MAKALAH SIKLUS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PERUSAHAAN
APOTEK KIMIA FARMA Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi
Dosen : Rohmad Adi Siaman
Diajukan oleh: KELOMPOK 3 No.
NPM
Nama Anggota
1.
143060020360
AMALIA HANIFAH
2.
143060019655
DHIAH AYU PUTRI R
3.
143060020206
IDHAM FAKHRI
4.
143060019193
NADIA ULINNUHA
5.
143060020486
RAJA PANGESTU
6.
143060019554
RISNANDHA DIKSI A
Kementerian Keuangan Republik Indonesia POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN
Program Diploma III Keuangan Spesialisasi Akuntansi
Tangerang Selatan 2016 KATA PENGANTAR Segala puji hanya milik Allah SWT. Shalawat dan salam selalu tercurahkan kepada Rasulullah SAW. Berkat limpahan dan rahmat-Nya penyusun mampu menyelesaikan tugas kelompok ini guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi mengenai siklussiklus dan sistem akuntansi dalam perusahaan. Tugas ini disusun untuk memenuhi tugas praktek lapangan, selain itu tugas ini juga disusun agar kami dapat mengevaluasi siklus-siklus dan sistem yang ada di dalam perusahaan. Tugas ini kami sajikan berdasarkan pembelajaran yang sudah kami lakukan dari berbagai sumber informasi, referensi serta praktek langsung ke perusahaan yang bersangkutan. Perusahaan yang kami pilih untuk diamati yaitu Apotik Kimia Farma, karena menurut kami Apotik Kimia Farma memiliki sistem yang memenuhi tugas kami. kami. Tugas ini di susun susun oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri kami masingmasing maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari Allah akhirnya tugas ini dapat terselesaikan. Semoga tugas ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas dan menjadi sumbangan pemikiran kepada pembaca khususnya para mahasiswa Politeknik Keuangan Negara STAN. Kami sadar bahwa makalah ini masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna. Untuk itu, kepada dosen pembimbing kami meminta masukannya demi perbaikan pembuatan tugas kami di masa yang akan datang dan mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca.
Tangerang Selatan, Februari 2016
Tim Penyusun
DAFTAR ISI
1|Page
KATA PENGANTAR ........................................... .................................................................. ............................................. ........................................ .................. 1 DAFTAR ISI.................................................... ........................................................................... .............................................. ............................................ .....................1 BAB I PENDAHULUAN .......................................... ................................................................. ............................................. .................................... .............. 4 1.1 Latar Belakang............................................... ..................................................................... ............................................. ................................. .......... 4 1.2 Metode Penelitian ........................................... .................................................................. .............................................. ............................. ...... 4 1.3 Landasan Teori .......................................... ................................................................. ............................................. .................................... .............. 5 BAB II PEMBAHASAN................................. PEMBAHASAN....................................................... ............................................. .............................................. ....................... 27 2.1 Siklus Pendapatan............................................................... ...................................................................................... ............................... ........27 2.1.1 Analisis Sistem Siklus Pendapatan Apotek Kimia Farma ................................. ................................. 27 2.1.2 Ancaman dan Pengendalian ............................................................ ............................................................................ ................ 32 2.2 Siklus Pengeluaran ........................................... .................................................................. .............................................. ........................... .... 35 2.2.1 Analisis Sistem Siklus Pengeluaran Apotek Kimia Farma ................................ ................................ 35 2.2.2 Ancaman dan Pengendalian ............................................................ ............................................................................ ................ 37 2.3 Siklus Produksi .......................................... ................................................................. ............................................. .................................. ............ 37 2.3.1 Analisis Sistem Siklus Produksi Apotek Kimia Farma ....................................... ....................................... 37 2.3.2 Ancaman dan Pengendalian ............................................................ ............................................................................ ................ 39 2.4 Sistem Akuntansi Aset Tetap ............................................................. ............................................................................. ................ 40 2.4.1 Analisis Sistem Akuntansi Aset Tetap Apotek Kimia Farma ............................ ............................ 40 2.4.2 Ancaman dan Pengendalian ............................................................ ............................................................................ ................ 41 2.5 Siklus Penggajian...................................................... ............................................................................. .......................................... ...................42 2.5.1 Analisis Sistem Siklus Penggajian Apotek Kimia Farma ....................... ................................... ............ 42 2.5.2 Ancaman dan Pengendalian ............................................................ ............................................................................ ................ 43 2.6 Siklus Pelaporan dan Buku Besar ............................. .................................................... .......................................... ................... 44 2.6.1 Analisi Sistem Siklus Pelaporan dan Buku Besar Apotek Kimia Farma ............ 44 2|Page
2.6.2 Ancaman dan Pengendalian ............................................................................ 45 BAB III PENUTUP ........................................................................................................... 47 3.1 Kesimpulan......................................................................................................... 47 3.2 Saran .................................................................................................................. 48 DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 49 LAMPIRAN ..................................................................................................................... 51
3|Page
BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Berkembangnya Informasi dan Komputer saat ini mengalami kemajuan yang sangat pesat, sehingga banyak badan usaha bersaing untuk meningkatkan pengetahuan dibidang teknologi informasi. Sistem lama yang dilakukan secara manual mulai ditinggalkan dan beralih ke sistem komputerisasi, yang dirasa lebih cepat dan akurat dalam penyampaian informasi yang dibutuhkan. Berdasarkan gambaran diatas maka pada masa era globalisasi ini sangatlah perlu pada sebuah perusahaan yang berskala besar ataupun kecil, menggunakan sebuah sistem pengolahan data yang berbasis komputer dalam mengatur kegiatan administrasinya agar dapat menghasilkan sebuah informasi yang cepat dan akurat. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan, khususnya dalam hal penjualan obat-obatan, baik itu penjualan obat melalui resep dokter maupun tidak, apotek berperan sangat penting bagi kesehatan masyarakat umum. Dalam melakukan aktifitas penjualannya apotek memerlukan keakuratan data dan efisiensi waktu saat melayani konsumen demi kepuasan konsumen itu sendiri. Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis berusaha untuk mengembangkan sebuah sistem informasi yang sesuai dengan harapan agar dapat lebih mengefektifkan dan mengefisienkan pimpinan dalam mengambil keputusan dan meningkatkan pelayanan terhadap konsumen dengan judul “Siklus dan Sistem Akuntansi dalam Apotek Kimia Farma” .
1.2
Metode Penelitian Metodologi penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah secara logis, dimana memerlukan data - data untuk mendukung terlaksananya suatu penelitian.metodologi ini akan dijelaskan dalam bentuk pengumpulan data dan metode pengembangan system. Metode yang digunakan dalam pengumpulan data untuk membuat laporan tugas praktek lapangan ini antara lain: 1. Riset lapangan yaitu riset yang dilakukan dengan cara mendatangi tempat kerja praktek dan pengumpulan datanya dilakukan langsung melalui responden. 2. Observasi yaitu dengan cara melakukan pengamatan langsung dan memperhatikan serta meneliti proses pekerjaannya. 3. Wawancara yaitu melakukan tanya jawab langsung kepada pihak yang berkepentingan. 4. Riset perpustakaan yaitu dilakukan dengan cara membaca buku-buku yang ada di perpustakaan dan sumber lain yang berhubungan dengan objek permasalahan yang dibahas.
4|Page
1.3
Landasan Teori A. SIKLUS PENDAPATAN Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut. Pertukaran informasi eksternal yang paling utama dan siklus ini adalah dengan pelanggan. Siklus pengeluaran dan produksi menggunakan informasi mengenai transaksi penjualan untuk memulai pembelian atau produksi atas persediaan tambahan untuk memenuhi permintaan.
Gambar 1.1 Diagram konteks siklus pendapatan Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat pada saat yang tepat untuk harga yang sesuai. Empat aktivitas dasar pada siklus pendapatan: A. Entri Pesanan Penjualan ( Sales Order Entry )
Siklus pendapatan dimulai dengan menerima pesanan dari para pelanggan. Proses entri pesanan penjualan mengharuskan tiga langkah (mengambil pesanan pelanggan, mengecek dan menyetujui kredit pelanggan, dan mengecek ketersediaan persediaan) serta satu kejadia penting terkait yaitu merespons permintaan pelanggan.
5|Page
Gambar 1.2 Diagram arus data tingkat 0 untuk siklus pendapatan
Gambar 1.3 Diagram arus data tingkat 1: entri pesanan penjualan 1. Mengambil Pesanan Pelanggan (Take Order ) Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan. Di masa lalu, organisasi menggunakan dokumen kertas, saat ini pesanan penjualan (sales order ) biasanya sebuah formulir elektronik yang ditampilkan dalam dalam sebuah layar monitor komputer. Pesanan penjualan
6|Page
berisi informasi mengenai nomor barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan lainnya. Di masa lalu, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh para pegawai. Tetapi semakin berkembangnya teknologi informasi, saat ini organisasi memanfaatkannya agar para pelanggan dapat melakukan entri data sendiri yaitu dengan melibatkan penggunaaan Electronic Data Interchange (EDI) untuk berhubungan secara langsung dengan pelanggan. Dengan menggunakan EDI, toko-toko ritel akan mengirim pesanan mereka langsung ke sistem pesanan penjualan perusahaan dalam sebuah format yang akan menghilangkan kebutuhan atas entri data. Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh: •
Pemeriksaan validitas
•
Uji kelengkapan
•
Uji kewajaran Sewaktu pemeriksaan ini dilakukan, data dicatat dalam dokumen pesanan penjualan. Dokumen tersebut biasanya merupakan formulir elektronik yang ditampilkan di layar monitor komputer. Pesanan penjualan berisi informasi nomor barang, jumlah, harga, dan syarat penjualan lainnya.
7|Page
Diagram 1.4 Contoh pesanan penjualan 2. Persetujuan Kredit (Credit Approval ) Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Oleh karena itu, ancaman siklus pendapatan lainnya adalah kemungkinan pembuatan penjualan yang kemudian menjadi tidak tertagih. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Batas kredit (credit limit ) adalah saldo rekening maksimum yang diizinkan manajemen untuk seorang pelanggan berdasarkan sejarah kredit di masa lalunya dan kemampuan untuk membayar. Jadi, untuk pelanggan yang sudah ada, persetujuan kredit hanya melibatkan pengecekan file induk pelanggan untuk memverifikasi adanya rekening, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah dari pesanan plus saldo rekening terbaru tidak melebihi batasnya. Proses ini dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem ERP. Dalam sistem ERP, pegawai entri 8|Page
pesanan penjualan seharusnya diberi akses “ read-only ” terhadap informasi mengenai batas kredit seharusnya diberikan hanya ke manajer kredit. Fitur dalam sistem ERP dapat menunjukkan beberapa informasi untuk membantu manajer kredit memutuskan untuk menyesuaikan batas kredit seorang pelanggan. Untuk menjadi efektif, persetujuan kredit harus dilakukan sebelum barang dikeluarkan dari persediaan dan dikirimkan ke pelanggan. Meskipun demikian, masalah akan terjadi, dan beberapa pelanggan pelanggan akhirnya tidak membayar utangnya. Oleh karena itu, pengawasan cermat atas piutang sangat penting. Sebuah laporan yang berguna untuk melakukan hal ini adalah laporan umur piutang (accounts receivable aging report ), dimana laporan tersebut mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang beredar. Informasi yang disediakan oleh laporan tersebut berguna untuk memproyeksikan waktu arus kas masuk masa depan yang terkait dengan penjualan, memutuskan untuk memproyeksikan waktu arus kas masuk masa depan yang terkait dengan penjualan, memutuskan untuk meningkatkan batas kredit bagi pelanggan tertentu, dan untuk mengestimasi piutang yang tidak tertagih.
3. Mengecek Ketersediaan Persediaan (Checking Inventory Availability ) Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan. Apabila tidak tersedia cukup banyak persediaan di perusahaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pemesanan kembali (back order ) untuk barangbarang tersebut harus dibuat. Ketika ketersediaan pesediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan ( picking ticket ) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman. Guna lebih men ingkatkan efisiensi, kartu pengambilan barang sering kali mendaftar barang dalam urutan tempat mereka disimpan dalam gudang daripada dalam bentuk pesanan yang didaftar dalam pesanan penjualan. 4. Merespon Permintaan Pelanggan (Responding Customer Inquiries) Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaanperusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Customer Relationship Management -CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal. 9|Page
Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut. Akan tetapi, banyak permintaan pelanggan merupakan hal yang bersifat rutin. Sebagai konsekuensinya, perusahaan dapat dan harus menggunakan TI untuk mengotomatisasikan jawaban atas permintaan yang umum, seperti pertanyaan mengenai saldo rekening dan status pesanan, agar pegawai bagian pesanan penjualan dan pelayanan pelanggan dapat memusatkan waktu dan tenaga mereka untuk menangani permintaan yang lebih rumit dan tidak biasa. Contohnya, web site memberikan alternatif yang efektif ( frequently asked question-FAQs). Web site yang sulit digunakan dapat benarbenar mempersulit penjualan karena membuat frustasi pelanggan dan menciptakan rasa tidak senang. Sebaliknya, Web site yang di desain dengan baik dapat memberikan pandangan ke dalam yang dapat mengarah pada peningkatan penjualan. B. Pengiriman (Shipping)
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap: (1) memilih dan mengepak pesanan dan (2) mengirim pesananan. Departemen bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.
10 | P a g e
Gambar 1.5 Diagram arus data tingkat 1: pengiriman 1. Mengambil dan Mengepakkan Pesanan (Pick and Pack The Orders) Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja gudang mencatat kuantitas setiap barang yang benar-benar dipilih. Persediaan tersebut kemudian dipindahkan ke departemen pengiriman. Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi dalam menangani persediaan, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih responsif ke pelanggan. 2. Mengirim Pesanan (Ship The Order ) Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang, nomor pesanan penjualan, nomor barang, dan kuantitas di tangan dalam file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan sebuah slip pengepakkan dan berbagai salinan dari bill of landing. Slip pengepakkan ( packing slip) mencantumkan kuantitas dan deskripsi setiap barang yang disertakan dalam pengiriman. Bill of landing atau konosemen adalah sebuah kontrak hukum yang menjelaskan tanggung jawab atas barang dalam transit. Ini mengidentifikasi kurir,asal, tujuan, dan setiap perintah pengiriman khusus, dan mengindikasikan siapa (pelanggan atau vendor) yang harus membayar kurir. Jika pelanggan yang membayar biaya 11 | P a g e
pengiriman, salinan bill of landing ini dapat berfungsi sebagai pengiriman tagihan ( freight bill ). Banyak perusahaan telah memiliki armada truknya sendiri untuk pengiriman. Meskipun demikian, semakin bertambah banyak perusahaan yang mengalihdayakan (outsourcing) fungsi ini ke kurir komersial. Pengiriman dengan outsourcing mengurangi biaya dan memungkinkan produsen berkonsentrasi pada aktivitas bisnis intinya. C. Penagihan (Billing)
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan para pelanggan. Aktivitas ini melibatkan dua tugas terpisah, tetapi terkait erat yaitu: menagihkan faktur dan memperbarui piutang, yang dijalankan oleh dua unit terpisah dalam departemen akuntansi.
Gambar 1.6 Diagram arus data siklus penagihan 1. Penagihan Faktur Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang dikirimkan adalah hal yang penting. Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasikan barang dan jumlah yang dikirimkan, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan. Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan, yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan ke mana harus mengirimkan pembayaran. Teknologi informasi memberikan peluang untuk mengurangi biaya yang berhubungan dengan penagihan. Mengirimkan faktur ke perusahaan melalui EDI ( electronic data interchange ) lebih cepat dan lebih murah daripada mengirimkan dokumen kertas. Bisnis yang menjual langsung ke pemakai bisa 12 | P a g e
memperoleh keuntungan yang serupa dengan meyakinkan para pelanggan mereka untuk menandatangani penagihan dan pembayaran online dengan menggunakan internet. Faktur EDI dan pembayaran online juga memberi manfaat bagi pelanggan dengan mengurangi waktu dan biaya yang berhubungan dengan pemrosesan dokumen kertas. Faktur tersebut mengindikasikan kuantitas setiap barang yang dijual dan harga yang dibebankan barang tersebut, tetapi harga tersebut biasanya ditetapkan pada waktu pesanan ditempatkan, dan kuantitas aktual yang dijual diketahui pada waktu barang dikirimkan ke pelanggan. Penjual mengirimkan sebuah notifikasi (pemberitahuan) elektronik, biasanya melalui e-mail , pada saat barang dikirimkan dan pelanggan mengirimkan pengakuan (acknowledgement ) elektronik ketika barang diterima. Sebuah sistem ERP terintegrasi juga menyediakan peluang untuk menggabungkan proses penagihan dengan fungsi penjualan dan pemasaran dengan menggunakan data mengenai sejarah pembelian pelanggan masa lalu untuk mengirimkan informasi mengenai produk dan jasa terkait. 2. Pemeliharaan Piutang Fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab kepada controller, melakukan dua tugas dasar : Menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima. Dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha adalah sebagai berikut : a) Metode faktur terbuka (Open-invoice method ) Para pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah setiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pelanggan yang diminta untuk mengembalikan satu salinan bersama pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikirimkan kembali ( turnaround document ) dan disebut sebagai pemberitahuan pengiriman uang (remittance advice). Pembayaran dari para pelanggan kemudian dihubungkan dengan faktur penjualan terkait. Keuntungan : •
•
•
Metode ini kondusif dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal, karena faktur akan secara individual ditelusuri dan dihitung umurnya. Metode ini juga menghasilkan pola arus penagihan kas yang seragam di sepanjang bulan. Kelemahan : Metode ini menambahkan kerumitan yang harus dilakukan untuk memelihara informasi mengenai status setiap faktur untuk setiap pelanggan.
b) Metode saldo maju (balance-forward method ) Para pelanggan biasanya membayar sesuai dengan jumlah yang diperlihatkan pada laporan bulanan, bukan membayar setiap jumlah pada 13 | P a g e
faktur penjualan. Sebuah laporan bulanan yang berisi semua transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama bulan terakhir dan juga informasi tentang saldo piutang terakhir pelanggan. Keuntungan : •
•
Metode ini lebih efisien dan mengurangi biaya dengan menghindari kebutuhan untuk memproses penagihan kas untuk setiap penjualan terpisah Pelanggan akan merasa lebih nyaman karena melakukan pengiriman uang hanya satu kali dalam sebulan. Banyak perusahaan yang menggunakan metode saldo maju dalam sebuah proses yang disebut penagihan siklus untuk menyiapkan dan mengirimkan laporan bulanan ke para pelanggannya. Dalam penagihan siklus (cycle billing), laporan bulanan dipersiapkan bagi subset pelanggan pada waktu yang berbeda. Penagihan siklus menghasilkan arus penerimaan kas yang lebih seragam di sepanjang bulan dan mengurangi waktu yang digunakan sistem komputer untuk mencetak laporan bulanan. Penyesuaian rekening pelanggan kadang kala diperlukan. Contohnya, rekening pelanggang dapat dikreditkan untuk mencerminkan baik pengembalian barang atau potongan yang diberikan atas barang yang rusak. Guna mengkredit rekening pelanggan karena pengembalian barang, manajer bagian kredit harus mendapatkan informasi dari bagian penerimaan barang bahwa barang tersebut benar-benar dikembalikan, serta telah disimpan kembali di gudang. Dengan adanya pemberitahuan dari departemen penerimaan bahwa barang tersebut telah dikembaliakn, maka manajer kredit akan mengeluarkan memo kredit (credit memo) yang mengotorisasi kredit atas rekening pelanggan. Apabila kerusakan barang tersebut sedikit, pelanggan mungkin setuju untuk menerimanya dengan pengurangan harga. Setelah beberapa kali usaha untuk menagih pembayaran telah gagal, mungkin perlu dilakukan penghapusan rekening pelanggan.
D. Penerimaan Kas (Cash Collection)
Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang yang melapor pada bendahara, menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya di bank. Oleh karena kas dan cek dari pelanggan dapat dicuri dengan mudah, adalah hal yang penting untuk mengambil langkah-langkah memadai agar menurunkan resiko pencurian. Hal ini berarti fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab atas pencatatan kiriman uang pelanggan, seharusnya tidak memiliki akses fisik ke kas atau cek. Akan tetapi, fungsi piutang usaha harus mampu mengidentifikasi sumber kiriman uan g dari mana pun dan faktur penjualan terkait harus di kredit. Salah satu solusinya adalah dengan mengirimkan dua salinan faktur ke pelanggan dan memintanya untuk mengembalikan salah satu salinan tersebut bersama dengan pembayarannya. Nota pengiriman uang tersebut kemudian diteruskan ke piutang, dengan pembayaran pelanggan benar-benar dikirim ke 14 | P a g e
kasir. Apabila pemberitahuan pengiriman uang juga berisi bagian untukn pelanggan yang menunjukan jumlah yang dikirim, mesin OCR ( optical character recognition ) dapat memindai data kiriman tersebut, hingga mengurangi potensi kesalahan selama entri data. Sebuah solusi alternatif adalah dengan memiliki personel mailroom (petugas bagian surat-menyurat) untuk mempersiapkan daftar pengiriman (remittance list ), yaitu merupakan dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini ke bagian piutang usaha. Alternatif lainnya untuk menjaga kiriman uang dari pelanggan adalah dengan membuat perjanjian peti uang dengan sebuah bank. Peti uang (lockbox ) adalah alamat pos yang dituju oleh pelanggan ketika mereka mengirimkan uang mereka. Bank yang terlibat mengambil cek dari kotak pos dan menyimpannnya ke dalam rekening milik perusahaan. Bank tersebut kemudian mengirimkan pemberitahuan pengiriman uang, sebuah daftar elektonis semua kiriman uang, dan foto kopi semua cek ke perusahaan. Penggunaan lockbox tidak hanya mencegah pencurian kiriman uang dari pelanggan oleh pegawai, tetapi juga meningkatkan manajemen arus kas. Teknologi informasi dapat memberikan efisiensi tambahan dengan penggunaan lockbox . Di bawah kesepakatan peti uang elektronik (electronic lockbox ), bank secara elektronis mengirimkan informasi pada perusahaan mengenai nomor rekening pelanggan dan jumlah yang dikirim begitu bank menerima dan memindai cek-cek tersebut. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mengakui kiriman uang rekening pelanggan sebelum foto kopi cek diterima perusahaan. Pengaturan peti uang, meskipun demikian, hanya dapat mengeliminasi penundaan yang terkait dengan pemrosesan internal kiriman uang yang dikirimkan secara langsung ke perusahaan. Dengan electronic funds transfer (EFT-transfer dana elektronik), pelanggan dapat men girimkan kiriman uangnya secara elektronik ke bank perusahaan dan dengan demikian mengeliminasi penundaan yang terkait dengan waktu pembayaran di dalam sistem surat. EFT juga mengurangi ketertinggalan waktu sebelum bank membuat dana yang disetorkan tersedia untuk perusahaan. EFT biasanya dicapai melalui jaringan Automated Clearing House (ACH) sistem perbankan. Meskipun demikian, EFT hanya melibatkan transfer dana. Untuk mengkredit rekening pelanggan secara benar, perusahaan juga perlu dana tambahan untuk tiap-tiap pengiriman uang. Meskipun setiap bank dapat melakukan EFT melalui sistem ACH, tidak setiap bank memiliki kemampuan EDI yang diperlukan untuk mengolah data pengiriman uang yang terkait. Akibatnya, banyak perusahaan harus memisahkan komponen-komponen EFT dan EDI dari pemrosesan pembayaran pelanggan. Hal ini mempersulit pekerjaan perusahaan penjual untuk mengkredit rekening pelanggan dengan benar untuk pembayarannya karena informasi mengenai faktur yang pembayarannya harus diterapkan. 15 | P a g e
Financial electronic data interchange (FEDI) mengatasi masalah tersebut dengan mengintegrasi pertukaran dana (EFT) dengan pertukaran data pengiriman uang (EDI). Pelanggan mengirimkan baik data pengiriman uang maupun instruksi transfer dana secara bersamaan. Jadi, FEDI melengkapi otomatisasi kedua proses penagihan dan penerimaan kas. Meskipun demikian, untuk mendapatkan sepenuhnya manfaat dari FEDI, baik perusahaan penjual maupun pelanggannya perlu menggunakan bank yang mampu menyediakan layanan EDI.
B. SIKLUS PENGELUARAN Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli. Pembahasan kali ini memfokuskan pada pembelian bahan baku,barang jadi, perlengkapan dan jasa.Dalam Siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus kegiatan pokok perusahaan, terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi, yaitu pembelian, penerimaan barang,pencatatan utang dan pelunasan utang. Dalam melaksanakan keempat transaksi tersebut,perusahaan menggunakan empat subsistem, yaitu sistem pembelian, sistem penerimaan,sistem pencatatan utang atau sistem voucher, dan sistem pengeluaran kas. Dalam siklus ini,pihak eksternal yang terlibat dalam pemasok,sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi,siklus pendapatan,dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk Interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku,dan juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima.Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan laporan kinerja.Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap pada sebuah diagram konteks-yang merupakan level tertinggi dari diagram arus data.Siklus pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis komputer. Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada mekanisme pengolahan datanya,sedangkan input dan output yang dihasilkan relative sama.berikut ini akan diuraikan masing-masing sistem secara komprehensif. A. Tujuan Siklus Pengeluaran Tujuan Siklus pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas dengan pemasok barang atau jasa perusahaan.secara lebih luas,tujuannya adalah :
1. Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan aturan yang dibutuhkan. 2. Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik. 3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
16 | P a g e
4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar. 5. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat. 6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat. 7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diizinkan. 8. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan akurat. B. Dokumen dan Laporan
Dokumen Yang DigunakanDokumen yang digunakan dalam siklus ini adalah: Jenis transaksi
Dokumen yang digunakan
Pembelian kredit
Permintaan pembelian Pesanan pembelian Laporan penerimaan Barang Voucher
Pengeluaran Kas
Check
Retur Pembelian
Memo debit
C. Pengolahan Transaksi
Pengolahan transaksi akan diuraikan dalam 2 versi,yaitu untuk sistem yang diselenggarakan secara manual,dan untuk sistem yang diselenggarakan dengan menggunakan alat bantu komputer. 1. Sistem manual Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang diselenggarakan secara manual,mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut: a. Prosedur Pembelian Kredit b. Prosedur Pengeluaran Kas 2. Sistem berbasis komputer Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang berbasis komputer,mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut : a. Prosedur Permintaan Pembelian b. Prosedur Pemesana Barang c. Prosedur Penerimaan Barang d. Prosedur Pencatatan utang e. Prosedur Pengeluaran Kas Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer 1. Prosedur Permintaan Barang Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah permintaan barang atau suplais.Keputusan Kunci yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli,kapan dibutuhkan,dan berapa banyak yang akan d i beli.Permintaan 17 | P a g e
Pembelian kadang-kadang juga di buat oleh siklus produksi atau dari fungsi penjualan yang menyampaikan informasi tentang back order. 2. Prosedur Pemesanan Barang Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah pemesana suplais dan bahan baku.Aktivitaspembelian biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departeman pembelian.Keputusan Kunci : Pemilihan Pemasok.Keputusan penting yang dibuat pada tahap ini adalah pemilihan pemasok dengan mempertimbangkan harga,kualitas,dan kualitas pengiriman. Komitmen terhadap kualitas dan pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat penting,terutama pada sistem JIT,karena keterlambatan pengiriman atau dalam pengiriman terdapat produk cacat dapat engancam seluruh sistem.Sekali seorang pemasok terpilih untuk memasok sebuah produk,identitas pemasok tersebut akan menjadi badian dari atau dimasukan ke dalam file induk persediaan.Hal ini dimaksudkan untuk menghindari proses seleksi pemasok ketika akan membeli barang yang sama di kemudian hari.Dengan cara ini,maka kinerja pemasok secara periodic dievaluasi untuk menentukan apakah pemasok tersebut masih dapat dipertahankan atau tidak. Evaluasi ini tidak hanya melibatkan masalah harga,namun juga kualitas produk yang dibeli dan kinerja pengiriman barang.Sistem Informasi Akuntansi yang b aik,seharusnya juga dirancang untuk dapat menangkap dan menelusur informasi ini. 3. Prosedur Penerimaan Barang Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan.Departeman penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok.Selain barang diterima,kemudian dilaporkan ke manajer bagian gudang,untuk kemudian meneruskannya ke manajer pabrik.Departemen penyimpanan barang yang bertanggung jawab kepada manajer bagian gudang,bertanggung jawab untuk menyimpan barang.Informasi tentang tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan,untuk memperbarui catatan persediaan. Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah : (a)untuk menjamin bahwa semua penerimaan bahan baku,perlengkapan,dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisasi san (b) untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi. 4. Prosedur Pencatatan Utang Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses persetujuan pembayaran faktur pembelian.Proses ini dilaksanakan oleh departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap direktur keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk mancatat kewajiban membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini adalah faktur pembelian,catatan penerimaan barang,pesanan pembelian (open 18 | P a g e
purchase order) dan file rincian pesanan pembelian(purchase order detail files).Secara legal,kewajiban untuk membayar ke pemasok mulai timbul saat barang diterima.meskipun demikian,untuk alasan praktis,sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah diterima dan disetujuinya faktur pembelian.Tujuan dilakukannya cara ini adalah untuk mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima layak di bayar.tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar jika barang dan jasa yang dipesan benar-benar telah diterima oleh perusahaan.Untuk mencapai tujuan ini,diperlukan informasi dari bagian pembelian(berupa tembusan order pembelian) dan fungsi penerimaan barang (berupa laporan penerimaan barang. Tembusan order pembelian dari bagian pembelian menegaskan bahwa barang atau jasa yang tercantum dalam faktur pembelian benarbenar dipesan. Tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian gudang menegaskan tentang kuantitas dan kondisi yang diterima. 5. Prosedur Pengeluaran Kas Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini,disebut dengan aktivitas pengeluaran kas,dilaksanakan oleh kasir,yang bertanggung jawab kepada manajer keuangan.Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah untuk menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar. Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari file voucher.Keputusan kunci dalam prosedur pengeluaran kas adalah menentukan apakah perusahaan akan memanfaatkan fasilitas potongan yang tersedia atau tidak. Untuk membuat keputusan ini,dibutuhkan informasi anggaran kas jangka pendek. Dalam anggaran kas tersebut tergambar taksiran arus kas masuk dan arus kas keluar untuk satu periode tertentu di masa mendatang (biasanya satu tahun). Informasi yang tercantum dalam anggaran tersebut berasal dari berbagai sumber. Bagian piutang dagang memberikan proyeksi penerimaan kas. File utang dagang dan file order pembelian menunjukan potensi pembayaran kepada para pemasok,yang bermakna taksiran arus kas keluar di masa mendatang. Fungsi sumber daya manusia memberikan informasi tentang kebutuhan kas untuk pembayaran gaji karyawan.jika cukup anggaran kas menunjukan bahwa perusahaan membutuhkan kas dalam jumlah yang untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran kas,maka fasilitas potongan yang tersedia harus dimanfaatkan agar dapat diperoleh penghematan pengeluaran kas.
C. SIKLUS PRODUKSI Siklus produksi adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan info terkait yang terus menerus, berhubungan dengan pembuatan produk. Sistem infomasi akuntansi sangat penting dalam siklus produksi. Sistem informasi akuntansi membantu menghasilkan informasi biaya yang tepat dan waktu kerja yang jelas untuk dijadikan masukan bagi pembuat 19 | P a g e
keputusan dalam perencanaan produk atau jasa yang dihasilkan. Siklus produksi terdiri dari beberapa sub-siklus, yaitu : 1. Desain Produk Desain produk mempunyai tujuan yaitu menciptakan sebuah produk yang mememenuhi kebutuhan pelanggan dari segi kualitas, daya tahan, fungsionalitas sementara secara simultan meminimkan biaya produksi. Proses dalam desain produk menghasilkan dua output yaitu daftar bahan baku dan daftar operasi. Daftar bahan baku adalah dokumen yang menyebutkan apa-apa saja yang dibutuhkan untuk bahan baku proses produksi. Sedangkan daftar operasi adalah dokumen yang menspesifikasikan urutan langkah dalam proses produksi, peralatan dan waktu yang dibutuhkan. 2. Perencanaan dan Penjadwalan Produksi Subsiklus ini mempunyai tujuan yaitu mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan antisipasi permintaan jangka pendek sekaligus meminimalkan persediaan bahan baku dan barang jadi. Subsiklus ini didasarkan pada pesanan customer dan daftar bahan baku maupun daftar operasi dari subsiklus sebelumnya. Aktivitas perencanaan dan penjadwalan ini menghasilkan 3 dokumen, diantaranya pesanan produksi, permintaan bahan baku dan kartu pemindahan. Pesanan produksi adalah dokumen yang mengotorisasi pembuatan dalam kuantitas yang telah ditentukan pada produk tertentu. Permintaan bahan baku adalah dokumen yang mengotorisasi penghapusan dari kuantitas yang diperlukan bahan baku dari ruang penyimpanan. Sementara kartu pemindahan adalah dokumen yang bertugas mengidentifikasi transfer internal dari bagian. 3. Operasi Produksi Aktivitas ini adalah aktivitas yang umum bagi perusahaan manapun. Kegiatan produksi juga tergantung dari jenis perusahaan dan produk yang diproduksi. 4. Cost Accounting Cost accounting merupakan subsiklus yang bertugas menyediakan informasi untuk manager dalam hal perencanaan, pengendalian dan pengevaluasian kinerja operasi produksi. Aktivitas ini juga dapat digunakan untuk menyediakan biaya yang akurat untuk siklus-siklus produksi selanjutnya. Informasi-informasi yang didapat juga dapat digunakan untuk menghitung nilai persediaan dan HPP yang nantinya muncul di laporan keuangan.
D. SISTEM ASET TETAP Aktiva Tetap adalah kekayaan perusahaan yang berwujud, memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun dan diperoleh perusahaan untuk melakukan produksi bukan untuk dijual. A. Karakteristik Aktiva Tetap : 1. Frekuensi transaksi yang mengubah aktiva tetap relative sedikit, namun dengan jumlah rupiah yang besar 20 | P a g e
2. Pengendalian dilakukan pada saat perencanaan perolehan aktiva tetap 3. Pengeluaran untuk aktiva tetap : a) Revenue expenditure(biaya terjadinya)
pada
periode
akuntansi
b) Capital expenditure(tambaahan harga pokok aktiva tetap) B. Penggolongan aktiva tetap : 1. Land & land improvement 2. Building & bulding improvement 3. Machine & equipment 4. Mebel 5. Kendaraan C. Transaksi yang mengubah aktiva tetap : 1. Mengubah rekening aktiva tetap/harga pokoknya, contoh : •
Transaksi perolehan (pembelian, pembangunan, sumbangan)
•
Transaksi pengeluaran modal
•
Revaluasi
•
Pertukaran
•
Pengehentian pemakaian
Penjualan 2. Mengubah rekening akumulasi depresiasi aktiva tetap, contoh : •
•
Depresiasi
•
Penghentian pemakaian
•
Penjualan
Pertukaran 3. Mengubah rekening biaya reparasi & pemeliharaan aktiva tetap, contoh : •
•
Konsumsi berbagai sumber daya untuk reparasi dan pemeliharaan (suku cadang, sumber daya manusia)
D. Manajemen aktiva tetap aktiva tetap menuntut pemanfaatan optimum taksiran umur ekonomisnya. Jika masing-masing fungsi memiliki wewenang untuk menggunakan, memindahkan, & menghentiikan pemakaian aktiva tetap, penggunaan aktiva tetap tidak akan optimum, karena aktiva tetap yang menganggur di suatu fungsi tidak dimanfaatkan fungsi lain. Yang bertanggung jawab mengelola aktiva tetap adalah bagian aktiva tetap , yang memiliki wewenang :
1. Menempatkan aktiva tetap di tangan fungsi pemakai aktiva tetap 2. Memberikan ototrisasi tentang :
21 | P a g e
•
Pemindahan aktiva tetap dari fungsi satu ke fungsi lainnya
•
Penghentian pemakaian aktiva tetap
Pengiriman aktiva tetap DOKUMEN : Yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan : 1. Surat permintaan otorisasi investasi Atau Expenditure Authorization Request atau Authorization for Expenditure) adalah dokumen yang digunakan untuk meminta persetujuan pelaksanaan investasi dalam aktiva tetap yang diisi oleh fungsi/departemen yang mengusulkan perolehan aktiva tetap dan telah diotorisasi oleh direktur fungsi dandiminta persetujuan dari Direktur Utama. •
2. Surat permintaan reparasi : Dokumen yg berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal 3. Surat permintaan transfer aktiva tetap : Dokumen yg berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap. 4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap : Dokumen yang berfungsi permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap. 5. Surat perintah kerja, fungsi dokumen ini adalah : •
•
sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yg dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap.Dokumen ini digunakan sbg perintah kerja pemasangan aktiva tetap yg dibeli/ pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya
6. Surat order pembelian : Diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok. Melalui proses tender terbuka pemilihan pemasok dilakukan apabila investasi besar. 7. Laporan penerimaan barang : Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan. 8. Faktur dari pemasok : Dokumen tagihan dari pemasok untuk aktiva tetap yang dibeli. 9. Bukti kas keluar : Dokumen perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut. 10. Daftar Depresiasi Aktiva tetap : Berisi jumlah biaya depresiasi yg dibebankan dalam periode akuntansi tertentu. Dokumen dasar dalam membuat bukti memorial. 11. Bukti memorial : Sebagai sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yg selesai dibangun, pemberhentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal 22 | P a g e
E. Catatan akuntansi Untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap menggunakan Kartu aktiva tetap, jurnal umum dan register bukti kas keluar F. Fungsi yang terkait 1. Fungsi pemakai : •
Mengajukan usulan investasi
•
Mengajukan Surat Permintaan Otorisasi Investasi
Mengelola pemakaian aktiva tetap 2. Fungsi riset dan pengembangan: •
Mengajukan usulan investasi aktiva tetap untuk dimanfaatkan bersama Melakukan studi kelayakan setiap usulan investasi 3. Direktur utama : •
•
•
Memberikan otorisasi mutasi aktiva tetap investasi dan reparasi
Memberikan otorisasi
4. Direktur yang bersangkutan : •
Memberikan persetujuan usulan persetujuan otorisasi reparasi
investasi
Memberikan
5. Fungsi aktiva tetap : •
•
Mengelola aktiva tetap perusahaan Melakukan penempatan, pemindahan dan penghentian pemakaian aktiva tetap
6. Fungsi penerimaan : •
Melakukan pemeriksaan aktiva tetap yang diterima Laporan Penerimaan Barang
Membuat
7. Fungsi pembelian : •
Memilih pemasok
Menerbitkan surat order pembelian aktiva tetap 8. Fungsi akuntansi : •
•
Membuat dokumen sumber pencatatan mutasi aktiva tetap
•
Menyelenggarakan buku pembantu aktiva tetap
•
Menyelenggarakan jurnal yang bersangkutan dengan aktiva tetap G. Jaringan subsistem
Jaringan subsistem yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap adalah : 1. Sistem Pembelian Aktiva Tetap 2. Sistem Perolehan Aktiva Tetap Melalui Pembangunan Sendiri 3. Sistem Pengeluaran Modal 23 | P a g e
4. Sistem Penghentian Pemakaian Aktiva Tetap 5. Sistem Transfer Aktiva Tetap 6. Sistem Revaluasi Aktiva Tetap 7. Sistem Akuntansi Depresiasi Aktiva Tetap H. Unsur pengendalian internal
1. Organisasi •
•
Fungsi pemakai terpisah dari fungsi akuntansi aktiva tetap Transaksi perolehan, penjualan dan penghentian pemakaian aktiva tetap dilaksanakan lebih dari satu unitorganisasi
2. Sistem otorisasi •
•
•
Anggaran investasi diotorisasi RUPS Surat permintaan otorisasi diotorisasi yang bersangkutan dan direktur utama
oleh
direktur
Surat Perintah Kerja diotorisasi departemen yang bersangkutan
•
Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi pen erimaan
•
Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi
•
Bukti memorial diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi 3. Prosedur pencatatan •
Perubahan kartu aktiva tetap didasarkan pada dokumen sumber (bukti kas keluar, bukti memorial, surat permintaan transfer aktiva tetap) dan dokumen pendukung dan diotorisasi pejabat berwenang 4. Praktik yang sehat •
•
Pencocokan fisik aktiva tetap dan kartu aktiva tetap secata periodik Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap
•
Asuransi aktiva tetap
•
Kebijakan akuntansi pemisahan capital dan revenue expenditure
E. SIKLUS PENGGAJIAN Siklus Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja. 3 fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian adalah: 1. Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan 2. Menjaga aset organisasi 3. Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan Aktivitas Siklus Penggajian : 1. Perbarui File Induk Penggajian 2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak 24 | P a g e
3. 4. 5. 6. 7.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran Mempersiapkan Penggajian Membayar Gaji Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini : 1. 2. 3. 4. 5.
Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian. 7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.
F. SIKLUS PELAPORAN DAN BUKU BESAR Sistem buku besar dan pelaporan merupakan 2 sistem yang saling berhubungan dan berkesinambungan. Oleh karena itu, biasanya digabung menjadi satu. Sistem buku besar dan pelaporan adalah sistem yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Sistem ini merangkum seluruh transaksi perusahaan setiap harinya mulai dari pencatatan produksi, pendapatan, pengeluaran, dan yang lainnya. Sistem buku besar dan pelaporan keuangan adalah sistem yang melakukan pengumpulan data transaksi, mengolah transaksi yang masuk, menyimpan data transaksi, memelihara pengendalian akuntansi, menghasilkan laporan keuangan, dan mengklasifikasian data transaksi dan akun. Sistem pemprosesan transaksi dalam perusahaan dapat dilakukan secara manual maupun komputerisasi. Dua sistem pemprosesan tersebut akan mempengaruhi input, proses, output, menejemen data dan pengendaliannya. Namun, dewasa ini sebagian perusahaan besar telah menggunakan sistem pemrosesan komputerisasi. Hal itu dipilih karena memang lebih menguntungkan. Keuntungannya adalah memudahkan mencari data dan mempersingkat waktu. Kegiatan dasar dalam GLARS adalah: A. Mengupdate Buku Besar Kegiatan update umum Buku Besar merupakan posting yang berasal dari 2 sumber yaitu Siklus transaksi (siklus Pendapatan, pengeluaran, system akuntansi biaya, dan system penggajian) untuk transaksi rutin, dan kepada bagian keuangan, untuk transaksi non-rutin seperti pengeluaran dan penarikan obligasi.
25 | P a g e
B. Memposting Jurnal Penyesuaian Jurnal penyesuaian berasal dari kantor controller 's pada setiap akhir periode akuntansi (bulan, kuartal, tahun, dll) dan setelah neraca saldo awal telah disiapkan. Ada 5 jenis jurnal penyesuaian, yaitu: Accrual : mencatat transaksi yang telah terjadi, tetapi belum dilakukan pembayaran atau belum ada penerimaan kas, contohnya pendapatan bunga dan utang gaji. Deferral : mencatat transaksi perubahan status kas yang telah diterima tau dibayarkan sebelum jasa diberikan atau diterima. Estimates : mencatatan transaksi biaya yang terjadi dalam beberapa periode akuntansi. Contohnya depresiasi dan biaya kerugian piutang. Re-evaluations : mencatat selisih antara angka yang tercatat dan angka dari hasil perhitungan fisik asset atau sebagai akibat perubahan kebijakan akuntansi yang dilakukan. Error-correction : mencatat koreksi kesalahan dalam rekeningrekening buku besar C. Menyusun Laporan Keuangan
Laporan laba-rugi harus dibuat pertama kali, dengan menggunakan data dari saldo-saldo rekening pendapatan dan biaya yang tercantumkan dalam neraca saldo setelah disesuaikan. Kemudian adalah membuat neraca. Selanjutnya adalah membuat laporan arus kas. Laporan ini disusun dengan menggunakan data dari neraca dan laba rugi ditambah informasi tentang kegiatan pendanaan dan investasi. D. Menghasilkan Laporan Manajerial Tahap akhir dari siklus buku besar dan pelaporan adalah pembuatan berbagai macam laporan manajemen. Laporan manajemen dibagi menjadi dua, yaitu laporan kontrol buku besar dan laporan anggaran. Laporan kontrol buku besar antara lain berupa daftar jurnal voucher yang diurutkan atas dasar nomor urut, nomor (kode) rekening, tanggal dan daftar saldo rekening. Laporan ini digunakan untuk mengecek ketelitian proses posting. Laporan anggaran digunakan untuk keperluan perencanaan dan penilaian kinerja. Anggaran operasional berisi anggaran pengeluaran dan pendapatan untuk setiap unit dalam organisasi. Anggaran pengeluaran modal menunjukan rencana arus masuk dan arus keluar kas untuk setiap proyek. Anggaran arus kas membandingkan estimasi arus kas dengan rencananya dan digunakan untuk menentukan kebutuhan kas. Laporan anggaran dan kinerja harus didasarkan pada akuntansi pertanggung jawaban.
26 | P a g e
BAB II PEMBAHASAN 2.1
Siklus Pendapatan 2.1.1 Analisis Sistem Siklus Pendapatan Apotek Kimia Farma Penjualan atau pelayanan di apotek Kimia Farma meliputi pelayanan resep tunai, resep kredit, UPDS, obat bebas, dan Alkes. Tugas bagian penjualan meliputi menjaga dan memeriksa persediaan barang, melayani konsumen dalam hal ketersediaan obat, pembayaran atau informasi tentang obat-obatan. Selain itu, meminta barang atau obat racikan yang akan dijual kepada pelanggan serta memberikan informasi terkait obat-obatan, dosis obat, efek samping dan lain-lain kepada konsumen. Untuk meningkatkan pelayanan terhadap konsumen, maka apotek Kimia Farma juga mengantarkan pesanan ke konsumen, PIO (Pelayanan Informasi Obat), dan swamedikasi. Penerimaan pendapatan apotek Kimia Farma berasal dari penjualan obat dengan resep dokter dan tanpa resep dokter, atau dari penjualan secara tunai lainnya. Hasil penjualan diperiksa kesesuainnya dengan barang yang terjual melalui Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) baik tunai maupun kredit, LIPH akan ditandatangani oleh APA. Bagian keuangan BM (Bisnis Manager) setiap hari akan menerima hasil penjualan tunai dari bagian keuangan apotek yang diketahui oleh pengawas disertai dengan bukti setoran. Dan uang akan disetorkan ke bagian administrasi keuangan untuk disetorkan ke bank yang di tunjuk. Dalam usaha meluaskan pasar, apotek memberikan resep secara kredit yang melahirkan piutang kepada perusahaan tertentu. Kemudian diadakan penagihan untuk kembali menjadi uang tunai. Penjualan kredit direkap setiap hari, dan diserahkan ke BM (Bisnis Manager). Selanjutnya pihak BM (Bisnis Manager) akan menagih ke instansi yang bersangkutan pada waktu yang telah ditentukan. Bagian administrasi keuangan akan merekapitulasi penjualan kredit dalam buku piutang, yang berisi nomor faktur penjualan, nama debitur, dan jumlah piutang perhari. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan Apotek Kimia Farma Aktivitas bisnis siklus pendapatan di dalam apotek Kimia Farma terdiri atas empat kegiatan utama, yaitu:
1. Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry ) Pendapatan dimulai dengan menerima pesanan dari para pelanggan. Proses entri pesanan penjualan mengharuskan lima langkah: a. Penerimaan Resep atau Penjualan Bebas Dalam langkah ini, apoteker atau asisten apoteker menerima pesanan dari pelanggan berupa resep atau pesanan langsung berupa pesanan 27 | P a g e
penjualan bebas. Dalam menerima pesanan resep apoteker atau asisten apoteker memeriksa keabsahan dan kelengkapan resep berupa: •
Nama, alamat, nomor SIP dan tanda tangan/paraf dokter penulis resep
•
Nama obat, dosis, jumlah dan aturan pakai
•
Nama pasien, umur, alamat dan nomor telepon Setelah diperiksa, apoteker atau asisten apoteker memberikan nomor resep kemudian menghitung harga yang akan ditetapkan.
b. Pengecekan Persedian Setelah langkah pertama selesai, apoteker atau asisten apoteker memeriksa ketersediaan barang yang dipesan oleh pelanggan, jika barang yang dimaksud tidak ada, apoteker dapat membatalkan pesanan atau menawarkan kepada pelanggan untuk tetap memesan dengan mengganti obat yang kandungannya sama. Apabila pelanggan setuju maka pelanggan akan dikenakan biaya kelebihan barang. c. Pembayaran Tunai atau Kredit Apabila pelanggan sudah memutuskan barang yang diambil dan apoteker atau asisten apoteker sudah menetapkan harga. Pelanggan harus melakukan pembayaran baik tunai ataupun kredit. Setelah itu apoteker akan memvalidasi kemudian membuat kwitansi dan/atau salinan resep. d. Peracikan Obat dan Pengemasan Setelah proses pembayaran dilakukan, barulah dilakukan peracikan obat. Dalam proses ini asisten apoteker akan menyiapkan etiket/penanda obat serta pengemasan untuk diserahkan ke pelanggan. Sebelum barang diserahkan apoteker akan memeriksa kembali barang yang dipesan oleh pelanggan. e. Penyerahan Obat dan Informasi Jika barang yang dipesan sudah sesuai maka penyerahan obat dapat dilakukan. Penyerahan obat harus disertai dengan penjelasan informasi tentang: •
Nama obat, bentuk dan jenis, dosis, jumlah dan aturan pakai
•
Cara penyimpanan
•
Efek samping yang mungkin timbul dan cara mengatasinya Selain itu pelanggan juga akan diberikan tanda terima berupa faktur pembelian
2. Pengantaran Obat (Delivery Service) Jika obat yang dibutuhkan tidak tersedia maka dilakukan konfirmasi kepada dokter atau pasien apakah bersedia diganti atau tidak dengan obat lain yang mempunyai khasiat yang sama. Jika pasien tidak bersedia maka untuk resep tunai biasanya dibuatkan salinan resep, sedangkan untuk resep kredit akan menjadi obat yang dijanjikan dan dicatat pada
28 | P a g e
buku utang. Obat yang dijanjikan dapat diantar ke rumah pelanggan. Pengantaran obat dilakukan melalui tiga tahapan, yaitu: a. Pengambilan Obat dan/atau Peracikan Obat Ketika pelanggan memesan obat baik secara tidak langsung ataupun langsung, kemudian obat yang dipesan tidak tersedia dan pelanggan bersedia menunggu apotek memesan barang. Maka barang tersebut akan diantarkan ke rumah pelanggan tersebut. b. Pengepakan Obat Setelah barang yang dipesan telah tersedia untuk diantar maka asisten apoteker akan menyiapkan obat yang akan dikirim berdasarkan dokumen pesanan pelanggan. c. Pengiriman Setelah barang selesai dikemas maka barang akan diserahkan kepada petugas pengiriman/kurir untuk dikirimkan ke alamat pelanggan berdasarkan dokumen pemesanan barang dari apoteker yang berisikan alamat pelanggan serta barang yang dipesan. 3. Penagihan (Billing) Penagihan ke pelanggan dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu: a. Penagihan langsung ketika barang dikirimkan Yaitu penagihan saat barang telah diterima oleh pelanggan. Jadi ketika barang diterima oleh pelanggan, pelanggan akan diberikan faktur penjualan yang sekaligus menjadi laporan tagihan kepada pe langgan. b. Pengiriman tagihan kepada pelanggan Penjualan kredit direkap setiap hari, dan diserahkan ke BM (Bisnis Manager). Selanjutnya pihak BM (Bisnis Manager) akan menagih ke pelanggan yang bersangkutan pada waktu yang telah ditentukan. Bagian administrasi keuangan akan merekapitulasi penjualan kredit dalam buku piutang, yang berisi nomor faktur penjualan, nama debitur, dan jumlah piutang perhari. 4. Pengumpulan Kas Pengumpulan kas ini melibatkan dua kegiatan yaitu: a. Penanganan kiriman uang dari pelanggan Penanganan kiriman uang dari pelanggan dapat berupa penyerahan langsung secara tunai atau kiriman dari kredit pelanggan. b. Depositokan kiriman uang tersebut ke bank Jika uang berasal dari kiriman langsung secara tunai maka uang akan diserahkan ke bank oleh apoteker. Penjualan Bebas
Penjualan secara bebas atau HV (Hand Verkoop) dilakukan untuk obat-obat seperti obat bebas, obat bebas terbatas, kosmetik, suplemen, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya yang dapat
29 | P a g e
dibeli tanpa resep dokter. Prosedur penjualan bebas adalah sebagai berikut: 1. Petugas penjualan menanyakan obat dan perbekalan farmasi lainnya yang diperlukan oleh pelanggan. 2. Memeriksa ketersediaan barang (langsung atau melalui komputer) dan menginformasikan harganya kepada pembeli. Bila pembeli setuju maka pembeli langsung membayar dan petugas akan memasukkan data pembelian ke dalam komputer serta mencetak struk pembayaran untuk diserahkan kepada pembeli dan sebagai arsip apotek. 3. Setiap penjualan barang dicatat dalam kartu stok dengan menuliskan nomor bon pembelian. 4. Penyerahan obat bebas disertai dengan informasi pemakaian seperlunya. Penerimaan Resep
Sebelum dilakukan pelayanan atas resep dokter, terlebih dahulu dilakukan skrining resep, meliputi persyaratan administratif, kesesuaian farmasetis, dan pertimbangan klinis. Pelayanan resep dokter adalah pelayanan obat berdasarkan resep dokter, baik tunai maupun kredit, yaitu: A. Pelayanan Resep Tunai Penerimaan resep tunai adalah penerimaan resep yang pembayarannya dilakukan secara tunai atau dengan kartu kredit. Tahapan dalam pelayanan resep tunai adalah sebagai berikut: 1. Apoteker/Asisten apoteker menerima kelengkapan dan keaslian resep.
resep
dan
memeriksa
2. Apoteker/Asisten apoteker memeriksa ketersediaan obat, selanjutnya menghitung total biaya untuk resep tersebut kemudian menginformasikan pada pasien. Jika pasien setuju, maka segera dilakukan pembayaran dan mencatat nama dan alamat pasien. 3. Asisten apoteker menyiapkan obat sesuai dengan resep, kemudian memberi etiket dan dikemas dalam kantong plastik. 4. Apoteker/Asisten apoteker supervisor memeriksa kembali kesesuaian obat dengan resep. 5. Obat diserahkan pada pasien oleh Apoteker/Asisten apoteker disertai dengan pemberian informasi penggunaan obat (nama dan khasiat obat, waktu pakai, cara pakai). Lembaran resep asli disimpan sekurang-kurangnya 3 tahun menurut nomor dan tanggal resep. B. Pelayanan Resep Kredit Pelayanan resep kredit berasal dari instansi/perusahaan yang menjalin kerjasama dengan Apotek Kimia Farm dan untuk proses pembayarannya berdasarkan perjanjian yang disepakati oleh kedua 30 | P a g e
belah pihak. Tahapan dalam pelayanan resep kredit adalah sebagai berikut: 1. Apoteker/Asisten apoteker menerima kelengkapan dan keaslian resep.
resep
dan
memeriksa
2. Apoteker/Asisten apoteker memeriksa apakah obat-obat yang tertera pada resep terdapat dalam daftar obat yang ditanggung oleh instansi yang bersangkutan. 3. Jika ada obat yang tidak ada dalam daftar tersebut, maka Apoteker/ Asisten apoteker menginformasikan pada pasien dan menawarkan pasien untuk tetap mengambil obat atau mengganti dengan obat dengan merek lain yang kandungannya sama. 4. Jika pasien tetap ingin mengambil obat sesuai resep, maka pasien dikenakan biaya kelebihan harga obat. 5. Setelah administrasi selesai, asisten apoteker/ juru resep menyiapkan obat sesuai dengan resep, kemudian memberi etiket dan dikemas dalam kantong plastik. 6. Apoteker/Asisten apoteker memeriksa kembali kesesuaian obat dengan resep. 7. Obat diserahkan pada pasien oleh Apoteker/ Asisten apoteker supervisor disertai dengan pemberian informasi penggunaan obat (waktu pakai, cara pakai). 8. Jika obat yang dibutuhkan tidak tersedia maka dilakukan konfirmasi kepada dokter atau pasien apakah bersedia diganti atau tidak dengan obat lain yang mempunyai khasiat yang sama. Jika pasien tidak bersedia maka untuk resep tunai biasanya dibuatkan salinan resep, sedangkan untuk resep kredit akan menjadi obat yang dijanjikan dan dicatat pada buku utang. Obat yang dijanjikan dapat diantar ke rumah pelanggan atau diambil sendiri oleh pelanggan. Penjualan obat secara tunai maupun kredit dicatat pada laporan harian apotek oleh petugas apotek. Pencatatan terhadap pelayanan obat dengan resep dokter secara kredit dipisahkan dengan resep secara tunai, kemudian resep dan struk penjualan secara kredir tersebut diserahkan ke BM Bandung untuk proses penagihan kepada instasi/perusahaan terkait Pencatatan Rekap Resep Perekapan resep dilakukan setiap hari, di mana resep dikumpulkan dan dipisahkan berdasarkan tanggal dibuat atau dikeluarkannya resep. Resep asli beserta struk harga obat disimpan sebagai arsip. Untuk resep yang mengandung obat-obat golongan narkotika dan psikotropika direkap secara terpisah, dan diberi tanda, yang akan digunakan untuk keperluan pembuatan laporan penggunaan narkotika dan psikotropika. Untuk resep kredit dipisah dari resep tunai dan dibuat rekapan resep 31 | P a g e
kredit untuk dikirimkan rekapannya ke Business Manager. Resep disimpan selama sekurang-kurangnya 3 tahun, dan harus dirahasiakan. Resep hanya boleh ditunjukkan kepada pasien, dokter yang menulis resep, dokter yang merawat pasien, atau petugas medis lain, dan pihakpihak lain yang berwenang sesuai dengan undang-undang. Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika
Pengelolaan narkotika dan psikotropika dengan pengawasan khusus sangat penting dilakukan mengingat obat-obatan golongan ini sering disahgunakan. Pemesanan obat narkotika dilakukan dengan surat pesanan khusus yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama jelas, nomor SIK, dan stempel apotek. Penyerahan obat-obat narkotika hanya dapat dilakukan jika terdapat resep asli dari dokter yang praktek di kota setempat dan untuk obat dari salinan resep harus diambil di apotek yang menyimpan resep aslinya. Resep yang mengandung obat golongan narkotika diberi tanda garis merah di bawah nama obatnya dan dicatat nomor resep, tanggal penyerahan, nama dan alamat pasien, nama dan alamat dokter serta jumlah obat yang diminta dalam laporan pemakaian narkotika. Apotek dilarang melayani salinan resep dari obat-obatan narkotika yang resep aslinya tidak terdapat di apotek tersebut, walaupun resep tersebut baru dilayani sebagian atau belum dilayani sama sekali, atau resep narkotika yang bertanda iter (pengulangan). Untuk resep asli dari dokter luar kota dapat dilayani jika sangat dibutuhkan dengan cara dilegalisir oleh Dinas Kesehatan Kota setempat yang menyatakan bahwa resep tersebut asli. Resep yang diterima harus mencantumkan nama dokter, alamat, nomor SIP (Surat Izin Praktek), serta nama dan alamat pasien secara lengkap. Resep yang mengandung obat golongan narkotika dan psikotropika ditandai dengan garis bawah menggunakan tinta merah dibawah nama obatnya.
2.1.2 Ancaman dan Pengendalian Seluruh aktivitas siklus pendapatan tergantung pada database terintegrasi yang berisi informasi mengenai pelanggan, persediaan dan harga. Oleh karena itu, ancaman umum pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk pelanggan dapat menyebabkan pengiriman barang ke lokasi yang salah, atau menjual kepada pelanggan yang melebihi batas kreditnya. Salah satu cara untuk menanggulani ancaman tersebut adalah menggunakan pengendalian autentikasi dan otorisasi untuk membatasi akses ke data dan mengonfigurasi sistem sehingga hanya para pegawai yang diotorisasi (berwenang) dapat membuat perubahan data induk. Ancaman umum kedua dalam siklus pendapatan adalah pengungkapan yang tidak sah terhadap informasi sensitif, seperti 32 | P a g e
kebijakan penetapan harga atau informasi pribadi mengenai para pelanggan. Cara untuk menaggulanginya adalah men gonfigurasi sistem untuk menggunakan pengendalian akses yang kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi tersebut. Ancaman umum ketiga dalam siklus pendapatan adalah kekhawatiran akan kehilangan atau kehancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulanginya adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana. Berikutnya ancaman dari masingmasing aktivitas dalam siklus pendapatan beserta pengendaliannya. A. Entri Pesanan Penjualan ( Sales Order Entry )
Ancaman/kendala dan pengendalian dalam tahap entri pesanan penjualan, antara lain : 1) Pesanan pelanggan tidak lengkap/akurat Akibat : •
•
•
•
Menimbulkan inefisiensi dalam hal waktu dan biaya, karena harus menghubungi kembali pelanggan Mempengaruhi persepsi pelanggan dan berpengaruh buruk terhadap penjualan di masa mendatang Pengendalian : Pemeriksaan kelengkapan data dengan lebih teliti Menyimpan data referensi pelanggan seperti alamat, nomor telepon, kontak person, dan lain-lain
2) Penjualan kredit ke pelanggan yang memiliki catatan/kriteria kredit buruk Akibat : •
•
•
•
•
Kurangnya pengawasan terhadap penjualan kredit menyebabkan saldo piutang pelanggan melebihi batas kredit yang disetujui Hal diatas bisa menyebabkan melakukan penjualan kredit yang kemudian menjadi tidak tertagih Pengendalian : Menetapkan batas kredit kepada setiap pelanggan Persetujuan kredit diberikan oleh seseorang yang memiliki otorisasi yang bukan merupakan sales representatif Memelihara catatan yang akurat dan terbaru mengenai saldo rekening pelanggan dan batas kredit
3) Keabsahan pesanan Keabsahan pesanan pelanggan biasanya didapat melalui penerimaan pesanan yang telah ditandatangani oleh pelanggan. Bersama peningkatan transaksi bisnis secara elektronis, penggunaan tanda tangan elektronis disyaratkan untuk memverifikasi indentitas setiap pihak. 4) Kehabisan persediaan, biaya gudang dan pengurangan harga Akibat : •
33 | P a g e
Penjualan akan hilang karena kehabisan persediaan
•
Sedangkan persediaan berlebih akan meningkatkan biaya gudang, bahkan memerlukan pengurangan harga yang signifikan Pengendalian :
•
Perusahaan membuat sistem pengendalian yang akurat.
•
Memfasilitasi penggunaan metode persediaan perpetual.
•
Perhitungan fisik persediaan secara periodik
•
Mengawasi kinerja pemasok seperti tingkat pengiriman yang tepat waktu.
B. Pengiriman (Shipping) Ancaman/kendala dan pengendalian dalam tahap pengiriman, antara lain :
1) Kesalahan pengiriman Akibat : Kesalahan pengiriman dapat mengurangi kepuasan pelanggan dan juga penjualan selanjutnya di masa mendatang •
•
•
•
•
Menyebabkan hilangnya aset apabila pelanggan tidak membayar atas barang yang salah kirim Pengendalian : Kesalahan tersebut dapat dicegah dengan mendeteksi membandingkan data pengiriman dengan pesanan penjualan
yaitu
Selain itu penggunaan pengendalian aplikasi seperti pemeriksaan lapangan dan uji kelengkapan Memverifikasi antara slip pengepakan dengan dokumen pengiriman yang telah dicetak
C. Penagihan (Billing) Ancaman/kendala dan pengendalian dalam tahap penagihan dan piutang usaha, antara lain :
1) Kegagalan untuk menagih pelanggan Akibat : •
•
•
Kegagalan menagih pelanggan mengakibatkan kerugian aset dan kesalahan dalam data penjualan, persediaan, piutang usaha Selain itu perkiraan Pengendalian :
piutang
tidak
tertagih
menjadi
Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan
Dokumen penjualan hendaknya diberi nomor secara berurutan 2) Kesalahan dalam penagihan Akibat : •
•
•
34 | P a g e
Kelebihan penagihan menyebabkan ketidakpuasan pelanggan Kekurangan penagihan mengakibatkan kerugian perusahaan Pengendalian :
besar
•
•
Menyimpan data penjualan dan data piutang dengan benar dan tepat serta aman Rekonsiliasi antara pesanan penjualan dengan slip pengiriman sebelum penagihan ke pelanggan
D. Penerimaan Kas (Cash Collection)
Prosedur pengendalian yang efektif adalah pegawai yang memiliki akses secara fisik ke kas harus tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat transaksi apapun yang melibatkan penerimaan kas. Secara khusus pasangan tugas berikut harus dipisahkan : 1) Menangani kas atau cek serta memasukkan data pembayaran Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis penggelapan khusus yang disebut gali lubang tutup lubang/lapping. 2) Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit Seseorang yang melakukan tugas ini dapat menutupi pencurian kas dengan cara membuat nota kredit yang sama dengan jumlah yang telah dicuri. 3) Membuat nota kredit dan memelihara rekening pelanggan Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat menghapus jumlah tidak tertagih yang merupakan hutang dari teman-temannya. Pengendalian lain untuk tahap penagihan kas adalah : 1) Semua kiriman uang pelanggan harus harus disimpan secara utuh dan disetor ke bank setiap hari 2) Penyetoran kas dan cek ke bank setiap hari mengurangi resiko untuk dicuri atau digelapkan 3) Pegawai yang merekonsiliasi laporan bank harus independen dari semua aktivitas yang melibatkan penanganan atau pencatatan penerimaan kas
2.2
Siklus Pengeluaran 2.2.1 Analisis Sistem Siklus Pengeluaran Apotek Kimia Farma Sistem Pengeluaran di Kimia Farma Meliputi: 1. Pengadaan Barang Sistem pengadaan barang di Apotek Kimia Farma dilakukan menggunakan prinsip Pareto, yaitu teknik pengendalian persediaan farmasi berdasarkan nilai jualnya atau sistem yang memprioritaskan penyediaan barang-barang yang laku. Jadi barang dipesan berdasarkan kebutuhan dan seringnya barang tersebut dicari konsumen.Pareto A 15-20% memiliki konstribusi paling tinggi terhadap Omzet apotek dengan nilai sebesar 80 %, pareto B 25-40% memiliki kontribui 15 % terhadap omzet, sedangkan pareto C 45-60% memiliki konstribusi 5 % terhadap omzet apotek. Misalobat A dibuat paretonya. Menurut data penjualan 3 bulan yang lalu obat A laku minimal seminggu 3 kali. Jadi, persediaan obat A di toko minimal harus tersedia 3 buah, persediaan
35 | P a g e
buffer 1 satu buah (persediaan buffer merupakan persediaan penyangga apabila permintaan barang melebihi perkiraan atau lebih dari 3 buah), dan stock tunggu 1 buah, menanggulangi apabila stock barang terlambat datang. Sistem pareto ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan barang, perputaran modal menjadi cepat, menghindari kerusakan barang, dan memperkecil kemungkinan barang hilang. 2. Pemesanan Pemesanan barang di Kimia Farma dilakukan by system. Jadi system akan secara otomatis mencatat sisa barang yang tersedia berdasarkan penjualan. Jumlah yang akan dipesan didasarkan pada perkiraan kebutuhan sebelumnya, dan barang yang telah diklasifikasikan berdasarkan pareto kemudian dilakukan pemesanan menggunakan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) yang dikirim secara online ke BM. Pengadaan di Apotek Kimia Farma ini dilakukan seminggu sekali, tetapi apabila diperlukan bisa dilakukan dua minggu sekali tergantung system. BPBA yang telah dibuat dikirim secara online ke BM Blok M. BM akan merekap semua pemesanan barang apotek pelayanan. Jika barang yang dipesan melalui BPBA dari apotek pelayanan tersedia di BM maka barang akan dikirimkan dari BM ke manager apotek pelayanan beserta faktur barang. Jika barang yang diminta tidak tersedia di BM maka BM akan mengirimkan surat pesanan ke PBF, kemudian barang pesanan beserta faktur akan di antarkan ke apotek pelayanan oleh PBF (Pedagang Besar Farmasi) yang bersangkutan. Tetapi dalam hal yang cito (segera) Apotek Kimia Farma pemesanan obat bisa dilakukan secara langsung ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) tapi fakturnya tetap menggunakan nama apotek adsminitrasi dan tagihan dialamatkan ke apotek adsminitrasi (BM). Selain itu apabila apotek mengalami kehabisan stock salah satu obat, dapat mengambil barang ke apotek kimia farma lain. Ini dinamakan droping antar APP ( Apotek Pelayanan ). 3. Penerimaan Perbekalan Farmasi Setiap barang pesanan yang datang ke Apotek Kimia diterima oleh petugas untuk diperiksa kesesuaian barang yang tertera pada faktur. Pengecekan dilakukan terhadap jenis barang, jumlah barang, tanggal kadaluarsa obat, serta kondisi fisik barang. Jika barang yang datang sesuai dengan yang tertera pada faktur maka petugas apotek akan membubuhkan stampel Kimia Farma disertai paraf dan nomer urut penerimaan pada faktur. Tetapi jika barang yang diterima tidak sesuai pesanan atau terdapat kerusakan fisik maka bagian pembelian akan membuat nota pengembalian barang dan mengembalikan barang tersebut ke distributor yang bersangkutan untuk kemudian ditukar dengan barang yang sesuai. 4. Penyimpanan 36 | P a g e
Apotek Kimia Farma tidak mempunyai gudang khusus untuk menyimpan barang. Stock barang dari PBF disimpan dalam gudang BM, setelah itu baru didistribusikan ke apotek-apotek pelayanan. Dalam apotek Kimia Farma, stok barang dalam jumlah banyak disimpan di rakrak lemari tertentu. Penyimpanan dapat dilakukan di etalase atau rak penyimpanan, maupun di ruang peracikan. Obat-obat bebas, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya di swalayan ditata secara rapi, mudah terlihat dan diambil oleh konsumen. Obatobatan ethical dan DOWA disimpan di rak bagian dalam yang ditata rapi di kotak-kotak obat berdasarkan bentuk sifat pengelompokan penyimpanan: jenis perbekalan farmasi, bentuk sediaan famasi, narkotika/ psikotropika, suhu stabilitas dan penyusunan penyimpanan berdasarkan obat-obatan very fast moving, fast moving, farmakologi obat dengan label warna, alphabetis, FIFO dan FEFO.
2.2.2 Ancaman dan Pengendalian Ancaman Kekurangan persediaan
2.3
dan
Pengendalian
kelebihan Kimia Farma Apotek menggunakan uji petik, khusus untuk mengontrol barang dengan pareto yang tinggi dan barang dnengan nilai jual yang tinggi.
Menerima barang yang tidak dipesan
Mencocokkan barang yang datang dengan daftar barang yang tertera dalam faktur
Kehilangan barang
Perhitungan fisik secara periodik dan rekonsiliasi untuk mencatat kuantitas
Kekurangan persediaan
Melakukan perhitungan pareto berdasarkan histori penjualan 3 bulan sebelumnya untuk memprediksi kemungkinan jumlah obat yang terjual
Siklus Produksi 2.3.1 Analisis Sistem Siklus Produksi Apotek Kimia Farma Pertama akan saya jelaskan bahwa siklus produksi yang kami bahas disini hanya lingkup kios tersebut, tidak membahas Kimia Farma secara menyeluruh. Di bagian ini kami membahas siklus produksi dari salah satu kios Kimia Farma Apotek di daerah Bintaro yang beberapa waktu lalu kami wawancarai dan kami lakukan beberapa observasi. Desain produk sebuah apotek biasanya terkait dengan cost yang akan dihabiskan selama proses produksi. Desain produk juga mencakup persiapan tata-cara operasi produksi maupun penyiapan bahan baku yaitu obat-obatan khusus. Hal ini kami temukan di Apotek Kimia Farma yang kami datangi. Di kios mereka sudah tersedia bahan baku untuk meracik obat dan asisten apoteker yang bertugas. Mereka sudah
37 | P a g e
mendapat instruksi dari apotek pusat atau dalam hal ini manajer regional apotek tersebut atau bisa dibilang desain produk apotek ini dilakukan oleh pusat. Jadi, kios-kios cabang seperti yang kami datangi sudah mendapat daftar bahan baku dan daftar operasi yang berisi tata cara dan petunjuk proses produksi dari pusat. Produksi yang dilakukan di Apotek Kimia Farma Bintaro yang kami datangi kemarin harus berdasarkan resep dokter. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan dan sesuai prosedur. Kimia Farma menetapkan kualifikasi untuk peracik obat di tiap kiosnya. Mereka (biasa disebut asisten apoteker) yang akan meracik haruslah orang yang kompeten dalam bidang farmasi. Selain itu, asisten apoteker harus selalu siaga dan siap di setiap kios milik Kimia Farma. Bahan baku yang digunakan didapat dari suplai yang diatur oleh pusat, siklus produksi di Kimia Farma ini sudah terintegrasi dengan komputer atau terkomputerisasi sehingga kekurangan stok akan segera diketahui. Jenis-jenis obat yang diproduksi atau diracik bisa berupa salep, kapsul dan puyer tergantung dari permintaan resep. Apotek biasanya menarik tambahan biaya sebesar 10.000 sampai 15.000 untuk setiap macam pesanan. Proses produksi dilakukan di kios tersebut, dalam hal ini peracikan obat. Sementara untuk produksi obat-obatan generik maupun bahan baku racikan, Kimia Farma mempunyai beberapa pabrik yang tersebar di Indonesia. Beberapa pabrik (plant) diantaranya terdapat di Plant Jakarta, DKI Jakarta Satu-satunya pabrik di Indonesia yang ditugaskan pemerintah untuk memproduksi obat golongan narkotika dan ARV (Antiretroviral). Memperoleh sertifikat Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) untuk semua jenis sediaan yang diproduksi, serta menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001:2008 serta mendapatkan Proper Biru dalam pengolahan limbah dari Kementerian Lingkungan Hidup dan penghargaan Gubernur DKI untuk Ketaatan & Kinerja Pengelolaan Lingkungan. Plant Bandung, Jawa Barat Memproduksi bahan baku kina dan turunannya, serta Alat Kontrasepsi Dalam Rahim (AKDR) yang telah mendapatkan US-FD Approval. Memperoleh sertifikat CPOB untuk produksi tablet, tablet salut, sirup, serbuk, Pil KB serta bahan baku kina & turunannya. Menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001:2008. Mendapat Kosher Certificate dari Court of the Chief Rabbi Beth Din London, Sertifikat dari European Directorate for the Quality of Medicines
38 | P a g e
(EDQM), Sertifikat Halal MUI Jabar serta Sertifikat Food Safety System Certification (FSSC) 22000:2010 untuk produk garam kina dari SGS United Kongdom Ltd. Plant Semarang, Jawa Tengah Khusus memproduksi minyak jarak, minyak nabati, dan kosmetika (bedak). Telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO9001:2008 dan mendapatkan sertifikat Cara Pembuatan Kosmetika yang Baik (CPKB) serta memperoleh sertifikat HACCP untuk memproduksi minyak nabati. Plant Watudakon, Jombang, Jawa Timur Satu-satunya pabrik pengolah tambang yodium di Indonesia. Memproduksi bahan baku ferro sulfat sebagai bahan utama pembuatan tablet besi untuk obat penambah darah. Menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001:2008 dan ISO-14001 serta mendapatkan sertifikat CPOB dalam memproduksi sediaan kapsul lunak, tablet, tablet salut, salep dan cairan obat luar. Plant Medan, Sumatera Utara Memproduksi obat dalam sediaan tablet, krim dan kapsul. Mendapatkan sertifikat Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) untuk seluruh jenis sediaan yang diproduksi serta menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001:2008. Semua proses produksi yang diatur telah terkomputerisasi begitu juga dalam penghitungan biaya atau cost. Cost accounting dibutuhkan untuk Apotek Kimia Farma karena dapat berguna untuk pengendalian dan perencanaan serta dapat digunakan untuk evaluasi kinerja. Semua kegiatan produksi akan dilaporkan ke kantor apotek pusat untuk kios di Bintaro tersebut, yakni dilaporkan ke Kimia Farma Blok M dimana apa yang dibutuhkan oleh manajer sudah lengkap terlampir dalam laporan tersebut.
2.3.2 Ancaman dan Pengendalian Proses / Aktifitas Desain Produk
39 | P a g e
Ancaman Desain produk yang kurang baik Kesalahan dalam petunjuk pembuatan obat
Prosedur Yang Dapat di Terapkan Perbaikan dalam pencatatan cost sehingga menghasilkan perencanaan cost yang akurat Pelatihan pada tenaga farmasi dan kualifikasi yang ketat
2.4
Perencanaan dan penjadwalan
Kelebihan produksi atau kekurangan produksi Kekurangan bahan baku Investasi yang tidak optimal dalam aktiva tetap
Sistem perencanaan produksi yang lebih baik Perbaikan dan pengecekan dalam sistem komputerisasi agar pelaporan selalu akurat Tinjau dan setujui perolehan aktiva tetap; pengendalian anggaran
Operasi produksi
Pencurian dan perusakkan persediaan dan aktiva tetap Kerusakan aktiva tetap dalam hal ini mesin untuk proses produksi
Batasi akses fisik ke persediaan dan aktiva tetap Dokumentasikan semua perpindahan persediaan sepanjang proses produksi Identifikasi semua aktiva tetap Dokumentasi yang memadai dan tinjau semua transaksi yang melibatkan pembuangan aktiva tetap
Akuntansi Biaya
Kesalahan pencatatan dan memasukkan data mengakibatkan data biaya yang tidak akurat.
Pengendalian edit entri data; penggunaan pemindai kode garis jika memungkinkan; rekonsiliasi jumlah yang tercatat dengan perhitungan fisik secara periodik
Ancaman umum
Hilangnya data Kinerja yang kurang baik
Buat cadangan dan perencanaan pemulihan dari bencana; batasi akses ke data biaya. Pelaporan yang lebih baik dan tepat waktu. Kualifikasi pegawai ditingkatkan
Sistem Akuntansi Aset Tetap 2.4.1 Analisis Sistem Akuntansi Aset Tetap Apotek Kimia Farma A. Kimia farma memiliki aset tetap berupa : Bangunan (sewa) •
Mesin
•
Kendaraan
•
Mebel
•
•
40 | P a g e
komputer dan perlengkapan lainnya B. Kebijakan akuntansi aset tetap : Aset tetap dinyatakan sebesar harga perolehan dikurangi dengan akumulasi penyusutan. Sesuai dengan PSAK 16 (Revisi
2011) yang berlaku efektif 1 Januari 2012, entitas dan entitas anak memilih metode biaya untuk pengukuran aset tetapnya. •
•
•
•
Bangunan di sewa 5 tahun dan penyusutan diakui setiap 3 bulan sekali dengan metode garis lurus, jika apotik tersebut ramai maka akan di lanjutkan kontrak sewa bangunannya Biaya perbaikan dan pemeliharaan diakui sebagai beban pada saat terjadinya. Pengeluaran yang memperpanjang masa manfaat aset dikapitalisasi dan disusutkan berdasarkan tarif penyusutan yang sesuai. Aset tetap yang sudah tidak digunakan lagi atau yang dijual, nilai tercatat dan akumulasi penyusutannya dikeluarkan dari kelompok aset tetap yang bersangkutan dan laba atau rugi yang terjadi dibukukan dalam laporan laba rugi komprehensif tahun yang bersangkutan. Aset dalam penyelesaian dinyatakan sebesar biaya perolehan. Akumulasi biaya perolehan akan dipindahkan ke masingmasing aset tetap yang bersangkutan pada saat aset tersebut selesai dikerjakan dan siap digunakan. C. Cara perolehan aset tetap :
kepala TU mengirimkan surat permintaan otorisasi investasi kepada business manager(BM), lalu business manager jika menyetujuinya menghubungi kantor pusat untuk melakukan pembelian aset tetap tersebut dan memberikan surat tersebut kepada kantor pusat, lalu kantor pusat mengajukan surat order pembelian kepada pemasok, lalu setelah pemasok menerimanya, pemasok memberikan surat pengantar kepada kantor pusat dan kantor pusat memeriksa barang yang diterima lalu jika benar membuat laporan penerimaan barang, dan menerima faktur dari pemasok, aetelah memeriksa faktur tersebut, jika benar, kantor pusat membuat bukti kas keluar lalu membuat surat penempatan aktiva tetap, lalu business manager pun mengambil barang yang sudah dibeli oleh pusat dan mengantarkannya ke cabang yang mengajukan pembeliannya.
2.4.2 Ancaman dan Pengendalian Ancaman dan pengendaliannya: 1. Bertabrakannya fungsi-fungsi organisasi Untuk menghindari ancaman ini, maka ada pengendalian yang bisa dilakukan, yakni: •
41 | P a g e
Fungsi pemakaian harus terpisah dari fungsi akuntansi aktiva tetap
•
Transaksi perolehan, penjualan, & penghentian pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara independen
2. Otorisasi atau persetujuan yang disalahgunakan Untuk menghindari ancaman ini, otorisasi dilakukan oleh pihakpihak yang berwenang, yakni : •
•
•
•
•
•
Anggaran investasi diotorisasi oleh RUPS Surat permintaan otorisasi diotorisasi oleh direktur yang bersangkutan dan direktur utama Surat Perintah Kerja yang bersangkutan
diotorisasi
departemen
Surat order pembelian yang berwenang
diotorisasi
oleh
Laporan oleh
penerimaan barang fungsi penerimaan
pejabat
diotorisasi
Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi
Bukti memorial diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi 3. Kesalahan pencatatan aktiva tetap Ancaman seperti ini bisa dihindari dengan menggunakan prosedur pencatatan, dimana perubahan kartu aktiva tetap harus didasarkan pada dokumen sumber (bukti kas keluar, bukti memorial, surat permintaan transfer aktiva tetap) dan dokumen pendukung serta diotorisasi pejabat berwenang sehingga jelas jika ada perubahan dan ada buktinya. 4. Problem tentang hilangnya ato berkurangnya aktiva tetap •
•
•
•
•
2.5
Pencocokan fisik aktiva tetap dan kartu aktiva tetap secata periodik Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap Asuransi aktiva tetap Kebijakan akuntansi pemisahan revenue expenditure
capital dan
Siklus Penggajian 2.5.1 Analisis Sistem Siklus Penggajian Apotek Kimia Farma Langkah-langkah siklus penggajian pada PT Kimia Farma: a. PT Kimia Farma merekrut pegawai dengan cara mengiklankan lowongan kerja di media seperti koran dan website, dengan syarat yang telah ditentukan.
42 | P a g e
b. Para calon pegawai yang telah mendaftar akan diseleksi dan yang diterima akan diberika pelatihan dan diberitahukan tentang ketentuan-ketentuan kerja. c. Pegawai akan mendapatkan gaji setiap bulannya, dan akan mendapat bonus bila mencapai banyak penjualan. d. Tiap akhir bulan manajer akan menyiapkan file induk penggajian yang kemudian dipotong pajak dan pajak tersebut akan disetorkan ke pemerintah. e. Pegawai akan mendapat gaji dengan sistem transfer, ke rekening pegawai bersangkutan.
2.5.2 Ancaman dan Pengendalian 1. Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja Bentuk ancaman : a) Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk. Prosedur Pengendalian : Prosedur memperkerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referansi dan riwayat pekerjaan. 2. Pemrosesan Penggajian Bentuk Ancaman : a) Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi Prosedur pangendalian : Pemisahan tugas pada data SDM vs Penggajian dan distribusi cek gaji ; pengendalian akses ; tinjauan atas semua perubahan. b) Data waktu yang tidak akurat Prosedur pengendalian otomatisasi pengumpulan data ; berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja. d) Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan Prosedur pengendalian : Setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan oleh sesorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji tidak di klaim akses terbatas ke cek gaji kosong ; pemberian nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji ; penggunaan ekening giro terpisah untuk penggajian yang dipelihara sebagai dana tetap; Rekonsiliasi semua rekening Bank penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat dalam semua pemrosesan penggajian. 3. Umum Bentuk Ancaman : a) Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi Prosedur pengendalian : Prosedur pembuatan cadangan ; rencana pemulihan dari bencana pengandalian akses fisik dan logis enkripsi data. 43 | P a g e
b) Kinerja yang kurang baik Prosedur pengendalian : Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik kinerja yang tepat; program pelatihan.
2.6
Siklus Pelaporan dan Buku Besar 2.6.1 Analisi Sistem Siklus Pelaporan dan Buku Besar Apotek Kimia Farma PT Kimia Farma merupakan perusahaan farmasi yang berada dibawah pemerintah. PT Kimia Farma merupakan perusahaan BUMN. Sistem buku besar dan pelaporannya sudah sangat canggih. Semua menggunakan komputer dan berbasis online. PT. Kimia Farma sudah menggunakan sistem komputerisasi mulai dari penjualan, pengeluaran, dan yang lainnya. Ada saling keterkaitan antara toko kimia farma yang satu dengan yang lainnya. Pada saat membutuhkan informasi dari cabang lain maka dengan mudah pegawai bisa mendapatkan informasi melalui online, tetapi kadang pegawai juga menggunakan telepon untuk mendapatkan informasinya. Semua transaksi yang terjadi tercatat di computer dan dimasukkan kedalam buku besar yang ada di computer. Terutama pada saat ada penjualan, pegawai akan mencatatnya di komputer. Struk pembelian obat oleh customer adalah rangkap dua. 1 untuk diberikan kepada perusahaan dan yang satunya adalah untuk disimpan oleh kimia farma sebagai dokumen untuk nanti merekap semua transaksi penjualan. Dalam transaksi penjualannya, kimia farma membedakan atas penjualan obatnya. Ada pemisahan terkait dengan jenis obat yang dibeli oleh customer. Contohnya adalah antara obat bisa pada umumnya dengan pembelian obat narkotika dan psikotropika oleh customer. Seperti yang kita tahu bahwa obat tersebut adalah dibatasi penggunaannya oleh masyarakat umum dan harus mendapatkan izin apabila akan membeli atau mendapatkannya. Selain transaksi penjualan, transaksi yang lainnyapun di catat di komputer. Namun, meskipun sudah mempunyai teknologi yang canggih, masih ada beberapa kegiatan yang ditulis secara manual. Tentunya kegiatan tersebut adalah kegiatan yang tidak terjadi secara rutin, mungkin seminggu hanya 1 atau 2 kali saja terjadi. Akan tetapi kegiatan tersebut nantinya tetap akan dicatat dan direkap di komputer menjadi satu bagian tersendiri dalam database yang sama dengan transaksi yang lainnya. Transaksi-transaksi yang terjadi selama satu hari itu nantinya akan direkap dalam malam harinya. Seluruhnya direkap kemudian membuat dokumennya. Setelah malam harinya direkap, pada pagi hari berikutnya pegawai menyetorkan uangnya ke bank. Namun, dalam menyetorkannya ke bank, pegawai yang menyetorkannya adalah berubah-ubah. Tidak ada prosedur yang esensial dalam
44 | P a g e
penyetorannya, tergantung pegawai yang mana yang sedang tidak sibuk maka pegawai itulah yang menyetorkannya ke bank. Dalam memasukkan transaksi ke databasepun juga pegawainya beda-beda. Untuk pelaporannya, setiap cabang toko kimia farma membuat rekapan atas transaksi yang terjadi. Laporannya ada laporan tiap harian dan ada juga laporan per bulan. Dibuat per bulan karena akan lebih memudahkan dalam membuat laporan keuangan triwulan nantinya. Kemudian rekapan/laporan tersebut dikirim ke kantor pusatnya melalui faximile. Setelah itu diperiksa kembali untuk memastikan hasil rekapan tersebut sudah benar. Kemudian rekapanrekapan semua cabang tersebut diakumulasi kemudian dibuat menjadi satu kesatuan. Setelah itu dibuatlah laporan keuangan dan laporan manajerial. Seperti yang kita tahu bahwa kimia farma adalah perusahaan besar, laporan keuangan dan laporan manajerial sangatlah penting bagi perusahaan. Laporan keuangan yang nantinya akan dipublikasikan secara umum karena ini merupakaan perusahaan BUMN haruslah laporan yang benar-benar akurat dan jujur agar pihak eksternal tertarik untuk membeli saham. Sedangkan laporan manajerial juga tidak kalah penting. Didalam perusahaan yang besar ini, memprediksikan budget dan net income yang diperoleh sangatlah penting. Jangan sampai perusahaan yang sudah berdiri sejak lama ini salah dalam memprediksi budget yang dikeluarkan yang nantinya berdampak kepada net income perusahaan. Diagram DFD sistem buku besar dan peloran dapat dilihat pada Lampiran.
2.6.2 Ancaman dan Pengendalian 1. Kesalahan dalam Memperbarui General Ledger dan General Report Hal ini bisa diatasai dengan beberapa pengendalian antara lain: •
•
•
•
•
45 | P a g e
Cek validasi (validity check) untuk menjamin bahwa rekening buku besar tersedia untuk setiap nomor rekening yang deverensi oleh semua jurnal. Cek bentuk data (field check) untuk menjamin bahwa data pada field dalam sebuah jurnal berisi data numeric. Zero-balance check untuk menjamin bahwa total debit sama dengan total kredit dalam sebuah jurnal. Uji kelengkapan (completeness test) untuk menjamin bahwa semua data yang relevan telah dicatat. Adalah penting bahwa semua jurnal dapat diidentifikasi sehingga informasi ini memiliki daya telusur audit. Uji pengulangan data (redundand data check) untuk mencocokkan nomor rekening dengan nama rekening, guna menjamin kebenaran rekening buku besar yang menerima
posting. Untuk sistem entry data on-line, prosedur ini disebut closed-loop verivication. 2. Rugi, Perubahan, atau Pengungkapan tidak sah Data Keuangan Pengendaliannya dapat berupa pemisahan tugas dengan pembatasan fungsi yang akan dilaksanakan oleh setiap karyawan. Selain itu juga memberikan ID dan password kepada karyawan yang khusus untuk menginput data. 3. Kehilangan Data dan Asset Menggunakan label file internal dan eksternal untuk berjaga-jaga ada kerusakan data yang tidak disengaja. Selain itu juga ada prosedur pembuatan buku besar cadangan dan pemulihan.
46 | P a g e
BAB III PENUTUP 3.1
Kesimpulan Keempat aktivitas dasar dalam siklus pendapatan adalah entri pesanan penjualan, pengiriman, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas. SIA harus didesain untuk memaksimalkan efisiensi dimana setiap fungsi ini dilakukan. SIA juga harus memasukkan prosedur pengendalian internal yang memadai untuk menurunkan ancaman seperti penjualan yang tidak tertagih, kesalahan dalam penagihan, serta hilangnya atau penyalahgunaan persediaan dan kas. Aktivitas bisnis siklus pendapatan dalam apotek Kimia Farma hampir sama dengan yang terdapat dalam penjelasan di buku Sistem Informasi Akuntansi karangan Romney. Hanya saja yang membedakan pada bagian pengiriman yang tidak terlalu kompleks dibanding penjelasan di dalam buku tersebut, serta penerimaan kas yang cukup kompleks dibandingkan penjelasan di dalam buku.
Sistem pengeluaran yang dilakukan oleh kimia farma sangat terstruktur, hal ini menggambarkan bahwa aktivitas-aktivitas didalamnya sudah diatur sedemikian rupa. Setiap bagian menjalankan tugas sesuai dengan bagiannya. Arus masuk dan arus keluar barang serta uang dapat ditelusuri secara jelas. Selain itu pengawasan yang dilakukan terhadap setiap tahap sangat ketat sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat kecil. Seandainya terjadi kesalahan pun, kimia farma telah memiliki cara untuk mengatasinya sehingga hal tersebut tidak akan terlalu mengganggu sistem y ang berjalan. Sistem Produksi di Kimia Farma sudah sangat baik. Dari mulai desain produk dilakukan oleh tenaga-tenaga profesional dan terstruktur di pusat. Kemudian subsiklus perencanaan dan penjadwalan sangatlah apik, pegawai berkompeten di bidangnya, bahan baku dan suplai selalu tersedia. Kegiatan produksi di Kimia Farma sangat tertata dan prosedural. Selain itu, dalam proses operasi produksi perusahaan ini juga menetapkan standar yang tinggi, contohnya pesanan obat harus sesuai resep dokter. Aktivitas siklus produksi juga telah terintegrasi dengan komputer sehingga semua kegiatan akan terlapor ke manajer dan cost juga akan terhitung sehingga perusahaan dapat berjalan sebagaimana mestinya. Melihat dari keprofesionalan pegawai maupun prosedur yang diterapkan perusahaan Kimia Farma membuktikan bahwa perusahaan ini adalah perusahaan yang besar. Apalagi Kimia Farma merupakan BUMN di bawah Kementerian Kesehatan yang tentunya tidak main-main dalam menjalankan perusahaan tersebut. Terdapat dua jenis apotek di Kimia Farma, yaitu Apotek Administrator yang sekarang disebut sebagai Business Manager (BM) dan Apotek Pelayanan. BM membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. BM bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang dan administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya. 47 | P a g e
Melalui konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian masalah. Jadi secara keseluruhan menurut saya, BM membuat sistem akuntansi aktiva tetap Apotik Kimia Farma menjadi lebih baik karena BM membantu mengatur aktiva tetap sehingga Apoteker bisa lebih fokus ke bidang pelayanan. Kepegawaian dari PT Kimia Farma terdiri dari awal yaitu saat perekrutan dengan melihat kualitas calon pegawainnya dilihat dari data-data yang diberikan pergawai tersebut. PT Kimia Farma membayar gaji pergawainya dengan transer setiap bulannnya dan akan ditambah bonus bisa mencapai banyak penjualan. Secara keseluruhan, sistem buku besar dan pelaporan pada kimia farma sudah bagus. Mulai dari transaksi yang di catat tepat waktu, pegawai yang berkompeten di bidangnya, pemisahan antara penjualan obat biasa dan psikotropika, pemisahan antara pembelian dari supplier dan penjualan oleh customer, merekap transaksi pada hari yang sama sehingga tidak terjadi penumpukan rekapan dan pastinya akan lebih akurat. Dalam pelaporannya pun juga terstruktur, mengingat PT Kimia Farma adalah perusahaan BUMN dibawah Kementrian Kesehatan. Pelaporannya pun dibuat seakurat mungkin, setiap hari ada rekapan kemudian pada akhir bulan membuat laporan. Ada laporan harian dan juga laporan bulanan untuk mempermudah dalam membuat laporan keuangan triwulannya. Sebagai perusahaan BUMN, Kimia Farma berusaha memberikan kontribusi terbaiknya bagi kesehatan bangsa. Oleh karena itu, laporan dibuat dengan akurat dan apa adanya sesuai dengan transaksi yang terjadi.
3.2
Saran Pada saat menerima pesanan secara tidak langsung apotek Kimia Farma mencatat data pelanggan yang terdiri atas pesanan barang serta alamat hanya mencatatnya secara manual di kertas. Hal ini dapat menyebabkan hilangnya dokumen dan menyebabkan kesalahan saat pengiriman oleh karena itu sebaiknya apotek Kimia Farma membuat database untuk pesanan tidak langsung yang berisikan tanggal, nama pemesan, alamat, nomor telepon serta barang dan jumlah yang dipesan. Sebaiknya Kimia Farma harus dapat melakukan inovasi baru agar tidak kalah saing dengan apotek lain. Misal dengan menyediakan sarana pembelian secara online. Selain itu juga melengkapi setiap apotek dengan klinik. Mengingat perusahaan ini bergerak di bidang kesehatan dan berhubungan dengan kemaslahatan orang banyak, maka kegiatan dan karyawan Kimia farma haruslah prosedural, profesional dan kompeten. Kimia Farma haruslah ketat dalam rekruitmen pegawai sehingga kesalahankesalahan dalam aktivitas produksi maupun aktivitas perusahaan lainnya pada umumnya dapat dihindari.
48 | P a g e
Pengecekan juga harus dilakukan secara berkala untuk sistem komputer maupun aset tetap untuk produksi milik perusahaan. Hambatanhambatan yang dapat mengganggu sistem produksi dapat dikurangi dengan melakukan hal-hal kecil ini. Cost yang dikeluarkan untuk cek berkala lebih kecil ketimbang harus memperbaiki jika rusak dan kerugian yang ditanggung saat tidak berlangsung proses produksi. Di beberapa wilayah masih ada beberapa cabang yang hanya diatur oleh seorang apoteker, sehingga pada saat hal-hal yang hanya bisa di otorisasi oleh apoteker harus dilakukan dan apoteker tersebut sedang tidak berada di cabang tersebut maka akan menghambat suatu sistem akuntansi aktiva tetap yang hanya bisa dilakukan oleh apoteker tersebut. Di cabang-cabang yang baru juga masih ada yang menggunakan kendaraan pribadi dari karyawan sebagai sarana transportasi, seharusnya pada saat membuat cabang baru Apotek Kimia Farma sudah mempersiapkan terlebih dahulu aktiva-aktiva tetap untuk cabang-cabang yang baru tersebut. Menambah pegawai dalam setiap cabangya, karena saat kami berkunjung, pelayannya agak sedikit terlambat dikarenakan banyaknya pembeli ditambah kurangnya pegawai yang ada. Sebaiknya dalam proses pencatatan segala transaksi dilakukan dengan berbasis computer semua, tidak ada yang manual. Karena seperti yang kita tahu bahwa apabila dilakukan manual akan membuat lama rekapan karena harus di entry dulu ke computer. Selain itu transaksi dilakukan oleh satu orang saja agar lebih akurat. Setiap transaksi penjualan 1 orang, pembelian 1 orang dan yang menyetor ke bank pun seharusnya 1 orang yang sudah dipercayai. Bukan siapa saja yang sedang tidak sibuk maka dia yang menyetor.
DAFTAR PUSTAKA Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart, 2015. Sistem Informasi Akuntansi . Edisi Ketigabelas. Jakarta: Salemba Empat Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi . Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat www.kimiafarma.co.id arifpanjaitan.blogspot.co.id/2014/12/general-ledger-and-reporting-system.html http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-informasi.html?m=1 http://monicaganda.blogspot.co.id/2012/04/normal-0-false-false-false-in-zh-cn-x.html http://informasicpnsbumn.com/lowongan-pt-kimia-farma-persero-tbk.html
http://www.kimiafarma.co.id/bisnis/industri-farmasi/pabrik.html 49 | P a g e
50 | P a g e
LAMPIRAN 1. HANDOUT PRESENTASI 2. KUESIONER A. SIKLUS PENDAPATAN B. SIKLUS PENGELUARAN C. SIKLUS PRODUKSI D. SIKLUS PENGGAJIAN E. SISTEM ASET TETAP F. SIKLUS PELAPORAN DAN BUKU BESAR 3. DIAGRAM DFD A. SIKLUS PENDAPATAN B. SIKLUS PENGELUARAN C. SIKLUS PRODUKSI D. SIKLUS PENGGAJIAN E. SISTEM ASET TETAP F. SIKLUS PELAPORAN DAN BUKU BESAR 4. DIAGRAM FLOWCHART A. SIKLUS PENDAPATAN B. SIKLUS PENGGAJIAN 5. DOKUMENTASI FOTO
51 | P a g e
Kepala TU atauApoteker
Surat permint aan OtorisasiInvestasi
1.0 Permintaan OtorisasiInv estasi
Surat permint aan OtorisasiInvestasi
Business Manager
Surat permint aan OtorisasiInvestasi
Purchase order Kantor Pusat
Purchase Order
Supplier
Assets & Packing slip
Payment Kepala TU atauApoteker
2.0 Receiving Invoice
Asset
Report & Assets
Kantor Pusat
Report
3.0 Approve
Invoice
General Ledger
4.0 Cash Disbursement
DFD Sistem Buku Besar dan Pelaporan
Transaksitransaksi (Keg. Cash)
Kuasa Pengguna Anggaran
Kegiatan Non-Cash
Entry
Rencana
Jurnal
Anggaran
4. Menghasil kan Laporan Manajerial
1. Update Buku Besar
Manajer
Buku Besar
Adj.
Lap. Keu
Voucher Jurnal External User
Neraca Saldo
Adj. Lap.Keu
2. Entry Jurnal Penyesuaian
3. Menyiapkan Laporan Keuangan
Adj. TB
Jurnal Penyesuaian
Lap. Keu Controller
DFD Siklus Pendapatan Permintaan
1.0 Entri Pesanan Penjualan
Respon atas Permintaan
Persediaan
Resep
Pelanggan
Informasi Ketersediaan
Informasi Ketersediaan
Siklus Pengeluaran
Siklus Produksi Order Pemesanan Ulang
Pelanggan
2.0 Pengantaran Obat
Kurir Bukti Pemesanan
Bukti Pemesanan
Pengiriman Uang
Bukti Pemesanan
Penyimpanan Penyimpanan
Bank
4.0 Penagihan Kas
3.0 Penagihan
Tanda Terima Penjualan Penjualan
Pelanggan
Laporan
Sistem Pelaporan
Penjualan
Flow Chart Siklus Pendapatan Pendapatan Pelanggan
Bagian Pelayanan Obat
Resep
Kasir
Daftar Obat
Resep
Asisten Apoteker
Daftar Obat
T Resep tidak tersedia
Memeriksa Resep dan Ketersediaan
Y Resep tersedia
Resep tersedia
Mem Membuat Faktur
Faktur Penjualan
Faktur Penjualan
FPJ
Resep
DFD Siklus Pengeluaran
Apotek Pelayanan
Apotek Pelayanan
BPBA
Apotek Pelayanan
BP
Salinan
BA
Pesana BPBA
n Pembe
Salinan Pesanan Pembelian
Salinan Pesanan Pembelian
lian
Bussiness Manager
1.0 Pemesanan Surat Pesanan Back Order
Surat Pesanan
Persediaan
Apotek Pelayanan
PBF
PBF
Pen erim aan Barang Barang dan slip pengepakan
2.0 Pemerimaan
Fak tur Pe m ba
Bagian
ya
Gudang
ra
3.0 Menyetujui Faktur Pemasok
Utang
BB Umum
Paket Vooucher
4.0 Pengeluar an Kas
Flow Chart
Departemen SDM
Perubahan
BadanPemerintah
Bank
Pegawai
BukuBesar File IndukGaji
Data Karyawan
Memperbaharui
MemungutPa
File Iduk
akPenghasila n
CekGaji
MenginputdanVali dasiCek
A/D Tingkat Pajak
GajiPegawai
MempersiapkanLa poranPajak
Transfer Gaji MempersiapkanP enggajian
LaporanPajak
CekGajiPegawai
GajiPegawai
DFD
BadanPemerint
Departmen
ah
SDM Perubahan
Pajak Penghasian dan Laporan
Mengeluarka nPajakdanBer
Tarif Pajak
bagaiPotonga
n Memperbah
Tarif Pajak &
arui File
Pegawai
Pengngurangan
Induk File Induk Gaji
Departemen Buku Besar
Lainnya
Laporan
Absensi Menyiapkan Penggajian Validasi Waktu & Data Absensi
Cek Pembayaran
Departemen
Gaji
Pembayara n Gaji
Lainnya
Cek Gaji
Bank
Siklus Produksi – DFD Level 0
KUISIONER A. SIKLUS PENDAPATAN 1. Adakah database pelanggan disini? 2. Persediaan disimpan dimana? 3. Kalau persediaan di gudang persediaan habis, bagaimana mengisinya? Mengambil dari gudang persediaan lain atau membeli ke supplier?
4. Adakah layanan bagi pelanggan seperti customer service untuk pelanggan yang ingin bertanya seputar produk yang dijual? 5. 6. 7. 8.
Proses penjualan yang dilakukan seperti apa? Teknologi apa yang digunakan untuk mempermudah proses penjualan? Ketika ada penjualan data apa saja yang terupdate? Jika pelanggan menggunakan kartu kredit bagaimana prosesnya sampai kas diterima perusahaan?
9. Dapatkan melakukan pemesanan via online atau pengiriman barang ke pelanggan tanpa pelanggan harus datang? 10. Jika dapat, melalui cara apa pelanggan dapat memesan produk? 11. Informasi apa saja yang harus dicatat dari pesanan pelanggan tersebut? 12. Jika ada informasi yang kurang lengkap, apa yang dilakukan? 13. Jika persediaan obat kosong pesanan dibatalkan atau menerima pesanan kemudian melakukan pengadaan obat? 14. Bagaimana proses pengiriman barang tersebut kepada pe langgan? 15. Teknologi apa yang digunakan untuk mempermudah proses pengiriman barang ke pelanggan? 16. Bagaimana proses pembayaran yang dapat dilakukan oleh pelanggan? 17. Bagaimana cara pemeriksaan persediaan di gudang? 18. Bagaimana proses barang keluar dari gudang persediaan? 19. Teknologi apa yang digunakan untuk mempermudah proses masuk-keluarnya barang di dalam gudang persediaan? 20. Apakah ada apotik lain yang memesan obat kesini?
B. SIKLUS PENGELUARAN 1. Bagaimana cara menentukan obat yang akan dipesan kepada vendor? 2. Untuk menentukan barang yang dipesan, penghitungan dilakukan secara manual atau sudah menggunakan komputer? 3. Bagaimana proses pemesanan persediaan obat yang telah habis? 4. Apakah dari pihak apotek perlu menulis permintaan pembelian terlebih dahulu atau sudah ada jadwal rutin vendor memasok stock baru? 5. Apa yang dilakukan oleh pihak apotek apabila stock secara tiba-tiba habis? 6. Bagaimana perlakukan barang yang baru saja datang? 7. Apakah Apotek Kimia Farma memiliki gudang sendiri?
C. SIKLUS PRODUKSI 1. 2. 3. 4. 5.
Apakah ada proses produksi di kios cabang Kimia Farma Bintaro? Berdasarkan apa produksi dilaksanakan? Resep dokter? Pesanan? Biaya yang dibutuhkan untuk produksi? Apakah ada biaya tambahan untuk konsumen? Bagaimana proses perencanaan atau persiapan produksi?
