UNIVERSIDAD NACIONAL“PEDRO RUIZ GALLO” FACULTAD DE INGENIERÍA CIVIL, SISTEMAS Y ARQUITECTURA ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
LA ORGANIZAC ORGANIZACIÓN IÓN INTEGRANTES DEL GRUPO: DE LA CRUZ DE LA CRUZ WALDIR SERRANO SERRANO CABANILLAS RONAL SOSA LUCUMI ALFRED JOHANN
PROFESORA
CURSO ADMINISTRACION
LA
LA
ÍNDICE LA ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN !
DEFINICIÓN!
PRINCIPIOS GENERALES GENERALES " "
PROCESO#!
IMPORT IMPORTANCIA ANCIA #$
ORGANIGRAMAS ORGANIGRAMAS #"
CONCEPTO#"
TIPOS DE ORGANIGRAM ORGANIGRAMAS AS #%
AN&LISIS DE ORGANIGRAMA ORGANIGRAMA DE SECTORES SECTORES '!
CRITERIOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS EN EL SECTOR P(BLICO P(BLICO '!
CRITERIOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS EN EL SECTOR PRIVADO PRIVADO '"
LA ORGANIZACIÓN
DEFINICIÓN
Una vez que se ha establecido "lo que se quiere hacer” dicho de otra manera: los objetivos a alcanzar durante la etapa de la planeación será necesario determinar "cómo hacerlo”, que medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto sólo es posible a través de la organización !a palabra organización tiene tres acepciones una etimológica que proviene del griego organón que signiica #nstrumento otra que se reiere a la organización como una entidad o grupo social; $ otra más que se reiere a la organización como un proceso !a organización es la empresa lo estructura a un ediicio en construcción $a que la organización establece la disposición $ correlación de tareas que el grupo social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos, prove$endo la estructura necesaria a in de coordinar eicazmente los recursos %ara emitir una deinición ormal de este concepto se revisaran algunas de las deiniciones más reconocidas:
&rganización: 's un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos ()cómo se va a hacer*+ %ropósito: 'stablecer una relación entre el trabajo (inclu$endo sus herramientas $ localización+ $ el personal que lo debe ejecutar
ambién podemos deinir a la organización como:
!a elección, dentro de la posibilidad real $ completa de acción, elegida en la planeación de cierta unción, de la combinación más productiva de actores componentes, al agruparlos, al asignar otros grupos $ ijarles medios de todas clases -a$ol organizar es: .onstituir el doble organismo material $ social de la empresa /gust0n 1e$es %once &rganización es la estructura de las relaciones que deben e2istir entre las unciones, niveles $ actividades de los elementos materiales $ humanos de un organismo social, con el "in de lograr su má2ima eiciencia dentro de los planes $ objetivos se3alados 'ugenio 4isto 5elasco &rganizar es agrupar $ ordenar las actividades necesarias para alcanzar los ines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso unciones, autoridad, responsabilidad $ jerarqu0a $ estableciendo las relaciones que entre dichas entidades debe e2istir
1oben 6ec7les, 1ó3ala .armichael $ 6ernard 4archet, 'structura de relaciones entre personas, trabajo $ recursos #saac 8uzmán 5 &rganización es la coordinación de las actividades de todos lo individuos que integran una empresa; con el propósito de obtener el má2imo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos $ humanos, en la realización de los ines que la propia empresa persigue 9oseph ! assie !a estructura $ asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identiica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes arold onnell &rganizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo $ coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa !$ndall Ur?ic7 >isposición $ correlación de las actividades de una empresa ario 4verdli7 %roceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa
PRINCIPIOS GENERALES
!os principios generales de la organización, seg@n unch 8alindo, son nueve, los cuales a su vez más adelante vemos inmersos o resumidos en la >ivisión del trabajo, en la departamentalización $ en la jerarquización A BDel objetivo. odos $ cada una de las actividades establecidas en las organizaciones deben relacionarse con los objetivos $ propósitos de la empresa” C BEspecializació. 'l trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible a la ejecución de una sola actividad” D B!e"a"#$%a 's necesario establecer centros de autoridad de la que emane la comunicación necesaria para lograr los planes en los cuales la autoridad $ responsabilidad lu$an en una l0nea clara ininterrumpida” E BPa"i&a& &e a$to"i&a& ' "esposabili&a& / cada grado de responsabilidad conerido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad” F B(i&a& &e )a&o /l determinar un centro de autoridad $ decisión para cada unción, debe asignarse un solo jee, $ que los subordinados no deberán reportar a más de un supervisor” G BDi*$sió. %ara ma2imizar las ventajas de la organización, las organizaciones de cada puesto que cubren responsabilidad $ autoridad, deben publicarse $ ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas” H BA)plit$& o t"a)o &e cot"ol a$ un l0mite en cuanto al n@mero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas las unciones eicientemente” I BCoo"&iació !as unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio” J Coti$i&a&. Una vez que se ha establecido la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse $ ajustarse a las condiciones del medio ambiente
!os principios anteriores se ven inmersos o resumidos en:
Divisió &el t"abajo unch 8alindo dice que la división del trabajo es Bla separación $ delimitación de las actividades, con el in de realizar una unción con la ma$or precisión, eiciencia $ el m0nimo esuerzo, dando lugar a la especialización $ pereccionamiento del trabajo” Fi+$"a #$e "ep"eseta la &ivisió &e las &i*e"etes activi&a&es #$e se lleva a cabo e $a o"+aizació, p$&ie&o lle+a" a la especializació.
!a división del trabajo requiere que las dierentes actividades se organicen considerando, en primer lugar, que sea posible asignarlas al personal con el que se cuenta, $ estableciendo normas de actuación con el propósito de mantener uniormidad en las decisiones /l dividir el trabajo, las personas se vuelven especialistas en las "unciones que realizan K la especialización es necesaria porque mediante ésta ha$ ma$or rendimiento del personal; pero llevada al e2tremo, el trabajo se vuelve demasiado mecanizado %or eso, es importante que el personal conozca un poco de las "unciones que realizan sus compa3eros; de lo contrario, se corre el riesgo de no visualizar la importancia que tiene su trabajo dentro del objetivo general
Depa"ta)etalizació 's el agrupamiento de las actividades similares en unidades más peque3as $ espec0icas 4e logra mediante una división orgánica que permita a la unidad desempe3ar eicientemente sus unciones
Fi+$"a #$e "ep"eseta la &ivisió &el t"abajo, a t"av-s &e a+"$pa" activi&a&es si)ila"es pa"a $ solo &epa"ta)eto.
'l proceso de departamentalizar sigue una serie de acciones: A C D E F
!istar todas las unciones del organismo social .lasiicarlas /gruparlas seg@n su orden jerárquico /signar actividades a cada una de las áreas agrupadas 'speciicar las relaciones de autoridad, responsabilidad $ obligación entre unciones $ puestos G 'stablecer l0neas de comunicación e interrelación entre los departamentos H 'l tama3o, la e2igencia $ el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tama3o $ las necesidades espec0icas del organismo $ de las unciones involucradas .omo parte del proc eso de departamentalización, también deben "ijarse la a$to"i&a&, "esposabili&a& ' obli+ació .uando a un individuo se le asignan responsabilidades, también debe dársele cierto grado de autoridad para que pueda cumplirlas
!e"a"#$izació .onsiste en una cadena de mando 's la disposición de las unciones de una organización por orden de rango, grado o importanciaH !os niveles jerárquicos están determinados por el grado de autoridad $ responsabilidad que poseen, independientemente de la tarea que realicen La
jerarqu0a se re"leja en el o"+ai+"a)a: la persona o personas que se encuentran en la parte superior del mismo poseen ma$or autoridad; a medida que se desciende, la autoridad se reduce
%or ejemplo, el 4istema de Universidad /bierta está constituido por un primer nivel donde ubicamos al 9ee de la >ivisión; el segundo está ormado por cuatro coordinaciones o departamentos: &peración /cadémica, /dministración 'scolar, %ro$ectos educativos $ aterial >idáctico; el tercero está ocupado por los asistentes que pertenecen a cada coordinación; $ as0 sucesivamente hasta llegar al @ltimo nivel Fi+$"a #$e "ep"eseta los +"a&os &e a$to"i&a& ' "esposabili&a& #$e posee los i&ivi&$os, &epe&ie&o &el ivel je""#$ico #$e oc$pe.
!as jerarquizaciones deben establecerse de acuerdo con las reglas siguientes:
Lo se debe abusar, pues los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier
organismo social deben ser los m0nimos o más indispensables
'l tipo de autoridad Mlineal, uncional o staM de cada nivel debe deinirse
perectamente sin que ha$a conusiones
L%ea &e )a&o o a$to"i&a& 4e da cuando un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado /qu0, autoridad $ actividad están en manos de una sola persona, quien toma todas las decisiones $ tiene la responsabilidad básica del mando
A$to"i&a& *$cioal 's el derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas o pol0ticas espec0icas u otros asuntos relativos a las actividades que emprenden miembros de otros departamentos 4e concibe como una peque3a parte de la autoridad de un superior de l0nea %ero en ocasiones, los administradores de l0nea se ven privados de cierta autoridad, $a que ésta es delegada por el superior com@n a un especialista de sta o al administrador de otro departamento Por ejemplo, en una situación puramente de staff, los asesores en cuestiones de personal, contabilidad, compras o relaciones públicas carecen de esta autoridad de línea, ya que su deber se reduce a prestar asesoría. Pero cuando el presidente delega a estos asesores el derecho a proponer alternativas de decisión directamente a los órganos de línea, hablamos de autoridad funcional.
'n conclusión, este tipo de autoridad se da cuando a un ejecutivo o administrador se le coniere poder para supervisar alguna actividad de un departamento ajeno al su$o
(i&a& &e )a&o Un solo jee para un solo subordinado %ara evitar conusiones, es indispensable que todo subordinado esté obligado hacia un solo superior !a autoridad sobre ciertas actividades sólo es ejercida por los superiores de l0nea, es decir, por un centro de autoridad $ decisión
A$to"i&a& 's el derecho de hacerse obedecer, es dar instrucciones que otros deben acatar !a autoridad es un derecho conerido para tomar decisiones que produzcan eectos $ resultados en las organizaciones /simismo, los tipos de autoridad son: A C D E
lineal o militar uncional o de a$lor lineoNuncional 4ta
Resposabili&a& 's el compromiso que tiene un subordinado para ejecutar tareas que le han sido asignadas o delegadas por un superior oda persona que ocupa un puesto en una organización contrae obligaciones: se compromete a realizar un trabajo poniendo lo mejor de su parte 'n una organización, cada nivel jerárquico debe tener perectamente se3alado el grado de responsabilidad que, en la unción de la l0nea respectiva, corresponde a cada jee
/"a)o &e cot"ol 'l tramo de control se reiere al n@mero de subordinados que debe supervisar un superior 's decir, ha$ un l0mite en cuanto a la cantidad de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, para que éste pueda realizar todas sus unciones eicientemente Oste principio sugiere que el má2imo n@mero de subordinados debe ser seis
Coo"&iació 1odr0guez $ 5alencia dice que la coordinación consiste en integrar los objetivos $ actividades de las diversas unidades uncionales, a in de alcanzar eicientemente las metas de la organización K unch 8alindo airma que coordinar es lograr la unidad de esuerzos; es decir, que las unciones $ los resultados se interrelacionen $ sincronicen con acilidad %recisamente, la coordinación nace de la necesidad de sincronizar $ armonizar es"uerzos para realizar e"icientemente una tarea %or otro lado, la división del trabajo debe complementarse con la coordinación
!a importancia de la coordinación se undamenta en el principio de la organización %ongámonos como caso un equipo de utbol, cada jugador tiene posición $ una unción que cumplir; si no ha$ sincronización, armon0a, comunicación $ coordinación entre los integrantes, por mu$ hábiles que sean, sus esuerzos son inructuosos
Co)$icació
.omunicación 's el proceso a través del cual se trasmite $ recibe inormación en un grupo social, o bien es un proceso mediante el cual se introducen e intercambian ideas /barca desde una simple conversación hasta sistemas de inormación más complejos, la comunicación está condicionada $ deinida por la autoridad K su importancia radica en la vinculación que establece entre organizaciones $ personas
Dele+ació 4e reiere a la concesión de autoridad $ responsabilidad para actuar 's la asignación de responsabilidad o autoridad para cumplir con un trabajo que se da a un subordinado %ero debemos advertir que se debe delegar la autoridad teniendo siempre control sobre ella 'l proceso de delegar no es ácil %ara que éste sea eectivo, debe cumplir tres condiciones: A %aridad de autoridad $ responsabilidad 4i se le asigna responsabilidad a un individuo, en esa misma medida debe concedérsele autoridad C /bsolutismo de obligación !a obligación que se tiene hacia un superior no puede ser delegada; pero s0 es posible delegar la responsabilidad $ la autoridad a los subordinados D Unidad de mando .ada subordinado debe reportarle a un solo jee %ara
'stablecer los resultados que se esperan de determinado puesto /signar deberes >elegar autoridad >ar responsabilidades %ropiciar coniabilidad
0etajas &e la &ele+ació A %ermite a los directivos dedicarse a las actividades de más importancia en cuanto a unciones detalladas $ rutinarias C .ontribu$e al desarrollo de los subordinados D .uando los gerentes tienen que ausentarse por alguna razón (viajes, enermedades, promociones etcétera+, ha$ quien sepa como hacer las cosas E !a responsabilidad se comparte
Re#$isitos pa"a &ele+a"
A >elimitar claramente la autoridad $ responsabilidad delegada preerentemente por escrito a in de evitar conlictos, duplicidad de unciones $ ugas de autoridad C 'speciicar claramente las metas $ objetivos de la unción delegada
Cet"alizació, &escet"alizació, &escocet"ació .entralización 4istema de organización en el que las decisiones más importantes las toman los niveles más altos .uando la administración es centralizada, se delega poco
Fi+$"a. Est"$ct$"a #$e "ep"eseta co)o
las &ecisioes &e p"o&$cció, se cet"aliza total)ete e la Ge"ecia &e p"o&$cció
>escentralización 4istema organizacional en el que parte de la autoridad direccional descansa en los niveles bajos de la jerarqu0a 4e delega más
Fi+$"a. Est"$ct$"a #$e "ep"eseta co)o ca&a plata ope"a &e )ae"a i&epe&iete, p"o&$ci-&ose as%, la &escet"alizació.
>esconcentración 6enjam0n -ran7lin la deine as0 B4e considera como un recurso intermedio de descentralización, una orma limitada de la misma, $a que es una orma de organización administrativa por la cual se transieren unciones de ejecución $ operación, a la vez que se delegan acultades de decisión en una unidadNtécnicoN administrativa, con ámbito territorial determinado, mientras los órganos centrales se reservan las unciones normativas de planeación, coordinación $ control genérico, manteniéndose la relación jerárquica” 's por ello que en el gobierno se utiliza mucho éste término, desde esa perspectiva se deine as0: B%roceso jur0dicoNadministrativo que permite al titular de una institución, por una parte, delegar en sus uncionarios u órganos subalternos las responsabilidades del ejercicio de una o varias unciones que le son legalmente encomendadas, e2cepto las que por disposición legal debe ejercer personalmente, $ por otra, transerir los recursos presupuestarios $ apo$os administrativos necesarios para el desempe3o de tales responsabilidades, sin que el órgano desconcentrado pierda la relación de autoridad que lo supedita a un órgano central !a desconcentración administrativa es una solución a los problemas generados por el congestionamiento en el despacho de los asuntos de una dependencia de gobierno”
PROCESO
.onjunto de pasos parcialmente ordenados para alcanzar un objetivo dentro de la organización !a transormación desde un estado hacia otro, por medio de agentes coordinados, con el propósito certero de lograr estos objetivos, son derivados de la responsabilidad del encargado del proceso 'jemplo: Un 9uego de basquetbol es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades $ responsabilidades, con el objetivo de operar con la eiciencia $ eicacia requeridas para alcanzar los objetivos !o que se espere de un proceso de organización es disponer de una estructura organizativa a través de la cual los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de objetivos comunes
P"ocesos si+i*icativos >entro de estos procesos organizacionales podemos encontrar aquellos que son mas signiicativos, o sea los que inlu$en de manera mas evidente en los empleados: •
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otivación: !a motivación es la gasolina del cerebro, esta crea la necesidad para luego tener el impulso $ lograr el in .omunicación: >ebe luir en orma vertical, descendente (del l0der al trabajador+ $ ascendente (del trabajador al l0der+ 'stos a través de un control de lujos !iderazgo: Lo se mide por la capacidad o habilidad en si misma, sino por el inluir, 'status, .laridad en lo que quiere, lealtad $ sinceridad por parte del l0der rabajo en equipo: rabajar complementando su dotes $ habilidades individuales por lograr una meta en com@n dentro de la organización $ aquellos objetivos trazados a cada integrante
S$s iveles • •
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#nstitucional 'stablecimiento de la 5isión $ elaboración de 'strategias #ntermedio ransormación de las estrategias en programas de acción #nteracción entre un componente ligado a la incertidumbre (e2terna+ $ un componente orientado a la certeza $ a la lógica (nivel operacional+ &peracional 'jecución cotidiana $ eiciente de las tareas de la organización
%ara realizar un proceso de organización su estructura debe ser de un carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinación $ control de los miembros de la organización /demás deben igurar los niveles de autoridad $ de responsabilidad 'n el proceso de organización participan los sistemas; para ello vamos a deinirlos: %rocesos, procedimientos $ mecanismos de resolución de conlictos 4e basa en el establecimiento de métricas para evaluación de resultados / su vez identiica los
criterios de asignación de recursos 'l objetivo de la estructura es de servir como a$uda en el cumplimiento de los procesos de negocios de la organización, en todos sus niveles -alta el proceso de organización de oicina
I1POR/ANCIA
!os undamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son: A+ 's de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa $ sus recursos están sujetos a cambios constantes (e2pansión, contracción, nuevos productos, etc+, lo que obviamente redunda en la necesidad de eectuar cambios en la organización C+ 's un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social D+ 4uministra los métodos para que se puedan desempe3ar las actividades eicientemente, con un m0nimo de esuerzos E+ 'vita la lentitud e ineiciencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad F+ 1educe o elimina la duplicidad de esuerzos, al delimitar unciones $ responsabilidades
ORGANIGRA1AS
CONCEP/O
4on sistemas de organización que se representa con objetividad la estructura interna de una organización ambién son llamados cartas o gráicas de organización 'n un organigrama se representan los niveles jerárquicos, las l0neas de autoridad, la responsabilidad, la comunicación etcétera .onsisten en un diagrama en el que cada cuadro representa un nombre de un puesto superior $ que en algunos, también se acostumbra poner el nombre de quien lo representa a través, de la unión de los cuadros mediante l0neas !os organigramas se3alan la vinculación que e2iste entre s0 de los departamentos tanto de "orma horizontal como vertical a lo largo de las l0neas de autoridad principales !os organigramas pueden ser generales cuando se plasma la estructura general de la organización, o también pueden representar un sector, es decir un departamento o área de la misma
2Pa"a #$- si"ve los o"+ai+"a)as3 • • • • • • • •
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4irven para: 1epresentar la división que e2iste entre las unciones 1epresentar los niveles jerárquicos 1epresentar las l0neas de autoridad $ responsabilidad 1epresentar los canales ormales de comunicación 1epresentar la naturaleza $a sea lineal o sta del departamento 1epresentar los jees de cada grupo de empleados, trabajadores, etc 1epresentar las relaciones e2istentes entre los diversos puestos de la empresa a lo largo $ ancho $ en cada departamento o sección 4on una uente oicial de consulta
.uando se trata de representar la autoridad de l0nea o de sta, esta se indica a través de distintos colores, $ distintos gruesos de l0nea que establecen la comunicación, aunque los la más usual es utilizar l0neas continuas para marcar la autoridad lineal, $ la sta con l0nea punteada
2C$les so los "e#$isitos pa"a elabo"a" $ o"+ai+"a)a3 •
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>eben ser claros 'vitar conusiones, para ello se recomienda que tengan el menor n@mero de cuadros $ puestos, .ada cuadro debe estar separado del otro >eben contemplar los niveles jerárquicos !os organigramas normalmente deben comenzar con los niveles más altos $ terminar con los jees o supervisores de los @ltimos niveles >eben contener los nombres de unciones a desempe3ar $ no as0, los de las personas 4i se desea que éstos aparezcan, entonces deben colocarse dentro del
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mismo cuadro 'l nombre del puesto va con una tama3o de letra ma$or, mientras que el nombre de la persona se coloca con una de menor tama3o 4e debe usar sólo un tipo de igura para cada elemento (se recomienda rectángulos, que a su vez sean del mismo tama3o+ 4e emplean l0neas(estas l0neas no deben terminar en lecha+ para conectar a las unidades, $ establecer las dependencias 4e debe mantener el mismo grosor de las l0neas de cone2ión en todo el organigrama !as relaciones de sta, se representan con l0neas punteadas cuando es e2terna, cuando es interna se utilizan l0neas continuas pero de un trazo ino
!os organigramas @nicamente muestran las relaciones ormales de autoridad (l0neas de autoridad+ para tomar decisiones, $ le muestra a los gerentes $ en general al personal cuál es la posición $ puesto que ocupan dentro de la estructura organizacional, pero no muestran las relaciones inormales que se dan en toda empresa u organización, ni el grado de autoridad de cada puesto /simismo todos los organigramas deben llevar t0tulos, echa de ormulación, actualización, nombre de quien lo elaboró, aprobación, $ la e2plicación de algunos s0mbolos o l0neas que se consideren especiales
/IPOS DE ORGANIGRA1AS
6asándome en las clasiicaciones planteadas por 'nrique 6 -ran7lin (en su libro "&rganización de 'mpresas"+ $ 'lio 1aael de Puani (en su libro "#ntroducción a la /dministración de &rganizaciones"+, pongo a consideración del lector la siguiente clasiicación de organigramas: A+ %or su naturaleza C+ por su inalidad D+ por su ámbito, E+ por su contenido F+ por su presentación o disposición gráica A POR S( NA/(RALEZA4 'ste grupo se divide en tres tipos de organigramas: •
1ic"oa&)iist"ativos4 .orresponden a una sola organización, $ pueden reerirse a ella en orma global o mencionar alguna de las áreas que la conorman
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1ac"oa&)iist"ativos4 #nvolucran a más de una organización 1esoa&)iist"ativos4 .onsideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo espec0ico .abe se3alar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector p@blico, aunque también puede utilizarse en el sector privado
C POR S( FINALIDAD4 'ste grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: •
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•
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#normativo: 4e denominan de este modo a los organigramas que se dise3an con el objetivo de ser puestos a disposición de todo p@blico, es decir, como inormación accesible a personas no especializadas QDR %or ello, solo deben e2presar las partes o unidades del modelo $ sus relaciones de l0neas $ unidades asesoras, $ ser graicados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones /nal0tico: 'ste tipo de organigrama tiene por inalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de inormación que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones inormales, etc 4us destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos $ sus aplicaciones -ormal: 4e deine como tal cuando representa el modelo de uncionamiento planiicado o ormal de una organización, $ cuenta con el instrumento escrito de su aprobación /s0 por ejemplo, el organigrama de una 4ociedad /nónima se considerará ormal cuando el mismo ha$a sido aprobado por el >irectorio de la 4/ #normal: 4e considera como tal, cuando representando su modelo planiicado no cuenta todav0a con el instrumento escrito de su aprobación
D POR S( 516I/O4 'ste grupo se divide en dos tipos de organigramas: •
Gee"ales4 .ontienen inormación representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, seg@n su magnitud $ caracter0sticas 'n el sector p@blico pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en
tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oicina 'jemplo:
Espec%*icos4 uestran en orma particular la estructura de un área de la organización 'jemplo:
E POR S( CON/ENIDO4 'ste grupo se divide en tres tipos de organigramas:
F$cioales4 #nclu$en las principales unciones que tienen asignadas, además de las unidades $ sus interrelaciones 'ste tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal $ presentar a la organización en orma general 'jemplo:
Ite+"ales4 4on representaciones gráicas de todas las unidades administrativas de una organización $ sus relaciones de jerarqu0a o dependencia .onviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes 'jemplo:
De p$estos, plazas ' $i&a&es4 #ndican las necesidades en cuanto a puestos $ el n@mero de plazas e2istentes o necesarias para cada unidad consignada ambién se inclu$en los nombres de las personas que ocupan las plazas 'jemplo:
F POR S( PRESEN/ACIÓN O DISPOSICIÓN GR5FICA : 'ste grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
0e"ticales4 %resentan las unidades ramiicadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, $ desagregan los dierentes niveles jerárquicos en orma escalonada 4on los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo
orizontales: >espliegan las unidades de izquierda a derecha $ colocan al titular en el e2tremo izquierdo !os niveles jerárquicos se ordenan en orma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por l0neas dispuestas horizontalmente
i2tos: 'ste tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales $ horizontales para ampliar las posibilidades de graicar 4e recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran n@mero de unidades en la base
>e 6loque: 4on una variante de los verticales $ tienen la particularidad de integrar un ma$or n@mero de unidades en espacios más reducidos %or su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los @ltimos niveles jerárquicos
.irculares: 'n este tipo de dise3o gráico, la unidad organizativa de ma$or jerarqu0a se ubica en el centro de una serie de c0rculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los e2tremos, $ el @ltimo c0rculo, osea el más e2tenso, indica el menor nivel de jerarqu0a de autoridad !as unidades de igual jerarqu0a se ubican sobre un mismo c0rculo, $ las relaciones jerárquicas están indicadas por las l0neas que unen las iguras
AN5LISIS DE ORGANIGRA1A DE SEC/ORES
CRI/ERIOS GENERALES PARA LA ELA6ORACIÓN DE ORGANIGRA1AS EN EL SEC/OR P76LICO O"i+e %or lo general, en este ámbito, los cambios de estructura orgánica se derivan de una propuesta que puede partir de: • • •
•
• •
'l presidente de la rep@blica 'l titular de la institución Una dependencia globalizadora (institutos oiciales que tienen la acultad de dictar lineamientos de carácter normativo para todo un sector administrativo o de actividad+ Una cabeza de sector (secretario de 'stado responsable de la coordinación de las entidades paraestatales agrupadas en un sector de actividad+ !a autoridad administrativa de la institución Un área espec0ica de trabajo
1ecica 'l procedimiento para modiicar estructuras de organización en esta instancia es mu$ claro, $a que por su naturaleza eminentemente jur0dica se apega a las siguientes ases:
• • • • • • • • • •
>eterminación del cambio espec0ico a realizar 9ustiicación técnica -undamentación legal %resentación de la propuesta de cambio /nálisis interno $So ajuste #ntegración del documento inal /utorización del titular de la institución 'nv0o de la propuesta a la secretaria de acienda $ .rédito %@blico 'n caso de aprobarse, se autoriza la modiicación de la estructura !a validación de la propuesta se remite a la institución para su implantación
Resposables itular de la institución 8ira instrucciones para que se eect@en las modiicaciones a la estructura, $ una vez realizadas las autoriza -uncionario designado %ersona a la que se le encomienda el seguimiento de los cambios propuestos 1esponsable del área administrativa -uncionario que realiza los movimientos relativos a la reestructuración de unidades administrativas $ puestos 1esponsables del área jur0dica /ctualiza el reglamento interno $ otras disposiciones jur0dicas que inciden el uncionamiento de la institución 1esponsable del área aectada !a reestructuración de organigramas $ unciones 'n caso de e2istir una unidad de mejoramiento administrativo, ésta puede brindar soporte técnico al resto de los encargados de los cambios estructurales F$etes &e ca)bio %or lo general, los procesos de reestructuración en el sector p@blico obedecen a directrices dictadas por el titular del 'jecutivo -ederal, de los secretarios de 'stado o de los responsables de las entidades para estatales, con base a aspectos tales como: • • • • •
-usión, cancelación o liquidación de instituciones .ambio de adscripción sectorial .reación de instituciones 1eagrupación o redireccionamiento de unciones .ambio en las pol0ticas de gobierno
CRI/ERIOS GENERALES PARA LA ELA6ORACIÓN DE ORGANIGRA1AS EN EL SEC/OR PRI0ADO O"i+e !a ma$or0a de las organizaciones privadas llevan a cabo revisiones más o menos periódicas de su estructura $ métodos de trabajo, las que traen como consecuencia modiicaciones, las cuales pueden ser desde simples variaciones en la distribución de cargas de trabajo hasta la preparación de una nueva estructura administrativa 1ecica 'ste aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales, del tipo de respuesta que debe de darse en materia de tiempo, recursos $ nivel técnico para su instrumentación .onvencionalmente, los cambios de esta naturaleza pueden agruparse en: 6ásicos Ostos implican ajuste a operaciones, actividades o unciones en m0nima medida, que pueden producir cambios en el organigrama no más allá de nivel departamental o de oicina 4ólo se necesita una propuesta bien undamentada $ autorizada, que inclu$a la reerencia uncional $ de la estructura orgánica que se aecta, as0 como las ventajas que el cambio reportará a la organización o
o
>e alcance medio
'stos cambios implican variantes uncionales $ estructurales que aectan a la organización hasta el nivel gerencial 'n este caso se aplica el procedimiento general para la elaboración $So actualización de organigramas o
8lobales
'stas modiicaciones se reieren a decisiones que cambian por completo la estructura de una organización, las cuales var0an de acuerdo con los recursos técnicos $ económicos que se destinen a este in
!a decisión de llevar a cabo una modiicación estructural de esta magnitud conlleva la ejecución de un análisis organizacional que si bien debe basarse en el procedimiento espec0ico para la elaboración de organigramas, también debe considerar la integración de variables metodológicas de ma$or alcance
Resposables >e cambios básicos o %ersonal del área que hace la propuesta >e alcance medio %ersonal del área aectada, personal de otras áreas relacionadas con ella $ personal técnico interno especializado en la materia o
8lobales %ersonal de todas las áreas de organización, apo$ados en un cuerpo técnico $ de decisión altamente caliicado, el cual puede utilizar los servicios de consultores e2ternos o
Pol%tica +ee"al .ambio del objeto de la institución #ntegración de nuevos socios /umento del capital 1eestructuración de unciones con motivo de la creación, desaparición o readscripción de unidades administrativas ratados, convenios o acuerdos nacionales e internacionales -actores ambientales • • • •
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P"actica &e Co)p"esió &el te)a E8p$esto
LA ORGANIZACIÓN 9. 2C$l es la De*iició *o")al &e o"+aizació3
: Relacioe la let"a co la &e*iició co""ecta. Una vez que se ha establecido la
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estuctua o!anizacional equiee "antenese # $ Es necesaio establece centos de Del objetivo autoidad # $% Especializació A cada !ado de es&onsabilidad !e"a"#$%a con'eido( debe coes&onde el !ado Pa"i&a& &e a$to"i&a& ' "esposabili&a& (i&a& &e )a&o de autoidad # $ Di*$sió Deben seleccionase ob)etivos * A)plit$& o t"a)o &e cot"ol &o&+sitos # $% Coo"&iació ,aa "a-i"iza las venta)as de Coti$i&a& la o!anizaci+n # $ .aba)o debe de li"itase hasta donde sea &osible # $% Dete"ina un cento de autoidad * decisi+n &aa cada 'unci+n # $ /a* un l0"ite en cuanto al n1"eo de subodinados que deben e&ota 1ecioe los iveles &el p"oceso &e la o"+aizació4 a un e)ecutivo # $ Las unidades de una o!anizaci+n
;. . 2<$- se etie&e po" Co)$icació3
=. 2<$- se etie&e Dele+ació3
>. 2<$- so los o"+ai+"a)as3 ?. 2Pa"a #$- si"ve los o"+ai+"a)as3
@. 2C$les so los "e#$isitos pa"a elabo"a" $ o"+ai+"a)a3
. 2C$l es la clasi*icació &e o"+ai+"a)as3
9B.Po" s$ at$"aleza co)o se clasi*ica los o"+ai+"a)as
99. Po" s$ )bito los o"+ai+"a)as se &ivi&e e4
,OR 3U 456I.O
9:.1ecioe el o)b"e &e los si+$ietes es#$e)as &e o"+ai+"a)as4 A
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Es&ec07cos
C
D
AD 2C$les so los C"ite"ios +ee"ales pa"a la elabo"ació &e o"+ai+"a)as e el secto" p"iva&o3
P"actica &e Co)p"esió &el te)a E8p$esto RESOL(CION
LA ORGANIZACIÓN 9. 2C$l es la De*iició *o")al &e o"+aizació3 's un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos
:. Relacioe la let"a co la &e*iició co""ecta. Una vez que se ha establecido la
9 < ! L & % T 1
;.
estuctua o!anizacional equiee "antenese #I$ Es necesaio establece centos de Del objetivo autoidad#C$% Especializació A cada !ado de es&onsabilidad !e"a"#$%a con'eido( debe coes&onde el Pa"i&a& &e a$to"i&a& ' "esposabili&a& (i&a& &e )a&o !ado de autoidad #D$ Di*$sió Deben seleccionase ob)etivos * A)plit$& o t"a)o &e cot"ol &o&+sitos#A$% Coo"&iació ,aa "a-i"iza las venta)as de Coti$i&a& la o!anizaci+n #8$ .aba)o debe de li"itase hasta donde sea &osible #6$% Dete"ina un cento de autoidad * decisi+n &aa cada 'unci+n #E$ /a* un l0"ite en cuanto al n1"eo de subodinados que deben 1ecioe los iveles &el p"oceso &e la o"+aizació4 e&ota a un e)ecutivo #G$ Istit$cioal Las unidades de una o!anizaci+n Ite")e&io
Ope"acioal
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=. . 2<$- se etie&e po" Co)$icació3 's el proceso a través del cual se trasmite $ recibe inormación en un grupo social, o bien es un proceso mediante el cual se introducen e intercambian ideas
. 2<$- se etie&e Dele+ació3 4e reiere a la concesión de autoridad $ responsabilidad para actuar 's la asignación de responsabilidad o autoridad para cumplir con un trabajo que se da a un subordinad
>. 2<$- so los o"+ai+"a)as3 4on sistemas de organización que se representa con objetividad la estructura interna de una organización
?. 2Pa"a #$- si"ve los o"+ai+"a)as3 • • • •
1epresentar la división que e2iste entre las unciones 1epresentar los niveles jerárquicos 1epresentar las l0neas de autoridad $ responsabilidad 1epresentar los canales ormales de comunicación
@. 2C$les so los "e#$isitos pa"a elabo"a" $ o"+ai+"a)a3 • • • • •
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>eben ser claros >eben contemplar los niveles jerárquicos >eben contener los nombres de unciones a desempe3ar 4e debe usar sólo un tipo de igura para cada elemento 4e emplean l0neas 4e debe mantener el mismo grosor de las l0neas de cone2ión en todo el organigrama !as relaciones de sta, se representan con l0neas punteadas cuando es e2terna
. 2C$l es la clasi*icació &e o"+ai+"a)as3 A+ C+ D+ E+
%or su naturaleza, por su inalidad, por su ámbito, por su contenido
F+ por su presentación o disposición gráica
9B.Po" s$ at$"aleza co)o se clasi*ica los o"+ai+"a)as 1ic"o a&)iist"ativos 1ac"o a&)iist"ativos4 1eso a&)iist"ativos4 99. Po" s$ )bito los o"+ai+"a)as se &ivi&e e4
G)*)+-).
,OR 3U 456I.O E./)01203.
9:.1ecioe el o)b"e &e los si+$ietes es#$e)as &e o"+ai+"a)as4 A
,OR 3U 456I.O 9
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,OR 3U
C
,OR 3U 456I.O 9
D
