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Manual de Utilización NewHotel Front-Office Versión Septiembre, 21, 2010 Revisión Septiembre, 27 2010 Idioma: Español

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Manual de Utilización NewHotel Front Office

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TABLA DE CONTENIDO

CAPÍTULO 1: INTRODUCCION ............................................................................................................ 25 CONSIDERACIONES GENERALES ................................................................................................................... 25 ORGANIZACION DEL MANUAL ............................................................................................................. 26 CAPÍTULO 2: INSTALACION Y ARRANQUE........................................................................................... 27 INSTALACION ...................................................................................................................................... 27 ARRANQUE DEL SISTEMA .................................................................................................................... 27 CAPÍTULO 3: ESTRUCTURA DEL SISTEMA............................................................................................ 28 ACCESO AL SISTEMA ................................................................................................................................. 28 PANTALLA PRINCIPAL DE NEWHOTEL PMS ................................................................................................... 30 Barra de Menú Principal ................................................................................................................. 31 Barra de Herramientas (Botones de acceso Directo) ....................................................................... 33 botones de la barra de herramientas .............................................................................................. 34 Configurar Barra de Herramientas ................................................................................................. 37 Barra de Estado (Status bar) ........................................................................................................... 38 PROCEDIMIENTO PARA MEJORAR LA VISIBILIDAD DE LOS MENÚS ....................................................................... 39 CAMBIAR DE UTILIZADOR .......................................................................................................................... 40 Fechas ............................................................................................................................................ 40 Calendario ...................................................................................................................................... 42 REPORTES EXTERNOS ............................................................................................................................... 43 Procedimientos para incorporar Reportes Externos ........................................................................ 43 SIGNIFICADO DE LAS CAJAS DE SELECCIÓN ..................................................................................................... 45 CAPÍTULO 4: RESERVAS ..................................................................................................................... 46 ASPECTOS GENERALES .............................................................................................................................. 46 Overbooking: ................................................................................................................................................. 49 Precio De Diaria: ............................................................................................................................................ 49 Extra Allotment (cupos) y Fuera del Plazo de Release: .................................................................................. 50 Stop de Reservas para una Entidad (Stop Sales): ........................................................................................... 51

CONSULTA DE TARIFAS .............................................................................................................................. 52 INSERTAR RESERVAS ................................................................................................................................ 53 INSERTAR UNA RESERVA INDIVIDUAL ............................................................................................................ 53 Tarifas variables ............................................................................................................................. 64 Modalidad de Pensión Compleja .................................................................................................... 65

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Idioma: Español

Nombre y Nacionalidad de los Huéspedes ...................................................................................... 66 Atribuir número de Habitación ...................................................................................................... 67 Liberar un alojamiento atribuido a una reserva .............................................................................. 68 Definición de Entidad ...................................................................................................................... 69 Consultar Tarifas cuando se inserta una Reserva. ........................................................................... 71 Definición de Moneda de las Cuentas Corrientes y Límites de Crédito ............................................ 72 Definición de Movimientos Adicionales Automáticos ...................................................................... 73 Registrar Avisos .............................................................................................................................. 78 Criar una reserva a partir de una ya existente ................................................................................ 80 Instrucciones de Facturación .......................................................................................................... 81 Instrucciones de Transferencia ....................................................................................................... 83 Vehículos Estacionamiento ............................................................................................................. 85 Turnos NewPos (espacio de comidas) ............................................................................................ 86 Consulta de Reserva y las Tandas de Comidas. ............................................................................................. 87

Planning Turnos Pos ....................................................................................................................... 88 Previsión de Ingresos ..................................................................................................................... 89 INSERTAR UNA RESERVA DE GRUPO ............................................................................................................. 89 Aspectos Generales de una Reserva de Grupo ................................................................................ 91 Definición de Tipos de Habitación y Ocupación ........................................................................................... 92 Nuevas Reglas para el manejo de las Reservas de Grupos ........................................................................... 93

CONSULTA DE RESERVAS ........................................................................................................................... 99 Consulta de Reservas – Aspectos Gerais ....................................................................................... 102 Búsqueda de una reserva. ........................................................................................................................... 102

Búsqueda de una Reserva – Criterios Filtro‐1 ................................................................................ 104 Búsqueda de Reserva – Criterios Filtro‐2 ....................................................................................... 105 Consulta de Reservas – Criterio Filtro‐3 ........................................................................................ 106 Consulta de Reservas – Criterio Filtro 4 OverBooking. .................................................................. 107 Cancelar una Reserva ................................................................................................................... 108 Cancelación Múltiple de Reservas ................................................................................................. 108 Alteración Múltiple de Reservas ................................................................................................... 109 Para la pantalla Generales ........................................................................................................................... 109 Para la Pantalla Limites / Observaciones y Pensiones ................................................................................. 109 Para la Pantalla de Modalidad de Pensión Compleja .................................................................................. 110 Para la Pantalla de Confirmación, Avisos y Segmentos ............................................................................... 110 Para La Pantalla de Instrucciones de Facturación ........................................................................................ 110 Para la Pantalla de Instrucciones de Transferencias .................................................................................... 111 Para la Pantalla de Turnos NewPos ............................................................................................................ 111 Tarifa Variable ............................................................................................................................................. 112


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Idioma: Español

Insertar Depósitos Anticipados. .................................................................................................... 112 Exportar para un fichero ............................................................................................................... 114 TRANSFERIR Y ACEPTAR RESERVAS (SOLAMENTE PARA LA MODALIDAD COMPLEXO)............................................ 114 Aplicar Macros para los Cobros .................................................................................................... 115 Imágenes Adicionales ................................................................................................................... 115 Reenviar NewCentral .................................................................................................................... 116 Impresión de Reservas .................................................................................................................. 116 Extractos ...................................................................................................................................... 117 IMPORTAR RESERVAS ............................................................................................................................. 119 Configuración ............................................................................................................................... 119 Importación .................................................................................................................................. 120 Configuración interface con central .............................................................................................. 120 Procesar interface con central ...................................................................................................... 121 ALOJAMIENTOS LIBRES ............................................................................................................................ 122 VISUAL ................................................................................................................................................ 123 Alojamientos ................................................................................................................................ 123 Aspectos Generales del Planning de Habitaciones ...................................................................................... 124 Atribuir Habitaciones mediante el Planning ................................................................................................ 127 Alojamientos que cumplen determinados requisitos .................................................................................. 127 Configuración de los Colores del Planning .................................................................................................. 128 Configuración del Planning .......................................................................................................................... 129 Colores de las Alojamientos inactivos y de las tipos de reservas ................................................................ 129

Grupos .......................................................................................................................................... 131 Bloques ......................................................................................................................................... 132 PLANNING ........................................................................................................................................... 133 Planning de disponibilidades de Habitaciones .............................................................................. 133 Aspectos Generales del Planning de Habitaciones Disponibles ................................................................... 134

Previsión de Disponibilidades ........................................................................................................ 135 Aspectos Generales del Planning Previsión de Disponibilidades ................................................................. 136

Habitaciones Disponibles / sexo .................................................................................................... 138 Habitaciones Disponibles / Bloques .............................................................................................. 139 Ocupación Pensiones .................................................................................................................... 141 Ocupación .................................................................................................................................... 143 Reservas ....................................................................................................................................... 147 Planning de ocupación Reservas Pensiones .................................................................................. 150 Ocupación e Ingresos .................................................................................................................... 152 Origen y Segmentos ...................................................................................................................... 154 Modalidades de pensión ............................................................................................................... 155


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Idioma: Español

Modalidades de Pensión y Ocupación por Tipos de Habitación ................................................... 158 Cupos ........................................................................................................................................... 159 Entidades ...................................................................................................................................... 160 Mapa anual de reservas ............................................................................................................... 162 Control de Ventas ......................................................................................................................... 164 Ocupación por Nacionalidades ..................................................................................................... 165 Entidades Ingresos ........................................................................................................................ 166 Turnos pos .................................................................................................................................... 167 BOOKING ............................................................................................................................................. 170 Booking Position ........................................................................................................................... 170 Booking Position Diferencias. ....................................................................................................... 172 Booking Ampliado ........................................................................................................................ 174 Booking Mensual .......................................................................................................................... 176 Booking Cupo Entidades .............................................................................................................. 178 Booking Mensual Ocupación Foto ................................................................................................ 180 Booking Mensual Ingresos Fotos .................................................................................................. 181 CARTAS DE CONFIRMACIÓN ...................................................................................................................... 182 DEPÓSITOS ANTICIPADOS ......................................................................................................................... 183 ATRIBUCIÓN DE HABITACIONES ................................................................................................................. 186 Automático ................................................................................................................................... 186 Procedimientos para la Atribución Automática de Habitación.................................................................... 187

Manual ......................................................................................................................................... 188 Procedimiento para la Atribución Manual de Habitaciones ........................................................................ 189

PANEL DE GESTIÓN ................................................................................................................................ 191 BLOQUEO DE ASIGNACIÓN ....................................................................................................................... 196 BLOQUEO DE INSERCIÓN / ALTERACIÓN ...................................................................................................... 196 CAPÍTULO 5: RECEPCION ................................................................................................................. 197 CHECK‐IN ............................................................................................................................................ 197 Procedimientos para efectuar el Check‐In ..................................................................................... 198 Tratamiento No Show ................................................................................................................... 200 Anulación de Check‐In .................................................................................................................. 201 Check‐In Múltiple .......................................................................................................................... 201 Check‐In de Huéspedes ................................................................................................................. 202 Registro de Huéspedes ................................................................................................................. 203 Key Pass........................................................................................................................................ 203 OVERBOOKING ...................................................................................................................................... 205


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Idioma: Español

Pasar una Reserva a Overbooking ................................................................................................ 205 Check‐In a clientes desviados por Overbooking............................................................................. 206 Formas para conocer las Habitaciones y Clientes en Overbooking ............................................... 207 CHECK‐OUT ......................................................................................................................................... 208 Check‐Out de Todos los Huéspedes de una Habitación ................................................................ 209 Check‐Out de un Huésped de una Reserva .................................................................................... 210 Check‐Out Múltiple ....................................................................................................................... 211 Anulación de Check‐Out ................................................................................................................ 211 Cierre de Cuenta Corriente ............................................................................................................ 212 Reabrir Una Cuenta Corriente ....................................................................................................... 213 ANULACIONES....................................................................................................................................... 214 Anulación de Check In ................................................................................................................... 214 Anulación No‐Show ...................................................................................................................... 214 Anulación check‐out ..................................................................................................................... 215 Anulación reservas ....................................................................................................................... 215 CUADRO DE HABITACIONES ...................................................................................................................... 216 HUÉSPEDES .......................................................................................................................................... 217 Ordenar la Información de Los clientes Seleccionados .................................................................. 219 CARDEX ............................................................................................................................................... 220 Características Generales ............................................................................................................. 220 Consulta de una Ficha en el Cardex .............................................................................................. 223 Crear una Ficha en el Cardex........................................................................................................ 223 GRUPOS .............................................................................................................................................. 226 Tratamiento de Grupos ................................................................................................................. 226 Pantalla Principal de Grupos ......................................................................................................... 226 Rooming List ................................................................................................................................. 227 Check‐In de Grupo ........................................................................................................................ 228 Consultar los datos generales de un Grupo ................................................................................... 229 Cancelar un Grupo ........................................................................................................................ 230 Check‐Out de Grupos .................................................................................................................... 231 Adicionar Nuevas Reservas a un Grupo Existente ......................................................................... 232 Inserta Movimientos Múltiples de Grupo ...................................................................................... 232 OPERACIONES DE CAJA ............................................................................................................................ 234 Inserta Operaciones de Caja ......................................................................................................... 235 Consultar Operaciones de caja ..................................................................................................... 235 IMPRESORA FISCAL ................................................................................................................................. 237 Refund value ................................................................................................................................. 237


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Idioma: Español

Mini x report ................................................................................................................................. 237 X report ........................................................................................................................................ 237 Z report......................................................................................................................................... 238 Period report ................................................................................................................................ 238 Period sum report ......................................................................................................................... 238 Cancel receipt ............................................................................................................................... 238 Open cash drawer......................................................................................................................... 238 ASIENTOS O MOVIMIENTOS ..................................................................................................................... 239 Cerrar Turno ................................................................................................................................. 239 Insertar Asientos ........................................................................................................................... 240 Insertar Asientos DEL Mini Bar .................................................................................................................... 242 Insertar un Asiento en Otra Moneda que no es Base .................................................................................. 242 Instrucciones de Transferencia .................................................................................................................... 243 Insertar Asientos con Descuentos ............................................................................................................... 243 Conceptos de Fechas Utilizada por el PMS para los Asientos ...................................................................... 243

Insertar paquetes ......................................................................................................................... 245 Insertar diarias ............................................................................................................................. 245 Insertar Asientos múltiples ........................................................................................................... 247 Insertar Asientos Múltiple de Grupo ............................................................................................. 247 Visualizar un Asiento ................................................................................................................................... 248 Anular un asiento ........................................................................................................................................ 250 División: ....................................................................................................................................................... 251

Consulta de Asientos .................................................................................................................... 251 Otros criterios de Búsqueda ........................................................................................................................ 255 Ejemplos de Consultas de Asientos ............................................................................................................. 257 Corregir un movimiento .............................................................................................................................. 258 Visualizar un movimiento ............................................................................................................................ 258 Impresión de la Consulta de Movimientos .................................................................................................. 259

Reporte de Movimientos Adicionales ............................................................................................ 260 Reporte de Transferencias ............................................................................................................ 260 Consulta Tarjetas de crédito ......................................................................................................... 261 Llamadas internas ........................................................................................................................ 262 Control de Llamadas ..................................................................................................................... 263 No procesadas (llamadas, PayTV, Internet) .................................................................................. 264 Cupones (de Ofertas) .................................................................................................................... 265 Depósitos de banco ...................................................................................................................... 269 Cargos Externos a Cuenta ............................................................................................................. 271 CUENTAS CORRIENTES ............................................................................................................................ 273


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Idioma: Español

Consultar Cuentas ........................................................................................................................ 273 Procedimiento para Consultar una Cuenta ................................................................................... 275 Impresión de un Extracto de Cuenta ............................................................................................. 276 Insertar Movimientos ................................................................................................................... 276 Factura Anticipada ....................................................................................................................... 276 Factura de Extras .......................................................................................................................... 278 Transferir Movimientos ................................................................................................................ 283 Consulta de Cuenta Corriente desde la Consulta de Reservas ....................................................... 285 Cerrar Una Cuenta Extra o Nao Alojada ........................................................................................ 285 Reabrir una Cuenta Extra o No Alojada ........................................................................................ 286 Cerrar Una Cuenta Corriente ........................................................................................................ 286 Reabrir Cuenta Corriente .............................................................................................................. 287 AUDITOR NOCTURNO (NIGHT AUDITOR) .................................................................................................... 288 Controlo de pendientes ................................................................................................................. 288 Salidas Pendientes ....................................................................................................................................... 288 Entradas Pendientes .................................................................................................................................... 289 Declarar una Reserva como No‐Show ......................................................................................................... 289 Huéspedes por Registrar ............................................................................................................................. 290 Huéspedes por check‐in .............................................................................................................................. 291 Huéspedes por check‐out ............................................................................................................................ 292 Precios Sin Definir ........................................................................................................................................ 292 Cambios Sin Definir...................................................................................................................................... 293 Previsión de Ingresos ................................................................................................................................... 293

Pendiente NewCentral .................................................................................................................. 294 Cierre de Día ................................................................................................................................. 294 Configuración de los Reportes ...................................................................................................... 297 Relación de Reportes de Control y Finales Disponibles ............................................................................... 300

Listado de Control ......................................................................................................................... 301 Reportes Finales ........................................................................................................................... 301 Consulta de Cierre ........................................................................................................................ 302 LLAVES ................................................................................................................................................ 305 Pre Emisión de Llaves .................................................................................................................... 305 Check‐In ........................................................................................................................................ 307 Copias ........................................................................................................................................... 307 Llaves emitidas ............................................................................................................................. 307 DESPERTADOR ...................................................................................................................................... 308 MINI BAR ............................................................................................................................................. 309 Consumos Mini Bar ....................................................................................................................... 309


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Idioma: Español

Mini bar no procesados ................................................................................................................ 310 MENSAJES ........................................................................................................................................... 310 CAMBIOS ............................................................................................................................................. 311 CONCIERGE .......................................................................................................................................... 312 AGENDA .............................................................................................................................................. 313 Avisos ........................................................................................................................................... 314 Direcciones ................................................................................................................................... 315 Lista de Teléfonos ......................................................................................................................... 316 REGISTRO DE VEHÍCULOS ......................................................................................................................... 316 CAPÍTULO 6: FACTURACION ............................................................................................................. 317 TIPO DE FACTURAS EN EL PMS ................................................................................................................. 317 ASPECTOS GENERALES DE LA FACTURACIÓN EN EL PMS NEWHOTEL ................................................................ 318 FACTURA DE ENTIDAD ............................................................................................................................ 320 Aspectos Generales ...................................................................................................................... 320 Procedimiento para Obtener una Factura de Entidad ................................................................... 321 FACTURAS DE CLIENTES ........................................................................................................................... 323 Aspectos Generales ...................................................................................................................... 323 Procedimiento para obtener una Factura de Cliente ..................................................................... 324 Agrupar Asientos en la Factura ..................................................................................................... 327 Aplicar un Por ciento de Descuento .............................................................................................. 328 FACTURAS CUENTAS NO ALOJADAS ........................................................................................................... 328 FACTURA PRO FORMA ............................................................................................................................ 330 Aspectos Generales ...................................................................................................................... 330 Procedimiento para Obtener una Factura Proforma ..................................................................... 331 FACTURA PRO FORMA AUTOMÁTICA .......................................................................................................... 333 FACTURA ANTICIPADA ............................................................................................................................ 333 Aspectos Generales ...................................................................................................................... 333 FACTURAR DIFERENCIAS DE ENTIDADES ...................................................................................................... 335 FACTURAR DIFERENCIAS A CLIENTES .......................................................................................................... 337 CONSULTA DE FACTURAS (EXCEPTO LAS PRO FORMAS) .................................................................................. 338 Cancelar una Factura .................................................................................................................... 341 Obtener una Copia de una Factura ............................................................................................... 341 Regularizar una Pre factura ......................................................................................................... 341 CONSULTA FACTURA PRO FORMA ............................................................................................................. 342 Cancelar una Factura Proforma .................................................................................................... 344 Obtener una Copia de una Factura Proforma ............................................................................... 344


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Idioma: Español

Factura de Entidad obtenida a partir de una Factura Proforma .................................................... 344 Procedimiento para obtener una Factura Final a partir de una Factura Proforma ........................ 345 Transferencia a Contabilidad ........................................................................................................ 346 NOTAS DE CRÉDITO ................................................................................................................................ 347 Insertar Notas de créditos ............................................................................................................ 347 Anular notas de créditos ............................................................................................................... 349 Visualizar una nota de crédito ...................................................................................................... 349 Exportar una Nota de Crédito ....................................................................................................... 350 CONSULTA DE RECIBOS ........................................................................................................................... 350 Visualizar un recibo ...................................................................................................................... 351 Anular un recibo ........................................................................................................................... 352 Impresión del Listado de Recibos .................................................................................................. 352 PRE ‐FACTURAS DE RESERVAS................................................................................................................... 352 ANULAR FOLIOS ..................................................................................................................................... 354 CAPÍTULO 7: HOUSEKEEPING ........................................................................................................... 357 GOBERNANTA ....................................................................................................................................... 357 Alterar room status ...................................................................................................................... 357 Verificar o Log (histórico) de estados de cuartos ........................................................................... 359 Borrar log de room status ............................................................................................................ 359 Impresión del Log de Room Status ................................................................................................ 360 Insertar discrepancias ................................................................................................................... 360 Reporte de Discrepancias ............................................................................................................. 362 Reporte de Ama de Llave .............................................................................................................. 363 Salidas previstas ........................................................................................................................... 364 Habitaciones ................................................................................................................................. 365 Resumen de Zonas de Limpiezas ................................................................................................... 366 Observaciones a las reservas ....................................................................................................... 367 Resumen del plan de trabajo del ama de llave .............................................................................. 368 Parámetros para el plan de trabajo .............................................................................................. 369 Productos ..................................................................................................................................... 370 Staff Ama de Llaves. ..................................................................................................................... 370 Grupos de Zonas de Limpieza ....................................................................................................... 374 Tareas Especiales. ......................................................................................................................... 377 Estados ‐ Tareas Especiales – Puntos. ........................................................................................... 377 Atribución de Habitaciones ........................................................................................................... 380 Plan de trabajo ............................................................................................................................. 383


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Idioma: Español

INACTIVAR HABITACIONES ....................................................................................................................... 388 Procedimiento para Bloquear Habitaciones (pasarlas a inactivas) ................................................ 389 Bloqueo de Múltiples Habitaciones ............................................................................................... 391 ATENCIÓN A CLIENTE ............................................................................................................................. 392 Avería ........................................................................................................................................... 394 Registrar una Avería .................................................................................................................................... 395 Resolución de una Avería ............................................................................................................................ 396

Servicio a habitación (Room Service) ............................................................................................ 397 Pedido a Ama de llave .................................................................................................................. 398 Lost & found ................................................................................................................................. 399 Otros ............................................................................................................................................ 401 CAPÍTULO 8: REPORTES .................................................................................................................. 403 CARACTERÍSTICAS GENERALES .................................................................................................................. 403 ENTRADAS ........................................................................................................................................... 404 Previstas ....................................................................................................................................... 405 Efectuadas .................................................................................................................................... 405 No Shows ...................................................................................................................................... 405 SALIDAS .............................................................................................................................................. 405 Previstas ....................................................................................................................................... 406 Efectuadas .................................................................................................................................... 407 RESERVAS ............................................................................................................................................ 407 Recibidas ...................................................................................................................................... 407 Canceladas ................................................................................................................................... 407 Pendientes .................................................................................................................................... 407 Cambio de Habitación .................................................................................................................. 408 Depósitos anticipados ................................................................................................................... 408 Fotos de previsión ......................................................................................................................... 408 HUÉSPEDES .......................................................................................................................................... 409 En el Hotel .................................................................................................................................... 409 Overbooking ................................................................................................................................. 409 Todos ............................................................................................................................................ 409 Lista/Rack ..................................................................................................................................... 409 cumpleaños .................................................................................................................................. 410 Alfabético ..................................................................................................................................... 411 Listado de Comidas ....................................................................................................................... 411 Repitente ...................................................................................................................................... 411


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DIARIOS .............................................................................................................................................. 412 Reporte Diario General ................................................................................................................. 412 Reporte de Caja ............................................................................................................................ 415 Servicios ....................................................................................................................................... 416 Secciones ...................................................................................................................................... 417 Servicios / Secciones ..................................................................................................................... 417 Cobros Por Sección ....................................................................................................................... 418 Saldos Por Entidad ........................................................................................................................ 419 Saldos de Cuentas Extras .............................................................................................................. 420 Saldos de Cuentas Corrientes ........................................................................................................ 420 Saldos de Cuenta Inactivas ........................................................................................................... 420 Auditoria de Ingresos Saldos ......................................................................................................... 420 Saldos por Entidad Huéspedes ...................................................................................................... 421 Panel de Gestión de Ingresos ........................................................................................................ 421 Libro de Recepción ........................................................................................................................ 421 Reporte de Operaciones de Caja ................................................................................................... 422 Reporte Mano Corriente ............................................................................................................... 422 Saldos Diarios mano Corriente ...................................................................................................... 423 Mano Corriente Reservas .............................................................................................................. 423 Parte de Caja ................................................................................................................................ 425 Parte de Producción ...................................................................................................................... 425 Control de Recaudación ................................................................................................................ 426 IMPUESTOS .......................................................................................................................................... 426 Servicios No Facturados ................................................................................................................ 427 Ingresos Futuros ........................................................................................................................... 427 Servicios Facturados ..................................................................................................................... 428 Impuestos Servicios ...................................................................................................................... 429 Impuestos Por Facturas ................................................................................................................ 429 Impuestos Por Grupos de Servicios ............................................................................................... 430 Impuestos facturas Tasas ............................................................................................................. 431 Comprobantes a Afecta Detracción .............................................................................................. 432 Comprobantes Cancelados Afectos a Retención ........................................................................... 432 CAPÍTULO 9: ESTATÍSTICAS .............................................................................................................. 433 OCUPACIÓN ......................................................................................................................................... 433 Modalidad de Pensión .................................................................................................................. 433 Tipos de Habitación ...................................................................................................................... 433


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Entidades Estancias ...................................................................................................................... 433 Entidades ...................................................................................................................................... 434 Nacionalidades ............................................................................................................................. 434 PaX Nacionalidades Mes .............................................................................................................. 434 Ocupación Diaria General ............................................................................................................. 434 Ocupación Diaria Por Tipo Entidad .............................................................................................. 434 Estadística Diaria Acumulada ....................................................................................................... 434 Pax Día ......................................................................................................................................... 434 Pax Entidades ............................................................................................................................... 435 Pax Por Nacionalidades ................................................................................................................ 435 Estadística mensual de ocupación ................................................................................................ 435 Segmentación ............................................................................................................................... 435 Estadística general por nacionalidades ......................................................................................... 435 Grupos de Segmentos ................................................................................................................... 435 Listado Para Policía ...................................................................................................................... 435 Listado de Extranjeros .................................................................................................................. 436 Dormidas ...................................................................................................................................... 436 Habitaciones Noche ...................................................................................................................... 436 Camas Noche ................................................................................................................................ 436 Habitaciones Noche Temporada ................................................................................................... 436 Camas Noche Temporada ............................................................................................................. 436 Entidades estancia x concepto ...................................................................................................... 437 Estancias nacionalidades entidad ................................................................................................. 437 Ocupación por días tipo entidad ................................................................................................... 437 Ocupación entidad nacionalidad .................................................................................................. 437 Ocupación tipo cliente .................................................................................................................. 437 Ocupación media por nacionalidad .............................................................................................. 438 INGRESOS ............................................................................................................................................ 438 Países ........................................................................................................................................... 438 Nacionalidades – mes ................................................................................................................... 439 Entidades – Ingresos ..................................................................................................................... 439 Entidades – mes ........................................................................................................................... 439 Segmentos de mercado – mes ...................................................................................................... 439 Segmentos de mercado – facturación ........................................................................................... 439 Segmentos de mercado – mes Precio Medio ................................................................................. 439 Origen de mercado – mes ............................................................................................................. 439 Origen de mercado – mes Precio Medio ....................................................................................... 439


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Idioma: Español

Ingresos Pensión ........................................................................................................................... 440 Secciones anual ........................................................................................................................... 440 Vendas líquidas ............................................................................................................................ 440 Producción Secciones Servicios ..................................................................................................... 440 Ingresos Entidad nacionalidad ...................................................................................................... 440 Descuentos ................................................................................................................................... 440 Producción entidades temporadas ............................................................................................... 441 Ingresos y Ocupación Por Tarifas y Paquetes ................................................................................ 441 FACTURACIÓN Y COBROS ......................................................................................................................... 441 Cobros .......................................................................................................................................... 441 Facturación Por Clientes ............................................................................................................... 441 Facturación Depósitos Anticipados ............................................................................................... 441 PREVISIONES Y RATIOS ............................................................................................................................ 441 Información Comercial producción ............................................................................................... 442 Resumen de Ingresos y ratios ....................................................................................................... 443 Ocupación Habitaciones Entidades y Cupo ................................................................................... 443 Ocupación Cama Entidades Cupo ................................................................................................. 443 Cumplimiento de Cupos Entidades ................................................................................................ 443 Diario de Cupos y Mercados Por Entidad ...................................................................................... 443 Mensual de Cupos y Mercados Por Entidad .................................................................................. 443 Acumulado diario de Estancia por Agencias ................................................................................. 444 Producción Estancias .................................................................................................................... 444 Ocupación Ingresos Por Comunidades Zonas del País .................................................................. 444 Booking report .............................................................................................................................. 444 Ocupación Ingresos Por vendedores externos ............................................................................... 444 Ocupación Ingresos Por vendedores internos ............................................................................... 444 Ocupación Por País y Provincias.................................................................................................... 444 Report manager ........................................................................................................................... 445 PickUp mensual ............................................................................................................................ 445 Previsión de Ingresos Por Segmentos y Origen de Mercado .......................................................... 446 PRESUPUESTOS ..................................................................................................................................... 446 Reportes ....................................................................................................................................... 446 Definición de las Columnas .......................................................................................................................... 447 Definición de las Filas .................................................................................................................................. 449 Definición de Presupuestos ......................................................................................................................... 457 Ejecutar el Reporte ...................................................................................................................................... 458

Servicios ....................................................................................................................................... 458


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Idioma: Español

Indicadores ................................................................................................................................... 459 OTROS ................................................................................................................................................ 460 Valores base – liquidación a propietarios ..................................................................................... 460 CAPÍTULO 10: MIS REPORTES .......................................................................................................... 461 CAPÍTULO 11: VENTAS ..................................................................................................................... 462 ENTIDADES ........................................................................................................................................... 462 Entidades ...................................................................................................................................... 462 Criar una Entidad ......................................................................................................................................... 464 Datos Generales de la Entidad ..................................................................................................................... 465

Significado de los campos de los Operadores ................................................................................ 467 Comisiones (para los Operadores por Entidades). ...................................................................................... 470

Definición da Colores Entidad en el Planning de Alojamientos .................................................... 470 Stop de Reservaciones y/o Check In de una Entidad. ..................................................................... 471 Datos Adicionales de la Ficha de Entidad .................................................................................................... 473 Insertar Información Fiscal .................................................................................................................... 473 Insertar contabilidad ............................................................................................................................... 473 Insertar Contactos ................................................................................................................................. 474 Insertar observaciones............................................................................................................................ 475 Insertar Facturación ............................................................................................................................... 475 Insertar Banco ......................................................................................................................................... 476 Insertar Otros. ......................................................................................................................................... 476 Insertar offshore ..................................................................................................................................... 478 Insertar Internet ..................................................................................................................................... 479

Estados de venda .......................................................................................................................... 481 Procedimiento para introducir el Estado de las Ventas ............................................................................... 482

Consulta de estados de venta ....................................................................................................... 483 Media Pax Para Estados de Venta ............................................................................................... 483 Solicitud de depósito .................................................................................................................... 484 Bloqueo de inserción y Alteración ................................................................................................. 485 PRECIOS .............................................................................................................................................. 487 Servicios ....................................................................................................................................... 487 Precios de Diarias ......................................................................................................................... 488 Procedimiento para Crear una Diaria .......................................................................................................... 488 Periodos de Bloqueo.................................................................................................................................... 493 Precio de la Comida de los Adultos. ............................................................................................................ 494 Precio de la Comida de los Niños. ................................................................................................................ 494 Precios para Otros Servicios Asociado a la Diaria ........................................................................................ 495

Modelo A (Precios por Persona). ................................................................................................... 497


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Idioma: Español

Modelo B (Precios por Habitación). .............................................................................................. 500 Modelo C Precios por Tabla Matricial. .......................................................................................... 504 Modelo D (Precios Por Incremento de Pensión) ............................................................................ 506 Ofertas D ...................................................................................................................................... 513 Menú Ofertas D ........................................................................................................................................... 513 Ofertas de Cambio ....................................................................................................................................... 514 Ofertas de Promoción.................................................................................................................................. 515 Aplicar Las Ofertas a Una Entidad ............................................................................................................... 517

Modelo E (Precios por Intervalos). ................................................................................................ 518 Paquetes de Precios ...................................................................................................................... 519 Precios Especiales de la tarifa ....................................................................................................... 522 Early Booking ............................................................................................................................................... 522 Early Booking Fechas ................................................................................................................................... 522 Fin de Semana ............................................................................................................................................. 523 Precios Especiales ........................................................................................................................................ 523 Días Especiales ............................................................................................................................................. 524 Fines de Semana/ Tipos/ Paxs .................................................................................................................... 524

Desglose de la Diaria cuando se define el Precio Manualmente en la Reserva .............................. 525 Todo Incluido (All Inclusive). ......................................................................................................... 525 TARIFAS CON PERÍODOS SOLAPADOS, VARIABLES, FIJOS Y PRECIOS DIARIOS. ......................................................... 526 TARIFAS YIELD (TARIFAS VARIABLES) ...................................................................................................... 529 Yield – tarifa variable, modo de empleo ....................................................................................... 531 OFFSHORE Y NEWHOTEL. ........................................................................................................................ 535 Principios y conceptos Básicos ...................................................................................................... 535 Parametrización del sistema el funcionamiento Offshore ............................................................. 537 PROCEDIMIENTO PARA INTRODUCIR UN CONTRATO ....................................................................................... 540 CUPOS ................................................................................................................................................. 542

Cupos (Allotment) ......................................................................................................................... 542 Procedimiento para crear un Cupo (Allotment) ......................................................................................... 544 Alteración Múltiple de Cupo ........................................................................................................................ 545 Cupos de camas extra y Cunas .................................................................................................................... 546 Cupo de Servicios......................................................................................................................................... 547

CAPÍTULO 12: ARCHIVOS ................................................................................................................. 548 PERFIL DE UTILIZADOR ............................................................................................................................ 548 UTILIZADORES ....................................................................................................................................... 549 Prototipo de Usuario (Perfiles de Usuarios) .................................................................................. 549 Creación de un Usuario ................................................................................................................. 551 ESQUEMAS DE IMPUESTOS ....................................................................................................................... 553


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Idioma: Español

SERVICIOS ............................................................................................................................................ 554 Grupos de servicios ....................................................................................................................... 554 Servicios ....................................................................................................................................... 555 SECCIONES ........................................................................................................................................... 558 Procedimiento para Insertar una Sección ..................................................................................... 559 HABITACIONES ...................................................................................................................................... 560 Bloques ......................................................................................................................................... 560 Características Habitaciones ......................................................................................................... 560 Habitaciones ................................................................................................................................. 561 Organización de las Habitaciones. ................................................................................................ 563 CUENTAS NO ALOJADOS .......................................................................................................................... 564 Procedimiento para crear una Cuenta Extra. ................................................................................ 565 REGIONES DEL MUNDO .......................................................................................................................... 566 PAÍSES ................................................................................................................................................ 566 IDIOMAS .............................................................................................................................................. 569 REGIONES ............................................................................................................................................ 569 SEGMENTOS DE MERCADO ...................................................................................................................... 569 Grupos de Segmento .................................................................................................................... 570 Segmentos .................................................................................................................................... 570 ORÍGENES DE MERCADO ......................................................................................................................... 572 Grupos de mercado ...................................................................................................................... 572 Orígenes ....................................................................................................................................... 572 MONEDAS ........................................................................................................................................... 573 TIPO DE COBRO ..................................................................................................................................... 574 TARJETAS DE CRÉDITOS ........................................................................................................................... 575 MACRO OPERACIONES ........................................................................................................................... 575 ENTIDADES ........................................................................................................................................... 577 Categoría de Entidades ................................................................................................................. 577 Tipos de Entidades ........................................................................................................................ 577 Estado o Situación de la Entidad. .................................................................................................. 578 Contactos ..................................................................................................................................... 578 Clasificación .................................................................................................................................. 579 Criterios de selección .................................................................................................................... 579 CLIENTES ............................................................................................................................................. 580 Títulos ........................................................................................................................................... 581 Tipos de Clientes ........................................................................................................................... 581 Preferencias .................................................................................................................................. 581


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Idioma: Español

Prefijos – tipo de identificación ..................................................................................................... 582 Tarjetas de Fidelizacion – tipos ..................................................................................................... 582 Criterio de selección ...................................................................................................................... 582 PARÁMETROS ....................................................................................................................................... 583 Reserva Tipo. ................................................................................................................................ 583 Tipos de grupo .............................................................................................................................. 585 Motivo Salidas No Previstas .......................................................................................................... 585 Tipos de Atenciones ...................................................................................................................... 585 Motivos de Cancelación de Reservas ............................................................................................ 586 Tipos de eventos ........................................................................................................................... 586 Tipos de garantía .......................................................................................................................... 587 Tipos de descuentos financieros ................................................................................................... 588 Tipos de descuentos ...................................................................................................................... 588 Motivos de Corregir Asientos. ....................................................................................................... 589 Motivos de anulación de facturas ................................................................................................. 589 Tipos de paquetes ......................................................................................................................... 590 Tipos de Propinas ......................................................................................................................... 590 Puntos de Frontera ....................................................................................................................... 591 Tipos de regímenes ....................................................................................................................... 591 Regímenes de exploración ............................................................................................................ 592 Documentos ................................................................................................................................. 595 Texto para documentos ................................................................................................................ 596 impuestos ..................................................................................................................................... 597 Impuestos – Secuencias ............................................................................................................................... 597 Tasas de Impuestos ..................................................................................................................................... 597

Series de facturas ......................................................................................................................... 598 Series de documentos ................................................................................................................... 600 Filtros – series de documentos ...................................................................................................... 600 Series de recibos ........................................................................................................................... 601 Extensiones telefónicas ................................................................................................................. 601 productos del mini bar .................................................................................................................. 602 Opciones de llaves ........................................................................................................................ 603 Mensajes Para NewPos. ............................................................................................................... 604 Extensiones de llaves .................................................................................................................... 604 Extensiones de pay – tv ................................................................................................................. 605 Extensiones de verjas .................................................................................................................... 605 Extensiones de internet ................................................................................................................ 606


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Idioma: Español

Extensiones de pos externo ........................................................................................................... 606 VUELOS ............................................................................................................................................... 606 VEHÍCULOS .......................................................................................................................................... 607 Modelos ....................................................................................................................................... 607 Marcas ......................................................................................................................................... 608 ESTACIONAMIENTOS .............................................................................................................................. 609 Zonas ............................................................................................................................................ 609 Estacionamientos ......................................................................................................................... 609 MANTENIMIENTO .................................................................................................................................. 610 Tipos de Inactividad ...................................................................................................................... 610 Técnicos ........................................................................................................................................ 611 Procedencia .................................................................................................................................. 611 Tipos de Averías ............................................................................................................................ 612 Sub‐nível de Averías ...................................................................................................................... 612 Zonas del hotel ............................................................................................................................. 613 Tipos de objetos ............................................................................................................................ 613 CAPÍTULO 13: UTILITARIOS .............................................................................................................. 615 APERTURA DE AÑO ................................................................................................................................. 615 CAMBIAR DE IDIOMA .............................................................................................................................. 616 PARÁMETROS ....................................................................................................................................... 617 Generales ..................................................................................................................................... 617 Definiciones y estructura de los parámetros ............................................................................................... 617 Generales ‐ Instalación ................................................................................................................................ 618 Generales ‐ Locales ...................................................................................................................................... 621 Generales ‐ Impresión ................................................................................................................................. 623 Generales Cálculos Off‐Line ......................................................................................................................... 624

Modos de Operación .................................................................................................................... 625 Modo de Operación Complejo & MultiHotel ............................................................................................... 625 Modo de Operación Crucero ....................................................................................................................... 626 Modo de Operación Offshore ...................................................................................................................... 628

Front‐Office .................................................................................................................................. 630 Front Office ‐ Reservas ................................................................................................................................ 630 Front Office – Reservas 2 ............................................................................................................................. 637 Front Office ‐ Limites – Impresión ............................................................................................................... 638 Front Office – Overbooking ......................................................................................................................... 642 Front Office ‐ Day‐Use ................................................................................................................................. 643 Front Office – Ama de Llave ........................................................................................................................ 644 Front Office ‐ Clientes .................................................................................................................................. 646


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Idioma: Español

Front Office ‐ Night Auditor ......................................................................................................................... 652

Asientos ........................................................................................................................................ 654 Asientos ‐ Asientos ...................................................................................................................................... 654 Asientos Cuenta Corriente ........................................................................................................................... 657 Asientos ‐ Descuentos ................................................................................................................................. 658 Asientos ‐ Asientos Adicionales ................................................................................................................... 659

Conexiones a Sistemas .................................................................................................................. 660 Conexiones A Sistemas ‐ NewConta ........................................................................................................... 660 Conexiones A Sistema ‐ WebNewHotel ....................................................................................................... 661 Conexiones A Sistema ‐ Condómino ........................................................................................................... 662 Conexiones A Sistemas ‐ NewTime .............................................................................................................. 662 Conexiones A Sistemas ‐ NewCRM .............................................................................................................. 663 Conexiones A Sistemas ‐ NewStock ............................................................................................................. 663 Conexiones A Sistemas ‐ NewPlan .............................................................................................................. 664 Conexiones A Sistema – NewPos ................................................................................................................. 665 Conexiones A Sistemas – NewSpa ............................................................................................................... 666 Conexiones A Sistemas ‐ NewGolf ............................................................................................................... 667 Conexiones A Sistemas ‐ NewGes ................................................................................................................ 668

Interfaces ..................................................................................................................................... 671 Interfaces ‐ E‐mail ........................................................................................................................................ 671 Interfaces ‐ Exportación ............................................................................................................................... 674 Interfaces ‐ Impresora Fiscal ........................................................................................................................ 675 Interfaces ‐ Tarjetas ..................................................................................................................................... 676

Contabilidad ................................................................................................................................. 677 Contabilidad ‐ Definición ............................................................................................................................. 677

Impuestos ..................................................................................................................................... 680 Impuestos – Asientos................................................................................................................................... 680 Impuestos ‐ Facturación .............................................................................................................................. 681

Facturación................................................................................................................................... 684 Facturación – Generales .............................................................................................................................. 684 Facturación ‐ Series ..................................................................................................................................... 688 Facturación ‐ Distribución ............................................................................................................................ 689

Métodos De Facturación .............................................................................................................. 693 Métodos de Facturación ‐ Check‐out.......................................................................................................... 693 Métodos de Facturación ‐ Anticipada .......................................................................................................... 695 Métodos de Facturación ‐ Pro‐forma .......................................................................................................... 696 Métodos de Facturación ‐ Anulación ........................................................................................................... 697 Métodos de Facturación ‐ Marketing .......................................................................................................... 698 Métodos de Facturación ‐ Regularización ................................................................................................... 698

Emisión de Facturas ...................................................................................................................... 699


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Idioma: Español

Emisión de Facturas ‐ Impresión .................................................................................................................. 699 Emisión de Facturas ‐ Exportación ............................................................................................................... 701

Habitaciones ................................................................................................................................. 703 Habitaciones ‐ Habitaciones ........................................................................................................................ 703 Habitaciones ‐ Tipos .................................................................................................................................... 707 Habitaciones ‐ Pensiones ............................................................................................................................. 710

Complejo ...................................................................................................................................... 710 Multi Hotel ................................................................................................................................... 713 Multi Hotel – Datos Generales .................................................................................................................... 713 Multi Hotel Dirección ................................................................................................................................... 714 Multi Hotel Facturación ............................................................................................................................... 714 Multi Hotel Entidad oficial ........................................................................................................................... 714 Multi Hotel NewConta ................................................................................................................................. 714 Multi Hotel Otros ......................................................................................................................................... 714

Crucero ......................................................................................................................................... 716 Pasos para la instalación del Modo Crucero ................................................................................................ 716

Offshore ....................................................................................................................................... 718 Principios y conceptos Básicos .................................................................................................................... 718 Parametrización del sistema el funcionamiento Offshore .......................................................................... 719

Impresoras ................................................................................................................................... 722 Mis reportes ................................................................................................................................. 723 Imágenes externas ....................................................................................................................... 724 Seleccionar exportación ................................................................................................................ 726 Estadísticas .................................................................................................................................................. 726 Estadísticas (previsión) ................................................................................................................................ 726 Contabilidad ................................................................................................................................................ 727 Entidad oficial .............................................................................................................................................. 727 Fichero SAF – XML ....................................................................................................................................... 728 Condominio ................................................................................................................................................. 728 Exportación IMB ......................................................................................................................................... 728 Exportación RUC ......................................................................................................................................... 729 Exportación AVS .......................................................................................................................................... 729 Exportación Market Metrix ......................................................................................................................... 730 Exportación Consumos Mini Bar .................................................................................................................. 730 Exportación PGO .......................................................................................................................................... 731 Exportación Interface Cardex ...................................................................................................................... 731 Exportación Estancias del Día ...................................................................................................................... 736 Exportación de Ingresos .............................................................................................................................. 739 Exportación Booking Mensual O Previsiones .............................................................................................. 741

Elegir Importación de datos .......................................................................................................... 744


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Idioma: Español

Importar NewSPA Remoto .......................................................................................................................... 744 Importar PGO .............................................................................................................................................. 745

Información en Tarjeta magnético ............................................................................................... 745 ACCESOS ............................................................................................................................................. 746 Consulta de accesos ...................................................................................................................... 746 Limpieza de accesos ..................................................................................................................... 747 CAMBIAR CONTRASEÑA ........................................................................................................................... 748 CAMBIAR DE USUARIO ............................................................................................................................. 748 CAMBIAR HOTEL .................................................................................................................................... 748

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS ...................................................................................................................... 750 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS NEWHOTEL ...................................................................................................... 750 I‐Reparaciones .............................................................................................................................. 750 II‐ Cambios de Códigos. ................................................................................................................. 752 III‐ Cambiar Codigos‐2 .................................................................................................................. 753 IV‐ Otras Opciones de Reparaciones y eliminaciones .................................................................... 754 V‐ Otras Opciones‐2 ...................................................................................................................... 756 VI‐ Unir códigos Clientes ............................................................................................................... 757 VII‐ Facturas Anticipadas .............................................................................................................. 757 RECONSTRUIR VISTAS Y FUNCIONES. .......................................................................................................... 759 CÁLCULO DE ESTADÍSTICAS. ..................................................................................................................... 760 CALIBRACIÓN DE SCANNER DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 761 BORRAR PERIODO .................................................................................................................................. 761 TOOLBAR ............................................................................................................................................. 762 Configurar la Barra de Herramientas ............................................................................................ 763 CALCULADORA ...................................................................................................................................... 763 CALENDARIO ........................................................................................................................................ 764 CONVERSIÓN DE MONEDAS ...................................................................................................................... 764 SQL ................................................................................................................................................... 764 SQL TRACER ...................................................................................................................................... 765 CAPÍTULO 14: CONTABILIDAD ESTANDAR DE NEWHOTEL................................................................. 766 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 766 PRINCIPIOS BÁSICOS ............................................................................................................................... 766 ESQUEMA ............................................................................................................................................ 767 ETAPA I ‐ CONFIGURACIÓN DE LOS DATOS CONTABLE DE NEWHOTEL. .............................................................. 769 DATOS DE EXPORTACIÓN ESTÁNDAR DE NEWHOTEL A CONTABILIDAD. .............................................................. 774 POSIBILIDAD DE CONFIGURAR LA EXPORTACIÓN ESTÁNDAR DE NEWHOTEL. ........................................................ 780


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Idioma: Español

CAPÍTULO 15: ESPECIALES DEL PMS ................................................................................................. 785 CRM .................................................................................................................................................. 785 REGÍMENES DE EXPLORACIÓN ................................................................................................................... 788 Esquema Grafico de funcionamiento ............................................................................................ 788 Pasos Iniciales para el Arranque en esta modalidad ..................................................................... 789 Requisitos Iníciales........................................................................................................................ 791 Parametrización ........................................................................................................................... 794 Definición de la Habitación ........................................................................................................... 795 Definición de los Regímenes de Explotación .................................................................................. 796 Tratamiento Para las Reservas ..................................................................................................... 798 Insertar Reservas ......................................................................................................................................... 798 Atribución de Habitaciones ......................................................................................................................... 800

Consideraciones importantes........................................................................................................ 802 Reportes especiales de los propietarios ........................................................................................ 803 1.‐ Reportes de Regímenes de exploración. ................................................................................................ 803 2.‐ Reporte del cálculo resultante de las prestaciones ................................................................................ 804 3 Planning espacial para propietarios .......................................................................................................... 805 3.1 Planning de Habitaciones Disponibilidades ........................................................................................... 806 3.2 Planning de Ocupación .......................................................................................................................... 807 3.3Planning de Ocupación / Pensiones ........................................................................................................ 807 3.4 Planning de Previsión de Habitaciones .................................................................................................. 808 3.5 Planning de Reservas ............................................................................................................................. 808 3.6 Habitaciones .......................................................................................................................................... 808 3.7 Información de Última Hora: ................................................................................................................. 809 3.7 Información de Estadísticas ................................................................................................................... 809

PROPINAS ............................................................................................................................................ 811 FACTURAS ESPECIALES EN EL PMS............................................................................................................. 816 Envío de Facturas por e‐mail ........................................................................................................ 816 Factura Marketing ........................................................................................................................ 818 NEWHOTEL VS NEWCONTA TRATAMIENTO DE COMISIONES TTOO .................................................................. 820 NEWHOTEL: PREVISIÓN DE MOVIMIENTOS ................................................................................................. 822 Funcionamiento ............................................................................................................................ 822 Como se parametriza y emplea. ................................................................................................... 823 COMPENSACIÓN ALIMENTICIA EN NEWHOTEL VS NEWPOS ............................................................................ 825 En NewHotel ................................................................................................................................. 826 En NewPOS ................................................................................................................................... 827 GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................................. 830


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Idioma: Español

ALLOTMENT ......................................................................................................................................... 830 ATENCIONES ......................................................................................................................................... 830 ASIENTOS ............................................................................................................................................ 830 CAMBIO .............................................................................................................................................. 830 CATEGORÍA DE ENTIDADES ....................................................................................................................... 831 CARDEX ............................................................................................................................................... 831 CLIENTE ............................................................................................................................................... 831 CUENTAS EXTRAS .................................................................................................................................. 831 CUENTAS CORRIENTES ............................................................................................................................ 832 COMPLEJO ........................................................................................................................................... 832 CHECK IN ............................................................................................................................................. 832 CHECK OUT .......................................................................................................................................... 832 CUPO .................................................................................................................................................. 832 CRÉDITO .............................................................................................................................................. 832 DAY USE ............................................................................................................................................. 833 DEAD LINE ........................................................................................................................................... 833 DESEMBOLSO ....................................................................................................................................... 833 DIARIA ................................................................................................................................................ 833 DÉBITO ............................................................................................................................................... 833 ENTIDADES ........................................................................................................................................... 833 EARLY BOOKING .................................................................................................................................... 833 FACTURA ANTICIPADA ............................................................................................................................ 834 FACTURA DE CLIENTES ............................................................................................................................ 834 FACTURA DE ENTIDAD ............................................................................................................................ 834 FACTURA CUENTA EXTRA ........................................................................................................................ 835 FACTURA PRO FORMA ............................................................................................................................ 835 GRUPOS .............................................................................................................................................. 835 GRUPO MERCADO .................................................................................................................................. 836 HABITACIÓN INACTIVA ............................................................................................................................ 836 LOGS .................................................................................................................................................. 836 NOTAS DE CRÉDITOS .............................................................................................................................. 836 NOTAS DE DÉBITO ................................................................................................................................. 836 NO‐SHOW ........................................................................................................................................... 837 OPERADOR .......................................................................................................................................... 837 ORIGEN ............................................................................................................................................... 837 ON REQUEST ........................................................................................................................................ 837 OVERBOOKING ...................................................................................................................................... 837


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Idioma: Español

PANEL DE GESTIÓN ................................................................................................................................ 837 PENSIÓN COMPLEJA ............................................................................................................................... 838 PENSIONES ALIMENTICIAS ........................................................................................................................ 838 PAQUETES ........................................................................................................................................... 838 PROTOTIPO DE RESERVA ......................................................................................................................... 838 PLANNING ........................................................................................................................................... 839 PERNOCTACIONES .................................................................................................................................. 839 RELEASE .............................................................................................................................................. 839 ROOMING LIST ...................................................................................................................................... 839 SECCIONES ........................................................................................................................................... 839 SERVICIOS ............................................................................................................................................ 839 SEGMENTO DE MERCADOS ....................................................................................................................... 840 SITUACIÓN DE LA ENTIDAD....................................................................................................................... 840 TÉCNICOS ............................................................................................................................................ 840 TIPO DE AVERÍA .................................................................................................................................... 840 TIPO DE HABITACIÓN .............................................................................................................................. 840 TIME SHARE ......................................................................................................................................... 840 TASAS DE CAMBIO ................................................................................................................................. 841 TRAVEL ............................................................................................................................................... 841 VOUCHER ............................................................................................................................................ 841 WALK IN ............................................................................................................................................. 841 ZONAS ................................................................................................................................................ 841 ANEXO 1 – ESTATÍSTICAS ................................................................................................................. 842


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Idioma: Español

CAPÍTULO 1: INTRODUCCION

CONSIDERACIONES GENERALES

NewHotel Front – Office es un modulo especializado para la gestión de recepción, reservas, huéspedes, check-in, check-out, contratación, facturación, gobernanta, reportes y estadísticas de la familia de Software para gestión hotelera NewHotel. Este manual de utilización tiene por objetivo servir de referencia y consulta a los utilizadores del software NewHotel Front-Office. De todo, no sustituye la formación que debe ser dada a los utilizadores, mas sirve de herramienta útil y de complemento a la formación para aclarar dudas y explorar funcionalidades avanzadas. La instalación del software debe ser efectuada por técnicos especializados, asumiendo que esta tarea debe haberse efectuado antes del inicio de la utilización del sistema NewHotel Front-Office.

Existen además otros tipos de documentos disponibles tales como: •

Manual Quick Start NewHotel Front-Office

Este manual es destinado a una explicación breve de los principales pasos y secuencias para el arranque del sistema para su utilización. •

Manual de Parametrización y Configuración


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Idioma: Español

ORGANIZACION DEL MANUAL

Este manual se destina a dar una explicación y ayudar a definir los múltiples parámetros que determinan el comportamiento del sistema. Algunas de las funcionalidades señaladas en el manual dependen de parámetros definidos en la configuración de NewHotel Front-Office. Este nuevo manual además de los capítulos de naturaleza introductoria se divide en otros capítulos que respetan el orden del software en sí. Vamos a ejemplificar aquí de qué forma se encuentra dividida en términos de contenido la gestión del software en sí, para que sea posible una mejor compresión. •

Capítulo 4 - Reservas

•

Capítulo 5 - Recepción

•

Capítulo 6 - Housekeeping

•

Capítulo 7 - Facturación

•

Capítulo 8 - Reportes

•

Capítulo 9 – Mis Reportes

•

Capítulo 10 - Estadísticas

•

Capítulo 11 - Ventas

•

Capítulo 12 – Archivos

•

Capítulo 13 - Utilitarios


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Idioma: Español

CAPÍTULO 2: INSTALACION Y ARRANQUE

INSTALACION

La instalación de NewHotel PMS no ofrece dificultades especiales siguiendo los procedimientos de instalación y el modo en que se instala los recursos necesarios para ejecutar el software designada mente como motor de base de datos Oracle y otros. Las instrucciones de instalación constan de un manual técnico. Los sistemas operativos deben ser Windows XP Profesional, Vista, Windows 7, terminales con servidores Windows 2003 y 2008, empleando Oracle 8,9,10 o 11. Los reportes son confeccionados utilizando el Crystal Reportes en su versión 7. Toda la aplicación e instalación se efectúa mediante el siguiente procedimiento: 1. Mediante los SETUP de instalaciones se instalara el servidor de Oracle y los clientes correspondientes en cada estación de trabajo. 2. Ejecutar el RUNTIME de cristal 7 3. Copiar la carpeta de trabajo de NewHotel PMS y ejecutar el mismo. Una vez ejecutado la aplicación el creara las correspondientes entradas en el registro de Windows y dará la posibilidad de crear tanto el usuario como la estructura de la base de datos para que funcione el sistema. Ya en esta nueva edición (a partir de las versión de agosto 2010) el sistema no necesita la instalación y configuración del ODBC ni de la BDE, por lo que solo será necesario definir los enlaces tanto entre sistemas como en la base de datos haciendo mención a la instalación donde se encuentra instalada la misma Ejemplo ORCL, ORCL1, etc.

ARRANQUE DEL SISTEMA


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Idioma: Español

En este manual, en cada capítulo correspondiente discriminamos los datos y elementos necesarios para configurar el sistema para su arranque y utilización. En esta pequeña introducción apenas mencionaremos, de forma breve, y una vez instalada la aplicación y la base de datos con los programas SETUP correspondientes, los pasos iniciales necesarios para una configuración del sistema hecha la primera vez, facilitando un orden adecuado de configuración de los mismos, sirviendo de guía para ser puesta en práctica.

CAPÍTULO 3: ESTRUCTURA DEL SISTEMA

ACCESO AL SISTEMA

NewHotel PMS es uno de los más completos sistemas de Gestión Hotelera (Property Mangement Systems), ofreciendo

innumerables funcionalidades y posibilidades

únicas. Al mismo tiempo es muy intuitivo y fácil de trabajar ya que fue diseñado para disponibilizar a los usuarios de un ambiente de trabajo amigable con todas las opciones fácilmente

accesibles sin necesidad de abrir múltiples menús o hacer

complejas navegaciones. Todas estas facilidades son complementadas por un riguroso control de niveles de accesos y seguridad que se desea permitir. Para cada utilizador es posible limitar con rigor lo que se le permite hacer. En todas las operaciones se pueden definir si el utilizado está facultado para consultar, insertar, alterar o borrar informaciones en la base de datos. Para acceder al sistema el utilizador debe en primer lugar identificarse con su código y contraseña (password) de acceso, insertando: Utilizador: Código de hasta

6 caracteres alfanuméricos (debe respetar las

mayúsculas y las minúsculas). Contraseña: Llave del utilizador.


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Idioma: Español

Puede seleccionarse de la lista de idiomas disponibles el lenguaje con que se desea trabajar. Al seleccionar un idioma NewHotel pasara a presentar todos sus menús, opciones, diálogos y reportes en el idioma previamente seleccionado.

Oprimiendo el botón

o oprimiendo la tecla ENTER del teclado NewHotel

dará acceso a una pantalla con el Menú Principal a partir del cual podemos comenzar a trabajar con el software.

Nota: Cada utilizador tendrá acceso apenas a las operaciones a que están autorizados. Los utilizadores y sus respectivas contraseñas de acceso (passwords) con sus operaciones a que esta autorizados son definidas, creadas o modificadas por el personal responsable, como se explica en el Capitulo Archivos Utilizadores.


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Idioma: Español

PANTALLA PRINCIPAL DE NEWHOTEL PMS

Barra Menú

Barra de

Principal

Herramientas

Barra de Estado


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Idioma: Español

BARRA DE MENÚ PRINCIPAL La barra de Menú Principal proporciona acceso a los distintos menús como el primer nivel de opciones conforme se muestra en la figura siguiente:

Por ejemplo si oprimimos sobre “Reservas” aparece el menú con varias opciones de esta opción como se muestra en la figura siguiente:

De forma idéntica oprimiendo sobre “Recepción” aparece el menú siguiente:

Y así sucesivamente para las restantes opciones mostradas en el Menú Principal.


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Idioma: Español


En parte derecha existe una información visible de forma resumida y en tiempo real sobre el estado de ocupación del Hotel, habitaciones ocupadas y huéspedes así como si existen avisos o mensajes por ser recibidos.

Oprimiendo la tecla

NewHotel presenta un cuadro con mas detalles de la situacion

del Hotel en este momento, conforme se muestra a continuacion:

También se puede leer los detalles de varios Avisos pendientes tales como mensajes recibidos para los huéspedes, como indicaciones dadas por el propio software para el personal del Hotel sobre operaciones que deben ser efectuadas (por ejemplo cambios de habitaciones, atenciones especiales, etc.).

Oprimiendo la tecla

aparece una pantalla con la lista y los detalles de cada Aviso.


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Idioma: Español

BARRA DE HERRAMIENTAS (BOTONES DE ACCESO DIRECTO) La barra de Herramientas es muy importante para facilitar el trabajo de los utilizadores de NewHotel PMS. Como explicamos anteriormente el software dará acceso a todas las opciones permitidas al utilizador a través del Menú Principal y a los sub menús que a partir del mismo proporciona el nivel. Por eso es muy útil que el acceso a algunas opciones de trabajo más utilizadas y frecuentes se pueda realizar de forma directa sin necesidad de navegar por las opciones del menú del sistema. Para este objetivo, NewHotel PMS permite definir cuáles son las operaciones para cada utilizador desea acceder con un acceso rápido. En la figura que se muestra a continuación se representa un ejemplo de la Barra de Herramienta configurada para un determinado utilizador. Cada Icono representa un acceso directo a una determinada operación, por ejemplo: reservas, consulta de cuenta y facturaciones entre otras. La barra de herramienta estándar que NewHotel brinda será explicada a continuación:

Nota: Cada utilizador por cada puesto de trabajo puede configurar su propia Barra de Herramienta con sus accesos más comunes. La Barra de Herramienta es totalmente configurable tanto a lo que se refiere las opciones como a los iconos y hasta la secuencia que debe presentarse en pantalla. Además de estas facilidades algunas opciones pueden ser aun accedidas por combinaciones de teclas o por las teclas de funciones del teclado, como por ejemplo la tecla F7 en la configuración estándar invoca a la consulta de reserva.


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Estas


Idioma: Español

combinaciones se muestran en las opciones del Menú, como por ejemplo se muestra en la siguiente pantalla.

BOTONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS

La colección de botones (Iconos) estándar que está disponible para que cada utilizador configure su ambiente de trabajo en NewHotel PMS es la que se representa en el cuadro siguiente:

Botones

Significado

Cardex de Clientes

Planning de Reservas

Planning de Alojamiento

Tecla

Opción de Menú

Recepción – Cardex Reservas – Planning – Reservas

Rápida

F2

F4

Reservas – Plannings – Alojamiento


F3

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Botones

Significado

Insertar Reservas Individuales

Idioma: Español

Tecla

Opción de Menú

Rápida

Reservas – Insertar Reservas – Individuales

Insertar Reservas de

Reservas – Insertar Reservas

Grupo

– Grupos

Consultar Reservas

Check – In

Check – Out Inserir Movimientos

F6

Reservas – Consultar Reservas

F7

Recepción – Check-In

F8

Recepción – Check-Out

F9

Recepción – Movimientos – Insertar Movimientos

Consultar Cuenta Corriente

F5

F10

Recepción – Cuenta Corriente F12

Ayuda Panel Gestión

Reservas – Panel de Gestión

Planning de Disponibilidades de

Reservas – Planning –

Alojamientos.

Alojamiento Disponible

Entidades

Ventas – Entidades Entidades

Consulta de Huéspedes Consulta de Movimientos Planning de Grupos

Recepción – Huéspedes Recepción – Movimientos – Consulta de Movimientos

F11

Reservas – Planning – Grupos / Entidades


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Botones

Significado

Consulta de Facturas

Idioma: Español

Tecla

Opción de Menú

Rápida

Recepción – Facturación – Consulta de Facturas

Grupos

Recepción - Grupos

Mudar Utilizador

Utilitarios – Mudar Utilizador

Disponibilidad de

Reservas – Planning –

Alojamientos

Disponibilidad de Alojamiento

Calculadora

Utilitarios – Calculadora

Calendario

Utilitarios - Calendario

Consulta de Tarifas Avisos Alterar Room Status Discrepancias en Room Status Artículos Empleadas Estados – Tareas Especiales - Pontos Plano de Trabajo Salir

Reservas – Insertar Reservas - Consulta de Tarifas Recepción – Agenda - Avisos Housekeeping – Gobernanta Alterar Room Status Housekeeping – Gobernanta Discrepancias en Room Status Housekeeping – Gobernanta Artículos Housekeeping – Gobernanta Empleadas Housekeeping – Gobernanta Estados – Tareas Especiales Pontos Housekeeping – Gobernanta Plano de Trabajo Reservas - Salir


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Botones

Significado

Idioma: Español

Tecla

Opción de Menú

Rápida

Vacía Parámetros Generales

Utilitarios – Parámetros Generales

NewHotel PMS permite además alterar esta colección y definir otros iconos además de los existentes en la colección estándar.

CONFIGURAR BARRA DE HERRAMIENTAS El acceso a esta opción es efectuada a través de Utilitarios - Toolbar La Barra de Herramienta admite un máximo de 20 botones. Considerando este elemento, el utilizador puede configurarlo a su conveniencia. La pantalla de configuración de la Barra de Herramienta es compuesta por dos bloques: Activas y Disponibles. Para anular un botón debe seleccionarse en el bloque de Activa y presionar la tecla

Para adicionar un botón tiene que seleccionar primero el mismo en el bloque Disponible y presionar la tecla


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Idioma: Español

Adicionalmente en la Barra de Herramientas existe otra funcionalidad que es llamada ACCESO RAPIDO.

Esa opción se muestra en la barra de herramienta si se marca la opción que está en el recuadro rojo, que se activa haciendo un click derecho con el rato encima de la barra de herramientas.

La misma funciona ara buscar reservas o bien por nombre, por numero o por habitaciones, una vez localizada se activan un grupo de botones que permite acceder directamente a dicha información

BARRA DE ESTADO (STATUS BAR) La Barra de Estado aparece junto a la imagen inferior del fondo de la pantalla y muestra varias informaciones sobre la estación de trabajo, los recursos del sistema y del utilizador.

Las informaciones que presenta en la Barra de Estado son las siguientes: •

Utilizador que se encuentra conectado en ese momento

•

Fecha de trabajo de NewHotel PMS.

•

El nombre del terminal del utilizador que esta a trabajar, en este caso el nombre de la computadora.


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•

Impresora conectada al sistema.

•

Fecha de la versión del software.

•

Versión del sistema

Idioma: Español

PROCEDIMIENTO PARA MEJORAR LA VISIBILIDAD DE LOS MENÚS

Entre en el Panel de Control del Sistema Operativo Windows, según sea la versión del mismo y ajuste los tamaños de las letras y colores. Esta pantalla según sea el sistema operativo de Windows varia su formulación, por lo general desde Windows Vista los estándar que viene so los óptimos para el mejoramiento visual del sistemas. En Windows 7 solo existe un detalle a considerar y es tamaño del DPI que debe ser el que mostramos enmarcado en rojo en la siguiente pantalla.


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Idioma: Español


CAMBIAR DE UTILIZADOR

Es posible cambiar de utilizador sin tener que salir del sistema. Para hacer esto solo baste ir al menú de Utilitarios – Cambiar Usuario o simplemente dar un ENTER en la pantalla del sistema

FECHAS

Valor

Significado Fecha de NewHotel. También conocida como

Fecha de Trabajo

fecha corriente de trabajo. Es la fecha que corresponde con la Fecha de movimiento de las operaciones Fecha del ordenador. Esta fecha es la que se

Fecha del Sistema

conoce como Fecha de Registro de los movimientos operaciones en NewHotel PMS

Fecha Valor Ayer, Mañana, Primer día del mes, Ultimo día del mes

Es la fecha del documento que se está insertando en el sistema Se toman en cuenta como referencia la fecha corriente (NewHotel)


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Idioma: Español

Los tratamientos de las fechas de NewHotel PMS es muy importante que su compresión se tenga en cuanta. A continuación mostramos gráficamente tomando como referencia una inserción de movimiento el significado de cada una de ellas.

En este ejemplo se inserto un movimiento en la Fecha del Ordenador del 26 de marzo, para un documento que tiene Fecha Valor del 21 de octubre del 2008, y fue registrado con fecha 22 de octubre que es la Fecha de Trabajo de NewHotel PMS. •

Fecha registro: es la fecha que tiene el sistema operativo, o sea la fecha del ordenador

•

Fecha Movimiento: es la fecha que corresponde con la fecha de trabajo de NewHotel PMS

•

Fecha Valor. Es la fecha que tiene documento que estamos a insertar en el sistema


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Idioma: Español

CALENDARIO Avanza un mes Retroceder

un

(Noviembre)

Mes

Retrocede un

Avanza un año (2009)

año

(2007)

Nota: El día es seleccionado, dando un doble click sobre la fecha pretendida.


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Idioma: Español

REPORTES EXTERNOS

Una de las ventajas indiscutibles de NewHotel es el uso del Generador de Reportes Crystal Reports que contempla con flexibilidad la recuperación de informaciones, pues que los reportes existentes pueden ser adaptados a las características particulares de cualquier instalación hotelera siendo posible, incluso, elaborar reportes propios e incorporarlos a la aplicación (reportes externos). Ahora esta opción se crea bajo una opción propia denominada Mis Reportes

PROCEDIMIENTOS PARA INCORPORAR REPORTES EXTERNOS El acceso a esta opción se hace a través del menú Utilitarios – Parámetros – Mis Reportes



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Campo

Idioma: Español

Significado Nombre del Reporte que aparece en la opción Mis Reportes.

Nombre

Si estuviera definido un submenú, entonces se refiere al nombre del mismo. Camino donde se encuentra el reporte

Camino

Lo más recomendable es ir a buscarlo utilizando el botón Se deja en blanco si estamos a definir un submenú •

Los reportes externos pueden ser agrupados en submenú.

Submenú

•

Aquí se escoge el submenú al cual pertenece el reporte que estamos a definir.

•

Si el reporte no pertenece a ningún submenú este campo se dejaría en blanco.

Nr. Orden Apaisado

Posición que queremos que ocupe el reporte en la pantalla de Mis Reportes. Para definir el reporte en formato Horizontal. Se está activo estamos definiendo un submenú; Para cuando definimos un titulo para indicarle un separador en el menú. Reporte significa que estamos definiendo un reporte externo

Oprimimos el botón

Notas: •

Para utilizar los Reportes Externos debe usarse a través de la opción Mis Reportes.

.


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Idioma: Español

SIGNIFICADO DE LAS CAJAS DE SELECCIÓN

Las cajas de selección que están disponibles en NewHotel tienen tres estados que significan lo siguiente:

Significa que no está seleccionado

Significa que está seleccionado

Significa que no é de interesa tener el criterio seleccionado, o sea que la selección ignora si esta marcado o no.


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Idioma: Español

CAPÍTULO 4: RESERVAS

ASPECTOS GENERALES

NewHotel PMS atribuye automáticamente un número de localizador de cada reserva introducida en el sistema. Este número es compuesto por un número consecutivo dentro de cada año y por un sufijo que es el año en que cada reserva fue creada. Por ejemplo podrán existir reservas 1/200 y 1/2010, 13421/2009 y 13421/2010, etc. Una reserva podrá ser asociada a un alojamiento. En el momento de creación de la misma la introducción del alojamiento (habitación) no es necesaria y puede ser atribuida posteriormente. NewHotel PMS soporta además Reservas no asociadas a habitaciones o a dormidas de huéspedes, pudiendo así ser usadas en unidades hoteleras que reciben Clientes o grupos para solo servirles comidas, permitiendo de esta manera controlar y facturar dichos servicios y disponer de previsiones rigorosas de comidas a servir combinando los torales correspondientes a huéspedes alojados como a los pasantes. El sistema permite crear reservas individuales (una Habitación) y Reservas de Grupos (varias Habitaciones). Una Reservas de Grupo genera automáticamente tantas reservas individuales como el número de habitación que se tenga especificado, permitiendo así que un mismo Grupo, diferentes huéspedes tengan fechas de entrada y salida distintas así como personalizar servicios, precios y excepciones. El número de localización de la Reserva es un criterio que permanece asociado a los clientes mismo después del Check-Out Una reserva puede estar en una de las siguientes estados: Reserva, Check-in, No Show, Cancelada e Check-Out


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Idioma: Español

El sistema considera como Diaria o Rate el precio que es lanzado de forma automática en la cuenta Master de todos los huéspedes en el proceso de cierre de día.

Los elementos que determinan el precio de Diaria (Rate) fundamentales son los siguientes: •

El tipo de Habitación;

•

Modalidad de la Pensión asociada a los pasajeros;

•

El número de pasajeros (personas).

•

Otros datos excepcionales en dependencia de la reservas tiene early booking, precios espaciales, excepciones, ofertas, etc.

Datos obligatorios para crear una reserva •

Fecha de entrada y salida de los clientes en el hotel.

•

Tipo de Habitación

•

Tipo reservas si es Directo o de Entidad.

•

Modalidad de Pensión.

•

Cantidad de pasajeros (adultos, niños e infantes).

•

Tarifa de Precio. Si es una reserva de Entidad implica seleccionar un Operador.

•

Segmento de Mercado.

•

Origen de Mercado.

•

Esquema de Impuestos

El sistema contempla una gestión sofisticada de gestión de Overbooking dando la posibilidad de registrar los clientes enviados para otras unidades por este concepto, mas procediendo a su registro de entrada en el Hotel. Dichos clientes pueden así ser localizados y reflejarse en los listados de huéspedes conforme se desea ver. Otra facilidad muy interesante de la gestión de Overbooking en NewHotel PMS es que mismo que sea desviado el cliente para otra unidad hotelera se puede hacer la respectiva facturación en el propio hotel. Así por ejemplo en caso de facturación de Agencias o Entidades pueden ser enviadas la factura incluyendo estos clientes sin que aparezca cualquier referencia que existió un Overbooking.


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Idioma: Español

Una Reserva tiene asociado 6 cuentas (Folios): M – Master, E1 – Extra 1,..., E5 – Extra5. Las cuentas pueden ser en Moneda Base o en Moneda Suplementaria (aplicable en algunos países en que tal situación se pueda aplicar). Cuenta Master (M): es una cuenta donde se registran automáticamente o manual los movimientos básicamente considerados como Diarias (Pensiones o Daily Rate) que básicamente se procesan en el cierre de día. Cuenta Extras (E1,…, E5): Pueden ser utilizadas por decisión del utilizador para los lanzamientos de los extras de una forma organizada para su mejor seguimiento y control de los lanzamientos. Por ejemplo, puede ser configurado que los consumos a créditos de los puntos de ventas sean lanzados en una cuenta Extra 1 y las llamadas telefónicas en la cuenta Extra 3, etc. El sistema es multi moneda o que quiere decir que los contratos con las Agencias se registran en moneda contratada. Mientras que los movimientos de las Diarias (Pensiones) se efectúan en la cuenta Master en Moneda Base. Para convertir el precio de la Diaria en moneda extranjera se utiliza la tasa de cambio de facturación definiéndose de varios tipos, fija según contrato, variable diaria, etc. Antes de confirmar una reserva, el sistema contempla una serie de informaciones que constituyen elementos importantes para aceptar o no la misma. Ninguna de estas situaciones anormales impiden de confirmar la reserva, solo que queda a criterio del utilizador. Las situaciones más frecuentes que se verifican son las siguientes: •

Overbooking

•

Precio de Diaria:

•

Extra Allotment (CUPOS) y Fuera del plazo de Release:

•

Stop de Reservas para una Entidad (Stop Sales):


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Idioma: Español

OVERBOOKING:

Nota: El control del overbooking tiene varias modalidades, una es su control de forma general, la segunda es considerar el Overbooking teniendo en cuenta los tipos de habitaciones y la tercera es considerando el máximo de reservas que pueden permitirse. Todo esto se configura en lao parámetros generales habitaciones.

PRECIO DE DIARIA: Define el precio de la diría por cada día estancia teniendo en cuenta el número de personas, tipo de alojamiento y la modalidad de pensión reservada. Así mismo es posible confirmar la creación de una reserva que no tenga precio definido en la diaria para algún día de la estancia, pero en el cierre de día el sistema no permite ejecutarse hasta que esta definición sea establecida, si la reserva está en situación de Check-in para el día que pretendemos cerrar el día.


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Nota: Para actualizar los precios de Diaria se explica en el

Idioma: Español

Capítulo: Ventas –

Precios - Diarias

EXTRA ALLOTMENT (CUPOS) Y FUERA DEL PLAZO DE RELEASE: Fuera del Plazo de Reléase indica que una de las fechas de entrada de la reserva esta fuera del periodo activo del Alloment contratado e indica el tiempo que está pactado con las Agencias para hacer reserva basado en el cupo contratado. Este tiempo representa el tiempo mínimo que las agencias pueden hacer reservas al hotel basados en su cupo contratado sin que el hotel pueda rechazar la misma.

Cuando la reserva que estamos haciendo sobre pasa el Alloment o Cupo contratado para la entidad en cuestión el sistema validara y emite dos mensajes con esta advertencia.

Y a continuación muestra una venta para las distintas fechas activas de los cupos contratados y su estado


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Idioma: Español

Este dato representa para NewHotel PMS la cantidad de habitaciones contratadas que se obliga a reservar a la entidad según el contrato. Cuando una reserva se acepte a pesar de estar fuera de cupo se contabiliza a efectos estadísticos como Extra Alloment.

STOP DE RESERVAS PARA UNA ENTIDAD (STOP SALES): Es posible, a pesar de existir contratos, detener las reservas de una Entidad, siendo también posible detener o check-in de las reservas o obligar a que el operador tenga que efectuar un depósito anticipado antes de efectuar o check-in.

Menú: Ventas – Entidades - Entidades – Alteración de Entidades

Nota: Consulte el Capítulo: Ventas – Entidades – Stop de Reservas y/o Check-In de una Entidad


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Idioma: Español

CONSULTA DE TARIFAS

El

acceso a esta opción es realizada a partir de: Reserva – Inserta Reserva –

consulta de tarifas, o F4. A partir de esta pantalla podemos consultar las tarifas existentes por: fechas, entidades, tipo de alojamiento, modalidad de pensión, número de adultos, clientes. Esta herramienta nos da las disponibilidades existentes y después de seleccionar una tarifa determinada nos permite además poder insertar una reserva de habitación con dicha selección.

Nota: Se destacan en Rojo las Tarifas con Bloqueos en el Período solicitado


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Idioma: Español

INSERTAR RESERVAS Aquí explicaremos como se inserta una reserva individual, así como una reserva de grupo. También explicaremos el funcionamiento de las pantallas de inserción de reservas y sus varias opciones que brinda el sistema Existen opciones que serán explicadas en la inserción de reservas individuales que ya no serán explicadas en las de grupos ya que de facto las mismas funcionan de la misma forma (instrucciones de facturación, etc.) Debemos tener cuidado que también existen funcionalidades aquí explicadas que pueden no aparecen activas en estas pantallas, porque deben ser activadas en los parámetros generales (con los casos por ejemplo que exista interfaces con turnos del POS o con regímenes de explotación)

INSERTAR UNA RESERVA INDIVIDUAL

El acceso a esta opción puede ser efectuado de las siguientes formas: Reserva – Insertar Reserva – Individual Presionar a tecla F5 Presionar el botón


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Campo

Idioma: Español

Significado

Es posible escoger un Prototipo de Reserva, lo que contribuye a agilizar el llenado de los dados. Los Prototipos de Reserva se encuentran previamente definidos Reserva Tipo

en la opción Archivos – Parámetros – Reservas Tipo. Ejemplos: Luna-de-miel, Clientes Directos, Entidades, etc. Además pueden ser utilizadas como reservas tipos algunas de las reservas ya registradas presionando el botón de interrogación que existe en el extremo derecho del rectángulo. Son los clientes que llegan al hotel sin existir una reserva previa.

Walk-In

Al registrar un Walk-In la reserva es dada como Check-In de forma automática.


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Campo

Idioma: Español

Significado

Sirve para catalogar las reservas que por su tipo son de USO Day-Use

DIA, cliente que entra y sale en el mismo día, lo que equivale a decir no usa cama.

Fecha

Fecha del sistema

Creación

Fecha de creación de la reserva.

Usuario

Utilizador que está a realizar la operación

Llegada

Fecha y hora de llegada de los pasajeros Identificación del vuelo de llegada y/o salida (configurado pro la opción Archivos / Vuelos)

Vuelos

Numero de noches que los huéspedes irán a dormir en el Hotel. Este dato ayuda a definir la fecha de salida ya que la calcula

Noches

sumando los días a la fecha de entrada.

Fecha y hora de salida de los huéspedes del Hotel

Salida

Tipo de Habitación que debe ser atribuido en el momento de creación de la reserva. Generalmente son iguales los campos Reservado y Ocupado. Si por algún motivo al momento del Check – IN no es posible

Tipo de Habitación

atribuir la Habitación Reservada, se modifica y se el campo de Ocupada por la realmente que se le otorgo. Por lo general el tipo de habitación Reservado es aquel que será facturado, aunque esta condición puede cambiar según se configure en los parámetros generales.

Segmento

Segmento de mercado a que pertenecen los clientes de la reserva.


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Campo

Idioma: Español

Significado Ejemplo: Turismo, Congresos, etc. Vía por la cual el cliente entro al hotel

Origen

Ejemplo: Directos, Agencias, Overbooking, etc.

Atribución del a modalidad de pensión de la reserva (AP, BB, HB, FB.AI). NewHotel PMS permite definir modalidades de pensiones para diferentes días. Esta posibilidad es conocida en NewHotel como

Pensión

modalidad de pensión compleja donde por cada día se pueden definir los pasajeros y las modalidades de pensiones que pueden tener durante toda su estancia si la misma no es igual para todo el periodo.

Free (Ad, Cr)

Ad. Ni Beb.

Numero de adultos y niños que serán gratuitos en la reserva

Número de adultos, niños y bebes (infantes)

Ocupación y Modalidad de

Ocupación y modalidad de pensión compleja

pensión compleja Cama Extra y

Número de camas extras y cunas que contempla la reserva

Cunas Configuración

Si la reserva es media pensión y los parámetros definidos lo

MP

permite puede escoger como se considera la misma si almuerzo o cena


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Campo

Idioma: Español

Significado

El servicio de almuerzo será lanzado en el día de llegada o en el Configurar

día de salida. Esta opción es hecha considerando siempre que

Almuerzo

existe variación de almuerzo en la media pensión a lo que está parametrizado en los parámetros generales. En cada reserva existe al menos un huésped titular cuyo nombre es definido en este campo (excepto cuando se permite según parámetro reservas sin huéspedes) Los huéspedes adicionales podrán ser insertados a través de la

Nombre

lupa

o digitando directamente el nombre del cliente

Para Visualizar a ficha de Cardex de un cliente daremos clique sobre el icono

. Todos los Huéspedes deben estar asociados

a su respectiva Nacionalidad.

Nac.

Campo para definir la nacionalidad del cliente de la reserva

Servicios especiales que están previamente definidos en la Atenciones

opción de Archivos / Atenciones. Ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Presidencial, etc. Posibilidad de definir hasta 3 características de requisitos para

Requisitos

otorgar la habitación al a reserva Se selecciona el numero de habitación de acuerdo al tipo de habitación definida en la reserva y atendiendo a otros filtros ya explicados anteriormente. Todos estos filtros se muestran en la

Habitación

pantalla de atribución de habitaciones tanto manual como automática. Para bloquear una habitación para que no sea atribuida a otras reservas estando esta como estado de reserva se utiliza el icono


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Campo

Idioma: Español

Significado

Designa si existe más de una reserva para la misma habitación. Estos casos son los que habitualmente denominamos medias

MultiOcupación

dobles. Para que esto sea permitido debe está definido en los parámetros generales el sistema. . Si esta parametrizado en los parámetros generales el sistema permite trabajar con la variante de hacer reservas por bloques de habitación. S comportamiento es similar al tipo de habitación, o sea quiere decir que se pueden hacer reservas para un bloque de habitación sin haber aun asignado el numero de la misma. En

Bloque

condiciones normales el bloque de habitación es escogido una vez que se asigne el numero de habitación, pero en este caso especial si esta parametrizado se puede trabaja con esta naturaleza llegando incluso a conocer las disponibilidades por este concepto. Comentario que se visualiza en el reporte de Entradas del Día.

Comentario

Presionando el botón podemos visualizar la información más detalladamente. Comentarios que se inserta en la reservas para ser tratado por el

Com.

área de Gobernanta

Gobernanta Se escoge el tipo de reserva si es entidad, directo Propietario o Tipo de

Time Share

Reserva Reservas de Entidad.

Entidad

Para designar a la entidad que realiza la reserva

Para reservas de Entidad. Operador

Es posible escoger el operador que puede entenderse como una de las tarifas definidas para ese entidad, con el cual se valora y factura dicha reserva


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Idioma: Español


Campo

Significado Este operador incluye una tarifa de precio, tiene asociado un alloments, puede tener un descuento, etc. Todo estos datos se configuran en la parte de tarifas y operadores Al Activar este parámetro el programa aplica la tarifa que se relaciona con el operador asociado a la entidad. En caso contrario se aplica la tarifa que esta especificado en el campo tarifa

Allotments

Visualiza el allotment asociado al operador. Cuando este campo esta activado indica que esta reserva se sumara para el cumplir el cupo otorgado a la entidad. Si ya el cupo está agotado aparece desmarcado y en su lugar dirá Extra. Esta cambio también puede hacerse de forma manual dado que podemos hacer una reserva para una entidad pero que no se incluya en su cupo contratado

Es el caso contrario explicado anteriormente y consiste que la reserva contara como un extra allotment al cupo contratado

Voucher

Para insertar el nº de voucher

Contacto

Nombre de la persona de contacto de la entidad

Teléfono

Número de teléfono de contacto da Entidad

Fax

Número de fax do contacto da Entidad

Vendedor Externo Vendedor Interno

Contactos de Vendedor Externo Contactos de Vendedor Interno Indica que para esta reserva su estado de confirmación está en Lista de Espera (Waiting List). Cuando se activa este parámetro

es activado el campo de

selección de los tipos de confirmación. Estos son configurados en la opción Archivos – Parámetros – Tipos de Garantía. Cuando se activa este parámetro

es activado el campo de


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Campo

Idioma: Español

Significado selección de documentos de confirmación de reserva al cliente. Selecciona-se se a reserva fue confirmada y deberá especificar el medio y tipo de confirmación. Pode escogerse uno de los documentos definidos en Archivos Parámetros Documentos Normalmente, es usado para las cartas de confirmación de

Carta

reservas a los clientes o empresas enviado directamente un email desde el PMS Para definir se a reserva tiene un depósito de garantía o no,

Depósito

Facturado

define-se la fecha y valor. Además permite la impresión de un recibo No caso de depósitos anticipados si esta ya estuviera facturado No caso de depósitos anticipados aparece o valor si estuviera

Pago

pagado. Define la fecha hasta cuándo se mantiene como reserva

Dead Line

pendiente. Al pasar a esta fecha el sistema permite si esta así en los parámetros generales cancelarla de forma automática o no.

Confirmada

Significa que la reservas está confirmada

Complimentari

Se considera un tipo de reserva especial que no ingresa. Es

House Use

similar al House. Las reservas estándar son las de uso más común que son las que ingresan

Standart Sirve para ver las tarifas variables cuando se trabaja con este tipo de tarifas. El procedimiento difiere según el tipo de reserva: Entidad. Se visualiza la tarifa asociada al operador escogido, Tarifa

pudiendo ser modificada según autorización del utilizador Directo. Se escoge una tarifa de balcón o puede ser introducida un valor manual si el utilizador tiene autorización.


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Campo

Idioma: Español

Significado

Permite escoger e insertar una de las varias ofertas

Ofertas

eventualmente disponibles para el periodo de la reserva

Permite escoger un paquete de entres los que estén disponible para el periodo de la reserva. Un paquete es una combinación de tarifas y servicios adicionales que se aplican en determinadas Paquete

condiciones o no. En caso de reservas de Entidad muestra el paquete asociado al operador escogido. En el caso de Directos se puede escoger entre los disponibles

Standard: Considera el valor definido de niños de una tarifa Por edades. Considera el valor definido de niños de acuerdo con Precios Niños

su edad. Por Orden. Aplica los precios según el orden definido en la tabla de precios (ejemplo, el segundo niño tiene precio diferente o descuento adicional)

Permite insertar un valor de Diaria. Se utiliza en casos excepcionales y debe tener nivel de aprobación correspondiente. El valor que se inserta se asume en moneda base o en moneda suplementaria (no puede ser moneda extranjera, en este caso el Precio Fijo

sistema permite insertar el valor en esta moneda si existe definido tasa de cambio para facturación pero internamente el sistema la convierte en moneda base, solo es una facilidad para expresar en valor en dicha moneda sin hacer el cambio previamente). La distribución de la pensión en servicios se efectúa de acuerdo al a distribución definida en los parámetros generales.


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Campo

Idioma: Español

Significado

Calculo del valor del descuento a aplicar a la diaria. Este Descuento

descuento es siempre definido en porcentaje sobre varias criterios Alojamiento, alojamiento y desayuno, etc. Decide sobre qué servicio o servicios se aplica el descuento que

Descontar de:

fue calculado según los criterios que se selecciones alojamiento, alojamiento y desayuno, etc.

Esquema de

Esquema de impuestos que se aplicara en la reserva que

Impuestos

estamos insertando

Botones lado derecho Movimientos Adicionales Avisos Insertar limites de las cuentas extras Instrucciones de transferencias de las reservas Instrucciones de facturación de las reservas Tarjetas asociadas a los huéspedes Enviar mensajes a los puntos de ventas cuando se emplean NewPOS Registrar los datos de los vehículos asociados a la reserva. Permite la planificación de los turnos de entrada para al Buffet de los clientes cuando existen más de un turno en este servicio para evitar las filas. Para ver y definir los regímenes de explotación


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Campo

Idioma: Español

Significado

Muestra la previsión d ingreso de la reserva que estamos insertando.

Pueden definirse Adultos, Niños y Bebes que se consideren FREE en la reserva. Los mismos pueden ser registrados con nombre y demás datos pero no se consideran para la previsión de ingresos. Existe un detalle importante recientemente incorporado, que es limitar el tiempo de espera de la pantalla de inserción de las reservas. Pasado este tiempo en la misma aparece un botón y aviso sonoro que indica que deben atender la misma en caso contrario se anula la pantalla y no se gravan los cambios.

Nota: En NewHotel PMS existe otra forma de presentar la ficha de reserva para insertar las mismas. Esta nueva forma mucho más sencilla que la estándar se activa cuando el siguiente parámetro general está activo.


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Idioma: Español

De esta forma la pantalla que aparece para insertar reservas es la siguiente (la misma tiene las mismas funcionalidades explicadas anteriormente, solo es un cambio digamos visual)

TARIFAS VARIABLES A través del botón

de la ficha de reserva es posible acceder al menú de las tarifas

variables. Este sirve para visualizar e insertar los precios día a día que van a ser aplicados en una reserva. También es utilizado para visualizar los precios atribuidos día a día en caso de la aplicación de una tarifa automática programada en la opción de Yield Management. Estas tarifas calculan y atribuyen automáticamente un precio día a día a la reserva en función de la previsión de ocupación existente para el momento de las fechas que estamos insertando la reserva (según para la fecha de entrada de la misma) Las tarifas de este tipo son definidas y configuradas en el Menú ventas – Precios – Yield - Tarifas Variables


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Idioma: Español

En el capitulo Ventas – Precios en Yield- tarifas variables iremos a profundizar mejor en este tema.

MODALIDAD

DE PENSIÓN COMPLEJA

Si los huéspedes de la reserva tienen diferentes pensiones o cambian la misma durante su estancia, debe usarse el botón

, que se encuentra al lado del campo del

mismo nombre para programar las diversas pensiones en cada periodo.

En el ejemplo anterior tenemos defino dos pensiones diferentes para cada día, una de media pensión y otra de solos habitación.


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Idioma: Español

NOMBRE Y NACIONALIDAD DE LOS HUÉSPEDES Oprimiendo el botón

desde esta pantalla de datos, es posible definir el Nombre, la

Nacionalidad, el Tipo de Documento, Numero de Documento, si es Adulto, Niño o Bebe, la Edad y Numero de Registro de cada Huésped del alojamiento. Es obligatorio definir un titular de la reserva, siendo necesario activar el check box Tit. El campo estado informa si el huésped esta en reserva, check in o check out.

Con el botón

que aparece a seguir al campo “Nombre”, es posible conocer si el

huésped que esta a ser insertado tiene ficha en el cardex o no, o sea si es necesario crearlo en este momento o no. Si se activa el box

, permite que a medida que vamos insertando el

nombre NewHotel busque los semejantes ya registrados en el Cardex, facilitando su búsqueda para no repetir el mismo cliente.

Si activamos además el box

significa que irá a buscar cuando encuentre

el texto completo o casi completo.


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Idioma: Español

Nota: Para más información consultar el Capítulo 5 - Cardex

ATRIBUIR NÚMERO DE HABITACIÓN A una reserva es posible pero no obligatorio atribuirse un número de habitación desde el momento que estamos a insertar la reserva. NewHotel PMS ofrece varias facilidades para de forma automática buscar las habitaciones disponibles con diversos criterios , incluyendo los criterios de satisfacer los requerimientos o características especiales, como por ejemplo fumador o no, vista al mar, cerca del elevador o escaleras, etc. La búsqueda de habitaciones disponibles puede ser efectuada, considerando una o varias de las siguientes condiciones:

Condición

Significado Alojamientos que cumplan los requisitos que

Requisitos Especiales

fueron especificados en el campo “Requisitos” de la reserva. Alojamientos de tipo especificado en el campo

Tipo de Alojamiento

“Tipo de Alojamiento Reservado” de la reserva. Por defecto la condicione aparece activada Alojamientos que estarán disponibles en el día de la llegada del cliente al Hotel

Libre no Día de Llegada

Se consideran disponible también aquellas que tienen fecha de salida prevista para ese día

Libre durante todo o período Cerca de la Habitación Con Ligación

Por defecto esta condición aparece marcada. Alojamientos que tienen información en el boqueo “Proximidad” Habitaciones que se comunican entre si


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Condición

Libre en el momento

Alojamientos en MultiOcupación

Idioma: Español

Significado

Habitaciones que se encuentran libres en el momento de efectuar la búsqueda de la misma. Habitaciones que permiten más de una reserva en la misma habitación .

Atribución de Alojamiento

LIBERAR UN ALOJAMIENTO ATRIBUIDO A UNA RESERVA Para liberar un alojamiento atribuido a una reserva en Status = reserva, el procedimiento pasa por la

eliminación del número que aparece en el campo

Alojamiento de la Ficha de Reserva seguido do botón


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Idioma: Español

Al liberar el alojamiento, este pasa de Libre a Sucio.

DEFINICIÓN DE ENTIDAD


es posible realizar la búsqueda de entidad por diferentes

criterios.


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Campo Código

Idioma: Español

Significado Código que identifica a Entidad dentro del hotel. Código de 8 caracteres alfanuméricos. Código que identifica a Entidad fuera del hotel (ejemplo código cuenta

Cód. Ext.

cliente en el sistema de contabilidad, o para la cuenta de NewConta).

Nombre

Nombre da Entidad. Tipo de Entidad.

Tipo

Se escoge de uno de los valores previamente definidos en la opción Archivos Entidades Tipo de Entidades Ejemplo: Agencia, Empresa, etc.

Nº de contribuyente


País

País de Entidad

Región

Región de Entidad

Localidad

Localidad de Entidad

Teléfono

Teléfono de Entidad

Tarifa

Tipo de tarifa

Paquete

Tipo de Paquete

Allotment

Tipo de Allotment

Interface IDS

Interface IDS

Ultima Reserva Inferior a Operador

Fecha de la ultima reserva inferior a una fecha seleccionada Nombre de Operador

Entidad; Dirección Mayorista

Permite filtrar por estas opciones

Representante; Activas


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Idioma: Español

CONSULTAR TARIFAS CUANDO SE INSERTA UNA RESERVA. Podemos consultar las tarifas, ofertas y paquetes disponibles para aplicar a una reserva, accediendo a través de los respectivos botones como se muestran:

Escogiendo una de las opciones de NewHotel se presenta una lista con las tarifas del tipo deseado, siendo adicionalmente posible consultar los respectivos detalles, precios, periodos y condiciones.


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Idioma: Español


DEFINICIÓN DE MONEDA DE LAS CUENTAS CORRIENTES Y LÍMITES DE CRÉDITO A definición de la moneda de las cuentas y los límites de créditos se efectúa mediante el botón Un alojamiento tiene 6 Cuentas (M – Master, E1 – Extra 1,..., E5 – Extra 5). Cada cuenta puede estar definida en Moneda base o Suplementaria. El valor implícito de las cuentas es en Moneda base. Una cuenta puede ser liquidada solamente con las Formas de pagos permitidas para la moneda en que fue definida. Las Formas de Pago permitidas para cada Moneda son especificadas en la Opción Archivos Formas de Pago. Si una cuenta ya tiene movimiento no es posible modificar la moneda que tiene inicialmente asociada. La moneda base y suplementaria son definidas en la opción de Utilitarios Parámetros Subsistema de Facturación.

Limite de Cuentas Extras:

Campo Moneda Ilimitado

Significado Se escoge la moneda de la cuenta (Base o Suplementaria) Se este parámetro esta activado

significa que la cuenta

es ilimitada para recibir cargos


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Lim. Crédito

Idioma: Español

Si se especifica un límite aquí significa que el valor que permite máximo para recibir cargos es ese valor señalado. . Cuando esta opción esta activada significa que el control del

Pre-Pago

límite de crédito es contralado por el saldo a favor que tiene en cliente en su cuenta. O sea significa que el cliente debe haber efectuado un pago en cuenta para poder consumir.

DEFINICIÓN DE MOVIMIENTOS ADICIONALES AUTOMÁTICOS Los movimientos adicionales en una reserva son cargos que se pretenden que sean lanzados de forma automáticos en el proceso del cierre de día durante el periodo de estancia de la reserva. Por ejemplo puede utilizarse para facturar el Parking, Internet u otro cargo adicional repetitivo durante toda la estancia o parte de la misma. De esta manera se evita que cada día se haga un cargo manual en cuenta si está programada de esta manera.

Para definir estos cargos se activa un formulario oprimiendo el botón Aparece una pantalla donde se pueden definir los días, servicios, cantidades y precios a lanzar. Los servicios adicionales pueden estar ya pre definidos en una tabla (Ver Menú ventas Precios Servicios) con los precios para adultos, niños o fijos. Al indicarlos en la reserva pueden ser usados los valores ya pre definidos o aplicar un precio y descripción indicando cual es el departamento, concepto de facturación (Tipo de Servicio) incluyendo eventuales descuentos.


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Idioma: Español


En esta pantalla utilizando el botón

calcula y pre visualiza el valor total

de la reserva incluyendo estos movimientos adicionales previstos.

Podemos incluso

usando los botones

o

para o bien

seleccionar de los definidos previamente en los parámetros alguno, o aplicar según las reglas definidas en los parámetros para los movimientos adicionales. Esto se define en Utilitarios Parámetros Movimientos Adicionales Es posible también especificar en qué cuentas (M - Master, E1 - Extra 1, …, E5), quiere hacerse los cargos y cuáles son los días programados para ser lanzados los mismos. Podemos ver en la pre visualización si los precios indicados son con impuestos incluidos o no, esto se define por el box siguiente: También podemos ver estos lanzamientos de forma resumida o detallada, para ellos según el box siguiente

si esta marcado actual de una forma u otra.

Existe otro elemento importante en esta pantalla, y es la definición del Box . Esto significa que por ejemplo cuando calculamos los asientos adicionales siempre se hacen en base a una previsión de los datos definidos, pero si por alguna razón existen cargos de forma manual en cuenta y queremos ver lo real cargado hasta el momento más la previsión marcamos este box. Cuando esta operación la realizamos para una reserva que aun no está en Check In, la pantalla muestra en su parte inferior derecha una icono tipo fleja que representa si queremos cargar ese valor como un deposito anticipado a la cuenta de la reserva.


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Idioma: Español

En la pantalla siguiente mostramos la forma de esta opción y explicaremos otros detalles aun más interesantes:

Campo

Significado Tipo de Cuenta en la cual serán lanzados el servicio

Tipo

especificado pudiendo ser en. M – Master, E1 – Extra 1, E2 – Extra 2, …, Extra 5 Fecha a partir del cual serán lanzados los movimientos

Fecha

validando NewHotel los días de estancia de la reserva, para que coincidan en el periodo de la misma

Número de días en que lanzara el servicio a partir de la Días

fecha especificada


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Campo

Idioma: Español

Significado

Departamento de los definidos en NewHotel que Sección

Servicio

Cant

seleccionamos para cargar los movimientos

Servicio de los definidos en NewHotel que seleccionamos para cargar los movimientos

Cantidad de veces que será lanzado el servicio por día

Existen tres campos para definir los precios siendo los Precio del

mismos. Precio Fijo, pecio de adulto y precio de niño. Con lo

Servicio

cual podemos diferenciarlos. Ahora bien si seleccionamos el precio fijo los dos restantes no serán activados lo que quiere decir que son excluyentes

% Desc.

Definición del porciento de descuentos que queremos otorgar .

Observaciones

Observaciones al movimiento.

Total

Muestra el total que estamos a insertar en el movimiento

La barra superior de la pantalla aparecen dos iconos que explicaremos su utilización a continuación: Este botón nos facilita en caso que queramos controlar disponibilidad de otros tipos de servicios además de habitaciones, cual es el estado de inventarios de los mismos antes de insertar el movimiento adicional. Digamos por ejemplo que el hotel solo dispone de 10 cajas de seguridad y vamos alquilar una nueva en este momento,


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Idioma: Español

al oprimir este botón nos muestra como está este inventario para saber si podemos o no realmente alquilarla.

Este otro botón lo que nos permite poder insertar un movimiento adicional en otra moneda distinta a la moneda base, y para ello no muestra una ayuda de conversión de moneda para no tener que hacer el cálculo de forma manual.

Si queremos definir un movimiento adicional como una diría, esta pantalla al marcar el tipo de cuenta MASTER habilita un BOX para marcar que es del tipo diaria y a continuación podemos incluso definir el tipo de pensión y el tipo de incidencia.


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Idioma: Español

Esto tiene como utilidad por ejemplo, tenemos una reserva con dos pasajeros, pero el titular ira a cargar sus servicios por la tarifa que hemos defino en su ficha pero el segundo pasajero tiene otro tipo de valor para su diaria. En ese caso usamos este artificio y definimos una segunda diaria distinta a la reserva que ser incluso en la propia Master. Por último esta herramienta permite además hacer una previsión de lo que la reserva va a generar como ingreso e informar al cliente el posible monto de pago que el debe realizar.

REGISTRAR AVISOS Esta opción permite registrar avisos para los días en que sean necesarios.

El procedimiento es el seguirte:

Presionar el botón Presionar el botón

Insertar los siguientes datos:


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Idioma: Español

Presionar el Botón Se está seleccionado o ícono

será emitido aviso a la hora registrada.

Mensajes Permite registrar los mensajes para los huéspedes. El procedimiento es el siguiente: Opción - Recepción – Mensajes o en alternativa Reservas

Consultas Reservas

mediante el botón Luego aparece la siguiente pantalla para insertar y aceptar los mensajes.


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Idioma: Español

CRIAR UNA RESERVA A PARTIR DE UNA YA EXISTENTE Desde la inserción de reservas, buscamos por el botón Muestra la pantalla de “Consulta de Reservas” donde deben ser definidos los criterios de búsquedas para seleccionar la reserva en cuestión

Y seleccionamos la misma para que cargue en la ficha de reserva los datos de la que escogimos. Una vez efectuado esto apararse la siguiente pantalla donde el PMS nos preguntara si al copiar los datos de la reserva seleccionada hacia la nueva que estamos creando queremos copia solo los datos del titular, de todos los huéspedes o ninguno.


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Idioma: Español

Nota: tener en cuenta que las fechas de entrada y salida son las mismas que tiene la reserva que tomamos por referencia, lo que se debe tener cuidado para modificar este dato si es que tiene fechas distintas.

INSTRUCCIONES DE FACTURACIÓN En esta opción es posible definir, desde el momento de creación de la reserva, quien será el titular de las facturas de cada una de las cuentas de alojamiento. Esto quiere decir que, en el momento de la facturación de una cuenta, tanto la Master como las Extras, saldrá con el titular que fue definido aquí Por defecto la cuenta Master tendrá como instrucciones de facturación los datos de la entidad que hemos definido como titular de la reservas, lo mismo ocurre para los directos, solo que con esta opción podemos alterar este dato si fuera necesario.


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Idioma: Español

Titular de la Reserva NECKERMAN ALEMANIA OPERADOR BOOING 15%

Se presionamos

que aparece al lado de la cuenta MASTER repite la misma

información para las extras, de igual manera hacemos lo mismo con la flecha de la primera EXTRA repetiremos para todas la misma información que esta especificada en el EXTRA 1


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Idioma: Español

INSTRUCCIONES DE TRANSFERENCIA

Esta opción

permite re direccionar los lanzamientos de las cuentas

hacia el lugar especificado en esta opción. Re direccionaremos todos los lanzamientos para otra habitación o cuenta extra. En el ejemplo, todos los lanzamientos se registran en la reserva pero luego serán transferidos a la cuenta no alojado que muestra el ejemplo:

Re direccionamiento de todos los movimientos

Re direccionamiento de algunos lanzamientos a: •

Una subcuenta del propio alojamiento.

•

Otro alojamiento o reserva.

•

Una Cuenta Extra o Cuenta No Alojado.

En el seguimiento de los ejemplos, la imagen siguiente veremos qué:


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Idioma: Español

En este ejemplo hemos parametrizado por ejemplo que los lanzamientos en la Extra 1 sean transferidos a la Extra 3 de la reserva 6293/2009 que en este ejemplo seria otra reserva distinta a la actual que estamos Parámetrizando. Si en la casilla de la reserva estuviera en blanco significa que será en la propia reserva.

Re direccionamiento de algunos lanzamientos Si en el ejemplo anterior hubiéramos especificado que la transferencia fuera la para otra reserva digamos la 8307/2009 y en esta reservas vamos al botón de instrucciones de transferencia, aparece en la parte inferior los asientos que se han parametrizado que le fueron transferido a ella.


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Idioma: Español

VEHÍCULOS ESTACIONAMIENTO Para registrar los vehículos en la reserva, se hará por la opción del menú Recepción – Registro de Vehículos e insertar las características del Modelo, numero matricula, etc. o desde la propia ficha de reserva por la Opción

en este caso

aparece la siguiente pantalla

Si fuéramos hacer este proceso por la Opción de Recepción Registro de vehículo la pantalla que se muestra es la siguiente:


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Idioma: Español

TURNOS NEWPOS (ESPACIO DE COMIDAS) Esta opción es utilizada en los casos en que pretendemos controlar las entradas al Buffet por Turnos de servicios del Restaurante con la finalidad de evitar Filas de personas dadas la capacidad de mesas del Buffet. Cuando insertamos una reserva que tiene pensiones podemos asociar los horarios de las mismas al restaurante separando los Desayunos, Almuerzos y Cenas como se muestra en la siguiente pantalla:

Para poder hacer uso de esta funcionalidad debe paramatrizarse el sistema NewHOTEl PMS y NewPOS para que pueda realizar esta operación de la siguiente forma:


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Idioma: Español

Posteriormente en el NewPOS debe definir las tandas de comida por la opción correspondiente haciendo uso de la siguiente pantalla del POS

Nota: Para el caso del PUNTO de VENTAS debe estar parametrizado en este sistema como de BUFFET

Para los grupos de reservas funciona de igual forma solo que todas las reservas que pertenecen al mismo grupo serán marcadas en el mismo turno, si luego queremos cambiar eso lo podemos hacer una a una o por alteración multiplex

CONSULTA DE RESERVA Y LAS TANDAS DE COMIDAS. En la consulta de reserva podemos insertar y alterar los datos de las comidas, bien como cambiar el punto de venta como modificar la pensión y su turno


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Idioma: Español


Cuando se hace una alteración a un Grupo de Reservas podemos atribuir las reservas por Tipo de Restaurante y el programa distribuirá las comidas de acuerdo al tipo de modalidad de pensión definida para cada reserva.

Ejemplo:

Este proceso se logra mediante el botón

de la consulta de reserva.

PLANNING TURNOS POS También Es posible visualizar la capacidad de los Restaurantes a través del Planning de Turnos del POS, que es ejecutado por el Menú Reservas-Planning-Turnos POS


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Idioma: Español


Mediante el mismo podemos visualizar el numero de reservas que tenemos definido y el total de días. Al activar la opción

, es posible visualizar el

numero de reservas que no tienen definidos los turnos en cada día y concepto. Es posible calcular los datos para distintos días, solo seleccionando el periodo y oprimiendo el botón

PREVISIÓN DE INGRESOS Cuando se visualiza una reserva, es posible ver en una parte de la pantalla la previsión de los ingresos que la misma va a generar tanto con impuestos como sin impuestos.

INSERTAR UNA RESERVA DE GRUPO

Podemos acceder a esta opción por las siguientes opciones:

Reserva – Insertar Reserva – Reservas Grupos Presionar o botón F6 o


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Presionar o botón

Idioma: Español

o

Por la pantalla de Consultas de Reservas

Ficha de una Reserva de Grupo Pantalla Estándar


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Idioma: Español

FICHA RESERVA DE GRUPO PANTALLA AMPLIADA (SEGÚN EL PARAMETRO GENERAL)

ASPECTOS GENERALES DE UNA RESERVA DE GRUPO Al confirmar una reserva de Grupo se crean tantas reservas individuales según el numero de de reservas definido en el campo cantidad. El concepto de Grupo permite realizar un grupo de operaciones de carácter general a un grupo de reservas homogéneas tales como Rooming List, Check in Check Out, Facturación, Cargos en cuenta, etc. El campo Ad. (Adultos) se especifica la cantidad de huéspedes de un alojamiento en el concepto de adultos y así sucesivamente con los niños, bebes. El campo Ctd define la cantidad de reservas individuales que conformaran al grupo que estamos creando.


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Idioma: Español

La reserva de grupos todas tendrán la misma pensión sea esta simple o compleja, si por algún caso una de ellas es diferente al resto las modificaciones a la pensión se realizaran a cada una de las reservas individuales. También es posible que el grupo tenga previsto distintos tipos de habitaciones. Los cambios específicos de alguna reserva del grupo serán tratados individualmente en cada una de ellas.

Campo

Significado Se escoge el tipo de Grupo a que pertenece la reserva. Estos tipos son

Tipo de Grupo

definidos en Archivos Parámetros Tipo de Grupos Criterio identificativo del Grupo asociado a cada reserva individual asociada al mismo. El PMS da la posibilidad de generar un número de grupo o en su caso el usuario crear su propia identificación.

Grupo

El numero de grupo que genera el PMS de forma automática tiene la estructura siguiente: Código Entidad + Consecutivo por día + Día Mes.

Reservado: Tipo de Alojamiento. Tipo y cantidad

Cnt: número de alojamientos del tipo especificado. Ad., Ni. Y Beb: número de Adultos, niño y bebes en un alojamiento.

El significado de los restantes campos coinciden con la explicación de la opción de Insertar reservas individuales de este capitulo

DEFINICIÓN DE TIPOS DE HABITACIÓN Y OCUPACIÓN


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Desde la propia creación de un Grupo este puede tener

Idioma: Español

diferentes tipos de

habitaciones tanto reservada como realmente ocupada. Si todos los alojamientos del grupo tuvieran el mismo tipo de alojamiento esa información es especificada en la siguiente pantalla:

Pero por el contrario si existen diferentes tipos entonces la opción para definirlos se hará mediante la lupa del extremo derechos mediante la siguiente pantalla

NUEVAS REGLAS PARA EL MANEJO DE LAS RESERVAS DE GRUPOS

Reglas básicas El procedimiento que a continuación de explicara, se hará a partir de la definición adoptada para el tratamiento de los Grupo (sus reservas) durante el mes de Julio de 2010.


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Idioma: Español

1. Las fechas de inserción de alojamientos deben estar por defectos a la fecha de entrada y salida de grupo.

2. Al mudar la fecha de entrada o salida del grupo NewHotel no puede limpiar las fechas de las reservas y los alojamientos. 3.

Para optimizar la visualización de información la pantalla de alojamiento mostrar las líneas no vacías. Existirá también una ordenación por defecto por tipo de alojamiento y que será actualizada siempre que se introduce una nueva línea

Explicación del Funcionamiento La pantalla de inserción de alojamientos (tipos) y fechas de salida y entrada será por defecto la fecha de entrada y de salida del grupo. De esta forma los clientes que no usen esta funcionalidad no precisaran de preocuparse en alterar las datas pues todas tendrán entrada y salida igual al grupo


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Idioma: Español

Después para facilitar el uso de las alteraciones de fechas por el utilizar si hicieron las siguientes sugerencias: Caso se cambie las fechas de entrada y salida del grupo en NewHotel (antes de aceptar las reservas de grupos para auxiliar la inserción de reservas) se tuvo en cuenta los siguientes casos: a) Si cambia la fecha de entrada o salida de los alojamientos que tienen las fechas iguales al del grupo, entonces se cambia automáticamente todas las fechas de los alojamientos; b) Si cambia la fecha de entrada y los alojamientos no tienen la misma fecha del grupo se preguntara si quiere continuar o retroceder ( conforme el caso de adelantar o retrasar las fechas); i.

Si es afirmativo entonces se avanza o retrocede con las fechas de todos los alojamientos el mismo número de días alterados para el grupo

ii.

Si es no:


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1)

Idioma: Español

Se verifica si existen alojamientos con fechas de salida que sean inferiores a la nueva fecha de entrada del grupo e informara que la fecha no es válida conforme a los alojamientos insertados;

2) Se verificara si existen alojamientos con fechas de entrada inferiores a la fecha de entrada y cuya fecha de salida de los alojamientos no sean inferiores a la fecha de entrada del grupo. En ee caso se preguntara si desea alterar las fechas de entrada de los alojamientos en el intervalo de fechas del grupo. Para estos casos solo a penas la fecha de entrada de los alojamientos ( líneas individuales) cuya fecha de entrada sea inferior a la nueva fecha de salida del grupo, colocándose igual a la del grupo

c) Si se e cambiara la fecha de salida y los alojamientos no tienen la misma fecha del grupo se preguntara si quiere continuar o retroceder ( conforme sea el caso de adelantar o retrasar) todos los alojamientos; i.

Si la respuesta es afirmativa, entonces se avanza o retrocede con las fechas de todos los alojamientos el mismo número de días alterados para el grupo;

ii.

Si la respuesta es negativa entonces: 1) Se verifica si existen alojamientos con fechas de entrada que sean superiores a la nueva fecha de entrada del grupo e informar que la fecha no es valida conforme a los alojamientos insertados; 2) Se verifica si existen alojamientos con fechas de salida superiores a la fecha de salida del grupo y cuya fecha de entrada de alojamientos no sea superior a la nueva fecha de entrada del grupo. En este caso se cambia a penas la fecha de salida de los alojamientos (líneas individuales) cuya fecha de salida es superior a la nueva fecha de salida del grupo, colocándola igual al grupo.

Otras Consideraciones y reglas •

Si se altera la fecha de entrada no se cambiara de forma automática el número de noches de cada alojamiento ya insertado.

•

Tratamiento en los caso de Pensión compleja. Se permite pensión compleja en la inserción de Grupo, siempre y cuando todas las reservas del Grupo tengan las mismas fechas de entrada y salida Si pretendes modificar las fechas de entrada y salida ( de las líneas individuales distintas a la del Grupo) entonces no se permite pensión compleja


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•

Idioma: Español

Solo se permiten fechas para los alojamientos dentro de las fechas de grupos. Eventualmente al insertar una línea de alojamiento con fecha de entrada o salida fuera de las fechas del grupo se avisara y preguntara si quiere alterar las fechas del grupo.

Aclaraciones adicionales Para el cliente verlo como lo tenía antes solo debe marcar el check de mostrar líneas 0, para

Si marcamos este check se muestra así


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Seleccionar una nueva combinación tiene él

Idioma: Español

en un botón a la derecha


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Idioma: Español


CONSULTA DE RESERVAS

La consulta de reserva fue diseñada para esta nueva versión, para tener una sola pantalla que fuera posible hacer la mayor cantidad de operaciones en el PMS, siendo las mismas las siguientes:

•

Consulta y modificación de datos de la reserva

•

Insertar una Reserva Individual

•

Insertar una Reserva de Grupo

•

Transferir Reservas

•

Aceptar Reservas

•

Cancelar una o varias Reservas

•

Cancelar la anulación de una reserva

•

Check-In de habitaciones y huéspedes

•

Check-Out de habitaciones y huéspedes

•

Registro de Huéspedes

•

Cancelar Check-In

•

Cancelar Check-Out

•

Fecho da Cuenta Corriente

•

Reabrir Cuenta Corriente

•

Abrir Cuenta Corriente

•

Facturar, Facturación Múltiple

•

Pré factura

•

Pasar a No Show

•

Cancelar o No Show

•

Extractos de Cuentas

•

Emisión de Key-Pass

•

Transferir cuentas

•

Aplicar macro operaciones a una reserva o grupo de ellas


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•

Pasar Reserva a Overbooking

•

Extractos

•

Mensajes

•

Avisos

•

Aplicar Macros

•

Gravar Fichero

•

Key-Pass

•

Cartas de Confirmación

•

Copiar Imágenes

•

Copiar Reservas

Idioma: Español

O acceso a esta opción pode ser efectuado de las siguientes formas:

Reserva – Consulta de Reservas Presionar a tecla F7 Presionar o botón La bara superior en la pantalla tiene unos iconos que explicaremos a continuacion

Muestra todas las reservas dentro de un intervalo de ocupación donde la fecha inicial y final es la fecha de trabajo del PMS. Muestra todas las reservas en estado Check-In que y que tienen fecha de salida igual a la fecha de trabajo del PMS. Muestra todas las reservas en estado de reserva que tienen entrada igual a la fecha de trabajo del PMS Grava la configuración personalizada que realizo ese usuario como característica de su pantalla para que la próxima vez que entre queda como él la configuro.

Limpia las selecciones anteriores realizadas


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Idioma: Español

Las columnas de la pantalla son configurables por el utilizador. Para eso será necesario posicionarse en la columna deseada y arrastrarla hacia el lugar que se desea que este. Existe otra manera de trabajar con la consulta de reservas cuando el botón Edición Online esta activado y es como se muestra en la siguiente pantalla:

El botón

permite ordenar los datos de la pantalla según criterio del

usuario, para ello se utiliza la pantalla siguiente:


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Los botones

Idioma: Español

permite pasar de lado hacia el otro lo cual significa seleccionado

o no y los botones

subir o bajar el criterio de importancia dentro de la lista

de campos seleccionados.

CONSULTA DE RESERVAS – ASPECTOS GERAIS BÚSQUEDA DE UNA RESERVA. La consulta de reserva tiene diferentes filtros para buscar la información que deseamos, una vez seleccionada oprimimos el botón buscar para que el sistema busque las semejanzas de lo que estamos intentar encontrar.

Significado de los criterios de busca de una reserva:


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Idioma: Español


Criterio Reserva

Significado Número da Reserva El formato es Consecutivo / Año. Ejemplo 2456/2007 Estado da Reserva

Estado

. Tipo de Reserva Tipo

Tipo de Tarifa

Tipo de tarifa: Standard, House-Use, Complementary.

Nacionalidad de los huéspedes de la reserva.

País Atenciones Cód. Central

Atenciones hechas a los Huéspedes Archivos – Parámetros – Tipos de Atenciones. Código de la reserva según el consecutivo de la misma dado por Newcentral Aparece o código e o nombre de la tarifa.

Tarifa

Ventas – Precios – Diarias.

Paquete Allotment Llegada

Aparece el código o nombre del paquete Ventas – Precios – Paquetes Aparece el código o el nombre del alloments Fecha de llegada de los clientes al hotel

Pensión

Código de Modalidad de Pensión

Grupo

Nombre del grupo atribuido a las reservas de grupos

Salida

Fecha de salida de las reservas

Noches

Numero de noches de estancia de la reserva


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Idioma: Español

Cód. Central de

Código del Grupo dado por le central de reservas

Grupo

NewCentral Filtrar las reservas que durante el periodo seleccionado durmieron en el hotel

Entidad

Código o nombre de la entidad que queremos buscar Estos box de filtros lo que pretende según el estado que este la marca es buscar las reservas que cumplan dichas condiciones Con este parámetro buscamos las reservas según los saldos según ingresos, facturados o no facturados, en la cuenta master o master mas extras, así como un criterio de igual, menor que, o mayor que según un valor Ejemplo: Cuando este parámetro esta marcado, todo los datos que queremos buscar serán localizados mediante una búsqueda el creciente a medida que escribimos los filtros. Se debe tener presenta que en las mas reciente versiones del PMS se hace el tratamiento de Case Sensitive, quiere decir que se diferencias las minúsculas de las mayúsculas. Este box afecta a los siguientes filtros

BÚSQUEDA DE UNA RESERVA – CRITERIOS FILTRO-1


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Criterio

Idioma: Español

Significado Estos Box de filtros lo que hacen es buscar las distintas reservas que según la selección que hagamos busque las que cumplan alguna de estas

Huéspedes

condiciones que muestra la barra de búsqueda anterior

Fecha de creación

Fecha de creación de la reserva

Dead-Line

Fecha en cuando la reserva deja de tener vigencia

Paxs

Número de personas

Reservado

Alojamiento reservado

Ocupado

Alojamiento ocupado

Confirmación Dead-Line

Activar para confirmación del dead-line

Multi- Ocupación

Activar para en caso de Multi- ocupación

Fin de garantía No-Show

Fecha de Fin de la garantía para el No-Show

Nº de días de garantía

Número de días de garantía de reserva

Depósito

Fecha del depósito de la reserva Marca para filtra según el estado de la reserva en cuanto a condición de pagos Tipo de facturación

Piso

Para la búsqueda según la definición de los piso efectuadas en newHotel

Otros filtros de condiciones del estado de cómo la reserva fue registrada

BÚSQUEDA DE RESERVA – CRITERIOS FILTRO-2


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Idioma: Español

•

Movimientos adicionales, servicios, observaciones

•

Reservas con Requisitos Especiales

•

Reservas por Segmento de Mercado o Origen de Mercado

•

Reservas por tipo de contrato según alloments: Incluido, Extra, Todos.

•

Reservas por Tipo de cancelación

•

Reservas con prolongación de estancias o si son Extranjeros.

•

Reservas según su pensión alimenticia.

•

Tipo de Clientes, Esquema de impuestos

•

Reservas con mensajes o avisos, tipo de confirmaciones de reservas y cartas de confirmación determinada

•

Reservas registradas en el PMS en una fecha determinada

•

Contactos

•

Reservas con fecha de la ultima alteración en una fecha determinada

•

Reservas con descuentos

CONSULTA DE RESERVAS – CRITERIO FILTRO-3


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Idioma: Español

•

Comentario

•

Vendedor

•

Observaciones

•

Transmisión según el estado del mimo

•

Sexo

•

Vuelos de llegada y salida

•

Errores del Auditor Nocturno y por motivos

•

En caso de tener instalado los software NewPlan, NewSpa, busca las reservas realizadas de estas programas

•

Salidas imprevistas

•

Movimientos en Cuenta Corriente por Departamentos e/ o servicios

•

Mostrar la próxima Reserva. Este indicador muestra la siguiente reserva en la habitación que estamos a visualizar

•

Cambio de habitación

•

Reservas por Tipo

CONSULTA DE RESERVAS – CRITERIO FILTRO 4 OVERBOOKING.

•

Por Tipo, Interno, Externo, Todos;

•

Por Fecha desde Hasta;

•

Por Entidad Externa;

•

Hotel Interno;

•

Overbooking Por Período;

•

Recibidas;


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•

Idioma: Español

Por Utilizadores:

• Nota: la Consulta de Reservas muestra el numero de paxs correctamente pero tiene sus detalles importantes para su interpretación correcta: ¾ Para reservas futuras se utiliza el número de paxs del primer día ¾ Para reservas pasadas se utiliza el número de paxs del ultimo dia ¾ Para reservas en casa se utiliza el número de paxs de hoy Explico esto porque al lanzar una búsqueda de ocupación para un día futuro, las reservas futuras que tienen pensión compleja se utilizara para el cálculo el numero de paxs de la fecha de entrada de la reserva, lo que puede por supuesto no corresponder con el numero de paxs para un día especifico (que es como calculan los plannings, dia a dia) ...

CANCELAR UNA RESERVA Por la opción Consulta de Reservas o por el botón

Presionar o botón Escogemos el motivo de cancelación el cual debe estar previamente definido en la opción Archivos Parámetros Tipo de Cancelación.

CANCELACIÓN MÚLTIPLE DE RESERVAS


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Idioma: Español

El procedimiento en principio es el mismo que fue explicado para las cancelaciones individuales. Al entrar en esta opción se permite cancelar un grupo de reservas en simultáneos. Los motivos de cancelación será el mismo para cada una de las reservas individuales que entran en este grupo. Para seleccionar más de una reserva se utilizan los botones Ctrl / Shift

Nota: Las reservas que son canceladas son registradas en el sistema ver Capitulo Utilitarios Consultar Accesos (LOGS)

ALTERACIÓN MÚLTIPLE DE RESERVAS

El principio de esta opción es poder hacer distintas alteraciones comunes a un grupo de reservas en un solo proceso. Las que se puedan ejecutar el sistema las aceptas las que no emite el mensaje de que no fue posible. Los datos que se pueden alterar de forma simultáneas son los siguientes:

PARA LA PANTALLA GENERALES

PARA LA PANTALLA LIMITES / OBSERVACIONES Y PENSIONES


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Idioma: Español

PARA LA PANTALLA DE MODALIDAD DE PENSIÓN COMPLEJA

PARA LA PANTALLA DE CONFIRMACIÓN, AVISOS Y SEGMENTOS

PARA LA PANTALLA DE INSTRUCCIONES DE FACTURACIÓN


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Idioma: Español


PARA LA PANTALLA DE INSTRUCCIONES DE TRANSFERENCIAS

Seleccionando un grupo de reservas es posible realizar transferencias de movimientos para: •

De una cuenta de reserva para otra cuenta de reserva

•

De una cuenta de reserva para una cuenta de No-Alojado

•

De una cuenta de reserva para a cuenta corriente de una entidad

•

De un folio (Master o Extra) para otro folio o cuenta extra

PARA LA PANTALLA DE TURNOS NEWPOS Pueden definirse para un grupo de reservas seleccionadas e que restaurante van a realizar los Desayunos, Almuerzos y Cenas (ver Turnos NewPos - Tandas Comidas).


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Idioma: Español

TARIFA VARIABLE Permite alterar el tipo de tarifa ya sea Tarifa, Paquete o Precio Fijo para determinados periodos que sean definidos en la misma reserva.

INSERTAR DEPÓSITOS ANTICIPADOS. El acceso a esta opción es realizada a través del Menú Reservas – Depósitos Anticipados

También es posible a través de insertar movimientos


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Idioma: Español

En algunos hoteles la confirmación de reservas, normalmente de clientes directos está condicionada a la existencia de un depósito anticipado o garantía. Para ello es que se emplea esta forma de insertar este tipo de movimiento. La introducción de un depósito anticipado referente a una reserva puede ser consultada en la cuenta de la misma. Por la opción Reservas – Depósitos Anticipados


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Idioma: Español

El procedimiento consiste en seleccionar la reserva, que puede ser realizada por con la ayuda del botón Los restantes pasos son escoger el Departamento, Forma de Pago, La Fecha y el valor del Depósito. Esta opción es utilizada cuando el depósito anticipado es registrado en la reserva y utilizarse para cobrar el mismo. Tanto en esta pantalla como en la de Reserva cuando se visualiza, el Check box de “Pago” aparecerá marcado cuando el mismo ya fue cobrado.

Pago.

Si pretendemos emitir una factura referente a este depósito debemos marca la opción de Generar movimientos para facturar.

EXPORTAR PARA UN FICHERO

Esta opción posibilitara exportar para un fichero las reservas seleccionadas

TRANSFERIR Y ACEPTAR RESERVAS (SOLAMENTE PARA LA MODALIDAD COMPLEXO)

Mediante estos dos botones podemos enviar y aceptar reservas de un hotel para otro cuando se trabaja en modalidad de complejo. Al utilizar la opción de transferir es representada en la siguiente pantalla:


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Idioma: Español

APLICAR MACROS PARA LOS COBROS

Esta opción es utilizada cuando tenemos pre configurados cargos para los asientos adicionales en su correspondiente opción del PMS y aquí queremos que se incorpore a las reservas que hemos seleccionado.

IMÁGENES ADICIONALES


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Idioma: Español

Aquí podemos insertar una imagen asociada a la reserva ya bien sea escaneada, o ya previamente creada en disco. La utilización de este detalles ha sido la de anexar a la reserva los vouchers de los las mismas para después ser adjuntadas a las facturas que se emiten.

REENVIAR NEWCENTRAL

En caso de tener instalador NewCentral con este botón podemos enviar los datos de las reservas a dicho sistema.

IMPRESIÓN DE RESERVAS

Al presionar el botón de imprimir se accede a luna pantalla para que podamos imprimir la consulta de reservas. La pantalla que se activa muestra un grupo de opciones posible para obtener dicho reporte


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Idioma: Español

EXTRACTOS

Permite obtener diferentes formatos de extractos y previsiones de cuentas y reservas mediante la siguiente pantalla.

Cada extracto tiene una funcionalidad y está bien diferenciado en cada opción, solo resalto uno de ellos que en ocasiones tiene mucha utilidad y es el llamado Libro de Recepción. Este libro de Recepción nos permite ver según la selección de reservas que hemos filtrado en la consulta la previsión de lo que cada uno de las reservas va a generar. Si


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Idioma: Español

por ejemplo hacemos reservas para el futuro y queremos saber que ingresos nos va a aportar las mismas podemos hacer uso de esta herramienta Ejemplo

En el ejemplo del reporte nos muestra el ingreso de cada reserva y la final un resumen general


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Idioma: Español

IMPORTAR RESERVAS

Pueden ser importadas reservas a NewHotel de otras centrales de reservas y para eso el PMS cuenta con varias funciones, que explicaremos a continuación:

CONFIGURACIÓN Aquí se define como será configurado el fichero que irá a recibir el PMS pasa el proceso de importación


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Idioma: Español

En esta pantalla iremos a definir de forma general o por entidades, la estructura del fichero que será recibido por el PMS para realizar la importación de las reservas que lleguen vía fichero.

Utilizando el botón

el sistema marca los campos por defecto que

deben venir en dicho formato de fichero.

IMPORTACIÓN Este menú permite realizar la importación de del fichero recibido, escogiéndose el mismo y permitiendo ser eliminado una ve ejecutada la opción de importar las reservas

CONFIGURACIÓN INTERFACE CON CENTRAL El interfaz es totalmente configurable y se inicia con los valores definidos por defecto para las entidades

•

Se toma como Código de Central el consecutivo y el numero de voucher, internamente como código único se asume el valor del voucher

•

El botón de ayuda permite cargar los ficheros señalándole los errores para poder validar la interfaz correctamente configurada

•

Pueden existir configuraciones distintas para cada entidad o ser una única de forma general


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•

Idioma: Español

Deben llenarse los datos de traducciones de las pensiones, tipo de alojamientos e entidad en el fichero de datos de NewHotel

PROCESAR INTERFACE CON CENTRAL

• Al procesar los ficheros puede definirse si se pretende eliminar o alterar la extensión .OLD si las autorizaciones del utilizador de Windows lo permite. • Puede obtenerse un fichero LOG con el mismo nombre de extensión LOG en el mismo directorio que se indica • La introducción puede ser visual ( se muestra una pantalla de insertar reservas con los datos obtenidos) o No Visual ( el operador que se selecciona es el primero de la entidad) • La anulación puede ser de forma Visual o No visual, usando el motivo de anulación de la configuración • Las operaciones de anulaciones solo se ejecutan si las reservas encontradas es única en la base de datos (Código Central + voucher)


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Idioma: Español

ALOJAMIENTOS LIBRES

Esta opción puede ser accedida por el menú Reservas – Habitaciones Libres Permite la posibilidad de consultar los alojamientos disponibles en un periodo de tiempo que cumplan determinados requisitos: Tipo de Alojamiento, Bloque, Room Status, Requisitos Especiales, Características Cuando se solicita una reserva, fundamentalmente de clientes directos, se hace una consulta en el sistema para determinar si el hotel está en condiciones de conformarla.

se pasa

Si se selecciona el alojamiento y oprimimos el botón directamente a insertar la reserva con la habitación ya pre asignado.

El botón de

nos traslada al menú de consulta de reservas


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Idioma: Español

VISUAL

ALOJAMIENTOS El acceso a esta opción se hace a traes de Reservas – Visual – Habitaciones La base de información para elaborar este Planning es sobre lo reservado y ocupado En el boque superior visualizamos las referencias de las reservas asociadas a una habitación. Oprimiendo con el ratón al lado izquierdo sobre una reserva permite hacer un grupo de operaciones ya que el sistema levanta un menú adicional En la pantalla siguiente y de forma grafica mostramos todas las posibilidades con el manejo de ratón que en dicha pantalla permite realizar


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Idioma: Español

El formato del Planning de Habitación pretende que del mismo se puedan realizar un grupo de operaciones básicas de la recepción del hotel a medida que va mostrando la disponibilidad de habitaciones para la realización de las reservas. Para acceder a esta opción el utilizador puede seguir uno de los siguientes caminos: Reservas – Visual - Habitaciones Presionar la tecla F3 Presionar el icono

ASPECTOS GENERALES DEL PLANNING DE HABITACIONES A la izquierda se muestran las Habitaciones (numero, tipo de habitación y característica) y por la barra de encima los días del planning a mostrar. En esta barra de días es posible insertar observaciones para ser resaltada en el día que estamos trabajando (ver ejemplo pantalla anterior) Cada reserva ocupara en el Planning el espacio correspondiente a los días de estancia de los huéspedes que conforman la misma.

Botón para definir los colores a visualizar en el Planning Configuración Para seleccionar filtros de días a mostrar en el planning

Para hacer zoom en el planning Teclas de movimientos en el Planning Para actualizar los datos del planning


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Idioma: Español

Por lo general el día marcado en rojo representa la fecha de trabajo del PMS así como si esta marcado y configurado los fines de semanas. El Planning tiene dos bloques de datos divido por una barra color gris Bloque Superior: Reservas con Habitaciones asignadas Bloque Inferior: Reseras sin Habitaciones asignadas Posicionando el ratón encima de la reserva podemos obtener varias informaciones, como las siguientes: El curso puede representar tres estados: Cursor

Significado Reservas con entradas con fecha superior o igual a la fecha de trabajo que pueden cambiar de habitación. Reservas con fechas hoy, anterior a hoy y al futuro que ya tienen habitación en estado limpio o bien ocupada o bien por entrar. Alojamientos inactivos.

Con el botón derecho del ratón es posible también realizar distintas operaciones con la reserva que tenemos marcada con el cursor del ratón. Si estamos en una habitación con reservas el menú contextual que se muestra es el siguiente: Click continuado del lado derecho, en una reserva


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Idioma: Español

Un Click en lado derecho inicial encima de una reserva muestra una información contextual de la situación de la reserva como se muestra a continuación:

Click encima de una casilla sin reserva el menú contextual que se muestra es el siguiente:

Un simple click con el botón derecho del ratón encima de una reserva muestra una información en la barra izquierda del Planning como se muestra en el siguiente ejemplo:

La línea gris que divide a los dos bloques muestra información variadas de la reserva que tenemos presionada con el ratón, como se muestra en el siguiente ejemplo:


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Idioma: Español

ATRIBUIR HABITACIONES MEDIANTE EL PLANNING La atribución de habitaciones es posible tanto para otorgar una habitación (reservas en el boque inferior) como para mudar de habitación a una reserva con habitación asignada es tan simple como arrastrar dicha reserva hacia el numero de habitación que pretendemos otorgar, función drag and drop. Todo esto es posible si se cumplen las mismas condiciones que en el PMS se contralan normalmente.

ALOJAMIENTOS QUE CUMPLEN DETERMINADOS REQUISITOS Si en el Planning queremos mostrar determinadas reservas en determinadas características lo podemos hacer mediante la selección, usando el botón


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Idioma: Español

Procedimientos: Presionar el botón Muestras las siguientes opciones de filtrado.

Los datos de la pantalla que se explican por sí mismo, permite filtrar la información que queremos mostrar en el Planning Esta misma operación realizada en el bloque inferior del Planning donde las reservas no tienen habitaciones aun atribuidas la pantalla que muestra la selección es la siguiente:

CONFIGURACIÓN DE LOS COLORES DEL PLANNING

Debe presionar el botón

, apareciendo la siguiente pantalla por conceptos

para configurar los distintos estados de las condiciones del Planning.


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Idioma: Español

CONFIGURACIÓN DEL PLANNING

El botón

sirve para la configuración del Planning en cuando a varios

conceptos de refrescamiento y visualización como se muestra en la siguiente pantalla:

COLORES DE LAS ALOJAMIENTOS INACTIVOS Y DE LAS TIPOS DE RESERVAS Esta configuración se logra mediante los parámetros generales del PMS UtilitarioParámetros – Habitaciones – Habitaciones


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Idioma: Español

Por último cada entidad puede estar diferenciada en distintos colores en este Planning, para ello hacemos la configuración mediante la definición de las entidades

Impresión del Planning


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Idioma: Español

GRUPOS El acceso a esta opción se realiza a través de Reservas – Visual – Grupos La base de información para elaborar este Planning es sobre las reservas que son de grupos. Cuando en la parte superior pinchamos con el ratón una reserva de grupo, el PMS muestra la distribución del mismo en la parte inferior del planning, como se muestra en la pantalla siguiente:


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Idioma: Español

BLOQUES El acceso a esta opción se hace a través de Reservas – Visual – Bloques La base informativa para la elaboración de este Planning es sobre el estado de ocupación que tiene cada bloque configurado en el PMS En la parte superior del Planning se muestran la referencia de los bloques y las reservas y en la parte inferior el detalle por habitaciones del bloque que se seleccione en esta parte de encima.


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Idioma: Español

PLANNING

PLANNING DE DISPONIBILIDADES DE HABITACIONES Este Planning permite verificar la disponibilidad de habitaciones por fechas Criterios de selección: •

Fecha

•

Reservas confirmadas;

•

Excluir waiting-list;

•

Incluir Day-Use;

•

Previsto de habitaciones inactivos.

El acceso a esta opción es a través de dos caminos posibles:

Reservas – Plannings – Habitaciones Disponibles Por el Botón de acceso rápido en la barra del PMS


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Idioma: Español

ASPECTOS GENERALES DEL PLANNING DE HABITACIONES DISPONIBLES En las líneas aparecen los Tipo de Habitaciones existentes. La última línea corresponde al total de habitaciones en el Hotel. Cada cuadro por Tipo de Habitación tiene la siguiente información:

Las columnas de fin de semana parecen en otro color para diferenciarlas.

Los botones

sirven para el desplazamiento en el planning.


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Idioma: Español

Indica incluir solo las reservas confirmadas. Estas reservas son aquellas que tienen en el campo de confirmación marcado

.

Excluir las reservas que están en lista de espera, marcadas como tal en su ficha:

Indica incluir las reservas que son Uso Día marcadas como tal en su ficha

PREVISIÓN DE DISPONIBILIDADES Permite determinar la previsión de disponibilidades de habitaciones atendiendo a distintos criterios (formulas) a considerar según se desee mirar.

Criterios de selección: •

Fechas


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Idioma: Español

•

Regímenes de Explotación (solo si existe el parámetro activo según licencia)

•

Previsión de disponibilidad, formula a escoger para determinar este estado, pudiendo ser una de las siguientes:

Se puede acceder a esta planning por

Reservas – Plannings – Previsión de

Disponibilidades

ASPECTOS GENERALES DEL PLANNING PREVISIÓN DE DISPONIBILIDADES

La información de las líneas es como se muestra en el siguiente grafico


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Idioma: Español

Los fines de semana pueden tener un color distinto para diferenciarlos del resto de los días normales. Impresión


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Idioma: Español

HABITACIONES DISPONIBLES / SEXO NewHotel PMS permite controlar la ocupación de boques por sexos cuando se trabaja con la variante de ocupar habitaciones según el sexo del primer ocupante. Podemos acceder a esta opción a través de: Reservas – Plannings – Habitaciones Disponibles / Sexo

Criterios de selección: •

Fechas


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Idioma: Español

HABITACIONES DISPONIBLES / BLOQUES Puede accederse a través de Reservas – Plannings – Habitaciones Disponibles / Bloques Esta opción permite verificar la disponibilidad por bloques de habitaciones del hotel Criterios de selección: •

Fecha

•

Reservas confirmadas;

•

Excluir de waiting-list;

•

Incluir Day-Use;

•

Previsión de Habitaciones Inactivas.

Los botones

permiten la navegación en el Planning.

Indica incluir solo las reservas confirmadas. Estas reservas son aquellas que tienen en el campo de confirmación marcado

.

Excluir las reservas que están en lista de espera, marcadas como tal en su ficha:

Indica incluir las reservas que son Uso Día marcadas como tal en su ficha


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Idioma: Español

Impresión


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Idioma: Español

OCUPACIÓN PENSIONES El acceso a esta opción es a través de Reservas – Planning – Ocupación / Pensiones

Visualiza por cada día la ocupación por cada tipo de pensión de los adultos, niños y bebes y por tipo de habitación, así como Se muestra Precio Medio por Paxs por Tipos de Habitaciones Este planning tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que explicaremos a continuación:

Criterios de selección:

Esta condición lo que indica al Planning de mostrar el precio medio

según cálculo aproximado (mas rápido) o exacto (representa recalcular el

mismos a todas las reservas en ese periodo.. este parámetro tiene sentido si el .

parámetro de incluir precio medio en habitación esta activo


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Idioma: Español

Al activar este último BOX el sistema levanta una pantalla, como la siguiente para seleccionar las condiciones y mostrar el progreso del cálculo.

Esta BOX lo que indica al planning que muestre cuantas habitaciones ocupadas están en ocupación sencilla. Cuando se activa el planning muestra la siguiente información:

Este BOX indicara al planning que considere en su información la evaluación de los estados de ventas que pueden tomar de los previamente introducidos o ser introducidos directamente aquí en planning mediante el , mostrándose la siguiente pantalla para su introducción ( es

Botón

importante destacar que los estados de ventas pueden ser definidos por entidad operadores o simplemente por entidades, según el parámetro que existe configurado en el PMS)


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Idioma: Español

Además el Planning puede imprimirse en colores o no. La impresión es casi similar en todos los planning

OCUPACIÓN El acceso es a través de Reservas – Planning – Ocupación Este planning es muy similar al anterior de ocupación pensión solo que en este no se consideran las pensiones.


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Idioma: Español

Este planning tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que explicaremos a continuación:




mismos a todas las reservas en ese periodo.. este parámetro tiene sentido si el .

parámetro de incluir precio medio en habitación esta activo


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Idioma: Español


Este Box indicara al Plannng que haga una comparación con la previsión calculada en la fecha seleccionada comparar andola con la actual. Este trabajo con las fotos de previsión es un comportamiento del PMS que permite guardar una foto del estado del hotel en fechas para ser comparadas en el futuro.


Botón



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Idioma: Español

Impresión


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Idioma: Español


RESERVAS Reservas – Planning – Reservas O por el botón

Parámetro

Significado Escoge si se desea calcular con tipo de habitación y luego si se muestra por criterio de ocupado o reservado. Para seleccionar los tipos de habitaciones Filtrar por esta condición Si se desea incluir esta condición Si se desea incluir esta condición Si se desea incluir esta condición Si se desea incluir esta condición Si se desea incluir esta condición Si se desea incluir esta condición Si se desea incluir esta condición Si se desea incluir esta condición. Solo se activa si existe el parámetro activado para este comportamiento en el PMS

Este planing tiene dos formas de presentarse una de forma estándar sin desglose de tipo de habitación y otra con este desglose


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Idioma: Español

Sin Tipo de Habitación

Con Tipo de Habitación


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Idioma: Español

Impresión Sin tipo de Habitación

Con tipo de Habitación


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Idioma: Español

PLANNING DE OCUPACIÓN RESERVAS PENSIONES El acceso a esta opción será a través de de Reservas – Plannings – Planning de ocupación reservas pensiones Muestra la ocupación por reservas y tipo de pensión.






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Idioma: Español

mismos a todas las reservas en ese periodo.. este parámetro tiene sentido si el parámetro de incluir precio medio en habitación esta activo

.


Este Box indicara al Plannng que haga una comparación con la previsión calculada en la fecha seleccionada comparar andola con la actual. Este trabajo con las fotos de previsión es un comportamiento del PMS que permite guardar una foto del estado del hotel en fechas para ser comparadas en el futuro.


Botón



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Idioma: Español

Impresión

OCUPACIÓN E INGRESOS El acceso a esta opción es a través de Reservas – Plannings – Ocupación e Ingresos Muestras la ocupación y el ingreso que tiene en el hotel


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Idioma: Español



Esta condición lo que indica al

Planning de mostrar el

precio medio según cálculo aproximado (mas rápido) o exacto (representa recalcular el mismos a todas las reservas en ese periodo. Este cálculo tiene tres variantes> Exacto – realizar nuevamente el cálculo de los precios medios de cada reserva. Aproximado – aproximado que utiliza el precio medio grabado en la reserva (multiplicándolo por la cantidad de día).


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Idioma: Español

Previsión – es utilizando lo que está grabado en la tabla del PMS MOPP que guarda el programa auxiliar

PREVPRE cuando se esa ejecutando constantemente este

programa.

Este Box lo que indica al cálculo del planning es que si para cálculo del precio medio de toma en cuenta solo el valor de la habitación (sin las pensiones alimenticias, en ese caso se marca Habitación) o la diaria completa incluyendo las pensiones, en ese caso se marca diaria.

Impresión

ORIGEN Y SEGMENTOS El acceso a esta opción es a través de

Reservas – Plannings – Orígenes /

Segmentos


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Idioma: Español

Muestra el número de habitaciones reservadas para cada día agrupadas o por origen de mercado o por su segmento de mercado

Impresión

MODALIDADES DE PENSIÓN Para acceder a esta opción se hace a través de la opción del menú Reservas – Plannings – Modalidad de Pensión Para cada día seleccionado muestra la cantidad de huéspedes que existen para cada pensión con el propósito de la planificación de la preparación de cocina. Permite además calcular para una determinada reserva o grupo de reserva


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Idioma: Español



Este BOX le indicara al cálculo del planning que compruebe las horas límites para los almuerzos y cenas antes de hacer la previsión

Detalla por modalidad de pensión cuando adultos, niños y bebes lo conforman


Botón



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Idioma: Español

Impresión


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Idioma: Español

MODALIDADES DE PENSIÓN Y OCUPACIÓN POR TIPOS DE HABITACIÓN

Nuevo Planning de Modalidades de Pensión y Ocupación por Tipos de Habitación con Filtros de Grupos de Reservas y Entidades, que permite ver las previsiones por Tipo de Habitación, resumiendo los datos al final por comidas.

Este BOX le indicara al cálculo del planning que compruebe las horas límites para los almuerzos y cenas antes de hacer la previsión

Detalla por modalidad de pensión cuando adultos, niños y bebes lo conforman

Este BOX indicara al planning que considere en su información la evaluación de los estados de ventas que pueden tomar de los previamente introducidos o ser introducidos directamente aquí en planning mediante el Botón

, mostrándose la siguiente pantalla para su introducción ( es

importante destacar que los estados de ventas pueden ser definidos por entidad


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Idioma: Español

operadores o simplemente por entidades, según el parámetro que existe configurado en el PMS)

, Si el PMS tiene enlace con el sistemas NewPLAN (Gestión de eventos) se pueden incluir o no en este planning las comidas planificadas en los distintos eventos que se inserten. Ejemplo de su Impresión

CUPOS Permite visualizar los cupos (alloments) contratados y los extras reservados por cada entidad o CUPO. El acceso a esta opción se hace a través de la opción de menú

Reservas –

Plannings – Cupos


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Idioma: Español

Impresión

ENTIDADES El acceso a esta opción es a través de la opción del menú Reservas – Plannings – Entidades Para cada día seleccionado se muestra el número de alojamientos reservados por cada entidad


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Idioma: Español



Impresión


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Idioma: Español

MAPA ANUAL DE RESERVAS Este mapa en formato calendario refleja para todos los días del año las habitaciones ocupadas y reservadas o en su defecto según selección por pasajero. Para acceder a esta opción se hace a través de la opción de menú Reservas – Plannings – Mapa Anual de Reservas


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Idioma: Español

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Idioma: Español

CONTROL DE VENTAS El acceso a esta opción es a través de la opción del menú Reservas – Plannings – Control de ventas

Este palnning combina todas las vías de ventas del hotel para conocer la previsión de ocupación o ventas efectivas que se han obtenidos. El mismo desglosa las distintas fuentes de las ventas. Este planning tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que explicaremos a continuación:


Impresión


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Idioma: Español

OCUPACIÓN POR NACIONALIDADES El acceso a esta opción se hace a través de la opción del menú Reservas – Plannings – Ocupación por Nacionalidades

Este planning, que se incluye información de Ocupación y sus por cientos, así como el desglose en adultos y niños, tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que explicaremos a continuación:


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Idioma: Español


Impresión

ENTIDADES INGRESOS El acceso a esta opción se hace a

través de la opción del menú Reservas –

Plannings – Entidades Ingresos Esta planning muestras los ingresos obtenidos por cada entidad.


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Idioma: Español



Impresión

TURNOS POS Muestra la planificación de las tandas de comidas planificadas para el buffet según las reservas realizadas.


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Idioma: Español

Mediante este planning es posible visualizar el numero de reservas que se tiene definido en los restaurantes y el total de días. Al activa la opción

,

es posible visualizar el numero de reservas que están registradas sin tener turnos del POS planificadas. Impresión


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Idioma: Español

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Idioma: Español

BOOKING Para acceder a esta opción se hace a través de la opción del menú Reservas – Bookings, y están disponibles las siguientes opciones

BOOKING POSITION Esta opción permite visualizar una proyección sobre los estados de venta en sus diferentes posiciones y fechas.


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Idioma: Español

Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que explicaremos a continuación:



Botón


Impresión


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Idioma: Español

BOOKING POSITION DIFERENCIAS. Muestras las diferencias entre los Estados de ventas y las reservas recibidas por las distintas regiones


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Idioma: Español

Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que explicaremos a continuación:


Este BOX indicara al planning que considere en su información la evaluación de los estados de ventas que pueden tomar de los previamente introducidos, definido aquí el color que se quiere representar de este estado en el planning.

Impresión


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Idioma: Español

BOOKING AMPLIADO


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Idioma: Español

Este booking muestra para los intervalo de fechas la ocupación real de las entidades y directos comparados con los estados de ventas de las mismas Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que explicaremos a continuación:


Impresión


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Idioma: Español

BOOKING MENSUAL

Este Booking muestra la previsión desde el mes actual dos mese adelante del pronóstico de ocupación Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que explicaremos a continuación:



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Idioma: Español

Impresión


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Idioma: Español

BOOKING CUPO ENTIDADES

Este booking atendiendo a la fórmula de cálculo seleccionada calcula el comportamiento del cumplimiento del upo (alloments) de las entidades o de todas las entidades en sus diferentes conceptos. Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que explicaremos a continuación:


Icono para seleccionar un determinado cupo o todos


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Idioma: Español

Variantes de formulas que brinda el PMS para calcular el cumplimiento del cupo y saber cual esta aun disponible. Las distintas formulas disponibles son las siguientes:

Impresión


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Idioma: Español

BOOKING MENSUAL OCUPACIÓN FOTO

Es gravada una imagen antes por el PMS y luego son comparados con la situación actual para saber cómo se comporta el hotel en el mismo periodo con la foto del periodo anterior Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que explicaremos a continuación:


Impresión


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Idioma: Español

BOOKING MENSUAL INGRESOS FOTOS

Este booking es similar al anterior explicado solo que en este caso hace su función con los ingresos Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que explicaremos a continuación:


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Idioma: Español


Impresión

CARTAS DE CONFIRMACIÓN Permite la impresión de cartas de confirmación que pueden ser enviadas a los clientes después de insertar las reservas. Las mimas sirven como documentos de aceptación de reservas por parte del hotel. La opción se accede a través de Reservas - Cartas de Confirmación


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Idioma: Español


DEPÓSITOS ANTICIPADOS

Para acceder a esta opción es a través del menú

Reservas – Depósitos

Anticipados Tiene dos secciones. La parte a la izquierda es para detallar el depósito

Criterio

Significado

Fecha valor

Fecha en que se efectúa el pago

Nº Doc.

Número que identifica de la operación.

Tipo de Cuenta

Tipo de cuenta (Master, Extra 1, ..., Extra 5) a la cual se cargara el deposito

Reserva

Número y año de que significan el numero de la reserva

Sección

Sección o departamento en que se afectara el depósito.

Forma de Pago

Forma de pago en que se recibe el depósito.


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Idioma: Español

Si el pago es mediante este instrumento de pago se Tarjeta de Crédito

muestran los definidos en el PMS así como sus datos relacionados de número y validez.

Descripción

Un breve comentario de la operación

Valor

Importe del deposito

Si al insertar el valor necesitamos de una tabla de conversión porque hemos recibido el importe en otra moneda diferente a la moneda base, activamos el botón

, el cual

nos mostrara la siguiente pantalla para hacer la conversión:

La sección derecha está relacionada con el menú de la reserva. En la misma aparecen los detalles de la asociación del depósito a la reserva

En esta parte como se muestra en la pantalla anetrior estan los datos de la reservas asociada al deposito le fecha del mismo, si esta pagado o no, el valor pago del declarado como deposito y la via de confirmacion que se envia del recibio del mismo.


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Idioma: Español


Si al especificar el valor que se ha pagado del deposito declarado lo recibimos en otra moneda distinta a la moneda base, podemos activar una opcion de caja , que nos facilita la operación multi moneda o no.

Si adems marcamos este BOX significca que estamos indicando el PMS que genere los asientos correspondienets a este deposito para ser facturado, que una vez que demos acpetar en esta operación NewHotel llamada a la pantalla de cuenta corriente y facturacion para realizar dicha operación, como mostramos a continuacion en la siguiente secuencia una vez dado aceptar


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Idioma: Español

ATRIBUCIÓN DE HABITACIONES

AUTOMÁTICO Esta opción se accede por Reserva – Atribución de Habitaciones – Automática

Criterio

Significado

Entrada

Fecha de entrada de las reservas

Salida


Entidad

Para seleccionar la entidad.

Grupo

Para seleccionar un grupo de reserva

Vuelo de llegada

Vuelo de llegada

Vuelo de salida

Vuelo de salida

Bloque

Para seleccionar el bloque de habitaciones

Room Status

Para seleccionar por situación de la habitación


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Idioma: Español

Requisitos de la

Para buscar las habitaciones atendiendo a los requisitos

Reserva

que se le especificaron en las reservas

Libre durante todo el

Que la habitación este libre durante todo el periodo de la

Período

reserva Proceso que tiene el PMS para realizar distintas

Optimización de

optimizaciones en la búsqueda de las habitaciones

entradas y salidas

atendiendo a los requisitos que permite seleccionar en esta opción

Atribución Ascendente Atribución Descendente Tipo de Alojamiento

Atribuir las habitaciones en orden ascendente Atribuir las habitaciones en orden descendente Atribuir las habitaciones por tipo atendiendo al orden anterior seleccionado

Distancia Mínima

Para seleccionar la atribución atendiendo a la distancia

cuando Cama Extra.

mínima de escaleras, ama de llave o del ascensor

No atribuir Reservas Propietarios Prioridad Alojamiento en Regímenes de Exploración

No atribuir as reservas de los propietarios. Dar a prioridad a los alojamientos en régimen de exploración.

PROCEDIMIENTOS PARA LA ATRIBUCIÓN AUTOMÁTICA DE HABITACIÓN Especificar las características de las reservas

a las cuales queremos atribuir

habitaciones. Presionar el botón Para aceptar la previsión propuesta por el PMS se hará mediante el botón


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Idioma: Español


MANUAL Se accede a esta opción a través de

Reserva – Atribución de Habitaciones –

Manual

Criterio

Significado

Reserva

Número da reserva

Entrada

Fecha de entrada de las reservas

Salida


Tipo de Habitación

Tipo de Habitación

Sin Habitaciones

Caso que no tengan aun habitación asignadas


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Idioma: Español

Grupo

Nombre del grupo de reservas

Entidad

Entidad de las reservas

Vuelo de llegada

Vuelo de llegada

Vuelo de salida

Vuelo de salida Requisitos para seleccionar que sirven

Requisitos Especiales

para filtrar las habitaciones que queremos atribuir Requisitos para seleccionar que sirven

Tipo Habitación


Libre en todo el período


Libre en el momento


Disponible día de llegada


Habitaciones Multi ocupación

para filtrar las habitaciones que queremos atribuir

Piso

Piso del hotel donde se ubicaría la reserva

Room Status

Situación del estado de la habitación Bloque de habitaciones que queremos

Bloque

filtrar la búsqueda

Car 1

Características especiales que hemos

Car 2

definido a la habitaciones en sus

Car 3

parámetros

Limitar búsqueda

Para limitar la búsqueda a un determinado número de habitaciones

PROCEDIMIENTO PARA LA ATRIBUCIÓN MANUAL DE HABITACIONES


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Idioma: Español


Especificar las características de las reservas a las cuales queremos atribuir alojamientos. Presionar el botón Una vez visualizado las recebas que queremos atribuir as habitaciones, en el lado derecho

aparecen

las

habitaciones

disponibles

según

los

distintos

filtros

seleccionados. Para asociarla a la reservas solo bastara un doble click encima del numero de habitación.


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Idioma: Español

PANEL DE GESTIÓN Se puede acceder o bien por el botón

o por la opción Reservas – Panel de

Gestión Y muestra la siguiente información operativa de la situación del Hotel

El cual tiene 4 grupos de información que explicaremos a continuación:

Datos de la situación de las reservas del Hotel, mostrando de forma compacta la siguiente información.


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Idioma: Español

Esta información puede ser impresa, mostrando la siguiente información

Datos de la situación de las habitaciones del Hotel, mostrando de forma compacta la siguiente información..


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Idioma: Español


Datos de la situación de las comidas del Hotel, mostrando de forma compacta la siguiente información..


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Idioma: Español


Datos de la situación de os ingresos del Hotel, mostrando de forma compacta la siguiente información.


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Idioma: Español



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Idioma: Español

BLOQUEO DE ASIGNACIÓN

Este menú se acede a partir de Reservas – Bloqueo de Asignación Permite definir periodos y motivos de bloqueo para el uso de las habitaciones. Su empleo más frecuente es para poder reserva una determinada área o habitaciones del hotel que no se desea que se atribuyan esas habitaciones en un determinado periodo.

Impresión de esta información puede obtenerse en el siguiente formato:

BLOQUEO DE INSERCIÓN / ALTERACIÓN

Este menú se accede a partir de Reservas – Bloqueo de inserción / Alteración Permite definir períodos de bloqueo de inserción o alteración.


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Idioma: Español

CAPÍTULO 5: RECEPCION CHECK-IN Se puede acceder a esta opción por las siguientes vías:

Recepción – Check-In Presionar la tecla F8 Presionar el botón Desde el menú de la consulta de reserva por el botón en verde que se encuentra en la barra de la parte superior


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Idioma: Español

PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR EL CHECK-IN Seleccionar en la pantalla la reserva que queremos hacer el

Check-In, ya sea

introduciendo directamente el numero de reserva o por el botón Buscar. Si no se especifica ninguna condición en la búsqueda por defecto se muestran todas las reservas con fecha de trabajo igual al día de HOY La reserva debe tener una habitación asignada en caso contrario se presiona el botón visualizar para insertar el numero de habitación

donde será posible visualizar la siguiente

Presionar el botón información de la reserva.

Y para aceptar la operación se oprime el botón

Botones

Significado Aceptar el Check In


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Idioma: Español

Cancelar operación

Movimientos adicionales

Turnos NewPos

Muestra la previsión de la reserva

Permite ir a la pantalla de clientes ( CARDEX) Aparece habilitado este botón solo cuando el huésped de la reserva aun no es cliente en el cardex del PMS, permitiendo por este botón su inclusión en el mismo Registra los huéspedes de la reserva Una vez que demos aceptar aparecerá la siguiente pantalla para realizar varias funciones: •

Completar los datos de los huéspedes

•

Dar Check in a todo o solo algunos


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Idioma: Español

Para dar check in debe marcarse la casilla que está señalado en rojo en la siguiente grafica

Por último para aceptar damos oprimimos el botón

TRATAMIENTO NO SHOW

Posibilita cancelar una reserva por el concepto de

Campo

.

Significado

Fecha creación / Usuario Fecha de creación de la reserva y usuario quien la creo Fecha No Show /

Fecha de cuando pasa a este estado y usuario quien lo

Usuario

hace Si queremos que esta reserva aparezca disponible para

Garantizado Por

hacer Check In en los días siguientes debemos especificar aquí un valor mayor a 1, que representa los días que garantizamos la disponibilidad de la misma.


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Fin de Garantía Facturar Cerrar Cuenta Corriente

Idioma: Español

Fecha que se actualiza de forma automatiza según los días que hemos especificado como garantía Para decidir si este No Show se facturara o no. Si indicamos cerrar su cuenta corriente para no permitir movimientos en este estado

Caso que deseamos cancelar un No Show especificado lo hacemos mediante el botón

ANULACIÓN DE CHECK-IN 1. Entrar en la opción Consulta de Reservas 2. Definir los criterios de Estado = Check- In, Nº Hab y Entrada = Hoy 3. Presionar el botón buscar 4. Seleccionar la reserva 5. Presionar el botón

para pasar al segundo nivel de botones

6. Presionar el botón

que aparece activo para las reservas que

pasaron a este estado de Check In en el día de hoy. •

al confirmar el PMS valida si la reserva tiene movimientos insertados y después pasa a estado RESERVA

•

Nota: solo es posible cancelar un Check In si es realizado el mismo día que queremos cancelarlo y si tiene habitación asignada esta pasa a estar libre sucia

CHECK-IN MÚLTIPLE Permite la realización de un Check-In múltiple de reservas. Al seleccionar esta opción se muestra la siguiente pantalla:


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Idioma: Español

CHECK-IN DE HUÉSPEDES Permite hacer el Check In indivisamente para cada Huéspedes de la reserva. Es un caso muy frecuente de cuando se hace el Check In de la reservas uno de los pasajeros no ha llegado y se debe darle Check In mas tarde.

Con este botón que aparecerá activo si existen huéspedes pro registrar es que podemos dar Check In de los que aun no están en ese estado. La pantalla que aparece al invocar este botón es la misma que explicamos anteriormente para el Check In de Huéspedes


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Idioma: Español

REGISTRO DE HUÉSPEDES Con este botón se permite registrar los huéspedes de las reservas que aun no están registrados como tal. Al invocar el botón aparece la siguiente pantalla para adicionar al pasajero. El nuevo pasajero adicionado queda en estado reserva.

KEY PASS Permite imprimir a ficha de Registro de los huéspedes ya sea para completar sus datos o para entregar o archivar los mismo.


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Idioma: Español

Este es por lo general un reporte que se brinda de forma estándar por el PMS pero que siempre es personalizado para cada cliente.

En las nuevas versión se puede además de configurar el Key Pass Estándar existe opciones para tratarlo mediante documentos Word con marcadores, para ellos se debe configurar en Parámetros Documentos el key Pass correspondiente para que no emplee los estándares.


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Idioma: Español

OVERBOOKING Como norma el hotel sobre vende sus capacidades y para ello el PMS newhotel tiene funcionalidades para este tratamiento de Overbooking Es conocido como Overbokking la situación en que el hotel sobrepasa su capacidad de alojamiento y al proceso de desvío de esos excedentes hacia otros hoteles.

PASAR UNA RESERVA A OVERBOOKING Entrar en la opción de Consulta de Reservas o por el botón Seleccionar las reservas a desviar y oprimir el botón Es posible especificar el hotel y habitación de destino. Si deseamos que la reserva desviada ingrese diariamente en el hotel que la recibió antes del desvío debemos marcar la opción de INSERTAR MOVIMIENTOS:


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Externo

Idioma: Español

Hotel de destino fuera del complejo hotelero a que pertenece el hotel que desvía En caso que el hotel se encuentre formando

Interno

parte de un complejo hotelero se puede seleccionar un hotel del mismo considerándose como desvío interno.

Habitación Insertar Movimientos

Numero de la habitación en destino Para permitir generar los ingresos en el hotel que desvía Fecha que define cuando el desvío retorna al

Regreso al Hotel

hotel. En ese día aparece como una reserva mas a dar Check in (Check in de retorno es como habitualmente se conoce)

Nota: las reservas en Overbooking tienen estado = Check-In

CHECK-IN A CLIENTES DESVIADOS POR OVERBOOKING Entrar en la opción de Consulta de Reservas o por el botón Para poder seleccionar las reservas que fueron desviadas y retornan al hotel debe definirse los siguientes criterios de búsqueda.


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Idioma: Español


Y oprimir la tecla Buscar Una vez localizada se oprime el botón

y se siguen los mismos pasos

que fueron explicados para un Check In anteriormente

FORMAS PARA CONOCER LAS HABITACIONES Y CLIENTES EN OVERBOOKING Una forma es mediante la opción: Reportes – Huéspedes – Overbooking: Obtienen un listado de Huéspedes Overbooking

Y la otra manera es

Y oprimir la tecla Buscar


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Idioma: Español

CHECK-OUT

Esta opción permite efectuar el Check-Out de los huéspedes del hotel de una manera cómoda. El acceso a esta opción puede realizarse mediante las siguientes opciones: 1. Recepción – Check-Out 2. Por la tecla F9 3. Por el botón

Pantalla para realizar el Check Out Por defecto la pantalla de consulta de reserva aparecen filtradas las reservas con fechas de salida del día. Las opciones la pantalla son las mismas explicadas anteriormente en la opción de Consulta de Reservas y sus distintas pantallas de filtros y opciones.


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Idioma: Español


CHECK-OUT DE TODOS

LOS HUÉSPEDES DE UNA HABITACIÓN

1. Seleccionar la reserva por la consulta de reservas que queremos darle Check Out. 2. O Presionar el botón 3. Y a seguir se muestra la pantalla siguiente con los datos de la reserva que daremos Check Out.

4. Antes de confirmar el Check Out el sistema valida las siguientes condiciones: 4.1. Cuenta corriente esta saldada. En el PMS

existe un parámetro de

configuración que indica el comportamiento en este caso, a saber los siguientes: •

Que sea posible hacer el Check Out con saldos en cuentas extras. En ese caso la cuenta corriente no se cierra.

•

Que no sea posible hacer el Check Out en ese caso es obligatorio regularizar dicha cuenta corriente antes de proseguir con el proceso


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Idioma: Español

Además el sistema permite dar Check Out con saldos en cuenta corriente tipo MASTER (reservas de entidad por lo general) ya que serán facturados posteriormente. No obstante el sistema emite siempre un aviso de recordatorio.

4.2. Todos los movimientos en cuentas están regularizados y el proceso solo pide una confirmación para continuar.

CHECK-OUT DE UN HUÉSPED DE UNA RESERVA 1. Seleccionar la habitación o reserva donde está el huésped que queremos da el Check-Out. 2. Presionar el botón 3. Y aparecerá el huésped que queremos darle Check Out.

4. Seleccionamos al huésped, marcamos la casilla que dice Check Out y damos aceptar. Nota: mismo que demos Checkl Out a un Huésped la reserva sigue estando en estado Check In


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Idioma: Español

CHECK-OUT MÚLTIPLE Permite la realización de un Check Out múltiple de reservas (varias reservas a la vez). Cuando se selecciona esta opción se muestra la siguiente pantalla.

Los botones son los mismo que hemos tratado, solo que el botón de reserva no permite dentro de esta pantalla consultar una reserva en cuestión sin salir de ella.

.

ANULACIÓN DE CHECK-OUT 1. Acceder a la opción de Consulta de Reservas 2. Definir los criterios de búsqueda de la reserva para reservas en Estado = Check-Out, Nº HAB. Y Salida = Hoy 3. Presionar el botón 4. Seleccionar la reserva


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Idioma: Español

para pasar al segundo grupo de botones de la

consulta de reserva


el cual se activa si las reservas

seleccionadas cumplen la condición de estar en Check Out en el día de hoy.

Nota: Confirmando la anulación de Check-Out, la reserva pasa para el Estado = Check-In.

CIERRE DE CUENTA CORRIENTE Una cuenta corriente se crea y se abre desde el momento que se crea una reserva, estando incluso en estado de reserva y en la misma puede recibir movimientos desde su creación.

La operación de Check

de una reserva no cierra la cuenta corriente si

todos sus movimientos no han sido regularizados, de ser así aparecerá el siguiente mensaje:

Si deseamos cerrar la cuenta corriente de aquellas reservas dada Cehck Out o no, ya que podemos incluso tener la cuentas cerradas de reserva en Check In o Reserva, lo podemos hacer buscando en la consulta de reservas todas aquellas reservas con


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cuenta abierta

Idioma: Español

. Después seleccionamos la reserva en cuestión y

oprimimos el botón Podemos comprobar que la cuenta esta cerrada por una de las siguientes maneras: 1. No permite insertar nuevos movimientos 2. Cuando por la consulta de reservas al seleccionar la misma el botón aparece en gris o sea no activado. Ahora existen condiciones que el botón aparece desactivado pero que existen cuentas por cerrar. Supongamos el caso que existen dos pasajeros en la reserva uno con cuenta saldada y otro no. El botón aparece desactivado pero el botón de reabrir cuenta si, al oprimirlo aparece lo siguiente:

En este caso solo aparece habilitado el botón

, porque existen dos

cuentas en la reserva y una de ellas está pendiente de ser cerrada.

REABRIR UNA CUENTA CORRIENTE La necesidad de reabrir una cuenta corriente se puede motivar a diferentes factores. Para reabrir una cuenta corriente se hará mediante el botón

o por el

. En todos los casos el sistema verifica si es posible o no hacer

botón este proceso.


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Idioma: Español

ANULACIONES

ANULACIÓN DE CHECK IN Entra en la opción Reservas – Anulaciones– Anulación de Check-In o Consulta de Reservas botón 1. Definir los criterios de búsqueda Estado = Check- In, Nº Aloj e Entrada = Hoy 2. Presionar el botón buscar 3. Seleccionar a reserva para pasar al segundo bloque de botones

4. Presionar botón

que apenas se activa si es posible realizar


la operación para los Check In del día.

ANULACIÓN NO-SHOW Acceder por la opción de Reservas – Anulaciones– Anulación No-Show o Consulta de Reservas botón

.

1. Definir los criterios de búsqueda Estado = Check-Out, Nº Aloj. y Salida = Hoy 2. Presionar el botón buscar 3. Seleccionar a reserva

4.

Presionar botón

para pasar al segundo bloque de botones


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Idioma: Español

el cual se activara si la reservas cumple

5. Presionar el botón la condición especificada.

ANULACIÓN CHECK-OUT Acceder por la opción Reservas – Anulaciones – Anulación Check-Out o Consulta de Reservas botón

.

1. Definir los criterios de búsqueda para reservas en Estado = Check-Out, Nº Aloj. Y Salida = Hoy 2. Presionar el botón de búsqueda 3. Seleccionar a reserva

4.


Presionar botón

pasando las reservas nuevamente a estado

5. Presionar el botón de Check In.

ANULACIÓN RESERVAS Acceder por la opción Reservas – Anulaciones – Anulación Reservas o Consulta de Reservas botón

.

1. Definir los criterios de búsqueda para reservas en Estado = Reservas y fecha de las reservas a cancelar 2. Presionar el botón buscar 3. Seleccionar a reserva


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4.

Presionar botón

Idioma: Español



o

en caso de

anulaciones múltiples.

CUADRO DE HABITACIONES

Esta herramienta permite visualizar de una forma grafica el estado de las habitaciones. Se accede por la opción de Recepción Cuadro de Habitaciones

La opción por defecto del mismo son aquellas habitaciones en su situación en el día de la fecha de trabajo actual. Las opciones de este cuadro de habitaciones son las siguientes:

Actualiza la información de la pantalla.


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Idioma: Español

Opciones para filtrar por tipo de habitación, bloques de habitaciones o criterios de las características de las habitaciones previamente definidas.

La pantalla anterior permite configurar el cuadro de habitaciones en sus características de visualización y otros.

Si el sistema contrala la verja aparece para configurar los iconos para una mejor visualización

Asi como los distiontos colores según su situacion. Además en este cuadro por el click derecho del ratón podemos hacer distintas operaciones con las habitaciones. El menú contextual que aparece será el siguiente

HUÉSPEDES El acceso a esta opción puede re realizada por una de las siguientes vías:


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Idioma: Español

Recepción – Huéspedes o el botón Se consideran huéspedes todos aquellas que su estado de reservas sea Check In o desviados hacia otros hoteles en condición de Overbooking

La consulta de Huéspedes sus opciones y filtros son similares a los explicado para la consulta de reservas, solo que en este caso será para los huéspedes alojados. Además desde esta opción se pueden realizar algunas operaciones como check in de huéspedes, registrar huéspedes etc., según se muestra en los distintos botones que presenta la consulta.


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Idioma: Español

ORDENAR LA INFORMACIÓN DE LOS CLIENTES SELECCIONADOS La información que muestra la consulta puede ser ordenadas por diferentes criterios para ellos se emplea la opción de Ordenar la cual muestra una pantalla para seleccionar los criterios de ordenación.

Para registra un huésped como cliente den PMS o sea en el CARDEX se utiliza el , que en caso de no existir permite su incorporación a dicho

botón registro.

Al ejecutar este botón se activa una pantalla como la que se muestra a continuación para insertar aquellos datos obligatorios y mínimos para dar alta a un huésped en el cardex del PMS.


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Idioma: Español

CARDEX

Podemos acceder a esta opción por las vías siguientes:

Recepción – Cardex Presionar tecla F2 Presionar el botón

CARACTERÍSTICAS GENERALES El cardex se considera el histórico de los clientes donde son almacenados los datos personales de los mismos y sus referencias de sus estancias y consumos. Los clientes del cardex se le pueden asociar cuentas extras aunque no sean huésped del hotel, enviarles mailing, etc. Existen búsquedas por diferentes campos ya sea en detalle o de forma Online.


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Idioma: Español

Nota: se considera cliente a una persona que tenga u ficha de registro en este Cardex sea huésped o no del hotel.

Permite elaborar etiquetas para sobres con los datos principales del cardex. El formato de las etiquetas se encuentra en un fichero EtiquetaCliente.dot que puede ser configurado..

Permite emitir una ficha del cliente. El formato se encuentra en el fichero FichaCliente.dot, y puede ser configurado

Permite crear un fichero texto con los datos del cardex.

Criterios

Significado

Titulo

Título del Huésped

Código

Código de cliente

Nº Tarjeta

Número de tarjeta

ID

Identificador

Cod. Ext.

Código externo

Apellido

Apellidos

Nombre

Nombre del Cliente

Cod. Central

Código NewCentral

Reserva

Número de reserva

País

País

Llegada

Fecha Llegada

Salida

Fecha Salida

Segmentos

Segmento de mercado

Preferencias

Preferencias de los clientes

Tipos de clientes

Tipo de cliente

Ocupación por período

Ocupación por período – entre fechas


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Criterios Fecha Nacimiento

Idioma: Español

Significado Por fecha de nacimiento

Propietario

si es propietario

Familia

Por familia

Activo

Si está activo

Búsqueda On-

Permite mientras se va escribiendo el sistema ir buscando los

line

semejantes. Filtros 1

Dirección – País

Nombre del País

Zona País

Zona País

Regiones

Por regiones

Localidad

Por localidad

Estadías

Número de estadías

Estadías

Número de estadías previstas

previstas En el Hotel Ahora

Si se encuentra en el Hotel en el momento de la búsqueda.

Ingresos

Valor de los ingresos que ha generado ese cliente

Mailings

Si puede recibir mailings o no

A través del botón

, podemos acceder a otros datos de búsqueda de

cliente aun más detallado.


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Idioma: Español

CONSULTA DE UNA FICHA EN EL CARDEX

Escoger el criterio de búsqueda (Apellido, Nombre, etc.), presionar el botón buscar y después de seleccionarlo oprimir el botón visualizar

CREAR UNA FICHA EN EL CARDEX Presionar el botón Y llenar los datos obligatorios que le especifica el PMS para crear la nueva ficha de cliente.


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Idioma: Español

Tener en cuenta que existen bajo otras pestañas más datos que deben ser llenado del cliente tales como: dirección, datos de la empresa etc.

El botón de

nos da la posibilidad de conocer las estancias pasadas y

futuras del cliente


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Idioma: Español

También por el botón de insertar o visualizar podemos insertar o altera las estadísticas de ese cliente


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Idioma: Español

GRUPOS

TRATAMIENTO DE GRUPOS El acceso a esta opción es por Recepción – Grupos

PANTALLA PRINCIPAL DE GRUPOS

Seleccionar un Grupo Os criterios de búsqueda son:

Criterio

Significado

Grupo

Nombre do Grupo

Entidad

Entidad de la reserva.

Tipo

Tipo de Grupo Fecha de llegada del Grupo

Llegada

Es posible entre fechas y combinaciones de búsquedas de este criterio.

Salida

Fecha de salida del Grupo

Noches

Nº de noches

Ocupación

Permite analizar os grupos que estuvieron en el hotel en un

por períodos periodo. Dead-Line

Fecha límite de vencimiento de la reserva


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Idioma: Español


Criterio Saldos

Significado Permite filtrar por saldos de la cuenta de grupo , cuando existe enlace con NewPlan, se actuva este check box para poder filtrar las reservas de grupos

Reservas en NewPLA

que se han efectuado en el mismo según el estado del evento. Pudiéndose ser seleccionado uno de los estados definidos en NewPlan mediante este box de selección.

Presionar el botón buscar y seleccionar el grupo con el cual deseamos trabajar Seleccionar o Grupo con o cual queremos trabajar

ROOMING LIST Esta opción permite llenar la lista de pasajeros (huéspedes) de la reserva de grupo. 1. Escoger la opción Recepción – Grupos 2. Seleccionar o Grupo. 3. Presionar el botón Posteriormente se muestra una pantalla donde se trabajara para atribuir el número de alojamientos de cada reserva del grupo


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Idioma: Español

CHECK-IN DE GRUPO Escoger la opción Recepción – Grupos Seleccionar o Grupo Presionar el botón Seleccionar las reservas del grupo que queremos dar Check In, os comandos métodos Shift – Clique o Ctrl – Clique (alternativo) permite seleccionar más de una o oprimir la tecla que dice TODO para seleccionar a todas las reservas.

Presionar el botón


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Idioma: Español

Antes de efectuar un Check-In masivo de reservas de un grupo el PMS valida la siguiente información •

Que tengan una Habitación libre atribuida

•

Que todos los huéspedes estén registrados

•

Entrada = Hoy

Validación de Check In del Grupo

CONSULTAR LOS DATOS GENERALES DE UN GRUPO Escoger la opción Recepción – Grupos


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Idioma: Español

Seleccionar o Grupo

Presionar el Botón

Nota: cuando existe enlace con NewPlan, se muestra un Check Box que indica el estado de reserva del evento, cuando tiene asociado reservas de grupos en newhotel.

El botón de asientos permite mostrar los movimientos de las reservas del grupo

CANCELAR UN GRUPO Escoger la opción Recepción – Grupos Seleccionar o Grupo


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Presionar el botón

Idioma: Español

y escoger el motivo y descripcion de la operación y

luego dar al boton Aceptar

CHECK-OUT DE GRUPOS Escoger la opción Recepción – Grupos Seleccionar o Grupo Presionar el botón

y seleccionamos las resrrvas que queremos dar

Check Out

Presionar nuevamente el botón


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Idioma: Español

ADICIONAR NUEVAS RESERVAS A UN GRUPO EXISTENTE Es posible adicionar reservas a un Grupo Existente desde que tenga la fecha de entrada mayo o igual a Hoy Escoger la opción de Recepción – Grupos Seleccionar el grupo que queremos adicionar las reservas. Presionarnos el botón Aparece una pantalla para insertar las nuevas reservas Para más detalles ver Capítulo: Reservas – Insertar Reservas de Grupos.

INSERTA MOVIMIENTOS MÚLTIPLES DE GRUPO

Este botón reservas de grupo.

permite adicionar valores a cobrar por servidos a las Para más detalle consulte el Capítulos 15 “Movimientos en

Cuentas” y Capítulo 22 “Archivos”. Para finalizar una vez verificados los asientos oprimimos el botón Insertar Todos


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Idioma: Español

nota: podemos insertar asientos tanto para reservas o por pax de las reservas, en cuyo caso el valor en una reserva será la multiplicación del valor por la cantidad de pax que tenga la misma. Otras Operaciones de Grupo

nos conduce a la sección de cuentas corrientes del grupo.

El Botón

Este tema será tratado en el Capítulo 16 “Cuentas Corrientes”

permite introducir el horario de despertador para cada

El botón reserva del grupo

El botón

sirve para alterar varias reservas simultáneamente

O botón

imprime los datos de las reservas de grupo


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Idioma: Español

Ejemplo tipo Listado

Ejemplo tipo ficha

OPERACIONES DE CAJA Las operaciones de caja trata lo movimientos de la caja de cobros y pago de la recepción. La finalidad fundamental es control el flujo de efectivos con que operaciones front office o caja de recepción.


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Idioma: Español

INSERTA OPERACIONES DE CAJA Para acceder será por la opción Recepción – Operación de Caja – Operación de Caja. Para adicionar o extraer movimientos de caja, seleccionamos el tipo de movimientos, el valor, insertar las observaciones referentes a esos movimientos y la respectiva moneda de operación.

CONSULTAR OPERACIONES DE CAJA Por eta opción podemos consultar las operaciones de caja efectuadas en el sistema. Tiene como criterios de selección tipo de moneda, operador, turno, etc.

Para acceder será por la opción Recepción – Operación de Caja – Consulta de Operaciones de Caja


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Idioma: Español

Ejemplo del reporte de caja:


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Idioma: Español

IMPRESORA FISCAL Este submenú permite gestionar las opciones de la impresora fiscal, los rembolsos, reportes, abrir el cajón, etc. Las especificaciones y de hecho su modo de operación está de acuerdo a la legislación fiscal de cada país. Para más detalles haremos un manual en profundidad de este tema. Los tipos de impresoras fiscales que el PMS NewHotel soporta hasta la fecha son las siguientes (no obstante tiene los mecanismo necesario para ir agregando las nuevas que aparezcan)

Y las principales funciones que gestiona el PMS son las siguientes:

REFUND VALUE Permite insertar el valor de reembolso e designar el modo de pago

MINI X REPORT Permite imprimir el reporte resumido tipo X.

X REPORT Permite imprimir el reporte tipo X.


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Idioma: Español

Z REPORT Permite imprimir el reporte tipo Z.

PERIOD REPORT Permite visualizar e imprimir el reporte de períodos.

PERIOD SUM REPORT Permite visualizar e imprimir el reporte de períodos por la totalidad.

CANCEL RECEIPT Permite cancelar un recibo.

OPEN CASH DRAWER Permite abrir el cajón de dinero.


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Idioma: Español

ASIENTOS O MOVIMIENTOS

CERRAR TURNO El acceso a esta opción es por Recepción – Asientos– Cerrar Turno Esta opción permite el cierre de turno de un recepcionista para dar entrada a un nuevo turno de trabajo posibilitando hacer un corte del día donde se refleje las operaciones que el recepcionista saliente efectuó durante su turno de trabajo.

El ejemplo del reporte que se emite en esta opción es el siguiente:


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Idioma: Español

INSERTAR ASIENTOS Esta opción permite registrar en las cuentas de los huéspedes y en la cuentas extras los servicios prestados y cobros realizados. El acceso a esta opción es por una de las siguientes vías: Recepción – Asientos – Insertar Asientos Por la Tecla F10 Presionar el botón

o por el menú de consulta de reservas el botón

Campo Fecha valor

Significado Fecha en que fue prestado el servicio o realizado el pago Data-valor.


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Campo

Idioma: Español

Significado

Nº Doc.

Número do documento primario (vale) Tipo de cuenta donde se inserta el asiento Habitación

Tipo de Cuenta

Reserva Cuenta No Alojado Sin Cuenta

Habitación

Numero de habitación

Reserva

Numero de reserva

Sección

Departamento de newhotel

POS

Número de Punta venta

Crédito

Valor del servicio Puede ser uno de los siguientes conceptos: Cobro ( si es un cobro puede especificarse si es considerado como deposito anticipado o no)

Débito

Desembolso Devolución Servicio

Servicio donde se registra el asiento

Descripción

Breve comentario del movimiento

Valor

Valor del asiento

IVA Incluido

Indica si el valor tiene incluido el IVA o no

Con estos botones podemos insertar en el asiento tanto en valor como en por ciento un valor de descuento o de recargo. Botón de ayuda que nos permite inserta un valor en otra moneda distinta a lavase y nos ayuda a convertir el valor en la moneda base.


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Idioma: Español

INSERTAR ASIENTOS DEL MINI BAR Este tipo de asientos tiene su característica especial en dos sentidos. 1.- que tenemos parametrizado el servicio del tipo consumos de mini bar 2.- que queramos contralar por NewHotel Stock u otro sistema que el PMS acepte como interfaces las rebajas de productos en almacén.

INSERTAR UN ASIENTO EN OTRA MONEDA QUE NO ES BASE Al insertar un asiento es posible escoger que no sea en la moneda base o suplementaria, solo es necesario tener definida la misma en los archivos e monedas con su rate de cambio correspondiente para ser utilizada.

Selección de la moneda


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Idioma: Español

INSTRUCCIONES DE TRANSFERENCIA E al nomenclador de servicios puede definirse la cuenta por defecto en la cual deben ser lanzados los movimientos. En ciertos casos e visualizado una alerta como se muestra a continuación. No obstante el utilizador puede modificar la propuesta del PMS.

INSERTAR ASIENTOS CON DESCUENTOS Esta opción da la posibilidad de aplicar descuentos a los movimiento en valor o por cientos %. Para definirlo oprimimos el botón

Por ciento

Valor

Los valores de descuentos pueden usar diferentes reglas según la parametrizacion de NewHotel PMS.

CONCEPTOS DE FECHAS UTILIZADA POR EL PMS PARA LOS ASIENTOS Cuando se registra algún movimiento el sistema almacena las siguientes fechas:


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Fecha

Idioma: Español

Significado Data real en que se efectuó la venta o el Cobro. Aparece en las Facturas e Extractos de Cuentas. Si por alguna razón se dejo de registrar un asiento en un día

Valor

determinado, es necesario insertar en esta campo el valor real del asiento para que sea transparente a los ojos del cliente del hotel

Movimiento Registro

Fecha de trabajo de NewHotel que solo cambia cuando se hace el cierre de dio Fecha del ordenador y corresponde con la fecha actual en que se hace el asiento..

Ejemplo:


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Idioma: Español

INSERTAR PAQUETES

Presionar el botón O por la opción Recepción – Asientos – Insertar Paquetes

La inserción de paquete es similar a la inserción de una diría, de hecho es funciona como tal también. La diferencia entre la diaria es que el paquete además de incluir una diaria incluye el valor de otros servicios que se le configuran.

INSERTAR DIARIAS Presionar el botón Acceder por Recepción – Asientos – Insertar Diarias


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Idioma: Español

Mediante esta opción podemos insertar la diría que por alguna razón dejamos de hacerlo. Tiene como ventaja que aunque insertemos en un día todas las diarias incluso para días pasados, el PMS carga la producción en el día de la inserción pero a nivel de factura de cliente aparece con si las mismas se realizaron en cada fecha que le correspondían. Los descuento pueden ser en valor o en por ciento permitiendo además definir sobre que incide el mimo.

Para obtener el valor calculado oprimimos el botón calcular.

Importante: la fecha valor que se toma como referencia para la emisión de factura y cuenta corriente, por lo que el valor que debe ser insertado debe ser con la fecha a partir del cual queremos insertar la misma (no importa que sean días anteriores).


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Idioma: Español

INSERTAR ASIENTOS MÚLTIPLES Esta opción es muy útil cuando existe un punto de venta que no esté automatizado y lo que permite es pasar todos los valores de un día de forma sencilla y rápida dejando al final las validaciones y la inserción en cada cuenta correspondiente.

Presionar el botón

de la pantalla de consulta de reserva.

Acceder por Recepción – Asientos – Insertar Asientos Múltiples

Se escoge el departamento y el servicio así como la cuenta. Luego iremos a introducir por habitación o reservas los cargos, su valor y el documento. Una vez finalizado damos verificar para que el PMS compruebe si esta todo ok y más tarde damos insertar todo. Al final lo que hace el PMS es crear un asiento por cada reserva tal cual como se lo hiciéramos manualmente

INSERTAR ASIENTOS MÚLTIPLE DE GRUPO

Presionar o botón Acceder por Recepción – Asientos – Insertar Asientos Múltiples Grupo


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Idioma: Español

Esta opción es muy semejante a la anterior solo que solo carga por reserva o por pax un mismo valor a todas las reservas del grupo. Su uso más ilustrativo es digamos cargar a todos una salida tarde o una cena, esta opción posibilita no ir a reserva por reserva hacer este cargo uno a uno sino de forma general definimos el mismo y el PMS se carga de su distribución y asiento en cada cuenta.

VISUALIZAR UN ASIENTO

Por el botón

pomos ver los detalles de un movimiento existente en

cuenta


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Idioma: Español

Se o movimiento es de Tipo Debito podemos genera una copia del recibo con el botón recibo o una copia del asiento si es del tipo Crédito.


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Idioma: Español

ANULAR UN ASIENTO Marcar el registro a anular. Presionar el botón Y después de un aviso de advertencia podemos confirma o non la anulación.

Si decimos que si el PMS preguntara por los motivos de la anulación

En caso que el PMS permita la anulación la efectúa sino dará un aviso del motivo de porque no se puede efectuar la anulación.

Nota: Na operación de anular un movimiento es crear otro movimiento con valor en negativo para hacer un balance de los mismos y son marcados como tal para que el sistema los reconozca de un asiento en valor negativo. Estos asientos no son eliminados de la base de datos solo son marcados como que están anulados. Para anular un movimiento facturado debe ser primero anulada la factura y si el movimiento es origen de un sistema externo debe ser anulado en el sistema que lo origino.


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Idioma: Español

DIVISIÓN: Seleccionar el registro a dividir

Presionar el botón Y se visualiza una pantalla para hacer la división o Split del asiento en valor o en por ciento.

CONSULTA DE ASIENTOS El acceso a esta opción puede realizarse por las siguientes vías: Escoger a Recepción – Asientos – Consulta de Asientos Por la Tecla F11 Por el Botón


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Idioma: Español

Filtros Generales

Criterio

Significado

Movimientos

Fecha en que se insertaron los asientos.

Valor

Fecha en que fue prestado el servicio o el cobro Número do Documento.

Nº Doc. Nº Fact/ Serie

Número da factura, o serie

Tipo de Cuenta

Tipo de cuenta

Descripción

Descripción del asiento

Moneda

Moneda del asiento

Forma de Pago

forma de pago de los asientos

Habitación

Número de la habitación.

Cuentas No

Código de una cuenta No Alojada.

Alojados Reserva Grupo

Número de una Reserva. Código de Grupo


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Criterio

Significado

Servicio

servicio del asiento

Cuenta

Cuenta en que se inserto el asiento

Valor / Cantidad

Idioma: Español

Valor del asiento, pueden utilizarse los signo de mayor que, igual o menor que para filtra por valor.

Corregidos

Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto

Facturados


Anulados


Paquete


Factura Anticipada Depósito Anticipada Transferido de:


Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto Para buscar asientos transferidos de otras cuentas o reservas Para buscar los asientos según su estatus de archivo

Buscar en Este box permite seleccionar distintos estados de los asientos para buscarlos. O por Créditos o por débitos o débitos menos créditos Significado de las columnas en la pantalla de la consulta


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Idioma: Español

Pantalla de Filtro 1

Criterio

Significado

Motivo de Corrección Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto Para buscar por Cupones cuando el PMS utiliza esta

Cupo

funcionalidad

Propinas & Tipo de Propina Transferido de Porciento Descuento/ Valor Tipo Cobro

Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto Para buscar asientos transferidos dese un origen según se muestra en la línea del filtro Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto Filtro por el concepto del tipo de cobro siendo sus posibles


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Criterio

Idioma: Español

Significado

valores

OTROS CRITERIOS DE BÚSQUEDA


tenemos la posibilidad de consultar los asientos

efectuados en las cuentas filtrándolas por un grupo aun mayos de condiciones, como las que se muestran a continuación:

Criterio

Significado

Registro

Fecha del ordenador de cuando se registro el movimiento

Hora

Hora del ordenador de cuando se registro el movimiento.

Movimientos.

Fecha del PMS NewHotel cuando se inserto el movimiento

Valor

Valor del movimiento


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Criterio Alojamiento

Idioma: Español

Significado Número do Alojamiento. Localización física de las habitaciones.

Bloco Cuentas No

Código de una Cuenta No Alojada.

Alojadas Número da Reserva.

Reserva Entidad

Entidades

Grupo

Nombre do Grupo.

Sección

Departamento del PMS

Nº Doc.

Documento (vale) del movimiento

POS

Número del Punto de Venda que efectuó la venda o cobro.

Forma Pago.

Forma de Pago del movimiento.

Tarjeta de Crédito Servicio

Tarjeta de Crédito (ej: Visa, Mastercard, American Express, etc.) Servicio del movimiento Débito - Formas de Pago

Débito, Crédito Todos

Crédito - Servicios Todos - Ambos Si es seleccionado Débito o Crédito se activa el campo Valor que permite consultar los movimientos con un valor específico.

Descuento Tipo de

Valor do descuento Tipo de cuenta (Master, E1,..,E5).

Cuenta Utilizador

Usuario del sistema PMS

Serié

Series de facturación definidas en el sistema.

Nº Fact.

Número de factura.

Nota de

Nota de Crédito

Crédito Automáticos

Movimientos que son lanzados automáticamente en el cierre de día.

Diaria

Movimientos de Diarias (tarifas)

Paquetes

Movimientos asociados a paquetes


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Criterio Corregidos / Anulados Turno

Idioma: Español

Significado Movimientos Anulados o Corregidos. Turno en el cual se realizo el movimiento

EJEMPLOS DE CONSULTAS DE ASIENTOS Correcciones y anulaciones de movimientos efectuados por el utilizador

Roberto

Pérez Álvarez (RPA) los días comprendidos entre el 01/04/07 el día 15 de este mismo mes. Movimientos. Entre 01-04-07 y 15-04-07 Utilizador: RPA

Pagos efectuados a Crédito que ascienden a 8.50€ y se encuentren facturados.

Valor: 8.50 Forma de Pago: tarjeta de Crédito Nº Fact.: > 0 La Auditoria desea revisar si fueron lanzados correctamente en el mes de Marzo los precios de Habitaciones (procesados en el cierre de día) en los Bungalow. Movim. Entre 01/03/07 e 31/03/07 Servicio: Habitación Bloque: Bungalow

O botón

se emplea de la misma manera que el explicado en las

Consultas de Reservas.


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Idioma: Español

CORREGIR UN MOVIMIENTO Seleccionar el movimiento a Corregir.

Presionar el botón

En el bloque de la izquierda de la pantalla son visualizados los valores actuales del movimiento y en la parte derecha los campos que pueden ser alterados de dicho movimiento. Cuando se concluya la alteración damos aceptar para confirmar los cambios.

VISUALIZAR UN MOVIMIENTO

A través del botón

podemos visualizar un movimiento efectuado

En la siguiente pantalla se ven todos los detalles del movimiento efectuado, su origen, numero de documento y fechas, sus impuestos y el utilizador que lo ejecuto, entre otros datos.


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Idioma: Español


IMPRESIÓN DE LA CONSULTA DE MOVIMIENTOS La pantalla de la consulta de movimientos tiene la opción de imprimir los movimientos que visualiza, para ello al ejecutar esta opción muestra una pantalla de selección para conformar el reporte, siendo sus posibles opciones las siguientes

El reporte de ejemplo es siguiente:


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Idioma: Español

REPORTE DE MOVIMIENTOS ADICIONALES Esta opción se accede por el menú Recepción – Movimientos – Reporte de Movimientos Adicionales El objetivo fundamental del reporte es conocer las reservas que tiene programadas algún tipo de movimientos adicionales que se cargan de forma automático durante el cierre de día.

REPORTE DE TRANSFERENCIAS Esta opción se accede a partir del menú Recepción – Movimientos – Reporte de Transferencias.


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Idioma: Español

CONSULTA TARJETAS DE CRÉDITO Esta opción se accede a partir del menú Recepción – Movimientos Consulta Tarjetas de Créditos Este menú permite realizar una consulta de los movimientos asociados a las tarjetas de créditos, basta solo indicar el tipo de tarjeta y las fechas o simplemente el numero de la tarjeta que queremos consultar Esta herramienta sirve para conciliar los pagos registrados por este concepto en el PMS y el sistema de contabilidad.


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Idioma: Español

LLAMADAS INTERNAS Esta opción de accede por el menú Recepción – Movimientos Llamadas Internas Permite analizar las llamadas telefónicas que fueron efectuadas desde las extensiones declaradas como administrativas o internas. Estas llamadas no son consideradas como ingresos del hotel Esta opción es activada cuando existe una conexión directa entre la centralita telefónica y el PMS NewHotel.

El botón

permite transferir la lalmada a una Habitacion, reserva o

cuenta no alojada.


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Idioma: Español

CONTROL DE LLAMADAS Esta opción se accede a partir del menú Recepción – Movimientos – Control de Llamadas

Y la misma confecciona un reporte de trabajo de las llamadas procesadas por el hotel que fueron lanzadas en el Front Office.


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Idioma: Español

NO PROCESADAS (LLAMADAS, PAYTV, INTERNET) Esta opción se accede a partir de la opción del menú Recepción Movimientos No procesadas (chamadas, PayTV, Internet) Mediante esta opción podemos analizar, depurar e transferir todas aquellas llamadas que por algún motivo no fueron procesadas por NewHotel, ya sea por error de de habitación no asignada, error en código de extensión etc.


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Idioma: Español

Si deseamos transferir una llamada usamos el botón de transferir y si la queremos anular el botón de anular

CUPONES (DE OFERTAS) Modulo de cupones es utilizado para la gestión de ofertas que abarque las siguientes funciones: 1. Emisión de cupón de oferta con la creación de numero automático de impresión, para su impresión se hará en un modelo especial 2. Pago con cupones es tratado a penas como un lanzamiento a debito que es asociado con el cupón de oferta y no es asociado a ningún servicio. 3. El uso del cupón es tratado cuando las entradas de débitos asociados con el mismo son facturados

Gestión de Cupones: Para la emisión de un nuevo cupón, buscar los existentes así como visualizarlos o imprimirlos se emplea la siguiente pantalla:

Esta opción se accede por el menú Recepción – Movimientos – Cupones


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Idioma: Español

El significado de las principales opciones de esta pantalla se explica a continuación:

Botones

Descripción Para refrescar la búsqueda de los cupones usados y los no usados Muestra la consulta de asientos los débitos que han sido dado de entrada asociados al cupón Muestra la consulta de asientos para poder seleccionar débitos existentes a un cupón existente. Si existe algún asiento asociado al cupón y queremos eliminar esa asociación utilizamos este botón Los cupones creados podemos o bien enviarlos por email, hacer un preview o simplemente imprimirlos. Para hacer eso de esto debemos tener estos detalles configurados. Esto se hace por la opción de Archivos Parámetros Documentos, donde se define el documento que usaremos como template para los cupones


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Idioma: Español

Significado de las columnas:

A – Cupón Anulado V – Su valides expiro E – Cupón enviado al cliente U – Cupón Usado Para crear un cupón se hará por la siguiente pantalla:


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Nombre do Campo

Idioma: Español

Descripción

Comentarios Creado

Código

Número do Cupón

automáticamente por el sistema Se fue seleccionada una nueva empresa o cliente los iconos de nos permite

Entidad / Cliente

Seleccionar o Tipo que se destina la oferta

buscar una de las previamente existen (sea empresa o cliente) y si no existe podemos crearla por el botón Nombre que aparece

Nombre

Titular del Cupón

al seleccionar el Cliente o la Entidad previamente

Fecha

Fecha Creación Utilizador que crea el cupón

Validez Anulación

Fecha de cuanto expira el cupón

Aparece automáticamente Automático Manual

Fecha y utilizar quien anulo el cupón.

Adultos

Nº de adultos

Niños

Número de niños

Días

Días de permanencia


Automático Campo no obligatorio ** Campo no obligatorio ** Campo no obligatorio **

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Tipo de Habitación

Tipo de Habitación

Tarifa

Tarifa

Observaciones

Observaciones Cantidad vendida del

Valor

cupón

Gastos

** Campo no obligatorio ** Campo no obligatorio Manual Gastos adicionales

que se pagan

que son pagados por

asociados al cupón

el cliente

fue enviado al cliente

Campo de texto

Campo no obligatorio

Valor de otros gastos

Identifica que el cupón

Valor total

Idioma: Español

Valor Total = Valor + Gastos Cualquier comentario

Manual Automático Manual

** - estos son campos relativos al cupón que corresponden al número de huéspedes que están en el hotel

Nota: si el cupón de oferta es aceptado sin pago, la lista de entrada del

cupón

aparecerá vacía. Luego puede ser asociado un debito usando los botones antes explicados.

DEPÓSITOS DE BANCO Esta opción de accede a partir del menú de Recepción – Movimientos – Depósitos de Banco Por la pantalla siguiente podemos insertar, buscas y anular los distintos depósitos de banco que s insertan en el PMS


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Idioma: Español

Al insertar un nuevo depósito se hace por la siguiente pantalla cuando se oprime el botón de insertar

Una vez insertado el depósito bancario en la parte inferior de la pantalla existen otras opciones que su función es asociar y especificar en que cuenta ira dicho valor.

Al invocar el botón insertar aparece la siguiente pantalla de inserción de débitos marcada por defecto.


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Idioma: Español

Después de aceptar el movimiento regresamos al menú de inserción de movimientos para poder imprimir el recibo.

CARGOS EXTERNOS A CUENTA Esta opción se accede a partir del menú Recepción – Movimientos – Cargos Externos A Cuenta


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Idioma: Español

Este menú permite visualizar los lanzamientos externos recibidos por el PMS en las cuentas. En el mismo no se incluye los asientos creados por el propi PMS sino de todos los demás sistemas de la familia NewHotel


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Idioma: Español

CUENTAS CORRIENTES

CONSULTAR CUENTAS Esta opción permite consultar las cuentas corrientes de los huéspedes alojados en el hotel, así como las cuentas no alojados del los clientes. Permitiendo un grupo de operaciones que describimos más adelante. El acceso a esta opción puede efectuarse por las siguientes vías: 1. Opción Recepción – Cuentas Corrientes 2. Tecla F12 3. Botón 4. Botón de la consulta de reservas

Consulta Cuentas Corrientes


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Idioma: Español

Estructura de la pantalla de la cuenta corriente

El área de interfaces que a continuación mostramos, si los iconos están en gris significa que no existe conexión establecida con la correspondiente interfaz. Su estructura y significa es la siguiente:


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Idioma: Español

Las opciones de la consulta de cuenta corriente tienen el siguiente significado

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAR UNA CUENTA 1. Escoger el tipo de cuenta corriente que pretendemos 2. Seleccionar los filtros que deseamos buscar 3. Oprimir el botón buscar Con lo cual muestra los datos filtrados de la cuenta que hemos seleccionado


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Idioma: Español

IMPRESIÓN DE UN EXTRACTO DE CUENTA •

Oprimimos el botón

•

Seleccionamos el modo de impresión si es pantalla o impresora.

INSERTAR MOVIMIENTOS Desde la propia consulta de una cuenta es posible insertar nuevos movimientos por el botón

Nota: Ver Capítulo: Movimientos – Insertar Movimientos.

FACTURA ANTICIPADA Pode emitirse una factura anticipada de alojamientos, de clientes Directos o de Entidades, oprimiendo el botón


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Idioma: Español

Cuando se selecciona esta opción el sistema de forma automática calcula los movimientos que están insertados y que serán insertados en el futuro en la cuenta Master y son los que por defecto aparecen en la pantalla anterior. Lo que el PMS realmente hace es calcular hasta el final de la estancia de la reserva todos los posibles valores que las reservas irían a generar en cada cierre de día y lanzarlos al futuro para emitir la factura anticipada La factura anticipada puede realizarse en cualquier momento de existencia de la reservas, incluso desde el propi estado de reserva.

Estos criterios son tipo de ordenamiento para seleccionar según deseemos ver ordenados los mismos en la factura impresa Una vez seleccionados los movimientos el siguiente paso es emitir la factura, lo cual nos llevaría a la siguiente pantalla:

Una vez en este paso que por defecto siempre aparece marcado como transferir a contabilidad, se cobra o se imprime e incluso puede ser hasta enviada por email dicha factura.


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Idioma: Español

FACTURA DE EXTRAS Desde la propia pantalla de consulta de una cuenta es posible emitir facturas tanto para los clientes como para las entidades oprimiendo el botón

1.

Si estamos a trabajar con una reserva de Entidad aparece desactivado el campo

porque el sistema asume que los asientos efectuados en

esta sub cuenta (generalmente diarias) seran facturados a uuna Agencia o Empresa segundo el caso

2.

Si el cliente desea que se factura los lanzamientos registrados en la cuenta Master debe activa el campo

y seran visualizados en la pantalla

todos los movimientos de esta cuenta. 3.

Seleccionar los movimientos a facturar. Podemos utilizar los métodos Shift – Clique (consecutivos) o Ctrl – Clique (alternativo). Si desea emitir una única factura con todos los asientos que aparecen en la pantalla oprimimos el botón


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Idioma: Español

sirve para agrupar varios movimientos en un solos valor y

O botón

concepto para efectos de presentación en la factura como una sola línea Por Ejemplo

Terminar a operación oprimiendo el botón Aceptar y a continuación oprimimos el botón facturar


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Idioma: Español

La factura al ser emitida quedaría de la siguiente forma

Nota: Esta operación apenas altera apenas los asientos para ser mostrados en la consulta a facturar y factura, en los registros del PMS se mantiene la denominación original.

agrupa los valores por reservas cuando al facturar incluyen

El botón

asientos de varias reservas, por ejemplos de Grupos

para anular un asiento.

El botón

Con el botón

podemos insertar un descuento en valor o por ciento

sobre los asientos seleccionados.

El botón

podemos dividir el asiento en varios.


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4.

5.

Presionar el botón

Por defecto a factura aparece en nombre del Titular de la reserva, no obstante si deseamos cambiarlo a una entidad o Huéspedes usamos los botones

..

6.

Este tipo de factura generalmente el pagada por el propio cliente pero puede cambiarse

y

pasar

a

contabilidad.

Para

ello

usamos

los

botones

este último caso la factura pasaría a NewConta si existe enlace con este sistema

7.

Cuando queremos insertar los modos de pago lo hacemos pro el botón Insertar .

8.

El botón de descuentos

se aplican sobre el total de la factura y deben estar

previamente configurados en los parámetros del PMS en Archivos Parámetros Tipo de Descuentos. Estos descuentos se conocen como descuentos financieros


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Idioma: Español

y los mismos tienen como características que pueden pasar a una cuenta definida en newconta si esta así parametrizado y que además no afectan producción.

9.

El botón

posibilita definir los pagos de la factura en % por ejemplo

pago en efectivo el 30% del valor de la factura, los 70 restantes en tarjeta de crédito. Por defecto siempre aparece en valor

Si e PMS al escoger la formas de pago Tarjetas de Crédito y tiene habilitado la interfaz de cobro de tarjeta de crédito (O sea validar contra el banco emisor el cobro de la misma) y no existe conexión el sistema queda en espera por un tiempo con este mensaje. En espera de NewGes


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10.

Presionar el botón Aceptar

11.

La factura sale directamente por el modo de impresión existente y aparen los

datos siguientes en su parte superior 12.

Si desea emitir copias oprimimos el botón

13.

Para terminar oprimimos el botón Cerrar

.

Nota: el sistema no permite emitir facturas que contenga asientos de cuenta Master que estén incluidos en una factura Pro Forma

TRANSFERIR MOVIMIENTOS Desde la propia consulta de cuenta podemos transferir movimientos hacía otra cuenta o habitación o cuenta no alojados oprimiendo el botón

1.

Se trabajamos con una cuenta de una entidad el box

.

aparece desactiva

por defecto. 2.

Para trabajar con los asiento de la cuenta master de una entidad debemos marcar el box

3. Seleccione los movimientos a transferir.


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4. Presionar nuevamente el botón 5. En la pantalla siguiente definimos los datos de la transferencia.

6.

Estos botones se marcan si queremos emitir comprobante y si deseamos que la transferencia afecte la caja ( esto para que al cierre de turno salgan todas las transferencias efectuadas en el mismo)

7. Presionamos el botón aceptar

estaría

Si existieran el modo de funcionamiento de complejo el botón

activado y podemos usarlo para transferirlo hacia otra cuenta corriente de un hotel del complejo.


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CONSULTA DE CUENTA CORRIENTE DESDE LA CONSULTA DE RESERVAS 1. Acceder a la opción Consulta de Reservas presionando el botón 2. Definir Nº Habitación. 3. Presionar el botón aceptar 4. Seleccionar a reserva. . Si esta desactiva quiere decir que la

5. Presionar el botón cuenta esta cerrada

CERRAR UNA CUENTA EXTRA O NAO ALOJADA 1. Acceder a la opción Archivos – Cuentas No Alojadas

2. Desactivar el criterio de búsqueda 3. Presionar el botón de buscar

Y seleccionamos el botón

.


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REABRIR UNA CUENTA EXTRA O NO ALOJADA 1. Acceder a la opción Archivos – Cuentas No Alojadas

2. Desactivar el criterio de búsqueda 3. Presionar el botón de buscar

Seleccionamos el botón

CERRAR UNA CUENTA CORRIENTE

1. Acceder a la opción de Consulta de Reservas oprimiendo el botón 2. Marcar el criterio de cuentas abiertas 3. Presionar e botón de buscar 4. Seleccionamos la cuenta que queremos cerrar y oprimimos el botón


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5. Si la cuenta no está regularizada el sistema emite un aviso informando dicha situación y no ejecutando la orden dada:

REABRIR CUENTA CORRIENTE 1. Acceder a la opción de Consulta de Reservas oprimiendo el botón 2. Marcar el criterio de cuentas abiertas 3. Presionar e botón de buscar 4. Seleccionamos la cuenta que queremos cerrar y oprimimos el botón


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AUDITOR NOCTURNO (NIGHT AUDITOR)

CONTROLO DE PENDIENTES Es el primer paso del proceso de cierre de día en el PMS, para ello con esta opción nos permite verificar y actuar sobre determinadas situaciones que son importante que estén totalmente correcta para que el cierre de día pueda ejecutarse.

SALIDAS PENDIENTES Muestra todas las salidas pendientes por ejecutar el proceso de Check Out. En esta opción el sistema muestra un conjunto de opciones que permiten realizar distintas operaciones sin salir de esta pantalla e ir a las opciones correspondientes.


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ENTRADAS PENDIENTES Muestra las distintas reservas que tienen fecha de entrada en el día del cierre que precisan o bien darle Check In, pasar a No Show o cancelarlas o alterar su fecha de entrada

En el lado derecho de la pantalla brindan un conjunto de opciones ya explicadas para en la consulta de reservas para hacer esta operación

DECLARAR UNA RESERVA COMO NO-SHOW 1. Seleccione la reserva oprimir el botón 2. Llenar los datos necesarios:


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Campo

Idioma: Español

Significado 1 Día: los clientes no llegaran al hotel es un no show confirmado

Garantizado por

Mayor a 1 Días: días que queremos que la reserva aparezca nuevamente como pendiente de Check In porque los clientes se esperan.

Facturar Cerrar Cuenta Corriente

Para facturar el valor de no show definido a la entidad o cliente Fecha de cierre de la cuenta corriente. El valor de la fecha varía según los días que hemos garantizado el no show

3. Presionamos el botón aceptar

HUÉSPEDES POR REGISTRAR Muestras los huéspedes de las reservas que tiene definido un numero de pasajero mayos a los que están registrado. Si el PMS tiene activado el parámetro de obligatorio de registra los huéspedes durante la aceptación de la reservas por regla general no aparecen datos en esta pantalla


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HUÉSPEDES POR CHECK-IN Muestra las reservas donde al menos un pasajero está pendiente de dar check in. Puede suceder que sea dado un check in parcial a los pasajeros y aun quedan algunos definidos en las reservas que ya están en Check In pero no todos sus huéspedes.

Los botones para su trabajo son los mismos explicados en la consulta de reservas


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HUÉSPEDES POR CHECK-OUT Muestras las reservas que están en check Out pero algunos de sus pasajeros aun está pendiente d realizar esta operación.

PRECIOS SIN DEFINIR Muestras las reservas que se han dado alta y que entran en el día de cierre pero que no tiene tarifas definida alguna


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CAMBIOS SIN DEFINIR En ocasiones damos entradas a reservas que trabajan con moneda extranjera pero que en el momento de darle de alta al sistema aun no existían tasas de cambio para convertirlas a moneda base. En este caso aparecen las mismas para definir dichos cambios

PREVISIÓN DE INGRESOS Se acede por la opción del menú Receptado - Night Auditor - Previsión de Ingresos •

Es un herramienta informativa que permite anticipadamente saber los ingresos que se van a generar durante el cierre del día, aunque es posible lanzarlo para mas días en el futuro como una presión de ingresos


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PENDIENTE NEWCENTRAL Este menú permite visualizar las movimientos, reservas clientes, etc. que deben ser transmitidos a la central y que están pendientes de este proceso

CIERRE DE DÍA A esta opción se accede por Recepción – Night Auditor – Cierre de Día Es recomendado que el cierre para su buen suceso, este debe ejecutarse sin ningún utilizador conectado el sistema, al menos no haciendo operaciones. Si al lanzar el cierre el PMS detecta usuarios conectados emite la siguiente alerta de aviso


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Para mostrarlos y cerrar sus secciones directamente en este proceso, debemos decir que si mostrándose la siguiente pantalla: Importante. El PMS muestra en esta relación los clientes conectados incluyen el mismo usuario y ordenador del que esta a ejecutar el proceso, lo cual deben tener cuidado en no Terminar la sección de que hace el proceso de cierre.

Máquinas Conectadas al PMS

Con esa pantalla es que el PMS comienza hacer el cálculo del cierre del día. En la misma hemos marcado dos BOX que por recomendación deben estar marcados para más rapidez en los procesos y trabajos.


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Este indica al cierre que al primer error, o advertencia pare de continuar el proceso para ir resolviendo los problemas, si no lo marcamos el continua hasta el final pero no hace el cierre, por lo que puede demorar más. Es recomendable que trabajemos con pase a histórico ya que eso le permite al PMS trabajar día a día con menos información (solo con aquella que esta a correr en activo) pasando a histórico todos aquellos movimientos ya regularizados a una tablas de histórico. Si durante toda la explotación del PMS nunca hemos activado esta opción y queremos hacerlo es recomendable que primero por solución de problemas hagamos este proceso antes e activarlo por primera vez en esta opción, ya que en este caso el cierre puede demorar mucho tiempo. Otra recomendación a considerar es no tener cuentas no alojadas en gran cantidad abiertas innecesariamente. Es preferible cerrarlas y crear una nueva y no reutilizar la misma dejándolas siempre abierta. El porqué esta dado en que newhotel todas las cuentas abiertas el calcula sus saldos. Por ejemplo, tenemos una cuenta donde cargamos los teléfonos para cada entidad día a día, y día a día la dejamos en cero pero no las cerramos, esto a medida que crece el PMS recalcula sus saldos lo que demora. Es mejor crearlas y cerrarlas

Una vez listo oprimimos este botón para iniciar el proceso de cierre de día e ira mostrando en una pantalla similar a la siguiente la ejecución del proceso


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Por último si tenemos parametrizado que no se puede realizar el cierre del día si previamente los restantes sistemas conectados al PMS aun no lo han hecho el sistema da un aviso e impide continuar con este proceso

CONFIGURACIÓN DE LOS REPORTES A esta opción se accede por Recepción – Night Auditor – Configuración de Reportes Este menú permite configurar los reportes que se van a generar tanto para los reportes de control como para los reportes finales. Es importante que excepto algunos poco todos los reportes pueden obtener aun después de ejecutado el cierre del día, por lo que es recomendable para agilizar el proceso especificar los necesarios para el trabajo de noche específicamente y dejar los demás para cuando se precisen


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•

Idioma: Español

Los reportes finales son aquellos que contienen la información del día que termina

•

Los reportes de control son aquellos que contienen la información del día siguiente al que estamos a cerrar

•

Días: en determinados reportes de previsiones o por ejemplo entradas previstas, este dato indicaría para cuando días queremos que en el reporte se prevea la información, para el resto no hace sentido definir un número mayor a 1.

•

Copias: Numero de copias que queremos imprimir del reporte que configuramos

•

El campo sección significa que en el titulo del reporte salga dirigido a esa sección para fines de distribución. Si por ejemplo queremos que le previsión de entrada los listado que se generen al cierre sean dirigidos a Ama de Llave y a Jefe Recepción insertamos dos veces el Listado pero con secciones distintas. Ejemplo de cómo quedaría el reporte Está configurado de esta manera


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Idioma: Español

RELACIÓN DE REPORTES DE CONTROL Y FINALES DISPONIBLES


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Idioma: Español

LISTADO DE CONTROL Se accede por Recepción – Night Auditor – Listado de Control En este menú es posible imprimir o visualizar los reportes de control que hemos seleccionado en la configuración de reportes del cierre de día.

REPORTES FINALES Se accede por Recepción – Night Auditor – Listado Finales En este menú es posible imprimir o visualizar los reportes de control que hemos seleccionado en la configuración de reportes del cierre de día.


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CONSULTA DE CIERRE Se accede por la opción del Menú Recepción – Night Auditor – Consulta de Cierres A partir de este menú es posible visualizar los distintos cierre de días que se han realizados y confirmar el cierre del día que se ejecute para la fecha de cierre. O sea tiene dos propósitos uno de consultar los cierres anteriores y el segundo se terminar confirmando el recién cierre de día efectuado. Sin esto último el cierre del día en el PMS no es considerado para cambiar el día de trabajo (por lo que después de ejecutar un cierre de día para hacerlo firma debemos venir a esta opción y oprimir el botón ejecutar para que realmente termine).

Este botón nos permite visualizar la misma información que muestra el PMS durante el propio cierre de día. Para ello al oprimir el botón muestra la siguiente pantalla para seleccionar los criterios que queremos imprimir nuevamente.


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Este botón hace la misma operación que la opción del menú Cierre de Dia o sea ejecutar el proceso de cierre del PMS.


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Este botón lo que hace es confirmar el cierre que acabamos de calcular. Si al mismo no se le ejecuta esta confirmación el PMS no cambia de fecha ni confirma el cierre que acabamos de calcular.

Esta opción hace lo mismo que la opción explicada anteriormente de calcular el reporte de previsión de ingresos

Esta opción hace lo mismo que la opción explicada anteriormente de Control de los pendientes antes de hacer el cierre.

Este botón es lo mismo que la opción en Utilitarios Solución de problemas Calcular estadísticas, que aparece aquí como facilidad si por algún motivo hemos hecho el cálculo del cierre del día con la opción de no calcular estadísticas activadas. Si lo oprimimos lo que hace el sistema es realizar el cálculo de estadísticas que normalmente hace el propio proceso de cierre.

Nota: debe asegurar de tener lista la impresora lista antes de hacer la confinación del cierre Confirmar.


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LLAVES

PRE EMISIÓN DE LLAVES Esta opción se accede por Recepción – Llaves – Pre – Emisión de Llaves Permite emitir las llaves magnéticas para las habitaciones cuando existe una interfaz del PMS NewHotel con estos dispositivos

Debe seleccionarse las reservas que queremos hacerle las llaves según los filtros que seleccionemos en la pantalla anterior Después presionamos el botón llaves para indicar la cantidad de copias a emitir (gravar) La emisión de llaves se comporta atendiendo a como hemos parametrizado en los parámetro generales esta interfaz.


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Si tenemos marcado hacer llave por huéspedes la siguiente pantalla de pedir cantidad de copias no aparece ya que el PMS entiende que es una llave por cada cliente registrado. Pero si no está activo si aparece para hacer tantas copias permitidas según la cantidad de clientes que tiene la reserva, de ahí aparece el numero de por ejemplo de 0 a 2.

La conexión con llaves puede hacerse directamente conectado el PMS al grabador lector de llaves o por mediación del sistema de interfaces NewGES, que en todos los casos es el más recomendado que se instale, ya que incluye más funcionalidades que el directo. Este botón lo que hace es gravar llaves pero usando un tipo de interfaces llamada Estampadoras, que son un tipo de impresora que imprime y grave tarjetas magnéticas. Al ejecutar esta opción el sistema llama un reporte especial que hace este proceso debidamente parametrizado. Ejemplo del estampado de una tarjeta por este método


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CHECK-IN Esta opción se accede por Recepción – Llaves – Check-In La funcionalidad es similar al anterior explicado solo que aquí ya aparecen filtradas las reservas en chek in que están pendiente de emitir laves.

COPIAS Esta opción se accede por Recepción – Llaves Copias Esta opción es similar a la anterior explicada de pre emisión de llaves, solo que es para realizar copias de lleves a reservas en estado checck in. El filtro que aparece por defecto al invocar la opción son reservas que entraron en el día de trabajo del PMS

LLAVES EMITIDAS Esta opción se accede por Recepción – Llaves Copias-Llaves Emitidas Esta opción emite un reporte de todas las llaves emitidas por el sistema para una determinada habitación y fechas


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DESPERTADOR

Esta opción se accede por el menú Recepción – Despertador La función principal de esta opción es programar en el PMS el despertador a los clientes, utilizando las interfaces que existen disponibles con el mismo.

Cuando se inserta un despertador el sistema solicita los datos que se muestran en la figura anterior y el medio


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MINI BAR

CONSUMOS MINI BAR Esta opción se accede por el menú Recepción - Consumos Mini Bar Y muestra un reporte de los consumos pro fechas efectuados en el Mini Bar.


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MINI BAR NO PROCESADOS Esta opción de accede por el menú Recepción - Mini bar no procesados Y lo que ejecuta es un reporte entre fechas para ver la relación de los consumos efectuados que no han sido cargados en el PMS a los clientes.

MENSAJES

Esta opción se accede por el menú Recepción - Mensajes

Pueden adicionarse, visualizar e imprimir los mensajes a los clientes.

Para introducir un nuevo mensaje se hace por la opción de Insertar así mismo por el botón visualizar vemos un mensaje que hemos programado.


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Si queremos que el mismo sea impreso y puesto en el Rack del cliente damos imprimir desde están pantalla.

CAMBIOS

Esta opción se accede por el menú Recepción - Cambios Permite insertar los cambios del tipo Facturación que serán empleados para emitir las facturas en la moneda extranjera definida en el sistema. Estos cambios no son utilizados para los cambios de caja de recepción..


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CONCIERGE

Esta opción se accede por el menú Recepción - Concierge Este menú se utiliza para introducir los eventos que pueden ser de interés a los clientes del hotel tanto huéspedes como clientes en el Cardex.

Estos eventos pueden ser incluso consultados e insertados en el planning de habitaciones para que el mismo aparezca como referencia. Por ejemplo el evento marcado en rojo se introdujo en el planning y al consultar el día se muestra de la siguiente manera.

Si por ejemplo queremos avisar del evento a nuestro clientes habituales registrados en el Cardex que se encuentra en estos momentos alojados en el Hotel oprimimos el botón de clientes y nos muestra todos los clientes que en este momento están alojados para emitirle el aviso.


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Que es el mismo cliente está en la reserva siguiente de ese día.

AGENDA

Esta opción está compuesta por: Avisos, Direcciones y Directorio telefónico. Para acceder se hace por la opción del menú Recepción – Agenda.


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AVISOS Sirve para adicionar a las reservas y clientes avisos de distintos tipos

Para insertar un aviso se hace por el botón insertar una vez que llenamos el campo que se marca en rojo

Una vez que tenemos un aviso programado y esta parametrizado que el PMS muestre en su barra de trabajo los avisos pendientes, el recepcionista puede ver todos aquellos que aún están pendientes con solo una vista de ojo al front del PMS.


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DIRECCIONES Se accede por la opción del menú Recepción Agencias Direcciones El objetivo de esta opción es crear distintas direcciones tipo entidad que el hotel presta servicio pero que no constituyen o no queremos crearlas como una entidad realmente. Esta opción es muy útil cuando se trabaja en centrales de reservas donde las entidades son creadas centralizadamente, pero que determinadas entidades locales son creadas para un solo hotel pero que no son consideradas como tal oficial para el grupo de hoteles. La pantalla de inserción es muy similar a las entidades


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LISTA DE TELÉFONOS Se accede por la opción del Menú Recepción- Agenda Lista de Teléfonos Y la opción lo que prevé tener un directorio telefónico de servicios informativos que se le brinde a los clientes.

REGISTRO DE VEHÍCULOS

Esta opción se accede por el menú Recepción – Registro de Vehículos Permite registrar los datos de los vehículos de los clientes que tienen estacionamiento en el parking del hotel a fin de su control, así como buscar los datos relacionado con esta información para una reserva o entradas y salidas determinadas.


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CAPÍTULO 6: FACTURACION En este capítulo abordaremos el tema relacionado con la facturación y sus distintos métodos que el PMS brinda a tal efecto. Factura es un documento comercial que representa la relación de servicio vendidos a los clientes. Constituye un documento oficial que se contabiliza y tiene fuerza legal.

TIPO DE FACTURAS EN EL PMS

Existen varias tipologías de facturas las cuales describimos brevemente la función principal de cada una de ellas para un mejor entendimiento en el uso de las mismas Según su concepto •

Factura Pro Forma: es un tipo de factura no comercial y no se considera aun válida para ser contabilidad como deuda en los sistemas contables. Su empleo básicamente es para adelantar como un aviso de cobro los servicios que se le brindaran a un cliente. Por lo general se emite o bien desde que la reserva está en estado de reserva o en estado Check in con entrada en el día. Su función adelantar el aviso de cobro. Toda factura pro forma debe tener siempre una factura final. El PMS puede diferenciar o no esta factura de la final si así el cliente lo desea o tratar esta como final si al final de su estancia no hay diferencias entre lo adelantado con lo real a facturar.

•

Factura Anticipada: es un tipo de factura oficial y cuenta ya para la antigüedad de deudas en las cuentas por cobrar. Su función es adelantar los valores a cobrar según los cálculos de las tarifas y adicionales que tiene la factura, y por lo tanto el PMS adelanta la producción de la misma en el momento de emitir la factura aunque lo refleje día a día lo que se produce. Además el sistema tiene métodos de controlar y emitir facturas de diferencias si lo real adelantado difiere de lo realmente producido, emitiendo en este caso una factura de diferencia, o nota de crédito correspondiente que también es emitida al cliente como anexo a la factura anticipada previamente confeccionada.

•

Factura: no es más que emitir un documento oficial de los servicios en un momento determinado. Por ejemplo si el cliente paga un servicio a cuenta y


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Idioma: Español

necesita su factura se le mite, quedando reflejado en el PMS que ese servicio producido ya fue facturado Según su empleo Cualquier tipo de factura anteriormente explicada puede realizarse a cualquier caso de los siguientes: •

Factura Cliente: es un tipo de factura por su formato que permite factura a clientes directos o entidades tanto la cuenta master como los extras en una misma factura. Por lo general el formato es distinto al formato de la factura entidad.

•

Factura Entidad: es la factura típica en donde se enviada a las entidades o empresa los valores que contiene su cuenta master (no se incluyen los extras). Además solo admite ser empleada cuando la reservas es marcada como entidad.

•

Factura Cuenta no Alojado: se emplea para factura tantos los servicios cargado en cuenta master como extras de los clientes no alojado. Por clasificación es similar a la facturar de cliente pero aplicada a cuentas no alojados.

•

Notas de crédito: construye un documento oficial de completen a la una factura emitida. Su empleo se usa para rebajar o anular un movimiento facturado para rebajar el monto que debe ser pagado por el cliente.

ASPECTOS GENERALES DE LA FACTURACIÓN EN EL PMS NEWHOTEL •

La forma de cómo se comporta la facturación en el PMS e NewHotel dependerá mucho de cómo hemos parametrizado el sistema y hemos definido sus parámetros generales, por lo que es importante prestar mucha atención a como se hace este primer paso.

•

El PMS permite facturar en distintas monedas. En caso que tengamos contratos en moneda extranjera (tarifas acordadas con las entidades en moneda que no es la moneda base ni suplementaria, con que funciona el sistema), permite emitir tanto la factura en la moneda extranjera como la factura correspondiente a ella en moneda base. Es importante señalar que para poder facturar en moneda extranjera debe existir definidos los tipos de cambios de facturación para convertir ese valor en moneda base.


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•

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Los cobros de facturas en el PMS también pueden realizarse en cualquier moneda, ya que el PMS se encarga de llevar los mismos al valor en moneda base.

•

Las facturas en moneda base y moneda suplementaria son facturas en la menda definida en cada uno de estos conceptos. La moneda suplementaria no tiene tasa de cambio para ser convertida en moneda base ya que es un artificio que tiene el PMS para poder trabajar don dos monedas distintas (base) en el sistema. Por lo tanto la moneda suplementaria se relación es uno a uno con la moneda base. Ejemplo: en determinados países tiene como norma que la moneda base es el USD, pero los clientes nacionales pueden pagar o bien en USD o bien en la moneda local, en este caso existirán dos monedas definida como master y suplementaria en el PMS. La base seria USD y la suplementaria el Peso Dominicano. Ambos no se permite mezclar en una misma factura, por lo que se facturan de forma separada. Y esta última no se convierte en moneda ase. Esta es una diferencia importante para conocer el tratamiento de estos dos tipos de monedas.

•

El PMS tiene dos tipos especiales de facturación: o Marketing: con esta especialidad lo que se permite es definir a nivel de entidad un esquema de impuesto distinto a los restante definidos para que cuando los cargos automáticos de diarias y extras así como los cargos que se reciban de los sistemas asociados a newhotel apliquen este esquema de impuesto y no el estándar. A su vez al facturar por este concepto el sistema lanza ideas un recargo definido a nivel de entidad para emitir la factura. Ver Capitulo Especiales Facturación o OffShore: este tratamiento se explicara más adelante pero lo que hace el sistema es generar dos tipos de facturas una con los valores que se le facturan al OffShore y otro con los valores que el Offshore envía a la entidad final. Toda la facturación a entidades en este método en el PMS se hace siempre a una sola entidad parametrizada como Offshore y esta última es la que emite las facturas a cada entidad final que corresponde. Ver Capitulo Especiales Facturación

Detalle General de la pantalla de facturación


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FACTURA DE ENTIDAD

A esta opción se accede por Facturación – Facturas Entidades

ASPECTOS GENERALES La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir de los asientos registrados en las cuentas Master de las reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales cargados durante la estancia de los clientes. En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa de Precio). Si tratara de incluir reservas con diferentes Entidades u Operadores el sistema muestra los siguientes mensajes:


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Pero si en los parámetros generales de facturación existiera el parámetro de excluir esta condición se pueden mezclar en la misma factura de la entidad reservas con distintos operadores. Para buscar las reservas a facturar en la parte superior el menú de Facturación de Entidades ofrece varios criterios para realizar la búsqueda como el número de habitación, estado de la reserva, fecha de entrada, fecha de salida, etc.: Para buscar las reservas a facturar en la parte superior el menú de Facturación de Entidades ofrece varios criterios para realizar la búsqueda como el número de habitación, estado de la reserva, fecha de entrada, fecha de salida, etc.:

PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA DE ENTIDAD

1. Especificar los criterios de búsqueda de las reservas que queremos facturar. 2. Oprimir el botón

.

3. Seleccione las reservas a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic (consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos).


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4. Trasládelas al segundo nivel de la pantalla oprimiendo el botón

Idioma: Español

. Para trasladarlas una a

una puede dar doble clic en cada una de ellas. Para trasladar todas las reserva oprimir el botón

.

5. Si queremos quitar alguna reserva del segundo nivel la marcamos y oprimimos el botón .

6. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla oprimimos el botón

7.

.

Se visualiza una propuesta de factura en la Moneda Base y debe oprimir nuevamente el botón

.

Y si muestra la propuesta de la factura


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Idioma: Español

se muestran los

8. Definición del Titular de la Factura: Oprimiendo el botón

datos de la Agencia o la Empresa a la que pertenecen los huéspedes de las reservas seleccionadas. 9. Para que se emita la factura debe oprimir el botón

Número y Serie en

y se visualizará su

de la propia pantalla Parametrización.

10. Para obtener Copias de la factura que acaba de imprimirse oprima el botón tantas veces como sea necesario, también puede alterar el número de copias en las casillas que hacen referencia a: Nº de Copias Facturas, Nº de Copias Moneda Extranjera

11. Cuando concluya el proceso de facturación oprima el botón El botón de transferir

.

funciona igual como se explico en el apartado

Transferir Asientos.

FACTURAS DE CLIENTES A esta opción se accede por Facturación – Facturas Clientes

ASPECTOS GENERALES

Permite facturar los servicios de las cuentas de los clientes directos, es decir aquellos conceptos que los clientes deberán pagar de su bolsillo.

Podrán emitirse, con los cargos hechos a una habitación, tantas facturas de clientes como se desee, además el sistema brinda la posibilidad de facturar cargos hechos en diferentes habitaciones en un mismo número de factura, lo cual resulta útil para el caso de familias que ocupan más de una habitación, grupos, etc. Este tipo de factura puede liquidarse por diferentes Formas de Pago a la vez. Ejemplo: Tarjeta de Crédito y Efectivo.


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En el caso de Clientes Directos es posible facturar los asientos de las 6 cuentas (Master, Extra 1,..,Extar 5) y para los de Entidad solamente las Cuentas Extras (E1,..,E5).

Los asientos facturados no se muestran en la Consulta de Cuenta Corriente, pero pueden ser analizados en la opción Consultar Asientos. Se permite facturar movimientos en negativos si esta parametrizado esa posibilidad en los parámetros generales de facturación.

PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA DE CLIENTE

1. Especificar los criterios de búsqueda de la(s) reserva(s) que queremos facturar. El criterio de búsqueda más utilizado es Hab. (Nº de habitación) y Situación = Check-In.

Criterios de Búsqueda


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2. Oprimir el botón

Idioma: Español

.

3. Se muestran en el primer nivel de la pantalla las reservas que cumplen los requisitos especificados.

4. Se seleccionan las reservas a facturar y se pasan al segundo nivel de la pantalla oprimiendo el botón

o dando Doble Clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna reserva del

segundo nivel la marcamos y oprimimos el botón

, si se desea facturar

todas las reservas de la consulta se oprime el botón de

5. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla oprimimos el botón .

6. Seleccionar los asientos a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic (consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos).

Selección de Asientos a Facturar


.


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8. A continuación aparece una pantalla para especificar los datos del Titular de la factura y la(s) Forma(s) de Pago que se van a utilizar.

Definición del Titular de la Factura y las Formas de Pago utilizadas

Muestra los datos de la Entidad (Agencia / Empresa) por la que viajaron los huéspedes de la reserva.

Muestra los datos del Titular de la reserva si este tiene creada una ficha en el Cardex de Clientes.

9.

Este tipo de factura generalmente es liquidada por el propio cliente, en cuyo caso se mantiene activo el campo

10.

y debe especificar la(s) forma(s) de pago.

Cuando escoja una forma de pago en la venta Tipo de Cobro debe oprimir el botón .


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11.

Si se diera el caso que la factura que está elaborada debe transferirse al sistema de Cuentas .

por Cobrar (NewConta) debe activar el campo 12.

Oprimir el botón

.

AGRUPAR ASIENTOS EN LA FACTURA

Es posible modificar la estructura de la información que aparece en este tipo de Factura si oprime el botón

.

Los saldos, como es lógico, no sufren alteraciones, lo que puede suceder es que salgan agrupados varios servicios en una línea.

Ventana que permite agrupar asientos

Opción Sección

Significado Agrupa los servicios de una Sección en una línea. En la descripción de la línea aparece el nombre de la Sección.

Servicio Agrupar

Restaura la situación original. Paquetes

por Agrupa los asientos que pertenecen a un paquete por fecha.

Fecha Agrupar

Diarias

por Agrupa los asientos que no pertenecen a un paquete por fecha.

Fecha


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Idioma: Español


Agrupar Teléfonos por Agrupa loa asientos de teléfono por la fecha Valor. fecha Número de Documento Otros

criterios

Agrupa por número de documento que tiene el asiento

de Además de los explicados anterior mente se agregan nuevos

agrupación

elementos que como su nombre indica pueden agrupar la factura al ser emitida

APLICAR UN POR CIENTO DE DESCUENTO Si oprime el botón

es posible aplicar un % de descuento a los servicios

seleccionados, ver tema de

FACTURAS CUENTAS NO ALOJADAS

A esta opción se accede por Facturación – Facturas Cuentas No Alojados

El tratamiento es similar al del punto Facturas de Clientes – Huéspedes de este mismo capítulo. En el botón

se puede consulta la cuenta extra que se desea facturar. Esta opción permite buscar los asientos que no pertenecen a una reserva o

cuenta no Alojado. Para facturar una o varias cuentas No Alojados se oprime el botón


.

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Luego oprimir

Idioma: Español

.

Se insertan los detalles de tipo de Cobro, luego Oprimir el botón “Aceptar” para facturar


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Formatada: Tipo de letra: Trebuchet MS, 9 pt, Espanhol (Colômbia)


Idioma: Español

FACTURA PRO FORMA El acceso a esta opción es por Facturación – Facturas Proforma

ASPECTOS GENERALES

La Factura proforma puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las Agencias.

Es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Máster de las reservas que se seleccionen y no se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas.

No es un documento oficial por lo que no se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) ni genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base.

En una Factura Proforma pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes, siempre que sean de la misma Moneda, Entidad y Operador (Tarifa de Precio). De no cumplirse estos requisitos se emitirán los siguientes mensajes:

Al concluir la estancia de las reservas facturadas en una Proforma es necesario emitir una Factura Final, la cual se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar y en el Sistema de Contabilidad. Esta Factura Final tendrá el mismo número de la Proforma correspondiente.


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Idioma: Español

En la opción Facturación – Consulta Fact. Proforma estas pueden ser canceladas y reimpresas tantas veces como sea necesario señalando que son “Copias” en la esquina superior derecha de la hoja: La factura pro forma puede parametrizar en sus parámetros generales para que se emita de forma automática, los elementos disponibles para hacer esto son los siguientes:

PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA PROFORMA

1. Especificar los criterios de búsqueda de las reservas que queremos facturar. Generalmente se hace una factura para las reservas de una Agencia que entran el mismo día, es por ello que los criterios más utilizados son Entrada = xx/xx/xx y Entidad. 2. Oprimir el botón

.

3. Trasladar las reservas a facturar al segundo nivel de la pantalla. Para ello oprima el botón o dé doble clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna reserva del segundo


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Idioma: Español


nivel la marcamos y oprimimos el botón oprimir el botón

si se desea todas las reservas

.

4. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla oprimimos el .

botón

Si la tarifa de alguna de las reservas seleccionadas no tiene precio en el período de su estancia, el sistema emite un mensaje de alerta de esta situación para cada una de ellas.

5. Se visualiza una propuesta de factura en la Moneda Base y debe oprimir nuevamente el .

botón

6. Definición del Titular de la factura. Oprimiendo el botón Entidad se muestran los datos de la Agencia / Empresa entidad a la que pertenecen los huéspedes de las reservas seleccionadas. 7. Para conformar la operación oprimir el botón de


.

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Idioma: Español

Definición del Titular de la Factura

FACTURA PRO FORMA AUTOMÁTICA

El acceso a esta opción es por Facturación – Facturas Proforma Automática Esta opción es igual a la explicada anteriormente solo que mediante ellas se seleccionan las facturas que queremos emitir y de un solo click elabora todas las seleccionadas de una sola vez.

FACTURA ANTICIPADA El acceso a esta opción es por Facturación – Facturas Anticipada

ASPECTOS GENERALES

Puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las Agencias.

La Factura Anticipada es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Máster de las reservas seleccionadas. No se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas.


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Idioma: Español

A diferencia de la Factura Proforma es un documento oficial por lo que se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base.

En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa de Precio).

Las Facturas Anticipadas pueden obtenerse hasta una fecha específica de la reserva, por ejemplo, para estancias lineales de más de un mes, pueden obtenerse facturas anticipadas para el próximo mes y así sucesivamente.

Cuando se manda a confeccionar una factura anticipada y esta los parámetros correspondientes (ver explicación parámetros de facturación) se puede facturar de forma anticipada en lugar de toda la estancia de la reserva hasta una fecha determinada. Esto se emplea para ir emitiendo facturas regularmente cuando las estancias son muy largas.

Al concluir la estancia de las reservas incluidas en una factura anticipada es necesario Asociar los Asientos

En la opción Facturación – Consulta Facturas estas pueden ser canceladas y reimpresas tantas veces como sea necesario señalando que son “Copias” en la esquina superior derecha de la hoja

Nota: El procedimiento para obtener una Factura Anticipada es similar al descrito en el tema Factura de Entidad de este mismo capítulo.


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Idioma: Español

FACTURAR DIFERENCIAS DE ENTIDADES El acceso esta opción se accede por Facturación – Facturar Diferencias Entidades

El objetivo de este menú es cuando a una reserva se le ha realizado una factura anticipada y luego sufre un cambio por ejemplo en su tarifa, el nuevo valor de la diaria se carga en la siguientes noches por un valor diferente al que se calculo en la factura anticipada, esta herramienta se encarga en calcular el valor final a cobrar. Otros cambios puede ser el número de días de estadía de la reserva, el tipo de habitación, número de personas de la reserva. Para que el sistema pueda detectar la diferencias se debe activar los parámetros “Lanzar Diferencias en lo Facturado”, o

“Factura Diferencias en el Check-Out”, en la opción de

Utilitarios- Parámetros – Subsistema de Facturación

Para buscar las reservas que puedan tener diferencias, se aplica los criterios de búsqueda en la parte superior del menú:

Criterios de Búsqueda

1. Luego oprimir el botón

.

2. Trasladar las reservas a facturar al segundo nivel de la pantalla. Para ello oprima el botón

o dé doble clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna reserva del

segundo nivel la marcamos y oprimimos el botón las reservas oprimir el botón

si se desea todas

.

3. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla oprimimos el botón

.


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Idioma: Español

Para este ejemplo el valor final liquidar es de tipo Crédito, el cual se despliega el menú de Creación de la Nota Crédito, para confirmar la operación oprimir el botón de .


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Idioma: Español

Si el valor arrojado por la aplicación era a favor del hotel se desplegaría la ventana e facturar:

FACTURAR DIFERENCIAS A CLIENTES

Funciona de la misma formar que el menú de Facturar Diferencias Entidades, la diferencia es para la reservas que no son de tipo Entidad.


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Idioma: Español


CONSULTA DE FACTURAS (EXCEPTO LAS PRO FORMAS) El acceso esta opción se accede por Facturación – Consultar Facturas

Mediante esta opción podemos consultar, por pantalla o impresora, todas las facturas emitidas exceptuando las Facturas Proformas.

Consulta de Facturas

Criterio Nº Factura

Significado Número de la Factura. Puede seleccionarse si el Nº es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta)

Fecha

Fecha de Emisión de la Factura. Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta)

Fecha de Anulación

Fecha en que se anulo la factura. Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder


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Criterio

Idioma: Español

Significado especificar Hasta)

Voucher

Número de Voucher Puede seleccionarse si es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre el número de Voucher digitado

Nro Fiscal

Número de Identificación de la Entidad.

C.Corriente


puede escogerse las facturas de “Reserva” o

“Cuenta No Alojado”. Si quiere analizarlas todo este campo se muestra vacío. Cuenta Extra

Código de la Cuenta Extra. Permite ubicar la(s) factura(s) de una Cuenta Extra determinada. Oprimiendo el botón

se habilita la opción de “Cuentas

Corrientes Extra”. Titular

Se refiere al Titular de las facturas. Se muestran todas las facturas cuyo Titular contenga la cadena de caracteres especificados. Ejemplo: Titular = PET Resultado: HOCHTEIN PETER, POLLEX PETRA, MUELLER HANS-PETER, etc.

Reserva

Número de Reserva. Permite ubicar la(s) factura(s) de una Reserva determinada. Oprimiendo el botón

se habilita la opción de “Consulta de

Reservas”. Serie


puede seleccionarse una de las series

definidas en el sistema lo cual brinda la posibilidad de conocer las facturas pertenecientes a una de ellas. Ejemplo: Conocer las facturas de “Cuentas Extras” de la Serie = 2000 Serie Doc

Serie de la Factura o Boleta de Venta

Uni.Mon.

Puede escoger las Facturas de una Moneda determinada (Lira, Peseta, USD, Marco Alemán, etc.)

Entidad


se habilita la opción de “Entidades” para

que pueda seleccionar una Entidad determinada y posteriormente


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Idioma: Español


Criterio

Significado poder conocer las facturas que le pertenecen.

Tipo de Documento

Si es Factura o Boleta de Venta documento usado en el Perú

Regularizadas

El sistema permite crear facturas abiertas o “Pre facturas” que son facturas que no están regularizadas, es decir que no están transferidas a contabilidad, ni cobradas en la recepción

Sólo Facturas Regularizadas (Valor por defecto) Sólo Facturas NO Regularizadas Todas Transf. Contabilidad

Sólo Facturas Transferidas a Contabilidad Solo Facturas Cobradas en la Recepción. Todas

Moneda Sup.

Se refiere a las Facturas en la Moneda Suplementaria Sólo Facturas en la Moneda Suplementaria Todas las Facturas “excepto” aquellas que tienen moneda diferente a la Moneda Suplementaria (Valor por defecto) Facturas en cualquier moneda.

Divisas

Se consideran Divisas las Monedas Extranjeras (Lira, Marco Alemán, etc.) utilizadas en los contratos con las Agencias de Viaje. Sólo Facturas en Moneda Contrato. Sólo Facturas en la Moneda Base. Facturas en cualquier moneda (Valor por defecto).

Canceladas

Facturas Canceladas. Sólo Facturas Canceladas Sólo Facturas sin Cancelar Todas las Facturas estén o no canceladas (Valor por defecto)

Anticipada

Facturas Anticipadas Sólo Facturas Anticipadas Sólo Facturas que no son Anticipadas


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Criterio

Idioma: Español

Significado Facturas de cualquier tipo (Valor por defecto)

CANCELAR UNA FACTURA

1. Seleccionar la factura a cancelar.

(Esta opción solo es permitida si en los parámetros está


marcado) ver Parámetros de Facturación – Anulación.

OBTENER UNA COPIA DE UNA FACTURA

1. Seleccionar la factura a imprimir. 2. Oprimir el botón

.

3. O también oprimiendo el botón

.

Es posible obtener la factura en la Moneda Base o en la Moneda del Contrato.

Una vez que aparece la factura en la pantalla puede imprimirse.

REGULARIZAR UNA PRE

FACTURA

1. Seleccionar la pre factura a regularizar. 2. Oprimir el botón

Mediante esta opción se podrá cobrar una factura que este en estado pendiente o que este simplemente pendientes de cobro.


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Idioma: Español

CONSULTA FACTURA PRO FORMA El acceso a esta opción es por Facturación – Consulta Factura Proforma.

Permite consultar, por pantalla o impresora, una Factura Proforma, además desde aquí es de donde puede obtenerse una Factura de Entidad a partir de la Factura Proforma seleccionada.

En la parte superior del menú existen varios criterios de búsqueda los cuales puede usar para hacer más pronta la selección de la factura.


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Idioma: Español


Criterio Nº Factura

Significado Número de la Factura Proforma. Puede seleccionarse si el Nº es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta).

Fecha

Fecha de Emisión de la Factura. Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta)

Reserva

Número de Reserva. Permite ubicar la Factura de una reserva determinada. Oprimiendo el botón

se habilita la opción de “Consulta de Reservas”.

Año

Puede escoger las facturas de un año específico.

Moneda

Puede escoger las facturas de una Moneda determinada (Lira, Peseta, USD, Marco Alemán, etc.).

Titular

Se refiere a la Entidad de las facturas. Oprimiendo el botón

Divisas

se habilita la opción de “Entidades”

Se consideran Divisas las Monedas Extranjeras (Lira, Marco Alemán, Peseta, etc.) utilizadas en los contratos con las Agencias de Viaje. Sólo Facturas en Moneda Contrato Sólo Facturas en la Moneda Base Facturas en cualquier Moneda (Valor por defecto)

Fact. Final

Se refiere a las Facturas Proforma que tienen emitida una Factura de Entidad. Sólo Facturas Proforma con Factura de Entidad Sólo Facturas Proforma sin Factura de Entidad Facturas Proforma, tengan o no una Factura de Entidad (Valor por defecto)

Canceladas

Facturas Canceladas. Sólo Facturas en Moneda Contrato Sólo Facturas sin Cancelar Todas las Facturas estén o no canceladas (Valor por defecto)


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Idioma: Español

CANCELAR UNA FACTURA PROFORMA

1. Seleccionar la factura a cancelar. 2. Oprimir el botón

.

OBTENER UNA COPIA DE UNA FACTURA PROFORMA

1. Seleccionar la factura a imprimir. 2. Oprimir el botón

.

Una vez que aparece la factura en la pantalla puede imprimirse.

FACTURA DE ENTIDAD OBTENIDA A PARTIR DE UNA FACTURA PROFORMA

La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir de los asientos de la cuenta master de las reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales de la estancia.

Una Factura de Entidad puede obtenerse a partir de la Fecha de Salida de la(s) reserva(s) con Salida superior dentro del grupo de reservas incluidas en la Factura Proforma. Esto garantiza que se facturen todos los días de la estancia de todas las reservas incluidas.

Si se emitió una Factura Proforma de n reservas, la Factura de Entidad debe hacerse por esta opción ya que garantiza que se facturen la misma n reservas con igual número de la Proforma.

Ejemplo:


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Idioma: Español

Factura Proforma Nº

Reservas que incluye

Fecha de Salida

231/1997

25/1997

25/12/1997

26/1997

25/12/1997

30/1997

27/12/1997

Resultado: La factura de entidad sólo puede emitirse a partir del día 27/12/1997.

PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA FINAL A PARTIR DE UNA FACTURA PROFORMA

Ejemplo:

1. Seleccionar la factura 12524/2004. .


3. Se muestra en la pantalla los valores de la factura en la Moneda Base y debe oprimir .

nuevamente el botón

4. A continuación debe especificarse:

4.1.

La Entidad que asumirá la obligación de pago de la factura. Oprimiendo el botón

se muestran los datos de la Agencia / Empresa a la que

4.2.

pertenecen los huéspedes de las reservas a facturar.

4.2.

Cómo se va a liquidar la factura.

Cobrado: Puede liquidarse por n de las Formas de Pago definidas en el sistema (Efectivo, Tarjeta de Crédito, etc.) Transferencia a Contabilidad: Se pasa al módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta).


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Idioma: Español


El resultado del ejemplo será el siguiente:

Nº de Factura de Entidad

Reservas que incluye

12524/2004

25/2004 26/2004 30/2004

TRANSFERENCIA A CONTABILIDAD

1. El cobro de las cuentas de clientes directos y de los extras de los clientes de entidad es responsabilidad de la recepción, por lo que solamente en casos excepcionales una factura de este tipo se transfiere a contabilidad (NewConta). 2. Si escogió

la factura que se genera se asienta en la cuenta de NewConta

especificada en la Entidad – Operador que tiene definida la reserva.

3. Si escogió

la factura que se genera se asienta en la cuenta especificada

en el campo Cuenta de la ficha del Cardex del Titular de la reserva. 4. Si no se escoge

o

y en el campo Titular se teclea el

nombre de una cuenta que existe en NewConta la factura se asienta en ella.

5. Si en cualquiera de los casos vistos anteriormente no existe una cuenta definida en NewConta, aparece una pantalla pidiendo el Nº Cuenta Corriente y la crea en ese momento.

El sistema brinda luego de que se despliega el mensaje “Escoger” una cuenta:


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Idioma: Español

NOTAS DE CRÉDITO El acceso a esta opción es por: Facturación – Notas de Créditos.

Permite introducir notas de créditos a clientes y entidades con las distintas modalidades de cobro y pago y transferencia a contabilidad.

INSERTAR NOTAS DE CRÉDITOS

Para introducir una nota de crédito se oprime el botón insertar, mostrándose la siguiente pantalla de captura.


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Criterio Titular

Idioma: Español

Significado Se seleccionara el titular para realizar la nota de crédito, pudiendo ser Entidad, Cliente u Otros, en cuyo caso se teclean sus generales.

Número

Número que asigna el sistema a la nota de crédito.

Sección

Sección de NewHotel a cargar la nota de crédito.

Servicio

Servicio de NewHotel a cargar la nota de crédito.

Valor

Valor de la nota de crédito.

Cuenta Corriente

Número de la cuenta corriente.

Moneda

Moneda de la nota de crédito.

Transferencia

a Si la misma se transfiere a contabilidad.

Contabilidad Cobrado

Si fue cobrada.

Tipo Cobro

Seleccionar el tipo de cobro.


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Criterio Tarjeta Crédito

Idioma: Español

Significado Si el cobro es por tarjeta de crédito se debe seleccionar su tipo previamente definida

Tasa de Impuestos Poder seleccionar las tasa de impuestos al emitir la nota de crédito

ANULAR NOTAS DE CRÉDITOS

Para anular una nota de crédito se posiciona el cursor encima de la línea que se desea anular y se oprime el botón

.

VISUALIZAR UNA NOTA DE CRÉDITO

Se posiciona el cursor encima de la línea que se desea visualizar y se oprime el botón visualizar, mostrándose el resultado como el ejemplo a continuación:


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Idioma: Español

EXPORTAR UNA NOTA DE CRÉDITO Podemos por esta opción exportar vía email o fichero una nota de crédito previamente seleccionada

Con este botón podemos reenviar aquellas facturas que por alguna situación no han sido enviados al sistema NewConta. (Solo funciona si el PMS tiene enlace son este sistema)

CONSULTA DE RECIBOS El acceso esta opción se accede por Facturación – Consulta de recibos

Muestra a consulta de todos los recibos emitidos por el sistema


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Idioma: Español

VISUALIZAR UN RECIBO

Se posiciona el cursor encima de la línea deseada y se oprime el botón visualizar, mostrando un reporte como el ejemplo siguiente:


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Idioma: Español

ANULAR UN RECIBO Se posiciona el cursor encima de la línea que deseamos anular y oprimimos el botón Anular

.

IMPRESIÓN DEL LISTADO DE RECIBOS

Mediante el botón Imprimir se obtiene un listado de todos los recibos emitidos por el sistema.

PRE -FACTURAS DE RESERVAS El acceso a esta opción es por Facturación – Facturación Múltiple (Salidas), o por el menú de consulta de reservas usando el botón

.


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Idioma: Español


Permite la confección de las pres facturas de las salidas a efectuarse en el día, facilitando al hotelero tener confeccionado las mismas de los clientes que tienen fecha de salida indicada, facilitando el trabajo de la recepción.

Para ejecutar se debe filtrar las reservas con fecha de salida del día siguiente, posteriormente se oprime la tecla Pre-Facturar y se obtiene por impresora una factura para cada reserva que sale en el día.

Criterio

Significado Cobrado

Facturas de Entidad

Indica que se va a facturar con una forma de pago que se debe escoger en el campo de selección de Tipo de Cobro. Contabilidad Indica que la factura se envira a una cuenta por Cobrar Pendiente Indica que la factura quedara sin una forma de pago, y tomara el estado de pendiente. Cobrado

Facturas de Cliente

Indica que se va a facturar con una forma de pago que se debe escoger en el campo de selección de Tipo de Cobro. Contabilidad Indica que la factura se envira a una cuenta por Cobrar Pendiente


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Idioma: Español

Indica que la factura quedara sin una forma de pago y tomara el estado dependiente.

Para consultar estos tipos de facturas se emplea el mismo método que las facturas Proformas.

ANULAR FOLIOS El acceso a esta opción es por Facturación – Anulación de Folios El número de folios consiste en un número que se utiliza emitido por Hacienda que viene ya pre impreso en los formatos de facturas y se hace necesario que al emitir la factura ese número de folio se asocie a la misma. Por eso al emitir la factura y existe esta opción parametrizada el sistema muestra la siguiente pantalla para asignar dicho numero


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Idioma: Español

Pero la hoja puede malograrse el imprimir y hace necesario entonces poder anular ese folio asociado a la factura y atribuir uno nuevo, de ahí esta opción. Ahora cuando se utilizan folios los mismos pueden cambiar las asociaciones a la factura por los siguientes métodos del PMS.

Además el sistema reconoce y valida que no se pueda insertar dos folios repetidos Ahora la opción de anulación folio lo que hace es enviar a SAP sistema contable unas tramas para que en este sistema anule los folios contabilizado. Para que la opción se active en el menú es necesario tener configurado lo siguiente: Parámetro de usar folios en facturas Parámetro de enlace con sap Permiso especial de anular folios


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Idioma: Español

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Idioma: Español


CAPÍTULO 7: HOUSEKEEPING

GOBERNANTA

Este módulo permite varios tipos de utilización, desde una gestión más completa, desde el trabajo sencillo del ama de llave hasta todo el proceso de atribución de trabajos por camareras y zonas de limpiezas

ALTERAR ROOM STATUS Esta opción se accede a través del menú Housekeeping – Gobernanta – Alterar Room Status. En consonancia de cómo fu parametrizado puede trabajar con varios estados o con ninguno que se definen en Utilitarios – Parámetros de Aplicación – Habitaciones – Habitaciones

. La alteración de estos estados pueden realizarse por varias vías, según la interfaz que se tenga (teléfono, televisión, etc.) o manualmente


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Idioma: Español

Criterio

Significado

Habit.

Número de cuarto.

Estado

Estado de bloqueo de cuarto, si está activo o inactivo.

Ocupación

Se ocupado o disponible no momento.

Pre-asociada

Si hay cuartos con reservas atribuidas.

Tipo

Tipo de cuarto.

Room status

Estado de limpieza do cuarto.

Bloque

A que bloque físico está asociado el cuarto.

Zona

A qué zona física está asociado el cuarto

Online

Se está activa, altera os estados automáticamente, no PC, desde que va recibiendo la información de alteración.

Escoger empleadas

Seleccionar

cuartos

pre-atribuidos

a

determinada

empleada de limpieza

Después de filtrar la información se podrán utilizar las opciones de trabajo o apenas consultar y listar el reporte. Para modificar los estados podrá hacerse individualmente, , o utilizando

por cuarto, seleccionar todos los cuartos utilizando la opción la tecla Ctrl y con el Mouse podrá seleccionar un conjunto de cuartos.

Para ejecutar la selección escogida;


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Idioma: Español

Alterar el estado del cuarto para Limpio; Alterar para el estado En limpieza; Cuando el cuarto no es dado como limpio, antes debe ser visitado por El Ama de Llaves o por la Supervisora de pisos; Alteración al estado Sucio. El cambio para sucio es también automático, cuando es hecho check-out y en los que están ocupados, con el cierre del día.

VERIFICAR O LOG (HISTÓRICO) DE ESTADOS DE CUARTOS Consulta das actividades relacionadas con alteraciones de estados de limpieza de los cuartos. 1.

Seleccionar el cuarto a analizar;

2.

Clic en

.

BORRAR

LOG DE ROOM STATUS

Se accede desde Housekeeping – Ama de Llaves – Borrar log de Room Status. Permite borrar la información sobre los estados de limpieza, de habitaciones y las alteraciones que están almacenadas en la base de datos. Sólo pueden ser realizada por usuarios que tengan acceso y seleccionando la fecha a borrar.


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Idioma: Español

IMPRESIÓN DEL LOG DE ROOM STATUS Podrá ser impresa la información de histórico, relacionada con los estados de limpieza, filtrando esa misma impresión a través de la opción Recepción – Ama de Llaves – impresión de log de Room Status.

INSERTAR DISCREPANCIAS En HouseKeeping Ama de Llaves – Insertar Discrepancias está es la opción para indicar diferencias entre lo real y lo que el sistema presenta, relacionado con la ocupación y el estado de limpieza y de inactividad de las habitaciones que por alguna


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Idioma: Español


razón se presente diferente. En algunos hoteles está establecido que el Ama de Llaves, u otra persona designada, supervisora, entre datos y posteriormente los compara con la información presente en el sistema, siendo el objetivo listar las discrepancias para posteriormente proceder a la actualización del sistema.

El menú se divide en dos partes. La primera donde se presenta la situación del sistema y la segunda permite insertar la información real cuando sea contraria.

Estado Actual

Discrepancia

Permiten insertar la información de discrepancia entre libre u ocupado;

Indicar discrepancia del estado de limpieza;

Insertar discrepancia de habitaciones de activo a inactivo o al contrario;


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Idioma: Español

Discrepancias de cantidad de personas.

Para guardar las alteraciones hechas en discrepancias, deberá hacer clic en .

REPORTE DE DISCREPANCIAS Reporte que lista las discrepancias indicadas en el punto anterior, se accede por Housekeeping – Ama de Llaves – Reporte de Discrepancias. El reporte representa todas las diferencias entre la información del sistema e lo que fue alterado por el Ama de Llaves de Habitaciones, después de que hizo la supervisión de los pisos. La impresión del reporte solicita la definición de fecha de inicio y final de pesquisa.

Obteniendo el siguiente resultado:


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Idioma: Español

Reporte de m

REPORTE DE AMA DE LLAVE El acceso a esta opción está en Housekeeping – Ama de Llaves – Reporte Ama de Llaves. La opción muestra un reporte de habitaciones y estados de ocupación y limpieza con los servicios especiales, titular de habitaciones, nacionalidad, fechas de entrada y salida, número de personas y observaciones. Al acceder, existe un filtro para que se defina que información se pretende listar. Las habitaciones serán todas listadas por orden, apareciendo también los no ocupados los inactivos.


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Idioma: Español

SALIDAS PREVISTAS El acceso es por la opción Housekeeping – Ama de Llave Salidas Previstas Es un reporte para el trabajo de la ama de llave para prever las habitaciones a tratar pro las salidas prevista.


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Idioma: Español

HABITACIONES El acceso es por la opción Housekeeping – Ama de Llave Habitaciones Emite un reporte de trabajo para el área de ama de llave para saber la situación en que se encuentran las habitaciones


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Idioma: Español

RESUMEN DE ZONAS DE LIMPIEZAS El acceso es por la opción Housekeeping – Ama de Llave- Resumen Zonas de Limpiezas Este reporte hace un resumen de las zonas de limpiezas por zonas y grupos.


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OBSERVACIONES A LAS

Idioma: Español

RESERVAS

Desde Housekeeping– Ama de Llaves – Observaciones Reserva se abre una caja en la que se puede leer o escribir información acerca de determinada reserva.

Esta información será actualizada en la reserva en el campo Comentario a Ama de Llaves.


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Idioma: Español

RESUMEN DEL PLAN DE TRABAJO DEL AMA DE LLAVE Desde la opción Housekeeping– Ama de Llaves – Resumen del plan de trabajo es que se accede a esta opción


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Idioma: Español

Este reporte es un resumen del plan de trabajo de los empleados del área de ama de llave

PARÁMETROS PARA EL PLAN DE TRABAJO Teniendo como objetivo la creación de un plan de trabajo para empleadas de pisos, cada vez más completo, y que represente una buena herramienta en la gestión de alojamientos, el sistema dispone de una pequeña parametrización en este módulo que permite la inserción de productos, empleadas y días libres, supervisoras, grupos y zonas de limpieza, estados, tareas especiales y puntuación de tareas que se describen a continuación:


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Idioma: Español

PRODUCTOS Los productos aquí definidos serán asociados a las tareas ya contempladas en el sistema o podrán ser utilizados en tareas especiales.

STAFF AMA DE LLAVES. Para que podamos hacer un plan de trabajo, tenemos que contar también con empleadas de pisos. El personal de pisos está subdividido en 4 categorías: Empleada, Empleados de Limpieza, Empleada de tarde y Supervisora. Empleada corresponde a una empleada normal de limpieza de pisos de un hotel. Empleados de limpieza son los que se conocen en hotelería por Vallets o mayordomos, que se encargan de diversas tareas, incluyendo algunas de limpieza. El sistema consta también con las Empleadas de la Tarde que continúan los trabajos de limpieza no terminados por las empleadas, existe una redistribución del trabajo que quedó por hacer al final del día. Por fin,


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Idioma: Español

tenemos las Supervisoras que tienen a su cargo un equipo de limpieza compuesta por las categorías anteriores.

Primero debemos entrar las Supervisoras, ya que para cada una de las demás categorías debemos insertar una supervisora. Para cualquier categoría debemos introducir código, nombre y tipo de empleada. Las zonas de limpieza y la supervisora son para empleadas.

A través del menú, podremos introducir toda la información referente al personal de pisos, que está dividido en 3. El primero, datos generales, es donde registramos los nombres y definimos las categorías. En el segundo, días libres, pueden definirse los días de trabajo de cada empleada y en el tercero, previsión, listaremos las actividades para un intervalo de fecha. Para acceder a cualquiera de los cuadros deberá, marcar con el mouse el punto en la opción que quiere escoger.


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Idioma: Español

Para indicar los días de trabajo, por empleada, se le signan los días libres correspondientes a cada período escogido, para el intervalo de fecha.


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Idioma: Español

Previsión

Para buscar la información el sistema tiene un filtro con los siguientes campos: Filtro de empleadas de pisos Criterio

Significado

Código

Código que define a la empleada

Nombre

Nombre de la empleada

Tipo

Clasificación de la empleada

Zona

Zona de trabajo

Grupo

de

Zonas

Agrupamiento de zonas de trabajo

Supervisora

Indicación de quien es la supervisora

Fechas

Ir para intervalo de fechas

Además de este filtro, el sistema tiene opciones de trabajo para cada ventana, el botón está presente en todas las ventanas, permitiendo listar los diferentes conjuntos de información.

Buscar según el filtro(s) escogido; Insertar nueva información; Alterar información;


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Idioma: Español

Borrar la información escogida; Aplicar sólo para la opción días libres.

GRUPOS DE ZONAS DE LIMPIEZA Las zonas de limpieza, que se podrán agrupar en Grupos de Zonas de Limpieza, son utilizadas para la distribución del trabajo de limpieza de habitaciones por las empleadas de limpieza. Esta zona de limpieza aquí creada es independiente de la Zona del Hotel a la cual se asocian las habitaciones cuando son insertadas, pero podremos establecer una conexión entre las dos.


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Idioma: Español

A cada zona creada, podrá atribuírsele un grupo, no siendo obligatorio. A cada zona creada, podrá atribuírsele un grupo, no siendo obligatorio. En la figura siguiente, en que se muestra la inserción de zona, del lado izquierdo se crean las zonas y del lado derecho se establece la relación con las habitaciones del Hotel. Para cada zona de limpieza se indican cuales son las habitaciones que forman parte de ella, o podremos directamente asociar esta zona del Ama de Llaves a la zona de hotel ya creada en Archivos – Zonas del Hotel.

Para asociarlos, zona pretendida a la izquierda y hacer clic en el punto de interrogación de la derecha encima de habitaciones, seleccionando, uno de cada vez,


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Idioma: Español

todas las habitaciones que hacen parte de esa zona de limpieza, y haciendo clic en aceptar después.

En alternativa, podrá asociarse una zona del hotel, que ya tiene un conjunto de habitaciones asociados, a una zona de limpieza mudando en la derecha para Zonas del Hotel, y haciendo clic en el punto de interrogación para que se abra la caja de selección. Las Zonas pueden ser agrupamiento de habitaciones y zonas públicas do hotel.


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Idioma: Español

TAREAS ESPECIALES.

Este punto permite al hotel la creación de tareas periódicas que sean extraordinarias, que no sean las limpiezas diarias de habitación. En esta caja apenas se inserta un código y una descripción de la tarea, teniendo posteriormente una definición temporal.

ESTADOS - TAREAS ESPECIALES – PUNTOS. La utilización de puntos tiene como base el grado de dificultad o de duración en tiempo de las tareas de las actividades de limpieza. Esta puntuación es definida por el hotel, que después de tener hecho un estudio de varias tareas, le atribuye un conjunto de puntos. Puede también utilizarse el módulo sin recorrer a puntuación. La puntuación será aplicada, de forma indirecta, a cada empleada al atribuirle un conjunto de tareas, de forma que tenga un indicador de volumen de trabajo en la gestión diaria de pisos. Aquí se pueden utilizar los productos ya insertados, asociándolos a las tareas del sistema, mostradas abajo, o a las tareas especiales que tengan una utilización de recursos previsibles y constantes. En este cuadro tiene que establecerse la relación entre los tipos de habitaciones del hotel, los estados de limpieza y respectiva puntuación. Estos estados de limpieza son previstos por el sistema. El cambio de ropa es generada teniendo en cuenta el parámetro de número de días para cambiar la ropa, inscrito en Utilitarios – Parámetros – Subsistema de Habitaciones.


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Idioma: Español

En las tareas que utilizan productos podemos indicar, por tipo de habitación, la cantidad y si ésta es por habitación o por persona.

Las tareas especiales, definidas anteriormente, pueden ahora ser completadas con puntuación, productos y tiempo. Para que el sistema las pueda generar tienen que ser parametrizadas de forma temporal. Dispone de tres criterios de tiempo: Días Reales, Días Ocupados y Días desde la Entrada, podemos definir a partir de cuándo y cuantos días van a contar para cada tarea asociada a un tipo de habitación. Cuando termine la cuenta, porque estas tareas son un ciclo, aparecerán en el plan de trabajo de empleadas.


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Idioma: Español

Las tareas que utilizan productos pueden indicarse por categoría de habitación o por número de productos y estos son por habitación o por personas

En la siguiente pantalla podemos insertar las excepciones que puedan existir. Estas excepciones se tienen en cuenta para la asignación. (Ejemplo tenemos defino habitaciones STD Dobles pero unas tiene dos camas y otras cama camera, es en este paso que podemos insertar las excepción).


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Idioma: Español

ATRIBUCIÓN DE HABITACIONES Este era el plan anterior de gestión de limpieza. Ahora sólo contempla la atribución de habitaciones por empleadas porque el nuevo Plan de Trabajo ya tiene contemplada las otras opciones. Como en las versiones más reciente se ha ampliado los temas de ama de llave, recomendamos utilizar las nuevas formas de este tratamiento por su amplitud y no este que es muy sencillo. Para la distribución diaria de trabajo por las diversas empleadas, el sistema dispone de la opción Atribución de Habitaciones que se accede a partir de Housekeeping – Ama de Llaves – Atribución de Habitaciones. Utilizando lo que ya fue definido anteriormente, empleadas de pisos asociadas a determinada zona del hotel o a un conjunto de habitaciones, podremos ahora generar las tareas diarias. En esta ventana que se edita para cada día de trabajo, y se presenta subdividida en 2, tenemos, del lado izquierdo, la opción de distribución de trabajo, y a la derecha las tareas y la respectiva valoración de puntos después de hacer la distribución del trabajo. Por sistema, cada habitación aparece asociada a la empleada predefinida anteriormente, la Emp. Standard. La Emp. Rosa será la responsable de la limpieza de las habitaciones de ese día, normalmente es la misma empleada, el estándar y la del


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Idioma: Español

día, pero en los días libres tenemos la opción de transferirlas para otra, que será la del día.

Utilizando las opciones del menú, se procede entonces a la distribución de empleadas por habitaciones, seleccionando la habitación, o el conjunto de habitaciones que se pretende con la ayuda de la tecla Ctrl y el mouse. Cuando la empleada estándar es la misma del día basta hacer clic en Transferir, verificando que el nombre es el mismo abajo de Emp. estándar y Emp. del día,

Si las habitaciones de determinada empleada estándar, por motivo de que tiene el día libre, pasan para otra empleada, en Emp. Del día se escoge quien va hacer este trabajo y hacemos clic en Actualizar, verificando que el nombre de Emp del día es diferente del de Emp. Standard.

Después de se han distribuido las habitaciones para las empleadas que están de servicio en ese día, podemos entonces hacer clic en Calcular. Con esta opción el sistema pondrá del lado derecho un cuadro por empleada y en el que el cruzamiento


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Idioma: Español

de las habitaciones por estados de ocupación, limpieza e inactividad presenta la puntuación de los distintos servicios de limpieza con sumatoria.

Este cuadro podrá ser impreso, por la opción Imprimir y distribuido a las empleadas, visto que se pode imprimir una hoja por empleada. Después de la definición se debe Aceptar.

Los estados presentes en este reporte representan, normalmente, un servicio de limpieza diferente, por eso está dividido.


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Idioma: Español

PLAN DE TRABAJO

El nuevo plan de trabajo permite una gestión de limpiezas más completa que la opción anterior, la Atribución de Habitaciones. Podremos ahora también asociar las zonas públicas del hotel, las tareas especiales y una previsión de la utilización de determinados productos. Se accede a la opción a partir de Housekeeping – Ama de Llaves – Plan de Trabajo entrando en el menú editado abajo:

Esta opción deberá ser corrida para la fecha pretendida apareciendo entonces todo el personal con la indicación de cual o cuales tienen día libre y la zona de limpieza atribuida. La restantes son apenas la lista de tareas pendientes, aún no dadas como terminadas, que ya veremos más adelante, y sólo las empleadas de la tarde, que también ya será explicada a su utilización. Toda la ventana podrá ser consultada por grupo de zonas de limpieza utilizando a opción equivalente.

El botón

permite transferir las tareas de una empleada a otra.


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Idioma: Español

Al oprimir el botón el sistema presenta la siguiente pantalla con un separador para seleccionar las tareas a transferir.

Al seleccionar la tarea oprimimos nuevamente el botón transferir para escoger a la empleadas.


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Idioma: Español

Uso de los botones de la pantalla

LA empleada de la tarde es la calcificación atribuida a la persona que su periodo de trabajo empieza al final del dia. Es de su responsabilidad la apertura de de las cubiertas de las camas, de los cuartos ocupados, la distribución de amenities en las habitaciones y de los servicios especiales.

Con esta opción el sistema iría a distribuir las tareas para las empleadas de la tarde asociadas a las habitaciones pendientes y con las tareas especificas para estas. Se puede imprimir un reporte con esta designación.


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Idioma: Español

Ejemplo de la impresión resumen

Ejemplo de la impresión resumen x zonas


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Idioma: Español

Ejemplo de la impresión detallada

Ejemplo de la impresión de productos x grupos


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Idioma: Español

INACTIVAR HABITACIONES Esta opción se acede por el menú de Housekeeping – Inactivar Habitaciones Permite bloquear alojamientos, o sea, pasar a Inactivos durante un período de tiempo que se especifique.


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Criterio

Idioma: Español

Significado

Habitación

Número de la Habitación

Estado

Activas, Inactivas o Ambas

Tipo

Tipo de Habitación

Bloque

Ubicación física de la Habitación.

Ocupación

Si en ese momento la Habitación está Ocupada o Disponible.

Desde, Hasta

Período en que estuvo inactiva la Habitación.

Para el Día

Aparece la historia de las Habitaciones hasta el día marcado.

PROCEDIMIENTO PARA BLOQUEAR HABITACIONES (PASARLAS A INACTIVAS) 1. Seleccionar la(s) habitación(es) a bloquear. 2. Oprimir el botón 3. A continuación se muestra la historia de la habitación correspondiente que teníamos marcada.


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Idioma: Español

4. Oprimir el botón insertar y llenar los siguientes datos:

Campo

Significado

Fecha Inicial – Fecha Período de tiempo que la habitación estará inactiva. Final Motivo

Debe escoger el motivo por el que la habitación pasa a inactiva. Estos motivos deben ser previamente definidos en la opción Archivos – Mantenimiento - Tipos de Inactividad

Afecta el Booking

Se tiene en cuenta para el caculo de la opción Reservas BooKing Position las habitaciones que están inactivas.

Observaciones

4 líneas de 47 caracteres cada una.

5. Oprimir el botón En el proceso de confirmación pueden suceder dos hechos que impiden que la habitación pueda pasar a inactiva:


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Idioma: Español

1. La habitación se encuentra asignada a una reserva en ese período.

2. Ya está definido que la habitación estará inactiva parte o todo el período de tiempo que especificado.

BLOQUEO DE MÚLTIPLES HABITACIONES Usando la combinación de la teclas Shit + Flecha hacia arriba o hacia abajo o la combinación simultanea del as teclas CTRL.+ Mayúsculas y para marcar las filas Clic con el puntero del Mouse seleccione as habitaciones que desea inactivar, después de tener ya la selección se oprime

El botón de

aparecerán la habitaciones seleccionadas, luego oprima

el botón de Aplicar, para confirmar toda la operación oprimir el botón de “Aceptar”.


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Idioma: Español

Nota: Si la habitación se encuentra asignada a una habitación en Situación = Reserva puede liberarla. Remítase al Capítulo: Reservas – Liberar una habitación atribuida a una reserva

ATENCIÓN A CLIENTE

Esta opción se accede por Housekeeping – Atención a Cliente Permite registrar y gestionar informaciones como : Averías, Room Service, Pedidos a Ama de Llave, Lost & Found y otros;. Los tipos de atenciones que por esta opción podemos elaborar son los siguientes:

Cada tipo de atención además se ser registrado en el sistema para su seguimiento, brinda la posibilidad de poder enviar su registro a cada impresora de área responsable de tratar la misma. Para ellos en Utilitario Parámetros Impresoras configuramos estos enlaces,


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Campo

Idioma: Español

Significado

Tipo

Tipo o naturaliza del problema

Data

Fecha de alta del problema

Resolución

Fecha resolución

Anulación

Fecha de anulación

Prioridad

Son valores pre establecidos: Baja, Media y Alta

Procedencia

Precedencia

Zona

Área del Hotel.

Habitación

Habitación

Pendientes, Anulados,

Datos para buscar por estos criterios

Vencidos Actualizar cada

Tiempo para refrescar la pantalla

Descripción

Descripción AVERIA Relacionado con Averías


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Campo

Idioma: Español

Significado

Avería

Tipo Avería

Sub-Avería

Sub-tipo de avería.

Técnico

Técnico que soluciono la avería.

Detalles

Detalles sobre la avería. Lost & Found Este campo sirve para los objetos perdidos y encontrados

Tipo

Tipo de objeto

Objeto Hallado

Objeto hallado

Objeto Perdido

Objeto perdido

Para que esta opción funcione correctamente y como es solo visible para el utilizar autorizado, pero trabajar con la misma se debe definir porcada usuario del sistema los permisos, sin ellos esta opción no es visible

AVERÍA


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Idioma: Español


Permite registrar y gestionar las distintas averías del hotel Las distintas averías que se registran en el sistema se controlan según sus parámetros y puede ser impresa en las áreas asignadas para su resolución

REGISTRAR UNA AVERÍA

Al presionar el botón

, el sistema levanta varias opciones, la cual en

, apareciendo la siguiente

este caso escogemos averías pantalla para registrar la misma.

Campo

Significado

Zona

Indica a zona de avería

Alojamiento

Indica alojamiento de la avería

Avería

Indica tipo de avería

Sub- Avería

Indica subtipo de avería

Prioridad

Indica la prioridad

Procedencia

Indica la procedencia

Desc.

Campo para descripción


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Idioma: Español


Campo

Significado

Iniciar a partir

Activado este “pedido” es iniciado a partir de su

de inserción

inserción en el sistema.

Iniciar a partir

Activado este “pedido” es iniciado a partir de la fecha

de

que se inserta en este campo.

Tempo de resolución

Indicar tempo para resolución

Si desea anular una avería se hará por el botón

.

RESOLUCIÓN DE UNA AVERÍA

Seleccionar la avería correspondiente.

Desactivar la opción

de Averías

Posteriormente se oprime el botón de

y presionar el botón buscar. , apareciendo la siguiente

pantalla que seleccionar el técnico y la resolución


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Idioma: Español

SERVICIO A HABITACIÓN (ROOM SERVICE) Permite insertar pedidos a Room Service. Al insertar un pedido al Room Service y si está configurada las impresoras correspondientes, además de registrase se imprime por el pedido en el área de despacho. , el sistema levanta varias opciones, la cual debe

Al presionar el botón seleccionarse Servicio Habitación

Campo

Significado

Alojamiento


Prioridad

Indica la prioridad

Procedencia


Desc.



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Idioma: Español


Desc

/ De detallan los servicios y las cantidades que se piden

Cantidad

al Rom Service

Iniciar a partir Activado este “pedido” es de inserción

iniciado a partir de su


Iniciar a partir Activado este “pedido” es iniciado a partir de la fecha de


Tempo

de

resolución


PEDIDO A AMA DE LLAVE Permite inserir pedidos a Gobernanta.


, el sistema levanta varias opciones, la cual debe

seleccionarse Pedido de Ama de Llave

Campo

Significado

Alojamiento



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Idioma: Español

Prioridad

Indica la prioridad

Procedencia


Desc.


Desc /

De detallan los servicios y las cantidades que se piden

Cantidad

al Room Service

Iniciar a partir

Activado este “pedido” es iniciado a partir de su

de inserción


Iniciar a partir

Activado este “pedido” es iniciado a partir de la fecha

de


Tempo de resolución


LOST & FOUND Al presionar el botón


seleccionarse Lost Found Este menú permite insertar los objetos perdidos y hallados en el hotel según lo configurado en Archivos Mantenimiento _ Tipos de Objetos


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Campo

Significado

Tipo

Tipo de objeto

Prioridad

Nivel de prioridad

Desc.


Objeto Hallado

Objeto Perdido

Alojamiento

Nº de alojamiento

Procedencia

Procedencia

Zona

Zona

Fecha

Fecha en que fue encontrado

Por

Persona que encontró

Reserva

Nº de reserva

Alojamiento

Nº de alojamiento

Procedencia

Procedencia

Zona

Zona

Fecha

Fecha en que fue perdido

Por Resolución

Idioma: Español

Persona que reporta la pérdida o quien registro en el sistema

Campo para descripción de la resolución


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Campo

Idioma: Español

Significado El resto de los campos son similares a los anteriores explicados

OTROS



seleccionarse Otros Este Otros nos brinda la posibilidad en el PMS de poder agregar servicios especiales a cargo de la cuenta del cliente o no, para su atención. Su mayor empleo esta cuando las habitaciones que se rentan son variadas en el sentido que tiene servicios complementarios que son a solicitud, por ejemplo villas con piscina que el cliente pide que cuando entre esta el agua caliente. Todos estos servicios desde esta opción pueden configurarse e incluso cargarse en cuenta Por ejemplo programa este servicio a una reserva que entrara un día después a la fecha de trabajo del PMS


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Idioma: Español

He indicado asociar a los movimientos adicionales a partir de la fecha de entrada de la reserva. Cuando consulta esa reserva aparece así, o sea ya programo el servicio para rentar


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Idioma: Español


CAPÍTULO 8: REPORTES

CARACTERÍSTICAS GENERALES

Todos los reportes de NewHotel están confeccionados con Crystal Report, lo que facilita un intercambio de información entre la aplicación y las herramientas ofimáticas instaladas en el PC del usuario, tales como exportar a.

Botón Mandar a imprimir Mandar imprimir

a

para

seleccionar el tipo de exportación

del

reporte

las

para


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Idioma: Español

ENTRADAS

El acceso a esta opción es por Reportes – Entradas. Este submenú permite lanzar varios reportes, en todos ellos la pantalla de selección es la siguiente.

Campo Fecha

Significado Fecha para generar el reporte

Tipo de Habitación

Tipo de Habitación

Ordenamiento

Criterios por ordenar el reportes que vamos a confeccionar

Con Saldos

Se pretende mostrar saldos

Campo Dinámico Mostrar Huéspedes Mostrar Observaciones

Este cambio su selección depende del los criterio de ordenamiento Mostrar Huéspedes Mostrar Observaciones


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Idioma: Español

PREVISTAS Genera un reporte de las entradas previstas, previa selección, pudiéndose totas las entradas o solo aquellas sin alojamiento

EFECTUADAS Genera un reporte de las entradas efectuadas, teniendo las siguientes variantes para generar el reporte

NO SHOWS Genera un reporte de las entradas No Show

SALIDAS

El acceso a esta opción es por Reportes Salidas. Este submenú permite lanzar varios reportes, en todos ellos la pantalla de selección es la siguiente.


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Campo

Significado

Fecha

Fecha para generar el reporte

Tipo

de

Habitación

Idioma: Español

Tipo de Habitación

Ordenamiento

Criterios por ordenar el reportes que vamos a confeccionar

Con Saldos

Se pretende mostrar saldos

Campo Dinámico Mostrar Huéspedes Mostrar Observaciones

Este cambio su selección depende del los criterio de ordenamiento Mostrar Huéspedes Mostrar Observaciones

PREVISTAS Genera un reporte de las salidas Prevista, considerando tres posibles variantes como opciones.


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Idioma: Español

EFECTUADAS Genera un reporte de las salidas efectuadas

RESERVAS

El acceso es por la opción Reportes – Reservas Este submenú permite generar varios reportes todos relacionados con las reservas que existen en el PMS

RECIBIDAS Genera un reporte de las reservas recibidas

CANCELADAS Genera un reporte de las reservas canceladas

PENDIENTES Genera un reporte de las reservas pendientes


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Idioma: Español

CAMBIO DE HABITACIÓN Genera un reporte de los cambios de habitaciones efectuados.

DEPÓSITOS ANTICIPADOS Genera un reporte de aquellos depósitos anticipados asociados a las reservas

FOTOS DE PREVISIÓN Permite visualizar

el reporte de la foto de previsión conforme a la fecha que

seleccionamos.


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Idioma: Español

HUÉSPEDES

Este submenú genera varios tipos de reportes relacionados con los huéspedes del hotel, brindando varias opciones, como las siguientes:

EN EL HOTEL Genera un reporte con todos los huéspedes que se encuentran en el hotel

OVERBOOKING Genera un reporte con todos los huéspedes que se encuentran desviados hacia otros hoteles.

TODOS Genera un reporte con todos los huéspedes

LISTA/RACK Este submenú genera varios reportes de los huésped tipo Rack con varias opciones según se muestra en la siguiente pantalla


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Idioma: Español

CUMPLEAÑOS

Muestra un reporte de los cumpleaños de aquellos huéspedes que son clientes del hotel. +para que esta información sea posible obtener los huéspedes que actualmente alojados deben estar registrados en la ficha del Cardex.


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estén


Idioma: Español

ALFABÉTICO Genera un reporte de los huéspedes por orden alfabético.

LISTADO DE COMIDAS Genera un reporte según las opciones que se muestran en la pantalla más adelante para el control de las comidas

REPITENTE Genera un reporte de los clientes repitentes en el hotel


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Idioma: Español

DIARIOS

Este menú de reportes son los considerados los reportes de trabajo diarios. Se accede por la opción Reportes – Diarios y sus posibles opciones son las siguientes

REPORTE DIARIO GENERAL Genera un reporte resumen general de los distintos movimientos e ingresos del hotel


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Idioma: Español

Entre sus principales información están las siguientes:


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Idioma: Español

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Idioma: Español

Ingresos: La suma de todos los asientos de la fecha para ese servicio o sección Deducciones Valor: La suma de todos los asientos de la fecha para ese servicio o sección con fecha valor diferente de la fecha pedida Ingreso Liquido: Ingresos - Deducciones Valor Descuento: Suma de los Descuentos de los Asientos incluidos en Ingresos Ingreso Bruto: Descuento + Ingresos Los tres primeros valores son fácilmente verificables por la Consulta de Asientos

REPORTE DE CAJA Brida la información del movimiento de la caja de recepción, por lo general es impreso cuando se efectúa un cierre de turno en recepción. Para seleccionar las distintas informaciones que queremos mostrar en el mismo, existen, como se muestra en la pantalla siguiente, opciones para marca que tipo de información queremos tener impresa.


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Idioma: Español

Procedimientos para analizar el reporte de caja 1. Revisar los consecutivos de los Recibos de cobros y devoluciones. Se algún Recibo no fue emitido se de ir a la consulta de movimiento y emitir dicho recibo 2. La liquidada de cada caja debe coincidir con los datos que aparecen reflejados en el reporte de su turno de trabajo 3. Confirmar los cobros pro tarjetas de créditos revisar que cada cobro tenga su recibo 4. El Total de cada Forma de Pago debe coincidir con su correspondiente Total en el reporte de Cobros pro Secciones.

SERVICIOS Información de Ingresos por Servicios del día, mes y año a una fecha de corte seleccionada por el usuario.


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Idioma: Español

SECCIONES Información de Ingresos por Secciones del día, mes y año, a una fecha de corte seleccionada por el usuario con o sin impuestos.

SERVICIOS / SECCIONES Genera un reporte de

tipo de balance para conocer los ingresos y cobros por

secciones y servicios del hotel


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Idioma: Español

COBROS POR SECCIÓN Información de ingresos por formas de pago de las Secciones en la moneda base o suplementaria.


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Idioma: Español

La columna de transferencia a facturas finales transferidas a contabilidad. Apenas la sección de alojamiento debería tener valor en esta columna ya que es la sección responsable de la facturación. El total de cada de forma de pago debe coincidir con su correspondiente Reporte de de Caja. El total general debe coincidir con el valor de la línea total de cobros del reporte de cobros por secciones.

Nota: Este reporte se obtiene en el cierre de día.

SALDOS POR ENTIDAD Valores pendientes a cobrar de la cuenta Master por Reservas, que pertenecen a una Entidad.


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Idioma: Español

SALDOS DE CUENTAS EXTRAS Valores pendientes a cobrar de la cuenta Master, Extra 1...Extra 5, que pertenecen a las cuentas No Alojados o Cuentas extras.

SALDOS DE CUENTAS CORRIENTES Valores pendientes a Cobrar de la cuenta Master, Extra 1...Extra 5, que pertenecen a las reservas.

SALDOS DE CUENTA INACTIVAS Son cuentas que han tenido movimientos (débito, crédito) y se encuentran en estado de reserva.

AUDITORIA DE INGRESOS SALDOS Muestra los ingresos agrupados por Grupo de Servicios, Secciones, Servicios entre una fecha inicial y final, cada agrupación es mutuamente excluyentes, es decir, solo se puede generar por una de las tres, se aprecia el valor de las cuentas transferidas a Contabilidad, Total de Devoluciones, Totales Cobros o Formas de Pago, Saldo inicial luego del cierre de nocturno y Saldo Final.


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Idioma: Español

SALDOS POR ENTIDAD HUÉSPEDES Muestra los valores pendientes de las reservas que pertenecen a una Entidad y se encuentran en estado de check-out.

PANEL DE GESTIÓN DE INGRESOS Es un resumen del reporte Auditoria Ingresos Saldos.

LIBRO DE RECEPCIÓN Muestra las reservas en estado de check-in por Entidad que tienen como fecha de entrada la fecha de trabajo del sistema, se aprecia el número de la reserva, número de habitación, tipo de habitación reservada, cantidad de adultos, niños y bebes, valor de la tarifa por día y el valor total de la estadía.


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Idioma: Español

REPORTE DE OPERACIONES DE CAJA Muestra los movimientos de una fecha determinada de la operaciones de Caja del los usuarios.

REPORTE MANO CORRIENTE Tiene cinco agrupaciones en que puede desplegar la información: Reservas en Checkin, Cuentas Abiertas de Reservas, Cuentas No Alojados, Valor Bruto, Mostrar lo Facturado igual a Producción. Las columnas que más se destacan son: 9 Contrato: Es el valor que se espera a recibir por la tarifa o paquete asignado a la reserva. 9 Movimientos Adicionales: Valores adicionales o agregados que no pertenecen a una tarifa o paquete. 9 Manual: valores insertados por el usuario por el cobro de otros servicios. 9 Producción: Es el valor que ya ha ganado el hotel por la prestación de sus servicios. 9 Facturado: es el valor que hasta el momento ya se le ha facturado a la cuenta. 9 Pendiente. Es el saldo que está pendiente a cobrar.


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Idioma: Español

SALDOS DIARIOS MANO CORRIENTE Permite generar un reporte de saldos asociados a las cuentas y sus diferencias

MANO CORRIENTE RESERVAS Permite generar un reporte de saldo de cuentas por reservas, cuentas no alojados y las cuentas sin cuentas Para que esta opción esté disponible hay que realizar los siguientes pasos a.- parametrizar la siguiente opción

b.- antes de hacer el primer cierre de día después de activada esta opción deben ir a solución de problemas cálculos de estadísticas y ejecutar para un día estos nuevos saldos


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Idioma: Español

Este reporte lo que muestra es lo siguiente


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Idioma: Español


INFORME SALDO MANO CORRIENTE

SALDO INICIAL MANO CORRIENTE

A

PRODUCCION SIN IMPUESTOS

B

FACTURAS - NOTAS DE CREDITO S/I

C

SUBTOTAL

B-C

FACTURAS - NOTAS DE CREDITO DE CONTADO CON IMPUESTOS

D

COBROS EFECTIVO Y TARJETAS CONTADO CON IMPUESTOS

E

SUBTOTAL

D-E

SALDO DIA MANO CORRIENTE

B-C+D-E

SALDO ACUMULADO MANO CORRIENTE

A+B-C+D-E

Hoja No.1

RE SE RVA

TITULAR

AG ENCIA

F ECHA ENTRA DA S A LIDA

SI N IM PUE STOS CON IM PUE STOS S ALDO P RODUCCION FACTURA CION FA CT. CONTADO COB ROS CONTA DO M ANO CO RRIE NTE 0

PARTE DE CAJA Muestra información de ingresos y desembolsos por Fecha, Sección, y cuenta Contable, si esta última ha sido configurada. Se puede generar entre una fecha inicial y final.

PARTE DE PRODUCCIÓN


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Idioma: Español

Muestra información de producción de los Servicios definidos en el Hotel, las columnas que más se destacan son Valores Brutos (con impuesto) Valor de Impuestos y Total por Servicio. Se puede generar entre una fecha inicial y final.

CONTROL DE RECAUDACIÓN Muestra información sobre las cuentas que has sido facturadas o transferidas a Cuentas Por Cobrar, las columnas que se destacan son: Fecha de la Factura, Número de la Factura, valor Cobrado. Además muestra los valores recibidos por las formas de pago definidas para el Hotel. Se puede generar entre una fecha inicial y final.

IMPUESTOS

Este menú de reporte tiene varias opciones que se emplean según la legislación vigente que se aplique en cada país


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Idioma: Español

SERVICIOS NO FACTURADOS

Permite visualizar los servicios no facturados

INGRESOS FUTUROS


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Idioma: Español

Genera un reporte de ingresos futuros

SERVICIOS FACTURADOS

Genera un reporte de aquellos servicios facturados


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Idioma: Español

IMPUESTOS SERVICIOS

Genera un reporte de los distintos impuesto por servicios

.

IMPUESTOS POR FACTURAS

Genera un reporte de impuestos por cada factura emitida en el PMS


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Idioma: Español

IMPUESTOS POR GRUPOS DE SERVICIOS

Genera un reporte de impuestos por grupos de servicios


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Idioma: Español

IMPUESTOS FACTURAS TASAS

Genera un reporte de las tasas de impuestos y sus incidencias en cada factura

.


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Idioma: Español

COMPROBANTES A AFECTA DETRACCIÓN Tipo de impuesto que se retiene en la fuente

COMPROBANTES CANCELADOS AFECTOS A RETENCIÓN


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Idioma: Español

CAPÍTULO 9: ESTATÍSTICAS

OCUPACIÓN Existe una gran variedad de reportes de ocupación donde se puede analizar el movimiento de pasajeros y habitaciones.

MODALIDAD DE PENSIÓN Genera información acerca de las entradas, salidas, y estancias de habitaciones y de pasajeros agrupado por la modalidad de pensión alimenticia e Identidades.

TIPOS DE HABITACIÓN Genera información de las habitaciones que se encuentran activas, ocupadas y el porcentaje de ocupación de cada tipo de habitación por día. Se puede generar entre una fecha Inicial y Final.

ENTIDADES ESTANCIAS Genera información acerca de las entradas, salidas, y estancias de habitaciones y de pasajeros agrupado por Entidades. Se genera a una fecha de corte.


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Idioma: Español

ENTIDADES Genera información acerca de las estancias y entradas, de habitaciones y huéspedes del día, mes y año agrupado por Entidades.

NACIONALIDADES Genera información de entradas y estancias de pasajeros del día y del mes agrupado por la nacionalidad.

PAX NACIONALIDADES MES Genera información de entradas y estancias de pasajeros del día y del mes agrupado por la nacionalidad y por meses

OCUPACIÓN DIARIA GENERAL Genera información de entradas de habitaciones y pasajeros en estado de Check-in, Check-Out, Overbooking, No Show, agrupado por Entidades y tipos de habitación.

OCUPACIÓN DIARIA POR TIPO ENTIDAD Para generar este reporte se debe seleccionar la Entidad y su tipo, luego el programa despliega información acerca de estancias de habitaciones, entradas de pasajeros en los estados de Check-in, Check-Out, Overbooking, y No Show.

ESTADÍSTICA DIARIA ACUMULADA Muestra información acerca de habitaciones y camas activas, inactivas y ocupadas, agrupado por el tipo de habitación. También se aprecia la cantidad de adultos, niños y bebes por cada modalidad alimenticia.

PAX DÍA Se despliega información de entradas - salidas de habitaciones y huéspedes, habitaciones ocupadas, pernoctación de huéspedes, entre las columnas más


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Idioma: Español

relevantes. La información se muestra por día y puede ser generada entre una fecha inicial y una final.

PAX ENTIDADES Se muestra información de entradas de adultos, niños y bebes, cantidad de comidas por tipo de pensión, entradas y salidas de habitaciones, agrupado por Entidades.

PAX POR NACIONALIDADES Muestra las estancias de habitaciones, adultos, niños y bebes, entradas de habitaciones y pasajeros agrupados por la nacionalidad.

ESTADÍSTICA MENSUAL DE OCUPACIÓN Muestra la estadística agrupado por la entidad en cifras de entradas, overbooking, etc.

SEGMENTACIÓN Muestra la estadística de estancias de adultos y niños, entradas de habitaciones, ingresos por el Servicio de Alojamiento, agrupado por el Segmento de Mercado.

ESTADÍSTICA GENERAL POR NACIONALIDADES Muestra la estadística agrupado por la entidad en cifras de entradas, overbooking, etc.

GRUPOS DE SEGMENTOS Muestra la estadística de estancias de adultos y niños, entradas de habitaciones, ingresos por el Servicio de Alojamiento, agrupado por Grupos de Segmento, y en cada agrupación se despliega el Segmento del Grupo.

LISTADO PARA POLICÍA Se despliega la información personal de los huéspedes que llegan y salen del Hotel para las entidades Oficiales que lo exigen.


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Idioma: Español

LISTADO DE EXTRANJEROS Se despliega la información personal de los huéspedes extranjeros que llegan y salen del Hotel para las entidades Oficiales que lo exigen.

DORMIDAS Muestra información de llegadas y dormidas de personas agrupado por la nacionalidad de un mes específico.

HABITACIONES NOCHE Para generar el listado se debe seleccionar un mes específico para analizar. Cuando se genera se despliega

las pernoctaciones de habitaciones, el porcentaje de

ocupación del día y del mes en cuestión, comparado con el día y el mes del año anterior.

CAMAS NOCHE Para generar el listado se debe seleccionar un mes específico para analizar. Cuando se genera se despliega las pernoctaciones de clientes, el porcentaje de ocupación del día y del mes en cuestión, comparado con el día y el mes del año anterior.

HABITACIONES NOCHE TEMPORADA Se muestra información de los doce meses acerca de cantidad de Cupos (Allonment) y Entradas de Habitaciones agrupadas por Entidad.

CAMAS NOCHE TEMPORADA Se muestra información de los doce meses acerca de cantidad de Cupos (Allonment) y Camas agrupadas por Entidad.


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Idioma: Español

ENTIDADES ESTANCIA X CONCEPTO Muestra una estadística de entidades por diferentes conceptos, según se seleccione, si es por nacionalidad, segmento, etc.

ESTANCIAS NACIONALIDADES ENTIDAD Muestras las estancias por nacionalidad de la entidad en un plano anual

OCUPACIÓN POR DÍAS TIPO ENTIDAD Muestra una estadística de ocupación por día atendiendo a una clasificación de tipo de entidad.

OCUPACIÓN ENTIDAD NACIONALIDAD Muestra una estadística de la ocupación de entidad por nacionalidades

OCUPACIÓN TIPO CLIENTE Muestra una estadística de ocupación por tipo cliente


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Idioma: Español

OCUPACIÓN MEDIA POR NACIONALIDAD Muestra unas estadísticas de ocupación media por nacionalidad

INGRESOS

PAÍSES Muestras los ingresos por nacionalidades teniendo en cuenta valores diarios mensuales y acumulados, así con una comparación contra el año anterior


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Idioma: Español

NACIONALIDADES – MES Muestra la información del año acerca de las cantidades de cupo e camas agrupadas por entidad.

ENTIDADES – INGRESOS Muestras los ingresos del mes y año actual acumulado, comparado con el año anterior agrupado por entidades.

ENTIDADES – MES Muestras los ingresos de alojamiento, comidas y bebidas y otros agrupados por entidades

SEGMENTOS DE MERCADO – MES Analiza los ingresos de alojamiento y comidas para un mes por Segmentos de Mercado.

SEGMENTOS DE MERCADO – FACTURACIÓN Analiza la facturación de alojamiento y comidas para un mes por Segmentos de Mercado.

SEGMENTOS DE MERCADO – MES PRECIO MEDIO Analiza los valores de precios medios por segmentos de mercados

ORIGEN DE MERCADO – MES Analiza los ingresos de alojamiento y comidas para un mes por origen de Mercado.

ORIGEN DE MERCADO – MES PRECIO MEDIO Analiza los valores de precios medios por origen de mercados .


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Idioma: Español

INGRESOS PENSIÓN Muestra los ingresos por pensiones y paquetes por día mes y año.

SECCIONES

ANUAL

Muestra el acumulado de ingresos por secciones por meses.

VENDAS LÍQUIDAS Muestra los ingresos por día mes y año comparado con año anterior y agrupado pro secciones y servicios

PRODUCCIÓN SECCIONES SERVICIOS Muestra la producción del hotel por secciones y servicios

Nota.- Los datos de ocupación se hacen sobre la base del total de habitaciones existentes en el Hotel, según pedido

INGRESOS ENTIDAD NACIONALIDAD Muestra los ingresos por nacionalidad agrupados por la nacionalidad de la entidad. Tiene comparativos del año actual con años anteriores.

DESCUENTOS Muestra por sección y servicios los descuentos otorgados


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Idioma: Español

PRODUCCIÓN ENTIDADES TEMPORADAS Muestra las estadísticas de producción por temporadas contratadas para el año de las entidades

INGRESOS Y OCUPACIÓN POR TARIFAS Y PAQUETES Muestra la estadística de ocupación e ingresos según las tarifas y paquetes por los cuales fueron generados.

FACTURACIÓN Y COBROS

COBROS Muestra un acumulado de los cobros por secciones del Hotel y por cada forma de cobro.

FACTURACIÓN POR CLIENTES Muestra la estadística de comportamiento de la facturación pro clientes del PMS

FACTURACIÓN DEPÓSITOS ANTICIPADOS Muestra una estadística de la facturación con depósitos anticipados

PREVISIONES Y RATIOS


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Idioma: Español

INFORMACIÓN COMERCIAL PRODUCCIÓN Muestra la información comercial por la producción mensual y semanal así como sus indicadores de análisis Su método de cálculo se muestra en el siguiente grafico


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Idioma: Español

Nota Para introducir el presupuesto seguir lo que se indica en la versión 2008.08.1 1-Se adiciona el Hotel a la Tabla e Presupuestos de Indicadores. Nuevo indicador para Presupuestos: Ingresos de Habitaciones. Actualización de Tabla auxiliar con Datos de Presupuestos por Indicadores con desglose Diario

RESUMEN DE INGRESOS Y RATIOS Muestra un resumen de ingresos pro alojamiento comparado con el año anterior.

OCUPACIÓN HABITACIONES ENTIDADES Y CUPO Muestra la ocupación por habitaciones y su cupo por entidad

OCUPACIÓN CAMA ENTIDADES CUPO Muestra la ocupación de camas sus cupos por entidad

CUMPLIMIENTO DE CUPOS ENTIDADES Muestra el cumplimiento de los cupos por entidad tanto pro contrato, ofertas, etc.

DIARIO DE CUPOS Y MERCADOS POR ENTIDAD Muestra el cumplimiento diario de los cupos por mercados y entidad

MENSUAL DE CUPOS Y MERCADOS POR ENTIDAD Muestra el cumplimiento mensual de los cupos por mercados y entidad


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Idioma: Español

ACUMULADO DIARIO DE ESTANCIA POR AGENCIAS Muestra un diario estadístico de las estancias, pensiones y tipos de habitaciones pro agencias.

PRODUCCIÓN ESTANCIAS Muestra un resumen estadístico de la producción de las estancias del hotel

OCUPACIÓN INGRESOS POR COMUNIDADES ZONAS DEL PAÍS Muestra un resumen estadísticos a efectos de informe a las autoridades de turismo de los países sobre cómo se ha comportado la ocupación por comunidades y regiones o zonas del país.

BOOKING REPORT Muestra un reporte del booking tanto estadístico como de previsión de las reservas

OCUPACIÓN INGRESOS POR VENDEDORES EXTERNOS Muestra la estadística de ocupación e ingresos lograda por vendedores externos al hotel

OCUPACIÓN INGRESOS POR VENDEDORES INTERNOS Muestra la estadística de ocupación e ingresos lograda por vendedores internos al hotel

OCUPACIÓN POR PAÍS Y PROVINCIAS Muestra la estadística de ocupación por países y provincias


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REPORT MANAGER Muestra una estadísticas resumen por diversos indicadores estadísticos de ocupación, ingresos y medias del Hotel

PICKUP MENSUAL Muestra la situación de cómo se van comportando en el tiempo las reservas en el hotel.

La columna RN nuevas son las room nights que se han introducido desde el 01 del mes anterior hasta el 01 del mes en curso. Por ejemplo en noviembre la columna TOTAL RN es el total de room nights reservados en ENERO. Y la columna RN nuevas son solo las room nights de enero que se han reservado desde el 01 del mes anterior hasta el 01 del mes en curso. Es


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Idioma: Español

decir si imprimo este listado en agosto en todas las columnas RN nuevas tiene que estar las room nigts correspondientes a cada mes que se han introducido en el sistema desde el 01 de julio hasta el 01 de agosto. En resumen Que reservas cuentan en Total RN: el total de room nights reservadas para ese mes Que reservas cuentan en RN Nuevas el total de room nights reservadas entre el 01 del mes anterior hasta el 01 del mes en curso para ese mes

PREVISIÓN DE INGRESOS POR SEGMENTOS Y ORIGEN DE MERCADO Muestra una estadística de previsión o por segmento o por Origen de mercado de los ingresos a obtener.

PRESUPUESTOS

Esta opción, donde a criterio del utilizador pueden definirse distintos tipos de reportes internos en el PMS, cuenta con tres grupos de opciones

Las facilidades de crear estos tipos de reportes, que pueden ser más de uno, con presupuesto o no, las explicaremos a continuación.

REPORTES Esta opción permite definir los criterios de utilizar los distintos presupuestos que pueden obtenerse. •

Los datos pueden ser obtenidos a partir de las servicios de NewHotel

•

Pueden ser calculadas entres las distintas filas

•

Pueden ser obtenidas de la introducción manual de datos

•

De datos de estadistas tantos pasadas como de previsiones

•

De las tablas de los cobros y facturas

•

Así como de indicadores creados


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Idioma: Español

Para su creación uncialmente pro la opción de insertar creamos un nuevo reporte. Por la opción de Estadísticas presupuestos Reportes

DEFINICIÓN DE LAS COLUMNAS En esta sección y como muestra la pantalla anterior definimos los aspectos visuales de crear el reporte, tales como que columnas de la estándar que brinda el PMS queremos visualizar e imprimir en los conceptos de Días, Mes y Año.


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Idioma: Español

Posteriormente los colores con que queremos resaltar los tipos de filas y columnas, así como definir colores por tipo de fila en especifico. Todo esto se hace en esta parte d la pantalla que mostramos a continuación:

Por último en esta sección de columnas definimos que queremos visualizar e imprimir en el reporte, y como queremos calcular la desviación entre años.


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DEFINICIÓN DE LAS FILAS

En esta sección se definen cada concepto que queremos mostrar o no y como se calcula o obtiene. En dependencia de la selección en la parte superior, la parte inferior varias para hacer las formulas. Las posibles variables a seleccionar en su parte superior son las siguientes:

Ahora explicaremos como se conjuga la parte esta de definición con la parte inferior en cada tipo de indicador seleccionado como cabecera TITULO: en esta sección se define el titulo de la línea (fila) que se muestra en el reporte


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Idioma: Español

Solo podemos definir en este nivel, la descripción del título (Ingresos) la categoría que es TITULO, así como si es visible y el color que quermes que salga en la impresión. El último campo aparece deshabilitado porque no es aplicable a este tipo de línea. Además se puede definir el alto de la línea y si es en negrita o no.

SEPARADOR: es similar a las líneas anteriores solo que se emplea para separar con una línea vacía las filas

LINEA A PARTIR DE SERVICIOS: con este tipo de línea podemos definir información a partir de los servicios definidos en el PMS.

Su valores posibles además de los comunes explicados, se activa al última casilla donde definimos que tipo de valor queremos incluir, si es valor bruto, neto, valor de impuesto, o no aplicar nada. Cuando aceptamos este tipo de línea, en la parte inferior de la pantalla se habilitan las siguientes opciones para indicarle que datos queremos y como.

En esta parte seccionamos la sección y el servicio que queremos incluir en la línea, que además puede ser una línea o varias líneas. Luego indicamos si los datos que deseamos incluir son de aquellos considerados como reservas del tipo directo, de entidades paquete, no paquete y otros.


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Además escogemos que moneda de los en que fueron cargados los servicios deseamos incluir si es Moneda base o Moneda Suplementaria, y que datos de pensión incluimos si todas o alguna en particular Todos estos datos sirven para filtrar la información antes de reflejarla en la línea que deseamos calcular LINEA A PARTIR DE INDICADORES: en este tipo de línea lo que buscamos son datos de indicadores que existen ya previamente calculados en las estadísticas y en las reservas actuales.

Los datos que se definen son los que se muestra en la línea encima, no es aplicable la última selección ya que este tipo de datos es del tipo ocupación, no de ingresos. Cuando se acepta este tipo de línea en la parte inferior se activa la siguiente configuración para definir:

Donde filtramos o seleccionamos los indicadores que queremos incluir puede ser uno o varios, que de qué tipo de reserva y de qué tipo de habitación. Los indicadores que el sistema brinda para escoger son los siguientes:


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La selección de los tipos reservas que pueden escogerse y su significado son los siguientes:

Tipos de Reservas 9 Entidades que tiene paquetes 9 Entidades que No tienen Paquetes 9 Reservas de tipo directo 9 Otras Reservas

LINEA CALCULADA ANTERIORMENTE. Este tipo de línea lo que hace es permitir crear formulas de suma, resta, etc., entre las distintas filas de datos anteriormente creadas.

Al activar este tipo de línea la parte inferior se muestra de la siguiente manera:


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Idioma: Español

Para seleccionar la fila se hace dando dobles click encima de ella, una vez que aparece en el campo formula podemos aplicar los signos de operaciones que queremos realizar. Si queremos además tener un factor constante usamos la casilla de Literal para incluirlo. En este ejemplo solo aparecen dos filas porque son las únicas que previamente he insertado antes de insertar este tipo de línea. LINEA SELECCIÓN DE INGRESOS: es un tipo de línea para seleccionar tipos de ingresos especiales como por segmentos, orígenes de marcado, nacionalidades e incluso para entidades según tarifas y operador.

Al seleccionar este tipo de línea en la parte inferior aparece los posibles indicadores de tipo ingresos que el PMS brinda para seleccionar.

Ellos son: Por Segmentos Mercados Por Origen de Mercado Por Nacionalidad Ingresos (según estadísticas) Por Entidades; en esta parte además brinda la posibilidad de escoger la tarifa y el operador Por último todos ellos pueden ser seleccionados para una sección y servicio o para todas.


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Idioma: Español

LINEA SELECCIÓN DE INDICADORES: Este tipo de línea es muy similar a la anterior, solo que es para los indicadores de tipo ocupación.

Al seleccionar este tipo de fila, en la parte inferior aparece la siguiente pantalla para escoger los elementos a incluir en esta fila.

Los tipos pueden ser: •

Segmentos Mercado

•

Origen de Mercado

•

Nacionalidades

•

Tipo de Clientes; según sea el tipo que se seleccione el indicador a seleccionar serán los mismo para todos, no siendo así el campo código que será atendiendo al concepto del Tipo escogido.

Los indicadores que el PMS rinda son los siguientes:


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Idioma: Español

LINEA SELECCIÓN DE PREVISIONES: Este tipo de línea se encarga de hacer las previsiones basado en algunos indicados que el PMS brinda para ellos.

Al seleccionar esta línea en su parte inferior aparece la siguiente pantalla para configúrala:

Donde además de los elementos explicados anteriormente del tipo de reserva y del tipo de habitación, tenemos los posibles indicadores que podemos seleccionar y el dato de los días de previsión que queremos calcular para cada uno de ellos. Los indicadores que brinda el PMS son los siguientes: •

Total Habitaciones

•

Habitaciones Activas

•

Habitaciones Ocupadas

•

Habitaciones Entradas

•

Habitaciones Salidas

•

Camas Disponibles

•

Entradas Pendientes

LINEA SELECCIÓN COBROS: Este tipo de línea se encarga buscar los sección y forma de pago los indicadores que queremos incluir en el calcula la fila.


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Idioma: Español

Al seleccionar este tipo de línea en su parte inferior aparece la siguiente pantalla

Donde escogemos cada sección y la forma de pago que queremos representar en el reporte. LINEA SELECCIÓN MANUALES: Este tipo de línea permite incorporar al reporte datos manuales que son introducido por el utilizador, como por ejemplo datos de salarios y otro tipo que no son gestionados por el PMS pero que queremos incorporarlos para enriquecer el reporte.

Al seleccionar este tipo de línea en su parte inferior aparece la siguiente pantalla: Si los datos los queremos introducir con valores mensuales seleccionamos la pleca Mes

Pero si queremos que sean diarios seleccionamos la pleca Días


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Idioma: Español

La casilla enmarcada en rojo, lo que permite es insertar un valor y con la fecha replicarlo para todos los días, facilitando que tengamos que introducir los datos días a días si son todos iguales, en caso contrario se digita en cada día el valor deseado.

DEFINICIÓN DE PRESUPUESTOS En esta sección de la definición del reporte, lo que el PMS permite es introducir los valores PLANES o PRESUPUESTOS para ser comparados con los valores reales que el reporte calculara. Los tipos de filas que anteriormente explicamos que permiten definirle un presupuesto son las líneas de tipo siguiente: •

Línea de Tipo Servicio

•

Línea de Tipo Indicador

•

Línea de Tipo Ingresos

•

Línea de Tipo Selección de Indicadores

El resto de los tipos de líneas no admiten introducirle datos de presupuestos, por eso al entrar en esta pleca solo aparecen las filas cuyo tipo de línea sea una de las anteriores mencionadas. En todas ellas en la parte inferior parece la siguiente pantalla, que funciona similar a la que explicamos de los valores manuales para introducir los datos del presupuesto.


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Idioma: Español

Por último en esta sección aparecen unos botones al margen derecho que permiten hacer operaciones adicionales, tales como duplicar una fila, duplicar una fila y año o crear un nuevo año a partir del actual con unos incrementos en % para el nuevo

EJECUTAR EL REPORTE

Con el botón

indicamos al PMS que calcule el reporte que hemos

seleccionado.

SERVICIOS En esta sección del presupuesto se definen los valores planificados para los servicios que están configurados en el PMS, incluso el sistema enmarca en otro color los días


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Idioma: Español

que existen eventos de importancia introducido en el PMS, que posibilita una visión para calcular el plan para esos día especiales de eventos.

INDICADORES En esta sección del presupuesto se definen los valores planificados para los indicadores que están configurados en el PMS, incluso el sistema enmarca en otro color los días que existen eventos de importancia introducido en el PMS, que posibilita una visión para calcular el plan para esos día especiales de eventos.


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Idioma: Español

OTROS

VALORES BASE – LIQUIDACIÓN A PROPIETARIOS Este reporte se emplea cuando el PMS tiene enlace con el sistema de Condominios, donde muestra un resumen de los ingresos que han generado cada villa o habitación en régimen de renta que justifiquen el pago de las comisiones por la explotadora (condómino) a los mismos.


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Idioma: Español

CAPÍTULO 10: MIS REPORTES Es un menú que brinda el PMS para que el cliente pueda agrupar todos aquellos reportes hechos a su medida o aquellos reportes estándar que han sufrido una adecuación para el cliente, bajo un menú especifico dentro del PMS Estos reportes son elaborados bajo el estándar del Crystal Reports, y son configurados en la opción de Utilitarios Parámetros Mis Reportes


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Idioma: Español

CAPÍTULO 11: VENTAS

ENTIDADES

ENTIDADES Permite registrar las Entidades (Agencias y Empresas) que mantienen relaciones mercantiles con el hotel. El acceso a esta opción es por Ventas – Entidades. O también usando el botón

.


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Campo

Idioma: Español

Significado Código que identifica a Entidad dentro del hotel.

Código

8 caracteres alfanuméricos. Código que identifica a Entidad fuera del hotel (ejemplo código cuenta

Cód. Ext.

cliente en el sistema de contabilidad). 8 caracteres alfanuméricos.

Nombre

Nombre de la Entidad. Tipo de Entidad.

Tipo

Ejemplo: Agencia, Empresa, etc.



País

País de Entidad

Región

Región de la Entidad

Localidad

Localidad de la Entidad

Teléfono

Teléfono de la Entidad

Tarifa

Tipo de tarifa

Paquete

Tipo de Paquete

Cupo

Tipo de Cupo

Interface IDS

Interface IDS

Ultima Reserva Inferior a

Fecha de la última reserva inferior a

Operador

Nombre de Operador o contrato

Pre Pago

Filtro para buscar las entidades marcadas como de pre pagos

Entidad; Dirección Mayorista

Permite filtrar por estas opciones

Representante; Activas


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Idioma: Español

CRIAR UNA ENTIDAD 1. Para crear una Entidad debe oprimir el botón

.

2. Si desea actualizar o consultar los datos de una Entidad selecciónela en la pantalla y oprima el botón

.

Ficha de la Entidad


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Idioma: Español

DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD

Campo Código

Significado Código que identifica a la Entidad dentro del hotel. Longitud: 8 caracteres alfanuméricos.

Cód. Ext.

Código que identifica a la Entidad fuera del hotel (ejemplo código cuenta cliente en el sistema contable). Permite consolidar la información a nivel corporativo. Si coincide con el código interno se teclea el mismo valor. Longitud: 8 caracteres alfanuméricos.

Entidad

Las Entidades marcadas con “Entidad” son entidades con contracto o agencias mayoristas.

Dirección

Las Entidades marcadas con “Dirección” son entidades que no tienen operadores asociados que apenas son usados para facturación.

Color

Es el color que identifica a la Entidad en el Planning de Habitaciones. Se recomienda atribuir un color para todas las Agencias de Viaje, otro para las Empresas, etc. Remítase al tema “Definición del color que identificará a la Entidad en el Planning de Habitaciones” de este mismo capítulo.

AG/Contrato

Si se marca esta casilla, los ingresos que reporte dicha Entidad se considerarán Ingresos de Paquete, de lo contrario son Ingresos de Bolsillo. Los ingresos de las Agencias de Viaje se consideran, por lo general, ingresos de paquete.

Tipo

Tipo de Entidad. Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opción Archivos – Parámetros - Tipos de Entidades Ejemplo: Agencia, Empresa, etc.

Categoría

Categoría de la Entidad. Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opción Archivos – Entidades – Categoría de Entidades

Inactiva

Permite marcar si la agencia o empresa se encuentra activa o no.

Contabilidad

Cuentas contables asociadas a la agencia o empresa según cada


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Campo

Idioma: Español

Significado concepto que se especifica en la pantalla, C. Contable, Depósito Anticipado, Pago de Más de la entidad más comisión.

Nombre

Nombre de la Entidad. Longitud: 80 caracteres alfanuméricos.

Dirección

Dirección de la Entidad. Para cambiar de una línea a otra se oprime Ctrl+Enter. Longitud: 100 caracteres alfanuméricos.

País

País de la Entidad. Se teclea el código del país o se escoge en la búsqueda que se habilita oprimiendo el botón Longitud: 3 caracteres alfabéticos.

Región

Zona donde radica la Entidad. Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opción Archivos – Regiones

Ciudad

Ciudad donde radica la Entidad. Longitud: 30 caracteres alfanuméricos.

URL (site)

Dirección del correo electrónico. Longitud: 30 caracteres.

Prepago

Las reservas que pertenezcan a las Entidades que se les active este parámetro, deben tener un depósito anticipado para efectuar el check-in de cualquier tipo de operador.

Contactos

Nombre, teléfono y fax de funcionarios de la Entidad, esto se agregan por el menú de Archivos- Entidades- Contactos

Mayorista

Permite marca si la agencia es mayorista, en cuyo caso se le asocian agencias minoristas, las cuales son las que se le definen los operadores.

Representante

Indica que la Entidad Representa otra Entidad minorista, a las cuales son la las que se definen los operadores.

Pertenece A

Permite especificar la dependencia de una agencia minorista a cual mayorista pertenece.

Representada

Es el nombre de la Entidad que representa a otra.

por


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Idioma: Español


Campo Operadores

Significado Un operador es un contrato u oferta especial, por lo que tiene asociado una Tarifa de Precio (Diaria o Paquete). Puede tener asociado un Allotment de los previamente definidos en la opción Ventas – Allotments Puede tener un % de descuento en relación con la Tarifa de Precio definida. Este descuento puede incidir en: Habitación, Habitación y Desayuno, Habitación y Comida o Todo el Paquete. Un Operador es único para una Entidad. Una Entidad puede tener varios Operadores. Cada Entidad debe tener al menos un Operador si la entidad no es mayorista o representante.

Facturar a:

Información Comercial: La factura toma la descripción de los campos de información comercial, (nombre, número fiscal dirección). Información Fiscal: La factura toma la descripción de los campos de información comercial, (nombre, número fiscal dirección). Contabilidad Contactos Observaciones Facturación Banco Otros Internet

SIGNIFICADO DE LOS CAMPOS DE LOS OPERADORES


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Campo

Idioma: Español

Significado

Código

Código que identifica al Operador. Longitud: 8 caracteres alfanuméricos.

Nombre

Nombre del Operador. Cuando se hace una reserva de Entidad es necesario definir el Operador a utilizar y existe una ventana que muestra el Nombre de todos los operadores que ésta tiene asociados, por lo que se recomienda que sea descriptivo, es decir que brinde la descripción del contracto. Longitud: 40 caracteres alfanuméricos.

Cupo

Allotments de ese contrato. Se escoge uno de los previamente definidos en la opción Ventas – Allotments Puede quedarse en blanco.

Paquete

Se escoge uno de los previamente definidos en la opción Ventas - Precios – Paquetes Paquete y Tarifa Precios son excluyentes.

Tarifa Precios

Se escoge una de las previamente definidas en la opción Ventas - Precios - Diarias Paquete y Tarifa Precios son excluyentes.

Tipo Descuento %

Por ciento de Descuento en relación con el Paquete o la Tarifa de Precios escogida.

Descuento

Se escoge el concepto que afecta el cálculo del Descuento:

Incidencia

Habitación, Habitación y Desayuno, Habitación y Comida o Todo el Paquete.

Descontar de

Concepto sobre el cual se descuenta el valor calculado.

NewConta

Cuenta de NewConta a la que irán las facturas asociadas a este operador. Longitud: 8 caracteres.

Estado

Estado que puede tomar el Operador. Se escoge de los previamente definidos en Archivos- Entidades- Estados de Entidades

Stop

de Para marcar si para este operador no admite hacerse reserva por

Reservas

el momento

Stop de Chek In Para marcar para no permitir hacer check in para este operador Prepago

Si esta operador está considerado como prepago


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Campo

Idioma: Español

Significado

C. Contable,

Cuentas contables asociadas a la agencia o empresa según cada

Depósito Anticp. concepto que se especifica en la pantalla, a nivel de operador. Pago de Más, Descuento, Tipo

de para enmarcar a los operadores puede ser uno de los siguientes

Operador Mostrar

en

Internet Mostrar

en

NewPlan

Además en la definición de los Operadores existe la posibilidad de asociarle determinadas ofertas ya insertadas en el sistema

. Al oprimir este botón

se muestra la siguiente pantalla para asociar alguna de las ofertas que se encuentran en el lado derecho al operador seleccionado

. Por último los operadores con el botón

existen un grupo de

información a parametrizar o no para cada operador, incluyendo cuentas contables distintas para cada operador si fuera necesario.


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Idioma: Español

COMISIONES (PARA LOS OPERADORES POR ENTIDADES).

Los Operadores pueden recibir de la ficha de Entidad los datos referentes a las comisiones generales de las agencias. Pero también lo pueden cambiar a nivel de Operador, afectando así las ventas relacionadas con este contracto. “Porc”- por ciento de comisión a calcular sobre el valor de la diaria. “Valor de Factura” Bruto- la factura final es emitida a la agencia incluyendo en el valor total, la comisión del contracto. Neto- a factura final es emitida a la agencia no incluyendo en el valor total, la comisión del contracto.

DEFINICIÓN DA COLORES ENTIDAD EN EL PLANNING DE ALOJAMIENTOS


de la casilla Color.


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Idioma: Español

2. Seleccionar el color deseado, en la pantalla que aparece a continuación y oprimir el botón OK.

STOP DE RESERVACIONES Y/O CHECK IN DE UNA ENTIDAD. En ocasiones la Dirección del Hotel ordena suspender las operaciones con alguna Entidad con la que tenemos contratos. Esta opción garantiza que, por equivocación, se introduzcan reservas y/o se efectúe el check-in a clientes que viajan por entidades que se encuentran en esta situación. Este mecanismo se aplica a los operadores de la Entidad lo que permite, por ejemplo, suspender

las operaciones con los clientes asociados al operador de la

“Oferta Especial para mayores de 60 años” y sin embargo se mantenga todo lo relacionado con el operador de la tarifa del contrato para la temporada vigente, etc., ejemplo: Stop de Reservas: Por el menú de Entidades el operador tiene activada la opción Stop de Reservas, al tratar de escoger el operador en el menú de insertar una reserva este no aparece:


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Idioma: Español

Stop de Check-in: Por el menú de Ventas – Entidades se selecciona la entidad y luego se visualiza el operador y luego con la tecla

se activa o desactiva la opción Stop de

Check-in,

Si el operador tiene activada la opción Stop de Check-in, cuando se quiere hacer un check-in a una reserva que tenga esta entidad y operador el sistema no lo permite y despliega el siguiente mensaje:

Pre-Pago Por el menú de Entidades el operador tiene activada la opción Prepago, cuando se quiere hacer un check-in a una reserva que tenga esta entidad y operador el sistema despliega el siguiente mensaje:


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Idioma: Español

DATOS ADICIONALES DE LA FICHA DE ENTIDAD

Insertar Información Fiscal En esta sección introducimos la información fiscal de la entidad que incluso puede ser copiada de la información comercial, oprimiendo el botón que está en la parte superior izquierda.

Insertar contabilidad En esta sección definimos las cuentas contables generales de la entidad, aunque cada operador puede tener una distinta a la entidad, por regla general son aplicados a todos los operadores, para ellos usamos el botón

que transfiere este dato a cada

operador definido en la parte inferior de la pantalla.


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Idioma: Español

Insertar Contactos En esta sección se definen los contactos asociados a la entidad.

Para asociar un contactos damos insertar desplegándose una pantalla con todos los contactos posibles que existen ya introducidos, para seleccionar uno de ellos por el botón escoger.

Pero si precisamos introducir alguno que no esté en esta pantalla por el botón insertar creamos un nuevo contacto, que puede ser contacto o vendedor interno o externo si se marca el box de esta categoría como tal


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Idioma: Español

Insertar observaciones En esta sección podemos insertar las observaciones asociadas a las entidades. Estas observaciones luego pueden ser consultadas en la ficha de reservas para esa entidad.

Insertar Facturación

Acá se selecciona como va a ser facturada la Entidad, el tipo de factura (Resumida o Detallada) y la Información Facturar Master (Entidad o Cliente): que en dependencia de la selección hecha es como va a ser facturada la Entidad. La Factura Resumida es usada para facturar varias reservas a la vez, en la factura especifica los datos de la reserva y el valor. La Factura Detallada desglosa todos los servicios prestados a los clientes. En Facturar Master es posible cambiar las instrucciones de facturación de las reservas haciendo con que las diarias de las reservas se facturen por default con titular de la factura la entidad o el titular de la reserva. O un otro huésped.


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Las comisiones si son definidas aquí, entonces usando la tecla

Idioma: Español

podemos definir

de forma general para todos los Operadores de esta entidad la misma comisión, pero también puede hacerse por separado para cada operador ver: Comisiones (para los Operadores por Entidades).

Insertar Banco En esta sección introducimos los datos bancarios asociados a la entidad. Se especifica el banco principal de la misma.

Así como la tarjeta de crédito asociada a dicha entidad, así como el código de validación.

Insertar Otros. En esta sección definimos algunos otros elementos de parametrización asociados a la entidad para que funcione con los mismos de manera por defecto, ellos son:


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Idioma: Español

A las entidades se lo pueden definir por default un origen y un segmento de mercado se hace con que al hacer una reserva a esta entidad el sistema lo tiene en cuenta por default. Si una entidad tiene marcada “Requiere Autorización de Check-In” las reservas de esta entidad tienen que autorizar el Check-In (mediante el check de la opción “CheckIn Autorizado”). Voucher Obligatorio- cuando marcado en la entidad, obliga que las reservas se inserten el numero localizador o de voucher. Desvíos- cuando marcado significa que esta entidad es usada para recibir reservas de otros hoteles del complexo. Tiene en cuenta lo Booking Position. Pre-Pago- cuando marcado significa que las reservas de esta entidad, antes de hacer Check-in hay que efectuarse lo cobro parcial o total de la reserva. Todavía, se puede hacer un controle para que el sistema no obligue el prepago pero emite una mensaje de alerta (eso se hace mediante parámetro general). Retención cuando la entidad tiene efectos de retención con relación al manejo de los pagos de impuestos, según la legislación fiscal. Marketing cuando esta entidad es utilizada para el tipo de facturación Marketing, que en este manual se explica en los casos especiales de facturación. Esquema de Impuesto. Que esquema de impuesto por defecto utilizara siempre la entidad Representante o Mayorista, especifica si la entidad es una de estos conceptos. Es importante señalar que las entidades en esta categoría no llevan definición de operadores, ya que sirve para asociar a las entidades a una de estas.


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Idioma: Español

Perteneciente a, Representada por: son para clasificar a la entidad en caso que existiera, si la misma pertenece a una mayorista, o es representada por alguna entidad representante

(ambas

debe

estar

creadas

previamente

como

Mayorista

o

Representante).

Este Check se emplea cuando la entidad utiliza precios variables y define que los mismos se fijan en la inserción de reservas, sino se hacen en el Check In.

Estos dos Check se emplean para indicarle a los utilizadores que cuando hacen reservas si tiene un periodo definido en el primer dato el PMS bloquea la inserción de las mismas, para recibir reservas y el segundo que en el rango de fechas especificadas no se admiten modificaciones a las reservas ya insertadas.

Insertar offshore En esta sección se insertan los datos por periodos de los % de OffShore de la entidad. Esta información solo aparece disponible para ser llenada si existe definido en los parámetros generales que se trabaja con este sistema de facturación, así como datos necesarios parametrizar que serán explicados en casos especiales de facturación.


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Idioma: Español

Insertar Internet Esta opción es sólo para aquellos hoteles que tengan WebNewhotel para hacer las reservas por Internet, y lo que significa es que en estos periodos seleccionados las reservas que se hacen por Internet, será obligatorio, para los periodos seleccionados, que se reserven la cantidad de noches definidas.

En esta parte se define que operadores existentes para la entidad serán los utilizados para las reservas vía internet atendiendo a un determinado periodo, para cuantas noches, para que días de la semana pueden estar disponibles y para que operador y tipo de habitación. Además de estos datos se debe definir para que TIPO, sobre el periodo, se aplica la misma, pudiendo ser: •

Fecha Entrada

•

Por Ocupación

•

Fecha Salida

•

Camas Extras

Esto quiere decir por ejemplo, tomando el caso de la Fecha de Entrada, que todas las reservas cuya fecha de entrada este en el periodo de la tarifas definida pueden hacerse reservas con ese operador. Además de lo anterior existe otra condición que la restricción para poder reservas bajo esa tarifa y cuyos valores pueden ser: •

Mínimo de Noche

•

Máximo de Noches

•

O que exista bloqueo de inserción en ese periodo, en cuyo caso no se admiten reservas


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Idioma: Español

Exportar Facturas Si la entidad tiene algunas características cuyas facturas se exporten a ficheros o sistemas externos, puede parametrizarse en esta sección para que en el proceso de facturación o en el proceso de cierre de dio se genere la exportación

Los formatos permitidos por el PMS son los que se muestran en la pantalla anterior y sus características son los que emite el fabricante del tipo de fichero anteriormente relacionado La marca Exportar PGO es para decir que entidades se exportar a un fichero de prepagos.

IDS IDS significa Internet Distribuition System – Aquí se coloca la información referente al distribuidor para el acceso a través de WebNewHotel


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Idioma: Español

Criterio de selección En estas sección podemos seleccionar cuales son los criterios de búsqueda rápida que asociamos a esta entidad. Estos valores iniciales son creados en Archivos Parámetros Criterios de Selección

ESTADOS DE VENDA

Ventas – Entidades - Estados de Venta Los estados de venta son aquellas ventas que aun no han sido registradas como reservas, pero que en se consideran para el análisis comercial de la posible ocupación esperada.

1. Permite registrar las habitaciones que la Agencia de Viajes reporta que tiene vendidas. 2. Es una herramienta útil para los comerciales del hotel.


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Idioma: Español

3. Las habitaciones vendidas se registran por Entidad / Operador/Tipo de Habitación / Día o Entidad/Tipo de Habitación/ día, mediante forma de trabajar del hotel. 4. Los estados de venta pueden ser introducidos considerando el operador (contrato) o a nivel de entidad puramente, como se muestra en la pantalla de ejemplo de esta explicación. Para cambiar el modo de hacerlo de una forma a otra se hace atendiendo al parámetro general siguiente:

Debe tenerse en cuenta que los estados de ventas introducidos en una forma u otra no son trasladados, o sea si inicialmente los introduzco a nivel de entidad y luego cambio el parámetro para trabajar con operadores los anteriores se pierden.

PROCEDIMIENTO PARA INTRODUCIR EL ESTADO DE LAS VENTAS

1. Opción Ventas – Entidades – Estado de Ventas 2. Escoger la Agencia de Viaje (Entidad), el Operador y el período de tiempo que se pretende registrar. 3. Oprimir el botón

.

4. Haga clic sobre el recuadro de acuerdo a la habitación y fecha deseada para digitar la cantidad.

. Para copiar el mismo valor en el periodo “Para” definido

basta usar


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Idioma: Español

CONSULTA DE ESTADOS DE VENTA En este menú se realiza la consulta del comportamiento de los estados de ventas.

MEDIA PAX PARA ESTADOS DE VENTA Este menú permite insertar la media de pax por reservas para los estados de venta


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SOLICITUD

Idioma: Español

DE DEPÓSITO

Por esta sección consultamos e insertamos las solicitudes de depósitos a las entidades.

Para poder insertar una solicitud debe previamente creado en Archivos Parámetros Documentos, el tipo de documento solicitud de depósito, para luego según esta plantilla de Word configurable para cada cliente, se envíe el mismo por los métodos que brinda el PMS.

Y además los restantes parámetros si es que pretendemos enviar la misma vía e-mail. La pantalla para insertar una nueva solicitud es la siguiente:


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Idioma: Español

BLOQUEO DE INSERCIÓN Y ALTERACIÓN Aquí podemos llegar desde Ventas/Entidades/Bloqueo Inserción/Alteración. El bloqueo se asigne a una o varias agencias a la vez pudendo especificar el bloqueo por contracto con tipo de habitación, pudendo así a la agencia asignar más ventas de otros operadores o tipo de habitación. El Stop Sales de las agencias también se puede asignar con más precisión el menú de Ventas- Entidades- Bloqueo de Inserción o Alteración.


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Idioma: Español

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Idioma: Español

PRECIOS

SERVICIOS Permite introducir los valores para los precios de los servicios

Para crear una nueva tarifas para el servicio se hara por la pantalla siguiente:


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Idioma: Español

Estos precios que se definen a los servicios, son los utilizados cuando se crean los paquetes, donde intervienen tanto tarifas como servicios adicionales, estos se crean en esta sección.

PRECIOS DE DIARIAS

1. El acceso a esta opción es por Ventas – Precios – Diarias. 2. La Tarifa de Precio Diaria es el precio que se carga automáticamente en la cuenta Máster de todos los huéspedes en el proceso de Cierre del Día. 3. Los elementos fundamentales que determinan el precio de la Diaria son el Tipo de Habitación y la Modalidad de Pensión.

PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA DIARIA


.


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Idioma: Español

2. Debe llenar los siguientes datos:

Campo

Significado

Código

6 caracteres alfanuméricos

Descripción


Moneda

Moneda del Contrato

Tipo de Tarifa

Tiene dos posibles valores: Entidad y Directo

Nota: en campo enmarcado en negro se muestra si en los parámetros de facturación aparece marcado el criterio de usar la descripción de las tarifas.


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Idioma: Español


En

los

Parámetros

de

Facturación

del

sistema

(Utilitarios-

Parámetros-

Facturación), se definen las secciones y servicios en los cuales se desglosará la Diaria, en caso que se desee que una Tarifa en especifico se desglose en otras secciones y servicios, será necesario indicarlo en la misma tarifa, según las casillas de cada servicio (ver figura anterior donde se especifican servicios y secciones diferentes a la de los parámetros, ya que si fueron los estándares esto aparece en blanco)

Si los precios de la tarifa, son con Impuestos Incluidos, debe marcarse el check box habilitado para eso. Si los niños cuentan para el cálculo del suplemento single, querer decir que se tengo un niño con un adulto en la habitación

lo cobro es el valor del Adulto + Niño +

Suplemento single. Los “Precios Dinámicos (Repetir Periodos)” permite que en el contracto se pueden duplicar o sobreponerse días en los periodos de contracto fijando o no el precio en las reservas que ya están hechas asociadas a ese contracto, tenido en cuenta la fecha de creación del periodo. Este tema se explica mejor en el tema “Tarifas con periodos solapados, variables, fijos y precios diario) Al definir los tipos de habitación, se asocian a lo que llamamos Modelo A, B, C, E. Estos modelos identifican la forma de calcular los valores en las tarifas, y son los siguientes:


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•

Modelo A – Precio por Personas

•

Modelo B – Precio por Habitaciones

•

Modelo C – Precio por Tabla Matricial

•

Modelo E – Precios por Intervalos

Idioma: Español

Adicionalmente a estas existen otros tipos de tarifas, las cuales las explicaremos en este manual y que se resumen en: •

Tarifas Tipo D – Tarifas por Incremento de Pensiones

•

Ofertas D – Ofertas de descuentos sobre los servicios

•

Tarifas Yield Variables – Tarifas variables o también conocidas como dinámicas

Los tipos de habitación se asocian al modelo que más se utilice (se puede parametrizar en el menú Utilitarios- Parámetros- Subsistema de Habitación- Tipo) Ejemplo: Si el tipo de habitación AMB está declarado para todo el sistema, como Modelo A, quiere decir que a la tarifa que se asocie a este tipo de habitación calculará sus precios por persona. En caso que un tipo de habitación necesitemos utilizarlo en una tarifa, para un modelo diferente al que tiene asociado, debemos especificarlo en la lista enmarcada en Modelos Tipos de Habitación. Ejemplo: El tipo de hab. AMB está declarado para todo el sistema, como Modelo A (precios por persona), pero para la Tarifa X, necesitamos que este tipo de habitación calcule como el modelo B (precios por habitación). Se selecciona el tipo de habitación AMB y

en el campo de selección de la derecha se

toma el


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Idioma: Español


Modelo B, luego se oprime el botón de

.

3. Para salvar los cambios oprimir el botón

.

4. En la parte inferior de la pantalla se debe seleccionar una fecha inicial y una final que identificará el periodo de

vigencia la tarifa,

luego oprimir el botón de

el rango seleccionado pasa al parte inferior ejemplo:

Nota: El campo Cambio Fijo se llena si en el contrato se fijó un rate de cambio que difiere del especificado para cada moneda en la opción Recepción – Cambios.

5. Seleccionar el período insertado que queremos actualizar y oprimir el botón . 6. En esta parte del menú oprima el botón Insertar:


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Idioma: Español

Se despliega los tipos de habitación a continuación seleccione uno y oprima el botón OK

7. La pantalla que se muestra para definir los precios estará acorde con el Modelo que el Tipo de Habitación escogido tiene asociado: Modelo A o B.

8. Especificar cómo el sistema deberá desglosar la Diaria en los diferentes conceptos que la componen: Habitación, Desayuno y Comida(s), pudendo en las comidas definir el valor referente a 1 o 2 Comidas y separar el valor referente a 1 o 2 Bebidas.

PERIODOS DE BLOQUEO.


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Idioma: Español


Se utiliza para bloquear la asignación de este contracto/ tarifa a una reserva en el periodo especificado.

PRECIO DE LA COMIDA DE LOS ADULTOS. Debe especificar cuánto debe cargarse al Desayuno, 1 Comida o 2 Comidas.

Pensión

Significado

Desayu

1

no

Comida

2 Comidas

EP

ALOJ: Solo Alojamiento

CP

A/D: Alojamiento y Desayuno

X

M/P: Alojamiento, Desayuno y Cena

X

AP

P/C: Alojamiento, Desayuno, Almuerzo y Cena

X

X

TI

T/I: Todo Incluido (All Inclusive)

X

X

MAP

Si oprime el botón

X

que aparece en el bloque Comidas, se visualizan en las

casillas Desayuno, 1 Comida y 2 Comidas los valores definidos en los campos Desayuno, Almuerzo y Cena de la opción Utilitarios – Parámetros – Subsistema de Facturación, pero convertidos a la moneda del contrato.

PRECIO DE LA COMIDA DE LOS NIÑOS. 1.

Si

es igual al precio de la Comida de los Adultos los campos Descuento e

Incidencia se dejan en blanco. 2.

Si existe un % de descuento en relación con el precio de un adulto se especifica ese valor en el campo Descuento y en Incidencia se seleccionan los conceptos que afecta ese descuento.

3.

El Descuento puede afectar: Desayuno, Desayuno y 1 Comida, Desayuno y 2 Comidas, 1 Comida o 2 Comidas.


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Idioma: Español


También se puede definir los precios de los niños

mediante la ventana que se

visualiza al oprimir el botón niños (funciona como una excepción, que puede ser por orden de niños o por edades)

Cualquier variante que se facture diferente a la tarifa habitual puede definirse en la donde se especifican la cantidad de Adultos y Niños y el

opción

precio total que deben pagar por la Modalidad de Pensión.

PRECIOS PARA OTROS SERVICIOS ASOCIADO A LA DIARIA También cuando definimos una diaria podemos indicarles otros servicios adicionales a considerar que no están dentro del precio estándar de la misma si no que se agregan en estos casos. Para ellos usamos la parte inferior de la pantalla.


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Idioma: Español

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Idioma: Español

MODELO A (PRECIOS POR PERSONA).

Tarifa de Precios – “Modelo A”

Notas: •

Los precios de la Habitación están dados en Media Doble, es decir son precios individuales (por pax) partiendo de una ocupación doble.

•

La Cama Extra se considera a partir del Nº Máximo de Personas que admite un Tipo de Habitación. Ejemplo: La Habitación Standard tiene definido un máximo de 2 personas, es por ello que el precio de Cama Extra se aplicará a partir de la tercera persona (se incluye la tercera) que se registre en una habitación.


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•

Idioma: Español

Si en una habitación hay registrados Adultos y Niños prevalece el Niño a la hora de aplicar el precio de la Cama Extra. Ejemplo: 2 Adultos y 1 Niño en una habitación Standard se aplica el precio Cama Extra – Niño.

•

El Suplemento por Sencilla se aplica cuando la ocupación de una habitación es inferior a su Capacidad Máxima. Ejemplo: 1 Adulto en una habitación Standard debe pagar este suplemento.

Precio de la Habitación

Campo Precio Adulto

Significado Precio de un Adulto en una habitación con Ocupación Doble (Media Doble).

Precio Niño

Precio de un Niño en una Habitación con Ocupación Doble. Puede especificarse un valor o un % de Descuento con relación al Precio del Adulto.

Cama Extra

Precio de la Cama Extra. Puede especificarse un valor o un % de Descuento con relación al Precio del Adulto.

Suplemento

Suplemento que debe pagar un huésped por una


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Idioma: Español


Campo Individual

Significado ocupación sencilla. Puede especificarse un valor o un % del Precio del Adulto.

Cómo obtener el Precio de la Habitación – Modelo A

Precio

Cama Extra

Ocupación

Individual Adulto

2 Adultos

2

3 Adultos

2

1 Adulto

1

1 Adulto y 1 Niño

1

2 Adultos y 1 Niño

2

1 Niño

1

Niño

Adulto

Niño

Niño

1 1 1 1 2

3 Niños

2

1

1

1

1

Adulto

1

2 Niños 1 Adulto y 2 Niños

Suplemento

Nota: Se tomó como referencia una Habitación con Capacidad Máxima de 2 personas.


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Idioma: Español

MODELO B (PRECIOS POR HABITACIÓN).

Precio de la Habitación - Modelo B Mínimo- precio para el Adulto con número de personas ≤ a lo mínimo definido en el tipo de habitación. + 1 Persona - precio definido para adulto se el número de personas es igual mínimo + 1 +2 o + 3 Personas- precio definido para adulto se el número de personas es igual mínimo + 2 o +3 personas


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Idioma: Español

Descuento- % descuento aplicada al valor de un adulto se el mínimo es 250.00 € y el mínimo de personas es igual a 2 en el tipo de habitación, entonces 50 % descuento = (250 : 2) x 0.50= 62,50 €. Excepción en el Precio de la Habitación. Cualquier variante que no cumpla con la lógica que se aplica al modelo asociado al en la

tipo de habitación seleccionado puede definirse en la opción

que se especifican la cantidad de Adultos y Niños y el precio total que deben pagar por ese tipo de habitación. Ejemplo: En un contrato firmado en USD se especifica lo siguiente:

Condición

Precio

Adulto

30.00 €

Suplemento Individual

12.00 €

1 Adulto con 1 Niño

El Adulto pagará un Suplemento por Sencilla y el Niño un 50 % del Precio del Adulto. Adulto: 30 + 12 = 42 € Niño : 30 * 0.5 = 15 € Total : 42 + 15 = 57 €

Si el valor del adulto o del niño varía en relación al valor Standard de habitación entonces en “Especiales” se puede definir el valor de habitación haciendo variar la cantidad de personas y estableciendo un valor fijo por las variaciones de cantidad.

Excepciones de Habitación


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Idioma: Español

Con esta excepción estamos a decir que el valor total de habitación de dos adultos con un niño son 80 € y no lo que esta prev0, 00 ,00 no lo que esta priamente definido en la tarifa de habitación que seria 2 Adultos = 60 € + 1 niño = 15 € no total de 75 €. En relación a habitaciones existe también la excepción de los niños en que los precios de estos se pueden definir por edad o por orden. Por edad el sistema puede usar los rangos de edad previamente definidos en la tarifa de precios.

El precio se puede definir en función de la orden de los niños.

En este caso estamos diciendo que el primero niño de la habitación se la cobra el valor de 15.00 € de habitación y al segundo niño el valor de 25.00 € por la habitación. Las mismas variaciones se pueden aplicar en relación a excepciones de las comidas que pueden variar por cantidad de personas, modalidad de pensión y topología de habitación.


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Idioma: Español

Esta excepción quiere decir que 2 adultos + 1 niño en una habitación del tipo TVM (Twin Vista Mar), en modelo de pensión completa (Full Board) se le va cobrar por el desayuno de los tres (2 Adultos + 1 niño) 15 €, por dos refecciones 90 € e dos bebidas 30 €. Las excepciones de las comidas también se pueden aplicar a los niños:

En este caso, 1 niño en media pensión con edad entre 6 años y os 11 años, en una habitación TVM se le cobra 10 € por el desayuno y 30 € por la refección (comida + bebida).

Cuando el sistema va a efectuar el cargo de la diaria en el Cierre del Día, busca como primera variante si hay una Excepción de precio para la combinación de adultos y niños especificada en la reserva, o por la edad o por el orden de los niños. Si el valor del niño es por edad o por orden se define en la reserva. Si no existe, toma el valor de la Tarifa Diaria de Precios.


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Idioma: Español

MODELO C PRECIOS POR TABLA MATRICIAL.

A Figura 1

Figura 2

En el modelo de Precios Matriciales, los valores de Alojamiento, Desayuno y Comidas, se definen para cada plan, y no son únicos para todos los planes, como en los modelos A y B, con este modelo se hace más flexible la configuración de las tarifas.


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Idioma: Español

Los valores de Cama Extra y Suplemento son aplicables por igual, para adultos y niños, pudiéndose hacer la excepción de niños, desmarcando la casilla: Utilizar Cama extra en niños cuando sea aplicable. El valor por cálculo de adulto extra puede ser definido en % descuento o en valor. Se está definido en % descuento entonces se puede definir sobre qué servicio va incluir el descuento (habitación, pensión, en el total del contracto). Además de eso, el descuento del adulto extra se puede definir por orden, o sea, estableciendo una % descuento distinto para el 1º adulto extra marcando en la tarifa matricial la opción que dice “Orden”. En los casos de las tarifas matriciales se puede aplicar en simultaneo los precios por edad y por orden cuando se habla de niños. Está definido por Adulto de la siguiente manera: Las pensiones dicen:

Modelo Español

Modelo Internacional

H - Solo Alojamiento

AP- Aposento

HD - Alojamiento y Desayuno

BD- Bed and Breakfast

MP – Alojamiento, Desayuno y una Comida

HB- Half Board

PC – Alojamiento, Desayuno y 2 Comidas

FB- Full Board

AI – Todo Incluido

AI- All Included

Los precios de los niños en este tipo de tarifas se pueden definir en descuento y en valor. En descuentos, el descuento se aplica en función de la edad, de lo número de niños y del número de adultos de la reserva.


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Idioma: Español

En este caso se define que el primero niño cuando acompañado con un adulto, se ten edad entre 0 y 2 años se le aplica un descuento de 10% y si tiene entre 3 y 5 años se aplica un descuento de 30%. Si en la tarifa se define el precio de los niños en valor se puede construir para cada eso el valor a cobrar en dependencia de lo número de adultos, niños y hacer variar el precio del 1º, 2º y restantes niños de la reserva, o en dependencia de la edad (consonante definido en la reserva).

En este caso determina que una reserva con 1 adulto y 2 niños, al segundo niño de la modalidad de pensión HB se cobra por habitación al segundo niño el valor de 25 € e por el desayuno 7.04 €, la comida 14.05 € y pela bebida 1.75 €.

MODELO D (PRECIOS POR INCREMENTO DE PENSIÓN)

Las Diarias D trabajan por periodos de precio y periodos de fecha, dentro de cada periodo se manejan los días de la semana. Esta herramienta permite modificar por ejemplo los precios de solo los días de fin de semana de un periodo.


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Idioma: Español

Creación de una Tarifa (D) El proceso es similar al crear una tarifa Diaria (A, B, C, E).

Oprimir el botón

que está en la parte superior derecha

Llenar los datos de la ventana:


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Idioma: Español

Campo

Significado

Código

Código de la tarifa

Descripción

Nombre de la tarifa

Tipo de Tarifa

Si es una tarifa de Entidad, o Directo

Activa

Tarifas que se encuentra activa o vigente

Impuesto Incluido

Si lleva los impuestos incluidos dentro del valor de la tarifa.

Modelos habitación

de

Tipo

de Se insertan los Tipos de habitación que se quiere que aplique la tarifa

Luego de grabar la tarifa tendrá una pantalla similar a la siguiente:


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Idioma: Español


El botón de

sirve para crear una tarifa en base a una ya existente.

Precio Se ingresan los valores de los tipos de habitación que se vaya a configurar

Campo

Significado

Fecha de inicio

Fecha de inicio del valor de Alojamiento

Fecha Final

Fecha final del valor de Alojamiento

Campo

Significado

Tipo de Habit

Tipos de habitación al cual se le asigna el valor a cobrar

Ocup

Número de personas que ocupara por tipo de habitación

Mod Pensión

Son los tipos de pensiones alimenticias que se asigna al tipo de habitación que se esté configurando. Alojamiento (AL), Media

pensión

(MP),

Pensión

Completa. (PC) Todos los Servicios (FC), Cambio Fijo

Valor que se usa para convertir el valor de la diaria en la moneda extranjera.

Importe

Valor de alojamiento Días

en

que

aplica

los

ingresados


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valores


Idioma: Español

Descuento Adultos / Niños Se ingresan los valores de los descuentos de adultos, los campos de Fecha Inicial, Fecha Final, Tipo de habitación, Modalidad de Pensión, funcionan igual que en la opción de Precio

Incidencia de Descuento Si el descuento afecta a los conceptos de Habitación, Habitación más Desayuno, Habitación más Comidas, Habitación Desayuno más Comidas, Desayuno más Comida, Todo los servicios. En la opción de “Descuentos Niños” los campos de descuentos tienen el siguiente significado: Campo

Significado

% 1N

Porcentaje de descuento de un niño (10%. 20%, etc.)

Valor 1N

Valor del descuento en números de un niño

De

Edad inicial (ejemplo: de un año)

A

Edad final (ejemplo: a Cinco años)

%+2N

Valor en porcentaje de Dos niños (10%. 20%, etc.)

Valor 2N

Valor del descuento en números

De

Edad inicial (ejemplo: de un año)

a

Edad final (ejemplo: a Cinco años)

Pensión


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Idioma: Español

Se ingresan el importe que van a afectar el tipo de pensión: Alojamiento (AL) Alojamiento más Desayuno (AD) Alojamiento más Desayuno y una Comida (MP) Alojamiento mas Desayuno más dos Comidas (PC), Todos los Servicios (FC). El valor del importe segué por default la distribución definida en el subsistema de facturación (porciento distribución Default Tarifa D). De cualquier forma se puede definir el % que afecta cada refección en relación al importe total (Pensión)

Servicios Se ingresan los valores por Secciones y Servicios. Los parámetros “A la Entrada” y “Toda la Estancia” son mutuamente excluyentes, es decir no se activan juntas opciones al tiempo, lo mismo ocurre con las opciones de “Por Reservas” y “Por personas”.

Campo A la entrada

Significado No aplica en la fecha de entrada. Aplica en la fecha de entrada.

Toda la Estancia

No aplica para todo el periodo de la estancia. Aplica para todo el periodo de la estancia

Por Reservas

No aplica por Reserva. Aplica por Reservas

Por Personas

No aplica por personas. Aplica por personas

Ejemplo: en la sección bar el Pelao el Valor por el servicio de Cigarrería por persona es de $5000.oo y el de Licores y Bebidas es de $10,000.oo durante toda la Estancia:


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Idioma: Español

Para asignar una Tarifa D a una reserva esta se busca en el campo de Tarifa:

Campo de Selección de la Tarifa en la Ficha de Reserva


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Idioma: Español

OFERTAS D Las ofertas D trabajan o afectan a las tarifas asignadas a las Entidades o Agencias, consisten en la definición de periodos donde se presentan descuentos sobre los servicios o el cobro menor en el valor de noches.

MENÚ OFERTAS D

El primer bloque del menú sirve para buscar un Entidad a la cual se le desea aplicar una oferta:

Buscar una Entidad


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Idioma: Español

Se tiene dos modalidades de oferta:

OFERTAS DE CAMBIO Consiste en el cobro de un número menor de noches que tiene definido una reserva, una reserva puede tener un periodo de ocupación de 10 noches pero en el caso de una oferta se cobrará solo seis (6), funciona entre un rango de fechas por tipo de Pensión (AL, AD, MP. FC) y por los conceptos de: • • • • • •

Habitación, Habitación más Desayuno, Habitación más Comido, Habitación Desayuno más Comidas, Desayuno Comida, Todos los servicios.

Creación de Una Oferta de Cambio

Seleccionar la Entidad usando el botón

el programa lo lleva al menú de consulta

de Entidades, en el campo de “Tipo de Oferta” seleccionar “Oferta de Cambio”, en el campo “Descripción” colocar un nombre para la oferta, y en el campo “Avr” se debe colocar un código que puede ser numérico alfanumérico; este campo permite que dos valores sean iguales, para finalizar oprimir el botón de

el registro se

posiciona en la parte inferior de la pantalla.


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Idioma: Español


Se habilita la opción o pestaña de Ofertas de Cambio en la parte media del menú: Medias Pax Para Estados de Venta seleccione una fecha inicial y una final, luego elija el concepto de Incidencia (Habitación, Desayuno etc.). Los campos Noc |>| Noc indica por ejemplo que de 10 noches se cobrarán sólo 7, de la misma forma se hace con los campos de tipo de Pensión, para finalizar Oprima el botón de Insertar, ejemplo

Para finalizar los cambios oprima el botón de

.

OFERTAS DE PROMOCIÓN Aplica un porcentaje de descuento entre un rango de fechas por tipo de Pensión (AL, AD, MP. FC) sobre los siguientes Items: • •

Habitación, Habitación más Desayuno,


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Idioma: Español


• • • •

Habitación más Comido, Habitación Desayuno mas Comidas, Desayuno Comida, Todos los servicios.

Seleccionar la Entidad usando el botón

el programa lo lleva al menú de consulta

de Entidades, en el campo de “Tipo de Oferta” seleccionar “Oferta de Promoción”, en el campo “Descripción” colocar un nombre para la Promoción, en el campo “Avr” se debe colocar un código que puede ser numérico alfanumérico; para finalizar oprimir el el registro se posiciona en la parte inferior de la pantalla:

botón de

En el campo de

seleccione un rango de fecha para la fecha de

Creación y la Fecha de Entrada, luego coloque el porcentaje de Descuento en el campo de Descuento, y seleccione el concepto de Incidencia.

Para confirmar los cambios Oprima el botón de


.

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Para finalizar Oprima el botón de

Idioma: Español

.

APLICAR LAS OFERTAS A UNA ENTIDAD Para que las ofertas creadas tomen efecto debe visualizar la entidad, en la parte inferior derecha oprima el botón de

aparecerá las ofertas creadas en

el costado inferior derecho:

Si se traslada una oferta con la flecha Verde se declara la oferta como obligatoria. Si se traslada una oferta con la flecha Roja se declara la oferta como Opcional


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Costado izquierdo inferior menú Entidad Ofertas

MODELO E (PRECIOS POR INTERVALOS). El valor de la habitación es por horas y minutos, se puede configurar cuatro intervalos de tiempo:

Desde

Hasta

Tolerancia o Límite

Rango Inicial en

Rango Final en

Máximo de Uso en

Horas + Minutos

Horas

Minutos

0

4

30

$15.oo

4

8

30

$40.oo

8

24

30

$80.oo

Precio

El tipo de la tolerancia límite está incluido en el precio final definido. Para este tipo de reservas por tiempo el PMS permite hacer Check In y Check Out en el día como reservas existan, dado que la tarifa es horaria y no diaria.


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PAQUETES DE PRECIOS El acceso a esta opción es por Ventas – Precios – Paquete Esta opción es útil para el caso de Ofertas Especiales donde se facturan menos días de los que realmente se van a disfrutar, etc. Aunque como en las más recientes versiones del PMS las tarifas también se le pueden incluir determinadas ofertas, esta opción

abarca

más opciones de parametrización

fundamentalmente

cuando

combinados opciones de descuentos, o situaciones exquisitas que por la opción de ofertas no sean posibles.

El paquete puede incluir:

1.

Una Tarifa de Precio Diaria (Pensión), que debe estar previamente definida en la opción Ventas - Precios – Diarias

2.

Servicios que deben estar previamente definidos en la opción Ventas - Precios – Servicios

Pantalla: Paquetes Estándar


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Idioma: Español

Campos Llegada, Salida, Nº Orden y Nº Días Tanto en la definición de la T.Diaria como en los Servicios del Paquete de la pantalla Paquete de Precios existen 4 campos que le dan gran flexibilidad a los paquetes y que especifican qué días de la estancia deben cargarse los asientos especificados en la cuenta Máster de la habitación. Existen dos tipos de paquetes: “Paquetes todo incluido” (se definen los servicios en el paquete) y “paquetes no todo incluido” que son usados especialmente para las ofertas a los cuales se asocia una tarifa de precios más servicios suplementares. Un ejemplo de un paquete no todo incluido son las ofertas 7 x 6. En este tipo de paquetes se pueden especificar los días de la estada en que la diaria se carga en la cuenta corriente, pudendo cargar el valor medio de la estada en cada noche. Con este tipo de ofertas se pueden especificar los periodos de las fechas de entrada de las reservas a los cuales estos paquetes se pueden aplicar, así como un número mínimo y máximo de noches de aplicación de la oferta y definir se después del máximo de noches la tarifa en la reserva es extensible o no hasta el final de la estada. Adicionalmente se pueden especificar servicios suplementarios incluidos en la oferta con precios distintos para adulto o niños, precio fijo o entonces usar un valor previamente definido en Ventas- Precios- Servicios. Otros suplementos se pueden aplicar a la reserva desde la llegada o salida y definir a partir de qué día se empiece cargar estos servicios (Nº. Orden) así como lo número de días que se cargan. Llamo especialmente la atención para la marca que dice “Diaria” en los suplementos, si está marcada significa que el cálculo del IVA para ese servicio suplementario, el modelo de IVA (Subsistema de Facturación- Modelo de IVA) se aplica del país de las diarias de las reservas.


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Llegada

Salida

No.

No.

Orden

Días

Se cargará: Todos los días de la estancia.

X X 3

5

A partir llegada 5 días.

3

Los 3 días anteriores a la Salida.

4

A partir del tercer de la llegada 4 días.

Ejemplos de Ofertas Especiales Si por el contrario se desea introducir los paquetes para el servicio Todo Incluido, la pantalla de captura será diferente, como se muestra a continuación:

Donde después de definido los precios para el adulto y los niños, en la segunda parte de la pantalla se distribuyen porcentualmente esa tarifa en los distintos servicios y conceptos de servicios.


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Idioma: Español


Además el sistema permite copias tarifas de paquetes facilitando así su introducción. Para obtener esto es necesario oprimir el botón

.

PRECIOS ESPECIALES DE LA TARIFA El sistema da la posibilidad de establecer precios especiales para Early Booking, Fines de Semana y días especiales o festivos.

EARLY BOOKING

Con este tipo de Early Booking, como definido en el ejemplo, se especifica que en la reserva hecha con 5 días de antecedencia en relación a la fecha de entrada y si la fecha de creación de esta

entre el día 01/05/07 y 30/05/07 se aplica 10 % de

descuento sobre el valor de la Habitación. La definición de la prioridad es importante para la verificación/ utilización del Early Booking a hacer en esto contracto en diferentes reservas.

EARLY BOOKING FECHAS


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Idioma: Español

Con este tipo de Early Booking se puede definir que todas las reservas que son creadas entre 01/05/07 y 30/05/07 y que entran entre 01/06/07 y 30/06/07 tiene un descuento de 10% sobre el valor de la habitación.

FIN DE SEMANA

Este tipo de especificación permite definir que en la noche de Viernes a Sábado con de Sábado a Domingo se aplica 10% de descuento sobre el habitación + la pensión de la reserva.

PRECIOS ESPECIALES


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Idioma: Español

Esta especificación permite definir que se aplica un incremento de 10 € por persona (adulto o niño) desde el día de la llegada a la 3ª noche sobre el valor de habitación de la tarifa.

DÍAS ESPECIALES

Esta especificación define que en la noche de 24/12/07 a 25/12/07 se aplica un incremento de 20% sobre el valor de habitación de la tarifa de precios.

FINES DE SEMANA/ TIPOS/ PAXS


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Esta especificación define que en las noches de Lunes a Martes y de Martes a Miércoles , en las habitaciones el tipo TVM, las habitaciones que tienen 2 adultos y 1 niño se le aplica 15% de descuento por noche sobre el valor de la habitación.

DESGLOSE

DE LA

DIARIA

CUANDO SE DEFINE EL

PRECIO MANUALMENTE

EN LA

RESERVA Este punto se refiere cuando se crea una reserva y se teclea un valor en el campo Diaria. En este caso el sistema desglosa el precio de la Diaria respetando los valores de los campos Desayuno, Almuerzo y Cena definidos en la opción Utilitarios – Parámetros –Facturación. La diferencia de precio se la carga al Alojamiento.

TODO INCLUIDO (ALL INCLUSIVE). El precio de la modalidad de pensión Todo Incluido incluye los mismos servicios que el AP, es decir: Alojamiento, Desayuno y 2 Comidas, y además todos aquellos servicios que fueron definidos en el bloque Todo incluido que se muestra a continuación. Ejemplo: Precio de un huésped en una habitación Standard (STD) Doble y modalidad de pensión Todo Incluido. Ventas – Precios – Diarias (A,B,C,E) Se selecciona una tarifa y se va al botón .


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En estos suplementos también se puede definir el periodo en lo cual estos servicios adicionales se cargan e la diaria de la reserva.

Servicio

Precio

Alojamiento

25.00

Desayuno

5.00

2 Comidas

24.00

Golf

150.00

Banquetes

2000.00

Total

$ 2.204.00

TARIFAS CON PERÍODOS SOLAPADOS, VARIABLES, FIJOS Y PRECIOS DIARIOS.

En noviembre de 2006 hubo un cambio muy importante dentro de las funcionalidades de NewHotel. El problema era que no respetaba el cambio en las tarifas diarias en el sector hotelero urbano, entonces tuvimos la necesidad de crear nuevos parámetros generales, por entidades y por tarifas y a continuación explico cada uno de ellos abajo. Las tarifas con periodos solapados es la siguiente:


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Permitir que una tarifa de precio con una temporada (periodo de fechas), sea solapado por otro, esto es aplicable cuando tenemos que solapar un periodo sin tener que cambiar las fechas de una temporada anterior, es decir que en un periodo de una temporada hay un precio diferente manteniendo la que estaba antes. Ejemplo:

Esta opción no influye en otras decisiones como precios por habitación, por persona o matricial, porque este parámetro se definido en el cabecera de la tarifa, o sea abajo podíamos coger cualquier tipo de habitación sin crear ningún conflicto. A continuación escogeremos un ejemplo de una tarifa matricial.


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En el ejemplo anterior se ve cómo, si nosotros queremos hacer la temporada continua y poner un periodo solapado, no podríamos hacerlo por el método normal, (19/11/2006 a 31/12/2006, - 01/12/2006 a 20/12/2006 – 21/12/2006), pero utilizando los periodos solapados solo necesitamos poner el periodo que queremos y ya está!. El sistema solapa los periodos de acuerdo con lo que está en la tarifa, ahora imagina que por ejemplo, estábamos nosotros en el día 03/12/2006 y la reserva, decía algo como, OJO!!! Oferta nueva desde el día 05/12/2006 hasta 15/12/2006, precio es 25.00€, aquí hay que tener cuidado porque tiene mucho que ver con el parámetro de la inserción de reservas que es “PRECIO FIJO”,

Entonces hay que poner atención a este parámetro que si queda por defecto en la inserción de reserva, él por defecto fija el valor de la diaria (basándose en una fecha/hora, entonces si solapamos el periodo en la tarifa “PG” esta reserva NO va asumir esa alteración, porque fijamos los valores de la reserva a las temporadas que estaban definidas hasta el momento de creación de la reserva), si fue una entidad podemos definir si esa entidad tiene el precio fijo…

Entonces, el parámetro de las reservas para fijar el precio tiene varias funcionalidades que afectan el precio solapado o no, quiere decir, si tenemos el parámetro activo, lo que pasa es que el sistema va fijar el precio que fue definido en la tarifa antes de la fecha que aparece abajo, fecha esa que sirve para nosotros saber que el sistema no va asumir precios que fueron creados después de esa fecha, por este motivo es que viene definido activo por default, para que no altere el funcionamiento actual a los


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Idioma: Español

demás clientes que tenemos, pero podemos siempre consultar la reserva quitar la pestañita del precio fijo y de pronto volverlo a poner y el sistema ya actualiza la fecha para que esa reserva sea afectada por la nueva temporada o lo que sea. Hay un parámetro general que permite también no fijar el precio de tarifas en las reservas, es decir que podemos directamente asumir que siempre que exista un cambio de precio (solapado) las reservas con esa tarifa van asumir luego el cambio de precio pero siempre manteniendo en los días pasados el precio que estaba.

TARIFAS YIELD (TARIFAS VARIABLES)

Esta opción requiere que activemos un Parámetro Front Office – Reservas

Activando este se activa un botón en la inserción de reserva…

Que sirve para ver día a día los precios que se van cargar, y cambiarlos conforme queramos poner un paquete, tarifa o precio manual.


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Idioma: Español

El sistema permite cambiar este valor que está en un día intermedio para otro valor. Atención!!! Que por ejemplo si cambiamos un precio de un periodo existente, el sistema SIEMPRE va alterar en la reserva, aunque esté marcado el precio fijo o no, esto sirve para cuando son periodos solapados.


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YIELD – TARIFA VARIABLE, MODO DE EMPLEO

Significado de la Pantalla

Nota: como esta pantalla funciona tanto para generar los precios el Yield manager como para los tarifas variables, estos box que se activan con el


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parámetro su empleo es para las tarifas variables no tienen nada que ver con la forma de buscar el yield.

Como Funciona: Es como definir una modalidad compleja, el ejemplo anterior define que para el día 16 era SS y para el día 17 AD. Si voy a la ficha de reserve y doy click en el botón:

Marcado se muestra la pantalla de modalidad compleja


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Idioma: Español

O sea lo que define es como una modalidad compleja pero para este tipo de tarifa. Ejemplo de uso de la tarifa yield Paso 1: Definir los periodos y los precios máximo y minino

Paso 2: Insertamos una reservas donde solo definimos los datos de fecha de entrada y salida, cantidad de adulto y la Pensión, luego en la parte derecha podemos o seleccionar una entidad pero para usar el yield debemos desactivar la pestana de tarifas para hacer uso de la misma.


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Al oprimir la tecla

Idioma: Español

se muestra la pantalla de yield con los precios calculados una

vez que hayamos oprimido el botón generar precios

Quedando la ficha de la reserva con los datos ya correcto para dar aceptar


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Todo esto se interpreta que Yield es como un precio fijo calculado en base a una formula predefinida que considera los ingresos y los volúmenes de ocupación proponiendo un precio para las reservas buscando la formula de a mayor demanda mayor precios y a la inversa.

OFFSHORE Y NEWHOTEL.

PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BÁSICOS El procedimiento del empleo del sistema de facturación Offshore desarrollado para NewHotel Software, se emplea bajo ciertos requisitos y premisas, las cuales a modo resumen menciono: · Solo trabaja sobre los precios que están definidos como diarias (tarifas de diarias) los cuales son los que emplean para la facturación a entidad según su cuenta master. · El sistema elabora dos facturas siempre al tener activado este sistema, una factura Offshore y otra al 100% digamos el hotel sin Offshore. Ambas son enviadas a dos


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Idioma: Español

NewConta independientes, por lo que el sistema además prevé el enlace con dos módulos de NewConta, uno Offshore y otro al 100%. · El tratamiento de Offshore se trabaja bajo permisos especiales, quiere decir que para trabajar con el tanto para parametrizarlo como para ver sus resultados deben ser usuario autorizados mediante los accesos correspondientes. · Cuando se activa el parámetro el sistema adopta un modo de funcionamiento sobre el tratamiento de precios. Al estar activado el parámetro, el sistema en la configuración de las tarifas mostrara otro botón de Precios Offshore, que funcionara bajo este principio: •

Si no se definen precios para Offshore el sistema calculara en base a los precios digamos bases, los precios Offshore según él % aplicado para cada entidad. Creándose de esta forma sencilla estos precios.

•

Posteriormente cualquier cambio en el precio de base repercute en los Offshore así sucesivamente.

•

Si por el contrario se marca la pestaña de Precios Offshore entonces el sistema toma como base para su trabajo los precios Offshore y calcula los precios bases en base a este agregándole el % correspondiente.

•

Debe quedar claro que una vez que se trabaje con los precios Offshore ya el sistema no permite entrar a configurar los precios por la pestaña normal de precios sino solamente por esta, a menos que el cliente decida virar hacia atrás y hacerlo de la otra forma.

· Una vez que se tiene claro estos principios el sistema trabajara como hasta ahora considerando estos precios.


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Idioma: Español

· Los reportes donde pueden consultarse estos valores habilitados hasta el momento por el sistema son los siguientes: •

Consulta de factura, donde se pueden ver las dos facturas que se crean por este concepto.

•

Ingresos por servicios

•

Auditoria de Ingresos y saldos.

•

Mano Corriente.

•

Cuentas Corrientes.

•

Reporte de impuestos por servicios (este reporte no es incluido en el sistema ya que es uno externo configurable para cada cliente por el técnico de instalación).

PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA EL FUNCIONAMIENTO OFFSHORE En los parámetros del sistema se selecciona la opción que dice Offshore.

Aparece entonces el Parámetros Generales-Generales- OffShore, se configura entonces la Interface con NewConta.


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· Habilitar al usuario para el trabajo del offshore con sus permisos correspondientes. · Ir a parámetros generales y activar el parámetro que dice Offshore.

· En la pantalla de entidades y seleccionar cada entidad a la cual tendrá factura offshore o mejor dicho a cuales se le hacen factura offshore. (Cuando se marca el parámetro en parámetros generales al entrar a la pantalla de entidad es cuando se abre una nueva pestaña que dice Offshore. Para configurar la entidad Offshore a donde van todas las facturas que se lancen con este procedimiento. Como debe estar marcado la entidad: FACTURA MASTER =ENTIDAD. TIPO FACTURA: RESUMIDA. ATENCIÓN QUE EL CODIGO DE NEWCONTA (QUE ESTA EN NEWHOTEL) DEL TIENE QUE EXISTIR EN LA BASE DE DATOS OFFSHORE (COMO CUENTAS DE ORIGEN NEWHOTEL – EN NEWCONTA QUEDAR MARCADAS CON EL COLOR DE LAS CUENTAS QUE VIENEN DE NEWHOTEL).


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Idioma: Español

Se marca el check de aplicar offshore y después se definen los periodos para ella y él % de la misma. Posteriormente se entra a la definición de precios donde aparece el nuevo botón para definir los precios bajo el principio explicado anteriormente. Ya con pasos sencillos queda configurado el tratamiento de Offshore, a partir de aquí las entidades seleccionadas siempre que se facture se harán dos facturas una con el 100% y la otra con él % del offshore definido.

Se selecciona la tarifa y se aplica el Offshore.


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PROCEDIMIENTO PARA INTRODUCIR UN CONTRATO

1. Definir la Tarifa de Precio Diaria (pensión) en la opción Ventas – Precios – Diaria 2. Definir el Cupo en la opción Ventas – Cupos, o el paquete en Ventas- Paquete 3. Si la Entidad no existe crearla en la opción Ventas – Entidades 4. Crear un Operador para esa Entidad en la opción Ventas – Entidades que incluya la Diaria y el Allotment definidos en los puntos 1 y 2, ejemplo:


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Campo de definición de Cupos, Tarifas, Paquetes de una Entidad El operador de la entidad puede estar asociado a una tarifa y un cupo, a una tarifa o a un paquete y un cupo.


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CUPOS

En las versiones recientes del PMS se han incorporado varios concepto de cupos, el existente por tradición ha sido el de habitaciones, pero además de este se han incorporado cupos para camas extras, cunas y para servicios. La finalidad es poder controlar de una manera sencilla si el utilizador desea saber la disponibilidad digamos de determinados servicios que por sus características dependen de que existan disponibilidad para ellos, de igual manera funciona con las Camas Extras y las cunas

CUPOS (ALLOTMENT) El acceso a esta opción es por Ventas – Cupos Se conoce como Allotment la cantidad de habitaciones de cada tipo contratadas con una agencia de viaje para un período de tiempo determinado. Esta opción permite registrar el Allotment para todos los períodos contratados. Para cada período se definen el Inicio, Fin y el Plazo de Reléase, así como el Allotment para los tipos de habitación contratados.

Estos cupos pueden mostrarse o sea visualizarse tanto día a día como por periodos, según se seleccione la opción en los botones de la derecha


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Idioma: Español

Vista Día a Día

Vista por Periodo Definición de algunos conceptos de cómo son tratados en el PMS: Reléase: Es el tiempo mínimo requerido para que el Hotel pueda aceptar una reserva que emita la agencia emisora de reservas. Este tiempo en días puede estar o no definido para la entidad aunque la misma tenga cupo atribuido. La reservas que se hacen en el PMS controlan este dato y emite aviso de Fuera de Reléase Cupo: cantidad de habitaciones que el Hotel se compromete a respetar para aceptar las reservas emitidas por la entidad en el Reléase fijado. Cuando una reserva es


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Idioma: Español

hecha y ya no existe cupo para la misma el sistema, de registrar la misma la marca como Extra Cupo. Los cupos pueden ser Garantizados o no, en el primer caso son aquellos cupos que son obligatoriamente a cumplir por el Hotel, siendo los segundos más opcionales desde el puto de vista comercial. En la siguiente imagen se muestra como de forma automática el PMS marca esta condición

PROCEDIMIENTO PARA CREAR UN CUPO (ALLOTMENT)


.

2. Especificar el Código (4 caracteres alfanuméricos) y la Descripción del Cupo. 3. Para definir los períodos que componen el Cupo oprima nuevamente el botón .


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Idioma: Español

4. Definir el Inicio, Fin y el Plazo de Reléase del período escogido. 5. En el bloque Habitaciones debe escoger el Tipo la cantidad de habitaciones contratadas, y la

Garantía que indica el número de habitaciones garantidas a la Repetir

agencia en el periodo especificado y oprima el botón este punto para cada tipo de habitación contratada en ese período.

Se es un Cupo con Garantía marcar la opción que dice

para que

posteriormente se tenga en cuenta en los plannings. Si al insertar una reserva que está asociada a un cupo, requiere una alarme cuando tenga ya ocupados una % del cupo debe marcar la opción que dice “Alarme” y en % para él % de alarma. 6. Cuando termine de insertar el Cupo (Allotment) de todos los tipos de habitaciones contratados debe oprimir el botón

.

permite alterar, adicionar, o borrar la cantidad de tipos de

El botón

habitación asignada para cada día intermedio a cada periodo.

ALTERACIÓN MÚLTIPLE DE CUPO El PMS permite alterar la asignación de cupos de forma múltiple para ello el sistema prevé la siguiente pantalla.


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Idioma: Español

CUPOS DE CAMAS EXTRA Y CUNAS Para definir los cupos para las camas extras el sistema proporciona un planning para definir los mismos


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CUPO DE SERVICIOS Esta opción es similar a la anterior, solo que en la misma se definen cupos para servicios que por su naturaleza queremos controla su disponibilidad antes de poder venderse


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Idioma: Español

CAPÍTULO 12: ARCHIVOS

PERFIL DE UTILIZADOR

Indica que o item seleccionado está activo Indica que o item seleccionado NÃO está activo Debe activar o desactivar cada item de acuerdo con o perfil que se quiera configurar.

Guardar as alteraciones con o boton de


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UTILIZADORES El acceso a esta opción es por Archivos – Usuarios Permite crear los usuarios del sistema. Es posible asociarle a cada usuario un prototipo de accesos previamente definido o configurar uno específico en ese momento. Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.

Aspectos Generales 1. El sistema posee un fuerte control de acceso ya que para cada opción es posible limitarlo por usuario a: Consultar, Insertar, Alterar y/o Borrar. 2. Se recomienda que el Código del usuario brinde una idea de a quién pertenece, por ejemplo sus iníciales. 3. Es necesario ser cuidadosos al crear un nuevo usuario, pues por defecto el sistema asume que tendrá todos los accesos. Es decir que hay que desactivar las opciones a las que debe restringirse el acceso. 4. Cuando se desactiva la opción “Consulta” se desactivan automáticamente el resto de las opciones y cuando se activa cualquier opción se activa la de Consulta.

PROTOTIPO DE USUARIO (PERFILES DE USUARIOS) Para insertar el prototipo de usuarios o perfil de usuarios se hace por la siguiente pantalla:


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Oprimir el botón

Idioma: Español

.

Se despliega la siguiente venta que esta compuesta por tres secciones:

Menú Principal y Permisos Independientes Controla el acceso a los menús principales y submenús

Permisos Controla las operaciones de insertar, alterar, borrar de cada función que tiene habilitado alguna de estos comandos.

Impresión Controla la generación de reportes.


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Idioma: Español

Indica que el ítem seleccionado está habilitado Indica que el item seleccionado NO está habilitado

En la creación del perfil existen uno Check Box que indican si cada concepto es aplicado al perfil de usuarios que estamos creando.

CREACIÓN DE UN USUARIO

1.

Oprimir el botón

.

2.

Teclear el Código y el Nombre.

3.

En el campo de Seleccionar Prototipo escoja el perfil creado el botón


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4.

Idioma: Español

Posteriormente se visualizara la pantalla con los derechos del perfil del nuevo usuario

Y posteriormente entramos a la definición del usuario, que puede asociarse a un perfil previamente creado para que tomes esos derechos y poder modificarlos para este usuario e específico o no.

Menú Principal y Permisos Independientes


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Idioma: Español

Controla el acceso a los menús principales y submenús

Permisos Controla las operaciones de insertar, alterar, borrar de cada función que tiene habilitado alguna de estos comandos.

Impresión Controla la generación de reportes.

Otros Para el tratamiento de la opción de atenciones a clientes La sección otros se crean para cada usuario los permisos para la opción de atención de clientes.

En esta parte es que se define el email que el utilizador puede utilizar para enviar los distintos reportes durante su trabajo en el PMS, así como se le define el % máximo de descuento que él puede otorgar autorizado

ESQUEMAS DE IMPUESTOS El acceso a esta opción es por Archivos – Esquema de Impuestos Permite definir los diferentes esquemas de impuestos que pueden existir en un país.


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SERVICIOS

GRUPOS DE SERVICIOS El acceso a esta opción es por Archivos – Servicios – Grupos de Servicios Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema, agrupa los servicios definidos en grupos, es decir cada Servicio debe tener asociado un Grupo de Servicio.


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SERVICIOS El acceso a esta opción es por Archivos – Servicios, son utilidades, recursos organizacional y personal destinados a satisfacer una necesidad.

Procedimiento para Insertar un Servicio


.

Llenar los siguientes datos:


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Idioma: Español

Llenar los siguientes datos:

Campo

Significado

Código

Hasta 3 caracteres alfanuméricos. Se recomienda emplear una codificación que brinde una idea de a que se refiere. Ejemplo: ALO - Alojamiento, DES - Desayuno, TEL Teléfono, etc.

Descripción

Hasta 20 caracteres alfanuméricos.

U.S.

Escoger el Grupo a que pertenece el servicio. Existen reportes que totalizan la producción del hotel por este criterio.

Cuenta paquete

Cuenta para registrar los cargos cuando son de reserva consideradas por el sistema como paquete

Cuenta Directo

Cuenta para registrar los cargos cuando son de reservas consideradas como directos.

Cuenta M. Supl.

Cuenta Contable del servicio cuando es un ingreso de bolsillo u opcional en la moneda suplementaria.


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Idioma: Español

Campo

Significado

Tipo Cuenta

Tipo de cuenta asociada para ser utilizada en el servicio Master, Extra 1 ....Extra 5.

Grupo Servicio

Grupo de servicio al cual se asocia este servicio

Valor por defecto

Valor a cargar por defecto cuando se invoca este servicio

Insertar Manual

Esta casilla se activa cuando el servicio puede insertarse manualmente. Ejemplo: En la mayoría de los hoteles que tienen instalado NewPos (sistema de Punto de Venta) los servicios asociados a la actividad gastronómica están configurados para que NO se inserten manualmente porque se cargan de manera automática.

Impuestos

A partir de esta parte de la pantalla se definirán los distintos tipos de impuestos definidos que pueden ser configurados así como se especificara sobre que moneda se aplican los mismos. La cantidad de impuesto posibles a aplicar se definen en Parámetros \Impuestos (Tasas y Secuencias)

Adicionalmente a estos datos existen otros no menos importantes que algunos son opcionales pero que permiten configurar el servicio bajo ciertas propiedades de empleo. Estos son

Permite asociar un servicio a un segmento mercado, con los cual permite después obtener estadísticas por el mismo y ser aplicado si cumple esta condición

Para definir si el servicio admite valores en estos rangos

Si el PMS tiene enlace con NewCRM, en esta parte se define el valor del servicio cuando puntos para otorga al cliente representa el mismo. Por ejemplo 100 Euros corresponden a 1 Punto en el CRM. Para ello debe estar marcado también este Box


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Idioma: Español

Si el servicio en el PMS se tratara como compensación de pensiones, se marca este Box. Para mas explicación de cómo se comporta este procedimiento en el PMS, consultar el capitulo que trata de este concepto. Este Check Box funciona cuando también existe NewPOS instalado y con interfaces y configurado para compensaciones.

Si queremos que el servicio funcione con el tratamiento de mini bares, donde al insertar el mismos nos permita insertar los productos consumidos para su posterior enlace con Stock, se marca este Box.

Para el tratamiento de propina, es necesario definir un servicio para el mismo, para eso se marca este Box y se le define el tipo de propina, según el valor en Archivos Parámetros Tipo de Propina.

SECCIONES El acceso a esta opción es por Archivos – Secciones, es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema. Una Sección se puede definir como un lugar donde se presta un servicio.

Campo Código

Significado Admite hasta 3 caracteres alfanuméricos. Se recomienda emplear una codificación que brinde una


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Idioma: Español

idea de a que se refiere. Ejemplo: REC - Recepción, ALL - Ama de Llaves, GIM Gimnasio, etc. Contabilidad Cuenta contable asociada a la sección Descripción

Hasta 20 caracteres alfanuméricos.

PROCEDIMIENTO PARA INSERTAR UNA SECCIÓN

1. Oprimir el botón 2. Teclear el Código y la Descripción de la Sección. 3. Definir los Servicios que se brindan en la misma. En la ventana del bloque Servicios Prestados se escoge un servicio y se oprime el botón El proceso se repite para cada uno de los Servicios que se brindan en esta Sección.


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HABITACIONES

BLOQUES El acceso a esta opción es por Archivos – Habitaciones – Bloques, Permite codificar las áreas o bloques en que está dividido el hotel. A cada Habitación se le asocia el Bloque en que se encuentra ubicada.

CARACTERÍSTICAS HABITACIONES A esta opción se accede por Archivos – Habitaciones – Características Permite definir las características de las habitaciones. A cada habitación se le asignan tantas características como sean necesarias. Ejemplo: Vista al Mar, Con Balcón, etc.


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Idioma: Español

HABITACIONES A esta opción se accede por Archivos – Habitaciones – Habitaciones, Permite registrar las Habitaciones del hotel.

Conocer y/o actualizar las características de una habitación 1. Seleccionar la habitación deseada.


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Idioma: Español


Procedimiento para insertar las habitaciones del hotel

.

1. Oprimir el botón 2. Teclear los siguientes datos:

Campo Número

Significado Número de la Habitación. Admite hasta 5 caracteres alfanuméricos.

Tipo

Se escoge un Tipo de Habitación

Bloque

Se escoge el Bloque donde se encuentra ubicada la habitación.

Clase Distancias

A las escaleras, Ascensor, Ama de Llaves

3. Insertar las Características de la misma. 4. Insertar las habitaciones que están próximas a la que estamos definiendo. Si existe comunicación entre ellas se marca la casilla Conexión.

Existen dos datos adicionales en la definición de Habitaciones que resaltamos cuando se deben llenar y cómo funcionan.


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Idioma: Español

Cuando el PMS trabajo con interfaz a Condominio, las Habitaciones que serán controladas por este régimen, casos especiales este tratamiento, significan que son las que se le definen régimen de explotación y por tanto solo pueden asignarse en una reserva si en el periodo de la misma existe un periodo de régimen de explotación definido, en caso contrario no deja atribuirse. Otro detalle importante es que si queremos pasar a usar este régimen ya con un PMS en funcionamiento, para poder activar esta marca la habitación no debe estar asociada a ningún reserva ni en Check In ni en Reserva.

Valor que se empleara por el sistema de Condominio (ver manual de condominio)

ORGANIZACIÓN DE LAS HABITACIONES. Esta opción no es de uso común, pues la mayoría de los hoteles trabajan con una organización numérica lógica de las habitaciones que es la implícita del sistema. No obstante existen casos en que la numeración de las habitaciones no es consecutiva y con esta opción pueden ordenarse a criterio del usuario. Las habitaciones se van seleccionando una a una, en el orden que se desee, y se van enviando a la ventana Habitaciones Ordenadas.


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Los botones Los botones

Idioma: Español

envían todas las habitaciones de una ventana a otra. trasladan solo la habitación seleccionada.

CUENTAS NO ALOJADOS A esta opción se accede por Archivos – Cuenta No Alojados

Permite habilitar cuentas que resultan útiles para casos tales como: 1. Clientes que habitualmente consumen en el hotel y no están hospedados. Estos clientes deben tener una ficha creada en el cardex. La ficha del cardex puede habilitarse en la opción Recepción – Cardex u oprimiendo el botón

en el campo Titular.

2. Consumo de representantes y/o empleados de Agencias y Empresas, Guías de Turismo, Chóferes, etc. (Entidad). 3. Para registrar el alquiler de salas de conferencias, oficinas, etc. (Otra Cuenta) 4. Para registrar la producción de algún Punto de Venta que no esté enlazado a NewHotel, por ejemplo, Parqueo, o el ingreso por teléfono que se cobra en efectivo en la recepción, etc. (Otra Cuenta). Las cuentas que tienen el campo Fecha C.C. lleno son las que ya han sido cerradas. Este tipo de cuenta se cierra en la opción Archivo – Cuentas No Alojados.


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Idioma: Español

PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA CUENTA EXTRA.

Oprimir el botón

1. Teclear el Código de la cuenta (6 caracteres alfanuméricos). 2. Escoger si la cuenta es de Entidad, Cliente u Otra Cuenta. 2.1. Si la cuenta es de Entidad o Cliente hay que escoger uno de los definidos en el sistema oprimiendo el botón 2.2. En Otra Cuenta se habilitan los campos Titular y Dirección para que sean tecleados estos datos. 3. Oprimir el botón Por último destacar que la cuenta no alojados además permiten generar asientos automáticos durante el cierre de día de aquellos asientos definidos en Movimientos adicionales.


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Idioma: Español

REGIONES DEL MUNDO A esta opción se accede por Archivos – Regiones, permite registrar la ubicación de las Entidades.

Campo

Significado

Código

Código de región

Descripción

Descripción

Orden

Orden para ser visualizado en los Planning.

PAÍSES A esta opción se accede por Archivos – Países, Permite registrar las nacionalidades de los clientes del hotel.


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Idioma: Español

Países

Campo

Significado

Código

3 Caracteres alfanuméricos

Descripción

20 Caracteres

Idioma

Idioma del País

Código oficial

Código oficial

Regiones del Mundo

Regiones del Mundo

Prefijo telefónico

Prefijo telefónico

Cód. ISO

Cód. ISO

Descripción ISO

Descripción ISO

Permite insertar las zonas y códigos postales de los países


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Idioma: Español

Permite inserir provincias.

Permite configurar y validar el número de contribuyente del país, tanto de personas como de entidades.


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Idioma: Español

IDIOMAS

A esta opción se accede por Archivos – Idiomas, permite registrar los idiomas de trabajo del hotel.

REGIONES

A esta opción se accede por Archivos – Regiones, permite registrar la ubicación de las Entidades.

SEGMENTOS DE MERCADO

Por ser la hotelería una actividad de prestación de servicios, el producto que se ofrece puede estar destinado a uno o más segmentos de mercado, en cualquiera de los


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Idioma: Español

casos deben satisfacer los requerimientos y expectativas de cada uno de estos segmentos. La posibilidad que brinda el sistema de asociar al cliente a un segmento permite hacer análisis de mercado.

GRUPOS DE SEGMENTO A esta opción se accede por Archivo – Segmentos – Agrupamiento, permite definir grupos de segmentos de mercado.

Campo

Longitud

Código


Descripción

20 caracteres

SEGMENTOS A esta opción se accede por Archivo – Segmentos – Segmentos, Permite definir los Segmentos del Mercado.

Campo

Longitud

Código


Segmento

20 caracteres


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Grupo

Idioma: Español

de Se escoge uno de los previamente definidos en la

Mercado

opción Archivos - Segmentos- Agrupamiento

Ejemplos de Grupos y Segmentos de Mercado

Grupo

Segmentos

DEP

Deportivo

Pesca, Buceo

NEG

Negocios

Congresos, Incentivos, Diversos, Promociones

SAL

Salud

Estrés, Termas, Tratamientos

Con este botón se pueden definir cuentas contables para efectos de contabilidad por segmentos


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Idioma: Español

ORÍGENES DE MERCADO

Esta opción se accede por Archivos Orígenes Agrupamiento

GRUPOS DE MERCADO

ORÍGENES A esta opción se accede por Archivos – Orígenes, permite definir las Vías por las que los clientes llegan al hotel.


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Idioma: Español

MONEDAS

A esta opción se accede por Archivos – Monedas, permite definir las Monedas de trabajo del hotel, es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema

Con botón de Cambios de facturación se adicionan los valores de

cambio de la

moneda para una fecha especificada:

Botón para definir los cambios del tipo facturación que se emplean para calcular las facturas en moneda extranjera Botón para definir los cambios del tipo caja que se emplean para las operaciones de caja de recepción.


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Idioma: Español

TIPO DE COBRO A esta opción se accede por Archivos – Tipos de Cobro, permite registrar todos los Tipos de Cobro permitidos en el hotel. Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.

Campo Código

Significado Código del Tipo de Cobro Longitud: 3 caracteres alfanuméricos

Descripción

15 caracteres alfanuméricos.

C.Cred.

Se marca si la Forma de Pago es una Tarjeta de Crédito.

Contabilidad

Cuenta contable de la Forma de Pago. Además se pueden definir otras cuentas contables adicionales si son necesarias

Moneda

Los posibles valores son: Moneda Base y Moneda Suplementaria, que se definen en la opción Utilitarios – Parámetros – Subsistema de Facturación Tomando como ejemplo la pantalla anterior las Cuentas definidas en la Moneda Suplementaria (Peso) solo podrán liquidarse con la Forma de Pago EFN – Efectivo M.Nac.


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Idioma: Español

Estos campos significan lo siguiente: Activo – si la forma de pago esta activa para ser usado o no Reportes – si es para ser impresa en los reportes Orden – el orden en que aparecen en el sistema para ser seleccionada Puntos – valor para el NewCRM que especifica cuando puntos equivale a la unidad de pago que se selecciona Impresora Fisca: Si se emplea en la impresora Fiscal TARJETAS DE CRÉDITOS A esta opción se accede por Archivos – Tarjeta de Crédito, permite registrar los tipos de Tarjeta de Crédito que pueden ser utilizadas en el hotel.

MACRO OPERACIONES A esta opción se accede por Archivos – Macros Operaciones Esta nueva opción de NewHotel 2001 posibilita definir un conjunto de operaciones asociadas que habitualmente se hacen una a una de forma manual en recepción, de forma general enmarcada en un Macro Operación.


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Idioma: Español

Esta macro operación funciona de la siguiente forma: cuando se invoca, los asientos definidos en esta parte se carga de esa forma en cada una de las reservas que seleccionamos. Los tipos que se pueden definir son los siguientes: 9 Asientos adicionales 9 Asientos al crédito 9 Asientos al Debito

Para insertar una operación se hace por la siguiente pantalla


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Idioma: Español

ENTIDADES

CATEGORÍA DE ENTIDADES A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Categoría de Entidades. Permite clasificar a las Entidades (Empresas o Agencias) que operan con el hotel, es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su conveniencia.

TIPOS DE ENTIDADES A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Categoría de Entidades. Permite definir los tipos de Entidades que envían clientes al hotel.


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Idioma: Español

ESTADO O SITUACIÓN DE LA ENTIDAD. A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Estados de la entidad. Esta información se utiliza cuando es necesario efectuar un Stop de Reservas y/o Check In para una Entidad. Generalmente se asocia a la situación financiera de las entidades.

CONTACTOS En esta sección podemos insertar los distintos contactos que más tarde podemos asociar a las distintas entidades, ya explicado en el capitulo Entidades de este manual.


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Idioma: Español

CLASIFICACIÓN Criterios para clasificar a las entidades.

CRITERIOS DE SELECCIÓN Se definen cuatros botones y un criterio asociado a cada botón para luego ser asociados a las entidades para una búsqueda mas rápida


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Idioma: Español

Su modo de empleo una vez definido estos criterios, vamos a la ficha de entidad y asociamos alguno de estos criterios

Luego en la consulta de entidad se habilita unos botones que hacen más rápida la búsqueda por estos criterios.

CLIENTES


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Idioma: Español

TÍTULOS A esta opción se accede por Archivos – Clientes – Títulos. Calificativo concebido a una persona, esta opción es usada en el cardex de huéspedes.

TIPOS DE CLIENTES A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Clientes. Permite definir las distintas características de los posibles clientes del hotel.

PREFERENCIAS A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Preferencias. Permite definir las Elementos que un cliente puede siempre solicitar


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Idioma: Español

PREFIJOS – TIPO DE IDENTIFICACIÓN Para crear unas mascara de entrada para la captación de los datos de los clientes

TARJETAS DE FIDELIZACION – TIPOS Para definir tipos de tarjetas de fidelizacion de los clientes.

CRITERIO DE SELECCIÓN Se definen cuatros botones y un criterio asociado a cada botón para luego ser asociados a los clientes para una búsqueda mas rápida


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Idioma: Español

Su modo de empleo es similar al explicado para las entidades, pero en este caso para los clientes CARDEX.

PARÁMETROS

RESERVA TIPO. A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Reserva Tipo. Da la posibilidad de definir los prototipos de reservas más usadas en el hotel, ejemplos: Luna de Miel, Directos, etc. que tienen datos que se repiten tales como: cantidad de clientes, noches, pensión, etc. Las reservas tipo permiten agilizar la captura de la información pues al ser seleccionada se visualizan los datos previamente definidos y solamente habría que puntualizar las diferencias. En el campo Descripción se teclea el nombre que identificará a la reserva tipo. Para conocer el significado del resto de los campos remítase al tema Reservas – Significado de los campos de una Reserva Individual del presente manual.


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Idioma: Español

Los datos posibles para definir una reserva tipo son los que se muestran en la siguiente pantalla:


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Idioma: Español

TIPOS DE GRUPO A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Grupos Clasificación de la clase de grupos de huéspedes que pueden llegar al hotel Esta información se utiliza en el momento de crear una Reserva de Grupo.

MOTIVO SALIDAS NO PREVISTAS Esta opción se accede por Archivos Parámetros Motivos Salidas No Previstas, y se emplea para definir los posibles motivos por este concepto

TIPOS DE ATENCIONES A esta opción se accede por Archivos Parámetros – Tipos de Atenciones


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Idioma: Español

Es un atributo de las reservas que tiene que ver con el nivel de las atenciones que requieren los clientes tomando en consideración sus características o categoría, ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Luna de Miel.

MOTIVOS DE CANCELACIÓN DE RESERVAS A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Cancelación Permite definir los motivos por los que una reserva puede cancelarse.

TIPOS DE EVENTOS A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Eventos


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Idioma: Español

Permite crear una especie de Agenda de Tipos de Eventos, esta información se usa en la opción Recepción - Agenda - Conserje donde se asocia cada uno de los eventos a recomendar a los clientes a un tipo de evento.

TIPOS DE GARANTÍA A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Garantía. Permite definir los distintos conceptos por los cuales se confirman las reservas como garantizadas.


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Idioma: Español

TIPOS DE DESCUENTOS FINANCIEROS Esta opción se accede a través de Archivos Parámetros Tipos de Descuentos Financieros Se definen los por cientos de los tipo de descuentos financieros que pueden ser seleccionados al emitir una facturas. Es importante conocer que estos descuentos financieros no rebajan producción solo afectan el valor de la factura que se emite, llevando el valor del descuento a una cuenta de descuentos financieros, que incluso si se definen puede pasar a NewConta.

TIPOS DE DESCUENTOS Esta opción se accede por el menú Archivos Parámetros Tipos de Descuentos Y se definen los máximos y mínimos de los tipos de descuentos que pueden otorgarse a los clientes.


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Idioma: Español

MOTIVOS DE CORREGIR ASIENTOS. A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Motivo de Corregir Asientos. Permite definir los motivos por los que puede ser corregido un asiento.

Esta

información es utilizada en la opción Consulta de Asientos – Corregir.

MOTIVOS DE ANULACIÓN DE FACTURAS Esta se accede por el menú Archivos Parámetros Motivos de Anulación de Facturas, y será utilizado para definir los motivos posibles cuando se anule factura.


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Idioma: Español

TIPOS DE PAQUETES Esta opción se accede por el menú Archivos Parámetros Tipos de Paquete, se emplea para definir los tipos de paquetes que se crean ene PMS

TIPOS DE PROPINAS Esta opción se accede por el menú Archivos - Parámetros – Tipos de Propinas Permite definir los tipos de propinas que son asociados al servicio que definimos como propina.


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Idioma: Español

PUNTOS DE FRONTERA De acuerdo a la necesidad se pude usar para definir hacia qué punto sale el huésped luego de que abandona el hotel o por donde ingreso al país. Estos datos se usan para los listados que exigen entidades oficiales como migración etc.

TIPOS DE REGÍMENES Esta opción se accede por el menú Archivos - Parámetros – Tipos de Regímenes


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Idioma: Español

Esta opción define, cuando el PMS trabaja con interfaces con Condominios, los tipos de regímenes que se trataran en el sistema. La característica importante con la cual se le indica al PMS un comportamiento diferente a los demás tipos, es el que se define como Prioridad 0, el cual indica que ese régimen es del tipo Propietario y para cual se compota de diferente forma al resto de los regímenes.

REGÍMENES DE EXPLORACIÓN Esta opción se accede por el menú Archivos - Parámetros – Regímenes de exploración. Cuando el PMS está trabajando con esta modalidad definida, y existen habitaciones marcadas como que son de regímenes de exploración, se hace necesario definir los periodos y sus métodos de cálculos mediante esta opción. En la misma se definirán los métodos de cálculos y los periodos de tiempo, con que el PMS hará los cálculos para pagar las comisiones a los propietarios pro el uso de sus villas o habitaciones. Estos datos son luego transferidos al sistema de condominios.


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No.Hab.

Idioma: Español

Es el número del cuarto a la cual se le definirá el régimen de explotación.

Tipo

de Sera uno de los previamente definido en el sistema

Régimen Fecha /Final

Inicial Sera el periodo para el cual vamos a definir un régimen de explotación. Es importante señalar que en mismo periodo solo puede existir un solo régimen. Aunque si es posible que en diferentes periodos la habitación tenga distintos tipo de régimen e incluso propietario.

Método

El método puede ser de distintos tipos: Stándar: NewHotel en esta modalidad no hace ningún cálculo ya que presupone que el mismo es hecho por otra fuente. Valor Fijo: Valor fijo a pagar cuando se emplee la habitación, sin importar el precio o tarifa de la producción que devenga la misma. % Comisión: Se define el % de la producción de los servicios que se seleccionen que se incluyen en el cálculo para el pago de la comisión al propietario.


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Idioma: Español

% Comisión sobre tarifas: Sera el % de la tarifa asociada a la reserva que se tome como base para el cálculo de las comisiones a pagar. % Servicio –Tarifa: Sera un % a calcular tomando como base el valor de una tarifa por lo general tipo RACK sobre el servicio de alojamiento. Valor

Valor de cálculo a aplicar ya sea él % o el valor fijo que se defina según el método especificado.

Cuenta

Numero de la cuenta no alojado asociada al propietario, donde se harán los cargos que les corresponde al mismo.

Max.PAX

Es el número máximo de personas utilizado por ejemplo por webservices (reservas vía internet)

Cliente

Nombre del propietario registrado en el Cardex de NewHotel.

Contrato

Se especifica, opcional, el numero de contrato que se tiene con el propietario, información que será posteriormente utilizada por el sistema externo de condominios.

Impuestos

Esto representa si el cálculo de la comisión que se hará incluye o no impuestos. Botón para el llamado del sistema externo de condominios. Botones para seleccionar los servicios a escoger cuando el método es % de comisión o Valor fijo según corresponda, respectivamente.

Botón que se puede emplear para ver las reservas asociadas a ese régimen de explotación en donde se encuentra el curso en ese momento.


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Idioma: Español

Para mas detalles de cómo se parametriza esta opción consultar Casos Especiales del PMS.

DOCUMENTOS A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Documentos Esta opción permite definir los documentos que son utilizados con más frecuencia en el hotel, los tipos de documentos deben ser creados a través de un procesador de texto, por ejemplo Microsoft Word, con extensión .dot Los ejemplos más utilizados son confirmación de reservas, circulares, mailing, etc. donde la estructura del documento se mantiene y solo varían algunos datos como son: destinatario, número de reserva, dirección, etc.

Campo

Significado

Descripción Admite un máximo 14 caracteres Tipo

Se escoge el tipo de documento (carta de confirmación, mailing, etc.)

Documento


se escoge el documento con extensión

.dot (path). Los tipos de documentos que pueden definirse aquí son los siguientes: •

Carta de email

•

Confinación individual

•

Etiquetas del cardex


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•

Ficha del cardex

•

Confirmación de Grupos

•

Solicitud de Grupo

•

Solicitud de Depósitos

•

Cupones

•

Key Pass

•

E-mail de Check Out

•

E-mail Entradas Previstas

•

E-mail Reservas Canceladas

Idioma: Español

Todas estas plantillas. DOT que suministra el PMS pueden ser personalizadas para el cliente que las utilizara, según los marcadores que se suministran como estándar en el sistema. El detalle de los marcadores son suministrados en el paquete de reportes del PMS que se distribuye.

TEXTO PARA DOCUMENTOS Esta opción de accede por el menú Archivos – Parámetros – Texto para documentos Se definen los textos de los documentos


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Idioma: Español

IMPUESTOS

IMPUESTOS – SECUENCIAS A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Impuestos – Secuencias Permite definir las secuencias de impuestos que serán asimilados en el programa, mediante el esquema de impuesto a definir.

TASAS DE IMPUESTOS A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Impuestos – Tasas


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Idioma: Español

Permite definir los % de los impuestos a aplicar, así como las cuentas contables asociadas en cuenta a contabilidad y cuenta de ventas liquidas.

SERIES DE FACTURAS A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Series de Facturas La estructura del Número de las Facturas es: Consecutivo / Serie Cuando se registre una Serie se está estableciendo el método a utilizar en la generación del Número de la Factura ya que con su creación se establece: ¾ El número inicial del consecutivo de la Serie (Próx. Factura) que comienza por defecto en 1, pero puede ser cualquier número. ¾ El número final del consecutivo de la Serie (Nr. Final) puede quedar vacío se asume que no hay restricción de este tipo. El sistema permite definir tantas series como sean necesarias, con la única restricción que no puede existir solapamiento de fechas.


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Campo Serie Nr. Final Data Final

Idioma: Español

Significado Admite até 5 caracteres alfanuméricos. Número final da Serie Este campo pode quedar vacio. Data de Vencimiento da Serie. Cuando se define una Serie pode especificar o número inicial da misma. Se deja en blanco el sistema asumirá

Próx Factura

que la serie comienza en 1 Cuando la serie está activa o número corresponde muestra o número da próxima factura que será emitida.

St.

Estado da Serie: Inactiva, Activa e Futura

El PMS posibilita configurar series de facturas para los siguientes tipos de facturas •

Para todas las facturas o o Facturas a créditos o Facturas Contado o Facturas Depósitos o Facturas Anulación de Depósitos o Para Documentos Internos o Facturas de Anulación o Facturas Offshore


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Idioma: Español

SERIES DE DOCUMENTOS A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Series de Documentos Los documentos del sistema son Factura, Boleta de Venta (este documento aplica para Hoteles de Perú) y Notas Crédito. Para las facturas que emite el sistema llevan número de factura y serie además puede llevar número de documento y serie de documento si se desea este control, no es obligatorio. Para la Boleta y Notas crédito si es necesario definir el número de documento y su serie. La estructura del Número de documento es: Consecutivo / Serie Cuando se registre una Serie se está estableciendo el método a utilizar en la generación del Número del documento ya que con su creación se establece: 1. El número inicial del consecutivo de la Serie (Próx. Doc) que comienza por defecto en 1, pero puede ser cualquier número. 2. El número final del consecutivo de la Serie (Nr. Final) puede quedar vacío se asume que no hay restricción de este tipo. El sistema permite definir tantas series como sean necesarias, con la única restricción que no puede existir solapamiento de fechas.

FILTROS – SERIES DE DOCUMENTOS


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Idioma: Español

Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Filtros – series de documentos, y se definen los distintos filtros para estos documentos.

SERIES DE RECIBOS Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Series de recibos, y se emplea para definir las series de los documentos de recibos

EXTENSIONES TELEFÓNICAS A esta opción se acceder por Archivos – Parámetros – Extensiones Telefónicas.


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Idioma: Español

Permite definir para aquellos hoteles que tienen centralitas telefónicas que tarifan y no tienen instalados el módulo de tarificación de Informarca NewPhonoWin, los parámetros de las extensiones y habitaciones, así como las extensiones de oficina que serán cargados en NewHotel mediante una conexión NewHotel – Centralita telefónica, para logra la interfaces necesaria para ejecutar los cargos de forma automática..

PRODUCTOS DEL MINI BAR

A esta opción se acceder por Archivos – Parámetros – Productos de Mini bar. Se crean los productos que componen el mini bar de una habitación, cada producto debe pertenecer a un Servicio y a una Sección, el código del producto debe ser numérico.


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Idioma: Español

OPCIONES DE LLAVES A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Opciones De Llaves. Se configura los permisos para emisión de llaves. Campos: •

Descripción: se coloca el nombre del permiso.

•

Cadena: es un valor que identifica un comando de operación del permiso que se está creando.

•

Sección y Servicio: al que aplica el permiso.

•

Dar el Permiso: Acción de ejecutar el permiso


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Idioma: Español

MENSAJES PARA NEWPOS. A esta opción se acceder por Archivos – Parámetros – Mensajes Para NewPos. Son mensajes predefinidos cuando NewHotel trabaja en forma Online con NewPos, los mensajes son seleccionados desde el menú de insertar una Reserva Individual o de Grupo,

al

oprimir el botón de Mensajes NewPos, luego estos pueden ser

visualizados desde la aplicación de punto de venta cuando la reserva tiene el estado de check-in.

EXTENSIONES DE LLAVES Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Extensiones de llaves. Su función es atribuir las extensiones para la interfaz de NewGes de las cerraduras de las puertas.


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Idioma: Español

EXTENSIONES DE PAY – TV Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Extensiones de pay – tv, y permite definir las extensiones del sistema Pay TV

EXTENSIONES DE VERJAS Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Extensiones de verjas, y permite definir las extensiones de las verjas del hotel.


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Idioma: Español

EXTENSIONES DE INTERNET Esta opción se accede por el menú Archivos – Parámetros – Extensiones de internet, y permite definir las extensiones internet de las habitaciones del hotel.

EXTENSIONES DE POS EXTERNO Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Extensiones de pos externo Permite configurar la interfaces con el sistema EPOS externo

VUELOS A esta opción se acceder por Archivos – Vuelos.


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Idioma: Español

Se definen los nombres de los vuelos que llegan y salen en la semana, esta información pude ser seleccionada en los menús de reservas individuales y de grupo.

VEHÍCULOS A esta opción se acceder por Archivos – Vehículos. Permite registrar los vehículos de los huéspedes en el hotel, para ello se debe definir los modelos y las marcas.

MODELOS Se insertan los modelos de los vehículos,


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Idioma: Español

MARCAS Se insertan las marcas de los vehículos:


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Idioma: Español

ESTACIONAMIENTOS A esta opción se acceder por Archivos – Estacionamientos. Se defines los lugares donde permanecerán los vehículos de los huéspedes durante su estadía.

ZONAS A esta opción se acceder por Archivos – Estacionamientos – Zonas Se insertan las zonas de vehículos, las zonas se subdividen en Estacionamientos

ESTACIONAMIENTOS A esta opción se acceder por Archivos – Estacionamientos – Estacionamientos Se insertan los estacionamientos que está compuesto una Zona:


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Idioma: Español

MANTENIMIENTO

TIPOS DE INACTIVIDAD A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Tipos de Inactividad Permite registrar los motivos por los que una habitación puede estar Inactiva (Fuera de Orden). Para pasar una habitación a Inactiva se utiliza la opción Housekeeping Mantenimiento – Inactivar Habitaciones, Las habitaciones inactivas y el motivo pueden consultarse en el Planning de Habitaciones.


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Idioma: Español

TÉCNICOS A esta opción se accede por Archivo – Mantenimiento – Técnicos. Se registra el nombre de los técnicos del departamento de mantenimiento del hotel responsabilizados con la solución de las averías de las diferentes áreas del hotel reportadas en el módulo Housekeeping – Mantenimiento – Averías.

PROCEDENCIA A esta opción se accede por Archivo – Mantenimiento – Procedencia. Esta información se utiliza en la opción Housekeeping – Mantenimiento – Averías Se refiere a quién reportó la avería.


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Idioma: Español

TIPOS DE AVERÍAS Esta opción se accede por el menu Archivos - Mantenimientos- Tipos de Averías. Son agrupaciones para clasificar las averías

SUB-NÍVEL DE AVERÍAS Esta opción se accede por el menu Archivos - Mantenimiento - Sub-nível de Averías Clasificar para sub dividir las averías en un detalle analítico.


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Idioma: Español

ZONAS DEL HOTEL A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Zona. Permite registrar las áreas que componen el hotel, las que se utilizan en la opción Housekeeping – Mantenimiento – Averías

TIPOS DE OBJETOS Esta opción se acede por el menu Archivos - Mantenimiento – Tipos de Objetos


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Idioma: Español

Permite insertar los tipos de objetos para reportar en objetos perdidos por los clientes.. Esta opción se emplea Housekeeping – Atención a Clientes – Lost/Found.


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Idioma: Español

CAPÍTULO 13: UTILITARIOS El menú de Utilitarios es una de las partes más sensibles del sistema, en el se define la manera de cómo va a trabajar la aplicación.

APERTURA DE AÑO

A esta opción se accede por Utilitarios – Abrir Año Esta opción permite abrir un periodo nuevo en la base de datos para introducir nuevos datos a la misma

Atención: esta opción debe ejecutarse cada vez que deseamos trabajar para un año próximo.


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Idioma: Español

CAMBIAR DE IDIOMA A esta opción se accede por Utilitarios – Cambiar Idioma Permite a los usuarios seleccionar el idioma de trabajo con que desean trabajar en NewHotel.


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Idioma: Español

PARÁMETROS

GENERALES DEFINICIONES Y ESTRUCTURA DE LOS PARÁMETROS

Los parámetros generales del sistema se definen en la opción

Utilitarios –

Parámetros – General. Se definen datos generales del hotel como: Nombre, Dirección, Teléfono, Fax, Número Fiscal y si hay enlace con los sistemas NewTime, NewConta (Cuentas por Cobrar) o el Sistema de Contabilidad. Esta opción solo se puede ejecutar cuando se esté completamente seguro que ningún otro usuario del sistema esté conectado, en caso contrario puede ocurrir algún error. En los cuadros siguientes se describe cada uno de los parámetros de esta pantalla. En la columna Valor por Defecto, los valores por defecto marcados por el sistema se presentan de la siguiente forma:

SI =

y NO =

.

Los parámetros generales están divididos en las siguientes opciones:


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Idioma: Español


GENERALES - INSTALACIÓN En esta pantalla definimos los datos de carácter general tales como: Nombre, Dirección, etc.

Campo Año de Inicio da Aplicación

Significado Año en que se inicio el trabajo con el PMS Nombre abreviado de la instalación a que se destina para

Abreviatura

aparecer en determinados reportes (por ejemplo en extracto de cuenta que se entrega a un cliente). Se Recomienda que se coloque siempre una abreviatura.

País

Nombre del país de la instalación

Nombre/Dirección Teléfono/Fax Número Contribuyente Registro Comercial

Datos generales de la instalación

Localidad/C.Postal/Zpostal Contacto/E-mail/Empresa


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Código Empresa

Idioma: Español

Codigo del establecimiento el cual se emplea ademas para la exportacion de Cardex.

Saldos Reales 1- En la búsqueda de estos datos por defecto el sistema asume el criterio de análisis para los saldos reales y no es posible definir el criterio de búsqueda para saldos Mano Corriente. Saldos

Reales,

Saldos

Mano Corriente 2- En la búsqueda de estos datos por defecto el sistema asume el criterio de análisis para los saldos reales y también es posible analizar los mismos datos por el criterio de Mano Corriente. Saldos

Reales,

Saldos

Mano Corriente 3- En la búsqueda de estos datos por defecto el sistema asume el criterio de análisis para los saldos Mano Corriente y también es posible los mismos datos por el criterio de Saldos Reales.

4- En la búsqueda de estos datos por defecto el sistema asume el criterio de análisis para los saldos Mano Corriente y

Saldos Cuenta Corriente

no es posible definir el criterio de búsqueda para los Saldos Reales. Si utilizamos saldos reales analizan los ingresos reales, o sea, solo lo que no es facturado. Estado

de

Venda

Entidad

por

Para seleccionar si los estados de ventas se trabajan solo a nivel de entidad o por el contrario se trabajaran por entidad y operador. Parámetro que indica al PMS que trabajara con regímenes de

Usar

Regímenes

Exploración

de explotación y propietarios (sistema de condominios). Para más detalles de su empleo ver casos especiales en el propio manual

Verificar Disponibilidad en Se seleccionada esta opción permite cuando se hace el cierre


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Idioma: Español


Cierre de Día

de día comprobar y reparar la disponibilidad de habitaciones, como

garantía

que

no

quede

nada

mal

resuelto.

Recomendamos que esta parámetro este marcado por defecto. Se seleccionada esta opción permite cuando se hace una Verificar Disponibilidad en alteración de reservas comprueba la disponibilidad, sino se Alteración de Reserva

marca lo hace en el momento de insertarla por primera vez a una reservas solamente. Cuando el programa está realizando un proceso por ejemplo

Minimizar en Cálculos

el cálculo de un listado, esta opción permite que se pueda minimizar la aplicación para acceder a otra. Si esta activo utiliza los índices de Oracle por default, irá para

Oracle Indexes No

Calcular

el cálculo de saldos cuando se cierra el día. Saldos

en

Manos Corriente Reservas

Parámetro que crea una nueva tabla de saldos para cuentas de reservas y no alojados para el reporte de mano corriente de reservas. Este parámetro le india al PMS que mude su comportamiento

Usar Bloques en Filtro y para trabajar desde la reservas hasta las estadística por Estadísticas

bloques de habitaciones, en lugar de Tipo de Habitaciones. Con este parámetro se agrega la condición del Bloques.

Saldos USAH en reservas %

Descuento para

Expirar

contraseñas Distancias en:

Saldos USAH por Reservas se hace en Valores Líquidos.

Máximo Define a nivel de la instalación un % máximo de descuento

Permitido (Default) Días

Parámetro en Generales para determinar si el Cálculo de los

que puede ser otorgado por los Utilizadores. las Fecha limite que tienen las claves o contraseñas de los usuarios del sistema. Definición de la unidad de distancia (por default, mts) para identificar la distancia desde la habitación y algún servicio del hotel, por ej: elevador

Separador Decimal

Permite indicar si, el separador a utilizar en los movimientos. Si está definido el PMS trabaja con los mismos, sino trabajara

•

Millares

con los que están definido en la configuración regional de Windows. Es importante recordar que el PMS debe estar con coma (,) y el separador decimal punto (.).

Hora Límite para Pequeño - Hora límite que se pode definir en horas y minutos ara esto


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Almuerzo,

Almuerzo

y conceptos. Este dato es importante si queremos trabajar con

comida Días

Idioma: Español

el control del NewPOS para estos conceptos.

para

Bloquear

las Este permite definir hasta que fecha es permitido reconstruir

estadísticas

las estadísticas ya existentes

Días para Borrado el Log de Cantidad de días definidos que se almacenan, paso los Operaciones

mismos de borra el log.

Días para el Borrado de Cantidad de días definidos que se almacenan, paso los Discrepancias

mismos de borra el log. Permite definir la cantidad de días

Días para Gravar Fotos De Previsión

anteriores en que el

sistema grava las previsiones. A foto de previsión consiste en gravar una fotografía de un determinado momento para poder ser en el futuro comparada con un período igual e determinar las desviaciones..

Días para Estadísticas de Permite definir la cantidad de días en que el sistema grava Previsión

las previsiones.

Descripción para los Waiting List

Posibilidad de especificar un nombre y abreviatura para determinar el concepto a visualizar en el sistema PMS los waiting list, si no se quiere usar este término por defecto.

Nombre Fiscal

Nombre Fiscal a incluir en las Facturas

Banco

Nombre del Banco a incluir en las Facturas

Cuenta

Número de cuenta a incluir en las Facturas

GENERALES - LOCALES


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Idioma: Español


Campo

Significado

Consulta de Reserva en Full- Se seleccionado, la pantalla de Reserva será maximizada Screen

para Full screen

Bloqueo

de

Movimiento Al seleccionar este parámetro se bloqueará el movimiento

Horizontal en el Planning

horizontal de la barra de Reservas del planning de Habitaciones. La ventaja de eso es que esto evita que el usuario cambie inconscientemente las fechas de una reserva cuando utilice el interface gráfico del planning.

División de Reservas en el Al seleccionar este parámetro permite que el utilizador Planning

pueda dividir directamente en el planning de habitaciones en dos o más partes, la estadía del cliente por más de un alojamiento.

Advertencia de Avisos Mostrar

Sirve para avisar cuando hay alertas para dar.

Características de Al seleccionar esta opción, podamos ver las características

Habitación en Planning

de cada habitación en el planning, por ej. Dupla, etc.

Verificar Estado NewGes

Verificar se NewGes está on-line.

Dados Generales (Todas las Define el tiempo que el PMS irá a comprobar las Estaciones de Trabajo) – existencias de avisos e información de última hora. Información

ultima

Hora,

Información Avisos Espera y verificación de la Para que el PMS respeta las espera la cola de impresión cola de impresión / Intervalo

según el sistema operativo con la finalidad que no se pierdan listado al está llena la misma.

Color Objetos Inactivos

Si la habitación estuviera indisponible, se muestra con un color específico para esto.

Recordatorio de Avisos

Definición del tiempo para avisar a los clientes definido en x segundos y en cuantos periodos de tiempo

Tiempo para recordatorio

Definición del tiempo para los recordatorios

Tiempo para vuelta

El mensajito de recordatorio que sale arriba de muchas pantalla como cuenta corriente y va dando vueltas como un cartel de aereopuerto ...este es el tiempo entre vuelta y vuelta

Cambio

de

usuario Tiempo que espera el PMS en la pantalla principal


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Idioma: Español


Automático

solicitando el usuario para cambiar y refrescar y volver a pedirlo. Es como una salida automática al pasar este tiempo.

Dado 1,2,3 e 4

Para uso del PMS que se emplean por los utilizadores para fijar información general en determinados reportes

GENERALES - IMPRESIÓN

Campo

Significado Se definen los caminos para los reportes estándar del sistema, para los personalizados,

Camino Reportes

para los reportes contables así como para la exportación de facturas. Como recomendación todos

los

reportes

personalizados

y

confeccionados propios del cliente deben estar


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Idioma: Español

en reportes personalizados ya que el PMS siempre buscara primero en esta carpeta el reporte a ejecutar antes de pasar a los estándares. Para cada concepto detallado en la pantalla se puede seleccionar un tipo de impresora y Impresión

formato determinado. Para cada uno se especifican el Formato de la pagina y tipo de letra

GENERALES CÁLCULOS OFF-LINE

Campo

Significado Esta funcionalidad pertenece

a NewHotel y tiene

como base la creación de un proceso independiente al Calculo Off-line

cierre del día para el cálculo de las estadificas y exportación a la central, con lo cual el proceso de cierre puede agilizarse mucho más. Activado – el sistema irá calcular las estadísticas de X

Estadísticas

en X tempo (minutos) conforme lo indicado, en el proceso que se ejecuta en paralelo a NewHotel

Exportar a Central de Reservas Activado – el sistema irá exportar de X en X tempo


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Idioma: Español


Externa

(minutos) conforme lo indicado, en el proceso que se ejecuta en paralelo a NewHotel Activado – el sistema irá calcular los Planning básicos de X en X tempo (minutos) conforme lo indicado, en el

Básicos

proceso que se ejecuta en paralelo a NewHotel (por Planning básicos podemos considerar por ejemplo la disponibilidad de habitaciones). Activado – el

Planning de Ocupación

ocupación

sistema irá calcular el planning de

de X en X tempo (minutos) conforme lo

indicado, en el proceso que se ejecuta en paralelo a NewHotel. Aquí se indica los meses anteriores y posteriores a la

Meses Antes/Meses Después

fecha de trabajo del PMS para los cálculos explicado anteriormente.

MODOS DE OPERACIÓN

MODO DE OPERACIÓN COMPLEJO & MULTIHOTEL

Campo Complejo

Significado Se trabaja en conexión con otros Hoteles que tengan NewHotel. Esta variante implica que cada


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Idioma: Español

newhotel físicamente se conectan usando las funciones de Oracle DBlink MultiHotel

Se gestionan varios Hoteles en una sola aplicación. Implica que al entrar en la aplicación NewHotel front

•

Selección

de

Obligatoria.

Hotel

office tendrá que tener un hotel seleccionado obligatoriamente, en caso contrario entra en el primer hotel que encuentre en funcionamiento multihotel. Si están marcados los códigos es para todos los

•

Cuentas

No-Alojados hoteles del grupo NewHotel, caso contrario son por

Únicas

hotel,

independientemente

si

está

funcionamiento o no multihotel.

MODO DE OPERACIÓN CRUCERO

Campo

Significado

Modo Crucero Base en Tierra

Particularidad de NewHotel que permite un funcionamiento en los Cruceros. Con la base de datos de NewHotel en un escritorio. Con la base de datos de NewHotel en un

Crucero

escritorio Pero funcionando como una imagen de la BD real existente. Al efectuarse la exportación de la BD para el

Borrar al exportar

modo crucero, esta se borra, si está seleccionado Base en Tierra para posteriormente ser repuesta


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en


Idioma: Español

cuando se vuelve del crucero. Crucero—Base en Tierra: Usar Ficheros Temporales

Permite crear un fichero (.txt) para servir de base de datos para la posterior transferencia para el modo de crucero. Define a conexión del ODBC para el enlace con el crucero

Enlace Crucero

Usuario Oracle

Define el Usuario de Oracle para la Conexión a la base de datos del Crucero.


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Idioma: Español


MODO DE OPERACIÓN OFFSHORE

Campo

Significado Para cuando queremos indicar que el PMS

Offshore

trabaje en la variante de facturación y cálculos de OffShore.

Modo de Operación Central (NewCentral)

Campo Enlace NewCentral

Significado Define la conexión ODBC para el enlace con NewCentral, en caso de que tenga NewCentral en el Hotel.

Usuario Oracle

Usuario de Oracle para la Conexión a la base de datos de NewCentral.

Origen

Identificación del Hotel en NewCentral

Exportar al Cierre del Día

Exportar las estadísticas de NewHotel para NewCentral


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Idioma: Español

guardar la información de estadísticas de todos los Hoteles. También se le puede indicar si exporta las reservas y las entidades modificadas o recién creadas. Confirmación al Insertar Reserva

Se indica si al insertar la reserva se espera x tiempo parque la central confirme

Exportar Información Comercial

Permite efectuar la exportación de la información del proceso comercial de cada hotel.

Inicial Código de grupo

Tener un código de identificación definido para cada hotel.

Exportar reservas

Permite la exportación de las reservas cuando se hace el cierre del día.

Exportar reservas Online

Permite la exportación de las reservas en el momento actual.

Exportar entidades

Permite la exportación de las entidades al cierre del día

Exportar entidades Online

Permite a exportación de las entidades en el momento actual.

Generar Código de Entidad

Genera automáticamente un código de entidad cuando esta es creada.

Prefijo

Se trata del número interno que antecede al número telefónico externo.


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Idioma: Español

FRONT-OFFICE FRONT OFFICE - RESERVAS

Campo Ficha

de

Reserva

Significado –

Clásica/Ampliada Tipos

de

(Adicionales)

Reservas

Parámetro para trabajar con una u otra pantalla de inserción de reservas. Ver notas que se ilustran los tipos de pantallas En caso de ser un Time-Share o propietario. NewHotel permitirá compartir una habitación por

Multi-Ocupación

más de una Reserva (de otra forma esto no será permitido).


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Idioma: Español

Esto es utilizado cuando se tiene dos huéspedes diferentes que comparten una habitación doble y ellos no pagan el suplemento de single. En este caso se cargarán la mitad del precio de uno doble (caso de medio-doble). •

Limitar base tipo Para limitar la cantidad de PAx según los definidos en el tipo de Habitación.

habitación Paxs Free en la Reserva

Posibilidad que va a tener el cliente de definir pax free en la reserva. Para permitir check in sin prepagos para los casos

Check-In sin Pre pago

que se tenga entidades que se exigen prepagos antes de entrar al hotel

Pensión

doble

en

Reserva(Real,Factu-

aquella que está reservado (cuando una Reserva tiene una habitación asociada con un tipo diferente

ración) •

Permite escoger un tipo de pensión diferente da

de habitación reservada). Real

-» Forma de calcular a factura segundo estos dos subparámetros.

Facturación

El primero define que se considere para facturación el alojamiento real otorgado •

Facturación Real

-»

El segundo caso inverso. Como por norma NewHotel considera siempre los dados de las reservas para la facturación que es el caso por defecto (no marcado) de este parámetro.

Verificar

repetición

Voucher •

de Si existe un voucher repetido, permite al marcarse ver si ya existe.

Excluir Canceladas

•

Entidad

•

Año

•

Entrada

Permite excluir las reservas canceladas Verificar la duplicidad solo dentro de la misma entidad Verificar la duplicidad solo dentro del mismo año Verificar a repetición de datos solos para la misma fecha de entrada

Verificar Hora al Asignar Normalmente en NewHotel una habitación ocupada


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Idioma: Español


una Habitación.

no puede ser atribuida a una nueva Reserva antes de la hora estándar de partida del Huésped anterior. Si este parámetro estuviera seleccionado será permitida una nueva reserva aunque la hora de llegada sea posterior a la hora de partida del huésped anterior.

No sobreponer periodos en pensión compleja.

Reservas

Para definir a la reservas obligatoriamente una habitación sin

Huéspedes Permitir Tipos Diferentes en

Reservas

Habitación

pensión compleja existente entre los hoteles encadenados.

Habitación Obligatoria Permita

Si esta seleccionada va a ocultar los períodos de

sin

Para permitir efectuar una reserva sin huéspedes. Permitir tipo reservado diferente de tipo ocupado cuando la reserva no tiene habitación asignada

Al hacer Check in múltiple con habitaciones sucias, Habitaciones sucias en el sistema adopta el funcionamiento según se Chek-In Múltiple marque en estas condiciones Anulación

de

reservas Permite hacer las anulaciones de reservas en el

por dead line en el cierre cierre del día, si está marcado por esta condición y de día

según el tipo de cancelación que seleccionemos.

Definición de un plazo Dead-Line Automático

máximo de espera por la llegada del cliente/ grupos, vencido ese plazo perdió el derecho a la reserva. Esta parámetro además depende si el numero se resta o adiciona a la fecha de entrada, y define días distintos para directos y entidades

Tarifa Variable

Si esta marcado, se permite la inserción de una tarifa variable, en caso contrario la tarifa será fija.


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•

mod. Definir cuál es el modelo de pensión a atribuir en la

Incluir

modalidad seleccionada.

Pensión

Para enviar •

Fechas a

Idioma: Español

las fechas del periodo de la tarifa

Períodos variable al paquete como si fueran la fecha de

Servicios

de entrada y salida de la reserva, para en base a esas fechas aplicar aquello de "a la entrada" "a la salida"

Paquete

que tienen los paquetes Permitir utilizar este tipo de habitación por un día

Extender day-use

con horario estipulado. Si está seleccionado permite que se valide el nº

Validar máximo paxs x máximo de huéspedes por habitación, en el que Hab.

está a su vez un número útil de camas, así como el tipo de régimen de pensión.

Operadores por prioridad Define la existencia de operadores turísticos con en inserción de reservas: prioridad de reservas. Permite a excluir si no hubo precio definido, caso •

Excluir sin precio

contrario se acepta sin precio en la reserva para el operador

Repetir

periodos

en

tarifas y fijar precios en reservas. •

períodos de las tarifas sin los precios definidos y a su vez la inserción de los valores manualmente en las reservas.

Fijar

precios en

inserción

•

Si está seleccionado permite la duplicación de

Fijar

Precio

Repetición

Se puede establecer valores sin la inserción de reservas, caso contrario sólo se insertan reservas si tuvieran los precios definidos.

en de

Periodos

Cuando se permite repetir precios en distintos periodos y se quieren conservar los que ya existen en las reservas otorgadas, se marca este parámetro para fijar los precios. Más detalles uso de tarifas variables y fijación de precios.

•

Fijar Precios en Reservas Copias Asientos

por de

Con estos parámetros se crea una estructura asociada a la reserva con la información más cercana posible a los


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Idioma: Español


movimientos, de manera que cuando se quiera fijar los precios de una reserva se llene dicha estructura y se marque en la reserva que se le fijaron los precios. De manera que en el cierre de día, si la reserva tiene la marca de que le fijaron los precios, entonces recorre esa estructura asociada y construye la información de movimientos; de lo contrario calcula los precios como se hacía hasta ahora. Con esto se garantiza que si posteriormente a la inserción de la reserva se modifican los datos de tarifa, paquete, operador, distribución de servicios, etc. no se afecten los precios de la reserva y se mantenga la información de tarifa, paquete y operador para efectos Nota: No es solo en Cierre de Día, sino que afecta también Facturación Anticipada, Previsiones.... Esta funcionalidad

es

para

utilizar

NewHotel

a

determinados servicios de reservas WEB Verificar Repetición

de

Reservas

de

(Fecha

entrada , Nombre) Adicionales en Fecha de salida Calcular

Verifica si existen reservas repetidas por estos criterios de fecha y nombre. Permite adicionar extras en la fecha de salida.

Adicionales Posibilidad de cálculo de los adicionales de forma

Detallado

detallada Definir si los adicionales forma parte del precio

Incluir

Adicionales

medio a calcular pudiendo ser según se seleccione en de la siguiente forma:

Precio medio

Si se muestra la previsión de la reserva (lo que iría Mostrar Previsión

a ingresar) en la ficha de reservas según las siguientes condiciones:


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Idioma: Español


Use Cambio para cada Día

Activar

a

funcionalidad

de

utilizar

cambio

actualizado para cada día, para calcular el valor de la factura en moneda extranjera Permitir el cálculo de un % de descuento para un

Cálculo

de

%

de

descuento para Valor Fijo

valor fijo. Esto activa un botoncito en la ficha de reserva para decir el nuevo valor que tu quieres que quede y el te calcula que descuento tienes que ponerle Para asociar los orígenes de mercados con los

Enlace

entre

Orígenes segmentos de mercados. Esto es para que cuando

Mercado y Segmentos

se filtre por un origen de mercado solo aparezcan aquellos que están asociados al mismo y no todos. Activa la opción de vendedor libre – o sea no

Selección de Vendedor asociado a ninguna entidad previamente asociada a Libre

la misma. Este parámetro lo que define es que en la atribución de habitaciones salga pro defecto marcado el concepto que señalo a continuación

Atribución de Habitación libre al día de llegada

No validar fecha-valor de los depósitos anticipados de las reservas No

validar

anticipada cambia entrada

la

No permite validar fecha-valor de los depósitos anticipados de las reservas – Importante si no estuviera seleccionada la opción no permite anular reservas con depósitos anticipados.

Factura cuando fecha

de

Si una reserva tiene factura anticipada y se desea que al cambiar su fecha de entrada se valide contra su factura anticipada para ajustar las fechas se debe marcar este parámetro, en caso contrario se deja en blanco


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Idioma: Español


Los contactos están asociados a las entidades, pero No asumir contacto al seleccionar entidad

si se desea que al seleccionar la misma poder otro contacto cualquiera y no solo los asociados para que no salga por defecto se deja en blanco este parámetro. Definir la forma de cálculo del valor de los niños según

el

tipo

de

tarifas

seleccionado.

Este

parámetro al definirlo se debe escoger una de estas Precios de niños según

opciones

tarifas

Permite definir el tiempo en días que se aguarda por un proceso de no-show. Se debe seleccionar No Show

los valores mínimo y máximo

Límites de Tiempo estándar para el check-out y Horas (Entrada/Salida)

check-in

Nota: La pantalla estándar de NewHotel es la que se muestra a continuación


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Idioma: Español

Y la pantalla Ampliada es la que se muestra a continuación

FRONT OFFICE – RESERVAS 2


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Idioma: Español

Nuevos parámetros para la verificación de los pagos de depósitos anticipados de las reservas en confirmación de cierre de día y operaciones a ejecutar si no está pagado, según se defina en los siguientes parámetros.

Campo

Significado

Verificar Pago de

Si se marca para hacer esta comprobación, entonces se

depósitos anticipados

debe escoger una de estas opciones y definir la cantidad de días, según sea el caso

Eliminar

habitación Si se marca esta opción se le indicara al PMS que en

asignada

caso de no estar el depósito en la reservas y la misma tiene habitación asignada se le desasigna la misma.

Marcar como Waiting List

Si se marca esta opción se le indicara al PMS que en caso de no estar el depósito en la reservas la misma sea pasada a reservas en lista de espera.

FRONT OFFICE - LIMITES – IMPRESIÓN


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Campo

Significado

Confirmación al Insertar la reserva Imprimir hoja de reserva •

Idioma: Español

Permite definir, o no cual es el modo de inserción de reservas, por ej: email, fax, etc. Permiso para imprimir la hoja de reserva. Posibilita la ver la previsión de Ingresos.

Previsión de Ingresos

Siempre que se altere una reserva acciona la

Reimprimir al Alterar

impresión de una nueva hoja de reservas. Si pretende modificar una reserva, es necesario a

Confirmar Modificaciones

su confirmación posterior, caso esté seleccionado.

Imprimir Reporte de Check-In

Permite imprimir reporte de Check-In. Permite la impresión de una tarjeta de bienvenida,

Imprimir key-pass

con la definición de la habitación y los respectivos datos del cliente. Tener la posibilidad de emitir una ficha de registro

Imprimir key-pass 2

con los datos de la entidad hotelera así como del cliente, que este tiene que firmar. Este parámetro al estar marcado posibilita que

Alterar Extras

Limites

cuando

Facturar cuando una cuenta extra sea facturada en su totalidad, la misma pueda considerarse como cerrada, no admitiendo más cargos. Digamos por


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Idioma: Español


ejemplo que queremos que un cliente que este en el día de check out aun sin efectuar vaya liquidando sus extras, pero aun está viviendo en el hotel pero sin autorización de consumir más, se emplea este método. Si de forma general cuando se crean las cuentas de reservas Definición estándar de los límites de la cuentas

adopten

una

forma

de

limite

pre

establecida, paramearíamos los datos en esta opción

Para imprimir una carta de confirmación de forma automática por una de las vías que se seleccione.

Cartas de Confirmación Automática Si se marca datos generales de tarifas, significa que esta información formara parte del email que será enviado. Con la nacionalidad del cliente de la reserva, Idioma Automático en Cartas

permite que la carta sea impresa en el idioma del mismo. En estos parámetros se selecciona

como se

enviara el email de las cartas de confirmación, donde los parámetros significan lo siguiente:

Tipo de E-mail en las Cartas de Confirmación

¾ Interna: se envía mediante SMTP sin que el usuario intervenga en su envío o no. Debe estar autorizado por las políticas de seguridad y los sistemas antivirus para que el mismo sea enviado. ¾ Outloock: el email que se prepara en el PMS se envía a la bandeja de salida de


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Idioma: Español


este programa, que es quien se encarga de su envió Como todo el trabajo de email se hacen en base a documentos

de

plantillas,

existen

otras

dos

funcionalidades para que la configuración del cuerpo del email que se envía en cada caso, este o bien dentro del propio email o como documento adjunto. Estas funcionalidades son ¾ Atachar: el fichero resultante queda adjunto al mail, como un documento asociado al propio email enviado ¾ Incrustar: el fichero resultante queda incrustado en el cuerpo del mail, o sea formara

parte

del

texto

del

email

redactado Como la reservas tiene diferentes contactos, en estos parámetros se seleccionara el orden en que el PMS buscara la dirección de email para el envió de las cartas. Por defecto se crea de esta manera Prioridad del contacto para el envío del email de confirmación

En caso que no existe ninguno el sistema PMS avisara.

Enviar Copia

Al buscar las direcciones de email aparecen varias (cliente, contacto, entidad ...) el PMS selecciona el primero según la prioridad definida y si esta marcado este parámetro pone copia del correo en Cc: a la segunda dirección de email según el orden configurado


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Idioma: Español


FRONT OFFICE – OVERBOOKING

Campo

Significado Se tiene la opción de hacer un check-in en el

Check-in automático en Complejo

sistema complejo, este puede ser en el hotel que esté disponible. Se tiene la opción de hacer un check-out por

Check-out automático en Complejo

sistema complejo, en el hotel que se hizo el Check-in.

Entidad

Complejo

Aceptar En este caso la entidad, deberá acepta o no, la

Reservas de Transferencia. Valores

por

defecto

posibilidad de transferir la reserva para otro hotel Aceptar

Reservas de Transferencia

Definición de otros valores por defecto para la aceptación de quien hace la reserva, que a su vez es transferida. Cuando se hace un over interno el Hotel de

Conversión de Tarifa en Precio Fijo (Overbooking Interno)

destino asume como precio fijo la tarifa que viene de origen. Esto se hace para evitar tener precios para entidades en over en ambos hoteles internos del complejo. Se marcaran las distintas restricciones que el

Restricciones Overbooking

utilizar quiere considerar para evitar hacer overbooking, siendo las posibles las siguientes:


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Idioma: Español


Cuando se hace una transferencia de reservas, marcamos la condición en que queda la reserva en origen, siendo los posibles valores los

Transferencia de Reservas

siguientes:

FRONT OFFICE - DAY-USE

Campo

Significado Si estuviera seleccionado, el utilizador tendrá que

Insertar Diarias - Manual

introducir manualmente la diaria relativa a la estadía Day – Use y así se puede definir si no se hace nada; se factura o pasa para cuenta corriente. Si

se

selecciona,

el

sistema

inserta

automáticamente el valor de la diaria en la cuenta Insertar Diarias - Check - In

corriente del cliente en el momento que se hace el check-in a la reserva, pero solo para las reservas del tipo Day-Use


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Idioma: Español


Si Insertar Diarias -Cierre del Día

se

selecciona,

el

sistema

inserta

automáticamente el valor de la diaria en la cuenta corriente del cliente en el momento que se efectúa el cierre del día. Si

se

selecciona,

el

sistema

inserta

automáticamente el valor de la diaria en la cuenta corriente del cliente en el momento que se efectúa el

Insertar Diarias - Check- Out

check-Out

de

la

reserva..

FRONT OFFICE – AMA DE LLAVE

Campo

Significado

Registrar empleada en cambio de Room Status

Permite efectuar el registro de quien está a ejecutar el trabajo en la habitación y cuál es su estado. Efectuar una impresión de la ficha de avería

Imprimir ficha de avería.

siempre que surja una.

Cambio de ropas- Días de la Definir cuando se cambia la ropa de la habitación, Semana

de cuantos en cuantos días.

Cambio de ropas en la Reserva Alterar

Room

Confirmar Ejecución

Status

al

Permite Cambio de ropas cuando sea efectuada la reserva. Ejecución de la alteración del Room Status después de confirmado.


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Idioma: Español


Permite definir el tipo de Inactividad para activo Room Status: Inactivo -» Activo

para especificar en qué condición queda la habitación por defecto en el PMS, al realizar esta operación. Cuando

pasamos

habitaciones

a

inactivas

podemos decirle al PMS si la misma la cuente •

Inactividades – Afectan o Booking –

para el booking o no. En este caso este parámetro tiene tres condiciones, siendo los siguientes:


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FRONT OFFICE - CLIENTES

Campo

Significado Cada vez que un Huésped se inserta en una reserva, NewHotel creará un registro en el cardex

Cardex Obligatorio (Visual)

y le mostrará para que se complete la Inserción de datos del huésped. Esto es útil si se registra en el cardex cada cliente que llega al hotel. Cada vez que un Huésped se inserta en una reserva, NewHotel creará un registro en el cardex

Cardex Obligatorio (No Visual)

con el nombre del huésped pero no lo mostrará en el momento. La inserción de la información adicional del huésped en el cardex debe


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Idioma: Español


completarse más tarde. Inserir número de pax de la reserva

Es Obligado a insertar todos los huéspedes. El sistema valida todos los huéspedes registrados

•

Checkin

•

Reserva y checkin

•

Check-In en Cierre de Día

•

Excluir Bebes

en el momento del check-in. El sistema valida todos los huéspedes registrados en el momento de reserva y checkin. Ejecuta la verificación en el proceso del cierre de día Excluir los niños Obliga a que se inserte el titulo el cliente cuando

Adicionar Título en la reserva

se hace la reserva Si incorporamos imágenes de firma para el key

pass ( por lo general cuando se emplean Tamaño de la imagen de firma del interfaces de lectores de firma digital) definimos cliente para o Key Pass aquí los parámetros siguientes:

NewHotel pedirá insertar la edad obligatoria para

Edad Obligatoria

cada Huésped insertado en la reserva. NewHotel pedirá insertar la edad obligatoria para

Edad Obligatoria (Niños)

cada niño insertado en la reserva.

Verificar edad solo en el check in Verificar

nº

identificación

Verifica la edad de los clientes solo en el momento del Check In

do Si está marcado el sistema validara por el nº de

cliente

identificación del cliente. Tiene que estar marcado en caso se pretenda

Nacionalidad implícita

que por default vaya a buscar la nacionalidad de la agencia o del hotel Esto

permite

hacer

una

búsqueda

en

la

introducción del huésped en el histórico de Búsqueda Online Case Sensitive

clientes del hotel. Este check es para decidir el

comportamiento inicial de los checks en las búsquedas de la consulta del cardex y


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Idioma: Español

huéspedes. ¾ Si esta marcado usa UPPER para que encuentre cualquier combinación (Pepe = PEPE = pepe) y Oracle desecativa los índices y la búsqueda es más lenta. Si esta desmarcado no se usa UPPER, entonces Pepe <> PEPE <> pepe y Oracle usa los índices y la búsqueda es más rápida. Por defecto viene desmarcada. Usar Código de Cliente como Usar Código de Cliente como Número de Número Contribuyente

Contribuyente Definición de dos campos para modo obligatorio o no, caso se seleccione. Para estos caso podemos escoger estas posibilidades como estándar parametrizable en el PMS

Titular:

En la pantalla de consulta de clientes aparecen varios tab, con esta opción lo que hacemos es seleccionar cual es el tab por defecto que queremos aparezca en primer lugar.

Tab Inicial Ficha de Cardex

Si tenemos definido utilizar cardex obligatorio el Cardex obligatorio

PMS proporciona que seleccionemos los campos obligatorios que deben ser llenados en su primera instancia al crear un cliente.


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Idioma: Español

Los parámetros que a continuación se explican son comunes para poder enviar email a las reservas en sus distintos estados, siendo estos los siguientes: 1. El envío de los Mails a Clientes en Check

Out se ejecuta en el Check out (0 días) o en la Confirmación de Fecho de Día X días después de la salida, según el parámetro 2. El envío de los Mails a Clientes de

Entradas Previstas se ejecuta en la Confirmación de Fecho de Día X días antes de la entrada, según el parámetro configurado. 3. -El envío de los Mails a las Cancelaciones

se ejecuta al momento de la Cancelación de la reserva Tratamiento de Email

Los parámetros son

Donde; ¾ Días después se define el número de días que se programara el envío del email una vez que la reservas haya salido del hotel. ( Se considera según la fecha del cierre del PMS) ¾ Asunto: se especificara un texto corto para el asunto del email que se va a enviar. Además se prevé el mismo en los


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Idioma: Español

distintos idiomas que se configuren en el botón

, donde una vez identificado el

idioma del cliente el PMS selecciona el texto si existe para ese idioma. Los otros parámetros significan lo siguiente:

Donde: ¾ Interna: se envía un email mediante el SMPT sin que el usuario perciba que se envío el mismo ( este tipo de email para que funcionen deben estar autorizados por las políticas de seguridad y los antivirus que se instalan en las PC) ¾ Outlook: El email que el PMS prepara se envía a la bandeja de salida del Outlock, siendo este programa el que envía el mismo a su destinatario final.

Como todo el trabajo de email se hacen en base a documentos de plantillas, existen otras

dos

funcionalidades

para

que

la

configuración del cuerpo del email que se envía en cada caso, este o bien dentro del propio email o como documento adjunto. Estas funcionalidades son ¾ Atachar: el fichero resultante queda

adjunto al mail, como un documento asociado al propio email enviado ¾ Incrustar: el fichero resultante queda

incrustado en el cuerpo del mail, o sea formara parte del texto del email redactado


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Idioma: Español

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Idioma: Español


FRONT OFFICE - NIGHT AUDITOR

Campo

Significado Para que salga por defecto marcado detener si existen errores en el cierre de día

Marcar Detener si hay errores en al cierre de dia


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Idioma: Español

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Idioma: Español


ASIENTOS ASIENTOS - ASIENTOS

Campo

Significado El cierre de día tiene dos fases: Primero es el cierre, cuando NewHotel ejecutará todas los cobros automáticos; Segundo es la confirmación

Insertar Asientos en Cierre de Día

del cierre que constituye un paso final irreversible. La selección de este parámetro permitirá al auditor nocturno insertar los asientos adicionales después del cierre pero antes de la confirmación final. En el caso de si insertar asientos en este periodo el cierre de día tiene que ser ejecutado otra vez y después confirmado.

Siempre

Si se selecciona, NewHotel imprimirá siempre un

Comprobante de

documento de confirmación (voucher) a cada vez que

transferencia

se hace una transferencia entre cuentas.

Siempre Recibo de

Si se selecciona, un Recibo se imprimirá siempre a

Cobro

cada vez que un pago se inserta.

Nº Copias Recibo de Cobro. Saldo en Inserción de Débitos:

Permite seleccionar cuantas copias del recibo se pretende imprimir. Si es seleccionado permite la inserción de los débitos


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Idioma: Español


en separado por cuenta o acumulado (Total). •

X cuentas

Débitos detallados de las cuentas.

•

Total

Total Si se selecciona todos los movimientos de entrada de

Transferir afecta caja

dinero/ cheques, etc., afectarán los lanzamientos de la cuenta caja. Si el Hotel ejecutará operaciones de caja (apertura,

Operación de Caja

cierre, declaración, reporte) Permitiendo o no la inserción de saldo de caja.

•

Marcado asumimos el saldo final como saldo inicio

Asumir Saldo

caja Si NewHotel permitirá o no la introducción de asientos con valores a cero. Esto puede usarse para los casos

Crédito Cero

especiales de usos de “asientos falsos” para controlar ciertas operaciones como por ejemplo los préstamos de toallas a los huéspedes.

Valor Negativo Incluir

Para permitir asientos con valor negativo

información

de Permite

transferencia (Asientos)

insertar

una

justificación

para

cada

movimiento, al ser transferido. Este parámetro tendrá este efecto si esta marcado cuando por alguna razón insertamos por movimientos

Usar Cambios de Caja en Movimientos de Crédito

no de diaria, asientos en la cuenta master, que mas tarde iremos a incluir en la misma factura en moneda extranjera. De esta forma adoptaría el valor del cambio de caja en el momento que se hizo la operación y no el valor de cambio que se tiene definido para las diarias. Obliga si se marca que el PMS emita siempre recibo

Emitir recibo Corrección Anular

Asiento

al

cuando se hacen correcciones de asientos Anular Si se marca al anular un recibo emitido anula los

Recibo.

asientos asociados al mismo.

Número de Tarjeta de Crédito Obligatorio

Cuando se reciben cobros y está este parámetro marcado el PMS obliga que siempre se inserte el número de la tarjeta de crédito.

Días para Histórico (C. No Indica la cantidad de días que el PMS considerara Alojados x Facturación)

para pasar a histórico las cuentas no alojados que ya


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Idioma: Español

han sido facturadas Si le indicara al PMS a los cuantos días puede pasar la Días de Traspaso a Histórico

información que es factible pasar a histórico de movimientos ( por lo general se pueden pasar a histórico solo las cuentas saldadas y cerradas)

N. Decimales

Indica al PMS con cuantos dígitos decimales trabajara en sus operaciones


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Idioma: Español


ASIENTOS CUENTA CORRIENTE

Campo

Significado Se trata de una ficha de registro de todos los

Cuenta Corriente:

movimientos efectuados a un nº de cuenta de un cliente o entidad. Posibilidad de agrupar los movimientos por sección o servicio existente en el hotel, caso contrario se tiene la posibilidad

Agrupar Por

de

no

agrupar

los

movimientos

por

utilización del cliente

Agrupar diaria por fechas Es para agrupar todos los movimientos respecto a un únicas

día con un valor total, caso contrario será discriminado. Agrupa todos los movimientos con relación a los

Paquete por Fecha

paquetes por fecha, caso contrario será discriminado. Agrupa todos los movimientos con relación a la diaria

Diarias Por Fecha

por fecha, caso contrario será discriminado. Agrupa todos los movimientos con relación a la diaria e

Diaria y paquetes por fecha

y a los paquetes por fecha, caso contrario será discriminado.

•

Por

tasas

de Agrupa todos los movimientos por tasas de impuestos


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Idioma: Español


impuestos

relacionados por fecha.

Teléfonos por fecha

Registrará todos los telefonemas efectuados por fecha Si está seleccionado, mantendrá el nº de documento

Número de documento Agrupar

número

serializado en la impresión. de

documento (NewPos)

Todas las facturaciones efectuadas por este programa (NewPOS), enviaran el respectivo nº para la cuenta corriente del cliente y no sólo el consumo.

Cobros Por Tipo

Agrupa las cuentas por tipos de cobro

Enmascarar el numero de Enmascarar teléfono

en la cuenta corriente el número de

teléfono del cliente

ASIENTOS - DESCUENTOS

Campo Descuentos

calculado

Significado sobre

el Bonificación efectuada sobre el valor líquido sin

Valor Líquido Descontar del Valor Líquido. Diferencias por totales en Tarifas de Precio.

el Impuesto. Bonificación efectuada sobre el valor líquido con el Impuesto incluido. Al existir

diferentes

valores

se

hace

un

redondeo para equilibrar el valor total de la diaria.


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Idioma: Español


ASIENTOS - ASIENTOS ADICIONALES

Campo Solo una Vez Por Personas •

A la Entrada

•

Toda a Estancia

Significado Parámetros para definir como se desea que se carguen

los

asientos

adicionales

parame

rizados

Entidades Directos

Posteriormente se seleccionara a que tipos de

Propietarios

reservas se desean cargar estos adicionales

Time-Share Adultos

Seleccionamos a qué tipo de personas serán

Niños

el cargo adicional

Bebés

Escogemos a que cuenta irán los cargos Tipo de cuenta

adicionales. M – Master, E1 – Extra 1, E2 – Extra 2, …, Extra 5

Precio Fijo Valor de Adulto Precio Niño

Definimos o bien u precio fijo, o bien un precio para adulto y otro para niños.


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Idioma: Español

Sección

A qué departamento del PMS se cargaran

Servicios

Y a qué servicio Fecha de validez para que el PMS pueda

Validez

insertar estos movimientos adicionales Filtro para seleccionar que los cargos se harán

Tipo de Habitación

solo a determinadas reservas que tengan este tipo de habitación Filtro para seleccionar que los cargos se harán

Habitación

solo a determinadas reservas que tengan esta habitación

Definición do Idioma

Para mostrar el concepto del cargo en varios idiomas

CONEXIONES A SISTEMAS

CONEXIONES A SISTEMAS - NEWCONTA

Campo Interface NewConta •

Dos (MS-DOS)

Significado Interacción con el software nuestro NewConta, sistema de gestión de cuentas corrientes. Inexistente.


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•

Idioma: Español

Conexión con el sistema operativo Windows

Windows

Permite que se pueda emitir una factura a crédito

Transferencia a la contabilidad sin NewConta Tipo de Cuenta:

sin que el hotel tenga el sistema de gestión de cuentas corrientes (NewConta) Definición del tipo de entidad; cliente u otra cuenta asociado por NewConta.

•

Tipo

Entidad

de

cuenta

identificadora

de:

Empresa/

operador turístico/ agencia de turismo. •

Identificar de cliente relativo a la Empresa/ operador

Cliente

turístico/ agencia de turismo. •

Otra Cuenta

Identificar otro tipo de cliente. Descripciones de los tipos de documentos para la interfaces según valores de NewConta. O sea cual es el tipo de movimiento correspondiente en este sistema para

Descripción

Factura Nota de Crédito Deposito

Descripción

para

Anulaciones Tipo de Cobro

las Describe el motivo de anulación para cuando pasa a newconta el movimientos, por defecto Define el tipo de cobro por defecto a pasar a newconta Cuando newconta trabaja recibiendo asiento de

Hotel

varios hoteles cada uno de ellos se identifica con un código que se establece en esta casilla. Significa que cuando envió el asiento a NewConta

Enviar Cuenta de Origen

el PMS envíe el código asociado al Operador de Origen Similar significa al anterior solo que se tomara el

Usar Cod. Ext. de Entidad

Código externo definido a nivel de entidad y o del operador

CONEXIONES A SISTEMA - WEBNEWHOTEL


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Campo

Idioma: Español

Significado

Host Pedido WebService

IP do Servidor del cliente para enviar los pedidos

Host para WebServices IDS

IP do Servidor donde está WebService IDS Server.

CONEXIONES A SISTEMA - CONDÓMINO

Campo

Significado Define el Host de conexión con el sistema de

Host

condominio Define la puerta de conexión con el sistema de

Puerta

condominio

Exportar en Cierre de Día Regímenes de Exploración Gratis

Activar para exportar los movimientos en el cierre del día Significa que pueden definirse regímenes gratis

CONEXIONES A SISTEMAS - NEWTIME


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Idioma: Español


Campo Interface COM NewTime

Significado Activar para interface con NewTime

CONEXIONES A SISTEMAS - NEWCRM

Campo

Significado

Interface CRM

Define el servidor de enlace

Utilizador Oracle

Usuario de conexión

Días para Vencimiento de

Nº de días para vencimiento de los puntos en el

Puntos

CRM

Código de Hotel en CRM

Código do Hotel en CRM

Puntos X EUR

Cuantidad de pontos por cada €.

CONEXIONES A SISTEMAS - NEWSTOCK

Campo

Significado


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Idioma: Español


Interface NewStock


Utilizador Oracle


Exportar Consumos Mini bar en el cierre del día

Para exportar en el cierre del día únicamente

CONEXIONES A SISTEMAS - NEWPLAN

Campo

Significado

Interface NewPlan


Utilizador


Hotel

Definir Hotel

Verificar cierre en el cierre del día

Para no permitir cerrar el PMS si antes no lo realizo este sistema. Permite anular asientos en el PMS generados por

Permitir Anular Movimientos

este sistema, en caso de no estar activo no deja anular en el PMS Parámetro para enviar los Depósitos Anticipados a

Enviar Depósitos anticipados

NewPlan en Inserción de Asientos e Inserción

NewPlan

de Depósitos Anticipados. Este parámetro solo funcionara cuando existe


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Idioma: Español


enlace entre NewPlan y NewHotel Su funcionamiento es el siguiente: ¾ NewHotel

inserta el depósito tal y como

hasta ahora en NewHotel y entonces llamará a una función en dll de NewPlaSpa creada

que

insertará

el

depósito

en

NewPlan en la cuenta corriente del evento en cuestión y este asiento quedará marcado por supuesto en NewPlan como transferido a NewHotel

CONEXIONES A SISTEMA – NEWPOS

Campo

Significado Define la conexión de ODBC para la conexión

Enlace NewPos

con NewPos. Define el Usuario de Oracle para la Conexión a

Usuario Oracle

la base de datos de NewPos. Al hacer el cierre de día en NewHotel el sistema verifica si ya fue hecho el cierre de día en

Verificar Cierre de Puntos de NewPos para que los ingresos de la fecha de Ventas al cierre del Día

trabajo de NewHotel contengan también todos los ingresos referentes al mismo día del Punto de Venta.

Permite NewPOS

Anular

Asientos

de Permite Verificar/Anular los asientos enviados por el POS que tengan la opción de anulación.


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Compensación

de

Pensiones

Cierre del Día

Idioma: Español

Se puede, si lo predefinimos, en el momento del cierre del día insertar las modalidades de pensión como una compensación. Si está seleccionado permite la definición de los

Turnos x Fechas/ Punto de Venta

turnos del personal que esta interconectado con NewPOS en relación con los días semanales y a su vez por punto de venta. Permite seleccionar cual es el punto de venta,

Desayuno

para el caso que existan espacios diferentes. Permite seleccionar cual es el punto de venta,

Almuerzo

para el caso que existan espacios diferentes Permite seleccionar cual es el punto de venta,

Comida

para el caso que existan espacios diferentes

CONEXIONES A SISTEMAS – NEWSPA

Campo Interface NewSpa Utilizador Oracle Hotel

Significado Define la conexión del servidor para la conexión con El sistema Define o Utilizador de Oracle para a Conexión a base de dados de NewSpa. Define o hotel

Permitir Inserción de Reservas en NewSpa

Si existe el paquete NewSpa (Termas, Balnearios y Health Clubs) y este parámetro está marcado será posible consultar disponibilidades e introducir


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Idioma: Español

reservas a NewSpa a partir do NewHotel. Mostrar Detalles en Ficha de Cardex

Muestras los datos propios del SPA en la ficha del Cardex de newhotel cuando se trabaja con enlace entre ellos

Verificar cierre en el cierre de

Para no permitir cerrar el PMS si antes no lo realizo

día

este sistema. Permite anular asientos en el PMS generados por


este sistema, en caso de no estar activo no deja anular en el PMS

CONEXIONES A SISTEMAS - NEWGOLF

Campo Interface NewGolf

Significado Define la conexión del servidor para la conexión con El sistema

Utilizador Oracle


Hotel

Define o Hotel

Motivos de Correcciones

Motivos a definir para justificar errores, duplicación, orden de dirección, etc.

Verificar cierre en el cierre de

Para no permitir cerrar el PMS si antes no lo realizo

día

este sistema. Permite anular asientos en el PMS generados por


este sistema, en caso de no estar activo no deja anular en el PMS


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Idioma: Español


CONEXIONES A SISTEMAS - NEWGES

Campo Problemas en Llamadas

Significado Verificar estos parámetros cuando son aplicables es útil

porque

de

automáticamente

esta la

manera verificación

NewHotel en

hará

intervalos

Problemas BiDir

indicados si está a recibir datos de los dispositivos

Teléfonos

Correspondientes. Esto puede ser muy útil para alertar a los operadores

Problemas en Laves

de NewHotel en el caso de existir. Un problema con algún dispositivo o cable, que evita

Problemas en Pay TV

de esta forma la pérdida de control y dinero que puede ser causada por la situación anterior, si no se descubre.


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Idioma: Español

Envía la imagen para NewGes con un tiempo preScanner Del Pasaporte

definido, caso exceda de ese tiempo da un mensaje de error.

•

NewHotel

•

NewGes

•

Time Out

Tarjetas Magnéticas X NewGes

Especifica por donde es la conexión con el equipo Tempo sin respuesta para anular la espera de información Indica que las tarjetas magnéticas de los clientes es por mediación de Newges y no directamente por el PMS

Utilizador Oracle Utilizador PhonoWin

Aquí se selecciona el Usuario de Oracle para NewGes. Código para Utilizador PhonoWin Permite la verificación del saldo después de cada

Verificar Saldo para

llamada efectuada por el cliente.

Llamadas después de cada Asiento Cierre del Día: Cerrar

Cierra la línea cuando esté prevista la salida del

Líneas a salidas previstas.

cliente.

Llaves por huésped

Permite la definición de llaves por huéspedes y no por habitación.

Reiniciar llaves se cambia la

Se seleccionado siempre que se efectuar un check-out

salida

define un nuevo tipo de acceso(llave)

Verificación de tarjetas de

Permite la confirmación de los datos identificativos del

crédito

tipo de tarjeta de crédito.

Nº de llaves a emitir en

Define nº de chaves a emitir en el check-in

Check-In Emitir llaves en check-in

Permitir que se emitan llaves al efectuar el check-in con las posibilidades de siempre; nunca o sin Pre-


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Idioma: Español

Emisión. Permite cuando existe interfaces con Pay TV marcar un conjunto de opciones por defecto que el cliente puede realizar desde su habitación.

Estos valores cuando se oprime la tecla del signo de pregunta se levanta una pantalla auxiliar para marcar los que son posibles en dependencia de las posibilidades que presenta el sistema de televisión. Interface Pay TV. Opciones

Parámetros en Conexiones a Sistemas/NewGes para indicar el envío de Cambio de Habitación a PayTv y Teléfonos como Comando único. Funciona tanto Interface Pay TV y Teléfono,

cuando se efectúa check in y check out, como cuando

para cambio habitaciones

se cambia de habitación la reserva.

Son situaciones a definir, tales como: Cambio de Adicionales Teléfono

habitación; Alteración Datos o para No Molestar.

Permite definir todos los periféricos que pueden estar conectados con NewHotel. Gestor de compunciones

Cuando NewGes envía los valores de las llamadas telefónicas a las cuentas de los clientes. La comunicación Bidireccional significa que por un


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Idioma: Español

canal de comunicación se puede sostener una comunicación en ambos sentidos. En el caso de la planta telefónica admite este tipo de comunicación. Visualización si esta activo el control de canales de películas. Visualización si esta activo el control de emisión de Llaves de Habitaciones. Visualización si esta activo el enlace con la Terminal de Llaves. Visualización si esta activo el control apagado y encendido del aire acondicionado. Visualización si esta activo el control de uso del servicio de Internet.

Definir el tiempo mínimo de utilización y la vía para realizarlo Despertador

Permite seleccionar el tiempo de utilización en: Días; Internet x Tempo

Horas; Minutos.

INTERFACES INTERFACES - E-MAIL


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Idioma: Español


Campo Email, Servidor de correo SPA

Significado Servidor pre-definido para el envío de correos electrónicos Servicio de autentificación de palabra-Llave Secure Sockets Layer – es una tecnología de seguridad que es utilizada para codificar los dados

SSL

transferidos entre una computadora de un lado y de un utilizador en una website. Puerto de salida de los e-mail, por regla general es el

Puerto

25.

Interfaces - Entidad Oficial

Campo

Significado

Entidad oficial

Servicio de policía de control de extranjeros y fronteras.

Nombre

Nombre del fichero a generar para la policía.

Exportar al Cierre del Día.

Posibilidad de exportar para un documento los datos relativos al check-in de los clientes.

Camino

Camino a definir para este documento.


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Próximo Código

Idioma: Español

Indica el número del próximo fichero a Generar y a enviar para la Policía que debe ser consecutivo por cada día enviado.

Máximo

Número máximo a marcar.

Código Establecimiento

Número del establecimiento atribuido por la Policía.

NIF

Numero fiscales y formato del fichero que se exporta

Espacio Fiscal Formato


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Idioma: Español

INTERFACES - EXPORTACIÓN

Distintos tipos de exportaciones soportados por el PMS, que son soportados por el formato que suministra cada proveedor de estos ficheros •

IMB .- Del grupo IMB

•

RUC

•

AVS .- Alemania

•

Market Metrix.- Fichero de clientes del Grupo Sol Melia

•

Tipo SAF.- Finanzas Portugal

•

PGO.- Sistemas de pagos del Grupo Iberostar Exportar

•

PGO – Sistema de pagos Grupo Iberostar Importar los pagos

•

Estancias del Día

•

Ingresos

•

Booking Mensual; estos tres parámetros se marca si queremos habilitar esta exportación definiendo el camino por defecto para las mismas. La explicación de las mismas están más adelante cuando se explican las exportaciones. Al marcarse se obtienen tanto al cierre del día como por selección manual del usuario.


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Idioma: Español


INTERFACES - IMPRESORA FISCAL

Campo

Significado Permite la duplicación de los documentos seleccionados para una fiscalización (territorios con un tipo de fiscalización especial).

Usar impresora fiscal

Los siguientes parámetros se seleccionan atendiendo al tipo de impresora a utilizar según su manual y a la legislación del país de empleo, los cuales no se explican ya que corresponden con los parámetros y concepto de la impresora según su manual.

Ver manual especializado de impresoras fiscales


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Idioma: Español


INTERFACES - TARJETAS

Campo

Significado Se trata de una tarjeta igual a la llave electrónica pero que puede tener otras

Tarjetas

funcionalidades como acceso a los diversos puntos de venta de los hoteles. Código por el cual el establecimiento está

Código Establecimiento

definido, por ej. En el caso de ser un sistema complejo.

Cod. Empresa

Código por el cual la empresa está interconectada al establecimiento. Usar estampadora. Puede utilizarse la propia interfaces con este equipo o usando un reporte especial que imprime y graba tarjetas.

Usar estampadora

Validación Código Establecimiento Validación Código Establecimiento Validación Número

Valida la validación de la tarjeta, es como un re chequeo de esta condición. Número por el cual irán a ser definidos las tarjetas.


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Idioma: Español


CONTABILIDAD

CONTABILIDAD - DEFINICIÓN

Campo

Significado

Interface con Contabilidad

Activar interface con contabilidad

Exportar en el cierre del dia

Activar para Exportar en el cierre del día

Directorio

Camino para interfaces de contabilidad

Cód. Empresa

Definir código de la empresa

Código Hotel

Definir código del hotel

C. Casa MB

Cuenta en moneda base

C. Casa M.S

Cuenta en moneda suplementaria

Dinero

Cuenta de los efectivos

Depósitos

Cuenta de los depósitos

Caja General

Cuenta de caja general


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Permitir Líneas Vacías No Unir líneas

Idioma: Español

Permitir Líneas Vacías para NO Unir Líneas de los Ficheros Resultantes (terminadas en el símbolo >) Ejemplo de cómo quedaría la conformación del

Ejemplo

fichero a exportar

Vendas Liquidas por •

Apenas Servicios

•

IVA

Definición de cómo será exportados las ventas

Caracteres •

Separación

•

Delimitación

Parámetros para la creación del fichero

Parámetros para crear la estructura del nombre del fichero

Nombre

Parámetros para general la extensión del fichero que estamos a crear.

Extensión

Ejemplo de cómo quedaría el nombre del fichero

Ejemplo

creado Para la interfaz con el sistemas SAPONLINEA,

Interface a SAP

se define las conexiones con este servicio para generar esta interfaces


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Idioma: Español

Permite homogeneizar una línea directiva de Generar Cuentas contables

código identificativo para las cuentas.

Prefijo, Sufijo. Longitud Modo de identificar por ej. Una entidad. Numeración a seguir. Cuantidad de números que siguen al prefijo. Finalmente el PMS brinda un conjunto de opciones para marcar que criterios queremos incluir en la exportación contable que el sistema generaría. Ellos son Definición de los conceptos a exportar


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Idioma: Español


IMPUESTOS

IMPUESTOS – ASIENTOS

Campo

Significado Si los valores a ser cobrados a las habitaciones y otras Cuentas serán insertadas con los impuestos incluidos (o no). Esto afectará los cobros insertados manualmente y los cobros

Imposto Incluido

automáticos en los Puntos de Venta, Central de Teléfonos y otros dispositivos. De notar, aun así, que las Tarifas de Habitaciones tienen su propia opción para incluir o no los impuestos que no será afectada por este parámetro. Sólo para países (como la CROÁCIA) donde existen impuestos fijos por persona o por

Desagrupar Impuestos Fijos

reserva. Si este parámetro es seleccionado estos impuestos fijos se presentarán en las facturas en separado. Solo para países (como la CROÁCIA) donde existen impuestos fijos por persona o por

Despreciar decimales en la

reserva.

Conversión de Impuestos Fijos

Este parámetro obligará a que no hay diferencias en la declaración de impuestos debido al redondeo de


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Idioma: Español


IMPUESTOS - FACTURACIÓN

Campo

Significado

Cálculo de IVA

Para seleccionar si el cálculo de impuestos es

(Fijo / No fijo)

fijo o no fijo. Modelo 1 Standard: el impuesto se calcula en base a los % definidos en los servicios. Es el esquema estándar del PMS Modelo 2 Portugal: En Portugal es posible usar impuestos por tipo de servicios, donde las pensiones según el tipo de comida se le aplica un % de impuesto distinto. Es un modelo tipo de

Modelo IVA IVA

Portugal. Cuando el modelo de impuesto es Portugal aparece la siguiente opciones para configurar estos impuestos

Estos parámetros sólo son utilizados para el caso del IVA Modelo 2. Especifique en las columnas de cada Pensión el porcentaje de la Tasa que se atribuirá para la Habitación e para las Comidas.


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Idioma: Español


En la última columna especifique los porcentajes de IVA que se aplicarán a la porción de Habitación y a la porción de Comidas. Modelo 3 Chipre. Tipo de impuestos que se calcula en base a las personas. Es típico de este país Texto a mostrar en la impresión de las facturas, Texto do IVA

solo es válido cuando es tipo de impuesto fijo. Desea que los impuestos para cada servicio

Tasa de Impuestos por Servicios

aparezcan detallados en las Facturas (una línea para cada servicio y descripción del impuesto). (Se utiliza el Parámetro de Tasa de Impuestos por Servicios para discriminar reporte, como ya se hacía con la Factura Detallada/Cliente) Permite condesar asientos en una factura

Condensar Impuestos Diferentes

aunque tengan impuestos diferentes. Por norma no se permite. SOLO PARA LOS PAÍSES (COMO EL MÉXICO) DONDE

Impuesto Suntuario

EXISTE

UN

SUNTUARIO

DE

IMPUESTO ADICIONAL Si este parámetro está seleccionado el suntuario de imposto se habilitará y se aplicará a algunas de las Reservas en acuerdo con ciertas reglas.

No mantener precios al quitar

cuando quitas un impuesto al facturar, deja el

impuestos

mismo precio recalculando el impuesto o no mantiene el precio

Selección de Tasas de Impuestos

permite seleccionar las tasas de impuestos a

a quitar

quitar en la facturación

Descontar Descuentos de Facturación de los impuestos

Efectuar los descuentos sobre los valores brutos (pvp+IVA)

Bloquear Combinaciones de

Bloquear Combinaciones de Esquemas de

Esquemas de Impuestos en

Impuestos en Facturas. no permite que en una

Facturas

misma factura haya asientos obtenidos por


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Idioma: Español

esquemas de impuestos distintos Permitir Calcular Impuestos en Facturar

Permitir Calcular Impuestos al facturar

Desglosar Pensiones Factura

Verificación de los tipos de pensiones en

Entidad.

relación a la factura de la Entidad. Opción que permite tener comisiones a nivel de movimientos. Estas comisiones se pueden

Comisión en Asiento

Comisiones aplicar sobre: Valor bruto o neto •

Valor Bruto

•

Valor Neto

calcular en base a :

Donde se aplica el impuesto dependiendo del tipo de contabilidad.

Permite seleccionar o no si los depósitos Impuestos – Depósitos Anticipados

anticipados calculan impuestos o no, y cual aplicar en estos casos.

La boleta de venta es un tipo de documento que no llega a ser una factura como tal, pero si un comprobante de pago. Para ella se pueden Esquema para Boletas de Ventas

aplicar un esquema de impuesto diferente a la factura. Por ejemplo en Perú las boletas de venta se usan para los nacionales, siendo la factura para los extranjeros.


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Idioma: Español

FACTURACIÓN FACTURACIÓN – GENERALES

Campo Factura Obligatoria

Significado Si es obligatoria la emisión de la factura para permitir el check-out para una cuenta o habitación.

Verificación Nº Fiscal

Si NewHotel debe verificar y validar el número fiscal.

Moneda Extranjera

Si las Facturas Finales también deben emitirse en la moneda extranjera para además de la emisión normal en la moneda base. (aplicable en el caso en que existan tasas en moneda extranjera)

Desglosar Paquetes •

Desglosar Servicios

Si quiere desglosar los paquetes en servicios. Para desglosar los servicios que conforman el


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Idioma: Español

paquete Si este parámetro está activo NewHotel permitirá que se presenten los cobros en las facturas de una manera condensada (resumida). Condensada

Condensar los cobros de las facturas consiste de sustituir los detalles del consumo por instancias del Bar y presentar solo un Total y una descripción seleccionada. Esto es para satisfacer demandas de algunos Huéspedes que no quieren que la factura sea muy detallada.

Condensar Asientos diferentes

Si está marcado permite que se facture el mismo

Reservas

asiento para diferentes Reservas De especificarse al lanzar la factura agrega una

Días para fecha vencimiento

fecha sumando a la fecha de emisión para calcular la fecha posible de vencimiento de la factura. Para mostrar en la factura las modalidades de pensiones cuando son complejas, o sea muestra

Forzar Líneas por MP Complexa

la línea de la reserva con todas sus modalidades de pensión que tiene. obliga a separar las líneas de la factura entidad por las líneas de la pensión compleja

Facturas 0 cuando 100% de descuento.

Facturar a 0 cuando se aplique un descuento del 100%, o sea permite lanzar una factura con valor cero para cuando estas definiendo los precios de las

Fijar Contrato en Precios de

matriciales, fija el contrato y va descontando las

Matriciales

comidas para llegar al alojamiento, de lo contrario, va sumando

Verificar Repetición Nº fiscal de

Para verificar que cuando se registren las

la entidad

entidades el numero fiscal no se repita

Excluir Operadores al validar

permite en la misma factura reservas de la misma

instrucciones de transferencias

entidad pero de distintos operadores

Confirmar Tipo de Factura en

pide confirmación si es factura o boleta al emitir la

Emisión

factura

Cerrar Cuentas Corrientes

Si una factura es emitida el programa a cargará


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Idioma: Español


automáticamente a la cuenta del Cliente y a cerrará Si quiere mantener las cuentas separadas para Cuentas de Huésped

cada Huésped en las Reservas debe activar este parámetro. Si no se selecciona las cuentas serán por Reserva. Cuando existen movimientos insertados en la cuenta que se factura en moneda extranjera y

Cambio Medio en Facturas

cada uno de ellos aplico un rate distinto, al emitir la factura el sistema calcula una tasa media para representar en la misma. Si en la instalación se instaló también el Software

Facturas NewPlan

NewPlan para Centros de Conferencia este parámetro es utilizado para permitir la emisión en NewHotel de facturas de servicios administrados o generados por NEWPLAN

Usar Descripción de las tarifas de precios Facturas con Saldo negativo.

Para cuando se emite la factura que se imprima la descripción que se le han parametrizados a las tarifas de precios objetos de la misma Si es permitido emitir Facturas con saldo negativo.

Saldos negativos (Factura, Nota de Crédito).?

¿Qué nombre debe atribuirse a una Factura que tiene valor negativo (Factura o Nota de Crédito)? Si NewHotel debe pedir el número fiscal para Todos o solo para las Entidades

, el caso excluyente de esto es Nº Fiscal Obligatorio

el parámetro siguiente: Además si queremos que al emitir los documentos tipo facturas cual es la obligatoriedad del sistema con relación al número fiscal.


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Idioma: Español


, el caso excluyen de esto

es

el

siguiente

parámetro

Este parámetro si se marca permite lanzar una factura de reserva con movimientos insertados Factura Entidad, Asientos fecha

posteriormente a su fecha de salida. En caso de

valor mayor que fecha salida

no estar marcado no permite incluirlo en la factura de entidad.

Cuando se emiten facturas en moneda extranjera que no utilicen cambio fijo, el sistema puede fijar el convertir los valores de la moneda base a la Factura Moneda Extranjera

moneda extranjera utilizando una de estas opciones de cambio.

Para definir qué se debe imprimir y como en las facturas

Dirección de la factura

Para definir qué datos son obligatorios por defecto del titular de la factura

Titular da factura


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Idioma: Español

Para los países como ANGOLA donde existe una moneda extranjera definida como la moneda base. Si este parámetro esta seleccionado los Valores Utilizar Contravalor

de la Factura también se presentarán en la moneda local del país para además del valor en la Moneda Base

Nota Crédito Por Porcentajes de

Poder utilizar notas de crédito por porcentajes de

Factura

factura Sección y Servicio definido por default para

Movimientos Reservas en

Overbooking

Overbooking

Para definir los datos por defecto que se imprimen en los recibos de cobro Recibos de Cobro

Para configurar los números y direcciones fiscales del sistema en cuanto a : Entidades y Numero fiscal y Direccione fiscales

Al marcarlo indicamos al PMS que incluya en la Incluir numero de recibo de cobro línea de facturas los numero de recibos de cobro recibidos en línea de factura

FACTURACIÓN - SERIES


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Campo

Idioma: Español

Significado ¿Cómo se definen las Series de Facturas? ¿La

Definición da Serie de Facturas

Serie terminará cuando los números alcanzan el

(Número límite, Fecha)

Número Limite o cuando alcanzan Una Fecha Limite?

Igual Serie para Factura Pro

Si las Facturas Pro forma tienen que tener la

forma y Factura Final

misma numeración que la Factura Final. Creación de una serie alfa-numérica de

Serie Depósitos Anticipados

identificación de los documentos de Depósitos Anticipados.

Documentos Internos Serie Factura Anulación Serie facturas en otro Hotel del Complejo

Tipo (Factura/Boleta de Venta)

Serie Documentos (Notas de Crédito/ Débito) •

identificación de los documentos internos. Creación de una serie alfa-numérica de identificación de la Serie Facturas Anulación. Creación de una serie alfa-numérica de identificación de los documentos en causa, cuando se trabajo en modo complejo

Serie documentos (facturas) •

Creación de una serie alfa-numérica de

Creación de una serie alfa-numérica de identificación de los documentos en causa. Seleccionar el tipo que se ajuste más a su hotel. Seleccionar el tipo que se ajuste más a su hotel.

Usar Series de Documentos para

Usar Series de Documentos para NewConta

NewConta FACTURACIÓN - DISTRIBUCIÓN


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Campo

Idioma: Español

Significado

Debe escogerse la Moneda Base para ser utilizada en las operaciones del Hotel para cobros, tasas, facturas, pagos, etc. La Moneda Base es seleccionada de la lista de monedas que se crearon. Moneda Base

La Moneda Base adicional sólo es necesaria para los países (como CUBA) donde es necesario utilizar una segunda moneda base de forma a que las operaciones y resultados puedan parecer separados en las dos monedas base (pero no cambiadas de una para la otra). En este caso los resultados de la producción aparecerán en dos totales separados - uno en la moneda base e otro en la moneda base adicional


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Idioma: Español

convertidas de una para a otra). Define la sección que hace las facturas en el PMS, Sección Facturación

de no existir nada seleccionado cualquier sección con derechos puede facturar. Descripción que al especificarse saldrá en las

Descripción de las diarias

facturas en lugar del texto DIARIAS, saldara este texto, en sus diferentes Cuando se introduce una tarifas de precio, sea esta por contrato o manualmente y en la sección correspondiente no están especificadas la distribución de la producción, el PMS adopta por estándar la distribución de la misma en las secciones y servicios definidas aquí.

Definición por default de las secciones y servicios para la distribución de la producción generada por la diarias de precios

No obstante si al definir las tarifas se adoptan otras distintas, el PMS resta las que están directamente en la tarifa y no estás.

Valores

por

defecto

para NewHotel permite (si el usuario tiene los permisos

Desayunos, Almuerzo y Cenas necesarios) la inserción manual de una precio de para Adultos y para Niños

Habitación en una Reserva, en lugar de utilizar


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Idioma: Español


una de los precios de Habitación definidas. En el caso de Tasa manual se usarán los valores del parámetro a la izquierda para descomponer el precio de Tasa total en las porciones para la Habitación, Desayuno y Comidas (dependiendo de la Pensión de la Reserva). Ejemplo: 100€ de Taza insertada manualmente para 1 sólo huésped en media pensión. Si el desayuno del adulto es 10.1€ y la Comida es 29.14€ la producción diaria para esta Reserva seria: Habitación = 60.76€ (100-10.1-29.14) Desayuno = 10.1€ Comidas = 29.14€

SOLO UTILIZADA SI NECESITA DEFINIR TASAS DE HABITACIÓN MODELO D

Por ciento de Distribución por Defecto para las Tarifas – D

NewHotel ofrece varios modelos para las tarifas de Tasa Diarias: Modelo A - Por Persona Modelo B - Por Habitación Modelo C - Por Matriz de Precios Modelo D - Incrementos de Pensión Las tarifas del Modelo D consisten en la definición de una Tasa de Habitación que consiste en una parte básica para la habitación y las otras partes


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Idioma: Español


corresponden al Desayuno y Comidas en acuerdo con el Tipo de Pensión de la Reserva. Para la previsión de los almuerzos y cenas por Comida de Media Pensión (Almuerzo/Cena)

favor especifique cual de las comidas deberá ser considerada en el caso de Medias Pensiones

Para la previsión de los almuerzos y las cenas por Configurar Almuerzo (Fecha de Llegada, Fecha de Salida)

favor especifica si los Huéspedes en Media Pensión o Pensión Completa desean el almuerzo en el primer día o en el último día de la estancia. .

Valor de niño Precio estándar para la Tasa Diaria de Niños.

MÉTODOS DE FACTURACIÓN

MÉTODOS DE FACTURACIÓN - CHECK-OUT

Campo

Significado

Check-Out con valores en

Si es permitido el Check-out de Clientes Directos cuando

cuentas - Directos

existen cuentas con pago pendiente.

Check-Out con valores en cuentas Si es permitido el Check-out de Clientes de Entidades


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(Entidades)

Idioma: Español

(Agencias o Compañías) cuando existen cuentas con pago pendiente.

Facturar Master Entidad

Posibilita la facturación de Master alterando para una entidad.

Verificar condiciones para check- Permite verificar las condiciones después de facturar. Out después de Facturar. Factura obligatoria para check-Out

Al efectuar el check-out Emite obligatoriamente la factura.


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Idioma: Español


MÉTODOS DE FACTURACIÓN - ANTICIPADA

Campo

Significado

Lanzar diferencias con lo Facturado Se aplica en reservas con facturas anticipadas. En la fecha del día el programa realizara una validación de los valores cargados definidos en la reserva, de existir diferencia con lo facturado el sistema automáticamente lanzara movimientos (asientos) en la cuenta. Alterar Fecha de Asientos Posibilita a alteración de las fechas de los lanzamientos. Facturar Diferencias en el Check- Se aplica a reservas que tienen facturas anticipadas que Out

en el momento del check-out la cuenta corriente tiene

(Si/No)

saldo (positivo o negativo), emitiendo un documento para regularizar la diferencia. Si la diferencia es negativa, o sea, el total de débitos supera el total de créditos, se debe indicar cuál es el documento para regularizar: factura o nota de crédito.

No lanzar diferencias último asiento Al seleccionar este parámetro permitimos que no se (Facturas Depósitos anticipados)

efectúe el lanzamiento de las diferencias de los últimos movimientos.

Cambiar

Fecha

movimientos

de

Valor Anticipos

a Permite la alteración de la fecha y del valor en caso de en depósito anticipado en cualquier momento.

Entradas anticipadas.


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Idioma: Español


Cambiar

Fecha

movimientos

de

Valor

a Permite la alteración de la fecha y del valor en caso de

Anticipos

al dep. Anticipado en la fecha de entrada.

Cambiar Fecha de Entrada Obviar Descuentos en Diferencias Hacer los descuentos en caso de existencia de con Facturado en Cierre de Día.

redundancia en la facturación en el Cierre de Día.

Cambiar datos de la factura una Si están los siguientes parámetros activos y existen los vez emitida

permisos, por la consulta de facturas se pueden alterar estos valores de la factura

MÉTODOS DE FACTURACIÓN - PRO-FORMA

Campo

Significado

Emisión de Pro forma en

Si este parámetro está activo es emitido automáticamente

Check-In

una factura pro forma en el momento en que se hace el check-in de la reserva.

Emisión

de

Inserción.

Pro

forma

en Se emite una factura pro forma en el momento de adicionar una reserva. Si se activa el campo Todas en para

Todas todas las reservas. Prepago son aquellas que tiene un Prepago depósito anticipado.


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Idioma: Español


MÉTODOS DE FACTURACIÓN - ANULACIÓN

Campo

Significado

Anulación sólo en la Fecha de Permite la anulación solamente en la fecha de emisión y Emisión.

no posteriormente.

Anulación sólo en la Fecha de Permite la anulación solamente en la fecha de emisión y Emisión- Facturas Pendientes no posteriormente, en este caso para las facturas pendientes. Anulación: Standard; Factura; Tipos de anulación de factura, que obliga a un proceso por Nota Crédito

ej. Crear una nota de crédito.

Fecha de Emisión Anulación: En caso de Fechas diferentes. Original; Fecha de Trabajo. Anular factura en NewConta

Anulación de facturas en caso de tener el programa NewConta.

Transferir factura anulación en Transferencia NewConta

del

documento

Anulado

al

programa

NewConta.

esto último llama a un procedimiento de newconta que las enlaza Usar factura a Crédito cuando

anulas

generando

una

factura a crédito, genera los nuevos asientos para esa factura


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Idioma: Español


MÉTODOS DE FACTURACIÓN - MARKETING

Campo

Significado

Usar Comisión de Marketing

Activa Usar Comisión de Marketing

Sección / Servicio

Departamento y servicio en donde se carga la comisión

Condensar para Facturar

Condensación para facturar, que la factura salga condensada y no abierta por servicios

MÉTODOS DE FACTURACIÓN - REGULARIZACIÓN

Campo Regularizar Factura (concepto)

Significado Obliga insertar algún tipo de pago en el momento de emitir la factura. De no estar activa, la factura se imprime y pasa a pendiente y la forma de pago puede ser introducida más tarde mediante la consulta de factura. Los métodos pro defecto para regularizar la facturas que podemos parametrizar si queremos tener un estándar son los siguientes:


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Idioma: Español

Bloquear Facturas sin

Permite bloquear la inserción de movimientos en una

Regularizar.

reserva cuya factura tenga marcado pendiente como forma de pago.

Regularizar facturas antes del

Si este parámetro está activo el sistema obliga que la

Cierre del día.

factura sea paga antes de hacer el cambio de fecha de trabajo en NewHotel.

EMISIÓN DE FACTURAS

EMISIÓN DE FACTURAS - IMPRESIÓN

Campo

Significado Posibilita la no impresión de facturas con su

Permitir No Imprimir en emisión

emisión. Pero si marcamos el siguiente check no

de Facturas

se imprime solo se exporta


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No Imprimir Factura en Moneda Base cuando Moneda Extranjera

Idioma: Español

Si solo queremos la emisión de factura en moneda extranjera sin imprimir la copia valorada en moneda base Numero de folios que son emitidos por las

Registrar Folios

autoridades fiscales para asociar a las facturas. Este parámetro se emplea para la exportación de Sap Onlinea. NewHotel antes de emitir la factura puede hacer un previe de la misma para ver cómo queda. En

Evitar Preview

caso que no se desea esta opción se marca este parámetro.

Si el parámetro de alteras las fechas esta valido al Cambiar fecha al imprimir

imprimir la factura podemos especificar otro fecha solo a efectos de impresión de la factura. Cuantas copias de cada documento quiere.

Facturas; Notas de Crédito; Ticket

Si tenemos factura en moneda extranjera podemos definir también estos datos en estas opciones


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Idioma: Español


EMISIÓN DE FACTURAS - EXPORTACIÓN

Campo

Significado

No Exportar

Permite la no exportación de documentos.

En diferentes documentos Rich text Format Formato de archivo destino en que se guarda el archivo de Word for Windows exportación Excel 7 Excel 8 Lotus

Nombre del fichero

Datos para configurar el nombre del fichero donde se exportan las facturas


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Idioma: Español


Ejemplo

Mudar camino al Exportar

Permite la Verificación / Alteración del camino para la exportación.

Exportar al Cierre del Día.

Poder exportar las facturas cuando se efectúe el Cierre del Día.

Email

Otra posibilidad de efectuar la exportación, para una morada electrónica.

Exportación Voxel

Tipo de exportación para este proveedor de datos, donde al marcarse se configuran los siguientes datos adicionales

es la entidad de la que se cogen los datos para enviar en el fichero de exportación ...a quien va destinada


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Idioma: Español

HABITACIONES

HABITACIONES - HABITACIONES

Campo Ocupación %

Significado

Crítica En el proceso de confirmación de reservas individuales o de grupos, el sistema emite una alerta al usuario del sistema con los días de la estancia de los futuros huéspedes en los que el hotel tendrá Overbooking para el tipo de habitación seleccionado. Ejemplo: Se pondría 95 si se necesita que el sistema emita una alerta a partir del 95 % de ocupación. No obstante el valor definido en este campo siempre se alertará a partir del 100 % de ocupación.


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Idioma: Español

Este parámetro puede ser del tipo general o detallado, si oprimimos la lupa podemos definirlo de la siguiente manare: Según ocupación critica

Según máximo de reservas que se permite por tipo de habitación para el dia

Cambio de ropas

Define cada cuanto día es el cambio de ropa (sábanas, toallas, etc.). Este parámetro se utiliza en la opción que permite distribuir el trabajo de las camareras de pisos (Recepción – Ama de Llaves – Atribución de Habitaciones). Esta cambio de repo también puede definirse de forma general o por tipo de habitación


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Precios

Tipos

Habitación

Idioma: Español

de El sistema tiene dos modelos para captar los precios de las habitaciones. Cada Tipo de Habitación tiene asociado el Modelo a utilizar. El Modelo A se adapta a los Tipos de Habitaciones que tienen dos camas, es decir que se contratan con precios para ocupación doble y suplementos por ocupación sencilla y reducciones para camas extras. El Modelo B es útil para apartamentos, etc. Aquí se configura cual modelo se va a utilizar o si serán ambos.

Fecha

Central Se define la fecha a utilizar para registrar los cargos automáticos por

Telefónica

Tipos

de

Status

concepto de llamadas telefónicas.

Room Se configuran los Estados, relacionados con la limpieza de las habitaciones, que deben utilizarse en el sistema. Generalmente se definen Sucio y Limpio.

Tipo de Estados de Si no va a controlar los estados de la habitación por NewHotel, por favor la

Habitación escoja “Ninguno”.

(Ninguno;

Sucio, Se pretende utilizar el control de los Estados de las Habitaciones, por favor


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Limpio;

Sucio

Idioma: Español

en escoja la opción que mejor se aplica a sus necesidades y organización.

Limpieza, Listo para Verificación, limpio)

Tipo de Habitación Para fijar una habitación por defecto al hacer reservas predefinida Habitaciones

Sistema de hacer reservas en el PMS por cama donde el control de asignar

Unisex

reservas en una misma habitación es controlada por el sexo. De esta manera la primera reserva que entra a la habitación define que otras reservas por sexo admite, de esta manera se controla que no se inserten dos reservas de dos clientes con sexo distinto en la misma habitación.

Si el control no lo queremos hacer de forma general sino por tipo de habitación podemos hacerlo mediante la lupa

Usar Rental Pool

Este parámetro que su empleo depende de que si el PMS esta en uso de condominio o no, por su función. Lo que implica es un orden de atribucin de habitaciones. Si esta activo el orden de atribución será el siguiente: -Primero prioridad del Régimen de Explotación -Segundo Rental Pool (criterio de cálculo: Numero de noches alquiladas) Este orden se empleara para la atribución de habitaciones. El mismo consiste en tratar de proponer en la asignación de habitaciones la habitación que menos se ha vendido, con la finalidad de lograr una buena rotación de las mismas. Numero de noches alquiladas

Definición

de

los En esta sección definimos los colores pro defectos, para cada categoría que


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Idioma: Español

colores por defecto serán utilizados en los planning. para los Planning

HABITACIONES - TIPOS

Tipo

Significado

Código

Código que identifica al tipo de habitación

Modelo

Modelo de tarifa que se aplicará.

Activo

Podemos definir si este tipo de habitación esta activo para ser utilizado o no

Base de Personas

Número base de personas para ser utilizado para cálculo de valor de cama extra, en caso de tarifa modelo B.

Mínimo de personas

Cuál es el mínimo de personas que se permite en este tipo de habitación.

Promedio de Multi-Ocupación

En casos de multi-ocupación, cual es valor medio de pax a ser considerado para estadísticas para este tipo de alojamiento.


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Idioma: Español


Máximo de personas

Importante para el cálculo de cama extra. Es el número de personas a partir del cual el programa pasa a considerar pagos de cama extra. Ejemplo. En una Doble cuyo máximo sea 2 PAX, se aplica el valor de cama extra a partir del 3ª Pax.

Base para Estadísticas

Cuál es el número base de pax a ser considerados para el porcentaje de ocupación de camas

Máximo para aviso

Con este número nos permite que el PMS emita una alerta al hacer reservas para una habitación que sobrepase la capacidad de personas definidas en este parámetro.

Mínimo para WEB

Para cuando se hacen reservas

vía web se

especifica la cantidad mínima de pax que son aceptados Código Expedia

El PMS NewHotel tiene interface con el sistema de Expedia

para

recibir

y

enviar

reservas

y

disponibilidades, con una propia interfaz creada a tal efecto. En este parámetro lo que compatibilizamos el código de habitación de NewHotel con el otorgado por Expedia. Orden

Por defecto el orden del tipo de habitación aparece por su código, pero con este parámetro podemos definir en qué orden queremos que aparezca sin importar otro criterio de clasificación.

Observaciones Códigos que desea usar para organizar las Habitaciones de su Hotel en varios tipos. No deberían definirse más Tipos de Habitación que los necesarios para dividir el inventario de Habitaciones en diferentes precios de venta en las Tarifas de Habitación. Evite definir más Tipos de Habitación de los necesarios porque la existencia de muchos Tipos de Habitación complicará la definición y la lectura del plannning y de las estadísticas.


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Idioma: Español

No se olvidar que también puede distinguir cada Habitación individual de acuerdo con otros criterios como las Características de las Habitaciones (como fumador/no fumador, vista para el mar, vista para la montaña, vista para la ciudad, baranda, etc.). De esta forma no necesita definir Tipos adicionales de Habitación sólo con el propósito de características particulares que pueden definirse como características de Habitación. Ejemplos: DB = Doble, TW = Twin, ST = Suite, JS = Junior Suite, SG = Single, etc. Para cada Tipo de Habitación puede escogerse Modelo de Tarifa de Habitación para la definición de Tarifa (aunque puede anular esta opción cuando crea cada tarifa). Para cada Tipo de Habitación especifica los valores de la ocupación base, como Número Base de Paxs, Número Mínimo de Paxs, Número Máximo de Paxs, Paxs Base para las Estadísticas y Promedio para ser usado en Multi-ocupación (si aplicable en este caso). Todos estos números son importantes porque ellos se usarán para establecer las fórmulas de las Tarifas de Habitaciones y para presentar cálculos estadísticos. Por ejemplo, el Número Máximo de Paxs se usa para aplicar el criterio de cargar camas extras (siempre que el número de pax en la reserva exceda el máximo especificado).


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Idioma: Español

HABITACIONES - PENSIONES

Tipo

Significado Para definir las modalidades de pensiones establecidas para el hotel. Ejemplo SC - Habitación BB – Habitación y Desayuno HB – Habitación +Desayuno+Una Comida (también conocida como media pensión o MAP)

Tipos de Modalidades de pensiones

AP – Habitacion+Desayuno+Dos Comidas (también conocida como pensión completa) AI – Todo Incluido Estas sigla son totalmente definas por el utilizador del sistema También podemos especificar la descripción que queremos sea mostrada en las diarias, y poder definir si están activas o no las mismas para su empleo

COMPLEJO


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Idioma: Español

Los parámetros relacionados con las habitaciones sistema se definen en la opción Utilitarios - Parámetros - Complejo Si estamos ante un complejo hotelero “Multihoteles” es necesario configurar el nombre de los hoteles que lo componen y en el campo “ODBC” se define el alias de la base o instancia que almacena sus de datos (Database Alias). Además se definen dos parámetros nuevos donde se especifica los datos del operador y entidad que recibe cuando se transfiere una reserva, los mismos datos del que recibe, así como la sección y servicio que recibe y envía.

Campo

Significado

Hotel

Número do hotel

ODBC

Conexión al servidor de datos de newcomplex

ODBC NewConta

Conexión al servidor de datos de newconta

Orden

Orden.

Licencia

Número de licencia.

Camino de reportes

Camino de reportes personalizados


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Idioma: Español

personalizados Imagen de fondo

Imagen de fondo

Utilizador NH Oracle

Usuario de conexión a newhotel

Utilizador NC Oracle

Usuario de conexión a newconta

Entidad/Operador a

Entidad/Operador a facturar saldos.

facturar saldos de reservas transferidas Sección / Servicios para aceptar los saldos de las

Sección / Servicios para aceptar los saldos de las reservas aceptadas

reservas aceptadas Entidad para Overbooking con transferencia Inserción de movimientos en Overbooking Visible

Entidad para Overbooking con transferencia Inserción de movimientos en Overbooking Activar para estar visible.

Notas aclaratorias: Los primeros campos Entidad/Operador a Facturar Saldos (Reservas transferidas) se utilizan para eso, Facturar el saldo de la Reserva a ese otro Hotel, en el momento en que van a ser transferidas con Saldo pendiente. La Sección/Servicio a la derecha se utiliza para insertar en la cuenta de las Reserva aceptadas esos Saldos que fueron transferidos con la Reserva y que supuestamente fueron facturados al momento de Transferir La Entidad para Overbooking con transferencia es la referencia que queda en las tablas RESERVAS, para la información del OverBooking Interno (por compatibilidad con la estructura antigua que solo hacia OverBooking a Entidades) El Check de Insertar Asientos en OverBooking es el valor por defecto del Check equivalente al momento de hacer el OverBooking que decide si la Reserva va a continuar cargando en el Hotel de Origen Hace unos años se adiciono el funcionamiento del Traductor y luego de esto se decidió aprovechar los campos de Entidad/Operador para que, asociados a un parámetro se utilizaran para poner las Reservas recibidas de ese Hotel en esa Entidad/Operador


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Idioma: Español

MULTI HOTEL Gestión de varios hoteles compartiendo una misma estructura de datos y datos comunes, aunque el tratamiento de las reservas y reportes son individualmente pro hotel, por lo que no existe como en la variante de complejo resúmenes globales de todos los hoteles. En principio esta variante lo que permite gestionar un grupo de nomencladores comunes para todos los hoteles pero la operación es individual hotel por hotel La parametrizaciôn que mostramos aquí es similar a la explicada solo que en esta parte solo se detallan las características de cada hotel, pero las opciones y parámetros son los mismos explicados para un solo hotel.

MULTI HOTEL – DATOS GENERALES


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Idioma: Español

MULTI HOTEL DIRECCIÓN

MULTI HOTEL FACTURACIÓN

MULTI HOTEL ENTIDAD OFICIAL

MULTI HOTEL NEWCONTA

MULTI HOTEL OTROS


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Idioma: Español

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Idioma: Español

CRUCERO Cuando existe parametrizado el modo crucero, esta opción se accede por Utilitarios Parámetros Crucero

En la pantalla anterior se muestran los distintos botones con lo cual se sincroniza la actividad del barco con el PMS de Tierra.

PASOS PARA LA INSTALACIÓN DEL MODO CRUCERO 1-Deben haber 2 Bases de Dados en 2 Servidores distintos, estas bases deben ser iguales en lo inicio, y deben estar mantenidas por NewCentral, que debe encargarse de que los clasificadores (entidades, tarifas, precios, etc.) sean iguales. 2-La base del Barco debe ter el Parámetro activo "Modo Crucero - Barco" 3-La Base de Tierra debe tener el parámetro Activo "Modo Crucero - Base de Tierra" y tener además la configuración del ODBC al server del Barco (Estos Parámetros están en Parámetros Generales / Crucero) 4-Importante: En las dos Bases de Datos deben estar los mismos cuartos (los que tiene realmente el Barco) 5-La opción en Utilitarios/Parámetros/Crucero te permite:


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Idioma: Español

9

-Detener las Operaciones del Barco (A partir de ese momento en NewHotel del Barco no debe poderse hacer nada, solo consultas y reportes)

9

-Exportar Reservas hacia el Barco (a partir de una Fecha de Entrada que se selecciona)

9 -Importar los Datos del Barco (después del viaje) hacia la BD de Tierra (esta opción importa todos los datos de las reservas, movimientos y recibos) (Nota: En el Barco NO se hacen facturas, solo en Tierra) 9

-Reanudar operaciones del Barco (Cuando la información esta lista en el servidor del Barco, para que el servidor vaya al Barco y continúe operando solo)

6-En la BD de tierra, durante el viaje se sigue trabajando pero 9 -NO carga las diarias (se cargan en el Barco) 9 -NO se hace Checkin o CheckOut Queda pendiente que después que se Importen los dados del viaje para la BD de Tierra, será preciso reconstruir las Estadísticas para los días del viaje (que como serán pocos debe ser rápido).


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Idioma: Español

OFFSHORE

PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BÁSICOS El procedimiento del empleo del sistema de facturación Offshore desarrollado para NewHotel Software, se emplea bajo ciertos requisitos y premisas, las cuales a modo resumen menciono: 9 Solo trabaja sobre los precios que están definidos como diarias (tarifas de diarias) los cuales son los que emplean para la facturación a entidad según su cuenta master. 9 El sistema elabora dos facturas siempre al tener activado este sistema, una factura Offshore y otra al 100% digamos el hotel sin Offshore. Ambas son enviadas a dos newconta independientes, por lo que el sistema además prevé el enlace con dos módulos de newconta, uno Offshore y otro al 100%. 9 El tratamiento de Offshore se trabaja bajo permisos especiales, quiere decir que para trabajar con el tanto para parametrizarlo como para ver sus resultados deben ser usuario autorizados mediante los accesos correspondientes. 9 Cuando se activa el parámetro el sistema adopta un modo de funcionamiento sobre el tratamiento de precios. Al estar activado el parámetro el sistema en la configuración de las tarifas mostrara otro botón de Precios Offshore, que funcionara bajo este principio: Si no se definen precios para Offshore el sistema calculara en base a los precios digamos bases, los precios Offshore según él % aplicado para cada entidad. Creándose de esta forma sencilla estos precios. Posteriormente cualquier cambio en el precio de base repercute en los Offshore así sucesivamente. Si por el contrario se marca la pestaña de Precios Offshore entonces el sistema toma como base para su trabajo los precios Offshore y calcula los precios bases en base a este agregándole el % correspondiente. Debe quedar claro que una vez que se trabaje con los precios Offshore ya el sistema no permite entrar a configurar los precios por la pestaña normal de precios sino solamente por esta, a menos que el cliente decida virar hacia atrás y hacerlo de la otra forma.


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Idioma: Español

9 Una vez que se tiene claro estos principios el sistema trabajara como hasta ahora considerando estos precios. 9 Los reportes donde pueden consultarse estos valores habilitados hasta el momento por el sistema son los siguientes: Consulta de factura, donde se pueden ver las dos facturas que se crean por este concepto. Ingresos por servicios Auditoria de Ingresos y saldos. Mano Corriente. Cuentas Corrientes. Reporte de impuestos por servicios (este reporte no es incluido en el sistema ya que es uno externo configurable para cada cliente por el técnico de instalación).

PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA EL FUNCIONAMIENTO OFFSHORE En los parámetros del sistema se selecciona la opción que dice Offshore. Aparece entonces el Parámetros Generales-Generales- OffShore, se configura entonces la Interface con NewConta. · Habilitar al usuario para el trabajo del offshore con sus permisos correspondientes. · Ir a parámetros generales y activar el parámetro que dice Offshore.


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Idioma: Español

· En la pantalla de entidades y seleccionar cada entidad a la cual tendrá factura offshore o mejor dicho a cuales se le hacen factura offshore. (Cuando se marca el parámetro en parámetros generales al entrar a la pantalla de entidad es cuando se abre una nueva pestaña que dice Offshore. Para configurar la entidad Offshore a donde van todas las facturas que se lancen con este procedimiento. Como debe estar marcado la entidad:

FACTURA MASTER =ENTIDAD. TIPO FACTURA: RESUMIDA. ATENCIÓN QUE EL CODIGO DE NEWCONTA (QUE ESTA EN NEWHOTEL) DEL TIENE QUE EXISTIR EN LA BASE DE DATOS OFFSHORE (COMO CUENTAS DE ORIGEN NEWHOTEL – EN NEWCONTA QUEDAR MARCADAS CON EL COLOR DE LAS CUENTAS QUE VIENEN DE NEWHOTEL).

Se marca el check de aplicar offshore y después se definen los periodos para ella y él % de la misma. Posteriormente se entra a la definición de precios donde aparece el nuevo botón para definir los precios bajo el principio explicado anteriormente. Ya con pasos sencillos queda configurado el tratamiento de Offshore, a partir de aquí las entidades seleccionadas siempre que se facture se harán dos facturas una con el 100% y la otra con él % del offshore definido.


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Idioma: Español

Se selecciona la tarifa y se aplica el Offshore. Nota Importante: si el hotel comienza a trabajar y una vez en funcionamiento quiere cambiar a este método, los movimientos y facturas e impuestos anteriores no le son aplicable este procedimiento.


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Idioma: Español

IMPRESORAS El acceso a esta opción es por Utilitarios – Parámetros – Impresoras Cada estación de trabajo de NewHotel puede tener definida una impresora para los Listados y otra para las Facturas. Además debe definirse el camino donde se encuentran los reportes del sistema.


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Idioma: Español

MIS REPORTES Son reportes construidos de acuerdo a las necesidades del hotel, no se encuentran en los reportes tradicionales cuando se instala la aplicación, para ello se define el nombre del reporte y la ruta donde se encuentra para ser adicionados a la aplicación en la Opción de Reportes Externos.

Para configura un reporte externo se Oprime el botón de

se despliega

una venta donde se define: 9 Nombre: del reporte que debe aparecer en la aplicación. 9 Ruta: Camino donde se encuentra el archivo 9 Check-Box Submenú: Indica si en la opción de Reportes Externos se crea un sub - nivel de menú con un nombre específico para que allí aparezcan uno o varios reportes personalizados. 9 Campo de Selección Submenú: se define a que submenú pertenece el reporte 9 Orden: Número del reporte 9 Apaisado: Aparece la hoja en forma horizontal de lo contrario aparece en forma vertical


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Idioma: Español

Para finalizar Oprimir el botón de

IMÁGENES EXTERNAS Este menú permite importar imágenes para NewHotel, basta designar el nombre del fichero e insertarlo.

Una vez que se tienen todas las imágenes cargadas, las mismas sirven para que el recepcionista pueda mostrar al cliente mediante el PMS las distintas vistas, como por ejemplo donde queda la Habitación, un restaurante, etc. Esta funcionalidad se hace en el PMS por la siguiente opción:


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Idioma: Español

Cada imagen aparecerá en esta sección que enmarco en azul, con lo cual al seleccionar una se muestra como a continuación ejemplifico.


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Idioma: Español

SELECCIONAR EXPORTACIÓN

Opción en Utilitarios Parámetros Exportación de datos para exportar distintas información según hemos parametrizado su uso o no.

ESTADÍSTICAS

Permite la exportación de las estadísticas para NewCentral.

ESTADÍSTICAS (PREVISIÓN) Permite la exportación de las estadísticas de Previsiones para NewCentral.


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Idioma: Español

CONTABILIDAD

Permite Generar el fichero contable, para ello es obligatorio que las Secciones, Servicios, Formas de pago y en general los campos del sistema que tengan un campo de cuenta contable este debe ser agregado.

También tenemos que tener seleccionado el parámetro

que

está en Utilitarios – Parámetros Generales. Aquí están definidas las cuentas del Hotel y se hace una exportación a la contabilidad.

ENTIDAD OFICIAL Permite a exportación de entidad oficial.


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Idioma: Español

FICHERO SAF – XML

Permite la exportación de Fichero SAF – XML para el fichero designado.

Campo Datas

Significado Entre datas Camino para donde se

Fichero

exporta

CONDOMINIO Permite a exportación a Condominio.

EXPORTACIÓN IMB Permite la exportación del fichero IMB para el camino designado.


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Campo

Idioma: Español

Significado

Tipo

Se entre datas o todo

Datas

Entre datas Camino para donde se

Fichera

exporta

EXPORTACIÓN RUC

Permite la exportación del fichero RUC para el camino designado.

Campo

Significado

Tipo


Datas


Fichero

exporta

EXPORTACIÓN AVS Permite la exportación del fichero AVS para el camino designado.


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Idioma: Español


Campo

Significado

Tipo


Datas


Fichero

exporta

EXPORTACIÓN MARKET METRIX

Permite la exportación del fichero Market Metrix para el camino designado.

Campo

Significado

Tipo


Datas

Entre datas Camino

Fichero

para

donde

se

exporta

EXPORTACIÓN CONSUMOS MINI BAR

Permite la exportación del fichero de Consumos Mini Bar.


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Idioma: Español

EXPORTACIÓN PGO Permite la exportación del fichero de Pagos

Posibilidad de seleccionar Reserva o Grupo para exportación Manual

EXPORTACIÓN INTERFACE CARDEX

Esta interface es un registro que contiene un registro de cardex por cada huésped que ha entrado al hotel en la fecha de referencia. Es manual dado que para obtenerse debe estar cada huésped registrado en el Cardex. El Interface Cardex se exporta las entradas de un día y según el pedido se guarda la fecha y se considera ese día ya exportado, la siguiente vez que entras a la ventana te ofrece el día siguiente al último exportado. Si modificas a un cliente que entro ayer y ya el día de ayer lo exportaste, tienes que volver a exportar las entradas de ayer (que el sistema no te va a ofrecer exportar) porque el filtro es por fecha de llegada del cliente. 5555_20100809_130119_000.XML ( el numero marcado representa el código de la empresa especificado en los parámetros generales para identificar al fichero resultante de la exportación.


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Especificaciones: 9

Formato del fichero: o

HHH_YYYYDDMM_HHMMSS_NNN.xml ALB_20070214_230501_001.xml Donde:

o

-HHH es el código del hotel

o

-20070214_230501 es la fecha y hora de generación del fichero

o

-NNN es un contador simultáneamente.

opcional

para

distinguir

los

ficheros

generados

Estructura


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Idioma: Español

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Idioma: Español

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Idioma: Español

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Idioma: Español

EXPORTACIÓN ESTANCIAS DEL DÍA

Generado al cierre de día y es un una etiqueta InHouseCardex por cada reserva que va a dormir en el hotel (check in y no show con garantía) A cada noche se genera este fichero, si una reserva panocha 3 noches se envía 3 veces. Como se define el nombre: AAAAMMDD_HHH_OCUP_HHMMSS.XML Donde AAAAMMDD Fecha de Trabajo del Front yyyymmdd HHMMSS Hora de generación del fichero Estructura


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Idioma: Español

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Idioma: Español

Ejemplo: - - - 5522202200 7090402200AGERHOLM JANE 3 Alemania DF56565X NEC45922418 20100321 20100327 1120A DBL Double SUI Suite HB Half Board AI All Inclusive

RoomUse>2 3 2 1 NUR NUR Touristic Belgica NURW09 NUR Golf Winter 09 0


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0 - - EB Early Booking - HM Honey Moon

EXPORTACIÓN DE INGRESOS

Se genera al cierre del día y manual Nombre del fichero: YYYYMMDD_HOT_REVE_HHMMSS.XML Ejemplo: 20100325_TUQ_REVE_183554.XML Tendrá como referencia código de los hoteles y el nombre será el que está definido en los parámetros generales del PMS. Estructura


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Idioma: Español

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Idioma: Español

EXPORTACIÓN BOOKING MENSUAL O PREVISIONES

Cuando se puede obtener la misma: Poder definir la hora o las horas a las cuales se pretende generar el fichero en cada hotel en función de las reservas el hotel decide si lo quiere generar una vez o más veces al día, haciendo disparar a determinadas horas un proceso. Tener también la posibilidad de generarla manual. Como se define el OCU_HHH_YYYYMMDD_HHMI_YYYYMM.XML OCU_hotel_fechayhorageneracion_mesquecontiene.xml

nombre:

Puede ser un solo fichero En cualquier caso necesitamos el booking a partir del día actual y para los próximos 12 meses mínimo. Por ejemplo si hoy es 15 enero, necesitamos el booking del 15 de enero al 30 de septiembre ambos incluidos. El nombre es OCU_HHH_YYYYMMDD_HHMI.XML donde YYYYMMDD_HHMI Esla fecha y hora **de generación** que coincide con el primer día de booking enviado. Se quiere el booking que hay hoy, para los próximos 9 meses. Los ficheros se dejaran en una carpeta, para que cada hotel programe su envío.

Estructura


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Idioma: Español

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Idioma: Español

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Idioma: Español

ELEGIR IMPORTACIÓN DE DATOS

Para importar datos que provienen de NewSpa remoto, y del sistema de pago PGO.

IMPORTAR NEWSPA REMOTO

Este proceso importara en NewHotel todos aquellos movimientos generados en este sistema, para ser intregados en los distintas cuetas confguradas del PMS


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Idioma: Español

IMPORTAR PGO

Importa al PMS los prepagos de este sistema que han efectuadas las entidades involucradas en este control de pagos del Grupo Ibersotar.

INFORMACIÓN EN TARJETA

MAGNÉTICO

En este menú visualizamos y alteramos por estación de trabajo la información de las tarjetas magnéticas, que se emplean por los clientes para hacer sus consumos

Con el botón DETALLES hacemos la configuración


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Idioma: Español

ACCESOS

CONSULTA DE ACCESOS El acceso a esta opción es por Utilitarios – Accesos – Consultar Accesos. El sistema deja rastro de las operaciones más importantes que se efectúan y esta es precisamente la herramienta que nos permite consultar esta información, por lo tanto es una fuerte herramienta para auditoria. La columna Nombre se refiere al nombre de la computadora donde se efectuó la operación.


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Criterio Usuario

Idioma: Español

Significado Se escoge el usuario que se desea analizar. Se deja en blanco si es necesario analizar todos los usuarios del sistema.

Reserva / Cta No Alojado

El número de la reserva está compuesto por un consecutivo y el año.

Fecha

Día o rango de días que se desea analizar. Es posible analizar la información con Fecha Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita el campo Hasta)

LIMPIEZA DE ACCESOS El acceso a esta opción es por Utilitarios – Accesos – Limpieza Accesos. Borra los accesos hasta la fecha seleccionada.


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Idioma: Español

CAMBIAR CONTRASEÑA

Permite cambiar por el propio utilizador su contraseña de entra al sistema.

CAMBIAR DE USUARIO

Para mudar de utilizador en el sistema. También puede hacerse dando dobles click en el fondo del sistema

CAMBIAR HOTEL

Cuando existe la opción de trabajo en complejo permite cambiar de hotel de trabajo.


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Idioma: Español

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Idioma: Español

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS NEWHOTEL

I-REPARACIONES Son utilidades usadas por el administrador de la aplicación para corregir inconsistencias en los datos, se aconseja usar estas herramientas sí que estén otros usuarios conectados al sistema.


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Idioma: Español


Botón Reconstruir

Significado

Disponibilidad

de Verifica y actualiza la disponibilidad de

Habitaciones (TNHT_ALLI)

habitaciones para los periodos libres. Puede ser usada con frecuencia. Se emplea cuando existe alguna habitación libre y el sistema la da como no disponible.

Reparación Room Status (TNHT_ALOJ)

Verifica y actualiza el estado de las habitaciones (sucio, limpio, en limpieza). Puede ser usada con frecuencia.

Reparación Estancias (TNHT_REES)

Verifica

los

periodos

o

rango

de

ocupación de las reservas. Puede ser usada con frecuencia, pero sin usuarios dentro de la aplicación. Calcular valor impuesto en Facturas (TNHT_FAIV) Reparación regularización de facturas

Este busca y repara las facturas cuyos débitos no son igual a los créditos, ya eso no pasa pero paso en algunas versiones hace como un año ya no tiene mucho sentido

Conversión facturas anticipadas

Esto se usa en las conversiones, el genera los asientos de las facturas anticipadas para que la estructura cuadre.

Re

calcular

impuestos

en

facturas Proceso para re calcular los impuestos en

(TNHT_FAIV)

las facturas emitidas. Es muy importante que

ese

proceso

se

haga

bajo

la

supervisión del cliente ya que pueden cambiar impuestos emitidos. Verificación/reparación de facturas Reparación

de

impuestos

en

los Repara los impuestos que se genero para


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Idioma: Español


movimientos

cada movimiento.

Reparación de impuestos fijos en facturas Repara los impuestos fijos por personas (Croacia iberostar)

que se aplican en Croacia.

Reparación (TNHT_EDTA) Año Actual

Esta tabla se usa para guardar la Información de cada día del Año, puede reconstruirse, pero siempre sin Usuarios dentro de la Aplicación.

Recalcular

impuestos

en

TNHT_FAEN

Facturas Para

permitir

el

Recalculo

de

Impuestos de Facturas Anuladas

II- CAMBIOS DE CÓDIGOS.


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los


Idioma: Español

Cambiar código Habitación

Se aplica cuando se quiere cambiar el número de habitación. La nueva no debe existir ya creada en la base sino se introduce conflictos. Cambia en todas la tablas existentes en el sistema

Cambiar Tipo de Habitación

Es similar al proceso anterior solo que se refiere al Tipo de Habitación

Cambiar código Entidad

Cambiar el código de alguna entidad existente

Cambiar código de País

Cambiar el código de país existente por otro nuevo

Cambiar código de Operador

Cambia el código de un operador existente por uno nuevo. Para ello se pide la entidad y luego el operador a cambiar.

III- CAMBIAR CODIGOS-2


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Idioma: Español

Cambiar código Servicio

Permite cambiar el código de un servicio existente por otro nuevo

Cambiar código de sección

Permite cambiar el código existente por otro nuevo

Cambiar marcado

código

origen

de

un

sección

de Permite cambiar el código existentes por otro nuevo

Cambiar código de segmento Permite cambiar el código existente por otro mercado nuevo Cambiar código de usuario

Permite cambiar el código existente por otro nuevo

IV- OTRAS OPCIONES DE REPARACIONES Y ELIMINACIONES


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Idioma: Español

Reconstruir Facturas Anticipadas

Esta opción se ejecutara en caso necesario solo cuando se ha efectuado el cambio del sistema NewHotel antiguo al nuevo del 2001, para reparar y lanzar en el nuevo las facturas anticipadas existentes.

Eliminar Habitación

Proceso que elimina una habitación pero los movimientos asociados a ella pasan a la que se especifique en la casilla de la derecha.

Cambio Fecha Trabajo

Esta opción es útil cuando los hoteles trabajan por temporadas, donde para no ir a ejecutar cierres continuadamente se dice aquí hasta cuando se quiere mudar la fecha, Ejemplo. Un hotel cierra el 31 diciembre pero abre el 30 de marzo. Para hacer este y no tener que lanzar cierres continuos se emplea esta opción.

Corregir Cupos

Repara los allotments cuando no coincide la información día a día con la de los periodos, ya no pasa .... ya no tiene mucho sentido

Reparar turnos del NewPos

Newhotel tiene la información de las tantas de comidas que se programan desde el POS, si existiera algún problema con esta actualización, esta opción lo que hace es reconstruir esta información.

Actualizar cogido NewHotel en Los movimientos que se lanzan a NewConta Newconta desde una versión del 2006 se lanzan asociando el código de establecimientos definido en newhotel. SI existiera el caso que existan movimientos en NewConta sin esta información, se lanza esta opción que lo que hace es buscar factura por factura lanzada a Newconta para ponerle el código de establecimiento. Actualizar U.S.A.H

saldos

Reservas En las versiones recientes se a incorporado en los saldos de las reservas por código de USAH los valores totales (Realizados + Previsión) por Grupos de Servicios USAH en las Reservas con TimeStamp de última actualización. Esta opción lo que hace es recalcular dichos valores nuevos, una vez que se cambie de versión. Luego ya el


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Idioma: Español

cierre de dia lo ejecuta normalmente.

V- OTRAS OPCIONES-2

Cambiar tasa de impuestos

Permite cambiar el código de una tasa de impuesto existente por otro nuevo

Calcular valor de estancia de Para calcular las estadísticas de lis clientes clientes relacionadas con su estancia en caso de que no existan o se desee recalcular las mismas


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Idioma: Español

VI- UNIR CÓDIGOS CLIENTES

Con esta opción lo que se logra es unificar bajo un mismo dato posible repeticiones de clientes registrados dobles en la ficha del Cardex, obteniéndose como resultado un solo registro.

VII- FACTURAS ANTICIPADAS


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Cambiar tasa de impuestos

Idioma: Español

Opciones en la Solución de Problemas para intentar reparar las Facturas Anticipadas erradas por Versiones después de Conversión


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Idioma: Español

RECONSTRUIR VISTAS Y FUNCIONES.

Compila los objetos de la base de datos como Vistas, Funciones, Constraints, Packages. Los objetos son componentes internos de la arquitectura de la base de datos, se recomienda ejecutar esta opción luego de realizar una actualización de la aplicación.


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Idioma: Español

CÁLCULO DE ESTADÍSTICAS.

Se re calculan los valores de dos grupos de Información, Estadísticas de Ingreso, y Estadísticas de Ocupación, entre una fecha inicial y una fecha final. El objetivo de cada opción es validar y reconstruir la información cuando se presentan diferencias entre reportes que son de la misma naturaleza. Por ejemplo el reporte de Pax Diarios Ocupación contra Modalidades de Pensión, juntos estos reportes muestra el total de entradas de Huésped, Pax Diarios muestra por cada día el número de entradas de Huéspedes y el de modalidad de Pensión las muestras por la modalidad alimenticia, pero los totales de huéspedes deben ser iguales en ambos reportes. Los botones Lanzar Todas la Estadísticas de Ingreso y de Ocupación ejecutan cada proceso individual de su grupo, el botón de Lanzar Todas Las Estadísticas ejecuta todas las opciones.

Los procesos individuales son lo que aparecen en la parte inferior de los campos de selección de fecha inicial y fecha final. Se recomienda correr estos procesos cuando exista el menor número de usuarios conectados a la aplicación por ejemplo en la noche.


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Idioma: Español

CALIBRACIÓN DE SCANNER DE DOCUMENTOS

Permite si por alguna razón está leyendo mal los documentos calibrar el mimos para mejor su funcionamiento.

BORRAR PERIODO


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Idioma: Español

Borra de la base de datos información de reservas, asientos, movimientos de factura estadísticas de reservas

cuya fecha de estancia esté contenida en el periodo

seleccionado Las posibles opciones de borrado se muestran en la siguiente pantalla. Como advertencia el sistema solo permite hacer esto sin que otros usuario esté conectado al mismo.

TOOLBAR

Para configurar los accesos directos del sistema


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Idioma: Español

CONFIGURAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS 1. El acceso a esta opción es por Utilitarios – Toolbar 2. La Barra de Herramientas admite un máximo de 20 botones. Considerando este elemento el usuario puede configurarla a su gusto. 3. La pantalla de configuración de la Barra de Herramientas está compuesta por dos bloques: Activas y Disponibles. 4. Para quitar un botón debe seleccionarse en el bloque “Activas” y oprimir

el

triangulo que apunta a la derecha 5. Para adicionar un botón lo primero que hay que hacer es seleccionar en el bloque “Disponibles” el botón del cual queremos insertar. A continuación seleccionamos en el bloque “Libres” el botón a insertar y oprimimos CALCULADORA

Esta es una herramienta útil que el sistema tiene a su disposición.


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Idioma: Español

CALENDARIO


CONVERSIÓN DE MONEDAS


SQL


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Idioma: Español

Es una herramienta diseñada para el diagnostico del PMS sin necesidad de invocar las herramientas de Oracle

SQL TRACER

Herramienta de ayuda para reportar a programación casos de BUG que el cliente encuentre en el funcionamiento del sistema. Antes de ejecutar la opción de error se levanta esta pantalla para ir viendo cómo se comporta la ejecución de la opción con el fin de enviar el resultado de esta pantalla al departamento de Helpdesk de NewHotel


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Idioma: Español

CAPÍTULO 14: CONTABILIDAD ESTANDAR DE NEWHOTEL INTRODUCCIÓN

El presente documento estará orientado en dos líneas fundamentales; la primera dar a conocer cómo y qué requisitos existen de interfaz estándar de NewHotel y sus módulos asociados con la finalidad de al preguntar o dar algún cliente se tenga como referencia cual es la estándar y que a partir de la misma cualquier cambio significa desarrollo adicional; y como segundo indicar como se instala la misma (parametriza y emplea).

PRINCIPIOS BÁSICOS

La exportación contable para su ejecución puede seguir los siguientes principios básicos: •

Siempre se exportara a un fichero plano con extensión TXT


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• •

Idioma: Español

Cada producto tiene su propia exportación lo que por facilidades si existen en un ambiente conectado con NewHotel, todos a excepción de Stock y cuentas por pagar, pueden ser generadas por el cierre del día de NewHotel. Los costos y cuentas por pagar por sus propias características su exportación es independiente.

ESQUEMA


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Idioma: Español

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Idioma: Español

ETAPA I - CONFIGURACIÓN DE LOS DATOS CONTABLE DE NEWHOTEL. 1- En los parámetros Generales de deben configurar las cuentas generales de la contabilidad, así como indicar también el directorio de la exportación contable.


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Idioma: Español

2- Configurar el camino donde la aplicación va a buscar los reportes contables.

3- Indicar los reportes a exportar por el sistema, pueden ser más de uno según las especificaciones de la contabilidad.

4- Configurar las cuentas en cada uno de los servicios, así como los centros de costo para cada sección. En caso de alguna exportación necesitar más de una cuenta por servicio se utilizan las aquí señaladas.


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Idioma: Español

5- Configurar la cuenta las los diferentes impuestos. En caso de precisar más de una cuenta por impuesto se utilizan los campos señalados.


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Idioma: Español

6- Indicar la cuenta contable para cada una de las entidades y cuentas no Alojado.

7- Con las exportaciones se envía a veces un reporte de Contabilidad que muestra los datos exportados, este reporte se debe configurar como un Reporte Externo (Utilitarios/Parámetros/Reportes Externos)


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Idioma: Español

Etapa II- Para ejecutar los scripts que crean las vistas para la exportación contable basta ejecutar el archivo Run.bat indicando el usuario, password y servicio de Oracle para conectase a la base de datos de NewHotel en una maquina que tenga instalado el cliente de Oracle con SQLPlus. Este reporte tardara en dependencia del volumen de datos a exportar así como su complejidad aunque no debe tardar más de 5 minutos.


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Idioma: Español


DATOS DE EXPORTACIÓN ESTÁNDAR DE NEWHOTEL A CONTABILIDAD.

NewHotel exportara un fichero estándar con la información básica de la operatoria diaria a la contabilidad. Existen 2 reportes de exportación con la información de la Producción, Cobros y Facturación diaria, con las siguientes características: 1. R_PAGCC.rpt: Exporta los valores con tamaño fijo según lo indicado para cada campo en este documento. 2. R_FORREC.rpt: Exporta los valores separados por un delimitados (#). La Facturación de Contado se agrupada y exportara como un solo documento por el total de contado facturado en el día. Cada línea constara con la siguiente información: Tipo Apunte

Indicara

a

que

sección CHAR(3)

pertenecerá la línea en cuestión. (Ej.: 10-Total de Mano

Corriente

de

Producción, 11-Total por Servicio-Centro de Costo en la producción...) Fecha

Fecha

del

exporta

día en

que

se CHAR(10)

formato

DD/MM/YYYY Código Empresa

Código

de

según

la

empresa CHAR(6)

parámetros

generales Código Establecimiento

Código según parámetros CHAR(6) generales

Abreviatura

Código según parámetros CHAR(15) generales

Nombre Instalación

Nombre de la instalación CHAR(60) según

parámetro


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Idioma: Español


Generales Centro Costo

Se

informa

básicamente CHAR(20)

solo en las líneas 11 del desglose de servicios de la producción.

Solo

se

informa en la Producción Cuenta

Cuenta contable donde se CHAR(20) anotara

la

línea,

generalmente o es de las definidas

en

parámetros

los

generales

(ManoCorriente, Contado, Deposito) o es de los Servicios,

o

Impuestos,

de

los

de

las

o

Formas de Pago o de las Tarjetas de Crédito Naturaleza

Indica si el apunte es el CHAR(1) Debito o al Crédito

Valor Moneda Base

Valor

del

apunte

en NUMBER 15,2

moneda base Moneda Base

Moneda base

Valor Moneda Extranjera

Valor

del

moneda

CHAR(3) apunte

en Number 15,2

extranjera,

coincide con el de moneda base en caso de no ser en moneda extranjera Moneda Extranjera

Moneda

extranjera, CHAR(3)

coincide con la moneda base en caso de no ser en moneda extranjera Descripción

Descripción de la línea, en CHAR(100) caso de los Servicios de la producción el nombre del servicio,

en

caso

de


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Idioma: Español


Cobros de la Forma de pago

y

en

caso

de

Facturas el Titular, etc. Documento

Número del documento de CHAR(40) NewHotel,

en

caso

de

Facturación Nro./Serie de factura o nota de crédito, en caso de Deposito Nro. del Recibo Valor Base

Valor base del apunte en Number 15,2 moneda

base,

informara

en

solo

se

algunas

líneas de facturación. Solo se informa las líneas de impuesto de la facturación Valor Impuesto

Valor de los impuestos del Number 15,2 apunte en moneda base, Solo se informa las líneas de

impuesto

de

la

facturación Tasa Impuesto

Porciento

del

impuesto. Number 5,2

Solo se informa las líneas de

impuesto

de

la

facturación Descripción Impuesto

Descripción del impuesto. CHAR(20) Solo se informa las líneas de

impuesto

facturación,

se

de

la

puede

utilizar para descripciones auxiliares

en

algunas

configuraciones. Valor

Base

Extranjera

Moneda Valor

base

en

moneda Number 15,2

extranjera, coincide con el de moneda base si el asiento no es en moneda


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Idioma: Español


extranjera. Solo se informa las líneas de impuesto de la facturación Valor

impuesto

Moneda Valor

Extranjera

de

impuesto

moneda

en Number 15,2

extranjera,

coincide con el de moneda base si el asiento no es en moneda extranjera. Solo se informa

las

líneas

de

impuesto de la facturación Cuenta NewConta

Código de la cuenta de CHAR(20) NewConta

cuando

la

factura

exportada

a

es

NewConta. Solo se informa en la línea del total de factura Código Entidad

Código de la entidad de CHAR(20) NewHotel a la que se le hizo la factura a Crédito. Solo se informa en la línea del total de factura

NewHotel tendrá un reporte estándar de contabilidad en el cual se podrá visualizar la misma información que se generara para el fichero de texto exportado desde la aplicación.

Tipo de Apuntes Las siguientes serán las codificaciones para indicar cada Línea exportada a qué tipo de apunte corresponde:

Producción 10: Importe Total de ManoCorriente en Producción (Mano Corriente)


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Idioma: Español

11: Importe Total por Servicios – Centro de Costo en Producción (Servicios)

Cobros 15: Importe Total por Tipo de Cobros (Forma Pago) 16: Importe Total Cobros. (Contado)

Facturación Crédito 20: Importe Total por Factura a Crédito (Cliente) 21: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Factura a Crédito(Mano Corriente) 24: Importe de Impuesto por Factura a Crédito (IVA)

Anulación Facturación Crédito 25: Importe Total por Factura a Crédito Anulada (Cliente) 26: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Factura a Crédito Anulada(Mano Corriente) 29: Importe de Impuesto por Factura a Crédito Anulada (IVA)

Abonos a Crédito 30: Importe Total por Abono a Crédito (Cliente) 31: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Abono a Crédito (Mano Corriente) 34: Importe de Impuesto por Abono a Crédito (IVA)

Anulación Abono a Crédito 35: Importe Total por Abono a Crédito Anulado(Cliente) 36: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Abono a Crédito Anulado (Mano Corriente) 39: Importe de Impuesto por Abono a Crédito Anulado (IVA)

Facturación Contado 50: Importe Total de Facturación de Contado (Contado) 51: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Facturación de Contado (Mano Corriente) 54: Importe de Impuesto de Facturación de Contado (IVA) 541: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago o Deposito)


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Idioma: Español

542: Importe Total de Facturación de Contado (Contado)

Anulación Facturación Contado 55: Importe Total de Facturación de Contado (Contado) 56: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Facturación de Contado (Mano Corriente) 59: Importe de Impuesto de Facturación de Contado (IVA) 591: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago o Deposito) 592: Importe Total de Facturación de Contado (Contado)

Abonos de Contado 60: Importe Total de Notas Crédito de Contado (Contado) 61: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Notas Crédito de Contado (Mano Corriente) 64: Importe de Impuesto de Notas Crédito de Contado (IVA) 641: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago) 642: Importe Total de Facturación de Contado (Contado)

Anulación Abonos de Contado 65 Importe Total de Notas Crédito de Contado (Contado) 66: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Notas Crédito de Contado (Mano Corriente) 69: Importe de Impuesto de Notas Crédito de Contado (IVA) 691: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago) 692: Importe Total de Facturación de Contado (Contado)

Deposito Recibido 70: Importe Total Deposito (Deposito) 71: Importe Total Deposito. (Forma Pago)

Anulación Deposito Recibido 72: Importe Total Deposito Anulados. (Depósitos) 73: Importe Total Deposito Anulado(Forma Pago)

Aplicación de Deposito 75: Importe Total de Contado Regularizados (Contado)


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Idioma: Español

76: Importe Total Deposito Regularizados. (Deposito)

Anulación de Aplicación de Deposito 77: Importe Total Deposito Regularizados Anulado. (Contado) 78: Importe Total de Contado Regularizados Anulado (Deposito)

POSIBILIDAD DE CONFIGURAR LA EXPORTACIÓN ESTÁNDAR DE NEWHOTEL.

Dado el gran número de posibles formas de contabilizar la información, se ha incorporado una herramienta que permite cierta flexibilidad a la hora de exportar la información contable de NewHotel. Esta configuración puede hacerse desde la opción Utilitarios – Parámetros – Contabilidad. Las opciones actuales de configuración son las siguientes: • •

Exportar Producción: Indica que se desea exportar la producción del día. Exportar C/Impuestos: Indica que se desea incluir los impuestos en la facturación, esta opción provoca automáticamente que las facturas se exporten sin impuestos.

•

Exportar Cobros: Indica que se desea exportar los cobros del día

• •

Exportar Facturación: Indica que se desea exporta la facturación diaria. No Agrupar Facturas de Contado: Si habilita esta opción se exportaran las facturas de contado una a una, por defecto se exportan agrupadas en un solo documento. Exportar Servicios: Indica que se quieren informar los servicios de la factura. Exportar Cobros por Factura: Indica que se quieren exportar los cobros de la factura. No Excluir las Canceladas: Incluye las facturas anuladas en el día. Exportar Nro. Documento: Utiliza para la exportación el Numero y Serie de Documento en vez de la de Factura de NewHotel.

• • • •

•

Exportar Depósitos: Indica que se desea exportar los depósitos.

Se ejemplifican dos ejemplos de posibles configuraciones.


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Idioma: Español


- Configuración por Defecto. • • • • • • • • •

X X X

Exportar Producción Exportar C/Impuestos Exportar Cobros Exportar Facturación No Agrupar Facturas de Contado Exportar Servicios Exportar Cobros por Factura No Excluir las Canceladas Exportar Nro. Documento

10

ManoCorriente

4300000001

1000 D

11

Diarias

7050000001

800 C

11

Comidas

7050000012

120 C

11

Bebidas

7050000021

80 C

15

Cash

10021

750 D

15

CCredito

10011

250 D

16

Contado

11237

1000 C

50

Contado

11237

1000 D

F23/2009

51

ManoCorriente

4300000001

830 C

F23/2009

54

IVA12

4650000015

120 C

F23/2009

54

IVA05

4650000011

50 C

F23/2009

20

Entidad1

14002

200 D

F24/2009

21

ManoCorriente

4300000001

170 C

F24/2009

24

IVA20

4650000035

30 C

F24/2009


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Idioma: Español


- Configuración para Exportar por la Facturación. • • • • • • • • •

Exportar Producción Exportar C/Impuestos Exportar Cobros Exportar Facturación No Agrupar Facturas de Contado Exportar Servicios Exportar Cobros por Factura No Excluir las Canceladas Exportar Nro. Documento

X X X X X 50

Contado

51

Diarias

51

Comidas

51

11237

1000 D

F12/SR09

630 C

F12/SR09

7050000012

120 C

F12/SR09

Bebidas

7050000021

80 C

F12/SR09

54

IVA12

4650000015

120 C

F12/SR09

54

IVA05

4650000011

50 C

F12/SR09

541

Cash

10021

750 D

F12/SR09

541

CCredito

10011

250 D

F12/SR09

542

Contado

11237

1000 C

F12/SR09

20

Entidad1

14002

200 D

F12/SR09

51

Diarias

7050000001

170 C

F12/SR09

24

IVA20

4650000035

30 C

F12/SR09

7050000001


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Idioma: Español

- Exportación de los Depósitos. Los depósitos tienen 2 momentos en la exportación, uno el recibimiento del depósito y otro cuando este se aplica en una factura. Recibimiento del depósito: 70

Dep. Reserva 15/2010

4380000000

250

C

10011

250

D

4380000000

250

D

11237

250

C

RC12/2010 71

Dep. Reserva 15/2010 RC12/2010

Aplicación del depósito: •

Si se está exportando los cobros 75


76


•

Si se esta exportando los cobros en la facturacion 50

Contado

11237

1000 D

F12/SR09 51

Diárias

7050000001

630 C

F12/SR09 51

Comidas

7050000012

120 C

7050000021

80 C

4650000015

120 C

4650000011

50 C

F12/SR09 51

Bebidas F12/SR09

54

IVA12 F12/SR09

54

IVA05 F12/SR09


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541

Cash

Idioma: Español

10021

750 D

4380000000

250 D

F12/SR09 541

Dep. Reserva 15/2010 F12/SR09

542

Contado

11237

1000 C

F12/SR09


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Idioma: Español

CAPÍTULO 15: ESPECIALES DEL PMS

CRM En NewHotel debe tenerse configurado lo siguiente: 1.- Configurar los servicios por cada tasa de impuesto definida en el sistema para que sean usado al generar la nota de crédito cuando se use la venta por rebaja de puntos en cada POS. Esto es necesario para hacer los asientos en negativo que rebajen la producción producto del uso de los puntos pero sin afectar realmente los servicios que fueron producidos.

Se marca el servicio para puntos y existirán tantos servicios como tasa de impuesto existan. 2.- Tener definido los tipos de clientes y estos asociados a cada cliente en el Cardex, los cuales son los que se parametrizan en cada POS para saber a cuales Tipo de Clientes se le pueden aplicar esta forma de pago y acumulación de puntos.


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Idioma: Español

Ya con esto queda listo NewHotel para el uso del CRM que serán generados por cada POS (NewPOs, NewGolf, NewSPA). Hay que señalar que la forma de pago puntos no tiene asociación ninguna en NewHotel, ya que se usa una implícita TIRE_CODI= 3, para que NewHotel no se emplee, sino solos por los POS. 3.- Ejemplo de cómo quedara los asientos cuando se paga usando los puntos, para que de forma ilustrativa se vea cómo funciona la configuración. a.- Al otorgar puntos se seguirá el principio solo ventas en efectivos y para los clientes fidelizados. Ahora cuando se otorga puntos en el cheque tota la venta debe ser en efectivo y al pasar a newhotel pasa como hasta ahora la producción de los servicios, el importe cobrado, el número de factura que se emitió en cada sistema para ser marcado en newhotel para no volverlo a ser facturada en NewHotel, etc. Al pasar a newhotel, NewHotel (se crearon dos nuevos campos asociados a la forma de pago, uno es para registrar los puntos otorgados en esa factura (ese campo es como si fuera dinero, o sea entero con dos decimales) y otro campo para registrar el código del cliente a quien se le otorgó los puntos. Con esto ya la exportación saldría todo de newhotel. El resto se mantiene como las ventas normales que son pasadas a NewHotel b.- Al pagar con puntos


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Idioma: Español

•

Se creara una forma de pago en cada sistema del tipo Pago con Puntos. Esta forma de pago estará asociado a una forma de Pago en NewHotel del tipo Tire_codi=3 ya que esta forma de pago solo se empleara en los POS de los demás sistema y no en NewHotel.

•

En newhotel además se creara asociado a las tasa de impuestos un servicio por cada tasa de impuesto, el cual será utilizado para la nota de crédito que se elaboren en cada POS al rebajar puntos. POR LO TANTO NEWHOTEL DEBE CREAR ESTO Y LOS DEMAS SISTEMA SABER Y USAR QUE EXISTE ESTO PARA LO QUE SE EXPLICARA MAS ADELANTE. Estos servicios además estarán marcados como que no se exportan a contabilidad ya que siempre tendrán valores negativos

•

Veamos cómo será el proceso de rebajar puntos. Al hacer un cheque: ejemplo Comidas 10 Bebidas

80;

Forma de pago puntos 100.00, todos con sus respectivos Impuestos etc. etc. Pasa a newhotel tal cual. Señalo que siempre que se empleen puntos se hace factura obligatoriamente. Seguidamente se hará una nota de crédito de la siguiente manera .- según los servicios asociado a cada tasa de impuesto, ahora se usaran aquí, digamos que las comidas usa la tasa de impuesto 5% y yo cree un servicio asociado que dice Servicio de empleo de puntos al 5%, con bebidas otro pero al 15% etc. La nota de crédito a realizar será así. Servicios de puntos al 5%

- 10.00 (en valores negativos)

Servicios de puntos al 15%

- 80.00

Forma de pagos puntos

-100.00

Y eso pasa a newhotel tal cual con esos valores negativos. Estos servicios serán definidos en newhotel bajo un departamento general único y los servicios serán únicos para todos emplear. A la forma de pago esta se le asocia en este momento los puntos descontados en CRM y el código cliente a quien se le descuentan. Nota Importante: que es un excepción al funcionamiento a.- esta forma de pago negativa no deberá salir en newhotel cuando su valor es negativo, al igual que en el resto claro porque no puede existir un pago de menos tanto. b.- para la exportación contable estos servicios tampoco se consideran, por eso la marca de que si se exporta o no.


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Idioma: Español

REGÍMENES DE EXPLORACIÓN El funcionamiento de la gestión de condominios, la cual se está extendiendo en la actualidad, es una herramienta que permite, dividida en dos grande grupos, el cálculo de las prestaciones a pagar a los propietarios por un lado, y la gestión y control de los gastos y pago de las prestaciones calculadas. Para su funcionamiento se parte de la interrelación de dos de nuestros sistemas de la familia NewHotel, NewHotel, donde se definen todos los regímenes de explotación y las comisiones que se pagan a los propietarios, y la gestión de condominios donde se contrala el pago de las mismas mas las facturas de servicios de las villa en este régimen de explotación. La modalidad de utilizar NewHotel en los servicios de condominios, tienes algunas particularidades adicionales al montaje y Parametrización de NewHotel uso hotelero. Para ello una vez configurado NewHotel según su manual de usuario, los cambios adicionales a esta Parametrización para el empleo de esta funcionalidad, serán explicados a continuación. El empleo del concepto de Regímenes de Explotación en NewHotel significa que determinas habitaciones tendrán

una explotación por periodos definidos, donde

pueden ser rentadas pagándose por ella los explotadores una comisión (sea fija o variable) a los propietarios de las mismos, o bien pueden ser utilizadas por los dueños o invitados, en ese caso no renta (es considerada no en uso para ser explotada). En el presente manual explicaremos como interactúan los mismos así como se parametriza y emplea los sistemas en estas condiciones.

ESQUEMA GRAFICO DE FUNCIONAMIENTO


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Idioma: Español

PASOS INICIALES PARA EL ARRANQUE EN ESTA MODALIDAD 1. Definir y activar los parámetros generales que se va a emplear los regímenes de explotación. 2. Definir los servicios que se emplearan tanto en newhotel como en la gestión de condominio. Por recomendaciones aquellos servicios propio y exclusivos del condominio es recomendable que estén definidos bajo una sección independiente a forma de diferenciarlo del resto que son de uso exclusivo de newhotel, no obstante pueden ser compartidos si fuera el caso, no hay restricción a este funcionamiento.


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3.

Idioma: Español

Definir cada propietario en la ficha del cardex, marcando el radio botón de propietario y creando a su vez una cuenta no alojado asociado a ese cliente. En esta tabla de clientes de newhotel se definen tanto los propietarios jurídicamente naturales como de aquellos que son considerados como entidad propietario de la villa del condominio


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Idioma: Español

4. Definir los tipos de regímenes de explotación que se iran a usar, siendo el tipo con prioridad cero (0) aquellos que con propietarios propiamente dicho. El resto de las prioridades serán definas según el orden de aplicación Que se quiere aplicar a los demás regímenes

5. Posteriormente se empieza a definir los regímenes de explotación que serán a ser utilizados según sus fechas. Es importante señalar que para hacer esto las villas (habitaciones) no pueden tener reservas con habitaciones asignadas, ya que en ese caso el sistema no permite hacer esto con esta característica ya existente.

REQUISITOS INÍCIALES Para el empleo de esta modalidad, se tiene como requisitos previo cumplirse lo siguiente:


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Idioma: Español

1.- Tener definido en los parámetros generales que NewHotel se empleara con regímenes de explotación. Este parámetro se marca en esta sección de parámetros.

2.- Posteriormente si se va a emplear la aplicación externa para el control y pagos de propietarios denominada NewCondo, se debe definir los siguientes parámetros:

Donde Host y Puerto son los parámetros para llamar a la aplicación de condominios. Exportar al cierre, se emplea para enviar a la misma los cálculos de las comisiones que se han producido y que son calculadas por NewHotel al cierre de noche. Ejemplo Host: http://localhost, Puerto: 8080


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3.- La activación de los periodos de explotación solo se podrá realizarse si no existen reservas asignadas a las habitaciones que se irían a definir en esa sección del sistema. En caso que exista reservas NewHotel no permite definir esos periodos mientras la habitación esta asignada a una reserva con habitación. 4.- Deben definirse en al Cardex de NewHotel los clientes que serán considerados en los régimen de explotación, solo aquellos que son del tipo Propietario.

Donde Tipo de Clientes se define según su nomenclatura definida, así como la Marca de Propietario para considerar por NewHotel que ese cliente es tratado como propietario (tiene un control especial en el sistema para estos casos) 5.- Definirse la cuenta No Alojada que será asociada a cada propietario.


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PARAMETRIZACIÓN

Tipos de Garantía, Modo de empleo y funcionamiento

a. Alquiler de Garantía con todas las combinaciones del mes (from/to) b. Ad hoc Para trata esto en NewHotel se ha seguido el siguiente procedimiento: Se definirá por cada tipo de régimen de explotación una PRIORIDAD/CONTROL QUIERE DICIR QUE. 1. PRIORIDAD TIPO 0: – Cuando se hace una reserva para una habitación que está en régimen bajo esta propiedad significa que las reservas que se hacen son del tipo Propietario, con su consiguiente tratamiento. 2. PRIORIDAD TIPO 1,2: – Bajo este categoría de explotación los alojamientos al ser atribuidos para ocuparse será los que en primer lugar se muestran para ser atribuidos los que están bajo este tipo, según su orden definido, ya que el hotel paga una renta mismo que no la venda (TIPO=1), por esa razón en la pantalla de atribución de habitaciones se habilitara un filtro por tipo de régimen de explotación marcados con estos tipo 1, 2, etc. que son marca de habitaciones prioritarias para ser ocupadas.


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Idioma: Español

Posteriormente se debe definir en los tipos de alojamientos cuales van hacer contratados o utilizados bajo este tipo de explotación, como forma de diferenciarlos de los de uso normal hotelero.

DEFINICIÓN DE LA HABITACIÓN

A.- se debe marcar la casilla si se explotara en régimen de explotación B.- se puede definir un color determinado para ser más representativo en el planning general de habitaciones, sea más fácil su identificación.


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DEFINICIÓN DE LOS REGÍMENES DE EXPLOTACIÓN En la pantalla de definición se tendrá la siguiente nomenclatura, la cual se definen los distintos tipos de regímenes y las comisiones.

Como se define esta pantalla: No.Hab.

Es el número del cuarto a la cual se le definirá el régimen de explotación.

Tipo

de Sera uno de los previamente definido en el sistema

Régimen Fecha /Final

Inicial Sera el periodo para el cual vamos a definir un régimen de explotación. Es importante señalar que en mismo periodo solo puede existir un solo régimen. Aunque si es posible que en diferentes periodos la habitación tenga distintos tipo de régimen e incluso propietario.

Método

El método puede ser de distintos tipos: Estándar: NewHotel en esta modalidad no hace ningún cálculo ya que presupone que el mismo es hecho por otra fuente. Valor Fijo: Valor fijo a pagar cuando se emplee la habitación, sin


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importar el precio o tarifa de la producción que devenga la misma. % Comisión: Se define el % de la producción de los servicios que se seleccionen que se incluyen en el cálculo para el pago de la comisión al propietario. % Comisión sobre tarifas: Sera el % de la tarifa asociada a la reserva que se tome como base para el cálculo de las comisiones a pagar. % Servicio –Tarifa: Sera un % a calcular tomando como base el valor de una tarifa por lo general tipo RACK sobre el servicio de alojamiento. Valor

Valor de cálculo a aplicar ya sea él % o el valor fijo que se defina según el método especificado.

Cuenta

Numero de la cuenta no alojado asociada al propietario, donde se harán los cargos que les corresponde al mismo.

Max.PAX

Es el número máximo de personas utilizado por ejemplo por webservices (reservas vía internet)

Cliente

Nombre del propietario registrado en el Cardex de NewHotel.

Contrato

Se especifica, opcional, el numero de contrato que se tiene con el propietario, información que será posteriormente utilizada por el sistema externo de condominios.

Impuestos

Esto representa si el cálculo de la comisión que se hará incluye o no impuestos. Botón para el llamado del sistema externo de condominios.


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Botones para seleccionar los servicios a escoger cuando el método es % de comisión o Valor fijo según corresponda, respectivamente.

Botón que se puede emplear para ver las reservas asociadas a ese régimen de explotación en donde se encuentra el curso en ese momento.

Algunos requisitos importantes a considerar:

1. Esta información queda asociada posteriormente a cada reserva y solo puede ser modificada para la fecha posterior a la que se encuentra trabajando el sistema. No se permite para el pasado. Si por algún motivo la definición una vez utilizada cambia, para modificarse, lo que se debe se permite hacer es modificar la fecha final hasta el día que se hace el cambio que debe ser igual a la fecha de trabajo o superior e insertar un nuevo régimen a partir de esa fecha. 2. Cuando el TIPO DE REGIMEN DE EXPLOTACION ES CERO (Propietario) en el PLANING DE HABITACION existirá UNA LINEA DE BLOQUEO que identifica que esa habitación está ocupada por el propietario 3. Una habitación puede tener más de un propietario pero en fechas distintas en cada caso. 4. Un propietario puede tener asociado más de una habitación según sea el caso.

TRATAMIENTO PARA LAS RESERVAS INSERTAR RESERVAS Cuando se comienza el trabajo de insertar las reservas, la particularidad más importante es cuando se debe escoger el régimen de explotación de esa reserva Por ejemplo si es el propietario quien la renta se marca la casilla de propietario, si es una norma, ya puede ser directa o entidad. En este último caso el sistema solo tiene en cuenta el régimen para el tratamiento posterior de los cálculos de comisiones y su enlace con el sistema externo.


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Ejemplo de reserva de Tipo propietario

Ejemplo de Reserva de Tipo Renta de Garantía


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También se puede observa la misma mediante la lupa que está asociada a la habitación.

ATRIBUCIÓN DE HABITACIONES Posteriormente el tratamiento y continuación del sistema es normal. Ahora bien, cuando se está asignado habitaciones se han incluido otras opciones para facilitar la búsqueda de estas habitaciones en regímenes de explotación, por ejemplo. En la atribución manual de habitaciones se incluyeron filtros para buscar por tipo de regímenes de explotación.


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En la atribución automática de habitaciones se hicieron opciones para filtrar y excluir las habitaciones según la categoría del régimen d explotación.


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Idioma: Español

CONSIDERACIONES IMPORTANTES Algunas consideraciones a considerar para su entendimiento de cómo funciona el sistema en esta situación.

•

SI EL SISTEMA TRABAJA CON REGIMEN DE EXPLOTACION LOS TIPOS DE RESERVAS QUE SE MARQUEM COMO PROPIETARIO SE VALIDARA CONTRA LA TABLA DE REGIMEN DE EXPLOTACION, QUEIRE DICIR QUE NO PUEDO ATRIBUIR UNA HABITACION CUALQUERA A LA RESERVA DE PROPRIETARIO.

•

CUANDO SE INSERTA UNA RESERVA MARCADA COMO PROPIETARIO, AUNQUE LOS CLIENTES QUE SE REGISTREN NO SEAN TALES, EL SISTEMA DE FORMA AUTOMATICA BUSCA EN LA TABLA DE REGIMENES EL NOMBRE DEL PROPIETARIO Y UNA VEZ QUE SE ACEPTE LA RESERVA ASOCIA A LA MISMA EL NOMBRE DEL DUEÑO.

•

LOS ALOJAMIENTOS QUE ESTAN EN REGIMEN DE EXPLOTACION PROPIETARIO NO PUEDEN RESERVARSE EXCEPTO A LOS PROPIETARIOS Y SUS INVITADOS, LO CUAL EL SISTEMA SI PERMITE, SOLO PARA EFECTOS DE CONTROL DE CLIENTES, PODER HACER CONSUMOS EN LOS PUNTOS DE VENTAS, ETC. PERO NO CUENTA EN EL BOOKING NI EN LA OCUPACION.

•

CUANO EXISTE NEWCENTRAL TODO LA PARAMETRIZACION DE CUENTAS NO ALOJADOS Y SU ACOSIACION A LOS PROPIETARIOS DEBE SER REALIZADA DESDE ESTE MODULO Y NO DESDE EL PROPIO HOTEL YA QUE LA DEFINCION DE LAS CUENTAS ES CENTRALIZADA.


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Idioma: Español

REPORTES ESPECIALES DE LOS PROPIETARIOS En Newhotel existen básicamente dos reportes para el trabajo propio de los regímenes, además de contar con las estadísticas generales donde se muestra la información de los propietarios. Estos dos reportes son: 1.- REPORTES DE REGÍMENES DE EXPLORACIÓN. Este reporte muestra la Parametrización que se ha instalado de cada villa soportando los filtros que tiene la pantalla de actualización.

Desglosado: Muestra además los parámetro de los servicios o distribución de los % o valores que se reflejaron, en caso contrario solo muestra tal cual se ve en la pantalla.


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2.- REPORTE DEL CÁLCULO RESULTANTE DE LAS PRESTACIONES Este reporte muestra aquellos datos base sobre la cual se calculo las prestaciones enviadas al condominio, con la finalidad de poder adjuntar como justificante de la factura de prestación a pagar que se le entrega al propietario.


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3 PLANNING ESPACIAL PARA PROPIETARIOS Principios de Calculo Habitaciones Existentes: Todas las físicas que existen en la instalación Inactivas: Inactivas de NewHotel + ocupadas x Propietarios + Sin régimen definido y están marcadas como tal Activas: Existentes - Inactivas Ocupadas: Ocupadas - Ocupadas Tipo Propietario

En newhotel se han preparado un grupo de planning para tratar las ocupaciones y disponibilidades cuando se emplean los regímenes de explotación.

Visualmente están representados por un icono

aquellos que se muestran los

siguientes:


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Idioma: Español

3.1 PLANNING DE HABITACIONES DISPONIBILIDADES


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Idioma: Español

3.2 PLANNING DE OCUPACIÓN

3.3PLANNING DE OCUPACIÓN / PENSIONES


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Idioma: Español

3.4 PLANNING DE PREVISIÓN DE HABITACIONES

3.5 PLANNING DE RESERVAS

3.6 HABITACIONES


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Idioma: Español

3.7 INFORMACIÓN DE ÚLTIMA HORA:

3.7 INFORMACIÓN DE ESTADÍSTICAS Los propietarios entran siempre en las estadísticas como tipo propietario. Para saber las estadísticas exclusivas de propietarios se tiene por ejemplo el reporte


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Idioma: Español

Ocupación diaria general) y otros tipos de ocupación/reservas en detalle ya que internamente en tablas de estadísticas si graban con indicador propietarios (tal como se graban los complementary o house use o entidad o directo). Así como se puede usar algunas estadísticas como la mensual de ocupación que te permite quitar propietarios. Con los regímenes lo que existe es que la habitación solo entra en planning de reservas como alojamiento existente en las fechas en que hay régimen activo. También utilizando la opción de presupuestos, que genera reporte en newhotel se emplea para crear reportes especiales a medida por el propio cliente (indicador para tipo de reserva propietario, etc.) y así sería posible crear mapas muy interesantes y ajustados a cada cliente sobre este tema.


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Idioma: Español

PROPINAS Fue creada una nueva tabla Tipos de Propinas En Archivos \ Parámetros \ Tipos de Propinas

La propina va ser tratada como un servicio, para eso es necesario crear un servicio con tratamiento de propina y seleccionar el respectivo tipo, fueran adicionados nuevos campos en la tabla de servicios


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Idioma: Español

En la consulta de asientos es posible consultar las propinas, para ese efecto existe un nuevo filtro.

La propina puede ser insertada como cualquier otro asiento


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Idioma: Español

Cuando la propina es insertada a una cuenta en el momento de facturar se puede consultar,


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Idioma: Español

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Idioma: Español

FACTURAS ESPECIALES EN EL PMS

ENVÍO DE FACTURAS POR E-MAIL

Pasos para enviar facturas email e PDF:

1ª Utilitarios – Parámetros – Impresoras – Impresora PDF Hacer Download de la página de referencia e instalar la impresora PDF (unas de las recomendadas)

2ª en los parámetros email colocar los datos del email

3ª Utilitarios – parámetros –Facturación – Exportar


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Idioma: Español

El dato email si se deja en blanco al enviarlo pide el mismo.

4ª Cada Usuario debe tener una cuenta de correo

5ª Al emitir una factura pode enviar por email:


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Idioma: Español

FACTURA MARKETING El tratamiento será el siguiente. Se creara un segundo esquema impuesto tipo marketing con los % de impuesto. Luego se marcan las entidades que entran en este tratamiento para que el PMS las diferencie y se le definen el recargo para la facturación. Al momento de hacer la reserva para esta entidad se seleccionara para la misma este esquema de impuesto definido para el cálculo de los impuestos.


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Idioma: Español

De este forma todos los movimientos generados por la tarifa de forma automática, así como los cargos en las extras (como NewPOS, NewSPA, y NewGolf) cuando inserten un crédito habitación de alguna reserva deberán respetar y cargar los asientos con este esquema de impuesto que será el caso este en NewHotel, o sea recalculan los impuestos para que sean a los definido en el PMS (tanto para cargar a NewHotel como para dejar en sus respectivos sistemas) Posteriormente al facturar todos los cargos a la entidad, tanto los servicios de diarias, como los cargos de los puntos de ventas, como los cargos en extra manuales, al lanzar la factura se aplicara además un % de recargo en comisión por marketing y se emite la misma bajo un único concepto de servicio de marketing con todo estos cargos condensados bajo este concepto. Para ello habrá que hacer los siguientes en NewHotel: En la ficha de entidad se creara un campo que defina que esa entidad tendrá servicio de marketing y que al lanzar la factura tendrá un recargo de x%. Adicionalmente y para evitar que en la reserva se seleccione el esquema de impuesto se debería hacer que al insertar una reserva de esta entidad automáticamente ponga como esquema de impuesto el que se defina para este servició de marketing, evitando que sea manual la selección para evitar errores.

Una vez que se lance la factura newhotel debería además de forma automática condensar la factura bajo este concepto que se puede especificar también en la ficha de entidad y ya el resto del proceso seria de forma automática.


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Idioma: Español

Este proceso se hace de la siguiente manera. Cuando se van a facturar asientos de una entidad que está marcada como Marketing la forma de factura muestra la siguiente información para definir y lanzar la misma

Como los puntos de ventas, golf, spa van a tener su esquema de impuesto distinto, una solución serian que al carga los créditos como deben buscar esta información para cargar bajo este esquema de impuesto, ellos además de cargarlo en newhotel así, también aplacarán eso en sus respectivos sistema para de esta forma dejarlo cuadrado.

NEWHOTEL VS NEWCONTA TRATAMIENTO DE COMISIONES TTOO

En la Entidad marcar el operador como que va a recibir Comisión y el porciento de comisión, como se muestra en la imagen: Ir a operador/Información/Comisiones y marcar el X % que se va a pagar al operador por comisiones. (Esto no entra en la producción del hotel).


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Idioma: Español

En los parámetros de Facturación de NewHotel/Impuestos marcar el parámetro:: Comisión en Asientos, todo esto se define antes de FACTURAR las reservas, debe estar configurado en NewHotel.

NewConta: Estas comisiones no se controlan en NewHotel, solo se ven en NewConta, pero tampoco hay una solución de pago o recibo en NewConta, solo cuando se paga se


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Idioma: Español

coloca MANUALMENTE en NewConta que fue regularizada y newconta coloca la fecha en que se colocó el Check_mark.

NEWHOTEL: PREVISIÓN DE MOVIMIENTOS

Objetivo de la Funcionalidad: Con la finalidad de agilizar en bases de datos con gran volumen de información los cálculos de los precios medios que se emplean en los plannig de previsión de Ingresos en Planning de Ocupación, Ocupación/Pensiones y Ocupación/Ingresos cuando se utiliza la opción "Aproximado. Para su implementación se hizo la siguiente funcionalidad en NewHotel que salió en una versión de finales del 2007 ( VERSION 2007.12.26.)

FUNCIONAMIENTO


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Idioma: Español


Las tablas implicadas son TNHT_MOPP y TNHT_REPP, es importante que la estructura es independiente de las reservas, por lo tanto no afecta a ninguna de las aplicaciones que insertan/alteran reservas, ni a NewCentral o NewComplex. Los

campos

que

se

comparan son

el

campo

RESE_HOUA

en

TNHT_RESE (fecha/hora de la ultima alteración de una reserva) con el campo RESE_HOPPen TNHT_REPP (fecha/hora de la última actualización de previsión). El campo RESE_HOUA es el único que cualquier aplicación externa tiene que recordar actualizar cuando modifica una reserva. La aplicacioncita externa PREVPREC.EXE es para poner en el servidor, la única definición que utiliza esta en el registro y puede manejar hasta x hoteles, ella tratara de llenar esta información con el hotel definido en el acceso de NewHotel. Los cálculos de precio medio en los plannings tienen 3 maneras de calcularse 1-Exacto, calculando todas las diarias de todas las reservas, es lento y muy exacto, (antiguo) 2-Aproximado, utilizando el campo de precio medio de las reservas, es rápido y la exactitud depende de los cambios de precios en el periodo (antiguo) 3-Prevision, utilizando las tablas de previsión que llena el prevprec, es rápido y muy exacto (moderno) Ahora bien, en algunos plannings están independizados los 3 métodos, mientras que en otros, el método 3 se utiliza en la opción aproximada, si está disponible. En esos plannings, la opción aproximada verifica si hay previsión, si la hay la usa y el resultado debe ser rápido y exacto Si no hay previsión sale la ventanita de cálculo y verificación de precios

COMO SE PARAMETRIZA Y EMPLEA.


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Idioma: Español

Es utilizar el programa que se aloja en el servidor llamado PREVPREC.EXE, el cual se parametriza según los parámetros del registro de winodws. Al ejecutar el programa se levanta una pantalla con esta información

Esta ventana se esconde en el Tray de Windows el cual se muestra con el siguiente símbolo. Tray de Winodws con el servicio

Registro de Windows, configuración


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Idioma: Español

Nota: Las estadísticas de previsión que son dos, una de ocupación y otra de ingresos, la primera se calcula tanto en el cierre de día como en la solución de problemas calculo de estadísticas, pero la previsión de Ingresos solo se crea si el programa que anteriormente mencionamos este ejecutándose en el servidor de datos. Si este programa no se encuentra ejecutando no existe por el momento ene l PMS otra opción para llenar esta tabla de previsión de ingresos.

COMPENSACIÓN ALIMENTICIA EN NEWHOTEL VS NEWPOS

La Compensación consiste en un método de que permite al cliente consumir, según la parametrizacion realizada en NewPOS, su pensión alimenticia en otro cualquier restaurante y considerarla como pensión consumida. Pero implica que en NewHotel esa producción que por defecto se carga en la sección definida en la tarifa se reste de la misma y se cargue en la sección que realmente efectuó el servicio.


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Esto no afecta nada con temas

Idioma: Español

de facturación ni de tarifas, es solo realizar una

orientación de la producción del hotel para que refleje realmente quien dio el servicio de buffet.

EN NEWHOTEL Se debe parametrizar lo siguiente: 1.

Parámetro en Conexiones a Sistemas/NewPos para activar compensación en cierre de día

2.

Definir los datos de la conexión a NewPos

3.

Configurar el servicio con la posibilidad que sea compensación

En el proceso del cierre de Día Newhotel hará el siguiente tratamiento:


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•

Idioma: Español

Se busca la existencia de datos en la tabla Newhotel (enganchada con la de NewPOS) filtrando el campo compensación para la fecha de trabajo que se está cerrando

•

Para cada línea que contenga esta tabla: o Se toma la sección del campo NewPOS o -Se busca un servicio autorizado a ser usado en esa sección marcado como Compensación de Pensiones o Se compara la sección de NewPOS con la sección que tocaría según el tipo en la tabla de NewHotel (1 desayuno, 2 almuerzo, 3 cena), si son distintas significa que el consumo fue hecho en otro lugar y hay que compensarlo. Que hace la compensación en NewHotel :

Se busca el asiento de la sección/servicio generado por la diaria de newhotel en ese momento (resultante del cálculo de diarias) y se inserta un asiento de valor contrario (para hacer una des producción) y un nuevo asiento en la sección/servicio de la compensación.

EN NEWPOS Para Configurar las compensaciones en el POS se hará de la siguiente manera. Para la compensación hay que marcar "Compensación" en el "Control de Pensiones" del nomenclador del punto de venta.


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Idioma: Español

El resto es similar que "Buffet". Hay que definir los horarios y también el Precio de Compensación. (ver manual de NewPOS)

Esto no es más que el valor (Puede ser un Precio o Un Porciento) del Desayuno, Almuerzo y Cena que quiera definir el hotel. El cliente va y come y si se pasa de ese precio entonces tiene que pagar la diferencia pues el hotel solo se responsabiliza con una comida (incluida en la pensión) que sea menor o igual que ese precio. Si se pone en % entonces del total del cheque, dicho porciento va Incluido en Pensión y el otro tiene que pagarlo el cliente.


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GLOSARIO DE TÉRMINOS ALLOTMENT Se conoce como Allotment la cantidad de habitaciones de cada tipo contratadas con una Agencia de Viaje para un período de tiempo determinado. También se le conoce como Cupo. Las entidades que tienen contratos con el hotel y no tienen allotment se le llaman entidades con Cupo On Request. Ejemplo de Allotment para Neckermann del 01/01/2001 al 31/03/2001: Tipo de Habitación

Cantidad

-------------------------------------------Standard

25

Mini Suites

3

Suites

1

ATENCIONES Es un atributo de las reservas que tiene que ver con el nivel de las atenciones que requieren los clientes tomando en consideración sus características o categoría, ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Luna de Miel. ASIENTOS Registro que se efectúa en las diferentes cuentas existentes, para detallar los cargos o cobros que se efectúan. También existe en NewHotel los llamadas Asientos en cuenta sin Cuenta, lo que se emplea para aquellos cargos que se liquidan en la recepción que y siempre deben estar cerrados, o sea, la suma de los débitos = a la suma de los créditos. CAMBIO NewHotel es un sistema multimonedas lo cual permite registrar los contratos con las agencias de viaje en la propia moneda en que estos fueron fijados. Sin embargo el control de la producción del hotel y su contabilización se maneja solamente en las monedas base y suplementaria.


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Idioma: Español

“Cambio” es el término que maneja NewHotel para referenciar las tasas de cambio que se registran por períodos – monedas y que permiten realizar la conversión del valor en la moneda extranjera a la moneda base. Para efectuar la conversión a la Moneda Base el sistema “multiplica” el valor de la Diaria en la Moneda Contrato por la Tasa de Cambio definido para esa moneda. CATEGORÍA DE ENTIDADES Permite clasificar a las Entidades (Empresas o Agencias) que operan con el hotel. Es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su conveniencia. CARDEX Histórico de clientes donde se registran datos personales tales como: Número del DNI y las fechas de emisión y caducidad de este documento, profesión, empresa, dirección, teléfono, fax, e-mail, fecha de nacimiento, etc. Además se controla las estancias que ha tenido el cliente en el hotel. CLIENTE En NewHotel se consideran Clientes aquellas personas que tienen llenada una ficha en el Cardex.

CUENTAS EXTRAS Son cuentas que no están asociadas a las habitaciones y permiten controlar: 1. Consumos de Clientes Individuales que habitualmente visitan el hotel y no están hospedados. 2. Consumo de Representantes y empleados de Agencias y Empresas, Guías de Turismo, Chóferes, etc. (Entidad). 3. Alquileres de salas de conferencias, oficinas, etc. (Otra Cuenta) 4. Para registrar la producción de Puntos de Venta que no estén enlazados a NewHotel, por ejemplo, Parqueo, o el ingreso por teléfono que se cobra en efectivo en la recepción, etc. (Otra Cuenta).


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Este tipo de cuenta tiene las mismas posibilidades que una cuenta de habitación: facturación, transferencia entre cuentas, etc. CUENTAS CORRIENTES Son todas aquellas cuentas tanto de la reserva, como las cuentas extras que están abiertas u operando en el momento. Este término se emplea para catalogar las mismas lo cual significa cuentas abiertas. COMPLEJO Denominación que se le otorga por NewHotel para el tratamiento de varios hoteles que comparten servicios. De esta forma estos hoteles, también llamados Resort, pueden intercambiar créditos y consumos. CHECK IN Operación habilitada en el sistema NewHotel para darle entrada a las reservas realizadas en el hotel. Es el proceso de registro de los huéspedes en el sistema, pasando después de esto a la situación de reservado a ocupado. CHECK OUT Operación inversa a la anterior y es utilizada en NewHotel para dar salida a los huéspedes registrados en el Hotel. Después de esta operación los huéspedes pasan del estado ocupado a salida. CUPO Concepto empleado para definir la cantidad de habitaciones contratadas con las agencias de viajes. Es frecuente hablar de disponibilidad de cupo y es un concepto muy relacionado con el Reléase, ambos son considerados a la hora de poder realizar reservas. CRÉDITO Operación que implica un apunte en una cuenta que en el caso de newhotel aumenta la deuda del cliente con el hotel. Generalmente también se le llama cargos a cuenta o cargos efectuados a clientes.


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DAY USE Se considera una reserva Day Use aquellas donde los clientes ocuparán la habitación pero no van a dormir en ella, por lo tanto el sistema valida que las fechas de Llegada y Salida sean similares (Noches = 0) Solo tiene sentido para los Walk-In Se utiliza para los cambios de ropa de las excursiones, etc. DEAD LINE Significa la fecha hasta donde se puede esperar por la reserva, después de esta fecha la reserva automáticamente se cancela. DESEMBOLSO Operación habilitada en NewHotel que posibilita extraer dinero de la caja del front office para devolver al cliente. DIARIA Precio de la habitación que se carga automáticamente en su respectiva cuenta master en el proceso de cierre del día. Los factores que intervienen para hallar el precio de la habitación son: tipo de habitación, modalidad de pensión y cantidad de Adultos y Niños. DÉBITO Operación que sé efectúa en newhotel que disminuye la deuda del cliente con el hotel. Generalmente se identifican con pagos o depósitos realizados por los clientes en le hotel. ENTIDADES Se consideran Entidades las Agencias de Viajes, Empresas, etc. que mantienen relaciones mercantiles con el hotel. EARLY BOOKING Son reservas tempranas por las que en ocasiones se otorga un por ciento de descuento. El por ciento de descuento por Early Booking se define en Tarifas Diarias de Precios – Especiales y se especifica la cantidad de días que como mínimo


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debe existir entre la fecha de creación de la reserva y la fecha de entrada para que sea considerada una reserva temprana. FACTURA ANTICIPADA Puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las Agencias. La Factura Anticipada es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Master de las reservas seleccionadas. No se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas. A diferencia de la Factura Pro forma la Factura Anticipada es un documento oficial por lo que se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base. En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa de Precio). FACTURA DE CLIENTES Permite facturar los servicios de extras, es decir aquellos conceptos que los clientes deberán pagar de su bolsillo. Podrán emitirse, con los cargos hechos a una habitación, tantas facturas de clientes como se desee, además el sistema brinda la posibilidad de facturar cargos hechos en diferentes habitaciones en un mismo número de factura, lo cual resulta útil para el caso de familias que ocupan más de una habitación, grupos, etc. Pueden liquidarse por diferentes Formas de Pago a la vez, ejemplo: Tarjeta de Crédito y Efectivo. FACTURA DE ENTIDAD La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir de los asientos registrados en las cuentas Master de las reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales cargados durante la estancia de los clientes.


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En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa de Precio). FACTURA CUENTA EXTRA La factura de cuenta extra permite facturar todos los asientos incluidos en estas cuentas para presentar el pago o la liquidación de sus saldos. Tiene similar funcionalidad a las facturas de entidad en cuenta al término de facturar. FACTURA PRO FORMA La Factura Pro forma puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las Agencias. Es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Master de las reservas que se seleccionen y no se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas. No es un documento oficial por lo que no se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) ni genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base. En una Factura Pro forma pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes, siempre que sean de la misma Moneda, Entidad y Operador (Tarifa de Precio). Al concluir la estancia de las reservas facturadas en una pro forma es necesario emitir una Factura Final, la cual se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar y en el Sistema de Contabilidad. Esta Factura Final tendrá el mismo número de la pro forma correspondiente. GRUPOS Denominación que se le asigna a un grupo de personas que generalmente estarán durante una misma temporada en el hotel. Por lo general los grupos se distinguen por tener una misma fecha de entrada y salida.


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GRUPO MERCADO Agrupación que los directivos del hotel realizan a los distintos conceptos definidos como segmento de mercado, que es utilizado para agrupar datos estadísticos. Por Ejemplo Eventos, Turismo Negocio, Etc. HABITACIÓN INACTIVA Una Habitación Inactiva es aquella que está Fuera de Orden, es decir que no puede ser alquilada durante un período de tiempo determinado. Cuando una habitación pasa a Inactiva se define el motivo de este cambio de estatus. Generalmente los motivos están asociados a deficiencias como pueden ser: plomería, aire acondicionado, agua caliente u otros usos como oficina temporal, etc. En el proceso de cierre del día las habitaciones cuyo período de inactividad vence pasan automáticamente a activas, es decir que quedan disponibles para ser vendidas LOGS El sistema tiene varios ficheros conocidos como Logs que dejan un rastro de las principales operaciones del sistema y se emplea para otros usos tales como el Logs del Room Status, donde se reflejan todos los cambios efectuados a cada una de las habitaciones registradas en NewHotel. NOTAS DE CRÉDITOS Las notas de créditos son utilizadas en NewHotel para aumentar el monto a cobrar a las entidades con las cuales el hotel tiene relaciones mercantiles. Este valor se inserta a nivel de cada cuenta que tiene definida cada Agencia o Empresa en el sistema y la misma aumenta el saldo a cobrar. NOTAS DE DÉBITO Las notas de debito son utilizadas en NewHotel para disminuir el monto a cobrar a las entidades con las cuales el hotel tiene relaciones mercantiles. Este valor se inserta a nivel de cada cuenta que tiene definida cada Agencia o Empresa en el sistema y la misma rebaja el saldo a cobrar.


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NO-SHOW Son los clientes que tienen hecha una reserva, no llegan a cancelarla y nunca se presentan en el hotel. OPERADOR En NewHotel se considera como Operadores los contratos u ofertas de precios fijados con una Entidad. Un Operador tiene que tener definida una Tarifa de Precios y opcionalmente podrá estar asociado a un Allotment. ORIGEN Vía por la que los clientes arriban al hotel (Origen de Mercado). Ejemplo: Directos, Agencias, Cruceros, Overbooking de otros Hoteles, etc. ON REQUEST Concepto empleado para nombrar a las capacidades contratadas con las agencias de viajes que no tienen cantidad de habitaciones definidas. Este término es utilizado para denominar a las agencias con contratos pero que la cantidad de habitaciones se solicitan y asignan a pedido durante la reserva. OVERBOOKING Como norma el hotel se sobre vende para tratar de garantizar un por ciento de ocupación aceptable, a partir de que casi siempre existen clientes No Show o se cancelan reservas. Se conoce como Overbooking la sobre venta de habitaciones por encima de la capacidad real del hotel, y el proceso relacionado con el desvió hacia otros hoteles de los clientes a los que no es posible asignarle una habitación. PANEL DE GESTIÓN Es una opción que pretende brindar de manera resumida los datos más importantes que deben conocer los directivos del hotel para poder desarrollar sus funciones administrativas. Esta información se divide en 4 grupos: Reservas, Habitaciones, Comidas e Ingresos.


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PENSIÓN COMPLEJA Se considera Pensión Compleja cuando los clientes de una reserva están acogidos a diferentes modalidades de pensión o cambian de pensión durante su estancia. PENSIONES ALIMENTICIAS Las pensiones son la combinación de un grupo de servicios adoptados internacionalmente, que definen los distintos tipos de ingresos, tales como alojamiento, desayuno, cena y comidas. Dentro de esta categoría existen varias definiciones internacionales tales como: −

EP : European Plan, incluye solo habitación

−

CP : Continental Plan , incluye habitación y desayuno

−

MAP: Modifed American Plan, incluye habitación, una comida y desayuno, también conocido como media pensión.

−

AP: American Plan, incluye todos los servicios, habitación, desayuno, cena y comida, también conocido como pensión completa.

−

AI: All Inclusive, todo incluido. Este plan además de los servicios incluidos en la modalidad AP incluye además los consumos en bares y cafeterías, así como algunas actividades de recreación.

PAQUETES Los paquetes son precios que se conforman por tarifas diarias de precios definidas, así como por precios de servicios. Su empleo en NewHotel está dado en poder emplear el mismo para los cargos diarios en la cuenta master que tienen ofertas especiales o precios no lineales o que en las diarias se incluyen otros servicios adicionales que cubren las pensiones alimenticias. Por ejemplo, Desayuno, habitación y Servicio de Buceo, Ofertas especiales de 15 por 11, etc. PROTOTIPO DE RESERVA Son plantillas de reservas previamente definidas que tienen por objetivo agilizar la inserción de las reservas pues al ser seleccionada se visualizan los datos previamente definidos y solamente hay que puntualizar las diferencias.


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Ejemplos: Luna de Miel, Clientes Directos, puede establecerse un Prototipo para cada una de las Agencias que mayor cantidad de clientes emiten al hotel, etc. PLANNING Termino utilizado en NewHotel para obtener distintas informaciones de disponibilidades, ingresos y ocupación en forma de un plan. En NewHotel existen varios tipos de planning, siendo los más importantes el de habitaciones, pensiones alimenticias, etc. PERNOCTACIONES Número de noches en que se queda un cliente. RELEASE Es una condición que generalmente se fija en los contratos con las agencias de viaje y en el sistema se especifica en la opción Allotment. Es la cantidad de días que como mínimo debe existir entre la Fecha de Entrada de los clientes y la Fecha en que se solicita la Reserva para que el hotel esté en la obligación de confirmarla. ROOMING LIST

Lista de pasajeros en una reserva pendiente de entrada en el hotel Este listado habitualmente se obtiene para confirmar a las agencias de viajes del listado de pasajeros a recibir. SECCIONES Clasificación que se la en NewHotel a los diferentes departamentos que conforman el hotel y en los cuales pueden brindar servicios o no. SERVICIOS Actividades que brinda el hotel, las cuales son generadoras de ingresos, gastos y movimientos, todos relacionados con NewHotel. Esta categoría es imprescindible para el funcionamiento de la aplicación.


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SEGMENTO DE MERCADOS Características definidas por los directivos del hotel para clasificar los datos de las reservas que reciben. Este concepto es utilizado para varias estadísticas. Por ejemplo. Negocios, Eventos, Ferias. SITUACIÓN DE LA ENTIDAD Esta información se utiliza cuando es necesario efectuar un Stop de Reservas y/o Check In para una Entidad. Generalmente se asocia a la situación financiera de las entidades, pero es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su conveniencia. TÉCNICOS Se registra el nombre de los técnicos del departamento de mantenimiento responsabilizados con la solución de las averías reportadas de las diferentes áreas del hotel. TIPO DE AVERÍA Averías son deficiencias relacionadas con el departamento de mantenimiento que pueden presentarse en cualquier área del hotel: habitaciones, oficinas, cocina, etc. TIPO DE HABITACIÓN Los tipos de habitaciones en un hotel son utilizados para distinguir a cada una de ellas en dependencia de sus características constructivas o de confort. Los términos más utilizados son los siguientes: STD habitación estándar, generalmente con dos camas (también existen términos como habitación estándar sencilla o estándar doble, donde en cada caso se definida la ocupación de la misma, una persona o dos respectivamente; SUITE habitaciones con más de una habitación y en donde una de ella por lo general es una sala de star; TRIPLE habitaciones con tres camas, etc. TIME SHARE Tiempo compartido; Modalidad turística muy de moda en los últimos años, donde las habitaciones son ocupadas por periodos fijos a un mismo huésped, uno o más en diferentes periodos. Su semejanza puede verse como alquiler de


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apartamentos donde en los periodos donde no se ocupa el encargado del negocio o de la instalación puede rentar la misma. TASAS DE CAMBIO Valor que se cobra como camisón por realizar la operación de cambio de moneda, lo cual constituye el ingreso del hotel por este concepto. La misma se calcula aplicando un % al valor de la cantidad de la moneda cambiada TRAVEL Travel Check que se traduce como cheque de viajero. Constituye un documento bancario que generalmente poseen los turistas como dinero de bolsillo. VOUCHER Número del pagaré que emite la Agencia de Viaje y que ampara el pago de una reserva o un grupo de reservas. WALK IN Son los clientes que arriban al hotel sin una reserva y solicitan una habitación para ocuparla inmediatamente. Cuando se confirma una reserva del tipo Walk In la habitación pasa automáticamente al Estado = Ocupada y las personas registradas en la misma ya se consideran huéspedes del hotel. ZONAS El control de las averías no está asociado solamente con las habitaciones sino con todas las áreas del hotel, entonces hay que definir en el sistema todas las “zonas” que lo integran: Lobby, Piscina, Restaurante, Oficina del Director, etc.


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ANEXO 1 – ESTATÍSTICAS RESUMEN DE LOS REPORTES ESTADISTICOS NEWHOTEL Nombre

Notas

OCUPACION 1

Modalidades de Pensiones

2

Tipos de Habitaciones

Entidad Habitaciones

3

Tipos Habitaciones / Inglesos

4

Entidades/Estadias

Entidad

5

Entidades

Entidad

6

Nacionalidades

Paises

7

Pax /Nacionalidades / Meses

Paises

8

Ocupacion Diária/Geral

Entidad

9

Ocupacion Diária Por Tipo Entidade

Habitaciones /ingresos

Entidad

10 Estatística Diária Acumulada

Habitaciones

11 Pax / Dias

Habitaciones

12 Pax / Entidades

Entidad

13 Pax/Nacionalidades

Paises

14 Estadistica Mensual de ocupacion

Entidad

15 Segmentacion 16 Estadistica General por Nacionalidades

segm entos Entidad

17 Grupos de Segmentos

segm entos

18 Listas para Policia

Huespedes

19 Extranjeros (Listado Policia Llegadas o salidas SNE)

Huespedes

20 Dormidas (Estadística Mensual General)

Paises

21 Alojamientos / Noches (Ocupación Habitaciones / Noches)

Habitaciones

22 Camas / Noches (Ocupación Camas / Noches)

Plazas/Cam as

23 Alojamientos /Noches / Estacias (Ocupación Habitaciones / Noches Temporada)

Habitaciones

24 Camas/Noches/Estacias por temporadas

Plazas/Cam as

25 Entidades / Estadias x Conceito (Nacionalidades , Segmentos, Origenes)

Entidad

26 Estancias / Nacionalidades Entidades

Entidad

27 Ocupacion por Dias por Tipo Entidad

Entidad

28 Ocupacion Tipos de Clientes

Clientes

29 Ocupacion Media Por Nacionalidades 30 Ocupacion Entidad Nacionalidad


Paises Entidades

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Ingresos 1

Paises

2

Nacionalidades Mes

3

Entidades Ingresos

4

Entidades Mess

5

Segmentos de Mercado Mes

segm entos

6

Segmentos de Mercado Facturacion

segm entos

7

Segmentos de Mercado Mes Precio Médio (Estancias)

segm entos

8

Origenes de Mercado Mes

9

Origenes de Mercado Mes Precio Medio (Estancias)

Paises Paises Entidades Entidades

Origenes Origenes

10 Ingresos Pension

Pensiones

11 Servicio Annual

Servcios

12 Secciones Anual

Secciones

13 Ventas Líquidas

Secciones / Servcios

14 Descuentos

Seccion Servcios

15 Producion Entidades Temporadas

Entidades

16 Ingresos y Ocupacion por tarifas y Paquetes

Entidades

17 Produccion Secciones y Servicios (Grupos de Servicios) 18 Ingresos Entidad Nacionalidad

Secciones / Servcios Entidades

Previsiones /Ratios Informe Comercial Produccion

Presupuestos RevPar

1

Resumen de Ingresos y Ratios

General

2

Ocupacion Habitacion Entidades y Cupos

3

Ocupacion Camas Entidades y Cupos

4

Cumplimiento Cupos Entidades (Habitaciones y Pax, Previsiones)

5

Diario de Cupo, Mercados y Entidades (Habitacion, Pax e Ingresos)

6

Mensal Cupos, Mercados Por Entidades (Ingresos, REVPAC)

7

Acumulado Diario de Estancia por Agencias (Estancias, Pensiones, Paises)

8

Produccion Estancias

General

9

Estadistica Ocupacion Ingresos x Pais Comunidades y Zonas del Pais

General

Cupos Cupos

10 Booking Reporte

Prevsiones General General Entidades

Ingreso

11 Ocupacion Ingresos por Vendedores Externos

Vendedores

12 Ocupacion Ingresos por Vendedores Internos

Vendedores

13 Ocupacion Por Paises y Provincias (previsiones)

Paises

14 Report Manager

General

15 PickUp Mensual

Reservas

16 Prevision de Ingresos Segmentos Origen de Mercado

Cobros y Facturacion 1

Cobros (Tipos de Cobro, Anticipos)

2

Facturacion Clientes

Facturacion

3

Facturas / Depositos Antecipados

Facturacion

4

Facturacion Entidades Lineas

Facturacion

4

Produccion Facturacion

1

Valores Base Liquidacion a propietarios

Condom inios

2

Regimes de Explotacion

Condom inios

Cobros

Otros


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Asistencia Técnica

Website: www.newhotel.com E-mail: (sede): [email protected] Fax: (sede): +(351) 218 464 152 Teléfono (sede)·+(351) 218 440 010

Registro Producto: Av. Almirante Gago Coutinho, 70 1700-031 Lisboa Portugal


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