HERRAMIENTAS HERRAMIENT AS DE CONTROL INTERNO
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¿QUÉ ES UNA HERRAMIENTA?
¿QUÉ ES UNA HERRAMIENTA?
Es un asp aspecto cto fund fundam ameental para ara ente entend nder er,, dise diseña ñarr, impl implem emen enta tarr y mant manten ener er el cont contrrol inte intern rno o en las las enti entida dade dess públ públic icas as y priv privad adas as,, es iden identi tifi ficcar las las herram rramiientas que deberán utilizar los encargados de la gestión (ministros, presid sidentes regio regional nales, es, alcald alcaldes, es, presi presiden dente tess de dir directo ctorio, io, jef jefes ins institu tituci cion onal ales es,, gerentes generales, gerentes de línea y ot otrros respon sponsa sabl bles es de gest gestio iona narr recursos); así como de los encargados del control, fundamentalm almente poste posterio riorr, tales tales como como los audito auditore ress externos e internos.
El termino “herramienta” , vien vienee del del latí latín n “ferramenta” “ferramenta”, que es un ins instru trumento que permite realizar ciertos trabajos, diseñados para facil facilit itar ar la realiz realizaci ación ón de una tarea mecánica que requiere el uso de una cierta fuerza.
Ejemplos típicos son: El martillo, la pinza y el destornillador.
El dicci iccio onar nario Enc Encicl iclopé opédic dico Lar Larouss oussee define ine como omo herram rramie ien nta al “instrumento mas o menos simple, destinado a realizar un cierto trabajo.
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Las herramientas herramientas que habitualmente emplean los gestores gestores y auditores para el control interno de sus actividades son diversas, siendo las mas importantes las siguientes: Herramientas de Gestión de
Planeamiento Herramienta de Gestión de Presupuesto Herramienta de Gestión de Organización Procedimientos Herramienta de Gestión de Procedimientos
Plan Estratégico Institucional (PEI)
Plan Operativo Institucional (POI)
Plan Anual de Adquisiciones
Plan Anual de Capacitaciones
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¿Qué es la Planificación? “Es prever
y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar
desde el presente hasta un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro sino de tomar las decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra .”
Plan Estratégico Institucional (PEI) ¿Qué es el PEI?
Es el instrumento que contiene la ruta que la Entidad debe seguir a mediano plazo (cinco años); contiene los siguientes componentes: Misión y visión: en dónde está y a dónde quiere llegar la institución. Ejes y objetivos estratégicos: cuáles son las áreas que debe desarrollar, alineadas a los
planes correspondientes. Estrategias: cuál es la mejor forma de alcanzar dichos objetivos. Tácticas: qué acciones son prioritarias y en qué horizonte temporal se ejecutarán. Indicadores de impacto: son ratios que permiten medir el avance del resultado esperado.
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¿Qué es el POI?
El POI es un instrumento de gestión de corto plazo cuya finalidad es determinar cuáles serán las líneas de acción estratégica que dentro del año debe desarrollar una entidad para ir concretando los objetivos trazados en el PEI, con la finalidad de alinear y organizar sus esfuerzos y recursos. •
CONTENIDO: •
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Objetivos institucionales alineados con el PEI y su escala de prioridades. Actividades, tareas y acciones: relación de actividades de carácter estratégico y/o permanente que cada unidad orgánica debe ejecutar en el año. Las actividades más representativas con enfoque en resultados para la población objetivo serán consideradas como metas presupuestarias. Unidad de medida: cómo se medirá el avance de cada actividad. Cantidad: meta a alcanzar en el año por cada actividad. Cronograma de ejecución: cantidad mensual a ejecutar según la capacidad financiera de la entidad. Se elabora en la fase de aprobación. Presupuesto requerido: costo total para la cobertura de las actividades previstas por cada unidad orgánica en recursos humanos, bienes y servicios, adquisición de activos.
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Órgano Responsable: Cada unidad orgánica de la Entidad elabora su POI, siendo la Oficina de Planificación o la que haga sus veces, quien se encargará de su consolidación, alineación con PEI, seguimiento y evaluación.
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Oportunidad de Formulación y Aprobación: Nueve (09) meses antes de iniciado el ejercicio, se aprueba después del PIA, por el funcionario que señala el ROF institucional.
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Qué es el PAC?
El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento de gestión logística que sirve para programar, difundir y evaluar la atención de las necesidades de bienes, servicios y obras que una entidad requiere para el cumplimiento de sus fines, cuyos procesos de selección se encuentran financiados y serán convocados durante el año fiscal. .
FINALIDAD: Uniformizar
los
criterios
para
la elaboración y publicación de los Planes Anuales de
Contrataciones de las Entidades del Sector Público, bajo el ámbito de aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado.
ÓRGANO RESPONSABLE El órgano encargado de las contrataciones de la Entidad, previsto en sus documentos de
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Ejecución PAA: A cargo del órgano encargado de las contrataciones De los comités especiales y permanentes •
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Modificación PAA Podrá ser modificado en cualquier momento, de conformidad con la asignación presupuestal o en caso de reprogramaciones de las metas institucionales. Forma
de modificación del PAA Incluir o excluir procesos de selección; o Modificar la cantidad prevista de bienes, servicios u obras en más de 25% del valor estimado y ello pueda variar el tipo de proceso de selección. •
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Aprobación de Modificación del PAA •
Similar al procedimiento de aprobación y
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La Capacitación debe ser considerada como una actividad sistemática, planificada y permanente, cuyo propósito general debe encaminarse a preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para mejorar sus competencias orientadas hacia el mejor desempeño de todos los colaboradores en los diversos niveles jerárquicos y posiciones, en sus actuales y futuros cargos, y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno y del momento.
"¡Si su compañía obtiene beneficios, duplique su presupuesto de capacitación; si está en pérdidas, cuadriplíquelo!" Peter F. Drucker
El objetivo fundamental de un Plan de Capacitación o PAC, es procurar el desarrollo sostenido de la comunidad u organización y de sus miembros, teniendo como eje al ser humano, a través del mejoramiento y desarrollo sus competencias y de la capacidad de acción individual y comunitaria, para la satisfacción específica de las necesidades materiales, intelectuales, afectivas y sociales. Para el efecto debe seguirse con una serie de pasos que permitan su establecimiento y puesta en marcha Indicador Horas/Hombre de Capacitación Es la manera usual de denominar a las horas de capacitación tanto presupuestadas o efectivas por un determinado número de personas. Sirve para generalizar el tiempo invertido en cursos de capacitación con diversas cargas curriculares tanto para colaboradores de género masculino y femenino. Fórmula de Cálculo: HHC = HTC / NPC Horas Hombre de Capacitación = Horas Totales de Capacitación /Número de Personas Capacitadas
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Objetivos de un Plan de Capacitación Promover el mejoramiento de sistemas de comunicación internos. Incrementar la productividad de las personas y por ende de la organización. Promover la eficiencia de cada colaborador de todos los niveles jerárquicos. Ayudar a desarrollar condiciones de trabajo más satisfactorias. Reducir las quejas de los colaboradores y a proporcionar una moral de trabajo cada vez más elevada. Promover el mejoramiento de los resultados mediante la aplicación de sistemas y procedimientos. Contribuir a bajar los Índices de la Rotación del Personal tanto por renuncias o despidos. Proveer al colaborador de una preparación que le permita desempeñar puestos de mayor responsabilidad como parte de un Plan de Carrera Promover los ascensos sobre la base del mérito personal con parte de un Plan de Carrera. Contribuir a reducir los accidentes de trabajo.
1
Presupuesto Institucional de Apertura (PIA)
2
Presupuesto Institucional Modificado (PIM)
3
Presupuesto Analítico de Personal (PAP)
Qué es el PIA? El PIA es un instrumento de gestión de corto plazo para el logro de resultados a favor de la población a través de la prestación de servicios con eficacia y eficiencia. Permite mostrar las principales líneas de acción, los gastos a atender durante el año, así como el financiamiento correspondiente. En el transcurso del año, el PIA sufre modificaciones sea por la incorporación de mayores recursos o por su reprogramación interna, luego de lo cual recibe la denominación de Presupuesto institucional Modificado (PIM).
Contenido del Presupuesto Incluye las fuentes de financiamiento de la entidad, las genéricas del gasto que se ejecutarán por cada actividad o proyecto y la estructura funcional programática.
Órgano responsable La oficina de presupuesto o la que realice sus funciones en la Entidad es responsable de conducir el proceso presupuestario de la entidad.
DE APERTURA - PIA Financiamiento I N G R E S O SPRESUPUESTO : Fuentes deINSTITUCIONAL E G R E S O S : Grupos Genéricos del Gasto
1. P E R S ON A L Y O B L IG A C I ON E S S O C I A L E S 2. P E NS IONE S Y OTR A S P R E S TA C IONE S S OC IA LE S
3. B IE NE S Y S E R VIC IOS 4. DON A C I ON E S Y TR A N S F E R E N C I A S 5. OTR OS G A S TOS
6. A DQUIS ICION DE A CTIVOS NO FINANCIE R OS 7. ADQUISICION DE AC TIVOS FINANC IER OS 8. S E R V IC I O DE L A D E UD A
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En el transcurso del año, el PIA sufre modificaciones sea por la incorporación de mayores recursos o por su reprogramación interna, luego de lo cual recibe la denominación de Presupuesto institucional Modificado (PIM).
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Qué es el PAP? •
Es el documento que sirve para establecer el gasto personal, contiene las plazas presupuestales.
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La plaza, es la dotación presupuestal que se considera en cada caso para el pago de las remuneraciones por los servicios específicos de personal permanente y por servicios personales, debe expresar un uso racional de los recursos y asegurar el funcionamiento de la entidad.
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Los PAP se utilizan: •
En la etapa de formulación del presupuesto de la entidad, para conciliar con la respectiva disponibilidad presupuestal; los montos requeridos para las asignaciones especificas.
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En la etapa de ejecución del presupuesto aprobado por la entidad como documento base para
efectuar procesos técnicos de personal, como
nombramientos, ascensos, resignaciones y otros, así como para efectuar modificaciones del propio PAC. •
Como base indispensable para la formulación de la planilla única de pagos, PUP, la que debe ajustarse al correspondiente PAP.
¿Quién •
aprueba el PAC?
Los PAP, serán aprobados por el titular del pliego presupuestal o por el funcionario a quien se delegue en forma expresa esta competencia.
ROF
MOF
• Reglamento de
Organización y Funciones
CAP
• Manual de
Organización y Funciones
MAPRO
• Cuadro de
Asignación de Personal
• Manual de
Procedimientos
¿Que es el ROF?
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Es un instrumento técnico normativo de gestión que precisa: Funciones de la entidad y unidades orgánicas. Relaciones funcionales y atribuciones especificas de las unidades estructuradas.
Utilidad
El ROF, debe ser empleado como un instrumento de la gestión administrativa para establecer campos funcionales, precisar responsabilidades y como medio para efectuar el proceso de dirección y control.
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Elaboración
Se formula sobre la finalidad y objetivos establecidos en la institución, desarrollándose en títulos, capítulos y artículos. Características
Debe contener información pertinente, concreta y clara. Debe ser funcional para permitir su fácil manejo, identificación y actualización. Debe contener el esquema básico.
Aprobación: •
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Ministerios, Organismos Públicos Descentralizados y otros Organismos públicos, Aprueban por Decreto Supremo. Poder Judicial, Ministerio Publico, JNE. ONPE, RENIEC, CNM, DP, CGR, TC, Universidades Publicas, SBS, AFP, BCR, aprobado por Resolución del Titular. Gobiernos Regionales, Aprobados por Ordenanza Regional. Municipalidades, Aprobados por Ordenanza Municipal
EL
ROF: Constituye la norma administrativa de mas alta jerarquía,
después de las leyes de creación de las instituciones. Constituye
la base principal para la elaboración de otros documentos o instrumentos técnico – normativos de gestión, especialmente para el MOF, CAP y PAP.
¿Que es el CAP?
El CAP es un documento de gestión que contiene los cargos clasificados en base a la estructura orgánica prevista en su Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y a los objetivos y metas establecidos en su Plan Estratégico Es un documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y necesarios para la prestación de los servicios a cargo de una entidad. Es el documento base para la elaboración del Presupuesto Analítico de Personal (PAP) Estos dos documentos se utilizan en el proceso de racionalización de plazas, producido por la demanda de plazas de los órganos de una entidad
CLASIFICACIÓN • • •
DE LOS CARGOS DEL CAP
Los cargos del CAP son clasificados y aprobados por la propia entidad Los cargos clasificados deben contar con los respectivos requisitos El Manual Normativo de Clasificación de Cargos de la Administración Pública, mantiene su vigencia.
REORDENAMIENTO •
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DE CARGOS
Los cargos del CAP pueden ser reordenados como consecuencia de la eliminación o creación de cargos, que no incidan en un incremento del PAP En este caso, no se requiere de un nuevo proceso de aprobación del CAP. El reordenamiento de cargos se aprueba por resolución del titular de la entidad, previo informe del órgano responsable
MODIFICACION
DEL CAP
Se modifica en los siguientes casos: Cuando las modificaciones del ROF, la racionalización o mejoramiento de procesos, conlleven cambios en las funciones de la entidad o su estructura organizacional Por motivo de reestructuración o reorganización aprobadas, conforme a la normatividad vigente Por motivo de un reordenamiento de cargos que afecte el PAP En estos casos, se aprueba un nuevo CAP. •
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PUBLICACION •
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DEL CAP Las entidades publican su CAP en el Diario Oficial El Peruano También en el portal electrónico dentro de los tres días calendarios siguientes de publicado en el Diario Oficial
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO
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Es un documento de gestión institucional creado para brindar a los administrados o ciudadanos en general la información sobre todos los procedimientos administrativos que se tramitan ante las entidades (requisitos, costos, plazos).
Finalidad •
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Uniformizar los criterios que utiliza la administración pública para la creación y eliminación de procedimientos administrativos; Agilizar los trámites mediante la aplicación de principios como la aprobación automática de los mismos o el silencio administrativo; Simplificar la labor de la administración pública al reducir la cantidad de trámites y requisitos que se exigen al público; hacer más eficaz la labor de control de la administración pública; otorgar seguridad jurídica en materia administrativa, puesto que los particulares sabrán exactamente qué es lo que sucede con sus trámites, el plazo de los mismos y ante quien formular impugnaciones.
Publicación y Difusión:
Norma que aprueba TUPA: Diario El Peruano o encargado de avisos judiciales
Cuadros TUPA y Formularios – Portal PSCE (Portal de servicios al ciudadano y empresas) y Portal de la institución, Ley 29091 – DS 004-2008-PCM http://www.serviciosalciudadano.gob.pe
Fiscalización: OCI INDECOPI PCM
Estas herramientas de control interno, también denominadas herramientas de control de gestión, son complementadas con otras herramientas para la prevención y el monitoreo del control interno, las mismas que detallamos a continuación: Directivas para la formulación y evaluación de planes estratégicos y operativos. o Directivas y normas internas para la programación, formulación, ejecución y evaluación de los procesos técnicos administrativos( contabilidad personal, logística, presupuesto, tesorería, patrimonio, etc.) o Leyes y reglamentos aplicables o Instructivos de trabajo o Diagramas de causa – efecto. o
Diagramas de flujo o Estudios previos al rediseño o mejoramiento de procesos o Análisis Foda o Reportes operativos o Reportes de resultados o Informes de registros de revisiones internas o Evaluaciones de riesgos o Estudios previos de evaluación de control interno o Reportes de indicadores o
Otra fuente de herramientas mas especificas y estructuradas para el diseño, implantación y mantenimiento del control interno es la “guía de implementación del sistema de control interno en las entidades del estado”, aprobada con resolución de contraloría N° 458-2008-CG del 28. Oct.2008. A manera de ejemplo señalamos las siguientes:
Análisis FODA.
Esta técnica permite, a través del análisis interno (fortaleza y debilidades) y del análisis externo (amenazas y oportunidades), determinar e identificar algunos riesgos vinculados al entorno de la entidad y a los aspectos de la organización que pueda afectar las políticas y estrategias de la entidad.
El FODA se representa a través de una matriz de doble entrada, llamada Matriz FODA, en la que el nivel horizontal se analizan los factores positivos y los negativos. En la lectura vertical se analizan los factores internos y por tanto controlables del programa o proyecto y los factores externos, considerados no controlables.
LAS FORTALEZAS
LAS OPORTUNIDADES
Son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase.
Son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.
LAS AMENAZAS LAS DEBILIDADES Son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.
Son situaciones negativas externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra este, por lo que llegado el caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearla.
En conclusión: Las fortalezas deben utilizarse Las oportunidades deben aprovecharse
Diagrama de Causa-Efecto
Estos diagramas también se conocen como diagramas de Ishikawa o Espina de Pescado, y son útiles para identificar las causas de los riesgos.
Construido con la apariencia de una espina de pescado, esta herramienta fue aplicada por primera vez en 1953, en el Japón, por el profesor de la Universidad de Tokio, Kaoru Ishikawa, para sintetizar las opiniones de los ingenieros de una fabrica, cuando discutían problemas de calidad.
Visualizar, en equipo, las causas principales y secundarias de un problema.
Ampliar la visión de los posibles causas de un problema, enriqueciendo su análisis y la identificación de soluciones.
Analizar procesos en búsqueda de mejoras.
Conduce a modificar procedimientos , métodos, costumbres, actitudes o hábitos, con solucionesmuchas vecessencillas y baratas.
Educa sobre la comprensión de un problema
No basta con decir Sirve de guía objetivas para la discusión y la motiva
Muestra el nivel de conocimientos técnicos que existe en la empresa sobre un determinado problema.
Prevé los problemas y ayuda a controlarlos, no solo al final, sino durante cada etapa del proceso.
“trabajen mas”, “esfuércense!!!” Hay
que señalar pasos, y valorar las causas de los problemas. Ordenadas para poder tratarlas.
Establezca claramente el problema (efecto) que va a ser analizado. Diseñe una flecha horizontal apuntando a la derecha y escriba el problema al interior de un rectángulo localizado en la punta de la flecha. Haga una “lluvia de ideas "para identificar el mayor numero posible de causas que pueda estar contribuyendo para generar el problema, preguntando “¿por qué esta sucediendo?”. Camisas con defecto Una forma muy utilizada de agrupamiento es la 4M: maquina, mano de obra, método, y materiales. Para comprender mejor el problema, busque las sub causas o haga otros diagramas de causa y efecto para cada una de las causas encontradas
Escriba cada categoría dentro de los rectángulos paralelos a la flecha principal. Los rectángulos quedaran entonces, unidos por líneas inclinadas que convergen hacia la flecha principal. Se pueden añadir las causas y sub causas de cada categoría a lo largo de su línea inclinada, si es necesario.
Diagrama de Flujo de Procesos
Estos diagramas son útiles para identificar las causas de los riesgos
Un diagrama de flujo u organigrama es una representación que ilustra la secuencia de las operaciones que se realizaran para conseguir la solución de un problema; asimismo, facilitan la comunicación entre los programadores y la gente del negocio. Estos diagramas de flujo facilitan la comprensión de problemas complicados y muy largos, constituyéndose en una necesidad para la mejor documentación de un sistema y/o proceso complejo.
Inventario de Riesgos
Se puede utilizar listados de riesgos de acuerdo con cada área funcional especifica o proceso. Estos listados deben ser elaborados por el personal de la entidad o tomados de listas externas genéricas coherentes con las actividades similares de la entidad. Cuando se trata de listados generados externamente, el inventario se revisa y se somete a mejoras, adaptando su contenido a las circunstancias internas, para presentar una mejor relación con los riesgos y ser consecuentes con el lenguaje común de gestión de riesgos de entidad.