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MANUEL POUR LES UTILISATEURS MODULE RESSOURCES HUMAINES OpenERP v.6.1 Manuel v.1.01 | Français

GESTION-RESSOURCES

7373, rue Lajeunesse Montréal (Québec), H2R 2H7 tél.: 514-288-7448 p.33 tél: 1-877-288-7448 (Sans frais) www.gestion-ressources.com

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Un mot de Gestion-Ressources Chers Lecteurs, chères lectrices, Gestion-Ressources, société de services en logiciels libres basée à Montréal, rédige et publie de

la docume documenta ntation tion franco francopho phone ne pour pour l'ensemb l'ensemble le des solutio solutions ns qu'elle qu'elle propos propose. e. Elle Elle travai travaille lle activement sur la traduction du progiciel de gestion intégré Open . OpenERP ERP OpenERP ERP en français. Pour recevoir les futurs Nous prévoyons publier régulièrement régulièrement un manuel manuel Open manu manuel el par par cour courri riel el merc mercii de remp rempli lirr le form formul ulai aire re à l'ad l'adre ress sse e suiv suivan ante te : http://gestionressources.com/content/recevez-nos-manuels-openerp

Ce manuel est le fruit du travail de plusieurs de nos employé(e)(e)s en réponse aux demandes de OpenERP ERP. nos clients qui utilisent le module Ressources humaines d'Open Le manuel n'est pas complet complet à 100% mais se veut une bonne base à partir de laquelle laquelle vous allez OpenERP ERP d'enrichir le pouvoir travailler. La licence GFDL permet à la communauté d'utilisateurs d'Open document pour le rendre toujours plus complet. Gestion-Ressources n’est OpenERP ERP. Plusieurs n’est pas respon responsab sable le de la traduc traduction tion frança française ise d'Open

termes pourraient être traduits différemment. Toutefois, pour ne pas créer de confusion, nous OpenERP ERP. reprenons les termes utilisés dans la traduction officielle française d'Open

Nous Nous espéron espéronss que ce livre livre électro électroniq nique ue sera bénéfiq bénéfique ue pour pour la commun communaut auté é franco francopho phone ne d'Open OpenERP ERP. Nous espérons que la multitude d’impressions d’écrans ainsi que la vulgarisation des concepts informatiques vous faciliteront le chemin vers l’expertise ! Visitez la section contribution de notre site pour télécharger nos autres manuels : • •

Manuel pour les utilisateurs du module Ventes d'Open OpenERP ERP Manuel pour les utilisateurs du module Marketing d'Open OpenERP ERP

http://www.gestion-ressources.com/contributions Bonne lecture ! Laurent Bounin Directeur du Marketing et des Ventes 7373, rue Lajeunesse, Bureau 100 Montréal, Québec H2R-2H7 (514) 288-7448 p.33 [email protected] www.gestion-ressources.com

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Un mot de Gestion-Ressources Chers Lecteurs, chères lectrices, Gestion-Ressources, société de services en logiciels libres basée à Montréal, rédige et publie de

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Extrait de la licence GFDL : Copyright (C) 2010 Gestion-Ressources. Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.3 or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, no Front-Cover Texts, and no Back-Cover Texts. A copy of the license is included in the section entitled "GNU Free Documentation License".

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Table des matières

1. Avant propos ....................................................................................................................................6 1.1 Les fonctionnalités liées à la gestion des ressources humaines - GRH......................................6 1.2 Caractéristiques des outils RH proposé par OpenERP V.6.1. ...................................................7 2. Les principales fonctionnalités RH ..................................................................................................9 3. Définitions des principaux termes utilisés ......................................................................................10 4. Processus d'installation ...................................................................................................................11 5. Conseils d'utilisation d'Open ERP ..................................................................................................14 5.1. Code couleur ...........................................................................................................................14 5.2. L'outil de recherche ................................................................................................................14 5.2.1. Filtres ..............................................................................................................................15 5.2.2 Regrouper par ...................................................................................................................15 5.3. La fonction d'affichage ...........................................................................................................16 6. Guide d'utilisation ..........................................................................................................................17 6.1. Module Configuration ............................................................................................................17 6.1.1. Ressources Humaines .....................................................................................................17 6.1.1.1. Employés .................................................................................................................17 6.1.1.2. Départements ...........................................................................................................20 6.1.1.3. Contrats ...................................................................................................................20 6.1.2. Recrutement ....................................................................................................................21 6.1.3 Candidats : Réception des CV .........................................................................................22 6.1.4. Pointage ...........................................................................................................................23 6.1.5. Congés .............................................................................................................................23 6.1.6. Période d'évaluation ........................................................................................................23 6.1.7. Paye .................................................................................................................................25 6.2. Module Ressources Humaines ................................................................................................27 6.2.1. Employé ..........................................................................................................................27 6.2.1.1. Création d'un nouvel employé .................................................................................28 6.2.1.2. Accès utilisateur ......................................................................................................29 6.2.1.3. Partenaires et contacts .............................................................................................30 6.2.2. Contrat .............................................................................................................................32 6.2.2.1. Création d'un nouveau de contrat de travail ............................................................32 6.3. Module Recrutement ..............................................................................................................33 6.3.1. Postes à pourvoir..............................................................................................................33 6.3.2. Candidats .........................................................................................................................35 6.3.2.1. Processus de recrutement ........................................................................................35 6.4. Module Gestion du temps .......................................................................................................37 6.4.1. Feuille de temps / Feuille de présences ...........................................................................37 6.4.2. Les écritures analytiques .................................................................................................40 6.4.3. L'intérêt des feuilles de temps .........................................................................................40 6.5. Notes de frais ..........................................................................................................................41 6.6. Présences .................................................................................................................................42 6.6.1. Pointer l'entrée / Pointer la sortie ....................................................................................42 6.6.2. Présence ..........................................................................................................................42 4/60

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6.7. Module Congés .......................................................................................................................43 6.8. Évaluation ...............................................................................................................................45 6.8.1. Évaluation .......................................................................................................................45 6.8.2. Demandes d'entretien ......................................................................................................46 6.9. Module Paye ...........................................................................................................................46 6.10. Module Rapport ....................................................................................................................50 7. Conclusion ......................................................................................................................................51 8. Notes et Références ........................................................................................................................52 9. Contribuer au document..................................................................................................................53 10. Un mot sur Gestion-Ressources....................................................................................................53 11. Licences GFDL.............................................................................................................................54 GNU Free Documentation License................................................................................................54 0. PREAMBLE..........................................................................................................................54 1. APPLICABILITY AND DEFINITIONS..............................................................................54 2. VERBATIM COPYING........................................................................................................56 3. COPYING IN QUANTITY...................................................................................................56 4. MODIFICATIONS................................................................................................................56 5. COMBINING DOCUMENTS...............................................................................................58 6. COLLECTIONS OF DOCUMENTS....................................................................................58 7. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS...........................................................59 8. TRANSLATION....................................................................................................................59 9. TERMINATION....................................................................................................................59 10. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE.......................................................................60 11. RELICENSING...................................................................................................................60

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1. Avant propos Ce livre électronique contient des informations utiles pour toutes les entreprises qui souhaitent mettre en place une solution de gestion des ressources humaines (ou GRH) à partir de la version 6.1 du progiciel de gestion intégré OpenERP et qui veulent savoir quels en sont les tenants et les aboutissants.

1.1 Les fonctionnalités liées à la gestion des ressources humaines GRH Depuis son expansion au sein de nombreuses entreprises, la gestion des ressources humaines GRH a su s'imposer comme un sous-système du système d'organisation. Ses objectifs intrinsèques se calquent désormais sur les objectifs généraux. La fonction a donc évolué et ne correspond plus à un ensemble d'activités disparates, sans référence à une vision globale. Depuis les années 80, on assiste donc à une transformation des pratiques de ressources humaines - RH. « Les modèles les plus récents (...) tentent de réunir diverses activités choisies en fonction de l’obtention de résultats et qu’ils les intègrent dans un ensemble orienté de façon prospective vers les besoins de l’organisation. » Le management participatif, la gestion de projets, l'évaluation etc. sont autant de pratiques qui suscitent une dynamique de changement et qui contribuent à faire évoluer les principes fondamentaux de la gestion. De ce fait, la gestion de l' «humain » est devenue une source de préoccupation pour bon nombre de dirigeants. En effet, si elle est bien implantée, la pratique de la GRH peut être à l'origine de croissance économique et donc de développement entrepreneurial. Cependant, la coordination et l'efficience de ce type de service nécessitent une interaction et une communication optimale avec les autres services internes. OpenERP propose donc des outils de GRH étroitement liés avec ceux des autres départements.

En conservant les fonctions fondamentales de la GRH, le logiciel offre une interaction pertinente entre ses différents modules mais aussi avec les autres services gérés. Votre gestion humaine s'adapte donc à l'utilisation générale d'OpenERP faîte par votre entreprise. En effet, le logiciel étant adaptable à vos besoins intrinsèques, votre gestion du personnel l'est également. Ce système personnalisé, selon vos besoins, pourra s'adapter à votre gestion générale. En définitive, OpenERP propose plus qu'un outil de GRH. Il propose son intégration dans votre politique entrepreneuriale.

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1.2 Caractéristiques des outils RH proposé par OpenERP V.6.1. OpenERP propose donc de nombreux outils destinés à faciliter les pratiques RH de votre

entreprise. Traiter la gestion administrative de votre personnel, établir vos propres processus d'évaluation, planifier votre recrutement, superviser la gestion de projets etc. sont autant de fonctionnalités proposées par le logiciel. De surcroît, l'ensemble de ces modules s'intègre les uns aux autres grâce aux bases de données. Les informations que vous encodez dans un module sont bien souvent recyclées par d'autres modules (Ventes, Achats, Comptabilité, etc.). Ainsi, la paie d'un employé est, par exemple, traitée en fonction de son dossier administratif, de ses prestations et de son calcul de congés. Mais il est aussi géré grâce aux outils disponibles pour le département comptable.

Un autre avantage de la fonction RH est l'interactivité offerte aux utilisateurs par le logiciel. En effet, il est facile d'échanger des informations entre les départements d'une entreprise afin de poursuivre des objectifs communs. Mais, il est aussi possible d'intégrer ses employés à la gestion de leur dossier. Par exemple, un de vos salariés peut mettre à jour son dossier administratif, susciter un entretien d'évaluation, poser ses jours de congés etc. OpenERP prévoit, néanmoins, un système de contrôle, soit via une accessibilité limitée pour certains utilisateurs, soit par des principes de validation(s) hiérarchique(s) interne(s). En définitive, bien connaître les capacités de ce logiciel est donc un atout pour cibler ses besoins RH et pouvoir y répondre. La démonstration qui suit a pour but de dresser un inventaire non-exhaustif des fonctionnalités de l'outil RH proposé par OpenERP V.6.1. Tout d'abord, le gestionnaire RH a à sa disposition un dossier détaillé de chaque employé. On peut retrouver dans ce dossier le nom et prénom de l'employé, ses coordonnées, ses principaux numéros sociaux, son statut, etc. Tous ces renseignements peuvent également être adaptés à ceux requis par tous types d'entreprises. Le contrat de chaque employé est ainsi détaillé et personnalisable. Grâce aux paramétrages pouvant être effectués, vous encodez les caractéristiques contractuelles de votre organisation. L'ensemble de ces informations sera bien souvent utilisé par d'autres modules. En effet, les informations contenues dans ce dossier virtuel permettent d'identifier votre employé au sein de votre organisation.

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Les processus de recrutement et d'évaluation s'adaptent également à vos besoins. Vous définissez vos différentes étapes et profitez d'une interactivité avec vos candidats et vos évalués. Vous pouvez leur administrer des sondages que vous aurez au préalable créés. Les demandes sont descendantes mais aussi ascendantes. Ces pratiques de la GRH sont celles qui nécessitent, par leur subjectivité, l'outil le mieux adapté. OpenERP vous offre le support nécessaire pour suivre l'évolution des individus concernés en vous laissant l'opportunité d'émettre vos propres décisions analytiques. Des procédures entièrement informatisées vous aident également dans la gestion des demandes. Un des grands avantages d'OpenERP est la gestion des feuilles de temps. Grâce à cet outil, vous intégrez la gestion de votre personnel avec la gestion des différents projets. Le logiciel vous permet de calculer réellement l'impact des RH sur le développement commercial de votre organisation. Par projet, vous pouvez obtenir un ratio entre l'investissement fait et le temps alloué par vos employés. Les différentes étapes du processus sont détaillées et les responsables de projet et vous-même obtenez une vision détaillée de l'implication de chacun des membres du personnel. Il s'agit donc d'un outil de décisions analytiques basées sur le long terme. S'il est bien implanté et accepté au sein de votre structure, cet outil pourra vous permettre d'apporter des modifications en temps réel de vos projets mais aussi d'anticiper l'évolution de ceux-ci. En parallèle à cet outil, vous pouvez également intégrer un programme de pointage intégré. Vous suivez donc en temps réel les effectifs entrants et sortant au sein de votre entreprise. La gestion de la paye peut également être gérée par le logiciel. En collaboration avec la fonctionnalité comptable, le calcul de la fiche de paie d'un employé se fait automatiquement. En paramétrant les spécificités contractuelles de votre employé, le programme générera sa feuille de rémunération en tenant compte des différentes déductions fiscales et légales qui lui incombe. De plus, chaque employé peut soumettre ses notes de frais détaillées qui seront alors acheminées vers un processus de validation interne avant d'être actées. En définitive, OpenERP est un outil précieux de décisions analytiques. Des rapports peuvent d'ailleurs être dressés et imprimés sur papier. Ainsi, vous avez une vue d'ensemble de la GRH dans l'optique d'effectuer certains réajustements si besoin est. Vous pouvez adapter les fonctionnalités offertes à vos besoins et ainsi, optimaliser votre méthode de gestion. Ce travail vous accompagnera pour effectuer les configurations nécessaires au bon fonctionnement du module RH. De son installation jusqu'à son utilisation. Il vous offrira donc une typologie des différents outils RH proposés ainsi qu'un guide d'utilisation. Enfin, les principaux termes utilisés au travers de ce manuscrit seront expliqués et détaillés afin que nos codes informatiques (parfois bien spécifiques pour des gestionnaires en RH) soient au même diapason. Les références sur lesquelles s'appuient ce travail seront également détaillées afin que vous puissiez directement vous renseigner à la source (si besoin était). En effet, l'ensemble des explications qui vous seront fournies seront le fruit de l'exploration du logiciel et plus particulièrement du module RH par un utilisateur lambda. Il est donc évident que les connaissances partagées sont issues de l'expérience d'utilisation mais surtout des ouvrages déjà existants. La pertinence de ce travail réside donc en la simplification des explications données via la littérature proposée (principalement) sur le web au sujet d'OpenERP. Il va de soi que ce qui vous est proposé ne fait pas office de science absolue, ce qui serait aller à l'encontre du concept même du logiciel libre.

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2. Les principales fonctionnalités RH Ce chapitre est destiné à vous faire découvrir les différentes fonctionnalités RH du logiciel OpenERP V.6.1. La structure du progiciel se veut dynamique et inductive. L'utilisateur n'éprouve généralement pas de grandes difficultés à naviguer à travers le système. Cependant, il est toujours intéressant d'avoir une vision globale des outils proposés afin d'optimaliser l'utilisation du logiciel. La liste ci-dessous présente les différents menus et sous-menus du module Ressources humaines. En se référant aux modules proposés dans la section RH, les principaux outils correspondants vous y seront détaillés. •

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Ressources humaines : ce menu permet d'enregistrer les coordonnées et contrats de chacun des employés. Recrutement : ce menu permet de gérer tout le processus de recrutement, des postes à pourvoir à la gestion des candidats. Gestion du temps : ce menu permet de gérer les feuilles de temps par projet des employés. Notes de frais : ce menu permet aux employés de déposer leurs notes de frais afin qu'elles soient remboursées après approbation. Présences : ce menu permet aux employés de pointer lors de leur entrée dans les bureaux ainsi qu'à leur sortie. Congés : ce menu permet aux employés de déposer des demandes de congés qui seront par la suite traitées pour approbation. Évaluation : ce menu permet de gérer les évaluations des employés via des formulaires d'évaluation en ligne. Paye : ce menu permet de géré les payes des différents employés et de générer des feuilles de paye pour les déduction fiscales. Rapports : ce menu permet de générer plusieurs types de rapports. Configuration : ce menu permet de paramétrer les différentes fonctionnalités du module Ressources humaines.

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3. Définitions des principaux termes utilisés Afin de mieux comprendre les différents termes utilisés dans ce document, voici une liste nonexhaustive des expressions que vous pourriez rencontrer au cours de votre lecture. Chaque mot sera accompagné d'une définition liée au contexte de cet ouvrage. Certaines définitions promulguées ci-dessous peuvent donc être seulement contextuelles. En effet, ce répertoire lexical a pour simple et unique but de faciliter votre compréhension et votre manipulation des fonctionnalités du module Ressources humaines d'OpenERP V.6.1. Termes

Définitions

Client

Partenaire entretenant des liens commerciaux avec votre entreprise en lui achetant des biens, des produits, des services ou des marchandises.

Chemin d'accès

Localisation d'une composante du logiciel. Les chemins d'accès sont présentés en italique et les étapes sont séparées par des signes supérieur à - « > ».

Contact

Personne physique, partenaire direct ou indirect de votre entreprise (voir infra), avec lequel vous êtes susceptible d'entretenir des relations.

Entreprise

Structure publique ou privée sous laquelle s'exerce une activité économique.

Employé

Toute personne physique étant sous le régime d'un contrat de travail (de type « employé ») avec la compagnie contre rémunération. Une distinction est faîte entre le régime « employé » et « ouvrier » en raison des diverses caractéristiques légales qui régissent ces deux types de statuts. A travers ce travail, on parlera généralement d' « employé » pour désigner vos salariés.

Fonctionnalités/Fonctions RH L'ensemble des outils de GRH proposé par OpenERP. Fournisseur Champs Menu Module

Partenaire entretenant des liens commerciaux avec votre entreprise en lui vendant des biens, des produits, des services ou des marchandises. Élément/partie/composante d'une section ou d'une sous-section. Chemin d'accès à une composante du logiciel. La classification des différentes composantes d'OpenERP.

Partenaire

Toute personne physique ou morale entretenant des relations avec votre entreprise. Il peut s'agir de sociétés, d'organisations, d'indépendants, etc.

Salarié

Toute personne physique étant sous le régime d'un contrat de travail (quel qu'il soit) avec la compagnie contre rémunération.

Sous-menus Utilisateur

Sous-menus des menus du modules Ressources humaines. Individu ayant un droit d'accès (complet ou restreint) à votre base de données dans le logiciel OpenERP.

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4. Processus d'installation Dès l'installation du logiciel OpenERP sur votre système, encodez les informations relatives à votre entreprise. Pour ce faire, utilisez le menu Société > Société du module Configurations. En cliquant sur le bouton Créer , une nouvelle fenêtre vous offre la possibilité d'enregistrer les renseignements généraux de votre entreprise.

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L'onglet Informations générales vous permet d'encoder les coordonnées de votre organisation ainsi que de créer l'en-tête qui figurera sur les rapports générés par OpenERP. ◦

Rue - Code postal - Ville - Pays

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Téléphone et fax

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Courriel et site internet

L'onglet En-tête / Pied de page contient le code des informations pré-enregistrées qui figureront sur vos documents. L'onglet Configuration inclus des informations relatives à la comptabilité générale, aux feuilles de présence, à la gestion de projets et à la logistique.

En haut à droite de la fenêtre, vous pouvez également télécharger avec un de vos fichiers internes le logo de votre organisation. Celui-ci sera automatiquement ajouté sur de nombreux documents qu'OpenERP vous offre la possibilité de créer.

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Note : Via le menu Utilisateurs du module Configurations, vous avez un aperçu des utilisateurs qui ont accès au logiciel. Afin de pouvoir commencer à utiliser le logiciel, vous devez installer des modules grâce au menu Modules > Modules du module Configurations. Ces modules sont les outils qui vous seront nécessaires afin d'assurer les fonctions liées aux RH au sein de votre organisation. L'ensemble des modules disponibles dans OpenERP vous sont présentés sous forme d'icônes. La liste se mettra à jour en fonction de vos critères de recherche.

En effet, les champs et boutons au haut de l'écran vous permettent d'affiner vos recherches. En fonction des applications de base (avec le bouton Applications) ou des extensions possibles (avec le bouton Extra) et en fonction des modules déjà installés ou non (Installé / Non-Installé), votre recherche pourra être affinée. Si vous avez déjà une idée de l'élément que vous souhaitez installer, vous pouvez effectuer votre rechercher en encodant le Nom, des Mots Clés (Keywords) ou encore la Catégorie ciblée.

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Lorsque votre recherche est finalisée, une liste de modules vous sera alors présentée. Si certains modules vous intriguent, cliquez dessus et vous obtiendrez une description des fonctionnalités offertes par ce dernier (à noter que la plupart des descriptions sont écrites sont en anglais). Ce travail traitera des principaux modules qui ont traits à la GRH. Afin de vous aider à les localiser, voici une liste des modules que nous allons traiter : •

Employee Appraisals (Human Resources hr_evaluation) pour le processus d'évaluation;

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Employee Directory (Human Resources hr) pour la gestion administrative du personnel;

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Employee Contracts (Human Resources hr_contract) pour les informations contractuelles;

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Expenses Management (Human Resources hr_expense) pour la gestion des notes de frais;

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Leaves Management (Human Resources hr_holidays) pour la gestion des congés;

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Payroll (Human Resources hr_payroll) pour la gestion de la paie;

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Recruitment Process (Human Resources hr_recruitment) pour le processus de recrutement;

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Timesheets Validation (Human Resources hr_timesheet_sheet) pour la gestion des feuilles de temps.

Il est conseillé d'installer l'ensemble de ces modules afin d'optimaliser l'utilisation d'OpenERP. Les extensions proposées ne seront pas couvertes par ce travail (ou très succinctement). Les modifications quasi perpétuelles de ces dernières diminueraient le degré de cohérence à long terme des explications proposées. Néanmoins, libre à vous une fois que vous vous sentez à l'aise avec le logiciel de revenir installer certaines extensions supplémentaires. Certaines s'avèrent utiles (création de sondages ou comptabilité relative à certains pays) alors que d'autres ne font qu'augmenter l'interactivité du logiciel (les applications en lien avec Google notamment). Dès que les modules sont installés, finalisez votre installation via la page d'accueil du module Configurations. Cochez les onglets à droite des modules installés. Un état de l'avancement de votre installation vous est proposé au dessus de la fenêtre. Votre installation est à présent terminée et les fonctionnalités RH sont prêtes à être utilisées. Les autres paramétrages, plus spécifiques, pouvant être encodés via le module Configurations ne sont pas essentiels à l'utilisation des fonctionnalités RH. Ils ne seront donc pas traiter dans ce travail.

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5. Conseils d'utilisation d'Open ERP Tout d'abord, avant d'entrer dans le vif du sujet et du traitement concret du module, de ses menus et de leurs fonctionnalités, il est intéressant de s'attarder sur quelques caractéristiques générales que vous propose OpenERP, que vous serez amenés à rencontrer tout au long du module Ressources humaines. Il s'agit ici de vous donner des conseils concernant l'utilisation pratique du logiciel et de vous permettre de pouvoir naviguer aisément à travers les différentes sections. Le logiciel OpenERP est conçu pour gérer l'ensemble des composantes de votre entreprise et de ce fait, les conseils ici prodigués sont tout à fait transposables à tout autre module du logiciel. Il est important que vous preniez le temps de maîtriser et de jouer avec le logiciel afin d'en saisir les caractéristiques.

5.1. Code couleur Il existe un code couleur propre au logiciel. Lorsqu'un champs apparaît de couleur bleu, cela signifie que le champs à remplir est obligatoire. Il n'est pas possible de sauvegarder des changements tant que le champs bleu n'est pas complété.

5.2. L'outil de recherche Cette fonctionnalité est présente dans plusieurs sous-menus tel que Ressources humaines > Employés. Il vous sera possible d'effectuer un regroupement des critères qui vous sembleront pertinents afin d'effectuer une sélection plus accrue dans votre base de données comme une recherche des employés par Département , qui occupe tel Poste et dont le Responsable est M. X . Il faut noter que si vous souhaitez obtenir la liste complète de vos Employés, il vous suffit de cliquer sur le bouton Vider pour désactiver les critères de recherche qui auront été sélectionnés.

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5.2.1. Filtres Sur le bas à droite, vous avez l'outil Filtre qui va être utile afin d'effectuer une recherche plus avancée. Il vous est possible d'ajouter des filtres afin que votre recherche soit plus précise et corresponde aux critères de sélection que vous désirez. Cette fonctionnalité vous permettra d'entrer des données telles qu'un Numéro d'assurance sociale et/ou un Numéro de cellulaire pour affiner votre sélection en ne choisissant de ne prévisualiser que strictement ces choix ou bien justement de ne pas les prendre en compte. La recherche avancée est un mécanisme de filtrage facile à utiliser qui va vous permettre d'obtenir une vue rapide des entrées que vous recherchez dans la liste. Généralement, l'outil d'affichage en filtre est composée de 3 éléments : Un icône Filtre, un Filtre étendu et une option Regrouper par . Ces filtres sont dynamiques donc d'après les filtres que vous allez ajouter, des colonnes supplémentaires pourraient être ajoutées à l'affichage. Bien évidemment, il vous est possible d'enregistrer des Filtres de recherche qui vont vous permettre de ne pas devoir entrer la sélection à chaque fois. Pour cela, une fois que vous avez défini vos filtres, cliquez sur la liste déroulante des intitulée Filtres, sélectionnez l'action Enregistrer le filtre et donnez lui un nom pour qu'il soit plus facile de le retrouver.

5.2.2 Regrouper par Il vous sera aussi possible de pouvoir effectuer une sélection plus avancée en cliquant sur Regrouper par . Cette fonctionnalité vous permet d'obtenir une vision plus générale de vos données. En cliquant sur les icônes, vous obtiendrez une liste de vos données qui sont rassemblés en fonction des regroupements (par exemple : regrouper les employés par Responsable). Une fois la sélection des critères effectuée, une flèche à gauche va apparaître devant chaque section et vous obtiendrez une structure donnée en fonction de l'ordre dans lequel vous aurez cliqué sur les icônes de regroupement. En changeant simplement l'ordre dans lesquels vous avez sélectionné les icônes, vous pourrez avoir une vue filtrée complètement différente. Par exemple: si on sélectionne d'abord les Responsables puis ensuite les Départements et inversement.

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5.3. La fonction d'affichage Concernant l'affichage des données, il vous est possible de choisir avec quel mode d'affichage vous souhaitez travailler. Cette fonctionnalité est située en haut à droite des fenêtres d'utilisation et a pour but de vous permettre de jongler avec les modes de vue et d'afficher les données de manière pertinente selon l'information que vous recherchez. Ci-dessous, vous pourrez trouver les différents modes d'affichage qui vous sont proposés lors de l'utilisation d'OpenERP et les caractéristiques et avantages de ces derniers. cône

Caractéristique

Exemple Affichage en liste

Liste

La Liste vous donnera une vision globale de la base de données sur laquelle vous travaillez, avec une liste complète et détaillée des entrées que vous aurez faites. Les données sont brutes et non classées.

Affichage en formulaire

Formulaire

Le Formulaire est le mode où vous pouvez effectuer des modifications du contact. Par défaut si vous cliquez sur l'icône Formulaire, la première entrée de la liste sera affichée. Pour pouvoir modifier un autre enregistrement, sélectionnez l'information qui vous intéresse.

Affichage en page

Page

Kanban

L'affichage en Page vous permet seulement de pouvoir observer les données sans toutefois pouvoir les modifier. L'affichage en Kanban permet une gestion Affichage selon le modèle des tâches en fonction de leur avancement. Kanban L'objectif de cette méthode est de terminer chaque chose que l’on commence. Il faut limiter le nombre des tâches en cours, pour éviter une surcharge et afin d'avoir un bon déroulement des activités.

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6. Guide d'utilisation 6.1. Module Configuration Ce n'est pas dans le but de vous déstabiliser d'emblée que ce travail commence par le menu Configuration qui est pourtant le dernier de la liste proposée par le menu à la gauche de votre écran. Cependant, il est nécessaire d'effectuer une série de paramétrages avant de se lancer dans la navigation des fonctionnalités RH proposés par le logiciel. Le menu Configuration du module permet et de str struct ucture urerr l'e l'ensem nsemble ble des car caract actéris éristiq tiques ues Ressource Resso urces s huma humaines ines d'Open OpenERP ERP perm intrinsèques de votre entreprise. En effet, vous pouvez prédéfinir la structure hiérarchique de la société soc iété,, les dif différe férents nts pos postes tes rec recensé ensés, s, les pro proces cessus sus d'é d'éval valuat uation ion sou soumis mis aux sala salariés riés,, les différents types de congés, etc. À travers ce chapitre, nous retracerons donc l'ensemble des configurations de base que vous pouvez programmer pour chacune de vos fonctions RH. Cet ensem en sembl ble e de pa para ramé métra trage ge pe peut ut,, bi bien en en ente tend ndu, u, êt être re réa réaju just sté é au co cour urss de vo votr tre e ut utili ilisa sati tion on d'Open OpenERP ERP (par exemple, la création d'un nouveau poste). Il est néanmoins conseillé d'effectuer l'essentiel des configurations avant de commencer à véritablement utiliser le logiciel. En effet, étan antt un pr prog ogic iciel iel da dans ns leq leque uell le less di diff ffére érent ntes es fo fonc nctio tionn nnali alités tés se ve veul ulen entt tr très ès OpenERP Open ERP ét interdépendantes les unes des autres, le non-encodage de certaines informations pourrait nuire au fonctionnement optimal des autres outils. Par exemple, si la structure salariale n'est pas créée rigoureusement d'emblée, les fonctionnalités liées à la comptabilité ne pourront être correctement opérationnelles.

6.1.1. Ressources Humaines Ce sou sous-m s-men enu u du me menu nu Configuration es estt de dest stin inée ée à dr dress esser er l' l'in inve vent ntai aire re de vo voss ty type pess de ressources humaines (via la création des catégories d'employés et des postes) ainsi que de structurer l'organisation de votre entreprise (via la création des départements). Pour créer une nouvelle entrée, cliquez sur le bouton Créer Créer pour pour chacun des sous-menus sus-mentionnés.

6.1.1.1. Employés 6.1.1.1.1. Catégories d'employés Utilisez Utili sez le men menu u Con Config figura uratio tion n > Ress Ressour ources ces Humain Humaines es > Emp Employ loyés és af afin in de pr préd édéfi éfini nirr vo voss catégories d'employés ainsi que les postes de votre entreprise. Cliquez sur le bouton Créer et encodez le nom d'une catégorie d'employés.

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Vous pouvez directement affecter des employés à votre nouvelle catégorie. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Ajouter bouton Ajouter et et sélectionnez dans la liste des employés déjà recensés par le logiciel ceux qui appartiennent à la catégorie créée.

Via le menu Configuration > Ressources Humaines > Employés > Structure des catégories, catégories, le logiciel vous offre la possibilité de compléter par la suite vos catégories en leur affectant de nouveaux employés.

6.1.1.1.2 Postes Grâce au menu Configuration > Ressources Humaines > Employés > Postes, Postes, vous pouvez avoir un aperçu des postes recensés au sein de votre organisation. Les postes peuvent être classés par leur dénomi dén ominat nation ion,, le dép départ arteme ement nt auq auquel uel ils son sontt aff affect ectés, és, le nom nombre bre d'e d'empl mployé oyéss et le nom nombre bre d'employés attendus.

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Le bouton Créer Créer vous vous permet d'encoder de nouveaux postes. Après avoir donné une dénomination au nouveau poste, vous devez l'affecter à un département. Vous pouvez également lui allouer un type d'entretien pour le recrutement.

•

•

L'onglet Description vous permet d'apporter une description de poste ainsi que des critères de pré-requis à l'obtention de ce dernier. L'onglet Employés vous permet d'affecter des employés à ce poste.

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6.1.1.2. Départements Utilisez le menu Ressources Humaines > Configuration > Ressources Humaines > Départements afin d'enregistrer les noms de vos départements dans le but de structurer l'organisation interne de votre entreprise. Cliquez sur le bouton Créer et encodez le nom d'un département de votre entreprise. Terminez en cliquant sur le bouton Sauvegarder .

6.1.1.3. Contrats Utilisez le menu Ressources Humaines > Configuration > Ressources Humaines > Contrats pour encoder les différents types de contrats en vigueur au sein de votre entreprise (par exemple, contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée, consultant, stagiaire, etc.).

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6.1.2. Recrutement Au travers de cette section, vous avez l'opportunité de prédéfinir l'ensemble des étapes de votre processus de recrutement. Chaque démarche de votre dotation peut être directement affectée à un service. Via le sous-menu Ressources Humaines > Configuration > Recrutement , encodez les étapes de votre planification en RH. Dans la même section, vous pouvez également enregistrer les types de diplômes auxquels vous êtes le plus confrontés ainsi que les canaux de communication par lesquelles les candidats auront répondu à votre annonce.

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6.1.3 Candidats : Réception des CV A travers cette section, vous pouvez configurer la réception des CV ou des demandes de stages des candidats à partir d'une adresse courriel par exemple [email protected]. Pour ce faire , cliquez sur le sous-menu Configuration >Courriel >Incoming Mail Servers du module Configurations.

Si vous configurez pour la première fois la liste est vide. Cliquez sur le bouton Créer et l'écran cidessous apparaît.

Saisir le formulaire et puis cliquez sur le bouton Enregistrer . Après avoir configuré l'adresse courriel de réception des courriels, allez au sous-menu Recrutement >Candidats du module Ressources humaines. Celui-ci affiche l'ensemble des candidatures soumises par courriels.

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6.1.4. Pointage Déterminez quels sont les motifs de pointage appliqués au sein de votre organisation via le sousmenu Configuration > Attendance > Motifs de pointage du module Ressource humaines. Les plus souvent rencontrés seront Pointer l'entrée / Pointer la sortie. Vous pouvez également prévoir un motif de pointage pour les temps de pause passés hors de l'enceinte de votre entreprise.

6.1.5. Congés Via le menu Ressources Humaines > Configuration > Congés > Type de congé, établissez les types de congé pour lesquels vos employés risquent de vous solliciter. Pour chaque catégorie de congé, vous pouvez appliquer le principe de validation par un supérieur direct ou même plusieurs (double validation). Pour ce faire, cochez simplement la case allouée à ce principe de double validation.

6.1.6. Période d'évaluation Via le sous-menu Configuration > Évaluation périodique du module Ressources humaines, créez des plans d'évaluation en fonction de la fréquence et de la durée. Ainsi, le processus proposé à un employé engagé à long terme pourra varier de celui administré à un stagiaire.

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Indiquez le nom que vous voulez donner à votre évaluation dans le champ Plan d'évaluation (par exemple, évaluation mensuelle, semestrielle ou encore annuelle. Les champs Première évaluation et Fréquence des évaluations vous permettent d'adapter la durée ainsi que la fréquence de votre processus d'évaluation.

En créant les phases d'évaluation (Phases d'évaluation > Créer ) vous avez la possibilité d'administrer un formulaire d'évaluation aux employés qui seront soumis à cette évaluation. Ce questionnaire sera créé via le sous menu Sondage du module Outils proposé par OpenERP. En cliquant sur Créer , vous serez directement dirigé vers la création du formulaire d'évaluation qui sera présenté sous forme d'un sondage. Veuillez vous référer à la partie guide d'utilisation de ce travail, chapitre Évaluation.

Les différentes actions proposées lors de la création d'une nouvelle phase servent à définir l'origine de l'évaluation ou à déterminer son ancrage dans le processus. Les actions proposées sont: •

Requête d'évaluation de haut en bas;

•

Demande d'évaluation de bas en haut;

•

Demandes d'auto-évaluation;

•

Entretien final.

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6.1.7. Paye La configuration du menu Paye est sans doute la plus importante à effectuer. En effet, le logiciel vous offre la possibilité d'adapter le calcul des salaires de vos employés à vos besoins intrinsèques. De ce fait, l'ajout de règles et de structures salariales sont possibles. Ce module a la particularité d'intégrer les données d'autres modules afin de créer une fiche de paie. De fait, OpenERP prend en considération les renseignements contractuels de votre employé ou encore le nombre de jours de congé déjà pris pour le calcul de sa rémunération. Dans un premier temps, ajoutez les catégories de règles salariales devant figurer dans votre registre des contributions. Pour ce faire, utilisez le sous-menu Configuration > Paye > Registre des contributions du module Ressources humaines. Cliquez sur le bouton Créer afin d'encoder une nouvelle catégorie au registre des contributions. Vous devez indiquer le nom de la cotisation ainsi que les comptes de bilan et de gestion qui lui sont liés.

Ensuite, définissez les différentes catégories de règles salariales via le sous-menu Configuration > Paye > Catégories de règles salariales. Le logiciel propose des catégories déjà enregistrées : salaire de base, allocations, salaire brut, déductions et salaire net. Libre à vous de les modifier ou d'en ajouter.

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Vous pouvez maintenant encoder vos propres règles salariales. Utilisez le menu Configuration > Paye > Règles salariales du module Ressources humaines. C’est ici que vous aller ajouter le nom de la cotisation (utilisez le même nom que celui que vous avez saisi dans le registre des contributions), son code, son type (déduction, allocation) ainsi que la base sur laquelle la cotisation sera calculée (salaire brut, salaire coordonné). Toujours sur la même page, cliquez sur l’onglet Contribution plus bas à gauche. C’est ici que vous allez spécifiez le pourcentage versé par l’employeur. Créer une nouvelle entrée puis indiquez le type du montant (pourcentage, montant fixe), indiquez à combien s’élève la contribution et sélectionnez la cotisation correspondante dans le registre des contributions. Cliquez ensuite sur Enregistrer et fermer .Ces catégories serviront à classer vos règle salariales entre elles afin de les intégrer dans une structure de calcul de salaire cohérente.

Cet écran vous permet de définir une nouvelle règle salariale. En effet, donnez un nom ainsi qu'un code à votre nouvelle règle. Précisez la catégorie à laquelle elle appartient (Brut, Net, Allocation, Déduction, etc.). Ensuite, la rubrique Calcul (Computation) va vous permettre de définir le processus de calcul. Tout d'abord, sélectionnez sur quelle type de conditions votre règle se base. Elle peut être tout le temps vraie ( Always true), s'appliquer si le montant se situe dans une marge désirée (Range) ou enfin se référer à une règle bien précise (Python Condition). Lorsqu'il doit se baser sur un montant (pourcentage, marge, etc.), OpenERP va vous demander de préciser ce montant (généralement contract.wage qui signifie le salaire du contrat). L'onglet Comptabilité vous permet de spécifier les comptes sur lesquelles les déductions et/ou allocations seront référés. Une fois l'ensemble des données encodées, enregistrez. Via le sous-menu Configuration > Paye > Structures salariales du module Ressources humaines, vous allez pouvoir créer une structure salariale que vous pourrez administrer à certains types d'employés. En cliquant sur le bouton Ajouter , ajoutez votre cheminement de calcul de la fiche de salaire. En pratique, le calcul part du salaire de base (pré-encodé dans OpenERP) pour obtenir le résultat de la rémunération nette. Entre ces deux données, intégrez les diverses déductions et allocations qui doivent apparaître sur la fiche de paie de votre employé.

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Cette structure salariale pourra directement être notifiée dans le contrat des employés et retranscrira immédiatement les informations lors du calcul de la fiche de paie.

6.2. Module Ressources Humaines 6.2.1. Employé Le logiciel OpenERP considère comme employé « toute personne physique étant sous le régime d'un contrat de travail (quel qu'il soit) avec la compagnie ». La page d'accueil du menu Employés du module Ressources humaines propose à l'utilisateur un aperçu des salariés déjà actifs au sein de l'entreprise et, permet également la création de nouveaux employés. Cette interface du module RH constitue donc la gestion administrative du personnel (GAP). Des filtres sont mis à votre disposition dans la recherche de l'un de vos employés (par Nom, Département, Poste, etc.). Une barre d'outils disponible sur la droite de l'interface (pas visible sur l'illustration) vous offre des liens vers d'autres fonctionnalités du module Ressources humaines ou la possibilité d'imprimer des rapports.

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6.2.1.1. Création d'un nouvel employé Pour créer et compléter un dossier administratif pour un nouvel employé, utilisez la section le sous-menu Ressources Humaines > Employés du module Ressources humaines. Les principaux renseignements liés au nouvel employé que vous pouvez encoder sont : •

Le Nom;

•

Les comptes bancaires (également utilisé dans le sous-menu Contrats et le menu Paye);

•

Les numéros sociaux (Sécurité sociale, Passeport , etc.);

•

Les coordonnées (Téléphone, Adresse principale, Adresse courriel, etc.);

•

Les informations relatives à son emploi (Département, Poste, Mentor, Supérieur direc, etc.);

•

Une photo peut également être téléchargée (via un fichier de votre disque dur);

Les autres onglets disponibles (Divers, Catégories, Feuilles de présence, Évaluation et Remarques) dans la fenêtre de création d'un nouvel employé permettent l'encodage d'autres renseignements administratifs.

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6.2.1.2. Accès utilisateur OpenERP vous offre également la possibilité de créer un accès utilisateur pour chaque nouvel

employé. En l'enregistrant comme utilisateur, vous lui offrez la possibilité d'avoir un accès (que vous pouvez restreindre ou non) à OpenERP. Selon Geoff Gardiner et Fabien Pinckaers, auteur d'OpenERP, pour une gestion d'entreprise efficace et intégrée, il est préférable de créer cet accès pour l'ensemble des membres du personnel. En effet, ils pourront ainsi gérer certaines informations administratives de leur dossier, poser des demandes de jours de congé, formuler une demande d'entretien, etc. Autant d'interactivité avec votre service RH que vous pourrez leur accorder (ou non). En inscrivant le nom d'utilisateur, le logiciel vous proposera soit de rechercher un utilisateur déjà existant ou de créer et d'éditer ce nouvel utilisateur. Note : Veuillez noter que lorsque un champ à compléter est suivi de l'icône similaire à celle située à la gauche de ce paragraphe le logiciel vous propose de créer et d'éditer de nouvelles fiches qui seront conservées dans la base de données. Vous pouvez également soit consulter la fiche existante, soit en rechercher une autre. En choisissant de créer le nouvel accès d'utilisateur, vous accédez à la fenêtre suivante:

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Grâce à cette fenêtre, vous finaliserez l'accès d'utilisateur de votre employé. Créez lui un Identifiant - login ainsi qu'un mot de passe - password. D'autres informations concernant les préférences de l'employé peuvent être enregistrées (Langue d'utilisation, Fuseau horaire, etc.). Si vous cochez la case Astuces, votre employé sera accompagné par le service d'aide du logiciel lors de son utilisation. Enfin, vous avez également la possibilité de restreindre l'utilisation du logiciel via l'onglet Droit d'accès. Il vous est juste demandé de choisir si le nouvel utilisateur encodée est le gestionnaire d'un module ou un simple utilisateur.

6.2.1.3. Partenaires et contacts Lorsque vous encoderez l'adresse personnelle et professionnelle du nouvel employé, le logiciel vous invitera à la créer. Une nouvelle fenêtre, similaire pour les deux types d'adresse, vous proposera de compléter l'adresse postale de votre employé. •

Pour l'adresse personnelle, votre employé sera ici considéré comme un Partenaire étant

donné qu'il entretient des relations étroites avec votre entreprise. Encodez le nom de votre employé dans le champs Nom du Partenaire et complétez ensuite les renseignements exigées pour son adresse postale. •

Pour l'adresse professionnelle, le nom du partenaire pour un nouveau Contact sera

celui de la société, du groupe ou encore de l'organisation à laquelle cet individu est affecté. Pour votre nouvel employé, il s'agira en l'occurrence de votre entreprise. Normalement, lors de l'installation de votre base de données, OpenERP a directement encodé votre entreprise comme partenaire. Dans le champ Nom du contact , complétez le nom de votre employé, sa civilité ainsi que sa fonction. L'adresse postale à encoder ici est celle de son activité professionnelle. Cette différenciation est nécessaire pour générer des factures, notes de frais, etc. Elle garantira l'appartenance de l'employé à l'entreprise (via Contact > adresse professionnelle) ainsi que son statut d'individu à part entière (via Contact > adresse personnelle). 6.2.1.3.1. Comptabilité liée au partenaire Lorsque vous encodez un employé comme nouveau partenaire, il vous faut compléter les informations relatives à la comptabilité. En effet, cet employé sera rémunéré par votre entreprise et pour ce faire, ses informations bancaires sont requises par le logiciel. En cliquant sur l'onglet Comptabilité, l'écran suivant se présente :

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En cliquant sur le bouton Créer de la section Informations bancaires, le logiciel vous demande d'encoder les informations relatives à son établissement bancaire.

Vous devez donc encoder le Type et le Numéro de compte du partenaire. L'adresse du titulaire du compte (donc en principe du partenaire) devra être mentionnée. Veillez à ce que l'adresse complétée soit la même que celle fournie à l'institution bancaire. Enfin, complétez les informations relatives à l'institution en elle-même. Lorsque ces informations sont encodées, sauvegardez les. Vous serez alors automatiquement dirigé vers l'onglet Comptabilité. Vous pourrez dès lors encoder les Comptes de débit et de crédit qui seront affectés à l'employé (généralement les mêmes pour tous les employés).

L'ensemble de ces données seront utilisées par OpenERP afin de générer le calcul de la feuille de paie de l'employé. Les fonctionnalités qui ont traits à la comptabilité reprendront également ces informations. En définitive, chaque nouvel individu enregistré via le sous-menu Ressources Humaines > Employés sera répertorié comme un employé de l'entreprise, un utilisateur d'OpenERP, un partenaire de l'entreprise à part entière et un contact de votre entreprise, également répertoriée dans la catégorie partenaire par le logiciel.

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6.2.2. Contrat Le logiciel OpenERP vous offre la possibilité de produire et de gérer directement le Contrat de travail de vos employés. Un filtre de recherche (par Nom, Date de début et de fin, Type de contrat , etc.) vous permet également de cibler les contrats que vous chercher à traiter ou modifier.

6.2.2.1. Création d'un nouveau de contrat de travail Pour créer et compléter le contrat de travail d'un nouvel employé, utilisez le sous-menu Ressources Humaines > Contrats du module Ressources humaines.

Les principaux renseignements, affectés au nouveau contrat, que vous pouvez encoder sont : Le Nom du contrat de travail

Le salaire

La date de début

La fonction

La structure salariale

La date de fin

Le régime horaire Le type de contrat

La période d'essai

Les avantages

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Grâce au sous-menu Configuration > Ressources Humaines > Contrats > Types de contrats du module Ressources humaines, vous pouvez définir les différents types de contrat proposés à vos salariés. Les champs accompagnés de l'icône peuvent être personnalisés en fonction des caractéristiques contractuelles de votre société via le bouton Créer et éditer . Les Régimes horaires, le Journal salarial et le Compte bancaire affecté aux dépenses liées au contrat peuvent donc être personnalisés.

6.3. Module Recrutement 6.3.1. Postes à pourvoir Via le sous-menu Recrutement > Postes à pourvoir du module Ressources humaines, vous accédez à un inventaire de l'ensemble des postes recensés au sein de votre organisation par OpenERP. Grâce aux filtres de recherche, vous avez un accès direct aux différents postes qui composent les départements de votre société. En utilisant les boutons intitulés En poste et En recrutement , le logiciel trie automatiquement l'état d'occupation des postes.

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Cette base de données peut être préalablement définie via le sous-menu Configuration > Ressources Humaines > Employés > Poste (voir le chapitre Configuration) du module Ressources humaines mais aussi directement en créant un nouveau poste via la section recrutement dont il est question dans ce chapitre. Pour ce faire, utilisez le sous-menu Recrutement > Postes à pourvoir . L'interface alors affichée (voir ci-dessous) est similaire à celle proposée dans le menu Configuration.

Renseignez le Nom du poste ainsi que le Département dans lequel il est affecté. Le Type d'interview sera l'éventuel sondage (voir le module Outils) administré aux titulaires du poste. Le nombre d'employés (Number of employees) sera la somme des individus affectés au poste vie l'onglet Employés (voir infra). OpenERP calcule automatiquement le champ Employés attendus en calculant la somme des champs Attendu en recrutement et Nombre d'employés. Cliquez sur le bouton → En recrutement au bas à droite de votre écran si vous souhaitez entamer une procédure de dotation d'un nouveau collaborateur. Note : Si vous souhaitez recruter plusieurs employés pour le même poste, vous devez répéter l'opération le nombre de fois similaire aux nombres de postes disponibles. Utilisez l'onglet Description pour préciser la description de fonction et les pré-requis nécessaires à l'occupation du poste. Ces deux champs que vous pouvez compléter librement seront très utiles dans votre démarche de recrutement. Ensuite, l'onglet Employés vous permet d'ajouter les employés qui occupent déjà le poste en question. Pour encoder les employés en fonction, utilisez le bouton Ajouter qui vous redirigera automatiquement vers la liste complète des membres de votre personnel. Via cette interface, vous pouvez également créer un employé pas encore enregistrer dans vos données (se référer au à la section sur le menu Ressources Humaines).

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6.3.2. Candidats 6.3.2.1. Processus de recrutement Ce sous-menu du menu Recrutement vous permettra de structurer et de gérer votre processus de recrutement. Grâce au sous-menu Configuration > Recrutement , évoqué dans le chapitre Configuration de ce travail, l'ensemble des paramétrages nécessaires aux paramétrages de cette section a été effectué (les étapes du recrutement, la typologie des diplômes et les sources d'affichage). La section Candidats constitue un état détaillé des candidats qui postulent pour un poste. Après avoir affiché votre offre d'emploi via vos différents canaux de communication, vous allez être amené à recevoir et à devoir traiter des lettres de motivation et des Curriculum Vitae - CV. OpenERP peut transférer automatiquement les candidatures reçues via votre courriel et les stocker dans sa base de données des candidats. Le logiciel vous offre également la possibilité de créer de nouveaux candidats. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Créer du sous-menu Recrutement > Candidats du module Ressources humaines.

La création d'un nouveau candidat permet de gérer sa candidature et de définir son évolution dans le processus de recrutement. Complétez les informations administratives requises par OpenERP (Nom du candidat, Sujet, Poste, Département ). Le champ Étapes vous permet de définir l'état d'avancement du candidat dans le processus de recrutement. C'est donc au recruteur à définir où le candidat se situe dans le processus. Vous pouvez également enregistrer le candidat comme un nouveau partenaire. Cependant, assurez-vous que ce dernier ait de réelles chances d'obtenir le poste ou du moins d'avoir un profil intéressant pour une autre proposition d'emploi future. En effet, enregistrer chaque candidat comme partenaire vous procurerait certes une banque de données d'éventuels candidats bien fournie mais assurez-vous qu'elle soit pertinente.

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Cette fenêtre permet également d'encoder certaines données du contrat utilisées dans les négociations contractuelles. Ces informations interviennent généralement dans les dernières étapes du processus d'embauche. Vous pouvez alors comparer la différence entre les exigences salariales du candidat et la proposition formulée par votre entreprise. Enfin, les qualifications vous permettent d'encoder le niveau d'étude ainsi qu'une appréciation générale du postulant.

Le statut du processus vous permet de définir si la procédure a commencé ou si le candidat est engagé.

Via le sous-menu Recrutement > Candidats, le logiciel vous offre un aperçu de l'ensemble de vos recrutements en cours. Trié en fonction de leur état d'avancement dans le processus de dotation, l'ensemble des candidats sont représentés à travers ce bilan du recrutement. Vous pouvez déplacer les candidats d'étape en étape, éditer ou supprimer les profils des candidats, changer la couleur de leur profil, envoyer un courriel ou programmer un rendez-vous ou définir l'état (en attente ou en cours) d'avancement du dossier. Enfin, les candidatures qui n'ont pas abouti sont néanmoins conservées par OpenERP. Ainsi, si des profils sont jugés intéressants, vous avez la possibilité de les conserver pour un autre poste à pourvoir dans le futur.

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6.4. Module Gestion du temps 6.4.1. Feuille de temps / Feuille de présences Les feuilles de prestation, également appelées feuilles de temps - Timesheets, ont révolutionné le mode de gestion des entreprises dans lesquelles elles ont été mises en place selon Fabien Pinckaers et Geoff Gardiner, créateurs d'OpenERP. Via le menu Gestion du temps du module Ressources humaines, les employés peuvent encoder les différentes tâches qu'ils ont effectué au cours de leur journée de travail. Attention, il ne s'agit pas d'un outil uniquement destiné à appliquer un contrôle sur l'emploi du temps des salariés. Il s'agit avant tout d'un outil de décision analytique. En effet, les dirigeants ainsi que les chefs de projet ont l'opportunité d'observer l'efficience de leurs méthodes de travail, de comparer le temps consacré à un projet en fonction de l'investissement pécuniaire qu'il lui alloue et enfin, de juger de l'efficacité intrinsèque d'un employé. Cet outil est donc l'illustration parfaite de l'implication de la GRH au sein des activités commerciales de l'entreprise. En pratique, l'employé indique sur sa feuille de temps les différentes tâches sur lesquelles il aura travaillé au cours de sa journée ainsi que le temps qu'il leur aura consacré. Pour chaque nouvel encodage, une ligne de plus apparaît sur la feuille de prestations. A la fin de la journée, chaque employé finalise sa feuille de temps qui comptabilise le nombre exact d'heures durant lesquelles le salarié a fourni une prestation au sein de l'entreprise. Si le nombre ne coïncide pas, le travailleur révise sa feuille de prestation en encodant les activités oubliées. Ce système de Feuilles de temps offre de nombreux intérêts pour les utilisateurs. Voici une liste non-exhaustive dressée par Fabien Pinckaers et Geoff Gardiner, les auteurs de OpenERP : Pour une gestion d'entreprise efficace et intégrée, des avantages proposés par le logiciel : •

Suivi du coût réel des projets en tenant compte du temps qui leur est alloué;

•

Suivi des prestations des employés;

•

Comparaison des heures prévues pour chaque projet et les heures effectives;

•

Facturation automatique sur base des prestations;

•

Décompte automatique des services fournis pour un client donné;

•

Évaluation des coûts de fonctionnement de l'entreprise (coûts marketing, de formation d'une nouvel entrant, taux de facturation, etc.).

Le journal analytique permet d'isoler les coûts des prestations des autres coûts affectés à l'entreprise tels que les Notes de frais, les Matières premières, le transport , etc. Utiliser un journal analytique, expressément consacré aux coût des prestations, va permettre de mesurer pleinement l'efficience réelle des procédés et de leurs acteurs. Une différenciation peut encore être faîte entre les départements ainsi que pour chaque fonction individuellement. Au plus on parcellise les coûts dans différents journaux analytiques, au plus l'analyse qui en découle est précise et donc pertinente.

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En considérant que vos employés peuvent être « achetés » ou « facturés », un produit de votre base d'article reflétera directement les coûts individuels de chacun d'entre eux. Un produit par poste au sein de l'entreprise doit donc être créé. Cette nouvelle fiche produit doit préciser le Nom, le Type et l'Unité de mesure du produit . On distinguera également le prix listé, qui correspond au prix de vente des prestations de l'employé pour le poste qu'il occupe, au prix standard qui exprime le coût moyen des prestations dans l'unité de mesure choisie. En définitive (et en référence au menu Ressources humaines précédemment abordé), pour tout employé va correspondre une fiche employé, une fiche partenaire et un accès d'utilisateur. Via le sous-menu Gestion du temps > Ma feuille de temps du module Ressources humaines les utilisateurs peuvent encoder leurs prestations quotidiennes. Après avoir vérifié que le logiciel les a bel et bien identifié (Nom, Département et Société) et la date proposée (normalement celle du jour actuel), les employés peuvent commencer à encoder de nouvelles lignes sur leur feuille.

Cependant, en début de prise de fonction, le salarié devra pointer son début de service ainsi que sa sortie pour que le logiciel puisse avoir un nombre d'heures de référence à faire correspondre aux temps alloué aux activités détaillées dans les lignes du journal. En cliquant le bouton Pointer l'entrée / Pointer la sortie, dans le champs présence, le salarié signifie au logiciel ses allées et venues au sein de l'entreprise.

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Les prestations peuvent alors être encodées tout au long de la journée par chacun des employés. A cette fin, utilisez le menu Ressources Humaines > Gestion du temps > Ma feuille de temps et cliquez sur Créer .

Bien que l'utilisateur soit normalement directement identifié par le logiciel, il est cependant préférable de vérifier si le nom pré-encodé correspond bel et bien. L'employé notifie la date, la quantité d'heures passées sur le projet, le compte analytique auquel il est affecté ainsi que le type de facturation. Une description, laissée libre à l'utilisateur, permet de compléter les renseignements déjà fournis. Chaque ligne sur la feuille de présence doit être enregistrée via l'icône à la droite de chaque encodage (disquette). A la fin de la journée, le salarié peut voir le total d'heures encodées en bas à droite et soumettre sa feuille de présence à son responsable via le bouton Soumettre au gestionnaire en bas à droite de l'écran. La précision des prestations enregistrées est cruciale pour le calcul de la rentabilité des affaires en cours ainsi que pour la re-facturation des prestations. Différents bilans permettent donc aux employés et à leur superviseur de vérifier les données encodées. Des vues d'ensemble des différentes feuilles de présence sont disponibles via le menu Gestion du temps > Feuille de présence, où des filtres permettent le tri automatique des données soit par Individu, Date ou Département . C'est également via ce menu que les supérieurs approuvent ou non les feuilles de leurs employés. En cliquant sur une ligne du tableau, la feuille leur est détaillée et ils ont la possibilité en bas à droite de l'écran de valider ces prestations. Si ces dernières sont refusées pour quelques raisons que ce soit, ces données seront perdues et la feuille de prestation redeviendra alors vierge. Les feuilles de prestations sont étroitement liées à la comptabilité analytique. En effet, Fabien Pinckaers et Geoff Gardiner nous expliquent au travers de leur ouvrage que les différents projets sur lesquels sont reportés les prestations correspondent à des comptes analytiques. Les prestations, quant à elles, sont des écritures analytiques. Les auteurs précisent que « ce sont des opérations diverses analytiques, qui ne correspondent à aucune pièces comptable dans la comptabilité générale ». Ils poursuivent en disant que « toutes les opérations de modification et de création d'une nouvelle ligne de Feuille de temps se répercutent automatiquement sur la ligne analytique correspondante et ce, inversement ».

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6.4.2. Les écritures analytiques Afin d'apporter quelques précisions nécessaires à notre compréhension, il est important de définir le principe de comptabilité analytique. Les écritures analytiques sont destinées à fournir un référentiel commun à chaque utilisateur, service ou document afin d'intégrer efficacement l'ensemble des processus internes à l'organisation. Cet outil d'assise décisionnelle est devenu un véritable outil de gestion de part les informations qu'il centralise. La comptabilité analytique est donc au cœur de l'entreprise en raison de la centralisation de l'ensemble des activités de l'organisation en son sein. De plus, elle s'adapte aux particularités de chaque entreprise. En effet, inversement à la structure du plan de comptes général imposée par la loi, celle du plan de comptes analytique est construite pour répondre au mieux aux besoins internes. Cette maniabilité permet donc à ses utilisateurs de se différencier les uns des autres de l'utilisation qu'ils en font. Par exemple, chaque écriture analytique peut être ou non liée à une écriture générale. En contrepartie, une écriture générale est liée à une, plusieurs ou aucune écritures analytiques correspondantes. L'écriture analytique est donc un outil puissant que l'on peut utiliser à sa façon. Cependant, une utilisation optimale requiert la création de sa propre structure analytique interne Cette approche n'est donc pas classique mais extrêmement logique. Les prestations des employés sont synonymes de coûts pour l'entreprise qui se répercutent sur les différentes affaires en cours ou sur le compte analytique. Cependant, la comptabilité analytique se veut être une fidèle représentation de la comptabilité générale de l'organisation. Fabien Pinckaers et Geoff Gardiner nous précisent que si les coûts horaires des employés sont correctement fixés, les écritures de timesheet sont alors contrebalancées par le paiement du salaire et des charges sociales de fin de mois. Cependant, l'ensemble des coûts liées à la prestation d'un employé est très variable. Il faut tenir en compte les heures supplémentaires qu'il a fourni, ses congés et ses arrêts maladie, les variations éventuelles de son salaire ainsi que ses charges sociales. Comptabilité analytique et générale permettent l'évaluation précise des coûts horaires par employé. Le simple écart entre les balances par produit des deux types de comptabilité divisé par le nombre total d'heures travaillées, peut alors être réappliqué au coût produit. Les organisations qui utilisent ce procédé corrigent cet écart en fin de mois sur un compte dont la balance doit tendre vers zéro.

6.4.3. L'intérêt des feuilles de temps Utilisé à bon escient, les feuilles de temps sensibilisent les dirigeants des entreprises des variations anormales entre les coûts et le temps alloués à un projet. Si l'ensemble des travailleurs affectés sur un même projet complètent minutieusement leur feuille de temps, la précision de l'outil en devient encore plus efficace. Il s'agit d'une fonction analytique de gestion qui tient sa précision de la bonne utilisation des individus affectés autour d'un même projet. En effet, si les feuilles de présence sont validées en fin de semaine ou en fin de mois par le chef de projet, les décideurs peuvent directement agir sur les procédés utilisés afin d'effectuer les modifications nécessaires à court terme. Sur le long terme, ce type de procédure inculque une rigueur à vos membres du personnel et les habitue à vous rendre compte de l'état d'avancement de leur travail. Enfin, l'utilisation des feuilles de prestation peut aussi avoir cet effet bénéfique de conscientisation professionnelle pour vos employés. Vous pouvez leur accorder une plus grand liberté dans la façon dont ils agencent leur travail tant qu'ils complètent leur feuille de prestation. Cet outil peut également être utilisé dans leurs évaluations. En effet, il s'agit d'un bon indicateur de rendement mais vous permettra surtout de cibler les améliorations devant être fournies par vos employés et les formations éventuelles auxquelles ils pourraient participer.

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6.5. Notes de frais OpenERP offre la possibilité à ses utilisateurs d'encoder leurs notes de frais en temps réel. En

effet, chacun des utilisateurs pour soumettre à sa direction son décompte de frais professionnels.

Via le menu Note des frais, utilisez le bouton Créer afin d'encoder une nouvelle entrée. Cette fenêtre permettra aux employés auxquels vous en avez autorisé l'accès d'encoder les diverses notes de frais pour lesquelles l'entreprise doit les dédommager. Diverses lignes peuvent être ajouter. Afin de finaliser les notes de frais rendues, l'employé doit cliquer sur le bouton Soumettre au gestionnaire, en bas, sur la droite de son écran. Seuls les utilisateurs ayant des droits d'Officer ou de Gestionnaire/Manager du module RH auront la possibilité d'approuver les notes de frais des employés.

Les notes de frais peuvent être soumises à une double validation. Deux supérieurs hiérarchiques devront alors approuver le montant rendu afin que le remboursement soit complété. Il s'agit donc d'augmenter le contrôle des notes de frais remises. Une barre d'état affiche également l'état d'avancement de la procédure en cours.

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6.6. Présences 6.6.1. Pointer l'entrée / Pointer la sortie Certaines entreprise se doivent de soumettre leurs employés à un contrôle rigoureux des présences. En effet, les gestionnaires des organisations, dans lesquelles un plus grand nombre de travailleurs est actif, ne peuvent pas consacrer leur temps à vérifier les allées et venues de chacun. Afin de faciliter leur tâche, OpenERP leur propose un système de pointage intégré. En considérant que chaque employé a reçu un accès d'utilisateur, ces derniers peuvent pointer directement sur le logiciel via le menu Présences > Pointer entrée/sortie. Grâce à ce procédé, le travailleur n'a qu'à signifier son arrivée en début de journée et son départ lorsqu'il quitte son poste de travail.

L'employé peut également obtenir un aperçu de ses présences lorsqu'il accède à son compte OpenERP. En effet, sur la droite de la page d'accueil du module Ressources Humaines, un graphique illustre le pointage effectué durant la semaine écoulée.

6.6.2. Présence Le gestionnaire des RH peut alors contrôler la présence effective de chaque employé via le sousmenu Présences > Présences du module Ressources humaines. Cet écran lui permet de recherche la feuille de présence d'un employé en particulier ou de l'ensemble des membres d'un même département. De plus, le contrôle peut se faire à posteriori en sélectionnant la date à laquelle on souhaite effectuer une vérification.

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Ce menu est intimement lié avec le menu Gestion du temps. En effet, lorsque l'employé encode sa répartition horaire sur une journée, il enclenche automatiquement son compteur temps. Néanmoins, la relation n'est pas bilatérale. En effet, les feuilles de prestation sont directement reliées au système de pointage mais, le système de pointage n'envoie pas d'informations vers les feuilles de prestation.

6.7. Module Congés OpenERP a fourni au gestionnaire des RH un outil afin de réguler et de contrôler les congés pris

par ses employés. Grâce au menu Configuration, ces « absences » peuvent se décliner de plusieurs façons. En effet, lors du paramétrage, vous avez la possibilité de déterminer les différents motifs de congés pris par vos salariés. Il peut s'agir, par exemple, d'une absence justifiée (congés légaux, crédit temps ou autre) ou d'une absence non-justifiée.

Cette fonctionnalité peut également tenir compte des arrêts maladies des salariés. Grâce au menu Ressources Humaines > Congés > Demande de congés, le gestionnaire des RH a une vision globale des demande formulées par ses employés. Des filtres peuvent également trier cet aperçu en fonction, notamment, des départements, des types de congé ou encore des approbations et des refus.

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Chaque utilisateur du logiciel aura la possibilité d'effectuer d'une part des demandes d'attribution de congés et, d'autre part, de poser des jours effectifs. Cette différenciation est importante. En effet, l'attribution de congés accordée à un employé lui signifie le nombre de jours qui lui est octroyé par l'entreprise. Cette demande d'attribution peut être faîte, par exemple, suite à des heures de travail supplémentaires. La demande de congés, quant à elle, permet à l'employé de poser ses congés. Grâce aux sous-menus Congés > Demandes de congés à approuver ou Demandes d'attribution, le gestionnaire a un compte rendu de l'état des demandes d'attribution et des congés. Bien que leur chemin d'accès soit différent, les deux fenêtres se présentent de façon similaires.

Dans chacune des deux fenêtres, l'employé doit décrire sa demande (champs Description). Le Type de congé ainsi que le Nombre de jours demandé seront détaillés. Un processus d'approbation (ou de double approbation) peut également être mis en place via le menu Configuration. Le champ Raisons offre la possibilité d'enrichir la description en motivant sa demande. Cliquez sur le bouton Confirmer pour acter la demande. Enfin, les employés ainsi que leur gestionnaire des RH dispose d'une vision globale des congés posés. Via le sous-menu Congés > Résumé des congés, l'ensemble des congés pris sera centralisé. Des filtres peuvent également trier cet aperçu en fonction, notamment, des départements, des types de congé ou encore des approbations et des refus.

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6.8. Évaluation 6.8.1. Évaluation OpenERP permet d'informatiser le processus d'évaluation des employés. Grâce à son accès au

logiciel en tant qu'utilisateur, le salarié peut suivre l'évolution de son évaluation, répondre à des questionnaires en ligne et faire des demandes d'entretien. Le gestionnaire des RH peut, quant à lui, produire des systèmes d'évaluation adapté à chaque type de poste et/ou fonction ainsi qu'à chaque type de contrat. L'ensemble des employés se voit donc offrir une évaluation personnalisée et interactive.

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Chaque processus d'évaluation peut être créé à partir du sous-menu Évaluation > Évaluation. À partir de cette fenêtre, le gestionnaire peut affecter chaque employé à un type d'évaluation. Les évaluations sont paramétrées via le menu Configuration qui vous permet de définir la fréquence ainsi que la durée. Chaque étape peut être accompagnée d'un questionnaire/sondage élaborée via le menu Sondage du module Outils.

6.8.2. Demandes d'entretien La demande peut être ascendante ou descendante. En effet, elle peut être formulée soit par l'employeur, soit par l'employé. La fenêtre proposée aux deux utilisateurs est similaire.

6.9. Module Paye

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Le menu Paye proposé par OpenERP permet aux gestionnaires de rédiger automatiquement les fiches de paye des employés. Après avoir enregistré vos employés dans votre base de données via le menu Ressources humaines et avoir encodé les paramétrages nécessaires via le sous-menu Configuration > Paye, vous pouvez calculer automatiquement le salaire de vos employés tout en respectant les allocations et/ou déductions légales ou internes dont vous devez vous acquitter. Pour ce faire, le logiciel exigera l'encodage de certaines informations bancaires nécessaires au calcul automatique du salaire et au décompte de celui-ci dans la comptabilité de l'entreprise. Voici les champs que vous devrez complétés accompagnés d'une explication: •

Numéro de compta bancaire qui exige les informations bancaires de l’employé;

•

Compte bancaire de l'employé qui exige le compte de liquidités utilisé pour verser les

salaires; •

Compte salariale qui exige le compte de gestion où le salaire brut est comptabilisé;

•

Compte employé qui exige le compte de passif où le salaire net est comptabilisé.

Ces informations sont encodées lors de la créations du partenaire. Le calcul du salaire se fait également par l'intermédiaire du menu Congé afin de déduire les prestations de l'employé ainsi que via le sous-menu Ressources humaines > Contrats afin de respecter les accords contractuels liés à la rémunération.

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Pour créer la fiche de paie d'un employé, utilisez le sous-menu Paye > Fiche de paye de l'employée. Cette écran vous propose une vue d'ensemble des différentes fiches traitées actuellement par le logiciel. Pour en générer une nouvelle, cliquez sur le bouton Créer . En entrant le nom de votre salarié dans le champ Employé, le logiciel va directement retrouver les informations contractuelles qui lui sont liées ainsi que le relevé de ses prestations pour la période concernée. À noter que l'automatisation de ces informations ne sera effective que si les données ont été préalablement encodées dans le sous-menu Contrats et le menu Congés. Libre à vous d'encoder des informations manuellement via le tableau « Input Data ». En créant une nouvelle entrée, vous pouvez encoder des données supplémentaires au contrat.

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Via l'onglet intitulé Calcul de salaire, vous pouvez calculer automatiquement le salaire de votre employé. Il suffit de cliquer sur le bouton Calculer la feuille. Le développement des calculs de la rémunération s'effectuera automatiquement si les diverses configurations exigées ont été encodées. L'onglet intitulé Details by Salary Rule Category vous procure le détail des déductions et allocations effectuées sur le salaire brut.

Le logiciel OpenERP propose également la création de liste de salaire. En effet, vous pouvez créer des listes d'employés afin que le calcul du salaire se fasse automatiquement et ce en une seule fois. Pour ce faire, utilisez le sous-menu Paye > Payslips Batches. En cliquant sur le bouton Créer , vous avez la possibilité d'éditer une liste d'employés qui seront dès lors affectés à la même séquence de fiche de paie.

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6.10. Module Rapport

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Dans l'optique d'apporter une assise décisionnelle à ses utilisateurs, OpenERP propose un menu dédié à la production de rapports de tous types. Grâce à ce menu, vous pouvez créer des graphiques analytiques avec vos propres données. Utilisez le menu Rapports du module Ressources humaines. Via le sous-menu Tableau de bord, le logiciel vous offre un vue globale de la GRH. Ces comptes rendus s'adressent à la fois à l'utilisateur isolé mais également au directeur RH. Ce dernier a accès à l'ensemble des renseignements essentiels à la GRH. Les autres sous-menu du menu Rapports vous permettent également d'obtenir des analyses détaillés des divers domaines RH couverts par le logiciel. Ce module couvre notamment l'analyse du recrutement et de la formation, un aperçu de l'ensemble des notes de frais (Rapports > Analyse du recrutement/Analyse des notes de frais/Appraisal analysis). La gestion du temps est un élément important de ce menu. En effet, l'importance d'une vue globale des différentes activités en cours est essentiel pour l'aide à la décision. Le menu Rapports sera donc un outil d'appoint très utile et complémentaire au menu Gestion du temps. Enfin, l'ensemble des différents rapports et graphiques sera imprimable. Un bilan des diverses évaluations en cours peut être dressé. En fonction de leur état d'avancement, les employés évalués peuvent être groupés en fonction de leur appréciation, de leur département, etc.

7. Conclusion En définitive, OpenERP est un système de gestion d'entreprise qui tire sa force de son interactivité entre chacun de ses modules. Les fonctionnalités qui ont traits à la GRH sont également interdépendantes les unes des autres. La cohérence de la démarche en est ainsi renforcée. En effet, aucun département au sein d'une entreprise ne peut s'organiser au sein de la structure individuellement et indépendamment des autres services. OpenERP favorise donc les échanges entre modules et offre des bases de données reprises par différentes fonctionnalités. Succinctement, les intérêts d'OpenERP concerne donc l'ensemble de l'organisation entrepreneuriale. Le logiciel permet d'éviter l'encodage de données inutiles. Chaque information enregistrée dans le logiciel est réutilisée, lorsque cela s'avère nécessaire, par les autres fonctionnalités. Ensuite, la synchronisation des traitements assure une maintenance rigoureuse. OpenERP est également un outil utilisé à l'échelle mondiale. Plusieurs devises et plusieurs langues sont utilisables pour les utilisateurs mais aussi les clients. Enfin, les analyses décisionnelles peuvent être élaborées sous plusieurs axes. Cette méthode permet d'obtenir une vision globale de votre méthode de gestion. Le département des RH est donc intégré harmonieusement dans l'ensemble de cette ERP. Et, en son sein, il favorise l'interactivité entre ses différentes fonctionnalités.

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Ces dernières s'inscrivent dans un processus de coordination et gestion intégrée. Ce procédé exige l'encodage précis des différentes données. Après avoir configuré les modules en tant que tels, l'optimisation du logiciel aux réalités de votre entreprise exige certains paramétrages. L'encodage de ces données, qui peut s'avérer être long, est néanmoins un passage obligé pour l'installateur du système afin de ne pas devoir revenir sans cesse sur des inconvénients de configuration. Une fois cette configuration terminée, l'utilisation d'OpenERP s'avère aisée. En naviguant à travers les différentes fonctionnalités, l'utilisateur retrouvera vite ses chemins d'accès. La prise en main du logiciel est donc aisée pour ses utilisateurs. Ensuite, par son statut de logiciel libre, OpenERP permet à ses utilisateurs d'adapter de façon continue leur système de gestion. De nouveaux modules apparaissent chaque jour sur l'internet. Et ils sont améliorés par les nombreux contributeurs d' OpenERP tout au long de leur parcours de vie sur la toile. Cependant, l'utilisation de ces logiciels n'est pas assistée par des manuels en ligne. La communauté active sur des forums dédiés à OpenERP pourra vous apporter des solutions. Malgré tout, les extensions au logiciel nécessite une connaissance un peu plus déductive des progiciels.

8. Notes et Références •AUDET,M., HAINES, H. et ST- ONGE, S., Relever les défis de la gestion des ressources humaines, Edt. Gaëtan Morin, pg 18, Montréal, 1998. •GARDINER, G. et PINCKAERS, P., OpenERP: Pour une gestion d'entreprise efficace et intégrée, Paris, Edt. Eyrolles, 2008. •MORENO, M., Module de base : la gestion des ressources humaines, Janvier 2008. ERP, Portail d'Open Source Business •OPEN http://www.openerp.com, (Consulté le 25/01/2012).

Applications,

[en

ligne],

•UBUNTU, Portail de la Communauté Francophone d'Utilisateurs d'Ubuntu, [en ligne], http://doc.ubuntu-fr.org/openerp, (Consulté le 26/01/2012).

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9. Contribuer au document Nous pouvons vous faire parvenir le fichier source afin que vous puissiez contribuer à documentation. Pour cela, merci d'envoyer un courriel à [email protected] avec comme Objet: Manuel OpenERP – RH

10. Un mot sur Gestion-Ressources Gestion-Ressources est une société de services en logiciels libres québécoises localisée à

Montréal. L'entreprise fournit des services de consultation, développement, formation et support technique à sa clientèle. Elle fut également le premier partenaire certifié de Zimbra, OpenERP et Acquia à Montréal. Nous contacter :

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7373, rue Lajeunesse, bureau 100 Montréal, (Québec) H2R 2H7 Numéro sans frais: 1-877-288-7448 Courriel: [email protected]

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11. Licences GFDL La licence GFDL n'étant pas disponible en français nous l'avons inclues dans ce document en anglais. Nous mettrons le document à jour en Français dès que la version francophone aura été approuvée par la FSF. Merci de votre compr éhension! GNU Free Documentation License

Version 1.3, 3 November 2008 Copyright © 2000, 2001, 2002, 2007, 2008 Free Software Foundation, Inc. Everyone is permitted to copy and distribute verbatim copies of this license document, but changing it is not allowed. 0. PREAMBLE

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This License applies to any manual or other work, in any medium, that contains a notice placed by the copyright holder saying it can be distributed under the terms of this License. Such a notice grants a world-wide, royalty-free license, unlimited in duration, to use that work under the conditions stated herein. The "Document", below, refers to any such manual or work. Any member of the public is a licensee, and is addressed as "you". You accept the license if you copy, modify or distribute the work in a way requiring permission under copyright law. A "Modified Version" of the Document means any work containing the Document or a portion of it, either copied verbatim, or with modifications and/or translated into another language. 54/60

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A "Secondary Section" is a named appendix or a front-matter section of the Document that deals exclusively with the relationship of the publishers or authors of the Document to the Document's overall subject (or to related matters) and contains nothing that could fall directly within that overall subject. (Thus, if the Document is in part a textbook of mathematics, a Secondary Section may not explain any mathematics.) The relationship could be a matter of historical connection with the subject or with related matters, or of legal, commercial, philosophical, ethical or political position regarding them. The "Invariant Sections" are certain Secondary Sections whose titles are designated, as being those of Invariant Sections, in the notice that says that the Document is released under this License. If a section does not fit the above definition of Secondary then it is not allowed to be designated as Invariant. The Document may contain zero Invariant Sections. If the Document does not identify any Invariant Sections then there are none. The "Cover Texts" are certain short passages of text that are listed, as Front-Cover Texts or BackCover Texts, in the notice that says that the Document is released under this License. A Front-Cover Text may be at most 5 words, and a Back-Cover Text may be at most 25 words. A "Transparent" copy of the Document means a machine-readable copy, represented in a format whose specification is available to the general public, that is suitable for revising the document straightforwardly with generic text editors or (for images composed of pixels) generic paint programs or (for drawings) some widely available drawing editor, and that is suitable for input to text formatters or for automatic translation to a variety of formats suitable for input to text formatters. A copy made in an otherwise Transparent file format whose markup, or absence of markup, has been arranged to thwart or discourage subsequent modification by readers is not Transparent. An image format is not Transparent if used for any substantial amount of text. A copy that is not "Transparent" is called "Opaque". Examples of suitable formats for Transparent copies include plain ASCII without markup, Texinfo input format, LaTeX input format, SGML or XML using a publicly available DTD, and standardconforming simple HTML, PostScript or PDF designed for human modification. Examples of transparent image formats include PNG, XCF and JPG. Opaque formats include proprietary formats that can be read and edited only by proprietary word processors, SGML or XML for which the DTD and/or processing tools are not generally available, and the machine-generated HTML, PostScript or PDF produced by some word processors for output purposes only. The "Title Page" means, for a printed book, the title page itself, plus such following pages as are needed to hold, legibly, the material this License requires to appear in the title page. For works in formats which do not have any title page as such, "Title Page" means the text near the most prominent appearance of the work's title, preceding the beginning of the body of the text. The "publisher" means any person or entity that distributes copies of the Document to the public. A section "Entitled XYZ" means a named subunit of the Document whose title either is precisely XYZ or contains XYZ in parentheses following text that translates XYZ in another language. (Here XYZ stands for a specific section name mentioned below, such as "Acknowledgements", "Dedications", "Endorsements", or "History".) To "Preserve the Title" of such a section when you modify the Document means that it remains a section "Entitled XYZ" according to this definition. 55/60

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The Document may include Warranty Disclaimers next to the notice which states that this License applies to the Document. These Warranty Disclaimers are considered to be included by reference in this License, but only as regards disclaiming warranties: any other implication that these Warranty Disclaimers may have is void and has no effect on the meaning of this License. 2. VERBATIM COPYING

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If you publish printed copies (or copies in media that commonly have printed covers) of the Document, numbering more than 100, and the Document's license notice requires Cover Texts, you must enclose the copies in covers that carry, clearly and legibly, all these Cover Texts: Front-Cover Texts on the front cover, and Back-Cover Texts on the back cover. Both covers must also clearly and legibly identify you as the publisher of these copies. The front cover must present the full title with all words of the title equally prominent and visible. You may add other material on the covers in addition. Copying with changes limited to the covers, as long as they preserve the title of the Document and satisfy these conditions, can be treated as verbatim copying in other respects. If the required texts for either cover are too voluminous to fit legibly, you should put the first ones listed (as many as fit reasonably) on the actual cover, and continue the rest onto adjacent pages. If you publish or distribute Opaque copies of the Document numbering more than 100, you must either include a machine-readable Transparent copy along with each Opaque copy, or state in or with each Opaque copy a computer-network location from which the general network-using public has access to download using public-standard network protocols a complete Transparent copy of the Document, free of added material. If you use the latter option, you must take reasonably prudent steps, when you begin distribution of Opaque copies in quantity, to ensure that this Transparent copy will remain thus accessible at the stated location until at least one year after the last time you distribute an Opaque copy (directly or through your agents or retailers) of that edition to the public. It is requested, but not required, that you contact the authors of the Document well before redistributing any large number of copies, to give them a chance to provide you with an updated version of the Document. 4. MODIFICATIONS

You may copy and distribute a Modified Version of the Document under the conditions of sections 2 56/60

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and 3 above, provided that you release the Modified Version under precisely this License, with the Modified Version filling the role of the Document, thus licensing distribution and modification of the Modified Version to whoever possesses a copy of it. In addition, you must do these things in the Modified Version: •

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A. Use in the Title Page (and on the covers, if any) a title distinct from that of the Document, and from those of previous versions (which should, if there were any, be listed in the History section of the Document). You may use the same title as a previous version if the original publisher of that version gives permission. B. List on the Title Page, as authors, one or more persons or entities responsible for authorship of the modifications in the Modified Version, together with at least five of the principal authors of the Document (all of its principal authors, if it has fewer than five), unless they release you from this requirement. C. State on the Title page the name of the publisher of the Modified Version, as the publisher. D. Preserve all the copyright notices of the Document. E. Add an appropriate copyright notice for your modifications adjacent to the other copyright notices. F. Include, immediately after the copyright notices, a license notice giving the public permission to use the Modified Version under the terms of this License, in the form shown in the Addendum below. G. Preserve in that license notice the full lists of Invariant Sections and required Cover Texts given in the Document's license notice. H. Include an unaltered copy of this License. I. Preserve the section Entitled "History", Preserve its Title, and add to it an item stating at least the title, year, new authors, and publisher of the Modified Version as given on the Title Page. If there is no section Entitled "History" in the Document, create one stating the title, year, authors, and publisher of the Document as given on its Title Page, then add an item describing the Modified Version as stated in the previous sentence. J. Preserve the network location, if any, given in the Document for public access to a Transparent copy of the Document, and likewise the network locations given in the Document for previous versions it was based on. These may be placed in the "History" section. You may omit a network location for a work that was published at least four years before the Document itself, or if the original publisher of the version it refers to gives permission. K. For any section Entitled "Acknowledgements" or "Dedications", Preserve the Title of the section, and preserve in the section all the substance and tone of each of the contributor acknowledgements and/or dedications given therein. L. Preserve all the Invariant Sections of the Document, unaltered in their text and in their titles. Section numbers or the equivalent are not considered part of the section titles. M. Delete any section Entitled "Endorsements". Such a section may not be included in the Modified Version. N. Do not retitle any existing section to be Entitled "Endorsements" or to conflict in title with any Invariant Section. O. Preserve any Warranty Disclaimers.

If the Modified Version includes new front-matter sections or appendices that qualify as Secondary 57/60

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Sections and contain no material copied from the Document, you may at your option designate some or all of these sections as invariant. To do this, add their titles to the list of Invariant Sections in the Modified Version's license notice. These titles must be distinct from any other section titles. You may add a section Entitled "Endorsements", provided it contains nothing but endorsements of your Modified Version by various parties—for example, statements of peer review or that the text has been approved by an organization as the authoritative definition of a standard. You may add a passage of up to five words as a Front-Cover Text, and a passage of up to 25 words as a Back-Cover Text, to the end of the list of Cover Texts in the Modified Version. Only one passage of Front-Cover Text and one of Back-Cover Text may be added by (or through arrangements made by) any one entity. If the Document already includes a cover text for the same cover, previously added by you or by arrangement made by the same entity you are acting on behalf of, you may not add another; but you may replace the old one, on explicit permission from the previous publisher that added the old one. The author(s) and publisher(s) of the Document do not by this License give permission to use their names for publicity for or to assert or imply endorsement of any Modified Version. 5. COMBINING DOCUMENTS

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You may make a collection consisting of the Document and other documents released under this License, and replace the individual copies of this License in the various documents with a single copy that is included in the collection, provided that you follow the rules of this License for verbatim copying of each of the documents in all other respects. You may extract a single document from such a collection, and distribute it individually under this License, provided you insert a copy of this License into the extracted document, and follow this 58/60

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License in all other respects regarding verbatim copying of that document. 7. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS

A compilation of the Document or its derivatives with other separate and independent documents or works, in or on a volume of a storage or distribution medium, is called an "aggregate" if the copyright resulting from the compilation is not used to limit the legal rights of the compilation's users beyond what the individual works permit. When the Document is included in an aggregate, this License does not apply to the other works in the aggregate which are not themselves derivative works of the Document. If the Cover Text requirement of section 3 is applicable to these copies of the Document, then if the Document is less than one half of the entire aggregate, the Document's Cover Texts may be placed on covers that bracket the Document within the aggregate, or the electronic equivalent of covers if the Document is in electronic form. Otherwise they must appear on printed covers that bracket the whole aggregate. 8. TRANSLATION

Translation is considered a kind of modification, so you may distribute translations of the Document under the terms of section 4. Replacing Invariant Sections with translations requires special permission from their copyright holders, but you may include translations of some or all Invariant Sections in addition to the original versions of these Invariant Sections. You may include a translation of this License, and all the license notices in the Document, and any Warranty Disclaimers, provided that you also include the original English version of this License and the original versions of those notices and disclaimers. In case of a disagreement between the translation and the original version of this License or a notice or disclaimer, the original version will prevail. If a section in the Document is Entitled "Acknowledgements", "Dedications", or "History", the requirement (section 4) to Preserve its Title (section 1) will typically require changing the actual title. 9. TERMINATION

You may not copy, modify, sublicense, or distribute the Document except as expressly provided under this License. Any attempt otherwise to copy, modify, sublicense, or distribute it is void, and will automatically terminate your rights under this License. However, if you cease all violation of this License, then your license from a particular copyright holder is reinstated (a) provisionally, unless and until the copyright holder explicitly and finally terminates your license, and (b) permanently, if the copyright holder fails to notify you of the violation by some reasonable means prior to 60 days after the cessation. Moreover, your license from a particular copyright holder is reinstated permanently if the copyright holder notifies you of the violation by some reasonable means, this is the first time you have received notice of violation of this License (for any work) from that copyright holder, and you cure the violation prior to 30 days after your receipt of the notice. Termination of your rights under this section does not terminate the licenses of parties who have 59/60

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