KERANGKA ACUAN KERJASISTEM INFORMASI KESEHATANLATAR BELAKANG Puskesmas sebagai salah satu institusi pelayanan umum, dapatdipastikan membutuhkan keberadaan sistem informasi yang akurat danhandal, serta c ukup memadai untuk meningkatkan pelayananpuskesmas kepada para pengguna (pasien) dan lingkungan terkait.Dengan ling kup pelayanan yang begitu luas, tentunya banyak sekalipermasalahan kompleks yang terjadi dalam proses pelayanan dipuskesmas. Banyaknya variabel di puskemas turut menentukankecepatan arus informasi yang dibutuhkan oleh pengguna danlingkungan puskesmas.Selama ini banyak puskesmas yang masih mengelola data-datakunjungan pasien, data-data arus obat, dan juga membuat pelaporandengan menggunakan cara-cara yang manual. Selain membutuhkan waktu yang lama, keakuratan dari pengelolaan data juga kurang dapatditerima, karena kemungkinan kesalahan sangat besar. Beberapapuskesmas mungkin sudah memakai komputer sebagai alat bantuuntuk pengelolaan data, hanya saja sampai sekarang belum banyakprogram komputer yang secara khusus didesain untuk manajemen datadi puskesmas SIMPUS dikembangkan dengan mempertimbangkan kondisi-kondisi yang secara umum banyak dijumpai di puskesmas. SIMPUS mempunyaitujuan pengembangan yang jelas, antara lain : • Terbangunnya suatu perangkat lunak yang dapat digunakandengan mudah oleh puskesmas, dengan persyaratan yangseminimal mungkin dari segi perangkat keras maupun dar i segisumber daya manusia yang akan menggunakan perangkat lunaktersebut. • Membantu dalam mengolah data puskesmas dan dalampembuatan berbagai pelaporan yang diperlukan. • Terbangunnya suatu sistem database untuk tingkat kabupaten,dengan memanfaatkan data-data kiriman dari puskesmas. • Terjaganya data informasi dari puskesmas dan D inas Kesehatansehingga dapat dilakukan analisa dan evaluasi untuk berbagaimacam penelitian. • Terwujudnya unit informatika di Dinas K esehatan Kabupaten yangmendukung terselenggaranya proses administrasi yang dapatmeningkatkan kwalitas pelayanan dan mendukung pengeluarankebijakan yang lebih bermanfaat untuk masyarakat.Berbagai kendala dalam implementasi SIMPUS ataupun programaplikasi yang sudah pernah dialami di berbagai daerah ikut menjadimasukkan untuk menentukan model pengembangan SIMPUS. Kendala-kendala yang secara umum sering dijumpai di puskesmas antara lain
Kendala di bidang Infrastruktur Banyak puskesmas yang hanya memiliki satu atau dua komputer,dan biasanya untuk pemakaian sehari-hari di puskesmas sudahkurang mencukupi. Sudah mulai banyak pelaporan-pelaporan yang harus ditulis dengan komputer. Komputer lebih berfungsisebagai pengganti mesin ketik semata. Selain itu kendala dari sisisumber daya listrik juga sering menjadi masalah. Puskesmas didaerahdaerah tertentu sudah biasa menjalani pemadaman listrikrutin sehingga pengoperasian komputer menjadi terganggu. Darisegi keamanan, banyak gedung puskesmas yang kurang aman,sering terjadi puskesmas kehilangan perangkat komputer. • Kendala di bidang Manajemen Masih jarang sekali ditemukan satu orang staf atau petugas atau bahkan unit kerja yang khusus menangani bidangdata/komputerisasi. Hal ini dapat dijumpai dari tingkatpuskesmas ataupun tingkat dinas kesehatan di kabupaten/kota.Pada kondisi seperti ini nantinya akan menjadi masalah untukmenentukan siapa yang bertanggung jawab atas data-data yangakan ada, baik dari segi pengolahan dan pemeliharaan data,maupun dari segi koordinasi antar bagian. • Kendala di bidang Sumber Daya Manusia Kendala di bidang SDM ini yang paling sering ditemui dipuskesmas. Banyak staf puskesmas yang belum maksimal dalammengoperasikan komputer. Biasanya kemampuan operasional
komputer didapat secara belajar mandiri, sehingga tidakmaksimal. Belum lagi dengan pemakaian komputer oleh staf yangkadang-kadang tidak pada fungsi yang sebenarnya. Maksud dan Tujuan • Mengumpulkan data dari tiap Puskesmas baik data orang sakit, bayi lahir, ibu hamil, ketersediaan obat, penyuluhan kesehatanmasyarakat, dll • Menghasilkan Informasi up to date tentang ko ndisi kesehatan disuatu Puskesmas dari jumlah orang sakit sampai ketersediaan obatsehingga dapat digunakan sebagai data awal dalam pengambilankebijaksanaan bagi pimpinan • Membantu kelancaran administrasi dan ManajemenPuskesmasdalam penyusunan laporan mengenai kondisi kesehatan diPuskesmas masing – masing
• Memudahkan pekerjaan administrasi Puskesmas dalam membuatlaporan harian maupun bulanan. Sasaran • Terciptanya koordinasi yang harmonis diantara bagian-bagianpelayanan Puskesmas • Tersedianya informasi tentang kebijakan pengelolaan dan pelayananPuskesmas secara keseluruhan. Lokasi Lokasi Kegiatan ini berada pada Dinas Kesehatan dan PuskesmasKabupaten Tana Toraja Propinsi Sulawesi Selatan Ruang Lingkup 1.Survei •Survei baseline •Survei tujuan organisasi •Survei ekspektasi stakeholder2.Identifikasi Kebutuhan •Identifikasi ekspektasi stakeholder • Identifikasi tujuan bisnis • Identifikasi proses bisnis • Identifikasi infrastruktur • Identifikasi sumber daya manusia3.Desain •Desain aplikasi • Desain database 4.Pembangunan sistim Informasi • Program Aplikasi Sistim Informasi Puskesmas APLIKASI SIMPUS
Dengan melihat berbagai tujuan dan berbagai kendala diatas,SIMPUS dikembangkan. Kondisi-kondisi yang ada benar-benar menjadipertimbangan rancangan Aplikasi SIMPUS. Hal utama yang harusdiketahui dari SIMPUS ini adalah : • SIMPUS adalah program aplikasi yang dikembangkan khusus daripuskesmas, untuk puskesmas dengan melihat kebutuhan dankemampuan puskesmas dalam mengelola, mengolah danmemelihara data-data yang ada. • SIMPUS adalah program sistem informasi kesehatan daerah yangmemberikan informasi tentang segala keadaan kesehatanmasyarakat di tingkat PUSKESMAS mulai dari data diri orangsakit, ketersediaan obat sampai data penyuluhan kesehatanmasyarakat . • SIMPUS adalah aplikasi yang bersifat multi user yangmemungkinkan satu database diolah bersama-sama oleh beberapa staf, dari beberapa ruang pelayanan yang ada dipuskesmas.Dengan luasnya lingkup pekerjaan di puskesmas, maka SIMPUSnantinya akan dikembangkan secara modular, atau terpisah antaraprogram kerja yang satu dengan program kerja yang lain Beberapa hal mengenai SIMPUS antara lain :
Complete and Orderly Administration System Sistem yang dikembangkan merupakan perangkat lunak y angmemiliki modul administrasi dan konfigurasi yang mudah danlengkap. Menunjang administrasi, pelayanan dan proses kerjapuskesmas secara elektronis guna tercapainya peningkatan danefisiensi pelayanan masyarakat dan pelaksanaan tugas dinas.
Report Comprehensiveness Sistem memiliki fungsi reporting & monitoring yang lengkap danhandal (dengan beberapa format serta sesuai kebutuhan). Hal iniakan sangat membantu eksekutif dalam menyusun/membuatkebijakan.
Medical Record-Based
Sistem mengelola informasi kesehatan di puskesmas secaraterintegrasi berbasis rekam medis, dimana informasi pasien akandikelola berdasarkan riwayat pasien selama menjalani perawatan dipuskesmas.
Secured Access Selain tingkat aksesibilitas data puskesmas yang mudah, sistem juga hanya dapat diakses oleh user yang memiliki login dan
password sesuai dengan kewenangan dan fungsionalitas yang berbeda. Hal ini dapat mengurangi kemungkinan pemasukan dataoleh petugas yang tidak berwenang.
Total Management Sistem mengakomodasi seluruh proses manajemen rumah sakitmulai dari proses registrasi pasien, data rekam medis, billing,farmasi, layanan instalasi, kepegawaian, keuangan hingga laporaneksekutif.
Customizable Sistem dapat dikembangkan secara spesifik sesuai denganpermasalahan dan kebutuhan setiap Puskesmas. • Menggunakan Sistem Operasi Windows / L inux, menampilkantampilan secara grafis dan mudah digunakan. Untuk proseskeluaran data bahkan hampir semua tampilan bisa di akses denganmenggunakan tetikus ( mouse ). • Menyimpan informasi riwayat kunjungan dari pasien denganakurat. Penomoran Index yang tepat dan benar akan lebihmempermudah dalam proses pencarian data pas ien tertentu. •
Input data yang cepat, dengan sumber data dari kartu registrasipasien. Desain masukkan data yang dikembangkan denganmengacu pada pengalaman di puskesmas menjadi pertimbanganutama untuk membuat proses entry harus cepat. Dalam kondisi normal hanya butuh waktu dibawah 1 menit untuk memasukkansatu data pasien. • Dapat menampilkan rekapitulasi data pasien dan obat, sertamembuat pelaporan LB1 dan LPLPO dengan cepat. Periode keluarandata dapat ditetapkan sesuai dengan kebutuhan, dari data harian,periode harian, mingguan, bulanan atau tahunan. • Dapat menampilkan data 10 Besar / 20 Besar penyakit dengancepat. • Menampilkan data-data keluaran secara tabel maupun secaragrafik dengan cepat. • Dapat digunakan untuk melakukan filter data kunjungan dengancepat dan mudah, sesuai dengan kriteria yang diinginkan.Sistem ini menggunakan jaringan sebagai basis operasi denganmenempatkan Kantor Dinas Kesehatan sebagai pusat dari semua lalulintas aktifitas.Untuk lebih jauh mengenal bagian-bagian yangmembentuk sistem informasi terpadu, berikut adalah skema dan fitur yang terdapat dalam Aplikasi Simpus : a.Aplikasi Management Puskesmas (BackOffice Puskesmas) Aplikasi Backoffice Puskesmas terdiri dari beberapa sub -sistem yang masing-masing sub-sistem ini mempunyai tanggung- jawab/fungsionilitas sendiri. Sub-sistem tersebut meliputi registrasi pasien,pemeriksaan/pemberian tindakan medis, monitoring register,farmasi, billing, laporan, upload Laporan Adapun modul terdiri dari : modul loket, modul poli umum,modul poli gigi, modul KIA dan Gizi, modul KB, modulLaboratorium Puskesmas, modul Ruang Obat, modul SP2TP,modul Rekap Data Kegiatan dan Pustu, modul MTBS, modulTB, modul Pelaporan dan Manajemen b.Portal Kesehatan Aplikasi Portal Kesehatan merupakan fasilitas untukmengintegrasikan data antar puskesmas. Subsistem tersebutmeliputi Integrator, Rekapitulasi Laporan Puskesmas, StatistikData Kesehatan Kota dan Profil masing-masing puskesmas.AdapunModul terdiri dari :
modul rekap SP2TP, modul Database tenagakesehatan / Nases, modul Gudang Farmasi, modul Data dasar puskesmas
PERANGKAT / PERALATANa.Personal Computer :Intel Core i3 Processor (3.10GHz, 3MB L3Cache, 1333FSB), 2GB DDR3, 500GB HDD, DVD Super MultiDrive, 15" Wide LCD Monitor , Intel HD Graphics, 12 USB, CardReader, Keyboard & Mouse Optic b.Printer : High Speed Printing, 4800 x 12 00 dpi, 4”x6” (4R) borderless Aproxx 70 Sec, Twin Fine Catridge System, 20 ppmBlack Text, 16 ppm Colour Text c.Uninteruptible Power Supply (UPS)d.UTP Cable (category 5)e.Connector Rj45
f.Switch / Hub ( 8 Port )METODOLOGI PENGEMBANGAN Metodologi yang digunakan di dalam pembangunan Sistim Informasiini disesuaikan dengan tahapantahapan yang dilakukan secara berurutan di dalam pembangunan sebuah sistem yang berbasisteknologi informasi. Ada 5 t ahapan utama, yaitu survei, identifikasikebutuhan, desain, dan pegembangan aplikasi sistim informasiPuskesmas.Masing-masing tahapan tersebut akan dirinci sebagai berikut: 1.SurveiSurvei merupakan sebuah tahapan paling a wal yang bertujuan untukmelakukan pengumpulan data terhadap kondisi-kondisi yang terjadidi dalam o bjek yang akan dibuat sistemnya. Inventarisasi data-datadasar , baik untuk tingkat puskesmas ataupun tingkat dinaskesehatan. Data-data dasar itu antara lain : kondisi eksisting, proses bisnis, sumber daya manusia, data puskesmas, data petugas medis,data tempat pelayanan kesehatan, data obat-obat gudang farmasi,data diagnosis, dan beberapa datadata dasar lainnya. 2. IdentifikasiIdentifikasi merupakan tahapan dimana hasil survei diolah untukdapat mengidentifikasi prioritas organisasi dalam hal teknologiinformasi, identifikasi yang dilakukan adalah, identifikasi sistem
informasi, identifikasi human resource, identifikasi business objective,identifikasi infrastruktur. 3. Desain dan Pembangunan AplikasiDesain merupakan tahapan pembangunan desain sistem aplikasi dandatabase menggunakan diagram dan kerangka terstandar. Penjelasanmengenai pelaksanaan tahapan desain pada proyek ini adalah sebagai berikut:a) Desain aplikasi, yaitu tahapan pembuatan desain sistem aplikasimenggunakan diagram dan kerangka terstandar dalamPengembangan Sistem Informasi b) Desain database, yaitu tahapan pembuatan desain sistem aplikasimenggunakan diagram dan kerangka Entity Relational Diagram(ERD).4. Implementasi dan Pelatihan Petugas Dalam proses masukkan data, tentunya dibutuhkan petugas khusus yang benar-benar menguasai program SIMPUS. Untuk itu perluminimal 2 orang dari tiap puskesmas yang harus di beri pelatihanuntuk awal pelaksanaan implementasi SIMPUS. Setelah beberapa saatdi implementasikan, maka diharapkan staf-staf puskesmas dapat belajar dari petugas yang sudah menguasai.5.Evaluasi Evaluasi, dilakukan untuk mencari masukkan dan juga memberimasukkan kepada semua pihak yang terkait dalam pengembanganSIMPUS.INDIKATORSasaran Indikator kinerja yang ingin di capai sekaligus sebagai alat ukurkinerja kegiatan ini adalah: MASUKAN Sasaran masukan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan inimencakup:• Tenaga
␣
pelaksana /ahli TIK yang diperlukan. • Biaya Sebesar Rp ..................... • Dokumen proses bisnis,
dokumen tata kelola, dan dokumen-dokumenlainnya yang mendukung proses bisnis dan tata kelola di unit-unit danlembaga-lembaga terkait lainnya. KELUARAN Sasaran keluaran yang ingin dicapai dari pelaksanaan pekerjaan ini yaitu tersedianya Aplikasi
␣
Sistim Informasi Puskesmas yangkomprehensif dan mekanisme pemutakhiran data berbasis databaseRDBMS yang sistematis, stabil dan terintegrasi. PELAKSANAAN KEGIATAN Rekanan Pelaksana yang di tunjuk benar-benar mempunyai tenaga ahlidengan spesifikasi sebagai berikut:1. Team LeaderPendidikan minimal S2/ Informatikadengan pengalaman kerja minimal 3tahun. Bertanggung jawab untuk: • Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pekerjaan secarakeseluruhan baik teknis maupun administrasi. • Pembuatan jadwal pelaksanaan pekerjaan dari awal sampai akhirpekerjaan seperti yang diminta dalam kontrak kerja. • Mengkoordinasi Tim Teknis baik tenaga ahli maupun tenagapendukung. • Memastikan penyelesaian sub pekerjaan sesuai dengan jadwal yangdisepakati. • Pengelolaan sumber daya untuk kordinasi pembuatan laporanakhir.2. System EngineerPendidikan minimal S1 Informatika. Bertanggung jawab untuk:•Menganalisa kebutuhan sistem • Membuat dokumen teknis yang berisikan kebutuhanfungsional,kebutuhan non-fungsional dan use case naratif
• Membuat dokumen teknis yang berisikan ERD, desain use casediagram, sequence diagram, class diagram, user interface ,danactivity diagram, dsb.3. SurveyorPendidikan minimal D3 Informatika atau S1 Informatika. Bertanggung jawab untuk:•Mengumpulkan data dan melakukan wawancara. •Menganalisa hasil wawancara, hingga muncul kebutuhan sis tem.4.Database Administrator
• Pendidikan S1Informatika • Berpengalaman dalam pengerjaan project teknologi informasiminimal 2 tahun • Berpengalaman dalam pengembangan sistem aplikasi sejenis. • Fasih dalam menggunakan perangkat lunak baik database maupun jaringan. • Paham dan mengerti proses desain basis data menggunakan ERD. • Bertanggung jawab untuk:Merencanakan, Menerapkan,Mengoperasikan, dan Menjaga keamanan database.5. Software Engineer Rekanan Pelaksana yang di tunjuk benar-benar mempunyai tenaga ahlidengan spesifikasi sebagai berikut:1. Team LeaderPendidikan minimal S2/ Inf ormatikadengan pengalaman kerja minimal 3tahun. Bertanggung jawab untuk: • Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pekerjaan secarakeseluruhan baik teknis maupun administrasi. • Pembuatan jadwal pelaksanaan pekerjaan dari awal sampai ak hirpekerjaan seperti yang diminta dalam kontrak kerja. • Mengkoordinasi Tim Teknis baik tenaga ahli maupun tenagapendukung. • Memastikan penyelesaian sub pekerjaan sesuai dengan jadwal yangdisepakati. • Pengelolaan sumber daya untuk kordinasi pembuatan laporanakhir.2. System EngineerPendidikan minimal S1 Informatika. Bertanggung jawab untuk:•Menganalisa kebutuhan sistem •
Membuat dokumen teknis yang berisikan kebutuhanfungsional,kebutuhan non-fungsional dan use case naratif
• Membuat dokumen teknis yang berisikan ERD, desain use casediagram, sequence diagram, class diagram, user interface ,danactivity diagram, dsb.3. SurveyorPendidikan minimal D3 Informatika atau S1 Informatika. Bertanggung jawab untuk:•Mengumpulkan data dan melakukan wawancara. •Menganalisa hasil wawancara, hingga muncul kebutuhan sistem.4.Database Administrator • Pendidikan S1Informatika • Berpengalaman dalam pengerjaan project teknologi informasiminimal 2 tahun • Berpengalaman dalam pengembangan sistem aplikasi sejenis. • Fasih dalam menggunakan perangkat lunak baik database maupun jaringan. • Paham dan mengerti proses desain basis data menggunakan ERD. • Bertanggung jawab untuk:Merencanakan, Menerapkan,Mengoperasikan, dan Menjaga keamanan database.5. Software Engineer Pendidikan S1Informatika • Berpengalaman dalam pengerjaan project teknologi informasiminimal 2 tahun • Berpengalaman dalam pengembangan sistem aplikasi sejenis. • Fasih dalam menggunakan perangkat lunak baik database maupun jaringan.
Bertanggungjawab dalam pengembangan software mulai dariperencanaan, pengembangan, dan implementasi.6. DokumentatorPendidikan minimal D3 Informatika atau S1 Informatika. Bertanggung jawab untuk:• Mendokumentasikan user manual aplikasi yang telah dibuatperusahaan. PEMBIAYAAN Pembiayaan untuk melaksanakan pekerjaan ini bersumber dari..........Kabupaten Tanah Torajadengan dana sebesar .......... termasukpajak-pajak yang telah ditentukan oleh pemerintah. PENUTUP Demikian Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah dibuat sebagaigaris besar dari tugas Pengembangan Sistim Informasi Puskesmas danDinas Kesehatan Kabupaten Tanah Toraja menjadi dasar dalampelaksanaan tugas Pembangunan Sistim Informasi selanjutnya, sehinggatercipta kesamaan pemahaman dalam pembangunan Sistim InformasiKabupaten Tana Toraja
