GERENCIA LOGÍSTICA EN SALUD Dr. Wilfredo Pino Chávez WOPCH
LOS RECURSOS EN SALUD
Capital Humano Recursos Financieros Recursos Tecnológicos Muebles y Equipos Recursos de infraestructura Materiales e insumos. WOPCH
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LA LOGÍSTICA
Desde un enfoque militar, la Logística “ es parte de la ciencia militar que atiende al movimiento de las tropas en campaña, alojamiento y el completo abastecimiento de materiales e insumos, a fin de conseguir la máxima eficacia de una operación”. La Logística para el caso de los militares, tiene que ver con el “movimiento, abastecimiento y eficacia de las operaciones”, premisas perfectamente aplicables al mundo de los negocios y a las instituciones de salud, ya que al igual que las operaciones militares se tienen objetivos claros y precisos. WOPCH
LOGÍSTICA, CONCEPTOS
La logística es la gestión del flujo de materiales (ya sean estos materias primas, componentes, productos acabados y suministros) y/o personas que hacen servicios, asociados a una organización. Gerencia Logística: Es el sistema de organización y gestión, aplicados a la solución global de la administración de los bienes y servicios en una entidad, de modo que plantea el diseño, el control del aprovisionamiento, producción y la distribución física de los productos y servicios de una organización. WOPCH
GERENCIA LOGÍSTICA EN SALUD
Sistema Logístico o de Abastecimiento: Es el Sistema constituido por objetivos, políticas, estrategias, normas, órganos y procesos, técnicamente interrelacionados, que tiene por misión procurar los recursos, los bienes, los materiales y servicios no personales, a las entidades de la administración pública o privada, permitiendo su acción dinámica, eficaz y eficiente, en concordancia con los lineamientos básicos de la política de salud. WOPCH
GESTIÓN LOGÍSTICA
Tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible , en la actualidad este conjunto de actividades constituyen un proceso global. Es la disciplina de la administración cuyo objeto es la adquisición, movilización, intercambio y entrega de bienes y de servicios que la organización consume i/o produce para permitirle sobrevivir y obtener ventajas competitivas en un medio altamente dinámico, mediante la reducción de costos operativos y la generación de valor agregado en lo que le compete. WOPCH
Tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible WOPCH
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
(GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO)
Actividades empresariales que implican movimiento de materiales e intercambio de información desde el inicio de la cadena (Proveedor) hasta el final de ésta (Cliente) Convertir la función logística en un área estratégica dentro de la organización. Analizar los costes, procesos logísticos internos de la organización, interrelaciones entre todos los interlocutores de la cadena de suministro, tecnología que se aplica a los procesos logísticos, formación logística del personal. WOPCH
LA GESTIÓN LOGÍSTICA
El Planeamiento Estratégico y la Gestión Logística están íntimamente entrelazados ya que todo proceso administrativo que se plantee debe estar orientado a: La identificación de las necesidades materiales y las de servicio de la entidad. Realizar análisis de los medios disponibles y sus respectivas limitaciones. Efectuar análisis de los recursos económicos y a la disponibilidad de los recursos humanos. La determinación de la política y cultura de la organización para lograr los propósitos y las metas planificadas. WOPCH
PRINCIPIOS DE LA LOGÍSTICA
Filosófica: Especialmente ética, consiste en saber y aprender a pedir, a usar y a cuidar los bienes o servicios que cada quien necesita para su labor productiva. Económica: Por medio del uso racional y disciplinado de los bienes. “Ahorro es riqueza”. Moral: A través de un actuar identificado con la realización de gastos austeros, la eliminación del gasto innecesario, optimización de los recursos humanos y materiales, a través de transacciones justas y beneficiosas para todos los miembros de la organización. WOPCH
PROBLEMAS DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA
Ineficiencia de los sistemas de logística. Gerencia ineficaz. Ineficiencia del personal. Normatividad inadecuada. Información inoportuna y poco confiable. Inadecuada relación con proveedores. Insuficiencia de los recursos financieros y rigidez en su uso. Falta de la autonomía necesaria. WOPCH
OPERATIVIDAD DE LA LOGÍSTICA
Diagnostico real de la Institución. Planificación Estratégica y Operativa. Priorización de necesidades. Plan Anual según presupuesto institucional Plan Operativo: Cuadro de adquisiciones (órdenes de compra) y de suministros (órdenes de servicios), con presupuesto mensualizado, elaborado de acuerdo a un calendario de compromisos. WOPCH
OPERATIVIDAD DE LA LOGÍSTICA
El abastecimiento de productos i/o servicios a las diferentes áreas de la entidad se realiza previa elaboración, presentación y aprobación de un documento denominado “Cuadro de Necesidades”. El cuadro de necesidades debe ser atendido de acuerdo al presupuesto institucional aprobado a través de rubros o canales denominados “partidas”. WOPCH
OPERATIVIDAD DE LA LOGÍSTICA
Si se provee menos recursos que los solicitados, se debe efectuar un reajuste o racionalización del gasto o proceder a disminuirlos para lograr una conciliación adecuada. Se debe disponer de un adecuado sistema de abastecimiento. Para ello se debe contar con una Oficina de Compras o Adquisiciones a través de la cual se adquirirán los bienes corrientes, tanto los llamados fungibles (consumibles) como los no fungibles. WOPCH
El abastecimiento es fundamental para lograr los objetivos de la institución WOPCH
OPERATIVIDAD DE LA LOGÍSTICA
En el sector público las transacciones están reguladas actualmente por el OSCE (Organismo Supervisor de Contrataciones Estado) y por el FONAFE (Fondo Nacional de Administración Financiera del Estado). El OSCE se creó para lograr una gestión institucional eficaz y eficiente, brindando servicios de calidad y mejorando el acceso de los usuarios. El OSCE cuenta con el SEACE (Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado), donde las instituciones publicas realizan las adquisiciones directas y se coloca la información de los procesos logísticos WOPCH
OPERATIVIDAD DE LA LOGÍSTICA
Toda organización generalmente está formada por Unidades (o Servicios) de diversa índole, cada uno de ellos creados de acuerdo a los Objetivos de la entidad. Cada unidad o servicio debe tener claramente establecida una Meta a ser alcanzada. Para lograr esta(s) Meta(s) se deben ejecutar diversas acciones llamadas Actividades. La obtención de la meta es parte del proceso de evaluación o control que el responsable de la unidad o servicio y el Gerente de la institución debe efectuar periódicamente. WOPCH
OPERATIVIDAD DE LA LOGÍSTICA
Para cumplir estas Actividades se determinan las Necesidades. Cada necesidades se puede desarrollar si se cuenta con el dinero suficiente para ellas, dinero que se encuentra destinado en Partidas específicas del Presupuesto, las cuales serán invertidas de acuerdo a un Calendario establecido. El conjunto de Metas de las diferentes Unidades de la Institución, constituyen parte del Plan Estratégico/Operativo. WOPCH
OPERATIVIDAD DE LA LOGÍSTICA
Las oficinas de logística y de abastecimiento se encargan de solucionar las necesidades materiales de las distintas unidades. Las oficinas de presupuesto y de planificación de la institución ejecutan sus actividades a través del uso de partidas, de acuerdo al calendario de gastos previamente programado y aprobado. Las Partidas se manejan de acuerdo a órdenes de compra (O/C) cuando se trata de adquisición de bienes y de órdenes de servicios (O/S) cuando se trata de contratación de Servicios. Todo gasto que se realice debe provenir de su propia partida específica. El mal uso ocasiona “malversación económica”. WOPCH
PRESUPUESTO POR RESULTADOS (PPR)
Es una estrategia de gestión pública que vincula la asignación de recursos a productos y resultados medibles, a favor de la población, Requiere de una definición de los resultados a alcanzar, de un compromiso para alcanzar dichos resultados, determinar responsables, establecer los procedimientos de generación de información de los resultados, productos y herramientas de gestión institucional, La rendición de cuentas se hace sobre la base de indicadores, evaluaciones e incentivos a la gestión. WOPCH
Materiales e Insumos WOPCH
CADENA DE SUMINISTROS
SELECCIÓN: ¿qué podemos usar?, PROGRAMACIÓN: ¿cuánto comprar? ADQUISICIÓN: proceso de compra ALMACENAMIENTO: ordenar productos DISTRIBUCIÓN: entrega de productos DISPENSACIÓN: Entrega a usuario final USO RACIONAL: Consumo del producto
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ORGANIZACIÓN DE LA LOGÍSTICA PROCESOS TÉCNICOS DE LOGÍSTICA 1. SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN
1a. Catalogación 1b. Registro de Proveedores 1c. Selección y Programación 1d. Registro y Control
2. SUBSISTEMA DE OBTENCIÓN
2a. Adquisición 2b. Recuperación de Bienes
3. SUBSISTEMA UTILIZACIÓN
3a. Almacenaje 3b. Mantenimiento 3c. Distribución 3d. Disposición Final WOPCH
SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN
CATALOGACIÓN: Disposición de un Catálogo en el cual se encuentran consignados de manera ordenada, detallada e individualizada (ítems) todos los bienes y servicios que son necesarios para el desarrollo de las actividades de una entidad. La catalogación es un proceso a través del cual se obtiene, se depura, ordena, codifica, actualiza y proporciona información de los bienes y servicios que requiere la entidad. WOPCH
SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN
El Catalogo de Bienes y Servicios es un documento utilizado por las unidades orgánicas de la entidad, que tengan que estimar y solicitar bienes y servicios. Utilizado por los proveedores para conocer las especificaciones precisas que requiere la organización que solicite adquirir bienes. El Documento debe ser simple (de fácil utilización), abierto (flexible, puede ser cambiado), relacionado (con el los proveedores), de carácter nacional (que incluya lo que se usa en todo el país), especializado (clasificado por grupos de bienes) y mecanizable (utilizable por medios computarizados). WOPCH
SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN
REGISTRO DE PROVEEDORES . Proceso por el cual se recoge, analiza y evalúa la información referida a los proveedores de la empresa. Es una base de datos que permite el análisis y verificación para calificar la idoneidad del proveedor. Es de carácter referencial. Se recomienda realizar un llamamiento público para la inscripción de los proveedores. En la página web del OSCE se encuentran los proveedores habilitados e impedidos de contratar con el estado. WOPCH
Planif icación y Pr ogramación L ogí sti ca WOPCH
SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN
SELECCIÓN Y PROGRAMACIÓN. Proceso por el
cual se prevé en forma racional y sistemática, la satisfacción de las necesidades de bienes y servicios para el cumplimiento de las metas asignadas a las diversas unidades orgánicas de la institución. Debe tenerse una lista depurada y detallada de todo lo que debe ser adquirido para aprovisionar a las distintas unidades de la Institución. Cada unidad debe hacer su Cuadro Anual de Necesidades, de acuerdo a lo especificado en el Catálogo. WOPCH
SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN ¿Qué se programa ? a) Bienes: Elementos materiales que se utilizan en el proceso productivo: artículos materiales, insumos, instrumentos, maquinarias, equipos, repuestos, accesorios, etc. b) Servicios: Comprende el trabajo, efecto o resultado que presta una persona natural o jurídica. Servicios no personales (SNP). c) Obras: Es toda adquisición que se realiza en una institución en la que se modifican los planos arquitectónicos.
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SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN
SELECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Una adecuada selección de bienes o de servicios conoce su demanda • Por Consumo Histórico • Por Morbilidad • Por Oferta / Demanda Accesibilidad y disponibilidad del producto. Concluye con la elaboración de un listado clasificado de los productos WOPCH
SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN
La programación de cualquier obra tiene un tratamiento especial dentro de la logística, pues debe contar con un expediente técnico específico. La Programación es un proceso de responsabilidad compartida, es un proceso que se inicia en los niveles finales de la organización, ya que todas las Unidades tienen sus propias necesidades, las cuales deben ser expresadas de manera precisa para su adquisición. El área especializada en la función de programación es la unidad de Planificación y Presupuesto o aquella que cumpla estas funciones. La Unidad de Logística (Abastecimiento) evalúa, califica y completa el proceso. WOPCH
SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN
Cómo se debe Programar ? Fundamentalmente con los siguientes criterios: a) Uniformidad: Se deben mantener siempre los mismos criterios de selección de bienes o servicios y los mismos parámetros de acción para el desarrollo de las actividades. b) Racionalidad: Se hará de manera ordenada y lógica. Nadie debe solicitar compra de bienes raros. c) Flexibilidad: Se debe actuar con elasticidad de criterio en la selección de bienes buscando que las unidades cumplan sus metas con lo que soliciten y con productos que les faciliten y potencien su trabajo. WOPCH
SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN
...Cómo se debe Programar ? d) Equilibrio: Debe existir un punto de concordancia entre los criterios de previsión, las metas existentes y la disponibilidad presupuestal. e) Periodicidad: Las acciones de Logística se desarrollan de manera anual, pero puede actuarse en períodos complementarios, de acuerdo a necesidades de la institución. f) Austeridad: Debe realizarse una estimación y evaluación equilibrada, actuándose de manera mesurada en la adquisición de bienes, servicios u obras, realizándose una adecuada combinación entre necesidades y posibilidades económicas. WOPCH
SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN Formulación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
Es un documento en el que se consignan las diferentes adquisiciones que se ejecutarán en un determinado período de tiempo. El tipo de proceso de adquisición a realizar puede ser: a) De menor cuantía b) Adjudicación directa: sin publicación (selectiva) o con publicación. c) Licitación Pública (adquisición de Bienes). Nacional o Internacional. d) Concurso Público (contratación de servicios). Nacional o Internacional. WOPCH
SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN
REGISTRO Y CONTROL. Proceso que consiste en el diseño, revisión, adecuación, y combinación de formularios o reportes para registro y presentación de la información en la ejecución de los procesos. Registro se refiere al conjunto de operaciones que se ejecutan con los documentos y que forman parte de los procesos técnicos. Control se entiende lo relacionado a la verificación, supervisión, evaluación y aprobación de que los registros sean correctos y equitativos
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SUBSISTEMAS DE OBTENCIÓN ADQUISICIÓN. Proceso técnico a través del cual se formaliza y consolida la tenencia y disponibilidad de Bienes y Servicios, sobre las bases de las necesidades previstas, guardando relación con la disponibilidad presupuestal. Principios que rigen las Contrataciones y Adquisiciones: moralidad, imparcialidad, libre competencia, trato justo e igualitario, eficiencia, transparencia, economía, vigencia tecnológica,
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SUBSISTEMAS DE OBTENCIÓN
Existe una gran cantidad de normas o regulaciones sobre los procesos para la adquisición de bienes y contrataciones, para garantizar que las entidades del Sector Público obtengan Bienes y Servicios que sean: De la calidad requerida Adquiridos en forma oportuna De precios o costos adecuados Existe una prohibición de fraccionamiento del presupuesto destinado.
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Uso de tecnología en el sistema logístico WOPCH
MECANISMOS DE CONTRATACIÓN
Licitación pública: Se convoca para la contratación de bienes, suministros y obras. Concurso público: Se convoca para la contratación de servicios de toda naturaleza. Adjudicación directa: Se aplica para las contrataciones que realice la entidad según Ley. Puede ser pública o selectiva. Subasta Inversa . Proceso para obtener el precio más económico. Adjudicación de menor cuantía: Se aplica a las contrataciones cuyo monto sea inferior a la décima parte del límite mínimo establecido por la Ley de Presupuesto del Sector Público para los casos de licitación pública y concurso público. Las Entidades deberán publicar en su portal institucional los requerimientos de bienes o servicios a ser adquiridos bajo la modalidad de menor cuantía. Las contrataciones se realizan obligatoriamente a través del SEACE. WOPCH
MONTOS ESTABLECIDOS PARA LOS PROCESOS
a) Obras: Licitación pública, si el valor referencial es igual o superior a 340 UIT. Adjudicación directa, si el Valor Referencial (VR) es inferior a 340 UIT. b) Bienes y Suministros: Licitación pública, si el VR es igual o superior 104 UIT. Adjudicación directa, si el VR es inferior a 104 UIT. c) Contratación de servicios y de consultoría: Concurso público, si el VR es igual o superior a 60 UIT. Adjudicación directa, si VR es inferior a 60 UIT. UIT (Unidad Impositiva Tributaria) 2015: S/. 3,850.00 (Según Decreto Supremo N°374-2014-EF) WOPCH
OTRAS MODALIDADES DE ADQUISICIÓN
TERCERIZACIÓN: Es la adquisición de servicios a terceros, primordialmente servicios temporales o aquellos que ocasionan problemas en la institución o que implica asumir responsabilidades materiales, por ejemplo: Servicios profesionales definidos y de corto plazo. Estudios de investigación. Limpieza, mantenimiento. Seguridad y vigilancia entre otros. CONSIGNACIÓN o COMODATO: El proveedor cede en uso de equipo a cambio de la adquisición de los insumos, puede ser: Con o Sin propiedad del equipo WOPCH
SUBSISTEMAS DE UTILIZACIÓN
Almacenamiento. Proceso logístico que se lleva a cabo en una determinada zona o área. Requiere de la participación del profesional de la salud, en ayuda del encargado del almacén, a fin que pueda ordenar los productos en forma correcta. Distribución. Este proceso es el que controla el abastecimiento a los puestos y centros de salud y también controla a los proveedores. Considera además las existencias, los inventarios, y la patrimonización de los bienes. WOPCH
Es importante un almacenamiento adecuado WOPCH
SUBSISTEMAS DE UTILIZACIÓN
Dispensación. Proceso de entrega al usuario final, por lo tanto no sólo se despacha, sino también se debe instruir en el uso adecuado al personal. Uso Racional. Proceso en el que se consume el producto, lo que debe hacerse en forma adecuada, utilizando el recurso sólo cuando es necesario.
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