IKEA BACKEBOL, SWEDIA
Perusahaan IKEA didirikan pada tahun 1943 oleh Ingvar Kamprad di Smaland, Sweden dan selama lima tahun pertama Ingvar menjual Pulpen, dompet, frame foto, taplak meja, jam dinding, perhiasan dan kaus kaki nilon. Semenjak didirikan, IKEA merupakan perusahaan yang mempunyai “low-cost” profile. Pada tahun 1948, furniture di perkenalkan dalam rangkaian barang yang dijual, dimana furniture tersebut dibuat oleh pabrik setempat. Rangkaian furniture mendapatkan respon yang positif dari para konsumen dan perusahaan pun semakin berkembang. Pada tahun 1958, toko pertama IKEA dibuka di Almhult yang melingkupi area sebesar 6700 meter persegi dan pada saat itu IKEA merupakan “show room” furniture terbesar di Scandinavia. Pada periode 1970 -an dan 1980-an, IKEA melakukan ekspansi
ke berbagai negara seperti Swiss, Jerman, Australia, Kanada, Austria, Beland, Perancis, Amerika, Inggris dan Italy. Ekspansi ini terus berlanjut selama beberapa dekade sampai sehingga dibuka cabang di Rusia dan Jepang. (IKEA, 2010) Saat ini IKEA mempunyai pekerja sebanyak 123.000 orang di 25 negara dan pada tahun 2009, total penjualan sebanyak 21.5 juta euro. Di Sweden sendiri terdapat 17 cabang IKEA dan IKEA Backebol memperkerjakan sekitar 400 pegawai. Sekitar 80% penjualan dilakukan di Eropa, 15% di Amerika Selatan dan 5% di Asia dan Australia. IKEA memiliki 31 “Purchase Office” (PO) di 26 negara yang membolehkan
mereka mendekati 1220 supplier. Kebanyakan pembelian di lakukan di Eropa dengan persentase sebesar 67%, namun negara pembeli terbesar mereka adalah China yang berkontribusi sebesar 20% dari keseluruhan pembelian. IKEA juga memiliki 28 pusat distribusi dan 11 pusat distribusi konsumen di 16 negara (IKEA, 2010). Mereka dikenal dengan penggunaan “flat packages” yang membuat pengiriman
barang menjadi lebih efisien walaupun hal ini berarti konsumen harus merakit furniture nya oleh diri mereka sendiri. Visi IKEA saat ini adalah “to create a better everyday life for many people” dan konsep bisnis mereka
adalah harga yang rendah namun memiliki desain yang indah, dekorasi interior yang bersifat fungsional sehingga semua orang bisa membelinya. IKEA memiliki tujuan untuk memberikan kesempatan kepada karyawannya untuk berkembang, sehingga mereka bisa menjadi bekerja dengan lebih efektif. (IKEA folder, 1999). Tujuan itu bukan saja hanya di bicarakan namun dituliskan dalam bentuk pedoman dan diserahkan keseluruh karyawan. IKEA menawarkan solusi desain interior untuk setiap ruangan didalam rumah dengan berbagai gaya dan model yang akan sesuai bagi selera setiap orang. Semua produk didesain oleh IKEA di Swedia dan mereka juga memberikan nama yang spesifik seperti Billy dan Klippan (IKEA, 2010) IKEA menggunakan harga dan kualitas yang bertingkat yang terbagi menjadi rendah, menengah dan tinggi. Memang sekarang IKEA bersaing pada segmen harga rendah, namun sebenarnya IKEA pun bersaing pada segmen harga tinggi dan IKEA memiliki perbedaan harga yang besar dengan pesaingnya. Dengan menawarkan berbagai kualitas dan harga merupakan salah satu cara IKEA untuk memenuhi kebutuhan konsumen mereka. Sebagai contoh, orang yang berkeluarga memerlukan wajan yang 1
berkualitas tinggi namun pelajar mungkin tidak. Oleh karena itu di IKEA, harga sesuai dengan nilai kegunaan.
1. Budaya Perusahaan Setiap karyawan baru dipilih secara hati-hati dan harus sesuai dengan profil bagaimana IKEA menginginkan mereka di masa depan dan karyawan tersebut harus memahami betapa penting nya “core value” bagi IKEA. Pendidikan dan persyaratan lainnya bukan syarat terpenting ketika mereka
mencari karyawan baru. Personaliti dan kepribadian serta prinsip yang dimiliki merupakan yang lebih penting. Oleh karena itu, pemilihan karyawan sangat penting dan IKEA Backebol berusaha memperkerjakan orang-orang yang mempunyai prinsip serta kepribadian yang sesuai dengan budaya perusahaan mereka. Budaya perusahaan yang harus dimiliki calon karyawan adalah semangat kewirausahaan dan semangat dalam bekerja, juga aktif dan sanggup menerima tanggung jawab dalam bekerja ketika kesempatan diberikan. Mereka pun menganggap betapa pentingnya para pelamar kerja untuk memiliki minat terhadap IKEA, oleh karena itu mereka hanya memasang iklan lowongan pekerjaan didalam website IKEA saja. Mereka percaya apabila para pelamar mengunjungi website IKEA untuk lamaran, maka para pelamar tersebut telah menunjukkan awal ketertarikan terhadap IKEA. Pendiri IKEA, Ingvar Kamprad, adalah seorang yang membawa nilai dan semangat dari Smaland, Swedia kepada perusahaan yang mendunia ini,dan Ingvar masih memiliki pengaruh yang besar terhadap perusahaan IKEA sendiri. Nilai-nilai yang diterapkan juga telah di ekspresikan didalam visi dan misi IKEA yakni menjual furniture dengan kualitas yang tinggi dan harga yang rendah sehingga membolehkan banyak orang untuk memiliki dekorasi rumah yang indah. Selain dari pada itu, semangat kewirausahaan Ingvar Kamprad masih mempengaruhi cara kerja para karyawan IKEA. Para karyawan berpakaian seragam untuk meningkatkan rasa kebersamaan dan membuat mereka ingin bekerja sama untuk mewujudkan tujuan yang sama. Setiap karyawan diberikan seragam IKEA, termasuk Top Manager. Tujuannya adalah agar setiap karyawan IKEA merasa mendapatkan perlakuan yang sama.
Setiap karyawan harus dapat membuat keputusan sendiri walaupun
keputusan yang memerlukan tanggung jawab besar berada ditangan para manager. IKEA pun menekankan betapa pentingnya para manager untuk bekerja sedekat mungkin dengan para bawahannya. Kantor yang berada di pusat toko di desain sebagai “kantor terbuka” dimana setiap pekerja dapat duduk disamping setiap orang didalam ruangan yang sama. Satu-satunya kantor yang tertutup adalah ruangan yang digunakan oleh depart emen sumber daya manusia, mengingat betapa sensitifnya pekerjaan yang mereka lakukan. Ketika seorang karyawan baru di terima, karyawan tersebut diperkenalkan dengan tiga tahap pelatihan dasar. Pada pelatihan pertama karyawan baru diperkenalkan dengan keadaan toko secara keseluruhan dan menerima pakaian seragam mereka. Pelatihan kedua diberikan satu bulan setelah karyawan baru mulai bekerja yaitu pelatihan di bidang keselamatan dalam bekerja (Job safety), cara menjual dan cara berinteraksi dengan konsumen (Customer Relation). Dan satu bulan kemudian pelatihan ketiga yaitu pelatihan mengenai sejarah pendirian IKEA, nilai-nilai perusahaan, training 2
kepribadian dan ergonomik. Pelatihan lebih lanjut akan diberikan sesuai dengan posisi dan fungsi jabatan. Di IKEA, pelatihan terpenting diterima pada saat bekerja sehari-hari, namun pelatihan pelengkap pun akan diberikan seperti training pengelolaan toko dan kepemimpinan. Pelatihan juga akan diberikan setiap kali ada pekerja yang dipindahkan ke departemen lain.
2. Struktur Organisasi Tingkat tertinggi struktur organisasi di IKEA Backebol adalah terdapat manajer toko dan wakil manajer. Tingkat selanjutnya terdapat delapan divisi antara lain: logistik, penjualan, keuangan, sumber daya manusia, “pasar lokal”, “KomIn”, Perhubungan konsumen dan sebuah divisi
yang
terpisah khusus untuk mengelola restoran. Setiap divisi memiliki seorang manajer dan seorang wakil manajer. Struktur yang sama digunakan disetiap cabang kantor IKEA namun terkadang ada perbedaan bagaimana divisi tersebut dibentuk. Struktur yang lebih tinggi daripada toko, yaitu disetiap Negara memiliki kantor pelayanan (Service Office), yang merupakan kantor pusat untuk setiap Negara. Setiap kantor pelayanan juga memiliki fungsi sebagai toko. Setiap divisi di tiap toko tidak hanya memberikan laporan kepada manajer toko namun memberikan laporan langsung kepada divisi lainnya yang ada didalam satu kantor pelayanan. Tiap toko mempunyai divisi penunjang yang dapat digunakan oleh beberapa toko IKEA lainnya atau toko IKEA dari negara lain. Setiap kantor pelayanan memberikan laporan kepada kantor Pelayanan IKEA di Helsinborg, yang merupakan kantor pusat IKEA.
Kantor Pelayan IKEA ini
mempunyai fungsi yang sama dengan kantor pelayanan lainnya yakni sebagai toko. Jajaran Direksi dan divisi global lainnya berada di kantor pusat, kecuali divisi keuangan global yang ditempatkan di Leiden, Belanda. Leiden merupakan tempat beradanya organisasi pengelola (foundation) dan pemilik IKEA berada. Organisasi ini terdiri dari beberapa anak perusahaan yang mengendalikan dan mengelola setiap cabang dari IKEA.
3. Struktur tata kelola Untuk memastikan semua informasi yang penting untuk mengelola organisasi sampai kepada orang atau departemen yang tepat, IKEA Backebol mempunyai jadwal pertemuan. Jadwal ini menentukan siapa yang harus ada didalam sebuah pertemuan, berapa kali pertemuan diadakan dan berapa lama mereka mengadakan pertemuan tersebut. Pertama-tama, ada sebuah pertemuan rutin yang diadakan untuk tim manajemen toko yaitu manajer toko beserta manajer kedelapan divisi. Lalu pertemuan rutin bagi tim komersial seperti orang-orang dari divisi penjualan, logistik, komunikasi dan desain interior. Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk berdiskusi bagaimana meningkatkan efisiensi penjualan dan bagaimana menemukan cara terbaik untuk memuaskan kebutuhan konsumen. Pertemuan rutin lainnya adalah pertemuan antar divisi atau departemen. Keempat pertemuan rutin ini dapat menyebarkan informasi keseluruh organisasi hanya dalam 2 atau 3 hari. Selain dari pertemuan rutin yang telah disebutkan, ada juga pertemuan rutin yang dilakukan setiap hari untuk membuat perencanaan pada hari tersebut dan juga pertemuan rutin yang dilakukan secara catur wulan untuk membuat rencana jangka panjang.
3
4.Kebijakan dan prosedur Kebijakan dan prosedur toko digunakan disetiap level divisi. Sebagai contoh, apabila ada sebuah produk yang harus diganti dengan yang baru, maka terdapat garis pedoman bagaimana prosedur pergantian produk itu harus dijalankan. Walaupun toko tersebut dibentuk dan dikelola dengan sistem garis pedoman namun tetaplah tidak terlalu mendetail. Para karyawan di divisi penjualan juga menggunakan daftar periksa (checklist) yang akan diberi tanda untuk setiap pekerjaan yang karyawan telah selesaikan. Seluruh prosedur, kebijakan dan garis pedoman secara konstan selalu dikembangkan apabila dirasakan memang perlu untuk ditingkatkan lagi. Setiap karyawan diberikan kebebasan untuk memberikan masukan apabila memang dianggap dapat meningkatkan prosedur tersebut. Namun pada dasarnya adalah keselurahan masukan tersebut haruslah sejalan dengan visi dan misi dari IKEA.
5. Perencanaan IKEA Backebol pada dasarnya menggunakan dua sistem pengendalian perencanaan, yaitu anggaran dan perencanaan bisnis. Anggaran dibuat untuk satu tahun kedepan sedangkan perencanaan bisnis dibuat untuk tiga tahun kedepan. Proses pelaksanaan perencanaan bisnis harus sejalan dengan proses realisasi anggaran yang telah ditentukan. Perencanaan bisnis secara global dibuat oleh Kantor Ikea pusat dan perencanaan bisnis ini dibagikan kepada setiap kantor pelayanan disetiap Negara, yang kemudian perencanaan bisnis itu di sesuaikan dengan perencanaan bisnis disetiap Negara. Perencanaan bisnis disetiap Negara kemudian di buat lebih spesifik untuk setiap toko. Dalam proses ini, manajemen tertinggi memberikan arahan kepada level manajemen yang dibawahnya untuk fokus di area terpenting. Sebagai contoh, kantor pelayanan dapat memberikan saran agar toko lebih fokus ke area seperti pengetahuan tentang tanggung jawab sosial dan lingkungan, bagaimana mencari harga terendah, mengurangi waktu antri di counter pembayaran atau meningkatkan inspirasi desain interior. Tim manajemen toko mempunyai kuasa dalam memutuskan garis pedoman apa yang akan diterapkan di toko mereka. Apabila tim manajemen mengetahui mereka telah berhasil dalam menunjukkan desain interior toko, maka mereka akan memutuskan untuk lebih fokus ke area lain seperti mengurangi waktu antrian di counter pembayaran. Apabila mereka sudah memutuskan ke area tersebut, target akan ditentukan untuk mencapai tujuan tersebut. Misalkan, apabila sekitar 75% dari konsumen merasa waktu antrian di counter tidak terlalu lama, maka tim manajemen akan mencoba menentukan target 90% dari konsumen akan puas dengan waktu antrian pada tahun depan. Proses penerapan perencanaan bisnis akan mengambil masa tiga bulan untuk diterapkan di toko, namun perencanaan bisnis itu sendiri sebenarnya memiliki target jangka pendek maupun jangka 4
panjang. Ketika sebuah tim yang terdiri dari 35 manajer telah menentukan area mana mereka akan focus dan telah menentukan target yang akan dicapai, semua divisi akan memb uat “action plan” bagaimana divisi mereka akan berpartisipasi dalam mencapai target yang telah ditentukan. Proses perencanaan penting lainnya adalah perencanaan sumber daya manusia. Ketika anggaran dibuat, setiap toko membuat perencanaan bagi para karyawan nya setahun kedepan. Hal ini merupakan tugas terpenting karena biaya tenaga kerja merupakan biaya terbesar. Ada tiga orang karyawan yang mengendalikan jadwal tenaga kerja. Tugas dari karyawan ini adalah menemukan keserasian antara kebutuhan konsumen dengan jam kerja, yang harus dibuat setiap harinya. Walaupun ini merupakan tugas terpenting namun merupakan tugas tersulit karena perusahaan tidak bisa meminta karyawan bekerja tiga jam di pagi hari dan kembali bekerja dua jam di sore hari. Penyelesaiannya adalah perusahaan mencoba untuk menerapkan sistem kerja antar divisi. Misalkan seorang karyawan dapat memulai kerjanya di divisi logistik dan bekerja sebagai penjual di divisi penjualan beberapa jam sebelum jam kerjanya akan berakhir. Dengan bekerja di berbagai divisi diharapkan para karyawan dapat berkembang dan menjadi profesional. Hal ini juga meningkatkan kerjasama dan kesepahaman antar divisi didalam perusahaan.
6. Anggaran Anggaran merupakan sistem pengendalian manajemen yang terpenting di IKEA Backebol. Proses anggaran dimulai dari level tertinggi didalam organisasi, yaitu Kantor pusat di Swedia, dan dengan masukan dari berbagai kantor cabang diseluruh dunia. Pertama-tama mereka akan memprediksikan untuk pasaran Swedia. Prediksi anggaran berbentuk seperti laporan laba rugi yang terdiri dari total penjualan dan biaya yang dibagi kedalam beberapa kategori biaya. Untuk akun penjualan dan setiap kategori biaya terdapat sejumlah angka yang menunjukkan selisih antara jumlah tahun sekarang dengan tahun sebelumnya. Prediksi anggaran ini disebar kesetiap negara dan selanjutnya prediksi ini akan menjadi dasar pertimbangan untuk membuat prediksi anggaran dari setiap toko. Ketika toko menerima prediksi anggaran dari kantor pusat, setiap toko membuat prediksi penjualan dan biaya mereka sendiri, dimana setiap biaya dihitung berdasarkan persentase dari penjualan. Walaupun kantor pusat di Swedia memperkirakan biaya tenaga kerja akan meningkat sebesar 3%, namun toko dapat menentukan perkiraan sendiri terg antung kepada asumsi dan latar belakang yang ada ditoko mereka. Ketika mereka membuat prediksi untuk toko, mereka membuatnya berdasarkan data-data yang ada juga melalui berbagai diskusi. Keseluruhan tim manajemen di toko dan kepala divisi dari berbagai bidang memberikan masukan dalam membuat prediksi anggaran tersebut. Prediksi penjualan merupakan anggaran terpenting dan manajer penjualan memegang peranan terbesar didalam proses ini, walaupun secara keseluruhan tanggung jawab terbesar ada pada manajer toko. Selama proses pembuatan anggaran, berbagai skenario pun dibuat. Skenario ini akan digunakan apabila selama tahun anggaran, penjualan sebenarnya lebih tinggi atau lebih rendah dari yang diprediksikan. Setiap skenario dibuat berdasarkan prediksi yang telah dibuat, misalkan -10%, -5%, +5% atau +10% dari penjualan yang diprediksi. Skenario pun akan memperlihatkan bagaimana toko 5
mengatur biaya tenaga kerja, seperti jumlah jam kerja selama setahun. Sebagai contoh apabila prediksi menunjukkan penjualan akan meningkat sebesar 5% dibandingkan anggaran sebenarnya, jumlah jam kerja akan meningkat diperkirakan sebesar 3%. Skenario ini akan dibuat diawal anggaran sehingga tidak perlu banyak diskusi pada saat anggaran diubah. IKEA Backebol mempunya anggaran yang lebih fleksibel. Apabila prediksi penjualan yang dibuat selama tahun anggaran yang disetujui jauh melebihi dari jumlah yang diprediksi di awal, perusahaan tidak akan meneruskannya untuk membandingkannya dengan anggaran asli. Namun mereka akan membandingkan prediksi penjualan dengan skenario yang dibuat. Selama tahun anggaran toko akan membuat prediksi penjualannya sendiri dan mereka sendiri yang akan memutuskan untuk meningkatkan atau tidak target penjualan mereka. Apabila target penjualan di tingkatkan oleh seluruh toko di Negara Swedia, maka kantor pusat di Swedia akan memutuskan untuk meningkatkan target penjualan secara nasional. Ketika anggaran dibuat, penjualan akan diprediksi setiap minggunya selama tahun anggaran, juga prediksi harian dan untuk setiap divisi prediksi dibuat untuk satu minggu kedepan.
7. Sistem analisa keuangan dan non-keuangan IKEA Backebol adalah organisasi yang banyak menggunakan analisa keuangan yang mengacu kepada penjualan dan produktivitas. Laporan dibuat setiap minggu oleh kantor pelayanan dan dijadikan acuan untuk setiap toko. Oleh karena itu, analisa keseluruhan akan dibuat oleh kantor pelayanan sedangkan analisa yang dibuat oleh manajer toko hanyalah analisa penjualan sehari-hari. Laporan tersebut akan digunakan oleh manajer toko dan manajer penjualan begitu juga dengan para karyawan yang berminat. Informasi mengenai penjualan hari kemarin dan prediksi penjualan hari ini disebarkan ditoko setiap paginya. Perbandingan dibuat dengan angka dari tahun kemarin serta angka dari anggaran sehingga menghasilkan suatu angka indeks. Tabel mengenai analisa keuangan dan non keuangan telah dibuat seperti dibawah ini :
Financial Sales (daily, weekly, monthly)by department Gross Margin Value of damaged products Value of recovered products
Performance Measures Non financial Customer Based
CSI (Customer Survey) Number of visitors Number of Customers
Market based Market Survey
Ratios Sales/working hours
Sales/visitor Sales/Customer Customers/Worked hour in the counter Sales/M3 Handled Value of damaged Product/Value of recovered products
Personnel Based Employees Survey
6
Productivity based Working hours - by department Extra Internal Handling M3 Handled Supply (Stock) Based Stock Value Number of Articles in store Number of articles that passed Expiration date Figure 1. Performance Measures used by IKEA Backebol
Laporan penjualan mingguan diberikan kepada setiap toko oleh kantor pelayanan, dimana laporan itu merupakan laporan pengukuran kinerja. Laporan penjualan mingguan itupun akan dibandingkan dengan berbagai toko di Swedia dan IKEA Backebol selalu membandingkan dengan toko yang mempunyai karakteristik yang sama. Hal ini seperti menjadikan kompetisi internal antar toko yang menghasilkan penjualan tertinggi. Hasil penjualan mingguan akan dibandingkan dengan angka tahun lalu dan persentase selisih akan diperoleh dari sejumlah indeks. Jumlah pendatang yang berkunjung akan dihitung setiap minggunya, begitu juga dengan jumlah pengunjung yang membeli yang disebut dengan konsumen. Penjualan mingguan akan dibagi dengan jumlah pengunjung dan jumlah konsumen untuk memperoleh rasio jumlah pembelian per pengunjung dan konsumen (penerimaan rata-rata). Penjualan mingguan juga dilaporkan oleh setiap divisi sehingga kinerja setiap divisi dapat diperoleh. Angka penjualan mingguan, penjualan harian dan penjualan dari setiap divisi akan di informasikan kepada setiap karyawan toko. Hal terpenting lainnya adalah analisa produktivitas, sebagai contoh penjualan per jam kerja. Setiap divisi akan dianalisa secara terpisah dan hasil analisa akan dibandingkan dengan anggaran dan juga angka tahun lalu. Analisa produktivitas lainnya adalah produktivitas di kounter pembayaran, dimana jumlah konsumen akan dibagi dengan jumlah jam kerja kasir. Divisi logistik akan dianalisa dengan menghitung meter kubik per minggu yang dikelola dan jumlah extra handling per minggu nya. Jumlah extra handling memerlukan penjelasan lebih lanjut. Tujuannya adalah untuk menghitung produk yang baru datang ke toko harus segera di pamerkan kepada konsumen, namun terkadang tidak cukup tempat untuk dipamerkan karena masih adanya sisa barang yang belum terjual. Apabila hal ini terjadi, maka para karyawan harus menyimpan produk baru itu di gudang dan hal ini menyebabkan aktivitas tambahan dalam proses logistik. Aktivitas tambahan inilah yang dihitung dengan jumlah extra handling. Divisi logistik juga menghitung nilai persediaan, jumlah barang ditoko dan jumlah barang ditoko yang mempunyai tanggal kadaluwarsa. Di tingkat nasional, sebuah tanggal ditentukan kapan suatu produk harus habis terjual. Apabila masih ada sisa unit didalam persediaan dan mere ka menganggap tidak memungkinkan untuk barang tersebut terjual dengan harga normal sebelum tanggal kadaluwarsanya, maka toko harus sedaya upaya melakukan usaha untuk dapat menjual barang tersebut sebelum jatuh tempo. Namun, terkadang barang tersebut tidak dapat terjual sebelum 7
tanggal kadaluwarsanya walaupun toko sudah berusaha maksimal. Kasus inilah yang dihitung menggunakan analisa diatas. Analisa lainnya yang IKEA Backebol gunakan adalah “Recovery Index”. Analisa ini untuk menghitung produk yang rusak dan tidak dapat dijual atau setidaknya dijual dengan harga normal. Teramat penting bagi toko untuk mengendalikan biaya yang muncul ini karena akan membuat total biaya menjadi tinggi. Produk ini akan dibagi menjadi beberapa grup yang dikategorikan berdasarkan alasan mengapa barang tersebut tidak dapat dijual dengan harga normal. Misalkan, beberapa barang mungkin rusak pada saat pengiriman, beberapa mungkin rusak karena kelalaian karyawan atau konsumen, beberapa mungkin karena pembelian kembali dan beberapa karena barang yang telah dipajang ditoko. Sebisa mungkin, toko berusaha untuk menjual produk ini dengan cara memperbaikinya dan mengembalikannya kedalam persediaan atau menjualnya dengan harga yang lebih rendah. Toko akan berusaha untuk menurunkan jumlah barang yang rusak dan bila ada barang yang rusak maka toko akan berusaha untuk memperbaikinya. Hal ini dilakukan bukan hanya agar bisa dijual kembali namun untuk kepentingan lingkungan juga, dengan kata lain seperti pengolahan kembali (Recycle). Sebagian dari analisa penjualan dan produktivitas, IKEA Backebol juga melakukan analisa nonkeuangan seperti survey pasar-konsumen dan karyawan. Survey ini merupakan kegiatan rutin setiap tahunnya yang dilakukan oleh perusahaan dari luar dan data yang diperoleh dibandingkan dengan toko IKEA lainnya serta data dari tahun sebelumnya. Survey konsumen disebut dengan Index kepuasan konsumen (Consumer Satisfaction Index), digunakan untuk menidentifikasi kekuatan dan kelemahan toko dari sudut pandang konsumen. Dengan menganalisa hasil dari index tersebut, maka toko dapat membandingkan hasil setiap tahunnya untuk melihat peningkatan kepuasan pelanggan. Index Kepuasan Konsumen banyak digunaka untuk menentukan target dalam sebuah perencanaan bisnis. Selain dari pada analisa yang telah disebutkan, manajer divisi juga menggunakan laporan statistik yang dibuat oleh IKEA Leiden, Belanda. Laporan ini menunjukkan analisa seperti gross margin, product mix, 30 dan 15 produk paling banyak terjual dari setiap divisi. Hal ini dapat membantu manajer
divisi
untuk
membandingkan
dengan
angka
tahun
sebelumnya
dan
juga
membandingkannya dengan divisi di toko yang ber beda. Target penjualan toko akan disampaikan kepada staf penjualan dan seluruh karyawan harus mengetahuinya begitu juga dengan kinerja toko. Penyampaian target dan hasil kinerja dilakukan melalui berbagai cara. Pertama, setiap pagi pengeras suara akan membuat pengumuman kepada seluruh karyawan sebelum toko dibuka. Sebagai contoh, pengeras suara akan mengumumkan informasi mengenai penjualan kemarin dan jumlah index yang diperoleh bila dibandingkan dengan penjualan tahun lalu. Pengumuman ini akan membuat para karyawan mengetahui bagaimana kinerja mereka dan di area manakah mereka akan berfokus pada hari ini. Hal ini juga merupakan cara untuk memotivasi para karyawan serta membentuk internal kompetisi ketika target telah tercapai dan kinerja karyawan lebih baik dari tahun sebelumnya. Kedua, ketika informasi yang penting telah dihasilkan di pertemuan tim manajemen, selanjutnya pertemuan antar divisi akan 8
diadakan. Beberapa divisi yang besar tidak pernah mengadakan pertemuan divisi, tetapi mereka akan menginformasikan kepada staf penjualan dengan mengirimkan email setiap minggunya. Selanjutnya, majalah mingguan akan dibagikan, dimana seluruh informasi penting akan tersedia.
8. Reward dan Kompensasi IKEA menggunakan berbagai macam sistem reward untuk setiap tokonya diseluruh dunia, namun dimasa yang akan datang, ditargetkan akan menggunakan satu sistem untuk membuatnya lebih adil dan mudah dalam mengevaluasi dan membuat administrasinya. Di toko IKEA Backebol, mereka menggunakan sistem gaji premium dimana ukuran gaji premium ditentukan oleh tiga parameter, yaitu penjualan, biaya dan kepuasan konsumen. Bergantung kepada sejauh mana kinerja toko tersebut pada tiga parameter ini. Tahun lalu sejumlah gaji dibayarkan untuk setiap jam kerja bagi para karyawan. Jumlah yang dibayarkan tidak bergantung kepada level berapa karyawan tersebut bekerja, jumlah yang sama akan dibayarkan untuk setiap jam kerja yang sama. IKEA tidak memberikan reward berupa uang bagi karyawan secara individual namun mereka memberikan reward secara grup. Total gaji premium setiap tahun nya tidak tidak terlalu besar secara persentase, paling banyak hanya sebesar setengah bulan gaji saja. Sistem reward yang diterapkan adalah sama untuk setiap toko di Swedia, namun dalam pelaksanaannya terdapat perbedaan. Beberapa toko menganggap sistem reward ini merupakan faktor yang penting dalam memberikan motivasi para karyawan namun sebagian lainnya menganggap sebaliknya. Sebagai tambahan di sistem penggajian, IKEA Backebol berusaha memberikan sebanyak mungkin umpan balik dan aktivitas yang menunjukkan penghargaan. Terkadang para karyawan mendapatkan benda-benda kecil seperti produk dari toko atau kue bagi staf dari restoran. Kesempatan terbesar untuk berkembang dan promosi ke posisi yang lebih tinggi atau ke toko yang lain merupakan tawaran yang menarik. Tujuannya adalah membuat para karyawan untuk berpikir dan membuat perencanaan pribadi tentang apa yang ingin mereka capai didalam IKEA, karena tidak adanya garis pedoman bagaimana jenjang karir di IKEA. Sebisa mungkin IKEA akan menggunakan sumber daya dari dalam dalam proses rekrutmen untuk memberikan kepuasan dan dukungan kepada para karyawan mereka serta memastikan budaya kerja tetap ada didalam organisasi mereka. Para karyawan juga di perbolehkan untuk melamar posisi baru atau penempatan dimana-mana toko didalam Grup IKEA.
===========0000===========
9
