Fungsi Vlookup dan Pivot Table pada MS Excel 2007

Membuat Rekapitulasi Laporan dengan

Microsoft Excel 2007 By : Pamuji

Rekapitulasi laporan diperlukan untuk memberikan gambaran tentang data secara global yang isinya dikelompokkan berdasarkan wilayah, produk atau klasifikasi tertentu. tertentu. Dalam penyusunan penyusunan rekapitulasi ini microsoft Excel sebagai program aplikasi pengolah data memberikan banyak fasilitas fungsi yang memudahkan pengguna dalam melakukan manipulasi manipula si data. Dari sekian banyak fasilitas fungsi yang diberikan, kali ini kita akan membahas mengenai Pivot Tabel dan Tabel dan fungsi VLOOKUP. membuat rekapitulasi data interaktif interaktif dengan dengan dua kriteria atau atau lebih.Sedangkan Pivot tabel digunakan tabel  digunakan untuk membuat fasilitas fungsi VLOOKUP  digunakan untuk membaca data secara vertikal lalu mengambil nilai data yang diinginkan dari tabel tersebut berdasarkan kunci tertentu. Sebagai contoh kita akan membuat rekapitulasi jumlah pegawai berdasarkan wilayah kerjanya.Nah sekarang, bagaimanakah kita menggunakan kedua fasilitas tersebut ikutilah langkah-langkah berikut : 1.

Buat

dua buah tabel seperti contoh dibawah ini.

2. Setelah tabel selesai dibuat, letakkan  pointer di c ell yang ell yang kosong dimana hasil akan ditempatkan (contoh cell G2)

3.

kemudian pilih menu insert klik i con PivotTabel pilih PivotTabel pilih PivotTebel.

Setelah muncul menu Create PivotTabel letakkan pointer pada T abel/Ra abel/Range kemudian blok tabel1 dari posisi A2 sampai D22 kemudian kl i ik     OK  k

4. Pada PivotTabel Field List ,drag field kd_instansi ke kotak Row Labels dan field nip ke kotak Values

5.

Hasilnya

akan tampak seperti dibawah ini.

6. Jika kita ingin menampilkan jumlah pegawai tiap kabupaten maka ubah fungsi sum menjadi fungsi c ount ount . Caranya pada kolom sum of nip pilih Value Field Settings. of nip klik kanan kemudian pilihValue

7. Pada tab Summarize by pilih k by pilih c ount kemudian ount kemudian kl i ik     OK 

8. Nah sekarang kolom jumlah sudah berubah menjadi jumlah pegawai tiap kabupaten.

9. Tambahkan

satu kolom di sebelah kanan tabel  untuk memasukkan memasukk an nama kabupatennya kabup atennya.. Kemudian

letakkan poin letakkan pointer pada baris paling atas (cell I3)

10. Sekarang kita akan menggunakan menggunaka n fungsi fungsi vlookup untuk mengambil nama kabupaten dari tabel2, caranya klik tab Home kemudian klik menu Autosum menu Autosum pilih more Func tions tions seperti gambar berikut :

11. Pada tab or selec t a c ategory  ategory  plilih  All  kemudian pada c ombo ombo list Selec t a fungtion pilih VLOOKUP  kemudian klik OK.

12. Pada menu Function Argument disinilah kita akan memasukkan data value. Yang pertama Lookup_value diisi dengan data kode kabupaten (cell

G3).

Kedua tabel_array diiisi tabel_array  diiisi dengan melakukan blok pada tabel2

dari posisi C26 sampai dengan D34. Ketiga Col_index_num diisi dengan urutan kolom pada tabel 2 yang

nilainya akan diambil (kolom 2).

Range_lookup

diisi jika ada penyeleksian data dengan fungsi logika

(dalam hal ini dikosongkan)

13. Setelah data terisi semua kl i ik      OK  hasilnya seperti dibawah ini dan untuk baris berikutnya tinggal k melakukan copy data. Selanjutnya judul kolom dapat diganti dan tata letaknya dapat diatur sesuai dengan kebutuhan.

14.

Hasil

akhirnya tampak seperti tabel berikut

Terima kasih dan semoga bermanfaat bagi kita semua.( pam semua.( pam))