Guía SAP HCM

MSG-SAP 2012-2013 Introd Intr oduc ucci ción ón a lo los s Re Recu curs rsos os Hu Huma mano nos s co con n mySAP HCM Alberto Muñoz Muñoz Cánovas

Sesión si ón 1

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Introducción a los Recursos Humanos con mySAP HCM

Sesión 1

Pág. 1

índice 0.

introducción

. 2.

los lo s dat datos os ma maes estr tros os de la la emp emprres esa: a: Es Estr tru uct ctu ura ras s

3.

los lo s da dato tos s ma mae est strros de pe perrso son nal al:: Inf Infot otip ipos os

4.

la gestión de la contratación

5.

inte in tegr grac ació ión n con con SAP SAP Net NetWe Weav aver er Po Porrta tal: l: Bus Busin ines ess s Pack Packa age ges s

6.

herr he rram amie ient ntas as de ex extr trac acci ción ón de in info form rmac ació ión: n: Re Repo port rtin ing g

7.

la gestión de la formación

8.

la gestión de la nómina

.

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Sesión 1

Pág. 2

índice 0.

introducción . . 0.2. objetivos 0.3. sobre mySAP HCM

1.

los pr procesos de de ne negocio del ár área de de RR RRHH

2.

los lo s dat datos os ma maes estr tros os de la la emp emprres esa: a: Es Estr tru uct ctu ura ras s

3.

los lo s da dato tos s ma maes estr tros os de pe pers rson ona al: In Info foti tipo pos s

4.


5.

inte in tegr grac ació ión n con con SAP SAP Net NetWe Weav aver er Po Porrta tal: l: Bus Busin ines ess s Pack Packa age ges s

. 7.


8.


9.

resumen de objetivos

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introducción sobre el curso Este curso forma parte del Máster en Software de Gestión de Empresa SAP R/3 de la Universidad de La Salle en Barcelona, y este documento es parte del temario de dicho máster.

El curso está enfocado a consultores funcionales de la herramienta mySAP, y tiene como objetivo proporcionar una visión global sobre la gestión de los recursos humanos con dicha herramienta, y un , (Human Capital Management) .

, • una visión sobre aspectos generales, tanto teóricos como específicos del sistema, • una visión sobre los elementos más importantes en el proceso de contratación de personal, • una v s n so re c mo se ges ona a ormac n en e s s ema, • una visión sobre la gestión de la remuneración a los empleados, • una introducción a las herramientas de reporting proporcionadas por SAP, • una introducción a algunos de los aspectos más novedosos de SAP en recursos humanos.

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Pág. 4

introducción sobre el curso La evaluación del curso será continua, y se compondrá de: • la calificación de un examen final teórico (80 %), y • la ejecución práctica y entrega de una serie de ejercicios , tanto en clase como extra (20 %).

, aplicar la ponderación de la nota. En caso contrario, se considerará la asignatura como suspendida.

.

Listado de ejercicios: . s ruc ura

m n s ra va

. s ruc ura

rgan za va

EJ02. Estructura Administrativa (II)

EJ06. Contratación (I)

EJ03. Estructura Administrativa (III)

EJ07. Contratación (II)

EJ04. Estructura Organizativa (I)

EJ08. Formación

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introducción ob etivos Mediante la realización de este módulo / curso, se pretenden conseguir los siguientes objetivos: • Conocimiento teórico sobre mySAP HCM: • Conceptos de Recursos Humanos. • Conceptos de Recursos Humanos aplicados a SAP. • • Representación de los principales procesos de Recursos Humanos en SAP (definición de la empresa, empleados, contratación, formación…). •

.

.

• Visión del menú de usuario. Capacidad de localización de tareas. • Instinto de supervivencia: • er capaces e mp emen ar un e erc c o s n conocer a gu a, nves gan o en e s s ema c mo realizar las tareas, con el soporte del profesor / material. • Criterio : • rocesar a n ormac n e un mo o esc p co, ap can o a g ca prop a, scu en o os argumentos, aplicando diferencias de criterios a la resolución de ejercicios…

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introducción sobre m SAP HCM

m SAP Business Suite es el a uete proporcionado por SAP para la gestión de la compañía.

SAP Netweaver como plataforma tecnológica para la solución mySAP Business Suite.

mySAP ERP como componente central de la solución mySAP Business Suite.

, herramientas que ayudan a identificar, definir y mejorar la gestión del capital humano de la compañía, abarcando un abanico más amplio que simplemente los procesos y funciones de recursos hum anos.

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índice 0.

introducción

. 1.1. principales procesos 1.2. componentes de mySAP HCM 1.3. un vistazo a mySAP HCM 2.

los datos maestros de la empresa: Estructuras

3.

los datos maestros de personal: Infotipos

4.


5.

integración con SAP NetWeaver Portal: Business Packages

. 7.


8.


9.


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Pág. 8

los procesos de negocio del área de Recursos Humanos rinci ales rocesos El objetivo principal de un departamento de Recursos Humanos es realizar una gestión eficiente del personal de la compañía, tanto en lo que a su adquisición se refiere, como en que su rendimiento , .

Accesibilidad e Interacción Contratación .

Remuneración.

Adquisición de personal en base a las necesidades de la compañía.

Compensación al personal por el trabajo realizado, objetivos o éxitos de la compañía.

As ig nac ió n.

Gestión del tiempo.

Ubicación de los empleados en la estructura de la compañía.

Control sobre el calendario de trabajo del personal.

Planificación.

Gestión de los gastos.

Gestión de los presupuestos, estrategias y estructuración.

Formación .

Control sobre gastos de viaje e imputaciones diversas.

Preparación del personal para un mejor .

Gestión de la información - Reporte

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los procesos de negocio del área de Recursos Humanos com onentes de m SAP HCM mySAP Human Capital Management se divide en: • Talent Management . Gestión del tiempo de los empleados en la compañía, dividido en cuatro fases: contratación, asignación, desarrollo y retención. Esta solución optimiza el proceso de contratación, hace más eficiente la planificación de personal, promueve el desarrollo personal y mejora la retención de empleados por la compañía. • . , del tiempo, etcétera, ofreciendo gran cantidad de funciones de bajo coste operativo.

,

• Workforce Analytics. Proporciona reporte analítico, mediante SAP BW y SEM. • . , , managers, contratistas y la compañía como tal, proporcionando valor añadido. Esta funcionalidad la proporcionan componentes adicionales basados en el portal, como ESS y MSS.

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los procesos de negocio del área de Recursos Humanos un vistazo a m SAP HCM mySAP HCM:

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índice 0.

introducción

. 2.

los datos maestros de la empresa: Estructuras 2.1. estructura administrativa 2.2. estructura organizativa

3.

los datos maestros de personal: Infotipos

4.


5.


6.

herramientas de extracción de información: Reporting

. 8.


9.


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los datos maestros de la empresa: Estructuras introducción En mySAP HCM, la compañía se define mediante dos tipos de estructuras: • s ruc ura a m n s ra va. e ne a es ruc ura e a empresa as n ose en aspec os administrativos, o lo que es lo mismo, referentes a la gestión de tiempos y de nómina . Se G compone de: N I Z I

O T S U C

• Estructura de la em resa. Define los or anismos ue com onen la em resa desde el punto de vista de centros de producción . • Estructura de personal. Define cómo se organizan / clasifican las personas que forman parte de la empresa desde un punto de vista administrativo, para asignar características de empos y n m na.

H C • Estructura organizativa (organizacional / de la organización). Define la empresa basándose N E en un mo e o es ruc ura er rqu co organ grama , mos ran o os epar amen os, reas, B K direcciones, secciones, equipos, etc.. R O W

Los empleados se asignan a estas tres estructuras mediante el infotipo 0001 “ Asignación organizacional”.

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los datos maestros de la empresa: Estructuras introducción variantes de plan La variante de plan es el área en la que se almacenan los objetos referentes a la estructura organizativa (actuando a modo de archivador), de manera que cuando se utiliza alguno de los métodos para actualizar los elementos de la estructura organizativa, se indica de forma previa a qué variante de plan pertenecen.

Se pueden crear tantas variantes de plan como se deseen, siendo la variante por defecto la “01”, y tantas estructuras de la organización como se deseen, ya que cada una de ellas hará referencia a una variante de plan.

La utilidad de trabajar con varias variantes de plan reside en poder realizar simulaciones en alguna de ellas, mientras que se mantienen los datos válidos en la principal.

Los siguientes reports estándar permiten gestionar las variantes de plan: •

,

.

• RHCOPLPT permite comparar dos variantes de plan.

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los datos maestros de la empresa: Estructuras estructura administrativa estructura de la empresa (I) Define los organismos que componen la empresa, desde el punto de vista de centros de producción.

La estructura de la empresa se compone de:

Mandante

• Mandante. • Sociedad .

Sociedad

. División de personal

• Subdivisión d e personal .

Subdiv.de personal

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los datos maestros de la empresa: Estructuras estructura administrativa Mandante

estructura de la empresa (II)

Sociedad

El mandante y la sociedad son conceptos generales de la compañía. En el ámbito de los Recursos Humanos: • Mandante. Define la unidad jurídica organizativamente independiente (empresa o grupo de empresas) o ámbito empresar a en e que nos encon ramos. arac er s cas: ) 3 ( a f l

Sociedad

Sociedad

Di v. p er s.0001

Di v. p er s.0002

Di v. p er s.0003

Sub. pers.

Sub. pers.

Sub. pers.



No se pueden intercambiar datos entre mandantes de manera directa.



No se permite acceder a datos de empleados de otros mandantes.



No existen evaluaciones o autorizaciones de acceso válidas ara todos los mandantes.



Un empleado que ha cambiado de mandante precisa un nuevo número de personal.

• Sociedad . Define una unidad jurídica independiente con contabilidad cerrada (una empresa), y constitu e dentro del mandante el nivel más elevado de la estructura de la em resa. Características: ) 4 ( a f l a



Permite coordinar los componentes de CO, FI, MM o SD, con el de Gestión de Personal.



Constituye un criterio de selección para evaluaciones.



Constituye una unidad de la verificación de autorización.



Permite generar valores propuestos durante la entrada de datos (p.ej. para el área de nómina).

Se le asignan: un código de país propuesto para los datos personales, la dirección y los datos bancarios del empleado, un valor propuesto para la clave de moneda de los emolumentos básicos del empleado, y un código , , . 

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los datos maestros de la empresa: Estructuras estructura administrativa Mandante

estructura de la empresa (III)

Sociedad

Tanto la división de personal como la subdivisión de personal son elementos específicos de la gestión de personal. • División de personal . Constituye una subdivisión de una sociedad en subunidades. Características: ) 4 ( a f l a



Sociedad

Di v. p er s.0001

Di v. p er s.0002

Di v. p er s.0003

Sub. pers.

Sub. pers.

Sub. pers.

Se asigna unívocamente a la sociedad.

Constituye 

Sociedad

una unidad de la verificación de autorización.

Permite generar valores propuestos durante la entrada de datos (p.ej. el área de liquidación del empleado).

• Subdivisión d e personal . Constituye una subdivisión de la división de personal. Características: 

) 4 ( a f l a

Constituye un criterio de selección para evaluaciones. .



Se le definen claves de concepto de nómina.

Se le definen horarios de trabajo, clases de suplencia, de absentismo y de vacaciones, especificando así agrupaciones para la gestión de tiempos. 



Se le asignan los empleados.



Permite generar valores propuestos del área y clase de convenio colectivo para los pagos a un empleado.

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los datos maestros de la empresa: Estructuras estructura administrativa estructura de personal

Grupo pers.

La estructura de personal de una empresa define el grado con el cual los empleados ponen su trabajo a disposición de la empresa, y consta de dos niveles: • . aproximada de los empleados. Características: Constituye 

Empleados activos

Área ers..

Asalariados or horas

Área pers.

Empleados con salario mensual

Área pers.

Empleados por convenio Em leados fuera de convenio

un criterio de selección para evaluaciones.

Constituye una unidad de la verificación de autorización.

Permite generar valores propuestos durante la entrada de datos (p.ej. para el área de liquidación o los emolumentos básicos del empleado). 

• Área o sub ru o de ersonal . Establece diferencias dentro de un ru o de ersonal. Características : 

Permite diferenciar el tratamiento del empleado en la liquidación (p. ej. horaria o mensual).

Permite establecer indicadores a nivel de planes de horario de trabajo, tipo de contingente de presencias y de a sen smos, p anes e ormac n, ca cac ones… 

Permite definir valores propuestos durante la entrada de datos (p.ej. para el área de nómina o los emolumentos básicos de un empleado). 

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los datos maestros de la empresa: Estructuras estructura administrativa parametrización La estructura administrativa se configura en los puntos de Customizing siguientes:

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los datos maestros de la empresa: Estructuras estructura administrativa LSBICIS, S.A.

GX _EJ01.DOC

Empresa productora de bicicletas, con dos plantas, una en Bar celona centro y otra en El Prat. 001 - Mandante Grupo A 002 - Mandante Grupo B

XXXX - LSBICIS, S.A. (Sociedad)

LB00 - LSBICIS, S.A. (Sociedad)

GX10 - División de Personal de Barcelona

LB10 - División de Personal de Barcelona 0001 - Subdivisión de Personal de Administración - u

vs n e

ersona

e

ar et ng

0003 - Subdivisión de Personal de Producción GX20 - División de Personal de El Prat

LB20 - División de Personal de El Prat - u

vs n e

ersona

e

ro ucc n

0002 - Subdivisión de Personal de Almacén

E ercicios extra:

2. Añadir la planta de Sabadell: - Almacén. - Distribución.

XX _EJ02.DOC 3. Crear una nueva área de personal específica para el personal de la empresa, del grupo “Activos”: - Jornada de 6 horas.

XX _EJ03.DOC

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los datos maestros de la empresa: Estructuras estructura or anizacional La estructura de la organización se crea mediante un plan organizativo , que define los elementos que componen dicha .

Unidad Organizativa Función Persona

Posición Puesto de trabajo

• Unidad organizativa. Describe una unidad funcional de la empresa (departamento, gerencia, , …. organización (p. ej. por departamentos, por regiones, por proceso empresarial…). • Función (o cargo). Descripción de un cargo, o clasificación genérica para un set de tareas en la em resa . e . erente encar ado encar ado de com ras secretaria… . • Posición . Representa una entidad de trabajo específica en la estructura organizativa, (p.ej. Jefe de ventas de Europa, secretaria de ventas, director de recursos humanos de Barcelona…). .  A

las posiciones se les pueden vincular, por ejemplo, datos de pago, para regir la remuneración de ciertos empleados por el valor de su posición.

• . . . terminal punto de venta, terminal de atención al cliente, cierta máquina de producción…). Sirve para asignar puestos de trabajo logísticos a la estructura organizativa, y de esa manera asignar personas/usuarios a esos puestos de trabajo logísticos.

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los datos maestros de la empresa: Estructuras estructura or anizacional configuración La estructura de la organización se configura desde la transacción PPOCE / PPOME / PPOSE:

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los datos maestros de la empresa: Estructuras estructura or anizacional entidades de mySAP HCM Algunas de las entidades que se gestionan en SAP HR son:

Estructura organizativa

Formación

Cualificaciones

Planes de desarrollo

• O – Unidad organizativa.

• D – Tipo de formación.

• Q – Cualificación.

• B – Plan de desarrollo.

• C – Función (Cargo).

• DC – Tipo de currículum.

• QB – Bloque de cualificación.

• BA – Calificación.

• S – Posición.

• E – Formación.

• QK – Grupo de cualificación.

• BG – Grupo de criterios.

• A – Puesto de trabajo.

• EC – Currículum.

• QP – Perfil de requisitos.

• BK – Criterio.

–

.

– -

.

–

• US – Usuario.

.

• BS – Modelo de calificación.

La tabla HRP1000 almacena la información básica de estas entidades, mientras que en la tabla HRP1001 se almacena la relación entre ellas.

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los datos maestros de la empresa: Estructuras estructura or anizacional LSBICIS, S.A.

XX _EJ04.DOC

Estructura organizacional:

A15000 - LSBICIS, S.A. A15100 - División de Barcelona A15110 - Administración A15111 - Director General

A1501 - Director

A15112 - Secretaria de Dirección

A1502 - Secretaria

A15120 - Marketing / Comercial A15121 - Comercial

A1503 - Comercial

A15130 - Producción erc c o s ex r a:

- e e e ro ucc n

5. Añadir la “División de Sabadell”, con toda su rama por debajo: - Almacén. - Jefe. . - Distribución. - “Distribuidor” (Nueva función )

(OPCIONAL) Crear Estructura de Costes y asignarla o utilizar una existente .

A15132 - Operario

-

ca

e

A1505 - Oficial de 2ª

A15200 - División de El Prat A15230 - Producción A15231 - Jefe de Producción


A15232 - Operario


A15240 - Almacén - ee e

mac n

A15242 - Mozo de Almacén

-

ca

e

A1506 - Aprendiz

XX _EJ05.DOC

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Sesión 1

Pág. 24

índice 0.

introducción

. 2.

los datos maestros de la empresa: Estructuras

3.

los datos maestros de personal: Infotipos 3.1. introducción 3.2. asignación a la compañía 3.3. datos personales 3.4. datos económicos 3.5. otros Infotipos

. 5.


6.

herramientas de extracción de información: Reporting

7.


8.


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Pág. 25

los datos maestros de personal: Infotipos introducción Las entidades de mySAP HCM (empleados, unidades organizativas, posiciones, etcétera) se representan mediante el uso de infotipos , o subconjuntos de información con una lógica común.

Datos Personales • Nombre • Calle

• Número de personal • Nombre • A ellido 1 • Apellido 2 •…

• Número

•

• Cuenta Bancaria • Teléfono

• Teléfono móvil

• Dirección e-mail

• Apellido 1

• Página web

• • Apellido 2

Comunicación

•

• Teléfono • Dirección e-mail • Teléfono móvil • Página web …

Datos Bancarios • Cuenta Bancaria • Banco • Dí ito de control •…

Direcciones • Calle • Número • Población • Provincia …

Características: • Una pantalla de actualización de datos por infotipo. • Una tabla de base de datos por infotipo.

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los datos maestros de personal: Infotipos introducción características de los infotipos Los infotipos de Administración de Personal tienen las siguientes características: • Estructura. Definida mediante los campos de datos del infotipo, reunidos en grupos de datos. A nivel de base de datos, el infotipo representa un set de registros de datos. • Entrada de datos . La introducción de datos implica verificaciones, y pueden existir valores de propuesta a nivel de campo para facilitar esa entrada de datos, ambos dependientes de la asignación organizativa del empleado. • Temporalidad . Cuando se actualiza un infotipo, los datos antiguos no deben perderse. En su lugar, . infotipo de un periodo d e validez (fecha inicio y fecha fin), de manera que: • los periodos de validez de dos registros de un mismo infotipo no pueden solaparse. , eliminación del sistema.

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los datos maestros de personal: Infotipos introducción subtipos Los subtipos se utilizan para proporcionar un nivel de información adicional a algunos infotipos. Por ejemplo, el infotipo de direcciones (0006) de un empleado, presenta un campo “Clase de dirección”, que permite almacenar diferentes direcciones (subtipos): •· Residencia permanente (subtipo 1) •· Segunda residencia (subtipo 2) •· Dirección en el país de origen (subtipo 3) , aplican a cada subtipo, de manera que:

,

•· Dos registros de un mismo subtipo no se pueden solapar temporalmente (ej: dos direcciones del mismo tipo no pueden estar activas a la vez). •· Puede haber varios registros de ese infotipo que solapen, siempre y cuando no apliquen al mismo subtipo (ej: un empleado puede tener dos direcciones activas a la vez, siempre y cuando no sean del mismo tipo). • Cada subtipo puede tener diferentes pantalla de actualizacion de datos, que variara al modificar el campo “Clase de infotipo”… Otros ejemplos de infotipos divididos en subtipos son los Devengos y deducciones periódicas, Pagos , , . MSG-SAP 2012-2013


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los datos maestros de personal: Infotipos introducción algunos rangos de infotipos Los rangos de infotipos son los siguientes: • 0000 – 0999: datos maestros. • 1000 – 1999: datos de planificación. –

.

• 3000 – 8999: ninguno, espacio reservado por SAP para futuras ampliaciones. • 9000 – 9999: infotipos de cliente, reservados para uso propio de cada empresa.

Algunos ejemplos de infotipos de mySAP HCM son: 0000 – medidas, 0001 – asignación organizativa, 0002 – datos personales, –

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Pág. 29

los datos maestros de personal: Infotipos introducción tablas de mySAP HCM Algunos ejemplos de tablas de sistema utilizadas en mySAP HCM son:

HRP

HRT

PA

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los datos maestros de personal: Infotipos asi nación a la com añía infotipos de contratación (candidatos) y asignación a la compañía º 0000

Medidas

Altas y bajas (finiquitos), cambios organizativos y de contrato, excedencias…

0001

Asignación Organizativa

Histórico de asignaciones a posiciones en la compañía. .

4001

Solicitudes de empleo

Información sobre solicitudes de empleo por parte de candidatos.

4002

Asignación de vacantes

Información sobre las vacantes a las cuales se asignan los candidatos.

perac ones e can

a os

n ormac n so re operac ones rea za as en re ac n a un can

a o.

4004

Status de operaciones de candidatos

Información automática sobre el status de las operaciones de un candidato.

0022

Formación

Detalles de formación de un em leado o candidato.

0016

Elementos de contrato

Datos contractuales de un empleado.

4005

Número personal del candidato

Almacena los número de personal de los candidatos.

0139

Número de candidato del empleado

Almacena los números de candidato de los empleados.

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Pág. 31

los datos maestros de personal: Infotipos datos ersonales infotipos de datos personales º 0002

Datos personales

Información identificativa de los empleados.

0004

Invalidez

Información para las obligaciones legales de retribución por invalidez. ,

.

0009

Datos bancarios

Información bancaria para la remuneración y los gastos.

0021

Familia / persona de

Mediante subtipos, se registran los familiares del empleado.

0022

Formación

Detalles de formación de un empleado o candidato.

0023

Empresa anterior

Datos de anteriores empleos.

0024

Calificaciones

Información sobre las calificaciones realizadas a los em leados.

0028

Servicios médicos

Mediante subtipos, se almacena información sobre datos y revisiones médicas realizadas a los empleados. Se puede sustituir por el módulo SAP Medio ambiente, Salud y Seguridad (SAP EHS).

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Pág. 32

los datos maestros de personal: Infotipos datos económicos infotipos relevantes para el cálculo de la nómina º 0000

Medidas

Altas y bajas (finiquitos), cambios organizativos y de contrato, excedencias…

0001

Asignación Organizativa

Histórico de asignaciones a posiciones en la compañía. ,

,

…

0007

Plan de Horario de Trabajo

Días y horas trabajadas durante el período y festivos

0008

Emolumentos Básicos

Grupo y subgrupo profesional, grado de ocupación y conceptos de nómina.

0014

Devengos y deducciones periódicas

Importes a devengar o deducir durante el cálculo.

0015

Pago Complementario

Importes complementarios a devengar o deducir durante el cálculo. º

,

0062

Impuestos

NIF, Clave de percepción, Porcentaje de retención.

2001

Absentismos

Enfermedades, accidentes laborales, bajas… ,

2003

Sustituciones

,

.

.

Modificaciones al plan horario de trabajo (reducciones de jornada, guardias)

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los datos maestros de personal: Infotipos otros infoti os algunos infotipos importantes º 0105

Comunicación

Mediante subtipos, se almacenan distintos elementos de comunicación: Subtipo 0001: Sistema SAP activo – Usuario SAP del empleado (workflow). Subtipo 0004: TS01. . Subtipo 0006: Buzón de voz. Subtipo 0010: Dirección de Internet. Subtipo 0011: Número(s) de tarjeta de crédito.

0005

Derecho a vacaciones

Información sobre el derecho a vacaciones de los em leados se ún contrato.

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Pág. 34

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