SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Proses Transaksi dan Pengendalian Internal
Oleh : Kelompok 3 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Litha Ramdani Baiq Khalfia Nurtaqwima Berry Ahmad Dianira Milla Astri Dina Mariana Eliana Natarina Haeriyatus Sifa Hesti Marliani Hunaini Anita Rahmi
(A1C014 ) (A1C015014) (A1C015020) (A1C015024) (A1C015025) (A1C015025) (A1C015027) (A1C015038) (A1C015041) (A1C015045)
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Mataram 2016/2017
PEMROSESAN TRANSAKSI DAN PROSES PENGENDALIAN INTERNAL Tujuan Pembelajaran:
1) 2) 3) 4)
Memahami hakekat eksposur pengendalian Membahas konsep proses pengendalian internal Mengidentifikasi pengendalian proses aplikasi dan pengendalian umum Membahas asumsi perilaku yang melekat dalam praktik pengendalian internal tradisional 5) Menjelaskan teknik yang digunakan untuk menganalisis sistem pengendalian internal PENGENDALIAN DAN EKSPOSUR
Pengendalian dibutuhkan untuk mengurangi eksposur terhadap risiko. Pengendalian dibutuhkan untuk mengurangi eksposur-eksposur. Organisasi tergantung pada beragam eksposur yang dapat menimbulkan efek yang buruk bagi operasi atau bahkan itu timbul terus menerus. Ekposur terdiri dari dampak keuangan potensial yang berlipat ganda karena probabilitas kemunculannya. Istilah “resiko” sinonim dengan “probabilitas kemunculan” . Jadi eksposur mencakup potensi dampak keuangan akibat suatu kejadian dikalikan dengan probabilitas terjadinya terjadi nya kejadian tersebut. Istilah risiko sama dengan probabilitas terjadinya suatu kejadian. Eksposur adalah risiko dikalikan konsekuensi keuangan atas risiko tersebut. Eksposur terjadi bukan karena kurang pengendalian. Pengendalian berguna mengurangi eksposur, tetapi pengendalian tidak dapat mempengaruhi penyebab terjadinya eksposur.
EKSPOSUR-EKSPOSUR EKSPOSUR-EKSPOSUR UMUM
A. Biaya Terlalu Tinggi Biaya yang terlalu tinggi mengurangi laba. Harga pembelian barang terlalu tinggi. Cek dibayarkan kepada karyawan yang tidak efektif dan efisien. Cost/unit produksi terlalu tinggi B. Pendapatan Menurun Pendapatan yang menurun mengurangi laba. Piutang tak tertagih dari penjualan kredit melebihi yang seharusnya. Penjualan dikirim ke pelanggan tapi tidak tercatat, sehingga tidak tertagih.
C. Kerugian Kehilangan Aktiva Aktiva dapat hilang sebagai akibat pencurian, tindakan kekerasan atau bencana alam. Kehilangan aktiva dapat terjadi tanpa disengaja. Karyawan termasuk manajemen, bisa tanpa sengaja salah mengelola atau merusak kas, bahan baku atau peralatan. D. Akuntansi yang Tidak Akurat
Kebijakan dan prosedur akuntansi dapat mengandung kesalahan, tidak tepat, atau berbeda dari yang diharapkan. Kesalahan dapat mencakup: kesalahan penilaian transaksi, kesalahan waktu pencatatan transaksi, dan kesalahan pengklasifikasian transaksi. E. Interupsi Bisnis Interupsi bisnis mencakup penghentian sementara suatu operasi, penghentian permanen atas suatu operasi bisnis, atau penutupan suatu usaha. Interupsi bisnis terjadi karena akibat ketidakmampuan menghadapi kegiatan operasi yang jelek, tindakan kekerasan fisik, atau bencana alam F. Sangsi Wajib Sanksi wajib mencakup setiap hukuman yang timbul dari otoritas hukum atau peraturan yang memiliki jurisdiksi atas perusahaan dan operasinya. Organisasi harus meyakini bahwa aktivitasnya sesuai dengan hukum dan peraturan-peraturan. Interupsi atas operasi bisnis yang normal dapat terjadi oleh karena sanksi yang dikenakan oleh yang berwajib pada saat perusahaan diketahui telah melakukan tindak kriminal. G. Kerugian kompetetif Kerugian kompetitif adalah ketidak mampuan organisasi untuk tetap bertahan dalam pasar. Kerugian kompetitif dapat timbul dari kombinasi-kombinasi eksposur di atas, dan juga dapat timbul dari keputusan manajemen yang tidak efisien. H. Penipuan dan Penggelapan Penipuan dan penggelapan dapat dilakukan oleh orang dari luar perusahaan maupun orang dari dalam perusahaan. Biaya yang berlebihan, pendapatan yang menurun dan kerugian aktiva dapat merupakan hasil dari penipuan dan kecerobohan. PENGGELAPAN DAN KEJAHATAN KERAH PUTIH
Kejahatan kerah putih adalah serangkaian aktivitas tidak sah yang terjadi sebagai bagian dari pekerjaan pelaku kejahatan. Kejahatan kerah putih terjadi pada saat kekayaan perusahaan digunakan menyimpang dari manfaat aktiva yang sesungguhnya. Tiga bentuk kejahatan kerah putih, yaitu: 1) Laporan keuangan yang digelapkan Kejahatan kerah putih dapat berakibat pada laporan keuangan. Laporan keuangan yang digelapkan adalah tindakan yang disengaja dan ceroboh, baik bertujuan atau tidak yang berakibat menimbulkan kesalahan yang material pada laporan keuangan. Karyawan-karyawan pada setiap tingkatan organisasi dapat terlibat. Laporan keuangan yang digelapkan dapat mencakup transaksi-transaksi fiktif yang diproses melalui sistem akuntansi, penilaian aktiva secara salah seperti pada persediaan, atau kesalahan penerapan prinsip-prinsip akuntansi. Tidak ada perusahaan dalam ukuran apapun yang kebal terhadap kemungkinan pelaporan keuangan yang digelapkan. 2) Kejahatan korporasi (perusahaan) Kejahatan korporasi adalah kejahatan kerah putih yang lebih memberikan manfaat kepada perusahaan atau organisasi dibandingkan kepada individu yang melakukan. Individu yang bersangkutan hanya menikmati manfaat secara tidak langsung.contoh
dari kejahatan perusahaan meliputi pembebanan biaya kontrak kepada pemerintah yang melebihi yang seharusnya, pembebanan yang tidak berkaitan dengan kontrakmisalnya oleh universitas, dan tawaran yang tidak layak pada tender efek-efek pemerintah yang dilakukan oleh perusahaan pialang. Hal menarik dari kejahatan kerah putih ini adalah seringkali tampak tidak memakan korban. Kriminalitas seperti penggelapan, penipuan pajak, laporan keuangan yang digelapkan, penipuan asuransi dan penipuan lainnya. salah satu langkah untuk pemerikasaan adalah dengan melakukan analisis prosedur sebagai syarat awal untuk menemukan dan membuktikan bahwa kriminalitas telah terjadi. 3) Penggelapan manajemen, penggelapan aktiva atau penyajian yang salah dilakukan manajemen Penggelapan manajemen mencakup penggelapan atau penyajian yang salah atas aktiva dari karyawan, atau pihak ketiga dari luar perusahaan, atau keduanya. Manajemen bertanggung jawab menetapkan pengendalian organisasi, sehingga tidak terpengaruh oleh tindakan-tindakan karyawan. Ketidak beresan yang dilakukan manajemen lebih sulit dideteksi dibandingkan ketidakberesan yang dilakukan oleh karyawan. AKUNTANSI FORENSIK
Akuntansi forensik berkaitan dengan pencegahan dan pendeteksian kecurangan dan kejahatan kerah putih. Akuntansi forensik adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan aktivitas seseorang yang bertugas mencegah dan mendeteksi kecurangan. Istilah lain dari akuntansi forensik adalah : Fraud examiner, fraud auditor, loss prevention professional. PEMROSESAN KOMPUTER DAN EKSPOSUR
a. Pemrosesan data secara mekanis, penyimpanan data secara mekanis, dan kompleksitas pemrosesan merupakan aspek pemrosesan komputer yang dapat meningkatkan risiko atau potensi kerugian akibat eksposur yang dihadapi organisasi, tidak peduli apakah pemrosesan komputer digunakan di perusahaan atau tidak. b. Pemrosesan terpusat, penyimpanan data terpusat dan aktiva pemrosesan data merupakan aspek yang memicu lahirnya eksposur c. Aktiva- aktiva Pemrosesan Data, Aktiva pemrosesan data (komputer main frame yang harganya mahal) harus dilindungi seperti aktiva lain dalam perusahaan. Akses terbatas kepada aktiva menjadi pertimbangan utama. Cara untuk membatasi akses ke lokasi komputer, misalnya password, pintu yang terkunci dengan program tertentu, penjaga keamanan, dan monitor televisi. TUJUAN PENGENDALIAN DAN SIKLUS TRANSAKSI
Analisis eksposur dalam suatu organisasi sering berhubungan dengan konsep siklus transaksi. Sekalipun tidak ada dua organisasi yang benar-benar sama, pada umumnya organisasi menghadapi kejadian ekonomi yang serupa. Keadian tersebut menghasilkan transaksi yang dapat dikelompokkan sesuai dengan empat siklus aktivitas bisnis, yaitu:
1. Siklus pendapatan: terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan penagihan atas pembayaran yang terkait dengan distribusi barang dan jasa tersebut. 2. Siklus pengeluaran: terkait dengan akuisisi barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan akuisisi tersebut. 3. Siklus produksi: terkait dengan transformasi bahan baku menjadi barang dan jasa. 4. Siklus keuangan: terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana dan modal, termasuk kas. Tujuan Pengendalian Siklus pendapatan
Pelanggan harus diotorisasi sesuai kriteria yang ditetapkan manajemen. Harga dan termin barang dan jasa yang dijual harus diotorisasi sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajamen. Semua pengiriman barang dan jasa harus diikuti dengan penagihan ke pelanggan Tagihan ke pelanggan harus akurat dan dengan cepat diklasifikasikan, diringkas dan dilaporkan.
Tujuan Pengendalian Siklus Pengeluaran
Vendor harus diotorisasi sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen. Karyawan yang direkrut harus sesuai dengan kriteria manajemen Akses terhadap catatan personalia, catatan penggajian, dan catatan potongan gaji hanya diberikan pada pihak tertentu sesuai dengan kriteria manajemen. Tarif kompensasi dan potongan gaji yang ditetapkan manajemen.
harus diotorisasi sesuai dengan kriteria
Jumlah terutang ke vendor harus akurat dan harus segera dikelompokkan, diringkas dan dilaporkan
Tujuan Pengendalian Siklus Produksi
Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. Harga pokok produksi harus akurat dan harus segera dikelompokkan, diringkas dan dilaporkan.
Tujuan Pengendalian Siklus Keuangan
Jumlah dan waktu transaksi utang harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. Akses atas kas dan surat berharga hanya diberikan kepada pihak-pihak tertentu sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen.
PENGENDALIAN INTERNAL
Pengendalian internal merupakan suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal, terkait dengan tercapainya tujuan berikut:
Keandalam pelaporan keuangan
Efektivitas dan efisiensi operasi
Kepatuhan kepada peraturan dan regulasi yang berlaku
KOMPONEN PROSES PENGENDALIAN INTERNAL
1. 2. 3. 4. 5.
Lingkungan Pengendalian (The Control Environment ) Penaksiran risiko (The Risk Assesment ) Aktivitas Pengendalian (The Control Activities) Informasi dan Komunikasi ( Information and Communication ) Pemantauan ( Monitoring )
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN DAN JAMINAN YANG MASUK AKAL
Tanggung jawab manajemen, terkait dengan tanggung jawab manajemen dan dewan direksi untuk membangun dan memelihara proses pengendalian internal. Beberapa tanggungjawab bisa didelegasikan. Auditor eksternal, auditor internal atau pihak lain berkepentingan dengan proses pengendalian internal, tetapi tanggung jawab tetap berada pada manajemen dan dewan direksi. Jaminan yang masuk akal, terkait dengan relativitas biaya dan manfaat pengendalian. Pengendalian ini kadang-kadang bersifat subyektif. Karena sulit untuk mengukur manfaat dan biaya terkait dengan faktor-faktor yang tidak berwujud. Dampak Lingkungan Bisnis Terhadap Pengendalian Internal
Pertimbangan penting yang lain adalah proses pengendalian internal suatu entitas bervariasi tergantung pada: konteks ukuran organisasi; struktur organisasi; karakteristik kepemilikan; metode pemindahan, pemrosesan, pemeliharaan dan pengevaluasian informasi; persyaratan keabsahan dan pengaturan; diversitas dan kompleksitas operasi organisasi. Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu. Lingkungan pengendalian menentukan iklim organisasi dan mempengaruhi kesadaran karyawan terhadap pengendalian. Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah: – Nilai-nilai integritas dan etika – Komitmen terhadap kompetensi – Filosofi manajemen dan gaya operasi – Struktur organisasi
– Fungsi dewan komisaris dan komitenya – Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab. – Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur.
Lingkungan pengendalian Integritas dan nilai-nilai etika Pelanggaran etika dapat menyebabkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan Komitmen terhadap kompetensi Kompetensi karyawan merupakan hal yang penting untuk memungkinkan proses pengendalian intern dapat berfungsi dengan baik. Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi Pengendalian yang efektif dimulai dan diakhiri dengan filosofi manajemen. Jika manajemen percaya bahwa pengendalian penting, manajemen akan memastikan bahwa kebijakan dan prosedur pengendalian diterapkan secara efektif. Lingkungan pengendalian Struktur Organisasi Struktur organisasi didefinisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab yang ada dalam organisasi. Struktur organisasi mengindikasikan pola komunikasi formal dalam organisasi Fungsi Dewan Komisaris dan komitenya Dewan direksi merupakan perantara yang menghubungkan pemegang saham dengan manajemen. Komite audit bertanggungjawab penuh atas laporan keuangan perusahaan, termasuk kesesuaian dengan hukum dan regulasi yang berlaku Cara memberikan wewenang dan tanggungjawab Pembagian wewenang dan tanggungjawab harus ditetapkan dengan tertulis/resmi. Lingkungan pengendalian Kebijakan dan praktik SDM yang terkait dengan pengendalian internal: Seleksi pada saat rekrutmen Pelatihan karyawan Fidelity bonding Pemisahan tugas Supervisi
Rotasi pekerjaan dan cuti wajib Pengendalian ganda Penaksiran Risiko Penaksiran risiko merupakan tindakan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan. Tahap yang paling kritis dalam menaksir risiko adalah mengidentifikasi perubahan kondisi eksternal dan internal dan mengidentifikasi tindakan yang diperlukan. Contoh risiko yang relevan dengan proses pelaporan keuangan termasuk perubahan dalam lingkungan operasi organisasi, perubahan personil, perubahan sistem informasi, teknologi baru, perubahan dalam industri, lini produk yang baru dan regulasi, hukum atau peraturan yang baru. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik. Aktivitas ini bisa berupa pengendalian akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal/memadai bahwa tujuan pengendalian tertentu tercapai untuk setiap sistem aplikasi yang material dalam organisasi. Aktivitas Pengendalian Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka. Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen. Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi. Aktivitas Pengendalian Pemisahan tugas Pemisahan wewenang pelaksana transaksi dari pencatat transaksi Pemisahan wewenang pelaksana transksi dari penyimpan kekayaan Pemisahan pencatat transaksi dari penyimpan kekayaan Dokumen dan catatan yang memadai Dokumen dan catatan merupakan media fisik yang digunakan untuk menyimpan informasi.
Aktivitas Pengendalian Akses terbatas ke assets organisasi Akses ke kekayaan mestinya hanya diizinkan sesuai dengan otorisasi manajemen, karena itu dibutuhkan pengendalian dan penjagaan fisik yang memadai terhadap akses dan penggunaan assets dan catatan – Supervisi yang ketat – Proteksi sarana fisik – Pemisahan tugas – Cash register dan kotak terkunci – Area dengan akses terbatas dan ruang terkunci – SATPAM – CC TV – Sistem alaram – Dll.
Aktivitas Pengendalian Pengecekan akuntabilitas dan tinjauan kinerja oleh pihak independen Secara berkala catatan assets harus direkonsiliasi dengan fisiknya, dan harus dilaksanakan oleh pihak independen. Otorisasi: membatasi transaksi atas suatu aktivitas oleh individu tertentu. – Otorisasi umum : bersifat umum bisa dilakukan oleh manusia atau mesin – Otorisasi khusus: bersifat individual hanya bisa dilakukan oleh manusia
Persetujuan merupakan penerimaan bahwa transaksi boleh dilanjutkan, digunakan untuk mendeteksi transaksi dan aktivitas tanpa otorisasi Informasi dan Komunikasi Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait. Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi
lisan yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain. Pengawasan (monitoring) Pengawasan melibatkan proses yang berkelanjutan untuk menaksir kualitas pengendalian internal dari waktu ke waktu serta untuk mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus menerus, atau evaluasi terpisah, atau kombinasi keduanya. Aktivitas yang terus menerus mencakup aktivitas supervisi manajemen dan tindakan lain yang dapat dilakukan untuk memastikan bahwa proses pengendalian internal secara kontinyu berjalan dengan efektif. AUDIT INTERNAL Fungsi audit internal merupakan satu fungsi yang biasanya ada dalam perusahaan besar untuk mengawasi dan mengevaluasi pengendalian secara terus menerus. Tujuan fungsi audit internal adalah untuk melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem, seperti: – Sistem informasi organisasi – Struktur pengendalian internal organsisasi – Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur dan rencana – Kualitas kinerja personil organsasi
KOMPONEN PROSES PENGENDALIAN INTERNAL
Proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari 5 elemen: lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasim serta pengawasan. Konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama yaitu tanggung jawab dan jaminan yang masuk akal.
struktur pengendalian internal
lingkungan
Aktivitas
pengendalian Penaksiran
pengendalia
Informasi Dan
Monitorin
Premis pertama, tanggung jawab , terkait dengan tanggung jawab managemen dan dewan direksi untuk membangun dan memelihara proses pengendalian internal. Beberapa tanggung jawab tertentu dapat didelegasikan kepada bawahan. Namun, tanggung jawab terakhir tetap berada di tangan management dan dewan direksi. Premis kedua jaminan yang masuk akal, terkait dengan relativitas biaya dan manfaat suatu pengendalian. Managemen yang hati-hati tidak seharusnya mengeluarkan lebih banyak biaya untuk pengendalian yang tidak sebanding dengan manfaat yang didapatkan.
Pengaruh Eksternal yang terkait dengan Entitas dan pengendalian internal SEC (Securities Exchange commission ) aktif dalam bidang akuntansi keuangan, sama seperti FASB (Financial Accounting Standard Board). Hukum, regulasi, dan publikasi deari agen-agen semacam ini merupakan faktor penting dalam proses pengendalian internal organisasi. Sarbanes-Oxley Act
Bagi perusahaan publik, sarbanes oxley act 2002 (SOA) memuat tuntutan dan batasan atas manajemen , auditor, dan dewan audit perusahaan. Ia juga mencakup penerapan penalti keuangan maupun kriminal. -
Batasan atas jasa selain audit SOA membatasi jasa selain audit yang dapat diberikan oleh auditor kepada klien mereka. Jasa yang diizinkan adalah (1) pencatatan akuntansi atau jasa lain terkait dengan catatam akuntansi atau laporan keuangan dari klien audit, (2) perancangan dan penerapan sistem informasi keuangan, (3) jasa penilaian, opini kewajaran atau laporan contribution – in-kind (4) jasa aktuaria (5) jasa autsourcing audit internal, (6) fngsi manajemen, (7) broker, dealer, penasihat invstasi, atau jasa perbankan investasi dll
-
Peran komite audit SOA melegalkan pentingnya komite audit. Perusahaan harus memiliki komite audit yang terdiri dari anggota independen yang tidak menerima kompensasi dari perusahaan atas pekerjaan selain jasa sebagai dewan direksi Konflik kepentingan CEO, controller, CFO atau orang yang berada pada posisi tersebut tidak boleh dipekerjakan dikantor akuntan publik yang ditnjuk oleh perusahaan, dalam periode satu tahun sebelum pelaksanaan audit.
-
-
-
Tanggung jawab perusahaan atas pelaporan keuangan CEO dan CFO harus membuat satu pernyataan yang akan disertakan pada laporan audit untuk menjamin “kewajaran laporan keuangan dan pengungkapan yang termuat dalam laporan periodik Larangan perdagangan insider selama priode”Blackout” dana pensiun Larangan atas pemberian pinjaman personal kepada eksekutif dan direktur Kode etik Perusahaan diminta untuk mengungkapkan apakah mereka telah memiliki kode etik Penaksiran managemen atas pengendalian
Dampak Lingkungan Bisnis Terhadap Pengendalian Internal Pertimbangan yang penting lain adalah proses pengendalian internal suatu entitas bervariasi tergantung pada konteks ukuran organisasi; struktur organisasi; kerakteristik kepemilikan; metode
transmisi; pemrosesan, pemeliharaan dan pengevaluasian informasi; persyaratan legal dan regulator; diversitas dan kompleksitas operasi organisasi. Komponen pengendalian internal
1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian organisasi merupakan komponen komponen pertama dari lima komponen pengendalian internal yang merupakan fondasi dari komponen pengendalian yang lain. Lingkungan pengendalian menentukan iklim organisasi dan memengaruhi kesadaran karyawan terhadap pengendalian. Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)
Nilai-nilai integritas dan etika Komitmen terhadap kompetensi Filosofi managemen dan gaya operasi Struktur organisasi Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur
2. Penaksiran Risiko Merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan perusahaan. Tahapan yang paling kritis dalam menaksir risiko adalah mengidentifikasi perubahan kondisi ekternal dan internal dan mengidentifikasi tindakan yang diperlukan.
3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan managemen dilaksanakan dengan baik. Ada banyak aktiitas pengendalian yang dapat diterapkan oeh managemen. Dapat berupa pengendalian akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan pengendalian tertentu tercapai untuk setiap sistem aplikasi yang material dalam organisasi. Tujuan pengendalian aktivitas
Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurang peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atas kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastika pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi managemen Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.
4. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi merupakan komponn pengendalian internal yang keempat . banyak organisasi memiliki sistem yang dapat digunakan untuk memproses sejumlah besar transaksi yang beragam. Sistem informasi dirancang dan diterapkan tidak hanya untuk menghasilkann buku besar dan laporan keuangan, tetapi juga untuk menghasilkan informasi operasional dan informasi guna mendukung pengendalian managemen. Jadi, sistem akuntansi dan pengendalian operasional berhubungan erat.
5. Pengawasan Pengawasan melibatkan proses yang berkelanjutan untuk menaksir kualitas pengendalian internal dari waktu ke waktu serta untuk mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Pengawasan dicapai melalui aktifitas yang terus menerus, atau evaluasi terpisah, atau kombinasi keduanya. Aktivitas yang terus menerus mencakup aktifitas supervisi managemen dan tindakan lain yang dapat dilakukan untuk memastikan bahwa proses pengendalian internal secara kontinu berjalan dengan efektif. Fungsi audit internal merupakan satu fungsi yang biasanya ada dalam perusahaan besar untuk mengawasi dan mengevaluasi pengendalian secara terus menerus. Tujuan fungsi audit internal adalah untuk melayani managemen dengan menyediakan bagi managemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti : Sistem informasi organisasi Struktur pengendalian internalorganisasi Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana Kualitas kinerja personel organisasi Cakupan aktivitas audit internal modern lebih luas dari sekedar aktifitas financial organisasi. Istilah audit managemen dan audit operasional menggambarkan jasa audit internal untuk managemen yang lebih luas dari aktivitas financial organisasi. Keberadaan fungsi audit internal yang efektif tidak dapat menggantikan auditor eksternal. Fungsi audit internal sama dengan auditor eksternal, harus independen. Hanya saja, karakteristik independensinya berbeda. Auditor eksternal harus independen dari organisasi yang diaudit. Sementara auditor internal tidak dapat independen dari organisasi, tapi mereka harus independen dari managemen yang aktivitasnya sedang ditinjau.
Tujuan-tujuan Pengendalian dan Siklus-siklus Transaksi Pengendalian dilakukan untuk menguragi eksposur kerugian. Analisis eksposur kerugian dalam suatu organisasi seringkali berkaitan dengan konsep siklus transaksi. Meskipun tidak ada dua organanisasi yang identik, sebagian besar organisasi mengalami jenis-jenis kejadian ekonomi yang sama. Kejadian-kejadian ini menghasilkan transaksi-transaksi yang dapat dikelompokan menjadi empat siklus aktivitas bisnis yang umum: a. Siklus Pendapatan : kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan. b. Siklus pengeluaran : kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan. c. Siklus produksi : kejadian-kejadian yang berkaitan dengan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa. d. Siklus keuangan : kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manjemen dana modal , termasuk kas. Setiap siklus transaksi akan memiliki eksposur kerugian. Manajemen harus mengembangkan tujuan-tujuan pengendalian rinci untuk setiap siklus transaksi. Tujuan-tujuan ini memberikan dasar untuk analisis. Jika tujuan-tujuan pengendalian telah dinyatakan, manajemen dapat mengumpulkan informasi untuk menentukan keluasan tujuan pengendalan yang akan dicapai dalam setiap siklus transaksi organisasi. Gambar 5.2 menunjukkan tujuan-tujuan pengendalian untuk setiap siklus transaksi. Tujuantujuan pengendalian ini diambil dari konsep struktur pengendalian intern. Pertama, manajemen harus mengembangkan struktur pengendalian intern. Struktur ini kemudian dapat diaplikasikan ke
siklus-siklus transaksi dengan mengembangkan tujuan-tujuan pengendalian spesifik untuk setiap siklus. Elemen – elemen Struktur Pengendalian Intern Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur – prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat dicapai. Strktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen : lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosdur-prosedur pengendalian (Gambar 5.3). konsep struktur pengendalian intern didasarkan pada dua premis utama. Premis ini adalah tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai. Taggung jawab manajemen . manajemen sendiri bertanggung jawab untuk menetapkan dan menyelenggarakan struktur pengendalian intern . meskipun tanggungjawab tertentu dapat didelegasikan kepada bawahan, tanggungjawab akhir tetaplah pada majemen. Meskipun auditor ekstern, auditor intern, dan pihak-piha lain secara langsung memperhatian struktur pengendalian intern perusahaan, tanggng jawab utama struktur ini tetaplah pada manajemen. Jaminan yang memadai. Jaminan yang memadai harus dikaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian .manajemen yang hati-hati tidak akan menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari biayanya. Sebagai contoh, anggaplah cek kredit pembelian untuk pelanggan baru adalah menghabiskan $25. Cek kredit cenderung untuk memngurangi beban piutang tak tertagih untuk pelanggan baru (yaitu , mengurangi probabilitas risiko kemunculannya), sehingga akan mengurangi eksposur organisasi dalam bidag ini. Tetapi jika penjualan pada pelanggan baru rata-rata hanya $20 , maka biaya pengendalian akan melebihi manfaat yang diharapkan. Tidaklah rasional untuk menerapkan penendalian ini.
Tujuan-tujuan Pengendalian Refresentatif Siklus pendapatan
Siklus pengeluaran
Siklus produksi
Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manjemen Harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. Seluruh pengiriman barang dan jasa yang dilakukan harus tercermin dalam penagihan kepada pelanggan. Penagihan ke pelanggan harus diklasifikasikan, diikhtisarkan dan dilaporkan secara akurat. Pemasok harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. Karyawan-karyawan harusdipekerjakan sesuai dengan kriteria manajemen. Akses ke catatan-catatan kepegawaian, penggajian, dan pengeluaran hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen. Tarif kompensasi dan pengurangan gaji harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. Jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus diklasifikasikan, diikhtisarkan dan dilaporkan secara akurat. Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. Harga pokok produksi harus dikasifikasikan , diikhtisarkan, dan dilaporkan secra akurat.
Siklus keuangan
Jumlah dan waktu transaksi-transaksi hutang harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manjemen. Akses ke kas dan efek-efek hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen. Gambar 5.2. Tujuan-tujuan pengendalian refresetatif Struktur Pengendalian Intern
Lingkungan
Prosedur-
Pengendalian
prosedur Pengendalian
Sistem Akuntansi
Gambar 5.3 Struktur Pengendalian Intern Cukup sering pertimbangan manajemen mengenai manfaat dan biaya pengendalian relatif, bersifat subyektif secara alamiah. Seringkali sulit untuk mengukur manfaat dan biaya jika faktor -faktor seperti reputasi perusahaan atau dampak moral pengendalian terhadap karyawan merupakan pertimbangan utama. Manajemen harus menguji pertimbangannya untuk memperoleh j aminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan pengendaliannya dapat dipenuhi.
Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atu memperbaiki efektivitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu. Faktor-faktor itu mencakup: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Filisofi dan gaya operasional manajemen Struktur organisasi Fungsi dewan komisaris dan anggota-anggotanya Metode-metode membebankan otoritas dan tanggung jawab Metode-metode pengendalian manajemen Fungsi audit intern Kebijakan dan praktik-praktik kepegawaian Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan.
1) Filosofi dan gaya operasional manajemen Pengendalian efektif dalam suatu organisasi dimulai dan diakhiri dengan fil osofi manajemen. Jika manajemen percaya bahwa pengendalian itu penting, maka mereka akan melihat apakah kebijakan dan prosedur-prosedur pengendalian yang efektif telah diterapkan. 2) Struktur pengendalian Struktur rganisasi didefinisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab yang terdapat dalam perusahaan. Struktur organisasi formal seringkali digambarkan dalam bagan organisasi, seperti pada gamabar 5.4. seperti ditunjukkan, fungsi penagihan secara langsung bertanggung jawab ke manajer akuntansi. Pada tingkat yang lebih tinggi, manajer akuntansi bertanggung jawab kepada pengendalian. Dan selanjutnya pengendalian bertanggung jawab kepada direktur. 3) Fungsi Dewan Komisaris dan Anggota-anggotanya Dewan komisaris perusahaan merupakan penghubung antara pemegang saham yang merupakan pemilik perusahaan dan manejemen yang mengoperasikan perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris dan anggotaanggotanya. Jika dewan seluruhnya adalah anggota manajemen, atau jika dewan jarang melakukan rapat, maka pengendalian pemegang saham atas operasi manajemen menjadi lemah atau tidak memadai. Komite audit Komite audit harus independen terhadap manajemen perusahaan yang terutama terdiri dari anggota-anggota di luar dewan komisaris (Gambar 5.5.). komite audit biasanya dibebani keseluruhan anggung jawab laporan keuangan perusahaan, termasuk ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang ada. Komite audit memilih akuntan publik, membahas lingkup dan hakekat audit dengan akuntan publik, da penelaahan serta pengevaluasian laporan yang diasjikan oleh akuntan publiknya perusahaan. Komite audit juga dibebani tanggung jawab untuk menelaah reaksi manajemen terhadap hasil telaah akuntan publik at s struktur pengendalian intern perusahaan.
Dewan Komisaris
Komite Audit dari Dewan Komisaris Presiden
Audit Intern
Lainnya
Kontroller
4) Metode untuk Membebankan Otoritas dan Tanggung Jawab Metode pembebanan otoritas dan tanggung jawab organisasi merupakan cerminan filosofi dan gaya operasional manajemen. Jika hanya ada metode versal dan i nformal, pengendalian akan lemah dan tidak memadai. 5) Metode Pengendalian Manajemen Metode-metode pengendalian manajemen terdiri dari teknik-teknik yang digunakan oleh manajemen untuk menyampaikan instruksi dan tujuan-tujuan operasi kepada para bawahan dan untuk mengevaluasi hasil-hasilnya. Ada atau tidak adanya metode ini merupakan cerminan filosofi dan gaya operasional manajemen. Penganggran Penganggrana adalah proses menyajikan anggaran. Penganggaran merupakan aktivitas utama manajemen. Anggaran umumnya dibuat untuk keseluruhan organisasi dan j uga untuk setiap sub-unit. Anggaran untuk seluruh organisasi biasanya disebut anggaran utama. Anggaran utama seringkali disajikan sebagai laporan keuangan performa. Laporan keuangan performa adalah laporan-laporan ramalan seperti neraca dan laporan laba rugi -yang merepresentasikan hasil keuangan prediksi dari rencana manajemen untuk operasi masa datang- periode anggaran. 6) Fungsi Audit Intern Fungsi audit intern adalah umum dalam suatu organisasi besar untuk memonitor dan mengevaluasi pengendalian secar terus-menerus. Rentang pengendalian yang diperluas dan pertumbuhan volume transaski yang berkaitan dengan organisasi besar merupakan faktorfaktor dari fungsi audit intern. Tujuan dari fungsi audit intern adalah untuk membantu manajemen dengan menganalisis dan menilai aktivitas dan sistem sebagai: Sistem informasi organisasi Struktur pengendalian intern Ketaatan terhadap kebijakan, prosedur, dan rencana-rencana operasi. Kualitas kinerja karyawan-karyawan perusahaan. 7) Kebijakan dan Praktik-praktik Kepegawaian Karyawan harus kompeten dan memiliki kemampuan dan/atau pelatihan yang mendukung tugas-tugas mereka. Dalam analisis akhir, karyawan merupakan komponen kunci dalam setiap sistem pengendalian. Kualifikasi yang ditetapkan untuk setiap posisi pekerjaan dalam perusahaan harus merefleksikan tingkat tanggung jawab berkaitan dengan posisi tersebut.
Kualifikasi mencakup pengalaman, intelegensi, karakter, dedi kasi, dan kemampuan kepemimpinan.
ETIKA DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN
Potensi pelanggaran etika memungkinkan munculnya seksposur bagi organisasi (Gambar 5.7). Eksposur-eksposur tersebut termasuk denda pelanggaran dan tindak kriminal terhadap perusahaan dan para eksekutifnya. Sebagai contoh, E.F. Hutton didenda 12 juta dollar AS pada saat ia dinyatakan bersalah sehubungan dengan pelanggaran masalah hubungan dan pengiriman. Dalam kasus yang lain, Film Recovery System, yang menggunakan sianida untuk mengambil perak dari film, dituduh bersalah karena menciptakan lingkungan yang bisa menyebabkan kematian karyawannya. Tiga eksekutif perusahaan dipersalahkan atas pembunuhan. Mereka dihukum penjara selama 25 tahun. Dalam kasus lain, Manville Corporation mengalami kebangkrutan sehubungan dengan produk asbesnya. Pengadilan menyatakan bahwa selama bertahun-tahun perusahaan mengetahui benar bahwa produk asbes tersebut membahayakan kesehatan karyawannya.
Etika dan Budaya Perusahaan Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etik yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesional, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini. Peraturan kode etik ini umumnya ditulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin dilanggar. Oleh karena itu, kode etik tersebut kadang-kadang dikritik karena tidak memperhitungkan etika umum seperti “mengabaikan keamanan pekerja” atau “terlalu berbicara hal yang benar untuk dipakai dalam melakukan pendekatan dengan pelanggan.” Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan meiliki budayanya sendiri, yang disebut budaya perusahaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku dan praktik kerja para karyawan. Tidak peduli seberapa baikpun peraturan kode etik jika memang ada masalah dengan budaya perusahaan. Sebagai contoh, beberapa perusahaan memiliki cara pandang ke dalam. Perusahaan yang terlalu berfokus ke dalam dan tidak memandang ke luar memiliki potensi masalah. Contoh-contoh masalah karena terlalu berfokus ke dalam adalah pembatasan penjualan, batas waktu yang tidak masuk di akal, upaya menyenangkan hati bos, dan sebagainya. Sebagai contoh, jika para karyawan kontruksi dihadapkan pada pilihan pilihan menyelesaikan dengan cara asal-asalan. Cara berfikir jangka pendek juga akan menjadi masalah. Perusahaan yang terlalu berfokus pada masalah jangka pendek tidak akan memperhitungkan dampak jangka panjang suatu tindakan. Dalam kasus Manville Corporation, masalah kesehatan jangka panjang diabaikan begitu saja. Moral juga bisa menjadi masalah. Karyawan yang tidak bahagia bisa berbahaya bagi perusahaan. Satu contoh kasusnya adalah perusahaan oleh karyawan yang menghasilkan paket perangkat lunak akuntansi. Karyawan tersebut mengubah perangkat lunak yang memuat catatan-catatan perusahaan yang menggunakan sistem akuntansi tersebut. Beberapa perusahaan memilii struktur organisasi otokratik. Manajer yang sangat otokratik biasanya tidak bisa menerima kritik, dan karyawan di bawah manajer yang bersangkutan akan takut melakukan masalah etika. Menciptakan budaya perusahaan yang mendukung perilaku etis sangat sulit dan t idak akan tercapai tanpa pendidikan, pelatihan, dan evaluasi ketaatan. Beberapa perusahaan memanfaatkan seminar-seminar untuk mendidik dan melatih karyawannya. Ketaatan dapat dicapai dengan memberikan tempat resmi dalam bagan organisasi perusahaan. Setiap divisi harus memiliki penanggungjawab etika. Penanggungjawab etika harus siap untuk berkonsultasi dengan para karyawan. Seluruh karyawan harus dilatih mengenai bagaimana dan kapan menghubungi
penanggungjawab etika. Para karyawan harus diberi harus diberi masukkan mengenai hukuman pelanggaran etika. Penanggungjawab etika harus dihubungi manakala seorang karyawan terlibat atau melakukan pelanggaran, atau pada saat karyawan membutuhkan masukkan atas masalah etika yang dihadapinya. Para karyawan harus melaporkan masalah etika. Beberapa perusahaan memiliki sistem penghargaan khusus yang memberikan hadiah bagi karyawan yang melaporkan adanya masalah etika. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perilaku budaya dan etika perusahaannya. Masalah-masalah etika mencakup berbagai hal. Beberapa hal tersebut antara lain keamanan, perlakuan yang seragam, pelecehan seksual, kualitas produk dan j asa, privasi, kejujuran dan perjanjian bisnis, konflik kepentingan, dan penghargaan atas masalah inteletual.
Pelanggaran-pelanggaran Etika Perusahaan Eksekutif perusahaan Anheuser-Busch dituduh menerima suap dari pemasok, yaitu Hanley Worldeide, Inc. Diperkirakan pemasok ini memberikan sebesar $13,500 atas pembelian mobil Porsche direktur promosi Anheuser-Busch. Chrysler Corporation dituduh membuat 16 pelanggaran. Tuduhan tersebut menyatakan bahwa para eksekutif perusahaan membuat mobil dengan odometer yang tidak tersambung. Mobil tersebut telat dipasarkan dan disebut sebagai produk baru. Kontraktor alat-alat militer, General Dynamics, dihentikan bisnisnya karena dipersalahkan melakukan penipuan terhadap Pentagon. Para investigator menyatakan bahwa General Dynamics bersalah dalam melakukan penagihan kepada pemerintah. General Electric dan Rockwell dinyatakan bersalah karena melakukan penagihan yang salah kepada pemerintah federal. E.F. Hutton & Company dinyatakan bersalah karena melakukan 2000 penipuan dalam pengiriman. Gambar 5.7.
Pelanggaran-pelanggaran Etika Perusahaan
Pertimbangan Etis dalam Perancangan Tugas
Sebagai contoh: “Orang yang menerima posisi bendaharawan harus bertanggung jawab sepenuhnya atas transaksi transaksi surat berharga perusahaan. Posisi itu mewajibkan penyelenggaraan catatan catatan pendukung, pengendalian eksklusif atas kotak penyimpanan, dan kebijakan lengkap atas pembelian dan penjualan surat berharga.”
Apakah anda akan menerima pekerjaan ini? Dapat dikenali beberapa pelanggaran atas prinsip prinsip pen gendalian intern konvensional dalam deskripsi tugas di atas. Apakah pekerjaan ini justru menawarkan suatu penipuan? Jadi, apakah keterbatasan pengendalian konvensional pada tugas tugas bendaharawan sama dengan undangan untuk melakukan pencurian? Apakah tanggung jawab organisasi bagi kejujuran karyawannya? Pertanyaan ini menimbulkan isu isu yang harus dipertimbangkan dalam perancangan sistem bisnis. Kebutuhan bagian sistem pengendalian intern yang memadai dapat di lihat secara etis seperti juga dari sudut pandang efisiensi manajemen. Organisasi organisasi harus memiliki pengendalian yang mencukupi untuk mengatasi tindakan tindakan penipuan, jika hanya melalui pengurangan niat burak yang diper lakukan. Sebaliknya, pengendalian yang terlalu kaku menyebabkan pembatasan tindakan dan keputusan keputusan
individual, secara artifisial membatasi respons pegawai terhadap tugas tugasnya. Pertanggungjawaban dan tekanan terhadap kinerja dapat menjadi bumerang: sistem pengendalian yang kaku dapat menciptakan atau merangsang jenis jenis tindakan yang mengarah ke pandangan bahwa pengendalian dirancang untuk pencegahan.
Mengkomunikasikan Tujuan tujuan Pengendalian Intern
Pengendalian intern harus dipandang tidak sebagai sistem itu sendiri tetapi sebagai bagian dari sistem yang lebih besar. Segalanya harus jelas, sebab jika tidak akan menjadi tidak efektif sama sekali atau bahkan mungkin menyesatkan. Untuk itu apa yang menjadi tujuan pengendalian intern harus jelas. Tugas manajemen adalah untuk meyakinkan keefesienan operasi. Jadi perilaku dan aktivitas aktivitas yang perlu di kelola dan dikendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Sistem pengendalian intern berkaitan dengan pengendalian individu secara pribadi. Tetapi dengan meningkatkan perhatian dan penjagaan atas harta sepuluh organisasi, sistem pengendalian intern benar benar akan menjaga perhatian dan kejujuran setiap pegawai sebagai bagian organisasi. Tujuan pengendalian intern harus dipandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus dirancang sedemikian rupa sehingga setiap pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan kesulitan atau krisis krisis dalam operasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.
Tujuan dan Pola Perilaku
Sistem informasi memiliki beberapa tujuan; puncak dari seluruhnya adalah produktivitas. Kelayakan informasi dan perlindungan atas harta juga merupakan tujuan yang penting. Kedua tujuan t ersebut mempunyai kontradiksi dalam hal waktu. Produktivitas dalam sebuah sistem informasi sering kali di batasi oleh pertimbangan kelayakan. Pengendalian menjadi siasia: mereka membatasi produktivitas tetapi meningkatkan kelayakan informasi yang dihasilkan. Konflik antar pengendalian intern dan produktivitas ini harus diketahui dan dipertimbangkan secara seksama oleh analis, karena hal tersebut dapat mempengaruhi perilaku manusia di dalam sistem pengendalian. Perilaku umum yang diakibatkan oleh konflik tujuan ini adalah penghilangan tugas tugas pengendalian intern (seperti menghitung dokumen) karena tujuan meningkatkan produktivitas. Produktivitas biasanya dapat diukur dan menjadi dasar evaluasi kinerja, dimana kelayakan at au tingkat pengendalian intern tidak mudah diukur atau dikaitkan dengan telaah kinerja. Analis sistem harus memelihara cara pandang ini dalam merancang dan mengevaluasi pengendalian intern. Tujuan sistem pengendalian intern dicapai melalui serangkaian tindakan manusia di dalam sistem. Keterkaitan dengan rencana formal organisasi dan metode dan pengukuran pengukuran yang berkaitan untuk mencapai tujuan tujuan tersebut, mencangkup asumsi asumsi penting mengenai kolusi, pelaporan ketidakberesan, hubungan kekuasaan dan pola perilaku lain di dalam organisasi. Berbagai faktor mempengaruhi perilaku individu dalam sistem pengendalian. Salah satu pengaruh penting adalah rencana formal organisasi dan metode dan pengukuran pengukuran yang berkaitan dengan itu yang dijalankan di dalam organisasi. Tetapi faktor faktor lain tetap ada. Kelompok kelompok dan sumber daya informal lainnya menunjang perilaku individu dan dapat mengurangi keinginan keterhubungan yang direncanakan secara formal di antara manusia di dalam suatu sistem. Apa yang di sebut “kegagalan manusia” merupakan sumber dari seluruh pencurian dan pen ipuan di dalam suatu sistem dan merupakan pemberi kontribusi tam atas kesalahan serius pada jenis produksi
dan ketidakefesienan dan ketidakefektivan lainnya. Dalam kasus kekeliruan, “prosedur tidak gagal, tetapi manusialah yang gagal”. Keragaman dan komple ksitas perilaku manusia, ilmu perilaku yang ada, dan batasan nilai (prinsip hukum,kemanusiaan, dan etika perilaku) yang ada harus dikombinasikan untuk menghasilkan prosedur yang mencegah pelanggaran oleh manusia. Sepanjang manusia memiliki akses terhadap nilai akan selalu ada kemungkinan pencurian, sabotase. Dan kesalahan serius. Kemungkinan kemungkinan ini diminimalkan jika pegawai memahami, menerima, melaksanakan secara sungguh sungguh sistem pengendalian intern di mana mereka merupakan elemen penting di dalamnya.
ANALISIS STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN
Analisis struktur pengendalian intern mengharuskan adanya pemahaman atas struktur yang dirancang maupun yang dioperasikan secara aktual. Struktur aktual dapat atau tidak dapat sesuai dengan yang diharapkan. Struktur pengendalian intern secara rutin mengumpulkan dan memproses informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas, pemindahan otoritas, persetujuan, dan verifikasi. Perancangan struktur pengendalian intern hanya merupakan bagian pertama dari masalah yang ada: adalah penting untuk melaksanakan tugas-tugas pengendalian intern sesuai yang diharapkan. Terdapat beberapa alasan mengapa tugas-tugas pengendalian intern tidak diatur. Yang lebih umum adalah adanya penghilangan tugas pengendalian intern (seperti perhitungan dokumen) dalam rangka meningkatkan produktivitas. Teknik-Teknik Analitis
Teknik-teknik analitis umum yang digunakan dalam analisis pengendalian intern adalah kuesioner pengendalian intern . Kuesioner pengendalian intern secara tradisional merupakan elemen penting dalam suatu program audit; oleh karenanya, kuesioner merupakan format standar di dalam kantor-kantor akuntan publik, departemen audit intern, dan organisasi lain yang secara tetap melakukan penelaahan atas pengendalian intern. kuesioner biasanya dirancang sehingga jawaban positif atas pertanyaan yang diajukan dapat mengindikasikan tingkat pengendalian intern, dan jawaban negatif mengindikasikan kebutuhan informasi lebih lanjut atau adanya kelemahan potensial di dalam struktur. Kuesioner pada hakekatnya merupakan daftar periksa untuk meyakinkan bahwa penelaahan tidak menghilangkan hal-hal penting. Tetapi pengisian kuesioner bukan merupakan esensi penelaahan. Esensi penelaahan adalah analisis oleh analis atas temuan mereka. Kuesioner menunjang dokumentasi bahwa penelaahan telah dilakukan; tetapi, kuesioner perlu “distandarkan” dan oleh karena itu tidak dapat diterapkan secara seragam untuk seluruh situasi dan harus digunakan dengan dukungan format analisis lainnya, seperti data tertulis, bagan arus, atau teknik pembuatan bagan lainnya. Matriks pengendalian aplikasi menyediakan bentuk analisis terstruktur yang khususnya relevan untuk penelaahan pengendalian intern sistem informasi. Orginasasi matriks menyediakan metode terstruktur untuk evaluasi sistematis dari setiap aktivitas atau pos data yang berkaitan dengan aktivitas pengendalian yang terdapat di dalam baris-baris. Matriks pengendalian aplikasi dapat dirancang sesuai kebutuhan dalam setiap situasi spesifik. Baris-baris matriks memuat beragam teknik-teknik pengendalian. Kolom-kolom matriks memuat akitivitas atau nilai data dari sistem yang sedang ditelaah. Gambar berikut
mengilustrasikan matriks pengendalian aplikasi yang telah memuat daftar pengendalian yang komprehensif: Transaksi Proses Masalah Pengendalian PENGENDALIAN PREVENTIF
Pengecekan digit
Keandalan karyawan Pemisahan tugas Definisi tanggungjawab Rotasi tugas Pelatihan karyawan Kompetensi karyawan Penanganan yang aman Akses ganda/Pengendalian ganda Standarisasi Mekanisasi Perancangan formulir Formulir dipranomori Formulir diprakodekan Otorisasi Penandaan Pembatalan Penyiapan simultan Dokumentasi Masukan terformat
Kelayakan Pengecekan batas Pengecekan validitas Baca ulang Penanggalan Kadaluarsa Verifikasi kunci Pengesahan Masukan pengecualian Pilihan default Pelabelan Kelengkapan Pemrosesan Total Saldo Rekonsiliasi Umur File suspense Akun suspence Pencocokan
PENGENDALIAN DETEKTIF
Akun kliring
Akuntabilitas Masukan Antisipasi Dokumentasi transmittal pengiriman Nomor serial batch Register pengendalian Kelengkapan Masukan Jumlah pengendali total Dokumen pengendali total Penghitungan pengendali lini Rincian total Batch total Saldo batch Verifikasi visual Dokumen berputar Password Ketepatan Masukan Format Pengecekan kelengkapan
Tickler file Audit periodik Buku harian aktivitas Ketepatan Pemrosesan Pemrsosesan sia-sia Pemrsosesan ikhtisar Pengecekan berurutan Pengecekan keseluruhan Scan sebelum distribusi Label penjejak PENGENDALIAN KOREKTIF
Laporan penyimpangan Jejak transaksi Statistik sumber kesalahan Koreksi kesalahan otomatis Penyampaian ulang Pendukung dan pemulihan
Ilustrasi Analisis Struktur Pengendalian Intern
Art Appreciation Society mengoprasikan museum untuk memberi manfaat dan kesenangan bagi masyarakat. Pada jam di mana museum dibuka untuk umum, dua klerk yang terdapat di pintu masuk mengumpulkan ongkos karcis masuk sebesar $5 dari setiap pelanggan non-anggota. Anggota-anggota Art Appreciation Society dibolehkan masuk secara gratis dengan hanya menunjukan kartu anggota.
Pada akhir setiap hari, salah satu klerk mengirimkan hasil pemasukan kepada bendahara. Bendahara menghitung kas di depan klerk dan memasukannya ke dalam tempat penyimpanan yang aman. Setiap hari Jum’at sore, bendahara dan salah satu klerk mengirimkan seluruh kas dalam tempat penyimpana itu ke bank, dan menerima slip setoran otentik yang menjadi dasar bagi pencatatan jurnal penerimaan kas setiap minggu. Dewan komisaris Art Appreciation Society telah mengidentifikasi kebutuhan untuk mengembangkan sistem pengendalian intern atas ongkos karcis masuk tunai. Dewan telah menetapkan bahwa biaya pemasangan pagar putar, stan penjualan, atau sebaliknya pengubahan tata letak fisik museum akan sangat meningkatkan setiap keuntungan yang mungkin dihasilkan. Tetapi, Dewan setuju bahwa penjualan ticket masuk merupakan bagian terpadu dari pengembangan tersebut. Smith telah meminta Dewan Art Appreciation Society untuk menelaah pengendalian intern atas ongkos karcis masuk tunai dan menyajikan usulan perbaikan.
Diminta
Tunjukan kelemahan-kelemahan dalam sistem pengendalian intern atas ongkos karcis masuk tunai, yang dapat diidentifikasi oleh Smith, dan berikan satu rekomendasi perbaikan untuk setiap kelemahan yang diidentifikasi.
J awaban
Kelemahan
Rekomendasi
1. Tidak ada dasar untuk menentukan dokumentasi jumlah pembayaran oleh pelanggan. 2. Tidak ada pemisahan tugas antara orang-orang yang bertanggungjawab untuk otorisasi karcis masuk
3. Penghitungan pembayaran pelanggan secara independen tidak dilakukan. 4. Tidak ada bukti jumlah yang ditagih oleh klerk.
5. Catatan penerimaan kas disajikan secara memadai.
tidak
6. penerimaan kas tidak disetor secara memadai.
1. Tiket masuk yang dipranomori harus diterbitkan untuk setiap pembayaran ongkos karcis masuk 2. Klerk penagihan harus mengumpulkan ongkos karcis masuk dan menerbitkan tiket-tiket yang dipranomori. Klerk karcis masuk harus mengotorisasi karcis masuk atas karcis yang diterima maupun dari keanggotaan. 3. Klerk karcis masuk harus menahan bagian dari tiket masuk yang dipranomori (potongan tiket masuk). 4. Potongan tiket masuk harus direkonsiliasikan dengan kas yang dikumpulkan oleh bendahara setiap hari. 5. Pengumpulan/penagihan kas harus dicatat oleh klerk penagihan setiap hari dalam catatan permanen yang digunakan sebagai catatan pertanggungjawaban. 6. Kas harus disetorkan setidaknya satu kali sehari.
Daftra Pustaka
H.Bonnar Jeorge , Hopwood William. 1996. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat.