GSP Manual Utilizador v2.3

V.2.03.16

Maio 2007

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GSP – Gestão e Seguimento de Processos

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Índice

1. GSP – Gestão e Seguimento de Processos ................................................................................ 7 1.1. Sub menu GSP .................................................................................................................... 12 1.1.1 Ordem do dia ................................................................................................................ 13 1.1.2. Registo de Processos ................................................................................................... 15 1.1.3. Seguimento de um determinado Processo .............................................................. 46 1.1.4. Consulta de Processos ................................................................................................ 75 1.1.5. Controlo de Prazos ...................................................................................................... 77 1.2. Sub menu Outros................................................................................................................ 79 1.2.1. Fiscalização ................................................................................................................... 79 1.3. Sub menu Gestão ................................................................................................................ 90 1.3.1. Relatórios do GSP – Obras Particulares ................................................................... 90 1.3.2. Gráficos ......................................................................................................................... 91 2. Acrónimos .................................................................................................................................. 93


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1. GSP – Gestão e Seguimento de Processos O GSP – Gestão e Seguimento de Processo, permite o controlo completo do ciclo de vida de todos os processos existentes na organização. Nesta aplicação os processos são registados, seguidos e controlados, quer em termos de actos administrativos, quer em termos de prazos. O GSP possui uma “inteligência” processual definida para cada tipo de processo, que lhe permite enquadrar qualquer documento, acção ou utilizador num determinado momento, permite portanto a qualquer momento, identificar onde está um processo, qual o utilizador que lhe está a dar seguimento e qual o passo seguinte. O GSP é uma ferramenta que assume a gestão processual e temporal da informação, deixando os funcionários de qualquer organização libertos para tarefas de maior valor acrescentado na prestação de serviços. Esta aplicação pode ser acedida através de um botão disponível no ambiente de trabalho do Windows. A imagem que se segue ilustra o ecrã principal da aplicação. Logo de início temos disponível no lado esquerdo do ecrã a área de autenticação do utilizador.

O utilizador para se identificar deve indicar nos campos respectivos o seu username e password. O utilizador registado, após identificação, deve clicar em Login para se ligar. No caso de um utilizador não se identificar correctamente surge uma das seguintes janelas dependendo do erro de identificação:


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Após autenticação correcta, consoante os departamentos a que cada utilizador pertença pode ou não surgir a janela de selecção de departamento. Um utilizador pode ligar-se sob a “alçada” de determinado departamento e este é seleccionado após o login:

1

3

2

Os botões desta lista têm um comportamento idêntico ao das outras listas de toda a aplicação.

BOTÕES Assim se premir os botões: 1. Find, vai poder executar pesquisas sobre a Lista de Valores. Estas pesquisas são facilitadas com a utilização do símbolo “%”, assim sendo, se introduzir no campo Find qualquer palavra ou parte de uma palavra e utilize o símbolo “%”, o motor de pesquisa encontra todas as ocorrências que começam, acabam ou têm essa palavra ou parte de palavra na designação da seguinte forma:

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Por exemplo, utilizando este caso, se fosse pretendido procurar um determinado departamento, poderiam ser feitas as pesquisas:

A% – Para visualizar todos os departamentos iniciados por A (independentemente de estarem escritos com maiúsculas ou minúsculas).

%APLICACIONAL – Para visualizar todos os departamentos terminados em APLICACIONAL (independentemente de estarem escritos com maiúsculas ou minúsculas), neste caso surgiriam, por exemplo: SUPERVISOR APLICACIONAL.

% de % – Para visualizar todos os departamentos com a palavra ou parte da palavra DE (independentemente de estarem escritos com maiúsculas ou minúsculas).

2. Cancel, a operação é cancelada e o utilizador é enviado para o ecrã anterior.

3. OK, o utilizador tem acesso ao ecrã inicial da aplicação, sendo efectuado o login sob alçada do departamento seleccionado.


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Dependendo do departamento seleccionado o utilizador poderá ter ou não determinados acessos. O ecrã inicial da aplicação permite um acesso global do utilizador autenticado às várias áreas da aplicação (desde que para esse efeito tenha as respectivas permissões).

Na barra lateral esquerda é disponibilizado o menu que permite o acesso a diferentes áreas da aplicação; nesta área lateral está disponível a saída da aplicação pelo link identificado com “Logout”. Além dos acessos disponibilizados é também nesta área que é possível seleccionar outro departamento (o departamento pelo qual o utilizador se ligou está visível na área superior esquerda do ecrã) para execução de determinadas funções; ao clicar no link “Seleccionar outro departamento” é de novo aberta a janela que permite a selecção do departamento a que o utilizador pertence e que pretende seleccionar para executar funções.

Também é possível alterar a password clicando no link respectivo, surgindo a seguinte janela:

Nesta janela deve ser indicada a password actual assim como digitada a nova password, seguida da confirmação da mesma na linha seguinte. Ao clicar OK a password é automaticamente actualizada e na próxima vez que o utilizador se ligar já deve utilizar a nova password definida.

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Mesmo ao fundo da barra lateral esquerda, no link sobre é disponibilizada informação sobre a versão da aplicação em funcionamento.

Na área lateral direita é apresentado o sub-menu que corresponde à área seleccionada na barra lateral esquerda, no caso acima apresentado está visível o sub-menu do GSP. Os sinais “+” e “–“ apresentados ao fundo da área direita expandem e comprimem globalmente o menu apresentado. De modo mais particular, junto a cada linha do submenu existindo um “+” ou um “–“ indica o mesmo, mas para a linha em questão, expandindo ou comprimindo apenas aquela área do sub-menu. Deste modo, o acesso a qualquer ecrã da aplicação é realizado de um modo rápido e intuitivo.


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1.1. Sub menu GSP O sub menu seguinte disponibiliza opções de acesso a várias áreas para tramitação do processo. Assim sendo, o utilizador poderá optar por verificar a ordem do dia, dar seguimento a determinado processo, registar processos ou fazer apenas consultas, quer sobre processos activos, quer sobre prazos.

Desta forma e consoante o tipo de operação que o utilizador pretende executar deverá premir uma das seguintes sub opções do menu GSP: Ordem do dia: Esta opção permite o acesso a um ecrã de seguimento das acções correspondentes aos processos a tratar no dia.

Registo de Processos: Esta opção permite aceder ao ecrã REGISTO DO PROCESSO, onde o utilizador regista todos os dados que compõem o processo.

Seguimento de um determinado processo: Esta opção permite o acesso a um conjunto de ecrãs que vão orientar o utilizador no seguimento de todos os tipos de processo.

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Consulta de Processos: Esta opção acede a uma janela de consulta de processos.

Controlo de Prazos: Esta opção acede a uma janela de consulta de prazos de acções ou de prazos específicos de processos.

1.1.1 Ordem do dia A opção ordem do dia disponibiliza uma grelha com todos os assuntos/processos que o utilizador tem para tratar relativos ao departamento sob o qual efectuou login. Assim, apenas verá os processos a dar seguimento de um departamento que pertence. A imagem seguinte ilustra a ordem do dia do utilizador ANO no departamento DAO – Atendimento ao público.

1

A lista de processos a dar seguimento apresenta à partida um conjunto de informação relativa aos processos pendentes, nomeadamente o numero e ano, o tipo de processo, a etapa em que se encontra, a entidade responsável pelo processo, a freguesia da obra (se o processo for relativo a obras) o prazo legal estabelecido e o prazo interno. Existe ainda na parte inferior da lista, informação associada ao processo seleccionado no momento.


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Se eventualmente o utilizador pretender dar seguimento a um determinado processo basta clicar no botão identificado na figura com o número 1 para ter acesso ao menu de tramitação de processo.

Esta informação está detalhadamente explicada no capítulo 1.1.3. Seguimento de um determinado Processo. Se o utilizador pretender ter acesso aos vários processos pendentes nos restantes departamentos sob os quais não está autenticado, mas aos quais pertence, poderá alterar o departamento no menu principal através de Seleccionar Outro Departamento ou através da Ordem do dia global.

Esta funcionalidade permite ao utilizador ir directamente para a ordem do dia do departamento que pretende sem ter que sair e entrar nos diferentes departamentos. Para aceder basta colocar o cursor sobre o número respectivo e clicar.

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1.1.2. Registo de Processos Esta opção permite aceder ao ecrã de registo de processos. Antes de iniciar o registo, o utilizador deverá seleccionar o tipo de processo que pretende registar.

No caso de surgir a mensagem “A lista de valores não tem elementos”, isto significa que ainda não foram definidos os tipos de processos do sistema. Nestes casos o administrador aplicacional deverá ser contactado. No entanto o utilizador poderá efectuar consultas.

No caso dos tipos de processos já estarem definidos, é editada uma lista de valores com os tipos de processos existentes no sistema que o utilizador corrente pode registar. O utilizador deverá seleccionar o tipo de processo que vai ser registado. Após ter seleccionado o tipo de processo (neste caso Licenciamento de Obras – Edificação), o utilizador tem acesso ao menu de Registo do Processo (Obras).


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Campos do Ecrã do Registo do Processo de Obras.

Processo

Este campo é preenchido automaticamente com a designação do tipo de processo a ser registado. Neste exemplo seria registado um PROCESSO LIC. DE OBRAS – EDIFICAÇÃO. Este campo não está disponível para alterações, se houver enganos na escolha do tipo de processo, o utilizador deverá sair do ecrã e voltar a entrar para seleccionar o tipo de processo que efectivamente pretende registar;

N.º

Este campo tem duas formas de ser preenchido dependendo da configuração do sistema. Neste sentido se o sistema for configurado para preenchimento manual o utilizador deverá introduzir o Nº de processo que pretende, sendo que esse numero nunca poderá ser repetido, se o sistema estiver configurado para numeração automática, o numero é atribuído e gerido automaticamente pela aplicação, neste caso a numeração será sequencial por tipo de processo. Este campo será preenchido apenas no momento de gravação do processo. Campo numérico obrigatório;

Ano

Editado automaticamente, este campo é gerido pela aplicação considerando o ano definido na parametrização aplicacional. Por norma este campo é preenchido com o ano corrente, no entanto poderá ser alterado pelo administrador aplicacional para circunstâncias específicas. Campo alfanumérico obrigatório;

Data

Por defeito edita a data do sistema podendo no entanto ser alterada. Este campo regista a data do registo do processo no sistema. Campo do tipo data obrigatório;

Registo

Plano

Este campo só é preenchido depois de registada a Obra relativa ao processo, no caso de ser definido o Plano este campo é preenchido automaticamente, no caso de não ser definido o Plano o campo fica em branco. Campo alfanumérico opcional;

Relacionado com Outro Processo

Este campo que é uma “Check-Box”, ou seja uma pequena caixa do lado esquerdo da label que pode estar em dois estados assinalada , ou não . Se a caixa for assinalada surge a sequência de ecrãs seguinte: Em primeiro lugar o utilizador é questionado sobre o tipo de anexação, ou seja se pretende anexar o processo que está a registar a outro processo do mesmo tipo ao a um processo de um tipo diferente, consoante o caso o utilizador deverá premir o botão correspondente.

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Se Sim, é editada uma lista de valores com os diferentes tipos de processos existentes no sistema, para que o utilizador possa seleccionar o tipo a que o processo, a que pretende anexar o processo corrente, pertence.

Depois de premido o botão OK após selecção do tipo de processo pretendido, ou no caso de na primeira mensagem ter sido premido o botão Não, é editada uma Lista de Valores com todos os processos activos no sistema, ou pertencentes ao tipo de processo seleccionado na lista anterior, ou no segundo caso, pertencentes ao tipo de processo corrente.

Seleccionando uma linha da lista e premindo o botão OK, é editado o tipo, numero e ano do processo a que foi anexado o processo corrente. Esta Check-Box permite relacionar processos do mesmo ou de diferentes tipos, como por ex. quando é registado um determinado processo sobre um assunto, para o qual já existe no sistema um processo de Informação Prévia, neste caso os processos poderiam ser anexados/relacionados. O número de anexações/relações entre processos é ilimitado. A filosofia que suporta este princípio é cronológica, ou seja, os processos ficam sempre relacionados com outro processo anterior. 1º Processo

2º Processo

3º Processo

Se pretender anular uma anexação, basta tirar a selecção da Check-Box, e é editada uma caixa de mensagem:


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Premir o botão Sim , para retirar a anexação;

Premir o botão Não, para anular a instrução e voltar ao ecrã anterior;

Âmbito

A escolha do âmbito está relacionada com um conjunto de itens predefinidos e cujo fundamento pode ter diversos fins. Pode ser utilizado, por exemplo, quando existe segmentação do território do município e assim, é possível definir através do âmbito a que área da segmentação a que respeita a obra.

Data Pedido

Por defeito edita a data do sistema podendo no entanto ser alterada. Este campo regista a data do pedido, ou seja a data em que o documento entrou na organização. Campo do tipo data obrigatório;

Detalhes

Este campo pretende identificar o processo específico de uma forma descritiva, ou seja, é um campo onde pode ser inserido qualquer pormenor identificativo do processo. Ao longo da aplicação este detalhe poderá ser utilizado para identificar o processo. Campo alfanumérico obrigatório; Neste campo pode ser utilizado uma lista de valores para que os detalhes dos diferentes tipos de obra sejam preenchidos de forma automática. Podem ainda ser inseridos manualmente, sempre que os detalhes já existentes não se adeqúem ao processo em causa.

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Requerente

Para registar ou escolher (no caso de já existir no sistema) o requerente, deve ser seleccionado o tipo de entidade a introduzir e escolher o nome do requerente na lista de valores disponível para o campo nome. Automaticamente, o valor de número de contribuinte é preenchido. Se houver necessidade de registo do requerente deve ser premido o botão Inserir Nova Entidade e devem ser introduzidos os dados de preenchimento obrigatório do ecrã correspondente. Consoante o tipo de entidade escolhida, ao premir o botão Inserir Nova Entidade é editado o ecrã de registo de entidades individuais ou colectivas (respectivamente). Para registar a obra, deve ser pressionado o botão Obras, uma vez registada ao retornar da função onde foi definida, o motivo (forma de identificar o tipo de obra) da obra é editado automaticamente;

Obra

Prazo Licença (dias) Obs.

da

Para registar o número de dias de licença pretendida, este número é relativo ao prazo da licença e não ao prazo de execução da obra. Campo numérico; Para registar eventuais observações relativas ao processo corrente. Campo alfanumérico;

Botões do Ecrã do Registo do Processo de Obras.

1

2

3

4


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1

Relação entre Processos Este botão chama um ecrã, onde é possível consultar os detalhes do processo pai que foi relacionado com o registo corrente. Por exemplo, o processo 25/2007 foi relacionado com o processo pai 10/2006, conforme ilustrado.

2

Detalhes da entidade Individual ou Colectiva Botão para edição de informação de entidade individual ou colectiva que já exista registada no sistema. Este botão chama um ecrã ou outro (ilustrados no ponto 3), dependendo do tipo de entidade seleccionada (ENTIDADE INDIVIDUAL ou EMPRESA / ENTIDADE COLECTIVA). 3

Inserção de Entidade Individual ou Colectiva Botão para introdução de informação de uma nova entidade individual ou colectiva. Este botão chama um ecrã ou outro, dependendo do tipo de entidade seleccionada (ENTIDADE INDIVIDUAL ou EMPRESA / ENTIDADE COLECTIVA).

•

Entidades Particulares Este é um ecrã de pesquisa/introdução de nomes de pessoas ou entidades individuais.

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Botões do rodapé do Ecrã das Entidades Particulares

Outras Informações Permite que sejam introduzidos os dados de filiação/naturalidade da entidade individual e ainda outras identificações referentes a carta de condução e passaporte. Após acedermos ao ecrã de informações detalhadas, temos disponível o seguinte ecrã:

Morada Permite aceder à morada, para que sejam introduzidos os dados respectivos à morada da pessoa ou entidade individual corrente.

Anexações Permite efectuar anexações de documentos à entidade em causa. Ao clicar no botão surge o seguinte ecrã, onde poderão estar ilustradas as anexações existentes: GSP – Gestão e Seguimento de Processos

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Registar Imagens no MDD (Módulo de Digitalização de O Botão Documentos) permite efectuar a abertura do programa de captura de imagens no MDD para poder associar ao registo corrente.

Apões efectuada a definição do documento é disponibilizado o ecrã principal do MDD.

Navegação entre páginas Eliminar página Digitalizar página Inserir página Imprimir Guardar Sair

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Entidades Colectivas Este ecrã é um ecrã de pesquisa/introdução de nomes de empresas ou entidades colectivas, pessoas da empresa e morada da mesma.

Pesquise por qualquer dos campos do ecrã (código, n.º fiscal, Nome) e execute a pesquisa, ou, no caso de não existir esse registo faça o preenchimento dos dados no ecrã e grave (introduza informação necessária).

Neste ecrã podemos introduzir morada à entidade colectiva seleccionada e ainda identificar as pessoas pertencentes à entidades seleccionada/introduzida. Para poder identificar as pessoas pertencentes à entidade colectiva em estudo, devo primeiro registar uma morada para a mesma.


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Botões do rodapé do Ecrã das Entidades Colectivas

Morada Semelhante ao existente no ecrã das entidades particulares permite aceder à morada, para que sejam introduzidos os dados respectivos à morada da pessoa ou entidade corrente.

Pessoas da Empresa Permite aceder ao ecrã onde são introduzidos os dados de pessoas pertencentes à entidade colectiva corrente.

Anexações Permite efectuar anexações de documentos à entidade em causa. O processo é o mesmo descrito para as entidades particulares.

4

Obras – Este botão chama o ecrã para registo dos dados da obra referente ao processo corrente, a obra terá que ser obrigatoriamente definida como objecto do próprio processo.

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Campos do Ecrã Dados da Obra Qualidade do Requerente

Neste campo, que é uma caixa de selecção, deve ser seleccionada a qualidade do requerente, ou seja, o estatuto do requerente relativamente à obra a ser registada;

Situação de Obra

Neste campo, que é uma caixa de selecção, deve ser seleccionada a situação de Obra no momento actual. Esta pode encontrar-se em diferentes estádios, como mostramos na caixa ao lado.


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Topo de operação

Neste campo definimos o tipo de operação urbanística que pretendemos registar,

Através do botão sistema,

acedemos à lista de tipos de operação definidos no

Consoante o tipo de operação seleccionada, ao clicar no botão ( detalhes da operação) será aberto o ecrã “Características da obra” no qual temos a possibilidade de registar um conjunto de informações específica para cada tipo de Operação, estas informações poderão ser utilizadas posteriormente para o tratamento automático dos relatórios estatísticos a enviar para o INE.

Botões utilizados:

Para inserir um novo edifício a licenciar ou a demolir nas respectivas listas

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Para editar as características de um edifício a licenciar ou demolir já registado

Na coluna INE, o sistema informa o utilizador da eventual existência de erros ou falta de informação nos dados da obra para que seja possível a geração automática dos relatórios a enviar para o INE. No caso de termos uma indicação de cor vermelha, poderemos aceder a uma lista dos erros detectados na informação clicando no botão


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Matriz Predial

Neste campo, deve ser seleccionado um dos tipos de matriz Predial da Obra a ser registado.

Regime

Plano Zona Empreiteiro Téc. Autor

Neste campo, que é uma caixa de selecção, deve ser seleccionado o tipo de regime no qual se insere a obra.

O preenchimento destes campos é efectuado por selecção de um dos valores disponíveis na Lista de Valores (Lov), pressionando o botão à direita, para a aceder às opções disponíveis. Caso o valor pretendido não exista na lista, é possível inserir novos valores clicando no botão e preenchendo a respectiva ficha que varia consoante o campo que estamos a tratar.

Téc. Resp.

3 1

42 5 6

Seguidamente estão retratadas as fichas acima referidas.

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2

3

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5


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6

Botões do Ecrã Dados da Obra

Técnicos da Obra Este botão chama um ecrã Técnicos da Obra, onde é possível seleccionar os técnicos com responsabilidades na obra corrente. Este ecrã permite seleccionar o número de técnicos que se pretender. Não deve ser registado aqui o responsável/director técnico da obra uma vez que existe um local específico para esse fim.

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Caso não exista na Lista o técnico ou a responsabilidade que pretendemos associar à obra, poderemos utilizar os botões para criar uma nova entrada na lista pretendida.


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Local Este botão chama um ecrã Moradas, para registo da morada ou local da obra. Ecrã já explicado anteriormente.

Trabalhos da Obra Este botão chama um ecrã de Situação dos trabalhos da Obra, onde estão identificados os trabalhos e sua situação no local da obra. Este ecrã é apenas de consulta, sendo os dados de situação dos trabalhos da obra definidos a nível da fiscalização.

Voltar Este botão volta ao ecrã anterior Página 32 /95


As opções anteriores são de detalhe da obra em questão. Neste sentido o registo desta informação enriquece a base de conhecimento do processo mas não é imprescindível na maior parte dos casos. Voltando ao ecrã Registo do Processo,

Iremos de seguida analisar as funções de cada um dos botões existentes no rodapé do ecrã:

Ligação a Aplicações Externas Este botão permite a interligação do GSP com aplicações externas que suportem essa funcionalidade mediante a adequada configuração de parâmetros e informação a transferir.


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Situação da Obra Este botão chama um ecrã de Situação da Obra, onde estão identificadas algumas das características da obra. Por exemplo, cores a aplicar, materiais a utilizar, trabalho executado, licença, entre outros pormenores de obra.

Elementos Entregues Este botão chama um ecrã de identificação de elementos entregues na acção actual de obra.

Premido o botão OK, é editado um novo ecrã, onde se identifica a data de junção do elemento entregue ao processo, o estado da linha/registo corrente seleccionado e pode ler-se informações adicionais registadas em campo observações.

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Clicando em acedemos à lista de elementos da qual deveremos escolher o elemento que está a ser entregue para junção ao processo, alternativamente poderemos utilizar o botão

(seleccionar elementos)

Seleccionar Elementos Botão que permite a selecção de mais elementos de obra a entregar. Aqui são identificados elementos entregues, a entregar e momento da entrega.


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Detalhes dos Elementos Entregues

Botão que permite a consulta de detalhes dos elementos entregues da obra.

Elementos Consultados Botão que permite a verificação ou associação de entidades consultadas ou a consultar para o processo em estudo.

Se a entidade não existe na lista de valores pode regista-la acedendo ao ecrã de manutenção de entidades

Para definir a morada da entidade seleccionada

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Definição de Prazos Este botão chama um ecrã de definição de prazos associados a processos para que sejamos avisados automaticamente do término dos mesmos.

Para se atribuir um prazo ao processo, após se ter clicado em inserir tal como ilustrado nas figuras anteriores, é necessário seleccionar um dos prazos da lista de valores apresentada.


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Escolhem-se posteriormente as pessoas a avisar aquando do término do prazo (por defeito dois dias antes) e clicando em ok atribui-se o prazo ao processo.

Folha de Movimentos de Processos Este botão chama um ecrã de registo da Folha de movimentos de processos, onde o utilizador que efectua o registo pode colocar algum tipo de informação que seja relevante nesta fase do processo.

Permite aceder ao ecrã de selecção de textos tipo predefinidos pelo utilizador

Permite aceder ao ecrã completo da folha de movimentos de processo, sendo possível consultar o texto emitido por cada utilizador interveniente no processo Permite a criação de um documento Word com os movimentos de processo efectuados Permite a criação do relatório de folha de movimentos de processo para ecrã, sendo disponibilizada a opção de impressão.

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Abre o ecrã de detalhes de um texto tipo permitindo a sua edição

Permite criar uma nova entrada na lista de textos tipo

Se houver necessidade de edição de um determinado texto tipo, o seguinte ecrã é mostrado ao utilizador, através do qual se pode realizar a alteração pretendida.

Outros Requerentes Este botão chama um ecrã onde é possível a associação de outros requerentes ao processo.


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Permite criar uma nova entrada na ficha de entidades ou aceder aos detalhes da ficha da de uma entidade

Guia Receita Este botão chama um ecrã de definição de Guia de Receita.

Permite aceder ao ecrã de cálculo de taxas Este botão permite a impressão da Guia de Receita definida. Após impressão, é perguntado ao utilizador se a guia saiu bem ou não. Caso a guia tenha saído bem e se responda isso ao sistema, ele passa a considerar a Guia de Receita definitiva. Campo não evitável que identifica se a Guia de Receita já foi impressa ou não. A partir do momento em que a Guia é impressa, não pode ser modificada

É a partir do seguinte ecrã que se define qual o valor a pagar pela entidade seleccionada, após a escolha dos documentos a pagar.

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Anexações Este botão chama um ecrã de registo de anexações aos processos.

Anexar registos do MDD Anexar registos de saída do GSE Anexar registos de entrada do GSE Anexar qualquer tipo de ficheiro

Neste ecrã é possível anexar ou associar, correspondência expedida ou a expedir, registos de MDD e ficheiros diversos ao registo corrente. Esta função permite, desta forma, criar um histórico de todos os documentos que compõe ou estão de alguma forma relacionados com a informação ou processo corrente


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Anexação de Ficheiros ao processo

A anexação de ficheiros pode ser efectuada tendo por base um ficheiro existente no disco do computador, um ficheiro já anexado a uma entrada ou um ficheiro anexado a uma saída.

Se o utilizador seleccionar anexar o ficheiro a partir do botão geral, poderá posteriormente efectuar a navegação pelo sistema de pastas do computador e seleccionar o ficheiro pretendido, podendo também inserir observações ao ficheiro e ainda definir a língua.

Anexação de entradas ao processo

Devemos seleccionar a entrada ou entradas que pretendemos anexar ao processo

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Anexação de saídas ao processo

Devemos seleccionar a saída ou saídas que pretendemos anexar ao processo

Anexação de registos do MDD ao processo

Devemos seleccionar o registo ou registos que pretendemos anexar ao processo

Registar Imagens no MDD (Módulo de Digitalização de Documentos) Este botão permite efectuar a abertura do programa de captura de imagens no MDD para poder associar ao registo corrente (funções já retratadas anteriormente).


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Geração do Documento (Requerimento) Este botão chama um ecrã de registo de requerimento de obra.

Permite imprimir um requerimento com base na informação preenchida no ecrã de registo do processo.

Terminar Acção (T) Este botão permite a conclusão de acções no processo corrente. No momento de terminar a acção, somos avisados de algumas condições do processo. Consoante a nossa acção assim vamos efectivamente concluir o processo ou, abortar o fecho do mesmo.

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Após concluído o registo do processo é-nos dada indicação no ecrã que o registo do processo foi concluído pelo que está concluído o procedimento de registo de um novo processo.

Temos a informação de que o registo foi concluído


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1.1.3. Seguimento de um determinado Processo Esta opção permite-lhe dar seguimento a um determinado processo existente na sua ordem do dia. Para aceder à ordem do dia pode aceder á ordem do dia global, seleccionando o número de processos do GSP do departamento respectivo, ou faze-lo directamente na ordem do dia do GSP.

Temos duas Formas de chegar à ordem do dia do GSP

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Pode ainda ter acesso a uma função de pesquisa de processos a dar seguimento através da opção “Seguimento de um determinado processo”.

Permite aceder ao ecrã seguinte para introdução de critérios de pesquisa

A pesquisa pode ser realizada através do tipo de processo, numero e ano, ou através de outra informação, tal como ilustrado na figura seguinte.

Através da lista de valores acessível em Descrição é possível escolher um valor que será utilizado como base da pesquisa. É possível ainda escolher uma entidade particular ou colectiva à qual o processo se refere.


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No entanto, se a pesquisa for efectuada através do tipo de processo é necessário efectuar a escolha do processo, e seguidamente o número e ano, identificadores únicos do processo, tal como ilustrado nas figuras seguintes.

Após definidos os identificadores do processo, clicando em , é disponibilizado o ecrã de detalhes de processo, que fornece informações adicionais sobre o processo escolhido e permite dar seguimento a uma acção desde que o departamento corrente tenha permissões suficientes. Permite ainda fazer pender um processo ou tornálo activo sempre que necessário. Esta é a informação disponibilizada após consulta dos detalhes do processo:

Indica a acção corrente em que o processo se encontra.

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Neste ecrã é mostrado um conjunto de informação básica sobre o processo e surgem um conjunto de botões retratados seguidamente.

Pender o Processo Esta função permite tornar pendente um processo, assim como activar o processo no caso de ele estar pendente Se o utilizador não tem permissão para alterar o estado do processo de pendente para não pendente ou vice-versa ele é avisado desse facto. No caso do utilizador ter permissões é-lhe solicitado que preencha um conjunto de informações relativas à operação de pendência para que a operação seja efectuada com sucesso.

O utilizador pode através do botão analisar as pendências existentes para o processo em causa. É-lhe mostrado o ecrã seguinte, onde constam todas as pendências associadas ao processo.


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Folha Movimento Processo Esta função permite aceder a um ecrã onde temos disponíveis uma lista completa da folha de movimento de processo. É possível neste momento fazer a impressão de documento

Permite a criação de um documento Word com os movimentos de processo Permite a criação do relatório de folha de movimentos de processo

A criação do relatório pode ser efectuada no formato pdf ou no formato html. O relatório tem o seguinte aspecto:

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Departamentos que podem dar Seguimento Esta função permite saber qual o departamento que possui permissões para dar continuidade ao processo corrente. Assim, quando entramos no ecrã de seguimento e não podemos fazer nem acções de prateleira nem de pedas, devemos verificar através deste botão, qual o departamento onde o processo está pendente para esta acção.

Se um processo está pendente num só departamento, então, quando clicamos no botão Departamentos que podem dar seguimento, surge uma mensagem a seguir ilustrada:

Atribuir Prazo Esta função permite a atribuição de prazos ao processo GSP.


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Este botão permite visualizar o calendário do ano corrente ou outro ano.

A atribuição de prazos pode estar associada a um conjunto de outras operações como o aviso do termino do prazo, a data do aviso e quem avisar. No exemplo estamos a imputar um prazo fixo ao processo, para suprimento de deficiências, de 15 dias úteis, sendo que dois dias antes será avisada a Paula Magalhães pertencente ao departamento DAO – dactilografia.

É possível aceder directamente ao calendário para visualização e melhor compreensão do espectro temporal.

Escolha Acção Esta função permite a escolha da acção a tomar para o processo continuar o seu ‘trajecto’. A acção escolhida pode ser uma das acções definidas na estrutura do processo correspondente, ‘trajecto normal’, ou, fazer parte de uma acção de prateleira.

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Iniciar Acção Esta função permite aceder ao ecrã de Tramitação de processo para definirmos a nossa acção. Este ecrã de tramitação poderá ser diferente dependendo da acção em que o processo se encontra.

Para associar prazos ao processo

Para escrever na folha de movimento do processo Para concluir a acção corrente

Concluir Acção Permite concluir a acção corrente. Antes da acção estar concluída o utilizador é questionado sobre a certeza relativamente à conclusão da acção.


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Voltando ao ecrã de detalhes do processo,

O botão

Acção fica disponível.

Se o utilizar pretender iniciar uma acção de prateleira, isto é, uma acção que pode ocorrer em qualquer ponto de evolução do processo, o utilizador deve clicar em , e tem acesso às etapas de prateleira disponíveis.

Acção Permite voltar ao ecrã relativo à acção em questão. Deste modo fica disponível o ecrã de tramitação do processo:

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Ficha da entidade

Detalhes da obra Detalhes da obra anexada

Termina a acção corrente

Data da Resolução

Texto da resolução Tipo de Resolução

Utilitários para definição, consulta, edição e impressão das resoluções recolhidas na folha de movimento de processo

Através deste ecrã temos acesso a toda a informação associada ao processo. O botão permite tratar o documento associado à acção. Este botão apenas se encontra activo quando a acção em causa gera um documento de saída (ex.: oficio ou requerimento) e cujo tratamento é necessário.

Template definido para o documento

Impressão do documento utilizando o template definido


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No caso de se tratar de um ofício o ecrã é diferente, e será seguidamente tratado:

Para o preenchimento do corpo do ofício deve-se clicar no botão de elementos não entregues.

para ter acesso à lista

Posteriormente deve-se escolher os elementos a pedir no ofício, que constituirão o corpo do mesmo. É possível escolher apenas um conjunto definido de elementos.

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Para preencher o campo relativo à Informação/Despacho o utilizador deve, mais uma vez, clicar no botão que se encontra ao lado do campo referido. Deste modo tem acesso à folha de movimentos do processo e consequentemente a todos os pareces dados até ao momento no processo. Ao escolher uma das linhas da folha de movimentos do processo está automaticamente a associar o parecer à Informação Oficio.

O botão

permite ter uma visão alargada da informação/despacho.

O botão

permite colar a informação/despacho no corpo do ofício.

O botão permite eliminar a associação efectuada entre a folha de movimentos do processo e a informação do ofício, ficando o campo em branco.

Posteriormente é possível alterar o tipo de informação dada no ofício bem como utilizar um template alternativo.


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O ofício em construção pode referenciar um outro ofício ou um requerimento pelo que o ecrã seguinte permite criar essa associação.

Quando o utilizador pretende efectuar a referência a outro ofício é questionado se o ofício a referenciar pertence a outro processo, que não o alvo do ofício em construção.

Consoante a resposta do utilizador a lista de ofícios seguintes pode ser mais ou menos extensa, pertencendo ou não ao processo respectivamente.

No que concerne aos requerimentos a referenciar, como é óbvio, apenas estão disponibilizados os referentes ao processo em causa.

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Posteriormente deve-se mencionar quem assina o ofício e se pretende incluir assinatura digitalizada (diferente de assinatura digital) caso este possua no sistema.

Botões do rodapé do ecrã do oficio

Artigos Este botão permite acoplar uma disposição legal ao ofício.

O botão permite verificar alterações efectuadas ao artigo alvo de inserção no ofício.


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Atribuir destinatário Através deste botão o utilizador atribui um destinatário ao ofício. Pode, através do ecrã seguinte, escolher o tipo de entidade e o nome da entidade respectiva. Pode ainda atribuir o requerente ou um grupo de entidades existente no sistema. Para cada entidade pode visualizar a sua informação, inserir uma nova entidade e visualizar o futuro oficio.

Visualizar o ofício Permite visualizar o futuro ofício, tal como abaixo ilustrado.

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Voltar Este botão volta ao ecrã anterior. Se o utilizador pretender expedir o oficio de imediato deve clicar em e é-lhe questionada a sua intenção.

Se o utilizador escolher SIM, é-lhe dito que o documento foi enviado para expedição e se pretende tratar a expedição no momento.

Acedendo ao ecrã de expedição:

É possível ter acesso a um conjunto alargado de informação acerca do ofício a expedir.


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Clicando em o utilizador é questionado acerca da sua intenção (expedição do ofício) e se pretende tornar o oficio definitivo.

Posteriormente é-lhe disponibilizado o ofício em formato Word, onde ainda pode efectuar alterações. De notar que neste momento o oficio já se encontra numerado e com data associada.

Ao fechar o documento, aparece um ecrã onde é perguntado ao utilizador se pretende gravar as alterações efectuadas manualmente no ficheiro. Pode ainda tornar o ficheiro definitivo (em formato pdf) não podendo ser novamente alterado.

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O ficheiro aberto no formato Word é local, isto é, está alojado no computador do utilizador. Sempre que são efectuadas alterações manualmente estas têm que ser gravadas para que tenham repercussão no servidor, para que na próxima abertura do ficheiro as alterações estejam presentes.

Através do botão o utilizador pode imprimir uma série de dados para melhor tratamento do ofício elaborado. No exemplo abaixo é feita a impressão do aviso de recepção do ofício.


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Por fim, ao clicar em da expedição.

, o utilizador é questionado sobre a certeza da conclusão

No caso de resposta afirmativa, a expedição é concluída.

Voltando ao ecrã de tramitação do processo, O botão tramitação do processo.

permite ver quais as próximas acções disponíveis na

É possível navegar através de vários níveis de acções, tal como ilustrado na figura seguinte.

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Relatório com a definição da estrutura do processo

Podemos ainda ter acesso a toda a estrutura do processo através do botão Ver estrutura do processo no ecrã Seguimento do processo a partir de…

O botão permite ao utilizador terminar a acção corrente, fazendo com que o processo siga o seu percurso e com que saia da sua ordem do dia. Antes de terminar a acção o utilizador pode dar o seu parecer na folha de movimentos do processo. Para tal possui um conjunto de utilitários, os quais deverá utilizar para mais fácil e rapidamente concluir o procedimento.

Utilitários para definição, consulta, edição e impressão das resoluções recolhidas na folha de movimento de processo


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Selecção de textos tipo Existem textos tipo, definidos pelo utilizador, que o auxiliam no preenchimento da folha de movimentos de processo. Assim, quando um parecer é dado várias vezes, para que o utilizador não o tenha que escrever constantemente, basta seleccionar o texto tipo, agilizando deste modo o procedimento.

Permite editar o texto tipo

Texto tipo definido

Ecrã de edição de textos tipo

É possível a qualquer momento a criação de novos textos tipo.

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Consulta a Folha de Movimento do processo Através deste botão é possível consultar toda a folha de movimentos do processo, todos os pareceres dados até ao momento.

Editor de texto para a resolução Permite visualizar a área de texto em maior escala. Assim, quando o parecer for extenso o utilizador obtêm uma noção global do texto redigido.


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Imprimir Parecer Cria um documento baseado no modelo definido para o Parecer. Se houver necessidade de fluxo físico da informação, é possível através deste botão imprimir o parecer para que tal se possibilite.

Botões do rodapé do ecrã de tramitação do processo. Dos Seguintes botões, aqueles que se encontram assinalados já foram definidos anteriormente no contexto do registo do processo tendo no contexto do seguimento um comportamento idêntico.

Ligação a aplicações externas (Semelhante ao definido no contexto do registo) Elementos entregues (Semelhante ao definido no contexto do registo)

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Averbamentos Já abordado no contexto do registo do processo

Caso existam outros requerentes do processo seremos alertados para esse facto

Alterar o Requerente do processo É possível alterar o requerente do processo. De notar que pode haver mais que um requerente do processo.

Através do botão acede-se à lista de todos os requerentes do processo para, de lá, seleccionar o novo requerente.

Pode-se

ainda

seleccionar

o

novo

requerente

através

do

botão

que permite aceder à lista de entidades guardadas no sistema.

Os botões deste ecrã foram já retratados no âmbito do registo do processo. GSP – Gestão e Seguimento de Processos

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Atribuição de prazos (Semelhante ao definido no contexto do registo) Anexações (Semelhante ao definido no contexto do registo) Guias de Receita (Semelhante ao definido no contexto do registo)

Consulta do Roteiro do Processo Ecrã que permite conhecer todo o circuito efectuado pelo processo até ao momento.

Ver pendências do processo

Roteiro do processo (uma linha por cada acção terminada).

Ver parecer assinado digitalmente

Utilitários para consulta e impressão das resoluções recolhidas na folha de movimento de processo

Botões do rodapé do ecrã do roteiro do processo. Dos Seguintes botões, aqueles que se encontram assinalados já foram definidos anteriormente no contexto do registo do processo tendo no contexto do seguimento um comportamento idêntico.

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Obra do processo Permite aceder ao ecrã já abordado no contexto do registo do processo.

Entidade/Requerente do processo Permite aceder à ficha da entidade requerente do processo.

Anexações Permite aceder aos documentos anexados ao processo.


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Documentos criados Permite aceder a uma lista de todos os documentos criados no âmbito do processo.

Ver detalhes do documento

Fiscalizações efectuadas à obra Permite aceder à informação relativa às intervenções das equipas de fiscalização na obra em análise. Ver detalhes da origem da mensagem enviada à fiscalização Ver detalhes do documento produzido pela equipa de fiscalização Ver anexações efectuadas no âmbito da fiscalização Ver anexações efectuadas no âmbito da fiscalização

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Voltando ao ecrã de tramitação de processo

Documentos em aberto Permite aceder à lista de documentos em aberto no âmbito do processo actual. Nota: Um processo não poderá ser arquivado caso existam documentos em aberto.

Para fechar o documento temos de registar a data de resolução

Desactivar prazos e licenças Permite em determinadas circunstâncias desactivar prazos e licenças que estejam associados ao processo.

Marcar os prazos ou licenças que pretendemos desactivar


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Notificações à fiscalização Permite enviar uma notificação à fiscalização no âmbito do processo actual. Neste caso especifico é solicitado à fiscalização que verifique o estado da obra.

Ao clicar em da fiscalização.

a fiscalização irá receber uma notificação na área de tratamento

Este ecrã será alvo de descrição detalhada no sub menu outros Fiscalização. Apões descritos os botões do rodapé do ecrã de tramitação do processo, quando o utilizador utilizar o botão e com que saia da sua ordem do dia.

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fará com que o processo siga o seu percurso


1.1.4. Consulta de Processos

A consulta de processos permite aceder a qualquer processo existente, apenas para consulta e não para registo ou seguimento. Quando se pretende saber onde se encontra um processo, o estado, os pareceres dados, entre outros, é através desta consulta que tal se efectua. Assim, quando se acede à consulta de processos de obras são listados todos os processos existentes no sistema.

No rodapé do ecrã está disponível informação básica associada ao processo sendo que, quando o processo já foi arquivado, a data referente ao arquivamento é disponibilizada. Botões do Ecrã da Lista de Processos de Obras (Já tratados no âmbito do seguimento do processo)

Pesquisa por outros dados Permite pesquisar processos com base noutros dados.


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Consulta do registo do Processo Permite aceder ao ecrã do registo do processo e a toda a informação associada. Apenas pode consultar a informação. Sempre que tente alterar a informação é notificado da impossibilidade de tal procedimento.

Consulta do Roteiro do Processo Ecrã que permite conhecer todo o circuito efectuado pelo processo até ao momento.

Folha Movimento Processo Esta função permite aceder a um ecrã onde temos disponíveis uma lista completa da folha de movimento de processo. É possível neste momento fazer a impressão de documento.

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1.1.5. Controlo de Prazos

Esta funcionalidade permite ter total controlo sobre o cumprimento dos prazos em vigor. Assim, é possível avaliar em que circunstancias se encontra determinado processo, no que concerne a cumprimento de prazos. É possível ainda aceder ao ecrã de definição de prazos afectos aos processos. Este menu apenas está disponível a quem tem permissões para tal.

1.1.5.1. Consulta de Prazos das Acções

Escolhido o tipo de processo tem-se toda a informação dos prazos dos processos desse tipo. É disponibilizada a Etapa, Acção, Documento e Departamento correspondentes ao estado do processo no seu roteiro. Está também disponível o utilizador que está a dar seguimento ao processo bem como o prazo que possui para o fazer.


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1.1.5.2. Consulta de Prazos específicos dos Processos

Este ecrã permite alterar alguns parâmetros dos prazos afectos aos processos. Não é possível, no entanto, inserir novos prazos através deste ecrã. Botões do Ecrã de Definição de Prazos afectos aos Processos

Ver prazos superiores Permite ver prazos superiores associados ao prazo seleccionado.

Calendário Permite aceder directamente ao calendário para visualização e melhor compreensão do espectro temporal.

Voltar Este botão permite voltar ao ecrã anterior.

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1.2. Sub menu Outros

1.2.1. Fiscalização 1.2.1.1. Tratamento da Fiscalização Este ecrã permite tratar as mensagens que são enviadas à fiscalização e registar o resultado das intervenções das equipas de fiscalização. Filtro dos documentos mostrados Tipo de origem

Documentos a imprimir utilizando o botão de impressão em série

Motivos da fiscalização


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É ainda possível inserir um novo registo através do botão pretender surge-lhe a mensagem seguinte:

. Quando o utilizador o

A escolha do tipo de registo a dar entrada é realizada neste momento, podendo o utilizador escolher Denuncia ou Actualização. O preenchimento da informação será igual, a diferença estará ao nível do tipo de origem e do motivo. Posteriormente é necessário inserir um conjunto de informação no ecrã Fiscalização – Detalhes do documento, abaixo descrito.

Botões do Ecrã de Fiscalização

Origem da mensagem Permite consultar os dados relativos à origem da mensagem recebida na fiscalização

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Detalhes do documento Dados do processo Ficha da entidade Detalhes da obra

Descrição da intervenção da fiscalização

O botão Dados do Processo ( ) utiliza-se sempre que não existe processo no sistema para a obra fiscalizada. Assim, sempre que a obra alvo da fiscalização não se encontra registada ou está registada num outro sistema deve-se preencher a informação do ecrã Processo não registado no sistema.

Botões do rodapé do ecrã de detalhes do documento

Permite registar a notificação e autuação efectuadas. GSP – Gestão e Seguimento de Processos

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Este ecrã permite registar a notificação e autuação efectuadas ao dono da obra, aquando da fiscalização. O registo no momento é efectuado em papel e deste modo passasse essa informação para o sistema.

Permite identificar o responsável ou responsáveis pela acção de fiscalização.

Neste ecrã além de registar os diferentes trabalhos a efectuar na obra utilizando o botão . É também possível consultar a sua evolução ao longo do tempo clicando em .

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Permite definir quais o trabalhos executados ou em execução

Permite aceder ao ecrã de consulta do histórico das alterações do estado da obra Permite aceder ao ecrã de definição dos trabalhos a realizar na obra


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Permite enviar uma mensagem aos utilizadores sempre que seja pertinente.

Permite definir a prioridade da mensagem

Permite aceder ao ecrã onde se define o utilizador ou utilizadores aos quais pretendemos enviar a mensagem

Lista de utilizadores para os quais a mensagem será enviada

Lista de departamentos

Botões que permitem incluir ou retirar utilizadores da lista de destinatários da mensagem

Utilizadores pertencentes ao departamento seleccionado na lista de departamentos

Utilizador ao qual queremos enviar a mensagem Departamento ao qual pertence o utilizador a quem queremos enviar a mensagem

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Emissão da nota de serviço Permite imprimir a nota de serviço para o trabalho de campo da fiscalização.

Impressão em série Permite a impressão em série dos documentos seleccionados pelo utilizador

Anexações à fiscalização Neste ecrã temos a possibilidade de anexar ficheiros no contexto de uma fiscalização GSP – Gestão e Seguimento de Processos

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Permite abrir o ficheiro em anexo

Permite consultar os detalhes do ficheiro anexado

Permite anexar qualquer tipo de ficheiros

Registar imagens no MDD Este botão permite aceder ao MDD – Módulo de Digitalização de Documentos, a fim de digitalizar os documentos que pretendermos anexar ao registo actual. Botão descrito no âmbito do registo do processo.

Pesquisas de Processos Este botão permite aceder ao ecrã de consulta de processos, através do qual poderemos aceder da toda a informação relacionada com o processo em análise.

Consulta do registo do processo Consulta do roteiro do processo Consulta da folha de movimento do processo

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1.2.1.2. Enviar uma notificação à Fiscalização Esta opção permite a um utilizador enviar uma mensagem à fiscalização, sem que para isso esteja no contexto de uma obra registada no GSP.


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1.2.1.3. Atribuição de Zonas de Obras (de processos do GSP) Esta opção permite ao utilizador distribuir as obras por zonas, facilitando desta forma a identificação de qual a equipa de fiscalização que deve ser notificada quando

Zona na qual a obra se insere Caso a zona ainda não esteja definida no sistema, poderemos cria-la acedendo à tabela de manutenção de zonas de obra

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Dados relativos à morada de localização da obra


Ao escolher a zona da Obra é apresentado ao utilizador um ecrã, já detalhado anteriormente, onde o utilizador pode efectuar a pesquisa sobre as zonas existentes e escolher a pretendida.

Se o utilizador pretender inserir uma nova zona é-lhe apresentado o ecrã seguinte onde necessita inserir o número e designação da zona e observações se for necessário.


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1.3. Sub menu Gestão

Na área de gestão é possível aceder a informação de avaliação de performance e desempenho. A informação pode ser disponibilizada sob a forma de relatórios ou de gráficos.

1.3.1. Relatórios do GSP – Obras Particulares A forma de criar relatórios é basicamente igual pelo que neste manual apenas será retratado o exemplo da Produtividade por Departamento que se aplica aos demais relatórios.

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Assim, quando se pretende criar um relatório, é necessário inserir um conjunto de parâmetros que servirão de base ao documento a gerar. Os parâmetros variam de relatório para relatório consoante a informação a tratar. Neste exemplo (Produtividade por Departamento) é necessário escolher o departamento e o utilizador alvo do relatório; é ainda possível estipular limites temporais para delimitar o âmbito temporal do relatório. Existem ainda outros filtros que se podem adicionar para restringir a informação a obter. De notar que nenhum item é de inserção obrigatória. O relatório pode ser criado em dois formatos distintos: pdf e html.

Após de clicar no botão de geração do relatório utilizador.

, o mesmo é disponibilizado ao

1.3.2. Gráficos Mais uma vez apenas será utilizado um exemplo (Gráficos Produtividade por Departamento - GSP) que se aplica aos demais gráficos. Esta é uma forma de, mais facilmente, comparar informação de gestão. Mais uma vez, à semelhança da criação de relatórios, é necessário inserir um conjunto de parâmetros que servirão de base ao gráfico a gerar.


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Após inseridos os filtros e gerado o gráfico, este é apresentado ao utilizador tal como ilustrado na figura seguinte.

Os gráficos podem ter vários formatos e cores. Pode-se ainda definir o título e rodapé do gráfico, bem com as labels dos eixos do gráfico.

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2. Acrónimos GSP – Gestão e Seguimento de Processos MDD – Módulo de Digitalização de Documentos


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GSP Manual Utilizador v2.3

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