Proyecto:
Fiesta de Graduación Profesor: Jo rge Alfo ns o Ramírez Lu na
Integrantes: Alavez Salinas Jesús Jesús A rell an es B añ os Li zeth G pe . Díaz G o n zález A r m an d o Gar c ía Bl as Ya re d i Gar c ía Rom ero N arc edal ia
SERVICIOS COMPLEMENTARIOS COMPLEMENTARIOS 801-A
14 de Junio de 2016
Contenido 1. Caracterización del evento ...................................................................................................... 3 Tiempo de planeación.............................................................................................................. 4
2.
Calendario de actividades (Mayo) ............................................................................................. 6 3.
Perfil del cliente ....................................................................................................................... 11
4.
Número de Asistentes............................................................................................................ 12
5.
Objetivos (General, específicos). ......................................................................................... 13 Objetivo general: ......................................................................................................................... 13 Objetivo específico: .................................................................................................................... 13
6.
Requerimientos ....................................................................................................................... 13
7.
Costos Totales (presupuesto) .............................................................................................. 14
8.
Precio de venta al cliente ...................................................................................................... 15
9.
Formatos de empresa (cotización, presupuesto, etc.) ..................................................... 16
10.
Organigrama ....................................................................................................................... 18
11.
Presupuesto (Análisis de costos y Precio de Venta al cliente). .................................. 18
12.
Planos de Montaje (salón, Mesas, Ceremonias, Etc.) .................................................. 19
13.
Invitaciones (código de vestimenta). ............................................................................... 20
14.
Decoración ........................................................................................................................... 21
15.
Directorio detallado de proveedores (Censo local) ....................................................... 26
o
Hotel Marina Resort Huatulco .............................................................................................. 26
16.
Programa (Desarrollo del evento) .................................................................................... 28
17.
Ceremonial y protocolo ...................................................................................................... 29
18.
Medidas de Seguridad (seguros, normas de d e operación, etc.) ..................................... 29
Fiesta de Graduación (Generación 2012-2017) 1. Caracterización del evento evento Fecha: Sábado Fecha: Sábado 20 de Agosto del 2017. Lugar: Hotel Lugar: Hotel Dreams Teléfono: 01 958 583 0400 Ubicación: Blvd. Benito Juárez 4, Bahía de Tangolunda, 70989 Bahías de Huatulco, Oax.
2. Tiempo de planeación La planeación del evento se elaboró con dos meses de antelación aproximadamente, tiempo necesario para llevar a cabo cada una de las funciones que harán posible la fiesta de graduación. De acuerdo a las funciones que se establecieron para que se pueda desarrollar dicho evento están:
Operativa. dentro de las funciones operativas destacan la siguientes mismas que conllevan un tiempo determinado para ser realizadas. o o
o o o
o o o
o o
Primer reunión para establecer criterios Mobiliario y equipo Sonido Luces Invitaciones Elaborar trípticos Elaborar pancartas de promoción al evento Elementos decorativos Montaje Desmontaje
Planeación. o Primer reunión para establecer criterios Elaborar el programa del evento o o Contacto con el salón donde se llevará a cabo el evento o Contacto con policías (seguridad) Contacto con ambulancia (servicios médicos) o Contratar un animador o
Actividades. Primer reunión para establecer criterios o Elaboración de las actividades a realizar o Cotizar grupos musicales o o Contratar grupo musical Cotización de montajes del salón o Contratar empresa de montaje o o cotizar el menú de alimentos y bebidas o contratación de empresa de Alimentos y Bebidas.
Materiales.Primer reunión para establecer criterios o o Requisición de fondos para la la compra de materiales o Compra de materiales Requisición de materiales o Distribución de materiales para las las comisiones que lo ocupen o
Calendario de actividades (Mayo) Domingo
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Sábado
24
25
26
27
28
29
30
1
8
2
3
4
5
6
7
Primer reunión para establecer criterios (operativa)
Contacto con empresa para conseguir mobiliario y equipo
Primer reunión para establecer criterios (planeación)
Conseguir luces y sonido.
Elaborar invitaciones para el evento
Elaboración de trípticos
9
10
11
12
13
Primer reunión para establecer criterios
15
16 Elaborar programa evento
22
17
18
del
23
24
25
Realizar contacto con la ambulancia (serv. Médicos)
29
14
Elaboración de elementos decorativos
30
Contratar animador
31
Primer reunión para establecer criterios (actividades)
19
20
Contacto con el salón donde se hará el evento
Realizar contacto con la policía (seguridad)
26
27
un
1
21
28
Elaboración de actividades a realizar 2
3
4
Cotizar grupos musicales
Calendario de Actividades (Junio) Domingo 29
Lunes 30
Martes 31
Miércoles
Jueves
1
2 Contratar musical
5
12
6
7
Cotización de menú de AyB
Contratar a la empresa encargada de AyB
13
14
Requisición de fondos para la compra de materiales
8
9
Viernes
Sábado
3 grupo
Cotización montajes salón
4 de del
10
Establecer contrato con empresa de montaje
11
Primer reunión para establecer criterios
15 Compra materiales
16 de
17
18
Requisición de materiales
Distribución materiales
19
20
21
22
23
24
25
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29
30
1
2
de
Calendario de Actividades (Junio) Domingo 29
Lunes 30
Martes
Miércoles
Jueves
1
31
2
12
6
7
Cotización de menú de AyB
Contratar a la empresa encargada de AyB
8
13
14
grupo
9
4
Cotización montajes salón
de del
10
Establecer contrato con empresa de montaje
11
Primer reunión para establecer criterios
15
Requisición de fondos para la compra de materiales
Sábado
3
Contratar musical
5
Viernes
16
Compra materiales
de
17
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Requisición de materiales
Distribución materiales
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1
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3
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5
6
7
8
9
de
Calendario de actividades (Agosto) Domingo
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Sábado
31
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
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14
15
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17
18
19
20 Montaje desmontaje salón.
21
22
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1
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y del
Calendario de actividades (Agosto) Domingo
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Sábado
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20 Montaje desmontaje salón.
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31
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
y del
Cronograma De Actividades (Mayo)
Semana Del 1 Al 7 De Mayo Actividades
L M M J V S D
Primer Reunión Para Establecer Criterios (Operativo) Contacto Con La Empresa De Mob. Y Equipo Primer Reunión Para Establecer Criterios (Planeación) Conseguir Luces Y Sonido Elaborar Invitaciones Para El Evento Elaboración De Trípticos
Semana Del 8 Al 14 De Mayo Actividades Primer Reunión Para Establecer Criterios (Materiales) Elaboración De Elementos Decorativos
L M M J V S D
Cronograma De Actividades (Mayo)
Semana Del 1 Al 7 De Mayo Actividades
L M M J V S D
Primer Reunión Para Establecer Criterios (Operativo) Contacto Con La Empresa De Mob. Y Equipo Primer Reunión Para Establecer Criterios (Planeación) Conseguir Luces Y Sonido Elaborar Invitaciones Para El Evento Elaboración De Trípticos
Semana Del 8 Al 14 De Mayo Actividades
L M M J V S D
Primer Reunión Para Establecer Criterios (Materiales) Elaboración De Elementos Decorativos Primer Reunión Para Establecer Criterios (Actividades)
Semana Del 15 Al 21 De Mayo Actividades
L M M J V S D
Elaborar Programa Del Evento Contacto Con El Salón De Eventos Realizar Contacto Con La Policia (Seguridad)
Semana Del 22 Al 28 De Mayo Actividades
L M M J V S D
Realizar Contacto Con La Ambulancia (Serv. Médicos) Contratar Un Animador Elaboración De Actividades A Realizar
Semana Del 22 Al 28 De Mayo Actividades Cotizar Grupos Musicales
L M M J V S D
Cronograma de actividades (Junio) Semana Del 1 Al 4 De Junio Actividades
L M M J V S D
Contratación Del Grupo Musical Cotización De Montaje Para Salón Establecer Contrato Con Empresa De Montaje
Semana Del 5 Al 11 De Junio Actividades
L M M J V S D
Cotización Del Menú De Ayb Contratar A La Empresa De Ayb Primer Reunión Para Establecer Criterios
Semana Del 12 Al 18 De Junio Actividades Requisición De Fondos Para La Compra De Materiales Compra De Materiales Requisición De Materiales Distribución De Materiales
L M M J V S D
3. Perfil del cliente Para el evento social que se tiene programado (fiesta de graduación) el perfil del cliente es muy importante ya que de ello se puede comenzar a definir las propuestas o paquetes con los cuales la empresa puede trabajar y desarrollar para ofrecerles al cliente. Pero antes se requiere hacernos esta pregunta ¿Cuáles son los aspectos del cliente que se deben conocer? Para ello se debe hacer un agrupamiento el cual requiere de algunos variables como lo son el socioeconómico, geográfico, motivacionales, gastos, personalidad, y la más importante que sería la de preferencias. El evento social está dirigido a un segmento de cliente de una edad entre 23 – 26 años es una clasificación de edad en la cual los jóvenes estudiantes de educación superior culminan su licenciatura. Características
Edad
27 años
demográficas
Características Sociológicas Características Psicológicas
Entre un rango estimado de 24-
Sexo Localidad Clase social Nivel de ingresos Formación Estilo de vida Actitudes Motivaciones Preferencias
Mixto Diferentes procedencia Media Medio Educación Nivel Superior Juvenil Alegres, Carismáticos, Positivos. Lograr un objetivo, el culminar su Licenciatura Por la Moda
4. Número de Asistentes En la siguiente lista se hace un desglose del número de personas invitadas incluyendo al estudiante N°
Nombre del alumno
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35
Alducin López Javier Aquino Sánchez Luisa Artemio luna Luis Miguel Bolaños Castro Daniel Baltazar Arsua José Benítez Avendaño Teresa Castellanos Aguilar Mario Arturo Colon López Miguel Cuevas Fernández Itandehui Dante Delgado Omar Díaz Narváez Alberto Escobar Cruz Karla Espinosa Cruz Denise Flores Díaz Ana Victoria Fuentes Bardales Mayte Galindo Cuevas Carlos Gallardo Altamirano Atenas Garrido Santos Getsemaní Iglesias Aquino Israel Lozano Aguilar Daniel Moreno Olivera Luis Manuel Olivares Negrete Yaredi Pacheco Zarate Vanesa Padilla Carmona Alfredo Ríos Robles Osmara Robles Santos Cristina Santos Reyes Diana Segura Villanueva Aurora Valdez Salinas María Valenzuela Gallardo Cristian Velasco Cruz Ana María Villanueva Ortiz Aldair Zamora Díaz Ilse Zarate Cortez Artemio Zarate Luna Carolina Total
Número personas invitadas
de 15
10 9 5 12 5 5 9 11 16 14 14 14 12 8 9 7 4 10 10 14 15 12 11 14 8 8 7 7 5 6 6 7 11 330
5. Objetivos (General, (General, específicos). específicos). Objetivo general: El objetivo del evento social que se llevara a cabo, que en este caso es la fiesta de graduación, es mantener el
vínculo entre las personas que
asistirán a la celebración de la ceremonia, con el fin de
fomentar las
relaciones humanas, la integración e interacción entre las mismas. Así mismo se busca el entretenimiento, la diversión, el disfrute y deleite de un servicio de calidad antes, durante y al final del evento. Objetivo específico:
Acercar a los diferentes grupos de personas mediante actividades recreacionales y creativas, con características digeribles y fáciles de dominar y ejecutar.
Animar antes, durante y al finalizar el evento.
Disminuir la distancia entre todas todas las personas que asisten al evento.
Lograr que los participantes se diviertan y disfruten del evento social. social.
6. Requerimientos
MATERIALES Salón Luz y sonido MOBILIARIO Y EQUIPO Manteles Mesas Hieleras con Pinza Ceniceros Saleros Cubremanteles Plato trinche plato arrocero
Requerimientos Cantidad Gemas negras en la base. 1 Alfombras rojas 2 Globos PERSONAL OPERATIVO 40 Animador 35 Seguridad 40 Foto y Video 35 Meseros 40 Hostess 40 Personal del estacionamiento 360 Edecanes 360 Capitán
35 2 2 bolsas 1 2 5 18 5 4 2 3
Sillas DECORACIÓN Centros de mesa Fundas y Fajillas Souvenirs Marco fotográfico Cortinas Pantalla Computadora
360
Servilletas de tela Pista de pasarela Bouquets de rosas rojas
360 1 35
40 360 350 50 8 1 1
Limpieza Servilletas de tela Bebidas Vasos Copas Pan Sazón Refrescos Hielos Loza y Cristalería Platos Vasos Plaqué Otros Invitaciones Reconocimientos
10 360 360 360 20 80 rejas Sin medida 360 360 360 300 35
7. Costos Totales (presupuesto) Paquete Todo Incluido Dj. Audio e Iluminación Básica Decoración Tema (A elegir) Banquete a 3 tiempos Fuente de Chocolate o Chamoy Pastel en fondant Invitaciones (a Elegir Diseño) Meseros Capitán de Meseros Maestro de ceremonias
Incluye Laser de Figuras, Cámara de humo, Luces de leds Decoración en base al tema a elegir Sala lounge Periqueras Cocktel de Bienvenida para los invitados Fuente de chamoy o Chocolate con frutas de temporada y decoración de la mesa en base al tema
Banquete Formal 3 tiempos Refresco Y hielo Ilimitado por 5 hrs. Montaje con Mesa redonda y silla tiffany Centros de mesa Invitaciones con boletos con el diseño de su preferencia Pastel de fondant en base al tema o cupcakes para el total de invitados Sandalias Para las mujeres 1 Mesero por cada 20 personas.
Valor: $ Valor: $ 110,000 IVA Incluido. Costo: $ 155,100.00 Por persona $ 470.00 .
8. Precio de venta venta al cliente cliente El precio varía dependiendo del tipo de grupo que se desea contratar para animar la fiesta, por lo cual se tiene contrato con los siguientes grupos musicales. COSTO POR PERSONA CON GRUPO MUSICAL “KARAMELO”
$ 420.00 CON GRUPO MUSICAL “SOBREVIVIENTES”
$ 445.00 CON GRUPO MUSICAL “PHILADELPHIA”
$ 470.00 CON SONIDO “MADONNA´S”
$ 400.00 CON SONIDO “RAMIREZ MIX”
$ 445.00
9. Formatos de empresa empresa (cotización, presupuesto, etc.) Cotización para la Fiesta de Graduación En respuesta a su amable solicitud El E l Hotel Dreams Resort & Spas pone a su consideración el siguiente Presupuesto, esperando que sea de su completo agrado nos comprometemos en hacer de su evento un momento… inolvidable.
Cena Graduación 20 de Agosto de 2016
PAQUETE: MONTAJE TRADICIONAL MENÚ 3 TIEMPOS 320PAX (Crema – Plato fuerte con Guarnición - Postre) Horario de 8:00pm a 4:00am
Concepto Montaje: Mesas Redondas Manteles al piso Cubremantel Sillas Acojinadas Fundas y Fajillas Plato Trinche Plato Arrocero Tazón Plato postre Servilletas de tela Juegos de cubiertos Vasos Copas Hieleras con Pinza Ceniceros Saleros Paneras Refresco sin límite Hielo sin límite Panadería Vinagretas Personal de Banquete: Meseros (1 por 2 mesas)5 hrs
Unidades
Precio Unitario
Total
Capitán de Meseros 5 hrs Personal en Cocina Encargado del Evento TOTAL:
Costo por Persona con Grupo Musical o Sonido GRUPO MUSICAL “KARAMELO” GRUPO MUSICAL “SOBREVIVIENTES” GRUPO MUSICAL “PHILADELPHIA” SONIDO “MADONNA´S” SONIDO “RAMIREZ MIX”
Costo 420.00 445.00 470.00 400.00 445.00
Incluye: 2 Elementos de Seguridad Privada 2 Edecanes Personal en Estacionamiento Personal en Baños Estacionamiento
Cortesías: Brindis, Brindis, Centros de Mesa (propuestos en degustación), NO se cobrará el descorche.
Nota: Montaje redondo (Silla Tiffany, Tiffany, Mesas redondas) incrementa incrementa $20.00 x persona Usted puede apartar su ficha con el 30% del monto total y una semana previa a su evento liquidar el resto así como dejar el depósito en garantía por la cantidad de $5000.00, mismos que se bonifican al término del evento.
El Hotel Dreams Resort & Spas , tu espacio, espacio, tu ambiente, tu evento… evento…
Agradece su preferencia!!!
Bahías de Huatulco, 23 de Mayo de 2016 (Válida por: 1 mes) Blvd. Benito Juárez 4, Bahía de Tangolunda
[email protected]
10.
Organigrama
Director del evento Yaredi García Blas
Encargado de compras
Encargado de Ay B
Encargado de logística
Encargado de personal
Jesús Alavez Salinas
Armando Díaz Gonzales
Narcedalia García Romero
Lizeth Arellanes Baños
11. Presupuesto (Análisis de costos y Precio de Venta al cliente). Para llevar a cobo la realización del evento el cual corresponde a una fiesta de graduación se necesitó del apoyo de diferentes medios para lograrlo, mismo que tienen un coste o precio para su adquisición. Se hizo el llamado a varias empresas de diferentes índoles para que formaran parte del evento y que sin sus servicios y/o productos no podría realizarse dicho acontecimiento. Entonces cabe mencionar que de las diferentes partes con la que está conformado un evento destacan las más importante como la música para amenizar el lugar, el mobiliario y equipo como mesas, sillas entre otros objetos y por supuesto el banquete. Dichas partes tienen un costo de adquisición que en su conjunto refleja la cantidad de $110,000.00 pesos con IVA incluido, a este ingreso que representa el costo total y real de lo que se tiene previsto gastar es donde se partirá para generar las
ganancias. Cabe mencionar que a partir de 110,001.00 pesos se comenzará a generar las ganancias que se esperan. Se estima que el evento cuente con un número aproximado de 330 personas, se llegó a esta cantidad estimada debido a la cantidad de alumnos que asistirán con sus respectivos invitados. El costo por persona será de $470.00 pesos, entonces si el número previsto de invitados corresponde a 330 la cantidad resultante de la multiplicación del costo por persona y la cantidad de ellos será de $155,100.00 pesos. Esto quiere decir que se tiene una estimación de ganancia de $45,100.00 pesos al finalizar el evento.
12.
Planos de Montaje (salón, Mesas, Ceremonias, Etc.)
Para la elección del montaje se decidió verifican con anticipación el número de personas que acudirán a la fiesta de graduación, por lo consiguiente se decidió pasar a elegir qué tipo de salón se va a requerir para el importante evento esperado.
Se decide elegir un salón con capacidad para personas de una cantidad mayor mayor a 300 El salón debe poseer pista una pequeña ceremonia y posteriormente para baile Debe contar con infraestructura adecuada. Así mismo espacio para la ubicación del lugar de cocina. Con un plano diseñado de la siguiente manera, tratando de ubicar los los puntos específicos de cada mesa, en las respectivas r espectivas áreas. La parte del escenario es para que el Grupo musical que amenice o Dj se posicione en esa área.
13.
Invitaciones| (código de vestimenta).
La Graduación es un evento importante en la vida de cada joven que culmina su educación de nivel superior, por lo que su celebración requiere ser informada de una manera apropiada a través de correctas invitaciones para graduación. Ahora bien, la empresa le ofreció varios modelos de invitaciones a los futuros graduados, por lo cual al final quedó seleccionada la siguiente, en donde se muestran estos puntos:
Nombre de la persona graduada:
Asunto de invitación:
Lugar y fecha de la celebración
Nombre del invitado a la celebración.
Nota: (tomando como base el número de invitados por pax)
14.
Decoración
Decoración de la entrada del salón En la entrada del salón se recibirá a los invitados y festejados amenamente de tal forma que se sientan importantes en la noche de fiesta organizada exclusivamente para ellos, se pondrán fotografías de los festejados como parte de la decoración y se hará una alfombra roja para recibirlos, en donde podrán tomarse fotos.
Decoración dentro del salón en las mesas y el salón
Color: el Color: el color que se utilizará para decorara el salón será el color rojo y vino. Mesas: se utilizara mesas redondas y cuadradas intercaladas para integrar con mayor facilidad a las personas. Sillas: Sillas: las sillas que se utilizara son Tiffani con la finalidad de resaltar la elegancia y la comodidad, se pondrán diez asientos por mesa redonda y ocho por mesa cuadrada para los grupos pequeños.
Centro de mesas: el mesas: el centro de mesas serán bouquets de rosas rojas, un florero con agua y gemas negras en la base.
Decorado del interior del salón: Se pondrán lienzos de Ambientación de luces: luces: durante la cena el salón se teñirá de color rojo para iluminar mesas y decoración, posteriormente se ambientara a la música disco.
Decoración del concurso de pasarela: se ambientara una pista de pasarela en la cual se modelaran vestidos de noche, en este concurso participaran las jóvenes graduadas en donde resaltaran su belleza y talento.
Proyección de videos y fotografías de graduados: graduados: se se proyectaran las fotos compartidas por los festejados, así como también las fotografías tomadas en las sesiones fotográficas, se pondrá una pantalla gigante y pantallas medianas como complemento en puntos estratégicos del salón.
15. Directorio detallado de proveedores (Censo local) Banquetes
o
Casa Reyes.-
Boulevard Bahía. Mza. 5 Lote 144, Sector T, Bahías de Huatulco, Oaxaca, México. Código postal: 70989 Contacto: 958 583 41 54 / 958 587 17 79 Página web: http://www.casareyes.com.mx o
Hotel Marina Resort Huatulco
Tehuantepec 112 Santa Cruz Huatulco, Oaxaca. Oaxaca. Código postal: 70987 Teléfono: 958 568 2547 Página web: www.bodas.com.mx/ Grupos musicales
o
Grupo musical “KARAMELO”
Contratación Juan Antonio Castillo Carcas Móvil: 696 00 23 60 E-mail:
[email protected] o
Grupo Musical “SOBREVIVIENTES”
Contacto: Tels. (246)1440320, 1444665, 1680739, 1660040, 1681333 Cel. (045) 246 1466305, 4709970 Id Nextel: 42*15*655576 y 42*15*472686, 32*530684*1 Email:
[email protected] o
Grupo musical “PHILADELPHIA”
Argentina 509 Col. América Norte, Oaxaca, México. Código postal: 68050 Teléfono: (951) 515-0917 Página web: grupophiladelphiaclub.sacom.mx Horarios: Lunes a Viernes de 9:00 a.m. a 20:00 p.m. Sábado de 9:00 a.m. a 14:00 p.m. o
Grupo musical “MADONNA’S”
Sr. Carlos Galán Oaxaca De Juárez (Oaxaca) Celular: 9515042715 Página web: www.pasiongrupera.com/#!madonnas/c46o
o
Grupo musical “RAMIREZ MIX”
Porfirio Díaz 148 B, Reforma, Oaxaca, México Código postal: 68050 Teléfono: 951.517-5389, 915.517-3313
Hoteles para renta de salones o
Hotel “Dreams”
Blvd. Benito Juárez 4, Bahía de Tangolunda, Bahías de Huatulco, Oaxaca. Teléfono: 52 (958) 583 0400 Fax: 52 (958) 581 0220 Código postal: 70989 Página web: www.dreamsresorts.com.mx/huatulco Correo electrónico:
[email protected] o
Hotel “Barceló”
Dirección: Paseo Benito Juárez, s/n Bahías de Huatulco, Oaxaca GPS: 15.774702 | -96.096983 Código postal: 70989 Teléfono: +52 958 583 1440 Fax: 52 958 581 0049 Email:
[email protected] o
Hotel “Camino Real Zaashila”
Blvd. Benito Juárez No. 5 Bahía de Tangolunda Bahías de Huatulco, Oaxaca 70989 Tel.: + 52 (958) 58 30 300 Fax: + 52 (958) 58 10 468 Lada sin costo: (01800) 712 7200
[email protected]
16.
Programa (Desarrollo del evento)
20:00 Horas: Comienza la llegada al estacionamiento y fotografía inicial. 20:30 Horas: Invitación Horas: Invitación a ingresar a la terraza. 20:45 Horas. Inicio Horas. Inicio del evento, bienvenida a los maestros de ceremonia. 20:50 Horas: Brindis en honor a los graduados. 20:55 Horas: Inicio del coctel. 21:40 Horas: Invitación para ingresar al salón, inicio de la cena. 23:00 Horas: Buffet de postres. 23.15 Horas: Instancia para discursos y/o entrega de obsequios. 23:30 Horas: Terminó de la cena. 23:35 Horas: Exhibición de videos de los graduados. 23:45 Horas: Pasarela en lo alto del salon. 00:05 Horas: Baile de los graduados junto a sus padres y/o acompañantes. 00:10 Horas: Inicio de la fiesta. 04:15 Horas: Atención Horas: Atención de meseros con tapaditos y consomés. 04:00 Horas: Término del evento.
17.
Ceremonial y protocolo
Tiempo: Respetar los horarios para poder cumplir con todo lo planeado. Presentar la Tarjeta de Invitación: Es el único documento exigido a sus familiares para ingresar al salón. Etiqueta: Etiqueta: Como gran acontecimiento que es, hay que buscar un vestuario adecuado para tal fecha. Una ocasión especial, merece un vestuario especial. Conducta en la ceremonia de graduación: Seas una de las graduadas o una invitada a la fiesta, debes seguir los protocolos, como por ejemplo; no hablar por tu celular y usar ropa formal. Si tomas fotos, hazlo de manera simple y tranquila para no molestar a los asistentes. Consideraciones: Compra los boletos con anterioridad y asegúrate de tener lo necesario.
18. Medidas de Seguridad (seguros, normas de operación, etc.) Reglamento
Los niños son responsabilidad de sus padres y estarán bajo su supervisión en todo momento
El Hotel Dreams Resort & Spas no se hace responsable por accidentes
Las instalaciones estarán a su disposición sólo el tiempo contratado hora extra $1,000
Se otorgaran 30 minutos de tolerancia para desocupar las instalaciones al final del evento de lo contrario se cobrara $250 por cada hora adicional que tarden en desocupar
El mal uso, rotura, o perdida en instalaciones, mobiliario, será responsabilidad del contratante y en su caso pagará los daños
No hay cambio de fecha
Si el cliente cancela su evento tendrá una penalización del 20% del monto total
Para introducir cualquier cosa extra que no sea contratada con nosotros deberá dar aviso para valorarlo y así otorgarle o no el acceso
Prohibido fumar
En caso de realizar algún ensayo 3 horas sin costo para medir espacios y conocer el montaje si requieren de más tiempo se cobrará hora de ensayo hora de ensayo $250
Seguridad La entidad cuenta con recursos humanos y técnicos de alta tecnología para la protección física de las personas y de sus instalaciones. De acuerdo con la magnitud o características del evento, se podrá proveer refuerzo de seguridad según la resolución de tarifas vigente. Corresponde al Cliente coordinar los apoyos requeridos ante las autoridades Militares, de Policía y demás organismos de seguridad del Estado, para la realización de Eventos feriales o certámenes que demanden planes especiales de seguridad. El Hotel Dreams Resort & Spas no se hace responsable por la pérdida o robo de elementos o equipos de uso personal, propio de organizadores, visitantes y expositores, tales como cámaras, celulares, computadores portátiles, entre otros, dentro de nuestras instalaciones, pero sí realiza los controles necesarios en los accesos para minimizar los riesgos de hurto que puedan presentarse. Es responsabilidad del Cliente disponer del personal de logística necesario para ejercer el debido control de ingreso, registro, suministro de alimentos, retiro y evacuación de los asistentes al evento, sean visitantes o expositores.
El Hotel Dreams Resort & Spas tomará todas las medidas de seguridad segur idad que considere necesarias según cada evento en particular y de acuerdo con el plan de contingencia del evento. Red contra incendios. La empresa cuenta con un sistema manual integrado por diez (10) gabinetes de manguera. La red contra incendio la conforma un cuarto de bombas con sus respectivas válvulas de control de paso, cheques, válvulas de drenaje y un tablero de automatización con los indicadores de presión requeridos. Se cuenta también con extintores distribuidos por todas las instalaciones del Centro de Convenciones. Los gabinetes de mangueras y los extintores deberán permanecer siempre visibles y libres de impedimentos. Está prohibido retirar los extintores de sus puntos fijos para ser ubicados en otro lugar Energía eléctrica. Para cada salón del El Hotel Dreams Resort & Spas contamos con un tablero general trifásico disponible para el consumo de energía necesario para cada evento. Los requerimientos adicionales de energía tendrán un costo extra y se liquidará sobre la capacidad instalada y no de acuerdo con el consumo. El Cliente deberá informar al El Hotel Dreams Resort & Spas con 5 días de anterioridad al evento sobre este requerimiento Para conexiones especiales los cables y materiales deberán ser suministrados por el Cliente, así como la mano de obra que estos trabajos puedan generar. Siempre será con acompañamiento e indicaciones del personal del Centro de Convenciones. Si el Cliente contrata con terceros servicios especiales de video, audio e iluminación artística, deberá reunirse 5 días antes del inicio del montaje del
evento, con el personal de soporte técnico, para la aprobación de las instalaciones a realizar. Normas generales de seguridad
Las máquinas y dispositivos dispositivos destinados para el evento se instalarán de acuerdo con las normas generales de seguridad establecidas por la autoridad competente, en este reglamento y/o en instrucciones del Centro de Convenciones.
Cuando durante el evento se requieran demostraciones de alto riesgo, riesgo, se tomarán por parte del Cliente y sus Expositores las precauciones necesarias para garantizar la integridad de las instalaciones, la seguridad de sus empleados y visitantes.
No podrán introducirse ni exhibirse en ningún evento mercancías mercancías explosivas o
sustancias
Convenciones
inflamables, y/o
la
juegos
autoridad
pirotécnicos, competente
que el juzguen
Centro
de
inapropiadas,
inconvenientes y peligrosas para el recinto y las personas. El Cliente no podrá:
Introducir mejoras o afectar afectar las instalaciones sin autorización del Centro de Convenciones.
Fijar tapetes con pegantes en los pisos.
Efectuar cualquier tipo de perforación en los pisos, paredes y/o techos.
Ubicar elementos en las estructuras exteriores e interiores sin solicitar autorización del Centro de Convenciones.
Ubicar elementos que obstaculicen los sistemas de seguridad.
Permitir el ingreso de vehículos al centro de convenciones, ya sea para exhibición o entrada de mercancía por zonas inadecuadas.
Usar sin el consentimiento escrito de la autoridad competente y del centro de convenciones luces producidas por gasolina, plantas diésel, combustible o aceites, ni cualquier otra forma de luz artificial.
Ingresar animales de ninguna especie a las áreas, salvo que el objeto del evento sea con participación de éstos, en cuyo caso necesita autorización expresa.
