusiano del cuerpo archivístico.
LA HISTORIA
D E LOS ARCHIVOS INSERTA EN LA HISTORIA GENERAL.
FRANCESA:
LA ESCUELA
M. ROBERT-HENRI BAUTIER
Inscribe Bautier el desarrollo de los archivos en la periodización de la historia general. Por tanto su división se corresponde, en gran medida, con las grandes épocas en que podemos dividir la historia de la humanidad. Épocas determinadas por coordenadas históricas, grandes cambios sociales, políticos y económicos que, en la misma medida, inciden en la evolución de la archivística, no tanto en el concepto de archivo que no estudia de forma directa pero que podemos, finalmente, deducir a partir del análisis que hace, por una parte, de los diferentes tipos documentales que predominaron a lo largo de la historia, y por otra del estudio de la transformación de los métodos administrativos y la aparición de los propiamente archivísticos. Analizaremos esta periodización que podemos encontrar expuesta en úi p l i a ~ ecruciule de 1 'histoire des archives: la constitution des depots d'urchives et la nuissance de 1 'archivistique ( X V I -début du X I X sikcle) x . La historia de los archivos también, para Bautier, se estructura en cuatro grandes etapas: 1. Época de los archivos de Palacio, que corresponde grosso modo a la antigüedad. 2. Época de los tesoros de chartes SI de los siglos X I ~al X V I . 3. Época de los archivos arsenal d e la autoridad de los siglos X V I a principios del siglo X I X . 4. Y, por ultimo, época de los archivos como laboratorios de la historia, de principios del siglo XIX a mediados del siglo XX.
La primera, cuyo estudio correspondería a los arquejlogos encargados fundaiiieiitaliiierite de dexifrar las tabletas de arcilla, es, en i-calidad, la +oca de documentos tales como tratados, correspondencia, tanto administrativas como diplomática, cuentas y documentos financieros en general "'. Lo cual XVIlI l1468). p. 139-149 Preferimos conservar el término francés chartes: ( I r n 70. p 34. ''I BAIJTIER. R H. id p h m e crupcial... op. cit. p. 140 li
'3
Archivum, vol
rn
LA CONSTRUCCI~N TEÓRICA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA
sin duda nos acerca a una concepción del archivo eminentemente patrimonial y administrativo. que va a permanecer durante la segunda época. Será a partir de mediados del siglo XVI cuando se produce, de forma casi generalizada, el establecimiento de un nuevo sistema administrativo que provoca el nacimiento de los archivos de Estado, fenómeno que se amplía a todo lo largo del siglo siguiente. Por todo ello, asistimos al nacimiento de la archivística así como d e forma gradual al surgimiento de cada uno de los principios que más tarde acabarán por darle forma. De cualquier manera los archivos son, en este período, concebidos como un instrumento que, siempre según Bautier, se pone a disposición del poder Ii. Será en la Última etapa cuando los depósitos d e los archivos dejen d e ser considerados exciusivamente como un arsenal de armas jurídicas y políticas y pasan a convertirse también en laboratorios de investigaciones históricas 11. Después de trazar los rasgos más sobresalientes de cada época, analiza en profundidad la que él considera fase crucial en la historia de los archivos. esto CS, la comprendida entre la segunda mitad del siglo xvi y el principio del siglo XIX.
LA HISTORIA DE LOS ARCHIVOS EN
LA ESCUELA ITALIANA
La escuela italiana señala tres importantes períodos en el desarrollo de la Archivística, tres grandes épocas que determinan a su vez tres importantes y diferenciados conceptos del archivo: La primera abarcaría desde la antigüedad a principiar del siglo X V I I I . En ella domina una concepción patrimonial-administrativo. deterniinado por el valni. .jui-íclicode los documentos, su clasificación orglínica y la inaccesibilidad como arma defensiva por parte de los principales depoaitarios. IJn segundo período, enmarcado temporalmente en el siglo de las luces. donde la creciente relevancia de las investigaciones. concede al documento u n valor- fundamentalmente histórico, lo cual a su vez niotiva un tipo de organimcicin de íos archivos por materias. Circunstancias ambas que propician t i n a ;ipzi-ttiradc fronteras y tina accesibilidad sin cotas. Estamos en presencia de u n concepto fundamentalmente histórico de archivo. Un tercer momento que englobaría el final del siglo six y buena partc d e l A Y , donde el crecimiento de competencias por parte de la administración > el consecuente aumento del volumen documental, propicia una doble conp 14 I
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ELARCHIVO
ceptuación que, en definitiva, podríamos considerar resultado de la pervivencia de los conceptos de los momentos anteriores. Por una lado el archivo sigue teniendo un valor administrativo, pero a él se le ha venido a sumar un definitivo valor histórico que se refleja en la diversificación d e los valores del documento. A ello añadimos la revalorización del principio de procedencia como norma de organización de los archivos y la flexibilización en las normas de acceso. No estamos, sin embargo, en presencia de etapas rígidas, se trata más bien de un proceso cuya sucesión de acontecimientos son explicables e n la muy estrecha relación de aconteceres. Y de cualquier manera una realidad cambiante en cualquier otro escenario, las circunstancias socio-políticas habidas en cada país serán, en definitiva, las que diferencien la evolución del concepto de archivo, que en realidad corre de forma casi paralela prácticamente en toda Europa. Así pues, tal y como hemos visto, en los diferentes países europeos se fragua una concepción tripartita de la cvolución del archivo: una concepción patrimonial, o patrimonial-administrativa, una concepción histórica y por último lo que podríamos considerar como la combinación de ambas que, en realidad, es el concepto de archivo que ha llegado a nuestros días. Determinado, pues, el concepto de archivo a partir de su propia evolución, analizamos a continuación las muy diferentes definiciones a que ha dado lugar.
6.2 DELIMITACI~NDE LA NATURALEZA DEL ARCHIVO A PARTIR DE SUS DIFERENTES DEFINICIONES Como sucedía con el concepto, también las definiciones se ven siijetas a un desarrollo condicionado por la evolución del concepto mismo 1 3 . Definiciones que, en definitiva, nos ilustran acerca Je la preocupación del hombre, no sólo por el archivo como referencia directa a la solución del problema que pudo suponer conservar sus documentos, sino también por plasmar o r-epre1' Paite dc estas definiciones fueron recngidai por Rrenneke ) Cas;inoia ! r y mejor comprensión d e la extensión del obleto eitudiado.
LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVISTICA. EL, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
sentar, en una palabra definir tal término, lo cual ya nos está hablando de un temprano desarrollo de la Archivística, muy a pesar de que sólo a partir del siglo XIX se considere ya una disciplina autónoma. A partir de su valor original, nuevos valores se le han ido añadiendo dando como resultado una gama de definiciones que resultan ilustrativas respecto de su importancia.
Primeras definiciones derivadas del concepto patrimonial-administrativo de archivo A lo largo de toda la Edad Media el archivo se define teniendo en cuenta u n aspecto importante del mismo que determinará la condición necesaria para su propia existencia y, en definitiva. todas las definiciones posteriores; la importancia que se le concede al lugar donde las actas públicas son conservadas, custodiadas, aseguradas: locus in qiio acta piihlic~r~ r s s ~ ~ r ~ I d~, m t u r El valor del «lugar» ya no desaparecerá havta nuestros días y será durante toda la Edad Moderna, una constante a la que tenemos que sumar un matiz que provoca un giro conceptual notable: lugar no sólo para la coiiservación, más aún, para la conservación permanente. De hecho los propios documentos así lo exigían según manifiestan las fórmulas usuales en los documentos solemnes, como es. por ejemplo. la fórniiila acl perperiiam rtternorintri.
Hasta aquí parece, pues, definido el término de acuerdo a [res elenienI ación y el lugar tos: la existencia de u n objeto, la necesidad de ~ L conser\ dónde se \ a a conservar. La necesidad de coiijer\ar y la determinación de u n lugar niiiy específico dónde hacerla posible parece p ~ i e y:[ i definido. Cabe ahora plantear qué es ese algo digno (le conservarse, por u n lado, y por otro de quién parte esa necesidad de conservación. para poder así acercarnos al carácter patrimonial y/o administrativo o no del término. Parece claro que nos estamos refiriendo a «actas públicas,,. Debemos, sin embargo, señalar como algunos tratadistas de la Cpoca en el desarrollo de \LIS obras pai-ecen referirse tanto a actos públicos coiiiu pri\a"cio\. corno es el caso dei italiano Nicolo Giussani que definiendo al ar.ctii\ o como: ~ ~ í o c i i iihr . r cic'ttr piibliw tvporiutiti(r» en el capítulo q u e dedica al riiCtoclo de los archivos menores, se refiere no sólo a los archivos pi-ivndo\ sino incluso a los familia-
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ELARCHIVO
res l 5 . Sin embargo Ahasver Fritsch en De Jure Archivi et Cancellariae, editad o en 1664, indica cómo en el momento prevalece la opinión según la cual archivo es solamente lo público 1 6 .
La influencia del racionalismo y de la Ilustración en las posteriores definiciones Podemos afirmar que sólo bien entrado el siglo X V I I I , durante toda la primera mitad pervive aún el formalismo jurídico del XVII 17, hace ya acto de presencia una mentalidad racionalista. Mentalidad que, junto al movimiento ilustradG que impregnó todas las actividades del hombre, artísticas, literarias, religiosas, históricas, se deja sentir también en el campo de la Archivística; exigiendo al efecto una clarificación, redundando en el sentir propio de la ilustración cuyo fin primordial fué el proyecto de clarificación de todas las dimensiones y aspectos de la vida humana. Clarificación que. de alguna manera, queda patente en la relevancia que comienza a cobrar e1 documento o más exactamente, el conjunto documental incluido en u n archivo por encima del archivo mismo, es decir, por encima del lugar donde éstos son conservados. Se puede decir que a la función jurídica tradicional del documento de archivo y por tanto del archivo. se le acaba por sumar otra que podríamos calificar de cultural. Así P.W.L. Fiadt define al archivo como la colección o depósito de los más importantes escritos y de los niás importantes documentos o protocolos 1 8 . Esta definición pone de nianifiesto lo que podríamos considerar la transición conceptual, ya que, ia importancia del lugar, como vemos, aún no ha desaparecido. E. J. Kulenkaiiip lo definirá como una colección de monunienlos escritos sobre la acción acaecida en la relación entre los hombres, que tiene por fin conservar perfectamente la inemoria de esto, dispuesta en un cierto orden y custodiada en un especial lugar ' y . '' G I U S S A N I t i S . N i c u l o Iferi~odiri,t\in iii~oru,~i, seir , n o d i < , eiidctu rc,reridr U < dirpoiiendi. Mediolani, ex Typogrüphia Fraiici\ci Vigoiri. iir foro I'iscario Leteri. 16x4 Citado por 1,. SANDRI en Nicolo Giu.\sani cd i l suo ~ irrrlrrinr~,n !!-11l ( i U ? h - ! Q i 7 i pr :?o 742 16 Kyogido por L.ODOLINI. EL10 r \ r t l i i i i s r r c o "p. cii . p ! 10 " PUTI'ER. Joh'iiri Stcphdn Aiilritiiii,q : L I I - , i i t i , r t < he,i Pioris Giittiiigcr. 1753 La IIIParte donde se refiere expresanicnie r' lii c I : r ~ i t ~ c ~ iilc ( i nl o \ i i r c h i \ w . e\ta iii\piradii c n la riicnt.ilid;id de los juristas empíricos 'li Philipp LViiheim l.ud\i t.l;ldt - \ ~ ~ l ~ ~ R 'l, ql,, , ll , ~!l lli ,~ r , >1 ( I i r o i ! # / , di o n f&,yi>rramribii,v. Frdnkfurt und Leiprig, 1764 Rcc d o por PAFRITZ. Juhnniieb Arc i>w ischaf t 2. ed. Marbaurg, 1983. vol 1. p. 53-51 l.ucpo r:iriihié I X X l N I Archir i \ r ~ ; i , o p cit. p I 15, < > ~ i r r i ~M~x, h , ,t i i g . 1805 Citado por J . PAPRITZ. Op cii \i l. p 55
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
En España a todo lo largo del siglo X I X pervive esta concepción; En 1830, Facundo de Porras Huidobro, entiende por archivo tanto los títulos 015ginales, como el lugar donde se custodiaban; y aclara que la idea más común y ordinaria es de esta última significación ? O . En 1851, la Enciclopedia Española de Derecho y Administración en la voz archivo, recoge los dos valores el edificio ó paraje en que se conservan documentos públicos o privados 2 1 . A modo de aclaración continúa más adelante razonando que como lo ordinario es que dichos documentos se conserven en parajes o edificios destinados a este fin, se da la definición en concreto, entrando en ella la idea de localidad y la de documentos archivados; pero en todo caso s e debe tener presente que éstos, donde quiera que se hallen, constituyen esencialmente el archivo ?*. En 1874, el magistrado Joaquín Escriche, en su Diccionario razonado de Legislación y Jurisprudencia define el archivo como el lugar o paraje en que se conservan con separación y seguridad papeles o documentos de importancia 23. Más adelante añade otros valores al propio término y lo define también como la colección ordenada de varios documentos o papeles Por su parte Rodríguez de Miguel, en 1877, haciendo mención a la conformidad que todos los tratadistas, antiguos y modernos tienen acerca de la definición de archivo, lo considera la reunión de papeles y expedientes en un sitio seguro y preparado al efecto. ‘También se da este nombre al edificio en que se custodian los papeles 25. Muy pronto se incorpora un nuevo elemento: el orden; la importancia de una buena organización, de elegir el mejor sisteinn de clasificación responde, sin duda, a la necesidad de hacer Útiles, y accesibles los archivos, contribuyendo así al espíritu ilustrado que lucha contra todas las barreras impuestas al saber. Se puede intuir ya un valor histórico a los documentos de archivo y, por tanto, al archivo mismo. Valor que ya no desaparece hasta nuestros días sin que ello suponga la exclusión del valor propiamente administrativo o de qervicio público. PORRAS HUIDOBRO, Fdcund« Drseriricióri w h r e \ 1 rc,.rl r i :\iiiarii:i, 1830. p 16 II t:ricicío,~rdinEypañola de Derecho ~Admini\rrrrcroir op. c i t . p 494 x Iúcni. p. 494-495. ” ESCKICHE, Joaquín. Diccionorro rnzonado dr i r q r i l r u 1 0 r 8 \ ,w
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ELARCHIVO
La procedencia en las ulteriores definiciones de archivo A partir del siglo XIX, mucho antes de su formulación teórica, la procedencia aparece implícita ya como un elemento esencial para el archivo, siendo un elemento configurador del mismo como lo manifiestan las definiciones aportadas a partir de este período. En 1800, Zinkernagel define el archivo como «la ordenada colección de escrituras relativas a los derechos y la constitución de un estado redactadas bajo control oficia!. Y simple oficio de registratura, la misma colección de semejantes escrituras hecha por un colegio o por una corporación» 26. Sólo un año después, Bachman nos acerca al concepto de archivo-tesoro señalando que el archivo lo es del príncipe, donde no son custodiados más que los documentos más importantes, útiles y preciosos, concernientes a la dinastía, su dignidad y autoridad y sus intereses feudales y populares 27, aún de forma indirecta vuelve aparecer referida la procedencia, en la figura de la dinastía. Heinrich August Erhard en 1834 define al archivo como en general una colección de noticias escritas, formadas en el curso de una actividad administrativa, intrínsecamente completa, que sirve cual testimonio de situaciones históricas 28. Señala, en consecuencia, la conveniencia de la clasificación por materias, fundamentalmente por el carácter histórico-cultural que concede al archivo y, en este caso, la procedencia no aparece reflejada, siendo quizá el rechazo la causa de su omisión. En 1883, el francés Richou, sostiene que el archivo son todos los depósitos de títulos y documentos de todas clases que puedan interesar los derechos de organismos públicos y privados 29. Similar es la definición que aproximadamente una década después, dio Ch.V. Langloic. que en 1895 lo considera como depósito de títulos y documentos auténticos de cualquier clase que interesan a u n Estado, una provincia, una ciudad, una institución pública o privada, una sociedad, o un particular 30. Si bien más adelante señala que dichos documentos son considerados
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
fundamentalmente como arsenales de pruebas jurídicas, pero también como reserva de enseñanzas históricas 31. Son los holandeses Muller, Feith y Fruin 32, padres de la Archivística, los primeros en considerar al archivo como un todo orgánico. A partir de ellos podemos decir que la procedencia se adhiere de una manera definitiva a la definición de archivo, concediéndole ya un sentido pleno. Dos años antes de que diera comienzo el siglo xx los mencionados S . Muller, J. A. Feith y R. Fmin, publican su gran obra que es considerada casi como la biblia de los archiveros 33, en ella definll.án al archivo como la totalidad de los documentos escritos, diseñados y estampados, recogidos y expedidos ex oficio de una oficina o de su funcionario, en cuanto que estos documentos son destinados a permanecer cerca de la oficina o sus funcionarios. Un archivo es un todo orgánico. Incluso aquellas oficinas y sus funcionarios de entidades de derecho privado pueden formar un archivo M. Recogen la opinión de Wackernagel, según el cual el archivo es la reunión de los documentos escritos, que se formaron mediante la administración pública y para los fines de ésta, como también de aquellas que se formaron mediante una privada administración para los fines de aquélla, pero que por el paso de ésta al Estado tiene después sus asuntos carácter público 35, definición que evidentemente restringe la naturaleza del archivo al tenreno de lo público. En consecuenciapara este autor es inconcebible un archivo que carezca de esta naturaleza. Más extensa es, pues, la definición de los holandeses que no excluye las entidades de derecho privado. Cierta similitud con la definición de los holandeses Muller, Feith y Fruin, encontramos en la definición dada por el italiano Sebastiani 36, colección ordenada de documentos que han podido emanar bien de una magistra-
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Idem Eric KETELAAR, secretario de la Internationall Conference of the Round Table on Archives, dedica un serio estudio a la figura de estos archiveros holandeses, a los que debemos el nacimiento de la archivística, al menos como disciplina independizada de la bibliotecononúa. A este respecto señala la importanciadel respeto de los fondos y del principio de procedencia frente a las clasificaciones bibliotecarias. &e profesor who taught the organization of archives. never tired of preaching the respect des fondsn, p. 2 5 7 . En: Miscelluneu Curlos Wyffels. Muller, Feith and Fruin by Eric KETELAAR. Archives e t Bibiiofh2quesde flelgique. D1. L W Nr. 1-2 1986. Bruxelles, 1987, p. 255-268. 33 Hundleiding voor hef Ordenen en Beschrijven vun Archieven. Groningen, 1898. Traducción tedesca: Anleitung zum Ordnen und Beschreiben von Archiven, Leipzig 1905; traducción italiana: Ordmamentoe inventario de& Archivi, Tonno 1908. reimpresión, Milán, 1974; traducción francesa: Manuel pour le classement et la description des Archives, La Haya, 1910; traducción inglesa : Manual for the Arrangement and Description of Archives, New York 1940; traducción portuguesa: Manual de arranjo e descncao de arquivos, Río de Janeiro 1960. MULLER. Fz S.; FEITH, J. A. and FRUIN R. Manual for the arrangement and descnption of archives. Drawn up by b t i o n of the Netherlands Association of Archivists. By S. Muller Fz., J. A. Feith and R. Fruin Th.Az. New York,The H. W.Wilson Company, 1968. parágrafo 1, p. 13. 1s Ibidern. 16 A esie respecto aclara Lodolini la circunstancia de que este manual no fuera traducido N en tedesco, ni en italiano, como tampoco al francés y al portugués cuyas traduciones son evidentemente más 3'
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tura o bien de un oficio u oficina pública o privada 37. El también italiano P. Taddei sostiene que el archivo es el lugar donde se custodian bien ordenados los grandes depósitos de títulos, escrituras y en general todos los documentos considerados auténticos pertenecientes a una administración pública o privada 38. Por su parte George Holtzinger, lo concibe como la colección sistemáticamente ordenada, en gran parte, de escrituras oficiales de cualquier clase, procedentes del pasado y que sirven para un fin positivo permanente 39. Ya en nuestros días prevalece la definición de archivo que se deriva de la inclusión de la procedencia como ingrediente fundamental, con diferencias entre unos autores y otros que no son sustanciales y cuando menos radicales. Desde la aportada por la Asociación de Archiveros Francesa 40, los diferentes diccionarios terminológicos, así como las diversas leyes tanto de Patrimonio como todas aquellas específicas de archivos. Todos ellos, en suma, consideran el archivo como el conjunto de documentos de cualquier naturaleza, que todo cuerpo administrativo, toda persona física o moral reúne de modo automático y orgánico, por razón misma natural o jurídica de sus funciones o de su actividad, a lo que se puede añadir, que se conservan a título de referencia 41.
6.3 LA FORMACI~NDEL ARCHIVO EN LA DETERMINACI~N DE su ESPECÍFICA FUNCIONALIDAD En capítulos anteriores he reclamado la base sobre la que debe descansar la función administrativa del archivo 42, nos referimos a la estrecha relación entre la Institución, en el ejercicio de sus funciones como sujeto productor de documentos, y el documento que resulta de aquel ejercicio y que finalmente tardías, en la fecha en que Ezio Sebastiani desarrollara su : Genesi, conceno e mfum giuridicu degíi Archivii di Sfafo in Ifuliu, tema de su tesis doctoral, circunstancia pues que descarta la posible influencia de los Holandeses en su definición de archivo. Elio LODOLINI. Archivisficu.Principi e problemi. op. cit. p. 120 3’ SEBASTIANI, Ezio. Genesi, concetto e natura giuridica degIi Archivi di Stato in Italia. Rivista ifuliuna pcr le scienze giuridiche, vol. XXXVII, fasc. 1-4. Torino, 1904, p. 10. Citado por Elio Lodolini. Archivisficu. op. cif, citas 52 y 54, p. 120 De quién citamos. 38 TADDEI, P. L’urchivisfu:manuule feorico-prufico.Milano: Hoepli, 1906, p. 3. ’9 HOLTZINGER. Georg. Handbuch der Regisfrufurund Archivwissenschuft. Leipzig, Weber, 1908. p. 115. CitadoporE. Casanova. Archivistica. op. cit., p. 15 Manuel d’archivisfique. Théorie e f prufique des Archives publiques en Francd ouvrage élaboré par I’association des archivistes francais; avant propos d‘André Chamson. - París: Direction des Archives de France, S.E.V.P.E.N., 1970,p.22-23 Tomado de filary Jenkinson,A. Munuul ofArchive Adminipution, 2. ed.,1937, p. 4 a Más adelante tendremos ocasión de constatar en que medida dicha función determina la especificidad de la praxis archivística.
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
reposa en el archivo 43. Así, la esencia constitutiva del archivo se infiere necesariamente de aquella vinculación; en suma, resulta definitivamente de ella. Por otra parte y, desde el momento en que el documento se concibe como un ente vivo, desde su génesis sufrirá una serie de transformaciones que se reflejarán en el propio archivo. Todas estas circunstancias son recogidas por Carlos Wyffels, que en 1972 plantea la, ya clásica, teoría según la cual el documento una vez creado va pasando por diferentes etapas o ciclos vitales en virtud de la superación de unos topes cronológicos. Etapas que a SU vez determinarán diferentes grados en el valor de aquellos documentos y diferentes tipos de archivo. Así al comienzo de su obra Wiffels nos dice que todo documento conoce una vida marcada por ciertas etapas, durante las cuales es tratado por diferentes personas @. Wiffels denomina esas tres edades como &ge administratif», «&ge intermédiaire» y por último «age historique» y se corresponderían respectivamente con los llamados documentos comentes, semicomentes y no comentes y a su vez darían lugar a las tres fundamentales categorías de archivos: archivo de oficina o gestión, archivo intermedio y por último archivo histórico. El propio Wyffels formula así su teoría: «Il existe une période durant laquelle un document possede un maximum de valeur primaire et un minimum de valeur secondaire. Par consequént, il sera gardé dans les bureaux. Cette période correspnd ci ce qu’oa appelle “l’hge administratif‘ du document. Des qu’un document, ayant une valaeur secondaite, a perdu toute valeur primaire, il entre dans “l’age historique” et est gardé aux Archives. Entre ces deux @es ( 1 ’&e administratif et l’dge historique) se situe un “&e intermédiare ”, correspondan ci la période (plus ou moins longue) ou les deux valeurs son basses, mais ou au moins l’une des deux n’estpas négligeable» 45. La etapa de Gestión es la que nos interesa aquí señalar como aquel momento en que el documento se encuentra cerca de las circunstancias y personal responsable de su gestión para su posterior tramitación, esto es, físicamente ubicado en la oficina responsable. El propio Wiffels describe así esta ~
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El asunto de la pertinencia o impertinencia de la eliminación m’a o expurgo es, en estos últimos tiempos, un asunto largamente debatido y dz extrema relevancia en el ámbito archivístico internacional, que despierta polémicas, por una parte, de orden práctico al ser considerado como la solución menos problemática al problema del control documental, y por otra, de orden teórico desde varios puntos de vista. Por un lado, con la incorporación de nuevos crnceptos, el más destacable la valoración documental, y por otro. la inestabilidad de conceptos hasta este momento establecidos como el propio concepto de archivo. Si aquí lo señalamos es por considerarlo una realidad efectiva. Tengo que manifestar aquí mi agradecimiento a M. Josefa Villanueva que agilizó los trámites para conseguir que esta obra que nunca encontré citada sino de forma indirecta, pudiera por fin caer en mis manos. WYFFELS, Carlos. Archives generales du royawne e f archives de l’etaf dans les provinces. Archives contemporaiueset de@& intermediaires.BniXekS: Archives generales du Royaume, 1972, p. 7 0 Idem p. 9 43
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ELARCHIVO
primera etapa: «Le document nait dans un bureau et est classé dans un dossier; celui-ci est gardé d portée de la main, aussi longtemps qu’on en a couramment besoin. Il est gardé dans le bureau meme, éventuellement dans une dépendance immédiate. L’esemble de document fonnent les archiw; couruntes (archives de bureau)» 46, En esta etapa donde el documento nace, resulta notable el protagonismo que la propia oficina o Institución como productora de la documentación, ya estudiada, ejerce sobre el documento, como objeto material de su propia actividad. De ella en igual medida dependerán las posteriores funciones o servicios que el documento represente, así como también toda su forma material. Al mismo tiempo durante toda esta etapa el documento es dueño de un valor que Wiffels considera como primario que en realidad no es otra cosa que el valor administrativo, desde el momento en que, como ya he indicado en capítulos anteriores, el documento básicamente es el soporte físico de una acción administrativaque se genera, sigue un trámite y finaliza cuando el objetivo fundamental se ve cumplido. En consecuencia el valor administrativo de un documento se mantiene mientras dura el procedimiento administrativo, sin exclusión de que puedan superponérsele otros valores. Y con el paso del tiempo éste irá decreciendo hasta llegar incluso a perderse absolutamente. Al respecto afirma Wiffels: «Le valeur primaire ou administrutive diminue avec le temps, rapidement ou lentement. Aprés un certain délai, elle devient nulle» 47. Se correspondería con lo que en nuestra geografía conocemos como el llamado archivo de gestión, también denominado de oficina, o lo que en el Norte de América se conoce con el término «record managemenb 48, y en italia «gestione dei documentin 49. En Francia esta etapa se conoce con el término «Pré-archivage». Todavía en una segunda etapa, donde la gestión del documento ha sido definitivamente concluida, sin embargo debe permanecer guardado en previa Idem, p. 7 Idem, p. 8 48 Sistema introducido en Estados Unidos a partir de 1950, actualmente en vigor, a partir del cual se tiende a organizar y racionalizar la gestión de los archivos desde la producción de los documentos en las administracioriea federales h a & +\u entrada en los Archivos nacionales. 4 A propósito de la convergencia entre la gestión de documentos y la Archivística, Elio Lodolini publica un artículo dónde expone el tema desde el punto de vista histórico. A partir de él se revisa el carácter científico de esta disciplina, así como la afinidad o diferencia entre la Archivística y la Biblioteconomía y el papel que esta disciplina juega en el complejo de lo que el denomina scienze dell’informazione. LODOLINI, Elio. “Gestione de¡ documenti” e Archivística. A proposito deila convergenza de¡ discipline.* Rassegna degli archivi di Stato. Roma: Enero-Agosto, 1990. n.1-2, p. 85-1 17. * El texto con algunas modificaciones contiene una intervención del autor en el “SYMPOSIUN on Current Records I Colloque sur les archives courantes”, sobre el tema ;‘Converging disciplines in the Management of Recorded Information I Les disciplines convergentes dans la gestion de I’information consignée” organizado en Ottawa, Canadá, en el Consejo Internacional de Archivos y del Archivo Nacional
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LA CONSTRUCCIÓNTEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA: EL PíUNCJPIO DE PROCEDENCIA
sión de posibles consultas, consultas que, por otra parte, verán menguada su frecuencia. De cualquier forma el valor primario va dejando paso progresivamente a un valor secundario que, sin embargo, no acabará con esta etapa. A la sazón refiere Wiffels la alternancia en esta segunda edad de un valor primaire diminuant que deja paso a un valor secondaire augmentant. Por fin en la tercera etapa la documentación adquiere ya un definitivo valor permanente. Su consulta no tendrá ya nada que ver con las consultas realizadas hasta el momento siempre en virtud de su propia gestión, por la administración o en su caso por el propio interesado, para pasar ya a ser consultados con fines específicamente culturales, esto es por el investigador. Yves Pérotin, por su parte, enuncia «les trois 2ges des archives», cada una de las cuales caracteriza fundamentalmente a partir del tipo de usuario de aquella documentación. La primera de estas edades la caracteriza como sigue: «le premier ¿&e ne pose pas de grands p r o b l h e s théoriques. Zl faut seulement obtenir que les bureau fabriquen des bonnes archives et constituent des dossiers que n’enconbrent pas les inutilités. Ces dossiers et le reste des archives courantes doiven &re maintenus en bon ordre interne et en bon ordre entre e u . Pour cela, il faut qu’a cet égard tout recoivent une formation minimale et certains une responsabilité dejinie. A ce stade, les Services d’archives n’interviennent qu ’a titre de conseil» 50. Asigna Pérotin la facultad de usuario durante esta primera etapa a la propia administración que todavía durante la segunda lo seguirá siendo, no así durante la etapa final o histórica. Por todo lo expuesto conviene significar el hecho de que el documento evoluciona desde el mismo momento de su génesis y es precisamente esta evolución la que provoca las especificaciones en su tratamiento siempre en virtud de su determinada función. Así pues, el archivo que resulta y recoge la evolución del documento, ha de propiciar que aquellas funciones se vean cumplidas, siendo en consecuencia la definición de su función el punto de partida de su tratamiento específico.
de Canadá celebrado del 15 al 18 de mayo de 1989. Las actas se han publicado de forma abreviada con el título La Gestion de L’Informationconsignée I Management of Recorded information, compiladas por Cyntia J. DURANCE, München-London-NewYork,K.G. Saur, 1990. PÉROTIN,Ives. L‘administration et les trois “iges des archives”. Extrait de la revue Seine et París, n. 20, Octobre 1961, p. 4
124
Tercera parte
PRAXIS DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
De acuerdo a su desarrollo teórico el Principio de Procedencia queda constituido por dos postulados estrechamente relacionados pero diferentes, dos enunciados que implican necesariamente distintos grados de aplicación. En otros términos, el Principio de Procedencia contiene el fundamental significado de la necesaria obligatoriedad de respetar la procedencia de los documentos; o lo que es lo mismo los documentos reunidos en un archivo deben reflejar cada una de las circunstancias de su génesis. Ello es posible a partir de dos vías: 1. La documentación generada por una Institución no debe ser jamás mezclada con la de otra u otras instituciones. 2. La documentación que ha sido producida por una Institución, en el archivo ha de ser estructurada de acuerdo al orden natural que aquella institución le dio en su origen.
La primera vía se traduce en el respeto a la procedencia de los fondos, que en 1841 enunció Natalys de Wally y que, insistimos, consiste en que los fondos producidos por diferentes instituciones nunca deben mezclarse. La segunda se traduce en el respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos, que fue esbozado por los holandeses Muller, Feith y Fruin cuando, en el parágrafo número 16 de su obra, aseguraban que el sistema de clasificación del archivo debe estar basado en la organización original del Órgano administrativo que produjo aquel archivo. 127
LA CONSTRUCCI6NTEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Asimismo, los documentos en el archivo deben seguir ordenados de la misma forma que se ordenaron en la entidad productora o institución. Ambos postulados representan, entiendo, dos diferentes grados de apiicación del Principio de Procedencia que es el principio que debe ser siempre respetado. Estudiaremos, en primer lugar, el respeto a la procedencia de los fondos y la triada de conceptos que lo sustentan:fondo,procedencia y cuadro de clasificación. Finalmente analizaremos lo que hemos dado en nombrar, según justificamos más adelante, respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos y los conceptos correspondientes de serie y tipo documental.
128
CAPÍTULO 7
EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS
En capítulos anteriores concluí que el primer nivel de aplicación del Principio de Procedencia se enuncia como el respeto a la procedencia de los fondos y se define archivísticamente como la necesaria Obligatoriedad de no mezclar en un mismo archivo, la documentación procedente de diferentes fondos. Más claramente, la obligatoriedad de que la documentación de un fondo bajo ningún concepto se vea mezclada con la de otro. Para determinar el contenido teórico de este primer nivel de aplicación de la procedencia a los archivos, tendremos que delimitar que entendemos por Procedencia Archivística así como que es exactamente un Fondo de archivo, conceptos que, si bien, a menudo se reducen a uno sólo, en ocasiones dan lugar a conceptos diferentes. Así mismo incluido en el contexto teórico de la clasificación archivística, un tercer elemento conceptual se deriva de su aplicación: el cuadro de clasijicación. 129 U CONSlRUmON nOniCA
5
iA CONSTRUCCIÓNTEÓFUCA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Para este análisis es necesario retrotraer aquí el concepto de Institución que analizamos atrás, ya que ésta es, en realidad, el origen de sendos conceptos y, en consecuencia, nos proporcionará la pauta para establecer, a modo de ejemplo, cuando Procedencia y Fondo son una única realidad y cuando por el contrario derivan en realidades diferentes. Por tanto, fondo de archivo, procedencia archivística y cuadro de clasificación suponen la triada de conceptos derivada del primer nivel de aplicación del Principio de Procedencia, que se concreta, desde el punto de vista teórico, en el principio de respeto a la procedencia de los fondos.
7.1
FONDO DE ARCHIVO
El término fondo, representa la unidad mayor indisoluble del total de partes que constituyen un archivo a partir del cual el propio archivo queda estructurado l . Su delimitacion conceptual* nos obliga a determinar las diferentes coordenadas que acaban por configurar qué es un fondo. Y a enunciarlas de forma que siempre que hablemos de fondo sepamos exactamente de que estamos hablando, de manera que la estructura del archivo sea universal. El problema de la conceptualización del fondo puede plantearse desde una doble disyuntiva: ¿existen diferentes denominaciones para un mismo significado?, o bien, ¿existen las diferentes denominaciones porque implican significaciones diferentes? En este punto son interesantes las conclusiones que Antal Szedo aportaba tras el análisis de las diferentes respuestas al cuestionario que, como ya he señalado, sirvió de base para su informe sobre los métodos de clasificación de archivos 4. A partir del análisis de aquellas respuestas Szedo señaló una uniformidad en la definición del fondo como el conjunto orgánico de documentos que proceden de una institución, administración, empresa, oficina persona o famiconviene adelantar aquí como el fondo representa la unidad a partir de la cual la clasificación queda articulada. En este sentido podemos establecer una clara correspondencia entre los conceptos de clase, como unidad y elemento central de toda clasificación y fondo corno unidad y elemento central de todo archivo. El tema será mas detenidamente estudiado cuando analicemos el concepto de cuadro de clasificación incluido también en este primer nivel de aplicación del PP. Su definición ha sido y sigue siendo objeto de encontradas opiniones y por sí misma la definición de fondo representa objeto de investigación aparte. Por nuestra parte nos proponemos establecer el lugar que dicho concepto ocupa en el cuerpo general de la teoría arhivística. Ha sido ampliamente estudiado por JENKiNSON, Hilary, Manual of archive administration. Londres, 1937. También por M. DUCHEiN en su artículo, ya citado, El respeto d e losfondos en archivística: principios teóricos y problemas prácticos. A partir de ahora, y por simplificar, nos referiremos al fondo de archivo con el término simple de fondo. Ver cita núm. 2 del capítulo 1.
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EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS W
lia.5 Sin embargo, en la literatura archivística esta uniformidad sólo se contempla parcialmente, de manera que ia variedad de puntos de vista y pespectivas nos obliga a una revisión para mostrar su complejidad así como señalar la necesidad de su definición. El términofond d’archives que fue inventado por los franceses, sólo en España recibe igual denominación, su equivalente castellano de fondo, se corresponde con un mismo significado. No ocurre lo mismo en Italia donde este término, que adquiere la forma lingüística de archivio, no tiene un significado igual sino que, como veremos, es sólo parecido. El término record groups, recoge el significado de fondo en los Estados Unidos, y más recientemente los canadienses lo denominan como Archival fonds 6, en otra versión archiv groups para los ingleses. El Consejo Internacional de Archivos en su Diccionario de Terminología Archivística nos define el fondo como conjunto de documentos con un mismo origen, agrupados en virtud del principio de respeto de los fondos ’. Mientras el Comité Internacional de Archivos en su Léxico de Terminología archivística lo considera como conjunto de documentos cuyo acopio se efectuó en el ejercicio de las actividades de una persona física o moral La Asociación de Archivistas Francesa en su Manual de Archivística se refiere al fondo de archivos como el conjunto de piezas de cualquier naturaleza que todo cuerpo administrativo, toda persona física o moral automática y orgánicamente ha reunido en razón misma de sus funciones o de su actividac! 9 . Jean Favier parte para su concepción de la diferencia sustancial que existe entre un archivo y una biblioteca. Para él este concepto se opone a la colección cuya clasificación depende mucho de la comodidad de sus usuarios o de necesidades casi siempre materiales, mientras que el fondo se organiza siempre en razón de su origen lo. Los italianos por su parte, hacen coincidir el término español de fondo con el suyo de archivio, que, sin embargo, no parece tener un significado tan claro. Paola Carucci apunta que tanto puede servimos para indicar la concen-
’.
SZEDO, Antal, op. cit., p. 62. En la Annual Conference of the Association of Canadian Archivist, celebrada en Montreal el 12 de septiembre de 1992, Teny Cook presenta un trabajo centrado en los aspectos teóricos de este concepto. COOK, Terry, «The Concept of the Archival Fonds in the Post-Custodia1 Era: Theory, F’roblems and Solutions». en Archivaria, n. 35, spring 1993, pp. 24-37. ’ Dictionary ofArchiva1 Terminology, op. cit., n. 33, p. 20-21. Lexicon of Archive Terminology, op. cit., p. 33. Manuel d’archivisrique, op. cit., pp. 22-23. ‘O FAVER, Jean, «Les archives» («Que sais-je*). Le poinr des connaissances actuelles n. 805, PaIi’S. Presses Universitairesde France. 1959, p. 5.
131
LA CONSTRUCCI6NTEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
tración de archivos de diversa procedencia o cualquier complejo documental con un carácter de unitariedad". Entre los cinco significados que este término tiene para Lodolini, el cuarto es el que se refiere al concepto de fondo que él define como el material que procede de cada una de las oficinas o funciones y que se conserva en una institución archivística 12. Aclara que tiene un significado bastante parecido aunque no igual al fonds francés, al records group, de los Estados Unidos, al Archivkorper tedesco 13. En España, el archivero José de Güemes y Villame en 1876, definió el fondo propio de un archivo como caudal o conjunto de los papeles y documentos cuyo carácter es primitivo por traer origen directo y propio de las autoridades que lo produjeron 14. Siguiendo a este autor y a partir de la exposición anterior, en su versión más simple podemos considerar que un fondo es la suma total de la documentación que una entidad produce en el ejercicio de sus funciones. La concepción de fondo depende directamente de la concrección de la institución-entidad encargada del cumplimiento de un fin específico fruto del cual será la documentación que al fin, bajo la obligatoriedadde su conservación, pase al archivo. Así pues, serán dos los elementos necesarios para que podamos hablar de fondo y a partir de su delimitación, estableceremos las coordenadas que lo definirán finalmente: 1. La concrección de la entidad, institución, organismo, ente, productor. Los límites que impongamos al tipo de institución apto para producir un «fondo», serán consecuencia de la delimitación del nivel administrativo que le corresponde en la escala jerárquica de la administración 15, a la entidad capaz de generarlo. 2. Lafunción o funciones quefinalmente resulten, así mismo representarán un criterio más a tener en cuenta en la concepción del fondo. Deberemos delimitar, pues, las interrelaciones entre Institución, por un lado, y su función por el otro. Son, pues, dos elementos enmarcados en una Única realidad, esto es, la determinación de la Institución como sujeto productor de documentos, definida por su función que podrá ser más o menos compleja y que derivará en entidades subordinadas con el fin Último de ver cumplida aquella función. CARUCCI, Paola, op. cit.. p. 201. LODOLINI, Elio. Archivisrica. op. c i f . ,p. 52. I3 Ibidem. I' GÜEMES Y VILLAME. J., op. cit., p. 14. I5 Para el caso, lógicamente, de la documentación administrativa; en otro tipo de organizaciones, sencillamente su nivel jerárquico. I'
I2
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EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS
Fue la entidad productora de documentos la que con el nombre de institución determinamos como el primer elemento imprescindible para poder enunciar el principio que estudiamos. Tras delimitar su específica originalidad, su variada significación en el orden social en el que surge, determinábamos que, al fin, todo el conjunto de documentos generados por aquélla en el ejercicio de sus funciones constituían el archivo. Para el ejercicio de sus funciones toda institución se ve, a menudo, obligada a desgajarse en complejas unidades administrativas cuyo nexo de unión es su dependencia de una unidad que representa la función principal. Cada una de las entidades o unidades menores son las encargadas de la realización de funciones secundarias encaminadas a la realización de la función principal que define a la unidad mayor de quién efectivamente dependen. De esta manera, una serie de circunstancias y requisitos han de concurrir para que al final un organismo o entidad menor sea capaz de producir un fondo de archivos. Estas circunstancias han sido detenidamente estudiadas por el archivista francés Michel Duchein 16. Dadas estas circunstancias, la institución adquiere su correspondencia o paralelismo con el fondo cuando realizada su función, el resultado de la misma, esto es el total de sus documentos, pasan a engrosar el archivo. Dicho así todo parece indicar que la complejidad en su definitiva delimitación deja de existir cuando concretamos cuales sean sus funciones, concreción cuya investigación se cierra si analizamos, siquiera sea someramente, aquel producto, esto es, los documentos. Señalábamos, por fin, que la función y la sanción legal de tal función constituía, en definitiva, su propia esencia y su definitiva entidad. La complejidad se presenta cuando a una única institución corresponden en cambio variadas funciones, complejidad que, sin embargo desaparece al delimitar claramente sus funciones. No obstante, cuando función e institución se conjugan en varias unidades, superponiéndose unas a otras, la cuestión se complica. Con la aparición del aparato burocrático que constituye toda administración, sea pública o privada, las unidades administrativas se conjugan y desarrollan a partir de un complejo armazón en el que a menudo no resulta sencillo delimitar los niveles funcionales ylo competenciales de cada una de ellas. En consecuencia, los rasgos que habíamos descrito como definidores de la institución capaz de crear un fondo de archivos se desdibujan convirtiendo en difícil la determinación de la unidad que constituye el fondo. Es entonces cuando se convierte en necesaria una jerarquización de niveles, que ayude a delimitar cada una de las instituciones, o partes de una única Institución, encargadas de realizar cada una de las funciones. Lb
DUCHEIN. M.,op. cit.. p. 16-77. cuyo texto reproducimosen las páginas 85 y 86 de esta obra
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LA CONSTRUCCIÓNTEÓRICA EN ARCHIVfSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
A menudo, la legislación general o la reglamentación específica acaban por ubicar cada pieza en su sitio, e Institución y función vienen a ser piezas cuyo vínculo resulta claro tan pronto como analicemos una o la otra. Otras veces en cambio, por la escasa claridad en que estas se decretan, a una Única Institución corresponde más de una función, y a menudo una misma función es competencia de más de una institución. He aquí el verdadero problema que reside, por tanto, en determinar si la relación institución-función puede siempre determinar el fondo. De esta forma tendríamos el siguiente enunciado: Institución + función = fondo. Cabe pues plantearse si los enunciados siguientes llegan al mismo resultado que el enunciado anterior: 1.
2. 3.
Institución + función a + función b = fondo ? Institución a + institución b + función = fondo ? Institución a + institución b + función a + función b = fondo ?
Redundando en nuestra hipótesis ya planteada, todas estas circunstancias forman parte de aquel contexto, de la organicidad del documento, o dicho de otra forma, éste no es ajeno a cada una de estas circunstancias, y en absoluto, con el fin de facilitar el control de aquellos documentos, debemos olvidarnos de las circunstancias que referimos, pues en definitiva constituyen un dato histórico nada despreciable. Son el reflejo de una situación, políticosocial no ajena al hombre y que en un futuro añadirán nuevas fuentes en el conocimiento del mismo. En la resolución de este problema, pues, no hemos de marginar tales circunstancias, a menos que lo que únicamente nos propongamos sea la solución práctica a un momento y un problema específico, cuyo resultado nunca sería aplicable a otro momento y otro problema diferentes. Con lo cual la solución carecería de la categoría de verdad general, y en consecuencia únicamente tendría el reducido valor de ser en esencia particular. Así la delimitación conceptual del fondo tendrá que orientarnos sobre la oportunidad o inoportunidad de la aplicación generalizada del principio que nos ocupa y por tanto de su universalidad. Dos direcciones se presentan al respecto, que M. Duchein califica de maximalistas, por un lado y minimalistas por otro.La primera contempla que los límites en la definición de fondo debemos situarlos en el nivel más alto dentro de la jerarquía administrativa mientras la segunda reduce el fondo al mínimo nivel, esto es, aquel que deriva de la más pequeña célula funcional.
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&RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS
Parece, en principio, que la primera postura representa, respecto de la segunda, una complejidad superior, lo razonaré. Si concebimos un fondo como la unidad mayor indisoluble que constituye el archivo y que representa la dirección obligatoria en el recomdo de la vida de un complejo documental, contemplar los límites de su definición en el nivel más alto de la jerarquía administrativa supone en innumerables ocasiones confundir tal concepto con el propio concepto de archivo, en consecuencia, no representaría la unidad mayor indisoluble sino más propiamente el total de documentos reunidos en un archivo, esto es, el archivo mismo. Tampoco la segunda postura parece del todo razonable ya que si reducimos el fondo a la más pequeña célula funcional posible nos encontraríamoscon una desproporción de unidades básicas constitutivas del archivo que invalidarían la categoría del fondo como unidad sobre la que se estructura el archivo. Pensemos entonces que la función de la propia Institución que genera la documentación representa la alternativa más que adecuada, menos problemática, en la definición de dicho concepto. Sólo cuando esta función o funciones no estén bien decretadas será preciso recurrir a un criterio diferente. En consecuencia, consideramos el fondo de archivo, como el conjunto total de documentos cuya característica común es ser producto de una Única procedencia y resultado del ejercicio de una Única función, o del conjunto de funciones que se refieren a una sola materia de actuación.
7.2
CONCEPTO DE PROCEDENCIAARCHIV~STICA
Definida la institución como aquella persona o grupos de personas encargados básicamente de la normalización de las relaciones entre los hombres y justificada finalmente su existencia por una base legal que, al efecto, le confiere la autoridad necesaria y suficiente así como los instrumentos imprescindibles para hacer posible aquella normalización, entendemos que de Institución hablamos cuando nos referimos a: - una personufísica con una función social clara, un notario, por ejemplo, - un grupo de personas con una finalidad igualmente limitada, una asociación, - o bien, un grupo de personas de mayor amplitud con unas funciones en igual medida complejas, la organización admiqistrativa pública o privada de un Estado.
135
LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
La prueba de que las funciones para las que se crea toda Institución, notario, asociación, u organización administrativa en su totalidad, se cumplen son los documentos que pasarán al archivo cuando su permanencia en la institución que les dió vida no tenga ya sentido. Así el archivo cuya función primordial es mantener vivos aquellos documentos cuidará que ese sentido sea recuperado para lo cual, lógicamente, deberá respetar, o en su caso recuperar, cada una de las circunstancias que lo hicieron posible. Podemos entonces decir que procedencia, o más exactamente procedencia archivística, desde el punto de vista teórico, es el lugar exacto, organismo, institución, donde la documentación que constituye un fondo de archivo ha sido creada. Dicho de otro modo la fuente primaria de dónde procede un grupo de documentoscuya característicacomún es su origen. Parece pues lógico inferir del razonamientoanterior que procedencia y productor pueden iiegar a identificarse. Sin embargo a menudo sucede, por razones que ahora expondremos, que la documentación antes de llegar al archivo reposa en otro lugar, es decir es enviada a otro organismo, y por tanto es este otro organismo, el sujeto final encargado de enviar esta documentación al archivo. ¿Qué debemos entonces entender por procedencia, el lugar de donde la documentación procede, o el lugar donde la documentación se gestó? Y en consecuencia, ¿podemos declarar improcedente la afirmación de que procedencia y productor vengan a confluir en una misma realidad? La cuestión podría quedar planteada de otra forma, si la institución basa su esencia, esto es, lo es por la función o funciones a eila encomendadas, ¿no sería más lógico centrar nuestro punto de atención en aquella o aquellas funciones dejando únicamente como punto de referencia la denominación que reciba la institución encomendada al efecto, esto es el organismo encargado de desarrollar tal función? Ello, sin embargo, exigiría una claridad en la formulación de las competencias que a menudo no se da, bien sea como consecuencia lógica de la premedita escasez de transparencia en el quehacer administrativo, resultado a su vez de intereses de orden político o por cualquier otra razón que no ha lugar citar aquí. Así pues en la determinación del órgano productor de la documentación y, más concretamente, la función o funciones que a éste le sea encomendada se determinan los dos criterios fundamentales de sistematización de la documentación de archivo:
a ) Orgánico, que toma como base el nombre del Órgano productor de la documentación; b ) y Funcional, que toma como base, tal y como su propio nombre indica, la función de aquel órgano. 136
EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS
De acuerdo, pues, con estos dos criterios de sistematización de la documentación de archivo, por procedencia podemos entender aquel órgano productor de la documentación o bien, la función encomendada al mismo. Para llegar a establecer una respuesta que podamos interpretar como regla es necesario analizar por separado cada una de las incidencias por las que, en la práctica de su curso normal, puede pasar la documentación. Incidencias, que en definitiva, no son otras que las incidencias que sufra la institución que les da origen. En un momento posterior conviene analizar estas incidencias en su conjunto para poder así llegar a establecer soluciones si no universales si al menos de carácter general. Parece difícil determinar un número concreto de incidencias, si ellas, en definitiva, son muestra del carácter cambiante que tiene en sí la administración ya sea pública o privada, lo cual reviste a la Archivística, exactamente a los archivos, de un carácter, en igual medida, mudable que imposibilita la formulación de soluciones siempre válidas para cada situzción; lo cual no quiere decir en absoluto que ello sea imposible, se traduce eso sí en la necesidad de contemplar aquel carácter mudable en la concepción de un buen sistema archivístico, más en un sistema de clasificación que podamos considerar «científico», entendiendo por aquél, el que puede aplicarse en cada una de las diferentes situaciones y en cada uno de los diferentes momentos. Es por ello por lo que trataremos de enunciar cada uno de los accidentes que puedan presentarse:
1 . El organismo productor de la documentación remite la documentación al archivo. 2. El organismo productor de la documentación es suprimido sin que por el contrario se supriman sus funciones que son transferidas a otro, encargado de continuarlas. 3. El organismo productor de la documentación es suprimido sin que por el contrario se supriman sus funciones que son transferidas a otro encargado de continuarlas al tiempo que ejerce otras funciones que previamente le fueran consignadas. 4. El organismo productor de la documentación es suprimido no así sus funciones de las que unas pasan a otro organismo al que otras funciones fueron encomendadas y otra porción de aquellas funciones del primer organismo pasan a otro organismo diferente del segundo al cual igualmente le fueran conferidas otras funciones o competencias diferentes a las transferidas. La idea de procedencia archivística la debemos entender en conexión con su específica funcionalidad, esto es, nos ha de servir para identificar gm137
LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
pos de documentos, bien sea con el fin de ubicarlos en su contexto de origen o bien con el fin último de localizarlos físicamente. Es claro que en un caso y otro asociarlo a la idea de producción o de entrega variará sustancialmente los resultados. Desde el primero hasta el último el problema reside en determinar, cuando la idea de procedencia se liga a la de producción o a la de entrega de la documentación. Esta circunstancia fue ya estudiada por Duchein quién resuelve aclarando que, cuando un fondo ha conservado su identidad y su individualidad debe considerarse como proveniente del organismo que lo produjo, aunque se haya consignado en el depósito de archivo, ha sido recogido por uno o varios organismo intermediarios. En este caso la noción de procedencia se halla ligada a la de producción, y no a la de entrega. Mientras que al contrario, cuando un fondo ha sido desmembrado en el curso de su historia, o integrado al fondo de un organismo distinto del que lo produjo, hasta el punto de haber perdido su identidad y su individudalidad, entonces debe considerársele como proveniente del organismo que lo integró a su propio fondo. En este caso la noción de procedencia se encuentra ligada a la de entrega y no a la producción Debe prevalecer siempre que sea posible la idea de producción del documento asociado a la de procedencia archivística ya que si por principio de procedencia entendemos, según hemos repetido ya en variadas ocasiones, la obligatoriedad de respetar o rescatar la serie de circunstancias que concurrieron en la génesis de un documento, para su tratamiento será mucho más significativa la identificación del productor que aquella otra del emisor. No obstante este último, el emisor debe necesariamente aparecer como el confín de origen, y en consecuencia como un estadio más que junto con los anteriores debemos recuperar como fuente de información que nos permitirá reconstruir la completa significación del documento.
’.
7.3 EL CUADRO DE CLASIFICACI~NCOMO REPRESENTACI~NS I M B ~ L I C ADEL FONDO
En capítulos anteriores aludíamos a la clasificación archivística como marco tradicional donde se enmarca este principio. Es esta razón la que nos ”
138
DUCHEIN, M., El respeto de los fondos ..., op. cit., p.81
EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS
obliga a considerar el cuadro de clasificación como concepto integrado en el respeto a la procedencia de los fondos. Con independencia del método empleado, de toda clasificación un resultado debe derivarse, aquel universo simbólico en que cada una de las clases aparezcan representadas y que, en definitiva, no es otra cosa que el todo constituido por cada una de sus partes. Esta globalidad nos proporcionará las pautas necesarias para el restablecimiento del orden institucional en aquel otro espacio que lo sustituye, esto es, el archivo. El cuadro de clasificación, por tanto, debe basarse en la filosofía que, en otros tiempos, definió y legitimó a la institución. Para su elaboración resulta indispensable la claridad con que el fondo se defina, ya que, en su restablecimiento, esto es, el restablecimiento del fondo, se resume la filosofía de su configuración, esto es, del cuadro de clasificación. A tal punto que un orden institucional no legitimado jamás podría ser restablecido.
La legitimación del orden institucional como base teórica del cuadro de clasificación Es sabido que las instituciones tienden a perpetuarse una vez creadas, lo cual jamás sena posible sin la legitimación de las mismas. Y es, precisamente, en ese legitimar su existencia donde encontramos el origen de lo que denominamos universo simbólico que los sociólogos Berger y Luckmann definen como cuerpos de tradición teórica que intzgran zonas de significado diferentes y abarcan el orden institucional en una totalidad simbólica 18. Para ellos, todos los sectores del orden institucional se integran en un marco de referencia general, que constituye un universo en el sentido literal de la palabra, pues a partir de él puede concebirse que toda la experiencia humana se desarrolla dentro de aquél. Por ello lo conciben como la matriz de todos los significados objetivados socialmente y subjetivamente reales, toda la sociedad histórica y la biografía de un individuo se ven como hechos que ocurren dentro de ese universo. Así, legitimada la institución, los roles institucionales se convierten en modos de participar en un universo que trasciende y abarca el orden institucional. Estos autores atribuyen a este universo simbólico un carácter nómico y por ende ordenador. Carácter que, muy sencillamente en otro lugar, definen como que pone cada cosa en su lugar 19.
'' l9
BERGER. P.; LUCKMANN, T.,op. cit., p. 124. Idem, p. 128.
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN A R C W ’ S I C A EL PRINCIpIü DE PROCEDENCIA
Podríamos concluir con ellos que el universo simbólico ordena la historia y ubica todos los acontecimientos colectivos dentro de una unidad coherente que incluye el pasado, el presente y el futuro. Con respecto al pasado, establece una «memoria» que comparten todos los individuos socializados dentro de la colectividad. Con respecto al futuro, establece un marco de referencia común para la proyección de las acciones individuales. De esa manera el universo simbólico vincula a los hombres con sus antecesores y sus sucesores en una totalidad significativa, que sirve para trascender la finitud de la existencia individual*O. Es en esta línea dónde encuadramos el cuadro de clasificación no sólo como el resultado o la necesidad de la clasificación sino como el único modo de perpetuar la esencia constitutiva del archivo, un modo particular de articulación del orden institucional. El archivero no es solamente aquel encargado de poner orden a los «papeles» sino también de cuidar que el orden institucional dado en un momento de la historia se perpetúe tal cual.
Noción de cuadro de clasificación Hablar de cuadro de clasificación es, en buena medida, sinónimo de enunciar qué es, en realidad, un sistema de clasificación, pues en esencia, éste representa la suma total de circunstancias a cerca de las cuales hemos querido representar una escala de valores, concediendo a cada una de estas circunstancias un grado de importancia diferente a las demás a partir de un baremo determinado por nuestras propias reflexiones; reflexiones que derivan del análisis de las necesidades que nos obligaron a construir aquel cuadro de clasificación. A este respecto Michel Roberge considera la concepción de un sistema de clasificación como una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata, en suma, de un cuadro que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones para constituir lo que se llama generalmente dossiers. El sistema de clasificación es un modelizador de información *’. Como ente real que posibilita la clasificación, el cuadro, debe reflejar estrictamente la realidad institucional, entendiendo por ésta, no sólo su realiza
*‘
Idem, p. 133.
ROBERGE, Michel, «Le systeme de classification des documents administratifs. Actes de les segones Jomades d’ Arxivistica de Cataiunya,,, Andorra la Bella, 28 de abril-1 de mayo 1989, Revista Catalana de Arxivisiico. Lligall2, (1990). p. 14.
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EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS
dad teórico-hipotética sino más exacta y concluyentemente, la verdadera realidad de su existencia. En términos de Carmen Cayetano, debe ser como el agua de un n o 22; contener en él la capacidad de cambio continuo, al efecto y en extremo predecible, a la cambiante organización del orden social y consecuentemente de la organización institucional que pretende más que retratar reflejar. Así, no sólo habrá de captar la realidad del momento, sino las circunstancias que dieron lugar a esa realidad y por otra parte predecir, en la medida de lo posible, los futuros trastornos que de tal realidad puedan derivarse posteriormente. Para ello, de ninguna manera podrá utilizar elementos aleatonos sino datos exactos y puntuales de realidades implícitas en la legitimación del orden que, por establecido, no es, sin embargo, definitivo. Se convierte así el cuadro de clasificación en la pieza fundamental de la doctrina archivística, y el punto de partida de su propia praxis; en consecuencia, no es solamente instrumento fundamental del archivero sino, al mismo tiempo, instrumento de conocimiento general. Concebimos entonces el cuadro de clasificación como el producto intelectual que nos obliga a analizar en su forma y en su contenido cada uno de los criterios, así como la metodología en él necesariamente implícitos. Al mismo tiempo, puesto que debe servimos fundamentalmente como un instrumento de conocimiento general, debe incluir el número de datos suficientes para identificar el orden institucional. En el capítulo siguiente expondré las especificaciones que deben contemplarse en su estructuración. Las mismas se contienen en el que concebimos como segundo nivel de aplicación del Principio de Procedencia y que hemos dado en nombrar Respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos.
22
CAYETANO, Carmen, Revista Catalana de Archivísrica, Lliguli 2 (1990), p. 126
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CAPÍTULO 8
EL RESPETO A LA ESTRUCTURA ORIGINAL DE LOS FONDOS Y AL ORDEN NATURAL DE LOS DOCUMENTOS
Definido el contenido teórico del respeto a la procedencia de los fondos, que considero primer nivel de aplicación del principio de procedencia, procede ahora analizar su segundo nivel de aplicación, con el fin último de determinar su naturaleza teórica, así como la delimitación de su campo conceptual. Por otra parte, con el ánimo de establecer la integridad de este principio, ora considerado como el único principio de respeto de los FQndos, ora considerado por la suma resultante de la unión de aquél a este otro, que &ora analizamos, conviene establecer si éste representa una extensión de aquel primero, o si por el contrario, constituye un principio independiente.
143
LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVfSTICA:EL PIUNCIPIO DE PROCEDENCIA
Para ello es preciso establecer: 1. La esencia de este principio. Cuestión que trataré de investigar a partir de la presentación y análisis de su primera formulación, así como de la oportuna referencia a sus antecedentes. 2. La problemática real de su planteamiento primero. Asunto que nos lleva irremediablemente a plantear y analizar su puesta en práctica; cuestión estrechamente relacionada con las diferencias sustanciales que encontramos en los diversos métodos de gestionar la documentación por parte de las instituciones generadoras de documentos, muy especialmente en lo que a la administración, como institución, se refiere. 3. Su pertenencia o exclusión del respeto a la procedencia de los fondos. A partir de las diferentes respuestas a cada uno de los tres interrogantes, la delimitación al fin de su concepto se convierte en posible. Y en consecuencia también la configuración de su campo teórico. 8.1 DELIMITACI~NTERMINOL~GICAREFERENTE AL ORDEN
NATURAL DE LOS DOCUMENTOS Mientras todos los archivistas parecen concordar en su verdadero significado, no dan, sin embargo, a tal concepto el mismo término, conocido como el principio de la estructura interna de los fondos, o de la estructura archivística, de reconstitución de la estructura inicial, como aquél del respeto al orden original, o al orden primitivo, como de ordenamiento interno de los fondos. Hecho que dificulta una definitiva y universal definición. Tanto más grave cuanto que es, en definitiva, exactamente lo mismo aquello que cada una de las diferentes acepciones quieren al fin significar, o cuando menos se trata de diferentes matices de una misma realidad. El Comité Internacional de Archivos en su Léxico de Terminología Archivística, lo recoge contenido en el Principio de Procedencia que, como ya citamos, define como aquel según el cual cada documento debe ser colocado en el fondo de archivos del cual procede y, en este fondo, en su lugar de origen 1. Sin embargo, se refiere así mismo, al principio de respeto a la estructura interna como el principio según el cual un fondo de archivos debe ser considerado como un conjunto cuya estructura determinada no debe ser modificada por una sistematización ajena a esta estructura 2.
' 144
Elsevier's Lexicon ofArchive Terminology, op. cit.,p. 35. Idem, p. 36.
El Consejo Internacional de Archivos en su Diccionario de Tenninología Archivística se refiere al principio de respeto a la estructura archivística y 10 define como aquel según el cual un fondo de archivos debe conservar o recibir una clasificación correspondiente a las estructuras administrativas internas del organismo que lo ha creado 3. Nos remite, sin embargo, al principio de respeto al orden primitivo que define como aquel según el cual los archivos de una misma procedencia deben conservar la clasificación establecida por el organismo de origen. Aclara así mismo que a veces se encuentra implícito en el de respeto de los fondos; llamado también principio de registratur 4. Cada una de estas definiciones parten de una premisa fundamental, la condición del documento inscrito en una realidad específica: el archivo como conjunto orgánico de aquellos documentos. En este sentido cada uno de los principios señalados insisten en la necesidad de que documento y archivo mantengan su natural condición, su origen. Si leemos detenidamente, el principio de respeto a la estructura interna conviene, con el principio de respeto a la estructura archivística, en que el fondo de archivo debe mantener la estructura de origen; sin ser modificada, según el primero; conservándola según el segundo. Así mismo, el tercero vuelve a insistir en la necesidad de mantener la clasificación establecida por el organismo que generó la documentación. Noción de orden natural de los documentos En cada una de las diferentes denominaciones se contempla una constante conceptual: la importancia que el orden que los documentos tienen en origen, esto es, a todo largo de su proceso de gestación, sea respetado más tarde, es decir, cuando estos documentos abandonan la institución donde se gestaron y pasan al archivo. El orden natural de los documentos insiste en la necesidad de mantener la clasificación establecida por el organismo. Insistimos, la clasificación y no la ordenación, esto es, no hay por qué mantener un expediente desordenado porque así nos haya llegado al archivo, pero sí separado de otros expedientes naturalmente diferentes a aquél. Un expediente de reclutamiento, por ejemplo, debe permanecer siempre integrado al conjunto de la misma especie y perfectamente separados del total de expedientes de cualquier otra naturaleza; lo cual equivale a decir que la 3 4
Dictionory ofArchiva1 Terminology. op. cit., n. 353, p. 121-122 I d e a n. 387, p. 134.
145
H LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
documentación debe mantener su clasificación. En este sentido es en el que parece necesario aclarar que al referimos al orden, no nos referimos al orden material, sino más concretamente a la disposición u organización interna de cada una de las oficinas o unidades productoras de documentos. En la medida en que el respeto a la procedencia de los fondos contempla que la documentación propia de un fondo no debe mezclarse con la documentación propia de otros fondos, el respeto al orden natural de los documentos contempla que la documentación que genera las dependencias o unidades que integran cada uno de los fondos debe mantenerse separada sin mezclarse. A mi juicio este enunciado no se limita al respeto del orden material y estricto de aquella documentación. En el fondo constituye el principio por el cual la actividad de una institución debe quedar reflejada en el archivo, a partir de los documentos que generó. De esta forma ante instituciones desaparecidas y a partir de su documentación será posible la reconstrucción total y absoluta de su función y la serie de actividades realizadas para su consecución. Por ello, el término que me parece más acertado para este principio, es el de respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos. Entendiendo por estructura original las originarias divisiones funcionales de cualquier organismo y por orden natural, el que se deriva de su crecimiento orgánico como lo opuesto a lo caprichoso y artificial.
8.2 GÉNESIS Y EVOLUCI~NTEÓRICA Para determinar la naturaleza teórica de este segundo enunciado del Principio de Procedencia, debemos remontamos a sus antecedentes, esto es, al principio del registro como antecedente inmediato y más tarde a su primera formulación que encontramos expuesta, como ya señalamos en el capítulo segundo, en la obra de los holandeses Muller, Feith y Fruin, que fueron en realidad los primeros en referirse a este principio en términos de necesidad científica, esto es como un principio del que derivarán los restantes principios 5 . Sin embargo no fueron ellos, en términos exactos sus descubridores. «O sistema de arranjo deve ser baseado na organizacao original do arquivo, a queal, na sua essencia, corresponde organizacao do órgao administrativo que o produziun MULLER, FEITH Y FRUIN. Manual de arranjo e descncao de arquivos. Traducao de Manoei Adolpho Wanderley. Rio de Janeiro, 1960. parágrafo n. 16, p. 35. En la explicación correspondientea este parágrafo puede leerse: “Esta regra. adotada pela Assoagao de Arquivistas, é. de todas, a mais importane, porque nela se formula o principio fundamental, do quai denvam as demais normas. Ibidem.
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EL RESPETO A LA ESTRUCTUFU ORIGINAL DE LOS FONDOS Y AL ORDEN...
Así pues nos referiremos a sus antecedentes que, en realidad, son la causa fundamental por la que más tarde adquiere la forma y el contenido teórico que en buena medida obliga a su aplicación práctica. Antecedentes. El principio del registro como precedente inmediato del principio de respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos: fundamento teórico. Para entender el verdadero sentido de este principio, así como su significación teórica, hemos de definir antes de nada que es el registro y de forma más precisa, el significado de este término en el contexto que ve la luz, para comprender mejor cuales son los determinantes de su evolución y, en consecuencia, sus derivaciones teóricas implícitas, así como aquéllas que de él se explicitan; cuestión esta última que centraría el objeto de nuestro análisis, esto es, la consideración de este segundo enunciado del principio de procedencia como una extensión del respeto a la procedencia de los fondos.
El Registro alemán. Noción En el glosario anexo a la obra de Brenneke, se expone muy claramente el significado del registro, su desarrollo histórico, así como su base legal 7. A partir de su lectura dos son los significados fundamentales que contiene el término alemán registratur. Por un lado, la oficina del registrador y por otro, el material a registrar, esto es, el conjunto o complejo de escrituras y todo material afín que, en definitiva, son el resultado de la actividad de una Institución o de una persona física o jurídica. Son manifiestas las implicaciones que los conceptos de archivo y registro denvan entre sí, por lo cual la delimitación entre ambos se convierte en necesaria. En este sentido el Consejo Internacional de archivos define el Registro como oficina de una administración o de una institución responsable de la creación, del control y de la conservación de los documentos de asuntos comentes 8 . Término que en francés hace coincidir con bureau d’ordre, y que nos remite a su vez al término archives courantes, que define como conjunto de documentos de archivo que son de uso habitual por la actividad de 10s He traducido al castellano el término alemán Regisrratur por Registro. Ver cita número 11. P. 21 de esta obra. BRENNEKE. Archivistica. op. cit. Glossario. Regisfrafur,p. 589-590 Dictionary of archivai terminoiogy. op. cit. n. 386, p. 133
’
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LA CONSTRUCCI6N TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
servicios establecimiento y organismo que los han producido y recibido q. En consecuencia, define el sistema de registro como aquél que permite controlar la creación y el mantenimiento en estado de dossiers corrientes por medio de registros, repertorios, índices l1. Al analizar el concepto de archivo quedó claro que sus servicios o funciones eran, en definitiva, sus propios elementos definidores, cabe ahora plantear la siguiente cuestión: ¿ocurre lo mismo con el registro? Cuestión que debe partir de la concreción sus funciones: introducir, seguir y controlar el iter 12 de los documentos l 3 en el curso de su práctica según un esquema preestablecido. El hecho singular de limitar sus funciones al curso de su práctica, nos indica que su relación con el archivo se limita al archivo administrativo, que podremos considerar como lo hace Brenneke, como la matriz de lo que más tarde será el archivo.
Origen teórico El nacimiento de este principio se remonta al 10 de julio de 1897, fecha de la ordenanza del Ministerio del Interior holandés concerniente a los trabajos de ordención de sus archivos. Para no ser confundido con el principio francés de los fondos, que acababa de ser enunciado, se le denomina en un principio como principio prusiano holandés. Un año después son los archivistas holandeses Muller, Feit y Fruin los que en su ya clásico Manual por primera vez lo enuncian oficialmente. Y lo hacen en los siguientes términos «O sistema de arranjo deve ser basado na organizagao original d o arquivo, a qual, na sua esseencia, corresponde a organizagao do órgao administrativo que o ha produziu» 14. Se convierte para estos archivistas en la fórmula o principio fundamental del cual en consecuencia derivarán las demás normas. Debemos señalar, sin embargo, la importante aclaración que añaden en el parágrafo siguiente «No arranjo do arquivo, portanto, urge, antes de mais nada, restabelecer n. 107, p. 47 Conviene señalar que el diccionario de Terminología Archivística deja en blanco el lugar que ocupa el término que analizo en lo que se refiere a España. por lo que hemos considerado conveniente traducirlo. Debemos sin embargo dejar constancia que la teoría se anticipa a la práctica, ya que no existe en España nada parecido al sistema de registro de otros países muy especialmente de los países germánicos donde el registro está institucionaiizado. 1' Idem, n. 388, p. 134 I2 Podernos entender como recomdo del propio documento o documentos I3 Nos referimos a los documentos de oficina aún no de archivo, al efecto en la traducción italiana se usa el término oifi que ya definimos antes. 'I MULLER. S., FEiTH, J.A. y FRUIN, R.op. cit.. parágrafo 16. p. 35. <1
10
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ldeni,
EL RESPETO A LA ESTRUCTURAORIGINAL DE M S FONDOS Y AL ORDEN...
quanto possível a ordem original. Somente entao será possível julgar-se se 6 conveniente, ou nao, e até que ponto, dela apartar-se* 15. De hecho en el parágrafo siguiente aclaran: «A ordenacao original de um arquivo pode ser modificada aBm de se corrigirem divergencias ern relacao a estrutura geral do mesmo, quer se atribuam tais divergencias a erros dos administradores do arquivo, quer ressulten de moodijicacoes temporárias no sistema de custódia dos documentos» 16.
De esta forma debemos considerar el tratamiento y la organización original de los documentos desde la propia institución u organismo productor de aquellos como el punto de partida del tratamiento y la organización posterior de los mismos desde el archivo. Lo cual en absoluto significa mantener un desorden, si éste fue en origen el estado en que se encontraron aquellos documentos, sino que más propiamente se trata de mantener el estado natural y originario de aquellos. Entendiendo por estado natural el que deriva de su propia naturaleza de origen, esto es, la disposición de los documentos cuando éstos se preparaban para cumplir un cometido concreto y cuando lo cumplían finalmente. El posterior desorden de los mismos nada nos dice de su función orignaria sino que más bien se deriva del hecho de que la final consecución de aquella función pudo muy fácilmente generar un abandono de los propios documentos que propició el desorden de los mismos. Así el respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos debe entenderse desde la singular concreción del respeto a su estado natural originario, esto es en el caso de documentos singulares, su vinculación a la función social que lo produjo, en e! caso de documentos complejos, expedientes. Además de aquella vinculación, el orden que cada uno de los documentos que lo integran tiene en el concepto general de expediente; orden que no responde a la decisión caprichosa de un individuo, sino a una norma de procedimiento concreta. Así, puesto que un expediente de personal, no se tramita en la misma manera que un expediente económico, el respeto al orden natural de los documentos debe entenderse como la vía por la cual, los documentos en el archivo han de reflejar necesariamente aquel procedimiento. Circunstancia que, en primer orden, significa y contempla, como ya hemos señalado, que la documentación propia de cada una de las unidades, oficinas o dependencias que integran cada Institución debe permanecer perfectamente separada. Por tanto, consideramos el respeto del orden natural de los documentos, como una extensión del respeto a la procedencia '5
'6
Ideni.. parágrafo n. 17. p. 40. Idem., parágrafo n. 18, p. 42.
149
W ‘LA CONSTRUCCIÓNTEÓHCA EN ARCHIVÍSTICA: EL P ~ C P I DE O PROCEDENCIA
de los fondos y ambos los dos postulados fundamentales del Principio de Procedencia Archivístico.
8.3 NATURALEZA T E ~ R I C AY ANÁLISIS DE LOS CONCEPTOS QUE INTEGRAN EL RESPETO A LA ESTRUCTURA ORIGINAL DE LOS FONDOS Y AL ORDEN NATURAL DE LOS DOCUMENTOS Como extensión del principio del registro alemán para entender su naturaleza teórica nos vemos obligados a analizar primeramente el significado de aquel principio. Habida cuenta que nuestra investigación la hemos fundamentado además en el análisis de aspectos de carácter teórico, nos referiremos con especial atención al fundamento teórico del denominado principio del registro. La idea fundamental de la teoría holandesa ha quedado expuesta en el capítulo segundo, y es, así mismo, recogida por Adolf Brenneke en los siguientes términos: «Un archivio l7 2 un tutto organico... Esso non pu0 quindi essere creato ad arbitrio, nello stesso modo in cui si f a collezione di manoscritti storici... Ogni archivio ha la sua propria personalita, la sua individualita, che l’archivista deve imparare a conoscere, prima che metta mano ad ordinarlo... Ogni archivio ... deve essere tratato in conformita con la sua natura. Il sistema de classijicazione deve basarsi sulla struttura originaria dell’archivio, che, in generale, coincide con la struttura dell’Ufficio, da1 quale l’archivio proviene»’8. Si el principio francés de fondo determinaba, con la consiguiente separación física, que cada fondo es esencialmente diferente a otros fondos, limitaba su tratamiento reduciéndolo al respeto a su integridad, en cambio nada decía respecto del contenido de cada uno de los fondos. El principio del registro aporta, en cambio, una novedad importante con respecto aquél, que en definitiva viene a renovar el papel o competencia del archivero, o por mejor decir, la no competencia del archivero, nos referimos a los criterios de ordenación del contenido de cada uno de los fondos. Conteniendo igual filosofía en su concepción, esto es la decidida importancia de la procedencia, este principio añade un contenido más: NI ‘7 Con el término archief los holandeses entienden una registratura, un cuerpo archivístico, un fondo mientras el archivo considerado como una colección de más de una registratura se denomina «archiefde$t». De la cita n. 40 de A. BRENNEKE. op. cit., p. 94. ‘8 Ibidem.
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EL RESPETO A LA ESTRiJCTüRA ORIGINAL DE LOS FONDOS Y AL ORDEN... W
criteri di ordinamento non vengono inventati dall'archivista, ma creati dalla storia e dalla vita. I documenti deono essere conservati nello stesso modo in cui si sono coadunati, collegandosi ciok con i fatti storici e queali testimonianze della vita quotidiana. Gli archivi sono organismi che non possono essere arbitrariamente distrutti nk sradicati da1 suolo nel quale sono nati» 19. El sistema de ordenación nos viene impuesto desde la propia institución o ente que generó en su día o está generando la documentación, dicho de otra manera, la estructura del registro de aquella institución determinará la posterior organización, clasificación y ordenación que al fin demos a los documentos en el archivo. En este sentido es en el que afirmábamos, al inicio de esta investigación, que la praxis administrativa se considera base fundamental de la praxis archivística. Esto es, el procedimiento específico adoptado en la resolución de los documentos, o por expresamos en términos de la propia administración, de los expedientes, será lo que nos proporcione la pauta a seguir en el tratamiento de estos expedientes desde la propia Archivística. Así, definido el términofondo de archivo en el capítulo anterior como concepto directamente derivado del respeto a la procedencia de los fondos, serán las especificaciones de su propia estructuración interna las que se deriven del respeto al orden original de los documentos, y que se concretan en dos fundamentales términos, la serie documental y el tipo documental que pasamos a definir como conceptos que integran este segundo nivel del principio de procedencia.
Concepto de serie documental Considerado el fondo de archivo como la unidad menor indisoluble de que se compone un archivo, consideramos la serie documental como la unidad menor indisoluble de la que se compone un fondo de archivo. Si el fondo de archivo quedaba definido como la totalidad de la documentación generada por una Institución cn el ejercicio de sus funciones, la serie documental, como unidad constitutiva del fondo, se define por la totalidad de documentos de una .unidad constitutiva de aquella Institución que responden a un mismo tipo resultado de una norma igualmente específica regulada por una misma norma de procedimiento.
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Idem., p. 95
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LA CONSTRUCCIÓN TE6NCA EN AFXHWfS"KA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Concepto de tipo documental
Así el tipo documental será la unidad menor indisoluble que integra la serie documental. Su definición ha sido esbozada a todo lo largo de esta investigación, la podemos concretar finalmente como el conjunto de documentos de idénticas características que resultan de una competencia concreta atribuida a una unidad administrativaespecífica para el cumplimientode parte del total de la actividad derivada del desarrollo de una función específica. En consecuencia fondo de archivo, serie y tipo documental son los tres conceptos imprescindibles en la praxis archivística, conceptos que como hemos podido comprobar derivan directamente de la praxis administrativa, entendiendo por ésta no únicamente la que se deriva del quehacer de la propia administración, también de todos aquellos grupos cuya función social los relaciona con aquélla.
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Cuarta parte
DEL ESTATUTO CIENTÍFICO DE LA ARCHIVÍSTICA
CAPÍTULO 9
DEFINICI~NDE LA ARCHWÍSTICA
9.1
EL OBJETO DE LA ARCHIVÍSTICA
El Diccionario de Terminología Archivística en su segunda edición se refiere a la misma como la disciplina que trata los aspectos teóricos y prácticos de la función de archivos I . En este punto partimos, pues, de una clara uniformidad: el objeto de estudio de la Archivística son los archivos, en esto parecen coincidir todos los teóricos. Sin embargo y dado que el concepto de archivo ha evolucionado con el paso del tiempo, en la misma medida las preocupaciones, en un tiempo de los profesionales y más adelante de la disciplina encargados de su estudio han dirigido su atención a puntos de mira diferenciados en función de aquellas preocupacioneg.
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Dictiomry of Archiva1 Terminology, op. cit., n. 32, p. 20
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W LA CONSTRUCCIÓNTEÓRICA EN ARCHIVíSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Todo lo cual se ha traducido en tendencias diferenciadas, que algunos autores han dado en llamar divisiones de la Archivística, mientras otros mantienen el concepto global y unitario de la misma, considerándolas en consecuencia perspectivas diferentes de una misma realidad.
La Archivística y sus divisiones
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Definido el objeto conviene ahora dibujar las principales líneas de actuación o, de otra manera más clara, los distintos objetivos que la Archivística se propone para el cabal cumplimiento del objeto fundamental. Dichos objetivos son en realidad los que propician aquellas diferentes líneas de actuación que algunos autores han llegado a considerar como una parcela diferente aunque incluida en la rama principal. Quizá cabría plantear, antes de nada, si cada una de aquellas diferentes actuaciones son en realidad parte integrante de un todo y en tal caso no merecen la categoría de división o si, por el contrario, cuentan en verdad con un objetivo bien definido que exige una metodología particular y, en consecuencia, resulta conveniente asignarle una parcela específica dentro de ese gran espacio que es la Archivística. Como es habitual en casi todos los puntos de análisis en este también es diferente la postura de la mayor parte de tratadistas, que parten en su mayoría de una clara coincidencia la de considerar la Archivística constituida en partes mejor o peor diferenciadas. En su Archivística Casanova distingue: 1. Archiveconomía para la construcción, instalación, conservación y restauración. 2. Archivística pura para la clasificación, ordenación y descripción. 3. Servicios y naturaleza jurídica del archivo: servicio a los usuarios y aspectos legales de la documentación. 4. Historia de los archivos y de la archivística. Wolfang Leech propone: 1. Teoría de los archivos donde incluye el objeto y el método de la archivística. 2. La historia de los archivos. CASANOVA. E.. op. cit. LEESCH, W., Meihodik Gliederung und Bedeurung der Archivwissenchaft. En: Archivar und Historiker. Berlín: Staatiiche Archivvewaltung. 1956. p. 22 y ss. 2
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DEFlNICIÓN DE LA ARCHIVÍSTICA
3. El derecho de los archivos. 4. Técnica. 5. Administración o práctica de los archivos.
Aurelio Tanodi establece tres grandes áreas: 1. Teoría archivística: terminología, funciones, conceptos, historia de los archivos. 2. Archiveconom‘a: edificios, instalaciones,conservación y restauración. 3. Archivonom’a: organización, descripción y legislación.
Por último la Direction des Archives de France en su Pratique Archivistique Francaise, distingue tres campos para la que denomina archivística moderna:
1 . El teórico o científico que incluye la Archivística general y las especiales propias de ciertas categorías de documentos o de instituciones. 2. El técnico para todo lo concerniente a la conservación física de los documentos, la construcción y el equipamiento de los locales de archivos, la reprografía, informática, restauración. 3. El tercer campo, en fin, diferente de unos paises a otros, es el de la gestión, esto es, la organización administrativa y el funcionamiento interno de los servicios de archivo 4. Un estudio del Programa de gestión de documentos y de archivos, RAMP, que propone las directrices para la preparación de programas de estudios sobre la gestión de documentos y la administración de archivos modernos elaborado por M. Cook 5 difierencia dos ámbitos: 1. El ámbito específico de la Archivística. 2. El ámbito común con las demás ciencias de la Documentación. Dualidad que recogerá más tarde Antonia Heredia 6 , y que el profesor Cruz Mundet comparte 7. Coincidiendo con ambos entiendo que los puntos de interés de la Archivística, a partir de los cuales la misma se estructura, son dos: los puramente intelectuales y los eminentemente prácticos, sin que ambos sean excluyentes más bien al contrario, complementarios.Ambas perspectivas son la doble vía así de ésta como de cualquier otra disciplina para su enriquecimiento. Lo pratique archivistique franpise. Pank Archives Nationales. 1993, p. 25 Publicado por la Unesco en Pan’s en 1982 6 HEREDIA HERRERA, A.. op. cit, p. 23-24 7 CRUZ MUNDET, J.R., Manual de Archiuísrica. Madrid Fundación Germán Sanchez Ruiperez: Pirámide, 1994, p. 66-67. 4
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LA CONSTRUCCIÓN TEÓWCA EN ARCHIVfSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
9.2 DISCIPLINAS COMPLEMENTARIAS La delimitación de la Archivística puede muy bien plantearse en un principio desde las relaciones que mantiene con otras disciplinas con objetivos similares, así como con aquellas que con objetivos diferentes pueden y de hecho contribuyen a que los suyos se vean cumplidos. Cada una de ellas representan un complemento para la que analizamos. Por lo mismo a todas las englobamos en un conjunto único que denominamos como disciplinas complementarias. Nuestra exposición, desde un punto de vista estrictamente metodológico, tendrá como línea argumental las afinidades con aquéllas, con el fin Último de contribuir a la expansión de la tendencia conciliadora de la que muy claramente hablaba Duchein 8. Con ello no pretendo sumergirme en la irrealidad de una ingenua y simplista interpretación, ni sustraerme a la delicada tarea de trazar aquellas precisiones que posibilitan la definición científica de toda disciplina. En suma, no quiero decir que no existan diferencias y las consecuentes distancias entre una y otras, sólo que éstas muy bien pueden y deben afrontarse desde distintas posiciones una de las cuales, puede ser ésta. Las diferencias muy bien, y en una proporción directa, pueden traducirse en similitudes que intentaré definir. Los grupos de disciplinas que mantienen estrechas relaciones con la Archivística, complentándola al fin, son tres: a. Las ciencias de la Administración b. Las ciencias históricas c. Las ciencias documentales. De acuerdo con el diccionario de Terminología archivística, ya hemos dicho que esta disciplina se encarga fundamentalmente de los aspectos teóricos y prácticos de la función de archivos. Dicha función se concibe, lo vimos con más detalle cuando abordamos el concepto de archivo, en una triple dirección de acuerdo a sendos grupos diferenciados de usuarios: a. La función administrativa, con la Administración como usuario fundamental b. La función cultural c. La función social * M. DUCHEIN. El archivero en la era de la comunicación: especificidad y expansión de la Archivística. Irargi 11 (1989) 158
DEFINICIÓN DE LA ARCHIVíSTICA W
En esta concepción tripartita, tienen adecuada cabida dichas relaciones. -
La Archivística y las ciencias de la Administración y del Derecho La Archivística y las ciencias y técnicas historiográficas La Archivísticay las ciencias de la biblioteconom'a y la documentación.
La Archivística y las ciencias de la Administración y del Derecho De todas quizá sean estas relaciones las más evidentes y necesarias. De acuerdo al carácter de su objeto de estudio los archivos y documentos resultado ambos de la actividad de la Administración, la Archivística se erige, de alguna manera, en continuadora de la labor de aquélla en tanto en cuanto posibilita que la función de aquellos documentos y archivos siga cumpliéndose cuando ya no forman parte material de la Administración. En la misma medida para el adecuado cumplimiento del principio archivístico por antonomasia el de procedencia que, más allá de toda erudición, implica el respeto al procedimiento administrativo o jurídico que da lugar a los documentos. En consecuencia parece obvio que en la formación del archivero adquiera una importancia notable los conocimientos referidos al procedimiento y la gestión administrativa como principios que inspiraran su propia gestión.
La Archivística y las ciencias y técnicas historiográficas En la misma medida relevantes son las relaciones que la Archivística mantiene con las ciencias de la Historia. Dado el carácter que con el paso del tiempo pueden llegar a alcanzar los documentos y derivado también de su carácter testimonial, los mismos se convierten en objeto de interés para estas disciplinas. Durante el tiempo en que duró una concepción primordialmente histórica del archivo, ya vimos cuando seguíamos la evolución del archivo, estas relaciones fueron prácticamente exclusivas. Hoy comparten su espacio con otras ciencias de factura más reciente pero en alguna medida de mayor peso: las Ciencias de la Documentación.
La Archivística y las ciencias de la documentación Es preciso dedicar una especial atención a este punto por cuanto es evidente que en su relación se incorporan elementos'altamente definitorios de la disciplina que nos ocupa. 159
LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVíSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDEhTiA
Como ya hicieron otros antes estas relaciones pueden ser atendidas desde los dos polos que consituyen toda argumentación: la afirmación o la negación. Lo cual equivale a analizar tanto las afinidades como las direrencias. Sin embargo de acuerdo con la introducción a este epígrafe, fijaremos la atención en las primeras. Afirmaba Duchein que la oposición tradicional entre bibliotecarios, archiveros y documentalistas es algo del pasado por cuanto «en la sociedad de hoy para contestar a las demandas de los usuarios (sean usuarios administrativos o científicos o inclusive del público en general), los papeles del bibliotecario, del documentalista y del archivero ya no están en conflicto, sino que son complementarios. Lo mismo que el médico, el dentista, el farrnaceútico, el kinesiterapeuta, no son rivales, sino que cooperan en beneficio de la saludpública». Sigue más adelante: «Elfuturo no está en la oposición; está en la colaboración entre estas profesiones, que tienen mucho en común y que son muy cercanas» lo. De tal manera lo dicho hasta aquí es cierto que las relaciones de la Archivística con las ciencias de la documentación se estrechan hasta encontrar en ellas el marco más apropiado para desarrollar la formación de sus futuros profesionales. Lo cual, sin duda, empieza a ser concluyente respecto de la necesidad de una integración en las ciencias de la documentación que, en absoluto, estará reñida con la especificidad de cada una de las disciplinas que las integran. Dichas especificidades representan el punto de partida para M. Cook I L quien establece que en la formación profesional integrada se respetarán áreas específicas para cada una de las diferentes ciencias. Para la archivística señala como integrantes de esa especificidad: 1. La Gestión de documentos 2. La Administración de archivos 3. Las ciencias de la interpretación 4. La historia administrativa o institucional.
Veamos las dos primeras.
CRUZ MUNDET. op. cit. p. 272 DUCHEIN. M.,op. cit., p. 24-26. '1 COOK,M. Guidelines non acurriculum development in informarion techonoiogy for librarians, documentulist and archivists. París: UNESCO, 1986. Idern: ínformation technology: a challenge to training. En: Archivum, XXXN, 1988, p. 17-33. 9
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DEFINICI6N DE LA ARCHWfSnCA
9.3 LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y LA ARCHIVÍSTICA Los documentos y los archivos, tanto si son públicos como si no lo son, representan parte esencial en la vida de una comunidad. Son en realidad, además de un instrumento para la gestión o administración de cualquier organización, un importante recurso de información. Por lo mismo se entiende también que estos documentos y archivos, constituyen una parte más que importante, esencial, en los recursos de información de un país 12. Parece, entonces, razonable que su gestión no sea en ningún caso producto del azar o la necesidad sino mas bien el resultado de una política y una planificación adecuadas. Durante un tiempo se han utilizado indistintamente los conceptos de gestión y10 administración de documentos, gestión y10 administración de archivos. Hoy parece una cuestión cerrada, son diferentes versiones del Record Management inglés. Además y aun cuando se trata de una disciplina cuyo origen es relativamente cercano en el tiempo y a la espera de un progreso teórico que le permita su consolidación científica, parece que sus campos de acción si están realmente definidos. Del ya citado Records Management inglés caben en castellano dos diferentes lecturas: la gestión de documentos o la administración de los mismos. El primero equivale al término gestion de docurnents, utilizado en el Canadá francófono. El segundo representa en realidad la versión iberoamericana del mismo término. Como veremos las diferentes definiciones tienden a un fin meridiano: el aumento de la calidad aun en detrimento de la cantidad. Al mismo se refinó en 1965 Emmett J. Leahy, considerado por algunos como el artífice de este modo de entender la función documental: menos fondos pero mejores 13. Su origen se asocia a un problema relacionado con la cantidad de documentos, su conservación y en consecuencia la necesidad de su selección y posterior eliminación. En 1880 el Congreso de los Estados Unidos autoriza el expurgo de algunos documentos ante el impresionante crecimiento de los mismos 14. Muy pronto resulta evidente que esta solución no puede, en modo RHOADS, James B. La función de la gestión de Documentos y Archivos en los sistcrnas nacionales de información: un estudio del RAMP. Pm's: Unesco, 1989, p. 2 I3 Emmett J. LEAHY and Cristopher A. CAMERON. Modern Records management A basic guide to records control, filling and infonnation retieval. New York. 1965 " RICKS, Artel. Records Management as an archiva1 Function. En: ACteS du 8 COngréS International des Archives (Washington, 27 septembre, 1 octobre 1976). Arcbivum. XXvl(1979). P. 29-36. También Olga GALLEGO DOMINGUEZ y Pedro LOPEZ GOMEZ. Artxibistikan sarrera. Introducción a la Archivística. Vitoria: Servicio de publicaciones del Gobierno vasco, 1989, p. 62-64.
161 LAC O N S T R W O N TEORICA...A
LA CONSTRUCCI6NTE6RICA EN AR(7IWíSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
alguno, solucionar definitivamente el problema; el mismo se mantiene mientras la producción documental siga creciendo. Obviamente la cuestión va más allá de la gestión de la documentación existente, apunta más a la necesidad de controlarla desde su creación. En esta dirección camina el funcionamiento de las diferentes comisiones que se van creando y del Comité que en 1887 constituye el propio Senado para resolver este problema. Dos años después se aprobó la Ley General de Depuración de Documentos. Algunas décadas más tarde, en 1934, se crea el Archivo Nacional en un principio con una función casi exclusivamente conservadora, si bien sólo de aquellos documentos con un valor marcadamente duradero, para pasar después a intervenir en los organismos federales redactando normas para la realización de transferencias. Se inicia entonces una tendencia a controlar la creación de los documentos y la forma en que éstos se tramitan. Archiveros como T.R.Shellenberg, F.B. Evans, M. Roper, E. Posner entre otros inauguran un nuevo concepto de Archivística basado en un incremento de su función administrativa inevitablmente en detrimento de su tradicional función historicista. Todo ello supone una revisión de conceptos así como de las tradicionales funciones del archivero. Este movimiento culmina en 1950 con la Ley de Documentos federales de la misma fecha con la que se establecía un control administrativo sobre todo el ciclo vital de los documentos. La responsabilidad en su cumplimiento compitió al National Archives and Record Service, el Servicio del Archivo Nacional y documentos que era, en realidad, el antiguo Archivo Nacional. Tres oficinas canalizaron su actividad distribuida como sigue: A. Todo lo que se refiere a la creación y el uso de documentos fué competencia de la Oficina de Administración de Documentos. En consecuencia fueron de su especial atención los archivos de oficina. B. La localización de documentos con valor permanente corrió por cuenta de la Oficina de Archivos Provisionales Federales. Son, pues, los documentos con un valor intermedio el objeto de interés de esta oficina. C . La Oficina del Archivo Nacional, por último, se encarga de todos aquellos documentos que han superado la prueba del tiempo y que con un carácter permanente serán conservados por tiempo indefinido. Sendas oficinas representan sin duda el ciclo completo de vida de los documentos que es sobre el que se aplica la Gestión en su integridad. 162
DEFINICIÓN DE LA ARCHW&TICA E
En 1975 en su primera sesión el Congreso de los Estados Unidos 10 define como: «la planificación, el control, la dirección, la organización, la capacitación, la promocióii y otras actividades gerenciales relacionadas con la creación de archivos, su mantenimiento, así como su eliminación, inlcuyendo el manejo de correspodencia,formularios directrices, informes, documentos vitales, equipos y materiales de archivos, m'quinas copiadoros, técnicas de automatización, de elaboración de datos, preservación de archivos, eliminación de archivos y centros de archivos u otras instalaciones de almacenamiento» 15. El Diccionario de Terminología archivística lo considera: «un aspecto de la Administración general relacionado con la búsqueda de la economía y eficacia en la producción, mantenimiento, uso y destino final de los documentos»'6Guy Dubosq entiende la Gestión de documentos como una política de intervención sobre la organización misma de los documentos desde su nacimiento en las oficinas 17. Años más tarde A. Ricks señalaba que la Gestión de Documentos se dirige a asegurar una adecuada documentación, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar la forma de como se organizan y recuperan los documentos, proporcionar el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo costo de los documentos 18. La gestión de documentos es para la mayoría una disciplina cuya importancia reside en la radical división entre la primera edad de los documentos con un valor eminentemente administrativo y su estadio final donde éste se sustituye por un valor histórico y, en consecuencia, las diferencias en el tratamiento de archivos administrativos por un lado y de archivos históricos por el otro. Hablar de experiencias en este campo equivale a precisar su significado por cuanto en la medida en que su figura se contempla en la concepción general de la administración su práctica es posible o no lo es. En los paises anglosajones esta división alcanza su máxima expresión al punto de nombrar a los documentos en cada edad con un término diferente: los de valor permanente constituyen los archivos históricos. Aquellos con valor administrativo constituyen los records, para nosotros archivos administrativos. Olga GALLEGO y Pedro LOPEZ GOMEZ.op. cit.,p. 62 Dictionary of Archival Tenninology, op. cit., n. 376. p, 130 G u y DUBOSQ. Organization du Préarchivage. París:UNESCO. 1974 l8 RICKS, Artel. Records Management as an archiva1 Function. En: Actes du 8 Congrts International des Archives (Washington, 27 septembre. 1 octobre 1976). Archivum. XXVI (1979) IJ
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LA CONSTRUCCI6NTEÓRICA EN ARCHIVíSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Así pues «archivos» y «records» son para los anglosajones vocablos diferentes que encierran contenidos diferentes. Son objeto de la gestión de documentos únicamente los últimos, es decir los documentos registrados independientemente de su forma o de sus características materiales, elaborada, recibida o conservada por una institución u organización en el ejercicio de sus funciones. En los paises caracterizados por el concepto de Fondo Estatal Único l9 las posibilidades de una administración racional de archivos son importantes. En elíos se pone un especial énfasis en la relación entre los archivos de Estado, esto es los históricos, y los administrativos. Por lo que hace a España ya en el siglo XIX la formación de la mayor parte de los archiveros era de una tradición claramente administrativista”. En consecuencia, apesar de que ni entonces ni ahora existió un disciplina así denominada, los objetivos propuestos por la misma se han ido cumpliendo. Además aún cuando hoy no exista ninguna rama específica de la ciencia administrativa que tome por objeto la adecuada creación y posterior tratamiento de los documentos parece que la situación está en vías de cambio. Con la implantación de los estudios de Gestión y Administración Pública y la incorporación de la Documentación Administrativa como asignatura troncal en su Plan de Estudios en breve el rumbo puede variar considerablemente. Entre los objetivos de esta asignatura cabe aquí citar la racionalidad en la creación de los documentos 21. ¿Se trata en realidad de dos ciencias diferentes? ¿Existen dos diferentes objetos? ¿Es la primera una extensión de la segunda? Obviamente las posturas de los diferentes teóricos son variables. Pero además, mucho más significativo es el hecho de que algunos de ellos lo ignoren totalmente, o no se pronuncien al menos sobre el tema. Responder a los interrogantes anteriores nos permitiría clarificar la significación de ambas disciplinas y si procede sus relaciones-y el papel de esta Última en la que nos ocupa: la Archivística. l9 A.P. KURANTOV. Progres dans la Science Administrative des Archives. En: Actes du Se Congres International des Archives (Washington, 217 de septiembre-le de octobre 1976). Archiwm (1979). p. 73-83. Recogido por Olga GALLEGO y Pedro LOPEZ GOMEZ, op. cit.,óá 2o Luis Rcdriguez Miguel; Sainz de Andino; Porras Huidobro; Troche y Zúíiiga, por citar algunos. zI Dan forma a la comunicación que presenté al II Encuentro en organización del conocimiento en sistemas documentales, celebrado en esta Universidad Carlos 111 de Madrid, en noviembre pasado, con el titulo: La documentaci6n administrativa como disciplina. Organización de contenidos en la diplomahira de Gestión y Administración Pública.
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DEFWrCI6N DE LA ARCHNfSTICA
Evidentemente la respuesta a la primera cuestión viene de la mano de la segunda. Si existen dos objetivos diferentes serán necesarias dos disciplinas con otros tantos métodos para abordarlos. Por el contrario, si el fin es el mismo, idénticos instrumentos nos servirán para alcanzarlo. Una tercera opción hemos de tener en cuenta: la de que sin ser objetos diferentes ambas aborden facetas distintas de uno mismo. No es el caso, el objeto de la Archivística es tambien el de la gestión de documentos o a la inversa el de la gestión de documentos lo es también de la Archivística. Sucede eso sí que la primera ha evolucionado incorporando con el tiempo objetivos que necesariamente debía superar para alcanzar su finalidad primera. Por lo mismo entendemos que la gestión de documentos no es sino una extensión de la Archivística. Lo razonaré. He dicho ya que el archivo es el objeto de la Archivística pero no como lugar de conservación sino como conjunto de documentos con valores y funciones que se modifican con el paso del tiempo y que van desde la puramente administrativa a la cultural, pasando por estadios donde ambas se alternan o yuxtaponen. Podemos concluir entonces que el archivo posee valor en tanto cuanto contiene información. Por consiguiente la ciencica que los estudia debe disponer las normas y principios para que esta información sea Útil, esto es, debe gestionar adecuadamente los elementos que constituyen el archivo, los continentes reales de información: los documentos. P x a ello ha de tenerse siempre en cuenta los diferentes grupos de usuarios de los archivos, destinatarios en realidad de la información que contienen los documentos. Definamos ahora cual es el objeto de la gestión de documentos. A juzgar por las definiciones aportadas y por la forma en que se bautiza lo son también los documentos, y lo son, tal y como sucede con la Archivística, por ser en realidad continentes de información, variables según sus usuarios. La finalidad última es, como para la Archivística, hacer útiles esos documentos, gestionándolos adecuadamente. Según Leahy para que esto sea posible hay que combatir un enemigo importante, el crecimiento del acervo documental. El medio de combatirlo, entiendo, lo constituyen dos aspectos relevantes en la misma medida: la selección de aquellos para su conservación y el control en su creación, ambos con idéntica finalidad: la gestión más adecuada. El primero de estos aspectos ha sido objeto de atención de la Archivística, prácticamente desde la aparición de los archivos, de una forma tanto más intensa cuanto más se imponía como problema. Es el segundo el que constituye el único punto distintivo entre ambas disiiplinas, creo sin embargo, que no al punto de considerarlas diferentes. 165
LA CONSTRUCCI6NTE6RICA EN ARCHIVfSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
La distancia entre ambas, Gestión de documentos y Archivística, ha tenido una justificación mientras ha prevalecido una visión de la segunda eminentemente historicista que necesariamente traía aparejada una pérdida de la noción de la función administrativa de los archivos. Pero hoy, continuando con una tradición inaugurada en el siglo xrx, la función archivística es por excelencia la función administrativa. En consecuencia se preocupa por el documento desde el mismo momento en que nace. Preocupación que parece la fundamental para la gestión de documentos, si bien no la Única. Las restantes son compartidas por ambas disciplinas. Concluimos entonces que se trata de una misma disciplina con dos denominaciones diferentes según que incidan sobre aspectos distintos de una misma realidad que es el documento de archivo.
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CAPÍTULO 10
NATURALEZA DE LA ARCHIV~STICA
10.1 NATURALEZA DE LA ARCHIVÍSTICA Considerar la Archivística como una ciencia o por el contrario tenerla en la consideración de mera técnica, es un problema que viene de antiguo pero que en especial surge cuando tras la publicación de su manual (1 898), los holandeses Muller, Feith y Fruin independizan la, hasta entonces llamada Archivología. de otras dos disciplinas a las que por largo tiempo había permanecido unida, esto es a la Biblioteconomía, por un lado y a la museística, entonces considerada museología, por el otro. Años antes algunos autores se habían referido a esta disciplina en términos de Ciencia. Es el caso de CH.V. Langlojs que en 1895, en un artículo publicado en la revista internacional de archivos se refiere a esta disciplina como la science des archives, aquella «que trata de la economía, de la organi167
LA CONSTRUCCIÓN'lE6RICA EN ARCHlVfSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
zación teórica, descriptiva y comparada, y de la historia de los depósitos de archivos (...)a l . En la década de los sesenta este problema vuelve a ser considerado por el profesor Aurelio Tanodi que lo esboza en un primer momento en su obra El concepto de Archivología, publicado en 1960 2 . Un año despues volverá sobre el tema en su obra Manual de Archivología Hispanoamericana. Teorías y principios 3. Desde entonces es un tema asociado a una polémica, en nuestra opinión, sin resolver desde el momento en que aún perduran posturas si no encontradas, no totalmente convergentes. Después de definir los conceptos de archivo y archivalia,Tanodi aborda un concepto más amplio archivología al que define como «...una disciplina auxiliar ofuncional de la administración y de la historia, que se rejere a la creación, historia, organización y funciones de los archivos y sus fundamentos legales o jurídicos». Continúa más adelante exponiendo que la Archivología es una disciplina técnica y no una ciencia, argumentando que le faltan algunos elementos propios de toda ciencia. Acompaña su exposición una recopilación de la opinión de distintos archiveros y teóricos respecto del tema:
Giulio Batelli (1947) en sus clases en la Escuela Paleográfica Vaticana, expuso que la misma, con sus problemas, tiene un carácter eminentemente práctico, que trata de resolver los problemas con soluciones de ese mismo tipo, en base a la experiencia de los archiveros; no se trata de problemas científicos. La Archivología estudia los archivos con el fin de precisar su esencia e historia; la sistematización de los archivos es su primordial preocupación, con sus tres problemas elementales: ordenar, conservar y administrar. Este concepto corresponde a una disciplina no a una ciencia4. Eugenio Casanova (1928) la considera como la ciencia de los archivos, para él esta disciplina no solamente se encarga de estudiar como conservar los archivos sino que fija su atención además en la construcción y mantenimiento de los locales y muebles, así como en el ordenamiento y su posterior comunicación tanto en el presente como en el futuro 5. Wolfgrang Leesch (1956) Concede una especial importancia al método para conceder o no categoría de ciencia a la Archivística 6 . pp. 1-2.
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LANGLOIS, CH.V. «La science des archives», Revue Inrernarional des Archives, 1895, vol. 1 ,
TANODI, Aurelio. El concepto de Archivologia, Santa Fé, Universidad Nacional del Litoral, Departamento de Pedagogia Universitaria, 1960. (Extensíon cultural, n. 1.) TANODI. Aurelio. Manual de Archivología HLFpoMnmenrnno. Teonás y principios, Córdoba, Universidad Nacional, 1961. (Collectánea archivística, n. 1). Recogido por Aurelio TANODI, El concepro de Archivología, op. c i t . pp. 10-11 CASANOVA, Eugenio. Archivística, - 2.'ed., Siena. Stab. Ani Grafichi Lazzeri, 1928, pp. 12-20.
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Roscoe R.Hill(1950) argumentará «la Archivología es la ciencia que trata la conservación, administración y utilización de documentos, como fiel servidora de la historian ’. Entre aquellos que no consienten conceder la cualificación de ciencia y la limitan al campo meramente práctico: Sante Viheím, cuya argumentación es reocogida por el profesor Tanodi: «Nos acusamos nosotros mismo de herejía, pues no podemos, en verdad, creer en una ciencia de archivos que mereciera este nombre sin limitaciones. Creemos mas bien que ella se presenta en verdad, c o m una experiencia cada vez mas depurada. Los archivos están demasiado ligados a la historia -cuyas reliquias palpables se llaman con razón- como para poder abrevar sus fuentes en otro lugar que en la experiencia histórica, 8. Por otro lado, Willy Flach atribuye a la ciencia de los archivos «el cultivo de todas las disciplinas que sirven a la elaboración e investigación del material de fuentes históricas escritas 9. En su manual Antonia Heredia retoma la cuestión planteando la triple división de las opiniones: en primer término el grupo de pensadores que conceden a la Archivística un lugar entre las ciencias, como son: Casanova, Schellenberg, Ciceri, Marcelino Pereira y el Comité de Terminología archivística de la Asociación Archivística Brasileira. Para sus respectivas afirmaciones aportan diferentes argumentos todos ellos reducidos a las diferentes formulaciones y análisis de principios y técnicas llevados a la práctica en materia de archivos. En segundo lugar aquellos que participan de la opinión de que la Archivística nada tiene que ver al lado de las diferentes disciplinas científicas, ello debido a su carácter eminentemente práctico y normativo, serían los ya mencionados Giullio Battelli y Aurelio Tanodi. Por fin un tercer grupo la consideran una ciencia en formación cuyo cuerpo teórico y cuya metodología necesitan aún de tiempo para ser formulados debido en esencia al reciente origen de la disciplina que nos ocupa. En este tercer grupo se encontraría A. Arad que ya en el Congreso Internacional celebrado en Londres en 1980 exponía que la causa fundamental de no poder considerar a la Archivística una ciencia era la ausencia de una terminología común ‘ O . Lo hacía planteando un triple interrogante al que trata de dar una Única respuesta, estas preguntas son: ¿el trabajo archivístico es un trabaLEESCH, Wolfang. «Methodik Gliederung und Bedeutung der Archivwissenchafm, en Archivur und Historiker. Berlín: Srmtliche Archiwerwultung. 1956, pp. 13 y ss. , «LahnAmencanArchivology 1948-1949», 7he Hi.~p~~aicAmencanHis~riculRewiew,XXX, 1,1950, p.115. * nDie archive zwischen Venvaltung und Wissenschaft», Der Archivar, Vii, 1, 1954, cols. 1-2. «Vom Wessen der Archiuwissenschafta, Archivmirteilungen, 1953. p. 14. Citado por Leesch.
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jo científico?, ¿tiene el trabajo científico una metodologia? y, por Último, ¿puede contribuir el CIA al establecimiento y desarrollo de dicha metodología?, y antes de contestarlas se embarca en la dificil aventura de definir lo que es ciencia. «Unaserie de experiencias y observaciones comunes que reciben una intevretación común, en una terminología aceptada pueden formar una base, para una disciplina científica» I I . Base sobre la cual, añadimos, se van asentar los principios generales, hipótesis que una vez probadas, formarán el cuerpo teórico, no sin antes haber determinado el método a seguir para ese fin, y después generar el lenguaje que le dé por fin el verdadero sentido. Tras replantear la cuestión, Cruz Mundet en su manual se define partidario de la conceptuación de la Archivística como ciencia emergente, para lo cual argumenta: «Es ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble consideración: los fondos documentales y su entorno; posee además un método, compuesto por un conjunto de principios teóricos y procedimientos prácticos, cuya evolución constante la perjilan con mayor nitidez día a día. Y un jin hacer recuperable la información documental para su USO» 12. Con él coincido en la meridiana definición del objeto y el fin. En lo que hace al método, sin embargo, disiento en parte por cuanto entiendo que para definir una disciplina como científica no se trata tanto de delimitar su proceder, esto es, de definir la vía práctica por la que ha de discumr la teoría como en definir la vía por la que ha de progresar el conocimiento en tal o cual materia esto es el método científico aplicado a este o aquel área del saber. Y en este punto nos parece realmente importante destacar el hecho de que es de la Universidad de quien realmente depende su consolidación como disciplina científica ya que a ella corresponde en justicia la configuración de esa metodología que algunos consideran aún inexistente, no tanto para la resolución de determinados problemas sino más exactamente para su planteamiento. Nos encontramos, pues y para concluir, muy próximos a la postura de Arie Arad, y de todos aquellos que consideran a la Archivística como ciencia en formación; coincidimos con ellos en que la Archivística emerge como ciencia ya que, según introducíamos,la labor de investigación propiamente dicha, esto es, apartada de tal o cual particular problema y mucho más próxima a preocupaciones comunes y universales, de índole estrictamente teórica, empieza a cobrar sus merecidos frutos. Pero todavía hay un elemento que debemos estimar en el futuro más inmediato, como argumento de positivación: la Archivística, por su función y más 'O ARAD,h e . «El Consejo Internacional de Archivos y la metodología archivística», Actas del o( Congreso Internacional de Archivos, 1980. pp. 6 y ss. " Idem. p. 2 '* CRUZ MUNDET, J. R. Manual de archivística. op. cit., p. 64.
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concretamente por la función de SU objeto de estudio, el archivo -legitimar la iristitución que produce el fondo documental que custodia- no es un area de conocimiento de interés para unos pocos, es en realidad una ciencia cuyos avances han de redundar en beneficio de la sociedad en general.
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CONCLUSIONES
El modelo teórico propuesto parte del denominado Principio de Procedencia archivístico que defino como aquel que sanciona el tratamiento de la documentación de archivo a partir del respeto al que la misma recibió en la institución donde se generó. En consecuencia se traduce en la obligatoriedad de mantener separada la documentación propia de cada unidad productora de documentos El enunciado teórico de este principio parte de la existencia de tres elementales conceptos y la relación que los une: la institución y sufunción, como sujeto productor del documento de archivo y marco de referencia del Principio de Procedencia; el documento de urchivo, como objeto material de aquel principio y resultado de la actividad de la institución y el archivo, como representación de la función de la institución y marco de desarrollo del propio principio. En su formulación teórica dos postulados son fundamentales y representan a un tiempo los hitos claves de su progreso: -
el respeto a la procedencia de los fondos, enunciado en la Instrucción para la Reforma de los Archivos Departamentales de París en 1841, que contempla que la documentación generada por una Institución en el ejercicio de sus funciones una vez en el archivo no debe jamás mezclarse con la documentación generada por otra Institución diferente. - el respecto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos, esbozado en la obra de los teóricos holandeses Muller, 175
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Feith y Fruin que contemplan que la clasificación del archivo debe basarse en la organización del sujeto que la produce. En la praxis de este principio y en estrecha relación con los términos de su formulaciónteórica, distinguimosdos niveles o grados diferenciadosque se derivan de sus dos postulados fundamentales: Un primer nivel o grado de aplicación, que consiste en no mezclar la documentación de diferentes fondos en el seno del archivo. Un segundo nivel que consiste: por un lado, en no mezclar la documentación de las diferentes unidades que componen aquel fondo, manteniendo su estructura orgánica original y, por el otro, en mantener la documentación de cada una de las diferentes procedencias en el orden en que se fueron creando los documentos, esto es en su orden natural, para que los mismos puedan reflejar el procedimiento administrativodel que son resultado. El primero de estos niveles exige la definición de los conceptos: fondo de archivo, procedencia archivística y cuadro de clasificación. El segundo, por su parte, exige la definición de los conceptos de serie y tipo documental. En su conjunto la praxis del Principio de Procedencia deriva directamente de la praxis administrativa; por lo mismo, podemos asegurar que dicho principio contiene la base teórica necesaria para definir la función administrativa del archivo. Al mismo tiempo al posibilitar el orden en el interior del archivo proporciona los medios para la recuperación de los documentos con fines diferentes a los propiamente administrativos, así pues, en la misma medida define la función cultural del mismo. En consecuencia y puesto que define las dos fundamentales funciones del archivo representa el punto de partida de la praxis archivística. Por último, y a pesar de que tradicionalmente este principio se ha enmarcado en un contexto específico de la teoría archivística -la clasificación, contexto en el que desde luego nace-, hoy no es posible reducirlo a esta parcela, sino que debe estar presente en cualquiera de sus manifestaciones, En consecuencia, representa la base de la metodología archivística. Por todo ello representa también el origen y el marco adecuado para la definición de los conceptos de: archivo, documento de archivo, fondo de archivo, procedencia archivística, cuadro de clasificación, serie y tipo documental, todos ellos fundamentales para la teoría archivística. En suma, el elemento clave para la construcción teórica en Archivística.
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