UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “FRANCISCO DE MIRANDA” DECANATO DE POSTGRADO POSTGRADO ÁREA DE TECNOLOGÍA PROGRAMA PROGRAMA DE MAESTRÍA EN GERENCIA PÚBLICA U.C. GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
LAS ORGANIZACIONES CONCEBIDAS DE ACUERDO A UN METODO SISTÉMICO. EL CAMBIO ORGANIZACIONAL COMO VARIABLE SISTÉMICA CASO PRÁCTICO: MUNICIPALIZACION DE LA EDUCACION UNIVERSITARIA. UNEFM-TOCÓPERO
PARTICIPANTES: Lcda. Cuauro, Loiris Lcda. Lastra, Moreiba Prof. Lugo, Jonathan TUTOR: Dr. Pedro Rojas
Puerto Cumarebo, Mayo 2012
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INDICE Págs.
INTRODUCCION………………………………………………………………..
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1 LAS ORGANIZACIONES CONCEBIDAS DE ACUERDO A UN METODO SISTÉMICO. EL CAMBIO ORGANIZACIONAL COMO VARIABLE SISTÉMICA 1.1 ORÍGENES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS………………….........
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1.2 SISTEMA………………………………………………………………..
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1.2.1 Enfoque de Sistemas……………………………………………
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1.3 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA……………………………...
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1.3.1 Procesos en una Organización Sistémica…………………….
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1.3.2 Elementos de las Organización con Enfoque Sistémico……
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1.3.3 Premisas de una Organización Sistémica……………………. 10 1.3.4 Diseño de una Organización Sistémica……………………….
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1.3.5 Diferencias entre Sistemas Vivos y Organizaciones………...
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1.4 CAMBIO ORGANIZACIONAL………………………………………… 13 1.4.2
1.4.1 Fuerzas que interactúan para que se originen los cambios.
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Cambio y Contexto Ambiental en las Organizaciones……..
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1.4.3 El cambio planeado implica la presencia de tres elementos.
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1.4.4 Tipos de cambio…………………………………………………
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1.4.5 Etapas del Cambio……………………………………………... 15
CONCLUSION…………………………………………………………………. 17 BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………..
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INTRODUCCION Un sistema de potencial humano pertenece a un sistema de trabajo, el cual a su vez puede incorporarse a un sistema operativo, entre otros. Existen sistemas dentro de los sistemas. Es por ello que hoy en día los administradores, oficiales públicos, hombres y mujeres que poseen un puesto de responsabilidad en los negocios, industria, educación y gobierno, encuentran cada vez más difícil decidir sobre los cursos de acción para que sus problemas alcancen una feliz solución, dichas personas se ven atormentadas por bandos que los urgen para que observen todos los aspectos del problema y al mismo tiempo incorporen sus opiniones en el diseño final del sistema en cuestión. No importa cuán pequeño sea el impacto que una decisión tiene en uno o varios sistemas, en donde por sistema entendemos no sólo la organización de un departamento, sino también la función y todos los individuos y componentes de éste. En el siglo XX, durante los años setenta, como consecuencia del cambiante y acelerado crecimiento tecnológico y del conocimiento, y a raíz de la primera gran crisis energética mundial, se comienza a verificar que las organizaciones estructuradas por funciones o departamentos son demasiado rígidas y con poca capacidad para adaptarse a los continuos y cada vez más agudos cambios externos. Las investigaciones en esa época conducen a identificar las características de aquellas organizaciones que logran subsistir por su capacidad de adaptación a las dinámicas del entorno y es, entonces, cuando se comienza a verlas como susceptibles de aplicar, en la práctica, los conocimientos ya avanzados en materia de la teoría general de sistemas.
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Desde la perspectiva más general, el reto de crear una organización consiste en que ésta opere adecuadamente y logre con éxito el propósito o misión para la cual fue creada , lo que implica Ello implica que, como sistema, la organización debe adaptarse constantemente ante cualquier impacto que reciba de ese entorno o medio externo, de modo que pueda operar o funcionar de forma estable y equilibrada, a pesar de los continuos cambios que puedan originarse y afectarla desde fuera, y por lo tanto debe disponer o contar con una capacidad propia para poder controlar y autorregularse ante esos impactos. De allí la importancia que tiene el desarrollo de esta investigación, la cual de una manera mas amplia explica como son concebidas la organizaciones de acuerdo a un método sistémico y como se da el cambio dentro de las mismas como variable sistémica.
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LAS ORGANIZACIONES CONCEBIDAS DE ACUERDO A UN METODO SISTÉMICO. EL CAMBIO ORGANIZACIONAL COMO VARIABLE SISTÉMICA 1.1 ORÍGENES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS Se origina entre 1950 y 1968 con los trabajos del biólogo alemán Ludwig Von Bertanlanffy. Por la necesidad de sintetizar e integrar teorías anteriores y organizar los conocimientos para lograr una mayor eficacia. Los supuestos básicos de la TGS son: 1. Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales. 2. Esa integración parece orientarse rumbo a un teoría de sistemas. 3. Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales. 4. Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia. 5. Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica. La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente. La TGS se fundamenta en tres premisas básicas: 1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande. 2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se
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caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía. 3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones. Las teorías tradicionales han visto la organización humana como un sistema cerrado. Eso ha llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensión de la retroalimentación (feedback), básica para sobrevivir.
1.2 SISTEMA Viene del griego synistanai y significa reunir o juntar. Conjunto de elementos
interdependientes
e
interactuantes,
grupo
de
unidades
combinadas que forman un todo organizado. Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad. Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad). 1) Propósito
u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los
elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
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2) Globalismo o totalidad : un cambio en
una de las unidades del sistema, con
probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia. a)
Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
b)
Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
1.2.1 Enfoque de Sistemas
Es la visión conceptual de la operación total de una institución, fenómeno o proceso que parte de la premisa de que para entender completamente la operación de una organización, ésta debe ser concebida como un sistema.
Se sustenta en la teoría de sistemas.
Permite a los gerentes contemplar a la organización como un todo y su representación mental mediante el uso de modelos, para efectos del análisis del todo o de las partes en interacción, identificando problemas y posibles soluciones, a efectos de lograr el mantenimiento, la autorregulación o el desarrollo del sistema.
1.3 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA 8
Las organizaciones son entidades creadas por la sociedad o por grupos de personas con el fin de lograr en forma conjunta un resultado, un producto, un bien o un servicio. El reto de crear una organización consiste en que ésta opere adecuadamente y logre con éxito el propósito o misión para la cual fue creada. Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo. Es decir, la organización puede diseñarse y gestionarse como un sistema, al tomar en cuenta todos y cada uno de sus componentes, pero en especial las interrelaciones entre éstos, su mutua interdependencia e interacción con un entorno común. En una organización concebida como sistema, todos sus elementos deben interactuar en forma articulada e integrada, como un todo, y convivir de manera equilibrada con el medio externo que la rodea, y donde cada uno de sus elementos, debido precisamente a esa interdependencia, pueden ser afectados por los cambios que ocurren tanto en el entorno como en cualquier otro componente interno de la organización. Ello implica que, como sistema, la organización debe adaptarse constantemente ante cualquier impacto que reciba de ese entorno o medio externo, de modo que pueda operar o funcionar de forma estable y equilibrada, a pesar de los continuos cambios que puedan originarse y afectarla desde fuera, y por lo tanto debe disponer o contar con una capacidad propia para poder controlar y autorregularse ante esos impactos.
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1.3.1 Procesos en una Organización Sistémica Las interacciones entre los distintos elementos que constituyen una organización se producen mediante impulsos o estímulos que son generados inicialmente por uno de estos elementos internos o por el entorno, que a su vez genera o detona una reacción en otro elemento, o simultáneamente en varios de ellos, y que luego genera un encadenamiento de acciones sucesivas, de causa-efecto, o acción-reacción, o de alimentación y retroalimentación, que al incidir y transmitirse de unos a otros, hacen que la organización funcione como un todo sistémico. Por lo general, estas interacciones se inician con un impulso proveniente del entorno, que alimenta al sistema en la forma de insumos, información o requerimientos, que luego son transformados sucesivamente en la medida que va pasando de una unidad a otra en la organización, en la forma de entradas(input)–salidas(output). Este conjunto de acciones o actividades mediante las cuales interactúan las distintas unidades dentro de la organización, que se realizan de manera consecutiva para transformar unos insumos o requerimientos en productos o respuestas, es lo que se conoce como “proceso”. Entrada Ambiente
Salid a Ambiente
Procesamiento 1.3.2 Elementos de las Organización con Enfoque Sistémico
En una organización con enfoque sistémico se identifican los Retroalimentación siguientes elementos: 1) Los insumos, que la organización recibe de proveedores externos (extrae y asimila del entorno) para transformarlos en un producto o resultado final;
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2) Los procesos, constituidos por las interacciones sucesivas que deben existir entre las unidades que intervienen y participan dentro de la organización para transformar, progresivamente y en forma conjunta, los insumos hasta obtener el producto o resultado final esperado; 3) El producto o resultado final que la organización genera de acuerdo con los requerimientos y las especificaciones del cliente o usuario externo; 4) El cliente o usuario del producto, que también alimenta al sistema con sus requerimientos y las especificaciones o características del producto que se quiere lograr.
1.3.3 Premisas de una Organización Sistémica En una organización con enfoque sistémico se identifican los siguientes elementos: 1) Los
insumos, que la organización recibe de proveedores externos (extrae
y asimila del entorno) para transformarlos en un producto o resultado final. 2) Los
procesos, constituidos por las interacciones sucesivas que deben
existir entre las unidades intervienen y participan dentro de la organización para transformar, progresivamente y en forma conjunta, los insumos hasta obtener el producto o resultado final esperado. 3) El
producto o resultado final que la organización genera de acuerdo con
los requerimientos y las especificaciones del cliente o usuario externo. 4) El
cliente o usuario del producto, que también alimenta al sistema con sus
requerimientos y las especificaciones o características del producto que se quiere lograr. En general, toda organización parte de dos premisas: 1) Que
son constituidas por un grupo de personas o unidades que tienen una
misión compartida o propósito común que cumplir; y
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2) Que
para cumplir con esa misión lo hacen a través de procesos.
La misión de una organización responde a las preguntas de por qué y para qué existe, cual es su razón de ser. Es el gran propósito que comparte el grupo de personas (o unidades) que conforman la organización, y por lo general está asociada con alguna necesidad o requerimientos de algún cliente o usuario de los productos, bienes o servicios, que genera o va a generar la organización. Los procesos son el conjunto y secuencia de actividades que debe realizar la organización para cumplir con su misión y poder generar los productos requeridos para satisfacer los requerimientos de algún cliente o usuario. Implica que la realización de esas actividades debe estar alineada en un cierto orden lógico y consecutivo, que comienza con algún requerimiento de un cliente, y partiendo de algunos insumos iniciales en forma de materiales o de información, estos se van transformando sucesivamente al ir agregando valor con cada actividad que se realice, hasta lograr el producto final, que será entregado al cliente o usuario que lo requirió. De modo que, la esencia de cualquier organización está en el grupo de personas que la conforman, en la misión o propósito que comparten; y en las acciones e interacciones (procesos) que realizan estas personas, entre ellas y con el entorno, para cumplir con su misión.
1.3.4 Diseño de una Organización Sistémica El diseño y creación de una organización sistémica pasa por varias etapas o fases:
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1. La conceptualización del modelo organizacional orientado al cumplimiento de una misión previamente establecida, y acorde con los principios y valores rectores que regirán la organización; la definición de una visión de futuro y de las estrategias necesarias para alcanzarla; y la identificación de los procesos, roles, responsabilidades y competencias requeridas para cumplir con la misión y lograr la visión de futuro. 2. La planificación e implantación del modelo organizacional. 3. La puesta en marcha de la organización; 4. El seguimiento, evaluación, control y mejora continua de la organización
1.3.5 Diferencias entre Sistemas Vivos y Organizaciones Sistemas vivos (organismos) heredan sus rasgos a) Nacen, estructurales b) Mueren, su tiempo de vida es limitado c) Tienen un ciclo de vida predeterminado d) Son concretos: el sistema puede describirse en términos físicos y químicos e) Son completos; el parasitismo y la simbiosis son excepcionales f) La enfermedad se define como un disturbio en el proceso vital.
Sistemas organizados (organización) organizados, adquieren su a) Son estructura por etapas b) Pueden reorganizarse; teóricamente tienen vida ilimitada, pueden resurgir c) No tienen ciclo de vida definido d) Son abstractos. El sistema puede describirse en términos psicológicos. e) Son incompletos: dependen de la cooperación con otras organizaciones. f) El problema se define como un desvío de las normas sociales.
1.4 CAMBIO ORGANIZACIONAL Se define como la capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje. Otra definición sería el conjunto de variaciones de orden estructural que sufren las organizaciones y que se traducen en un nuevo comportamiento organizacional. Significa pasar de una condición a otra y afectara a
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individuos, grupos y organizaciones completas. Cambio Planeado: es cambiar las actividades que son intencionadas y orientadas hacia las metas. 1.4.1
Fuerzas que interactúan para que se originen los cambios.
1. Internas:
son aquellas que provienen de dentro de la organización, surgen
del análisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de solución, representando condiciones de equilibrio, creando la necesidad de cambio de orden estructural; es ejemplo de ellas las adecuaciones tecnológicas, cambio de estrategias metodológicas, cambios de directivas, etc. 2. Externas:
son aquellas que provienen de afuera de la organización,
creando la necesidad de cambios de orden interno, son muestras de esta fuerza: Los decretos gubernamentales, las normas de calidad, limitaciones en el ambiente tanto físico como económico.
1.4.2 Cambio y Contexto Ambiental en las Organizaciones 1
Innovación: Se define como una idea transformada que requiere de Conocimiento, ingenio y mucha concentración para implementar la novedad en un determinado contexto, obteniendo beneficios a partir de ella; Entonces son las organizaciones que deben tener La flexibilidad fundamental para alcanzar el cambio, bien sea tecnológicas, recurso humano, formaciones profesionales, capacidades organizativas, diseños, y otros factores intangibles de la actividad empresarial.
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Medio Ambiente Organizacional: Se basa en la capacidad de adaptación de las organizaciones mediante el aprendizaje, el cual se originan por la interacción de dos fuerzas: endógenas y exógenas; donde surge la necesidad de romper con el equilibrio existente y las obligan a innovarse y reorganizarse para que sean más provechoso financieramente y permiten la creatividad de los empleados en la cual tienen la necesidad de vencer el
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rechazo a la incorporación de nuevas técnicas para armonizarse con el medio ambiente. 3
Macro Ambiente: Son todas las condiciones de fondo en el ambiente externo de una organización (Demográficas, Económicas, Natural, Tecnológico, Político, Cultural). Donde existen e influyen factores de manera importante en el sistema de cualquier empresa; son ffuerzas no controladas, también f uerzas dinámicas que dan forma a las oportunidades o presentan una amenaza para la empresa.
1.4.3 El cambio planeado implica la presencia de tres elementos. 2. El
Sistema (en el que se llevará a cabo el cambio). Puede ser un individuo,
un grupo, una comunidad, una organización, un país e incluso toda una región del mundo. 3. El
Agente de Cambio (responsable de apoyar técnicamente el proceso de
cambio). Uno o varios agentes de cambio, cuya función básica consiste en proporcionar al sistema el apoyo técnico o profesional necesario para que el cambio se lleve a cabo con éxito.
4. Un
Estado Deseado (las condiciones que el sistema debe alcanzar). Un
estado deseado, que define las condiciones específicas que el sistema, con la ayuda del agente de cambio, desea alcanzar.
1.4.4 Tipos de cambio. Cambio gradual: Es un proceso de evolución temporal en curso, durante el cual ocurren muchas modificaciones menores. Luego de un tiempo el efecto acumulado
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de modificaciones puede cambiar por completo a la organización. Cambio reactivo: Se da cuando la organización se ve obligada a transformarse en respuesta a algún suceso del entorno externo o interno. Por ejemplo nuevos movimientos estratégicos de los competidores. Cambio anticipativo: Se da cuando los gerentes efectúan modificaciones organizacionales adelantándose a los sucesos o durante las primeras etapas del ciclo de una nueva tendencia.
1.4.5 Etapas del Cambio. Retamal Moya indica que existen tres etapas en el concepto de cambio: DESCONGELAMIENTO - Existe una sensación de desequilibrio, ansiedad, e insatisfacción ante el entorno actual, se toma conciencia de la situación y se duda sobre el modo de actuar. Hay una inquietud por satisfacer nuevas necesidades y lograr la situación deseada, se identifican las estructuras sujetas al cambio que pretenden llegar a un equilibrio. MOVIMIENTO - Permanece la sensación de desequilibrio, acompañada por inestabilidad, inseguridad e incertidumbre. La necesidad ahora se encamina hacia generar información, buscar alternativas, abandonar viejas estructuras y adoptar nuevos esquemas para lograr la adaptación. RECONGELAMIENTO - Se visualiza claridad en la situación, existe un equilibrio y una mayor adaptabilidad al entorno, se busca integrar nuevos esquemas, establecer un contacto con la opción elegida y considerar el efecto del cambio en el resto de los subsistemas.
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CONCLUSION
Las organizaciones inteligentes serán capaces de mantenerse y crecer frente a los actuales desafíos, en la medida de que sus integrantes estén preparados para los cambios permanentes. Esto nos lleva a considerar el tener a los colaboradores más capacitados y preparados para no solamente adaptarse a los cambios externos, sino a ser capaces de generar los cambios necesarios para avanzar frente a las adversidades del entorno con el fiel compromiso para alcanzar los logros, los resultados esperados y más allá. El aprendizaje de los aspectos clave del negocio, de los procedimientos, de los productos, no serán suficientes. Cada integrante del equipo debe llegar a conocerse a sí mismo como individuo y a conocer a los demás integrantes del equipo para tener consciencia de sus capacidades y competencias, y con ello alcanzar la sinergia necesaria para obtener el máximo como equipo En la actualidad los cambios son una necesidad constante debido a la dinámica de los negocios que evolucionan muy rápidamente, aunada a la cada vez mayor globalización de las organizaciones, esto significa que los administradores están sometidos a un bombardeo de ideas, productos y desafíos cada vez mayores como nunca antes, para poder manejar un mayor volumen de información con menos tiempo disponible para tomar decisiones, deben mejorar la habilidad y desarrollar la capacidad de manejar el cambio.
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BIBLIOGRAFIA CHIAVENATO, I. (1992). Introducción a la Teoría General de la Administración. 3ra. Edición. Editorial McGraw-Hill.
CHRUDEN, H. y SHERMAN, A. (1999). Administración de personal , 1ª edición, 22ª reimpresión, editorial CECSA, México NARVÉZ, L. (2009). Enfoque por procesos de la gestión: Bases conceptuales. [Libro en línea]. Consultado el 05 de Mayo 2012.
Disponible
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http://www.crid.or.cr/digitalizacion/pdf/spa/doc17733/doc17733-d.pdf SOLANO, R. Teoría de Sistemas. Administración y Finanzas . [Monografía en línea].
Consultado
el
05
de
Mayo
2012.
Disponible
en:
http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml VON BERTALANFFY, L (1976). Teoría General de Sistemas. Petrópolis, Vozes.
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