GLOSARIO DE TERMINOS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL ABSTENCIÓN DE OPINIÓN Una abstención de opinión declara que el auditor no expresa una opinión sobre los estados financieros . Esta opinión es necesaria cuando el auditor ha realizado una auditoría insuficiente en alcance para poder formarse una opinión sobre los estados financieros. La abstención de opinión no se debe expresar cuando el auditor cree que en base a su auditoría, existen desviaciones importantes a los principios de contabilidad generalmente aceptados. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL - MAGU - 1998) ACCESO Recuperación o grabación de datos que han sido almacenados en un sistema de computación. Cuando se consulta a una base de datos, estos son primeramente recuperados hacia la computadora y luego transmitidos a la pantalla del terminal. (Directiva Nº 007-95-INEI/SJI, "Recomendaciones Técnicas para la Seguridad de la Información que se procesa en la Administración Pública", aprobada por Resolución Jefatural Nº 076-95-INEI, del 15 de marzo de 1995. ACCIÓN DE CONTROL Se denomina acción de control a la que desarrolla el personal de los órganos del Sistema o contratados por éste y/o de las sociedades de auditoría independientes designadas y contratadas para tal fin, para dar cumplimiento mediante la aplicación de un conjunto de procedimientos y métodos de trabajo a las atribuciones que le confiere la presente ley. (Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de Control, Artículo 12º) ACTA DE CONCILIACIÓN Documento en que se expresa la declaración interinstitucional final sobre la certidumbre de los montos de ingresos y gastos registrados durante un determinado Año Fiscal. Es de carácter interinstitucional porque participan representantes del Pliego Presupuestario, la Dirección Nacional de Presupuesto Público y la Contaduría Pública de la Nación. (Resolución Directoral Nº 007-99-EF/76.01, Glosario de Términos de Gestión Presupuestaria del Estado, publicada el 23 de febrero de 1999) Alcance de la auditoría. El marco o límite de la auditoría y las materias, temas, segmentos o actividades que son objeto de la misma. Ambiente de control.- El entorno de control comprende la actitud total, la conciencia y acciones de los directores y administración respecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad. aquellos que son indicativos de condiciones que surgieron subsecuentemente al final del período. aquellos que proporcionan mayor evidencia de las condiciones que existían al final del período; y Aseveraciones.- Las aseveraciones y representaciones de la dirección, explícitas o de otra forma, que están incorporadas en los estados financieros. Asociación del auditor.- Un auditor es asociado con la información financiera cuando el auditor anexa una opinión a dicha información o consiente en el uso del nombre del auditor en una conexión profesional. Auditores externos. Profesionales facultados que no son empleados de la organización cuyas afirmaciones o declaraciones auditan. Auditores internos. Profesionales empleados por una organización para examinar continuamente y evaluar el sistema de control interno y presentar los resultados de su investigación y recomendaciones a la alta dirección de la entidad.
Auditoría de sistema. Consiste en la verificación del estado de implantación de los sistemas contables y de control interno, que permite evaluar el cumplimiento de los principios y procedimientos de control interno y de contabilidad generalmente aceptados, el grado de actualización de la contabilidad, el empleo correcto de las cuentas contables y la elaboración y aplicación de los sistemas de costos. Auditoría de cumplimiento. Consiste en el examen y evaluación que se realiza con el objetivo de verificar el cumplimiento de las leyes, decretos-leyes, decretos y demás disposiciones jurídicas inherentes a la actividad sujeta a revisión. Auditoría de gestión u operacional. Consiste en el examen y evaluación de la gestión de un organismo, entidad, programa o proyecto, para establecer el grado de economía, eficiencia, eficacia, calidad e impacto de su desempeño en la planificación, control y uso de los recursos y en la conservación y preservación del medio ambiente, así como comprobar la observancia de las disposiciones que le son aplicables. Auditoría de tecnologías de la información. Consiste en el examen de las políticas, procedimientos y utilización de los recursos informáticos; confiabilidad y validez de la información, efectividad de los controles en las áreas, las aplicaciones, los sistemas de redes y otros vinculados a la actividad informática. Auditoría especial. Consiste en la verificación de los asuntos y temas específicos de una parte de las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o de situaciones especiales y responden a una solicitud determinada. Auditoría financiera o de estados financieros. Consiste en el examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y estados financieros del auditado, para determinar si éstos reflejan razonablemente, su situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones económico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la gestión económico-financiera y el control interno. Auditoría fiscal. Consiste en el examen de las operaciones con los tributos al fisco, a los que está obligada cualquier persona natural o jurídica; con el objetivo de determinar si se efectúan en la cuantía que corresponda, dentro de los plazos y formas establecidas y, proceder conforme a derecho. Auditoría Gubernamental. La externa que realiza el Ministerio de Auditoría y Control como Entidad de Fiscalización Superior de la República de Cuba, a cualquier persona natural o jurídica que tenga vínculos con el Presupuesto del Estado. Auditoría temática. Consiste en la verificación y evaluación exhaustiva de una cuenta contable, un objetivo determinado, o cuestiones de repercusión económica que respondan a necesidades específicas. Auditoría. Técnica de control, dirigida a valorar, el control interno y la observancia de las Normas Generales de Contabilidad. Comprende un examen independiente de los registros de contabilidad y otra evidencia relacionada con una entidad para apoyar la opinión experta imparcial sobre la confiabilidad de los estados financieros. Base de datos.- Una colección de datos que se comparte y usa por un número de diferentes usuarios para diferentes propósitos. Base integral de contabilidad.- Una base integral de contabilidad comprende un conjunto de criterios utilizados para la preparación de los estados financieros, la cual aplica a todas las partidas importantes y que tiene un apoyo sustancial. Carta compromiso.- Una carta compromiso documenta y confirma la aceptación del auditor del nombramiento, objetivo y alcance de la auditoría, el grado de las responsabilidades del auditor para el cliente y la forma de cualquier dictamen. Certeza (seguridad).- Certeza o seguridad se refiere a la satisfacción del auditor respecto de la confiabilidad de una aseveración hecha por una de las partes para ser usada por otra de las partes. Componente.- Componente es una división, rama, subsidiaria, negocio conjunto, compañía asociada u otra entidad cuya información financiera se incluya en los estados financieros auditados por el auditor principal. Comprende las auditorías y exámenes especiales, programadas en función a: Misión de la entidad, los Criterios de Rotación de Énfasis, Materialidad, Áreas Críticas y/o de incidencia, requerimientos provenientes de Directivas específicas y/o normas de carácter general, y demás disposiciones contenidas en la normativa de control vigente.
(Resolución de Contraloría Nº 235-2000-CG, Directiva de Formulación y Evaluación del Plan Anual de Control para el Año 2001) Cómputo.- El computo consiste en revisar la exactitud aritmética de los documentos fuente y registros contables o de llevar a cabo cálculos independientes. Confirmación.- La confirmación consiste en la respuesta a una petición de corroborar información contenida en los registros de contabilidad. Conocimiento del negocio.- El conocimiento general del auditor de la economía y la industria dentro de la cual opera la entidad y un conocimiento más particular de cómo opera la entidad. Control administrativo. Procedimiento de control interno que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Control Contable. Procedimiento de control interno que se relaciona directamente con la protección de los activos o con la confiabilidad de los registros contables. Control interno. Todas las medidas utilizadas por una empresa para protegerse contra errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos contables. Está diseñado para ayudar a la operación eficiente de una empresa y para asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa. Controles de aplicación en Sistemas de Información por Computadora.- Los controles específicos sobre las aplicaciones contables relevantes mantenidas por la computadora. El propósito de los controles de aplicación es establecer procedimientos específicos de control sobre las aplicaciones contables para brindar una seguridad razonable de que todas las transacciones se autorizan y registran, y se procesan por completo, con precisión y oportunidad. Controles de calidad.- Las políticas y procedimientos adoptados por una firma para proveer seguridad razonable de que todas las auditorías hechas por la firma se llevan a cabo de acuerdo con los objetivos y principios básicos que gobiernan una auditoría, según se expone en las Normas Internacionales de Auditoría (NIA). Controles generales en los Sistemas de Información por Computadora.- El establecimiento de un marco de referencia para un control global sobre las actividades de los Sistemas de Información por Computadora para proveer un nivel razonable de seguridad de que los objetivos globales del control interno se logren. cuentas especificadas, elementos de cuentas, o montos en un estado financiero; cumplimiento de los acuerdos contractuales; y d)estados financieros resumidos. Debilidades importantes.- Las debilidades en el control interno que pudieran tener un efecto sustancial sobre los estados financieros. Dictamen.- El dictamen del auditor contiene una clara expresión de opinión escrita sobre los estados financieros como un todo. Dictamen. Opinión o juicio que se emite por escrito, respecto a los estados financieros u otras actividades, como resultado de una auditoría financiera. diseño de los sistemas de contabilidad y de control interno, o sea, si están diseñados apropiadamente para prevenir o detectar y corregir representaciones erróneas sustanciales; y Economía. Se obtiene cuando se reduce al mínimo el costo de los recursos que se emplean en una actividad, con la debida consideración a su calidad apropiada. Eficacia. El grado en que se cumplen los objetivos y la relación entre el efecto deseado en una actividad y su efecto real. Eficiencia. La relación que existe entre el producto (en término de bienes, servicios u otros resultados) y los recursos empleados en su producción. Entidad (empresarial). Una unidad económica que realiza transacciones comerciales que se deben registrar, resumir y reportar. Se considera la entidad separada de su propietario o propietarios. Estados Financieros. Fuentes de información sobre la marcha de la entidad empresarial. estados financieros preparados de acuerdo a una base integral de contabilidad distinta de las Normas Internacionales de Contabilidad o normas nacionales;
Evidencia de auditoría. Las pruebas que obtiene el auditor durante la ejecución de la auditoría, que hace patente y manifiesta la certeza o convicción sobre los hechos o hallazgos que prueban y demuestran claramente éstos, con el objetivo de fundamentar y respaldar sus opiniones y conclusiones. ƒ Riesgo de control. Error que no puede ser evitado o detectado oportunamente por el sistema de control interno. ƒ Riesgo de detección. Se realizan pruebas exitosas a partir de un procedimiento de prueba inadecuado. ƒ Riesgo inherente. Existe un error que es significativo y se puede combinar con otros errores cuando no hay control. Firma de auditoría.- Firma de auditoría es, ya sea los socios de una firma que proporciona servicios de auditoría o un único practicante que proporcione servicios de auditoría, según sea apropiado. Fiscalización. Acción y efecto de fiscalizar Fiscalizar. Hacer el oficio de fiscal. Criticar y traer a juicio las acciones u obras de alguien. Fraude.- El término fraude se refiere a un acto intencional por uno o más individuos dentro de la administración, empleados, o terceras partes, el cual da como resultado una representación errónea de los estados financieros. GASTOS CORRIENTES Para efectos presupuestarios, dicho concepto se refiere a pagos no recuperables y comprende los gastos en planilla (personal activo y cesante), compra de bienes y servicios y otros gastos de la misma índole. (Resolución Directoral Nº 007-99-EF/76.01, Glosario de Términos de Gestión Presupuestaria del Estado, publicada el 23 de febrero de 1999) GASTOS DE CAPITAL Para efectos presupuestarios, dicho concepto hace referencia a los realizados en adquisición, instalación y acondicionamiento de bienes duraderos que, por su naturaleza, valor unitario o destino, incrementan el patrimonio del Estado.. (Resolución Directoral Nº 007-99-EF/76.01, Glosario de Términos de Gestión Presupuestaria del Estado, publicada el 23 de febrero de 1999) GASTOS DEL GOBIERNO GENERAL La suma de todos los gastos devengados por el Gobierno General, tanto corrientes como de capital, financiados por cualquier fuente, incluyendo los flujos financieros que se originan por la constitución y uso de los fondos fiduciarios, las transferencias a Gobiernos Locales, al resto de las entidades públicas y al sector privado y cualquier aval que otorgue la República. Se excluye la amortización del principal de la deuda pública y la regularización del pago de obligaciones monetarias de años anteriores. (Ley Nº 27245, Ley de Prudencia y transparencia Fiscal, publicada el 27 de diciembre de 1999) GESTIÓN ADMINISTRATIVA Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. (Directiva Nº 005-82-INAP/DNR, Normas para la Formulación del Reglamento de Organización y Funciones de los Organismos de la Administración Pública) GESTIÓN PRESUPUESTARIA Es la capacidad de los Pliegos Presupuestarios para lograr sus Objetivos Institucionales, mediante el cumplimiento de las Metas Presupuestarias establecidas para un determinado Año Fiscal, aplicando los criterios de eficiencia, eficacia y desempeño. (Resolución Directoral Nº 007-99-EF/76.01, Glosario de Términos de Gestión Presupuestaria del Estado, publicada el 23 de febrero de 1999)
GESTIÓN PÚBLICA Es el conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de sus fines, objetivos y metas, los que están enmarcados por las políticas gubernamentales establecidas por el Poder Ejecutivo. (Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de Control, Disposiciones Finales) Hallazgos. Son el resultado de un proceso de recopilación y síntesis de información: la suma y la organización lógica de información relacionada con la entidad, actividad, situación o asunto que se haya revisado o evaluado para llegar a conclusiones al respecto o para cumplir alguno de los objetivos de la auditoría. Sirven de fundamento a las conclusiones del auditor y a las recomendaciones que formula para que se adopten las medidas correctivas. Hechos posteriores.- NIC 10 identifica dos tipos de acontecimientos tanto favorables como desfavorables que ocurren después del final del período: Hoja de trabajo. Una hoja grande de columnas diseñada para colocar en forma conveniente todos los datos contables que se necesitan en un momento determinado. Facilita la preparación de los estados financieros y el trabajo de ajuste y cierre de las cuentas. Igualmente se utiliza como Papel de Trabajo cuando sea necesario en el transcurso de una auditoría. Incumplimiento. No pago de intereses o capital de un pagaré en la fecha de vencimiento. Información financiera prospectiva.- La información financiera prospectiva es información financiera basada en supuestos sobre eventos que pueden ocurrir en el futuro y en posibles acciones por parte de una entidad. Información por segmento.- Información en los estados financieros relativa a los componentes distinguibles de la industria o aspectos geográficos de una entidad. Informe anual.- Una entidad ordinariamente emite sobre una base anual un documento que incluye sus estados financieros junto con el informe de auditoría correspondiente. Este documento es conocido frecuentemente como el “informe anual”. Informe de auditoría. Expresión escrita por el auditor respecto a los resultados de las verificaciones realizadas durante la ejecución de la auditoría, manifestando sus criterios y comentarios respecto a los estados financieros y otros hechos económicos. Informe de los auditores. El informe emitido después de auditar un tema o los estados financieros de una empresa. Informe del auditor con propósito especial.- Un informe emitido en conexión con la auditoría independiente de información financiera distinto del dictamen de un auditor sobre los estados financieros, incluyendo: Inspección.- La inspección consiste en examinar registros, documentos o activos tangibles. Investigación.- La investigación consiste en buscar información de personas conocedoras dentro o fuera de la entidad. Limitaciones al alcance de la auditoría. Factores externos a la unidad de auditoría que hayan impedido al auditor obtener toda la información y explicaciones que considere necesarias para cumplir con los objetivos de su trabajo. MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO El mantenimiento de activos fijos, es el conjunto de acciones que adopta la administración en forma preventiva, para garantizar el funcionamiento normal, y/o prolongar la vida útil de los mismos. Debe diseñarse y ejecutarse programas de mantenimiento preventivo, a fin de no afectar la gestión operatividad de la entidad. Corresponde a la dirección establecer los controles necesarios que le permita estar al tanto de la eficiencia de tales programas, así como se cumplan sus objetivos. La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, debe estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio. La administración, antes de proceder a la contratación de empresas que presten servicios de mantenimiento, debe evaluar su experiencia en esta rama, cumplimiento oportuno, calidad del servicio, así como cautelar que se encuentre formalizada su situación jurídica. Corresponde a la administración de cada entidad establecer el programa de mantenimiento de bienes de activo
fijo. (Resolución de Contraloría Nº 072-2000-CG, MARCO COMENTARIOS A LA NORMA 300-05) MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL (MAGU) Es el documento normativo fundamental que define las políticas y las orientaciones para el ejercicio de la auditoría gubernamental en el Perú. Es aprobado por el Contralor General de la República en su calidad de titular del órgano rector del Sistema Nacional de Control. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL - MAGU - 1998) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignación de Personal. (Resolución Jefatural Nº 095-95-INAP/DNR, Normas para la Formulación de los Manuales de Organización y Funciones en la Administración Pública, Directiva Nº001-95-INAP/DNR) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (MAPRO) El Manual de es un documento descriptivo y de sistematización normativa, teniendo también un carácter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada, las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y deberá guardar coherencia con los respectivos dispositivos legales y/o administrativos, que regulan el funcionamiento de la entidad. Además, sirven como elementos de análisis para desarrollar estudios de racionalización. (Directiva Nº002-77-INAP/DNR, Normas para la Formulación de los Manuales de Procedimientos) MARCO LÓGICO La matriz de marco lógico es una herramienta de identificación de proyectos de inversión pública, que sistematiza información clave incorporando indicadores que serán evaluados a lo largo de la ejecución. (Directiva Nº 002-2000-EF/68.01, Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública) MATERIALIDAD La información es material si su omisión o distorsión puede influir en las decisiones económicas de los usuarios que se apoyan en los estados financieros. La materialidad depende del tamaño de la partida o del error considerados en las particulares circunstancias de la omisión o distorsión. Por ello, la materialidad depende constituye una referencia o un punto de corte antes que una característica cualitativa principal para que la información pueda ser útil. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL - MAGU - 1998) Muestreo de auditoría.- Muestreo de auditoría implica la aplicación de procedimientos de auditoría a menos del 100% de las partidas dentro del saldo de una cuenta o clase de transacciones para que el auditor pueda obtener y evaluar la evidencia de auditoría sobre algunas características de las partidas seleccionadas, para formar o ayudar en la formación de una conclusión concerniente a la población. Normas de auditoría: Constituyen el conjunto de reglas que deben cumplirse para realizar una auditoría con la calidad y eficiencias indispensables. Objetividad (evidencia objetiva). La valoración de los activos y la medición del ingreso se basan en lo posible en la evidencia objetiva, tal como los precios de cambio en transacciones a largo plazo. Objetivo de la auditoría. Propósito o fin que persigue la auditoría, o la pregunta que se desea contestar por medio de la auditoría. operación de los controles internos a lo largo del período.
Papeles de trabajo. Documentos que contienen la evidencia que respalda los hallazgos, opiniones, conclusiones y juicios del auditor. Deben incluir toda la evidencia que haya obtenido o preparado el auditor durante la auditoría. Plan. Modelo sistemático de una actuación pública o privada, que se elabora anticipadamente para dirigirla y encauzarla. Escrito en que sumariamente se precisan los detalles para realizar una obra. Planeación.- Planificación implica desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y extensión de la auditoría esperados. Prevención. Acción y efecto de prevenir. Preparación y disposición que se hace anticipadamente para evitar un riesgo. Procedimiento de auditoría. Las acciones que realiza el auditor para llevar a cabo sus labores de revisión. Programa de auditoría. Documento que establece los procedimientos de auditoría relacionados con el tema, actividad o asunto objeto de revisión. Pruebas de rastreo.- Una prueba de rastreo implica seguir la pista a algunas transacciones dentro del sistema contable. Pruebas de control.- Se realizan pruebas de control para obtener evidencia de auditoría sobre la efectividad de: Representación errónea.- Una equivocación en la información financiera que se originaría de errores y fraude. Representaciones de la administración.- Representaciones hechas por la administración al auditor durante el curso de una auditoría, ya sea sin haber sido solicitadas o en respuesta a averiguaciones específicas. Riesgo. Posibilidad de que no puedan prevenirse o detectarse errores o irregularidades importantes. Sector público.- El término “sector público” se refiere a gobiernos nacionales, gobiernos regionales (por ejemplo, estatal, provincial, territorial), gobiernos locales (por ejemplo, citadino, municipal) y entidades gubernamentales relacionadas (por ejemplo, agencias, consejos, comisiones y empresas). Servicios relacionados.- Servicios relacionados comprende revisiones, procedimientos convenidos y compilaciones. Supervisión. Requisito esencial en la auditoría que conduce a un adecuado control y dirección en todas las etapas, para que asegure que los procedimientos, técnicas y pruebas que se realizan, se vinculen en forma competente y eficaz con los objetivos que se persiguen. Técnicas de auditoría. Métodos que el auditor emplea para realizar las verificaciones planteadas en los programas de auditoría, que tienen como objetivo la obtención de evidencia. Trabajo con procedimientos convenidos.- En un trabajo para desempeñar procedimientos previamente convenidos, se contrata a un auditor para llevar a cabo dichos procedimientos de naturaleza de auditoría sobre los que el auditor y la entidad y cualesquiera terceras partes han convenido y para reportar sobre los resultados de su investigación. Los destinatarios del dictamen deben formarse sus propias conclusiones a partir de los dictámenes del auditor. El dictamen se restringe a aquellas partes que han convenido en los procedimientos que se han de desarrollar ya que otros, no enterados de las razones para los procedimientos, pueden malinterpretar los resultados. Trabajo de recopilación.- En un trabajo de recopilación, el contador es contratado para utilizar las técnicas de contabilidad en oposición a las de auditoría para reunir, clasificar y resumir la información financiera. Trabajo de revisión.- El objetivo de un trabajo de revisión es hacer posible al auditor declarar sí, sobre la base de procedimientos que no brindan toda la evidencia que se requeriría en una auditoría, se ha presentado algo a la atención del auditor que causa que el auditor crea que los estados financieros no están preparados, respecto de todo lo importante, de acuerdo a un marco de referencia para informes financieros identificados.
