PL 3201 MANAJEMEN DAN ADMINISTRASI PEMBANGUNAN
Hubungan Kerja, Koordinasi, dan Kerjasama untuk Pembangunan Berencana dosen : Ir. Andi Oetomo
Fitri Noor Permatasari 15409056
PROGRAM STUDI PERENCANAAN WILAYAH DAN KOTA SEKOLAH ARSITEKTUR, PERENCANAAN, DAN PENGEMBANGAN KEBIJAKAN
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2012
I.
Pendahuluan Suatu pembangunan berencana, baik pembangunan tingkat daerah maupun pusat membutuhkan stakeholders dalam melaksanakan pembangunan. Stakeholders tidak berarti hanya pemerintah pusat/daerah dalam melaksanakan tanggung jawab pembangunan tersebut, namun juga dibutuhkan peran swasta serta masyarakat dalam pengoptimalisasian pelaksanaan suatu pembangunan.
Gambar 1 Stakeholders Pembangunan Berencana
Pemerintah
Masyarakat
Swasta
Ketiga stakeholders ini memiliki fungsi dan peran masing-masing dalam setiap pembangunan yang saling berkaitan antara satu sama lain. Keterkaitan ini yang menjadikan kebutuhan akan integrasi peran dan fungsi dari ketiga stakeholders sangat penting dalam pembangunan berencana agar dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu, dalam manajemen pembangunan dibutuhkan jalinan hubungan kerja, koordinasi, serta kerjasama di antara ketiga stakeholders untuk memenuhi kebutuhan akan integrasi, baik dalam lingkup internal maupun eksternal masing-masing stakeholders.
II.
Pengertian, Bentuk, dan Masalah dalam Hubungan Kerja, Koordinasi, dan Kerjasama 2.1.
Hubungan Kerja Hubungan kerja memiliki dua definisi, menurut Achmad Basyuni, hubungan
kerja merupakan hubungan yang terjadi antara bagian atau individu baik di dalam organisasi maupun dengan pihak luar organisasi sebagai akibat penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi masing-masing dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi. Sedangkan menurut Soewarno Handajaningrat, hubungan kerja merupakan keseluruhan rangkaian kegiatan antar satuan kerja organisasi yang satu dengan yang lainnya yang merupakan kebulatan utuh dalam rangka mencapai tujuan organisasi sebagai keseluruhan secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, hubungan kerja merupakan suatu bentuk mekanisme hubungan antar bagian/individu baik di dalam maupun antar suatu organisasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi setiap bagian/individu untuk mencapai tujuan organisasi yang efktif dan efisien. Hubungan kerja terdiri dari beberapa jenis yang dibedakan berdasarkan sifat hubungan antara pihak-pihak yang terlibat. Jenis hubungan kerja antara lain :
Hubungan Kerja Vertikal
Hubungan Kerja Horizontal
Hubungan Kerja diagonal
Hubungan Kerja Fungsional
Hubungan Kerja Informatif
Hubungan Kerja Konsultatif
Hubungan Kerja Direktif
Hubungan Kerja Koordinatif
Jenis hubungan kerja yang lebih dibahas adalah hubungan kerja vertical dan hubungan kerja fungsional. 1. Hubungan Kerja Vertikal adalah hubungan kerja timbal balik antara atasan dengan bawahannya dari tingkat pejabat tertinggi secara berjenjang sampai ke tingkat pejabat paling bawah. Pada jenis hubungan kerja ini terdapat hubungan perintah dan tanggung jawab sesuai dengan tugas dan batas wewenang masing-masing. 2. Hubungan Kerja Fungsional adalah hubungan kerja sama antara dua atau lebih unit organisasi/pejabat yang mempunyai kedudukan pada eselon yang setingkat. Jenis
hubungan kerja ini bertujuan untuk mewujudkan kerja sama yang harmonis sebagai satu kesatuan yang menyeluruh. Masalah-masalah yang biasa terjadi di dalam hubungan kerja antara lain adalah sebagai berikut :
Tugas dan tanggung jawab kurang dipahami karena kurang jelasnya pembagian tugas dan tanggung jawab
Egoisme di antara pihak yang terikat dengan hubungan kerja
Spesialisasi dan pembagian kerja yang berlebihan yang menyebabkan ketimpangan tanggung jawab di antara pihak yang terikat hubungan kerja
Tidak ada forum komunikasi diantara pihak sehingga membuat hubungan kerja tidak kondusif
2.2. Koordinasi Koordinasi merupakan jenis mekanisme lebih lanjut dari hubungan kerja. Definisi koordinasi menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut :
Usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan (G.R. Terry)
Mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (E.F.L. Brech)
Proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama (Mc. Farland)
Proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien (Handoko)
Koordinasi memiliki prinsip-prinsip dalam pelaksanaannya, prinsip-prinsip tersebut antara lain :
1. Kesamaan persepsi, adanya saling pengertian 2. Obyek atas sasaran yang menjadi acuan koordinasi harus dapat diterima oleh semua pihak 3. Orientasikan perilaku semua pihak pada sasarans ecara terpadu 4. Rancang pertemuan berkala guna memonitori kemajuan dan p enanganan masalah 5. Dorong semangat kerjasaa dan etos kerja semua pihak guna mengefektifkan kegiatan bersama 6. Nasehati, arahkan, dan negosiasi agar tindakan yang dilakukan ti dak menyimpang 7. Intesifkan pemecahan masalah penghambat koordinasi 8. Arahkan semua potensi sumber daya hanya kepada sasaran dan tujuan 9. Sempurnakan sistem kerja dan sederhanakan bila diperlukan 10. Informasikan semua kebijakan dan dengarkan pendapat dari semua pihak untuk membina kesamaan persepsi dari semua pihak
Koordinasi juga memiliki beberapa jenis, di antaranya adalah : 1. Koordinasi vertical, yaitu kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya 2. Koordinasi horizontal, yaitu mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatankegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan dalam tingkat organisasi yang setingkat 3. Koordinasi diagonal, yaitu tindakan ketika coordinator memiliki kedudukan yang lebih tinggi tingkat eselonnya dibandingkan dengan yang dikoordinasikan, tetapi satu sama lain tidak berada pada satu garis komando. Metode dan teknik yang digunakan dalam melakukan koordinasi adalah sebagai berikut : 1. Koordinasi melalui kewenangan. Koordinasi melalui kewenangan ini dianggap merupakan cara yang dapat menjamin terlaksananya koordinasi dengan baik apabila organisasinya bersifat homogen. Namun, pada kenyataannya organisasi bersifat heterogen, yaitu memiliki keberagaman jenis dan fungsi yang dapat diidentifikasikan pada struktur organisasinya. 2. Koordinasi melalui konsensus. Koordinasi melalui konsensus ini memiliki tiga jenis pendekatan, yaitu:
a. Konsensus melalui motivasi. Motivasi yang dimaksud dalam hal ini adalah kepentingan bersama, nilai-nilai yang dimiliki bersama, bahkan situasi tertentu yang beraneka ragam. b. Konsensus melalui sistem timbal balik. Di dalam sistem timbal balik ini dibutuhkan
adanya
keseimbangan
antara
tuntutan
organisasi
(tercapainya
koordinasi) dan tuntutan organisasional. c. Konsensus melalui ide. Konsensus melalui ide ini dimaksudkan bahwa setiap orang yang bekerja dalam organisasi berusaha mengindentifikasikan dirinya dalam keseluruhan tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi. 3. Koordinasi melalui konferensi. Hal ini diartikan dilakukan koordinasi melalui rapatrapat atau sidang-sidang baik yang dilakukan pada tingkat pimpinan maupun pelaksana. 4. Koordinasi melalui pedoman kerja. Dilakukan dengan menggunakan pedoman kerja atau sejenis Standard Operating Procedure (SOP) sebagai landasan atau petunjuk dalam melaksanakan koordinasi. 5. Koordinasi melalui suatu forum. Koordinasi ini menggunakan wadah tertentu yang dipergunakan sebagai ajang
tukar-menukar informasi, mengadakan konsultasi,
mengadakan kerjasama dalam pemecahan suatu masalah dan pengambilan keputusan bersama dalam pelaksanaan tugas bersama, serta hal-hal lain yang tidak dapat diselesaikan sendiri oleh instansi yang bersangkutan Dalam pelaksanannya, sering terjadi masalah dalam pelaksanaan koordinasi. Permasalahan ini yang terkadang menjadikan koordinasi tidak berjalan efektif dan efisien. Beberapa faktor yang dapat menghambat pelaksanaan koordinasi adalah sebagai berikut : a.
Hambatan-hambatan yang terjadi dalam koordinasi vertical. Biasanya hambatan ini disebabkan oleh perumusan tugas, wewenang dan tanggung jawab di tiap satuan kerja yang tidak jelas.
b.
Hambatan-hambatan dalam koordinasi fungsional. Hal ini biasanya diakibatkan oleh yang mengoordinasikan dan dikoordinasikan tidak memiliki hubungan
c.
Usaha-usaha memecahkan masalah-masalah koordinasi
d.
Prinsip fungsionalisasi dalam pemecahan koordinasi.
2.3. Kerjasama Kerjasama adalah Kesepakatan antara dua pihak atau lebih secara tertulis yang menimbulkan hak dan kewajiban pada masing-masing pihak. Kerjasama merupakan suatu mekanisme lanjutan yang dapat terjalin apabila sudah terjalin hubungan kerja dan koordinasi yang baik antar bagian atau organisasi. Hubungan kerjasama biasanya didasari oleh adanya kesamaan tujuan dan kecocokan dianta stakeholders yang terlibat. Dalam pelaksanaan hubungan kerjasama, biasanya ada legalitas dalam bentuk perjanjian atau kontrak yang menjelaskan tentang hak dan kewajiban setiap bagian yang terlibat dalam kerjasama. Perjanjian yang dibuat merupakan perjanjian tertulis yang berupa Mou (Memorandum of Understanding).
Memorandum of Understanding (MoU) adalah dokumen yang menjelaskan kesepakatan kerjasama antara dua pihak atau lebih. Dalam MoU terdapat penjelasan mengenai hak dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh masing-masing pihak. Kesepakatan dalam kerjasama yang dinyatakan secara legal adalah kontrak yaitu perjanjian secara tertulis yang dalam persetujuan ini terdapat sanksi hukum antara dua pihak atau lebih untuk melakukan atau tidak melakukan kegiatan.
Kerjasama dalam pembangunan melibatkan 3 stakeholder terkait, yaitu pemerintah, masyarakat sipil, dan swasta. Ketiga stakeholder ini melakukan kerjasama dengan menggunakan prinsip transparan, akuntabel, dan partisipatif. Dengan ketiga prinsip tersebut, manajemen pembangunan di perlukan dlaam mengatur kerjasama akses sumber daya termauk pengelolaannya. Apabila prinsip-prinsip kerjasama dilaksanakan dengan baik maka akan menghasilkankualitas kerjasama yang baik. Outcome dari proses kerjasama pembangunan tersebut adalah hasil pembangunan yang bermanfaat bagi masyarakat banyak khususnya local people.
Gambar xx Kaitan Antara Kerjasama dengan Manajemen Pembangunan
Sumber : Slide Kerjasama Daerah Suparmono, SE, M.Si
Gambar xx Asas Kerjasama
Sumber : Slide Kerjasama Daerah Suparmono, SE, M.Si
Dalam pelaksanaan kerjasama, terdapat asas-asas yang harus diterapkan dalam pelaksanaan kerjasama agar kerjasama yang dihasilkan tepat guna, tepat sasaran, dan berjalan dengan baik. Secara umum, asas pelaksanaan kerjasama yaitu secara politis legitimate, economically feasible, dan secara sosial budaya dapat diterima oleh masyarakat. Ketiga asas ini harus dijalankan sec ara bersamaan dalam pelaksnaan suatu kerjasama.
III. Sistem dan Prosedur Manajemen Pembangunan Menurut
James
A.F.
Stoner,
manajemen
adalah
manajemen
adalah
proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan danpengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang ditetapka n. Manajemen memiliki beberapa fungsi secara umum, yaitu :
Perencanaan (Planning)
Pengorganisasian (Organizing)
Penggerakan ( Actuating)
Pengawasan (Controlling)
Manajemen pembangunan di Indonesia sesuai dengan fungsi manajemen di atas, yaitu menurut George R. Terry dimana pada dasarnya manajemen melibatkan empat fungsi besar, yaitu perencanaan, pengelolaan, pelaksanaan, dan p engawasan.
3.1.Perencanaan Proses perencanaan di Indonesia secara normatif dilakukan melalui perencanaan tata ruang, perencanaan pembangunan, dan perencanaan anggaran dimana ketiga jenis perencanaan ini saling terkait satu sama lain membentuk sistem perencanaan nasional. Perencanaan di Indonesia terbagi menurut dimensi pendekatan dan koordinasi (Ginanjar Kartasasmita, 1997), yaitu :
Perencanaan makro , yaitu perencanaan pembangunan nasional dalam skala makro atau menyeluruh untuk menentukan tujuan dan sasaran yang mungkin dicapai dalam jangka waktu dan rencana, dengan memperhitungkan berbagai variasi ekonomi makro.
Perencanaan sektoral, dimana perencanaan ini menitikberatkan pada aspek kegiatan di setiap sektor
Perencanaan regional, perencanaan ini menitikberatkan pada aspek di mana kegiatan dilakukan (lokasi kegiatan) dalam skala regional.
Perencanaan mikro, perencanaan ini merupakan perencanaan skala rinci dalam perencanaan tahunan, yang merupakan penjabaran rencana-rencana baik makro, sektoral, maupun regional ke dalam susunan proyek-proyek dan kegiatan-kegiatan dengan berbagai dokumen perencanaan dan penganggarannya. Tahapan perencanaan pembangunan di Indonesia terdiri dari :
Penyusunan kebijakan. Tahapan ini merupakan tahapan awal dalam mengkaji dan merumuskan kebijakan yang akan menjadi dasar dalam perencanaan pembangunan
Perumusan program. Setelah kebijakan telah dibuat, tahap selanjutnya adalah penyusunan program. Perumusan program dilakukan sesuai dengan kondisi dan karakteristik
daerah
yang
akan
dilaksanakan
program
tersebut.
Program
pembangunan di Indonesia terbagi dua menjadi program skala 5 tahunan dan program tahunan. Untuk program 5 tahunan adlaah RPJM (Rencana Panjang Jangka Menengah) baik di Nasional dan Daerah. Sedangkan untuk program tahunan adalah rencana kerja pemerinta (renstra)
Program pembangunan di Indonesia membutuhkan kerjasama antar stakeholder yang terkait (pemerintah, swasta, dan masyarakat) serta membutuhkan koordinasi yang baik dalam melaksanakan pembangunan tersebut dalam setiap tingkatan. Untuk koordinasi pembangunan di tingkat nasional dilakukan oleh BAPPENAS (Badan Perencanaan Pembangunan Nasional) Provinsi. Untuk koordinasi pada tingkat kabupaten/kota dilakukan oleh BAPPEDA (Badan Perencanaan Pembangunan Daerah) Kabupaten/Kota. 3.2. Pengorganisasian Pembangunan Pengelolaan
perencanaan
merupakan
tahap
selanjutnya
dari
manajemen
pembangunan. Tahap ini merupakan tahapan yang dilakukan secara berkelanjutan. Pada tahap ini dilakukan pengerahan sumber daya pembangunan yang terdiri dari dana (modal), sumber daya manusia, teknologi, dan organisasi atau kelembagaan.
Pengalokasian anggaran pada tahapan ini diprioritaskan untuk membiayai kegiatan yang merupakan bagian dari upaya pembangunan yang direncanakan. Oleh karena itu, perencanaan anggaran merupakan tahapan lanjutan yang menjembatani antara perencanaan pembangunan dan implementasi perencanaan tersebut.
3.3. Pelaksanaan Pembangunan Tahap ini merupakan tahap selanjutnya dari pengorganisasian pembagunan. Tahap ini merupakan tahap implementasi perencanaan dan pengalokasian seluruh sumber daya yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya. Pada implementasi pembangunan, terdapat penjaminan bahwa kegiatan pembangunan yang secara fisik dilaksanakan atau dibiayai oleh anggaran pemerintah harus dapat berjalan seperti yang dikehendaki dan dapat mencari sasaran secara efisien seperti yang direncanakan sebelumnya.
Dalam tahap implementasi, koordinasi yang dilakukan antar stakeholder harus dapat menjamin bahwa segala usaha pembangunan berjalan dalam arah yang sesuai dan menuju pada pencapaian sasaran. Dan koordinasi yang dilakukan pada tahap ini adalah upaya untuk menghasilkan pembangunan yang efisien dalam pemanfaatan sumber daya untuk menjamin tercapainya sasaran dan tu juan secara optimal.
Pelaksanaan
perencanaan
tata
ruang
di
Indonesia
meliputi
prosedur
penyusunan rencana tata ruang dan prosedur penetapan rencana tata ruang. Pelaksanaan perencanaan tata ruang yang dimaksud meliputi: a. prosedur penyusunan dan penetapan rencana umum tata ruang; dan b. prosedur penyusunan dan penetapan rencana rinci tata ruang.
3.4. Pengendalian Pembangunan Pengendalian pembanngunan dilakukan untuk mengawasi, mengevaluasi, dan melakukan tindakan korektif terhadap pelaksanan pembangunan yang tidak sesuai dengan rencana. Pemantauan dan evaluasi yang dilakukan dalam pengendalian pembangunan dilakukan untuk mengetahui seberapa jauh pembangunan telah dilaksanakan dan bagaimana hasil pembangunan tersebut berdampak terhadap
aspek lain yang diukur dengan sasaran yang ingin dicapai dalam rencana awal pembangunan.
Evaluasi terbagi ke dalam dua jenis berdasarkan waktu evaluasi, yaitu: •
On-going Evaluation. Evaluasi ini dilakukan pada saat proses perencanaan masih
berlangsung, hasil evaluasi dapat langsung dijadikan masukan di dalam produk perencanaan. •
Expost Evaluation. Evaluasi ini dilakukan pada saat proses perencanaan telah
selesai dilakukan dimana hasil evaluasi akan dijadikan masukan di dalam proses perencanaan periode selanjutnya. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan untuk suatu pembangunan, dapat diambil langkah-langkan strategis selanjutnya agar pelaksanaan pembangunan selanjutnya dapat menunjang dan tidak merugikan upaya pembangunan secara keseluruhan. Dengan demikian, tujuan dan sasaran pembangunan dapat dicapai secara optimal.
IV.
Kesimpulan Dalam melaksanakan manajemen pembangunan, dibutuhkan suatu mekanisme dalam menghubungkan antar stakeholder yang terkait. Mekanisme tersebut berupa hubungan kerja, koordinasi, dan kerjasama. Ketiga mekanisme ini merupakan tahapan, dimana hubungan kerja merupakan tahap awal dalam suatu hubungan pekerjaan yang dijalankan sesuai dengan tupoksi dari masing-masing bagian atau organisasi. Jika hubungan kerja yang dilakukan sudah efektif dan efisien, tahap selanjutnya adalah koordinasi. Pada koordinasi ada pembagian kerja, sehingga ada kejelasan wewenang dari setiap hirarki, struktur, dan posisi. Selanjutnya, jika diantara kedua belah pihak yang menjalin hubungan kerja memiliki koordinasi yang baik, akan diputuskan apakah akan dijalin kerjasama diantara mereka.Kerjasama dilakukan
apabila
terdapat
tujuan
bersama,
terutama
dalam
melakukan
pembangunan. Dengan adanya kerjasama wewenang, hak, dan kewajiban antara stakeholder yang terkait menjadi jelas dan pasti karena adanya sistem perjanjian dan kontrak yang dilakukan sebelum menjalankan kerjasama tersebut.
Manajemen pembangunan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan membutuhkan kerjasama antar stakeholders yang terkait, yaitu pemerintah, swasta, dan masyarakat. Ketiga stakeholder ini memiliki peran, tugas, dan fungsi yang berbeda-beda satu sama lain, namun tetap dibutuhkan kerjasama untuk menggabungkan peran dan fungsi tersebut ke dalam suatu mekanisme pembangunan. Kerjasama yang dilakukan harus menggunakan prinsip transparan, akuntabel, dan partisipatif. Dengan melaksanakan ketiga prinsip tersebut dengan koordinasi yang baik, maka kualitas kerjasama akan menjadi lebih baik dan hasil pembangunan yang dilaksanakan dapat bermanfaat bagi masyarakat secara luas.
Referensi :
Tjokroamidjojo, Bintoro. 1974. Pengantar Administrasi Pembangunan
Basyuni, Achmad. 2009. Slide Koordinasi dan Hubungan Kerja.
www.ginandjar.com/ Bab 3 Administrasi Bagi Pembangunan
Suparmono, M.Si. Slide Kerjasama Daerah,
