Guía de Calc (Primera Edición)

OpenOffice 2.x Guía de Calc

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Autores Rupert Parsons Silvia Maidana Marisol de Morales

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Fecha de Publicación y Versión de Software Softw are Publicado el 24 de marzo de 2008 Basado en OpenOffice.org 2.3

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Índice de contenido Escribir texto ............................... ............................................... ................................. ................................. ................................. ................................. ................................ .......................................1 .......................1 Seleccionar celdas............................ celdas............................................. ................................. ................................ ................................. ................................. ................................. ....................................2 ...................2 Escribir en la planilla.......................... planilla........................................... ................................. ................................ ................................. ................................. ...................................................3 ...................................3 Corregir lo escrito en la planilla.......................... planilla.......................................... ................................. ................................. ................................ ................................. ....................................4 ...................4 Eliminar lo escrito en la planilla ............................................... ............................................................... ................................ ................................. ................................. ..............................5 ..............5

Columnas y filas........................ filas......................................... ................................. ................................. ................................. ................................ .........................................................6 .........................................6 Modificar el ancho de columna............................. columna............................................. ................................. ................................. ................................. .............................................. ............................. ...7 Modificar el e l alto de una fila............................ fila............................................ ................................ ................................. ................................. ........................................................8 ........................................8 Insertar columnas ................................ ................................................. ................................. ................................ ................................. ................................. ................................................9 ................................9 Eliminar columnas ................................. ................................................. ................................. ................................. ................................ ................................. ................................. .............................11 .............11 Ocultar columnas............................... columnas............................................... ................................. ................................. ................................. ................................. ................................ .................................13 .................13 Insertar filas ................................ ................................................. ................................. ................................ ................................. ................................. ................................. ................................ ............... .......15 Eliminar filas............................ filas............................................. ................................. ................................. ................................. ................................ ...........................................................17 ...........................................17 Ocultar filas............................... filas............................................... ................................. ................................. ................................. ................................. ................................ ..........................................19 ..........................19 Ordenar filas.............................. filas.............................................. ................................ ................................. ................................. ................................ ................................. ...................................... ..................... ....21

Formato de Celdas........................... Celdas........................................... ................................. ................................. ................................ ................................. ................................. .................................23 .................23 Formato de Celdas: Fuente........................ Fuente......................................... ................................. ................................. ................................. ................................ .............................. ........................24 ..........24 Formato de Celdas: Alineación......................... Alineación......................................... ................................ ................................. ................................. ................................ ...................................26 ...................26 Formato de Celdas: Bordes.......................... Bordes.......................................... ................................ ................................. ................................. ................................ .......................................27 .......................27 Formato de Celdas: Color........................... Color........................................... ................................. ................................. ................................ ................................. .........................................29 ........................29 Formato de Celdas: Número............................. Número............................................. ................................. ................................. ................................ ................................. ...................................31 ..................31 Formato Avanzado: Alineación (vertical)....................... (vertical)........................................ ................................. ................................ ................................. .......................................34 ......................34 Formato Avanzado: Orientación del texto........................ texto........................................ ................................ ................................. ................................. .................................. .................. ..35 Formato Avanzado: Ajustar texto automáticamente

................................ ...........................................................36 ...........................36

Formato Avanzado: Ajustar texto al tamaño de la celda..................................... celda...................................................... ..................................................37 .................................37

Formularios.................... Formularios..................................... ................................. ................................. ................................. ................................ ................................. ................................. ................................ ..................38 ..38 Sumar datos........................... datos........................................... ................................. ................................. ................................. ................................. ................................ .................................. .................. ..........39 Calcular promedio......................... promedio.......................................... ................................. ................................ ................................. ................................. ................................ ......................................41 ......................41 Calcular porcentajes........................ porcentajes......................................... ................................. ................................ ................................. ................................. ...................................................43 ...................................43

Gráficos.......................... Gráficos.......................................... ................................. ................................. ................................ ................................. ................................. ...................................................47 ...................................47 Gráfico circular......................... circular.......................................... ................................. ................................ ................................. ................................. ................................. ................................. ..........................48 ..........48 Gráfico de barras........................... barras............................................ ................................. ................................ ................................. ................................. ................................ .....................................55 .....................55

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OpenOffice 2.x Guía de Calc Como Imprimir.................. Imprimir.................................. ................................. ................................. ................................ ................................. ................................. .............................................. ................................64 ..64 Introducción a como imprimir ................................ ................................................. ................................. ................................. ................................. ................................ .............................65 .............65 Formato de papel y márgenes............................ márgenes............................................. ................................. ................................. ................................. ................................................66 ................................66 Definir el rango del papel.......................... papel........................................... ................................. ................................ ................................. ................................. ........................................ ........................ ..67 Vista preliminar......................... preliminar.......................................... ................................. ................................. ................................. ................................ ................................. ..........................................68 .........................68 Salto de página........................... página........................................... ................................ ................................. ................................. ................................. ................................. ........................................70 ........................70 Como insertar salto de página....................... página....................................... ................................. ................................. ................................ ...............................................70 ...............................70 Si deseas eliminar el salto de página........................... página........................................... ................................. ................................. ................................ .................................72 .................72 Como ajustar la escala de impresión............................ impresión............................................. ................................. ................................. ................................. ......................................73 ......................73 Encabezamiento................... Encabezamiento.................................... ................................. ................................. ................................. ................................ ................................. ..............................................75 .............................75 Pie de página....................... página........................................ ................................. ................................. ................................. ................................ ................................. ...............................................77 ..............................77

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Seleccionar celdas La

planilla está organizada como una tabla de doble entrada. Las columnas se nombran con letras mayúsculas, las filas; con números Las celdas reciben los nombres comenzando con una letra, por ejemplo: C5

Para avanzar de una celda a otra puedes utilizar las siguientes teclas: •

para bajar: la tecla Enter

•

para avanzar hacia la derecha: tecla de Tabulación

•

para avanzar en cualquier dirección: las teclas de

•

para mover entre filas o columnas, se puede utilizar el

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Flechas

mouse

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Escribir en la planilla Seleccionar la celda en la cual necesites escribir Escribir la palabra necesaria Pulse Enter

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Corregir lo escrito en la planilla Hay dos maneras de corregir la información: •

•

Si deseas cambiar todo lo que escribiste, ubícate nuevamente en la celda correspondiente y escribe. Se borrará directamente lo que escribiste y aparecerá la nueva información Si deseas cambiar solo parte de lo que escribiste, ubícate en la celda correspondiente y luego haz un clic en la Línea de Entrada. Puedes avanzar dentro del texto de la celda utilizando las flechas del teclado

Para salir de la celda en la que realizabas cambios deberás usar la tecla de Enter o la de Tabulación. En este tipo de procedimientos no podrás cambiar de celda utilizando las flechas

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Eliminar lo escrito en la planilla Hacer un clic sobre las celdas en donde estén ubicadas la palabras que necesites eliminar Apretar la tecla Supr ; para suprimir la palabra Automáticamente aparece la ventana; Eliminar contenidos En Selección; tildar la opción Eliminar todo Pulse Aceptar

Al término de éste procedimiento, la palabra desaparecerá automáticamente:

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5


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Modificar el ancho de columna Con el mouse, arrastrar la línea de la columna que desees modificar, hasta que el contenido tenga suficiente espacio Por ejemplo; Columna B

Al término de éste procedimiento, la columna se verá mas espaciada:

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Modificar el alto de una fila Arrastrar con el mouse la línea de la fila que desees modificar, hasta que el contenido tenga suficiente espacio Por ejemplo; Fila 3

Al término de éste procedimiento, la fila se verá mas espaciada:

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8


Insertar columnas Ubícate en el número de la columna siguiente a la que quieres insertar; por ejemplo: Columna A

Menú Insertar Seleccionar Columnas

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La nueva columna se inserta automáticamente al lado izquierdo de la columna seleccionada:

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Eliminar columnas Para seleccionar la columna; deberás hacer un clic sobre la letra de la columna que que desees eliminar por ejemplo; Columna B

Menú Editar Seleccionar Eliminar celdas...

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11


Al término de éste procedimiento, la columna desaparecerá automáticamente:

Antes

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Después

12


Ocultar columnas Deberás hacer un clic sobre la columna que desees ocultar, por ejemplo; Columna B

Menú Formato Seleccionar Columnas Seleccionar Ocultar

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13


Al término del procedimiento la planilla se modificará automáticamente:

Antes

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Después

14


Insertar filas Ubícate en el número de la fila siguiente a la que desees insertar otra, por ejemplo; Fila 5

Menú Insertar Seleccionar Filas

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15


La nueva fila se inserta automáticamente arriba de la fila seleccionada:

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16


Eliminar filas Para seleccionar la fila; deberás hacer un clic sobre el número de la fila que desees eliminar por ejemplo; Fila 6

Menú Editar Seleccionar Eliminar celdas...

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17


Al término de éste procedimiento, la fila desaparecerá automáticamente:

Antes

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Después

18


Ocultar filas Deberás hacer un clic sobre el número de fila que desees ocultar, por ejemplo; Fila 2

Menú Formato Seleccionar Fila Seleccionar Ocultar

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19


Al término del procedimiento la planilla se modificará automáticamente:

Antes

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Después

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Ordenar filas Es posible ordenar los datos según uno o diferentes criterios a la vez Seleccionar los datos incluyendo el título Menú Datos Seleccionar Ordenar Seleccionar la ventana Criterios Bajo Ordenar según seleccionar el título que desees, por ejemplo; Apellido y nombre Pulse Aceptar

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Según se hayan elegido los criterios y el orden en que se realizó, los datos se ordenarán, como en el ejemplo: Antes

Después

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Formato de Celdas: Fuente Es posible modificar el tipo, el tamaño y el estilo de fuente Seleccionar las celdas que desees modificar Para cambiar el tipo de fuente, seleccionar la lista desplegabe en la barra de herramientas:

Para cambiar el tamaño de fuente, seleccionar la lista desplegabe en la barra de herramientas:

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24


Para cambiar el estilo de fuente (negrita y cursiva), seleccionar el ícono que desees en la barra de herramientas:

Ejemplo, después de cambiar el estilo de fuente (Negrita):

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Formato de Celdas: Alineación Seleccionar las celdas que desees alinear, por ejemplo; Edad

Para elegir la Alineación deberás hacer un clic en uno de los iconos de acuerdo al estilo que desees Pulse el ícono de alineación, por ejemplo; Centrado

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Formato de Celdas: Bordes Seleccionar las celdas que desees modificar Pulse el icono de Borde

Seleccionar el tipo de borde que desees, por ejemplo; borde exterior y todas las líneas interiores:

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Los bordes de las celdas aparecerán, según el tipo de borde seleccionado, como en el ejemplo:

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Formato de Celdas: Color Seleccionar las celdas que se deseen destacar Pulse el icono de Color de fondo

Seleccionar el color que desees, por ejemplo; Gris

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Automáticamente aparece modificada, la celda seleccionada:

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Formato de Celdas: Número Es posible para mejorar la presentación de los números. Por ejemplo; decimales, separador de miles Seleccionar los datos que desees modificar, por ejemplo; Aporte para Clausura:

Menú Formato Seleccionar Celdas... Seleccionar la ventana de Números Seleccionar Números

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Tildar la opción que desees para mejorar la presentación de los datos Por ejemplo; separador de miles:

Automáticamente se muestra el dato modificado dentro de la misma ventana:

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32


Automáticamente aparecen los datos modificados:

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Formato Avanzado: Alineación (vertical) Seleccionar las celdas que deseas modificar Menú Formato Seleccionar Celdas... Seleccionar la ventana Alineación Debajo de Alineación de texto selecciona en Vertical la alineación que desees, por ejemplo; Arriba Pulse Aceptar

Al término de éste procedimiento, verás el cambio automático:

Antes

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Después 34


Formato Avanzado: Avanzado: Orientación del texto Seleccionar las celdas que deseas modificar Menú Formato Seleccionar Celdas... Seleccionar la ventana Alineación Debajo de Orientación del texto escribe el Ángulo de inclinación que desees que tenga el texto, por ejemplo 90 Pulse Aceptar

La celda se modificará según lo que selecciones, como en el ejemplo:

Antes

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Después 35


Formato Avanzado: Ajustar texto automáticamente Seleccionar las celdas que deseas modificar Menú Formato Seleccionar Celdas... Seleccionar la ventana Alineación Debajo de Propiedades selecciona Ajustar texto automáticamente Pulse Aceptar

La celda se modificará tal como en el ejemplo:

Antes

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Después 36


Formato Avanzado: Avanzado: Ajustar texto al tamaño de la celda Seleccionar las celdas que deseas modificar Menú Formato Seleccionar Celdas... Seleccionar la ventana Alineación Debajo de Propiedades hacer un tic en Reducir para ajustar al tamaño de celda Pulse Aceptar

La celda se modificará como en el ejemplo:

Antes

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Después 37


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Sumar datos Seleccionar la celda donde deseas que esté el resultado de la suma Pulse el símbolo

Automáticamente se seleccionan los datos a sumar, por ejemplo; C2:C14 Hacer un clic en el icono de Aplicar

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Podrás observar el resultado de la suma en la celda seleccionada, como en el ejemplo:

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Calcular promedio Para calcular el promedio debes ubicarte en la celda donde quieras que se escriba el resultado Pulse Asistente: funciones

Seleccionar la ventana de Funciones Bajo Función, busca y selecciona la palabra PROMEDIO Pulse Siguiente

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El cursor estará ubicado en una casilla bajo el título de número 1 Pulse el icono Reducir

Luego, aparecerá una ventana en la que automáticamente se van escribiendo las celdas que vas seleccionando; para seleccionar dichas celdas deberás arrastrar el cursor sobre todas las celdas necesarias, por ejemplo; Edad Pulse el icono Aumentar

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Luego, aparece de vuelta la ventana de Asistente:Funciones; con los datos correspondientes Pulse Aceptar

Al término de éste procedimiento, aparecerá el promedio en la celda seleccionada:

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Calcular porcentajes Por ejemplo; para calcular el porcentaje pagado del aporte para una clausura En el caso que se presenta, el total que debe pagar cada alumno es Gs. 50.000 Entonces se plantea: 50.000  100% 40.000  x x = 40.000 * 100 / 50.000 x = 80% Seleccionar la celda donde desees que aparezca el resultado:

Haz un clic en la línea de entrada Escribe siempre = (para los formularios)

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Escribe el nombre de la celda que contiene el dato a sumar, por ejemplo; de cuánto se pagó, en este caso =C2 (En lugar de escribir el nombre es posible hacer un clic sobre la celda en cuestión. Se escribirá automáticamente el nombre de la celda donde corresponda)

Luego, escribe el resto de la fórmula, es decir, en este caso, * 100 / 50000

Hacer un clic en el icono de Aplicar

Aparecerá el resultado esperado, como en el ejemplo:

Antes

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Después

45


Para calcular el porcentaje de los demás datos, copia la fórmula: Seleccionar la celda con el formulario Pulse el ícono de Copiar

Luego, pégala en los lugares correspondientes: Seleccionar las celdas en las cuales desees pegar el formulario Pulse el ícono de Pegar

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Gráfico circular Seleccionar los datos que necesites que se grafiquen en le gráfico circular, con el título correspondiente a la fila, por ejemplo; TOTAL PAGADO y TOTAL POR PAGAR Pulse el ícono de Gráficos

Automáticamente aparece la ventana; Asistente de gráficos

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Bajo el título Seleccione un tipo de gráfico seleccionar la opción Círculos Pulse Siguiente

Pulse Siguiente

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Pulse Siguiente

Escribe el título del gráfico. En este caso PAGADO Y NO PAGADO – CLAUSURA Pulse Finalizar

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Automáticamente aparece el gráfico Arrastrar el gráfico con el mouse hasta el espacio en el cual desees ubicarlo:

Se creará un gráfico similar al del ejemplo:

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Para agregar el porcentaje en el gráfico; haz doble clic en una parte del círculo:

Automáticamente aparece la ventana; Series de datos Seleccionar la ventana Etiqueta de datos Tildar Mostrar valor Seleccionar como porcentaje Pulse Aceptar

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Aparecerá el porcentaje que corresponda a esa parte del gráfico:

Haz doble clic en la otra parte del círculo:

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53


Seleccionar la ventana Etiqueta de datos Tildar Mostrar valor Seleccionar como porcentaje Pulse Aceptar

Aparecerá el porcentaje que corresponda a esa parte del gráfico:

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54


Gráfico de barras Seleccionar una celda en la cual colocar el gráfico:

Pulse el ícono Gráfico

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55


Automáticamente aparece la ventana: Asistente de gráficos Pulse Siguiente

Pulse el icono de Seleccionar un rango de datos

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Seleccionar los datos que desees agregar, por ejemplo; Porcentaje Pagado (Obs: Seleccionar los datos con el título)

Tildar Primera fila como etiqueta Destildar Primera columna como etiqueta Pulse Siguiente

Rango de datos seleccionados

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Bajo la opción Categorías; Pulse el icono de Seleccionar un rango de datos

Seleccionar los datos a ser agregados (Obs: Seleccionar los datos sin el título)

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Pulse Siguiente

Rango de datos seleccionados

Escribe el título del gráfico, por ejemplo: Porcentaje Pagado Pulse Finalizar

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Resultado del ejemplo realizado:

Doble clic sobre el gráfico, luego un clic sobre las líneas de los datos:

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Clic derecho sobre la misma línea Seleccionar Propiedades del objeto

Seleccionar la ventana de Eje X; Seleccionar Etiqueta

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Bajo la opción de Girar etiqueta; Seleccionar 90 Grados Pulse Aceptar

Automáticamente se modifica la posición de los datos:

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Agrandar el gráfico hasta que estén todos los datos dentro del mismo:

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Introducción a como imprimir Para imprimir correctamente es necesario;

Formato de papel y márgenes (ver página 66) Definir rango de papel (ver página 67) Vista preliminar (ver página 68) Otras cosas para considerar;

Salto de página (ver página 70) Escala de impresión (ver página 73)

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Formato de papel y márgenes Seleccionar los siguientes puntos en secuencia: Menú Formato Seleccionar Página

Automáticamente aparece la ventana Estilo de hoja: Predeterminado Seleccionar la ventana Página Debajo de Formato de papel, seleccionar el formato de papel que desees Debajo de Márgenes, seleccionar los márgenes que desees Pulse Aceptar

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Definir el rango del papel Con el mouse, arrastrar las celdas que desees que se impriman:

Menú Formato Seleccionar Imprimir rango Seleccionar Definir

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Vista preliminar En la vista previa se podrá observar lo que has seleccionado para imprimir Seleccionar los siguientes puntos en secuencia: Menú Archivo Seleccionar Vista preliminar

En el ejemplo se puede observar que no cabe la información y el gráfico en una misma página:

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Solución a éste problema: Si deseas imprimir datos y gráfico, en hojas separadas deberás; insertar salto de página (ver página 70) Si deseas imprimir datos y gráficos en una misma hoja deberás;

ajustar la escala (ver página 73)

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Salto de página Como insertar salto de página Clic en la columna que esté al lado derecho de la columna donde se hará un salto de página (en el ejemplo la columna que separa los datos del gráfico) Menú Insertar Seleccionar Salto manual Seleccionar Salto de columna

Automáticamente queda una línea de color azul, separando los datos de el gráfico:

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Para verificar la impresión, realizar los pasos de Vista preliminar Vista preliminar en el ejemplo después de realizar el Salto de página (página 1 y 2):

Página 1

Página 2

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Si deseas eliminar el salto de página Seleccionar con un clic nuevamente la columna en la cual realizó un salto de página Menú Editar Seleccionar Eliminar salto manual Seleccionar Salto de columna

Automáticamente la línea de color azul, desaparece de la columna seleccionada:

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Como ajustar la escala de impresión Para imprimir reduciendo o aumentando el tamaño deberás seleccionar los siguientes puntos en secuencia: Menú Formato Seleccionar Página

Automáticamente aparece la ventana Estilo de hoja: Predeterminado Seleccionar la ventana Hoja Ajustar Factor de escala para elegir un porcentaje de impresión, por ejemplo; 80% Pulse Aceptar

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Para verificar la impresión realizar los pasos de Vista Preliminar Vista preliminar en el ejemplo después de Escala de impresión:

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Encabezamiento Seleccionar los siguientes puntos en secuencia: Menú Editar Seleccionar Encabezamientos y pies de página

Seleccionar la ventana Encabezamiento

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Se muestran tres áreas: área izquierda, central y derecha

Para escribir en estas áreas deberás ubicar el cursor en cada área, hacer un clic y luego escribir Puedes utilizar Encabezados Personalizados para agregar información. Los más utilizados son los siguientes:

Atributos de texto: para cambiar la fuente, el estilo y el tamaño de la letra Nombre de archivo: para que aparezca directamente el nombre del archivo en el área que selecciones, presiona este ícono Página: para que aparezca el número de página que corresponde en el área que selecciones, pulsa este ícono Cuando hayas terminado de escribir; pulsa Aceptar Lo que escribas en cada área no aparecerá en la planilla en la que trabajes, pero sí lo verás cuando imprimas tu trabajo

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Pie de página Seleccionar los siguientes puntos en secuencia: Menú Editar Seleccionar Encabezamientos y pies de página

Seleccionar la ventana Pie de página

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Se muestran tres áreas: área izquierda, central y derecha

Para escribir en estas áreas deberás ubicar el cursor en cada área, hacer un clic y luego escribir Puedes utilizar Encabezados Personalizados para agregar información. Los más utilizados son los siguientes:

Atributos de texto: para cambiar la fuente, el estilo y el tamaño de la letra Nombre de archivo: para que aparezca directamente el nombre del archivo en el área que selecciones, presiona este ícono Página: para que aparezca el número de página que corresponde en el área que selecciones, pulsa este ícono Cuando hayas terminado de escribir; pulsa Aceptar Lo que escribas en cada área no aparecerá en la planilla en la que trabajes, pero sí lo verás cuando imprimas tu trabajo

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