UNIVERSITAS INDONESIA
PENGEMBANGAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI RESTITUSI PENGOBATAN PEGAWAI DAN TAL ENT POOL POOL UNTUK SUB BIDANG PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PT PLN (PERSERO) PUSDIKLAT
KERANGKA ACUAN KERJA PRAKTIK
MUHAMMAD ULIL ALBAB 1206246585
FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI DEPOK JUNI 2015
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .................................................................................................................................... i 1.
PELAKSANAAN KERJA PRAKTIK ................................................... ................................. 2 1.1.
TEMPAT, WAKTU DAN TOPIK KERJA PRAKTIK ................................................... 2
1.2.
PENYELIA KERJA PRAKTIK....................................................................................... 2
1.3.
PELAKSANA KERJA PRAKTIK .................................................................................. 2
2.
PROFIL TEMPAT KERJA PRAKTK ................................................... ................................. 3
3.
LATAR BELAKANG TOPIK KERJA PRAKTIK ................................................................ 4
4.
TUJUAN KERJA PRAKTIK ............................................... ................................................... 5
5.
RUANG LINGKUP KERJA PRAKTIK ................................................ ................................. 5
6.
RENCANA JADWAL KERJA PRAKTIK ............................................................................. 6
7.
DAFTAR PUSTAKA ................................................... ........................................................... 7
LEMBAR PERSETUJUAN KERANGKA ACUAN KERJA PRAKTIK ..................................... 8
i
1. PELAKSANAAN KERJA PRAKTIK
Berdasarkan surat perjanjian kontrak program Co-operative Education dengan nomor 0034.PJ/SDM.04.09/PUSDIKLAT/2015 yang dikeluarkan oleh PT PLN (Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan dan diwakili oleh Dedi Ruspendi selaku Manajer Bidang Keuangan, SDM dan Administrasi pada tanggal 15 Juni 2015, mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia Jurusan Sistem Informasi yang bernama Muhammad Ulil Albab dinyatakan diterima untuk melaksanakan kerja praktik di Sub Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) PT PLN (Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan selama 14 minggu, mulai dari 15 Juni 2015 hingga 14 September 2015. Bapak Djubaidillah Hasan selaku Deputi Manajer Pengembangan SDM akan berperan sebagai penyelia dan pembimbing untuk kerja praktik ini.
1.1. TEMPAT, WAKTU DAN TOPIK KERJA PRAKTIK
Nama Perusahaan / Institusi Alamat Telepon / Fax Website Waktu Pelaksanaan KP Hari dan Jam Kerja Topik
: PT PLN (Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan : Jalan RM Harsono No.59 Ragunan, Pasar Minggu, Jakarta Selatan : (021)7811292 / Fax. (021)7829213 : http://www.pln.co.id/pusdiklat/ : 15 Juni 2015 – 14 September 2015 : Senin – Kamis pukul 07.30 – 16.00 WIB Jumat pukul 07.30 – 16.30 WIB : Pengembangan Sistem Informasi Restitusi Pengobatan Pegawai dan Talent Pool untuk Sub Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia PT PLN (Persero) Pusdiklat.
1.2. PENYELIA KERJA PRAKTIK
Nama Jabatan Telepon Alamat e-Mail
: : : :
Djubaidillah Hasan Deputi Manajer Sub Bidang Pengembangan SDM 0813-8309-4855
[email protected]
1.3. PELAKSANA KERJA PRAKTIK
Nama NPM Telepon Alamat e-Mail
: : : :
Muhammad Ulil Albab 1206246585 0858-7827-9295
[email protected] 2
2. PROFIL TEMPAT KERJA PRAKTK
PLN Pusdiklat didirikan berdasarkan Keputusan Dir. PLN No. 033.K/DIR/1973 tanggal 22 Agustus 1973 sebagai tindak lanjut Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik No. 01/PRT/1973 dengan menetapkan struktur organisasi dan tugas-tugas pokok lembaga pendidikan dan pelatihan. PLN Pusdiklat merupakan bagian dari PT PLN (Persero) yang berperan dalam mengembangkan sumber daya manusia (SDM) yang kompeten dan mampu menjadi pilar tokoh perusahaan. PLN Pusdiklat sebagai bagian dari perubahan strategis PT PLN (Persero) memiliki program program unggulan dalam mempersiapkan SDM-nya. Program utama yang ditawarkan adalah penyelenggaraan diklat, assessment kompetensi pegawai yang hasilnya tidak sekedar meningkatkan kompetensi pegawai namun diharapkan berdampak pada peningkatan kinerja inti bisnis dan korporasi. Untuk mewujudkan kinerja terbaik dengan meningkatkan keterampilan SDM dalam ekosistem bisnis PLN, maka diimplementasikan Corporate University. Hingga saat ini PLN Pusdiklat memiliki Kantor Indu k di Jakarta dan memiliki 10 Akademi, 3 Unit Learning Center serta 1 Unit Assesment Center dan 1 Unit Sertifikasi yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, unit tersebut adalah: Udiklat Bogor ( Project Academy), Udiklat Jakarta ( Leadership Academy & Corporate Culture Academy), Udiklat Semarang (Transmission & Live Maintenance Academy), Udiklat Pandaan ( Distribution & Commerce Academy), Udiklat Makassar ( Renewable Energy Academy), Udiklat Suralaya ( Primary Energy & Generation Academy), Udiklat Palembang (Corporate Enabler Academy), Udiklat Tuntungan, Udiklat Padang, Udiklat Banjarbaru sebagai Unit Learning Center. [1]
Gambar 2.1. Bagan Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Pusdiklat (Sumber: http://www.pln.co.id/pusdiklat/struktur-organisasi-2/)
3
Gambar 2.2. Logo PLN Pusdiklat (PLN Corporate Uni versity ) (Sumber: http://www.pln.co.id/pusdiklat)
3. LATAR BELAKANG TOPIK KERJA PRAKTIK
Pegawai PT PLN (Persero) Pusdiklat dapat melakukan restutusi pengobatan bagi anggota keluarga yang ditanggung atau pegawai itu sendiri. Proses restitusi ini melibatkan berbagai pihak: diantaranya pegawai, atasannya, dokter kepala PT PLN (Persero) Pusdiklat, bidang Keuangan, dan bidang SDM. Proses restitusi diawali dengan memberikan formulir pengajuan restitusi ke atasan langsung untuk persetujuan. Setelah disetujui, pegawai harus menyerahkan formulir dan kuitansi ke bidang SDM untuk dilakukan verifikasi berkas. Setelah itu, dokumen-dokumen tersebut akan diserahkan ke dokter kepala untuk ditentukan berapa rupiah yang akan diganti sesuai ketentuan yang ada. Setelah itu dokumen akan diserahkan kembali ke SDM untuk dilakukan SAP Benefit Claim. Kemudian, dokumen diserahkan ke bagian Keuangan untuk diverifikasi sebelum akhirnya dana ditransfer oleh Keuangan. Dengan banyaknya verifikasi yang harus dilakukan oleh berbagai pihak, proses restitusi ini dapat memakan waktu yang cukup lama. Selain itu perpindahan dokumen fisik dari satu pihak ke pihak yang lain sangat berisiko hilang atau rusaknya dokumen. Pegawai yang mengajukan juga mengeluhkan tidak transparannya proses restitusi ini karena mereka tidak mengetahui p roses yang ada sehingga mempertanyakan mengapa tagihan tidak dibayarkan sepenuhnya oleh perusahaan. Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan pelayanan pengajuan restitusi pengobatan dan membantu proses bisnis Sub Bidang Pengembangan SDM dan bidang terkait. PLN sebenarnya sudah memiliki aplikasi Talent Pool Management . Akan tetapi karena aplikasi tersebut dirasa kurang baik secara kualitas dan tidak dapat memenuhi kebutuhan, PLN Pusdiklat ingin mengembangkan aplikasi Talent Pool Management sendiri. Aplikasi ini bertujuan untuk membantu Bidang Pengembangan SDM PLN Pusdiklat d alam memonitor dan mengevaluasi pegawai yang akan naik jabatan. Dengan banyaknya unit yang ada, proses evaluasi calon pengisi jabatan yang berada di seluruh Indonesia sangat memakan waktu dan biaya, sehingga dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mengefisienkan proses talent management ini.
4
4. TUJUAN KERJA PRAKTIK
Tujuan pelaksanaan kerja praktik di Sub Bidang Pengembangan SDM PT PLN (Persero) Pusdiklat adalah sebagai berikut:
Memenuhi mata kuliah Kerja Praktik sebagai mata kuliah wajib di Fakultas Ilmu Komputer UI. Mencari pengalaman bekerja dalam bidang IT di perusahaan BUMN. Menerapkan ilmu dan keterampilan yang telah diperoleh selama masa kuliah di Fasilkom UI dalam dunia kerja yang nyata. Mengembangkan sistem informasi berbasis web yang dapat membantu proses bisnis perusahan khususnya Sub Bidang Pengembangan SDM.
5. RUANG LINGKUP KERJA PRAKTIK
Ruang lingkup dari kerja praktik yang akan dilakukan adalah sebagai berikut:
Merancang dan membuat database yang akan menyimpan data restitusi pengobatan pegawai. Membuat user interface sistem informasi restitusi pengobatan pegawai untuk berbagai user . Melakukan konfigurasi back-end untuk sistem informasi restitusi pengobatan pegawai. Mengintegrasikan sistem restitusi pengobatan dengan sistem informasi pegawai yang telah dimiliki perusahaan. Merancang dan membuat database sistem informasi Talent Pool Management. Membuat user interface fitur penilaian kandidat successor untuk sistem informasi Talent Pool Management untuk berbagai user . Melakukan konfigurasi back-end fitur penilaian kandidat successor untuk sistem informasi Talent Pool Management . Deployment kedua sistem informasi tersebut ke dalam server perusahaan.
5
6. RENCANA JADWAL KERJA PRAKTIK Tabel 6.1 Rencana Jadwal Kerja Praktik
Waktu 15 Juni 2015 – 19 Juni 2015
22 Juni 2015 – 26 Juni 2015
29 Juni 2015 – 3 Juli 2015
6 Juli 2015 – 10 Juli 2015
13 Juli 2015 – 14 Juli 2015 dan 22 Juli 2015 – 24 Juli 2015 27 Juli 2015 – 31 Juli 2015
3 Agustus 2015 – 7 Agustus 2015
Rencana Kerja Pengenalan program co-op dan lingkungan perusahaan. Penandatanganan kontrak dan penempatan ke Sub Bidang Pengembangan SDM Pengenalan Sub Bidang SDM Identifikasi masalah dan perancangan proyek Konfigurasi local development Merancang database sistem informasi restitusi pengobatan Membuat mockup sistem informasi pengobatan Membuat user interface untuk formulir pengajuan restitusi. Membuat back-end untuk pengisian formulir. Membuat tampilan dan back-end untuk fitur melihat riwayat pengajuan restitusi. Presentasi (demo) iterasi 1 ke user pegawai. Memperbaiki fitur pengisian formulir restitusi dan fitur riwayat restitusi. Membuat tampilan dan back-end fitur melihat detail proses restitusi. Membuat fitur verifikasi berkas pengajuan restitusi Membuat tampilan dan back-end untuk fitur approval atasan Presentasi (demo) iterasi 2 ke Manajer Bidang KSA dan user . Membuat fitur approval SDM. Membuat fitur approval dokter Membuat fitur verifikasi oleh bidang keuangan Testing Mengintegrasikan ke sistem informasi pegawai Melengkapi dokumentasi 6
10 Agustus 2015 – 14 Agustus 2015 17 Agustus 2015 – 8 September 2015 9 September 2015 – 15 September 2015
Demo final, deployment , dan UAT Requirement gathering dan design sistem informasi Talent Pool Development dan testing Deployment , demo final, dan UAT
7. DAFTAR PUSTAKA
[1]pln.co.id. “Sejarah”. [Online]. Tersedia: http://www.pln.co.id/pusdiklat/sejarah/ diakses pada 25 Juni 2015
7
