Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga petugas memberi daya guna maksimal kepada organisasi. Organizing dan Staffing merupakan dua fungsi manajemen yang sangat erat hubungannya. Organizing yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi, sedangkan staffing berhubungan dengan penerapan orang-orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada dalam organisasi tersebut .
Manajemen Staffing BAB I PENDAHULUAN
1. A.
LATAR BELAKANG MASALAH
Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hing ga saat ini belum ada keseragaman.Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu: Manajemen sebagai suatu proses, 1. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen, 2. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science) Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yangdiberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertianyang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi. Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Selanjutnya,Hilm an mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama. Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen.
Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bah wa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya. Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbinganatau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksudyang nyata. Manajemen juiga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen. nah,,sekarang setelah kita mengetahui sedikit tentang manajemen,lebih mengkhusus lagi kita akan membahas apa itu manajemen staffing,karena begitu pentingnya masalah ini untuk dikaji,maka perlu untuk dibahas. IDENTIFIKASI MASALAH
Sesuai dengan judul makalah ini yaitu,Manajemen Staffing/Penempatan karyawan,terkait dengan kajian dalam topik ini,pertimbangan-pertimbangan yang perlu diketahui ,terkait dengan judul tersebut maka timbul pertanyaan sebagai berikut , 1. 2. 3. 4.
Apa itu manajemen staffing (pengetahuan dasar)? Apa itu keputusan staffing? Apa aspek-aspek dalam manajemen staffing? Apakah ada strategi-strategi khusus dalam manajemen staffing?
BAB II PEMBAHASAN A.
Pengetahuan dasar tentang Staffing
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.Top of Form
Organisasi-organisasi besar adalah organisasi dengan nilai budaya yang tinggi, dengan perhatian yang besar pada nilai, ekspektasi, dan perilaku. Biasanya didalam budaya tersebut pasti ada teamwork, fokus terhadap konsumen, perlakuan yang adil pada karyawan, inisiatif, dan inovasi. Budaya-budaya ini juga harus terus dikomunikasikan kepada karyawan, baik yang lama maupun yang baru. Karena itu, keputusan staffing adalah keputusan yang penting bagi organisasi, yang juga harus disesuaikan dengan strategi bisnis agar dapat menunjang budaya organisasinya. B.Pertimbangan organisasional dalam keputusan staffing :
Strategi bisnisHarus ada kesesuaian antara strategi yang diinginkan p erusahaan dengan karakteristik orang yang dharapkan untuk mengimplementasikan strategi tersebut. Dalam hal ini, ada dua model dimensional yang dapat dipertimbangkan, yaitu : v Strategi organisasi selama tahap perkembangan Untuk alasan strategik, pertimbangan tahap perkembangan bisnis sangat penting karena kebanyakan darinya, seperti tingkat pertumbuhan, lini produk, teknologi, pangsa pasar, dls, akan berubah seiring perubahan organisasi. Pada masa awal, perusahaan akan memiliki tingkat pertumbuhan yang tingi, lini produk dasar, penekanan yang kuat pada engineering produk, dan tidak ada kesetiaan kustomer. Sedangkan pada tahap perkembangan yang lebih tinggi, perusahaan akan fokus pada pengembangan pangsa pasar dan tim manajemen yang baik. Ketika menca pai tahap kedewasaan, perusahaan perlu mempertahankan pangsa pasar, pengurangan biaya melalui skala ekonomis, dan berbagai pengendalian lainnya. Pada tahap selanjutnya dimana organisasi semakin tua, ia harus berjuang untuk mempertahankan pangsa pasar. Ketahanan ekonomi menjadi motivasi utamanya. v Gaya manager yang berbeda-beda dalam tiap tahapannya.Pada tahap awal, perusahaan perlu memiliki manager yang mampu berjuang di lingkungan yang penuh resiko, memiliki nilai kewirausahaan, dan mampu merespon cepat terhadap perubahan kondisi. Ditahap pertumbuhan, kewirausahaan masih diperlukan, namun hal penting lainnya adalah manager yang juga mampu mengembangkan sistem manajemen yang stabil untuk mempertahankan kemenangan yang dicapai pada masa awal. Ketika organisasi mencapai tahap kedewasaan, diperlukan manager yang tidak membutuhkan banyak variasi dalam pekerjaannya, mampu mengembangkan skala ekonomis terus-menerus, dan mau memantau berulang-ulang kegiatan operasinya. Sebaliknya, jika perusahaan telah menua maka dibutuhkan manager yang bisa menjadi penggerak besar. Manager yang memiliki kewirausahaan masih sesuai untuk masa ini, dimana mereka harus melakukan segala cara untuk menyelamatkan keuangan perusahaan. C.Budaya organisasional
Budaya organisasi harus disampaikan kepada karyawan baru, bahkan pada proses penyeleksian berlangsung. Agar staffing berjalan lancar, karyawan harus merasa cocok dengan budaya ditempatnya bekerja. Untuk menyampaikan budaya organisasi, hal-hal berikut dapat dilakukan :
1. Pernyataan formal atas filosofi perusahaan dan materi yang digunakan untuk perekrutan, penyeleksian, dan sosialisasi karyawan baru. 2. Kriteria promosi. 3. Cerita, legenda, maupun mitos mengenai orang-orang dan peristiwa kunci di organisasi. 4. Apa yang diperhatikan, diukur, dan dikendalikan oleh para pemimpin organisasi. 5. Kriteria implisit dan yang mungkin digunakan pemimpin untuk menentukan siapa yang sesuai dengan posisi kunci di organisasi. Budaya organisasi memiliki dua implikasi atas keputusan staffing, yaitu : 1. Perbedaan bervariasi antara berbagai organisasi. Individu akan mempertimbangakn hal ini apabila informasinya tersedia dalam proses pencarian kerja mereka. 2. Apabila hal lain konstan, individu yang memilih pekerjaan dan organisasi yang konsisten dengan nilai, kepercayaan, dan sikap mereka akan lebih produktif dan memuaskan. § Logika dari penyeleksian personel dalam proses penyeleksian, jumlah kandidat yang ada harus melebihi jumlah lowongan yang tersedia. Jika tidak, perusahaan tidak akan memiliki pilihan yang mencukupi untuk disaring dan dipilih yang terbaik. § Reliabilitas dari pengukuranUntuk menghindari resiko kesalahan dalam proses penyeleksian, media pengukur yang digunakan haruslah valid dan dapat diandalkan. Sebuah pengukuran dapat dianggap valid dan dapat diandalkan jika hasilnya konsisten dan stabil dari waktu ke waktu, dari satu sampel ke sampel lain, dan penilaian dari penguji yang berbeda-beda. D. Metode seleksi dan screening
a. Formulir aplikasi pekerjaan dengan bantuan teknologi dewasa ini, resume-resume yang tidak memenuhi syarat dapat dihapus secara otomatis. Biasanya perusahaan telah memberikan pertanyaan-pertanyaan kunci didalam formulir pekerjaannya. Jawaban dari pertanyaan ini nantinya akan diukur oleh program yang digunakan apakah sesuai atau tidak dengan persyaratan yang ada. Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan perusahaan dalam membuat pertanyaan, yaitu : - Pertanyaan tidak boleh memberikan dampak dalam penerimaan anggota kelompok yang dilindungi dalam hak hukumsipil. -Pertanyaan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan. - Pertanyaan yang melanggar/mungkin melanggar privasi. b. Surat referensi dan rekomendasiSurat referensi dan rekomendasi dapat menyediakan 4 jenis informasi mengenai kandidat, yaitu :
- Pendidikan dan riwayat kerja. - Karakter dan kompetensi interpersonal. - Kemampuan melaksanakan pekerjaan. - Kesediaan dari perusahaan yang sebelumnya/saat ini untu mempekerjakan kandidat kembali. Saat ini, karena adanya perlindungan dari Family Educational Rights and Privacy Act of 1974, kandidat diperbolehkan melihat isi dari surat referensi mengenai dirinya. S elain itu, referensi juga hanya boleh diberikan kepada orang yang disetujui oleh sipemohon. Hal ini dikhawatirkan akan mengurangi keobjektifan isi surat referensi. Karena itulah, penelitian menyarankan agar suatu referensi berisi informasi dibawah ini untuk dapat lebih diandalkan : - Tingkat hubungan penulis dengan kandidat. - Tingkat kefamilieran penulis dengan posisi pekerjaan yang diinginkan. - Spesifikasi contoh kinerja kandidat - Individu atau kelompok kepada siapa kandidat dibandingkan. E. Penggunaan tes dan inventory dalam penyeleksian
Yang dimaksud dengan tes disini adalah ukuran-ukuran standar perilaku yang memiliki jawaban benar atau salah. Sedangkan inventory adalah ukuran-ukuran standar perilaku yang tidak memiliki jawaban benar atau salah. Dalam penyeleksian, biasanya tes lebih sering digunakan karena tidak bisa salah dan berbagai alasan lainnya. Sementara inventory lebih sesuai digunakan untuk tujuan penempatan atau pengembangan karena kandidat akan kurang termotivasi untuk menampilkan image yang berbeda dari yang sebenarnya dalam konteks ini. Inventori juga telah banyak berhasil digunakan dalam penyeleksian. Berikut ini ada beberapa metode dan teknik yang dapat digunakan untuk penyeleksian : 1. 1.
Tes obat
Beberapa kritik bermunculan bahwa tes penggunaan obat-obatan tidak efektif dalam hal biaya dan melanggar hak dan privasi individu. Selain itu, hasil tes juga seringkali tidak aku rat. Sementara itu, dari hasil penelitian, ditemukan bahwa karyawan yang positif menggunakan obatobatan 41% lebih sering absen dan 38% lebih sering dipecat. Sebenarnya tes ini legal dan boleh dilakukan apabila obat-obatan ilegal yang digunakan karyawan dapat mengurangi kinerja atau membahayakan rekan kerjanya. 2. Dua teknik penyeleksian yang controversial a. Analisis tulisan tangan. Penelitian telah membuktikan bahwa tulisan tangan tidak bisa dijadikan prediktor untuk kinerja kerja.
b. Pemeriksaan poligrafis. Kritik bermunculan bahwa hanya 2/3 dari tes ini yang akurat dan tidak bisa diandalkan bila orang dites mengatakan yang sebenarnya. Sedangkan advok at mengklaim bahwa tes ini 90% akurat dalam kasus-kasus kriminal dan pekerjaan hanya jika diperiksa oleh pemeriksa yang kompeten. 3. Tes integritas Tes ini valid digunakan sebagai pengukur tingkat integritas yang dimiliki kandidat terhadap perusahaan. 4. Tes kemampuan mental Ada beberapa tes kemampuan yang diuji disini, yaitu tes intelegensi umum berupa kemampuan verbal, nonverbal, dan keahlian numerik; hubungan spasial; fungsi motoris; informasi mekanis, alalsan, dan kesinambungan; kecepatan perseptual; dan kemampuan induktif. 5. Generalisasi validitas Dulunya diyakini bahwa validitas pengukuran untuk satu bidang pekerjaan berbeda dengan pekerjaan lainnya. Namun penelitian terkini telah membuktikan bahwa hal tersebut salah. Adapun yang menyebabkan perbedaan hasil adalah dikarenakan jumlah sampel yang digunakan terlalu sedikit. Apabila jumlah sampel memadai, maka perbedaan hasil yang ditemukan tidak akan signifikan. 6. Ukuran kepribadian Ada 5 karakteristik personal yang berhubungan dengan kinerja, yaitu : - Neuroticism : sejauh mana individu merasa tidak aman, khawatir, depresi, dan emosional. - Extraversion : sejauh mana individu bisa bersosialisasi, aktif. - Openness to experience : sejauh mana individu kreatif, curiga, dan berbudaya. - Agreeableness : sejauh mana individu bisa bekerja sama, hangat, dan mau menyetujui pendapat. - Conscientiousness : sejauh mana individu mau bekerja keras, teratur, dapat diandalkan. 7. Ukuran proyektif Mengukur individu dengan stimuli yang ambigu, biasanya dengan meminta idividu menceritakan gambar yang diperlihatkan padanya. 8. Ukuran kemampuan memimpin
Ukuran ini ternyata tidak bisa menjadi prediktor kesuksesan seorang manajer dalam menjalankan tugasnya. 9. Data historis personal Berdasarkan keyakinan bahwa orang akan melakukan sesuatu sesuai dengan apa yang dilakukannya diwaktu sebelumnya membuat tes ini cukup valid digunakan. 10. Wawancara kandidat Wawancara adalah salah satu tugas manajerial yang cukup sulit karena berhubungan dengan sosial dan mental sekaligus. Jika tidak dilaksanakan dengan baik, validitasnya akan meragukan. Untuk mempermudah, pewawancara bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan dasar yang berhubungan dengan analisis pekerjaan, mengajukan pertanyaan yang sama untuk tiap k andidat, menggunakan skala penilaian yang detail, membuat catatan detail mengenai informasi perilaku kandidat, menggunakan beberapa pewawancara, gunakan ukuran statistik, dan tidak mendiskusikan kandidat atau jawaban selama wawancara. 11. Tes sampel kerja Ada tiga tes yang dapat d ilakukan, yaitu Leaderless Group Discussion (LGD), Business Games, dan In-Basket Test. Sementara itu, untuk menentukan predictor yang paling sesuai dapat berdasarkan pada : - Keaslian kondisi kerja- Estimasi kevaliditas predictor - Rasio penyeleksian - Biaya dari prediktor yang digunakan Apabila kinerja pekerjaan diukur multidimensional, beberapa prediktor dapat digunakan. Apabila hal lainnya konstan, maka penggunaan prediktor dengan tingkat validitas tertinggi lebih disarankan karena tingkat kesalahannya lebih kecil. Selain itu, rasio penyeleksian juga harus diperhatikan untuk mengevaluasi kegunaan keseluruhan dari sebuah prediktor, apapun tingkat validitasnya. Rasio penyeleksian yang rendah menunjukkan bahwa kandidat yang dievaluasi harus lebih banyak. Yang terakhir, pertimbangan mengenai biaya harus ada, meskipun bukan pertimbangan yang utama. Jika dua prediktor hampir sama validitasnya, maka yang berbiaya lebih rendah dapat dipilih. Prediktor tervalid harus tetap dipilih biarpun biayanya jauh lebih besar, karena jika kandidat yang dipilih ternyata salah, maka biaya total yang dikeluarkan perusahaan akan lebih besar lagi. BAB III PENUTUP
A.
KESIMPULAN
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Staffing bukanlah kegiatan manajemen yang mudah,perlu banyak pertimbangan-pertimbangan yang harus dijalankan dan tentunya harus akurat,karena jika terjadi kekeliruan maka akan menimbulkan kekacauan dalam pekerjaan yg akhirnya menimbulkan ketidak profesioanalan. B.
SARAN
Bertolak dari strategi dalam Manajemen Staffing ,maka penyusun memberikan saran sebagai berikut : 1. Patuhilah segala aturan/tips-tips dalam manajemen staffing sebagai landasan dalam meniti sebuah keprofesionalan dalam pekerjaan. 2. Banyaklah belajar dari seorang yang sudah terbukti mampu menangani masalah ini,karena pengalaman adalah guru yang terbaik.
fungsi manajerial staf melibatkan Manning struktur organisasi melalui tepat dan efektif, penilaian seleksi dan pengembangan personil untuk mengisi peran yang ditugaskan kepada pengusaha / tenaga kerja. According to Theo Haimann, “Staffing pertains to recruitment, selection, development and compensation of subordinates.” Menurut Theo Haimann, "Staffing berkaitan dengan rekrutmen, pengembangan seleksi, dan kompensasi dari bawahan."
Fungsi Staffing 1. Staffing merupakan fungsi manajerial penting-fungsi Staffing adalah tindak an manajerial yang paling penting bersama dengan perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan. Hasil operasi dari empat fungsi tergantung pada te naga kerja yang tersedia melalui fungsi staf. 2. Staffing adalah luas kegiatan-Seperti fungsi staf dilakukan oleh semua manajer dan dalam semua jenis masalah dimana kegiatan usaha dilakukan. 3. Staffing adalah kontinu kegiatan-Hal ini karena fungsi staf berlanjut selama kehidupan organisasi karena transfer dan promosi yang terjadi. 4. Dasar fungsi staf adalah manajemen efisien-personil sumber daya manusia dapat dikelola secara efisien dengan sistem atau prosedur yang tepat, yaitu, perekrutan, seleksi, penempatan, pelatihan dan pengembangan, pemberian remunerasi, dll
5.Staffing membantu dalam menempatkan laki-laki yang tepat pada pekerjaan yang tepat.Hal ini dapat dilakukan secara efektif melalui prosedur perekrutan yang tepat dan akhirnya memilih kandidat yang paling cocok sesuai dengan persyaratan kerja. 6.. Staffing dilakukan oleh semua manajer tergantung pada sifat bisnis, ukuran perusahaan, kualifikasi dan keterampilan manajer. Dalam perusahaan kecil, manajemen puncak umumnya melakukan ini media function, dan perusahaan skala kecil.
Staffi ng adalah praktik menemukan, mengevaluasi, dan menetapkan suatu hubungan kerja dengan karyawan pada suatu projek dan memberhentikannya ketika tidak lagi dibutuhkan. Staffing berarti menemukan orang, siapa yang dipekerjakan atau siapa yang sedang bekerja di perusahaan (organisasi) atau bekerja di perusahaan pesaing.
Dalam ekonomi pengetahuan (knowledge economies) yang menganggap bakat sebagai modal (capital ), staffing dipandang semakin penting dalam membantu organisasi mencapai keunggulan kompetitif. ‘Staffin g’ bisa juga mengacu kepada suatu industri atau perusahaan yang menyediakan fungsi staffing sebagaimana definisi di atas. Perusahaan penyedia jasa staffi ng ( staffi ng company ) bisa menawarkan beberapa jenis layanan, yang di antaranya adalah bantuan sementara, penempatan permanen, penempatan sementara hingga permanen, bantuan kontrak jangka panjang, layanan terkelola (outsourcing ), konsultansi SDM, dan PEO ( professional employer organization). Dalam penyediaan layanan-layanan tersebut, perusahaan penyedia jasa staffing memikul tanggung jawab penggajian, pemberian tunjangan, serta fungsi-fungsi SDM lainnya. Staffing merupakan salah satu fungsi paling kompleks dan penting dalam praktik manajemen SDM yang baik, yang di antaranya mencakup tugas rekrutmen seleksi SDM. Rekrutmen SDM adalah proses menarik orang-orang yang memenuhi syarat untuk mengajikan aplikasi dalam rangka mengisi pekerjaan yang lowong. Rekrutmen bisa internal atau eksternal.
Rekrutmen internal adalah praktik mempertimbangkan karyawan yang ada saat ini sebagai kandidat bagi pekerjaan yang lowong. Rekrutmen eksternal adalah praktik menarik orang-orang di luar organisasi untuk untuk mengajukan lamaran pekerjaan.
Seleksi SDM proses menilai informasi yang berasal dari:
Formulir lamaran/aplikasi Tes Wawancara Teknik-teknik lainnya
Organisasi-organisasi besar adalah organisasi dengan nilai budaya yang tinggi, dengan perhatian yang besar pada nilai, ekspektasi, dan perilaku. Biasanya didalam budaya tersebut pasti ada teamwork, fokus terhadap konsumen, perlakuan yang adil pada karyawan, inisiatif, dan inovasi. Budaya-budaya ini juga harus terus dikomunikasikan kepada karyawan, baik yang lama maupun yang baru. Karena itu, keputusan staffing adalah keputusan yang penting bagi organisasi, yang juga harus disesuaikan dengan strategi bisnis agar dapat menunjang budaya organisasinya. Pertimbangan organisasional dalam keputusan staffing : Strategi bisnis Harus ada kesesuaian antara strategi yang diinginkan perusahaan dengan karakteristik orang yang dharapkan untuk mengimplementasikan strategi tersebut. Dalam hal ini, ada dua model dimensional yang dapat dipertimbangkan, yaitu : a. Strategi organisasi selama tahap perkembangan Untuk alasan strategik, pertimbangan tahap perkembangan bisnis sangat penting karena kebanyakan darinya, seperti tingkat pertumbuhan, lini produk, teknologi, pangsa pasar, dls, akan berubah seiring perubahan organisasi. Pada masa awal, perusahaan akan memiliki tingkat pertumbuhan yang tingi, lini produk dasar, penekanan yang kuat pada engin eering produk, dan tidak ada kesetiaan kustomer. Sedangkan pada tahap perkembangan yang lebih tinggi, perusahaan akan fokus pada pengembangan pangsa pasar dan tim manajemen yang baik. Ketika mencapai tahap ked ewasaan, perusahaan perlu mempertahankan pangsa pasar, pengurangan bia ya melalui skala ekonomis, dan berbagai pengendalian lainnya. Pada tahap selanjutnya dimana organisasi semakin tua, ia harus berjuang untuk mempertahankan pangsa pasar. Ketahanan ekonomi menjadi motivasi utamanya. b. Gaya manager yang berbeda-beda dalam tiap tahapann ya. Pada tahap awal, perusahaan perlu memiliki manager yang mampu berjuang di lingkungan yang penuh resiko, memiliki nilai kewirausahaan, dan mampu merespon cepat terhadap perubahan kondisi. Ditahap pertumbuhan, kewirausahaan masih diperlukan, namun hal penting lainnya adalah manager yang juga mampu mengembangkan sistem manajemen yang stabil untuk mempertahankan kemenangan yang dicapai pada masa awal. Ketika organisasi mencapai tahap kedewasaan, diperlukan manager yang tidak membutuhkan banyak variasi dalam pekerjaannya, mampu mengembangkan skala ekonomis terus-menerus, dan mau memantau berulang-ulang kegiatan operasinya. Sebaliknya, jika perusahaan telah menua maka dibutuhkan manager yang bisa menjadi penggerak besar. Manager yang memiliki kewirausahaan masih sesuai untuk masa ini, dimana mereka harus melakukan segala cara untuk menyelamatkan keuangan perusahaan.
Budaya organisasional Budaya organisasi harus disampaikan kepada karyawan baru, bahkan pada proses penyeleksian berlangsung. Agar staffing berjalan lancar, karyawan harus merasa cocok dengan budaya ditempatnya bekerja. Untuk menyampaikan budaya organisasi, hal-hal berikut dapat dilakukan : 1. Pernyataan formal atas filosofi perusahaan dan materi yang digunakan untuk perekrutan, penyeleksian, dan sosialisasi karyawan baru. 2. Kriteria promosi. 3. Cerita, legenda, maupun mitos mengenai orang-orang dan peristiwa kunci di organisasi. 4. Apa yang diperhatikan, diukur, dan dikendalikan oleh para pemimpin organisasi.
5. Kriteria implisit dan yang mungkin digunakan pemimpin untuk menentukan siapa yang sesuai dengan posisi kunci di organisasi. Budaya organisasi memiliki dua implikasi atas keputusan staffing, yaitu : a. Perbedaan bervariasi antara berbagai organisasi. Individu akan mempertimbangakn hal ini apabila informasinya tersedia dalam proses pencarian kerja mereka. b. Apabila hal lain konstan, individu yang memilih pekerjaan dan organisasi yang konsisten dengan nilai, kepercayaan, dan sikap mereka akan lebih produktif dan memuaskan. Logika dari penyeleksian personel Dalam proses penyeleksian, jumlah kandidat yang ada harus melebihi jumlah lowongan yang tersedia. Jika tidak, perusahaan tidak akan memiliki pilihan yang mencukupi untuk disaring dan dipilih yang terbaik. Reliabilitas dari pengukuran Untuk menghindari resiko kesalahan dalam proses penyeleksian, media pengukur yang digunakan haruslah valid dan dapat diandalkan. Sebuah pengukuran dapat dianggap valid dan dapat diandalkan jika hasilnya konsisten dan stabil dari waktu ke waktu, dari satu sampel ke sampel lain, dan penilaian dari penguji yang berbeda-beda. Metode seleksi dan screening
a. Formulir aplikasi pekerjaan Dengan bantuan teknologi dewasa ini, resume-resume yang tidak memenuhi syarat dapat dihapus secara otomatis. Biasanya perusahaan telah memberikan pertanyaan-pertanyaan kunci didalam formulir pekerjaannya. Jawaban dari pertanyaan ini nantinya akan diukur oleh program yang digunakan apakah sesuai atau tidak dengan persyaratan yang ada. Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan perusahaan dalam membuat pertanyaan, yaitu : - Pertanyaan tidak boleh memberikan dampak dalam penerimaan anggota kelompok yang dilindungi dalam hak hukum sipil. - Pertanyaan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan. - Pertanyaan yang melanggar/mungkin melanggar privasi. b. Surat referensi dan rekomendasi Surat referensi dan rekomendasi dapat menyediakan 4 jenis informasi mengenai kandidat, yaitu : - Pendidikan dan riwayat kerja. - Karakter dan kompetensi interpersonal. - Kemampuan melaksanakan pekerjaan. - Kesediaan dari perusahaan yang sebelumnya/saat ini untu mempekerjakan kandidat kembali. Saat ini, karena adanya perlindungan dari Family Educational Rights and Privacy Act of 1974, kandidat diperbolehkan melihat isi dari surat referensi mengenai dirinya. S elain itu, referensi juga hanya boleh diberikan kepada orang yang disetujui oleh sipemohon. Hal ini dikhawatirkan akan mengurangi keobjektifan isi surat referensi. Karena itulah, penelitian menyarankan agar suatu referensi berisi informasi dibawah ini untuk dapat lebih diandalkan : - Tingkat hubungan penulis dengan kandidat. - Tingkat kefamilieran penulis dengan posisi pekerjaan yang diinginkan. - Spesifikasi contoh kinerja kandidat - Individu atau kelompok kepada siapa kandidat dibandingkan.
Penggunaan tes dan inventory dalam penyeleksian
Yang dimaksud dengan tes disini adalah ukuran-ukuran standar perilaku yang memiliki jawaban benar atau salah. Sedangkan inventory adalah ukuran-ukuran standar perilaku yang tidak memiliki jawaban benar atau salah. Dalam pen yeleksian, biasanya tes lebih sering digunakan karena tidak bisa salah dan berbagai alasan lainnya. Sementara inventory lebih sesuai digunakan untuk tujuan penempatan atau pengembangan karena kandidat akan kurang termotivasi untuk menampilkan image yang berbeda dari yang sebenarnya dalam konteks ini. Inventori juga telah banyak berhasil digunakan dalam penyeleksian. Berikut ini ada beberapa metode dan teknik yang dapat digunakan untuk penyeleksian : 1. Tes obat Beberapa kritik bermunculan bahwa tes penggunaan obat-obatan tidak efektif dalam hal biaya dan melanggar hak dan privasi individu. Selain itu, hasil tes juga seringkali tidak aku rat. Sementara itu, dari hasil penelitian, ditemukan bahwa karyawan yang positif menggunakan obatobatan 41% lebih sering absen dan 38% lebih sering dipecat. Sebenarnya tes ini legal dan boleh dilakukan apabila obat-obatan ilegal yang digunakan karyawan dapat mengurangi kinerja atau membahayakan rekan kerjanya. 2. Dua teknik penyeleksian yang kontroversial a. Analisis tulisan tangan. Penelitian telah membuktikan bahwa tulisan tangan tidak bisa dijadikan prediktor untuk kinerja kerja. b. Pemeriksaan poligrafis. Kritik bermunculan bahwa hanya 2/3 dari tes ini yang akurat dan tidak bisa diandalkan bila orang dites mengatakan yang sebenarnya. Sedangkan advok at mengklaim bahwa tes ini 90% akurat dalam kasus-kasus kriminal dan pekerjaan hanya jika diperiksa oleh pemeriksa yang kompeten. 3. Tes integritas Tes ini valid digunakan sebagai pengukur tingkat integritas yang dimiliki kandidat terhadap perusahaan. 4. Tes kemampuan mental Ada beberapa tes kemampuan yang diuji disini, yaitu tes intelegensi umum berupa kemampuan verbal, nonverbal, dan keahlian numerik; hubungan spasial; fungsi motoris; informasi mekanis, alalsan, dan kesinambungan; kecepatan perseptual; dan kemampuan induktif. 5. Generalisasi validitas Dulunya diyakini bahwa validitas pengukuran untuk satu bidang pekerjaan berbeda dengan pekerjaan lainnya. Namun penelitian terkini telah membuktikan bahwa hal tersebut salah. Adapun yang menyebabkan perbedaan hasil adalah dikarenakan jumlah sampel yang digunakan terlalu sedikit. Apabila jumlah sampel memadai, maka perbedaan hasil yang ditemukan tidak akan signifikan. 6. Ukuran kepribadian Ada 5 karakteristik personal yang berhubungan dengan kinerja, yaitu : - Neuroticism : sejauh mana individu merasa tidak aman, khawatir, depresi, dan emosional. - Extraversion : sejauh mana individu bisa bersosialisasi, aktif. - Openness to experience : sejauh mana individu kreatif, curiga, dan berbudaya. - Agreeableness : sejauh mana individu bisa bekerja sama, hangat, dan mau menyetujui pendapat. - Conscientiousness : sejauh mana individu mau bekerja keras, teratur, dapat diandalkan.
7. Ukuran proyektif Mengukur individu dengan stimuli yang ambigu, biasanya dengan meminta idividu menceritakan gambar yang diperlihatkan padanya. 8. Ukuran kemampuan memimpin Ukuran ini ternyata tidak bisa menjadi prediktor k esuksesan seorang manajer dalam menjalankan tugasnya. 9. Data historis personal Berdasarkan keyakinan bahwa orang akan melakukan sesuatu sesuai dengan apa yang dilakukannya diwaktu sebelumnya membuat tes ini cukup valid digunakan. 10. Wawancara kandidat Wawancara adalah salah satu tugas manajerial yang cukup sulit karena berhubungan dengan sosial dan mental sekaligus. Jika tidak dilaksanakan dengan baik, validitasnya akan meragukan. Untuk mempermudah, pewawancara bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan dasar yang berhubungan dengan analisis pekerjaan, mengajukan pertanyaan yang sama untuk tiap kandidat, menggunakan skala penilaian yang detail, membuat catatan detail mengenai informasi perilaku kandidat, menggunakan beberapa pewawancara, gunakan ukuran statistik, dan tidak mendiskusikan kandidat atau jawaban selama wawancara. 11. Tes sampel kerja Ada tiga tes yang dapat d ilakukan, yaitu Leaderless Group Discussion (LGD), Business Games, dan In-Basket Test. Sementara itu, untuk menentukan predictor yang paling sesuai dapat berdasarkan pada : - Keaslian kondisi kerja - Estimasi kevaliditas prediktor - Rasio penyeleksian - Biaya dari prediktor yang digunakan Apabila kinerja pekerjaan diukur multidimensional, beberapa prediktor dapat digunakan. Apabila hal lainnya konstan, maka penggunaan prediktor dengan tingkat validitas tertinggi lebih disarankan karena tingkat kesalahannya lebih kecil. Selain itu, rasio penyeleksian juga harus diperhatikan untuk mengevaluasi kegunaan keseluruhan dari sebuah prediktor, apapun tingkat validitasnya. Rasio penyeleksian yang rendah menunjukkan bahwa kandidat yang dievaluasi harus lebih banyak. Yang terakhir, pertimbangan mengenai biaya harus ada, meskipun bukan pertimbangan yang utama. Jika dua prediktor hampir sama validitasnya, maka yang berbiaya lebih rendah dapat dipilih. Prediktor tervalid harus tetap dipilih biarpun biayanya jauh lebih besar, karena jika kandidat yang dipilih ternyata salah, maka biaya total yang dikeluarkan perusahaan akan lebih besar lagi. (Mohon maaf sebelumnya, tulisan ini merupakan ringkasan dan terjemahan dari sebuah buku Human Resources Management, tapi saya lupa judul dan pengarangnya.) .Perencanaan Sumber Manusiawi Perencanaan sumber manusiawi merupakan yang berusaha untuk memadukan sumber-sumber manusiawi secara memadai dalam rangka mencapai tujuan (pendidikan). Hal itu mencakup prakiraan kebutuhan staf, membandingkan dangan komposisi staf saat ini, dan menentukan jumlah dan tips staf yang direkruit atau dikeluarkan. Idealnya perencanaan sumber manusiawi
harus berupa aktifitas yang kontinyu yang dikoordinasikan oleh bagian personil dangan input dan manajer garis (line managers). Dua alat perencanaan yang dapat digunakan adalah bagan suksesi (succession charts) dan inventori skil (skills inventories). 2.Rekruitmen Rekruitmen (recruiting) adalah proses memunculkan kelompok b esar pelajar untuk menyeleksi individu-individu yang berkualitas untuk melakukan pekerjaan yang tersedia (mengajar, administrasi, karyawan, dsb.) Mereka dapat direkruit baik dari sumber inte rnal dan eksternal. Sumber internal (internal source) mengacu kepada pekerja yang ada sekarang sebagai sumber penting bagi pelamar lowongan pekerjaan dalam organisasi. Lowongan tersebut dapat berupa promosi (upward move) atau transfer (lateral move). Disisi lain, sumber eksternal (an external source) menunuk kepada periklanan melalui media massa, agen tenaga kerja, dan rekruitmen langsung. 3.Seleksi Untuk menjamin pelamar agar sesuai dangan pekerjaannya, hal itu sangat penting bagi suatu organisasi. Ketika pelamar internal telah dipertimbangkan, biasanya tidak perlu dilakukan inkuiri pekerja (pre-employment inquiry) penyelidikan latar belakang, atau mewajibkan pengisian formulir lamaran. Namun ketika pelamar eksternal telah dipertimbagkan, proses secara p enuh harus diikuti. Proses seleksinya, lantas, dilakukan melalui: pre-employment inquiries, application form, initial screening, background, work sample test, dan interview. Lebih lanjut, Harris, McIntyre, Littleton, Jr., & Long (1979: 152) menyarankan b ahwa alat seleksi dapat berupa surat rekomendasi, skala penilaian (rating scales), transkrip, dan pen yelidikan lewat telepon. 4.Pelatihan dan Pengembangan Staf Ketika individu menghadapi tantangan dalam mempelajari keterampilan baru untuk memelihara kecakapannya atau agar memenuhi kualitas porsi pentingnya pengembangan staf sangat meyakinkan. Pengembangan staf, menurut Buford, Jr., & Bedeian (1988:134), dirumuskan sebagai proses pengembangan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan individu sehingga dapat meningkatkan kinerja sekarang dan yang akan datang. Dalam penetapan dan pemeliharaan program pelatihan dan pengembangan, seorang manajer (kepala sekolah) harus (a) menetukan kebutuhan pelatihan, (b) memotivasi staf untuk men ingkatkan kapabilitas, (c) memutuskan metode pelatihan, dan (d) mengevaluasi hasil pelatihan. 5.Evaluasi Personil Terdapat beberapa alasan terhadap evaluasi personil. Maksud evaluasi personil atau penilaian kinerja adalah: (a) formative evaluation untuk memba ntu dalam proses pengambilan keputusan agar lebih efektif; (b) summative evaluation untuk memberi dasar bagi pengambilan keputusan berdasarkan simpulan tindakan atau proses; dan (c) validation of selection process untuk menguji validitas prediktif terhadap isyarat-isyarat apa yang berpengaruh pada waktu seleksi (Harris, et al., 1979: 289). Dangan kata lain, evaluasi dimaksudkan untuk mengukur sejauhmana efektivitas organisasi dalam penggunaan sumber-sumber manusiawi; evaluasi juga m enjadi bentuk kendall manajemen. Beberapa teknik evaluaei personil meliputi: skala penilaian konvensional (conventional rating scale), ranking, Behaviorally Anchored Rating Scales (BARS), manajemen berdasarkan sasaran (Management by Objective, 1180), essay evaluation, and checklist. Sementara dalam rangka memperbaiki evaluasi personil, Cuminings & Schwab dalam
Longenecker & Pringle (1981:397) mengusulkan tiga sistem penilaian: (a) program tindakan pengembangan (Developmental Action Program), (b) program tindakan pemeliharan (Maintenance Action Program), dan c) program tindakan perbaikan (Remedial Action Program).
Fungsi Pengisian Jabatan Pengertian Fungsi pengisian jabatan atau fungsi stuffing adalah kegiatan mencari karyawan yang efektif untuk mengisi jabatan-jabatan diorganisasi /perusahaan. Pokok masalah pada fungsi pengisian jabatn adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Pengadaan Penarikan Seleksi Penempatan Pemberhentian Pengadaan
Proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Penarikan (Recruiting) Kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong diperusahaan. Mencari artinya menetapkan sumber-sumber tenaga kerja yang akan ditarik. Mempengaruhi artinya menetapkan cara-cara penarikannya, seperti melalui iklan atau melalui karyawan yang telah ada.
Seleksi Suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan. metode seleksi dikenal atas metode ilmiah dan non ilmiah. Prosedur seleksi : 1.
Seleksi surat-surat lamaran
2.
Pemeriksaan referensi
3.
Wawancara pendahuluan
4.
Seleksi ilmu pengetahuan
5.
Tes psikologi
6.
Tes kesehatan
7.
Wawancara akhir dengan atasan langsung
8.
Memutuskan diterima atau tidak
Penempatan Kegiatan menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjaannya. Dalam penempatan karyawan harus dilakukan orientasi dan induksi. Orientasi artinya memberitahukan hak dan kewajiban karyawan serta tugas dan tanggungjawabnya. Induksi artinya mempengaruhi karyawan agar mentaati peraturan perusahaan dan norma-norma sosial yang berlaku.
Pemberhentian Pemutusan hubungan kerja karyawan dengan suatu perusahaan. Pemberhentian ini disebabkan oleh keinginan perusahaan, keinginan karyawan, kontrak kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun, dan atau meninggal dunia. Setiap karyawan yang berhenti selalu membawa biaya -biaya, seperti biaya penarikan, seleksi, dan pelatihan yang merugikan perusahaan. Jika turn over karyawan satu perusahaan sering terjadi, ini menunjukkan bahwa manajemen perusahaan itu kurang baik.
Pengarahan Pengertian Pengarahan Fungsi pengarahan adalah fungsi managemen yang terpenting dan paling dominan dalam proses manajemen. Penerapan fungsi ini sangat sulit, rumit, dan kompleks karena karyawan tidak dapat dikuasai sepenuhnya. Pengarahan adalah mengarahkan semua karyawan agar mau bekerjasama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan. Pengarahan dapat dilakukan dengan cara persuasif dan instruktif tergantung cara mana yang efektif. Pokok-pokok masalah yang dipelajari pada fungsi pengarahan : 1. 2. 3. 4. 5.
Tingkahlaku manusia Hubungan manusiawi Komunikasi kepemimpinan Motivasi.
Motivasi berasal dari bahasa latin mavere yang berarti dorongan atau daya penggerak. Pengertian motiv dan motivasi : 1.
Motiv adalah suatu perangsang keinginan dan daya penggerak kemauan bekerja seseorang
2. Motivasi adalah pemberian daya penggerak yang menciptakan kegairahan kerja seseorang, agar mereka mau bekerjasama, bekerja efektif dan terintegrasi dengan segala dayaupayanya untuk mencapai kepuasan. Tujuan pemberian motivasi : 1. Mendorong gairah dan semangat kerja karyawan 2. Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan 3. Meningkatkan produktivitas kerja karyawan 4. Mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan perusahaan 5. Meningkatkan kedisiplinan menurunkan tingkat absensi karyawan Asas-asas motivasi :
1.
Asas mengikutsertakan
2.
Asas komunikasi
3.
Asas pengakuan
4.
Asas wewenang
5.
Asas adil dan layak
6.
Asas perhatian timbalbalik
Jenis-jenis motivasi :
1.
Motivasi positif
2.
Motivasi negativ
Metode-metode motivasi :
1.
Metode langsung
2.
Metode tidak langsung
Model-model motivasi :
1. Model tradisional 2. Model hubungan manusia 3. Model sumberdaya manusia Teori-teori motivasi :
1. Teori kepuasan 2. Teori proses 3. Teori pengukuhan
Pengendalian Pengertian dan Tujuan Pengendalian Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara. Tujuan pengendalian :
1.
Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana
2.
Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan
3.
Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana
Asas-Asas Pengendalian
1.
Asas tercapainya tujuan
2.
Asas efesiensi pengendalian
3.
Asas tanggungjawab pengendalian
4.
Asas pengendalian terhadap masadepan
5.
Asas pengendalian langsung
6.
Asas refleksi rencana
7.
Asas penyesuaian dengan organisasi
8.
Asas pengendalian individu
9.
Asas standar
10. Asas pengendalian terhadap strategis 11. Asas kekecualian 12. Asas pengendalian fleksibel 13. Asas peninjauan kembali 14. Asas tindakan Jenis-Jenis Pengendalian
1.
Pengendalian karyawan
2.
Pengendalian keuangan
3.
Pengendalian produksi
4.
Pengendalian waktu
5.
Pengendalian teknis
6.
Pengendalian kebijaksanaan
7.
Pengendalian penjualan
8.
Pengendalian inventaris
9.
Pengendalian pemeliharaan
10. Proses dan Cara-Cara Pengendalian Proses pengendalian :
1.
Menentukan standar yang akan digunakan
2.
Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada 4.
Melakukan tindakan perbaikan
Cara-cara pengendalian :
1.
Pengawasan langsung
2.
Pengawasan tidak langsung
3.
Pengawasan berdasarkan kekecualian
4.
Sifat dan Waktu Pengendalian
Sifat dan waktu pengendalian dibedakan atas :
1.
Prefentif kontrol, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan
2. Refresif kontrol, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya Pengendalian saat proses dilakukan
1.
Pengendalian berkala
2.
Pengendalian mendadak (sidak)
3.
Pengamatan melekat
Macam-Macam Pengendalian
1.
Internal kontrol
2.
Eksternal kontrol
3.
Format kontrol
4.
Informal kontrol
Alat-Alat Pengendalian
Budget, anggaran suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Tipe-tipe budget :
1.
Sales budget
2.
Production budget
3.
Cost production budget
4.
Step budget
5.
Purchasing budget
6.
Labor budget/personnel budget
7.
Cash and financial budget
8.
Master budget
9.
Non budget
Alat pengendalian non budget : 1.
Personal observation
2.
Report
3.
Financial statement
4.
Statistik
5.
Break even point
6.
Internal audit
Sistem Informasi Manajemen Pengertian
Sistem informasi manajemen adalah pendekatan-pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan yang piawai agar memudahkan proses managerial kepada pejabat pimpinan. Sistem Informasi Manajemen, Komputer, dan Manajemen
Seperti telah diketahui bahwa informasi adalah data yang telah diolah. Jadi untuk memperoleh informasi tindakan pertama adalah mengumpulkan data lalu mengolahnya menjadi informasi. Teknik mengumpulkan data :
a. Melalui pengamatan langsung b. Melalui wawancara c. Melalui perkiraan koresponden d. Melalui daftar pertanyaan Operasi dan pengolahan data
Ada 10 operasi dasar yang menghasilkan keluaran penting : 1.
Capturing
2.
Pemeriksaan (verifying)
3.
Penggolongan (classifying}
4.
Penyusunan atau penyortiran
5.
Peringkasan
6.
Penghitungan
7.
Penyimpanan
8.
Pengambilan kembali
9.
Reprodukisi
10. Penyebaran pengkomunikasian Metode pengolahan data :
1.
Metode manual
2.
Metode electromechanical
3.
Metode punched card equipment
4.
Metode electronic computer
Penggunaan Komputer dalam Sistem Informasi Manusia
Komputer adalah suatu perlengkapan elektronik yang digunakan untuk mengolah data mampu menerima masukan dan keluaran, dan mempunyai sifat seperti kecepatan yang tinggi, ketelitian dan mampu menyimpan instruksi-instruksi untuk memecahkan masalah. Manajemen dan Sistem Informasi Manusia
Manajemen dipandang sebagai suatu kegiatan yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan untuk mencapai tujuan. Dalam hubun gannya antara manajemen dan sistem informasi manusia adalah untuk mengambil kepu tusan. Unsur pengambilan keputusan :
1.
Model ,
2.
Kriteria ,
3.
Pembatas ,
4.
Optimalisasi
5.
Pengambilan keputusan yang terprogram
6.
Pengambilan keputusan yang tidak terprogram
Tingkat-tingkat pengambilan keputusan :
1.
Pengambilan keputusan tingkat strategis ,
2.
Pengambilan keputusan tingkat taktis ,
3.
Pengambilan keputusan tingkat teknis
