LA CONCILIACIÓN BANCARIA Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc. La entidad financiera donde se se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta. Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria , proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia. Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque. - Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa. - Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar. - Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares. - Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar. - Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario , pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene lo s movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa. En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:
Saldo del extracto bancario: XXX (-) Cheques pendientes de co bro: XXX (-) Notas crédito no registradas XXX (+) Consignaciones pendientes XXX (+) Notas debito no registradas XXX (±) Errores en el auxiliar XXX = Saldo en libros. XXX Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc. Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo. En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar. Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados. En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar. La conciliación no busca que ningún momento ³legalizar ´ los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.
1.
Introducción
En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte más importante y delicada en cuanto a la manipulación, uso y preservación del mismo, es por ello que en toda empresa nunca debe faltar buenas directrices que garanticen el buen aprovechamiento del este activo. Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener bienes o servicios, útiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias. En la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una conciliación mensual con cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinan las diferencias existentes y se consigue el saldo correcto. La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del efectivo. El presente documento trata sobre el procedimiento, métodos y las reglas de presentación para elaborar una conciliación bancari o.
2. Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliación bancaria Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliación, es que a veces NO se sabe qué hacer con los ajustes hechos el mes anterior, a continuación se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con la conciliación del mes correspondiente. PARTIDA O CAUSA
PROCEDIMIENTO EMPRESA
PARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL BANCO
BANCO y
y
PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LA EMPRESA
y
y
ERRORES
y
Verificar que los cheques en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el Estado de cuenta enviado por Banco. Verificar que los Depósitos en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el estado de cuenta enviado por Banco.
Revisar que las Notas de Débito o Cheques omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco. Revisar que las Notas de Crédito o Depósitos omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco. Comprobar que se hayan asentado Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en todos los errores (del mes pasado) en el los libros de la empresa (libro mayor estado de cuenta bancario, ya sean por de Banco) ya sean por diferencias, diferencias, mal ubicación, omisión o mal ubicación, omisión o prescripción partidas que no corresponden a la empresa. de cheques.
Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben tomar en cuenta para la conciliación actual o si estuviesen pero con diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación actual de darse el caso contrario en que SI se encuentren tales partidas ya registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) con y con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para ningún tipo de ajuste.
CONCILIACIÓN BANCARIA La conciliación bancaria es un procedimiento de control interno y de rutina que consiste en verificar que las registraciones realizadas por la empresa se encuentren también registradas por el banco, con el objeto de verificar los fondos depositados en los y detectar errores u omisiones. Este proceso se concluye cuando logramos que el saldo contable, al sumar y restar las diferencias, sea igual al bancario. Los pasos a seguir podrían simplificarse en tres tipos de verificaciones... y y y
débitos contabilizados por la empresa se encuentren acreditados por el banco créditos contabilizados por la empresa se encuentran debitados por el banco partidas pendientes de la conciliación anterior se regularicen
Las diferencias que se produzcan en la conciliación pueden ser de d os tipos... y
Temporarias : aquellas que no están registradas por una cuestión de tiempo (diferencias en el clearing bancario ), por este tipo de diferencias no debe registrarse ningún ajuste sino verificar que la misma se vaya regularizando con la emisión de los sucesivos resúmenes de cuenta.
y
Permanentes : se refieren a errores u omisiones tanto del banco como del ente (gastos bancarios, intereses por descubierto, etc), en estos casos debe realizarse un asiento de ajuste dado que, de lo contrario, la diferencia se mantendría.
DEBE Cheques rechazados
500,00
Gastos bancarios
10,00
a Banco X
HABER
510,00
Movimientos bancarios y
Depósitos : los depósitos de efectivo o cheque implican el cambio de un activo por otro. Existen a su vez depósitos de valores al cobro, es decir, de cheques cuyo lugar de emisión impide su depósito en cuenta corrie nte pero permite la entrega a un banco que se encarga de su cobranza y de la acreditación del importe con la comisión correspondiente.
y
Rechazo de cheques depositados : un cheque podría ser rechazado por el banco por fondos insuficientes, firma no ó distinta de la registrada por el banco, defectos formales, etc. En estos casos renace el crédito que se tenía contra quien entregó el valor y corresponde realizar un asiento debitando la cuenta cheques rechazados.
y
Transferencia entre bancos : movimiento de los fondos desde una cuenta bancaria a otra abierta en otra entidad ó dentro del mismo banco. Las mismas pueden realizarse a través de banca telefónica, internet, cajeros automáticos, etc.
y
Colocaciones temporarias de fondos : cuando existen disponibilidades que no son necesarias emplear de inmediato es normal que se las coloque temporalmente con el objeto de obtener un resultado positivo de tales inversiones (moneda extranjera, títulos públicos o privados, cuotas parte de fondos comunes de inversión, depósitos a plazo fijo en entidades financieras u otros préstamos de corto plazo
y
Débitos y créditos bancarios diversos : están relacionados con el mantenimiento de cuenta y otros servicios prestados por el banco.
y
Autorizaciones para girar en descubierto : esto sucede cuando el banco faculta a un cliente a emitir cheques sin tener los fondos para cubrirlos, dentro del límite establecido como límite de crédito
La conciliación bancaria no es un estado financiero básico sino un reporte que se presenta en forma mensual y que se guarda en los archivos permanentes de la compañía, pero para entender bien el tema Primero comenzaremos a hablar del tema entendiendo que es conciliar que es: conciliar2. (Del lat. concilire). tr. Componer y ajustar los ánimos de quienes estaban opuestos entre sí. Así pues al hablar de conciliación bancaria es componer y ajustar las cuentas bancarias de la empresa, que las cuentas que hay en el banco sean las mismas que las están registradas. Existen tres razones básicas por las cuales el saldo del banco no concuerda con al que aparece en los libros de una compañía o empresa: 1.- depósitos en transito 2.- cheques pendientes de cobro 3.- errores del banco Al contrario de esto hay 5 razones fundamental por las cuales el saldo que aparece en los libros no concuerda con el saldo que aparece en los bancos. 1.- cargos por servicios bancarios 2.- deposito de cheques sin fondos 3.- cobro de documentos 4.- pago de documentos 5.- errores en los libros
Una vez recibido el estado de cuenta bancario se procede a preparar una conciliación bancaria, esta se hace para determinar la razón de cualquier diferencia entre el saldo que aparece en los libros y el que muestra el estado del banco existen tr es formas de conciliar los saldos del banco y el de los registros contables (libros). 1.- a partir del saldo de los registros contables de la empresa se llega al saldo del estado de cuenta 2.- con base en el saldo de cuenta se llega al saldo en libros 3.- por conciliación cuadrada, en la que se parte de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado El procedimiento conciliar el saldo en bancos es: se anota el saldo que aparece en el estado de cuanta del banco con los comprobantes de depósito se verifica si los depósitos realizados por la compañía concuerdan con los depósitos que aparecen en el estado del banco se identifican en orden numérico los cheques girados que hayan sido pagados por el banco de acuerdo al estado de cuenta después de completar los puntos 2 y 3 , se revisa si existe algún error El procedimiento para conciliar saldo en libros es: anotar el saldo, tal como aparece en los libros de la empresa Se revisa si exciten algunos cobros de documentos e intereses realizados por el banco. Se verifica si se han efectuado deducciones por: Cargos por cobro de Z Cargos por servicios bancarios Z Depósitos de cheques SF recibidos Z Pagos de documentos e intereses Zdocumentos Elaborar una relación desde todas las deducciones, con importes y Zde clientes se restan del subtotal anterior. Una vez hecha la conciliación bancaria ya que se hagan deducciones o adicciones el saldo, debe hacerse un asiento para re gistrarlo en libros. Después de anotar el ajuste en el diario y pasarlo al mayor, la cuenta de bancos se presentara el saldo conciliado, que es el saldo correcto. La suma del total de adiciones en la sección del estado en que se concilia el saldo en libros se presenta como un cargo a la a cuenta bancos. La suma total de deducciones en la sección del estado en que se concilia el saldo en libros se acredita a esta cuanta.
Operaciones de Banco y Caja. Generalidades
Definiciones Operaciones bancarias. Aquellas operaciones de crédito practicadas por un banco de manera profesional, como eslabón de una serie de operaciones activas y pasivas similares.
Clasificación de las operaciones bancarias de acuerdo al sujeto de cesión del crédito Activas: cuando el banco otorga el crédito (préstamos, descuentos, etc), el banco puede entregar dinero bajo diversas condiciones (con garantías o sin ellas): - Descuentos: Letras de Cambio; Letras de Tesorería; Efectos Documentarios (pagarés, bono de prenda, bonos de tesoro, compras). - Préstamos - Apertura de créditos: Simple; Cuenta Corriente; Documentado. - Anticipo: Sobre títulos, Sobre valores. - Compras: Divisas o cambios extranjeros; Títulos públicos. - Redescuento: Activos. Pasivas: cuando el banco recibe dinero del cliente. El cliente entrega dinero y puede recibir intereses por esta prestación (cuentas corrientes, la de ahorros, a plazo fijo, cédulas hipotecarias): - Depósitos: Ordinarios (en cuenta corriente, simple, caja de ahorro, a plazo
fijo)
- Especiales: Venta de giros y transferencias, emisión de bonos de ventas, redescuentos pasivos y aceptación bancaria Neutras o accesorias: cuando el banco no recibe ni otorga crédito (operaciones de mediación donde sirve de intermediario, en giro s enviados al cobro como agente recaudador del Estado, como custodia de valores): - Giros al cobro - Valores para negociar - Valores en custodia - Cajas de seguridad - Agentes recaudadores del Estado
Operaciones de Banco y Caja. Cuentas Bancarias Cuenta corriente: contrato nominado por el cual el Banco se obliga a cancelar las órdenes de pago emitidas por el cliente, sobre los depósitos realizados por éste. A plazo fijo: el cliente deposita dinero para ser retirado en un plazo determinado (prefijado). No pueden emitirse cheques. No pueden hacerse retiros, sino en la fecha fijada, no puede obligarse al cliente a recibir el dinero antes de la fecha, el cliente cobra intereses altos. Cuentas de ahorro: el cliente deposita dinero en el banco y puede retirarlo a su parecer (el retiro debe ser personal), gana intereses altos los cuales están libres del Impuesto sobre la Renta hasta una cierta cantidad.
Obligaciones del cliente poseedor d e una cuenta corriente y y y y
Emitir cheques por las cantidades depositadas o por los sobregiros concedidos Pagar las cantidades recibidas (sobregiros) Pagar los intereses y comisiones Demás requisitos exigidos en el contrato y lo establecido en la Ley de Banco s
Operaciones de Banco y Caja. Comprobantes Bancarios
Comprobantes bancarios de mayor utilización - El cheque - Planillas de depósito - Nota de débito - Nota de crédito - Estado de cuenta bancario
Cheque Es un título de crédito que contiene una orden de pago. El Librador (cliente) ordena al Librado (banco), en virtud del dinero que se tiene depositado, hacer los pagos correspondientes
Tipos de cheques: - Normal o corriente: el que emite el librador, para ser pagado a una persona, de los fondos que posee éste en un Instituto Bancario - De gerencia: son los emitidos por el Banco contra sucursales u otros bancos, los cuales no necesitan confirmación, sino que son pagaderos a su presentación
- Certificados: son los emitidos por el cliente, los cuales han sido presentados al Banco para que certifique que el librador tiene fondos sobre esos cheques. El Banco al hacer la certificación los carga directamente a la cuenta del cliente - Confirmados: son los que el banco da la conformidad, de que el que firma es persona autorizada - Endosado: son los que fueron emitidos a favor de una persona y ésta al firmarlo por el reverso cede los derechos a otra persona o institución - Cruzado o barrado: son los que llevan dos rayas paralelas y en sentido diagonal con lo que se indica al banco que sólo deb e ser pagado al beneficiario. Este tipo de cheque no es endosable. Operaciones de Banco y Caja. Conciliación Bancaria
Causas de las diferencias entre el saldo de los libros propios y del Banco Cada mes el Banco está obligado a enviar, a la persona o institución que tiene una cuenta corriente abierta en su entidad, una relación detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al final del mismo. Generalmente este saldo no coincide con el saldo que la cuenta "Banco" reflejada en los libros propios, por lo que se requiere hacer una conciliación bancaria cada mes para determinar las causas de las diferencias existentes y conseguir el saldo correcto. Las causas de estas diferencias son las siguientes. - Cheques pendientes o en tránsito: cheques emitidos por la empresa y no cobrados en el Banco por el beneficiario del mism o. Por lo que están abonados en libros pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco - Depósitos en tránsito: generalmente corresponden con depósitos enviados por correo a fin de mes o que por cualquier causa no hayan llegado al Banco. Por lo que apar ecen cargados en nuestros libros y no abonados por el Banco - Notas de Débito: cargos hechos por el Banco por diversos conceptos (intereses, comisiones, giros descontados devueltos, cheques recibidos de clientes y devueltos por el Banco) que por no haberse recibido del Banco la nota de débito respectiva (generalmente por correos) no s e ha abonado en nuestros libro - Notas de Crédito: abonos hechos por el Banco (descuento de giros, pignoraciones, pagarés) que por no haberse recibido la nota de crédito no s e han cargado en nuestros libros - Errores: puede suceder tanto en nuestros registros como en los del Banco ya que al registrarse cualquier operación puede colocarse una cantidad distinta - Cargos o abonos incorrectos: puede originarse por depósitos o ch eques de bancos con los que la empresa lleva cuenta, los cuales por error se carguen o abonen a otro Banco distinto o que el Banco nos cargue o abone en nuestra cuenta, operaciones que corresp onden a otro cliente del Banco. - Otras diferencias: Algún otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia.
Conciliación de la Cuenta del Banco Se realiza para verificar y realizar los ajustes requeridos en las cuentas con el Banco si son necesarios. El procedimiento para realizar esta operación es el siguiente: - Comparar la cuenta en el Mayor correspondiente al Banco con el Estado de Cuentas que envía éste. - Chequear que: (las operaciones que se registran en el Debe de la entidad coinciden con las que aparecen en el Haber del Banco y viceversa) - Los cargos hechos en nuestros libros en el mes se hayan abonado en el Banco, los que no aparezcan se incluyen en Partidas de Conci liación (Depósitos en tránsito) - Los abonos hechos en nuestros libros en el mes se hayan cargado en el Banco, los que no aparezcan se incluyen en Partidas de Conciliación (Cheques pendientes o en trá nsito) - Ver si hay cargos o abonos en el Estado de Cuentas que no aparezcan en nuestros libros (Notas de Débito o de Crédito) - Si hay diferencias numéricas en una misma operación, verificar la correcta e incluir la diferencia en la conciliación - Si en el mes anterior existiesen Partidas de Conciliación, revisar si ya fueron registradas, si no, incluirlas de nuevo en la conciliación de este mes
Métodos para realizar la Conciliación Bancaria Cuando estemos seguros de que fueron encontradas todas las diferencias, se elabora la conciliación por el Método de Saldos Correctos ( recomendado) o por el de Saldos encontrados.
Método de Saldos Correctos
(1) Saldo a la fecha de la conciliación: se determina como la suma de los registros en el Debe menos los registros en el Haber de la cuenta "Banco" del Mayor y en el Estado de Cuentas que proporciona el Banco (2) Chequear que Saldo Correcto E Debe - E Haber (Z) sea igual en Nuestros libros y en Banco
Método de Saldos Encontrados Conciliación bancaria al d/m/a del Banco "xxxx" Saldo de Banco al d/m/a
K
Depósitos en tránsito
+Hk
Cheques en tránsito
- Dm
Notas de Débito
+Hr
Notas de Crédito
- Dn
Error en Libros o en Banco
+H
Saldo sobre libros al d/m/a
E=Y
La suma anterior (E) debe ser igual a nuestro saldo (1)
