Jerarquia de Las Normas Tema 06

Jerarquía de la Normas Es el orden lógico descendente de aplicabilidad que adquieren las normas de acuerdo con el poder que tengan las entidades, dependencias y funcionarios que las emiten o reglamentan. En este orden de ideas podemos distinguir:

Normas Jurídicas Normas Administrativas

Normas Técnicas

Normas Sociales 

Normas Jurídicas:

Son creadas por un gobierno o estado de derecho para regular el comportamiento de las personas dentro de la sociedad.

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Hernández, Instructora de Archivística. Archivística. SENA, Regional Antioquia

Normatividad archivística jurídica: Comprende el conjunto de normas que regulan la gestión y todo el ciclo de los archivos. Jerarquía de las Normas Jurídicas

Constitución Política

Ley Decreto Ley Código Decreto Ordenanza Acuerdo Municipal Resolución, Acuerdo Circular Orden del superior

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Hernández, Instructora de Archivística. Archivística. SENA, Regional Antioquia

Constitución Política: Es la norma fundamental o norma de normas (Art. 4, Constitución de 1991). Es la máxima norma que rige a un país. Ley: Regla, norma. Disposición emanada del poder legislativo. El efecto propio de la ley consiste en crear derechos u obligaciones a favor o a cargo de determinadas personas. Por eso dice el artículo 4° del Código Civil que el carácter general de las leyes es mandar, prohibir, permitir o castigar. En esta enumeración, mandar, prohibir y castigar implican la generación de obligaciones y permitir lleva consigo la creación de derechos. Desde el punto de vista jurídico es pertinente distinguir entre ley material y ley formal:

Ley material es aquella norma formulada de manera general, cuyo objeto propio es regular relaciones jurídicas entre los asociados, independientemente de la forma jurídica que revista. Ley formal es aquella expedida por el Congreso o por el Gobierno en uso de facultades extraordinarias, ya sean generadas por una determinación del Congreso o por la fuerza de los hechos que afectan en un momento dado a la sociedad (estados de excepción). De otra parte, la jurisprudencia colombiana tiene establecido desde hace mucho tiempo que el concepto de ley no se reduce a las expedidas por el Congreso, porque el significado de la ley no se reduce al acto que expide el Congreso Nacional con este nombre; sino que comprende todos los preceptos de las autoridades y corporaciones que tienen la facultad de dictar normas sobre determinadas materias; como los reglamentos que expide el gobierno, las ordenanzas de las asambleas y los acuerdos de los concejos.

Decreto-Ley: Delegación expresa y especial del Poder legislativo, ante circunstancias excepcionales, a favor del Poder ejecutivo. Tradicionalmente, el Congreso de la República ha tenido la facultad constitucional de revestir al Presidente de la República de facultades extraordinarias para que, durante un determinado tiempo y en unas precisas materias definidas por la ley, pueda el Gobierno expedir decretos que tienen la misma fuerza de las leyes, llamados según la doctrina decretos-leyes o decretos extraordinarios. Conforme al ordinal 10 del artículo 150 de la Constitución, actualmente no se puede revestir al Presidente de facultades extraordinarias por más de seis meses.

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia

Código: Del latín codex, con varias significaciones; entre ellas la principal de las jurídicas actuales: colección sistemática de leyes. El código es un cuerpo de leyes dispuestas según un plan metódico y sistemático. Regula el derecho positivo del país en alguna de sus ramas, con unidad de materia, época y plan; algunos de ellos son: Código Civil, Código Contencioso Administrativo, Código de Comercio, Código Penal.

Decreto: Disposición o resolución dictada por la Autoridad en asuntos de su competencia. Norma general y obligatoria propuesta por el gobierno y sancionada por el jefe del Estado en virtud de delegación expresa del poder legislativo. Estas normas de carácter general, tendientes a la cumplida ejecución de las leyes. están sujetas a las siguientes pautas: 

No pueden recortar ni ampliar las obligaciones y derechos consagrados en la ley.



Pueden hacer explícitas regulaciones que se encuentran lógicamente contenidas en la ley.



Pueden establecer normas que no fueron previstas en detalle por el legislador, siempre que no se opongan, ni por exceso ni por defecto, al contenido del texto expresado en la ley.

Ordenanza: Norma de carácter general o particular y de cumplimiento obligatorio en el Departamento respectivo. Podrán tener origen en propuestas de cualquiera de los miembros de la Asamblea Departamental o del Gobernador, en los casos y en las condiciones previstas por la Ley. Acuerdo Municipal: Norma de carácter general o particular y de cumplimiento obligatorio en el Municipio respectivo. Podrán tener origen en propuestas de cualquiera de los miembros del Concejo Municipal o del Alcalde, en los casos y en las condiciones previstas por la Ley. Acuerdo: Pacto o tratado.


Principios de aplicabilidad de las normas jurídicas Regulados mediante las leyes 57 y 153 de 1983 y del código civil: 

La costumbre en ningún caso prima sobre las normas positivas.



La costumbre a falta de ley constituye derecho.Cuando haya incompatibilidad entre una disposición Constitucional y una Legal, se preferirá la constitucional.



El desconocimiento de la norma no nos hace exentos de cumplirla.



Si en los códigos algunas disposiciones son incompatibles entre sí, se seguirá el siguiente procedimiento: 

La disposición relativa a un asunto especial prefiere a la que tenga carácter general.La Ley General prevalece sobre la anterior.



Cuando las disposiciones tengan una misma especialidad o generalidad, y se hallen en un mismo Código, primará la disposición consignada en el artículo posterior.



Cuando las disposiciones tengan una misma especialidad o generalidad, y se encuentren consignadas en diferentes Códigos, primará por razón de esto el orden siguiente: 

Código Civil (Leyes 57 y 153 de 1887)Código de Comercio (Ley 410 de 1971)

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Código Penal (Decreto Ley 100 de 1980)

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Código de Procedimiento Penal (Decreto 2700 de 1991)

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Código Judicial (Código de Procedimiento Civil)

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Código Contencioso Administrativo

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Código Fiscal (Ley 42 de 1993)

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Código de Elecciones

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Código Militar


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Código de Policía (Nacional y Departamental.)

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Código de Fomento

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Código de Minas (Código Nacional de Recursos Renovables y de Protección al Medio Ambiente)

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Código de Beneficencia



Código de Instrucción Pública (Ley General de La Educación)

La costumbre Es la observancia constante y uniforme de una regla de conducta llevada a cabo por los miembros de una comunidad social, con la convicción de que responde a una necesidad jurídica. La costumbre es fuente de inspiración de las leyes, así como de su interpretación y aplicación. Puede ser considerada de manera aislada, como una fuente anterior a la norma escrita, así como también ser observada en relación con la ley. 

Normas Administrativas:

Son normas de tipo administrativo o institucional que regulan su proceso comunicativo y archivístico.


Jerarquía de las Normas Administrativas

Estatutos

Reglamentos

Manuales

Circulares Ordenes


Estatutos: Conjunto de reglas por el que se rige la persona jurídica de carácter corporativo o asociacional, como por ejemplo, la sociedad anónima. En ésta los estatutos han de incorporarse a la escritura social y contener unas determinadas menciones. Es discutida la naturaleza negocial o no negocial de los estatutos, pero prevalece la tesis de que no pueden considerarse derecho objetivo si bien en algunos casos deben prevalecer las reglas de interpretación propias de éste. Reglamentos: Son los lineamientos generales administrativos y técnicos para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley. Manuales: son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, funciones, entre otros.), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. 

Normas Técnicas:

Conjunto de normas que regulan el QUÉ, el CÓMO, el CUÁNDO y el CON QUÉ en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas o instituciones.

Clasificación de la normas Técnicas Según su contenido: Normas Terminológicas: Son aquellas que establecen o definen la terminología, nomenclatura o simbolización aplicable a un conjunto determinado de fenómenos o sector de actividades. Normas Dimensiónales: Aquellas que fijan la forma, dimensiones y tolerancias de los elementos materiales. Normas Metodológicas: Las que establecen sistemas de unidades de medida o tablas de equivalencia para realizar la convención entre sistemas distintos. Normas de Trabajo: Aquellas que perciben la ordenación de actividades.


Normas de Calidad: Aquellas que especifican las características de los productos materiales, así como los métodos de ensayo y pruebas para la determinación cuantitativa de los mismos. Según su procedencia: Normas Internacionales: Son las especificaciones elaboradas por organismos internacionales y encaminadas a facilitar la cooperación técnica, industrial y económica entre los distintos escenarios internacionales y asegurar la coordinación de las normas del escenario nacional. Normas Supranacionales: Aquellas dirigidas a una pluralidad de países unidos por una vinculación política o económica. Constituye una categoría intermedia entre las nacionales e internacionales. Normas Nacionales: Aquellas elaboradas por una organización normalizadora central dentro de un país. Se presentan catalogadas y clasificadas por materias o grupos de materias. Normas Sectoriales: Aquellas, que dentro de un determinado país, se dirigen por igual a una pluralidad de organizaciones con problemas semejantes e integradas en un sector definido de actividades. Normas Particulares: Aquellas de carácter meramente interno, propias de una organización o entidad determinada. Se conocen bajo la denominación de normas de empresa. Dentro del grupo de normas Técnicas se destaca la normatividad ISO 9000 para el aseguramiento de la calidad. Estas normas conforman una familia, y son elaboradas por una federación internacional (International Organization for Standarization) compuesta por más de cien países, CEN es el organismo europeo que adopta estas normas y garantiza que todo el mercado se ajuste a ellas de la misma forma, en cualquier país de la comunidad, nuestro país es representado por el ICONTEC (Instituto Colombiano de Normas Técnicas) que se dedica a la normalización y a trabajar en la gestión de calidad. La familia de normas ISO 9000 surgió a mediados de los años cincuenta cuando la industria militar de Estados Unidos consideró la idea de estandarizar los sistemas de la calidad para garantizar confianza y verificar los criterios en las metodologías de calidad de las empresas que proporcionaban toda clase de productos y


servicios. Estas normas cubren todo el proceso de producción de una empresa, desde el mercadeo hasta sus sistemas de compra de materiales. Las normas internacionales de la familia ISO 9000 tienen como objetivo proporcionar un sistema de normas en esencia genérica, aplicables a una amplia gama de industrias y actividades. Dentro de esta familia se encuentran fundamentalmente:

Norma NTC-ISO 8402: Hace referencia al vocabulario normalizado en el ámbito de aplicación de la especialidad de la empresa. El alcance de esta norma, define los términos relacionados con los conceptos de calidad, según se aplican a todas las áreas, para la elaboración y uso de normas relacionadas con la calidad y para comprensión mutua en las comunicaciones internacionales. Dichos términos se clasifican en: 

Términos Generales



Términos relacionados con la calidad



Términos relacionados con el sistema de calidad



Términos relacionados con las herramientas y las técnicas.

Norma NTC 1SO 9001: Hace referencia a modelos para el aseguramiento de la calidad en el diseño, desarrollo, producción. instalación y servicio asociado. El alcance de esta norma, especifica los requisitos del sistema de calidad aplicable en los casos en que se necesite demostrar la capacidad de un proveedor para diseñar y suministrar un producto conforme, logrando la satisfacción del cliente. Es aplicable en los casos en que se requiere un diseño con requisitos en términos de desempeño, o cuando la confianza del cliente puede lograrse mediante la demostración adecuada de las capacidades del proveedor, en cuanto al diseño, desarrollo, producción, instalación y servicio.


En lo referente a los requisitos del sistema de calidad tenemos la “Responsabilidad Gerencial”, la cual se puede obtener mediante: 

Políticas de calidad.



Organización: 

Previniendo que en la Iniciación se presenten inconformidad con el proceso, el producto y el sistema de calidad.



Identificando y registrando los problemas relacionados con el producto, el proceso o el sistema de calidad.



Recomendando soluciones por medio de los canales adecuados.



Verificando la implementación de soluciones.



Controlando los procesos adicionales.



Controlando documentos y datos

Esta norma pretende mantener actualizados los procedimientos documentados (desde el principio hasta el fin) relacionados con la producción, trámite, acceso y conservación de documentos, respetando los niveles de autoridad para su aprobación, modificaciones, consultas y archivo. Esta norma prevé un control de los registros de calidad que permitan la trazabilidad del producto final.


Jerarquía Norma NTC- ISO 9000 - 2000

NTC ISO 9000 -

Manual de Calidad

Plan de Calidad

Especificación

Guía

Procedimiento

Registro


NTC ISO 9000: Conjunto de normas elaboradas para detallar: qué es la calidad, como gestiona en los servicios y en la producción y como se asegura. Manual de Calidad: Documento que enuncia la política de calidad y describe el sistema de calidad de una organización. Plan de Calidad: Documento que enuncia las prácticas específicas de calidad, los recursos y la secuencia de las actividades correspondientes a un producto, un proyecto o un contrato en particular. Especificación: Documento que establece requisitos. Procedimiento: Documento que contiene los propósitos y el alcance de una actividad, lo que se debe hacer y quién lo debe hacer, cuándo, en dónde y cómo se debe hacer, qué materiales, equipos y documentos se deben usar, y cómo se controlará y registrará dicho procedimiento. Registro: Descripción escrita de una actividad o proceso que se ha llevado a cabo . Los registros pueden ser elaborados en cualquier tipo de soporte (papel, cintas magnéticas), y constituyen la prueba efectiva de que se ha llevado a cabo una actividad; por ejemplo, registros de entrada de materiales, registros de calibración de equipos, registros de formación del personal, entre otros. El registro es un documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados.

Normalización Es el Proceso mediante el cual obtenemos la mejor forma de hacer nuestro trabajo con el propósito de establecer orden en una actividad específica para beneficio y con la colaboración de todos los interesados y en particular para la obtención de una economía óptima de conjunto, respetando las exigencias funcionales y de seguridad. Normalizar es someter una actividad u objeto a norma, o sea, a un modelo, tipo, patrón o criterio dado.


NIVELES DE NORMALIZACIÓN

INTERNACIONAL NACIONAL ASOCIACIÓN

EMPRESA


NIVELES DE NORMALIZACIÓN Alcance geográfico, político o económico de la normalización

INTERNACIONAL

REGIONAL

NACIONAL

ASOCIACIÓN

EMPRESA

Organismos nacionales de los países pertenecientes a la organización internacional Organismos nacionales pertenecientes al área geográfica, política o económica Normalización de un país específico

Base sectorial

Fábrica, Taller, Oficina


La normalización en el ámbito archivístico abarca desde las orientaciones generales, hasta los requisitos técnicos precisos para la ejecución de cada una de las funciones archivísticas, es decir, consiste en configurar un conjunto de normas, procedimientos, lineamientos de aplicación general, un marco conceptual y un lenguaje común propio del quehacer archivístico. Para alcanzar la estandarización, el Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística en nuestro país, mediante la celebración de convenio con el ICONTEC ha adaptado y homologado algunas normas técnicas, dentro de las cuales se destacan:

Norma ISO 6199: Relacionada con la microfilmación de documentos (técnicas de operación). Establece principios generales para: La microfilmación de documentos sobre películas a base de gelatina y sales de plata, para películas en 16 y 35 mm, incluyendo la orientación de imágenes en la película, el área para códigos de información requerida para facilitar la identificación, la clasificación, y las pruebas. Las condiciones de la microfilmación, la materia prima de los microfilmes, los formatos y la orientación, el radio de reducción, las dimensiones máximas del documento, los procedimientos y la secuencia de filmación, la calidad de la imagen, y las prácticas de procesamiento y almacenamiento. Contiene cinco anexos los cuales contribuyen a darle mayor claridad a la Norma.

Norma Técnica Colombiana 4436: Norma sobre papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. Se aplica a los papeles sin imprimir, reservados para los documentos y las publicaciones que se deban mantener permanentemente y usar con frecuencia. La norma comienza con algunas definiciones relacionadas con términos tales como: papel para documentos de archivo, conservación, durabilidad, reserva de álcali de un papel, etc. Habla de la composición de la fibra, del gramaje, de la resistencia al rasgado y al doblez, del valor PH de extractos acuosos, de la reserva alcalina que debe corresponder por lo menos a 0.4 mol de ácido por kilogramo y de la resistencia a la oxidación.


Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G): La Norma Internacional General de Descripción Archivística surgió cuando un subgrupo de la comisión ad- hoc sobre Normas de Descripción, establecido en la primera reunión plenaria de la Comisión, celebrada en Höhr- Grenzhausen en octubre de 1990, elabora un borrador de reglas generales. Este subgrupo volvió a reunirse en Liverpool en 1991 para terminar su trabajo, que fue discutido y aceptado en la reunión plenaria de la comisión ad- hoc que se celebró en Madrid en 1992. Tras la última revisión que tuvo lugar en Estocolmo en 1993, la Norma quedó de la siguiente forma: 1. Área de mención de identidad 2. Área de contexto 3. Área de contenido y estructura 4. Área de condiciones de acceso y utilización 5. Área de materiales relacionados 6 Área de notas 

Normas Sociales:

Son enunciados que postulan deberes para ser realizados en forma libre y consciente. Las normas sociales son un factor esencial de la confianza social, pues permiten que un individuo actúe en función de parámetros socialmente establecidos y espere de los demás las mismas conductas en circunstancias similares. Cada sociedad tiene establecido su propio código de normas y reglas que la rigen a lo largo del tiempo, y aunque hay un proceso evolutivo dentro de esa sociedad, los cambios son relativamente lentos. Este código de normas es arbitrario y válido para esa sociedad, pero pueden no serlo para otra, la cual tendrá su propia moral,


ya que una sociedad no puede subsistir sin la existencia de algunas reglas mínimas que ayuden a los seres humanos a convivir. Además de las normas sociales, hacia el interior de la familia se perfilan sus propios patrones morales. De ahí se desprende que cada persona se desarrolla dentro de un contexto social y familiar que le impone a lo largo de su vida una normatividad a la cual deberá adaptarse. La moral de cada persona es moldeada desde su nacimiento, cultural y familiarmente, y está en la raíz de su vida afectiva. Cada persona recibe normas sociales que pueden agruparse en 3 grandes bloques: 





Las normas convencionales, que determinan la convivencia social como la forma de vestir, el saludo, el cuidado de los niños, costumbres hacia la crianza y la educación de éstos. Las normas morales, que se refieren a los aspectos de relación, como el respeto por la integridad del otro, la justicia y el respeto a los derechos humanos. Son normas que, junto con las convencionales, los individuos comparten aunque no estén escritas explícitamente, sino que se van adquiriendo a lo largo de la vida. Las normas jurídicas, que están codificadas explícitamente y provienen del poder político, y cuya violación implica una sanción o castigo.

Los límites entre estos tres tipos de normas son borrosos; en realidad son variables, algunas sociedades son más estrictas y otras más laxas, tolerantes y abiertas.


Normas Morales

Normas Jurídicas

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Regulan el comportamiento interno del sujeto.

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Regulan el comportamiento exterior del sujeto.

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Su desobediencia entraña un remordimiento de conciencia.

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Su desobediencia entraña un castigo penal (coercitividad).



Son acatadas en forma libre y consciente.





Son autónomas (autolegislación del sujeto).

Son heterónomas, su fuerza obligatoria proviene de una voluntad extraña al sujeto (Leyes formuladas por el Estado).

Las normas sociales se fundamentan en los principios éticos, que son parte del comportamiento moral, de la cultura, de las virtudes, de la actitud y de la conducta de las personas en general, y de los profesionales en funciones específicas, en particular. Principios éticos son las pautas normativas de conducta que señalan las líneas de desarrollo o perfeccionamiento del hombre en todos los campos en que se relaciona. En el campo profesional se destacan los principios declarados en la primera reunión interamericana sobre archivos.

Declaración de Principios de la Primera Reunión Interamericana sobre Archivos Los documentos públicos o privados son la fuente informativa primaria sobre el desarrollo económico, político y social de una nación, y constituyen por lo mismo, una parte inapreciable de su patrimonio cultural. Los documentos públicos son propiedad del pueblo, y por delegación del pueblo los administra el gobierno. No pueden ser extraídos de la custodia archivística por


nadie, y cuando se hacen superfluos, sólo podrán ser eliminados con aprobación de las autoridades archivísticas. Los archivos son las instituciones específicamente previstas para la conservación, organización y servicio eficaz y económico de los documentos, una vez que éstos han cumplido su función activa. Los archivos, en consecuencia, cumplen una misión indispensable en toda sociedad. y ninguna otra institución puede subrogarlos en esta misión. Los archiveros son los profesionales directamente encargados de hacer posible el cumplimiento de los propósitos de conservación, organización y servicio de los documentos públicos y privados de los archivos. Los archiveros tienen el deber de cumplir este encargo en forma responsable, no atenidos a preferencias personales, sino de acuerdo con las definiciones y técnicas objetivas de la profesión archivística. Los gobiernos tienen para con los archiveros, el deber de proveer a su formación y dignificación profesional, acordándoles un tratamiento conforme con la comisión que desempeñan en la sociedad. Los gobiernos tienen para con los archivos, el deber de dotarlos de todos los medios necesarios para el lleno de su misión específica. Los pueblos tienen el deber de exigir a los gobiernos, a los archivos y a los archiveros. el cumplimiento de sus funciones conducentes a la conservación, organización y servicio del patrimonio documental-y prestarles todo apoyo para que esas funciones se cumplan eficazmente. Washington, D.C. 26 de octubre de 1961

Los principios éticos se ven reflejados en los códigos éticos que, en términos muy resumidos, son esfuerzos que definen y orientan conductas socialmente aceptadas; pueden aparecer bajo formato escrito o no, aunque los escritos sustentan de manera mucho más evidente esfuerzos por introducir comportamientos éticos en organizaciones profesionales y jurisdicciones gubernamentales.


Los códigos deben incluir al menos cuatro presupuestos: el ámbito en el que se aplica, sus bases filosóficas, contenidos específicos y medios para imponer su cumplimiento. Los primeros esfuerzos por contar con estos códigos para la función pública datan de los años veinte y aparecen notablemente en los Estados Unidos. Ha habido en años recientes una proliferación de experiencias en organizaciones del sector privado, entre otras razones para contrarrestar la idea de que el negocio privado entre en franca contradicción con los valores de la sociedad, pero también para proteger a dichas organizaciones de litigios, básicamente laborales.


Jerarquia de Las Normas Tema 06

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