KEBIJAKAN PEMESANAN OBAT, PENCATATAN OBAT Pengadaan Perbekalan Farmasi Apotek anak sehat memperoleh obat atau perbekalan farmasi berasal dari Pedagang Besar Farmasi(PBF) atau dari apotek lain. Pedagang Besar Farmasi secara intensif mensuplai ketersediaan obat, jarak pengirimannya memiliki waktu yang berbeda-beda, ada yang datang untuk mensuplai setiap tiga kali perminggu, bahkan juga ada pengiriman datang setiap hari. Waktu pengiriman barang berbeda-beda, ada yang sekarang pesan, besok barang dikirim, adapula yang selang satu hari setelah pemesanan.System pembayaran yang dilakukan terhadap Pedagang Besar Farmasi (PBF) dapat dilakukan secara tunai ataupun kredit. Pemesanan Obat Pemesanan obat yang dilakukan di Apotek Anak Sehat yaitu dengan system pemesanan regular (umum). Oleh karena itu, surat pesanan yang digunakan adalah surat pesanan regular, atau bisa juga menggunakan fasilitas media komunikasi. Penerimaan Perbekalan Farmasi Selang satu atau dua hari barang yang dipesan akan datang dan disertai dengan faktur pembelian. Ketika barang datang, Apoteker/Asisten Apoteker harus segera mengecek faktur dan surat pesanan serta memeriksa kesesuaian barang yang dipesan. Pengecekan barang datang dilakukan dengan cara : Mencocokan nama barang, nomor batch, jumlah barang, harga barang, expired date dengan keterangan yang tertera pada surat pesanan dan faktur. Setelah semua barang sesuai dengan pesanan maka faktur diparaf dan distempel. Namun apabila terjadi ketidaksesuaian barang, maka pihak apotek meretur barang tersebut disertai dengan bukti returnya. Faktur asli diberikan kepada ke PBF, sedangkan copyannya disimpan sebagai arsip apotek. Apabila pembayaran obat sudah lunas faktur asli yang berada di PBF diserahkan ke Apotek. Penyimpanan Perbekalan Farmasi Penyimpananperbekalan farmasidi ApotekAnak Sehat digolongkan berdasarkan : 1. Bentuk sediaan (tablet, sirup, drops, salep, dan bentuk sediaan lainnya) yang disusun secara alfabetis. 2. Berdasarkan FIFO (First In First Out), yaitu obat-obat yang pertama masuk dan pertama keluar dan FEFO (First Expired First Out), yaitu obat-obat yang kadaluarsanya cepat, pertama keluar. 3. Berdasarkan sifat obatnya yang meliputi penyimpanan obat berdasarkan suhu yang telah ditentukan. 4. Berdasarkan golongan obatnya, seperti untuk obat golongan bebas dan bebas terbatas disimpan di etalase bagian depan (tidak apa-apa terlihat oleh konsumen), karena
golongan obat ini dijual secara bebas kepada pasien. Sementara untuk golongan obat keras dan keras terbatas disimpan di etalase bagian belakang (tidak boleh terlihat oleh konsumen), karena obat golongan ini tidak dijual secara bebas kepada pasien. Begitu pula, untuk golongan obat psikotropika disimpan di suatu lemari yang terpisah dari obatobat lainnya. Kartu Stock Fungsi dari kartu stock ini untuk mencatat barang yang masuk dan keluar yang ditulis perjenis obat. Pelayanan Perbekalan Farmasi Bentuk atau system saluran distribusi perbekalan farmasi sesuai dengan kebijakan atau peraturan seperti yang tercantum dalam undang-undang kesehatan. Perbekalan Farmasi menurut Undang-Undang Kesehatan meliputi :
Obat
Bahan Baku
Obat Tradisional (Obat asli Indonesia)
Alat Kesehatan
Kosmetik
Obat terdiri dari enam golongan yaitu :
Obat Narkotik
Obat Psikotropika
Obat Keras
Obat Wajib Apotek
Obat Bebas Terbatas
Obat Bebas
Pelayanan Resep Dokter Resep dapat diartikan sebagai pernyataan tertulis dari seorang dokter.Resep harus tertera jelas dan lengkap supaya tidak terjadi kesalahan dalam pemberian obat kepada pasien.Ketidakjelasan/kesimpangsiuran pada resep harus segera dikonfirmasi pada dokter yang
menulis resep tersebut. Resep-resep dari dokter tersebut akan diarsipkan, kemudian arsip resep tersebut disimpan selama 3 tahun di apotek. Setelah 3 tahun resep itu akan dimusnahkan dengan cara dibakar serta akan dibuat acara beritanya. Namun ada pula pelayanan obat tanpa resep dokter, dimana konsumen langsung membeli obat bebas atau bebas terbatas ke apotek anak sehat. Pelayanan Informasi Obat Di Apotek Anak Sehat memberikan informasi obat berusaha secara detail, contohnya seperti menjelaskan penggunaan obat tersebut dan memberitahukan fungsi obatnya. pengelolaan Obat Psikotropika Menurut Undang-Undang RI No. 5 Tahun 1997 psikotropika adalah zat atau obat baik alamiyah ataupun sintetis, bukan narkotik, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada system syaraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada mental dan perilaku. Obat psikotropika yang ada di apotek anak sehat, adalah sebagai berikut : 1. Phenobarbital (Luminal) 30 mg 2. Analsik tablet 3. Diazepam 2 mg 4. Sanmag tablet 5. Stesolid rektal 5 mg 6. Stesolid rektal 10 mg Pemesanan obat psikotropika dapat dilakukan dengan menyertakan Surat Pesanan (SP) khusus dan dipisahkan dari SP obat-obat lain. SP obat psikotropika ini dibuat rangkap tiga, hanya saja pemesanan obat psikotropika dapat dipesan dari beberapa Pedagang Besar Farmasi (PBF) tertentu.
Penyimpanan Obat Psikotropika Dalam penyimpanan obat psikotropika ini diperlakukan secara khusus.Disimpan disuatu lemari yang terpisah dengan obat keras lainnya. Pelaporan Obat Psikotropika Obat Psikotropika dalam hal kepemilikannya harus dilaporkan ke Dinas Kesehatan (Dinkes) Kabupaten.Di Apotek Anak Sehat pelaporannya dilakukan tiap satu bulan sebelum tanggal 10.Laporan ini ditanda tangani oleh Apoteker.
Pengelolaan Obat Rusak Dan Kadaluarsa Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa ataupun sudah kadaluarsa akan diretur (dikembalikan) jika Pedagang Besar Farmasi (PBF) bersedia, tetapi dengan persyaratan tertentu. Tetapi jika PBF tidak bersedia, maka obat-obatan tersebut akan dikumpulkan dan dimusnahkan dengan cara tertentu, contohnya untuk sediaan obat yang berbentuk tablet, cara pemusnahannya yaitu digerus terlebih dahulu, kemudian dikubur dengan tanah. Begitu pula, sediaan obat yang sirup, cara pemusnahannya dibuang sirup tersebut ke tong sampah, baru botol kosongnya dibuang. Dan akan dibuat acaranya. Untuk meretur obat yang kadaluarsa biasanya PBF memberi persyaratan-persyaratan tertentu seperti, obat-obat tersebut harus dalam keadaan utuh dan harus diretur tiga bulan sebelum expired date.
Administrasi Appotek Anak Sehat
Administrasi Pembukuan
Administrasi pembukuan ini berguna untuk mencatat seluruh kegiatan-kegiatan dan transaksitransaksi yang telah dillaksanakan. Di Apotek Anak Sehat, buku-buku yang digunakan adalah sebagai berikut :
Buku Kas Buku kas berfungsi untuk mencatat pemasukkan dan pengeluaran uang, penjualan tunai, serta pembayaran kredit. Lajur buku kas terdiri dari debet,kredit dan saldo.
Buku Piutang
Buku piutang berfungsi untuk mencatat pembayaran dari penjualan kredit.
Buku persediaan Barang
Buku persediaan barang berfungsi untuk mencatat pemasukkan barang ke Apotek Anak Sehat.
Buku Pembelian
Buku pembelian berfungsi untuk mencatat pembelian barang atau obat-obatan serta tunai, buku pembelian juga untuk mengetahui jumlah pembelian dalam tiap bulan dan retur barang.
Buku Laporan Penjualan
Buku laporan penjualan berfungsi untuk mencatat hasil dari penjualan, untuk mengetahui omset penjualan yang digunakan sebagai dasar laporan keuangan di apotek anak sehat setiap bulannya ke Pemilik Sarana Apotek (PSA).
Buku Penerimaan Barang
Buku penerimaan barang dibuat untuk mencatat pembelian barang, retur penjualan.
Buku Pencatatan Resep
Buku yang digunakan untuk mengarsipkan resep-resep yang ada di apotek.
Buku Pencatatan Psikotropika
Buku yang digunakan untuk mencatat pemasukkan dan pengeluaran obat psikotropika.
Buku Tuslah
Buku tuslah adalah buku servis pelayanan resep.
3.8.2 Administrasi Keuangan Administrasi keuangan di Apotek Anak Sehat, meliputi :
Administrasi Penerimaan Uang
Administrasi penerimaan uang di Apotek anak sehat diperoleh dari resep dan penjualan bebas.
Administrasi Pengeluaran Uang
Administrasi pengeluaran uang di apotek anak sehat dipergunakan untuk biaya-biaya apotek, diantaranya :
Untuk biaya pegawai
Biaya pajak
Biaya operasional
Biaya listrik
Biaya telepon
Biaya PAM
Peralatan administrasi apotek
Pemeliharaan inventaris apotek, dan biaya lainnya.
