KEGIATAN ADMINISTRASI GUDANG PADA PT. CITRA RASA SELARAS MANDIRI (KILLINEY KOPITIAM) JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Program Diploma Tiga Politeknik LP3I Jakarta
Oleh : Asep Arief Kurniawan 110113020065
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS POLITEKNIK LP3I JAKARTA 2014
i
ii
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN
iii
iv
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat karunia dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelsaikan Tugas Akhir (TA) ini tepat pada waktunya. Sebagaimana ketentuan yang telah ditetapkan dan berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa setiap mahasiswa tingkat akhir di haruskan menyusun dan memaparkan Tugas Akhir (TA) sebagai salah satu persyaratan penyelsaian pendidikan Politeknik LP3I Jakarta Program D3, oleh karena itu, penulis melakukan pengamatan praktek kerja pada PT Citra Rasa Selaras Mandiri. Kemudian menyusun hasil pengamatan tersebut kedalam laporan TA inin di bawah bantuan pembimbing yaitu Ismi Rahmanda, S.E. Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah terlibat dalam mendorong,mengarahkan dan membantu penulis dalam pelaksanaan penyusunan pelaporan Tugas Akhir, khususnya kepada : 1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Drs. Jaenudin Akhmad, SE., M.M. 2. Wakil Direktur I Bidang Akademik, Dra. Euis Winarti,. M.M. 3. Wakil Direktur II Bidang Keuangan dan Personalia, D. Purnomo, M.M. 4. Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama, Verus Hadian, S.E., M.SM. 5. Ketua Program Studi Administrasi Bisnis, Siswandi, S.E., M.M. 6. Dosen Pembimbing Tugas Akhir, Ismi 7. Seluruh Dosen Politeknik LP3I Kramat yang mohon maaf tidak bsa disebutkan satu persatu. 8. Seluruh Staff Politeknik LP3I Kramat yang mohon maaf tidak bisa disebutkan satu persatu. 9. Kedua Orang tua penulis yang telah memberikan bantuan moril maupun materil kepada penulis. 10. Nenek kandung yang tela memberikan bantuan moril maupun materi beserta do’a nya. 11. Owner PT Citra Rasa Selaras Mandiri, Bapak H, Muhammad Wahyuni, S.H. 12. Manajer Operasional dan Keuangan PT. Citra Rasa Selaras Mandiri, Ibu Henny Hena. v
13. Kepala Gudang PT. Citra Rasa Selaras Mandiri, Bapak Angga Wicahya. 14. Seluruh rekan-rekan PT Citra Rasa Selaras Mandiri yang turut membantu. 15. Seluruh teman-teman kelas Administrasi Perkantoran 2011-2014 Politeknik LP3I Kramat Raya yang selalu memberikan, saran, motivasi beserta semangatnya. 16. Semua pihak yang telah membantu ataupun menuntun dalam penyelsaian Tugas Akhir ini yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu. Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semuanya. Khususnya Kepada Perusahaan yang terkait dan mahasiswa Politeknik LP3I Jakarta, Kampus Kramat.
Jakarta, 14 Juni 2014
Asep Arief Kurniawan Penulis
,
vi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .......................................................................... i PENGESAHAN NASKAH ............................................................... ii PENGESAHAN UJIAN .................................................................... iii SURAT KETERANGAN OBESERVASI .......................................... iv KATA PENGANTAR ....................................................................... v DAFTAR ISI ..................................................................................... vii DAFTAR TABEL ............................................................................. x DAFTAR GAMBAR ......................................................................... xi DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................... xii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ......................................................
1
1.2 Alasan Pemilihan Objek.......................................................
4
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan ............................................
4
1.3.1 Tujuan Penulisan ........................................................
4
1.3.2 Manfaat Penulisan ......................................................
5
1.4 Identifikasi Masalah .............................................................
6
1.5 Batasan Masalah .................................................................
6
1.6 Metodologi Penulisan ..........................................................
6
1.7 Sistematika Penulisan .........................................................
7
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Kegiatan .............................................................
8 vii
2.2 Pengertian Administrasi .......................................................
7
2.3 Penerimaan,Penyimpanan dan Pengiriman barang ............. 12 2.3.1 Penerimaan Barang ............................................. 13 2.3.2 Penyimpanan Barang........................................... 15 2.3.3 Pengiriman Barang .............................................. 17 2.4 Manajemen Pergudangan .................................................... 18 2.4.1 Gudang dan Pergudangan ................................... 19 2.4.2 Gudang Penyimpanan .......................................... 20 2.5 Pengertian Gudang .............................................................. 21 2.6 Cara Penggudangan ............................................................ 22 2.7 Operasi-Operasi Gudang ..................................................... 25 BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan .............................................. 28 3.2 Visi dan Misi ....................................................................... 29 3.2.1 Visi Perusahaan .................................................. 29 3.2.2 Misi Perusahaan.................................................. 29 3.3 Aspek Kegiatan Usaha ....................................................... 29 3.4 Struktur Organisasi............................................................. 31 3.1 Deskripsi Kerja ................................................................... 32
BAB IV 4.1 Kegiatan Administrasi Gudang Pada PT. Citra Rasa Selaras Mandiri ................................................................................ 34 4.1.1 Penanganan Penerimaan Barang ...................... 36 4.1.2 Pemeliharaan Penerimaan Barang .................... 37 4.1.3 Pengeluaran, Penerimaan Barang ..................... 38 4.1.4
Pelaksanaan (stock Opname) ........................... 40
4.2 Kendala Yang dihadapi PT. Citra Rasa Selaras Mandiri ... 43
viii
4.3 Solusi atas kendala yang dihadapi PT Citra Rasa Selaras Mandiri ..............................................................................
43
BAB V 5.1 Kesimpulan ........................................................................ 46 5.2 Saran ................................................................................. 47
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1. Laporan Pengiriman Barang Berdasarkan Harga Tabel 4.2. Laporan Pengeluaran Barang Berdasarkan (qty) Tabel 4.3. Laporan Perhitungan Stock Opname
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT Citra Rasa Selaras Mandiri Gambar 4.1. Flowchart Alur Penerimaan Barang Pada PT Citra Rasa Selaras Mandiri
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Form Laporan Barang Masuk Berdasarkan Harga Lampiran 2 Form Laporan Barang Keluar Berdasarkan (qty) Lampiran 3 Form Laporan Keluar Barang Berdasarkan Harga Lampiran 4 Form Laporan Kerusakan Barang Lampiran 5 Purchase Order (PO) Sukanda Djaya
xii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Perusahaan merupakan suatu organisasi yang didirikan oleh seseorang atau sekelompok orang dan juga suatu badan yang kegiatannya
ialah
melakukan
produksi
atau
distribusi
guna
memenuhi kebutuhan ekonomi manusia. Pada era globalisasi ini pertumbuhan dan perkembangan ilmu teknologi yang begitu pesat akan sangat berpengaruh pada dunia usaha. Persaingan antara perusahaan sejenis maupun yang tidak sejenis menyebabkan pihak manajemen berusaha untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaannya. Oleh karena itu, pihak manajemen dituntut untuk bersikap lebih professional dalam melaksanakan tugasnya dengan mengambil keputusan yang tepat. Setiap organisasi baik yang berorientasi pada keuntungan maupu tidak, dapat di pastikan organisasi mempunyai satu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan pengarsipan, jadi kegiatan
administrasi
pada
dasarnya
adalah
menghasilkan,
mengelola, dan menyimpan berbagai surat laporan, formulir dan sebagainya ( Agus Sugiarto 2009:2 ). Gerak memindahkan barang ialah persoalan teknik, bukan persoalan administratif. Sebagai gambaran disini akan dikemukakan secara umum, bahwa perbedaan antara administrator dan teknikus adalah, bahwa administrator melihat barang dari segi jumlah persediaan
1
penambahan dan pengurangan yang tercantum dalam kertas maupun dokumen tertentu. Sedangkan teknikus melihat barang dan arus barang dari segi sifat fisiknya seperti jenis barang, muat barang, berat
barang
dan
sebagainya.
Administrator
akan
mencari
penghematan dari segi tata usaha, sedangkan teknikus akan mencari dari segi fisik yang ada. Sudah tentu kedua pekerjaan tersebut harus diperhatikan, tetapi barang itu sendiri harus menjadi perioritas utama demi terjadinya keutuhan terhadap barang tersebut, dan catatannya pun hanya merupakan cerminan dari apa yang telah terjadi di dalam gudang. Dalam suatu perusahaan, gudang merupakan tempat yang sangat penting bagi aliran barang dalam perusahaan, selain itu, gudang merupakan tempat penampungan sementara barang yang akan di kirim atau barang yang baru datang. Gudang mempunyai peranan penting guna mendukung keberhasilan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Untuk mengolah input menjadi output diperlukan adanya kegiatan operasional
pergudangan,
meningkatkan
tertib
administrasi,
pengawasan yang baik, dan diperlukan suatu sitem yang mendukung seluruh aspek yang berhubungan dengan proses yang terjadi di gudang, oleh karena itu
proses administrasi terhadap gudang
sangat di butuhkan. Administrasi Pergudangan adalah suatu
sistem pencatatan dan
pengendalian aliran barang dalam perusahaan khususnya di bagian gudang, selain itu gudang merupakan tempat penampungan barang yang akan dikirim maupun barang yang datang. Dan gudang mempunyai peranan penting bagi sebuah perusahaan khusunya di perusahaan dagang maupun jasa, pengawasan di perlukan untuk untuk menciptakan keamanan terhadap persediaan barang dagang
2
untuk menghasilkan barang yang fresh, utuh dan tanpa cacat dari segi apapun. Resiko yang mungkin di timbulkan, dapat berupa resiko fisik atau resiko keuangan. Misalnya dari segi fisik yaitu, apabila terjadi kelalaian terhadap persediaan yang ada di gudang karena kurangnya pengawasan dan terjadinya kerusakan terhadap barang, yang akan mengakibatkan barang tersebut tidak layak jual, dan dari segi keuangan yaitu, apabila terjadi kesalahan dalam pencatatan yang mengakibatkan kerugian perusahaan pada hal pencatatan keuangan. Dalam perusahaan ini ditemukan adanya kelalaian dalam hal persediaan dan pencatatan barang, hal ini mejadi faktor dari penelitian ini bagaimana peng- administrasian barang sangat di butuhkan guna menghindari ke salah pahaman antara pihak pengirim barang, penerima barang dan pihak terkait lainnya. Laporan administrasi gudang ini masih menggunakan metode atau cara manual dengan cara menuliskan data barang masuk dan barang keluar hanya dalam file kertas saja, dalam proses penginputan datanya pun masih sederhana yaitu pada saat penginputan data barang diinput satu persatu dan proses penyimpanan data barang disimpan pada file yang berbeda. Masalah inilah yang menyebabkan terjadi kesalahan dalam penginputan data sehingga masih kurang efektif efisien dalam prosesnya.
PT. Citra Rasa Selaras Mandiri yang menaungi KILLINEY KOPITIAM merupakan salah satu perusahaan swasta yang bergerak di industri frenchies, yang memadukan minuman kopi dengan makanan yang lainnya, barang dari gudang tersebut kemudian di kirim ke outlet-outlet sesuai dengan permintaan yang telah di tentukan, untuk di jadikan sebuah hidangan yang khas.
3
Berdasarkan hal-hal sudah tercantum di atas, maka penulis merasa tertarik untuk meneliti tentang hal tersebut guna mengembangkan sistem pengawasan yang dilakukan oleh PT. Citra Rasa Selaras Mandiri serta dapat mempelajari lebih lanjut bagaimana perusahaan tersebut menjalankan usahanya, begitu juga dengan kendala dan keuntungan yang dihadapi oleh perusahaan. Untuk itu penulis menentukan judul Tugas Akhir (TA) “Kegiatan Administrasi Gudang Pada PT. Citra Rasa Selaras Mandir (Killiney Kopitiam) Jakarta”
1.2 Alasan Pemilihan Objek Selain berdasarkan latar belakang pemikiran yang telah di kemukakan di atas, alasan yang paling utama dalam objek penelitian ini ialah penulis ingin mengetahui sejauh manakah kegiatan administrasi gudang yan dijalankan oleh PT. Citra Rasa Selaras Mandiri (Killiney Kopitiam) 1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan Adapun penelitian yang diwujudkan dalam Tugas akhir (TA) ini mempunyai tujuan dan manfaat sebagai berikut : 1.3.1 Tujuan Penulisan 1. Untuk
mengetahui proses
administrasi yang
meliputi
penerimaan dan pengeluaran barang, serta kegiatan administrasi gudang yang dijalankan oleh PT. Citra Rasa Selaras Mandiri. 2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang terjadi dalam kegiatan administrasi gudang Killiney pada PT. Citra Rasa Selaras Mandiri.
4
3. Untuk mengetahui solusi apa sajakah yang di lakukan untuk menyelsaikan
kendala-kendala
yang
terjadi
pada
administrasi gudang PT. Citra Rasa Selaras Mandiri.
1.3.2 Manfaat Penulisan Penulis berharap agar penulisan TA ini dapat memberikan kontribusi berbagai pihak antara lain
1. Bagi penulis Penelitian dalam proposal tugas akhir (TA) ini bisa dijadikan masukan
yang
tepat,
untuk
mengembangkan
dan
menambah wawasan pengetahuan praktek tentang hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan administrasi terhadap gudang. 2. Bagi Pembaca dan Dunia Pendidikan. Untuk menambah wawasan dan dapat dijadikan sebagai bahan referensi maupun acuan penelitian bagi penulis dan dapat memberikan informasi bagi peneliti lainnya yang berhubungan dengan Tugas Akhir (TA) ini. 3. Bagi PT. Citra Rasa Selaras Mandiri. (KILLINEY) Dapat menjadikan masukan yang dapat di pertimbangkan oleh PT. Citra Rasa Selaras Mandiri khususnya mengenai kegiatan administrasi
terhadap barang yang tersedia di
gudang yang ada, agar pengelolaan yang di lakukan lebih efektif dari sebelumnya.
5
1.4
Identifikasi Masalah Sesuai dengan latar belakang masalah yang ada, maka penulis mengidentifikasikan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana kegiatan administrasi gudang Killiney yang di gunakan oleh PT. Citra Rasa Selaras Mandiri ? 2. Kendala-kendala apa sajakah yang terjadi dalam kegiatan administrasi tersebut ? 3. Solusi-solusi apa saja yang di lakukan untuk menyeksaikan kendala-kendala yang terjadi dalam kegiatan administrasi Killiney yang di gunakan oleh PT. Citra Rasa Selaras Mandiri ?
1.5
Batasan Masalah Dalam kajian ini penulis hanya membatasi pada masalah tentang kegiatan administrasi gudang yang dijalankan oleh PT. Citra Rasa Selaras Mandiri, hal ini dikarenakan penulis melakukan observasi hanya pada proses administrasi gudang.
1.6
Metodologi Penulisan Dalam pembuatan Tugas Akhir (TA) ini, penulis membutuhkan informasi langsung dan data-data yang berhubungan dengan kajian yang ada, yang bersumber dari : 1. Studi lapangan (field research) Yaitu
penelitian
dengan
cara
mandatangi
langsung
ke
perusahaan yang menjadi objek kajian. Supaya menghasilkan informasi yang nyata terhadap penelitian yang berlangsung. 2. Pengamatan (Observasi) Pengamatan yaitu penulis mengumpulkan data dengan sistem pengawasan barang gudang yang di gunakan.
6
3. Wawancara Wawancara
yaitu
proses
tanya
jawab
penelitian
yang
berlangsung secara lisan kepada bagian-bagian yang di teliti.
4. Studi pustaka(Library Research) Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari berbagai bentuk bahan-bahan tertulis, seperti buku-buku yang berkaitan ataupun ebook(electronicbook) yang berarti buku elektronik yang ada di internet yang berkaitan dengan cara ataupun
kegiatan
administrasi
gudang
sebagai
bahan
penunjang penelitian.
1.7
Sistematika Penulisan Dalam penyusunan Tugas Ahir (TA) ini, baik pembahas maupun penganalisanya diklasifikasikan ke dalam 5 (lima) bab yaitu : BAB I :
PENDAHULUAN Pada bab ini dibahas mengenai latar belakang masalah, alasan pemilihan objek, identifikasi masalah, pembatasan masalah, metodologi penulisan dan sistimatika penulisan.
BAB II :
LANDASAN TEORI Dalam bab ini penulis menjelaskan berbagai referensi atau data melalui peninjauan pada pustaka yang mendukung kajian atau analisis yang disampaikan oleh penulis.
7
BAB III :
PROFIL PERUSAHAAN Pada bab ini di bahas menguraikan mengenai sejarah singkat perusahaan, lokasi, visi dan misi perusahaan, bidang usaha, struktur organisasi, aspek kegiatan usaha, deskripsi kerja.
BAB IV :
PEMBAHASAN Pada bab ini penulis melakukan penelitian atau analisis terhadap materi yang penulis angkat sesuai dengan judul yang disajikan.
BAB V :
PENUTUP Pada bab ini penulis membuat kesimpulan terhadap hasil penelitian yang dilakukan, serta saran yang berguna sebagai masukan bagi perusahaan untuk mengembangkan kegiatannya tersebut.
8
BAB II LANDASAN TEORI 2.1
Pengertian Kegiatan
Menurut Indrawan WS (2009;342) dalam “Kamus Lengkap Bahasa Indonesia” dinyatakan bahwa definisi kegiatan yaitu aktifitas, tindakan yang di lakukan dengan sungguh-sungguh. Menurut W.J.S Poerwadinata (2011;254) dalam “Kamus Umum Bahasa Indonesia” dinyatakan bahwa definisi kegiatan yaitu kekuatan dan ketangkasan (dalam berusaha), keaktifan, usaha yang giat.
2.2
Pengertian Administrasi
Secara garis besar, administrasi dapat diartikan pelayanan atau pengabdian terhadap subjek tertentu. Hal ini karena pada masanya administrasi dikenakan pada pekerjaan yang berkaitan dengan pengabdian dalam tugas penyelenggara pemerintahan. Kemudian berkembang ke berbagai aktivitas organisasi lain, perusahaan dan lembaga lain. Administrasi juga dapat diartikan sebagai pelayanan terhadap semua kebutuhan institutional dengan cara yang efektif dan efisien. Administrasi merupakan salah satu komponen dari sistem yang subsistemnya saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Selain itu administrasi merupakan aktivitas-aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, atau proses penyelenggaraan kerja untu mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Denga
kata
lain,
administrasi
adalah
keseluruhan
proses
penyelengaraan dalam usaha kerja sama dua orang atau lebih atau usahan bersama untuk menjalankan semua sumber (personal
maupun material) secara efektif, efisien, dan rasional untuk menunjang tercapainya tujuan. Dalam administrasi diperbincangkan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi. Jika yang dimaksud adalah bidang usaha maka administrasi membahas semua aspek formal dan materil yang berpengaruh terhadap kemajuan usahanya tersebut. Dalam pengertian luas administrasi dapat dilihat dari tiga sudut, hingga mencakup tiga pengertian, yaitu dari sudut proses, fungsi, dan kelembagaan 1. Administrasi secara proses adalah keseluruhan proses pemikiran,
pengaturan,
penentuan
tujuan
hingga
pelaksanaan kerja. Sehingga tujuan yang dimaksud bisa tercapai 2. Administrasi secara fungsi merupakan keseluruhan aktivitas yang secara sadar dilakukan oleh setiap orang atau sekelompok orang yang berfungsi sebagai administrator atau pemimpin. Dalam kegiatan tersebut terdapat berbagai macam tugas kerja yang telah ditetapkan. 3. Adminitrasi dalam arti Institutionil, yang mana administrasi dimaksudkan sebagai keseluruhan kelompok/orang yang secara bersama menjalankan proses kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bersama. 4. Dari sudut kelembagaan, ilmu administrasi mempelajari orang-orang yang bertindak sebagai administrator, baik secara perseorangan maupun kelompok yang menjalankan kegiatan administratif.
Pengertian administrasi dapat di bedakan menjadi dua pengertian yaitu : a. Administrasi
dalam
arti
sempit.
Menurut
Soewarno
Handayaningrat (1988) dalam H. Rahmat (2013:2) mengatakan
9
“Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, suratmenyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan” Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk
menyediakan
informasi
serta
mempermudah
memperoleh informasi jika dibutuhkan. b. Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gien (1980) dalam
H.
Rahmat
di
bukunya
yang
berjudul
“Filsafat
Administrasi” (2013:4) mengatakan “Administrasi
secara
luas
adalah
serangkaian
kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
2.2.1 Unsur-unsur Administrasi Dalam proses operasional
administratif terdapat sejumlah
unsur yang saling berkaitan antara satu dan lainnya, apabila salah satunya tidak ada kegiatan administrasi akan pincang. Unsur-unsur tersebut ialah sebagai berikut. 1. Organisasi, yaitu sebagai wadah bagi segenap kegiatan usaha kerja sama
10
2. Manajemen, yaitu kegiatan menggerakan sekelompok orang dan mengerahkan fasilitas kerja. Dalam hubungan ini meliputi: a. Perencanaan. b. Pembuatan keputusan. c. Pembimbingan. d. Pengoorganisasian. e. Pengawasan (control) f.
Penyempurnaan dan perbaikan tata struktur dan tata kerja
3. Komunikasi, yaitu penyampaian berita dan pemindahan sebuah pikiran dari seseorang kepada yang lain dalam rangka terwujudnya kerja sama. 4. Kepegawaian, yaitu pengaturan dan pengurusan pegawai atau karyawan yang diperlukan. 5. Keuangan, pengelolaan berbagai mecam segi pembiyaan dan pertanggung- jawaban keuangan. 6. Perbekalan,
yaitu
perencanaan,
pengadaan,
dan
pengaturan pemakaian barang-barang keperluan kerja. 7. Tata
usaha,
yaitu
penghimpunan,
pencatatan,
pengolahan, pengiriman, dan penyimpanan berbagai keterangan yang diperlukan. 8. Hubungan masyarakat, yaitu perwujudan hubungan yang baik dan dukungan dari lingkungan masyarakat terhadap usaha kerja sama.
Pelaksanaan administrasi adalah memenfaatkan semua sumber, tenaga dana dan fasilitas yang ada secara efisien. Administrasi di operasikan dengan mempertimbangkan sarana dan prasarana yang seirama dengan keadaan kemampuan lembaga maupun
11
perusahaan, artinya hemat waktu, tenaga, dan biaya tetapi dapat dicapai secara baik. Hal-hal yang harus diadministrasikan adalah semua sasaran serta objek atau tugas dan fungsi administrasi lainnya. Fungsi administrasi yang keberadaannya sangat penting, yaitu sebagai berikut: 1.
Melaksanakan kegiatan yang telah di tetapkan.
2.
Menghidupkan organisasi.
3.
Memperkuat kedudukan organisasi.
4.
Cara pengolahan berbagai input untuk menghasilkan output tertentu;
5.
Pola dan proses kerja sama dalam mencapai tujuan.
6.
Ilmu kemampuan ataupun skill.
Agar prinsip yang ditentukan terlaksana dengan baik, semua objek administrasi harus di organisasikan dengan baik, sehingga penerapan prinsip efisiensi relevan dengan tujuannya. Seluruh kegiatan administrasi difokuskan pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada umunmnya pelaksanaan administrasi bertujuan sebagai berikut: 1. Tercapainya fleksibilitas dalam proses administrasi. 2. Terwujudnya efisiensi efektivitas pelaksanaan administrasi. 3. Terlaksananya administrasi berkelanjutan. 4. Efektivitas produksi. 5. Kemampuan menyesuaikan diri. 6. Kepuasan kerja.
2.3
Penerimaan Barang, Penyimpanan dan Pengiriman Barang Bagian ini merupakan garis besar yang terjadi dalam gudang dan alurnya pun setiap saat bisa berubah tergandung perusahaan ataupun manajemen gudang yang mengatur nya. Berikut alur Gudang secara garis besar :
12
2.3.1
Penerimaan Barang
Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pemasok, distributor, ataupun supplier yang di sesuaikan
dengan
pengiriman
dalam
dokumen kondisi
pemesanan
yang
dan
sesuai dengan
persyaratan penanganan barangnya. Adapun Prosedur penerimaan barang sebagai berikut : 1. Menerima barang dari pengirim barang. 2. Mencocokan barang yang di terima dengan arsip order pembelian. 3. Memeriksa kondisi fisik barang. 4. Menghitung
kuantitas
dan
menginput
data
sesuatu
yang
penerimaan ke komputer.
Penting
untuk
dipahami
segala
berkaitan dengan penerimaan barang, dan penting pula memberikan intruksi yang jelas kepada karyawan yang menangani penerimaan barang tersebut. Hal ini sering diabaikan, dan dapat mengakibatkan kerugian yang cukup besar. Tanggung jawab atas pekerjaan, harus senantiasa ditekankan kepada mereka yakni jangan sampai menanda-tangani
barang
yang
belum
diperiksa
terdahulu. Kita harus memeriksa barang dahulu dan membuat
catatan
mengenai
kerusakan
atau
kekurangan pada buku catatan lalu bila semuanya sudah sesuai kita membubuhkan tanda tangan di surat jalan tersebut.
13
a. Pemasok dan Pengangkut Terdapat perbedaan antara pengiriman yang dilakukan
oleh
pengiriman
yang
pemasok
sendiri,
dilakukan
oleh
dengan
pengangku
ataupun agen lainnya. Apabila perusahaan pengangkutan atau agen pengiriman barang, maka kita harus mengecek barang tersebut dengan teliti apakah pemasok dan barang nya sudah sesuai dengan data yang ada. Jika terjadi kesalahan dalam pengirimannya maka kita harus memberitahu kedua pihak yaitu pemasok
dan
pengangkut
barang
tersebut,
mengapa ada kesalahan dalam pengiriman barag. Biasanya pihak pemasok dan pengangkut barang, akan menetapkan sendiri besarnya ganti rugi berdasarkan petunjuk dari pelanggan, dengan mempercayai informasi yang diterimanya. Apabila pemasok itu mengirimkan barang dengan kendaraannya sendiri, biasanya ia mengharapkan agar kita menanda-tangani surat tanda terima dengan
dengan
catatan-catatan
yang
diberitahukan dan menunjukan barang-barang yang ada di surat pengiriman barang yang ia sediakan. Berikut
beberapa perbedaan pengiriman oleh
pengangkut.angkut 1. Surat pengiriman tidak selalu dikirim oleh pensuplai, tetapi dapat: a. Disertakan dengan barang. b. Dikirim lewat wesel pos.
14
2. Diadakan peraturan untuk menuntut ganti rugi atas kerusakan, kekurangan, atau kehilangan barang. 3. Ada tiga pihak yang terlibat dalam tuntutan ganti
rugi,
pemasok,
penerima,
dan
pengangkut. 4. Pengangkut sendiri adalah pelanggan dari pemasok, dan berkepentingan untuk mencoba melimpahkan
tanggung
jawabnya
kepada
penerima barang.
b. Pengiriman oleh pemasok 1. Surat pengiriman biasanya disertakan dengan barang. 2. Jika terjadi kerusakan, kehiangan, ataupun kekurangan langsung
barang, dengan
dapat
berhubungan
pemasok,
sehingga
penyelsaian tuntutannya lebih mudah. 3. Biasanya pemasok akan berusaha memasok pelanggannya sendiri. Oleh karena itu ia akan berusaha keras, agar penerima barang merasa puas, kerjasama lebih baik dapat diharapkan. 4. Tuntutan ganti rugi seringkali dapat dilakukan melalui
telepon, penyelsaiannya
pun dapat
dilakukan lebih cepat.
2.3.2
Penyimpanan Barang
Penyimpanan barang adalah menempatkan barang dalam kondisi tunggu untuk order/dipersiapkan untuk
15
proses selanjutnya, penyimpanan dilakukan sesuai dengan karakteristik barang.
Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yag berisi tentang informasi rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal terima barang, nama pengirim barang, nama pemasok, dan nomor order pembelian. Tujuan utama diselengarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memverikfikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang
tersebut
dari
kehilangan,kerusakan
dan
pencurian. Berikut
ini
ancaman-ancaman
dan
prosedur
pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan. 1. Penerimaan barang yang tidak dipesan Penerimaan
barang
yang
tidak
dipesan
menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok. 2. Kesalahan dalam perhitungan yang di terima Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan
faktor
penting
dalam
menyelenggarakan catatan persediaan barang yang akurat. 3. Pencurian barang Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan strategi-strategi pengendalian sebagai berikut. - Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke-lokasi tersebut dibatasi
16
- Seluruh
pengiriman
antar
bagian
dalam
perusahaan harus didokumentasikan. - Memisahkan barang sesuai dengan ukurannya masing-masing. - Memasang CCTV pada ruangan gudang. - Memasang alarm.
2.3.3
Pengiriman Barang
Pengiriman
barang
ialah
mempersiapkan
pengiriman fisik barang dari
gudang ke tempat
yang telah ditentukan, dan disesuaikan dengan dokumen pemesanan serta kondisi
yang
sesuai
pengiriman dalam
dengan
persyaratan
penanganan pengiriman barang Metode
pengiriman
yang
digunakan
bagian
pengiriman barang, membutuhkan informasi yang akurat tentang jenis barang apa yang dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Informasi ini disampaikan melalui dokumen yang diterima dari bagian order penjualan dan gudang. Adapun arus menyiapkan arus dokumen
pengiriman barang
sebagai berikut: 1. Departemen
ini
pertama-tama
menerima
tembusan order penjualan, kemudian diarsipkan sesuai nomor urut. Selanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan barang bersama dengan barangnya dari gudang. 2. Departemen ini akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan
17
kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang. 3. Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang, data tentang nomor order penjualan, kode barang dan kuantitas barang di input ke komputer .dengan menggunaka sharing data sehingga data di administrasi gudang bisa diketahui
oleh
bagian
adminnyan
untuk
menjamin bahwa data pengiriman sesuai, valid, akurat dan lengkap. 4. Bagian pengolahan data, setelah menerima data pengiriman, lalu menjalankan pembuatan dan pencetakan
dokumen
pengiriman,
dengan
menggunakan file induk persediaan dan file pengiriman, prosedur ini akan memastikan data kuantitas dalam data induk persediaan, setelah proses tersebut pengirim barang akan menerima surat muat. Surat muat adalah dokumen yang berisi kontrak resmi dari pemasok dan pemesan barang
yang
menetapkan
tanggung
jawab
terhadap barang yang dikirimkan. dokumen ini mengidentifikasi
perusahaan
pengangkut,
sumber, tujuan, dan berbagai intruksi pengiriman dan menunjukan pada siapa (pemasok,atau pelanggan)
yang
harus
membayar
biaya
pengiriman.
2.4 Manajemen pergudangan
Menurut John Warman di bukunya yang berjudul “MANAJEMEN PERGUDANGAN” (2012)
18
2.4.1 Gudang dan Pergudangan GUDANG (kata benda) adalah bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan barang dagangan. PENGGUDANGAN (kata kerja) ialah kegiatan menyimpan dalam gudang. Dalam artian yang lebih luas, bermaksud membahas pemindahan serta penanganan bahan dan barang jadi. Selama dalam perjalanan, bahan dan barang itu akan berhenti untuk sesuatu maksud, tetapi akibat dari berhentinya bahan dan barang ini harus diperiksa. Akan menanyakan apakah barang itu perlu berhenti, apakah sering,
apakah
kecepatannya
perlu berhenti begitu arus
barang
dapat
ditingkatkan, dan apakah sistem penggerakannya dapat diperbaiki.
Memindahkan barang dari suatu tempat, berhenti ditempat lain kemudian berpindah lagi adalah persoalan yang umum terjadi sebagai akibat dari adanya kebutuhan. Karena itu harus meninjaunya dari segi berikut : 1. Karakteristik barang tersebut (apakah padat,cair,gas, atau apakah lunak, mudah busuk, keras, berat, nilainya tinggi atau rendah, atau hubungan antara lain itu dengan berat jenisnya), dan korelasi di antara sifat-sifat tersebut. 2. Sumber dari mana barang tersebut diterima, dan bagaimana mengirimnya. 3. Apa yang terjadi atas barang itu di dalam gudang atau tempat dimana barang itu berhenti. 4. Tujuan terakhir barang itu, siapa yang mebutuhkannya dan untuk apa keperluannya.
19
2.4.2 Gudang Penyimpanan Faktor
yang
pengaruhnya
sangat
besar
terhadap
penanganan barang ialah letak dan desain gudang dimana barang itu disimpan. Berikut adalah berbagai tempat penyimpanan dimana kebutuhan yang sama dapat dipenuhi, dan dengn demikian terjadi pula proses yang sama, sekalipun terdapat perbedaan dalam cara. Ada beberapa gudang termasuk fungsinya antara lain : 1. Gudang operasional : adalah dimana bahan baku disimpan. Di sini dapat pula disimpan barang setengah jadi, barang-barang tersebut disiapkan untuk diserap oleh proses produksi. 2. Gudang
perlengkapan
:
dapat
berupa
ruangan
tambahan yang diletakan dekat dengan ruang produksi untuk menyediakan perkakas kerja, barang lainnya yang diperlukan oleh proses produksi, tetapi tidak ditemukan kembali di dalam produksi akhir. Barangbarang itu disimpan untuk di gunakan, sesudah itu dikembalikan lagi ke gudang. 3. Gudang
pemberangkatan
:
merupakan
ruang
penyimpanan dari bagian pengirimann dimana barangbarang itu disimpan sebelum keberangkatan dari gudang. Dapat juga disebut “gudang hasil jadi” 4. Gudang musiman : dalam industri tertentu terkadang diperlukan sediaan barang yang harus disimpan dalam jumlah banyak, sehingga harus menyewa ruangan.
20
2.5 Pengertian Gudang
Eko Hadi Wiyono (Kamus Lengkap bahasa Indonesia:245) : “Gudang adalah ruang yang digunakan sebagai tempat menyimpan barang”
Manajemen Inventory, 2009 oleh Sofian Nur : Gudang ialah lokasi penyimpanan barang-barang dagangan baik secara fisik ataupun virtual, yang fungsi utamanya ialah menyimpan sisa kuantitas stok barang yang terjadi akibat proses transaksi penjualan, retur, pembelian dan lain-lain. Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian, dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan penanggulangan bencana agar kualitas dan kuantitas terjamin (BNPB, 2009)
wilkpedia.org : Pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentan waktu tertentu yang kemudian di distribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan
permintaan.
Kendala
yang
dihadapi
dalam
pengelolaan pergudangan adalah akurasi pergerakan barang dan menghitung rentan waktu barang yang di simpan. Di butuhkan kontrol
aktifitas
pergerakan
barang
dan
dokumen
untuk
meningkatkan efisiensi penggunaan gudang agar jumlah dan rentan waktu barang disimpan dalam nilai minimum atau sesuai perencanaan
Gudang dapat didefinisikan sebagai tempat yang dipersiapkan untuk menyimpan barang yang akan digunakan dalam produksi sampai barang diminta sesuai dengan jadwal. Selain itu gudang
21
juga dapat digunakan sebagai sarana tempat jual beli (pasar) hasil produksi. Sejak dulu, gudang berfungsi sebagai buffer atau penyeimbang dan untuk menentukan langkah selanjutnya suatu perusahaan. Apakah perusahaan akan menggunakan gudang untuk komersial atau lebih baik digunakan sendiri.
Pada umumnya gudang perusahaan berada dalam ruangan pada satu gudang, namun sekarang lapangan terbuka juga dapat dijadikan gudang tergantung dengan barang apa yang akan diletakan atau disimpan di lapangan tersebut . berikut sebagian dari macam-macam
gudang
menurut
karakteristik
material
yang
disimpan yaitu :
1. Penyimpanan produksi jadi Gudang ini disebut pula gudang dengan fungsi menyimpan produk-produk yang telah jadi atau telah selsai dikerjakan. Didalam penggudangan ini ada produk yang tahan lama dan sebaliknya. Dan bentuk
gudang ini tergantung pada variasi
yang berbeda-beda, seperti lingkaran,persegi dan lain-lain.
2.6 Cara Penggudangan
Wilkpedia.org Mengelola sistem stock barang dalam gudang dan memperlakukannya secara baik dan tepat sebenarnya bukanlah hal yang sulit, jika kita memahami bagaimana cara manajemen yang. Penting bagi setiap perusahaan memahami hal ini jika bisnis yang dikelola mengharuskan adanya stock atas barang dagangan. Kesalahan dalam mengelola stock barang bisa mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit, apalagi stock yang dibuat merupakan
22
produk atau bahan yang bernilai tinggi. Agar dapat menjaga kondisi stock barang digudang baik dalam keamanan dan kontrol perputarannya sangatlah dibutuhkan sebuah sistem yang tepat dan sesuai dengan jenis usaha yang dijalankan. Pengertian sistem sendiri ialah serangkaian kumpulan interaksi dari suatu sub sistem, dan manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya yang ada. Semuanya saling berakitan dalam berjalannya suatu proses. Pengertian gudang adalah tempat penyimpan barang sementara, secara keseluruhan, sistem manajemen gudang ialah sebuah prosedur dan cara pengelolaan dari aktifitas yang saling berkaitan dalam operasional perusahaan untuk menyimpan barang barang sementara. Dimulai dari pemasok (supplierr), handling barang, pengiriman barang, serta pencatatan stock barang yang terbaru.
Berikut aktifitas keseluruhan gudang secara sederhana. 1. Administrasi, merupakan proses pencatatan penerima dan pengeluaran
barang
secara
tertulis,
pengendalian
dokumen, sampai dengan pelaporan stock barang. 2. Penerimaan barang, prosedur tata cara bagaimana barang masuk kedalam gudang karena adanya proses pembelian barang dagangan terlebih dahulu. 3. Penyimpanan barang, merupakan sistem pengelolaan dang pengendalian agar barang bisa terus dalam kondisi baik. Pengaturan dan sistem penyimpanan mulai dari barang masuk hingga keluar memastikan tetap dalam kondisi baik dan aman. 4. Pengeluaran barang, meliputi sistem tata cara pengiriman dan prosedur keluarnya stock barang dari gudang karena adanya penjualan/permintaan terhadap pelanggan.
23
5. Kelengkapan tekhnik dan alat-alat pengecekan yang ada untuk mengamati, menilai, dan menyesuaikan barang yang ada di gudang.
Pengawasan juga digunakan dalam situasi-situasi non organisasi, namun setiap cara yang dilakukan dalam hal tersebut mempunyai beberapa komponen di dalamnya seperti alat pengamatan yang mendeteksi atau mengamati dan menggambarkan kegiatankegiatan ataupun kejadian kejadian yang terjadi dalam gudang tersebut. Jika sebuah bisnis masih dalam skala operasional kecil hingga menengah bisa saja pengawasan langsung dilakukan oleh pemilik usaha, namun jika dalam skala besar tentu saja pengawasan harus bisa dipercayakan kepada sorang pegawai yang memiliki dedikasi dan integritas tinggi dalam posisi manager gudang
atau
khususnya
seorang
kepala
supervisor.
gudang
Seorang
diharuskan
kepala
bagian
menguasai
SOP
pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan umumnya :
Pengendalian Operasional, mengenai sop barang masuk, barang keluar, penyimpanan, dan pelaporan ketersediaan stock dan pengadaan yang dibutuhkan.
Pengendalian
Biaya,
mengendalikan
muncul
dari
aktivitas
pergudangan
serta
kemungkinan
kerugian
yang
akibat
timbul
biaya-biaya
yang
menekan aktivitas
operasional dan kerusakan barang dagangan.
Pengendalian Personalia, tentu saja dalam skala besar ini sangat penting karena pengelolaan terhadap SDM yang berkerja di lokasi penyimpanan atau gudang.
24
Memang pada dasarnya aktivitas operasional digudang itu sendiri nampak sangat monoton dan tidak dinamis, namun pentingnya managemen
gudang
membuat
setiap
perusahaan
yang
mengharuskan adanya stock barang wajib mengelola operasional ini secara baik dan tepat. Kesalahan dalam pengelolaan dan pengendalian bisa berakibat fatal dan menjadi kerugian yang sebenarnya tidak perlu terjadi, khususnya pada stock barang dagangan yang memiliki masa kadaluarsa yang singkat, atau rentan pada kondisi cuaca dan ruangan penyimpanan.
Untuk menghindari kerugian tersebut dibutuhkan analisa yang mendukung sebagai berikut : -
Pastikan mengetahui dan mengenal jenis barang dagangan
yang
disimpan
serta
cara
memperlakukannya. -
Terapkan sistem administrasi dan dokumentasi yang mampu memonitor arus keluar, masuk, dan stock barang.
-
Tetapkan cara dan prosedur penyimpanan, saat barang harus tertahan digudang sebelum pengiriman.
-
Walaupun beroperasi dengan sistem komputer stock, tetap terapkan sistem manual atau kartu stock. Sehingga
saat
tertentu
bisa
membantu
jika
dibutuhkan. -
Terapkan sistem random check baik harian atau mingguan jika stock yang disimpan dalam beberapa jenis barang
2.7 Operasi-operasi Gudang
Dalam pergudangan terdapat tiga fungsi utama, yaitu :
25
1. Movement (perpindahan) fungsi ini merupakan fungsi utama, yang salah satu kegiatannya adalah memperbaiki perputaran stock dan mempercepat proses pemesanan dari produksi hingga ke pengirim utama. Menurut Holy Icun Yunarto (2005) dalam Manejemen Pergudangan John Warman (2012), fungsi movement dibagi menjadi aktivitsa-aktivitas yang meliputi : a. Receiving
(penerimaan)
merupakan
aktivitas
penerimaan barang dimana didalamnya terdapat aktivitas-aktivitas seperti pembongkaran muatan, perhitungan kuantitas yang diterima dan inspeksi kualitas kerusakan, juga aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan penerimaan barang di gudang. b. move
away
(transfer
atau
penyimpanan)
merupakan proses pemindahan barang dri lokasi awal untuk disimpan digudang. c. Customer Order Packing merupakan aktivitas pemindahan barang dari gudang penyimpanan atau dari lokasi packing lalu kemudian disiapkan untuk proses pengiriman 1. Packing merupakan proses pengpakan barang yang akan dikirim ke konsumen. 2. Cross Docking merupakan proses pemindahan barang dari area receiving langsung ke lokasi shipping tanpa melalui aktivitas gudang. 3. Shipping merupakan aktivitas pengiriman dan meliputi proses pembuatan dokumen barang yang akan dikirim (pembuatan surat jalannya) 2. Storage (penyimpanan) merupakan aktivitas penyimpanan barang yang merupakan
barang baku ataupun barang hasil
produksi. Penyimpanan dilakukan dalam gudang, gudang
26
finished good dan barang mudah basi disimpan dalam freezer, atau yang lainnya dipisahkan. Fungsi penyimpanan terbagi atas dua, yaitu penyimpanan sementara dan semi permanen: a. Penyimpanan sementara (temporary storage) menekankan gerak fungsi gudang, dan termasuk penyimpanan produk yang hanya perlu bagi perlengkapan dasar persediaan. Sifatnya tidak begitu lama disimpan dalam gudang. b. Penyimpanan
semipermanen
(semipermanen
storage)
merupakan penyimpanan persediaan lebih dari yang dibutuhkan dari barang yang lainnya, bahkan untuk penyimpanan jangka panjang.
3. Information Transfer (Transfer Informasi) adalah aktivitas transfer informasi seperti informasi mengenai stock yang ada di gudang atau
informasi-informasi lain
yang berhubungan
dengan gudang tersebut, informasi ini dapat berupa informasi untuk pihak luar gudang atau dari pihak gudang itu sendiri. Organisasi-organisasi semakin mengandalakan pada transfer irmormasi terkomputerisasi yang menggunakan Electronic Data Interchange (EDI), Internet dan barcoding untuk memperbaiki kecepatan dan transfer informasi.
27
BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Perusahaan Killiney Kopitiam telah berdiri sejak 1919 yang berasal dari negeri sebrang yaitu singapura, Kopitiam(warung kopi) yang mempunyai rasa kopi yang khas sehinngga dijadikan minuman utama dalam warung tersebut.
PT. Adri Utama Karya didirikan pada tahun 1983 yang berfokus dalam perusahaan kelapa sawit di medan, seiring berkembangnya perusahaan tersebut, pada tahun 2006 PT. Adri Utama Karya menambahkan Killiney Kopitiam ke jalur usaha nya. Melihat dari peluang usaha tersebut maka PT. Adri Utama Karya membeli sebagian saham Killiney Kopitiam singapura, untuk dikembangkan dan dipasarkan di indonesia.
Killiney Kopitiam telah beroperasi dibawah Perusahaan tersebut yang saat ini telah menyebar di seluruh kota-kota besar di indonesia seperti Medan, Jakarta, Bandung, Makassar, Batam, Surabaya,Banjarmasin. Dengan kantor pusat di Medan dan kantor perwakilan Jakarta, ini menunjukan keseriusan, ke eksisan dalam menjalani dalam mengembangkan perusahaan tersebut, dengan program
yang
berkelanjutan
akan
mengembangkan
Killiney
Kopitiam sebagai brand yang mampu bersaing dengan frenchise yang lainnya.
Kemudian pada tanggal 15 Oktober 2012 PT Citra Rasa Selaras Mandiri melakukan kerjasama Frienchise dan sub Frienchise untuk ikut serta menjual produk – produk Killiney atau barang / Jasa lainnya dengan system waralaba di bawah naungan PT Adri Utama
Karya. PT Citra Rasa Selaras Mandiri memiliki 3 outlet yaitu Killiney Kopitiam Kota Kasablanca, Killiney Kopitiam Sampoerna Strategic dan Killiney Kopitiam Margocity Depok.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1 Visi Menjaga tradisi “KOPITIAM” untuk generasi yang akan datang. Dan kami berharap bahwa tradisi ini akan tetap terjaga sehingga dapat berbagi kepada semua pelanggan.
3.2.2 Misi Memberikan kualitas makanan dan minuman dengan harga terjangkau. Masukan yang diberikan pelanggan berharga bagi kami dan kami mengaplikasikannya kedalam produk dan
layanan
untuk
memenuhi
kebutuhan
pelanggan.
Mencapai kepuasan pelanggan dengan memberikan layanan yang baik, dan melestarikan kopitiam kami.
3.3 Aspek Kegiatan Usaha PT Citra Rasa Selaras Mandiri pada awalnya bergerak di bidang cargo
dengan brand
product
BERSAMA
JAYA
EXPRESS.
Kemudian pada tanggal 15 Oktober 2012, PT Citra Rasa Selaras Mandiri bergabung dengan PT ADRI UTAMA KARYA yang merupakan pendiri pertama Killiney Kopitiam di Indonesia untuk menjalankan usaha Killiney Kopitiam.
Killiney Kota Kasablanka, Killiney Sampoerna Strategic dan Killiney Margocity merupakan 3 (tiga) outlet yang manajemennya dibawah naungan PT Citra Rasa Selaras Mandiri. Killiney sendiri merupakan perusahaan yang bergerak dibidang restoran yang menyediakan makanan dan minuman dengan menu utamanya adalah kopi tariek
29
(sesuai dengan nama kopitiam yang merupakan bahasa melayu dari kedai kopi), teh tariek, Singapore mee goreng, Singapore mee laksa, french toast kaya butter dan nasi lemak. Selain itu Killiney juga menyajikan makanan khas Indonesia seperti mpek mpek, tahu isi dan pisang goreng.
30
3.4 Struktur Organisasi Perusahaan PT Citra Rasa Selaras Mandiri (Frenchise Killiney Kopitiam)
Gamar 3.1 : Sumber Struktur Organisasi PT. Citra RasaSelaras Mandiri DIREKTUR UTAMA
General Manager
Operational & Keuangan
Kru Outlet
Gudang & Pembelian
STAFF ADMIN GUDANG
STAFF ADMIN GUDANG
31
3.5 Deskripsi Kerja
Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yang ada pada gambar bagan diatas antara lain : 1. Owner Memimpin,mengurus dan mengamati seluruh kegiatan yang berjalan pada perusahaannya. 2. General Manager Mangurus, mengawasi perusahaan kemudian bertanggung jawab terhadap semua kegiatan yang berjalan pada perusahaan serta mengontrol jalannya kegiatan dalam perusahaan. 3. Manajer keuangan dan operational a. Memimpin, mengurus dan mengkoordinir seluruh kegiatan dibidang keuangan. b. Mengawasi seluruh kegiatan outlet. c. Menerima dan mengkroscheck laporan dari outlet. d. Diberi kewenangan untuk mengatasi permasalahan yang terjadi di outlet. e. Menerima dan merekrut kru outlet. f. Membuat laporan penjualan outlet bulanan. g. Diberi kewenangan untuk memegang uang kas gudang untuk
mengontrol
kegiatan
keluar
masuknya
uang
pembayaran di kas kecil. 4. Kepala Gudang a. Bertanggung jawab atas berlangsungnya barang masuk dan barang keluar b. Mengontrol pengiriman barang sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan c. Melakukan stock opname d. Memastikan barang yang masuk sesuai dengan standar atau sesuai dengan pesanan yang telah ditentukan
32
e. Memproses orderan f. Menentukan barang apa sajakah yang akan di order g. Membuat perencanaan pembelian barang. 5. Staff Administrasi Gudang a. Mencatat jenis barang sesuai dengan barang yang datang. b. Mambuat Laporan Barang Masuk dan Barang Keluar setiap minggunya. c. Menyiapkan barang sesuai orderan. d. Menginput barang kedalam program komputer e. Memastikan kondisi barang yang akan dikirim sesuai dengan pesanannya. f. Mengisi form stock serta melaporkan kepada kepala gudang. g. Menghitung hasil stock opname.
33
BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Kegiatan Admintrasi Gudang di PT. Citra Rasa Selaras Mandiri Dalam
suatu
perusahaan
banyak
kegiatan-kegiatan
yang
dilakukan baik bersifat internal maupun eksternal, seperti penerimaan barang, pengeluaran barang, pembelian barang, pembayaran hutang, dan sebagainya, untuk menuju hal tersebut, perusahaan harus pintar melakukan sebuah cara dalam mengendalikan kegiatan ini. Pengadministrasian merupakan hal yang penting dalam hal mengatur arus barang, karena itu hal ini harus dianggap sebagai fungsi yang strategis dalam mengatur pergudangan yang ada, dimana dalam pelaksanaannya harus tersedia jumlah yang cukup, pada waktu yang tepat, dan harus diatur secara berkelanjutan. Tujuan utama dari administrasi gudang adalah mengembangkan cara yang terpadu dan memanfaatkan semua sumber, tenaga, dana, dan fasilitas secara efektif. Admistrasi gudang ini berarti mengurus data yang ada dalam gudang, seperti barang masuk dan barang keluar termasuk juga penyimpanannya. Lalu mendokumentasikan setiap permintaan yang masuk secara berkelanjutan. Berikut kegiatan administrasi gudang secara garis besar : 1. Melaksanakan pencatatan setiap barang yang masuk dan keluar. 2. Mencatat Setiap barang yang masuk harus sesuai dengan tanggal, nama pengirim, nama supplier,nama dan jenis barang nya.
3. Mencatat barang yang keluar sesuai dengan tanggal, outlet yang dituju, nomer faktur, dan macam-macam barangnya. 4. Mencatat barang-barang yang mudah west (basi) dari setiap outlet. 5. Membuat laporan barang retur atau barang yang tidak sesuai dengan pesanan kepada supplier dan pengirim barang yang terkait. 6. Memisahkan barang satu dengan yang lainnya sesuai dengan jenis barang, sehingga dapat mempermudah pencarian barang apabila akan dikirim. 7. Melakukan pengecekan (stock opname) seluruh barang perbulan di gudang dan outlet. 8. Mencatat pengiriman barang, soft copy maupun hard copy. 9. Menyediakan pesanan barang untuk dikirim ke outlet. Kemudian menginput pesanan tersebut untuk laporan pengeluaran gudang bulanan. 10. Menghitung hasil stock opname, dan dilaporkan kepada kepala gudang.
35
4.1.1 Penanganan Penerimaan Barang Bagian penerimaan barang bertugas menerima barang dari supplier, Adapun langkah-langkah penerimaan barang, yaitu:
selesai
Supplier
Barang datang
Laporan Hasil Pengecekan
Membuat hasil laporan pengecekan penerimaan barang
Memberitahukan informasi ketidaksesuaian kepada supplier
Menerima PO supplier dari pengirim barang
Tidak
Ya
Isi form cek
Sesuai dengan PO ?
Periksa barang
Proses bongkar Ya penyimpanan barang ke gudang sesuai dengan fisik barang dan jenis nya
Gambar 4.1 : Flowchart Penerimaan Barang di PT Citra Rasa Selaras Mandiri.
36
Bagian penerimaan barang akan menerima barang lalu menerima PO dari pengirim barang ataupun pemasok barang nya sendiri, mengisi form dan melakukan pengecekan terhadap barang termasuk mengecek masa kadaluarsa nya juga terhadap barang yang datang, sesuai dengan data permintaan barang kepada supplier. 1. Jika tidak sesuai dengan jenis barang yang dipesan kepada supplier (tidak sesuai PO) maka kepala gudang menghubungi supplier untuk meninjau ulang pengiriman dan menunda penagihan dari supplier. 2. Jika sesuai dengan PO maka
proses pembongkaran
barang dan menyimpan barang sesuai dengan fisik dan jenis barangnya, membuat laporan penerimaan dan pengecekan barang. Lalu melakukan penyimpanan data ke komputer dengan data yang telah ditentukan.
4.1.2
Pemeliharaan, Penyimpanan Barang Pengelolaan gudang nampaknya sederhana, namun pelaksanaanya memerlukan keahlian karena masing-masing barang mempunyai sifat yang
berbeda,
oleh
karena
itu
cara
penangannya pun berbeda dari satu barang dengan barang yang lainnya. Pada dasarnya setiap barang yang masuk harus di sesuaikan penyimpanannya, dan setiap barang yang masuk
harus
disesuaikan
ditata
dengan
dengan kondisi
rapih fisik
dan
barang
tersebut, supaya tidak terjadi kehilangan dan kerusakan terhadap barang tersebut. Dalam proses
pencarian
kembali
nya
pun
tidak
memakan waktu.
37
1. Menyediakan tempat dan ruangan yang cukup. 2. Menyediakan perlatan berupa : lemari pendingin, meja, mesin pendingin makanan, rak yang sesuai dengan jenis barang yang bersangkutan. 3. Memberikan penerangan (lampu listrik) yang cukup. 4. Menjaga kebersihan dan keamanan barang yang disimpan.
4.1.3
Pengeluaran,Pengiriman barang Pengeluaran barang dari gudang dilakukan sesuai permintaan yang tercantum dalam email yang dikirim oleh outlet, pengambilan atau pengeluaran barang dari gudang berdasarkan pola FIFO (First in First Out) yaitu barang yang pertama kali datang ke gudang harus menjadi barang yang pertama kali keluar dari gudang, dikarnakan menghindari batas kadaluwarsa dari barang tersebut. Bagian pengiriman barang bertugas mengecek orderan dari tiap outlet, Adapun langkah-langkah pengeluaran barang, yaitu : 1. Proses pengeluaran barang diawali dengan pengecekan orderan yang diminta oleh setiap outlet, selanjutnya dicatat dalam surat jalan lalu menyiapkan barang-barang yang akan dikirim.
38
2. Pengepakan barang yang akan dikirim, agar dalam proses pengirimannya barang tertata rapih dan tidak berantakan. 3. Pengecekan barang yang akan dikirim apakah sudah sasuai dengan surat jalan yang dibuat supaya tidak ada kesalan dalam penulisan dan penyiapannya. 4. Pemisahan barang yang dikirim, seperti barang bahan minuman, dan bahan dari makanan, dan yang lainnya. 5. Jika barang sudah siap untuk dikirim maka pengiriman berjalan sesuai jam yang telah ditentukan. 6. Menyimpan data pengiriman barang pada komputer.
Sumber Tabel : PT. Citra Rasa Selaras Mandiri Tabel 4.1 : Laporan Pengiriman Barang Berdasarkan Harga Tgl Nama Barang 21-Mei-14 coffe/0,5 kg tea/0,5 kg millo/ 1 kg baverage gula/ 1 kg susu kental mie laksa/ 1kg pasta curry/1kg pasta goreng / 1 kg Food french fries / 5 kg ayam utuh mie udon / 1 kg mie hokian / 0,5 kg
Outlet : Kota Kasablanka Jumlah Sat Harga Satuan 1 pcs Rp 66.521 1 pcs Rp 66.521 1 pcs Rp 70.000 1 pcs Rp 125.00 1 can Rp 7.550 1 kg Rp 142.545 1 kg Rp 133.042 1 kg Rp 57.018 1 pck Rp 53.600 1 ekor Rp 30.000 1 kg Rp 40.040 1 kg Rp 12.000
Total Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp
Sub Total 66.521 66.521 70.000 125.00 7.550 142.545 133.042 57.018 53.600 30.000 40.040 12.000 Rp
803.837
39
Sumber Tabel: Pt Citra Rasa Selaras Mandiri Tabel 4.2 : Laporan Pengeluaran Barang (qty) Outlet : Kota Kasablanka Periode : Mei-14 JENIS BARANG
TANGGAL
NAMA BARANG 1
Food
Beverage
2
3
4
5
6
7
TOTAL 8
9
10
11
PASTA LAKSA (kg)
2
3
1
2
8
PASTA CURRY (kg)
1
5
2
1
9
PASTA MEE REBUS (kg)
2
6
1
1
10
FISH CAKE (kg)
3
2
1
ROTIGANDUM (bag)
7
6
4
5
22
FANTA (can)
4
5
11
5
26
SYRUP MONIN (botol)
3
4
1
MILO (kg)
7
4
2
2
15
CINGCAU (ptk)
6
5
4
5
20
SUSU KENTAL (can)
45
35
20
80
4.1.4
6
8
Pelaksanaan (Stock Opname) Proses
Stock
Opname
dilakukan
sebagai mekanisme kontrol terhadap arus masuk dan keluarnya barang, dimana
dalam
dilakukan
proses
perhitungan
ini
akan
persediaan
secara fisik untuk dicocokan dengan data
yang
ada
dalam
komputer.
Kegiatan ini dilakukan pada periode satu bulan sekali, berikut mekanisme stock opname yang digunakan 1. Pada saat melakukan perhitungan fisik,
maka
pihak
penghitung
memberikan tanda kepada barang
40
tersebut,
berupa
tanda
dengan
sepidol, ataupun tempelan stiker. 2. Ketika
proses
pengambilan
barang/pemasukan pihak
gudang
barang
memberikan
maka label
pada barang tersebut, tujuannya ialah ketika dilakukan stock opname oleh
pihak
penghitung
akan
memberikan catatan bahwa barang tersebut sebelumnya telah diambil ataupun dihitung dari segi fisik nya. 3. Setelah semua proses dilakukan, maka data barang tersebut dihitung dengan rumus , Saldo Awal + Pembelanjaan Gudang – ( Pengeluaran Barang, ke outlet) = Saldo Akhir Saldo Barang Bulan lalu = Saldo Awal Bulan ini. (contoh)
Sumber Tabel: Pt Citra Rasa Selaras Mandiri Tabel 4.3 : Perhitungan Stock Opname stock card Periode Mei'14 no
Nama Barang
1 Pasta Laksa
Saldo Awal per April'14 (per Kg)
Barang Masuk
Barang Keluar
(1)
(2)
(3)
20
15
12
Saldo Akhir per Mei l'14 (per Kg) Saldo akhir =1+2-3 23 41
2 3 4 5
Pasta Curry Fish Cake Mie Udon Fanta
23 20 12 15
20 10 30 40
12 7 15 25
31 23 27 30
4.2 Kendala Yang Dihadapi Oleh PT. Citra Rasa Selaras Mandiri
1. Pencatatan Barang. Untuk memberikan pencatatan yang akurat dibutuhkan suatu program komputerisasi yang memupuni, namun di bagian ini, perusahaan
masih
menggunakan
cara
yang
manual
sehingga proses nya pun cukup memakan waktu yang tidak sebentar. 2. Pemesanan Barang. Barang yang datang dari supplier terkadang tidak sesuai dengan kualitas standar yang ditetapkan perusahaan, misalnya barang cacat dan masa kadaluarsanya sudah dekat. 3. Persediaan Barang. masalah ini sering kali terjadi dikarenakan pembatasan dana belanja
yang
kekosongan
dilakukan
persediaan
seringkali
barang,
yang
mengakibatkan mengakibatkan
pendapatan menurun 5% 4. Kelebihan Barang. Ada kelebihan barang yan tidak tertulis dalam surat jalannya. 5. Pengadaan barang. Masalah ini sering terjadi dikarenakan dari pihak pemasok nya terkadang lupa melakukan proses pengiriman barang yang telah dipesan oleh kepala gudang.
42
6. Kehilangan barang. Rentan terjadi kehilangan barang pada gudang tersebut, kurangnya pengamanan terhadap gudang, meskipun harga barang yang hilang tersebut tidak telalu tinggi, namun hal ini perlu diperhatikan demi terciptanya gudang yang baik.
4.3 Solusi Terhadap Pemacahan Masalah
Adapun
bebrapa
solusi
yang
akan
diharapkan
dapat
memecahkan masalah/kendala yang muncul dalam kegiatan administrasi gudang pada PT. Citra Rasa Selaras Mandiri.
1. Pencatatan Barang. Merubah tata cara pemesanan manual menggunakan sistem yang dihitung menggunakan jaringan komputer, sehingga daftar pesanan pun sesuai dengan stok yang ada di outlet, tanpa terjadinya penumpukan barang di outlet maupun kurang barang.
2. Pemesanan Barang Apabila dalam hal pemesanan barang tidak sesuai dengan yang diminta, pihak administrasi harus menyiapkan form pemesanan/purchase
order
untuk
diberitahukan
kepada
pengirim barang dan supplier yang bersangkutan sehingga barang yang tidak sesuai dengan pesanan atau pun rusak dapat dikembalikan kembali ke supplier nya, dan dapat digantikan lagi dengan yang baru atau yang sesuai dengan PO nya.
43
3. Persediaan Barang. Akibat penurunan pendapatan 5%, perusahaan tidak lagi membatasi anggaran belanja gudang, namun perusahaan memperketat pegawasan terhadap anggaran tersebut dengan menunjukan bukti-bukti pembelian yang ada.
4. Kelebihan Barang Solusi yang telah perusahaan lakukan yaitu, staff administrasi gudang yang sekaligus melakukan pengecekan barang yang masuk
memberikan
informasi
kepada
kepala
gudang
mengenai adanya penambahan barang tersebut, bila barang tersebut masih sama jenisnya dengan yang dipesan dan jumlahnya pun sedikit, (tidak lebih dari 3 pcs) maka barang tersebut diterima oleh kepala gudang sebagai barang yang masuk ke gudang, lalu kepala gudang meberikan informasi kepada supplier bahwa barang yang dikirimkannya mengalami kelebihan, dari yang dipesan maka kepala gudang meminta PO
baru
kepada
supplier
dan
disamakan
dengan
penambahan barang tersebut. 5. Pengadaan Barang. Dalam proses pemesanan barang kepada supplier biasanya dilakukan empat hari sebelum barang yang tersedia di gudang habis, namun pihak supplier terkadang lupa dalam proses pengirimannya
tersebut,
maka
pihak
kepala
gudang
melakukan follow up kepada supplier satu hari ataupun dua hari sebelum barang tersebut dibutuhkan untuk sebelum ada permintaan barang tersebut dari outlet.
44
6. Kehilangan Barang. Solusi yang telah dilakukan ialah dengan menutup rapat akses pintu yang menuju ke gudang dan mengunci nya setelah melakukan kegiatan di gudang, dan kuncinya disimpan ditempat yang khusus hanya diketahui oleh bagian gudang.
Agar selalu ditutup rapat lalu dikunci, dan kunci nya pun hanya dipegang oleh bagian gudang saja, jangan Solusi yang telah dilakukan dalah hal ini ialah dengan memasang kamera cctv di dalam gudang dan memasang alarm bila ada yang memaksa masuk ke gudang tersebut akan bunyi menandakan ada org yang memaksa masuk ke dalam gudang, lalu mengganti kunci pintu yang lama dengan kunci yang baru.
45
BAB V PENUTUP 5.1
Kesimpulan
Kegiatan
Administrasi
Gudang
berperan
penting
dalam
kelangsungan kegiatan perusahaan, khususnya pada bagian gudang, dalam hal pencatatan dengan bagian tersebut sudah menjadi kegiatan sehari-hari apabila ada objek yang di catatnya, oleh karena itu pencatatan haruslah menggunakan cara yang terintegrasi sehingga dalam pemasukan data kedalam file yang ada dikomputer bisa secara otomatis menambahkan sesuai dengan yang di masukan ke dalam data tersebut. Pada PT Citra Rasa Selaras Mandiri dalam pencatatan barang masuk maupun barang keluar masih menggunakan sistem standar namun pencatatan ini bisa dikatakan lebih baik dari cara yang sebelumnya, karena cara pencatatannya disertakan dalam program yang ada pada komputer. Sebab perubahan tersebut bisa berdampak positif pula pada kegiatan yang lainnya, seperti pemesanan barang, apabila barang yang diminta tidak sesuai perusahaan bisa memperlihatkan PO yang ditunjukan kepada supplier dan dimintakan untuk membawa kembali barang yang telah ia kirimkan. Keamanan pada gudang perlu diperhatikan dan perlu di adakan pengawasan terhadap gudang demi terciptanya gudang yang baik, dengan memasang kamera CCTV di dalam gudang, bisa diketahui kegiatan apa saja yang terjadi dalam gudang tersebut, dan juga memasang alarm, bila ada orang yag masuk secara paksa aram tersebut akan berbunyi menandakan ada
oknum
yang
berusaha
masuk
kedalam
gudang
tanpa
sepengetahuan kepala gudang dan perusahaan.
5.2
Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah dicantumkan diatas, maka saran yang dapat penulis sampaikan ialah sebagai berikut : 1. Apabila
dalam
melakukan
pencatatan
barang
harus
mencatat sesuai form yang telah ditetapkan dan ditulis secara teliti, kemudian di input kedalam file yang tersedia dalam komputer. 2. Dengan memasang sistem terintegrasi pada komputer yang dapat menampilkan seluruh data, maka pembatasan dana tidak perlu dilakukan, karena hanya akan mengakibatkan stok barang di gudang menipis, sehingga berdampak negatif pula bagi pengiriman barang ke setiap outlet. Selain itu pendapatan dari outlet juga akan berkurang karna masalah pembatasan tersebut. 3. Apabila barang yang sudah dipesan belum dikirim pada waktunya, maka pihak kepala gudang melakukan follow up kembali ke pihak supplier agar segera dikirimkan, dan untuk mengantisipasinya, pemesanan dilakukan sebelum stock nya menipis. 4. Sebaiknya perusahaan memasang kamera cctv di dalam gudang dan memasang alarm bila ada yang memaksa masuk ke gudang tersebut akan bunyi menandakan ada org yang memaksa masuk ke dalam gudang, lalu mengganti kunci pintu yang lama dengan kunci yang baru.
47
DAFTAR PUSTAKA Badan Nasional Penanggulangan Bencana. Pedoman Pergudangan. Jakarta: 2009
Daryanto, Kamus Lengkap Bahasa Indonesia. Surabaya: Apollo. 2010
Departemen Pendidikan Nasional Lembaga Penjamin Mutu Pendidikan, Pengelola Administrasi Gudang, Bandar Lampung: 2009
Nur, Sofian. Manajemen Inventory, Semarang: Pustaka Ilmu. 2009
Rahmat, H, Dr, Filsafat Administrasi, Bandung : Cahaya Ilmu, 2013
Warman, John. Manajemen Gudang. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan 2012
Yunarto, Icun, dan Getty Santika. Manajemen Pergudangan, Jakarta: Indra Sakti. 2009
BIODATA PENULIS
Nama
: Asep Arief Kurniawan
Tempat, Tanggal Lahir
: Tasikmalaya, 27 Oktober 1993
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Agama
: Islam
Nama Orang Tua 1. Nama Ayah 2. Nama Ibu Alamat
: Ending Gustiawan : Nina Kurniawati : Jalan Bungur Besar, Komplek PJKA Senen RT 19. RW 04. No. 15. Jakarta Pusat.
Riwayat Pendidikan 1. SD 2. SMP 3. SMA 4. Perguruan Tinggi Program Studi Konsentrasi Kampus
: SD Negeri Cibeuti 01 (2005) : SMP Terpadu Riyadlul’ulum Wadda’wah, Cibeureum, Kota Tasikmalaya (2008) : SMAN 8 Kota Tasikmalaya (2011) : Politeknik LP3I Jakarta (2014) : Administrasi Bisnis : Administrasi Perkantoran : Kramat Raya
Pengalama Kerja 1. Bekreja di LCC Tebet sebagai Marketing, Mei 2013- Juni 2013 2. Bekerja di PT Citra Rasa Selaras Mandiri (Killiney Kopitiam Kota Kasablanka) Jakarta Sebagai Staff Administrasi Gudang, Juli 2013 - Sekarang
Lampiran 1
Lampiran 2
Lampiran 3
Lampiran 4
Lampiran 5
