JAWABAN SOAL UAS TAKE HOME ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) SYSTEM Dosen : Edi Sudiarto,Ir.,MT
Disusun oleh : Asrini Christinawati
NPM 1.420.005
Program Magister Manajemen Universitas Widyatama 2010
1).Definisi dari CRM (Customer Relationship Management) adalah proses dari beberapa
tahapan yang terdiri dari Indentifikasi, akuisisi, retensi dan pengembangan customer yang memberikan kontribusi yang besar kepada perusahaan dengan cara memfokuskan strateginya yaitu dengan cara menjaga hubungan dengan customer secara efektif dan efisien sehingga hubungan tersebut menjadi hubungan seumur hidup (lifetime) yang menguntungkan. Pengertian lain mengatakan bahwa CRM adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call centre), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service). CRM sendiri bukanlah sebuah konsep, melainkan sebuah perubahan paradigma untuk perusahaan-perusahaan, dimana CRM itu adalah pola hidup yang bertujuan untuk mengajak customernya menjadi partner dalam perusahaan tersebut dan berkembang untuk mendapatkan keuntungan bersama. Definisi dari SRM (Supplier Relationship Management) adalah suatu-pendekatan inklusif
semua untuk mengelola urusan dan interaksi dengan organisasi yang menyuplai perusahaan Anda dengan barang dan jasa. Hal ini mencakup komunikasi, praktek bisnis, negosiasi, metodologi dan perangkat pera ngkat lunak yang yan g digunakan untuk untu k membangun dan memelihara hubungan dengan pemasok. Manfaat meliputi biaya yang lebih rendah, kualitas yang lebih tinggi, peramalan yang lebih baik dan kurang ketegangan antara dua entitas yang dihasilkan dalam win-win relationship. Solusi SRM dapat menciptakan nilai bagi perusahaan: -
Mengurangi biaya bahan
-
biaya pengembangan pengembangan
-
biaya persediaan dan biaya penjualan
-
Untuk memperkuat keamanan pasokan
-
Untuk mencapai hubungan pemasok "inisiatif yang win-win solution"
-
Mempersingkat waktu produksi missal dan mempercepat waktu ke pasar
-
Memberikan pengetahuan yang komprehensif dan proses untuk mengidentifikasi dan mengelola semua hubungan pemasok
-
Untuk mencapai kolaborasi keunggulan kompetitif terbaik
-
Keputusan dukungan dan dukungan isi data model umum dan alur kerja, bisa pembelian silang
-
Pengembangan produk manufaktur dan rantai pasokan
-
Mencapai keputusan dukungan dan optimalisasi optimalisasi operasional
perancangan, Definisi dari SCM (Supply Chain Management) Menurut Schroeder adalah perancangan, desain, dan kontrol arus material dan informasi sepanjang rantai pasokan dengan tujuan kepuasan konsumen sekarang dan di masa depan. Menurut Simchi-Levi et al SCM adalah suatu pendekatan dalam mengintegrasikan berbagai organisasi yang menyelenggarakan pengadaan atau penyaluran barang, yaitu supplier, manufacturer, warehouse dan stores sehingga barang-barang tersebut dapat diproduksi dan didistribusikan dalam jumlah yang tepat, lokasi yang tepat, waktu yang tepat dan biaya yang seminimal mungkin.Dari kedua definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa SCM adalah suatu rantai pengadaan barang kepada pelanggan dalam rangka menjamin ketersediaan material dan meminimalisasikan biaya. Keuntungan menerapkan supply chain menurut Indrajit dan Djokopranoto adalah: 1. Mengurangi inventori barang. Inventori merupakan aset perusahaan yang berkisar antara 30%-40% sedangkan biaya penyimpanan barang bar ang berkisar 20%-40% 20%-40% dari nilai barang yang disimpan. 2. Menjamin kelancaran arus barang. Rangkaian perjalanan dari bahan baku sampai menjadi barang jadi dan diterima oleh pemakai/pelanggan merupakan suatu mata rantai yang panjang (chain) yang perlu dikelola dengan baik. 3. Menjamin mutu. Jaminan mutu juga merupakan serangkaian serangkai an mata rantai panjang yang harus dikelola dengan baik karena mutu barang ba rang jadi ditentukan tidak hanya h anya oleh proses produksi tetapi juga oleh mutu bahan mentahnya dan mutu keamanan dalam pengirimannya. keterkaitan fungsi atau sistem kerja ketiga aplikasi di atas dengan sistem ERP dalam menjalankan proses-proses bisnis suatu perusahaan Fungsi CRM,SRM dan CRM merupakan dari sistem ERP yang ketiganya sama-sama memberikan kontribusi dan nilai lebih untuk menjalankan prose bisnis suatu perusahaan,karena dengan adanya ketiga fungsi tersebut maka Perusahaan mendapatkan kemudahan dari keuntungan fungsi SCM,CRM danCRM.
2) Permasalahan utama yang dihadapi LOGIN tentang infrastruktur bisnis pada saat ini, antara lain: y
Tuntutan
pasar yang semakin beragam dengan kualitas pelayanan yang semakin tinggi;
y
Jumlah pesaing (terutama perusahaan asing) yang semakin banyak dengan basis kekuatan Teknologi
y
Informasi dan Komunikasi;
Aplikasi / solusi fungsi bisnis LOGIN yang belum lengkap dan integrated bahkan sebagian besar sudah tidak berkinerja baik (jadul);
y
Sejumlah infrastruktur bisnis LOGIN dirasakan kurang memenuhi spesifikasi teknis, banyak yang menganggur (idle), dan over capacity ;
y
Ada sejumlah pemanfaatan sarana & prasarana bisnis LOGIN yang menyimpang dari seharusnya yang dilakukan oleh beberapa oknum perusahaan;
y
Terjadinya
kesenjangan kompetensi (K nowledge, Skill , dan Attitude) SDM antara yang
dibutuhkan oleh perusahaan dan SDM yang tersedia cukup lebar.
keluaran-keluaran yang SEHARUSNYA dapat diperoleh oleh perusahaan LOGIN dengan mengimplementasikan sistem ERP untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang mereka hadapi y
Untuk menjawab tuntutan pasar yang semakin beragam dengan kualitas semakin tinggi adalah dengan mengevaluasi sistem Erp yang ada apakah sudah dapat memenuhi tuntutan pasar dengan kualitas yang semakin diharapkan.Mencari indikator apa saja yang menjadi tuntutan pasar kemudian mengevaluasi apakah sistem Erp sudah memadai atau tidak jika tidak maka Login harus segera merubah atau menambah sistem ERP yang dipakai
y
Evaluasi kelayakan teknologi dan identifikasi apakah penggunaan teknologi informasi dan komunikasi sudah efektif,efesien dan tepat sasaran apa tidak.
y
Membangun atau menambah fitur-fitur aplikasi yang sudah tidak berkinerja dengan baik,identifikasi apakah sistem yang digunakan sudah integrated atau tidak.
y
Mengidentifikasi infratruktur mana yang sudah tidak memenuhi spesifikasi teknis, banyak yang menganggur (idle), dan over capacity , jika sistem itu masih bisa dipakai dengan catatan masih mempunyai nilai dan report yang dihasilkan dapat menghasilkan bunyi yang nantinya berguna untuk perusahaan, maka sistem itu masih bisa digunakan. Tetapi jika memang dirasa sudah tidak bisa digunakan apalagi sudah over capacity maka sistem itu harus dirombak.
y
pemanfaatan sarana & prasarana bisnis LOGIN yang menyimpang dari seharusnya yang dilakukan oleh beberapa oknum perusahaan, mulai mencari oknum yang melakukan penyimpangan jika memang perlu ditindak maka lakukan tindakan,tetapi jika memang masih diperbaiki maka harus mempunyai komitmen yang loyal pada perusahaan.
y
Menyusun key performence anatara kebutuhan yang dibutuhkan dengan SDM yang ada,jika terjadi gap kita dapat melakukan berbagai kemungkinana, misalnya dengan adanya
pelatihan, atau melakukan rotasi,promosi dan mulai melakukan sistem T he right man in the right place.
Semua itu dapat dilakukan dengan adanya komitmen semua SDM terutama Top management untuk melakukan atau mengimplementasikan sistem ERP. Ada pun key performence yang harus dibuat perusahaan adalah: Produktivitas diukur per fungsi yang akan dilibatkan dalam sistem ERP, dengan ukuran Key Performance Indicator (KPI) dari masing-masing fungsi. Tata
cara perhitungan adalah sebagai berikut:
a. Key Performence indikator dari legelacy sistem dapat diperoleh dari data historis perusahaan,jika diperlukan dilengkapi dengan survey. b. KPI dari ERP system dapat diperoleh dengan survey, baik berdasarkan pertimbangan obyektif maupun subyektif. c.
Jika masing-masing KPI dikalikan dengan standard rate, maka akan diperoleh operating cost dari legacy system dan ERP system.
d. Dengan mengurangkan operating cost dari legacy system dengan ERP system, akan diperoleh penghematan potensial dari implementasi ERP. risk reduction
Implementasi ERP juga akan mengurangi resikonya terjadinya kegagalan perusahaan, misalnya dalam hal: -
kesalahan pelaporan keuangan
-
pemenuhan tenggat waktu konsumen
-
kesalahan strategi harga jual produk
-
kesalahan pengiriman produk
Kegagalan perusahaan seperti dicontohkan di atas biasanya berakar pada tidak adanya integrasi sistem, oleh karena itu diharapkan akan hilang dengan adanya sistem ERP. Berapa nilai resiko kegagalan perusahaan tersebut, jika dinilai dengan rupiah, akan menghasilkan potensi penghematan akibat risk reduction.
staff reduction
Pertimbangan aspek kelayakan organisasi menghasilkan keluaran berupa headcount analysis. Headcount analysis memperhitungkan berapa banyak karyawan dapat dikurangi dengan implementasi ERP. Ini juga menimbulkan potensi penghematan dari operating cost perusahaan.
Cost
Pengeluaran yang berhubungan dengan proyek implementasi ERP secara umum terbagi lima komponen: 1. software Studi kelayakan ERP memang tidak memberikan rekomendasi secara spesifik kepada satu vendor tertentu. Namun demikian dapatlah diperkirakan berapa kira-kira dana yang perlu disediakan perusahaan untuk membeli lisensi penggunaan perangkat lunak ERP. Biaya software akan tergantung kepada lingkup fungsional dan organisasi yang dilibatkan. 2. hardware Biasanya implementasi ERP menuntut peremajaan perangkat keras, baik di tingkat client maupun server. Tidak boleh dilupakan juga adalah pengadaan jaringan dan kelengkapan kelemanannya. 3. consultant Biaya konsultan akan sangat tergantung pada vendor ERP mana yang dipilih. Biaya konsultan akan terjadi sejak awal masa awal proyek hingga pemeliharaan. 4. project management Termasuk
biaya manajemen proyek adalah:
-
project team
-
sosialisasi
-
user training
-
contingency 5. operating cost
Operating cost yang dimaksud disini adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan pada saat sistem ERP telah mulai diterapkan. Diantaranya adalah biaya perawatan dan perbaikan sistem, biaya sewa jaringan.
3). Rekomendasi yang dibutuhkan manajemen LOGIN dari pihak konsultan tersebut, mengenai implementasi ERP dimulai dengan tahapan persiapan, tahapan pembangunan modul-modul aplikasi, hingga tahapan implementasi modul-modul apalikasi ERP? Tahapan
Perencanaan :
a. Pembentukan project team, yang terdiri dari: y
Komite pengarah.
y
Staf Teknologi informasi Internal: Manajer I T,Programmer,System Analysit,dukungan teknik
y
Penguna utama internal
y
Perwakilan Vendor & Konsultan.
b.
Tugas Tim
: Mengidentifikasikan masalah dan menentukan ruang lingkup,mengevaluasi
alternatif, pendekatan implementasi ERP, Membuat jadwal an anggaran. Tahapan Analisis
y
Mengumpulkan informasi
y
Mendefinisikan kebutuhan pengguna
y
Tugas Tim:
Mengevaluasi vendor : vendor yang terpilih Mendefinisikan inisiatif untuk rekayasa ulang proses bisnis y
Pelatihan Project Team dari vendor & Konsultan
y
Project Team menghasilkan prototipe sistem ERP di berbagai fungsi organisasi : Simulasi dan itegrasi anatara modul
y
Tahap
y
Laporan rekomendasi untuk verifikasi dan persetujuan. Desain Mengecek apakah menggunakan pendekatan satu kesatuan paket atau hanya beberapa paket ERP saja.
y
Bila diputuskan satu kesatuan paket (seluruh modul aplikasi Erp), maka desain antar muka sudah ditentukan dan kustomisasi hanya bagian kecil saja.
y
Bila dipilih hanya beberapa paket saja, maka dibutuhkan desai perangkat perantara (middleware), sehingga desain antar muka kan semakin banyak, karena selruh paket yang beragam tersebut harus saling berkomunikasi.
Tahapan
Implementasi
Berdasarkan aplikasi yang dipilih dilakukan kustomisasi dan tahap konstruksi
Dalam Tahapan implementasi hasil re-desain proses bisnis diterapkan, termasuk hardware,software, data dan jaringan.
Penyesuaian berikutnya, umumnya berupa penyesuaian organisasi/prosedur (seperti tambahan prosedur baru) dan orang (seperti mutasi,rotasi atau promosi).
Berdasarkan konfigurasi dan integrasi: y
Pembuatan prototype dalam validasi, revis dll
y
Verifikasi dan penjualan saham
y
Membuat dokumentasi
y
Membuat rencana konversi roll out sistem
4). Modul-Modul di SAP
SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut : o SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing) o MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian ( procurement ) dan pengelolaan inventory o PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan. o Q M-Q uality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik o PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis o HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai o FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury ), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
o CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
o AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets , meliputi proses , sampai ke investment controlling asset accounting tradisional dan technical assets management o PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol SAP Architecture & SAP Version DevelopmentSAP's products focus on ERP, which it helped to pioneer. The company's main product is MySAP ERP. The name of its predecessor, SAP R/3 give a clue to its functionality: the "R" stands for realtime data processing and the number 3 relates to a 3-
tier architecture: database, application server and client (SAPgui). R/2, which ran on a Mainframe architecture, was the first SAP version.
Other major product offerings include Advanced Planner and Optimizer (APO), Business Information Warehouse (BW), Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), Supplier Relationship Management (SRM), Human Resource Management Systems (HRMS), Product Lifecycle Management (PLM), Exchange Infrastructure (XI), Enterprise Portal (EP) and SAP Knowledge Management (KM).
The
APO name has been retired and rolled into SCM. The BW name (Business Warehouse) has now
been rolled into the SAP NetWeaver BI (Business Intelligence) suite and functions as the reporting module.
The
company also offers a new technology platform, named SAP NetWeaver. While its original
products are typically used by Fortune 500 companies, SAP is now also actively targeting small and medium sized enterprises (SME) with its SAP Business One and SAP All-in-One.
Reportedly, there are over 100,800 SAP installations at more than 28,000 companies. SAP products are used by over 12 million people in more than 120 countries.
SAP sendiri memiliki 3 jenis produk:
- My SAP Business Suite atau yang lebih dikenal dengan nama R/3. Merupakan produk utama dan pertama dari SAP. Sudah memiliki ratusan customer yang merupakan korporasi di seluruh dunia. Merupakan full customise system, menggunakan bahasa pemrograman sendiri (ABAP). Untuk mengimplementasikan produk yang satu ini, anda perlu meluangkan investasi min US$ 500.000, waktu implementasi min 1 thn, serta team I T yang solid dan capable. Ilustrasinya: Anda ingin membuat rumah, disediakan tanahnya, bahan bangunan, arsitek, kontraktor, buruh, tapi design & perencanaan silahkan anda develop dan rundingkan sendiri dengan resources yang anda
miliki.
- My SAP All-in-One, atau A1, merupakan turunan dari R/3 yang sudah memiliki best practice dari industri vertical tertentu (mis: trading, distribusi, manufacture, building management, etc.) Sama seperti R/3 merupakan full customise system juga, akan tetapi sudah ada rangka best practice-nya. Programming language: ABAP. Untuk mengimplementasikan produk yg satu ini, persiapkan investasi sebesar min US$ 150.000, dengan waktu implementasi min 6 bln, serta team IT yg solid & capable. Ilustrasinya: Kerangka dan design rumah sudah ada, tinggal anda customise sesuai keinginan anda.
- My SAP Business One atau B1, merupakan produk paling ekonomis dari SAP. Dengan general modul yg bisa dipergunakan di semua jenis perusahaan, B1 memiliki keunggulan dengan adanya fondasi yang kuat, ditopang oleh flexibilitas program mengikuti business proses dari customer menggunakan Add On modul. Investasinya berkisar dari US$ 30.000 - 100.000 dengan waktu implementasi mulai 20 man days. Ilustrasi: bangunan rumah sudah ada, tinggal pilih interior, warna cat, dekorasi dll. What is SAP IDES (International Demonstration and Evaluation System)?
SAP IDES is a normal R/3 but with lots of DEMO data.
The
system that contains several sample companies typifying relevant
business processes. It is simple to use and has a variety of master and transaction data, and is used for demos, online/classroom training, and presentations. Potential customers use IDES to trial and test software via Internet.
SAP IDES the "Internet Demonstration and Evaluation System" in the R/3 System, represents a model company. It consists of an
international group with subsidiaries in several countries. IDES contains application data for various business scenarios that can be run in the SAP System. The business processes in the IDES system are designed to reflect real-life business requirements, and have access to many realistic characteristics. IDES uses easy-to-follow business scenarios to show you the comprehensive functions of the R/3 System. The
focal point of IDES, however, is not the functionality itself, but
the business processes and their integration.
IDES not only covers the Logistics area, but also Financials, and Human Resources. It demonstrates how the R/3 System is able to support practically all types of industries, from discrete production through to process industries, from engineering-to-order to repetitive manufacturing. However, IDES is not a sector-oriented model company. The
individual processes are based on practice-oriented data for
sectors such as Retailing or Banking. The IDES group manufactures products as diverse as elevators, motorcycles, and paints.
IDES is managed by SAP just as any regular business enterprise. SAP regularly updates the IDES data (master data, transaction data, and customizing). IDES also carry out period-end closing and plan with different time-horizons. Transaction data are generated to ensure that the information systems in all areas have access to realistic evaluation data. IDES are constantly implementing new, interesting business scenarios to highlight the very latest functions available in the R/3 System. New functions are represented and documented by IDES scenarios.
Above all, IDES shows you the possibilities of the integrated applications in the SAP System. IDES cover all aspects of a business enterprise, including Human Resources, Financial Accounting, Product Cost Planning, Overhead Management, Profitability Analysis, Planning, Sales and Distribution, Materials Management, Production, and much, much more. IDES have also integrated document administration and
third-party CAD systems within the IDES system. This means that you can call up and display external documents, or access CAD drawings.
IDES shows you how the R/3 System supports production processes, the supply chain, and the efficient usage of global resources. Or perhaps you would like to increase your understanding of just-in-time-production or the integration of the electronic KANBAN system in an MRP II environment? IDES provides the ideal way to learn about areas such as Product Cost Controlling, Activity-Based Costing, or integrated Service Management and Plant Maintenance. How to manage high inflation is just one of the ever-growing number of IDES business scenarios that you can choose from. Modul dan aplikasi yang terdapat dalam suatu software SAP R/3 tergantung kepada versinya. SAP secara terus menerus melakukan upgrade terhadap software R/3 agar sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan jaman. Secara keseluruhan, SAP R/3 versi 4.6C terbagi menjadi tiga functional area:
§ Financial § Logistics § Human Resources
Sementara masing-masing functional area terdiri dari berbagai macam modul pendukung. Selengkapnya modul yang terdapat pada SAP R/3 versi 4.6C sebagai berikut:
§ Financial · Financial Accounting (FI) · Controlling (CO) · Investment Management (IM) · Treasury (TR) · Enterprise Controlling (EC)
§ Logistics · Logistics Execution (LE) · Sales and Distribution (SD) · Materials Management (MM) · Plant Maintenance (PM) · Production Planning and Control (PP) · Logistics - General (LO) · Quality Management (QM) · Project System (PS) · Customer Service (CS) · Real Estate Management (Industry Solution)
§ Human Resources · Personnel Management (PA) · Personnel Time Management (P T) · Payroll (PY) · Training and Event Management (PE) · Organizational Management · Travel Management (TV)
Setiap modul R/3 mendukung fungsi-fungsi manajemen tertentu. Penjelasan masing-masing modul adalah sebagai berikut:
A. Financial 1. FI-Financial Accounting Software bisnis SAP ditujukan untuk menyediakan pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi
awalnya.
2. CO-Controlling Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional: · Pengendalian capital investment · Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran · Pengendalian pendanaan terhadap procurement, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area · Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan
3. IM- Investment Management Fungsi dari modul IM ini overlapping dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.
4. EC-Enterprise Controlling Tujuan
dari modul EC adalah untuk memberikan akses
bagi Enterprise Controller kepada Information Warehouse mengenai hal-hal berikut: · Kondisi keuangan perusahaan · Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan · Investasi · Maintenance dari aset perusahaan · Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan · Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market share, competitor performance · Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti
struktur produksi, struktur biaya, financial accounting dan profitability analysis.
5. TR-Treasury Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.
B. Logistics 1. LE-Logistics Execution Modul LO juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.
2. SD-Sales Distribution Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.
3. MM-Materials Management Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.
4. PP-Production Planning
Modul PP ini didasarkan pada pendekatan klasik Materials Requirement Planning (MRP II), dan dengan demikian menjalankan fungsi yang serupa dengan MRP II dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses delivery produk.
5. PM-Plant Maintenance Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.
6. QM-Quality Management Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production Planning for Process Industries. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.
7. PS-Project System Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini: · Perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value · Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit costing dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan · Koordinasi dari resources melalui otomasi permintaan material, manajemen inventori, network planning dari orang, kapasitas, material, operating resources dan servis · Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan · Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan
C. Human Resources Berfungsi untuk: · Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap salary, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan · Melindungi data personalia dari pihak luar Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir
Modul yang saat ini sangat diperlukan oleh LOGIN adalah dilihat dari permasalahan yang ada Terjadinya
kesenjangan kompetensi ( K nowledge, Skill , dan Attitude) SDM antara yang dibutuhkan
oleh perusahaan dan SDM yang tersedia cukup lebar. Dan menurut saya SDM dulu yang perlu dibenahi karena jika ada sistem tapi SDM nya tidak mampu menggunakan sistem itu, kegiatan bisnis perusahaan tidak akan berjalan oleh karena itu yang diperlukan adalah : o HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai Fungsinya adalah Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap salary, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan · Melindungi data personalia dari pihak luar Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir
5. Tiga Perusahaan yang menggunakan sistem ERP : OCBC NISP, S TIKes Dharma Husada, PT PUPUK Kujang a. ERP pada OCBC NISP
Dalam hal pengelolaan sumber daya manusia, OCBC NISP menggunakan Oracle Peoplesoft.Dalam software ini ada menu-menu yang kesemuanya bisa digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan terutama di bidang kepegawaian. Paket-paket ini mengidentifikasi himpunan tugas secara umum dan menyediakan aplikasi layer secara umum untuk menangani keperluan tersebut. Manajemen basis data mempertimbangkan pentingnya suatu data bersifat on-line, dan dapat diakses melalui jaringan komputer. Alasan mengapa menggunakan Peoplesoft antara lain: - Mengurangi perulangan data - Mencapai independensi data - Menginteregasikan data beberapa file - Mengambil data dan informasi dengan cepat - Meningkatkan Keamanan Database PeopleSoft terdiri dari dua komponen, sistem katalog PeopleSoft (atau PeopleTools) dan data aplikasi. The PeopleTools,hampir sama dengan katalog sistem Oracle, adalah repositori untuk aplikasi (catatan,panel, PeopleCode, dll). Gambar berikut menggambarkan bagaimana PeopleSoft diatur dalam RDBMS Oracle:
Usage
Examples
PS_PERSONAL_DATA Application
The
Application Data layer houses the
Data
actual user-entered data in the database
PS_PERSONAL_DATA PS_EMPLOYMENT PS_EMPLOYMEN T PS_JOB PS_JOB
The PeopleTools
PeopleTools
layer houses the tools
used for development of the application
RDBMS
The
RDBMS Catalog houses the core
Catalog
structures that mae up the database
RECORDS RECORDS PANELS PANEL PEOPLECODE PEOPLECODE
DBA_USERS (oracle) DBA_USERS (oracle)
SYSUSERS (Sybase/ SQL-Server) SYSUSERS (Sybase / SQL-Server) SYSUSERAUTH (DB2) SYSUSERAUTH (DB2)
Catatan: Meskipun secara teknis tidak benar untuk menyebutnya sebagai database PeopleSoft, komunitas pengguna umum mengacu seperti itu. Database PeopleSoft ada dalam skema pengguna Oracle. Skema, SYSADM, berisi semua benda yang membentuk aplikasi PeopleSoft. Lingkungan berikut diperlukan untuk mendukung database PeopleSoft:
y
PSAU - PeopleSoft application update database (Aplikasi database update)
y
Development - Development database (Pengembangan database)
y
Testing
- Regression and Integration testing database (Pengujian - Regresi dan Integrasi
database pengujian) y
User acceptance - User testing and acceptance environment.(User pengujian dan penerimaan lingkungan)
Struktur direktori yang direkomendasikan untuk menginstal aplikasi peoplesoft adalah sebagai berikut:. Contoh Instalasi produk PeopleSoft tunggal: PSFT
- PS_HOME PSFT - PS_HOME
HR750 SQRBINW
- HRMS HR750 - HRMS - Scribe SQR EXEs SQRBINW - Scribe SQR ongkos
CRW
- Seagate Crystal Reports EXEs CRW - Seagate Crystal Reports ongkos
FOLIO
- Folio and PeopleBooks Folio - Folio dan PeopleBooks
... ...
Contoh Menginstal beberapa produk PeopleSoft:
PSFT
- PS_HOME PSFT - PS_HOME
HR750
- HRMS HR750 - HRMS
EP750
- Enterprise Performance EP750 - Kinerja karyawan
HE750
- Employee Admin HE750 - Admin karyawan
CRW
- Seagate Crystal Reports EXEs CRW - Seagate Crystal Reports ongkos
SQRBINW FOLIO
- Scribe SQR EXEs SQRBINW - Scribe SQR ongkos - Folio and PeopleBooks Folio
Ada tiga cara workstation klien dapat terhubung ke database PeopleSoft. Pertama dengan menggunakan koneksi langsung dua tingkat dengan RDBMS Oracle menggunakan SQL * NE T/Net8, kedua menggunakan server aplikasi Tuxedo tiga-lapis, dan ketiga menggunakan sentakan tiga tingkat / kombinasi Tuxedo dapat terhubung ke halaman web PeopleSoft. Untuk terhubung dengan menggunakan pendekatan dua tingkat, versi yang benar dari NE T/Net8 * SQL perlu diinstal. Untuk terhubung dengan menggunakan pendekatan tiga tingkat, PeopleSoft Configuration Manager akan dibutuhkan untuk mengkonfigurasi untuk terhubung ke server aplikasi. Untuk terhubung dengan menggunakan pendekatan tiga-tier web, pengguna akan memerlukan browser web dan alamat Universal Resource Locator (URL). Menu-menu yang ada dalam peoplesoft yang digunakan di bank OCBC NISPantara lain: 1. Self Service Menu ini digunakan terutama untuk keperluan khusus karyawan dan terdapat beberapa sub menu seperti: y
Review Transaction yaitu untuk mereview semua transaksi/kegiatan yang telah kita lakukan
dalam software peoplesoft. y
OCBC NISP Medical yaitu untuk mereimburse klaim yang berkaitan dengan kesehatan,untuk
melihat history kesehatan karyawan dan melihat sisa saldo untuk klaim kesehatan karyawan. y
OCBC NISP Overtime yaitu digunakan untuk menginput data apabila karyawan melakukan
kerja lembur. y
Ocbc nisp Loan yaitu digunakan unuk melinat jumlah pinjaman karyawan.
y
Time reporting yaitu digunakan untuk laporan jadwal cuti dan sisa cuti.
y
Personal information untuk mereview dan mengupdate data-data pribadi karyawan.
y
Payroll and compensation untuk menangani permasalahan keuangan seperti history gaji
karyawan, mengupdate data terkini dari deposit setiap karyawan y
Performance manangement digunakan untuk mengakses penampilan dan pengembangan
serta evaluasi yang dilakukan oleh karyawan y
OCBC NISP overtime digunakan untuk melihat jam-jam lembur yang dilakukan oleh karywan
y
Time reporting digunakan untuk mengakses data jadwal, absensi kehadiran karyawan setiap
harinya y
Benefits digunakan untuk mengakses data-data mengenai kesehatan, asuransi, tabungan
pensiun atau manfaat lain yang berguna untuk karyawan. y
Learning and development untuk memasukkan informasi yang berkaitan dengan skill dan
kompetensi yang dimiliki oleh karyawan serta pelatihan apa saja yang dibutuhkan dan telah dijalani oleh karyawan. y
Performance management untuk mengakses dan mengetahui sejauh mana performance
karyawan serta evaluasi yang dihasilkan dari performance karyawan. Dari system aplikasi diatas, oracle peoplesoft sudah masuk ke kategori aplikasi yang modern dan canggih di bidangnya, selain itu menu pada aplikasi ini dibuat secara simple sehingga para karyawan dapat dengan mudah mengaksesnya dan data yang di share pun akan semakin cepat untuk dibuat keputusan yang tepat. Selain itu menu-menu tersebut diatas sangat mewakili kebutuhan karyawan karena untuk mengambil keputusan tidak diperlukan waktu yang lama tetapi keputusan akan dibuat secara real time sangat jauh berbeda dengan system yang masih dijalankan secara manual seperti contoh:apabila karyawan ingin mengajukan permohonan cuti tidak perlu menggunakan surat cuti lalu dikirim ke kantor pusat,sehingga untuk dapat keputusan tersebut dibutuhkan waktu yang cukup lama dari mulai mengirim surat sampai membuat keputusan. Dari berbagai fitur yang ditawarkan, Peoplesoft mempunyai berbagai keunggulan antara lain 1.
Cepat dalam pengambilan keputusan, karena semua bagian sudah terintegrasi ke dalam sistem ini maka setiap ada informasi yang masuk, informasi yang berkaitan dengan SDM akan cepat diterima oleh bagian personalia dan akan cepat diambil keputusan.
2.
C lient/server
environment , Oracle berjalan di jaringan komputer. Oracle memisahkan proses
antara database server dan aplikasi client. Server yang terinstal. Oracle bertanggung jawab menangani proses database, sementara client/workstation yang menjalankan aplikasi hanya berkonsentrasi menampilkan data. Struktur ini akan mengurangi kemacetan jaringan. Oracle
mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terabyte. Oracle juga mendukung pengaturan penggunaan space pada harddisk, sehingga ruangan harddisk termanfaatkan secara efisien. 3.
Multiuser ,
Oracle mendukung pelayanan banyak user, yang terkoneksi pada waktu yang
sama, dan mengakses data yang sama. Dengan fasilitas ini, Oracle mampu menghindari konflik data secara baik. 4.
, Oracle C onnectibility
dapat menggunakan berbagai sistem operasi dalam suatu jaringan
untuk mengakses data. 5.
High
transaction processing performance, Oracle dapat mengatur sistem agar pemrosesan
data dapat berjalan dengan cepat walaupun jumlah transaksi sangat banyak pada suatu waktu. 6.
Availability , Oracle dapat menjalankan database secara terus menerus, 24 jam sehari.
Pemisahan sistem komputer dan proses backup dapat dilakukan secara on line, tanpa harus mematikan database. 7.
Manajemen Keamanan yang baik Oracle menghindari akses database dari pihak-pihak yang tidak diinginkan. Oracle memiliki fitur yang baik untuk membatsi dan memonitor akses data.
8.
Database
enforced integrity , Oracle mempunyai kontrol untuk mengendalikan data mana
saja yang dapat diterima database. Tidak perlu membuat kode dibanyak aplikasi, cukup di satu database Oracle. 9.
P ortabilitas ,
Oracle dapat berjalan diberbagai sistem operasi, baik Linux, Windows, Unix, dan
masih banyak lagi. Aplikasi yang menggunakan data Oracle dapat dengan mudah mengakses data Oracle yang berjalan di sistem apapun. 10. Distributed
Sistem, Oracle dapat memisahkan databasenya dalam komputer-komputer yang
secara fisik terpisah, namun secara logis terlihat seperti satu database.Replicant environment Oracle mampu menduplikasi database object dalam lokasi server yang berbeda-beda. Hal ini sangat membantu jika salah satu server rusak, server lain dapat langsung menggantikan fungsinya.Oleh karena nya, banyak perusahaan mempercayakan pengolahan database mereka dengan menggunakan Oracle. B.ERP pada STIKes Dharma Husada
STIKes Dharma Husada mulai mencari perusahaan rekanan yang dapat membantu membuat sebuah sistem ERP, pada saat itu STIKes Dharma Husada memilih P T MQ Solution untuk membuat Sistem ERP.
PT MQ Solution memberikan rancangan sebuah sistem ERP dengan menggunakan Software Database Oracle. Oracle mendominasi pasar database server, hal ini mungkin didasarkan kepada banyak perusahaan berskala besar mengunakan Oracle dalam mengelola datanya. Perusahaan Oracle didirikan pada tahun 1977 oleh tiga orang programmer, Bob Miner, Ed Oates dan Larry Ellison yang menjabat sebagai CEO (Chief Executive Officer). Konon, dari ketiga programmer tersebut, Larry adalah yang nomor 3 dalam programming. Larry lebih sering (dan lebih senang) mengerjakan pemasaran, dan
drop out dari kuliah karena keasyikannya di Oracle. Perusahaan ini berkonsentrasi pada pembuatan database server di mainframe. Kisah sukses Oracle Corp terkait dengan sejarah dan teori database relasional.
Larry Ellison penemu Software Development Laboratories Tahun 1977. Tahun 1979 SDL dirubah menjadi RSI memperkenalkan produk Oracle Versi 2 sebagai awal produk komersial relational database system. Versi ini tidak mendukung transaksi tapi menerapkan basic SQL untuk query dan joins. RSI tidak pernah meluncurkan versi 1 sementara versi 2 di anggap sebagai trik marketing. Tahun
1983 RSI merubah namanya menjadi oracle corporation.
Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu sistem manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle memasarkan jenis basis data ini untuk bermacam-macam aplikasi yang bisa berjalan pada banyak jenis dan merk perangkat keras komputer (platform). Basis data Oracle ini pertama kali dikembangkan oleh Larry Ellison, Bob Miner dan Ed Oates lewat perusahaan konsultasinya bernama Software Development Laboratories (SDL) pada tahun 1977. Pada tahun 1983, perusahaan ini berubah nama menjadi Oracle Corporation sampai sekarang. Oracle menggunakan SQL (Structured query language) sebagai bahasa perantara antara user dan database. Kemudian Oracle Corp mengembangkan sebuah bahasa procedural yang mereka sebut sebagai PL/SQL. Dengan menggunakan kedua bahasa ini, seorang user dapat mengoptimalkan penggunaan database Oracle. Keunggulan Oracle dibanding dengan yang lain : 1. Client/server environment
Oracle berjalan di jaringan komputer. Oracle memisahkan proses antara database server dan aplikasi client. Server yang terinstal Oracle bertanggung jawab menangani proses database, sementara client/workstation yang menjalankan aplikasi hanya berkonsentrasi menampilkan data. Struktur ini akan mengurangi kemacetan jaringan. 2. Ukuran database yang besar dan pengaturan space Oracle mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terabyte. Oracle juga mendukung pengaturan penggunaan space pada harddisk, sehingga ruangan harddisk termanfaatkan secara efisien. 3. Multiuser Oracle mendukung pelayanan banyak user, yang terkoneksi pada waktu yang sama, dan mengakses data yang sama. Dengan fasilitas ini , Oracle mampu menghindari konflik data secara baik. 4. Connectibility Oracle dapat menggunakan berbagai sistem operasi dalam suatu jaringan untuk mengakses data. 5. Hight transaction processing perfomance Oracle dapat mengatur sistem agar pemrosesan data dapat berjalan dengan cepatwalaupun jumlah transaksi sangat banyak pada suatu waktu. 6. Availability Oracle dapat menjalankan database secara terus menerus, 24 jam sehari. Pemisahan sistem komputer dan proses backup dapat dilakukan secara on line, tanpa harus mematikan database. 7. Manajemen Keamanan yang baik Oracle menghindari akses database dari pihak-pihak yang tidak diinginkan. Oracle memiliki fitur yang baik untuk membatsi dan memonitor akses data. 8. Database enforced integrity Oracle mempunyai kontrol untuk mengendalikan data mana saja yang dapat diterima database. Tidak
perlu membuat kode dibanyak aplikasi, cukup di satu database Oracle.
9. Portabilitas
Oracle dapat berjalan diberbagai sistem operasi, baik Linux, Windows, Unix, dan masih banyak lagi. Aplikasi yang menggunakan data Oracle dapat dengan mudah mengakses data Oracle yang berjalan di sistem apapun. 10. Distributed system Oracle dapat memisahkan databasenya dalam komputer-komputer yang secara fisik terpisah, namun secara logis terlihat seperti satu database. 11. Replicant environment Oracle mampu menduplikasi database object dalam lokasi server yang berbeda-beda. Hal ini sangat membantu jika salah satu server rusak, server lain dapat langsung menggantikan fungsinya. Oleh karena nya, banyak perusahaan mempercayakan pengolahan database mereka dengan menggunakan Oracle. Pada dasarnya sistem informasi mempunyai 5 (lima) fungsi yang satu sama lain saling terkait yaitu: a. Sistem Informasi keuangan (anggaran) yang merupakan bagian dari sistem informasi menajemen yang menangani pemrosesan pengajuan, pengontrolan dan koordinasi di dalam perusahaan/organisasi yang disesain untuk membantu perusahaan/organisasi berjalan lebih cepat dan efisien dengan melakukan pemrosesan secara otomatis terhadap aktivitas kerjanya. b. Sistem Informasi Manajemen yang mengumpulkan, memproses data untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan manajer untuk perencanaan,pengendalian, dan pengelolaan setiap aktivitas kerja pada bidangnya masing-masing. Bnetuk dari informasi yang dihasilkan adalah secara terstruktur dan rutin dihasilkan oleh perusahaan yang bersangkutan. c. Sistem pendukung keputusan nyang menyediakan alat bagi manjaer untuk membantu memecahkan masalah yang semi terstruktut yang dihadapi. Sistem ini bukan dirancang untuk memecahkan masalah,tetapi mempunyai kemampuan untuk menyajikan sekumpulan informasi yang dibutuhkan manajer atau pimpinan dalam mengambil keputusan. d. Sistem informasi eksekutif yang dirancang khusu untuk kebutuhan eksekutif puncak, yaitu orang-0orang yang berada ditingkat paling tinggi dalam perusahaan atau organisasi. Informasi yang dibuat dasarikan dari sistem informasi yang berada didalam perusahaan atau organisasi berdasarkan data yang dimilkinya. e. Sistem pendukung peningkatan produktivitas pegawai, seperti contohnya penggunaan mail dalam berkomunikasi.
Pada prinsipnya ada 4 sistem aplikasi korporasi yang dibutuhkan di S TIKes Dharma Husada diantaranya : 1. ABSIS = Absence Information sistem yaitu digunakan untuk sistem payroll 2. BUDIS = Budgeting Information System 3. FINIS = Finance Information System 4. ACTIS = Accounting Information System Yang akan dibahas disini adalah mengenai Sistem FINIS atau dapat disebut juga sebagai CABIS . Finance Information system (FINIS) adalah modul yang ditujukan untuk mengolah data keuangan
dalan satu perusahaan atau organisasi. Sistem informasi ini menghasilkan laporan keuangan kas dan Bank. Dalam mengerjakan sistem ERP ini ada beberapa Tahapan diantaranya : 1. Perencanaan Proyek, adalah perencanaan keseluruhan untuk mengejkan proyek. Perencanaan proyek didefiniskan kedalam tahapan-tahapan pelasanaan proyek diantaranya ruang lingkup proyek, organisasi proyek, tanggung jawab pihak-pihak yang berkompeten, dan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Perencanaan pelaksanaan proyek juga didefinisikan prose pelaporan kepada S TIKes Dharma husada untuk menindak lanjuti hasil pelaksanaan proyek yang telah dilakukan.\ 2. Perencanaan Garansi, mendeskripsikan aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan, fungsi atau area dari sistem yang akan dipelihara, jadwal garansi juga pelaporan jika ada kerusakan, gangguan atau perubahan prosedur. 3. Spesifikasi Desain awal, mendeskripsikan permintaan paada sistem yang akan dibuat. Tahapan
ini akan menjadi level teratas dalam mendesain suatu sistem. Persetujuan dengan
konsumen pada desain level teratas akan mengijinkan pengembang untuk memprose kedalam desai sistem yang lebih detail. Dokumen ini akan mendifinisakan permintaan fungsional dan keunggulkan operasional dari desain yang dibuat. 4. Spesifikasi Desai Kritikal, berisi diagram aliran data, nama program dan file data, interkasi anatar komponen sistem dana mendeskripsikan desain untuk tiap-tiap bagian dari sistem. Dokumen ini akan menjadi acuan dalam pekerjaan implementasi. 5. Spesifikasi Tes dan Uji Coba, menspesifikasikan tes apa saja yang akan dilakukan selama uji coba bersama. Untuk tiap bagian tes akan didokumentasikan langkah pengetasn dan kondisi seharusnya yang dihasilkan.
6. Manual sistem operasi didalamnya mencakup ruang lingkup sistem dan prosedur pekerjaan untuk mengoperasikan dan memelihara sistem yang secara cepat mendeskripsikan bagaimana men set-up sistem komputer, bagaimana menggunkan password pengguna, bagaimana untuk melakukan back up data dan bagaimana mengintrepetasikan pesan dari sistem. 7. Petunjuk Pemakaian , mendeskripsikan user interface dan detail dari fungsi yang beraneka ragam. Bagian dasar dari petunjuk penggunaan ini adalah cara log on, log in, cara pengoperasian sistem mencetak laporan dan mencari/ memperbaiki kerusakan. 8.
Transfer
teknologi dan Pelatihan, ini akan dilakukan setelah proses pengerjaan proyek telah
selesai sebelum diimplementasikan oleh pengguna, yang pada pelaksanaannya dibagi menjadi 4 tahap yaitu: a. Pelatihan bagi system Administator. b. Pelatihan untuk menggunakan dan mengoperasikan sistem c.
Pelatihan bagi staf IT
d.
Transfder
teknologi dalam artian teknologi yang dipergunakan untuk melakukan
pembangunan sistem akan diajarkan kepada pihak pemilik proyek sehingga pemilik proyek mempunyai pengetahuan mendalam tentang sistem yang dimilikinya.
Dari latar belakang yang telah diuraikan diatas mendasari pembuatan Cash & Bank Information System ( Cabis). CABIS ini terdiri dari sekumpulan modul yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mengelola data melauli berbagai tahapan yang berurutan untuk diolah menjadi informasi yang berguna sebagai sarana untuk perencanaan,pengendalian koordinasi,analisis dan pengambilan keputusan di bidang bisnis dan organisasi lain berdasarkan posisi transaksi dan data finansial lainnya. Didalam CABIS mempunyai 5 fungsi sistem informasi yang satu sama lain saling terkait yaitu: a. CABIS sebagai sistem informasi keuangan yang merupakan bagian dari sistem informasi manajemen yang menangani pemrosesan transaksi bisnis perusahaan dan data finansial yang didesain untuk membantu organisasi berjalan lebih cepat dan efisien dengan melakukan pemrosesan secara otomatis terhadap aktivitas transaksinya. b. CABIS adalah sistem informasi manajemen yang mengumpulkan, memproses, data untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan manajer untuk perencanaan, pengendalian, dan pengelolaan organisasi. Bentuk dari informasi yang dihasilkan adalah secara terstruktur dan
rutin dihasilkan oleh perusahaan yang bersangkutan. Seperti laporan rutin periode mingguan bulanan, ataupun tahunan atas posisi kas dan bank c. CABIS sebagai sistem pendukung keputusan yang menyediakan alat bagi manajer untuk memecahkan masalah yang semi terstruktur dan tidak terstruktur yang dihadapi. Sistem ini bukan dirancang untuk memecahkan masalah, tetapi mempunyai kemampuan untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu manajer atau pimpinan dalam mengambil keputusan. Contoh informasi mengenai posisi kas, bank dan laporan cash flow yang disajikan secara spesifik dan mempunyai tipe dan model yang bermacam-macam dipilah-pilah dan dikategorikan sesuai dengan permasalahan yang mungkindihadapi. d. CABIS sebagai sistem informasi eksekutif yang dirancang khusus untuk kebutuhan eksekutif puncak, yaitu orang-orang yang berada ditingkat tinggi dalam perusahaan atau organisasi. Informasi yang dibuat disarikan dari sistem informasi yang berada dalam perusahaan atau organisasi berdasarkan posisi transaksi bisnis dan transaksi finansialnya. Cabis sebagai sistem informasi berbasis data CABIS memberikan kemudahan kepada pemakainya untuk menciptakan database dan
menyimpannya, mengakses, menyortir, memelihara data didalam database yang memungkinkan para pemakai untuk mengakses data secara bersama sama dengan menggunakan beberapa aplikasi. Keuntungan CABIS sebagai sistem informasi berbasis data diantaranya adalah: a. Independensi data, yaitu data independen terhadap program aplikasi. b. Mengurangi data redudancy, dimana data tidak disimpan lebih dari satu tempat. c.
Standarisasi data, dimana item-item data mempunyai definisi yang standar.
d. Mengurangi ketidakkonsitenan data, dimana kalau disimpan dilebih satu tempatada kemungkinan satunya di update satunya tidak. e. Integrasi data, dimana data bisa diakses untuk memenuhi permintaan informasi yang tidak diperkirakan sebelumnya tanpa harus menulis program yang baru. f.
Kepemilikan data bisa dibagi
g. Pengendalian atas data yang dilakukan secara terpusat h. User friendly, user mudah dalam mengoperasikan dan menggunakannya i.
Real time, dalam artian data yang tersimpan dalam database adalah data terbaru dimana user dapat melihat transaksi yang telah dilakukan saat ini.
j.
Keamanan data terjaga dimana hanya user tertentu yang bisa masuk dalam aplikasi dan tiap user mempunyai tingkat wewenang yang berbeda tergantung level manajemen.
CABIS dirancang dengan memperhatikan prinsip prinsip perancangan sistem yaitu:
a. Memiliki perspektif global, dimana aplikasi dipandang sebagai sisi keseluruhan sistem informasi dan memiliki master plan database yang utuh. b. Menggunakan perancangan atas-bawah(top down desig), dimana perancangan database secara diawali dengan pengenalan kebutuhan manajemen, pendekatan ini menitik beratkan pada kebutuhan informasi dari manajemen senior dan menengah. c. Memberikan laporan secara selektif, dimana database dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan satu jenis laporan utama yang dapat diberikan kepada setiap kegiatan manajemen, yang salinan rinciannya dapat disiapkan sesuai permintaan . d. Memberikan database yang berbeda untuk tingkat manejer yang berbeda, dimana database database dirancang sesuai dengan jenis kegiatan manajerial dan tingkat manajerial tertentu. Model pemrosesan CABIS
CABIS menggunakan pemrosesan secara online dimana setiap transaksi dapat langsung diproses setiap saat oleh beberapa pemakai. Pemakai dapat langsung berhubungan dengan alat pemroses yang ada di terminal. Sistem online ini memungkinkan menerima input langsung dari pemakai yang ada di lokasi kerjanya masing masing sekaligus mengirimkan kembali outputnya langsung kepada pemakai. Contoh dari pemrosesan online ini misalkan pemakai bisa mengetahui posisi laporan cash flow per saat ini.proses online ini didukung dengan arsitektur jaringan area local (LAN) dimana jaringan melingkupi area gedung/kantor yang dihubungkan dengan kabel Deskripsi umum cabis Pada dasarnya modul cash & bank informasi system (CABIS) mempunyai hubungan yang erat dengan modul lainnya yaitu: a. ACTIS b. BUDIS
Bagian kasir memasukan data ke modul CABIS untuk menghasilkan kwitansi dan memasukan transaksi ke dalam kas masuk atau bank masuk.
Modul ACTIS digunakan untuk memantau jurnal pendapatan dan memantau mutasi debet/kredit Untuk lebih mengetahui secara lebih jelas baca juga system/ sub system design.
Petunjuk awal penggunaan modul cabis Untuk menjalankan program, anda harus mengaktifkan program ini dengan cara mengklik icon CABIS yang ada pada destop anda, maka akan muncul tampilan login. Alur Kerja DP Kas Keluar a. Peohon berdasarkan kebutuhan mengajukan DP yang disampaikan kepada ADUM bagian yang bersangkutan b. ADUM akan memasukkan permohonan DP tersebut ke dalam program DP berdasarkan jumlah DP yang diminta, jika DP kurang dari 5 juta maka DP diambil dari kas sedangkan jika DP diatas 5 juta maka DP diambil dari Bank. c. DP tersebut akan mengalir secara otomatis kepada kepala bagian yang bersangkutan untuk mendapatkan persetujuan. Jika kepala bagian setuju dengan DP yang diajukan maka DP tersebut akan masuk ke bagian anggaran dan jika Dp tersebut batal dan pemohon harus mengkoreksi permohonan DP tersebut. d. DP yang disetujui Kepala Bagian akan mengalir ke bagian anggaran untuk mendapatkan verifikasi dan persetujuan dari pihak anggaran> Jika Dp tersut disetujui maka DP tersebut akan mengalir ke bagian akunting. Jika DP tersebut tidak disetujui maka DP tersebut dikembalikan ke bagian asal DP untuk dikoreksi. Proses koreksi sendiri baru bisa dilakukan jika Kepala Bagian tempat DP tersebut berasal mengubah status permohonan DP dari disetujui menjadi ditolak. e. DP yang disetujui Anggaran akan mengalir ke bagian akunting untuk mendapatkan verifikasi da persetujuan dari pihak akuntansi. Jika DP tersebut tidak disteujui maka DP tersebut dikembalikan ke anaggaran kemuadia diteruskan ke asal DP untuk dikoreksi. Proses koreksi sendiri baru bisa dilakukan jika Anggaran mengubah status permohonan DP dari disetujui menajdi ditolak dan Kepala Bagian temat DP tersebut berasal mengubah status permohonan Dp dari disetujui menjadi ditolak. f.
DP yang disetujui akuntansi akan masuk ke Cashier untuk dibayarkan.
C.ERP pada PT PUPUK KUJANG
Sistem ERP pada IFS untuk sistem pembelian purchasing dan inventori prosesnya dimulai dengan Permintaan atau material request oleh user kemudian dokumen tersebut di input pada sistem IFS. biro material menerima permintaan pembelian tersebut dari user kemudian melakukan dan membuat rencana pengadaan material. Biro material mengcek ke gudang dalam IFS ditampilkan data persediaan material yang ada digudang. Dan jika barang tersebut tidak terdapat pada sistem IFS maka biro material menginput permintaan pembelian untuk barang-barang yang tidak tersedia di gudang, berdasarkan data-data persediaan yang terdapat pada sistem IFS. Setelah itu bagian biro pengadaan melakukan pengecekan secara rutin pada sistem IFS dan jika ada permintaan dari biro material, biro pengadaan mencari vendor-vendor yang ada pada data base pada IFS dan secara sistem otomatis, dan sistem IFS memberikan informasi vendor yang bERPotensial melalui prosesproses grading. Dan setelah itu melakukan penawaran harga terhadap vendor yang tERPilih, bagian finace menerima data tersebut untuk harga untuk dibandungkan atau di komper dengan anggaran yang tersedia. Jika harga telah sesuai dengan anggaran yang tersedia bagian anggaran akan menyetujui pembelian dengan harga yang ditawarkan dan setelah mendapatkan persetujuan dari bagian keuangan. Kemudian baggian biro pengadaan mencetak purchase order untuk dicetak dan dikirimkan ke vendor yang tERPilih dan rekapnya diserahkan kepada bagiaan pengendalian barang dan bagian pengendalian keudian akan secara otomatis data tersebut dikirimkan ke bagian keuangan dan penerimaan barang disetujui dengan sistem pengiriman barang. Setelah proses tersebut vendor akan mengirimkan material yang dipesan yang akan diterima oleh bagian penerimaan barang untuk dilakukan inspeksi dan di komper dengan purchase order yang diterima dibagian biro pengadaan. Dan jika barang sesuai dengan spesifikasi yang diperlukan yang tampil pada sistem IFS barang tersebut akan diserahkan ke gudang. Kemudian gudang akan menyerahkan ke bagian produksi Menurut pendapat kami sistem persediaan dan sistem pengadaan yang terdapat pada sistem IFS yang telah diterapkan oleh PT. pupuk kujang telah menunjang opersional. Ini bisa dilihat pada sistem pengadaan dan persediaan digudang. Dimulai dengan user sampai ke bagian pengadaan barang untuk persediaan semuanya sudah terkomputerisasi dan tersistematis sehingga memudahkan kita untuk bekerja tanpa harus memakan waktu dan biaya lebih besar. Dengan adanya IFS telah menghemat waktu produksi dan menghemat biaya perusahaan sehingga output atau barang yang diproduksi menjadi sangat meningkat. Persamaan dalam penggunaan ERP pada ketiga perusahaan tersebut.
1. Tujuan penggunaan ERP yaitu : Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbedabeda Keuntungan yg bisa diukur
Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Peningkatan service level
Peningkatan kontrol keuangan
Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
2.
Menempuh berbagai tahapan Implementasi yaitu: Tahapan Perencanaan, Tahapan Analisis, Tahapan Desain, Tahapan dukungan Teknis, Tahapan Implementasi.
Perbedaannya antara ketiga perusahaan itu adalah adanya:
Pada Pupuk Kujang dan OCBC NISP karena perusahaan ini sudah berskala besar maka komitmen dari Top
Management, Middle Management sudah terbentuk sehingga dalam penerapannya pun tidak
mengalami permasalahan, sedangkan pada STIKes Dharma Husada Top management belum dapat berkomitmen bahkan adanya ketidakmampuan dari SDM atau tidak siapanya SDM menggunakan sistem Erp sehingga tujuan perusahaan masih belum tercapai, report dari hasil sistem Erp pun hanya bisa dibaca oleh segelintir pihak.
Untuk Kasus pada perusahaan LOGIN yang dapat dishare adalah:
1. Harus Ada komitmen yang sunguh sungguh dari TOP management 2. Adanya komunikasi yang baik, secara vertikal maupun horizontal 3. Keberanian menyatakan bahwa ERP adalah penting dan strategis 4. Adanya pemilihan ERP yang tepat jangan sampai ada Sejumlah infrastruktur bisnis LOGIN dirasakan kurang memenuhi spesifikasi teknis, banyak yang menganggur (idle), dan over capacity
5. Menyakinkan dalam akurasi data untuk pengambilan keputusan 6. Menyadari bahwa investasi dalam sistem informasi adalah bersifat jangka panjang. 7. Membentuk struktur organisasi yang fleksibel,adapif dan responsif terhadap perubahan.
6). Ringkasan ( summary) tentang kecenderungan terbaru (the newest trends) tentang e-business software, termasuk software ERP, CRM, SRM, dan SCM Pesan Instan tren terbaru dalam perangkat lunak e-commerce
Hari ini, komunikasi harus cepat, terutama untuk bisnis. Masukkan pesan instan. teknologi IM, dipopulerkan oleh's Instant Messenger dan perangkat lunak America Online ICQ, adalah hit tumbuh di kalangan konsumen sebagai cara murah dan mudah untuk berkomunikasi. Sekarang ide itu memegang kalangan bisnis. pembuat perangkat lunak Novell, Aliansi Sun-Netscape, anak perusahaan IBM Lotus dan lain-lain sedang membangun perangkat lunak baru IM dirancang untuk penggunaan bisnis dengan fitur-fitur baru seperti meningkatkan keamanan dan kemampuan audio dan video. E-commerce situs Web, seperti Lands End ', dan 800.com menggunakan pesan instan sebagai alternatif untuk panggilan telepon dan email untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Para pengamat mengatakan bisnis instant messaging masih dalam masa pertumbuhan, tapi itu alat vital untuk komunikasi, seperti pager, ponsel dan voice mail. IBM dan eksekutif Sun-Netscape mengatakan mereka pernah mendengar tentang eksekutif negosiasi kontrak dan akuisisi perusahaan melalui instant messaging. "Olahpesan cepat menjadi sebuah teknologi penting bagi perusahaan yang menginginkan untuk meningkatkan upaya kerjasama dan meningkatkan produktivitas," kata analis Giga Information Group Rob Enderle. "Ini merupakan salah satu peluang terkuat untuk menerapkan teknologi dengan cara yang membuat perusahaan lebih kompetitif."
EXP.com, sebuah situs saran online Web, adalah salah satu perusahaan tersebut. Start-up menggunakan software pesan instan untuk pasangan konsumen dengan para ahli pihak ketiga dan untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Sekitar sepertiga dari situs interaksi antara konsumen dan ahli berlangsung melalui pesan instan, perwakilan perusahaan tersebut. "Anda bisa melihat bahwa orang lain ada di sana. Anda tidak melihat bahwa dengan email atau telepon," kata presiden EXP.com Mark Benning pada konferensi World Internet di Los Angeles hari ini. "It's real-time, itu langsung - Anda mengharapkan jawaban segera kembali." Bisnis memiliki berbagai perangkat lunak pesan instan untuk memilih dari. Perusahaan-perusahaan yang ingin instant messaging untuk karyawan mereka hanya dapat menggunakan perangkat lunak bebas yang dibuat oleh AOL, Microsoft MSN, Tribal Suara dan perusahaan lainnya pesan Bersih. Tetapi
dengan bisnis lebih banyak menggunakan teknologi, perusahaan-perusahaan seperti Lotus,
Novell dan Aliansi Sun-Netscape sedang membangun instan messaging perangkat lunak mereka sendiri dengan fitur keamanan atau kemampuan untuk mengikat ke jaringan perusahaan perusahaan. John Patrick, wakil presiden IBM teknologi internet, kata bisnis menuntut keamanan lebih, sehingga perusahaan perangkat lunak yang mengenkripsi pesan yang masuk melalui Internet publik. Baik Lotus dan Novell menawarkan pesan teks nirkabel dan memiliki lisensi protokol Instant Messenger's AOL, sehingga pengguna perangkat lunak dapat berkomunikasi dengan para pelanggan AOL. Sun-Netscape akan segera membangun teknologi AOL Instant Messenger ke dalam keluarganya perangkat lunak e-commerce. Ketiga perusahaan mengatakan perangkat lunak mereka bisa mengikat langsung ke perangkat lunak direktori korporat perusahaan - database pusat informasi, atau "halaman kuning," untuk informasi pengguna perusahaan. Dengan begitu, eksekutif perusahaan dapat mengirimkan pesan instan memperingatkan setiap karyawan perusahaan tentang pertemuan wajib atau berita lainnya, kata John Gailey, wakil presiden Novell layanan Internet, perusahaan yang merilis software instant messaging pekan lalu. Baik Lotus dan Novell berencana untuk menambahkan audio dan video dalam versi mendatang perangkat lunak. Lotus software juga memungkinkan perusahaan untuk mengadakan pertemuan dengan beberapa orang pesan instan satu sama lain. Akhir tahun ini, perusahaan akan menambahkan perangkat lunak terjemahan yang mendukung delapan bahasa, termasuk Jerman dan Cina, sehingga pesan diketik dalam bahasa Cina dapat dibaca oleh penerima dalam bahasa Inggris. "Kami melihatnya sebagai kemampuan e-bisnis yang fundamental," kata IBM Patrick. "Di permukaan, orang berpikir itu sejumlah besar remaja memiliki obrolan, namun dalam konteks bisnis,
ia memfasilitasi dialog bisnis yang lebih produktif Jadi pengacara bisa bernegosiasi,. Dan pada saat yang sama mereka bertukar pesan instan bawah meja dengan pasangan mereka . " Tetapi
perusahaan-perusahaan yang menggunakan pesan instan untuk berkomunikasi dengan
pelanggan juga. Beberapa perusahaan e-commerce, seperti EXP.com, menciptakan chat software dari open source program messaging seperti AOL ICQ, sementara yang lain yang beralih ke perusahaan perangkat lunak komunikasi seperti eGain, eShare dan ketajaman. Microsoft mengatakan rencananya untuk mengintegrasikan pesan instan sebagai bagian dari strategi baru untuk membangun perangkat lunak berbasis internet dan layanan untuk bisnis dan konsumen. Presiden Microsoft Steve Ballmer musim gugur yang lalu mengatakan, perusahaan berencana untuk menawarkan pesan instan sebagai teknologi yang operator situs Web dapat sewa atau lisensi. Online 800.com toko elektronik meluncurkan "penasehat instan" nya layanan pada bulan Agustus, memungkinkan pelanggan untuk mengobrol langsung dengan perwakilan layanan pelanggan. Perusahaan ingin memungkinkan konsumen dan usaha kecil dengan pertanyaanpertanyaan untuk mendapatkan jawaban langsung tanpa harus memutuskan sambungan dari Internet. Menggunakan teknologi messaging yang disediakan oleh ketajaman Quintus milik, perwakilan 800.com bisa chatting dengan konsumen, mengirim diagram, dan merekam percakapan untuk dikirim ke pelanggan sesudahnya. Namun dukungan pelanggan melalui pesan instan tidak murah. Meskipun perwakilan dapat chatting dengan sampai lima pelanggan pada satu waktu, 800.com kepala pejabat pemasaran Tim Zuckert mengatakan biaya berurusan dengan pelanggan lebih dari chatting adalah sama dengan berkomunikasi dengan mereka melalui telepon. "Tidak ada penghematan biaya," kata Zuckert. "( Tapi) kita melihat ini sebagai kesempatan untuk melakukan dialog yang lebih baik dengan pelanggan kami ini mengurangi risiko kepada kita bahwa pelanggan akan meninggalkan situs dan tidak kembali.."
