informe proyecto Final.docx

Inacap Santiago Centro Ingeniería Informática Taller de Proyecto I

Nombre Alumno (s):Moisés Maureria Aarón Narr Nombre Profesor: Marcela Leon

Índice Contenido

Pag.

1-

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................... 4

2-

ESTUDIO DEL ÁREA DE NEGOCIO .......................................................................................................................... 5 2.1-

PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA .................................................................................................................. 5

2.1.1- Diagrama Organizacional ............................................................................................................................ 5 2.2-

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................................................ 6

2.2.1- Antecedentes del Problema ........................................................................................................................ 7 3-

SOLUCIÓN PROPUESTA ....................................................................................................................................... 11 3.1- OBJETIVOS DEL PROYECTO ............................................................................................................................... 11 3.1.1- Objetivo General ....................................................................................................................................... 11 3.1.2- Objetivos Específicos ................................................................................................................................. 11 3.2- DESCRIPCIÓN FUNCIONAL ................................................................................................................................ 12 3.2.1- Descripción General .................................................................................................................................. 12

1.

2.

METODOLOGÍA DE DISEÑO. ................................................................................................................................ 13 1.1-

Identificación de la Metodología. ............................................................................................................... 13

1.2-

Justificación de Metodología. ..................................................................................................................... 13

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN. ............................................................................................................................ 15 2.1-

Planteamiento de Alternativas. .................................................................................................................. 15

Nuestro Proyecto “MigastoComun” ................................................................................................................... 15 Competencias existentes en el mercado: “miconserje.cl” .................................................................................. 16 Programas ERP: MiAdmin.................................................................................................................................... 17 Desarrollo de nuevas tecnologías: “aplicaciones móvil” ..................................................................................... 17 2.23.

Cuadro Comparativo. .................................................................................................................................. 18

ANÁLISIS Y FACTIBILIDAD DE UNA SOLUCIÓN. .................................................................................................... 19 3.1-

Factibilidad Técnica. ................................................................................................................................... 19

3.1-1.

Requerimiento de Hardware. ............................................................................................................ 19

3.1-2.

Requerimiento de Software. .............................................................................................................. 21

3.2-

Factibilidad Económica. .............................................................................................................................. 22

3.3-

Factibilidad Operativa. ................................................................................................................................ 26

3.4-

Factibilidad Legal. ....................................................................................................................................... 27

1

3.5-

Factibilidad Implementativa. ...................................................................................................................... 28

INTRODUCCIÓN. ...............................................................................................................Error! Bookmark not defined. 2.

4.

MARCO TEÓRICO PARA UNA PROBLEMÁTICA. ................................................................................................... 28 2.1-

Marco Teórico. ........................................................................................................................................... 28

1.2

Determinación del Mercado Objetivo ........................................................................................................ 32

1.3

Análisis FODA del Proyecto......................................................................................................................... 32

HERRAMIENTAS DEL ANALISIS Y DISEÑO. ........................................................................................................... 34 4.1-

2.1-1.

Diagrama de Caso de Uso del Sistema. .............................................................................................. 34

2.1-2.

Diagrama Caso de Uso: Registrar Egreso ........................................................................................... 35

2.1-3.

Diagrama Caso de Uso: Registrar Ingreso .......................................................................................... 35

2.1-4.

Diagrama Caso de Uso: Consultar Estado de Cuenta. ........................................................................ 36

2.1-5.

Diagrama Caso de Uso: Registrar Departamento. ............................................................................. 36

2.1-6.

Diagrama Caso de Uso: Registrar Instalaciones. ................................................................................ 37

2.2

Descripción de casos de uso. ...................................................................................................................... 38

2.2-1.

Caso de Uso: Generar Gasto Común. ................................................................................................. 38

2.2-2.

Caso de Uso: Consultar Estado de Cuenta. ........................................................................................ 40

2.2-3.

Caso de Uso: Registrar Egresos. ......................................................................................................... 42

2.2-4.

Caso de Uso: Registrar Pago Terceros. .............................................................................................. 45

2.2-5.

Caso de Uso: Buscar Propietario. ....................................................................................................... 46

2.2-6.

Caso de Uso: Crear Acceso. ................................................................................................................ 47

2.2-7.

Caso de Uso: Ingresar Archivo. .......................................................................................................... 48

2.2-8.

Caso de Uso: Ingresar Visitas. ............................................................................................................ 49

2.2-9.

Caso de Uso: Reservar Instalaciones.................................................................................................. 50

2.3

Interfaz Gráfica del Usuario. ....................................................................................................................... 52

2.3-1.

GUI: Reservar Instalaciones. .............................................................................................................. 52

2.1-1.

GUI: Crear Acceso. ............................................................................................................................. 54

2.3-2.

GUI: Ingresar Archivo. ........................................................................................................................ 55

2.3-3.

GUI: Ingresar Archivo. ........................................................................................................................ 57

3.1-1.

GUI: Reservar Instalaciones. .............................................................................................................. 58

2.4 4-

Diagrama de Caso de Uso. .......................................................................................................................... 34

Diagrama de Actividad. ............................................................................................................................... 60

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO .......................................................................................................................... 62

2

4.1- CARTA GANTT ................................................................................................................................................... 62 4.1.1- Plan del Proyecto ...................................................................................................................................... 62 4.1.2- Cronograma de Actividades ...................................................................................................................... 63 4.1.3- Información de las tareas ..............................................................................Error! Bookmark not defined. 4.1.4- Recursos ........................................................................................................Error! Bookmark not defined. 4.1.5- Hitos ..............................................................................................................Error! Bookmark not defined. 5-

CONCLUSIÓN ....................................................................................................................................................... 64

6-

BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................................................... 65

3

1- INTRODUCCIÓN

En este informe se muestran los detalles, especificaciones y procesos que dan vida a las comunidades residentes en edificios, también podremos encontrar las funciones básicas que se encuentran en el mismo, así como las funciones de sus trabajadores y procesos administrativos que conllevan a un buen funcionamiento de este.

Nuestro proyecto se basa en la administración de comunidades de edificios, con un sistema web donde los usuarios o residentes puedan ver y consultar las boletas de gastos comunes. Además de entregar las herramientas para la “transparencia” de ellos, también incluir módulos de solicitudes de áreas comunes, pago en línea, y diario mural por comunidades.

De la mano con la tecnología y el mundo creciente de internet nos encontramos con necesidades más exigentes, en la actualidad no existe un software en línea para administración de comunidades y edificios, he ahí nuestro énfasis en crear un sistema a la altura de los usuarios más exigentes que desean pagar, ver y solicitar sus cuentas por internet, además mantenerse informados sobre los eventos y noticias de su comunidad de manera rápida, sencilla y al instante.

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2- ESTUDIO DEL ÁREA DE NEGOCIO 2.1-

PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

2.1.1- Diagrama Organizacional

En la organización de un edificio la ley Chilena N° 19.537 ha determinado un tipo de organización que se asemeja mucho a lo que conocemos como una “sociedad anónima”, esta establece una asamblea con todos sus propietarios, un comité de administración, elegidos entre sus miembros y un Administrador. Lo que podría ser equivalente a la junta de accionistas, directorio y gerente general, respectivamente.

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2.2-

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Tras los crecientes problemas vinculados a la administración de condominios y también, por la necesidad de las empresas administradoras, ha surgido esta investigación para proponer a través de herramientas tecnológicas interactuar con los propietarios de los condominios, determinando que factores influyen para la aceptación y satisfacción de los vecinos en un condominio a favor de la empresa “El Roble Consultores Ltda.” administradora de condominios. La administración de condominios contempla aspectos de gestión administrativa, asesoría legal, sistema de recaudación, gestión de cobranza, así como la gestión contable y financiera. Los propietarios de condominios exigen exactitud, prontitud, eficiencia y transparencia en la gestión de las empresas administradoras siendo la ausencia de alguno de estos factores determinante para el fracaso o éxito de un administrador. La cobranza es un problema ya que al llevar un control rudimentario, poco ordenado y poco eficiente de la información se utiliza mucho tiempo en el cálculo de cuotas haciéndose necesario el uso de más recursos puesto que se necesitan varias personas para realizar estos procesos ocasionando mayores gastos administrativos y generando desconfianza e insatisfacción en los propietarios del condominio. La morosidad también es un problema ya que afecta directamente al presupuesto necesario para cubrir los gastos generados de la administración por lo tanto bajar el porcentaje de morosidad es un factor de solución del problema. Un factor importante para maximizar la calidad de servicio y cuya importancia no es tomada con la seriedad debida es la existencia de un asistente virtual permanente que tenga la capacidad de brindar la información requerida, solucionar consultas, facilitar accesos y realizar investigaciones en internet. La solución propuesta combina las mejores características de sistemas similares en el mercado además de permitir la interacción del usuario con el sistema a través de una plataforma web en cualquier momento y lugar donde se encuentre, optimizando la utilización de recursos y satisfaciendo los requerimientos de los usuarios; convirtiéndose así en la mejor opción para empresas administradoras de condominios.

*Ver entrevista Anexo N°1

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2.2.1- Antecedentes del Problema Antecedentes Estadísticos En la Figura I.1 se muestra un cuadro evolutivo de la cantidad de quejas de los propietarios recibidas en la administración por año desde el año 2009 que la empresa El Roble administra el condominio los viñedos, ubicado en la avenida Roosevelt, San Miguel, Santiago.

N° de quejas de propietarios por año 300 250 200 N° de quejas de propietarios

150 100 50 0 2009

2010

2011

2012

Figura I.1 N° de quejas de propietarios por año N° DE QUEJAS PROMEDIO POR AÑO 153 225 251

AÑO 2009 2010 2011

246

2012

Tabla I.2 N° de quejas promedio por año Se estima que para finales del año 2013 el número de quejas de los propietarios en el condominio se reduzcan en un 70% (Representan las quejas relacionadas con la administración, el 30% restante son quejas de convivencia entre propietarios) con el uso del sistema web de administración de condominios. 7

En la Figura I.2 se muestra el monto de deuda acumulada pendiente por año desde el año 2009 que la empresa El Roble asumió la administración del condominio los viñedos.

1000000 900000 800000 700000

600000 500000

Monto($)

400000 300000 200000 100000 0 2009

2010

2011

2012

Figura I.2 Deuda acumulada pendiente por año Año 2009 2010 2011 2012

Monto ($) 725500 885600 994000 1198000

Tabla I.3 Deuda acumulada pendiente por año La Figura I.3 indica el número de propietarios por condominio administrado por la empresa lares.

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condominio administrado por la empresa lares 200

Lelevage

150

Angel azul

100

Capelo

50

La mar

0

Parque Cantidad

Figura I.3 Número de propietarios por condominio.

Condominio Lelevage Ángel azul Capelo La mar Parque

N° propietarios 186 95 76 169 140

Tabla I.4 Número de propietarios por condominio.

Una administración deficiente disminuye la rentabilidad de este negocio. Si se deja deteriorar el inmueble por falta de planes adecuados de mantenimiento, a la larga las reparaciones y desperfectos fortuitos saldrán más caros, lo que también conduce a una mala convivencia vecinal. El factor principal para brindar un manejo de calidad en la administración de edificios de departamentos o de condominios es la cobranza. En general, se tiene que llevar a cabo una supervisión constante de las instalaciones y áreas comunes, reportando periódicamente el estado en que se encuentran. También se recomienda elaborar un presupuesto de reparaciones y de las necesidades de mantenimiento mayor. Además, es altamente aconsejable ofrecer diferentes formas de pago (efectivo, cheque, depósito) y hasta descuentos por pago adelantado. Las fechas de pago y el monto de las cuotas que cada residente debe cubrir tendrán que quedar por escrito en el reglamento interno del condominio, edificio o conjunto residencial. Además, es necesario sentar los acuerdos en cuanto al uso de áreas 9

comunes (jardines, salones de usos múltiples y alberca, entre otros), estacionamiento para las visitas de los dueños, ruidos, invitados en ausencia del dueño, etc. Al dividirse entre todos los ocupantes, también existe el inconveniente de que algunos condóminos se quejan de las altas cuotas por el consumo de luz en áreas comunes como son los pasillos, jardines, estacionamiento y caseta de vigilancia, por lo que en estos casos el reglamento debe especificar también el ahorro de energía. En cuanto a las juntas breves que se deben celebrar por lo menos cada uno o dos meses para informar a los inquilinos el estado que guarda la administración, El Roble explica que lo ideal es establecer una multa por inasistencia (ella penaliza con $1000 la falta), ya que hay algunas personas que no asisten porque adeudan y tienen vergüenza de que se les cobre frente a los demás. Adicionalmente, los contratos que se firman con los condominios tienen una duración de uno o dos años. Al final del ejercicio el Consejo de Administración -o Junta de Vecinosevaluará el desempeño de tu despacho; por eso es recomendable mantener informados a los clientes respecto a la calidad en la prestación del servicio. Para hacerlo, entrega bitácoras o reportes mensuales con las labores extras que se solicitaron durante el período de administración, apoyos que valorarán los vecinos al momento de renovar el contrato.

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3- SOLUCIÓN PROPUESTA 3.1- OBJETIVOS DEL PROYECTO 3.1.1- Objetivo General 

Diseñar una plataforma web 2.0 de administración de condominios, que permita calcular gastos comunes, calendarizar mantenciones, reservar espacios de diversión ,gestionar cobranzas, informar saldos de deuda, proponer pagos diferidos, según casos particulares, solucionar problemas y dudas tanto de copropietarios como de usuarios de administración, demostrando que el uso de plataformas web para empresas administradoras constituye una herramienta muy rentable que optimiza y reduce costos tanto operativos como administrativos y generar confianza y satisfacción en los copropietarios sobre la administración de su comunidad.

3.1.2- Objetivos Específicos      

Transparentar el proceso de actualización de consumo mensual de servicios de copropietarios por medio de documentación virtual. Diseñar un modelo de negocio que facilite el cobro a copropietarios deudores y/o morosos definiendo intereses en mora, sanciones o plazos para el pago en cuotas. Diseñar los procesos de planificación de mantenciones periódicas y alertas al administrador Diseñar procesos de emisión de comprobantes, con el saldo de deuda y detalle de cobros incurridos en el cálculo de sus gastos comunes y enviarlos por mail. Diseñar reportes de cobranza, egresos, ingresos, conciliaciones e informes de Estados de cuentas, pagos realizados para imprimir y/o enviarlos por mail. Diseñar tablas de Gastos Administrativos comunes y no comunes, configurables.

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3.2- DESCRIPCIÓN FUNCIONAL 3.2.1- Descripción General

En la actualidad Existen programas de administración de condominios pero estos están orientados a los administradores, nuestro proyecto se enfoca básicamente en los usuarios o residentes del condominio, Para facilitar la toma de decisiones y hacer más alcanzable e instantáneas las informaciones, además de transparentar los gastos de administración. Lo que se pretende es crear un sistema de administración de edificios basado en la “nube” donde los usuarios puedan consultar sus gastos comunes y ver los documentos (comprobantes) de estos si así lo desea, también incluir la posibilidad de realizar pagos on-line, además de informarse de las fechas de y horarios de las asambleas, y las decisiones que se puedan tomar en estas si ellos no pueden estar presentes, también se pretende crear un diario mural donde puedan dejar informaciones, consultas y quejas. Otro de los módulos que se pretende integrar es “solicitudes de áreas comunes” donde se puedan solicitar las áreas comunes desde cualquier parte. Así mismo si estos se encuentran ocupados disponer de la hora cuando estará disponible. También se pretende un módulo de registro para el control de visitas, los libros de visitas son muy tediosos, por normas de seguridad las visitas deben registrarse para mantener un control en caso de robos o destrozos al interior del edificio muchas veces las visitas no entregan datos reales como por ejemplo el Rut, con este módulo nos aseguraremos que el Rut por lo menos cumpla con la norma de su dígito verificador así no podrán dar Rut falsos, además el residente podrá verificar si tuvo esa visita o no, En el caso de que no se haya producido la visita el Rut quedara registrado en una base de datos para prohibir el acceso una próxima vez, también pretende prohibir el paso a personas no deseadas. Como extra se pretende incluir un módulo de publicidad donde incluir contratos de publicidad con grandes cadenas de comidas rápidas y otros productos. Al ser un sistema basado en la nube provee la accesibilidad inmediata que los usuarios requieren hoy en día, también facilita el pago de cuentas con su módulo de pagos on-line, recibir publicidad de grandes cadenas empresariales y mantenerse informado de las decisiones tomadas en las asambleas, así igualmente dejar sus consultas o reclamos y tener un control de visitas más seguro.

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4.

METODOLOGÍA DE DISEÑO. 4.1-

Identificación de la Metodología.

La metodología a utilizar será la de Desarrollo en espiral, que junto con el Lenguaje Unificado de Modelado UML, constituye la metodología estándar más utilizada para el análisis, implementación y documentación de sistemas orientados a objetos. El desarrollo en espiral, no es un desarrollo con pasos firmemente establecidos, sino un conjunto de metodologías adaptables al contexto y necesidades de cada organización.

4.2-

Justificación de Metodología.

Al ingresar a un sistema nuevo de negocio, necesitamos constantemente estar revisando y evaluar las tareas realizadas, para reducir los riesgos del proyecto e incorporar objetivos de calidad, y así poder tomar en cuenta mejoras y nuevos requerimientos sin romper con la metodología, ya que ciclo de vida no es rígido ni estático. Los beneficios que tendremos al aplicar la metodología de espiral:

       

Principales características Forma disciplinada de asignar tareas y responsabilidades (quién hace qué, cuándo y cómo) Pretende implementar las mejores prácticas en Ingeniería de Software Desarrollo iterativo Administración de requisitos Uso de arquitectura basada en componentes Control de cambios Modelado visual del software Verificación de la calidad del software

Fase de Inicio: Esta fase tiene como propósito definir y acordar el alcance del proyecto con los patrocinadores, identificar los riesgos asociados al proyecto, proponer una visión muy general de la arquitectura de software y producir el plan de las fases y el de iteraciones posteriores. Fase de elaboración: En la fase de elaboración se seleccionan los casos de uso que permiten definir la arquitectura base del sistema y se desarrollaran en esta fase, se realiza la especificación de los casos de uso seleccionados y el primer análisis del dominio del problema, se diseña la solución preliminar. Fase de Desarrollo: El propósito de esta fase es completar la funcionalidad del sistema, para ello se deben clarificar los requisitos pendientes, administrar los cambios de acuerdo a las

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evaluaciones realizados por los usuarios y se realizan las mejoras para el proyecto. Fase de Cierre: El propósito de esta fase es asegurar que el software esté disponible para los usuarios finales, ajustar los errores y defectos encontrados en las pruebas de aceptación, capacitar a los usuarios y proveer el soporte técnico necesario. Se debe verificar que el producto cumpla con las especificaciones entregadas por las personas involucradas en el proyecto. UML: Lenguaje Unificado de Modelado (LUM o UML, por sus siglas en inglés, Unified Modeling Language) es el lenguaje de modelado de sistemas software más conocido y utilizado en la actualidad; está respaldado por el OMG (Object Management Group). Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema. Entre los diagramas a desarrollar podemos mencionar los siguientes:     

Diagrama de Casos de Uso Diagrama de Secuencia Diagrama de Colaboración Diagrama de Actividades Diagrama de Clases

Programación Orientada a Objetos La programación orientada a objetos o POO es un paradigma de programación que usa objetos y sus interacciones, para diseñar aplicaciones y programas informáticos. Está basado en varias técnicas, incluyendo herencia, abstracción, polimorfismo y encapsulamiento. En la actualidad, existe variedad de lenguajes de programación que soportan la orientación a objetos. Los lenguajes de programación que utilizaremos son los siguientes: Asp.net: La elección de Asp se basó en que es un lenguaje de programación interpretado y diseñado originalmente para la creación de páginas web y aplicaciones dinámicas, Usado principalmente para la interpretación del lado del servidor (server-side scripting), además es una herramienta de clase mundial e intuitiva, la que se adapta a los requisitos de nuestro proyecto. HTML: la elección de HTML se basa en la sencillez del lenguaje orientado a la web, a pesar de usar técnicas de interpretación de servidor (asp) el cliente necesita una interfaz gráfica amigable, HTML permite crear estas graficas lo que le hace ideal para nuestro proyecto.

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5.

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN.

Tras los crecientes problemas vinculados a la administración de condominios y también, por la necesidad de las empresas administradoras, hemos estudiado las siguientes alternativas a fin de satisfacer y solucionar los problemas que con lleva la administración de comunidades. A continuación presentaremos las distintas alternativas de solución:  Nuestro Proyecto: “migastocomun”  Competencias existentes en el mercado: “miconserje.cl”  Programas ERP: MiAdmin  Desarrollo de nuevas tecnologías: “aplicaciones móvil” 5.1-

Planteamiento de Alternativas.

Nuestro Proyecto “MigastoComun” En la actualidad Existen programas de administración de condominios pero estos están orientados a los administradores, nuestro proyecto se enfoca básicamente en los usuarios o residentes del condominio, Para facilitar la toma de decisiones y hacer más alcanzable e instantáneas las informaciones, además de transparentar los gastos de administración. Lo que se pretende es crear un sistema de administración de edificios basado en la “nube” donde los usuarios puedan consultar sus gastos comunes y ver los documentos (comprobantes) de estos si así lo desea, también incluir la posibilidad de realizar pagos on-line, además de informarse de las fechas de y horarios de las asambleas, y las decisiones que se puedan tomar en estas si ellos no pueden estar presentes, también se pretende crear un diario mural donde puedan dejar informaciones, consultas y quejas.

Características y funciones de “Migastocomun” 

Plataforma web 2.0 de administración de condominios, que permita calcular gastos comunes, calendarizar mantenciones, reservar espacios de diversión ,gestionar cobranzas, informar saldos de deuda, proponer pagos diferidos, según casos particulares, solucionar problemas y dudas tanto de copropietarios como de usuarios de administración, demostrando que el uso de plataformas web para empresas administradoras constituye una herramienta muy rentable que optimiza y reduce costos tanto operativos como administrativos y generar confianza y satisfacción en los

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     

copropietarios sobre la administración de su comunidad. Transparenta el proceso de actualización de consumo mensual de servicios de copropietarios por medio de documentación virtual. Modelo de negocio que facilita el cobro a copropietarios deudores y/o morosos definiendo intereses en mora, sanciones o plazos para el pago en cuotas. Procesos de planificación de mantenciones periódicas y alertas al administrador Procesos de emisión de comprobantes, con el saldo de deuda y detalle de cobros incurridos en el cálculo de sus gastos comunes y enviarlos por mail. Reportes de cobranza, egresos, ingresos, conciliaciones e informes de Estados de cuentas, pagos realizados para imprimir y/o enviarlos por mail. Tablas de Gastos Administrativos comunes y no comunes, configurables.

Competencias existentes en el mercado: “miconserje.cl”

Miconserje.cl es un sitio de web para la administración de comunidades que permite informar a éstas respecto a la gestión de la administración de su comunidad y a su vez, brindar a los administradores la oportunidad de un desempeño más eficiente y transparente. Este servicio está dirigido a los comités de administración, administradores o empresas de administración de edificios, y a las inmobiliarias y constructoras. Algunas características que presenta este sitio web 

Generar los gastos comunes de su condominio y sus informes, de forma rápida y segura.



Registrar ingresos y egresos de su condominio.



Generar e imprimir remuneraciones del personal y sus anexos.



Generar e imprimir colillas individuales de Agua caliente y calefacción, por lectura de demarcadores. Sistema Certificado.



Calendarizar mantenciones de Instalaciones del condominio.



Visualizar los gastos individuales por parte de los copropietarios.



Respaldo de información en planillas Excel.

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Programas ERP: MiAdmin Mi admin es un software ERP, existente en el mercado, es administrable por el administrador de la comunidad, se instalar en forma local, no cuenta con accesos en tiempo real a los usuarios finales, por lo tanto, toda información adicional solicitada tiene que ser buscada para su análisis. Algunas características:       

Genera gastos comunes prorrateado Envía mails de comprobantes de gastos comunes Sistema de contabilidad y conciliación bancaria manual Genera liquidaciones de sueldo Bases de datos locales Programa desarrollado en foxpro Bases de datos SQLSERVER

Desarrollo de nuevas tecnologías: “aplicaciones móvil”

Otras de las posibles soluciones que podremos ofrecer es la creación de una aplicación móvil, para Smartphone. La solución comprende el análisis y diseño de un sistema que facilite realizar las funciones administrativas inherentes a las empresas administradoras de condominios, así como agilizar los procesos de cobranzas, facilitando el acceso a sus servicios por medio del uso de asistentes virtuales y dispositivos móviles además de recoger las características más resaltantes de los sistemas disponibles en el mercado. Características que presentaría esta aplicación móvil.     

Calculo de gastos comunes Notificaciones de mensajes de texto Pagos de gastos comunes con tarjetas de crédito Visualización del detalle de los gastos comunes Reservas de espacios comunes

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5.2-

Cuadro Comparativo.

Conceptos Calculo de Gastos comunes ingreso de usuarios en línea Transparencia en los gastos Foros Asamblea Accesos web Registro de Visitas Pagos Online Publicación de fecha y horas de Mantenimientos Propone mantenciones Básicas Sistema Conciliación Bancaria Sistema contabilización Administrador Sistema RRHH Sistema de Ventas vecinal Chat interno Mensajería de avisos Seguridad Paypass Doc. Respaldo En la web Informes Estadísticos Seguridad https Información fondo reserva Cartolas Fondo de reserva Gestión de cobros morosos Logo de empresa personalizar perfiles de usuarios

Migastoscomun + + + + + + + +

Miconserje.cl + + + + + + -

ERP + + -

App Móvil + + + + + -

+ + + + + + + + + + + + + + +

+ + + + + + + -

+ + + + + + -

+ + + + + + + +

Reserva de espacios Comunes

+

-

-

+

Registro de visitas

+

+

-

-

Avisos de Correspondencia

+

+

-

-

Leyes y manuales internos Condominio

+

+

-

-

Por lo tanto, si sumamos los puntos positivos, el proyecto que sobresale y es elegido, con mejores competencias es el proyecto “ Mi gasto Común”, ya que entrega a los usuarios, las facilidades de personalizar su entorno, interactuar con sus vecinos y ofrece la seguridad de cifrado https.

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6.

ANÁLISIS Y FACTIBILIDAD DE UNA SOLUCIÓN.

6.1- Factibilidad Técnica. 3.1-1. Requerimiento de Hardware. A.-Servidor Web Para la implementación del portal Web, se requiere un Servidor Web, que garantice el rendimiento óptimo y disponibilidad de la información. Por lo tanto, se ha decidido contratar un Hosting con las siguientes características: Servidores en línea: Hosting Windows. Diseño Web, dedicados,

Alojamiento Web, Servidores virtuales y Dominio y correos.

B.- Hardware para desarrollo.

Los requerimientos mínimos y óptimos de hardware que utilizan los equipos están definidos por los requerimientos de software que utilizaremos. 

Equipos de Trabajo - Notebook

Tipo de Usuarios

Optimo

mínimo

Programador

Procesador : 2 GHz Memoria RAM :3 GB HDD : 320 GB

Procesador : 1.4 GHz Memoria RAM :2 GB HDD : 60 GB

Diseñador web

Procesador : 2 GHz Memoria RAM :3 GB HDD : 320 GB

Procesador : 1.4 GHz Memoria RAM :2 GB HDD : 120 GB

Producto: Notebook Dell Inspiron 15r Especificaciones Relevantes: • Procesador: Intel® Core™ i3-2310M de segunda generación, 2.10 GHz • Resolución: 15.6" HD (720p) LED Display con TrueLife • Memoria: 3GB2 Dual Channel DDR3 SDRAM at 1333MHz • HDD: 320GB3 SATA 5400RPM

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• • • • • •

Tarjeta de Video: Intel HD Graphics/HD Graphics 3000 hasta 1.6GB de video dinámico Unidad óptica: 8X CD/DVD/Dual Layer DVD+/-R Inalámbrico: Intel® Centrino® Wireless-N 1030, 1x2 bgn + Bluetooth Batería: 6 celdas de litio Peso: 2.7 Kg. Banda Ancha: 8 MB Dedicado

Producto: Multifuncional Epson Stylus TX-125 color Especificaciones Relevantes:  Resolución de impresión: 5760x1440 dpi.  Velocidad de impresión: Hasta 28rpm en texto negro y 15ppm en texto color.  Resolución de Escáner: Óptica 600 dpi, Hardware 600 x 1200 dpi  Velocidad de escaneo: 300 dpi, Monocromático 4 mseg./línea (aprox.)  Copiadora a color: En tamaño 10 cm x 15 cm (4" x 6"), y formato carta, A4 C.- Hardware Administradores Web Comunidad. Para cada usuario Administrador de sus comunidades deben poseer el siguiente hardware con los mínimos requerimientos para poder operar la web e informar a los usuarios. Producto: Impresora – escáner Especificaciones Mínimas recomendada:   

Resolución de Escáner: Hardware 128 x 512 dpi Velocidad de impresión: Hasta 24 rpm en texto negro y 10 ppm en texto color. Modelo: indiferente.

Producto: Equipo computacional. Especificaciones Mínimas recomendada: • • • • • • • •

Procesador: 2.10 GHz o superior. Resolución: 15.6" o superior. Memoria: 3GB HDD: 120 GB Tarjeta de Video: 1 GB Unidad óptica: CD/DVD. Conexión internet: LAN o Wifi Banda Ancha: 4 MB

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D.- Hardware de Usuarios. Cada uno de los usuarios finales, para poder visualizar la información proporcionada por el Administrador de su comunidad, a través, del portal “Migastocomun”, necesita del siguiente hardware como mínimo recomendado. Producto: Equipo computacional. Especificaciones Mínimas recomendada: • • • • • • •

Procesador: 1.0 GHz o superior. Resolución: 15.6" o superior. Memoria: 1GB HDD: 80 GB Tarjeta de Video: 512 MB Unidad óptica: indiferente. Conexión internet: LAN o Wifi

3.1-2. Requerimiento de Software. El software requerido que se utilizará para la creación del portal web de la comunidad, son los siguientes: Especificaciones Relevantes: Tipo

Software

Motor Base de datos

SQL Server

Código

HTML, Asp.net

Hosting

www.servidoresenlinea.net

Sistema Operativo

Windows Seven

Porque la elección de SQL Server: MySQL

SQL Server

Soporte

Linux, Windows, Mac os

Windows

Rendimiento

Trabaja mejor en bases de datos de pequeño tamaño

Trabaja mejor en bases de datos de mayor tamaño

Dimensiones

Entre 2 GB a 4 GB

Entre 40GB a 50 GB

Justificación

Según los alcances del proyecto no sería suficientemente potente para nuestra aplicación.

Se adapta a nuestra aplicación y además, www.servidoresenlinea.net (hosting) lo incluye en su plan Premium.

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Visual Studio 2012 Visual Studio 2012 es, una la aplicación más veloz, segura y de fácil mantenimiento para crear sitios web, ya que cuenta con una serie de herramientas muy completas y poderosas.

Elección del hosting. Servidoresenlinea (www.servidoresenlinea.net): es compatible con el lenguaje de programación que decidimos utilizar, además, incluye un motor base de datos SQL Server en sus planes de subscripción. Comparando el mercado de hosting con soporte asp.net, y llevándola a una tabla comparativa.

“Servidoresenlinea” Soporte

Windows azure

Inglés, español.

Inglés, español.

$ 436.800 pesos chilenos al año aprox.

€: 578.90 mensual. $ 398.285 pesos chilenos mensuales aprox.

Precios

Servicios incluidos Justificación

6.2-

Se adapta a nuestros requisitos

Excede los requeridos

requisitos

Factibilidad Económica.

La factibilidad económica del proyecto se mencionará en las especificaciones de costos totales del proyecto y se representará anualmente al igual que los ingresos, para observar la rentabilidad del proyecto consideremos un periodo de 4 años. Aunque se puede decir que es factible económicamente porque se cuenta con la mayoría de las herramientas, conocimiento y disponibilidad para llevar a cabo dicho proyecto, el mayor costo se llegara el primer año, debido a que algunas de las herramientas de desarrollo son licenciadas. Tal como dijimos en la introducción, si bien los requerimientos están en base a los

22

procedimientos efectuados por la empresa “El Roble Consultores”, “Migastoscomun” es una plataforma autónoma, por lo tanto, es libre para poder ofrecer su plataforma a terceros. Por lo tanto, no es financiado el proyecto, sin embargo, existen un acuerdo de arriendo una vez finalizada la plataforma, presentaremos el siguiente flujo para verificar si es económicamente viable el proyecto “Migastoscomun”. Flujo proyecto: Ítems

(x) (=) (+) (=) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (=) (=)

Ingresos Cantidad de Usuarios Valor por Ingreso por mes Total Ingreso Por accesos Serv. de Soporte Técnico Total Ingresos Por Año Costos Desarrollador Programador Internet Dedicado Pers. Soporte Anual Hosting ASP - SQL Plan Premium NIC Publicidad Mailing, Videos y Diario Notebooks Impresora Multifuncional Total Costos inversión Inicial Utilidad

Año0

Año1

Año2

Año3

Año4

4000 $80 $ 3.840.000 $ 960.000 $ 4.800.000

5000 $100 $ 6.000.000 $ 1.200.000 $ 7.200.000

6500 $110 $ 7.260.000 $ 1.320.000 $ 10.140.000

7500 $110 $ 9.900.000 $ 1.560.000 $ 11.700.000

$ 400.000 $ 500.000 $ 120.000 $ 500.000 $ 436.800

$ 120.000 $ 500.000 $ 436.800

$ 120.000 $ 500.000 $ 720.000

$ 120.000 $ 500.000 $ 720.000

$ 40.000 $ 1.800.000

$ 1.800.000

$ 40.000 $ 1.800.000

$ 1.800.000

$ 3.796.800

$ 2.856.800

$ 3.180.000

$ 3.140.000

$ 1.003.200

$ 4.343.200

$ 6.960.000

$ 8.560.000

$ 470.000 $ 36.990 $ 506.990

Ingresos: El 1er año contamos con la participación unánime de la empresa Administradora “El Roble”, al ser esta la participante de nuestro proyecto, acordamos cobrar el 1er año $80 pesos por cada departamento que tenga la administradora con un mínimo de 100 departamentos por comunidad. Empresa El Roble, cuenta con un equipo de 6 administradores y cada uno de ellos posee aprox. 6-7 comunidades, dándonos un total de 4.000.usuarios. Para los próximos años, esperamos aumentar nuestros ingresos en un 25% aprox. anualmente. Por cada mes se cobrar adicionalmente un costo de $20 pesos por mes relacionado a soporte

23

técnico y capacitación a los usuarios del portal, administradores, asambleas y copropietarios. Costos: Una vez completado todo el proceso de requerimiento, y teniendo claras las necesidades a satisfacer, el desarrollo de este proyecto demorara 180 horas, siendo un mes aprox. ya que la programación no requiere de complejas programaciones. Para el desarrollo de este proyecto se necesitará de un Desarrollador y un Programador, quienes serán miembros del proyecto, a los cuales se les cancelará al término de proyecto $400.000.- y $500.000.- respectivamente, y las utilidades generadas por el proyecto serán repartidas entre los integrantes del proyecto. Publicidad: Se contratará un servicio anual de envíos masivos de mailing con el fin de captar mayores clientes y poder posesionar nuestro portal web en los primeros Rankin de visitas de google, además, de publicaciones en periódicos y flayers. Personal soporte: Asumiremos el costo anual correspondiente al desarrollo de videos de capacitación para el usuario y administrador, considerando también 3 horas de capacitación mensual, en caso de ser necesario. Hosting ASP - SQL Plan Premium: Serán cancelados en forma mensual por un costo de $36.400.- pesos los primeros 2 años y los últimos años, se incrementaran las bases de datos, acorde al incremente aprox. de usuarios que ingresara al portal. Saldo Inicial: Esta completo por la compra de dos Notebook y una impresora. Publicidad: Se invertirá en publicidad, los primeros meses es esencial tanto, videos como mails masivos, los posteriores años, los fondos se conservarán, para publicaciones en periódicos y/o anuncios en multimedia. VAN Periodos 1er Año

Formula 1.003.200 (1+0,15)

2do Año

1.003.200 (1+0,15)

3er Año

1.003.200 (1+0,15)

4to Año

1.003.200

Resultado =

872.348

=

758.563

=

659.620

=

573.583 24

(1+0,15) Suma Ío V.A.N.

= = =

2.864.114 0 2.864.114

Beneficios implicados en el proyecto por parte de la empresa Administradora de comunidades. Nuestro proyecto está enfocado en la venta y distribución de nuestra plataforma a terceros, sin embargo, nace por el requerimiento de la empresa “El Roble” para facilitar el trabajo de administración y brindar una mejor satisfacción al usuario. Es por ello que decidimos incorporar los beneficios tangibles e intangibles que recibirán nuestros clientes al implementar nuestra plataforma web. 

Beneficios Tangibles del Proyecto

Beneficios de Costo y Tiempo por Funcionalidad Al detectar previamente en la toma de requerimiento, que el tiempo de respuesta ante situaciones derivadas del análisis de pagos, tomaba como máximo, en algunos casos más de un día, en recopilar comprobantes y documentación de respaldos. Significaba un mayor costo de tiempo para el administrador y una menor satisfacción por parte del usuario debido al tiempo de espera para acceder a la información. Tomando esté punto de referencia, la reducción de tiempo como beneficio derivado en ahorro de dinero, realizamos el siguiente cuadro económico. Nota: Para el análisis se tomó en cuenta el costo de trabajo por hora que es de 2000 Pesos. Nº

Beneficio

1

Análisis histórico de datos

2 3 5

Tiempo de Respuesta/SA 32h

Tiempo de Respuesta/SGP 4h

Medición de indicadores de Gestión

32h

2h

Análisis de Datos Acceso a los datos Elaboración de reportes

24h 4h 32h

2h 5 min. 30 min.

124h 124000 Pesos

8h 35 min. 8583 Pesos

Total Horas Costo(S/hora)

SA: Sistema Actual SGP: Sistema de Gestión de Pagos 25

Como resultado del análisis tenemos que el SGP disminuye considerablemente los tiempos por funciones que se realizan en la actualidad sin el sistema, esto implica disminuir el gasto por hora trabajada, pudiendo utilizar este tiempo en otras actividades, lo cual es beneficioso para El Roble tanto económicamente como funcional.



Beneficios Intangibles del Proyecto     

Mejor disponibilidad de información consolidada en una sola aplicación. Mayor satisfacción del usuario final debido al fácil acceso a la información y mejores decisiones administrativas. Satisfacción laboral. Competitividad tecnológica. Mayor confiabilidad de los Datos.

6.3-

Factibilidad Operativa.

La propuesta es viable operativamente, puesto que los usuarios directos e indirectos no representan oposición al cambio, además mediante el uso del sistema los usuarios podrán cubrir sus requerimientos y expectativas y tendrán la información exacta en forma oportuna y confiable a través de interfaces amigables y fáciles de usar. Es un sistema de administración inteligente que ha sido creado a partir de los requerimientos basados en la experiencia de más de 10 años de la empresa El Roble. 



Capacitación: Se deberá capacitar al usuario administrador de comunidades, para darles a conocer los procedimientos básicos en la creación de usuarios de las comunidades, y forma correcta de poblar las bases de datos, crear informes de gestión y guiarlos con los análisis de ellos. La capacitación de realizarán, en forma presenciales una vez contratado el servicio y en forma virtual se resolverán dudas respecto al sistema, todo siempre acompañado de videos tutoriales que estarán disponibles en el portal al iniciar sección. Para el usuario final (miembro de la comunidad), existirán tutoriales en nuestra web, explicando cada uno de las herramientas que disponibles y tips para mejorar facilitar su utilización. Soporte Técnico: nuestros servicios incluyen en la contratación un soporte de mantención mensual, respaldo de bases de datos y soporte telefónico. 26

 

Perfil del Desarrollador: Se necesitara un desarrollador en asp.net y CSS que diseñara los formularios y el entorno visual para una fácil comprensión de los usuarios finales. Perfil del Programador: Se necesitará de un programador en ASP.net con amplios conocimientos en SQL Server, para programar los formularios diseñados y generar los script necesarios en SQL que nos asegure la seguridad y privacidad de nuestra aplicación

6.4-

Factibilidad Legal.

Este proyecto cumple con todas las leyes informáticas vigentes en Chile, según los decretos de ley relativa a Delitos Informáticos, además de garantizar la seguridad de la información, según los artículos de Ley 19.628 de tratamiento de datos personales (http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=141599&buscar=19628), ley 17.336 de propiedad intelectual (http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=28933&buscar=17336), ley 19.039 de propiedad industrial en su texto refundido DFL-3 (http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=250708&buscar=19039), la ley 19.799 de firma electrónica (http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=196640&buscar=19799) y la ley 18.618 general de Telecomunicaciones (http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=29591&buscar=18168). Asegurando la protección de los datos de nuestros clientes en todos los aspectos expuestos en estas leyes, considerando un tratamiento confidencial de los datos almacenados en el sistema, dejando la administración de estos datos exclusivamente a sus dueños, genera una conexión segura entre el servidor de la aplicación y la red del cliente y registra la propiedad unilateral de los datos para la institución correspondiente. A continuación, se detalla la Ley de Delitos Informáticos, que tipifica los delitos que serán penados en caso de ser realizados, con sus penas y especificaciones legales. Ley Relativa a Delitos Informáticos (Ley N° 19223) Artículo 1º.- El que maliciosamente destruya o inutilice un sistema de tratamiento de información o sus partes o componentes, o impida, obstaculice o modifique su funcionamiento, sufrirá la pena de presidio menor en su grado medio a máximo. Si como consecuencia de estas conductas se afectaren los datos contenidos en el sistema, se aplicará la pena señalada en el inciso anterior, en su grado máximo. Artículo 2º.- El que con el ánimo de apoderarse, usar o conocer indebidamente de la información contenida en un sistema de tratamiento de la misma, lo intercepte, interfiera o acceda a él, será castigado con presidio menor en su grado mínimo a medio.

27

Artículo 3º.- El que maliciosamente altere, dañe o destruya los datos contenidos en un sistema de tratamiento de información, será castigado con presidio menor en su grado medio. Artículo 4º.- El que maliciosamente revele o difunda los datos contenidos en un sistema de información, sufrirá la pena de presidio menor en su grado medio. Si quien incurre en estas conductas es el responsable del sistema de información, la pena se aumentará en un grado. Santiago, 28 de Mayo de 1993.

6.5-

Factibilidad Implementativa.

Para la puesta en marcha de nuestro proyecto, se han identificado los siguientes elementos:

    

7.

Adquisición del dominio. Acceso al hosting. La Base de datos debe estar poblada con usuarios de administración. El administrador debe superado la capacitación. El administrador debe contar con acceso a internet.

MARCO TEÓRICO PARA UNA PROBLEMÁTICA. 7.1-

Marco Teórico.

Generalidades del Condominio La palabra “Condominio”, en Derecho Civil, consiste en la situación en la que la propiedad de una cosa es compartida por dos o más personas. Por extensión, algunos autores denominan así a un inmueble bajo el régimen de propiedad horizontal. En el condominio es importante regular la forma en que los copropietarios van a tomar las decisiones con respecto a la propiedad que tienen en común. A tal efecto, pueden darse relaciones de mancomunidad o de solidaridad. También es importante regular los casos de extinción de la copropiedad y disolución de la comunidad de bienes. La Propiedad Horizontal, en su origen, no deja de ser una especial forma de copropiedad que se establece entre los propietarios de un inmueble dividido en pisos. En el mismo, coexisten elementos privativos, propios (los pisos, las plazas de parking, los trasteros) con otros elementos escaleras (escaleras, jardines, ascensores, portales, etc…). El modo en que 28

se regulan dichas relaciones de propiedad, de copropiedad y de vecindad, son los que se han dado en denominar Propiedad Horizontal. Así pues, junto con el piso, el derecho de propiedad horizontal incluye un porcentaje de propiedad sobre los elementos comunes de todos los propietarios de pisos en el edificio en cuestión. Tales elementos se consideran necesarios para el adecuado uso y disfrute del piso, y la cuota que exista sobre ellos es completamente inherente a la propiedad del piso, siendo inseparable de ésta. A la propiedad horizontal también se le llama condominio y ley de residencia permanente. Se entiende por: ADMINISTRADOR CONDÓMINO: Es el condómino de la unidad de propiedad privativa, que no siendo administrador profesional, sea nombrado Administrador por la Asamblea General. ADMINISTRADOR PROFESIONAL: Persona física o moral, que demuestre capacidad y conocimientos en administración de condominios que es contratado por la Asamblea General. ÁREAS Y BIENES DE USO COMUN: Son aquellos que pertenecen en forma proindiviso a los condóminos y su uso estará regulado por esta Ley, su Reglamento, la Escritura Constitutiva y el Reglamento Interno. ASAMBLEA GENERAL: Es el órgano máximo del condominio, que constituye la máxima instancia en la toma de decisiones celebrada en los términos de la presente Ley, su Reglamento, Escritura Constitutiva y el Reglamento Interno, se expresan y discuten asuntos de interés propio y de interés común. CONDOMINIO: Inmueble cuya propiedad pertenece proindiviso a varias personas, que reúne las condiciones y características establecidas en la actual ley chilena N°19.537 sobre Copropiedades Inmobiliarias. CONDÓMINO: Persona física o moral, propietaria de una o más unidades de propiedad privativa y, para los efectos de esta Ley, y su Reglamento, a la que haya celebrado contrato en virtud del cual, de cumplirse en sus términos, llegue a ser propietario bajo el régimen de propiedad en condominio. COMITÉ DE VIGILANCIA: Órgano de control y vigilancia integrado por condóminos electos en la Asamblea General, cuyo cometido entre otros, es vigilar, evaluar y dictaminar el puntual desempeño de las tareas del Administrador, así como la ejecución de los acuerdos y decisiones tomados por la Asamblea General en torno a todos los asuntos comunes del condominio. COMITÉS: Están formados por condóminos o poseedores de unidades de propiedad privativa que se organiza para realizar actividades que atienden algunos servicios complementarios ambientales, preventivos contra siniestros y promueven la cultura condominal en beneficio de la comunidad. Son instancias de autogestión, atemporales y no obligatorias, su número integrante varía, y se conforman entorno a objetivos concretos. CUOTA ORDINARIA: Cantidad monetaria acordada por la Asamblea General, para sufragar los gastos de administración, mantenimiento, de reserva, operación y servicios no individualizados de uso común. 29

CUOTA EXTRAORDINARIA: Cantidad monetaria acordada por la Asamblea General para sufragar los gastos imprevistos o extraordinarios. MOROSO: Es el condómino o poseedor que no ha cumplido con su obligación de pagar dos cuotas ordinarias o una extraordinaria en el plazo establecido por la Asamblea General. ALICUOTA: Es el porcentaje de contribución que posee una unidad en la comunidad como un todo. Dicho porcentaje de prorrateo lo designa el arquitecto de la obra y en general sirve para distribuir los gastos comunes para cada unidad. Disposiciones que regulan los condominios 8.

La nueva Ley Nº 19.537, sobre Copropiedad Inmobiliaria de Condominios y en el Decreto Supremo Nº 46 de 1998, del Ministerio de Vivienda y Urbanismo que es el Reglamento de la Ley señalada, son los cuerpos legales básicos encargados de regular estas materias. 9. Inmobiliaria Escritura constitutiva del régimen de propiedad en condominio 10. Reglamento interno del condominio. 11. Escritura traslativa de dominio. 12. Acuerdos de la asamblea de condóminos.

¿Quién puede ser administrador? Una persona o compañía externa que tenga experiencia en la administración de condominios. ¿Es obligatorio ser administrador? La ley no establece que sea obligatorio ser administrador y por consecuencia no precisa sanción alguna para aquel condómino que rechace el cargo. Sin embargo, los condóminos en Asamblea pueden adoptar otras determinaciones sobre el particular e inclusive, establecer disposiciones relativas en el reglamento interno.

Principales atribuciones del administrador 13. Recaudar las cuotas que les corresponden a los condóminos. 14. Representar jurídicamente a los condóminos en las controversias que se susciten por las áreas comunes. 15. Vigilar los bienes del condominio y servicios. 16. Ejecutar los acuerdos de la asamblea de condóminos. 17. Llevar el libro de actas de los acuerdos de la asamblea. 30

¿Cuánto dura el encargo del administrador? En el caso del administrador externo, la ley no señala el tiempo del encargo. ¿Qué es el comité de vigilancia y como se elige al Presidente J.D.? Es un grupo de diez condóminos titulares, que tiene como principal atribución, vigilar que el administrador cumpla con sus funciones. Está conformada por la totalidad de Presidentes de cada Edificio, en el condominio son 10 en total. El Presidente es elegido en Asamblea, el voto es a mano alzado por parte del propietario expresando el candidato de su preferencia. El candidato contendiente perdedor puede ocupar la vicepresidencia si el Presidente electo lo autoriza y ratifica la Asamblea. Destino de las cuotas Las cuotas de administración y mantenimiento financian las obras necesarias para mantener el condominio en buen estado, lo que incluye la operación cotidiana, reparación y conservación de las instalaciones, servicios generales y áreas comunes, habida cuenta del agua y energía eléctrica que se consuman en estas áreas, pago de planillas, pago a proveedores. El fondo de reserva se constituye para cubrir los gastos derivados de la adquisición de implementos y maquinaria que se necesiten. ¿Es obligatorio el pago de cuotas? Sí. Al acordar la Asamblea de Condóminos la cuota, todos los condóminos están obligados a pagar la que les corresponda de acuerdo al porcentaje de indiviso que represente su unidad de propiedad exclusiva. Como cada Edificio es autónomo en designar esta cuota de mantenimiento. Pago de cuotas Con la falta de pago de dos cuotas ordinarias o una cuota extraordinaria, podrá ser objeto de sanciones establecidas en el Reglamento Interno del Condominio. Los tesoreros de cada edificio son responsables de este cobro, como así de su depósito en una cuenta bancaria. Cuando excede de un año es materia de un juicio ejecutivo civil. Recuerde que el administrador deberá entregarle a su solicitud, un estado de cuenta de su departamento y usted dispondrá de un plazo de ocho días para formular observaciones. Documentación indispensable del condómino que debe poseer un vecino 18. 19. 20. 21.

Copia simple del acta constitutiva del condominio. Copia del reglamento. Escritura traslativa de dominio. (Título de propiedad) La Copropiedad Inmobiliaria Chilena.

31

Documentación indispensable del condominio 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.

Libro de actas de asamblea Acuse de recibo de las convocatorias a asamblea. Escritura constitutiva (con anexos) del régimen de propiedad en condominio. Copias simples de los estados de cuenta del condominio. Actas circunstanciadas de la entrega-recepción de administradores. Informes del comité de vigilancia. Inventario actualizado de los muebles, aparatos e instalaciones de propiedad común. Página web del Condominio.

7.1 Determinación del Mercado Objetivo De acuerdo a la información recopilada y a la orientación del proyecto, nuestro mercado objetivo al cuál va orientado el proyecto es descrito a continuación:   

 

Personas entre 17 a 50 años o más. Personas que cuenten con un manejo básico de la terminología de internet. Personas residentes de departamentos que busquen la transparencia de sus consumos como miembros de una comunidad habitacional, que le permita contar con la mayor cantidad de información posible que dicha información sea fidedigna, sobre la administración de su comunidad. Administradores de comunidades que busque transparentar sus acciones ante los ojos fiscalizadores de la comunidad, demostrando de esta forma un manejo íntegro y fiable. Personas que dispongan de celulares con acceso a internet.

7.3 Análisis FODA del Proyecto

Fortalezas         

Respaldos programados y seguridad de la información garantizada Facilidad de acceso a la aplicación desde cualquier computadora conectada a internet. Soporte técnico online. Velocidad de procesamiento de tareas. Reportes actualizados, precisos y detallados que facilitan la toma de decisiones. Facilidad de uso y adaptabilidad. Sistema multiusuario que permitirá a varios usuarios utilizarlo al mismo momento. Monitoreo del presupuesto y manejo transparente de ingresos y egresos. Ahorro de tiempo tanto para propietarios como para administradores dadas las 32



múltiples formas de pago de cuotas. Reducción de gastos operativos debido al uso tecnológico de la nube para el tratamiento de la información de la base de datos.

Debilidades    

Necesidad de una conexión a internet estable para el funcionamiento del portal. Ausencia de un sistema de cifrado SSL para el acceso a la aplicación. Inicialmente el sistema solo estará disponible en idioma español. Débil imagen en el mercado

Oportunidades   

Permanente medición del nivel de satisfacción de los propietarios. La necesidad de información de los residentes sobre pagos y estados de cuenta en línea. Necesidad de transparencia para los residentes.

Amenazas  

Desconfianza y miedo de los usuarios a las transacciones por internet. Incompatibilidad de algunos navegadores para el funcionamiento del módulo de generación de cuotas por consumo.

33

8.

HERRAMIENTAS DEL ANALISIS Y DISEÑO. 8.1-

Diagrama de Caso de Uso. 8.1-1. Diagrama de Caso de Uso del Sistema.

34

8.1-2. Diagrama Caso de Uso: Registrar Egreso

8.1-3. Diagrama Caso de Uso: Registrar Ingreso

35

8.1-4. Diagrama Caso de Uso: Consultar Estado de Cuenta.

8.1-5. Diagrama Caso de Uso: Registrar Departamento.

36

8.1-6. Diagrama Caso de Uso: Registrar Instalaciones.

37

8.2

Descripción de casos de uso. 8.2-1. Caso de Uso: Generar Gasto Común.

Título

Generar Gasto Común

Usuarios

Usuario Administrador de Comunidad

Descripción General

Solicita al usuario períodos que desea calcular. El usuario no puede seleccionar un período cerrado. El sistema valido que exista información ingresada en sistema. Solo puede existir un cálculo de gasto común por mes.

Reversible

SI

Pre-Condiciones

No puede existir un cálculo generado en el periodo previamente Tienen que existir los usuarios residentes. Tienen que existir los gastos del periodo Tienen que estar ingresados los prorrateos de usuarios residentes El periodo de cálculo tiene que estar abierto.

Acciones de Éxito

El usuario selecciona el período correspondiente y se generan todos los cálculos comunes prorrateados a cada coproprietario.

Acciones de Falla

Copropietario sin porcentaje de gasto Gastos no identificado su origen Gasto común del periodo generado previamente Periodo cerrado por administrador

38

Secuencia de Eventos Entrada de Usuario

Respuesta del Sistema

1.0 El usuario Selecciona 1.1 El sistema despliega: Periodo a calcular  Mes y Año

2.0 El usuario Genera el Cálculo de Gasto Común

2.1 El sistema Valida lo Siguiente:  Qué el mes este activo  Que no exista ni un cálculo generado previamente  Que los residentes tengan completo sus rangos de prorrateo  Que exista gastos a prorratear en el periodo seleccionado  Que los gastos estén identificados su forma de pago Si algún punto anterior falla, el sistema despliega un < mensaje de alerta>

2.1 El sistema valida que el periodo a calcular no

39

8.2-2. Caso de Uso: Consultar Estado de Cuenta.

Título

UC4184 – Consultar_estado_Cta

Usuarios

Residente


El residente va a consultar su estado de cuenta

Reversible

Si

Pre-Condiciones

Acciones de Éxito

El Usuario tiene que estar registrado en la Base de datos. El usuario tiene que haber iniciado sesión. Ver detalle de Cuenta.

Acciones de Falla

Secuencia de Eventos

40

Entrada de Usuario


1. EL Administrador Ingresa al módulo Consultar Estado de Cuenta

1.1 El sistema muestra la interface del módulo

2. El residente selecciona Departamento, mes y año:

2.1 El sistema le muestra el Estado de Cuenta - Saldo inicial - Fecha - Tipo de Pago - Concepto - Cargo - Abonos - Totales - Saldo Final

3. El residente selecciona un concepto

3.1 El sistema despliega el detalle de documentos que componen el ítem. 3.2 El residente podrá descargar y/o visualizar el documento.

Características de Solución Características

Requerido (Y,N)

Sólo Online

S

Informe de operación

S

Opera en Sesión Residentes

S

Opera en Sesión Administrador

N

Registra transacción en contabilidad

N

Se Requiere Impresión

N

Version

0.1

Fecha de Modificación 16-11-2013

Autor

Comentario

Moisés Maureira

Primer Borrador para Proyecto Mi gasto Común

41

Preguntas, Temas y Notas Nota 1: El residente puede observar solamente el estado de cuentas de cada uno de los departamentos pertenecientes a él, la información es privada y confidencial. Nota 2: Si el residente, tiene otro departamento con una administradora distinta, pero que ambos trabajan con la misma plataforma el usuario podrá ver todos los estados de cuenta de sus distintos departamentos.

8.2-3. Caso de Uso: Registrar Egresos.

Título

UC4184 – Registrar Egresos

Usuarios

Administrador


El administrador registrara los gastos del condominio. Ejemplo: Pagos de vigilancia, papelería, mantenciones, etc.

Reversible

Si

Pre-Condiciones Acciones de Éxito

El Usuario debe estar conectado al sistema. Datos guardados y/o pago generado.

Acciones de Falla

Secuencia de Eventos Entrada de Usuario 3. EL Administrador Ingresa al módulo de registrar egresos

Respuesta del Sistema 1.2 El sistema muestra la interface del módulo

42

4. El Administrador Ingresa Datos:

3. El administrador presionará Botón “Guardar”

4.1 El sistema valida los datos ingresados a los campos - Proveedor, si no existe lo ingresa - Fecha -Forma de pago - Referencia - Cuenta bancaria - Clasificación Presupuesto - Tipo de Fondo - Comentario 4.2 Valida caracteres numéricos de montos 4.3 Despliega Forma de Pago 4.4 Fondo donde estará dirigido el egreso: Fondo De reserva o Gasto Común 4.5 Si el pago es prorrateado, se registra en cuantos periodos se agregara en los gastos comunes. 3.1 El sistema registrará el pago al proveedor en la base de datos. 3.2 El sistema indicará que el registro fue exitoso. 3.3 El sistema eliminara del pendiente de pago a los documentos cancelados. 3.4 Se generará un registro para identificar si el pago se cancela por fondo de reserva o a cuenta de gastos comunes del periodo

Flujo Alternativo N°1 Título

Proveedor No existe

Causa


1.- Proveedor no existe en el sistema.

1.1 Desplegar 1.2 El sistema solicita solicita ingresar el proveedor para continuar con el ingreso de documentos.


Requerido (Y,N)

Sólo Online

S


S


N


S


S


S

43

Version 0.1


Autor

Comentario

Moisés Maureira

Primer Borrador para Poryecto Mi gasto Común

Preguntas, Temas y Notas Nota 1: El administrador genera el pago al proveedor, siempre y cuando esté autorizado por la asamblea al igual que la contratación del servicio. Nota 2: El registro del pago, se contabiliza en las cartolas de las cuentas corrientes Nota 3: El egreso es descontador a los residentes de la comunidad, dentro de los gastos comunes.

Título

UC4184 – Registrar_Pago_Terceros

Usuarios

Administrador


El administrador va a registrar los pagos por personas ajenas al condominio. El origen de estos pagos, puede ser por publicidad, indemnizaciones judiciales, o de cualquier otra naturaleza legal que la asamblea haya negociado con terceros. El ingreso se descuenta al total del gasto común del periodo.

Reversible Pre-Condiciones

Si El Usuario debe estar conectado al sistema.

Acciones de Éxito

Pago Registrado.

Acciones de Falla

Cobro no registrado. Sistema no disponible.



44

5. EL Administrador Ingresa al módulo agregar pago de terceros

1.3 El sistema muestra la interface del módulo

6. El Administrador Ingresa Datos:

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7

3. El administrador presionará Botón “Agregar”

El sistema valida los datos ingresados a los campos Despliega conceptos Valida caracteres numéricos de montos Despliega Forma de Pago Formato de Fecha Tipo de Cuenta Bancaria donde se depositará Fondo donde estará dirigido el ingreso: Fondo De reserva o Gasto Común

3.1 El sistema registrará el pago de terceros en la base de datos. 3.2 El sistema indicará que el registro fue exitoso. 3.3 Si faltara registrar algún campo, el sistema alertará cual campo falta y no dejara registrar los datos.

8.2-4. Caso de Uso: Registrar Pago Terceros. Flujo Alternativo N°1 Título

Nota de cobro no ingresada

Causa


1.- La nota cobro no ha 1.1 Desplegar sido ingresado al 1.2 El sistema solicita en forma genérica, solicitara la Nota de cobro que se sistema, por lo tanto, no cancelará, de no existir permitirá ingresar el documento. existe un documento por cobrar. Flujo Alternativo N°2 Título

Nota de cobro no ingresada

Causa


1.- La nota cobro no ha 1.1 Desplegar sido ingresado al 1.2 El usuario podrá ingresar el pago y se guardara un registro de Nota de sistema, por lo tanto, no Cobro pendiente de generar. existe un documento por cobrar.

45


Requerido (Y,N)

Sólo Online

S


S


N


S


S


S

Versión

0.1


Autor

Moisés Maureira

Comentario

Primer Borrador para Poryecto Mi gasto Común

Preguntas, Temas y Notas Nota 1: El administrador puede ingresar el pago del tercero a un que no exista un documento de cobro asociado, sin embargo el sistema genera un historial de pendientes para ser generado antes del cierre del periodo. Nota 2: El registro del pago, se contabiliza en las cartolas de las cuentas corrientes Nota 3: El ingreso es descontador del total de gastos comunes, para rebajar el cobro a cada uno de los departamentos en forma iguales.

8.2-5. Caso de Uso: Buscar Propietario. Título

Busca propietario

Usuarios

Usuario conserje.


Reversible

Busca propietario por nombre, apellido y piso el sistema despliega su número de departamento. Si

46

Pre-Condiciones

Tiene que ser conserje. Tiene que haber iniciado sesión previamente. Tiene que ingresar un nombre o apellido.

Acciones de Éxito

El sistema despliega todos los propietarios con ese nombre.

Acciones de Falla

El sistema no muestra el propietario. El propietario no existe


Entrada de Usuario


1.0 el conserje ingresa una visita.

El sistema despliega: 

Un mensaje de éxito al cargar los datos.



Un mensaje de error si el propietario no existe



Un mensaje de error si no ingreso datos



El propietario ingresado con el número de departamento.

1.2 El sistema valida lo siguiente. 

Si el nombre existe. .

8.2-6. Caso de Uso: Crear Acceso. Título

Crear acceso

Usuarios

Usuario Administrador de Comunidad


Reversible

El administrador crea un espacio o perfil de usuario con un nombre único, su respectiva clave e ingresa el porcentaje de gasto común que deberá pagar.

Si

47

Pre-Condiciones

Tiene que ser administrador. Tiene que haber iniciado sesión. Tiene que ingresar en el botón de creación de perfil.

Acciones de Éxito

El propietario podrá iniciar sesión con el nombre y la clave dada. El propietario podrá ver solo sus gastos comunes y todas las demás acciones correspondientes a su perfil. El administrador podrá ver el perfil del usuario, su histórico sus deudas y sus gastos comunes.

Acciones de Falla

No poder crear perfil de usuario. No tener vinculado los datos del copropietario. No poder iniciar sesión. No poder cerrar sesión. El porcentaje de gasto común no es válido para esa comunidad No poder realizar las acciones del copropietario como:     

Solicitudes. Publicaciones. Ver historial y gastos comunes. Ver informaciones generales. Cerrar la sesión

8.2-7. Caso de Uso: Ingresar Archivo.

Título

Ingresar archivo

Usuarios

Usuario administrador


Reversible

Ingresa archivo de formato jpg, el que queda disponible para toda la comunidad. Si

48

Pre-Condiciones

Tiene que ser administrador. Tiene que haber iniciado sesión.

Acciones de Éxito

El archivo queda disponible para todos los residentes.

Acciones de Falla

El sistema no muestra el archivo La imagen no carga. Los propietarios no pueden ver los archivos.



1.0 El administrador sube la imagen

1.3 El sistema despliega: 

Un mensaje de éxito al cargar los archivos.



Un mensaje de error si el archivo no es compatible.



Un mensaje de error si no ingreso los archivos


Si el archivo es de imagen



Si el archivo tiene nombre.

8.2-8. Caso de Uso: Ingresar Visitas. Título

Ingresar visita

Usuarios

Usuario conserje.

Descripción General Reversible

Registra cada visitante que ingresa a la comunidad. SI

49

Pre-Condiciones

Tiene que ser conserje. Tiene que haber iniciado sesión previamente. Tiene que ingresar una fecha y hora Tiene que ingresar un número de departamento valido. Tiene que ser un rut valido.

Acciones de Éxito

El usuario propietario podrá ver sus visitas. El conserje podrá ver las visitas. El conserje podrá ver las visitas por hora, fecha, nombre o rut.

Acciones de Falla

El propietario no puede ver sus visitas. El propietario ve visitas que no son de el. El sistema muestra un mensaje de error al no registrar visitas.

Secuencia de Eventos Entrada de Usuario 1.0 el usuario ingresa una visita.


1.5 El sistema despliega: 

Un mensaje de éxito al cargar los datos.



Un mensaje de error si el rut no es válido.


Si el rut es válido.



Si la fecha corresponde a la fecha del sistema



Si la hora corresponde a la hora del sistema.

8.2-9. Caso de Uso: Reservar Instalaciones. Título

Reservar Instalaciones

Usuarios

Residentes, administrador, conserje.

50


El usuario solicita un espacio común disponible como: 

Quinchos



Jacuzzi



Gimnasio



Sauna



Sala de juego

Reversible

Si

Pre-Condiciones

Tiene que haber iniciado sesión previamente. No puede solicitar un mismo espacio común 2 veces el mismo día. No puede solicitar más de 1 espacio común a la misma hora. No puede solicitar un espacio común en mantención.

Acciones de Éxito

El sistema muestra un mensaje que el usuario ingreso la solicitud satisfactoriamente. Aparece la solicitud en el historial de solicitudes.

Acciones de Falla

El sistema muestra un mensaje de error de conexión. El usuario no puede solicitar el espacio común. No aparecen los espacios comunes para ser solicitados.


Solicitud de espacio


51

1.0 El usuario solicita un espacio

1.7 El sistema revisa lo siguiente: 

Si ha solicitado otro espacio común a la misma hora.



Si el número de solicitudes hechas encajan con el número de espacios comunes existentes.



Si ha solicitado el mismo espacio común durante el día.



Si el espacio común esta en mantención.



Si el número de solicitudes de espacio común excede el límite de existencias en un mismo periodo de tiempo.



Si el espacio común excede el límite de tiempo.



Si el espacio común excede el límite de solicitudes concurrentes.

1.8 El sistema muestra lo siguiente: 

Un mensaje de éxito en el caso.



Un mensaje de no satisfactorio en el caso de que estén copadas las solicitudes.



Un mensaje de error del usuario en el caso de solicitar 2 espacios a la misma hora o solicitar un mismo espacio común en el día. Un mensaje de mantención en el caso

8.3

Interfaz Gráfica del Usuario. 8.3-1. GUI: Reservar Instalaciones.

Busca propietario

Departamento

Torre

Cancel / Cancelar

52

Tamaño Pantalla

Ver Documentos Estándares

Colores


Fuente


Montos


Fechas


Otras Características

Posición del Foco al Desplegar la Pantalla: ID Usuario. Secuencia de Tabulación:

GUI Fields / Campos GUI Campo GUI

Tipo Datos Largo Obligatorio Enmendable

Nombre propietario

String

40

no

Si

piso

numerico

2

no

Si

53

Reglas de Validación

8.3-2. GUI: Crear Acceso.

Crear acceso

Nombre Propietario

Clave

piso

Numero dpto.

Porcentaje de gasto común

ingresar

Formato Formato General Tamaño Pantalla


Colores


Fuente


Montos


Fechas


Otras Características Posición del Foco al Desplegar la Pantalla: ID Usuario. Secuencia de Tabulación:

54


Tipo Datos

Largo Obligatorio Enmendable Reglas de Validación

Nombre propietario

String

40

si

Si

piso

numerico

2

si

Si

clave

numerico

5

si

Porcentaje

float

si

8.3-3. GUI: Ingresar Archivo.

nombre archivo

Cargar Archivo

examinar

fecha

foto

guardar

55

Formato Formato General Tamaño Pantalla


Colores


Fuente


Montos


Fechas


Otras Características Posición del Foco al Desplegar la Pantalla: ID Usuario.

Secuencia de Tabulación:


Tipo Datos

Largo Obligatorio Enmendable Reglas de Validación

Nombre archivo

String

40

no

Si

fecha

date

date

no

Si

56

8.3-4. GUI: Ingresar Archivo. 2.9

Ingresar visita

Nombre visita

Fecha

24/11/2013

Hora

Piso

ingresar

Formato Formato general Tamaño Pantalla


Colores


Fuente


Montos


Fechas


Otras Características

Posición del Foco al Desplegar la Pantalla: ID Usuario. Secuencia de Tabulación:

GUI Fields / Campos GUI

57

Campo GUI

Tipo Datos Largo Obligatorio Enmendable Reglas de Validación

Nombre visita String

40

si

Si

Hora

numerico

2

si

Si

fecha

Date

Piso

int

si 2

8.3-5

si

GUI: Reservar Instalaciones.

58

Formato

Formato General Tamaño Pantalla


Colores


Fuente


Montos


Fechas


Otras Características Posición del Foco al Desplegar la Pantalla: ID Usuario. Secuencia de Tabulación:


Tipo Datos Largo Obligatorio Enmendable Reglas de Validación

dia

string

7

si

Si

Hora

int

4

si

Si

Tiempo

int

1

si

disponible

boolean

si

59

8.4

Diagrama de Actividad.

8.5

Diagrama de Entidad Relación.

Ver Anexo N°2

60

61

9- PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO 9.1- CARTA GANTT 9.1.1- Plan del Proyecto El grupo de trabajo para este proyecto estará conformado por:  Moisés Maureira Belmar  Aarón Narr Para la realización del proyecto todas las tareas, ya sean como documentación referente al proyecto, búsqueda de información, análisis de estadísticas, programación, codificación, elaboración, digitalización, puesta en marcha, verificación sobre estándares de calidad, se repartirá en una tarea mutua entre las personas antes mencionadas. Esto quiere decir, que entre las dos personas se repartirá como igual todas las tareas que se lleven a cabo para la realización del proyecto. El jefe de grupo, que está a cargo de proyecto, y será el representante del grupo es Moisés Maureira, el cual será la cara visible del proyecto. Aaron Narr será el sub-jefe, esto quiere decir que si no se encuentra disponible Moisés Maureira, Aaron Narr recibirá toda la responsabilidad necesaria.

62

9.1.2- Carta Gantt Ver Anexo N°3

63

10- CONCLUSIÓN

Este proyecto busca entregar a comunidades de edificios y condominios, una herramienta de administración profesional, confiable, efectiva, rápida y exacta, basada entre otros aspectos innovadores en el uso intensivo de tecnologías de información (TI) atendiendo a un problema. Para las empresas administradoras de condominios para las cuales fue diseñada la solución que se presenta en este proyecto, las aportaciones sé que se obtienen se manifiestan en los siguientes aspectos:  Agilización de la gestión de cobranzas permitiendo a los propietarios consultar recibos, estado de cuenta y notificar pagos realizados, desde cualquier parte del mundo.  Manejo transparente de las finanzas debido a que los miembros del condominio pueden revisar en tiempo real los estados de Ingresos y de Egresos.  Garantizar la Integridad y disponibilidad en todo momento de la información para administradores y propietarios.

64

11- BIBLIOGRAFÍA

Libros: 2005, Manual de administración de edificios y condominios Autor: Consultora el Roble Ltda. 2012, Manual de Edificios y comunidades de Copropietarios Autor: Rafael Escobar Cañas Acreditación: Colegio de Gestión y Administración Inmobiliaria de Chile CGAI

Internet: 2013, www.condominios.cl 2013, http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=141599&buscar=19628 2013, http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=28933&buscar=17336 2013, http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=250708&buscar=19039 2013, http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=196640&buscar=19799 2013, http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=29591&buscar=18168 2013, http://www.pcfactory.cl 2013, http://www.miconserje.cl 2013, http://www.windowsazure.com 2013, http://www.servidoresenlinea.net

65

informe proyecto Final.docx

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