COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERU
Capítulo de Ingeniería Civil
Programa de Actualización
Profesional
CURSO TALLER TALLER
“PREPARANDO OFERTAS COMPETITIVAS PARA CONTRATAR CON EL ESTADO”
APLICACIONES DE EXCEL EN COSTOS Y PRESUPUESTOS
Ing. Jorge Max Ban!o R"#$
COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERU
SISTEMA DE PRESUPUESTOS DE OBRA CON MICROSOFT EXCEL INTRODUCCI%N El prese esente tra tra"a#o "a#o $a sido prepa eparado ado para para form formar ar parte del %aller de Actua ctuallizac zación Profesional &Preparando &Preparando 'fertas Competiti(as para Contratar con el Estado) y esta enfocado a la preparación de la 'ferta Económica de una o"ra en proceso de *icitación+ pero el procedim procedimiento iento ,ue presenta presentaremo remoss $a continuac continuación ión es (aledero (aledero para la preparac preparación ión de cual,uier tipo de Presupuesto de '"ra $aciendo uso de una $erramienta poderosa como es icrosoft Excel u otra o#a de Clculo de caracter/sticas similares. Este Este manu manual al es una una actu actual aliz izac ació ión n de los los proc proced edim imie ient ntos os ,ue ,ue (eng (engo o impa impart rtie iend ndo o a mis mis alumnos de la Un#&er'#(a( Per"ana (e C#en!#a' A)#!a(a' * UPC y el SENCICO y muestra muestra como preparar preparar presupu presupuesto estoss de o"ra de manera manera fcil y sencill sencilla. a. Este manual no pret preten ende de indi indica carr ,ue ,ue los los dem demss prog progra rama mass de Cost Costos os y Pres Presup upue uest stos os ,ue ,ue exis existe ten n en el mercado son de poca utilidad+ sa"edor so"retodo de la potencia y (ersatilidad ,ue ofrecen estos+ pero pretende ser una alternati(a real para el profesional ,ue no cuenta con estos recursos+ pero ,ue accede fcilmente a una o#a de Clculo como el Excel u otra similar. *o ,ue ,ue si pret preten ende de este este manu manual al es prop propon oner er una una esta estand ndar ariz izac ació ión n en los los proc proced edim imie ient ntos os de ela" ela"or orac ació ión n de cost costos os y pres presup upue uest stos os++ $ast $asta a dond donde e esto esto sea sea posi posi"l "le+ e+ a fin fin de ,ue ,ue independientemente del programa ,ue usemos puedan estos compartir la información como se $ace en otros pa/ses. Este manual esta dirigido a los profesionales de la construcción ,ue desarrollan Pre Presupu supue estos stos de '"ra '"ra y cue cuentan ntan con con un med mediano iano con conoci ocimien miento to de Exce Excel+l+ en el curs curso o desarrollaremos $erramientas de Excel tales como0 Asignar 1om"res a Celdas Celdas o Rango de de Celdas 2unciones de B3s,ueda y Referencia 2unciones *ógicas 2iltros %a"las 4inmicas Para explicar explicar esto $emos $emos prepara preparado do un e#empl e#emplo o prctic prctico o ,ue muestra el proced procedimie imiento nto a segu seguir ir++ adem adems s $are $aremo moss entr entreg ega a de un dis, dis,ue uete te con con un pres presup upue uest sto o comp comple leto to de una una (i(ienda y los e#emplos seguidos en clase. Pre'")"e'+o' !on Ex!e El siguiente procedimiento procedimiento nos muestra la manera de ela"orar el Presupuesto de una o"ra a tra(5s del uso de la o#a de Clculo icrosoft Excel a fin de o"tener el Presupuesto de una o"ra+ los Anlisis de Costos++ la relación relación de Insumos+ la 2ormula Polinómica y los cronogramas de o"ra Para iniciar la creación creación del presupuesto presupuesto nosotros de"emos seguir pre(iamente los siguientes siguientes pasos0 o o o o
Identificar las Partidas del Presupuesto etrado Recopilación de Información de Anlisis de Costos 6AC7 Codificación de las Partidas 6p.e#. Reglamento de etrados7
Programa de Actualización Profesional Profesional - Aplicaciones Aplicaciones de Excel en Costos y Presupuesto - Ing. Jorge Blanco Ruiz Ruiz
Pgina !
*a creación de los AC es un proceso en el ,ue el Analista de Costos e(aluara todos los componentes ,ue la Especificación %5cnica de la partida re,uiera+ as/ como la experiencia ,ue la empresa tenga+ tales como el aporte unitario de los materiales+ el rendimientos de la mano de o"ra y e,uipos y la cuadrilla asignada. Para este e#emplo $emos tomado los anlisis de costos del li"ro &Costos y Presupuestos en Edificación) editado por CAPEC'+ lo cuales de"en ser tomados como referenciales y ser adecuados a la realidad de la empresa constructora+ el tipo de o"ra y la u"icación del mismo. El presente e#emplo nos muestra las partidas y metrados de una o"ra de edificación de un edificio multifamiliar t/pico+ cuyos datos iniciales mostramos0 CONSTRUCCION EDIFICIO MULTIFAMILIAR '"ra 8"icación SURCO ENERO ,-- 2ec$a PROPIO -.-9:.9: 9:.9! -,.-9!.9: 9!.9! 9!.9B -/.-9B.9: 9B.9! 9B.9B 9B.9 9B.9D -0.--0.- 9.9:.9: 9.9:.9! -0.-, 9.9!.9: 9.9!.9! 9.9!.9B -0.-/ 9.9B.9: 9.9B.9! 9.9B.9B -0.-0 9.9.9: 9.9.9! 9.9.9B -0.-3 9.9D.9: 9.9D.9! 9.9D.9B 9.9D.9 -0.-4 9
[email protected]: 9
[email protected]! 9
[email protected] -3.-9D.9:
PARTIDA
OBRAS Y TRABAJOS PRELIMINARES %RA;'+ 1I
REP*A1%E' PRE*II1AR C'1 4E4E=E1C'2RA4' ='BRECIIE1%' A=%A 9.9 % C'1CRE%' E1 2A*='PI=' 4E H 4E :0? CE- 'R OBRAS DE CONCRETO ARMADO
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1APATAS
C'1CRE%' E1 ;APA%A= 2KC !:9 LFMC! ACER' PARA ;APA%A= FRA4' @9 PLACAS
C'1CRE%' E1 8R'= %ABIN8E= > P*ACA= 2KC !:9 LFMC! E1C'2RA4' > 4E=E1C'2RA4' 8R'= %ABIN8E= > P*ACA= ACER' E1 8R'= %ABIN8E= > P*ACA= FRA4' @9 COLUMNAS
C'1CRE%' E1 C'*81A= 2KC!:9 LFMC! E1C'2RA4' > 4E=E1C'2RA4' 1'RA* E1 C'*81A= ACER' FRA4' @9 E1 C'*81A= VI2AS
C'1CRE%' E1 4E=E1C'2RA4' 1'RA* E1 4E=E1C'2RA4' 1'RA* E1 *'=A= A*IFERA4A= ACER' FRA4' @9 E1 *'=A= A*IFERA4A= *A4RI**' 8EC'MARCI**A :!99 PM%EC' A*IFERA4' ESCALERA
C'1CRE%' E1 E=CA*ERA= 2KC!:9 LFMC! E1C'2RA4' > 4E=E1C'2RA4' 1'RA* E1 E=CA*ERA= ACER' FRA4' @9 E1 E=CA*ERA= MUROS DE ALBA5ILERIA 8R' 4E ='FA *A4RI**' LI1F-L'1F C'1 CEE1%'-CA*-ARE1A
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En función a estos metrados procederemos a preparar la o#a de Calculo en Excel para lograr mane#ar los Anlisis de Costos+ Insumos+ Precios y el Presupuesto de '"ra. Como paso Inicial para desarrollar el procedimiento+ a"riremos un nue(o *i"ro
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Excel nos muestra $o#as por defecto 6$o#a:+ ! y 7+ eti,uetaremos a una de ellas como Anlisis de Costos 6AC7 y prepararemos dic$a $o#a para reproducir los anlisis de costos ,ue $emos preparado en el Anexo :+ primero prepararemos la estructura del AC a construir identificando a los columnas con el respecti(o nom"re de campo
emos creado : columnas ,ue pasaremos a definir0 Programa de Actualización Profesional - Aplicaciones de Excel en Costos y Presupuesto - Ing. Jorge Blanco Ruiz
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Par+#(a6 en esta columna se u"icara el código de identificación de las partidas del presupuesto+ para esto podemos tomar como referencia el Reglamento de etrados. C7(#go6 a,u/ se u"icar el código de identificación del insumo o recurso componente del AC+ este código identifica al insumo de acuerdo a su respecti(o Ondice 8nificado 6I87 y sus caracter/sticas propias. Adicionalmente u"icaremos la descripción de la partida a analizar. Para este e#emplo $emos utilizado unos Anlisis de costos pre(iamente procesados en el Programa de Presupuestos =:9 In'"8o6 se refiere a la descripción del insumo ya sea material 6A7+ mano de o"ra 6'7 o e,uipo 6EN7 6p.e#. cemento+ $ormigón+ capataz+ operario+ mezcladora+ (i"rador+ etc7. Un#(a(6 se refiere a la unidad de comercialización yMo identificación del insumo+ se a"re(iara a tres letras 6p.e#. "ls+ m+ $$+ $e+ etc7 C"a(r#a6 esta columna se usara para ingresar el numero de personal yMo e,uipo re,uerido para e#ecutar la partida. Can+#(a(6 se ingresara la cantidad unitaria de materiales+ mano de o"ra yMo e,uipo ,ue re,uiere la partida. *os materiales aportaran de acuerdo al consumo re,uerido para producir una unidad de la partida+ la mano de o"ra y el e,uipo en función al rendimiento y la cuadrilla asignada a la partida. =e ingresara la cantidad redondeada a cifras decimales Pre!#o6 se ingresara el precio del material puesto en o"ra sin impuestos 6sin IF<7+ es decir incluyendo fletes y costo financieros de su ad,uisición+ el precio de la mano de o"ra incluir todas la leyes sociales ,ue le correspondan+ los e,uipos incluirn el coste de reposición+ depreciación+ mantenimiento+ fletes+ etc. =e reitera ,ue en el precio 1' se de"e incluir el IF<. Par!#a6 ser el resultado del Pre!#o por la Can+#(a(+ redondeado a ! cifras decimales. S"9+o+a6 es la sumatoria de los parciales de cada tipo de insumo o recurso0 materiales+ mano de o"ra y e,uipos. IU6 es el /ndice unificado del Insumo+ podemos ingresarlo o extraerlo del código del insumo Me+ra(o6 es el metrado de la partida sin incluir desperdicios. *o extraeremos del Presupuesto. CT6 es el producto de la Can+#(a( por el Me+ra(o+ redondeado a ! cifras decimales+ nos muestra la cantidad total del insumo ,ue se re,uiere para esta partida. PT6 es el producto de la Par!#a por el Me+ra(o+ redondeado a ! cifras decimales+ nos muestra el monto total del insumo ,ue se re,uiere para esta partida. A las primeras columnas se ingresaran datos de tipo alfanum5ricos 6texto7+ las columnas de partida y código re,uieren un tratamiento para el ingreso de estos dato+ en cam"io la de Insumo y 8nidad no+ pues es impl/cito ,ue el dato ,ue se ingrese ser del tipo texto+ por lo ,ue es con(eniente definir ,ue el tipo de dato ingresado ser texto+ peor (eremos ,ue en forma practica solo es con(eniente para la columna Código. Para $acer esto seleccionaremos la columna B y en el men3 Formato/celdas/numero/texto definiremos a la misma como texto0 8na forma a"re(iada de definir el formato de una celda o rango de celdas es usar la tecla a"re(iada CTRL:
Estos datos ingresados en la fila D constituyen la fila de enca"ezados+ y cada uno de ellos determina el nom"re de campo ,ue mane#an la "ase de datos de los AC+ se de"e $acer una sola (ez y no (ol(er a repetirse para cada AC.
*a columnas E+ 2+ F+ + I+ L+ * y correspondiente a los campos Cuadrilla+ Cantidad+ Precio+ Parcial+ =u"total+ etrado C% y P% respecti(amente+ sern definidas con formato num5rico de estilo millares 6usar separador de miles7 y ! decimales+ sal(o las columnas Cuadrilla y Cantidad ,ue tendrn y decimales respecti(amente
A$ora ingresaremos nuestro primer Anlisis de Costo+ para este caso usaremos la partida Tra$o ; re)an+eo )re#8#nar !on &aa' a#'a(a' ,ue se mide en metros cuadrados 6m!7 .
El código de identificación de la partida &9:.9:) se ingresara en la primera celda disponi"le de nuestra plantilla+ es decir la celda A@+ como este dato &9:.9:) es un texto alfanum5rico y un n3mero a la (ez. Excel determina por defecto la segunda opción+ es decir nos muestra el (alor :.9: alineado a derec$a+ para ,ue Excel reconozca a esta como %exto al escri"irla incluiremos al inicio el apostrofe 9:.9: y as/ Excel determinara ,ue es texto y la alineara a la iz,uierda. *a descripción de la partida+ &%razo y replanteo preliminar con (allas aisladas&+ en la celda B@+ la unidad+ &!)+ en la celda @. Como se (e la descripción de la partida ocupa solo una celda pero se (isualiza en las columnas B+ C+ 4+ E+ 2 y F+ adems podremos ampliar el anc$o de la columnas a nuestra elección. En la siguiente fila u"icaremos el dato mas importante de la partida+ su rendimiento+ para lo cual ingresaremos la pala"ra &Rendimiento) en la celda E+ el rendimiento de la partida en la celda 2 y nuestra primera formula @Q)Md/a) en la celda F como se muestra en la figura0
Código 0 >>;;
4efine el Ondice 8nificado 6I8 de a 7 4efine el %ipo de Insumo 4efine el orden de ingreso del Insumo
Por e#emplo podemos definir al Cla(o para adera de !) con el código & -,--3) Código 0 9!9:9D
I89! Acero *iso Cla(os para adera 4e !)
En la partida &%razo y Replanteo....) los materiales a usar son la Cal+ adera+ Cordel y inc$a+ las ! primeras tienen I8 9 y respecti(amente+ mientras ,ue el Cordel y la inc$a I8 ,ue define a la erramienta anual+ sin em"argo la estamos considerando como si fuera material+ esto nos da una regla ,ue usaremos+ cuando una $erramienta o e,uipo sea definida en su unidad distinta a la $ora e,uipo 6E7 la consideraremos como si fuera material+ pero al definir su /ndice unificado este ya lo clasifico adecuadamente Procederemos entonces a ingresar en la celda B el código &99:9:)+ en la Celda C la descripción del insumo0 &CA* I4RA%A4A 4E 9LF)+ en la celda 4 la respecti(a unidad de comercialización de a Cal &B*=)+ la celda E se de#a en "lanco+ la celda 2 contendr el aporte unitario de la Cal en esta partida0 9.9D99 6BlsMm!7+ la celda F contendr el PRECIO de la "olsa de Cal0 =M. ::.9 y finalmente la celda el producto de la cantidad de material por el precio redondeado a ! cifras decimales para lo cual usaremos la formula RE4'14EAR62SF+!7.
Repetiremos el proceso para ingresar a la madera+ inc$a y Cordel y luego o"tendremos la suma de los parciales de los materiales.
*uego ,ue ingresamos y o"tenemos el costo de los materiales en la partida iniciaremos el ingreso de la ano de '"ra+ para lo cual en la celda C: ingresaremos en negrita la pala"ra &Mano (e O9ra) + $a continuación en la celda B: ingresaremos el código del primer o"rero &99!)+ en C: la descripción &%'P'FRA2')+ en 4: la unidad &) 6ora om"re7+ en la celda E: el n3mero de personal en la cuadrilla asignada a la partida0 :.9999+ en la celda 2: calcularemos la cantidad de ,ue re,uiere este personal para e#ecutar la partida mediante la formula0 << = >?ren(#8#en+o x @ C"a(r#a+ para lo ,ue aplicaremos la siguiente formula RE4'14EAR6?M2TSE:+7. Esta formula ser repetida en la partida para cada personal yMo e,uipo ,ue lo re,uiera.
En la celda F: ingresaremos el &PRECIO) y finalmente la celda : el producto de la cantidad de oras om"re por el precio redondeado a ! cifras decimales para lo cual usaremos la formula RE4'14EAR62:SF:+!7. Repetiremos el proceso para ingresar al Capataz y Peón y luego o"tendremos la suma de los parciales de la ano de '"ra. *uego ,ue ingresamos y o"tenemos el costo de la ano de '"ra en la partida iniciaremos el ingreso del E,uipo+ para lo cual en la celda C: ingresaremos en negrita la pala"ra &E"#)o) + $a continuación en la celda B:? ingresaremos el código del primer e,uipo &9:9:)+ en C:? la descripción &erramientas anuales)+ en 4:? la unidad &G') 6Porcenta#e de la ano de '"ra7+ en la celda E:? el n3mero de E,uipos asignada a la partida+ en este caso se de#a en "lanco+ en la celda 2:? calcularemos la cantidad de E ,ue re,uiere este E,uipo para e#ecutar la partida mediante la formula0 ?ren(#8#en+o x @ E"#)o. En este caso se nos pide un porcenta#e del costo de la ano de '"ra para definir el costo de la erramienta anual+ esta"leceremos el mismo en G por lo ,ue ingresaremos el (alor .9999 en dic$a celda 62:?7+ en la celda F:? de"emos ingresar el precio del e,uipo por $ora+ pero en este caso ingresaremos el costo parcial de la mano de o"ra ,ue como (emos $a sido calculado en la celda I:@.
2inalmente en la celda :? el producto de la cantidad de oras E,uipo por el precio redondeado a ! cifras decimales+ en este caso el precio ser multiplicada por la cantidad en porcenta#e para lo cual usaremos la formula RE4'14EAR62:?GSF:?+!7+ como se (e en la formula anterior se $a aUadido a la referencia de la celda 2:? el sufi#o G. Repetiremos el proceso para o"tener la suma de los parciales del E,uipo. *uego para o"tener el Precio 8nitario de este AC+ sumaremos los parciales de ateriales+ ano de '"ra y e,uipos $aciendo lo siguiente0 en la celda I? marcaremos la Auto suma del rango I0I:? A$ora es un "uen momento para Fra"ar la información + esto lo de"emos $acer continuamente
2inalmente (incularemos el código de la partida de la Celda A@ a la celda A y luego esta celda ser copiada de A? $asta A:? y esta"leceremos la fuente de la celdas A a A:? como de color "lanco para ocultarlas a la (ista
8na (ez concluida nuestra primera partida usaremos a est como molde para ingresar las siguientes partidas+ es decir copiaremos toda la estructura de esta partida ,ue se u"ica en el rango A@0I:? a la celda A:.
Este Anlisis de Costo copiado ser(ir de "ase para escri"ir so"re 5l el siguiente Anlisis de Costo. Este procedimiento se repetir tantas (eces como AC nos falte ingresar. 8na (ez concluido el ingreso de los !? AC del e#emplo nos encontraremos con el primer pro"lema+ si uno de los insumos tu(iera un & PRECIO) distinto al ,ue se definió y transcri"ió inicialmente+ cam"iarlo implicar una "3s,ueda del mismo en cada uno de los !? AC+ lo ,ue implica un tra"a#o adicional+ peor aun si el cam"io de"e $acerse en mas de un insumo+ felizmente el Excel nos ofrece una serie de posi"ilidades para $acer esto+ sin em"argo nosotros explicaremos el proceso para automatizar el proceso. Para proceder seleccionaremos el rea comprendida entre las celdas AD y + como se (era la fila &D) contiene los enca"ezados entre las columnas &A) $asta la &)+ las otras filas contienen la información completa de todos y cada uno de los Anlisis de Costo. A esta rea seleccionada se la asignara un nom"re aplicando una propiedad de Excel de poder asignar nom"res a una celda o un rango de celdas para facilitar su localización. Esto lo $aremos una (ez el rea $a sido seleccionada y ingresando al men3 Insertar/Nombre/Definir le asignaremos el nom"re &AC'=%'=)+ estos pasos lo podemos a"re(iar con la tecla a"re(iada &CTRL:F/). En el futuro para referirnos al rea donde estn los Anlisis de Costo podemos llamar al nom"re &AC'=%'=).
8saremos a$ora ,ue tenemos el rea seleccionada para insertar en ella los filtros ,ue nos permitan seleccionar un dato especifico para lo ,ue iremos al men3 Datos/Filtros/Autofiltro Este autofiltro agregara a la celdas de enca"ezado 61om"res de Campo7 la posi"ilidad de a"rir un men3 desplega"le ,ue nos permitir escoger alg3n dato especifico "a#o una determinada columna.
Como se (e en el grfico anterior la columna &8nidad) nos permite a"rir un men3 donde se aprecia las unidades de los diferentes insumos de nuestra ta"la. Esta utilidad de filtros de Excel es ampliamente pro(ec$osa nos permitir escoger por e#emplo un determinado insumo por su código+ descripción o unidad+ imaginemos ,ue el precio ,ue $emos asignado al &Cemento Portland tipo I) $ay ,ue aumentarlo en un :9G+ $acerlo implicar/a "uscar dic$o insumo en todos los anlisis con la posi"ilidad de cometer un error por omisión en alguno de ellos. 8sando la utilidad de filtro podemos ir a la columna &insumo) y "uscar y seleccionar al material en cuestión+ lo ,ue nos presentara la lista de todos los cementos en cada uno de los Anlisis de Costo donde se u"ican.
Como se (e en la figura se $a seleccionado :9 filas conteniendo la descripción del material re,uerido+ asimismo se aprecia ,ue las filas ,ue no corresponden a la selección se $an ocultado automticamente. Esto nos permitir/a cam"iar el precio de acuerdo al criterio preesta"lecido. Como se (era este m5todo aparenta ser la solución pero si nuestra ta"la contara con D9 insumos a los ,ue se les de"e modificar el precio nos ocasionar/a repetir este proceso D9 (eces. 4e"emos encontrar otra solución. Para esto seria muy 3til encontrar una lista de todos los insumos re,ueridos y poder esta"lecer una relación entre esta lista y los Anlisis de Costo. 2elizmente en Excel esto es fcil. TABLAS DINAMICAS 8na erramienta poderosa ,ue nos ofrece Excel es las %a"las 4inmicas ,ue nos permiten $acer reporte directos de una Base de 4atos a tra(5s de consultas especificas. 1osotros lo usaremos en primer termino para extraer un listado 3nico de los insumos usados en este presupuesto y luego para o"tener el listado total de los insumos re,ueridos acorde con el metrado del presupuesto. 4e este reporte tam"i5n podremos o"tener la 2ormula Polinómica. Excel define a las %a"las dinmicas de la siguiente manera0 &8n informe de ta"la dinmica es una ta"la interacti(a ,ue com"ina y compara rpidamente grandes (ol3menes de datos. Podr girar las filas y las columnas para (er diferentes res3menes de los datos de origen+ y mostrar los detalles de determinadas reas de inter5s.) 1uestros Anlisis de Costos estn estructurados como una Base de 4atos en la ,ue los enca"ezados son los nom"res de campo+ el rea de esta Base de 4atos es el ,ue $emos denominado AC'=%'= y de ella ,ueremos extraer en primer lugar un listado de todos los insumos ,ue usan nuestros AC+ es decir un listado 3nico ,ue indi,ue ,ue insumos tanto materiales+ mano de o"ra como e,uipos+ estamos usando en este presupuesto. *uego (eremos ,ue el uso de %a"las 4inmicas nos permitir sacar un totalizado de los insumos ,ue re,ueriremos en esta o"ra. Para $acer esto usaremos el Asistente de %a"las y Frficos 4inmicos+ en el men3 Datos/Asistente para Tablas y Gráficos Dinámicos
Esto dar inicio al Asistente para %a"las y Frficos 4inmicos+ ,ue nos guiara a tra(5s de simples pasos. El primero ser definir el tipo de datos con ,ue contamos y ,ue tipo de informe deseamos crear+ el segundo ser darle el rango donde estn los datos+ en este caso el rea pre(iamente definida AC'=%'+ y por ultimo+ le indicaremos ,ue deseamos ,ue se cree una nue(a $o#a donde se u"icarn los resultados Pa'o
Pa'o ,
Pa'o /
2inalmente seleccionaremos la tecla 2inalizar y se insertar una $o#a nue(a 6o#a 7 ,ue muestra una %a"la en "lanco con unas reas claramente delimitadas ,ue indican se colo,ue Campos de Pgina+ 2ilas y columnas+ as/ como una (entana llamada *ista de Campos de %a"la 4inmica ,ue muestra los campos de nuestra %a"la AC'=%'= 6Partida+ Código+ Insumo+ 8nidad+ Cuadrilla+ Cantidad+ Precio+ Parcial+ =u"total+ I8+ etrado+ C% y P%7 y otra (entana llamada %a"la 4inmica con unos "otones ,ue son $erramientas para el anlisi en est ta"la.
Esta ta"la inicial es "sica para el 5xito de nuestro anlisis y nos permitir crear los informe dinmico ,ue re,uerimos para o"tener el listado de insumos+ la cantidad total re,uerida y finalmente la 2ormula Polinómica El procedimiento para armar nuestra %a"la es sencillo+ pero de"emos respetar los pasos seguidos0 Esta"lecer los Campos de 2ilas0 en est rea colocaremos los campos Código+ Insumo+ 8nidad y Precio para armar nuestra ta"la de insumos. El procedimiento depende de la (ersión de Excel ,ue usemos pero consiste en seleccionar el campo en la (entana )*ista de Campos de %a"la 4inmica)+ picarlo y lle(arlo al rea de Campo de 2ilas. En Excel P esto es ms fcil pues "asta con seleccionar el campo a lle(ar y en la parte "a#a de la (entana &*ista de Campos de %a"la 4inmica) existe un "otón &Agregar a) y un desplega"le ,ue indica el rea destino. Este procedimiento lo de"emos repetir para los campos seUalados anteriormente.
Como se (e en el grfico anterior se $a generado una ta"la con los campos Código+ Insumo+ 8nidad y Precio+ as/ como un listado donde se (isualiza ,ue para cada dato se $a totalizado cada uno de los campos+ para eliminar este totalizado ,ue aparece por defecto $aremos lo siguiente0 =o"re la celda A $aremos do"le clic so"re la pala"ra código y aparecer la siguiente (entana0
4onde aparece en =u"totales marcado Automáticos+ nosotros de"emos marcar Ninguno y $acer Aceptar. Este procedimiento lo repetiremos para todos los campos y el reporte se (er as/
Como se (er ya se aprecia un listado de los insumos de nuestro presupuesto+ pero (emos ,ue el insumo erramientas anuales tiene distintos precios+ adems (eremos ,ue en listado existen códigos y partidas+ estas ultimas son las ,ue identifica"an a cada Anlisis de Costo+ para nuestro reporte solo ,ueremos los insumos propiamente dic$os+ es decir materiales+ mano de o"ra y e,uipos+ esto es fcil de seleccionar+ pues cada uno de ellos tienen una unidad asignada+ en el caso del la erramienta anual+ la unidad asignada G' corresponde a una insumo comod/n+ como apropiadamente lo llaman nuestros amigos del =:9. Para seleccionar 3nicamente a los insumos desplegamos el campo unidad ,ue nos muestra los siguiente En el desmarcaremos la 8nidad G' y las ,ue se indican en "lanco Con esto de#aremos $a"ilitados 3nicamente a los insumos ,ue existen en nuestro presupuesto. 4e"emos de#ar claro ,ue nuestra %a"la 4inmica est incompleta+ pero para el reporte ,ue re,uerimos $asta el momento es suficiente+ es decir el listado de los insumos de nuestra o"ra.
4e nuestra %a"la ya (isualizamos el total de insumos ,ue re,uerimos+ los seleccionaremos y lle(aremos una copia a la $o#a ,ue $a"/amos denominado Insumos. *a copia la pegaremos so"re la celda AD de la o#a Insumos
*uego (eremos ,ue solo ten/amos D tipo de insumos en nuestra ta"la
Esta ta"la tienen la lista de Insumos ,ue re,uerimos en nuestra o"ra y nos permitir (erificar los precios da cado uno de ellos+ exceptuando claro esta a la erramienta anual Asimismo podremos seleccionar a esta ta"la de AD a 4 y darle el 1om"re I1=8'= para referirnos a ella en el futuro.
A$ora usaremos una de las funciones incorporadas en Excel para B3s,ueda y referencia+ a fin de poder (incular la ta"la de precios de los Insumos a los Anlisis de Costos y permitir ,ue la (ariación de precio en alguno de los insumos afecte inmediatamente a todos los AC ,ue la contengan. Para esto usaremos la función BUSCARV ,ue nos permite relacionar el código de los insumos con su respecti(a descripción+ unidad y precio. Esta función tiene los siguientes argumentos BUSCARV(Qué, Dónde, Columna, 0) + donde &Qué ) se refiere al (alor "uscado en la columna mas a la iz,uierda de una ta"la 6:ra columna7+ & Dónde) es el nom"re de la ta"la donde se realizara la "3s,ueda y & Columna) es la u"icación de la columna de datos ,ue se ,uiere extraer. Por e#emplo nosotros podr/amos extraer de la ta"la de I1=8'= el precio del Cemento Pórtland %ipo I 6!.DLg7 cuyo código es &!:9999)+ para esto identificaremos ,ue la ta"la I1=8'= tiene por el momento columnas+ la :ra es &Código)+ la !da es &Insumos)+ la ra es &8nidad) y la 3ltima es &Precio)V como ,ueremos extraer el precio nos referiremos a la ta columna.
*uego de est explicación procederemos a (incular todos y cada uno de los insumos de nuestra ta"la con la de los Anlisis de Costos+ de#ando de lado 3nicamente al insumo erramientas anuales cuyo precio pro(iene de la ano de '"ra asignada a cada partida.
ec$o esto (eremos ,ue la ta"la de AC solo muestra los insumos+ las dems filas estn ocultas+ esto nos permitir reemplazar la transcripción de los insumos+ unidades y precios por un (inculo a la ta"la de insumos. Para $acer esto $aremos uso de las formulas de B3s,ueda y Referencia+ espec/ficamente la formula B8=CAR< como detallramos anteriormente. Procederemos a u"icarnos en la celda &C) para reemplazar la descripción existente &CA* I4RA%A4A 4E 9 Lg) por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,2,0)+ luego procedemos a cam"iar la unidad descrita en la celda &4) por =BUSCARV(B9,INSUMOS,,0) y finalmente el precio guardado en &F) por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,!,0). Como se (era la descripción+ la unidad y el precio es el mismo+ pero a$ora estn (inculados a la ta"la de
Insumos+ estas formulas podemos copiarlas una por una para su respecti(a columna+ $aciendo esto $emos logrado ,ue todos los insumos de nuestros Anlisis de Costo dependan de la lista de Insumos.
emos logrado entonces ,ue los Precios 8nitarios de cada partida dependan no solo de la respecti(as incidencias de materiales+ mano de o"ra y e,uipo+ sino tam"i5n de la ta"la de precios u"icada en los I1=8'= A$ora de"emos armar el presupuesto+ nada mas fcil con lo ,ue $emos aprendido+ podemos $acerlo de ! maneras+ primero reproduciendo en una nue(a $o#a a ,ue llamaremos &presupuesto) la descripción de las Partidas y etrado ,ue tenemos en las pginas ! y del presente manual+ solo nos faltar/a (incular su respecti(o precio unitario. *a otra manera es filtrar la ta"la de Anlisis de Costos para extraer las descripción de las partidas de cada uno de los AC. Para $acer esto filtraremos en la columna &unidad) las celdas (ac/as y en la columna &código) las no (ac/as+ estas opciones nos permitirn (er 3nicamente a las partidas con su /tem y respecti(a unidad+ para lo cual seleccionaremos desde la celda AD $as la 9 y copiaremos a $o#a &Presupuesto) a la celda AD. Como se (e luego podemos eliminar en la $o#a de &Presupuesto) a las columnas C+ 4+ E+ 2 y F+ luego la descripción ,ue se (isualiza en CD de"e ser cam"iada a &8nidad)+ finalmente auto a#ustaremos el anc$o de las columnas y podremos tener las partidas ,ue usaremos en nuestro presupuesto. *ugo aUadiremos los enca"ezados de &etrados)+ &Precio)+ &Parcial) y &=u"total).
*uego ,ue tenemos estas partidas de"emos ordenar el presupuesto aUadi5ndoles los t/tulos ,ue agrupan partidas y los sus respecti(os metrados. Preparando la $o#a para reci"ir los precios unitarios.
4e manera anloga a como (inculamos los precios de la ta"la de insumos a los Anlisis de Costos+ podemos (incular a estos con la $o#a de presupuestos+ recordaremos ,ue la ta"al de Anlisis de Costos se denomina AC'=%'= y podemos referirnos a ella en cual,uier formula+ adems el precio unitario se u"ica en la no(ena columna de dic$a ta"la =e de#a claro ,ue al "uscar el /tem de la partida en la ta"la de AC nos referimos a la primera columna+ pero dic$o /tem o partida se repite (arias (eces+ pero al u"icarse la descripción y el precio unitario en la primera fila de cada anlisis Excel tomara el primer (alor. *uego procederemos de la siguiente manera en la celda &E) ingresaremos al siguiente función BUSCARV(A",ACOS#OS,9,0) de esta manera podremos (incular el Precio unitario de la partida con su respecti(o Anlisis de Costo+ luego o"tendremos el parcial de multiplicar el metrado por su respecti(o P.8. con la formula R$DOND$AR(D"%$",2)+ luego estas ! celdas podremos copiarlas a todas las partidas.
*uego ,ue $emos o"tenido los respecti(os parciales de cada partida de"emos o"tener los su"totales de cada "lo,ue de partidas+ en este caso se sugiere para $acer de este un proceso automtico realizar la suma de los acumulados de la columna de parciales y restarle la columna acumulada superior de su"totales para o"tener el su"total de cada "lo,ue como se (e en la siguiente figura. Adicionalmente $emos congelado la fila inicial del presupuesto para ,ue parta siempre del mismo lugar.
*uego de terminar estos procesos procederemos a sumar los su"totales o"tenidos para o"tener el Costo 4irecto del presupuesto+ a este le de"emos aUadir los respecti(os porcenta#es de gastos generales y utilidad para o"tener el costo total y finalmente el impuesto general a las (entas y o"tendremos el presupuesto de la o"ra.
Respecto a los Fastos Fenerales y 8tilidad $acemos la sal(edad ,ue este e#emplo especifica un porcenta#e del !DG del Costo 4irecto+ pero este es el mayor error ,ue comenten los presupuestadotes al estimar Fastos Fenerales y 8tilidad del :G+ !9G+ o !DG en función al monto de la o"ra+ esto se $ace de manera $a"itual sin ning3n fundamento es pues esencial $acer un anlisis de los Fastos Fenerales y del margen o utilidad ,ue esperamos en cada tipo de o"ra. aciendo uso del Excel podemos preparar una o#a para analizar los gastos generales y la utilidad esperada y este (alor asignarlo a la formula ,ue calcula el monto de Fastos Fenerales y 8tilidad. 4e#amos al lector el anlisis de este punto. CALCULO DE LOS INSUMOS REUERIDOS EN LA OBRA emos o"tenido el presupuesto de o"ra amarrado completamente cada partida a su respecti(o Anlisis de Costo y este a sus (ez a sus incidencias+ rendimientos y precio de los insumos+ es decir tenemos un sistema de costo y presupuestos casi completo+ decimos casi pues aun no $emos o"tenido algo importante+ esto es el listado final de insumos re,uerido en la o"ra ,ue nos sir(a para entre otras cosas armar la 2ormula Polinómica+ la cantidad de materiales a usar+ las $oras $om"res de personal ,ue re,uerimos y las $oras ma,uina de los e,uipos+ este es un simple procedimiento ,ue lo solucionaremos de la siguiente manera procederemos a usar los metrados de las partidas y las incidencias de los anlisis de costos para o"tener los re,uerimientos de cada partida y finalmente el re,uerimiento total para esto iremos a la $o#a de anlisis de costo y traeremos los metrados de cada partida (inculando las celdas de metrado con el metrado de la $o#a de presupuesto. Para $acer esto de"o darle nom"re a la ta"la donde se u"ica el presupuesto para poder extraer de ella los metrados de cada partida. Asign5mosle un nom"re apropiado como &PRE=8P8E=%') *uego en la %a"la de AC+ filtraremos la columna de unidad para (er solo los insumos y poder extraer del código de cada insumo los ! primeros caracteres ,ue representan el /ndice unificado. Esto lo $aremos usando la función en la celda &J) I;N8IER4A6B+!7 es decir coge solo los ! primeros caracteres de la iz,uierda+ luego esto lo copiamos para toda la columna. *uego extraeremos de la ta"la PRE=8P8E=%' los respecti(os metrados para cada partida+ recordemos ,ue el /tem de cada partida esta oculto en la columna A+ esto lo $aremos con la función de "3s,ueda y referencia en la celda &L) insertaremos la función BUSCARV(B9,&R$SU&U$S#O,!,0) + esto nos traer el metrado de cada partida+ en la siguiente celda &*) calcularemos el producto de este metrado por la cantidad de insumo 6columna 27 con la siguiente formula R$DOND$AR('9%9,2)+ finalmente de"emos calcular el parcial total el insumo utilizado multiplicando el metrado por el parcial del insumo 6columna 7 con la siguiente formula R$DOND$AR('9%9,2)* Estas celdas de"en ser copiadas a todos los insumos+ pero a la (ista encontraremos una primera o"ser(ación el insumo erramienta anual ,ue es un porcenta#e de la ano de '"ra $a sumado cantidades ,ue no corresponden pues en ese caso la cantidad total de el de"e ser considerada la unidad pues el %otal a"sor"e todo su (alor+ por lo ,ue de"emos seleccionar la columna de unidad y escoger solo la unidad &G') y en la columna de &C%) reemplazar la formula por el (alor 9 6cero7.
Para o"tener a$ora la cantidad total de insumos procederemos a li"erar de filtrados la ta"la de AC y continuaremos la construcción de la %AB*A 4I1WICA ,ue de#amos inconclusa
*le(aremos de la *ista de Campos de %a"la 4inmica el campo C% al rea de datos y (eremos ,ue la ta"la se $a modificado mostrndonos las (eces ,ue un insumo participa en los Anlisis de Costos
En al celda A se (isualiza &Contar de) si $acemos do"le clic so"re ella (eremos ,ue aparece una (entana llamada &Campo de %a"la 4inmica) ,ue indica ,ue los datos $an sido resumidos por la cantidad de (eces ,ue aparece en la ta"la nosotros lo cam"iaremos a resumir por suma y o"tendremos la cantidad de material total
2inalmente (emos la ta"la resumida as/
4e esta ta"la podremos copiar los totales a la ta"la Insumos y o"tener el reporte final de material re,uerido para la o"ra. 4e#amos al lector la tarea de preparar la 2ormula Polinómica para lo cual le sugerimos lo siguiente0 En la $o#a Anlisis de Costos (uel(a a llamar al Asistente de Informes de %a"las y Frficos 4inmicos+ repitiendo el proceso inicial de creación+ con la sal(edad ,ue lle(ara de la &*ista de Campos de %a"la 4inmica) el campo I8 al rea de campos de filas y el campo P% al rea de datos+ con lo cual o"tendr los montos parciales para cada Ondice 8nificado. Con estos resultados es fcil proseguir con el procedimiento de ela"oración de la 2ormula Polinómica esta"lecido por su Reglamento.
Con!"'#one' El presente manual muestra un procedimiento ,ue $ace uso de las erramientas de Excel para la Ela"oración de Costos y Presupuestos de '"ra. uestra adems ,ue un Presupuesto no es mas ,ue una gran matriz de datos ,ue adecuadamente mane#ado puede controlarse. Este manual no de"e tomarse como un reemplazo de los =istemas de Costo y Presupuesto ,ue existen en el mercado+ los cuales tienen enormes (enta#as respecto a este. Cada uno de ellos tiene su (enta#a pero esta propuesta (iene a proponer una solución simple y sencilla como alternati(a de solución a ,uienes no acceden a un sistema por cual,uier razón. Nueda para el lector la tarea de enri,uecer el presente tra"a#o+ el cual puede reci"ir rutinas
