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ISO 14001, Requisitos para la Implantación de un SGA

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ISO 14001, REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN SGA Las organizaciones de todos los tamaños, en todos los sectores, deben buscar herramientas para reducir sus tasas de contaminación sin frenar su desarrollo y evolución, con el objetivo de reducir al máximo el deterioro ambiental y actuar de manera responsable y eficaz con el medio ambiente. Un instrumento para ello es la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental (SGA), ya que permite a una organización conseguir una mejora continua de sus actuaciones medioambientales a través de una mejora de sus procesos productivos, asegurando que se alcanzan los niveles de comportamiento ambiental fijados por la propia organización.

OBJETIVOS Adquirir las competencias relacionadas con la estrategia a seguir para la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental según la Norma ISO 14001:2004.

CONOCIMIENTOS ■

Familia de Normas ISO 14000.

■

Norma UNE-EN ISO 14001:2004.

■

Requisitos Generales y Política Ambiental.

■

Planificación.

■

Implementación y Operación.

■

Verificación.

■

Revisión por la Dirección.

■

Estrategia a Seguir para la Implantación de un SGA.

ISO 14001, Requisitos para la Implantación de un SGA 2

FAMILIA DE NORMAS ISO 14000 El incremento de las obligaciones legales, junto con el creciente interés social sobre el medio ambiente, que tiene lugar tanto en los Estados Unidos como Europa, a partir de mediados de la década de los setenta, anima a las empresas a empezar a realizar auditorías ambientales y posteriormente a implantar sistemas de gestión ambiental. La normalización de los sistemas de gestión ambiental, realizada por la Organización Internacional de Normalización (ISO), da lugar en 1996 a la primera Norma de ámbito internacional que especifica los requisitos para un sistema de gestión ambiental, cuya versión oficial en España fue la Norma UNE-EN ISO 14001:1996 Sistemas de Gestión Medioambiental. Especificaciones y Directrices para su Utilización. Las directrices marcadas por la ISO, establecen la necesidad de revisar las normas cada 5 años, con el fin de introducir mejoras en su implantación y desarrollo, así como adecuarlas a los mercados cambiantes. Por este motivo, la ISO 14001:1996 ha sido anulada y sustituida por la UNE-EN ISO 14001:2004, Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con Orientación para su Uso, que es la edición que actualmente está en vigor. La familia ISO 14000 está compuesta por un grupo de normas, cuyo principal fin es mejorar los resultados medioambientales de una organización, sea cual sea su tamaño y grado de implantación en el mundo, ya que se trata de una Norma internacional. La Norma ISO 14001 es la única Norma de la familia ISO 14000 que establece requisitos en base a los cuales se puede obtener un certificado. Las directrices para realizar auditorías del SGA se establecen en la Norma UNE-EN ISO 19011:2002, que se aplica tanto para los sistemas de gestión del medio ambiente como de la calidad. En el caso de la gestión ambiental, sustituyó a las normas ISO 14010, ISO 14011 e ISO 14012.

Principales Normas UNE para la Gestión Ambiental ■

UNE-EN ISO 14001:2004, Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso.

■

UNE-EN ISO 14004:2004, Sistemas de gestión ambiental. Directrices sobre principios, sistemas y técnicas d apoyo.

■

UNE-EN ISO 14020:2002, Etiquetas ecológicas y declaraciones ambientales. Principios generales.

■

UNE-EN ISO 14040:2006, Gestión medioambiental. Análisis del ciclo de vida. Principios y marco de referencia.

■

UNE-EN ISO 14031:2000, Gestión medioambiental. Evaluación del comportamiento medioambiental. Directrices Generales.


NORMA UNE-EN ISO 14001:2004 En la actualidad, cada vez un mayor número de organizaciones se interesa por alcanzar y demostrar un correcto comportamiento ambiental, examinando el impacto y los posibles daños que sus actividades, productos o servicios pueden ocasionar al medio ambiente. La Norma UNE-EN ISO 14001:2004, especifica los requisitos para la certificación/registro y/o evaluación de un Sistema de Gestión Ambiental de una organización, estableciendo como meta final la protección del medio ambiente y la prevención de la contaminación, sin perjudicar el desarrollo de la propia organización. Las normas internacionales sobre gestión ambiental tienen como finalidad proporcionar a las organizaciones los elementos de un Sistema de Gestión Ambiental eficaz, que puede ser integrado con otros requisitos de gestión, y para ayudar a las organizaciones a lograr metas ambientales y económicas. AENOR, Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso. UNE-EN ISO 14001:2004, Madrid: AENOR, 2004 Esta Norma, como otras normas internacionales, no tiene como fin ser usada para crear barreras comerciales o arancelarias, o para incrementar o cambiar las obligaciones legales de una organización. Es una herramienta de aplicación voluntaria, que se implanta por decisión de la propia organización como instrumento para, entre otras cosas, mejorar los impactos sobre el medio ambiente de una organización.

Ámbito de Aplicación La ISO 14001 especifica los requisitos de un Sistema de Gestión Ambiental aplicable a todos los tipos y tamaños de organizaciones y válido para ajustarse a diversas condiciones geográficas, culturales y sociales.

Organizaciones a las que se Puede Aplicar la Norma ISO 14001 Cualquier organización que desee: ■

Implantar, mantener al día y mejorar un SGA.

■

Asegurarse de su conformidad con su política ambiental.

■

Demostrar a terceros tal conformidad.

■

Conseguir la certificación / registro de su SGA por una organización externa.

■

Llevar a cabo una autoevaluación y una autodeclaración de conformidad con esta Norma Internacional.


El éxito del Sistema depende del compromiso de todos los niveles y funciones, especialmente de la alta dirección. Un sistema de este tipo capacita a una organización para establecer y evaluar la efectividad de los procedimientos para implantar una política y unos objetivos ambientales, conseguir conformidad con ellos y demostrar tal conformidad a terceros.

Principios Generales de la Norma UNE-EN ISO 14001:2004 En la Norma UNE-EN ISO 14001 sólo se encuentran incluidos aquellos requisitos que pueden ser auditados objetivamente con propósitos de certificación/registro y/o de autodeclaración. No establece requisitos específicos para el comportamiento ambiental más allá del compromiso, en la política ambiental, con el cumplimiento de la legislación y normativa aplicables, la mejora continua y la prevención de la contaminación. Para lograr la conformidad con la ISO 14001, es imprescindible que la organización cumpla con lo que describe la Norma, pero su incumplimiento no expone a la organización a consecuencias legales.

Esta Norma establece los requisitos que se deben cumplir para lograr que el Sistema sea eficaz, pero no proporciona los medios para hacerlo, sino que estos han de estar adaptados a la organización, por lo tanto difieren mucho de una empresa a otra. No es un texto que imponga medidas sustitutivas de la legislación vigente que afecta a la organización, lo que pretende es realizar una catalogación de la misma y mantenerla actualizada. ISO 14001, Requisitos para la Implantación de un SGA 5

Tampoco pretende que las empresas que implanten el SGA alcancen un grado de contaminación cero, sino que intenta fijar unos objetivos coherentes y alcanzables por la organización. La Norma UNE-EN ISO 14001, cuya estructura se muestra a continuación, recoge los requisitos aplicables al SGA en su punto 4.

Estructura de la Norma UNE-EN ISO 14001:2004 1.

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN.

2.

NORMAS PARA CONSULTA.

3.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

4.

REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL: 4.1.

Requisitos generales.

4.2.

Política ambiental.

4.3.

Planificación: 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3.

4.4.

Implementación y operación: 4.4.1. 4.4.2. 4.4.3. 4.4.4. 4.4.5. 4.4.6. 4.4.7.

4.5.

Recursos, funciones, responsabilidades y autoridad. Competencia, formación y toma de conciencia. Comunicación. Documentación. Control de documentos. Control operacional. Preparación y respuesta ante emergencias.

Verificación: 4.5.1. 4.5.2. 4.5.3. 4.5.4. 4.5.5.

4.6.

Aspectos ambientales. Requisitos legales y otros requisitos. Objetivos, metas y programas.

Seguimiento y medición. Evaluación del cumplimiento legal. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva. Control de los registros. Auditoría interna.

Revisión por la dirección.


Auditoría y Certificación del SGA La auditoría ambiental consiste en un examen metódico e independiente realizado para determinar si las actividades y resultados relativos al medio ambiente, satisfacen las disposiciones previamente establecidas. Por Certificación se entiende el proceso de auditar externa y continuadamente el sistema, para comprobar el cumplimiento con los requisitos establecidos de acuerdo con la Norma ISO en la que se basó dicho sistema. Los organismos implicados tanto en la normalización de los sistemas como en su certificación son los mismos que en el ámbito de la Calidad: ■

A nivel Internacional: ISO.

■

A nivel Europeo: CEN.

■

A nivel nacional: AENOR y ENAC.

El proceso de certificación de un Sistema de Gestión Ambiental es totalmente análogo al de un Sistema de Gestión de la Calidad. El esquema que sigue el proceso de Certificación del SGA podría ser el siguiente:


REQUISITOS GENERALES Y POLÍTICA AMBIENTAL Para poder aplicar el Sistema es necesario adaptar los puntos y exigencias de la Norma ISO 14001 a la empresa, traduciendo cada uno de sus requisitos a la realidad de la organización, pero sin perder nunca de vista el objetivo global, la protección del medio ambiente, optimizando y mejorando los procesos y no centrándose únicamente en el cumplimiento de las especificaciones de la Norma. Los requisitos aplicables a un Sistema de Gestión Ambiental aparecen en el punto 4 de la Norma ISO 14001. A continuación vamos a ir viendo cada uno de los apartados de este punto, exponiendo de forma concisa los requisitos que la Norma marca.

Requisitos Generales Se pretende que la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental redunde en la mejora del desempeño ambiental.

La organización revisará y evaluará periódicamente su Sistema de Gestión Ambiental con el fin de identificar y poner en práctica las oportunidades de mejora continua, cuyo ritmo de aplicación y extensión será determinado por la organización a la vista de factores económicos y otras circunstancias. La ISO 14001 contiene los requisitos del sistema de gestión, basado en un proceso dinámico que sigue la metodología conocida como Ciclo de Deming o PDCA (Plan-DO-Check-Act), a la que la Norma se refiere como PHVA, Planificar-Hacer-Verificar-Actuar.

La Norma ISO 14001, en su punto 4.1, especifica los Requisitos Generales del SGA. La organización, de acuerdo con los requisitos de la Norma, debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un SGA dentro de un alcance establecido, y determinar cómo cumplirá esos requisitos.


Funciones en las que el Sistema Debe Capacitar a la Organización ■

Establecer una política ambiental adecuada para la organización.

■

Identificar los aspectos ambientales que surjan de las actividades, productos y servicios, pasados, existentes o planificados de la organización, para determinar los impactos ambientales significativos.

■

Identificar los requisitos legales aplicables y otros requisitos a los que la organización se someta.

■

Identificar prioridades y fijar objetivos y metas ambientales adecuadas.

■

Establecer una estructura y un programa, para llevar a cabo la política y alcanzar los objetivos y metas.

■

Facilitar la planificación, control, seguimiento, acciones correctivas y preventivas, actividades de auditoría y revisión, de modo que se asegure que se cumple con la política y que el SGA sigue siendo apropiado.

■

Adaptarse a circunstancias cambiantes.

Alcance del Sistema La Norma establece, entre sus requisitos generales, que “la organización debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestión ambiental”. El alcance define los límites de la organización dentro de los cuales se aplicará el SGA. Debe estar documentado, se puede incluir, por ejemplo, en la Política Ambiental o en el manual del sistema. La organización posee libertad y flexibilidad para definir sus límites y puede elegir la implantación del SGA considerando la organización en su conjunto, o bien unidades operativas o actividades específicas dentro de la organización.

Política Ambiental A través de la política ambiental, según se establece en el punto de la Norma 4.2 Política ambiental, la organización establece el grado de su compromiso con la protección y cuidado del medio ambiente, determina los caminos y las acciones a adoptar a este respecto. La política ambiental constituye la base para implantar y mantener un SGA. La Política ambiental debe ser definida por la alta dirección de la organización, quien también debe asegurarse de que, dentro del alcance definido, cumpla una serie de requisitos establecidos por la Norma.


Requisitos ISO 14001 de la Política Ambiental ■

Ser apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de las actividades, productos o servicios de la organización.

■

Incluir un compromiso de mejora continua y de prevención de la contaminación.

■

Incluir un compromiso de cumplir con la legislación y reglamentación medioambiental aplicable, y con otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales a los que la organización se someta.

■

Proporcionar el marco para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales.

■

Estar documentada, implantada y actualizada.

■

Comunicar a todos los empleados y todas las personas que trabajen en nombre de la organización.

■

Estar a disposición del público.


PLANIFICACIÓN Para implantar un Sistema de Gestión Ambiental en una organización es preciso definir y establecer una estrategia para desarrollar todo el proceso de implantación. Una vez definida, se realiza una planificación inicial del proceso, la cual está condicionada por varios factores, como pueden ser: ■

Recursos de los que dispone la empresa, tanto humanos como materiales.

■

Costes de implantación y mantenimiento del sistema.

■

Respaldos del exterior, por ejemplo subvenciones.

■

Tiempo requerido para el proceso de implantación.

La planificación del proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental se debe efectuar de modo que todas las actividades queden agrupadas en etapas con unos límites perfectamente definidos, que permitan una adecuada dosificación de todos los recursos disponibles, distribuirlas adecuadamente en el tiempo y realizar los cambios que se consideren necesarios en los planes iniciales. En la Norma UNE-EN ISO 14001:2004, el punto 4.3 Planificación, recoge los aspectos que es necesario tener en cuenta a la hora de definir y realizar la planificación, encontrándose agrupados del siguiente modo:

4.3.1 Aspectos Ambientales

Todos los factores medioambientales relacionados con la actividad desarrollada por la organización han de ser localizados e identificados para poder adoptar medidas al respecto.

4.3.2 Requisitos Legales y Otros Requisitos

Todos los requisitos legales de aplicación a la organización y cualquier otro requisito de carácter medioambiental que la organización suscriba, deben ser identificados, accesibles y permanecer actualizados.

La organización siempre ha de tener claro hacia dónde dirige sus pasos en lo referente al medio ambiente y los objetivos que pretende alcanzar. 4.3.3 Objetivos, Metas y Programas Para alcanzar los objetivos y metas que se marcó la organización, es necesario establecer y mantener al día un programa que permita lograrlos.

Aspectos Ambientales La organización ha de identificar, evaluar y estudiar los efectos que sus actividades, productos o servicios ocasionan al medio ambiente, según se establece en el punto 4.3.1 Aspectos ambientales, de la Norma. ISO 14001, Requisitos para la Implantación de un SGA 11

Requisitos ISO 14001 Asociados a los Aspectos Ambientales ■

Establecer y mantener al día un procedimiento para: − −

Identificar los aspectos ambientales de las actividades, productos o servicios que la organización pueda controlar o sobre los que pueda influir, dentro del alcance del SGA. Evaluar los aspectos identificados para determinar aquellos que pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente.

■

Mantener un registro actualizado de todos los aspectos identificados, significativos y no significativos.

■

Tener en cuenta los aspectos ambientales significativos en el establecimiento, implantación y mantenimiento del SGA.

Requisitos Legales y Otros Requisitos La organización ha de tener presente en todo momento que sus actividades, procesos y productos deben estar dentro de la legalidad, es decir, cumpliendo con los requisitos legales vigentes en ese momento, independientemente de que implante o no un SGA.

Dado que las leyes no son estáticas, sino que sufren modificaciones y son sustituidas por otras, la organización debe poseer un sistema que le permita conocer en todo momento la legislación que le afecta, ya que el desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento.

La ISO 14001, establece en el punto 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos, las condiciones a las que la organización debe someterse en cuanto al control de los requisitos ISO 14001, Requisitos para la Implantación de un SGA 12

legales y cualquier otro requisito en materia medioambiental que la organización suscriba, como pueden ser: ■

Acuerdos con las autoridades.

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Acuerdos con partes interesadas.

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Códigos de buenas prácticas.

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Requisitos corporativos.

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Convenios sectoriales.

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Requisitos del cliente, etc.

Requisitos ISO 14001 Asociados a los Requisitos Legales y Otros Requisitos ■


■

Identificar y acceder a los requisitos legales y otros requisitos a los que la organización se someta, relacionados con sus aspectos ambientales. Determinar cómo se aplican estos requisitos.

Tener en cuenta los requisitos identificados en el establecimiento, implantación y mantenimiento del SGA.

Se deben tener en cuenta todos los requisitos legales aplicables a los aspectos ambientales, considerando no solo los que provienen de la Administración Ambiental, sino cualquier requisito con repercusión medioambiental, como puede ser el control de legionella, la revisión de los depósitos de sustancias químicas, las inspecciones de equipos a presión, etc. Los requisitos legales que la organización tiene la obligación de cumplir y los otros requisitos a los que se compromete, han de permanecer registrados y actualizados. Esto es fundamental, ya que constituyen la base para el buen comportamiento medioambiental de la organización y, como consecuencia, el punto de partida para establecer los objetivos y metas ambientales a la hora de implantar un SGA en la misma.

Objetivos, Metas y Programas La ISO 14001, indica en el apartado 4.3.3 Objetivos, metas y programas, que la organización debe establecer unos objetivos ambientales y llevarlos acabo a través del establecimiento de programas de gestión ambiental.

Requisitos ISO 14001 en cuanto a Objetivos y Metas Ambientales ■

Establecer y mantener documentados objetivos y metas ambientales coherentes con: − −

■

La política ambiental. La mejora continua.

Se deben tener en cuenta los requisitos legales y otros requisitos y los aspectos ambientales significativos.


Además, se deben considerar las opciones tecnológicas y los requisitos financieros, operacionales y de negocio de la organización, así como la opinión de las partes interesadas. Las políticas ambientales de las organizaciones suelen llevar asociados principios o compromisos de tipo general en cuanto a actuación y comportamiento medioambiental. Los objetivos y las metas se diferencian en su extensión y nivel, un objetivo se deriva directamente de la política ambiental de la organización, posee un alcance global y suele ser publicado. Dicho objetivo se puede subdividir en una o varias metas, necesarias para alcanzarlo, que sólo se conocen a nivel interno. En cuanto a los programas de gestión ambiental, deben incluir unos contenidos mínimos establecidos por la Norma en su apartado 4.3.3 Objetivos, metas y programas. El Programa de Gestión Ambiental es el documento en el que se detalla la planificación de las actuaciones previstas, que van a llevar al correcto desarrollo de cada uno de los objetivos y sus correspondientes metas.

Requisitos ISO 14001 de los Programas de Gestión Ambiental ■

Deben incluir, para los objetivos y metas establecidos: − − −

■

Asignación de responsabilidades. Medios para realizarlos. Plazos para lograrlos.

Deben mantenerse actualizados.

El Programa debe ser revisado de forma periódica por la organización, por si fuese necesario incluir alguna modificación de sus contenidos.

Otros Datos que se Pueden Considerar en el Programa ■

Procedimientos que permitan realizar cambios conforme avanza el proceso.

■

Métodos que permiten medir el grado de cumplimiento del programa, indicadores.

■

Calendario de seguimiento de los objetivos y metas.

■

Mecanismos de corrección.


IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN Implantar un Sistema de Gestión Ambiental en una organización implica un compromiso por parte de todos los integrantes de la misma, sobre todo de la alta dirección que, entre otras funciones, es la encargada de designar los responsables en materia medioambiental. La alta dirección, asimismo, es la que debe detectar las necesidades de formación y garantizar la capacitación de sus empleados para cada uno de los puestos de la organización. Debe asegurar que existe una comunicación interna adecuada tanto a nivel interno como externo y la documentación adecuada para que la implantación del sistema tenga lugar con éxito.

Recursos, Funciones, Responsabilidades y Autoridad Para llevar a cabo la implantación de un SGA, se deben distribuir, asignar y definir la estructura y las responsabilidades para todas las áreas y tareas de la organización, aunque éste no debe apartarse de la estructura general de la empresa, sino que debe integrarse en ella y no crear una estructura paralela. La Norma UNE-EN ISO 14001 establece ciertos requisitos en cuanto a la estructura y responsabilidades que se deben asignar dentro de la organización que desee implantar un SGA, indicados en su apartado 4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad.

Requisitos ISO 14001 Asociados a los Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad ■

Definir, documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad.

■

La alta dirección debe: − −

Asegurarse de la disponibilidad de recursos, tanto humanos como materiales. Designar uno o varios representantes con responsabilidades y autoridad definidas para la implantación del SGA.

Tanto los empleados como la dirección de la organización, han de estar totalmente implicados en la implantación del SGA para que se lleve a cabo con éxito, por lo que las responsabilidades involucran a todos los miembros de la organización y cualquiera que trabaje en su nombre. De todos modos, las responsabilidades directas deben estar perfectamente definidas, con la autoridad debida para la implantación y mantenimiento del Sistema. El compromiso debe empezar por la alta dirección, quien tiene además, la responsabilidad de: ■

Establecer la política ambiental.

■

Asegurar que el SGA se implanta.

■

Revisar periódicamente el SGA. ISO 14001, Requisitos para la Implantación de un SGA 15

La estructura de la gestión ambiental en el organigrama de una empresa puede ser muy distinto en función de la misma, ya que debe estar adaptado a ella. La ISO 14001 no especifica ningún requisito en cuanto a la posición en el organigrama del Departamento de Medio Ambiente y su relación con otras funciones o componentes organizativos, sino que simplemente exige el nombramiento de uno o varios representantes de gestión con responsabilidades y autoridad definidas y documentadas en cuanto al SGA, independientemente de otras responsabilidades.

Funciones y Responsabilidades del Representante de la Dirección ■

Asegurar que los requisitos del SGA están establecidos, implantados y mantenidos al día de acuerdo a la ISO 14001.

■

Informar del funcionamiento del SGA a la alta dirección para su revisión, incluyendo las recomendaciones para la mejora.

Las responsabilidades medioambientales se pueden distribuir de diversas formas dependiendo de cada caso concreto y de cada organización, aunque deben estar perfectamente definidas en todos los niveles, desde las correspondientes a la alta dirección hasta el último empleado de la empresa. Dicha asignación se puede hacer a través del manual, los procedimientos o instrucciones de trabajo.

Competencia, Formación y Toma de Conciencia La base de una organización y de cualquier Sistema de Gestión está constituida por los recursos humanos que posee. Por ello resulta de vital importancia la formación, la implicación en alcanzar las metas propuestas, la sensibilización y la competencia profesional de todo el personal integrante de la organización. Implantar un SGA supone, entre otras cosas, dotar a la empresa de mecanismos y procedimientos documentados que aseguren que todo el personal conoce: ■

La política ambiental.

■

Los objetivos y las metas ambientales trazadas.

■

Las funciones y responsabilidades definidas.

■

Los impactos potenciales que puede generar la actividad realizada.

Asimismo, es preciso un modo de identificar cuáles son las necesidades de formación y llevar a cabo una formación adecuada. En este sentido, la ISO 14001 establece, en el punto 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia, ciertos requisitos para el aseguramiento de que cualquier miembro de la


organización o persona que trabaje en su nombre, cuya actividad pueda causar un impacto ambiental significativo, tenga una competencia profesional adecuada.

Requisitos ISO 14001 para la Competencia, Formación y Toma de Conciencia ■

Asegurar la competencia profesional adecuada de los miembros de la organización o cualquiera que trabaje en su nombre, cuya actividad pueda causar impactos ambientales.

■

Mantener registros que demuestren esa competencia profesional.

■

Identificar las necesidades de formación relacionadas con los aspectos ambientales.

■

Proporcionar formación y emprender acciones formativas para satisfacer las necesidades detectadas.

■

Registrar las acciones formativas realizadas.

■

Establecer y mantener un procedimiento para que los miembros de la organización o cualquiera que trabaje en su nombre tomen conciencia de: − − − −

La política, los procedimientos y requisitos del SGA. Los aspectos ambientales significativos, impactos ambientales reales y potenciales y beneficios ambientales de un mejor comportamiento personal. Sus funciones y responsabilidades hacia el SGA. Las consecuencias de no cumplir las directrices de los procedimientos.

Además, la organización debe identificar y evaluar cualquier diferencia entre la competencia necesaria para realizar una actividad y la que posee la persona que la desarrolla o va a ser requerida para realizarla.

Acciones Formativas a Incluir en un Programa de Formación ■

Formación del personal de nueva incorporación.

■

Instrucción por cambio de puesto de trabajo.

■

Instrucción por adaptación a innovaciones tecnológicas o de otro tipo.

■

Formación continua de empleados en temas específicos: − − − −

■

Desarrollo e implantación del SGA. Auditorías a SGA. Legislación medioambiental. Integración de sistemas, etc.

Charlas para la toma de conciencia.


Comunicación La comunicación medioambiental interna y externa es un requisito fundamental de un SGA eficaz, regulado por la Norma ISO 14001 en el punto 4.4.3 Comunicación. La comunicación, la información y participación pública son reconocidas como una de las bases principales del comportamiento medioambiental de una empresa. Además, de cara a la implantación de un SGA, constituye una importante herramienta de mejora de la eficacia del Sistema y de la respuesta de los trabajadores y público en general respecto a la empresa. De este modo, la comunicación en temas medioambientales puede constituir un distintivo de la empresa, de sus productos y servicios, proporcionando una determinada imagen que puede acarrear consecuencias positivas respecto a la competencia.

Requisitos ISO 14001 Asociados a la Comunicación ■

Establecer y mantener al día procedimientos para: − −

Comunicar internamente todo lo relacionado con los aspectos ambientales y el SGA. Recibir, documentar, y responder a las comunicaciones pertinentes de partes interesadas.

■

Decidir si comunica o no externamente información sobre los aspectos ambientales significativos y documentar la decisión.

■

Establecer un método para realizar la comunicación externa sobre los aspectos ambientales significativos, si se decide realizarla.

Factores a Tener en Cuenta para Establecer un Método de Comunicación ■

Tamaño de la empresa.

■

Complejidad departamental.

■

Existencia de personal responsable de dicha tarea.

■

Canales de comunicación que ya existen.

■

Destinatarios de la información.

■

Naturaleza y necesidades de las partes interesadas con las que se comunica.

■

Información que se va a comunicar.


Documentación Todo el SGA ha de estar adecuadamente documentado.

Funciones de la Documentación del SGA ■

Describir los elementos fundamentales del sistema.

■

Describir la forma en que interaccionan los elementos del sistema.

■

Proporcionar referencias de cómo obtener información más detallada del sistema.

La información puede estar recogida en cualquier formato (papel, electrónico, fotográfico, carteles) y puede estar integrada con la documentación de otros sistemas de gestión existentes en la organización. La naturaleza y extensión de la documentación será diferente de una organización a otra, en función de: ■

Tamaño y tipo de organización.

■

Actividades, productos o servicios que desarrolla.

■

Complejidad de los procesos e interacciones entre los mismos.

■

Competencia del personal.

La Norma recoge los requisitos aplicables a la documentación del sistema en los puntos 4.4.4 Documentación y 4.4.5 Control de documentos.

Documentación del SGA Requerida por la Norma ■

Política, objetivos y metas ambientales.

■

Alcance del sistema.

■

Descripción e interacción del los principales elementos del sistema.

■

Referencia a los documentos relacionados con los elementos del sistema.

■

Documentos y registros requeridos por los requisitos de la Norma.

■

Documentos y registros que la organización considere necesarios para asegurar la adecuada planificación, operación y control de procesos.

Existen una serie de documentos imprescindibles a la hora de implantar un Sistema de Gestión Ambiental, que asegure la eficaz planificación, operación y control de los aspectos ambientales de la organización:

Manual del SGA

Traslada los requisitos de la Norma a la realidad de la organización y coordina la documentación.

Procedimientos

Especifican la forma de llevar a cabo una actividad o proceso.


Instrucciones Técnicas Registros

Complementan los procedimientos para especificar y detallar la realización de tareas. Presenta resultados obtenidos, actividades desarrolladas.

proporciona

evidencia

de

las

Control de Documentos Los documentos requeridos por la Norma ISO 14001 y por el SGA, se deben controlar mediante un procedimiento, según establece la Norma en su apartado 4.4.5 Control de documentos. Los registros se consideran un tipo especial de documento. Generalmente se controlan mediante un procedimiento de gestión específico, conforme a lo establecido en el punto 4.5.4 Control de los registros, que se verá más adelante.

Requisitos ISO 14001 para el Control de los Documentos Establecer y mantener al día un procedimiento para: ■

Aprobar los documentos, antes de su emisión.

■

Revisar, actualizar y aprobar nuevamente los documentos, cuando sea necesario.

■

Identificar cambios en los documentos y el estado de revisión actual.

■

Asegurar la disponibilidad de la versión vigente en los puntos de uso.

■

Ser legibles y fácilmente identificables.

■

Identificar y controlar la distribución de documentos de origen externo.

■

Prevenir el uso de documentos obsoletos.

Control Operacional El control operacional es una herramienta del SGA que permite conocer y mantener un nivel de comportamiento medioambiental en concordancia con los requisitos ambientales, la política y objetivos de la empresa. Asimismo, pone en conocimiento las posibles desviaciones, por lo que facilita la actuación y permite realizar las correcciones necesarias. El objetivo del control operacional es que las operaciones se ejecuten siempre y en todas las condiciones de forma planificada, aplicando las directrices establecidas y evaluando su eficacia. La Norma ISO 14001 establece, en su apartado 4.4.6 Control operacional, la necesidad de desarrollar en condiciones controladas todas las actividades de la organización, incluidas las realizadas por subcontratistas, que estén asociadas a los aspectos ambientales significativos, relacionadas con los objetivos y metas o cuya falta de control pueda llevar al incumplimiento de la política ambiental. ISO 14001, Requisitos para la Implantación de un SGA 20

Requisitos ISO 14001 Asociados al Control Operacional ■

Identificar y planificar las operaciones asociadas a los aspectos ambientales significativos, la política, los objetivos y metas ambientales.

■

Asegurar que estas operaciones se realizan según las condiciones especificadas.

■

Establecer y mantener al día procedimientos documentados para controlar las situaciones en las que su ausencia podrían derivar en desviaciones de la política, objetivos y metas.

■

Establecer criterios operacionales en los procedimientos.

■

Establecer y mantener al día procedimientos relativos a aspectos ambientales significativos identificables de los bienes y servicios utilizados por la organización, y comunicar los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores y subcontratistas.

Preparación y Respuesta ante Emergencias Los riesgos ambientales y las responsabilidades asociadas a ellos son un asunto de creciente interés en las organizaciones de todo tipo. El objetivo principal del punto de la Norma 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias, consiste en la prevención de los riesgos asociados a las actividades de la organización que puedan ocasionar algún tipo de incidencia en el medio ambiente, y la adopción de medidas que es necesario tomar para evitar dichos accidentes.

Requisitos ISO 14001 sobre Preparación y Respuesta ante Emergencias ■


Identificar situaciones de emergencia y accidentes potenciales que pueden tener impactos ambientales. Dar respuesta a esas situaciones y accidentes, si ocurren.

■

Revisar y mantener actualizado dicho procedimiento, periódicamente y siempre de que ocurran situaciones de emergencia o accidentes.

■

Realizar pruebas periódicas de los procedimientos, cuando sea posible.

Asimismo la organización deberá identificar los peligros ambientales, elaborar los planes de emergencia adecuados y realizar simulacros periódicos. Además, en caso de que ocurran, se deberá realizar una adecuada investigación de los accidentes.


VERIFICACIÓN La Norma, en el punto 4.5 verificación, exige una serie de tareas que involucran la medición, seguimiento y evaluación del comportamiento ambiental de la organización, que debe identificar, investigar y corregir cualquier causa que provoque una no conformidad con los requisitos del sistema, adoptando las acciones correctivas convenientes.

Seguimiento y Medición La organización debe tener un procedimiento para realizar de forma planificada la medición y seguimiento de su desempeño ambiental, según establece la Norma, en el apartado 4.5.1 Seguimiento y medición. Este punto de la Norma se encuentra claramente ligado al apartado de Control Operacional, ya que para comprobar que una determinada actividad se está llevando a cabo de forma correcta y según lo previsto, es necesario realizar las medidas y el seguimiento correspondiente.

Requisitos ISO 14001 Asociados al Seguimiento y Medición ■

Establecer y mantener al día un procedimiento para realizar el seguimiento y medir de manera periódica las características de sus operaciones que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente.

■

El procedimiento debe incluir la documentación de la información para: − − −

■

Seguimiento del desempeño. Controles operacionales aplicables. Conformidad con los objetivos y metas ambientales.

Mantener calibrados o verificados los equipos de seguimiento y medición y conservar los registros asociados.

El seguimiento implica recopilar información y realizar mediciones, tanto cuantitativas como cualitativas, que pueden tener numerosos y variados propósitos en el sistema.


Propósitos del Seguimiento y Medición ■

Realizar el seguimiento del progreso en el cumplimiento de la política, los objetivos y metas ambientales.

■

Generar información para identificar aspectos ambientales significativos.

■

Disponer de información sobre las emisiones y descargas para conocer su conformidad con los requisitos legales aplicables y otros requisitos.

■

Disponer de datos sobre el consumo de agua, energía o materias primas para cumplir con objetivos y metas.

■

Suministrar datos para evaluar el desempeño ambiental de la organización y el desempeño del SGA.

■

Suministrar datos para apoyar o evaluar las condiciones operacionales.

Al igual que para el control operacional, es necesario decidir cuáles de las operaciones realizadas para el desarrollo de la actividad de la organización, son susceptibles de ser objeto de seguimiento y medición. Las mediciones pueden ser realizadas por personal propio de la organización o por empresas externas especializadas en tales funciones, como puede ser un Organismo de Control Autorizado (OCA), lo que garantiza que las mediciones han sido realizadas por personal cualificado, aplicando métodos de control de calidad adecuados y con los equipos calibrados apropiadamente. La calibración de los equipos es necesaria para garantizar que los resultados obtenidos son fiables. Aunque la Norma no exige un procedimiento de calibración, la organización debe asegurarse de que los equipos que utiliza para el seguimiento y medición estén localizables y en correcto estado de uso para que proporcionen medidas seguras. La elaboración de planes de calibración y mantenimiento de los equipos de control y el registro de su ejecución sirven para demostrar que se toma en consideración la indicación de la Norma en cuanto a la calibración de los equipos.

Evaluación del Cumplimiento Legal La organización debe comprobar periódicamente su conformidad con los requisitos que le son de aplicación. El punto 4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal de la Norma, establece los requisitos para realizar la evaluación del cumplimiento de las disposiciones legales aplicables y otros requisitos a los que la organización se comprometa.


Requisitos ISO 14001 Asociados a la Evaluación del Cumplimiento Legal ■

Establecer y mantener al día un procedimiento para la evaluación periódica de los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba.

■

Registrar los resultados de las evaluaciones.

La organización puede aplicar un único procedimiento para la evaluación de todos los requisitos o establecer procedimientos separados, uno para los requisitos legales y otro para los otros requisitos que la organización suscriba. El programa de evaluación puede integrarse con otras actividades de evaluación, pero puede ser beneficioso que se realice de forma periódica una revisión independiente.

Métodos para la Evaluación del Cumplimiento Legal ■

Auditorías.

■

Revisión de documentos y registros.

■

Inspecciones de las instalaciones.

■

Entrevistas.

■

Revisiones de proyectos o trabajos.

■

Análisis de muestras o resultados de ensayos.

■

Inspecciones de las instalaciones y observación directa.

No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva Una no conformidad se produce cuando el comportamiento medioambiental que presenta la organización se aparta del que estaba previsto, por ella misma, al implantar el Sistema de Gestión Ambiental. La organización debe controlar e investigar las no conformidades reales o potenciales, llevando a cabo acciones encaminadas a la reducción de cualquier impacto producido, e iniciar y completar las acciones correctivas (AACC) y acciones preventivas (AAPP) correspondientes para eliminar las causas de las mismas. Cualquier acción correctiva o preventiva, debe ser proporcional a la magnitud de los problemas detectados y ajustada al impacto medioambiental encontrado. La Norma ISO 14001, establece los requisitos que debe cumplir el SGA en cuanto a la detección y subsanación de las no conformidades en su apartado 4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva.


Requisitos ISO 14001 Asociados a No Conformidades, AACC y AAPP Establecer y mantener al día procedimientos que definan la responsabilidad y la autoridad para: ■

Identificar y corregir las no conformidades.

■

Implantar acciones para minimizar los impactos ambientales derivados de las no conformidades.

■

Investigar las no conformidades y determinar sus causas.

■

Implantar acciones para prevenir la ocurrencia y repetición de no conformidades.

■

Evaluar la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades.

■

Registrar los resultados de las AACC y AAPP aplicadas.

■

Revisar la eficacia de las acciones implantadas.

■

Incorporar a la documentación del sistema cualquier cambio que resulte como consecuencia de las acciones implantadas.

Las desviaciones del sistema pueden ser detectadas, por evidencias relacionadas con el desempeño del SGA o el desempeño ambiental de la organización, en los procesos de auditorías, en procesos rutinarios de evaluación del sistema o por las personas que están más cercanas al trabajo y observan los problemas reales o potenciales. Estas anomalías deben ser transmitidas a quien corresponda, quien decidirá si se trata de una no conformidad y las medidas aplicables. Una vez identificada la no conformidad, es necesario adoptar las medidas pertinentes para corregirlas, iniciándose el programa de acciones correctivas. Estas medidas evitan que las consecuencias sean mayores, pero no solucionan el problema, ya que para ello se debería de actuar en el origen del mismo. A continuación, se realiza un seguimiento del problema y se diagnostican sus causas para poder eliminarlo desde su nacimiento.

Control de los Registros Los registros presentan evidencias sobre actividades desempeñadas. Además aportan una idea del grado en el que el Sistema de Gestión Ambiental se encuentra implantado en la organización. El diseño de los registros ha de ser adecuado y ajustarse a la organización y a la actividad concreta. Además, han de ser fácilmente legibles e identificables para poder relacionarlos de inmediato con la actividad de la cual reflejan los resultados. También depende de la organización en la que se ha implantado el Sistema de Gestión, el modo y tiempo de custodia de los registros, pero ha de estar predeterminado de antemano. Cuando se encuentren relacionados con el cumplimiento de requisitos contenidos en la normativa, los datos que contienen deberán de permanecer guardados como mínimo el tiempo que está establecido en la legislación. ISO 14001, Requisitos para la Implantación de un SGA 25

Requisitos ISO 14001 Asociados al Control de los Registros ■

Establecer y mantener los registros necesarios para: − −

■

Demostrar la conformidad con los requisitos del SGA y de la Norma. Demostrar el desempeño ambiental y del sistema.

Establecer y mantener al día un procedimiento para: − − − −

Identificar. Almacenar por un periodo definido. Proteger contra daños, deterioro o pérdida. Recuperar fácilmente.

Auditoría Interna La auditoría interna del Sistema de Gestión Ambiental es un instrumento utilizado por el propio Sistema para realizar una medición y supervisión de su grado de cumplimiento, cuyos requisitos están establecidos en el punto 4.5.5 Auditoría interna, de la Norma.

Requisitos ISO 14001 Relativos a la Auditoría Interna del Sistema ■

Realizar auditorías internas a intervalos planificados con el fin de: − − −

Determinar la conformidad del sistema con las disposiciones planificadas. Determinar el grado de implementación del sistema. Suministrar información de los resultados a la dirección.

■

Planificar, establecer y mantener al día programas de auditoría.

■

Establecer un procedimiento para asignar responsabilidades y definir requisitos para: − − − −

■

Planificar y realizar auditorías. Informar sobre los resultados. Mantener los registros asociados al proceso. Determinar los criterios de auditoría, alcance, frecuencia y métodos.

Asegurar la objetividad del auditor y del proceso.

La principal Norma de referencia a la hora de realizar auditorías de sistemas de gestión ambiental basado en la UNE-EN ISO 14001, es la UNE-EN ISO 19011:2002 “Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental”.


Objetivos Fundamentales de una Auditoría ■

Comprobar que el SGA auditado está conforme con los criterios de la auditoría del propio Sistema.

■

Comprobar que el Sistema auditado se ha implantado y mantenido correctamente.

■

Definir e identificar las áreas en las que es posible introducir mejoras.

■

Evaluar la capacidad del proceso de revisión de la gestión interna para garantizar una adecuación y eficacia continuadas del Sistema.

Aportaciones de las Auditorías a la Organización ■

Detectan no conformidades que posteriormente se solucionan mediante un sistema de acciones correctivas.

■

Identifican oportunidades de mejora en el sistema.

■

Proporcionan una gran sensibilización del personal hacia la protección del medio ambiente y hacia el compromiso establecido por la organización de protegerlo.

■

Mejoran la imagen de la organización de cara al exterior y a los trabajadores de la misma.

La organización debe establecer un programa para planificar y realizar las auditorías, basado en la naturaleza de sus operaciones y los resultados de auditorías previas.


REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN La ISO 14001 establece, en el punto 4.6 Revisión por la dirección, la necesidad de que la alta dirección de la organización realice periódicamente una revisión del SGA implantado, con el fin de mejorar su desempeño ambiental global.

Requisitos ISO 14001 Aplicables a la Revisión por la Dirección ■

Realizar a intervalos planificados una revisión del SGA cubriendo todo el alcance del sistema.

■

Registrar la revisión.

La revisión se basa en el estudio de determinada información, para la que la Norma establece unos mínimos.

Elementos de Entrada para la Revisión Exigidos por la Norma ■

Resultados de auditorías internas.

■

Resultados de las evaluaciones del cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos a los que la organización se compromete.

■

Quejas y comunicaciones de partes interesadas.

■

Desempeño ambiental de la organización.

■

Grado de cumplimiento de los objetivos y metas.

■

Estado de las acciones correctivas y preventivas.

■

Seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones anteriores.

■

Cambios en las circunstancias de la organización.

■

Recomendaciones para la mejora.


ESTRATEGIA A SEGUIR PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN SGA Para la implantación de un SGA en una organización normalmente es necesario un trabajo en equipo de los responsables de las diferentes áreas que la componen. Asimismo, exige la participación de todo el personal integrante de la organización, aunque el Sistema sea implantado por una empresa externa.

A la hora de definir la estrategia a seguir al implantar el SGA, es necesario tener en cuenta requisitos y exigencias de la Norma ISO 14001, y otros factores tales como que el Sistema sea compatible con otros Sistemas de Gestión ya implantados o en previsión. Asimismo, el Sistema de Gestión Ambiental ha de ser fácilmente integrable en la organización global de la empresa y es preciso que se asigne un responsable interno de todo el proceso de implantación del mismo.

Integración en la Organización Global de la Empresa Hay que tener en cuenta que, en la integración del sistema de gestión ambiental en la estructura global de la empresa, influyen multitud de factores.

Factores Influyentes en la Integración del SGA en la Organización ■

Sensibilidad medioambiental, interés e implicación de la organización respecto a la implantación del sistema.

■

Exigencias de la Norma en base a la cual se establece el sistema y su aplicación a la realidad de la empresa.

■

Organización de la gestión de los documentos en la empresa.

■

Sector en el que la organización desarrolla su actividad.

■

Localización geográfica de la organización.


Factores a Tener en Cuenta en la Implantación del SGA ■

Definición de la política ambiental y de las pautas de comportamiento respecto al Sistema de Gestión Ambiental.

■

Estructura organizativa de la empresa.

■

Asignación de los recursos materiales y humanos necesarios para su implantación.

■

Legislación vigente en materia medioambiental aplicable a la organización.

■

Necesidad de definir políticas empresariales acordes con las características medioambientales de los productos y con las exigencias de los clientes en este campo.

Elaboración y Desarrollo del Sistema Los pasos para la implantación de un SGA comienzan con el compromiso medioambiental de la alta dirección. Resulta de vital importancia que la dirección de la organización se encuentre volcada en la implantación del sistema, ya que jugará un papel fundamental para que todo se lleve a cabo con éxito y se necesitará su total apoyo en caso de requerir algún tipo de inversión. Una vez que la dirección ha asumido un compromiso y ha decidido implantar y certificar su SGA, debe seguir una secuencia planificada de actividades para el adecuado desarrollo del mismo.

Etapas para la Implantación de un SGA ■

Compromiso claro de la alta dirección de la organización.

■

Constitución del equipo de trabajo.

■

Revisión medioambiental inicial.

■

Planificación de la estrategia a seguir.

■

Definición de la política ambiental.

■

Identificación de aspectos ambientales.

■

Registro de requisitos legales y otros requisitos.

■

Establecimiento de objetivos, metas y programas ambientales.

■

Elaboración de la documentación.

■

Implantación, generación de registros.

■

Control del sistema y corrección de sus desviaciones.

■

Validación del funcionamiento del sistema.

■

Auditoría y certificación.


NOTAS


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