Informe de PP1 - Davis Smith Calderon Diaz

FACULTAD DE INGENIERÍA

INFORME DE PRÁCTICA PRE – PROFESIONAL I

UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

PROYECTO ACADÉMICO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN DE LA UCV. 

Practicante: Davis Smith Calderón Díaz Docente: Ing. Palmer Luis Dionicio Torres Supervisor: Ing. Raúl Alfredo Méndez Parodi Jefe inmediato: Lic. Carla Florián Sánchez

INGENIERÍA INDUSTRIAL

Agosto a Diciembre 2011 Trujillo – Perú

UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO

ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

DEDICATORIA

A Dios por permitirme tener el privilegio de la vida y la bendición de tener una familia que siempre me ha apoyado cuando los he necesitado y a mis profesores por brindarme y fortalecer mis conocimientos.

ii



PRESENTACIÓN

Dando cumplimiento al reglamento de Prácticas Pre Profesionales de la Escuela de Ingeniería Industrial de la Universidad Cesar Vallejo, presento el Informe de Practicas Pre Profesionales 1, las cuales han sido realizadas en la Universidad Cesar Vallejo en la Dirección de Tecnología de la Información. La tarea académica elegida, lleva por título IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN DE LA UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO. Sometemos a ustedes el presente proyecto para su evaluación bajo criterios profesionales, el cual es desarrollado basándonos en conocimientos adquiridos durante el transcurso de nuestra formación profesional.

iii



AGRADECIMIENTO

Agradezco al Ing. Dionicio Palmer, por la orientación y motivación que me brindo para realizar mis prácticas por su asesoramiento en la elaboración del trabajo. A la Universidad César Vallejo, prestigiosa casa de estudios, por la formación profesional durante la permanencia en sus aulas.

iv



ÍNDICE GENERAL

DEDICATORIA .............................................................................................................................................................................. ii PRESENTACIÓN ........................................................................................................................................................................... iii AGRADECIMIENTO .................................................................................................................................................................... iv INDICE GENERAL ........................................................................................................................................................................ v RESUMEN ....................................................................................................................................................................................... vi INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................................ vii CAPÍTULO I GENERALIDADES ........................................................................................................................................... 9 ..........................................................................................................................10 1.1.

Breve descripción de la Empresa......................................................................................................................10

1.2.

Organización de la Empresa. ............................................................................................................................. 12

1.3.

Descripción del Área donde realiza sus Prácticas. .................................................................................. 14 ................................................................................................................................................... 14

2.1.

Función del Departamento donde se desarrolla las Prácticas. ............................................................. 14

2.2.

Perfil del Profesional, descripción del puesto de trabajo. ...................................................................... 14

CAPÍTULO II TAREA ACADÉMICA. .................................................................................................................................... 16 ...................................................................................................................................................................................

16

.................................................................................................................................................... 17 ................................................................................................................................................ 17 ...................................................................................................................................................................... 17 .................................................................................................................................................................. 5.1.

18

Manual de Procedimientos. ............................................................................................................................... 18

5.1.1.

Concepto:....................................................................................................................................................... 18

5.1.2.

Funciones: ...................................................................................................................................................... 18

5.2. 5.3.

Utilidad del Manual de Procedimientos................................................................................................... 19 Conformación del Manual. ................................................................................................................................ 20

5.3.1.

Identificación: .............................................................................................................................................. 20

5.3.2.

Índice o Contenido.................................................................................................................................... 20

5.3.3.

Prologo y/o Introducción. ....................................................................................................................... 20

5.3.4.

Objetivos de los Procedimientos. ........................................................................................................... 21

5.3.5.

Aéreas de aplicación y/o Alcances de los Procedimientos............................................................21

5.3.6.

Responsables. ................................................................................................................................................21

5.3.7.

Políticas o Normas de Aplicación. .........................................................................................................21

5.3.8.

Concepto........................................................................................................................................................ 22

5.3.9.

Procedimiento. ............................................................................................................................................. 22

5.3.10.

Formularios de Impresos. ........................................................................................................................22

v


5.3.11. 5.4.


Diagrama de Flujo. .....................................................................................................................................23 Técnicas para Elaborar un Manual de Procedimientos.......................................................................... 24

5.4.1.

Investigación. ............................................................................................................................................... 24

5.4.2.

Análisis. ..........................................................................................................................................................25

5.4.3.

Diseño. ............................................................................................................................................................ 27 ...........................................................................................................................................................................

28

6.1.

Objetivo General................................................................................................................................................... 28

6.2.

Objetivos Específicos........................................................................................................................................... 28 ..........................................................................................................................................................................

7.1. 7.1.1.

28

Reconocimientos de Normas............................................................................................................................ 28 Normativas Nacionales............................................................................................................................. 34

7.2.

Identificación de Amenazas y vulnerabilidades. ........................................................................................ 35

7.3.

Plan de Contingencia. ..........................................................................................................................................37

7.3.1.

Identificación de Amenazas y Vulnerabilidades.............................................................................37

7.3.2.

Impacto. .........................................................................................................................................................37

7.4. 7.4.1.

Prueba de Cumplimiento de las Normas. ................................................................................................... 42 Pruebas de Cumplimientos .................................................................................................................... 42 .................................................................................................................................................... 44 .......................................................................................................................................................................

45

............................................................................................................................................................................

46

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................................................................ 47

RESUMEN El presente Proyecto de Investigación titulado: “IMPLEMENTACIÓN

DE UN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN DE LA UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO” El siguiente está divido en las siguientes partes: vi



En el Capítulo I: Generalidades, se describirá a la Institución a estudiar, así mismo se dará una breve descripción sobre cuando fue fundada, la misión, visión, entre otros datos de la misma. También se tendrá en cuenta la forma en que está organizada la Institución y el área en el que se está realizando las practicas pre profesionales, así como las funciones de la misma y el perfil del profesional que requiere la Institución. En el Capítulo II: Tarea Académica, se detallará el título del proyecto a realizar, con el cual adjuntaremos la realidad problemática así como la definición del problema, Fases para la realización del Manual de Procedimientos.

INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, secuencial y detallado las operaciones realizadas por la Dirección de Tecnología de la Información.

vii



Contempla la descripción del procedimiento, revisión y validación de Manuales Administrativos, su objetivo, las normas y políticas de operación que rigen para su elaboración, así como la diagramación del proceso. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

CAPÍTULO I GENERALIDADES

viii





1. Descripción General de la Empresa. 1.1.Breve descripción de la Empresa.

UNIVERSIDAD CÉSAR VALLEJO

Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

10

Davis Smith Calderón Díaz



Historia: “En

1991, el Ingeniero César Acuña Peralta tuvo la vocación y la visión

de mejorar la educación que hasta ese momento se ofrecía en todo el Perú. Fue así que, en noviembre de ese año, decidió fundar la Universidad César Vallejo en la ciudad de Trujillo. Apenas contaba con 58 alumnos, pero sus ganas de salir adelante nos impulsaron a seguir con este sueño y hacer que valga la pena. Han pasado 18 años desde aquel día y, aunque ahora contamos con 7 sedes distribuidas en Lima, Trujillo, Tarapoto, Chiclayo, Piura y Chimbote, y más de cien mil estudiantes a nivel nacional, hemos mantenido el mismo espíritu emprendedor que nos hizo enfrentar los problemas del pasado y superarlos con éxito. Gracias al esfuerzo de cada uno de nuestros trabajadores y a los jóvenes talentosos que confiaron en nosotros, nos hemos consolidado hoy como una de las mejores universidades a nivel nacional, ya que, además de nuestras metodologías innovadoras y la calidad de nuestros egresados, formamos parte del Consorcio Universitario más grande del Perú, junto con las universidades Señor de Sipán y Autónoma del Perú, importante respaldo que nos diferencia del resto de instituciones de educación superior.”

VISIÓN: “La UCV será reconocida como una de las mejores

universidades a nivel

nacional debido a la calidad de sus graduados, su producción académica y su contribución al desarrollo de la sociedad.

MISIÓN: “Formar profesionales idóneos con sentido humanista y científico,

productivos, competitivos, creativos y comprometidos con el desarrollo socioeconómico del país, constituyéndose en un referente innovador y de conservación del medio ambiente.” Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

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VALORES: “Verdad –

Justicia – Libertad – Honestidad – Respeto – Lealtad –

Tolerancia – Solidaridad - Responsabilidad Social – Innovación” 1.2.Organización de la Empresa. En la actualidad, la Universidad César Vallejo - Trujillo está conformada por 40 áreas entre académicas y administrativas, sin contar las escuelas y facultades. Cada una de ellas desarrolla sus funciones interrelacionándose con todo el conjunto y compartiendo información en cada

proceso,

alcanzándose de ese modo el correcto desempeño día a día. A continuación se presenta el organigrama institucional de la Universidad César Vallejo:


12





13




1.3.Descripción del Área donde realiza sus Prácticas. Organigrama De La Dirección De Tecnologías De Información.

DIRECCIÓN

ASISTENTE

JEFE DE RECURSOS TECNOLÓGICOS

LABORATORIO DE COMPUTO

JEFE DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SOPORTE TÉCNICO

JEFE DE INTEGRACIÓN DE TECNOLOGÍAS

GESTIÓN DE SERVICIOS

GESTIÓN DE SEGURIDAD

EQUIPO DE COLABORADORES

ASISTENTES

INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES

ASISTENTE

2. Función Del Ingeniero. 2.1.Función del Departamento donde se desarrolla las Prácticas.



Desarrollo y mantenimiento de Pc´s de los laboratorios y Administrativos.



Administración de Programas.



Administración de la red de los laboratorios de cómputo.



Control y manejo de inventarios de los equipos y materiales de cómputo.



Administración de los Laboratorios de Cómputo.

2.2.Perfil del Profesional, descripción del puesto de trabajo. Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

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o


Contenido del Puesto. 

Nombre del Puesto: Practicante en Administración de Recursos Informáticos – DTI.



Unidad: Asistente.



Dirección: Dirección de Tecnología de la Información Pabellones/Oficina.

o

Síntesis del puesto. Supervisar, controlar y asistir en soporte preventivo y correctivo a los Recursos Informáticos institucionales, ubicados en los Pabellones y/o oficinas Administrativas, Laboratorios de cómputo y aulas, así como, brindar apoyo al personal docente y/o administrativo que tengan problemas con tales equipos informáticos de la Universitario Vallejo – Filial Trujillo, para el normal y correcto desempeño institucional.

o

Responsabilidades: 

Del cumplimiento de las funciones asignadas en el estatuto reglamento de la Universidad.



Sobre los archivos y documentación pertenecientes al área en la cual se desempeña.



Del cuidado y mantenimiento de los materiales, equipo tecnológicos y audiovisuales del área en el cual se desempeña.

o

Conocimientos Especiales: 

o

Microsoft Office Avanzado.

Conocimiento de Idiomas: 

Ingles Técnico.


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CAPÍTULO II TAREA ACADÉMICA.

CAPÍTULO II Tarea Académica

1. Titulo. Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

16



MANUAL

DE


PROCEDIMIENTO

PARA

LA

DIRECCION

DE

TECNOLOGIA DE LA INFORMACION DE LA UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO.

2. Realidad Problemática. La Universidad César Vallejo en la Dirección de Tecnología de la Información no cuenta con un Manual de Procedimientos para sus asistentes que facilite su desempeño y logar un adecuado funcionamiento de sus tareas, ya que el departamento no cuenta con un documento formal que permita llevar la secuencia lógica de las actividades en cada uno de los pasos que conforma el procedimiento de entrada y salidas de los equipos, generando demoras al momento de brindad algún servicio; ocasionando problemas como:



La falta de equipos como: controles, cables, parlantes y extensiones que provoca el malestar de los docentes a la hora de realizar su clase.



La falta y el mal estado de los muebles inmobiliarios (sillas y otros) que se utiliza en los laboratorios, afecta en la realización de las clases.



El mal estado que se encuentran la PCs y Proyectores de los laboratorios de computo (mayormente equipos antiguos), afecta a los docentes y alumnos en el desarrollo de sus clases.



El mantenimiento de las aulas de laboratorio de cómputo se realiza cada finalización de ciclo, ocasionando el mal funcionamiento de algunas PCs que dificulta el aprendizaje del alumno.

3. Definición del Problema. La falta de un Manual de Procedimientos da consigo el inadecuado manejo de materiales y equipos; y su mal funcionamiento de estos, causando el malestar de los docentes y de los alumnos.

4. Antecedentes. Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

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-


El alumno CARLOS ALBERTO HURTADO FATAMA, de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Cesar Vallejo de Trujillo en su Informe De Prácticas

Pre

Profesionales

con

el

título

“MANUAL

DE

PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE ALMACENES DE LA COMPAÑÍA DISTRIBUIDORA AMERICANA S.A.C.” logro estructurar la organización en forma jerárquica y definir el perfil de los puestos de trabajo que requiere la empresa para el Área de Administración – Control Interno. -

El alumno Ajipe Damián, Carlos Eduardo, con el proyecto “AUDITORIA DE REDES REALIZADA AL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA DE TRUJILLO – S.A.T.T.” El presente proyecto está dirigido a realización una Auditoria de Redes Informáticas para el servicio de administración tributaria de Trujillo S.A.T.T., tomando como base lo establecido en la norma ISO Nº 17799, relacionado con la Seguridad de La Información, homologada en nuestro país por medio de la Norma Chilena Nº 2777 del 2003, del Instituto Nacional de Normalización (INN), además de la Norma Técnica para los Órganos de la Administración del Estado sobre Seguridad y Confidencialidad de los Documentos Electrónicos (Publicada en el Diario Oficial el 12/01/2005).

5. Marco Teórico. 5.1.Manual de Procedimientos. (1) 5.1.1. Concepto: Es un documento de apoyo y consulta integrado por procedimientos de carácter técnico y administrativo y de atención al público debidamente estructurados, para sustentar el funcionamiento y la prestación de los servicios asignados a las distintas unidades administrativas, en base a una normatividad y metodología autorizada.

5.1.2. Funciones: Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

18


UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO 


Constituir una fuente formal y permanente de información y orientación sobre la forma de ejecutar un trabajo determinado.



Integrar una guía de trabajo a ejecutar, ya que proporciona al personal una visión general de sus funciones y responsabilidades, al ofrecer una descripción del sistema operativo en su conjunto, así como las interrelaciones de los órganos administrativos en la realización de los procedimientos asignados, permitiendo una adecuada coordinación a través de un flujo eficiente de información.



Presentar una visión integral de cómo opera una unidad responsable.



Lograr

continuidad

en

la

ejecución

del

quehacer

público

independientemente de que cambien los responsables del mismo. 

Servir como mecanismo de inducción y orientación para el personal de nuevo ingreso en una unidad administrativa, facilitando su incorporación a la misma.



Auxiliar al analista de procedimientos en la revisión y simplificación de los mismos.



Facilitar a los órganos superiores la supervisión del trabajo, verificando así el cumplimiento de las actividades de sus subordinados.

5.2.Utilidad del Manual de Procedimientos. (2) 

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.



Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.



Sirve para análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.



Interviene en la consulta de todo el personal.



Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.



Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.



Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.


19






Facilitar las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.



Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.



Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.



Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas de procedimientos y métodos.

5.3.Conformación del Manual. (3) 5.3.1. Identificación: Este documento debe incorporar la siguiente información: 

Logotipo de la Organización.



Nombre oficial de la Organización.



Denominación y extensión.



Lugar y fecha de elaboración.



Numero de revisión.



Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.



Calve de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo término las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma; entre las siglas y el número debe colocarse un guion o diagonal.

5.3.2. Índice o Contenido. Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento. 5.3.3. Prologo y/o Introducción. Exposición sobre el documento, su contenido, objetivo, aéreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las aéreas comprendidas en el manual.


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5.3.4. Objetivos de los Procedimientos. Explicación del Propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; facilitar la responsabilidad por fallas o errores, facilitar las labores de auditoría, facilitar la evaluación del control interno y su vigilancia, que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente, reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales. 5.3.5. Aéreas de aplicación y/o Alcances de los Procedimientos. Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en procedimientos macro admirativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales. 5.3.6. Responsables. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquier de sus fases. 5.3.7. Políticas o Normas de Aplicación. En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participan en los procedimientos. Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: 

Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que este no incurra en fallas.


21




Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.



Deberán ser los suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

5.3.8. Concepto. (4) Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesibles al usuario la consulta manual. 5.3.9. Procedimiento. Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consiste, cuando, como, donde, con qué y cuanto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo, Cuando la descripción del procedimientos es general, y por los mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación. 5.3.10. Formularios de Impresos. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de estas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.


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5.3.11. Diagrama de Flujo. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimientos y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimientos detallados), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados. La diagramación requiere observar las recomendaciones 

siguientes:

Un diagrama de flujo siempre inicia y termina con el símbolo “TERMINAL”.



Las líneas entre los símbolos, indican el sentido del flujo.



La diagramación de los procedimientos deberá iniciarse en la parte superior central de la primera columna, el trazo inicia de arriba hacia abajo y de la izquierda hacia la derecha. Las actividades deberán diagramarse de tal forma que se logre una adecuada distribución y simetría de los símbolos utilizados.



Los símbolos deben mantener uniformidad en su tamaño.



Cada símbolo de actividad deberá numerarse consecutivamente, correspondiendo a la numeración dada en el descriptivo del procedimiento. El símbolo de la actividad en el diagrama de flujo, contendrá los datos asentados en la descripción del procedimiento, pero con enunciados breves y sencillos. Iniciar con un verbo conjugado en presente de la tercera persona, ejemplo: turna, supervisa, registra, etc.



El símbolo de documento debe contener el nombre del formato que se esté usando, en forma completa, abreviado, o indicado con sus iniciales cuando se componga de tres o más palabras.



En el símbolo de documento, cuando se trate de originales, se deberá señalar con la letra “o” de

original, seguido por un guión que significa

“hasta” y el número de copias del documento.


23






La unión entre símbolos se representará con líneas rectas, horizontales y verticales o la combinación de ambas, evitando su cruce, con excepción de los conectores, que podrán entrar en cualquier parte del procedimiento.



A cada conector de salida de página le corresponde un conector de entrada a página, marcado con la misma letra, o número.



A cada conector de salida de interpagina le corresponde un conector de entrada de interpagina, marcado con el mismo número o letra.



El símbolo de decisión podrá tener hasta tres líneas de salida: considerando que la línea de entrada se ubicará en la parte superior del símbolo, las salidas de éste podrán ser por el vértice inferior, el izquierdo y/o el derecho.



Todo documento que entra a un archivo temporal deberá volver al flujo y llegar a un destino final (archivo permanente).

5.4.Técnicas para Elaborar un Manual de Procedimientos. La elaboración del Manual de Procedimientos es una tarea exhaustiva y minuciosa, que requiere diseñar la metodología mínima necesaria que conduzca en el menor tiempo posible a su elaboración. Con este propósito, a continuación se ilustran algunos de los puntos fundamentales que habrán de seguirse para su realización. 5.4.1. Investigación. Para llevar a cabo la investigación correspondiente previa a la integración del manual respectivo, es necesario planear las acciones pertinentes respecto a la identificación, captación, y diseño de los programas donde se consignen los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del mismo, para definir o conocer sus características, propiedades, alcances o fines, e influir en su contenido, mediante procesos subsecuentes de análisis y diseño. Se debe determinar al responsable de la conducción del trabajo en la Unidad Administrativa que se trate, mismo que integrará el documento basado en los Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

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lineamientos y recomendaciones que se dan a conocer en la presente Guía, con el propósito de guardar homogeneidad en cuanto al contenido y presentación de los mismos. La investigación en materia de sistemas y procedimientos tiene una metodología propia que en lo general se conforma y parte de un plan de investigación, cuyas actividades básicas son las siguientes: 1) El reconocimiento de las unidades responsables, de su integración y de sus fuentes de información disponibles, tales como normas, manuales y otros documentos afines, la revisión visual del medio; y la opinión o comentarios directos del personal. 2) La definición de los métodos para la investigación, tales como: la visita guiada, la observación directa, la lectura documental, la entrevista abierta o dirigida, entre otras. Se recomienda la entrevista abierta, en la cual se necesita una gran capacidad de retención y descripción. 3) El diseño y la aplicación de medios y materiales de apoyo tales como: la encuesta, la guía de entrevista o de observación, los cuestionarios, las fichas de información, los cuadros de problemas, necesidades y éxitos, el muestreo estadístico, etc. 4) La identificación de las normas, atribuciones, funciones y actividades básicas y complementarias. 5) El inventario de procedimientos, tales como: la cantidad, el tipo, y las actividades aún no procedimentadas

y con posibilidades de

documentarse. 6) La identificación de los requerimientos, tales como: la depuración, actualización, modificación, sistematización o la creación de nuevos procedimientos (Plan de auditoría). 5.4.2. Análisis. Es una categoría metodológica que permite estudiar y distinguir las partes de un todo (institucional, unidad responsable, etc.), además de identificar y conocer los principios (sustancia y esencia), los elementos (atribuciones, Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

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estructura, funciones, procesos, recursos e interacciones) y los fines (objetivos, metas y resultados), de su composición, y contar así con las bases y los conocimientos necesarios para actuar, en su caso, sobre sus propiedades y características, e influir en su integración, transformación, funcionamiento u operación. Con la aplicación de esta categoría se examinan: por ejemplo: características, elementos constitutivos y hechos representativos del funcionamiento de una institución (todo) o de sus unidades responsables (partes). Cabe abundar que dentro de este aspecto se incluyen las interacciones entre las atribuciones, funciones y los objetivos con los procedimientos de trabajo. La base de la información para la realización del análisis de los procedimientos, se encuentra en los resultados de la investigación, en la aplicación de los conocimientos metodológicos, y desde luego, en la disposición del personal responsable del mismo, el cual comprenderá tres etapas: Primera.

El estudio de los antecedentes para conocer el principio y la

evolución tanto de la organización, como del funcionamiento de la unidad responsable, y verificar la validez o procedencia de la manera en que se realizan una o varias actividades, con el fin de comprender la situación vigente y posibilitar las acciones de mejora continua e innovación. Segunda.

La revisión de la situación actual de la institución y de sus

unidades responsables para conocer la articulación y correspondencia de atribuciones, objetivos, estructuras orgánicas, normas y políticas, competencias, funciones, actividades, procedimientos, operaciones, puestos y plazas. Adicionalmente, se debe conocer la situación vigente de los tramos de control, las cargas de trabajo, la comunicación y coordinación, el ambiente de trabajo y las relaciones del personal. Tercera.

El análisis de la información existente para responder a las

preguntas siguientes: Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

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¿Qué actividad u operaciones se realizan?

Con alusión a la naturaleza y los

fines de la función de la cual se desprenden las actividades susceptibles de procedimentar, actualizar, redimensionar o suspender. ¿Para qué?

Finalidad de las actividades, operaciones y de los resultados de

la ejecución. ¿Quién (es)?

Descripción de los órganos o puestos responsables del

desarrollo de las actividades. ¿Cómo se realiza?

Explicación del método de trabajo y del uso de los

instrumentos, equipos, espacios y materiales, para lograr los objetivos de una actividad. ¿Cuándo se realiza?

Relativo al señalamiento de los tiempos de ejecución y

obtención de los resultados, según las normas, políticas y lineamientos del procedimiento, la metodología de trabajo y los requerimientos de los usuarios, demandantes o beneficiarios. ¿Dónde se realiza?

Referencia de la ubicación tanto de la unidad

responsable, los puestos de trabajo, así como de sus usuarios. ¿Con qué se realiza?

Señalamiento de los insumos, equipo y demás medios

utilizados para la ejecución y logro de los resultados. 5.4.3. Diseño. Acción que con una metodología y técnicas ex profeso permite transformar o traducir secuencial y cronológicamente las ideas, actividades u operaciones en textos escritos o en imágenes (gráficas o audiovisuales) procesadas, manual, mecánica o electrónicamente con apoyo de medios modernos de tecnología de la información. Después del análisis de la información se procede al registro de la misma, es decir a la integración del manual, observando el contenido que se indica en el apartado IV, de la presente Guía.


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6. Objetivos. 6.1.Objetivo General. Elaborar un Manual de Procedimientos para mejorar la calidad de servicio que brinda el DTI mejorando el manejo de materiales y equipos para incrementar la productividad y disminuir los costos. 6.2.Objetivos Específicos. 

Reconocimiento de normas.



Identificación de Amenazas y vulnerabilidades.



Desarrollar un Plan de Contingencia.



Pruebas de Cumplimiento de las Normas.

7. Desarrollo. 7.1.Reconocimientos de Normas. Las normas técnicas es un documento oficial aplicable que sirve para evaluar y certificar. La Norma Técnica de Competencia Laboral expresa: 

Lo que la persona debe ser capaz de hacer (qué).



La forma en que puede juzgarse si lo que hizo está bien hecha (cómo).



Bajo qué condiciones la persona debe mostrar su aptitud (contexto).

Dichas normas son aplicadas por Comité de Normalización de Competencia Laboral, se entiende como un grupo de empleadores (empresas, organismos e instituciones) y trabajadores, reconocidos por el Consejo Nacional de Normalización y Certificación de Competencias Laborales, que se desempeñan como la instancia responsable para analizar, identificar y proponer el desarrollo de Normas Técnicas de Competencia Laboral.


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REGLAMENTO DE LABORATORIO

1.

Está prohibido introducir todo tipo de alimentos, golosinas y/o bebidas.

2. En las salas de cómputo los alumnos debe apagar el equipo al

terminar su sesión, así como colocar la silla en su lugar. 3. Solo se permite un usuario por lugar disponible. 4. Está prohibido cambiar de lugar, sacar cables o equipo de las salas,

las fallas que el usuario detecte en el equipo deben ser reportadas a la jefatura de laboratorio. Pabellón D Al costado de la Biblioteca 2do piso. 5. En horas clase, el docente debe estar presente para que los alumnos

utilicen el equipo, caso contrario se les podrá ser negado su uso. 6. El personal del laboratorio no se hace responsable de la información

almacenada en las computadoras, es responsabilidad del usuario respaldar sus archivos. 7. No está permitido instalar software sin el consentimiento del

responsable de laboratorio o área de investigación. 8. Aquel alumno que haga mal uso del equipo o lo utilice para platicar o

navegar en sitios inadecuados y sin beneficio deberá retirarse inmediatamente de los laboratorios. 9.

Aquel usuario que no cumpla con alguna de las reglas será consignado a la Dirección de la Facultad.

10. Cualquier miembro del personal docente o administrativo puede

solicitar la credencial al alumno que incurra en alguna falta, así como reportarlo a la dirección de la Facultad, a fin de recibir la sanción correspondiente.


29




Reglamento para Asistentes del DTI 

Cumplir con el piso y pabellón asignado.



Llegar puntual a los turnos establecidos.



Aquellos asistentes que abren laboratorios a las 7 a.m., ver el horario y curso asignado para cada laboratorio y verificar que la partición del sistema este el programa que va a utilizar el docente.



Estar 5 minutos antes de cada inicio de clase en laboratorio y asistir al docente o alumnos en caso de tener algún inconveniente con la máquina.



Estar 5 minutos antes de cada término de clase en laboratorio para verificar que todo esté conforme, no se queden memorias y salgan todos los alumnos; preparar la partición correspondiente para la siguiente clase programada de acuerdo al horario.



Los asistentes que se les ha asignado aulas deben estar al pendiente de los inicios y términos de clase para el encendido y apagado de los proyectores, indicarle como usar el control proyector instalado en la PC de cada aula y en caso contrario no estuviese instalado se le prestará un control o el asistente le prenderá el proyector.



Los asistentes de aulas deben apoyar a los asistentes que están en laboratorios si estos lo necesitasen y viceversa.



Los asistentes antiguos por favor apoyar y ayudar a los asistentes nuevos.

DFD: Instructivos Asistentes Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

30




INICIO Verificar estado de llaves de toma de cada laboratorio.

Encender pc´s de laboratorios del pabellón asignado en la partición correspondiente. Verificar número y estado de los equipos en cada laboratorio.

Verificar que el docente firme en el formato de eventos y asistencias del docente, con todos los datos requeridos. Acompañar al docente en el ingreso al laboratorio.

Abrir el laboratorio asignado al docente y verificar el número de ps´c y el estado del laboratorio que se le entrega.

Desplazarse por los laboratorios y aulas del pabellón asignado, verificando que el docente no tenga inconvenientes.


31




Verificar con el docente el estado de los equipos y demás bienes asignados antes de su retiro del aula. Verificar que el docente y los alumnos se hayan retirado del laboratorio, cerrándolo. Verificar que el docente firme su salida en la hoja de eventos e indique los incidentes acontecidos durante su clase, si lo hubiera.

FIN

Cronograma de Horarios de Asistentes Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

32



Apellidos Y Nombres del Asistente


MAÑANA

TARDE

NOCHE

DIA ENTRADA SALIDA ENTRADA SALIDA ENTRADA SALIDA

Nº TOTAL DE HORAS

LUNES

MARTES

MIÉRCOLES

JUEVES

VIERNES

SÁBADO

DOMINGO

Total

Turnos de los Pabellones D y E Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

33



Rangos de Lunes Tiempo

Martes


Miércoles Jueves

Viernes

Sábado

Domingo

m p 0 0 : 1 a m a 0 0 : 7 0

m p 0 0 : 6 0 a m p 0 0 : 2 1

m p 0 0 : 1 1 a m p 0 0 : 5 0

7.1.1. Normativas Nacionales.


34




La Universidad César Vallejo, para el desarrollo de sus Actividades dispone de las siguientes Normas Internas: 

Reglamento de Organización y Funciones(ROF) Utilización: Se verificara que cada área cumpla con las funciones establecidas.



Organigrama Utilización: Nos servirá para visualizar la estructura de la Institución y como está organizada.



Manual de Organización y Funciones(MOF) Utilización: Se utilizara para verificar que este manual se cumpla dentro de la Institución.

7.2. Identificación de Amenazas y vulnerabilidades. El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su vínculo con todo el quehacer, casi se podría afirmar que no hay actividad de la vida, los negocios o de cualquier asunto que no incluya la palabra riesgo, es por ello que la humanidad desde sus inicios buscó maneras de protegerse contra las contingencias y desarrolló para minimizar o asumir riesgos a través de acciones preventivas. Cuyos problemas potenciales se detallan a continuación: 7.2.1. Factor natural y/o artificial Son originados por causas externas a la institución cuyo grado de previsión es muy reducido.

7.2.2. Factores de Servicio


35




Los riesgos identificados en este grupo pueden generar la interrupción del procesamiento de la información en línea: 

Caídas en los circuitos dedicados de comunicaciones



Corte de fluido eléctrico.

7.2.3. Factores de Sistemas Estos riesgos están asociados con el funcionamiento de los equipos informáticos y comunicaciones cuyo deterioro o mala operatividad pueden aplicar lo siguiente: 

Daños en componentes internos de los equipos informáticos y comunicaciones.



Fallas en los dispositivos y equipos.



Fallas en la señal de red en los laboratorios.



Daños graves en los archivos del sistema por errores de hardware y/o software.



Virus que dañen los archivos y la inoperatividad de los equipos informáticos.



Mal mantenimiento de los accesorios de respaldo de la información o en el peor de los casos no aplica políticas de mantenimiento.



Falta de aplicación de normas y políticas para la seguridad de la información (protección de directorios, archivos, acceso al sistema, cambio periódico de password, etc.).

7.2.4. Factores de Recursos Humanos Están relacionados con la ausencia de personal capacitado en el manejo de las aplicaciones, causan reducción en el grupo relacionado directa e indirectamente con el procesamiento y control de las transacciones. Estos riesgos pueden estar motivados por: 

Operadores no capacitados.



Acceso de personas no autorizadas a las oficinas donde se encuentran los equipos informáticos.



Falta de personal (reducción de personal, permisos por enfermedad, comisiones, vacaciones, etc.).

7.2.5. Factores Diversos Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

36




Se incluyen en esta clasificación otros riesgos que no se encuentran comprendidos en las clasificaciones anteriores: 

Derrame de líquidos (café, gaseosa, gaseosa, etc.), en los equipos de cómputo y estaciones de trabajo.

7.3.Plan de Contingencia. En esta sección se detallan las medidas que deberán ser aplicadas para minimizar los riesgos de interrupción de los sistemas y servicios informáticos. Adicionalmente, se explican los impactos de los riesgos, así como su probabilidad de ocurrencia. 7.3.1. Identificación de Amenazas y Vulnerabilidades En esta sección se detallan las medidas que deberán ser aplicadas para minimizar los riesgos de interrupción de los sistemas y servicios informáticos. Adicionalmente, se explican los impactos de los riesgos, así como su probabilidad de ocurrencia, de acuerdo a las 5 categorías siguientes: a. Muy Alta b. Alta c. Mediana d. Baja e. Muy Baja 7.3.2. Impacto.

F1. Factor natural y/o artificial 

Riegos F1 Desastres naturales (Terremotos, maremotos), y/o artificiales (Incendios, Inundación, terrorismo, Robo, Vandalismo, etc.).

Impacto: Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

37




Deterioro/inutilización de los locales de la Universidad César Vallejo.



Daños parciales en los equipos informáticos y de comunicación de datos debido a los fenómenos atmosféricos (Humedad, Lluvia, etc.).



En casos muy graves inutilización total de los equipos informáticos y equipos de comunicación de datos.



Incapacidad temporal para utilizar los sistemas de servicios informáticos, servidores de aplicación y equipos de comunicación de datos.

Probabilidad de Ocurrencia Mediana

Plan de Contingencia: UNIDAD

MEDIDAS DE CONTENCION

RESPONSABLE

a. Mantener la documentación actualizada de la configuración de los equipos y servicios de comunicaciones. A cargo del personal de la

DTI – Director del Área

Dirección de Tecnologías de la Información. b. Mantener actualizada la documentación de los sistemas de aplicación de producción. A cargo del DTI – Director del Área personal del DTI. c. Entrenamiento del personal para asumir funciones alternas en caso de desastres.

DTI – Director del Área DTI – Personal de Redes y

d. Mantenimiento del sistema eléctrico.

Telecomunicaciones

e. Mobiliario especial para los equipos críticos (servidores, equipos de comunicaciones), que se DTI – Director del Área encuentran a nivel del piso. f. Contar con vigilancia privada las 24 horas por 7 días DTI – Director del Área / de la semana, en razón que se tienen equipos Área de Seguridad Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

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informáticos que procesan y almacenan toda la información de la institución. g. Programación de simulacros de restauración de DTI – Personal de Redes y servicios informáticos.

Telecomunicaciones

F2. Factores de Servicio 

Riego F2 

Corte prolongado de energía eléctrica.



Caída de Circuitos dedicados.

Impacto: 

Corte de energía que alimenta terminales, impresoras y estaciones de trabajo quedarían inoperativas, trayendo como consecuencia la paralización total de los servicios informáticos de la Institución.



Corte de la señal telefónica.



Suspensión de los servicios de Internet (Web, Correos, FTP).

Probabilidad de ocurrencia: 

Mediana

Plan de Contingencia: UNIDAD


RESPONSABLE

a. Mantenimiento de las unidades de UPS para la alimentación de equipos en la sala de servidores (data center).

DTI – Personal de Recursos Tecnológicos

b. Contar con un UPS y generador eléctrico para tener operativos los servicios prioritarios de la institución: DTI – Director del Área Cuentas Corrientes y Tesorería. c. Mantenimiento preventivo y correctivo trimestral del DTI – Director del Área Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

39




sistema eléctrico, UPS y estabilizadores. d. El personal deberá estar capacitado para ejecutar


procedimientos de emergencias. e. Contar con UPS’s exclusivos para equipos de


comunicaciones. f. Manual

de

procedimientos

y

operaciones


actualizado.

F3 Factores de Recursos Humanos 

Riesgo F3.1 Ausencia de Personal.

Impacto: 

En el caso que el personal encargado del adecuado funcionamiento de los laboratorios de cómputo o administrativos no pudiera presentarse a laborar, se podría ver afectada la operatividad del sistema ya que se habrá originado un recargo de trabajo del personal disponible con el consecuente retraso en las labores diarias.



El manejo de los equipos por personal no capacitadas podría causar daños a los materiales, equipos y otros dispositivos que requieren entrenamiento para su operación.



La reducción de personal técnico ocasionaría

que los servicios

brindados no se puedan administrar de la manera idónea o al 100%. 

Los usuarios sentirán los efectos del retardo de atención al apoyo informático necesario para elaborar sus tareas.



Los riesgos de seguridad de información serian costosos.

Probabilidad de ocurrencia. 

Mediana

Plan de Contingencia: Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

40




UNIDAD


RESPONSABLE

a. Cuando un empleado renuncie o salga de vacaciones, su clave de acceso deberá ser desactivada del sistema DTI – Director de Recursos para evitar que en su ausencia otra persona no Humanos autorizada pueda acceder al sistema. b. Todo pedido o requerimiento deberá ser autorizado por el Técnico a cargo


c. El acceso al área de operaciones de la institución deberá ser restringido sólo al personal autorizado por DTI – Director del Área el Director del DTI.



Riesgo F3.2 Acceso de personas no autorizadas a los sistemas implementados.

Impacto: 

Las manipulaciones por personas no autorizadas pone en alto riesgo la seguridad de la información, los equipos de cómputo y de comunicación de datos.



Los accesos de personas ajenas al área de tecnologías pueden crear sabotaje de la información, poniendo en riesgo a la institución misma.

Probabilidad de ocurrencia: 

Mediana

Plan de contingencia Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

41




UNIDAD


RESPONSABLE

a. Cuando un empleado renuncie o salga de vacaciones, su carne de trabajador deberá ser desactivada para DTI – Director de Recursos evitar que en su ausencia otra persona no autorizada Humanos pueda acceder al sistema. b. Todo ingreso a los laboratorios de cómputo deberá ser autorizado por el Técnico a cargo. c. El uso de password de seguridad de las pc´s será estrictamente controlado por el Técnico a cargo.

DTI-Técnico del Área DTI – Técnico del Área

d. Cualquier tipo de software y/o accesorio informático introducido por terceros debe ser previamente DTI – Personal de Recursos evaluado por la Dirección de Tecnologías de la Tecnológicos Información.

7.4.Prueba de Cumplimiento de las Normas. 7.4.1. Pruebas de Cumplimientos Una prueba de cumplimiento determina si los controles están siendo aplicados de manera que cumplen con las políticas y procedimientos de la dirección

Objetivos de Control. Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

Pruebas de Cumplimiento. 42



Verificación de cumplimiento de los




Instrumentos de Gestión (MOF, ROF)

Establecer

que

funciones

desempeña el personal de cada área, constatando si existe duplicidad de funciones en una misma área de la empresa. 

Comprobar si el personal de la organización tiene conocimiento de las funciones que debe desempeñar.

Evaluación

de

las

maquinas

de

computo.



Evaluar los Equipos.



Verificar y evaluar las buenas prácticas de seguridad.

Evaluación de los programas para los



diferentes cursos.

Verificar el funcionamiento de los programas y sus funciones.



Comprobar

la

existencia

de

antivirus instalados con licencias actualizadas.

Cuestionario para los Trabajadores del DTI que laboran en la Universidad Cesar Vallejo – Filial Trujillo: Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

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Cuestionario General Entrevistado :___________________________________ Cargo: __________________________________ Actividad: Auditor(es):

Fecha Inicio: __/___/__ __ Preguntas

Fecha Fin: _/___/__

¿Conoce Ud. sobre la existencia del Manual y Reglamento de Organización y Funciones (MOF y ROF)? 1. Si ( ) b. No( ) ¿A su parecer estos instrumentos de gestión se cumplen? 2. Si ( ) b. No( ) ¿Se verifica el cumplimiento de estos? 3. Si ( ) b. No( ) ¿Usted cuenta con algún documento donde le especifican sus funciones y actividades dentro de la Institución? 4. Si ( ) b. No( ) ¿Cree Ud. que debería mejorar las funciones, procedimientos y actividades dentro de la Institución, tomando en cuenta las opiniones de cada una de las Áreas? 5. Si ( ) b. No( )

8. Análisis de Resultado.


44




Mala distribución de los asistentes dificultando el desempeño del Área. 

Causa: Mala concepción de las normas.



Efecto: Interrupción en el servicios de la aula y laboratorios de computo.

Fallas y deterioro de los equipos utilizados por los clientes .  Condición: Algunas pc’s

son muy antiguas.



Causa: la falta de presupuesto para el cambio de equipos.



Efecto: la molestia e incomodidad.

Insuficiencia en el abastecimiento de equipos (lámparas, controles, etc), 

Condición: El manejo del fluido eléctrico que desgasta las lámparas y la falta de responsabilidad de los profesores por no entregar equipos de laboratorio.



Causa: No se realizó un adecuado plan para el manejo de proyectores.



Efecto: Interrupción inesperada de las actividades de clase.

CONCLUSIONES Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

45






Como resultado podemos manifestar que hemos cumplido con la consecución de cada uno de los objetivos contenidos en el presente proyecto.



En la organización existe incumplimiento de algunas normas nacionales e internacionales que inciden sobre el funcionamiento de los laboratorios de cómputo.



Para tener un adecuado uso y mantenimiento tanto de hardware como de software se debe contar con capacitación permanente del personal.



El contar con planes y cronogramas de mantenimiento de equipos es muy importante para salvaguardar y alargar la vida de los mismos.



Un manual de procedimientos ofrece las herramientas necesarias para determinar la eficacia con que se está realizando el trabajo y el grado de satisfacción del cliente.

SUGERENCIAS Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

46






Se deberían ubicar a los asistentes de forma estratégica para mejorar el servicio a fin de evitar que el docente pierda tiempo de clase y mejore la calidad de enseñanza.



El personal debe de cumplir sus funciones de lo contrario no podrá cumplir con los objetivos institucionales establecidos.



Se debe evaluar de forma constante la labor que desempeña el personal encargado de la administración del DTI.



Elaborar un plan de mantenimiento mensual.



Motivar y capacitar a los trabajadores.



Mejorar la seguridad de los laboratorios de cómputo.

BIBLIOGRAFÍA Manual de procedimientos para la dirección de tecnología de la Información de la UCV

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Informe de PP1 - Davis Smith Calderon Diaz

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