Fmea rekam medis OK

FMEA
ALUR PELAYANAN REKAM MEDIS
RSUP DR M DJAMIL PADANG
TAHUN 2017
PERHITUNGAN RISK PRIORITY NUMBER / RPN
NO
MODUS KEGAGALAN
S
O
D
RPN
1
1.a. Tidak lengkap data yang diberikan

2
1.b. Tidak lengkap persyaratan

3
Pasien tidak bisa dilayani

4
Bridging tidak keluar

5
Bridging tidak keluar

6
Treser tidak muncul otomatis kadang kadang error

7
Salah ambil berkas Rekam Medis

8
Pasien mempunyai lebih dari 1 nomor (ganda)

9
Salah kirim BRM

10
Jumlah pasien yang terdaftar dengan berkas Rekam Medis yang dikirim tidak sama .

11
Tidak tepatnya kode ICD X

12
Diagnosa tidak bisa dikode

NO 1
PROSES/SUB PROSES
MODUS KEGAGALAN
DAMPAK
5.
Resume sering tidak lengkap antara diagnosa dengan data pendukung
Kegagalan dalam code diagnosa
Pending kleim atau kleim sering tertunda

6.

Pasien rawat inap gagal operasi dipulangkan sebelum tindakan
Tertunda jadwal operasi
Kleim rawat inap dibayarkan rawat jalan
7.
Pengembalian berkas rekam medis 1 x 24 jam setelah pasien pulang
Ketidak lengkapan pengisian rekam medis
Akan terjadi penurunan iki dirut ... Keterlambatan dlm penagihaan
Pelayanan rawat inap
Pelayanan rawat inap
NO 1
PROSES/SUB PROSES
MODUS KEGAGALAN
DAMPAK
1.
Pengisian berkas rekam medis 1 x 24 jam
Rekam medis tidak lengkap
Pending kleim atau kleim tertunda
2.

Tulisan dokter tidak bisa dibaca
Salah coding
Tarif tidak tepat sasaran

3.

Diruangan terjadi kehilangan berkas
Berkas kleim tidak lengkap
Tidak bisa ditagih
4.
Kerjasama dokter , coder , kepala ruangan , cas manager

Tidak tepat diagnosa yang dicoding
Pending kleim atau kleim sering tertunda

NO 1
PROSES/SUB PROSES
MODUS KEGAGALAN
DAMPAK
5.
Tenaga yg mengantarkan
Pasien sangat terbatas
Jumlah pasien dirawat lebih banyak dgn petugas 40 : 3
Terlalu lama pasien diantar keruangan rawat inap
NO
MODUS KEGAGALAN
S
O
D
RPN
13
Pengurusan SEP 3x 24 Jam

14
Pasien terdenda akibat terlambat bayar premi

15
Data dikartu bpjs tidak sama dengan kartu keluarga

16
Data tidak bisa disimpan atau diupdate disistem bpjs

17
Untuk mengetahui jenis kecelakaan tunggal atau ganda

18
Pasien dinyatakan umum

19
Data tidak lengkap

20
Terjadi kesalahan dalam penulisan data

21
Terjadi kesalahan dalam penulisan data stiker

22
Pasien terlalu lama
Menunggu

NO
MODUS KEGAGALAN
S
O
D
RPN
23
Jumlah pasien dirawat lebih banyak dgn petugas 40 ; 3

24
Treser di buat manual

25

26
Rekam medis tidak lengkap

27
Salah coding

28
Berkas kleim tidak lengkap

29
Tidak tepat diagnosa yang dicoding

30
Kegagalan dalam code diagnosa

31
Tertunda jadwal operasi

32
Ketidak lengkapan pengisian rekam medis

RISK PRIORITY NUMBER (RPN)
NO
MODUS KEGAGALAN
S
O
D
RPN

IDENTIFIKASI AKAR PENYEBAB MASALAH
NO
MODUS KEGAGALAN
ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA)
POTENTIAL SOLUTION
1

IMPLEMENTASI DAN PEMANTAUAN

RECOMMENDED ACTION
TARGET (DATE LINE)
WHOM (PIC)

RE - DESIGN
Admission I ( registrasi rawat inap )
NO 1
PROSES/SUB PROSES
MODUS KEGAGALAN
DAMPAK
1.
Entry data pasien rawat inap
Data tidak lengkap
Tidak sinkron data ke bpjs

2.
Penulisan data ( RM 1 ) masih manual
Terjadi kesalahan dalam penulisan data
Data sering berobah dan tidak terbaca
3.

Percetakan sticker secara manual
Terjadi kesalahan dalam penulisan data stiker
Terjadi perbedaan data reg dengan sticker atau tidak sinkron
4.
Pasein rawat inap dibarengi dengan status poli yang terlalu lama
Pasien terlalu lama
Menunggu
Terjadi keresahan pasien
NO
PROSES/SUB PROSES
MODUS KEGAGALAN
DAMPAK
II .

1
T R E SE R

Belum tersedianya aplikasi untuk treser pasien registrasi rawat inap

Treser di buat manual

Terlambat pencarian dan pengiriman berkas Rekam Medis ke admission centre 2

2
Ketelitian mencari berkas Rekam Medis
Keterlambatan pengiriman berkas Rekam Medis

Admission 1 (SEP)
NO 1
PROSES/SUB PROSES
MODUS KEGAGALAN
DAMPAK

Pasien masuk rawat inap
Pengurusan SEP 3x 24 Jam
Tidak dijamin BPJS

2.

Pasien masuk rawat inap

Pasien terdenda akibat terlambat bayar premi
Dijamin apabila bayar denda 2,5% x diagnosa masuk x bulan terlambat (3x 24 Jam)

3.

Data tidak update disistem
Data dikartu bpjs tidak sama dengan kartu keluarga

Data tidak bisa di entry

ALUR PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN
REGISTRASI PASIEN BARU/LAMA
BRM BARU & KARTU BEROBAT (WAKTU: 1 MENIT)
INPUT DATA PASIEN
(WAKTU : 2 MENIT)
PASIEN DATANG
PENGAMBILAN BRM PASIEN LAMA
(WAKTU: 11 MENIT 45 DETIK
ADM PENCATATAN EKSPEDISI
(WAKTU : 2 MENIT)
POLI TUJUAN
(WAKTU : 13 MENIT)
CETAK TRACER DI RUANG PENYIMPAAN
(WAKTU : 15 DETIK)
STOP

NO 1
PROSES/SUB PROSES
MODUS KEGAGALAN
DAMPAK
4.

Pasien sudah dapat pelayanan
Rs lain
Data tidak bisa disimpan atau diupdate disistem bpjs
Sep tidak bisa diterbitkan ..

5.

Pasien KLL harus lapor pihak kepolisian
Untuk mengetahui jenis kecelakaan tunggal atau ganda
Bisa dijamin JR dan bpjs sebaliknya
6.
Peserta rawat belum ada kartu bpjs sama sekali
Pasien dinyatakan umum
Sep tidak bisa diterbitkan ..

REG, RAWAT JALAN
TRESER
( PENYIMPANAN )
ADM RAWAT JALAN

POLIKLINIK
ALUR PROSES RAWAT JALAN

Ketua : Direktur Medik dan Keperawatan
Sekretaris : Ka Inst Rekam Medis
Anggota : Dr.dr . Eva Decroli, KEMD, FINASIM
dr.Gantiti Agus ( Ka inst Admisi )
dr.Asrawati.Sp A.M Biomed
dr.Adriani Zanir ( Ka inst Verifikasi )
Rahma Devi , SE Akt.MM ( Kasubag MD )
Ns Devi Verini S.Kep M.Kes
Ns. Alfikri, M. Kep SPBM ( Instalasi Non Bedah )
Ns. Yuhelmi, S. Kep ( Instalasi Bedah )
Yosi Hermawita Amd PK
Rita Anggraini, Amd, PK
Tim KMMR

Susunan Tim Failure Mode and Effect Analysis ( FMEA )

MODUS KEGAGALAN DAN DAMPAKNYA

NO 1
PROSES/SUB PROSES
MODUS KEGAGALAN
DAMPAK

Pasien antri diloket untuk registrasi
1.a. Tidak lengkap data yang diberikan

1.b. Tidak lengkap persyaratan

SEP tidak bisa diterbitkan

Klaim tidak bisa ditagih

2.
Masa berlaku lembaran kontrol
Pasien tidak bisa dilayani
Harus mengurus rujukan baru

3.
Sever BPJS offline
Bridging SEP tidak keluar
SEP tidak bisa terbit
ALUR BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN
REGISTRASI
BRM BARU & KARTU BEROBAT
INPUT DATA PASIEN LAMA
PAS. BARU?
PASIEN DATANG
Membawa surat Rujukan
ISI FORMULIR PASIEN BARU
INPUT DATA PASIEN BARU
POLI TUJUAN
ASSEMBLING
ANALISA KELENGKAPAN PENCATATAN BRM
CODING
INDEXING
ENTRI KE KOMPUTER
PENJAJARAN
PENYIMPANAN
STOP
YA
TIDAK
CETAK TRACER DI RUANG PENYIMPAAN
MODUS KEGAGALAN DAN DAMPAKNYA

I
NO
PROSES/SUB PROSES
MODUS KEGAGALAN
DAMPAK
ADM RAWAT JALAN

1
Proses penyiapan dan pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik
Pasien mempunyai lebih dari 1 nomor (ganda)
Salah pengiriman berkas rekam medis
2
Pencatatan berkas Rekam Medis ke buku ekspedisi
Salah kirim BRM
Pelayanan ke poliklinik terlambat
ALUR BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP
REGISTRASI IRNA (ADMISSION CENTRE 2)
INPUT DATA PASIEN IRNA
PASIEN IRNA
Membawa surat Rawat
IRNA TUJUAN
ASSEMBLING
ANALISA KELENGKAPAN PENCATATAN BRM
ENTRI KE KOMPUTER
PENJAJARAN
PENYIMPANAN
STOP
CETAK TRACER IRNA DI RUANG PENYIMPAAN
INDEXING
BRM KEMBALI DARI IRNA
CODING
LENGKAP ?
KEMBALI KE DPJP UNTUK DI LENGKAKAPI
NO
PROSES/SUB PROSES
MODUS KEGAGALAN
DAMPAK
II .

1
T R E SE R

Keluarnya data dari registrasi untuk pencarian berkas Rekam Medis

Treser tidak muncul otomatis kadang kadang error

Terlambat pengiriman berkas Rekam Medis ke poliklinik

2
Ketelitian mencari berkas Rekam Medis
Keterlambatan pengiriman berkas Rekam Medis

Poliklinik
NO
PROSES/SUB PROSES
MODUS KEGAGALAN
DAMPAK
1
Mengcek kembali berkas Rekam Medis di sistem ke buku pengiriman berkas .

Jumlah pasien yang terdaftar dengan berkas Rekam Medis yang dikirim tidak sama .

Masih ada berkas Rekam Medis yang belum ditemukan .

2
Konsistensi penulisan diagnosa dalam berkas Rekam Medis

Tidak tepatnya kode ICD X

Tagihan tidak tepat , tarif berbeda .

3

Hasil penunjang tidak tepat waktu .

Diagnosa tidak bisa dikode

Kleim tidak bisa ditagih .
Click to edit Master title style
Click to edit Master text styles
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
09/10/2017

#
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
09/10/2017

#

09/10/2017

#
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
09/10/2017

#
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
09/10/2017

#
09/10/2017

#
09/10/2017

#
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
09/10/2017

#
Click to edit Master subtitle style
09/10/2017

#
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
09/10/2017

#
09/10/2017

#
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
09/10/2017

#

1

09/10/2017

Second level
Third level
Fourth level
Fifth level

#

09/10/2017

#

Fmea rekam medis OK

Recommend Documents