Manual para reformar un reglamento de Propiedad Horizontal Manual especializado para todo tipo de copropiedades residenciales, comerciales y mixtas
ServiLonjas Corporación Nacional de Lonjas y Registros de Profesionales Inmobiliarios
Introducción…………………..… Introducción al manual….............. Metodología……………………....
I
1. Definiciones…………………....
1
Los derechos adquiridos……..….
El 100% del coeficiente, frente a las tablas de Excel……………………
Ajustes adicionales al reglamento por modificar coeficientes……….…..
El reglamento de propiedad 8. El reglamento de propiedad horizontal y su contenido...………………..….. 20 Encabezado de la minuta………
horizontal…………………….. El reglamento interno………… El manual de convivencia……..
El quién, cuando, porqué, para qué, del 2. El contenido de un reglamento de propiedad horizontal……………. 2 Aspectos técnicos……………... Aspectos jurídicos…………….. Otros aspectos………………… 3. Antecedentes de los reglamentos de propiedad horizontal…………….. 4 Reglamentos ley 182 del 48…… Reglamentos ley 16 del 85……. Reglamentos ley 428 del 98…. Estatutos de asociaciones…….. 4. Problemática en Colombia frente a los reglamentos………………..……… 6 Las constructoras……………... Exigencias ley 675 del 01…….. Sentencia C488 del 02…………
Los asesores que modificaron los reglamentos de acuerdo a la ley..
Objeto, efectos, normatividad, reformas, definiciones y principios orientadores…………………… Otros aspectos……………………... 9. Errores comúnmente cometidos.........................................
44
Por parte de oficina de registros regi stros de instrumentos públicos……….….
En las matriculas inmobiliarias... En la citación de las escrituras … En la citación del régimen inicial……………………….…….. Errores escrituras anteriores …… Modificaciones sin licencias….…
Modificaciones incluyendo estatutos de asociación……………………….. Errores de numeración…………
Errores por copiar minutas de otras
El problema actual…………….. 5. Factores internos…………….. Los intereses particulares……… El bajo presupuesto……………. Falta de conciencia…………... Falta de trabajo en equipo……. El quórum para aprobar……… El manejo de la asamblea…….
reglamento………………..……..
copropiedades…………….……. Construcciones……….. 10 10. Proceso de reforma…………... El estudio de los documentos….
56
Detección de los errores en el reglamento anterior………..….. Quiénes harán el trabajo……….. El costo, y como se cubrirá……..
El trabajo por parte de Consejo de 6. Tipos de cambios en el reglamento de propiedad horizontal……………… 14
Ajuste del reglamento a la ley 675 de 2.001………………………….….
Modificación del reglamento….. Adición al reglamento…………. Corrección del reglamento…….. Aclaración del reglamento….….. 7. Cambios en la tabla de coef icientes………………………….. icientes………………………….. Por errores de calculo………….
Por no corresponder a la realidad
17
Administración y el Administrador…
La inclusión de personas de la comunidad en el proceso….…….
Reuniones con sectores de la comunidad…………………….. Socialización y sensibilización.. Los borradores de la minuta …… La divulgación y participación al…………………………. gener al…………………………. La convocatoria y el quórum ….. En las asambleas………………. Posterior a las asambleas ………
física…………………….…………
Para ajustarse a la nueva ley...…
11. La legalización……………….…
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Introducción…………………..… Introducción al manual….............. Metodología……………………....
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1. Definiciones…………………....
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Los derechos adquiridos……..….
El 100% del coeficiente, frente a las tablas de Excel……………………
Ajustes adicionales al reglamento por modificar coeficientes……….…..
El reglamento de propiedad 8. El reglamento de propiedad horizontal y su contenido...………………..….. 20 Encabezado de la minuta………
horizontal…………………….. El reglamento interno………… El manual de convivencia……..
El quién, cuando, porqué, para qué, del 2. El contenido de un reglamento de propiedad horizontal……………. 2 Aspectos técnicos……………... Aspectos jurídicos…………….. Otros aspectos………………… 3. Antecedentes de los reglamentos de propiedad horizontal…………….. 4 Reglamentos ley 182 del 48…… Reglamentos ley 16 del 85……. Reglamentos ley 428 del 98…. Estatutos de asociaciones…….. 4. Problemática en Colombia frente a los reglamentos………………..……… 6 Las constructoras……………... Exigencias ley 675 del 01…….. Sentencia C488 del 02…………
Los asesores que modificaron los reglamentos de acuerdo a la ley..
Objeto, efectos, normatividad, reformas, definiciones y principios orientadores…………………… Otros aspectos……………………... 9. Errores comúnmente cometidos.........................................
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Por parte de oficina de registros regi stros de instrumentos públicos……….….
En las matriculas inmobiliarias... En la citación de las escrituras … En la citación del régimen inicial……………………….…….. Errores escrituras anteriores …… Modificaciones sin licencias….…
Modificaciones incluyendo estatutos de asociación……………………….. Errores de numeración…………
Errores por copiar minutas de otras
El problema actual…………….. 5. Factores internos…………….. Los intereses particulares……… El bajo presupuesto……………. Falta de conciencia…………... Falta de trabajo en equipo……. El quórum para aprobar……… El manejo de la asamblea…….
reglamento………………..……..
copropiedades…………….……. Construcciones……….. 10 10. Proceso de reforma…………... El estudio de los documentos….
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Detección de los errores en el reglamento anterior………..….. Quiénes harán el trabajo……….. El costo, y como se cubrirá……..
El trabajo por parte de Consejo de 6. Tipos de cambios en el reglamento de propiedad horizontal……………… 14
Ajuste del reglamento a la ley 675 de 2.001………………………….….
Modificación del reglamento….. Adición al reglamento…………. Corrección del reglamento…….. Aclaración del reglamento….….. 7. Cambios en la tabla de coef icientes………………………….. icientes………………………….. Por errores de calculo………….
Por no corresponder a la realidad
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Administración y el Administrador…
La inclusión de personas de la comunidad en el proceso….…….
Reuniones con sectores de la comunidad…………………….. Socialización y sensibilización.. Los borradores de la minuta …… La divulgación y participación al…………………………. gener al…………………………. La convocatoria y el quórum ….. En las asambleas………………. Posterior a las asambleas ………
física…………………….…………
Para ajustarse a la nueva ley...…
11. La legalización……………….…
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Índice de tema
Ante notaría……………… ………….
Ante oficina de registro de instrumentos públicos……………………………….
12. Casos especiales………..………
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Cuando se general sectores y módulos de contribución…………………… Cuando no aparecen planos y proyecto de división………………………… 13 Otros tipos de de reforma…….…
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Proyectos integrados por etapas … Cuando existen varias etapas del mismo proyecto y cada una tiene su propio reglamento……………….. Las unidades inmobiliarias cerradas………………………….. 14 Modelos de Minutas…………….. Minutas…………… ..
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Introducción Este manual es una recopilación de años de experiencia en la creación y modificación de reglamentos de propiedad horizontal. Se busca con este manual brindar apoyo a las copropiedades que pro una razón u otra modifican el reglamento de propiedad horizontal. Se espera que quienes hagan uso de esta valiosa herramienta, logren un trabajo efectivo, que garantice su inversión. Es claro que modificar los reglamentos de propiedad horizontal generan costos, a veces excesivos, este manual le permitirá saber lo necesario para modificar el reglamento, a pesar que dentro de este manual se ha incluido los aspectos que se consideran necesarios para la modificación de un reglamento, proporcionando soluciones a los inconvenientes mas comunes, mas aconsejamos que un asesor experto en la materia, pueda responsabilizarse de las modificaciones. Sugerimos que quienes deseen usar este manual como herramienta para modificar el reglamento debe leerlo en todas sus partes. Esta herramienta fue desarrollada por Servilonjas, Corporación Nacional de Lonjas y Registros de Profesionales Inmobiliarios, con el apoyo del Colegio Nacional de Administradores de Propiedad Horizontal, entidades que tienen todos los derechos reservados. Está prohibida la reproducción por cualquier medio este manual.
Metodología
Hay que tener en cuenta que existen diferentes tipos de modificaciones al reglamento, y por tal razón, no es conveniente limitarse a copiar las minutas que aparecen como guía, pues estas nunca reflejarán un reglamento adecuado, es importante que si se toma como base las minutas guías, estas deben ser respaldadas y soportadas con el desarrollo de cada una de las secciones del manual, para que sea complementada o adicionada. Es importante reconocer que puesto que cada copropiedad es diferente, seguramente los formatos pueden ser excesivos o puede ser necesario que se l es complemente. Por lo que es importante seguir las sugerencias para el desarrollo del reglamento. La sección ocho del manual sugiere el contenido del reglamento de propiedad horizontal, capitulo a capitulo, haciendo una explicación de lo que debería contener, generando recomendaciones y sugerencias que por experiencias sabemos que son importante ser tenidas en cuenta. Quienes usen esta herramienta para modificar reglamentos, deben ser concientes que modificar un reglamento de propiedad horizontal es una responsabilidad grande, en la que cualquier error puede generar sobre costos a la copropiedad. También es claro que es un trabajo dispendios, podríamos llamarlo un “proceso”, pues no es un trabajo que se
desarrolla de la noche a la mañana, más bien es un trabajo concertado, en el que hay que conformar equipos de trabajo y discusión de la información.
Este manual inicia con generalidades, que no por ser generales dejen de ser importantes, sugerimos que quienes deseen usar este manual como herramienta para modificar sus respectivos reglamentos, se guíen parte a parte, sección a sección para que sea efectiva la modificación.
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1. Definiciones El reglamento de propiedad horizontal De acuerdo con la ley 675 de 2.001 en sus definiciones dice, Reglamento de Propiedad Horizontal: Estatuto que regula los derechos y obligaciones específicas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal. El reglamento de propiedad horizontal regula los derechos y deberes específicos de los propietarios de los edificios sometidos a este régimen y contrario al reglamento interno es más formal y solemne, pues se eleva a escritura pública. Aunque cada conjunto es diferente, en términos generales este documento debe contener normas de obligatorio cumplimiento, basadas en la Ley 675 del 2001. Adicionalmente tiene unas exigencias técnicas en las que se definen literalmente las unidades privadas y los bienes de uso común, de acuerdo con los planos aprobados por la curaduría o la oficina de planeación de la ciudad o el municipio; además, se tiene en cuenta la licencia de construcción. En el caso de los reglamentos para edificios de uso comercial se consagran regulaciones con el fin de preservar el ejercicio continuo y efectivo de la actividad mercantil. Muchas copropiedades consideran que puesto que se ha realizado una inversión significativa, no están dispuestas a generar modificaciones adicionales, y crean documentos internos con el fin de suplir esta necesidad, siendo que en muchos casos la información contenida es requerida en el reglamento de propiedad horizontal. Para entender mejor este asunto, es importante hacer un paralelo entre lo que ocurre en una copropiedad en materia de reglamentos y lo que ocurre en un país en
materia de leyes. Tomemos como ejemplo lo ocurrido en enero de 2.007, en el Hotel Hilton de Cartagena, cuando un menor de edad fue absorbido por la rejilla de la piscina, y al momento de determinar culpables, y establecer si se cumplían las normas de seguridad, encontraron que estas normas no existían o que eran muy básicas, por lo que se resolvió apresurar el proyecto de ley 110 del 2.006, de la Cámara, y complementarlo, para regular esta situación, de no hacerse, se puede presentar una vez mas esta situación y arriesgar la vida de los bañistas. De la misma manera, en una copropiedad es imposible prever todas las situaciones de la copropiedad, por lo que seguramente a futuro, se requiere modificar el reglamento de propiedad horizontal.
El reglamento interno La ley menciona diferentes tipos de reglamentaciones internas, y esto ha generado todo tipo de confusiones en cuanto a las características de este documento. El reglamento interno es un documento „no solemne‟,
pues
no
se
registra
ni
es
otorgado por escritura pública. Lo redacta el consejo de administración o, en su defecto, un profesional experto de acuerdo con las instrucciones de este órgano de control. Sus pautas hacen énfasis políticas en cuanto al uso o manejo así como procedimientos dentro de una copropiedad. Es importante que la redacción de reglamentos cuente con la aprobación de la Asamblea General, para que sea de obligatorio cumplimiento. Existe una confusión en las copropiedades pues no se tiene claro que puede ser un reglamento interno y un manual de convivencia, pues se redactan documentos en los que a nuestro parecer se combinan unas con otras.
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De la misma manera en que se genera una ley en un país, posteriormente se generan decretos reglamentarios, con el fin de especificar la ley y generar procedimientos, de igual manera consideramos que un reglamento interno debe funcionar. En otras palabras el reglamento de propiedad horizontal contiene una norma general se puede generar un reglamento interno que especifique y genere un procedimiento, para su cumplimiento y desarrollo efectivo. Lo cierto es que los reglamentos internos no pueden salirse de su función y reemplazar el reglamento de propiedad horizontal y contradecirlo, pues de acuerdo con la jerarquía de las leyes y normas está por encima el reglamento de propiedad horizontal sobre los reglamentos internos. Para mas información sobre estos reglamento, le recomendamos adquirir el “Manual para crear reglamentos internos”,
que hemos desarrollado complementario a este tema.
El manual de convivencia Es claro que es un manual, y que se crea para regular la convivencia de una copropiedad. Es claro que las normas de convivencia están incorporadas en los reglamentos de propiedad horizontal, y que son de obligatorio cumplimiento. Consideramos que sería más provechoso un manual que contenga las normas de convivencia, de una manera mas sencilla, que sea de fácil lectura y comprensión para quienes la leen, partiendo de los niños en adelante. Consideramos que en vez de generar un documento pesado y cargado de letra, es más bien el manual de convivencia un documento con dibujos y graficas, que faciliten la lectura y generen mayor interés por parte del consultante.
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2. Contenido del reglamento de propiedad horizontal Aspectos Técnicos Unos de los contenidos más importantes del reglamento de propiedad horizontal son los aspectos técnicos, estos aspectos no deben ser alterados si solo que quiere hacer ajuste del reglamento de propiedad horizontal a la ley 675 de 2.001, pues estos aspectos no corresponden a aprobaciones de asamblea, sino a las autoridades competentes que han aprobado las respectivas licencias del proyecto de propiedad horizontal. Por lo tanto en su momento ya fueron aprobadas, y a no se que se quiera modificar áreas, y demás no es apropiado que se modifiquen. Estos aspectos técnicos se especifican el la ley 675 de 2.001, en su artículo 5º de la siguiente manera: 1. El nombre e identificación del propietario. 2. El nombre distintivo del edificio o conjunto. 3. La determinación del terreno o terrenos sobre los cuales se levanta el edificio o conjunto, por su nomenclatura, área y linderos, indicando el título o títulos de adquisición y los correspondientes folios de matrícula inmobiliaria. 4. La identificación de cada uno de los bienes de dominio particular de acuerdo con los planos aprobados por la Oficina de Planeación Municipal o Distrital o por la entidad o persona que haga sus veces. 5. La determinación de los bienes comunes, con indicación de los que tengan el carácter de esenciales, y de aquellos cuyo uso se asigne a determinados sectores del edificio o conjunto, cuando fuere el caso. 6. Los coeficientes de copropiedad y los módulos de contribución, según el caso. 7. La destinación de los bienes de dominio particular que conforman el edificio o conjunto, la cual deberá ajustarse a las normas urbanísticas vigentes. 8. Las especificaciones de construcción y condiciones de seguridad y salubridad del edificio o conjunto.
En algunos casos se ha cambiado la nomenclatura y es apropiado actualizarla adjuntando el documento respectivo que certifique la nueva dirección. En algunos casos la copropiedad desea cambiar el nombre del edificio o conjunto, esto se puede hacer haciendo la aclaración dentro de la minuta. Algunas copropiedades esperan que al momento de reformar el reglamento puedan libremente cambiar áreas de los bienes comunes u otros factores, de manera arbitraria, siendo que estos ajustes o correcciones deben pasar primero por curaduría puesto que genera un cambio en las áreas y en los planos del edificio o conjunto. Antes de la ley 675 de 2.001, en los reglamentos no es especificaba cuales de los bienes comunes no son esenciales, puesto que la legislación no lo requería, y muchas veces se comete el error de hacer una cuado con esta discriminación, sin tener en cuenta las normas constructivas, pecando de considerar bienes que por su naturaleza son esenciales como no esenciales. La ley 675 de 2.001 en el artículo 3, definiciones, aclara que los bienes esenciales son los siguientes: Bienes comunes esenciales: Bienes indispensables para la existencia, estabilidad, conservación y seguridad del edificio o conjunto, así como los imprescindibles para el uso y disfrute de l os bienes de dominio particular. Este artículo aclara cuales no los no esenciales: (…) Los demás tendrán el carácter de bienes comunes no esenciales. Se reputan bienes comunes esenciales, el terreno sobre o bajo el cual existan construcciones o instalaciones de servicios públicos básicos, los cimientos, la estructura, las circulaciones indispensables para aprovechamiento de bienes privados,
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las instalaciones generales de servicios públicos, las fachadas y los techos o losas que sirven de cubiertas a cualquier nivel. De acuerdo con lo copropiedades que no comunes no esenciales.
anterior hay tienen zonas
Hemos encontrado que dentro de las descripción de los bines comunes no se incluyeron bienes que para ellos son básicos y consideran que debería estar allí, como ascensores, plantas eléctricas, etc., creemos que si la copropiedad lo quiere y existen en la copropiedad y son bienes comunes, se pueden incluir en la descripción. En algunos casos encontramos minutas que de manera herrada por limitarse a trascribir el encabezado del reglamento primigenio, argumentan en la reforma que el propietario del edificio es el constructor, siendo que este ya no lo es, más bien es propiedad de todos y cada uno de los propietario de las unidades privadas que integran la copropiedad de acuerdo con los respectivos certificados de tradición y libertad.
Aspectos jurídicos Podríamos entender que son los diferentes a los técnicos, que para su elaboración requieren de profesionales como ingenieros y arquitectos que hacen los respectivos cálculos, planos y cuadros de áreas de conformidad con las normas urbanísticas. Los aspectos jurídicos podríamos decir que son más de un abogado o experto en la legislación de propiedad horizontal y convivencia. Es en este momento en el que llamamos al reglamento el estatuto de la copropiedad, pues habla de su objeto, su naturaleza, su funcionamiento, sus fines, su regulación, su disolución, entre otros.
También consideramos que este documento no debe ser redactado excesivamente por un profesional que desconoce los problemas y las costumbres de la copropiedad, sino que también debe participar representantes de diversos sectores de la comunidad. El contenido básico es: Derechos y obligaciones de hacer y de no hacer de los copropietarios y residentes. Normas de convivencia y para el uso de Garajes; tenencia de mascotas. Normas especiales cuando se trate de centros comerciales. Uso mixto. Existencia de la Persona Jurídica, sus facultades, patrimonio y su representación legal. La Asamblea General: Derechos y obligaciones de los copropietarios y residentes en la aplicación de la ley, funciones, convocatorias, desarrollo de sus reuniones, actas de reunión de asambleas e impugnación de decisiones. Responsabilidades. El Administrador: Perfil, impedimentos, derechos y obligaciones, funciones, nombramiento y responsabilidades. El Consejo de Administración. Perfil de sus integrantes, impedimentos, elección, funciones y responsabilidades. El Revisor Fiscal. Elección, impedimentos, funciones y responsabilidades. El Comité de Convivencia. Perfil de sus integrantes, elección, impedimentos, funciones y responsabilidades. Procedimientos. Imposición de Sanciones. Conductas objeto de aplicación de sanciones, procedimientos y responsabilidad del ente sancionador. Impugnación de decisiones. Presupuesto. Elaboración y presentación. Fondo de Imprevistos, creación e incremento.
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Cuando se trate de conjuntos integrados por etapas se expresará lo concerniente al tema.
Otros aspectos En los reglamentos de propiedad horizontal, se incluyen algunos aspectos adicionales por parte del constructor o propietarios inicial, lo que algunos propietarios llaman como “la letra menuda”, en la que el
constructor se reserva algunos derechos, o especifica algunos procedimientos para eximirse del pago de cuotas de administración. Consideramos que en muchos casos son vicios ocultos, pues están en contra de la ley, y persiguen con estas redacciones confundir a los propietarios y pretender que estos últimos asuman expensas o costos que le corresponde al constructor, por no haber entregado zonas y bienes comunes una vez ha vendido el 51% de los bienes privados. Sugerimos que en los casos en los que los reglamentos generen información o normas y procedimientos que pueden ser confusos, se busque la asesoría y el apoyo de expertos en la materia para determinar que es legal y que no.
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3. Antecedentes de los reglamentos Reglamentos ley 182 de 1.948 Los reglamentos de propiedad horizontal en Colombia nacen con esta ley, estos reglamentos se constituyeron sin bases sólidas, en aspectos como la experiencia y la historia, pues esta legislación fue tomada de modelos de otros países, y podíamos decir que los primeros reglamentos fueron un experimento, que dio resultado por muchos años aparentemente. Desde 1948 a 1986, no se generó cambios grandes e la legislación, entendiéndose como una ley relativamente sólida, mas consideramos que no fue tanto la solidez de la ley sino mas bien por que las personas la desconocías, operaban por costumbre y por semejanzas asociaciones o sociedades, pues muchos de los administradores y propietarios ni siquiera conocían la ley y los reglamentos, y ese desconocimiento, en cierto modo lo hacía funcional. Al comparar estos reglamento vemos que en su mayoría son muy parecidos en su minuta, pues para su elaboración se generaron era mas fácil copiar la minuta de otro reglamento que crear una nueva. Una de las particularidades de estos reglamentos son la creación de las figuras del Consejo de Administración, pues en la ley no se contemplaba su existencia, por lo que no tenía piso legal sino estatutario. Otras de las características de esta legislación en materia de reglamentos, era la certificación de la existencia y representación legal de la persona jurídica, pues parte de la certificación es la escritura misma junto con el acta en el que se nombra el Administrador, no existiendo entidad alguna que genere una certificación.
Reglamentos ley 16 de 1.985 Esta legislación nace principalmente por la necesidad de las copropiedades de tener
una certificación de la existencia y representación legal de la persona jurídica por parte de alguna entidad, pues el reglamento y el acta para demostrar la representación legal en la ley 182 de 1.948, no era convincente para las entidades privadas comerciales, publicas, etc. Este nuevo régimen permite que la existencia y representación legal de la persona jurídica sea certificada por las respectivas alcaldías. Adicionalmente algunas diferencias en cuanto a quórum para desafectar zonas comunes, oportunidad que fue aprovechada por muchas copropiedades comerciales. Al igual que la ley 182 de 1.948, en esta ley tampoco se hace referencia al consejo de administración. El decreto 1365 de 1.986 menciona: Art. 1o.- Podrán someterse al régimen de propiedad horizontal que establecen las Leyes 182 de 1948 y 16 de 1985, tanto los edificios de uno o varios pisos, como los grupos de edificios que constituyan un conjunto, construido o por construirse, sobre el mismo terreno, que sean susceptibles de división en unidades privadas independientes con salida directa a la vía pública o por áreas destinadas al uso común. Con esto se aclara que después de la ley 16 del 85, las copropiedades podían escoger que régimen que deseen, 182 o 16. Además este decreto dice en el artículo 6º : Par. 2o.- Si los propietarios de un inmueble o inmuebles ya sometidos a propiedad horizontal deciden acogerse a la Ley 16 de 1985, solamente deberán protocolizar el reglamento reformado en los términos de la misma y de este decreto y el acta da la asamblea en la que se tomó tal decisión. Para la reforma del reglamento se aplicará el procedimiento, quórum y mayorías
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establecidas en los artículos 15 y 16 del presente decreto. Con esto encontramos muchas copropiedades que nacieron en la ley 182 de 1.948 y que posteriormente fueron modificados sus reglamentos a la ley 16 de 1.985.
requerimientos legales para estar constituidos bajo las leyes 182 o 16, pero que por mala interpretación de los redactores, afirman estar regidos por la ley 428 de 1.998. Siendo que no poseen en su interior bienes públicos.
Estatutos de asociaciones Reglamentos ley 428 de1.998 Estos reglamentos son especiales, pues en algunos casos, los reglamentos de propiedad horizontal dice que están regidos bajo los preceptos de la ley 182, 16 y 428, siendo que son regímenes diferentes y no se pueden revolver. Mas existen otros casos en los que se pudo constituir propiedad horizontal, mientras esta ley fue vigente y no se derogó la posibilidad de constituirse UNIDADES INMOBILIARIAS CERRADAS, de acuerdo con esta ley dice: ARTICULO 3o. DEFINICION DE UNIDADES INMOBILIARIAS CERRADAS. Las unidades inmobiliarias cerradas son conjuntos de edificios, casas y demás construcciones integradas arquitectónica y funcionalmente, que comparten elementos estructurales y constructivos, áreas comunes de circulación, recreación, reunión, instalaciones técnicas, zonas verdes y de disfrute visual; cuyos copropietarios participan proporcionalmente en el pago de las expensas comunes, tales como los servicios públicos comunitarios, vigilancia, mantenimiento y mejoras. El acceso a tales conjuntos inmobiliarios se encuentra restringido por un cerramiento y controles de ingreso. PARAGRAFO. Las áreas de circulación, de recreación, de uso social, zonas verdes, de servicios y los espacios públicos son de dominio inalienable e imprescriptible de la persona jurídica que integra la copropiedad. Existen muchos reglamentos de propiedad horizontal que cumplen con todos los
Las asociaciones de copropietarios y vecinos nacen principalmente desde la ley 182 de 1.948, por no existir un certificado que demostrara la existencia y representación legal de la persona jurídica. Las copropiedades al verse impedidas en cosas tan esenciales como poder abrir una cuenta, hacer reclamos ante las diferentes entidades del sector público, entre otros, buscaron la manera de tener una representación. La ley 182 de 1.948 dice: ARTICULO 11. Los propietarios de los diversos pisos o departamentos en que se divide un edificio podrán constituir una sociedad que tenga a su cargo la administración del mismo. No constituyendo sociedad deberán redactar un reglamento de copropiedad, que precise los derechos y obligaciones recíprocas de los copropietarios, el cual deberá ser acordado por la unanimidad de los interesados. El reglamento de copropiedad deberá ser reducido a escritura pública, e inscrito simultáneamente con los títulos de dominio y plano del edificio. Dicho reglamento tendrá fuerza obligatoria respecto de los terceros adquirentes a cualquier título. Este concepto fue empleado por muchos para generar asociaciones, con estatutos diferentes al reglamento de propiedad horizontal para poder tener un certificado expedido por las Cámaras de Comercio. A partir de este momento las copropiedades crearon confusiones, puesto que tenían un reglamento de propiedad horizontal y unos estatutos, y cuando
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citaban asambleas lo hacían con el nombre del a Asociación pero en los términos del reglamento de propiedad horizontal. Es importante que si la copropiedad que pretende reformar el reglamento de propiedad horizontal y tienen una asociación, se considere la disolución y liquidación de esta, para no generar confusiones. Las asociaciones tienen varias falencias, entre otras, que la constituyeron en su momento propietarios y a veces arrendatarios, y que al momento de trasferencias de los bienes privados, los nuevos propietarios no hacen parte de la asociación, y los anteriores no se han retirado. Lo mas grave es que constitucionalmente el derecho a al libre asociación prevalece, queriendo decir con esto que no se puede obligar a permanecer como asociado a los propietarios, generándose problemas de cartera y de convivencia. En algunos casos estas asociaciones se constituyeron por parte de agrupaciones de vivienda que por las limitaciones legales no pueden ser propiedad horizontal, pero que se han organizado para obtener beneficios como la seguridad, entre otros. Estos muchas veces pretenden regirse por la legislación de la propiedad horizontal sin pertenecer a ella.
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4. Problemática en Colombia frente a los reglamentos Las constructoras Con relación a los reglamentos de propiedad horizontal, las constructoras han sido antagonistas en este asunto, pues muchos de ellos generaron reglamentos más por cumplir el requisito legal para sacar su proyecto adelante, que pensando en el bienestar de los que habitarían en él. Muchos de estos reglamentos fueron elaborados por personas no idóneas en la materia para ahorrar costos, generando todo tipo de problemas. Otros han tomado modelos de otros proyectos constructivos en propiedad horizontal, cambiando aspectos básicos como el nombre y dirección y otras particularidades. Hemos encontrado casos como copropiedades integradas por cuatro unidades privadas, y el reglamento exige consejos de administración integrados por cinco propietarios, generando confusión en la norma.
Exigencias ley 675 de 2.001 Aquí encontramos un punto coyuntural en al propiedad horizontal en Colombia, pues a partir de esta ley, los administradores, consejeros, demás entes y residentes se han preocupado por conocer y aplicar las leyes y normas que rigen la propiedad horizontal. A partir del 4 de agosto de 2.001, las copropiedades se han esforzado para modificar los reglamentos de propiedad horizontal y ajustarlos a la nueva legislación,
el
“bum”
de
la
propiedad
horizontal en Colombia, la posibilidad de hacer dinero a costas de la propiedad horizontal, pues el artículo 86 de .la ley dice: ARTÍCULO 86. RÉGIMEN DE TRANSICIÓN. Los edificios y conjuntos sometidos a los regímenes consagrados en
las Leyes 182 de 1948, 16 de 1985 y 428 de 1998, se regirán por las disposiciones de la presente ley, a partir de la fecha de su vigencia y tendrán un término de un (1) año para modificar, en lo pertinente, sus reglamentos internos, prorrogables por seis (6) meses más, según lo determine el Gobierno Nacional. Transcurrido el término previsto en el inciso anterior, sin que se hubiesen llevado a cabo las modificaciones señaladas, se entenderán incorporadas las disposiciones de la presente ley a los reglamentos internos y las decisiones que se tomen en contrario serán ineficaces. El gobierno nacional a través del decreto 1380 de 2.002, extendió el plazo a seis meses más para modificar el reglamento. Fuimos testigos del movimiento que generó en la propiedad horizontal para dar cumplimiento con este artículo de la ley. Había que modificar el reglamento a toda costa y esto implicaba obtener los recursos para hacerlo, y conseguir quien hiciera el ajuste al reglamento, y obtener el quórum necesario para lograr la modificación. Algunas copropiedades llegaron a especular que si no se modificaban los reglamentos de propiedad horizontal las copropiedad se vería expuesta a multas y sanciones. Siendo que la ley en el artículo 86 dice que: “ Transcurrido el término previsto en el inciso anterior, sin que se hubiesen llevado a cabo las modificaciones señaladas, se entenderán incorporadas las disposiciones de la presente ley a los reglamentos internos y las decisiones que se tomen en contrario serán ineficaces”.
Sentencia C-488 de 2.002 Esta sentencia cambió radicalmente la interpretación inicial sobre el artículo 86 de la ley 675 de 2.001, pues esta fue una respuesta a la demanda contra el artículo 86 de la ley 675 de 2.001, pues hace una aclaración sobre el artículo, como podemos ver en las conclusiones de la sentencia que dice:
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5. Conclusión La expresión "y tendrán un término de un (1) año para modificar, en lo pertinente sus reglamentos internos, prorrogables por seis (6) meses más, según lo determine el Gobierno Nacional"; contenida en el inciso
primero del artículo 86 de la Ley 675 de 2001 no quebranta los artículos 2°, 4° y 58 constitucionales, en el entendido que las asambleas y copropietarios deberán sujetarse a sus reglamentos vigentes para modificar en lo pertinente sus estatutos. Y el aparte "[t]ranscurrido el término previsto en el inciso anterior, sin que se hubiesen llevado a cabo las modificaciones señaladas" contenido en el inciso segundo
de la misma disposición, tampoco quebranta tales disposiciones, en el entendido que la previsión se aplica exclusivamente a las normas de orden público contenidas en la ley. De modo que los edificios y conjuntos que el 4° de agosto de 2001 habían sido constituidos como propiedad horizontal mediante el registro de la escritura pública, contentiva del reglamento de copropiedad y de los documentos a que hacen referencia los artículos 4° y 6° del Decreto 1365 de 1986, seguirán rigiéndose por la misma normatividad, salvo que sus copropietarios, en sujeción a sus reglamentos de copropiedad, convengan en regirse por las disposiciones de la Ley 675 de 2001 y, para el efecto, haciendo uso de su poder de determinación modifiquen sus estatutos. Y respecto de las previsiones de la ley de orden público, que con prescindencia de la voluntad de los copropietarios y de los consorcios rigen como lo dispone la ley. Porque el Estado no puede prescindir de la justicia interna y propia con que cuentan los propietarios y las asambleas de los edificios o conjuntos, como depositarias de la voluntad común, para valorar la conveniencia o inconveniencia de alterar las condiciones jurídico patrimoniales existentes, de frente a las situaciones económicas y sociales que efectivamente comparten. Salvo en defensa de intereses de orden público social y económico, de mayor jerarquía constitucional que la estabilidad que demandan las situaciones jurídicas patrimoniales, que deberán valorarse y
ponderarse, previa confrontación de las diferentes disposiciones de la Ley, asunto que no le correspondía a esta Corporación abordar, como quedó explicado. VI. DECISION En mérito de lo expuesto, la Sala Plena de la Corte Constitucional, administrando justicia en nombre del pueblo y por mandato de la Constitución, R E S U E L V E: PRIMERO.- Declarar EXEQUIBLE la expresión "y tendrán un término de un (1) año para modificar, en lo pertinente, sus reglamentos internos, prorrogables por seis (6) meses más, según lo determine el Gobierno Nacional" contenida en el inciso
primero del artículo 86 de la Ley 675 de 2001, en el entendido que estas modificaciones deben hacerse conforme a las disposiciones de los reglamentos de propiedad horizontal existentes en el momento de la vigencia de esta ley. SEGUNDO.- Declarar EXEQUIBLE la expresión "Transcurrido el término previsto en el inciso anterior, sin que se hubiesen llevado a cabo las modificaciones señaladas" , en el entendido que esta
disposición se aplica exclusivamente a las normas de orden público contenidas en esta ley. En conclusión la corte constitucional expresó, que en la ley se encuentran varias previsiones que no pueden afectar los derechos adquiridos de los propietarios, si no más bien adecuar el ejercicio de tales derechos a nuevas necesidades y propender, por la convivencia y el mantenimiento de la paz. Por lo tanto: 1. Los conjuntos y edificios no están obligados a modificar sus reglamentos de propiedad horizontal, para ajustarlos a la nueva legislación. 2. Que transcurrido el termino previsto en la ley y no se hicieron las modificaciones a los reglamentos, solo se incorporan a estos las “normas de orden público” contenidas en la ley . Con lo anterior surgen dos problemas:
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1. Muchos de los conjuntos no conocen de la sentencia, y resolvieron olvidarse de sus reglamentos ajustados a la legislación anterior, y ahora solo se rigen por la ley. 2. Otros por ahorra dinero, ya no se sienten presionados para modificar el reglamento de propiedad horizontal, y se basan exclusivamente por el reglamento de propiedad horizontal 3. El desconocimiento de lo que son las normas de orden público contenidas en la ley, dificultan la determinación de cuando se aplica la ley y cuando el reglamento.
Estos textos fueron presa de diversos profesionales, que encontraron una oportunidad de ofrecer sus servicios de ajuste a los reglamentos de propiedad horizontal, sin contar con la experiencia necesaria, para tales trabajos.
Consideramos que a pesar de que las copropiedades no están obligadas a modificar sus reglamentos, es mejor hacerlo para evitar los problemas anteriores, además estos reglamentos se basan en normas desde 1948, y la ley 675 es moderna y con mejores herramientas para las administraciones.
Aclaramos que esto no ocurrió en todas las copropiedades y que existen prestigiosos asesores en esta materia que hicieron un trabajo serio y profesionales, pero por lo que hemos visto en las diferentes ciudades de nuestro país, son muy pocos.
Muchos de estos profesionales, elaboraron estos trabajos basados en las minutas incluidas en algunos textos del mercado, que como mencionamos anteriormente, transcribían la ley 675 de 2.001, por lo tanto la mayoría de los reglamentos de propiedad horizontal son una triste copia de la ley en la que se les incluye el nombre, dirección, la tradición y unos cuantos detalles más.
Problemática actual Los asesores que modificaron los reglamentos de propiedad horizontal. Hemos hablado del “bum” de la propiedad
horizontal, el incremento de demanda para modificar reglamentos de propiedad horizontal. A partir del 4 de agosto de 2.001, algunos de los expertos asesores tenían ya redactados textos listos para ser vendidos sobre la propiedad horizontal, y había visualizado la oportunidad comercial referente a las reformas de los reglamentos de propiedad horizontal, por lo que a nuestro juicio incorporaron dentro de sus textos, minutas que contenían el ajuste al reglamento de propiedad horizontal, texto que no pasaba de ser una trascripción de la ley, con algunos pequeños ajustes.
Actualmente en Colombia, se presentan diversos tipos de casos: 1. Reglamentos que no fueron modificados, pero que no existe conciencia de la norma que deben aplicar. 2. Reglamentos que fueron modificados pero que no reglamentan nada diferente a lo que la ley 675 de 2.001 ya dice. 3. Reglamentos bien elaborados (la gran minoría). La consecuencia es que con el tiempo las copropiedades citadas en el punto 2, hasta ahora se están dando cuenta que su reglamento carece de muchas cosas, sobre todo al momento de imponer multas y sanciones, pues creen que por estar su reglamento dentro del régimen de la ley 675 de 2.001, pueden acceder a todas las herramientas de la ley, siendo que la ley establece que para imposición de multas y sanciones por incumplimiento de
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obligaciones no pecuniarias, las multas deben estar establecidas en la ley y en el reglamento de propiedad horizontal, tanto como los comportamientos objeto de sanción como los procedimientos. Esto es desconocido por muchos y pretenden que con el hecho de generar documentos o reglamentaciones internas es suficiente, o simplemente por decisión de Asamblea, sin modificar reglamento de propiedad horizontal. Otro aspecto relacionado con este asunto de las sanciones y multas, son los consejos de administración que imponen las multas y sanciones, sin estar facultados para hacerlo, tal como se requiere en la ley, en su artículo 60. Como vemos no vasta con haber modificado los reglamento ajustados a la nueva ley. Hubiese sido mejor si estas modificaciones se ajustaran a las necesidades de cada copropiedad.
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5. Factores internos Los intereses particulares Al momento de modificar los reglamentos de propiedad horizontal muchas veces salen a relucir intereses particulares de ciertos sectores de propietarios que se pueden ver beneficiados o perjudicados con las modificaciones a los reglamentos de propiedad horizontal, esto es mas fuerte en las copropiedades mixtas o comerciales, que al momento de establecer los sectores y módulos de contribución establecidos por la ley 675 de 2.001, se disminuyes y aumentan de manera significativa las expensas comunes. También por que al momento de modificar los reglamentos se establecen una serie de normas y políticas que pueden perjudicar algunos usos como los de las mascotas, las tiendas en las unidades residenciales, horarios, venta de licores, ruidos, destinación específica de unidades privadas, entre otros. Hemos identificado que en la mayoría de los casos, es mejor la concertación que la imposición. Más adelante veremos formas en las que puede ser efectiva la concertación.
El bajo presupuesto Es común ver que las copropiedades toman la decisión como asamblea para modificar sus reglamentos y aprueban una cuota extraordinaria para modificar los reglamentos, y cuando reúnen una suma de dinero inician el trabajo, pero con el tiempo se complica la legalización por causa de que muchos no han cancelado la cuota extraordinaria para la reforma del reglamento, y en muchos casos quedan los documentos por mucho tiempo sin elevar a escritura pública, esperando conseguir los dineros. En otros casos no se presupuestan bien los gastos de divulgación del documento para ser estudiado, o los gastos notariales y de registro, y las personas no están
dispuestas a dar más dinero para la legalización.
La falta de conciencia Normalmente las copropiedades piensan que modificar un reglamento de propiedad horizontal o adecuarlo a la legislación de la ley 675 de 2.001, es un asunto de conseguir el dinero y una persona que haga el trabajo. Hacen un contrato y esperan a que el asesor les entregue el documento, para ser presentado ante una asamblea. La experiencia nos lleva a manifestar que un porcentaje supremamente reducido leen el documento, y de los que leen muy pocos aportan sobre lo que debe o no contener, más bien se basan en los errores de redacción y ortografía de los borradores, antes de aportar si su contenido es apropiado para la copropiedad. Vemos que las personas no dedican tiempo para leer el documento por su extensión y por su terminología, que muchas veces no entienden, por lo que pierden interés en la lectura. Las personas normalmente creen que por que se contrató un profesional para la redacción del documento, se sobre entiende que está bien, y que es un requisito legal que hay que aprobar. Hemos estado en diferentes asambleas de aprobación de reglamentos y en su mayoría se aprueba sin mayores objeciones o aportes al documento. No esperamos que se lea punto a punto el documento pero si que se discutan artículos de importancia. Hemos visto casos que ni siquiera el administrador y uno solo de los miembros del consejo de administración se tomaron la molestia de leer el documento, simplemente quieren agilizar el proceso y ya.
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Falta de trabajo en equipo Como lo hemos manifestado anteriormente, consideramos que se deben establecer equipos de trabajo para que el reglamento de propiedad horizontal se ajuste a las necesidades de la copropiedad. Consideramos además que un reglamento debe satisfacer: 1. Las disposiciones legales, que se ajuste a la leyes, razón por la cual se contratan los servicios profesionales de expertos en la materia, pues no se quiere un reglamento que contradiga la legislación. 2. Normas que no violen los derechos constitucionales de las personas, labor del asesor que se contrata. 3. Normas urbanísticas y generales, labor del asesor contratado. 4. Normas municipales distritales y departamentales, labor del asesor contratado. 5. Moral y buenas costumbres de los residentes, labor de los entes de administración. 6. Los deseos y costumbres comunes, labor de los entes de administración.
pues puede crear una mala impresión por parte de quienes visitan el Centro Comercial. Como estas normas encontramos muchas más que deben ser evaluadas. Sugerimos que si se pretende reglamentar el comercio de una copropiedad mixta, se citen a representantes del sector comercial para que al reunirse plantear los problemas que generan estos sectores, se aporten ideas y se lleguen acuerdos previos a la asamblea. De igual forma con cada sector que pueda generar inconvenientes al momento de aprobar el reglamento en una Asamblea. Los diferentes órganos de administración temen a ciertas personas de la comunidad que pueden dañar una asamblea y talvez sabotear la aprobación, por ser personas conflictivas y negativas a cualquier proceso que se genere, aconsejamos que se hagan comités de trabajo en los que participen activamente estas personas, es mejor que lo hagan antes y ser involucren con la tarea que no integrarlos que luego sean factor de oposición en la Asamblea. En la mayoría de los casos cuando estas personas se incluyen dentro del equipo de trabajo, aportan cosas importantes y en al asamblea también apoyan la aprobación.
Quienes estudian la ley 675 de 2.001, comprenden que muchas partes de la ley exigen que en el reglamento de propiedad horizontal se especifiquen ciertos procedimientos, por lo que el asesor debe estar muy pendiente que se genere una reglamentación y unos procedimientos teniendo en cuenta los deseos y conveniencia de la copropiedad.
El quórum para aprobar
Es claro que no todas las herramientas que ofrece la ley tienen aplicabilidad en todas las copropiedades, y deben ser estudiadas y evaluadas por parte de la comunidad. Por ejemplo en el caso de los Centros Comerciales, la ley 675 de 2.001 en su artículo 60, en el numeral 2, que se puede publicar la lista de los infractores de obligaciones no pecuniarias, con indicación expresa del acto que origina la sanción, pero esto es completamente inconveniente
El primero es la confusión de las copropiedades si debe aplicar el quórum que exige la ley o el del reglamento primigenio, que en los casos de la ley 182 por lo general requiere un 80% del coeficiente de copropiedad, y en algunos reglamentos manifiestan que es el 100%. Y en la ley 16 en muchos casos mas del 51% del índice de participación. Que para el caso entendemos que la ley 675 de 2.001 establece que será con una mayoría
Se ha generado todo tipo de especulaciones frente al quórum para aprobar el reglamento.
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calificada del 70% del coeficiente de copropiedad, siendo esto una norma de orden público, y como lo explicamos anteriormente es imperativa y de obligatorio cumplimiento, y se han incorporado estas normas al reglamento de propiedad horizontal.
Hay asambleas que tiene un orden del día demasiado extenso y cuando llegan al punto de aprobación, no se culmina por agotamiento de los asambleístas, sugerimos que lastas asambleas solo se trate el tema del reglamento de propiedad horizontal.
Existen otros problemas y son los que en los reglamentos de propiedad horizontal exigen que para votar en las asambleas deben estar a paz y salvo por todo concepto en la Administración, y creando un trauma al momento de la aprobación pues en algunos casos existe una población morosa superior al 30% del coeficiente, por lo que no pueden aprobar el reglamento.
Otras asambleas desgatan el tiempo y el interés de los asambleístas, leyendo punto a punto la minuta, perdiéndose el interés por parte de los asistentes, tornándose en una actividad desgastante, y de igual forma no se hacen los aportes deseados.
En muchas copropiedades citan muchas asambleas para aprobación y en ninguna de ellas se cumple el 70% del coeficiente. Consideramos que debe existir una labor muy grande por parte del administrador y el consejo de administración para logran persuadir a la asistencia. Hemos encontrado administradores que buscan el mayor número de poderes y los reparten entre los propietarios asistentes, para lograr el quórum, hemos visto a otros que
ofrecen
hasta
“lechona”
en
la
asamblea, para motivar la participación, otros han hecho rifas entre los asistentes, entre otras estrategias para lograr quórum. Pensamos que lo anterior es mejor que desgastar tiempo y dinero en asambleas que nunca tendrán quórum, y que una tras otra cada vez tienen menos asistencia. Conocemos varias copropiedades copropiedades que han durado más de 3 años logrando quórum para aprobar.
También existe la tendencia de que al momento de las votaciones las personas que se pueden ver afectados con los cambios al reglamento de propiedad horizontal, se retiran para que no exista el quórum o sabotean la votación, para evitar la aprobación. Si bien es cierto que en la mayoría de los casos las personas lo leen los reglamentos y no aportan en ellos, también es cierto que existen unos pocos que buscan intereses particulares e incluyen dentro del contenido de la minuta artículos o parágrafos que los benefician de manera particular, pero que no benefician de manera general a los propietarios, así que el día de la asamblea buscan que se pasen por alto la discusión de estos puntos, para que se apruebe de manera general el contenido. En muchos casos el administrador busca favorecerse en su contratación, al momento de redactar el documento. En otros casos los Consejo de Administración buscan incluir dentro de sus funciones facultades que los extralimitan de la ley para tener respaldo de sus acciones ilegales. A continuación damos algunas recomendaciones que puede servir de utilidad para las asambleas:
El manejo de la asamblea Hemos visto como muchas asambleas logran el quórum pero no cumplen el objetivo, porque la asamblea se salió de las manos de los organizadores.
1. Distribuya la minuta con suficiente antelación para que sea estudiada, y en ella resalte los puntos de mayor importancia, los que debe ser analizados y que se espera un aporte por parte de la comunidad. Esta distribución puede hacerse
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inicialmente por correo electrónico, en medios magnéticos como CD´s o discos flexibles, para ahorrar en fotocopias, y en medios tangibles como las fotocopias, resaltando los puntos de importancia. Evite incluir dentro de la minuta de análisis la transcripción de las unidades privadas, en los casos en que es necesario hacerlo, para evitar un documento voluminoso. Programe reuniones de información y despeje de inquietudes, para que al comunidad pueda participar y dirimir sus inquietudes. Pida a las personas que hagan las solicitudes de cambios o ajustes al documento con antelación a la Asamblea para que pueda ser estudiado y determinar su inclusión. Antes de la Asamblea revise junto con el comité de trabajo las sugerencias y prepárelas para que se discutan por parte de la Asamblea. Convoque Asamblea solo con el punto de discusión y aprobación del reglamento de propiedad horizontal, sin incluir otros temas diferentes, para que no se pierda la atención o la prioridad. Aclare que se ha entregado el documento con suficiente antelación y por diferentes medios, y que se han realizado reuniones previas para despejar inquietudes, que se han atendido sugerencias para incorporarlas a la minuta, que por tal razón el documento no será leído en su totalidad, sino en aquellos puntos en los que sea necesario hacerlo. Prepare para la Asamblea, una presentación del documento en video bean para que se facilite la lectura y se hagan los ajustes al documento inmediatamente. Resalte en el documento los artículos de mayor importancia, par que sean tratados. Prepare un salón donde haya comodidad y las personas se sientan a gusto, inclusive un
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refrigerio pude ayudar a hacer menos fatigante la jornada. Elaboren un reglamento de asamblea, que regule la participación de cada persona en cuanto a l tiempo de participación y número de veces de participación por cada tema, par que la discusión sea más ágil. Por experiencia una reunión de aprobación de minuta no excede de una hora y en los casos difíciles no más de 2 horas. Pero lo del tiempo siempre será relativo, procure que no sobrepase mas de dos horas, pues las personas se empezarán a ir. Recuerde que se requiere mayoría calificada del 70% para su aprobación. Busque un sistema rápido para la votación. Elabore el acta dentro de los términos legales y publíquela para que sea puesta a consideración.
Es importante que se mantengan las mejores relaciones de respeto dentro de la asamblea respectiva.
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6. Tipos de cambios en el reglamento Ajuste del reglamento a la ley 675 de 2.001 Como ya lo hemos dicho la ley 675 de 2.001, establece que para acogerse a esta legislación se deben modificar en lo pertinente los reglamento para que se ajusten a la ley 675 de 2.001, precisamente la palabra “ajusten”, es lo que se espera, y en este caso es un ajuste del reglamento de propiedad horizontal primigenio a las disposiciones legales.
Corrección del reglamento Como la palabra lo expresa es para “corregir” cosas que quedaron mal, como
por ejemplo una tabla de coeficientes de copropiedad mal elaborada o mal calculada, o cunado se plasmaron errores en las áreas, etc. Estas correcciones, se hacen citando el artículo que está mal según el número de escritura y citando el artículo como debe quedar.
Estos ajustes se han realizado de maneras diferentes los más comunes son dos: 1. Dentro de la minuta se manifiesta que es voluntad de la asamblea acogerse a lo dispuesto en la ley 675 de 2.001, y que ajustan los artículos que pueden ir en contra con la ley. Y dan inicio al cambio de algunos artículos del reglamento primigenio, como una corrección a los artículos. 2. Se hace un nuevo documento con un nuevo articulado, siendo vigente el reglamento anterior para efectos de memoria descriptiva, y aspectos técnicos que se han mencionado anteriormente. Consideramos que la es mas adecuado el punto dos, pues se presta para confusión dos documentos o escrituras, para su estudio o consulta.
Aclaración del reglamento Es típica la aclaración del reglamento, sobre todo cuando no se trascribieron bien las matriculas inmobiliarias, las aclaraciones generan una nueva escritura, especificando que se escribió mal y como es la forma correcta. Muchas veces los reglamentos de propiedad horizontal son devueltos por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, por que las matriculas no corresponden o por que no se omitió citar alguna. Es curioso ver como lo que mas revisa oficina de registro son las matrículas inmobiliarias y en lo que menos se fijan los que hacen reglamentos es en verificar las matriculas.
Adición al reglamento Para el caso como lo expresa el término “adición” es sumar al reglamento o en otras
palabras incluir cosas que no estaban. El caso mas típico de adición es cuando un proyecto está integrado por etapas, por lo que se hace una escritura inicial con su respectivo reglamento y en la medida en que se adicionan etapas o unidades privadas, se hacer escrituras de adición al reglamento de propiedad horizontal.
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7. Cambios en la tabla de coeficientes Por error de cálculo Hemos visto errores serios como coeficientes que suman el ciento veinte por ciento o el noventa por ciento. Esto es una evidencia clara del mal calculo y amerita una corrección a la tabla de coeficientes. Cuando los coeficientes no suman el cien por ciento, se afectan directamente dos cosas, la primera el recaudo del presupuesto, el valor del presupuesto de debe computar por el coeficiente de copropiedad de cada una de las unidades privadas, la sumatoria de las cuotas de cada unidad privada, es equivalente al valor total del presupuesto, por lo que si los coeficientes están mal calculados, o están por debajo del cien por ciento, el recaudo de las cuotas no sería suficiente para cubrir el cien por ciento del presupuesto. El segundo aspecto son las votaciones en las asambleas, pues muchas de las decisiones se tomas basadas en el coeficiente, y cuando la sumatoria de coeficientes supera el cien por ciento o está por debajo de este valor, las decisiones se pueden ver afectadas.
Por no corresponder a la realidad física Muchas veces por error o por favorecer a algunas unidades privadas, los constructores disminuyen el coeficiente de algunas unidades privadas, lo cual implica in incremento en los porcentajes de las otras, siendo que la ley establece formas y métodos para su calculo que deben ser respetados, sobre todo para los casos residenciales, puesto que la ley determina que se establece de acuerdo con el áreas privada respecto a la sumatoria de área privada total. En muchos casos las áreas tenidas en cuenta no corresponden a las unidades privadas. Hemos conocidos casos en los apropósito los constructores favorecen algunas unidades privadas para que el valor de las expensas comunes no sea tan alto. Estos casos ameritan
corrección a los coeficientes de copropiedad, y la corrección a las áreas de cada una de las unidades privadas que la integra. En muchas copropiedades se quiere hacer un levantamiento de cada una de las unidades privadas para determinar el área exacta y establecer los coeficientes, no estamos en contra de eso, pero vemos que son muy pocas las unidades privadas que concuerdan a la perfección lo construido con lo establecido en planos, donde se tomaron las cifras, si esto fuera de ese modo casi todos los reglamentos tendrían que ser revisados en sus tablas de coeficientes, haciendo levantamiento. Existe un serio problema con los lotes, y consideramos que la ley se ha quedado corta en este asunto, pues existen proyectos de propiedad horizontal, en el que se venden lotes, para ser construidos, generándose una tabla de coeficientes basada en el área de los lotes. El problema viene cuando se inician las construcciones de las unidades privadas, siendo que la ley establece que para determinar el coeficiente se debe considerar el área construida, por lo que se genera la duda para los propietarios, si se debe seguir manejando el coeficiente inicial o se debe calcular uno nuevo. La ley 675 establece: ARTÍCULO 26. DETERMINACIÓN. Salvo lo dispuesto en la presente ley para casos específicos, los coeficientes de copropiedad se calcularán con base en el área privada construida de cada bien de dominio particular, con respecto al área total privada del edificio o conjunto. El área privada libre se determinará de manera expresa en el reglamento de propiedad horizontal, en proporción al área privada construida, indicando los factores de ponderación utilizados. PARÁGRAFO. Para calcular el coeficiente de copropiedad de parqueaderos y depósitos, se podrán ponderar los factores de área privada y destinación. ARTÍCULO 27. FACTORES DE CÁLCULO EN EDIFICIOS O CONJUNTOS DE USO
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MIXTO Y EN LOS CONJUNTOS COMERCIALES. En los edificios o conjuntos de uso mixto y en los destinados a comercio, los coeficientes de copropiedad se calculan de acuerdo con un valor inicial que represente una ponderación objetiva entre el área privada y la destinación y características de los mismos. Los reglamentos de propiedad horizontal deberán expresar en forma clara y precisa los criterios de ponderación para la determinación de los coeficientes de copropiedad. PARÁGRAFO. El referido valor inicial no necesariamente tendrá que coincidir con el valor comercial de los bienes de dominio particular. De acuerdo con la ley, podemos resaltar varias cosas: 1. Que para copropiedades residenciales, solamente el cálculo del coeficiente de copropiedad se establecerá con base en el área privada construida de cada bien de dominio particular, con respecto al área total privada del edificio o conjunto, es decir: Si: CUP = coeficiente unidad privada TC= total coeficiente AP= área privada APL= área privada libre ATP= área total privada
calcularse en diferente proporción a las áreas construidas, pues su uso y beneficio es el mismo. Otro caso de áreas libre, son los lotes, que se venden para construirlos, pues se entiende que si no están construidos no se benefician de los bienes y servicios comunes en igual proporción que las unidades privadas que ya se han construido. Aquí el problema es que en la medida en que se construyen casas en coeficiente de copropiedad cambia, por lo que implica una modificación al reglamento de propiedad horizontal cada que se construye o amplía una unidad privada. 3. En los casos comerciales o mixtos se establece que los coeficientes de copropiedad se calculan de acuerdo con un valor inicial que represente una ponderación objetiva entre el área privada y la destinación y características de los mismos. Es interesante que la ley no establece una formula matemática para cada caso diferente a las copropiedades residenciales que como ya se dijo son por área privada, por lo que se muchas veces se generan conflictos internos cuando se tratan de ajustar los coeficientes, pues en muchos casos las diferencias son enormes.
Entonces: AP / APT X 100 = CUP Por lo tanto: Sumatoria de CUP = TC 2. El área privada libre se determinará de manera expresa en el reglamento de propiedad horizontal, en proporción al área privada construida, indicando los factores de ponderación utilizados. Es decir que existen áreas privadas construidas y áreas privadas libres, las áreas privadas libres se entienden como terrazas, patios, antejardines, etc., que no pueden confundirse con zonas comunes de uso exclusivo, en este caso debe ser áreas privadas. Lo que se expresa es que las áreas privadas que son libres deben
Para ajustarse a la nueva ley Al ajustar los reglamentos de propiedad horizontal a la nueva legislación, se encuentran muchos asuntos que deben ser tratados, entre estos los coeficientes de copropiedad, por ejemplo en la legislación anterior para el caso de la ley 182 de 1948, se decía que los coeficientes se calculaban de acuerdo a un valor inicial, que no necesariamente era el área privada, por lo que muchos reglamentos anteriores a la ley 675 de 2001, no se calcularon rigurosamente por áreas, sino por otros factores.
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Al ajustar los reglamentos de propiedad horizontal, se generan inquietudes sobre el cálculo de los coeficientes de copropiedad basados en las exigencias de la nueva ley. Los propietarios pueden de manera voluntaria ajustar sus coeficientes de copropiedad, con el fin de ajustarse en todas sus partes a la legislación que se acogen, esto de acuerdo con los factores analizados anteriormente. Consideramos que si de manera voluntaria los propietarios de las unidades privadas que integran la copropiedad al someterse al régimen de propiedad horizontal ley 675 de 2001, deben someterse en todas son partes a la ley, y no es bueno excluir coeficientes de copropiedad, ajustados a las nuevas disposiciones. En algunos reglamentos se pretende manipular los coeficientes, pues incluyen parágrafos en los que aclaran que las expensas comunes se pagarán de manera igualitaria para todos independientemente de los coeficientes calculados, cosa que no es legal, y que mas adelante genera problemas al recaudar la cartera, pues los procesos ejecutivos pueden perderse por error en el cálculo de la cuenta.
Además es importante analizar aspectos como el bien colectivo sobre el particular. Consideramos que los copropietarios no deben ser tan temerosos a los cambios de los coeficientes, pues la ley 675 de 2001, refleja un poco mas de equidad y justicia en cuanto a su calculo que las leyes anteriores.
El 100% del coeficiente, frente a las tablas de Excel La ley 675 establece como una de las razones por las que se debe cambiar los coeficientes es por errores en los cálculos. Hemos visto en gran cantidad de reglamentos coeficientes de copropiedad cuya suma total no corresponden al cien por ciento, en la mayoría de casos, la suma llega a noventa y ocho o noventa y nueve, pues por causa de aproximaciones en las hojas de cálculo de los sistemas donde se realizan, los decimales no son contados o se omiten, y sobre todo en las copropiedades que tienen muchas unidades privadas, la sumatoria en las hojas de calculo dan un 100 por ciento, pero al ajustar a dos o tres decimales cortarlos y pegarlos al sumar de manera independiente los porcentajes las somas no llegan al 100 por ciento.
Los derechos adquiridos En algunos casos se han modificado los coeficientes de copropiedad y algunos propietarios que se ven afectados alegan derechos adquiridos al momento de la compra. Consideramos que de acuerdo con la sentencia C 488 de 2002, los reglamentos de propiedad horizontal pueden ser modificados siempre y cuando de manera voluntaria los propietarios decidan modificar los reglamentos, esto se puede entender que los propietarios en mayoría calificada han decidido renunciar a estos derechos. Pero entendemos que cada caso es un asunto particular y debe ser analizado de manera independiente.
Ajustes adicionales al reglamento por modificar coeficientes Es importante tener en cuenta que cuando se modifica la tabla de coeficientes la oficina de registro de instrumentos públicos requiere que: 1. Que se cite la descripción las unidades privadas nuevamente en la modificación del reglamento. 2. Que se citen las matriculas inmobiliarias de cada una de las
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unidades privadas y las de mayor extensión. 3. Que se citen loas cédulas catastrales de las unidades privadas que la integran Lo anterior permitirá que no devuelvan los reglamentos. Es importante resaltar que la ley exige que se exprese de manera clara en los reglamentos la forma en que se hizo el calculo o ponderación de los coeficientes de copropiedad, cosa que en muchos reglamentos se omiten, y cuando se quiere estudiarlos, nadie puede dar razón de la metodología utilizada para su calculo, prestándose para confusiones y malos entendidos.
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8. El reglamento de propiedad horizontal y su contenido Encabezado de la minuta Usualmente en este encabezado, se especifican datos generales de la propiedad como son: Clase de acto o contrato, en el que se debe aclarar que tipo de acto se pretende, modificación, aclaración, corrección etc. Personas que intervienen en el contrato, en este caso el representante legal de la persona jurídica, y si hay modificaciones sobre las unidades privadas, los propietarios o representantes legales de estas unidades.
Objeto, efectos, normatividad, reformas, definiciones y principios orientadores Son aspectos generales de un reglamento de propiedad horizontal, que son básicos en un reglamento de propiedad horizontal, que se pueden ver de manera mas clara en la minuta contenida en este documento.
Otros aspectos
Dirección, Las que corresponde al edificio o conjunto.
El modelo de reglamento de propiedad horizontal tiene dos propósitos uno una base para la modificación y otro para estudio, pues su contenido ayuda a comprender los procedimientos en la propiedad horizontal de manera mas clara, apoyados de otras normas que se relacionan.
El quién, cuando, porqué, para qué, del reglamento
Hay que entender que cada reglamento de propiedad horizontal es difernte e independiente, y debe ser redactado de manera particular para cada edificio o conjunto.
Folios de matriculas inmobiliarias, las del globo de mayor extensión y las de todas y cada una de las unidades privadas.
La parte inicial de la minuta de protocolización, en esta parte, las cláusulas deben especificar aspectos básicos como: El notario dice que en la fecha determinada; en la ciudad determinada, quien comparece ante él; con que identificación y en que calidad, y las razonas por las que comparece; normalmente se cita la o las escrituras de constitución de la propiedad horizontal y sus modificaciones, aclaraciones, adiciones, etc.; el régimen de propiedad horizontal en el que nació la copropiedad; su ubicación. A continuación se cita el reglamento de propiedad horizontal como quedará, es recomendable un índice de temas para facilitar la consulta del reglamento.
Lo que normalmente ocurre es que se pretende copiar las minutas o los modelos de reglamentos, como si fueran el documento infalible para todas las copropiedades, pero en esto hay que tener mucho cuidado, pues cada copropeidad se comporta de manera diferente. Consideramos que los reglamentos de propiedad horizontal deben ser tratados y redactados de manera cuidadosa, con el fin de que no se manipule su información a conveiencia de unos pocos, (administrador, consejo de administración), si no que busque de manera imparcial y propendiendo excusivamente el bienestar colectivo o general de los propietarios y residentes de los bienes privados. Advertimos que el modelo de reglamento que se adjunta no deja de ser un modelo, y por lo tanto solo sirve como una base de
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estudio, y una noción de lo que de be ser un documento, mas es necesario que se tenga en cuenta que las copropiedades, pueden ser residenciales, comerciales o mixtas, y en casos donde hay comercio, se requiere de otros aspectos como sectores y módulos de contribución, una reglamentación de vitrinismo, horarios de apertura, ingreso de mercancías, normas de seguridad, entre otros, que pueden requerir mayor atención, El modelo adjunto contiene formas básicas, y seguramente requiere que quien la use, haga un estudio cuidadoso y detallado, para no incurrir en errores, y como lo hemos dicho antes, con esta guía no se espera que de manera independiente cada unidad redacte por si misma los reglamentos, si no que tengan una ayuda al momento de contratar un profesional para modificar el documento, y así identificar quien realmente puede hacer un buen trabajo de modificación.
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9. Errores comúnmente cometidos Por parte de oficina de registros de instrumentos públicos Uno de los problemas que se presentan en algunos casos, y que muchas veces no se detectan, pero que al momento de registrar la escritura, se detectan por causa de la devolución del documento. Que para el caso, son errores que la misma oficina de registro de instrumentos públicos cometió, al momento de registrar reglamentos de propiedad horizontal o sus modificaciones. Los casos pueden ser múltiples, como por ejemplo, se hicieron correcciones o adiciones al reglamento primigenio, pero se radicaron en matriculas inmobiliarias diferentes a las matrices, por lo que al momento de citar dichas escrituras en la minuta, no concuerda la información. Otro caso típico, es que se hacen modificaciones a unidades privadas, o cambios por la creación o eliminación matriculas inmobiliarias para unidades privadas o y estas no afectaron la matricula matriz. Por lo anterior es importante que quien hace las reformas a los reglamentos, en primera instancia revise el certificado de tradición y libertad matriz, lo estudie, paso a paso, para detectar cualquier irregularidad, tanto en las matriculas inmobiliarias de las unidades privadas, como en las escrituras de modificación que deben aparecer en cada una de las anotaciones del certificado de tradición.
En las matriculas inmobiliarias Una de las mayores causas por las que son rechazados los reglamentos en oficina de registro de instrumentos públicos son por causa de los errores cometidos al transcribir las matriculas inmobiliarias de las unidades privadas y las de mayor extensión.
Recomendamos que se preste especial atención a esta tarea, revisando número a número para evitar errores en lo que se digita.
En la citación de las escrituras Otra de las causas que generan mayor devolución es la citación incorrecta de las escrituras que han constituido la propiedad horizontal, o de adición, modificación o corrección, por errores en las fechas de las escrituras o en los números de las escrituras. Igualmente recomendamos prestar atención a los datos digitados en las minutas.
En la citación del régimen inicial Cuando se trata de reforma el reglamento de propiedad horizontal, hemos encontrado casos en los que por no citarse el régimen al cual fueron constituidos (ley 182 de 1948, ley 16 de 1985, ley 428 de 1998), para ser sometidos a la ley 675 de 2001.
Errores escrituras anteriores En algunos casos en las escrituras de adición o modificación se han cometidos errores que deben ser corregidos en la nueva escritura, por lo que hay que hacer un estudio de cada una de las escrituras existentes en la copropiedad, para verificar su contenido y hacer las correcciones que sean necesarias.
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Modificaciones sin licencias Anteriormente las notarías y oficina de registro de instrumentos públicos poca atención prestaban a los documentos que se radicaban, por lo que permitían muchas cosas sobre los documentos, la mas común, era las modificaciones a los reglamentos en los que se requería licencias de las entidades competentes como planeación o curaduría urbana, por modificaciones en las áreas, como es el caso de constitución de nuevas unidades privadas, o integración de unidades privadas. Es importante que se revisen estos casos particulares y se hagan los ajustes pertinentes, ante las autoridades competentes, y si es el caso legalizar estas construcciones, pues si no se hace se incurre en falsedad de documento por no corresponder este a la realidad.
Modificaciones incluyendo estatutos de asociación Hemos encontrado reformas a los reglamentos que citan como nombre de la persona jurídica “asociación copropietarios…”, revolviendo un
de ente
jurídico con otro, como lo vimos anteriormente las asociaciones no tiene nada que ver con el régimen de propiedad horizontal, por lo que el nombre de la persona jurídica, deberá ser el mismo que existe en la escritura de constitución de la propiedad horizontal, a no ser que se quiera cambiar por otro nombre.
Errores de numeración Este es otro caso típico de errores en las escrituras, pues en el ejercicio de cambiar el documento, se eliminan algunos capítulos, artículos, o parágrafos, desorientando al consultante del documento.
Este caso es frecuente en los numerales dentro de los artículos, por no se lleva el orden secuencial de los mismos, es importante una revisión minuciosa del documento cuando se han hecho todas las correcciones al documento para que no se trascriban en la escritura pública los errores.
Errores por copiar minutas de otras copropiedades Es común encontrar dentro de algunas escrituras nombres de otras copropiedades, como por ejemplo la persona jurídica se denomina “CONJUNTO RESIDENCIAL TEQUENDAMA” y en casi todo el
documento se cita su nombre correctamente, pero en algún lugar dice “CONJUNTO RESIDENCIAL LOS ROBLES”, es evidente que la minuta ha
sido copiada de otra copropiedad, y quien ajustó el documento no cambió todos los nombre, quedando en la escritura de reforma estos errores.
Construcciones Es común que las copropiedades quieran generar nuevas construcciones, como nuevas unidades privadas, o ampliación de unidades privadas, sobre todo en los casos en los que se compran los lotes y cada quién construye, o en los casos en los que se quiere construir sobre terrazas o patios, entre otros casos especiales. Los propietarios muchas veces piensan que es su unidad privada y pueden modificar cuando quieran, piden licencias para sus construcciones y las logran, h acen sus construcciones, pero no se percatan que ahora tienen mayor área privada, y como consecuencia su coeficiente de copropiedad debe incrementarse, y diminuirse el de las demás unidades privadas, así como el ajuste al cuadro de áreas que está en los planos, y el proyecto de división o memoria descriptiva, se
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requiere licencia para modificar la propiedad horizontal, y normalmente estos costos no son asumidos por el que modificó en su momento.
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10. Proceso de reforma El estudio de los documentos Consideremos que antes de cualquier cosa, inclusive determinar el valor a cobrar de la reforma a un reglamento de propiedad horizontal, es necesario revisar y estudiar la documentación necesaria para realizar el trabajo, pues de la complejidad no está en el número de unidades privadas, sino en las características de los documentos, como lo vimos en el capítulo anterior, pues son muchos los factores que hay que determinar para saber que tan fácil o complejo es el trabajo.
Detección de los errores en el reglamento anterior Es importante que los órganos de administración de la copropiedad, antes de hacer o contratar la reforma, detecten los errores que y falencias de su reglamento primigenio, y que cosas consideran esenciales que no están dentro de este documento, para que sen tenidas en cuenta, es bueno dentro del ejercicio, detectar las fortalezas del reglamento primigenio, con el fin de que no sean modificadas dentro de lo posible en el nuevo reglamento, teniendo en cuenta que existen algunos términos de la nueva ley que no pueden ser cambiados.
En algunos casos se toma la decisión basado en el precio y en otros con base en la experiencia. Lo cierto es que no podemos juzgar un asesor por el número de reglamentos que haya realizado, sino más bien por la calidad de su trabajo. Seguramente será necesario indagar sobre sus trabajos anteriores y la calidad del mismo, revisando los documentos de lo que ha elaborado. Esta verificación es buena, pues son muchos los casos que encontramos de asesores que reciben parte del dinero y se desaparecen, o dejan el trabajo a medias. Algunos cobran tarifas completamente exageradas y desproporcionadas al trabajo a realizar. Consideramos que el precio depende de la dificultad del trabajo, no del número de unidades privadas.
El costo, y como se cubrirá Quiénes harán el trabajo Este es uno de los cuestionamientos mas grandes que se generan por parte de los órganos de administración de su momento. En muchos casos se hacen cotizaciones de abogados cercanos a la copropiedad, o por referencia de otras copropiedades.
Es necesario que los órganos de administración busquen la mejor alternativa para la copropiedad, y no siempre la mejor alternativa radica en el precio, pero lo que si es claro, es que estos costos deben ser cubiertos oportunamente para evitar incumplimientos. Es necesario que dentro del presupuesto para la reforma, se incluyan costos como, del asesor
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contratado, los gastos de reuniones, gastos de asamblea, gastos de papelería, fotocopias, gastos notariales y de oficina de registro de instrumentos públicos.
o sanciones, o ser elegidos por la asamblea, cuando existe un consejo de administración.
Pues es común encontrar copropiedad que se han quedado sin dinero para enfrentar los costos, por lo que los reglamentos quedan sin legalizar por falta de presupuesto.
La inclusión de personas de la comunidad en el proceso
Es importante determinar si la copropiedad posee estos recursos o se debe generar cuota extraordinaria, en todos los casos será necesario que la asamblea genera autorice estos valores o cuotas, pues el consejo de administración ni el administrador están facultados para hacerlo.
El trabajo por parte de Consejo de Administración y el Administrador No se puede desestimar la labor que cumplen los administradores y miembros del consejo de administración, pues son fundamentales para estas reformas. Es importante que estos entes entiendan que priman los intereses de la comunidad sobre unos pocos, es necesario que el consejo de administración, no manipule el documento a su conveniencia, o en su afán de poder, le quiten facultades al administrador, plasmando dentro del documento una extralimitación de sus funciones. De igual forma el administrador no debe extralimitarse de funciones otorgándose facultades, como autorización del uso del fondo de imprevistos, o de imponer multas
Como toda tarea tiene sus opositores, en este caso existen miembros de la comunidad que son un problema para los órganos de administración, por ser opositores a sus programas, y en algunos casos generan tal controversia que pueden afectar el proceso, en algunos casos generan impugnaciones sobre las decisiones, por algunos errores que se pueden cometer en las asambleas. Hemos aprendido que es importante incluir a estar personas dentro del proceso de redacción y hacerlos partícipes, para dirimir cualquier conflicto antes de la asamblea, vemos como al hacerse partícipes dentro del proceso, el día de la asamblea apoyan la gestión y facilitan su aprobación.
Reuniones con sectores de la comunidad En algunas copropiedades, se encuentran los propietarios o residentes por sectores, como por ejemplo en los casos en que hay copropiedades mixtas, el grupo de los residentes de apartamentos, el de locales, el de oficinas, el de casas, o cuando está integrado el proyecto por etapas (los de las casas nuevas o los de las casas viejas, etc.). Es importante que las opiniones de los diferentes sectores sean atendidas, para generar compromiso de cumplimiento y consenso entre las partes. Uno de los casos que genera mayor problema en el consenso, es cuando existen locales comerciales debajo de apartamentos, pues estos pretenden ejercer su derecho comercial, sin tener en
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cuenta la tranquilidad y el descanso de quienes habitan a su alrededor. Por eso es tan importante que se generen normas en cuanto al uso de los bienes privados comerciales, y de igual forma los residenciales.
apruebe, pues es posible que surjan ajustes de ultimo momento.
La divulgación y participación general Socialización y sensibilización Cuando se hace un buen trabajo previo, involucrando a la comunidad, es más fácil lograr participación en el cumplimiento de las normas. Pero como lo hemos visto en casi todos los casos, se generan las reglamentaciones, pero las personas no las leen. Nos parece conveniente que de la mano con el proceso de adecuación de normas, se generen estrategias para divulgar la información, mas que fotocopiar la escritura, es buscar que las personas comprendan, el porqué de las normas y los beneficios de cumplirlas, si es necesario generar talleres o actividades que lleven al cumplimiento de estos propósitos. Es bueno en esto sectorizar, propietarios de mascotas, de vehículos, padres de niños, de jóvenes, de usuarios de piscina, etc.
Los borradores de la minuta Es importante que para lograr buen resultado en las reuniones de trabajo para reformar el reglamento, se cuente con un borrador del documento base para cada participante, sobre todo en los aspectos que son de su interés, para así recolectar propuestas de cómo debería quedar el documento. Aun en la asamblea de aprobación se debe partir de la base que el documento es un borrador hasta tanto la asamblea no lo
Si bien es cierto que se pretende la participación de la comunidad, es claro que no es posible hacer participar a todos los sectores, pues complicaría el proceso. Por lo que es importante que se de a conocer de manera general el documento antes de la asamblea, y se otorgue un tiempo prudencial, para que se lea y quienes tengan sugerencias o inquietudes puedan manifestarlas antes de la asamblea. Es importante este paso, para que sea mas ágil la asamblea y se evite leer todo el documento, y mas bien se centren es aspectos trascendentales.
La convocatoria y el quórum En muchos casos se crean dudas en cuanto a el quórum, pues a ley habla de una mayoría calificada del 70%, pero en sus reglamentos primigenios habla de un 80% y hasta de un 100%, por ser norma de orden público, consideramos que se deben regir por los requisitos establecidos en la ley y no en el reglamento. Es importante que en la convocatoria no se cometan errores para evitar nulidades y se tengan en cuenta los requisitos legales. Por otra parte, algunos piensan que si no hubo quórum de primera citación, se puede hacer en la segunda citación con cualquier numero plural, pensamiento errado, pues por requerirse mayoría especial, se requiere en todos los casos 70%.
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Otros de los problemas que usualmente se presentan, es aprovechar la asamblea para aprobar otros asuntos, lo cual dispersa la atención, y al momento de votar, posiblemente no exista quórum, o se decida sin prestar mayor interés, por afán de terminar rápido la asamblea.
En las asambleas Es importante, lograr una asamblea ágil, pues se entiende que el documento ya se entregó con antelación y no requiere de lectura, sino concentrarse en aspectos de verdadera importancia, como definir unos eficientes de copropiedad para casos mixtos o comerciales o unos sectores y módulos de contribución, entre otros aspectos que si no quedan bien elaborados o redactados pueden generar problemas significantes.
Posterior a las asambleas Después del estrés que puede generar una asamblea, en algunos casos el administrador y el consejo se relaja, y no se esfuerzan por tener el acta lista y hacer la publicación dentro de los términos legales. Esto es importante, para minimizar las posibilidades de impugnación o nulidad. La redacción del acta, es vital pues se debe anexar al documento que se debe radicar en notaría, y puede no ser aceptada, por no cumplir con los requisitos mínimos. Sugerimos que se consulte con el artículo 47 de la ley, y verificar los requisitos mínimos de un acta.
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11. La legalización Ante notaría Al momento de radicar ante notaría, adjunto a la minuta no pueden faltar los siguientes documentos: 1. Acta de Asamblea de aprobación de la reforma. 2. Certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica, o acta de nombramiento del administrador. 3. La minuta en medio magnético. 4. La minuta en medio escrito. 5. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
En oficina de registro, un calificador evaluará el documento y si todo está en orden, procederá a hacer la anotación encada uno de los folios de matriculas inmobiliarias afectados. Se debe recordad que al radicar se debe cancelar los dineros de la radicación.
Si se han realizado modificaciones que requieren licencia, se debe adjuntar además: 1. Planos sellados por la curaduría urbana o planeación según sea el caso. 2. El proyecto de división – memoria descriptiva, debidamente sellado. 3. Las licencias por parte de la entidad competente (planeación o curaduría). Normalmente una notaría toma entre dos a tres días para generar el documento. Se debe recordar que se debe cancelar los dineros correspondientes a escrituración.
Ante oficina de registro de instrumentos públicos Una vez recibida la escritura de la notaría, el administrador o representante legal debe proceder de manera inmediata a radicar ante oficina de registro de instrumentos públicos la escritura para su respectivo registro. Este proceso puede tomar de tres a ocho días dependiendo el lugar.
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12. Casos especiales Cuando se general sectores y módulos de contribución Este es un tema poco comprendido en la propiedad horizontal, pues en muchos casos en los que los sectores y módulos de contribución deben ser tenidos en cuenta, no lo son, generando gran discordia entre unos y otros. Analizaremos de acuerdo con la ley que son sectores y módulos de contribución. La ley 675 de 2.001, crea esta figura y dice: ARTÍCULO 31. SECTORES Y MÓDULOS DE CONTRIBUCIÓN. Los reglamentos de propiedad horizontal de los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto deberán prever de manera expresa la sectorización de los bienes y servicios comunales que no estén destinados al uso y goce general de los propietarios de las unidades privadas, en razón a su naturaleza, destinación o localización. Las expensas comunes necesarias relacionadas con estos bienes y servicios en particular estarán a cargo de los propietarios de los bienes privados del respectivo sector, quienes sufragarán de acuerdo con los módulos de contribución respectivos, calculados conforme a las normas establecidas en el reglamento de propiedad horizontal. Los recursos de cada sector de contribución se precisarán dentro del presupuesto anual de edificio o conjunto, conjunto de uso comercial
o mixto y solo podrán sufragar las erogaciones inherentes a su destinación específica. En este artículo resaltamos la palabra
“deberán”,
como
un
requisito que la ley exige a los reglamentos de propiedad horizontal, comerciales o mixtos, siempre y cuando existan BIENES Y SERVICIOS, comunales que no estén destinados al uso y goce general, sino de unos cuantos propietarios. Para determinarlos se debe tener en cuenta varios parámetros como son SU NATURALEZA, DESTINACIÓN Y LOCALIZACIÓN. Es evidente que la ley no da una formula matemática para este asunto, por lo que se hace mas complejo su cálculo, así como lograr un consenso entre todos afectados. Es mas practico generar una tabla de porcentajes, para cada unidad privada, dependiendo al tipo de bien o servicio y su uso o beneficio. Pues como dice este artículo, las expensas comunes necesarias relacionadas con estos bienes y servicios, estarán a cargo de los propietarios de los bienes privados del respectivo sector. Es importante resaltar que la metodología que se emplee en este cálculo debe estar claramente establecida en el reglamento de propiedad horizontal. Por otra parte es importante fragmentar el presupuesto para su
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aplicación, por ejemplo si la vigilancia genera modulo de contribución, se debe computar el porcentaje de modulo de vigilancia por el valor del servicio. Los demás gastos del presupuesto, que no representan módulo, deberán ser aplicados al coeficiente de copropiedad.
De todas maneras no sobra consultar con la respectiva curaduría urbana o con planeación, según sea el caso.
Cuando no aparecen planos y proyecto de división En muchos casos se requiere modificar el reglamento de propiedad horizontal por causa de modificaciones en las unidades privadas o en sus áreas en general, y al tratar de generar el proyecto para sus licencias, no se encuentran planos de la copropiedad, no el proyecto de división, y como es típico, se acude a planeación, y no se encuentran, y en la copropiedad no se conservan copias de estos documentos. En algunos casos puede ser útil acudir a la notaría donde se radicó el reglamento primigenio, y muy posiblemente esté adjuntos estos documentos. Otra alternativa es buscar al constructor para ver si conserva copias de su proyecto. Finalmente si se agotan todas las instancias, se debe hacer la reconstrucción de la información y hacer le proyecto nuevamente, como era, y otro como ha de quedar.
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15. Otras formas de reforma por
independientes, y en algunos caso ilógicamente compartiendo espacios comunes.
En la constitución del régimen de propiedad horizontal, la nueva ley contempla la creación de proyectos integrados por etapas.
Resaltamos un conjunto que tenía 18 reglamentos de propiedad horizontal, cada torre con un reglamento independiente, pero a la vez todas las torres compartían piscina, kiosco y salón comunal.
Proyectos etapas
integrados
Esto significa que dentro del reglamento, el constructor puede especificar que el proyecto será construido en etapas, y que para tal efecto se generan tablas de coeficientes de copropiedad temporales de acuerdo con cada etapa. Es importante que reconocer que esta figura se creo para que el constructor no pagara la administración de lo que no ha construido, por esa razón se crean tablas de coeficientes temporales. Consideramos que así como el constructor se quita la responsabilidad del pago de las unidades privadas que están por fuera de las tablas temporales, también queda por fuera de tomar decisiones, pues no tiene coeficientes para participar en asambleas. Al incorporar cada etapa, el constructor debe generar una escritura de adición al reglamento, y establecer la nueva tabla que incorpora la etapa anterior con la nueva, hasta concluir el proyecto, y lograr una tabla definitiva de coeficientes.
Cuando existen varias etapas del mismo proyecto y cada una tiene su propio reglamento Esto es típico encontrarlo en reglamentos que nacieron antes de la ley 675 de 2.001, pues los proyectos integrados por etapas no estaban contemplados en la ley. Por esta razón los constructores constituían un proyecto por etapas, pero estas no se podían integrar, sino que cada etapa generaba un reglamento de propiedad horizontal, por lo tanto personas jurídicas
Pretendiendo una sola administración para todas las torres, siendo que debía haber una asamblea por cada torre y un representante legal por torre. En estos casos hemos logrado unificar estos reglamentos mediante una integración jurídica. Figura que debe ser muy estudiada antes de ejecutarla. Para el caso se requiere un recalculo de la tabla de coeficientes, y una manifestación calificada de cada copropiedad, de querer integrarse a los demás.
Las unidades cerradas
inmobiliarias
Desde la ley 428 de 1998, se creó esta modalidad de propiedad horizontal, pero fueron declarados exequibles algunos de sus artículos por pretender encerrar espacios públicos, luego esta ley fue derogada con la ley 675 de 2.001, y en esta ley se contempla un título denominando UNIDADES INMOBILIARIAS CERRADAS, en la que se pretendió darle vida a las unidades inmobiliarias cerradas, cuyo artículo 64 dice:
ARTÍCULO 64. CONSTITUCIÓN DE UNIDADES INMOBILIARIAS CERRADAS. Las Unidades Inmobiliarias Cerradas quedaran sometidas a las disposiciones de
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esta ley, que les sean íntegramente aplicables. Las Unidades Inmobiliarias Cerradas se constituirán por los administradores de los inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal llamados a integrarla, y que lo soliciten por lo menos un número no inferior al ochenta por ciento (80%) de los propietarios.
Quitando a nuestro parecer la posibilidad inmediata de constituirlas. Por lo que no nos ocuparemos de este tema hasta tanto no exista viabilidad jurídica.
Los conjuntos de edificios, casas y demás construcciones integradas arquitectónicamente y funcionalmente que comparten elementos estructurales y constructivos que los asimilen a Unidades Inmobiliarias Cerradas siempre que con ello no se afecte significativamente el espacio público existente y que lo soliciten por lo menos un número no inferior al ochenta por ciento (80%) de los propietarios. Obtenida la licencia urbanística, los propietarios, con ese mismo porcentaje, podrán acordar someterse al régimen de propiedad horizontal, aprobando los estatutos respectivos. En esta reunión, los propietarios tendrán derecho a un voto por cada inmueble de su propiedad. Siendo este último inciso declarado inexequible, mediante la sentencia C-265 de 2.002 de la Corte Constitucional, por pretender afectar los espacios públicos. Por lo que ahora tenemos un título dentro de la ley que dice UNIDADES INMOBILIARIAS CERRADAS (que no se pueden cerrar).
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15. Otras formas de reforma A continuación encontraremos un modelo de minuta de reforma al reglamento de propiedad horizontal, este modelo se ha tomado de muchos que hemos encontrado en las copropiedades, se ha tomado con autorización de la copropiedad, pero recordamos que no deja de ser un modelo, por lo tanto es muy importante seguir cuidadosamente lo expuesto en esta guía. Servlonjas, no espera que este contenido no sea tomado como copia, sino más bien como modelo de consulta y estudio. (ver archivo anexo de modelo de minuta
