Instrucciones generales:: o PRIMERA SERIE: 20 puntos o SEGUNDA SERIE: 80 puntos

SIMULACION DE EXAMEN FINAL AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS,, CASOS ADMINISTRATIVOS C ASOS EMPRESARIALES Trimestre: ENERO – MARZO MARZO 2013

N ombr e: ________________________ _________________________________________________ _________________________ Car n é : ______________________ CEI CE I : _______________ ______________________ _______________ __________ __ F echa: ___________ ____________ _ Tu tor : ___________ ___________________ _____________ _____

I nstrucci nstr uccione oness gen gen er ales: ales:

Lea cuidadosamente todo el examen antes de responder. Debe trabajar de forma individual. El valor total del examen es de 100 puntos, consta de dos series: PRIMERA SERIE: 20 puntos o SEGUNDA SERIE: 80 puntos o El examen está impreso en 6 hojas. Debe responder en el temario temario la Serie I y la Serie II, en el cuadernillo y cuenta con dos horas para resolverlo. Únicamente puede tener lápiz, borrador y lapicero azul o negro. Utilice lapicero para sus respuestas finales, puede utilizar lápiz para diagramas o gráficos. No puede compartir material bajo ninguna circunstancia. circunstancia. Responda con letra de molde. molde. Si la letra con que responde no es legible se calificará con cero la respuesta. Cualquier alteración de las respuestas, causará la anulación de las mismas, debe trabajar con orden y limpieza. Se calificará ortografía y redacción; implica que por faltas pueden ser descontados hasta 15 puntos netos. No es permitido el uso del libro o de cualquier otro material relacionado al curso. No es permitido responder llamadas durante el examen, se recogerá el examen a quien utilice celular o cualquier otro dispositivo electrónico.

“Por este medio acepto y me sujeto a las reglas de evaluación de los cur sos establecida establecidass por la Universidad y a las sanciones correspondientes correspondien tes por la infracción de las mismas”

____________________________ __ ______________________________ Fi rma Alumno

INTRODUCCION: La implementación de proyectos en las empresas u organizaciones, implica el análisis de costos así como elegir el método que permita establecer el camino ideal para la recuperación recuperación de esa inversión inversión estos métodos económicos pueden ser flujo de efectivo, retorno de inversión y punto de equilibrio, es por ello que en el presente examen encontrara preguntas y un caso que tendrá que resolver relacionados con estos temas.

AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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SIMULACION DE EXAMEN FINAL AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS, CASOS EMPRESARIALES Trimestre: ENERO – MARZO 2013

PRIMERA (20 Puntos; 2 Puntos cada una ) : L ea detenidamente la pr egun ta y subraye la r espuesta que consider e cor recta, Instrucciones úni cament e es válida una r espuesta.

1. Es el responsable de la motivación y activación de subordinados. a. Empresario b. Negociador

c. Líder d. Asignador de recursos

2. Es la habilidad administrativa cuya función es trabajar con individuos.

Conocer cómo integrar equipos, lograr sinergia entre sus miembros y trabajo cooperativo. a. Administrativa b. Técnica

c. Conceptualización d. Humana

3. Son entidades sociales compuestas por dos o más individuos con la finalidad de cumplir metas y objetivos. a. Equipos de trabajo b. Organizaciones

c. Comités d. Junta Directiva

a. Deseo de superación b. Efectivo

c. Eficacia d. Eficiencia

4. Se refiere al cumplimiento de los objetivos.

5. A este tipo de organigramas se le agregan las necesidades de cada unidad en cuanto a puestos, o bien el número de plazas existentes o necesarias. a. Verticales b. Horizontales

c. Plazas y unidades d. Funcionales

6. Es el conjunto de actividades a realizar en un plazo amplio para el logro de los objetivos de la organización ya que orienta el uso de los recursos. a. Propósito b. Meta

c. Liderazgo d. Estrategia

7. Es un indicador que mide la eficiencia del proceso de transformación de los insumos en productos. a. Productividad b. Eficacia

c. Eficiencia d. Efectividad

8. Es el nivel de la información el cual se concentra en metas y objetivos a

lograr. Se requiere información periódica que permita el logro de metas, así como proyectar y evaluar situaciones supuestas. a. Nivel táctico b. Nivel estratégico

c. Nivel operativo d. Nivel de Oficina

9. Es un recurso que a veces se deja de lado cuando se analizan las organizaciones como sistemas. a. Hardware b. Software

c. Recurso humano d. Información

10. Se difieren de los administradores medios y de operaciones en sus requerimientos de información. a. b.

Administrador Operacional Administrador Funcional

c. d.

Administrador de Sistemas Administrador Estratégico


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SEGUNDA SERIE. Valor 80 Puntos. Parte práctica, deberá utilizar el cuadernillo que se adjunta; se prohíbe arrancarle hojas Instruc ciones: Se le so licita elaborar lo s iguiente: 1.

Lea detenidam ente el texto siguiente y elabore el org anigrama, narre la justificación por su alcance, con tenido y presentación (20 pts.).

INTRODUCCION: El presente caso de la ACADEMIA DE ESTUDIOS DE SONIDOS REALES, enfoca la problemática de la automatización de procesos administrativos de la academia y se estarán dando las soluciones efectivas a dicho problema utilizando los mejores métodos y técnicas necesarias para el buen desempeño como empresa. Se dará toda la información relacionada con el caso, reseña histórica, el crecimiento de la academia para el buen desarrollo y la parte administrativa para su automatización.

SU ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SE DENOTA DE LA FORMA QUE SE REALIZA SUS FUNCIONES: Una junta directiva de accionistas; director general, un asesor, departamento de música, departamento de recursos humanos, departamento administrativo, que está formado por: director administrativo y subordinados en forma vertical, formado por el jefe de contabilidad que tiene dos auxiliares de contabilidad, la secretaria que tiene bajo su mando el archivo y el jefe de mantenimiento que cuenta con dos operativos.

ENTRE LOS RECURSOS, CUENTA CON LO SIGUIENTE: Un escritorio ejecutivo y su respectiva silla, un escritorio secretarial y su silla y un archivador, el equipo: cuenta con una computadora con software Windows XP en español, una computadora con Software Windows 95, un teléfono, una máquina de escribir eléctrica y una calculadora, los materiales y útiles de oficina: dos resmas de papel bond tamaño carta utilizadas por semestre, dos blocks de una caja de papel pasante, una caja de fasteners, dos blocks de notas, una caja de diskettes, una caja de CD y una caja de marcadores.

TAREAS DEL DEPARTAMENTO DE MÚSICA: en el departamento se ejecutan las siguientes tareas administrativas: inscripciones, control de asistencia, control de pagos, recepción de llamadas, distribución de material didáctico, documentación para archivo, llamadas telefónicas, redacción de memorándums, clasificación de información, archivo de documentos y todas las demás tareas de oficina.

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA.

No se ha implementado un sistema de control de pagos en donde incluya la actualización de equipo y capacitación del personal estipulado para la atención al cliente, por lo mismo se originan varios problemas administrativos; por lo consiguiente, se le solicita:


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2.

Con el text o sig uien te elabore el DFD con sim bo log ía de Gane y Sarson , además, identi fiqu e descrip tivamente por separado: sus entidades, proc esos, almacenes y flujo de datos; indique el tipo de sistem a de inform ación que se puede propo ner; además identifique en forma narrativa las salidas p o r destino e info rm ación que contiene. (20 Pts.)

EL NUEVO SISTEMA DE CONTROL DE PAGOS PARA LA ATENCIÓN AL USUARIO A IMPLEMENTAR TRABAJARÁ DE ACUERDO A LA INSTRUCCIÓN SIGUIENTE: El alumno desea cancelar su cuota mensual de cursos: la secretaria solicita al alumno su número de carnet y lo verifica en el almacén alumnos, se procede a verificar datos de la solvencia del alumno, en la data solvencia; luego revisa en el sistema el total de cursos que lleva para calcular el pago en el almacén tarifas, posteriormente se registra en el sistema la cantidad a pagar y se entrega al alumno su solvencia mensual junto con su recibo de pago cancelado y se traslada copia al Jefe de contabilidad. A través de la implementación del software, se llevara el control de las transacciones realizadas y conservara la integridad de los datos, manejo inmediato de la información, celeridad en el procesamiento de datos y protección de la información.

3.

Con la inform ación siguiente, elabore el retorno d e la inversión y su resp ectivo flujo de efectivo y redact e su análisis en c ada un o. (20 Pts.).

La junta directiva, de la Academia Estudios de Sonidos Reales, le ordena al director general, que por ser una empresa competitiva, que el departamento de contabilidad implemente la automatización de sus procesos administrativos, en tal sentido que contrate los servicios de un profesional especializado en TI (Tecnología de Información); quien presentará una propuesta para el desarrollo e implementación de un sistema de información para caja de servicio de inscripción y cobro, para controles académicos; el proyecto incluye tanto software como hardware y requiere de una inversión de la siguiente manera; aclarando que todo s los pagos s e efectuaran al inicio de cada período y afectan solo a los semestr es .

No. 1 2 3 4

1 2

Descripción

Monto

Diseño y Desarrollo del sistema propuesto Actualización de la versión de la base de datos y sistema operativo Capacitación al personal de contabilidad Compra de los equipos necesarios Inversión inicial estimada

Q 14,040.00 Q 10,530.00

Honorarios al profesional de TI, gasto trimestral Soporte técnico a la base de dato pago semestral Gasto administrativo anual estimado

Q 23,760.00 Q 6,480.00

Q 1,755.00 Q 8,775.00

Q 35,100.00

Q 30,240.00

Con la implementación del Sistema de Servicios Contables, la empresa ha proyectado que para el primer trimestre, los costos operativos serán el 14% de la inversión inicial, para el siguiente trimestre el 16% y para los dos últimos trimestres del 18%. El departamento financiero ha realizado pronósticos de los beneficios que se obtendrán producto de la optimización de la facturación, considerando porcentajes especulativos trimestrales del 30%, 35%, 40% y 45% respectivamente sobre los costos acumulados.


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RETORNO DE INVERSION Periodos

COSTOS

Costos Acumulados

BENEFICIOS

Beneficios Acumulados

FLUJ O DE EFECTIVO Trimestre 1

Trimestre 2

Trimestre 3

Trimestre 4

Saldo Inicial Ingresos Honorarios al profesional de TI, gasto trimestral Soporte técnico a la base de dato pago semestral; en trimestre, 1 y3 TOTAL COSTOS ADMINISTRATIVOS COSTOS OPERATIVOS TOTAL DE EGRESOS SALDO FINAL


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. L a im plementación del nu evo sistema de in formación par a la academi a se realiza según el di agrama 4 y matr iz de tiempos sigui ente: (20Pts.).

DIAGRAMA DE REDES C 5

7

D

B A

I

E

1

3

11

15

F

H G

9

13

MATRIZ DE TIEMPOS ACTIVIDAD

ACTIVIDADES PRECEDENTE

CONSECUENTE

TIEMPO CALCULOS DE TIEMPO "t"

A

1

B

2

C

3

D

2

E

15

F

5

G

4

H

3

I

6

Ei

EJ

Li

LJ

RUTA CRITICA SI Ei = Li

SI Ej=Lj

RC

ELABORE LO SIGUIENTE: 1. HACER LOS CÁLCULOS DE LAS OCURRENCIAS TEMPRANAS Y TARDÍAS

CORRESPONDIENTES, EN EL DIAGRAMA DE RED E IDENTIFIQUE CLARAMENTE LA RUTA CRITICA EN LA RED.

2. IDENTIFIQUE EN LA MATRIZ, LOS PRECEDENTES Y CONSECUENTES; ASÍ COMO EL CÁLCULO DE TIEMPOS. NOTA: PARA RESOLVER LA SEGUNDA SERIE, RECUERDE LEER LA S INSTRUCCIONES


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Instrucciones generales:: o PRIMERA SERIE: 20 puntos o SEGUNDA SERIE: 80 puntos

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