GUIA DEL USUARIO DEL MODULO DE S10 GERENCIA DE PROYECTOS

GUIA DEL USUARIO DEL MODULO DE S10 GERENCIA DE PROYECTOS
(Versión Empresarial)









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Software producido por el GRUPO S10




















Contenido

Introducción.………………………………………………………………………………………………… 4
Generalidades ……………………………………………………………………………………………… 4
Entorno de trabajo del S10……………………………………………………………………………........ 5
Acceso al módulo de Gerencia de proyectos ……………………………………………………………. 6
Planificación ……………………………………………………………………………………………........ 6
Registro de un nuevo proyecto………………………………………………………………....... 6
Asignar presupuestos al proyecto……………………………………………………………… 9
Calendario ………………………………………………………………………………………. 10
Registro de días no laborables ……………………………………………………………. 10
Horario de trabajo …………………………………………………………………………… 11
Calcular horas y días laborables para los períodos
…………………………………….. 11
Botones ………………………………………………………………………………………. 12
Actividades ………………………………………………………………………………………… 12
Generalidades ………………………………………………………………………………….. 12
Datos que proporciona este escenario ………………………………………………………. 12
Cuando se cambia el presupuesto …………………………………………………………… 12
Subactividades ………………………………………………………………………………… 13
Caso a) Asignación automática (ver en Valorizaciones) …………………………………..
13
Caso b) Asignación manual …………………………………………………………………. 13
Para el Meta ………………………………………………………………………………. 13
Estructura de división del trabajo …………………………………………………..
13
Registro de las fases (WBS) ……………………………………………………….. 14
Preparando las partidas antes de asignar a las fases
…………………………… 16
Consolidar partidas ………………………………………………………………….. 16
Hacer asignable ……………………………………………………………………… 17
Asignar partidas a las fases ………………………………………………………… 19
Subfases ……………………………………………………………………………… 20
Botones ……………………………………………………………………………….. 21
Partidas de control ………………………………………………………………………….. 23
Acceso al escenario ……………………………………………………………………… 24
Registro de las partidas de control ……………………………………………………..
24
Verificar estructura ……………………………………………………………………. 24
Registro ………………………………………………………………………………… 25
Asignación de actividades a las partidas de control
……………………………… 26
Botones ……………………………………………………………………………….. 26
Períodos …………………………………………………………………………………………. 27
Generalidades ……………………………………………………………………………… 27
Acceso al escenario ………………………………………………………………………….. 27
Hacer visible los períodos …………………………………………………………………. 27
Crear períodos personalizados …………………………………………………………….. 28
Botones ……………………………………………………………………………………….. 32
Cronograma por períodos ……………………………………………………………………. 33
Acceso al escenario ………………………………………………………………………….. 33
Tomar datos del presupuesto …………………………………………………………...... 33
Exportar al MS Project ……………………………………………………………………… 34
Información exportada al MS Project ……………………………………………………… 34
Mostrar barras ………………………………………………………………………………… 34
Para insertar la columna "Cuadrilla" ………………………………………………………… 35
Verificando la duración de las actividades …………………………………………………. 35
Vincule las actividades ……………………………………………………………………….. 36
Importar los datos del MS Project al S10 ………………………………………………….. 38
Resultados de la planificación ………………………………………………………………. 40
Exportar el cronograma de avances a Excel ……………………………………………… 40
Imprimir reporte del cronograma de avances desde el S10 ……………………………..
41
Actividades y recursos ……………………………………………………………………….. 45
Exportar el plan de utilización de recursos a Excel ……………………………………….
45
Botones ………………………………………………………………………………………… 46
Registro de información previa a la ejecución ………………………………………………..
47
Personal disponible …………………………………………………………………………… 47
Registro de obreros en el catálogo de identificadores
……………………………….. 47
Elección del personal disponible ……………………………………………………….. 50
Acceso al escenario ………………………………………………………………………. 50
Propiedades de los obreros ……………………………………………………………… 51
Copiar propiedades de los obreros ……………………………………………………… 52
Equipo disponible …………………………………………………………………………….. 53
Registro de activos en el catálogo de recursos ………………………………………..
54
Acceso al catálogo de recursos ………………………………………………………….. 54
Selección de activos disponibles ……………………………………………………….. 58
Acceso al escenario ………………………………………………………………………. 58
Propiedades del equipo ………………………………………………………………….. 60
Grupo de trabajo ……………………………………………………………………………… 61
Acceso al escenario ………………………………………………………………………. 61
Asignar obreros a los grupos de trabajo ………………………………………………… 62
Registro de subcontratos ……………………………………………………………………. 63
Acceso al escenario ………………………………………………………………………. 63
Actividades por grupos ………………………………………………………………………. 67
Acceso al escenario ………………………………………………………………………. 67
Ejecución ………………………………………………………………………………………………….. 69
Orden de trabajo ………………………………………………………………………………… 69
Generar orden de trabajo …………………………………………………………………… 70
Exportar la orden de trabajo a Excel ………………………………………………………. 72
Importar la orden de trabajo de Excel ……………………………………………………… 74
Para conocer la cantidad de materiales que utilizará ………………………………………
76
Tareos manuales . ……………………………………………………………………………… 78
Exportar el tareo a Excel ……………………………………………………………………. 79
Elija la partida de control …………………………………………………………………….. 80
Elija el tipo de hora …………….……………………………………………………………… 80
Importar tareo …………………………………………………………………………………. 81
Proceso del tareo ……………………………………………………………………………… 81
Resultados de la mano de obra por semana ………………………………………………. 82
Uso del módulo Almacenes ……………………………………………………………………… 83
Registro de usuarios en el sistema …………………………………………………………. 83
Registro de usuarios en el proyecto ………………………………………………………… 85
Movimientos ………………………………………………………………………………….. 88
Ingresos …………………………………………………………………………………… 88
Ingreso por compra ………………………………………………………………………. 88
Egresos ………………………………………………………………………………….. 91
Egreso a partida de control …………………………………………………………….. 91
Stock ………………………………………………………………………………………. 96
Informes ……………………………………………………………………………………. 97
Registro de avances ………………………………… ……………………………………………… 98
Valorización de subcontratos …………………………………………………………………….. . 101
Partes de equipo …………………………………………………………………………………… 105
Control ………………………………………………………………………………………………….. .. 110
Requisito ……………………………………………………………………………………….. 110
Resultados operativos ………………………………………………………………………… 110
Resultados operativos acumulados ………………………………………………………….. 115


















Introducción


Este es un programa que sirve para planificar, ejecutar y controlar
proyectos a partir de presupuestos asignados al proyecto. Todas las labores
que se realizan en el proyecto es dentro del costo previsto, por
consiguiente no existe el problema de recursos sobre asignados y trabaja
hasta con 3 tipos de presupuestos del mismo proyecto.

El conjunto de programas que se describe en esta guía, ha sido desarrollado
dentro de los nuevos conceptos de la Gerencia de proyectos, como es el WBS
y un cronograma gráfico de Gantt para la parte de planificación para lo que
utilizaremos el MS Project 2003.

Este programa también está preparado para el manejo de los recursos de mano
de obra, materiales, equipos y subcontratos.

El módulo de Almacenes es utilizado para el manejo de los recursos tipo
material.

Durante la ejecución, el sistema se integra con Excel, para el acopio de
información del campo.

Para el control se usa los conceptos del valor ganado y los resultados que
esperamos con la gestión del proyecto son los "Resultados Operativos" para
cuantificar el avance en cuanto a costo y metrado.

Sólo un control periódico de preferencia semanal, permite tener bajo
control el proyecto y tomar las medidas correctivas justo a tiempo.




Generalidades



Se utilizarán los módulos:



Presupuestos


Gerencia de proyectos


Almacenes




Resultados que se logran al usar este programa:

En planificación: Contar con un cronograma gráfico (Gantt),
cronograma valorizado, plan de utilización de recursos, cantidad de
personal y equipo que se utilizará. Además conocer el tiempo real de
ejecución.
En ejecución: Control del tareo y partes de equipo, productividad;
egreso de recursos.
En control: Resultados operativos.
















































Entorno de trabajo del S10







Acceso al módulo de Gerencia de proyectos

Del tapiz de su PC elija el botón




1 Planificación


1.1 Registro de un nuevo proyecto


1.1.2 Datos del proyecto

Para que el usuario pueda realizar un seguimiento, se registrará el
proyecto:

Proyecto: Puente en carretera
Propietario: Ministerio de transportes y Comunicaciones
Lugar: Urubamba
Fecha Inicio: 04/07/2005
Plazo: 180 días
Tipo de moneda: Nuevos Soles.
Calendario: Base

1.1.3 Registro del proyecto

El proyecto y sus datos complementarios se registran en el escenario de
datos generales.

Acceso al escenario de Datos generales,



En el árbol de este catálogo registre el tipo de proyecto, en este caso
OBRAS VIALES.



En la ventana Proyecto, registre: Obras viales,



Dentro de Obras viales, registraremos el proyecto;



Nota: En el árbol de este catálogo se registran los grupos de proyectos,
Ej.: edificaciones, obras viales, centros comerciales; o los proyectos
que se realizan en el departamento de Arequipa, Lima, etc.

El sistema muestra la ventana de registro del proyecto: Ingrese los datos
solicitados:


Llamada a: Propietario, como el elaborar el presupuesto se registró el
nombre del propietario, ahora digite el nombre para llamarlo.

Llamada b: Ingrese el mismo lugar del presupuesto.

Llamada c: Ingrese la fecha de inicio del proyecto, este dato es
importante, ya que a partir de este el sistema genera períodos
semanales y mensuales.

Llamada d: Fecha fin, no ingrese este dato, el sistema lo calcula
automáticamente.

Llamada e: Plazo, es el lapso de tiempo en días calendario que está
previsto dure la ejecución del proyecto, es un dato tentativo
inicial y sirve para generar los períodos a partir de la fecha de
inicio.
Llamada f: La semana comienza el, hay muchas empresas que inician la semana
(para efectos del pago de planillas el día lunes, otros el
miércoles, etc.).

Llamada g: Moneda, elija el mismo tipo de moneda utilizado en el
presupuesto.

Llamada h: Moneda Secundaria Almacenes, elija el tipo de moneda alterno
(ejemplo, Dólares Americanos.)

Llamada i: Empresa, ingrese el nombre de su empresa.

Llamada j: Sucursal, este dato es informativo.

Llamada k: Dirección, este dato es informativo.

Llamada l: Teléfono, este dato es informativo.

Llamada m: Fax, este dato es informativo.

Llamada n: Adicionar, después de registrar todos los datos use este botón
para grabarlos y cerrar la ventana y el proyecto será mostrado en
el catálogo de proyectos.




Después, el proyecto es mostrado en el árbol del escenario de datos
generales.







1.1.4 Asignar presupuestos al proyecto



Del catálogo de presupuestos, elija el presupuesto que corresponda,



Luego el sistema muestra, el presupuesto asignado; es el mismo proceso para
asignar los demás presupuestos,

Comentario: El sistema permite asignar uno o varios presupuestos a cada uno
las ramas. A medida que se elaboren más presupuestos para el
proyecto, estos deben ser asignados donde corresponda, cuando en el
proyecto existan ampliación de metas u obras adicionales, elabore
otro presupuesto y asigne.

1.2 Calendario

El proyecto usa calendarios para definir los días hábiles y feriados dentro
del lapso de ejecución del proyecto, incluye los horarios de trabajo hasta
de 3 turnos. De manera predeterminada, al registrar un proyecto en el
escenario de datos generales también le asigna un calendario base por
defecto que es utilizada por todas las actividades y subactividades del
proyecto. Los días laborables y no laborables definida en el calendario
base son los días laborables y no laborables predeterminados de cada
recurso, no es necesario asignar calendarios a los recursos. El usuario
debe registrar un horario (desde el menú Herramientas) y también puede
asumir el Calendario Base, que es mostrado en el escenario de Calendario.
Este calendario y horario es asignado al proyecto por defecto al momento de
su registro para luego adecuarlo. El usuario también puede registrar un
nuevo calendario y horario para el proyecto.

1.2.1 Uso del calendario

El calendario se usa para asignar al proyecto. A una actividad (una barra
del diagrama de Gantt.); cuando una barra (actividad) en el diagrama de
Gantt es dividida varias subactividades a cada una de estas se le puede
asignar un calendario diferente.

1.2.2 Acceso al escenario



1.2.3 Registrar los días no laborables


Procedimiento para registrar un día como no laborable:

Llamada a: Elija el mes y año.

Llamada b: Elija el día haciendo un clic sobre este.

Llamada c: Haga un check para marcarlo como no laborable.

Repita el proceso para todos los días no laborables del periodo de duración
del proyecto.

Llamada d: Sí el día elegido requiere un horario que sólo es laborable
medio día, elija esta opción y en la ventana que muestre ingrese
las horas.

1.2.4 Horario de trabajo

Permite el ingreso del horario de trabajo para el proyecto hasta en tres
turnos, se digita directamente el horario como se muestra conservando (:)
dos puntos como separador.



Una vez que ingrese el horario del día lunes, marque un bloque solo de la
línea del día lunes haciendo un clic sobre el botón luego haga
clic derecho sobre el bloque y el sistema muestra un menú de donde debe
elegir copiar. Marque un bloque de los días martes, miércoles, jueves y
viernes, luego haga clic derecho sobre el bloque y del menú que muestre
elija pegar. También modifique el horario del día sábado.

1.2.5 Calcular horas y días laborables para los períodos



Después de procesar el calendario desaparece el botón .






1.2.6 Botones

Inicializar Calendario: Toma los datos del horario original,
definido desde el menú herramientas.




1.3 Actividades


1.3.0 Generalidades

El conjunto del proyecto debe ser descompuesto en segmentos más pequeños y
manejables con suficiente detalle, organizando el proyecto de acuerdo al
proceso constructivo, con participación de todas las partidas de los
presupuestos asignados. Este proceso también es conocido como faseado o
Estructura de División del Trabajo (EDT) o (WBS siglas en inglés), en las
que se agrupan partes del presupuesto (partidas) con los metrados que
corresponde a cada una de estas y que pasan a formar actividades que son
las que se programan.

Actividad es una porción de partida asignada a una fase o WBS, el conjunto
de actividades pasan al escenario del diagrama de Gantt para que sean
programadas. Resumiendo el concepto se trata de adecuar los presupuestos al
proceso constructivo.

El proceso que se describe debe efectuarse para los presupuestos:
Venta.
Meta.

1.3.1 Datos que proporciona este escenario

Proporciona el faseado o el WBS con las actividades que serán programadas
en el escenario del diagrama de Gantt.

1.3.2 Cuando se cambia el presupuesto

Vaya a S10 Presupuestos y procese el presupuesto. Luego use el botón
en el escenario de actividades y luego en el diagrama de Gantt use el
botón .

1.3.3 Acceso al escenario


1.3.4 Subactividades

Al ubicar el cursor en Venta en el árbol, toma los datos del presupuesto
asignado, mostrando las partidas y subpartidas en una sola hoja con la
finalidad de que puedan ser utilizadas en la planificación. Esta labor se
realizar sólo la primera vez que se ingresa a este escenario o cuando se
asigne mas presupuestos al proyecto. En caso de que el proyecto tenga
asignado varios presupuestos, para visualizar otro presupuesto,

Caso a) Asignación automática (Ver en Valorizaciones)

Caso b) Asignación manual

Esta opción es la recomendada para el Meta y Venta descompuesto, permite
definir la estructura de registro de las fases, luego registrar manualmente
las fases o WBS y luego asignar las partidas a cada una de las fases, con
los metrados que le corresponde.

1.3.4.2 Para el Meta
En el árbol elija Meta, luego use el botón para desplegar el
contenido del presupuesto.

1.3.4.2.1 Estructura de división del trabajo

Llamado también faseado, WBS o EDT. Se trata de adecuar el presupuesto al
proceso constructivo, para cada una de las ramas del árbol se forman las
fases.

Dependiendo del tipo de proyecto se realiza un análisis de la forma como
será construida, en el caso del puente en este croquis se esboza,