EXPEDIENTE TECNICO

ELABORACIÓN DE EXPEDIENTES TÉCNICOS

Elaboración de Expedientes Técnicos

INTRODUCCIÓN

E

l expediente técnico es el documento formal más importante para la ejecución de una obra; en él están consignados todos los alcances requeridos para la construcción, la información económica y de provisiones, la documentación gráfica en planos y detalles; todos los estudios realizados para llegar a las conclusiones de diseño d iseño de arquitectura e ingenierías que dan como resultado el Expediente. La elaboración del mismo es un proceso que debe realizarse con cuidado y profesionalismo, porque del Expediente Técnico depende el cumplimiento del objetivo principal: La Ejecución correcta de la obra proyectada. Por ello es crucial que los profesionales involucrados en los proyectos de construcción y su ejecución conozcan la estructura y elaboración de un buen Expediente Técnico.

Dirección Académica

m o c . u r e p d a c . w w w

3


INTRODUCCIÓN

E

l expediente técnico es el documento formal más importante para la ejecución de una obra; en él están consignados todos los alcances requeridos para la construcción, la información económica y de provisiones, la documentación gráfica en planos y detalles; todos los estudios realizados para llegar a las conclusiones de diseño d iseño de arquitectura e ingenierías que dan como resultado el Expediente. La elaboración del mismo es un proceso que debe realizarse con cuidado y profesionalismo, porque del Expediente Técnico depende el cumplimiento del objetivo principal: La Ejecución correcta de la obra proyectada. Por ello es crucial que los profesionales involucrados en los proyectos de construcción y su ejecución conozcan la estructura y elaboración de un buen Expediente Técnico.

Dirección Académica


3


INDICE INTRODUCCIÓN ............................. ........................................... ............................. ............................. ............................. ............................. ................... ..... 3 COMPETENCIA DEL MÓDULO........................... .......................................... ............................. ............................. ........................ ......... 7 CONTENIDOS............................ .......................................... ............................ ............................. ............................. ............................. ........................... ............ 7 01 Elaboración Elab oración de Expedientes Técnicos ............................ .......................................... ..........................11 ............11 QUÉ ES UN EXPEDIENTE TÉCNICO ..............................................................................................11 SOBRE LA ELABORACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO .................................... .............................. 12 TIPOS DE EXPEDIENTES TÉCNICOS SEGÚN SU FORMULACIÓN ..................................................... 13 MODIFICACIÓN MODIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO ....................................... ....................................... ..14 NORMAS TÉCNICAS APLICABLES APLICABLES ...................................... ....................................... ................... 14 COMPONENTES TÉCNICOS.........................................................................................................15 TÉCNICOS.........................................................................................................15 COMPONENTES ECONÓMICOS ECONÓMICOS ................................... ....................................... ......................... 22

ACTIVIDADES DE AUTOAPRENDIZAJE ........................... .......................................... ............................. ...................43 .....43 BIBLIOGRAFÍA............................. ........................................... ............................. ............................. ............................. ............................. ......................45 ........45


5


COMPETENCIA DEL MÓDULO

Brindar al participante todos los conocimientos sobre los expedientes técnicos, definiciones, componentes y funciones. Que se conozca la importancia de un buen expediente técnico para lograr el éxito de la obra a construir.

CONTENIDOS

01



7


01


Qué es un expediente técnico Sobre la elaboración del expediente técnico

Componentes económicos

Elaboración de Expedientes Técnicos Componentes técnicos

Normas técnicas aplicables

Tipos de expedientes técnicos según su formulación

Modificación del expediente técnico


9


ELABORACIÓN DE EXPEDIENTES TÉCNICOS ¿QUÉ ES UN EXPEDIENTE TÉCNICO?

E

l expediente técnico es el conjunto de documentos de carácter técnico y/o económico que permiten la adecuada ejecución de una obra, el cual comprende la memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de obra, metrados, presupuesto de obra, valor referencial, fecha del presupuesto, análisis de precios, calendario de avance de obra valorizado, fórmulas polinómicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico, de impacto ambiental u otros complementarios. Cabe indicar que, el expediente técnico es elaborado por un consultor de obras, de la especialidad o especialidades que correspondan a las exigencias de cada proyecto en particular, detalladas en el literal b) del artículo 268 del Reglamento. No obstante, dicho expediente también puede ser elaborado por la propia Entidad (administración directa) o por el ejecutor de la obra (obras ejecutadas bajo las modalidades llave en mano o concurso oferta). En este último caso el ejecutor de obra debe contar, además, con el registro de consultor de obra o consorciarse con un consultor de obra. Al estar compuesto por un conjunto de documentos, el expediente técnico generalmente es elaborado por varios profesionales de distintas especialidades (que por lo general forman


11


parte del plantel técnico del consultor de obra), en su mayoría ingenieros o arquitectos, los cuales realizarán los estudios y diseños que correspondan a la naturaleza de la obra y que servirán de referencia para la posterior ejecución de la obra. Sin embargo, el consultor de obra contratado –conocido también como proyectista- es el único responsable ante la Entidad por la calidad del expediente técnico. Respecto a la oportunidad de su elaboración, el artículo 10 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado dispone que, para la ejecución de una obra, es necesario contar con expediente técnico, el cual debe adjuntarse al expediente de contratación. Ello debido a que normalmente el expediente técnico es elaborado y aprobado con anterioridad a la contratación de la ejecución de la obra. No obstante, existen determinados supuestos en los que la elaboración del expediente técnico y la ejecución de la obra se contratan de manera conjunta, esto mediante las modalidades de ejecución contractual llave en mano (el postor oferta en conjunto la construcción, equipamiento y montaje hasta la puesta en servicio de determinada obra y, de ser el caso, la elaboración del expediente técnico) o concurso oferta (el postor se compromete a elaborar el expediente técnico, ejecutar la obra, y de ser el caso, entregar el terreno). Al respecto, en la modalidad de concurso oferta y llave en mano (en caso incluya la elaboración de expediente técnico), el contratista deberá elaborar el expediente técnico, para luego ejecutar la obra; por lo que, al expediente de contratación no deberá anexarse el expediente técnico - pues éste aún no existe, sino el estudio de preinversión y el informe técnico que sustentó la declaratoria de viabilidad, conforme al Sistema Nacional de Inversión Pública, sin perjuicio de incluir los términos de referencia necesarios para precisar el alcance de los trabajos y el objeto de la obra que servirán de pauta para la futura elaboración del expediente técnico. Es importante señalar que el contenido del expediente técnico es trascendental en el desarrollo de la obra, razón por la cual resulta necesario que la Entidad seleccione adecuadamente al consultor de obra que se encargará de su elaboración, a efectos de evitar las controversias que se suscitan durante la etapa de ejecución contractual, las que en su mayoría tienen su origen por deficiencias en la elaboración del expediente técnico.

SOBRE LA ELABORACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO La elaboración del Expediente Técnico constituye una labor especializada que puede ser ejecutada:

12


a. Por la misma Entidad (Administración Directa) La Entidad, con sus propios recursos y personal, elabora de manera directa sus expedientes técnicos. Tal acción se realizará a través de sus áreas de estudios o de proyectos, siendo necesario que la Entidad cuente con los profesionales especializados, la infraestructura, recursos humanos y logística que lo permita. En este caso la responsabilidad sobre la elaboración del mismo recae en el funcionario designado para tal labor. b. Por consultores externos (Proyectista) Cuando la Entidad elabora sus expedientes técnicos de forma indirecta, a través de un consultor de obra contratado especialmente para tal fin observando las disposiciones de la normativa de contrataciones del Estado. c. Por el contratista ejecutor de la obra (Concurso Oferta o Llave en mano, de ser el caso) Si bien las Bases de los procesos de selección que tengan por objeto la ejecución de una obra deben contener el expediente técnico, como condición mínima; esta condición no será exigida en el caso de procesos convocados para la ejecución de obras bajo las modalidades de concurso oferta o llave en mano, pues estas permiten contratar de manera conjunta la elaboración del expediente técnico y la ejecución de la obra. En ambos supuestos es responsabilidad del ejecutor de obra elaborar cualquier defecto en el diseño del expediente técnico con el que ejecutará la obra. En virtud a lo expuesto, en las obras ejecutadas por concurso oferta o llave en mano que impliquen la elaboración del expediente técnico no podrán aprobarse adicionales de obra por defectos o deficiencias del expediente técnico, en virtud que el ejecutor de obra es el responsable de su elaboración y, en consecuencia, de los defectos que pudiera presentar, de conformidad con la Opinión Nº 028-2011/DTN.

TIPOS DE EXPEDIENTES TÉCNICOS SEGÚN SU FORMULACIÓN a. Expediente técnico original El expediente técnico original es el aprobado por la Entidad con anterioridad al inicio de la obra y es utilizado en el proceso de selección para que los postores formulen sus propuestas. Por lo general lo elabora un consultor externo contratado para tal fin, salvo en la modalidad de llave en mano o concurso oferta, donde la elaboración del mismo está a cargo del contratista.


13


b. Expediente técnico adicional Corresponde al expediente técnico de la prestación adicional de obra que se aprueba y es elaborado por la Entidad de forma directa, con sus propios recursos y personal, o de forma indirecta, a través de un consultor de obra contratado especialmente para tal fin observando las disposiciones de la normativa de contrataciones del Estado. Incluso el expediente técnico adicional podrá ser elaborado por el ejecutor de la obra, en calidad de prestación adicional de ob ra (Opinión Nº 083- 2011/DTN). El expediente técnico adicional será aprobado de la misma forma en que fue aprobado el expediente original.

MODIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO El expediente técnico, en principio, no puede ser objeto de modificaciones, ya que ello implicaría modificar el contrato. Sin embargo, en caso se detecten defectos en el expediente técnico, se aprueben modificaciones del plazo o adicionales de obra, o se establezcan nuevas indicaciones en la absolución de consultas por parte del proyectista o la Entidad, que sean necesarias para el cumplimiento de la finalidad del contrato, podrá modificarse el expediente técnico. Es necesario señalar que toda modificación del expediente técnico debe contar con la respectiva justificación y el sustento técnico.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES Cabe indicar que el expediente técnico podrá incluir el cumplimiento de normas técnicas. Tales disposiciones se aplicarán cuando corresponda al objeto de la obra, ya sea que se trate de edificaciones, construcción y rehabilitación de carreteras, construcción de puentes, obras de electrificación, entre otros. Así por ejemplo, si la obra consiste en la edificación de un centro de salud, el expediente técnico debe tener en cuenta, entre otras normas, las disposiciones generales sobre edificación contenidas en el Reglamento Nacional de Edificaciones, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 11-2006VIVIENDA, así como, de manera específica, las referidas a edificaciones de salud (Norma A.050), las cuales establecen las características de estos centros hospitalarios, tales como el número de plantas, la distribución de habitaciones, salas de espera, los servicios higiénicos, ancho de las columnas, etc. En caso el objeto de la prestación constituya la rehabilitación de una carretera, el expediente técnico deberá incluir normas técnicas como las contenidas en las “Especificaciones Técnicas Generales para la Conservación de Carreteras” aprobado mediante Resolución Directoral Nº 051-2007-MTC-

14


14, el Reglamento Nacional de Gestión de Infraestructura Vial, aprobado por Decreto Supremo Nº 034-2008-MTC, entre otras que resulten aplicables. Por su parte, para la construcción de un puente, por ejemplo, deben respetarse los lineamientos aprobados en el Manual de Diseño de Puentes, aprobado por Resolución Ministerial Nº 589-2003- MTC/02, consistentes en condiciones generales referidas a estructuras, resistencia de materiales, deformaciones, periodo de vida útil, entre otros. Como se observa, en función al objeto de la obra, existen normas técnicas que deben considerarse en el expediente técnico, pues resultan necesarias para su correcta ejecución.

COMPONENTES TÉCNICOS Memoria descriptiva La memoria descriptiva constituye la descripción del proyecto, entre los aspectos que lo integran tenemos: introducción, antecedentes, ubicación del proyecto, estado actual de la obra, vías de acceso, estrategia para desarrollo de los trabajos, medidas de seguridad, tolerancias, entre otros. La memoria descriptiva señala la justificación técnica de acuerdo a la evaluación del estado de la obra, debiendo indicarse consideraciones técnicas cuya índole depende del tipo de obra a ejecutar y que exigen el desarrollo de un conjunto de trabajos señalados en el expediente técnico. Asimismo, se señala en forma precisa los objetivos a alcanzar con el desarrollo de la obra o trabajos planteados. Otros aspectos a considerar son: situación geográfica del proyecto, condiciones ambientales, hidrológicas, geológicas, viales, altitud, topografía, sistemas de comunicaciones en obra, control sanitario, almacenamiento de materiales, de canteras, suministro de agua, energía eléctrica, entre otros. No existe una regla que defina el contenido mínimo de este 4 componente. En obras viales suele contener: I. Objetivo del Estudio Debe ser concordante con los alcances del estudio de Preinversión que otorgó la viabilidad, siendo el objetivo preciso y claro. II. Aspectos Generales comprende, lo siguiente: 1. Antecedentes Se describirá la historia del proyecto, que estudios de preinversión lo anteceden (Perfil, Prefactibilidad, Factibilidad), la condición contractual bajo la cual se ejecuta.


15


2. Objetivos del Estudio Debe ser concordante con los alcances del estudio de Preinversión que otorgó la viabilidad, siendo el objetivo preciso y claro. 3. Alcances del Proyecto En esta parte el Consultor realizará una descripción de lo que se espera alcanzar en concordancia a lo establecido en los Términos de Referencia. 4. Características Generales de la Zona de Proyecto • Ubicación

Se debe indicar los datos referidos a la ubicación física del proyecto. • Accesibilidad

Se describirá los medios de acceso al proyecto ya sea por carretera, aéreo, fluvial,etc. • Altitud

Se debe indicar la variación de altitud sobre el nivel del mar donde se desarrolla el estudio. • Clima

Se debe indicar las variaciones de temperatura en grados centígrados de la zona donde se desarrolla el estudio, durante las diferentes épocas del año y durante el día y la noche. III. Conclusiones y Recomendaciones IV. Relación de personal profesional Planos de ejecución de obra Es la representación gráfica mediante dibujos de la obra a ejecutar, sus dimensiones, distribución y los componentes que lo integran. Constituyen los documentos que reflejan de manera exacta cada uno de los componentes físicos de la obra, pueden ser en dos o tres dimensiones.

16


Especificaciones técnicas Las especificaciones técnicas constituyen el conjunto de reglas y documentos vinculados a la descripción de los trabajos, método de construcción, calidad de los materiales, sistemas de control de calidad (según el trabajo a ejecutar), procedimientos constructivos, métodos de medición y condiciones de pago requeridas en la ejecución de la obra. Cada partida o conjunto de partidas que conforman el presupuesto de obra debe contener sus respectivas especificaciones técnicas, detallando las reglas que definen las prestaciones específicas, como por ejemplo los materiales a considerar, procedimiento constructivo, forma de medida y pago.

Cálculos de ingeniería También llamados Memorias de cálculo son los procedimientos descritos de forma detallada de cómo se realizaron los cálculos de las ingenierías que intervienen en el desarrollo de un proyecto de construcción; las memorias de cálculo más importantes son: •

La memoria de cálculo estructural, en la cual se describen los cálculos y los procedimientos que se llevaron a cabo para determinar las secciones de los elementos estructurales, así mismo, esta memoria de cálculo estructural, indica cuales fueron los criterios con los cuales se calculan todos y cada uno de los elementos estructurales, como son las cargas vivas, las cargas muertas, los factores de seguridad, los factores sísmicos(en su caso), los factores de seguridad por viento(en su caso), y en general todos y cada uno de los cálculos para determinar la estructura.


17


• La memoria de cálculo eléctrico, en la que se describe los cálculos y

los procedimientos que se llevaron a cabo para determinar las cargas y calibres de los elementos eléctricos a utilizar; se compone de los siguientes elementos: cálculos eléctricos, cálculo de la demanda máxima, dimensionamiento de los alimentadores, de los circuitos y especificaciones de los equipos eléctricos. • La memoria de cálculo sanitario, en la que se describe los cálculos y los

procedimientos para obtener los resultados del cálculo del volumen de la cisterna, los equipos de bombeo a utilizar; los diámetros de tuberías, la demanda de la edificación, entre otros. Estudios técnicos De acuerdo a la naturaleza de la obra se ejecutarán Estudios Básicos, tales como: topografía, mecánica de suelos, mecánica de rocas, entre otros; así como Estudios Específicos, tales como: canteras, estabilidad de taludes partículas en suspensión en el agua, hidrología, precipitaciones, arcillas expansivas, acuíferos, calidad del agua, estudios sanitarios, entre otros. Los estudios deben ser realizados por personal idóneo o especializado, debiendo acreditar los títulos profesionales correspondientes y la experiencia necesaria para los cargos que desempeñarán en el proyecto, asimismo todo cálculo, aseveración, estimación o dato contenido en el Expediente Técnico, deberá estar justificado en lo conceptual y en lo analítico. No se deben aceptar estimaciones o apreciaciones del Consultor sin el debido respaldo. No existe una norma que regule su contenido. A continuación una breve descripción de los estudios técnicos más comunes que se realizan para integrar un expediente técnico. A) Estudio Topográfico: El principal objetivo de un levantamiento topográfico es determinar la posición relativa entre varios puntos sobre un plano horizontal, es decir define las inclinaciones del terreno. Esto se realiza mediante un método llamado planimetría. Determina la altura entre varios puntos en relación con el plano horizontal definido anteriormente. Esto se lleva a cabo mediante la nivelación directa. Luego de realizarse este trabajo, es posible trazar planos y mapas a partir de los resultados obtenidos consiguiendo un levantamiento topográfico.

18


B) Estudio de Mecánica de Suelos Es el conjunto de actividades que comprenden la investigación del subsuelo, los análisis y recomendaciones para el diseño y construcción de la obra que tenga contacto con el suelo. Comprende el estudio y conocimiento del origen geológico, la exploración y los ensayos de campo y laboratorio y presenta la interpretación técnica conducente a la caracterización del subsuelo y la evaluación de posibles mecanismos de falla para suministrar los parámetros y las recomendaciones necesarias para el diseño y la construcción de las cimentaciones y otras obras relacionadas con el subsuelo. Contiene: •

Objetivos

•

Descripción

•

Ubicación y localización

•

Técnicas realizadas para la exploración

•

Calicatas

•

Perfil estratigráfico

•

Ensayos de laboratorio

•

Cálculos y gráficos

•

Resultados

•

Conclusiones

•

Recomendaciones

C) Estudio de Impacto Vial Tiene el objetivo de evaluar el impacto que la construcción tendrá en el tránsito de las vías aledañas; primero tomando los datos de cómo se desarrolla antes de la construcción, y estimando el escenario cuando la obra esté ejecutada y en funcionamiento. Tiene los siguientes componentes: •

•

Descripción documental y gráfica del nuevo proyecto, incluyendo los detalles relativos a la ubicación del futuro inmueble, el uso del suelo propuesto, la vialidad de acceso y las áreas de estacionamiento previstas. Identificación y descripción de la red vial afectada, incluyendo su clasificación funcional, características geométricas, sección transversal, dispositivos de control de tránsito existentes. Volúmenes de tránsito actuales en la red vial.


19


• Evaluación del funcionamiento actual de la red vial en términos del nivel

de servicio que presta, utilizando los indicadores correspondientes. • Estimación de las demandas generadas por la construcción y operación

del inmueble. • Evaluación del funcionamiento futuro de la red vial bajo la situación

generada por las demandas futuras referidas en el punto anterior. • Descripción de las medidas para evitar, mitigar y/o corregir los

potenciales efectos viales generados, eventualmente identificados en el punto anterior, incluyendo un plan para su instrumentación. D) Estudio de Impacto Ambiental Son los estudios sobre los elementos físicos naturales, biológicos, socioeconómicos y culturales dentro del área de influencia del proyecto. El objetivo de estos estudios consiste en describir las condiciones existentes y sus capacidades de respuesta a perturbaciones, así como prevenir los impactos (efectos y consecuencias) de los proyectos y determinar las medidas de control (mitigación) necesarias para asegurar la compatibilidad entre las actividades petroleras y el medio ambiente. El Estudio de Impacto Ambiental es tanto un proceso como un producto. Como proceso, es la actividad por la cual uno intenta predecir las clases de resultados reales y potenciales de las interacciones esperadas entre un nuevo proyecto y el medio ambiente natural/humano donde se planifica el proyecto. El proceso continúa con el desarrollo de aspectos específicos importantes del proyecto (medidas de mitigación) - en las fases de ubicación, diseño, prácticas de construcción y operación, monitoreo, recuperación de tierras, políticas de administración, etc. - que confinarán a los impactos ambientales dentro de límites aceptables. Como producto, el estudio de impacto ambiental es el documento que contiene la información de soporte necesaria sobre el proyecto y el medio ambiente, señala los compromisos del proponente sobre las medidas de mitigación y presenta las predicciones de impactos efectuadas por profesionales calificados. El objetivo principal del EIAP/EIA consiste en reducir al mínimo la degradación ambiental innecesaria. Cualquier cambio en el medio ambiente natural o humano causado por un proyecto constituye un impacto. Todos los impactos no son necesariamente negativos.

20


Además, todos los impactos negativos no son necesariamente inaceptables. No obstante, existen por lo menos dos situaciones que serían inaceptables: 1. No intentar predecir, profesionalmente, las posibles interacciones negativas entre un proyecto planeado y el medio ambiente natural/ humano en el área propuesta para el proyecto, y 2. No responder a los posibles efectos negativos serios mediante el desarrollo e implementación de medidas de mitigación diseñadas para reducir dichos efectos a límites aceptables. Es en beneficio de todos - el proponente, los organismos reguladores gubernamentales, el público - la participación en el proceso de EIA como un medio positivo y constructivo de lograr un compromiso entre el deseo de un crecimiento económico y la necesidad de una protección ambiental. Un estudio ambiental busca resaltar cualquier impacto ambiental adverso en la etapa del proceso de planificación del proyecto, en el cual se puede remediar o evitar estos impactos. Por lo tanto, el proceso deberá iniciarse con anticipación durante la planificación del proyecto y no después, cuando el proyecto ya ha sido completado. El estudio de impacto ambiental abarca tanto los efectos directos como indirectos de los proyectos. Examina los impactos ambientales de primer orden y la cadena de efectos ambientales que puedan derivarse de un determinado proyecto. El estudio ambiental es un proceso de estudio sistemático que predice las consecuencias ambientales. Su objetivo consiste en asegurar se prevea e identifique los riesgos potenciales, así como financiar e incorporar dentro del plan de desarrollo del proyecto, las medidas necesarias para evitar, mitigar o compensar daños ambientales. Siendo un proceso, el EIA permite que el nivel de estudio corresponda a la escala del proyecto y al riesgo percibido para el medio ambiente. Puede realizarse una evaluación inicial del alcance del EIA para identificar los aspectos amb ientales particularmente sensibles que pueden ser afectados, o los daños potenciales a las características de desarrollo las cuales requerirán de un estudio especial. La magnitud y el nivel de detalle requeridos en un EIA variarán en función del tamaño, ubicación y tipo de proyecto. Previo a la elaboración de un EIA, se recomienda al proponente discutir el proyecto con las personas afectadas por el mismo (propietarios de tierras, residentes y grupos especiales de interés). Por ejemplo, un breve EIA podría ser suficiente para un solo pozo; sin embargo, otro de mayor extensión será necesario para desarrollar un gran yacimiento o para un oleoducto principal. A fin de cumplir con su propósito, deberá emprenderse un EIA con la anticipación necesaria en el ciclo del proyecto para que pueda afectar la planificación y el diseño. La sincronización es crucial. Es importante contar con suficientes datos sobre ubicaciones alternativas,


21


diseños y procesos en los cuales se pueda basar un estudio ambiental. Si ya se ha tomado decisiones sobre estos factores, la oportunidad de ejercer una influencia en el proyecto final mediante el mecanismo del proceso de estudio de impacto ambiental se verá limitada. Deberá considerarse al EIA como parte de un proceso dinámico del desarrollo de proyectos y no como un informe independiente en el que se detalla las consecuencias ambientales y sociales de un proyecto cuyo diseño no ha considerado los análisis ambientales y sociales.

COMPONENTES ECONÓMICOS Metrados Los metrados consisten en mediciones que se realizan en el campo y que permiten verificar dimensiones, características del terreno, disponibilidad de área y distancias reglamentarias respecto a otros elementos del entorno, que permitan luego una construcción adecuada al Reglamento Nacional de Edificaciones. Luego de realizar las mediciones de campo, los datos obtenidos serán las referencias principales para la elaboración de los planos de construcción. Sin la realización de metrados previos no sería posible la elaboración de los planos. Para la elaboración de los planos es indispensable realizar metrados en el campo con la finalidad de elaborar los planos y realizar cálculos para especificaciones técnicas. Normalmente se realiza con un Topógrafo u otro sistema de mayor precisión como los georeferenciales. Cuando se refieren a construcciones menores es común utilizar instrumentos como las “winchas”. Adicionalmente a esta información, es necesario realizar pruebas para determinar las características morfológicas y físicas del suelo que permitan completar información para definir las técnicas constructivas y seguridad más apropiadas al lugar. Según el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, los metrados constituyen la expresión cuantificada por partidas de los trabajos de construcción que se ha programado ejecutar en un plazo determinado, expresadas en la unidad de medida que ha sido establecida para cada partida; asimismo, son necesarios para determinar el presupuesto de obra, por cuanto representa el volumen de trabajo de cada partida. Con el fin de presupuestar una obra y controlar la ejecución y el pago de la misma, se establece un desglose del total de la obra en partes denominadas partidas. Es decir, una partida se establece con la finalidad de medir, cuantificar, presupuestar y pagar una obra.

22


REGLAS DEL METRADO Por medio del cómputo métrico se miden las estructuras que forman parte de una obra deingeniería, con el objeto de: a. Establecer el costo de la misma o una de sus partes; b. Determinar la cantidad de materiales necesarios para ejecutarla. Se trata entonces de un problema de medición de longitudes, áreas y volúmenes, que requiere del manejo de fórmulas geométricas y planteos aritméticos, por lo común sencillos y del dominio general. Computar es entonces medir. Cómputo, medición y cubicación son palabras equivalentes y las usaremos indistintamente. El trabajo de medición puede ser ejecutado de dos maneras: sobre la obra misma, o sobrelos planos. Principios generales a. Estudiar la documentación. La interpretación ajustada de un plano no puede lograrse si no se tiene la visión de conjunto de la obra. b. Respetar los planos: La medición debe corresponderse con la obra. E computo se hará siguiendo las indicaciones de los planos y las especificaciones. Durante la operación de metrado se ponen en evidencia los errores y omisiones cometidas en el dibujo, de donde resulta que el computista es también un eficaz colaborador del proyectista.


23


c. Ajustarse a las normas. d. Medir con exactitud: Dentro de los límites razonables de tolerancia se debe lograr un grado de exactitud tanto mayor, cuando sea mayor el costo del rubro que se estudia. Reglamentación En nuestro país existe el denominado Reglamento de Metrados para Obras de Edificación (DS Nº 013-79-VC del 29.4.79) Documentos Necesarios: Planos definitivos de Planta, cortes y elevaciones Planos deEstructuras e Instalaciones Planos de Detalle Planos de Acabados. Técnicas del Metrado: a. El trabajo se divide por etapas, cada una de las cuales constituye un rubro del presupuesto (Estructuras, Arquitectura, Sanitarias y Eléctricas). b. El trabajo debe ser detallado en todas sus partes para facilitar su ulterior revisión, corrección o modificación. c. Se buscará un orden, una disposición que permita reducir al mínimo el número de operaciones y el de mediciones. Constituyen la expresión cuantificada por partidas de los trabajos de construcción que se ha programado ejecutar en un plazo determinado, expresadas en la unidad de medida que ha sido establecida para cada partida; asimismo, son necesarios para determinar el presupuesto de obra, por cuanto representa el volumen de trabajo de cada partida. Presupuesto Constituye el costo estimado de la obra a ejecutar, determinado a partir de la elaboración del presupuesto de obra, el cual está compuesto por el costo directo, gastos generales, utilidad e impuestos. En obras corresponde al monto del presupuesto de obra incluido en el expediente técnico, excepto en las obras ejecutadas bajo las modalidades llave en mano y concurso oferta, el valor referencial en estas debe determinarse considerando el objeto de la obra y su alcance previsto en el PIP. No debe tener una antigüedad mayor a 6 meses respecto a la fecha de la convocatoria. Los componentes de la estructura del presupuesto base de una obra se agrupan en dos rubros, costo directo y el costo indirecto.

24


Costo directo: es el que se calcula valorizando el costo de cada partida mediante la aplicación de los precios unitarios calculados mediante los análisis de precios de cada partida. Costo indirecto: se define como todos aquellos costos que no pueden aplicarse a una partida específica, sino que tienen incidencia sobre todo el valor de Obra. FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial. Este tema se tratará en la siguiente sección, una vez que hayamos considerado lo que la dirección espera de la actividad presupuestal. De manera ideal la dirección espera que la función presupuestal proporcione: •

Una herramienta analítica, precisa y oportuna.

•

La capacidad para pretender el desempeño.

•

El soporte para la asignación de recursos.

•

La capacidad para controlar el desempeño real en curso.

•

Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.

•

Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.

•

Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje.

•

Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.

LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS En la realidad vivida por las empresas pocas veces se alcanza el ideal. Los bruscos cambios en el medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los acontecimientos mercantiles inesperados tales como huelgas, accidentes pueden sacar de balance al proceso. El cuerpo directivo pasa la mayor parte de su tiempo “apagando fuegos”, en vez de conducir a la empresa como es debido.


25


Las razones por las cuales los presupuestos y la planeación no tienen más éxito son, entre otras, son las siguientes: 1. La incapacidad de la dirección para comprender su sistema. Los directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados. 2. La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal. La dirección general no apoya a la actividad o no participa en esta con sentido. 3. La incapacidad para entender la importancia crítica del papel de los presupuestos en el proceso administrativo. 4. El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el mismo, es decir, tratar de sustituir el juicio por los presupuestos. Una ciega adhesión al presupuesto puede someter una empresa a una excesiva restricción, inhibiendo las innovaciones. 5. La evaluación inadecuada y desajustes entre productos y mercados. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden soste nerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir. Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción o de acierto, mayor será la investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerá los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. Esto se constata en los países latinoamericanos que por razones de manejo macroeconómico en la década de los años ochenta experimentaron fuertes fluctuaciones en los índices de inflación y devaluación y en las tasas de interés. El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa.

26


TIPOS DE PRESUPUESTOS Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les dé depende de las necesidades del usuario.

•

SEGÚN SU FLEXIBILIDAD

RÍGIDOS, ESTÁTICOS, FIJOS O ASIGNADOS Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público. FLEXIBLES O VARIABLES Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.


27


•

SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN

A CORTO PLAZO Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año. A LARGO PLAZO En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el período presidencial establecido por normas constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.

•

SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA

DE OPERACIÓN O ECONÓMICOS Incluye la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectado. Entre éstos podrían incluirse: • Ventas. • Producción. • Compras. • Uso de Materiales. • Mano de Obra. • Gastos Operacionales.

FINANCIEROS Incluyen él cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorería y el de capital también conocido como de erogaciones capitalizables.

28


•

Presupuesto de Tesorería: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas, amortización u otros.

•

Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad de tiempo.

•

SEGÚN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN

PRESUPUESTOS DEL SECTOR PRIVADO Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización de obras de interés social y la amortización de compromisos ante la banca internacional. PRESUPUESTOS DEL SECTOR PÚBLICO Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las actividades empresariales. Análisis de costos unitarios En los análisis de precios unitarios no se incluirá el impuesto general a las ventas (IGV) de los insumos, ya que este impuesto se agregará al final sobre el monto total del presupuesto. El análisis, cálculo e integración de los precios unitarios para un trabajo determinado deberá guardar congruencia con los procedimientos constructivos o la metodología de ejecución de los trabajos, con el programa de


29


ejecución convenido, así como con los programas de utilización de personal y de maquinaria y equipo de construcción, debiendo tomar en cuenta los costos vigentes de los materiales, recursos humanos y demás insumos necesarios en el momento y en la zona donde se llevarán a cabo los trabajos, sin considerar los impuestos. Para realizar los análisis de costos unitarios es necesario integrar los costos de cada uno de los conceptos: materiales y equipo de trabajo, controladores de mano de obra, gastos administrativos y de operación, utilidad, financiamiento, cargos extra, entre otros. Cada uno de los anteriores integra una matriz para su interpretación y aplicación. El ACU no puede estar desligado de la contabilidad, puesto que ésta es el registro, control e información de las operaciones realizadas; es decir, resulta ser la obtención de la información financiera; así misma, en la actualidad la contabilidad no está comprendida como un conjunto de hechos referidos al pasado, sino que prevé situaciones, siendo su información congruente, por lo que resulta ser una eficaz ayuda a la Administración, con sentido económico, de ahí que resulte necesario conocer y aceptar las definiciones que ésta señala, como términos contables. Los Análisis de Costos Unitarios, en la justa evaluación del proceso productivo, para que en la medida de la intervención de los precios unitarios, se haga comparativo a escala nacional o internacional el producto ya sea un proyecto, construcción en investigación o servicio, conscientes de la responsabilidad que implica como eslabones de esa cadena que sin disminuir su calidad, debe producir beneficios justos. Fórmula polinómica Cuando un contratista participa en un proceso de adjudicación o licitación pública adquiere las bases que incluye el expediente técnico de la obra en la que desea concursar, como debe revisar este documento para poder evaluar y preparar su oferta, concentra su atención en los planos, metrados, análisis de costos y presupuesto; la mayoría de las veces deja de lado a la Fórmula Polinómica, perdiendo la oportunidad de hacer consultas respecto a sus componentes y como fue estructurada; craso error, error que pagará más tarde cuando realice el reajuste en su primera valorización.

30


ESTRUCTURACIÓN DE LA FÓRMULA POLINÓMICA El génesis de la FP es la adecuada asignación del índice Unificado (IU) a cada uno de los recursos que se usan en un presupuesto, cada IU tiene a sus vez asociado un Índice de Precio (IP) que el INEI publica mensualmente para las seis zona geográficas en la que ha dividido al país, recordemos además que los IU son actualmente 80 de los cuales 13 ya no están vigentes y además otros dos IU, los índices 05 (agregado grueso) y 38 (hormigón) no existen en la zona 5 correspondiente a la selva, esto lo debe tener en cuenta el consultor encargado de elaborar la FP. Esta asignación muchas veces es ambigua y llevada de manera arbitraria a IU que no corresponden a un determinado recurso, aquí nace el primer error que puede tener una FP. Luego de elaborar el presupuesto, a cada subpresupuesto que lo conforma se le debe calcular un FP que servirá para obtener el coeficiente de reajuste (K) que será usado en diversos procesos durante la ejecución de un contrato de obra (adelantos, reajuste, deducciones, etc.). La Fórmula Polinómica es la expresión matemática que representa las incidencias de los componentes del costo total de la obra, continúa vigente la norma que regula su estructuración, la cual indica que luego de calcular las incidencias que cada IU tiene en el subpresupuesto, a la cual llamaremos monomio, se debe estructuras siguiendo los siguientes pasos: 1. La FP deberá tener como máximo 8 monomios 2. Cada monomio debe tener una incidencia mínima del 5% 3. Con los monomios con incidencia menor a 5% podremos hacer lo siguiente: • Si la incidencia es mínima el monomio debe ser sacado de la FP dejando

su incidencia a otro monomio que mejor lo pueda representar, ó, • Podemos asociar dos o tres monomios para formar un nuevo monomio

cuya incidencia supera el 5%, los monomios que forman este nuevo monomio se denominan submonomios y tendrán una participación porcentual que en ningún caso será menor al 5% 4. Cada monomio o submonomio deberá estar asociado a un IU cuyo índice de precio se encuentre vigente en la zona donde se ejecutará la obra. 5. En la conformación preliminar la incidencia del monomio debe ser aproximada a la quinta cifra decimal, y en la conformación final del monomio deberá tener solo tres decimales.


6. El IGV no interviene para nada en la conformación de la FP.

31


El procedimiento para estructurar una FP se inicia con la obtención de las incidencias de los monomios que intervienen en el presupuesto, procedimiento que implica sumar los montos parciales de cada recurso que interviene en el presupuesto y agruparlos por su respectivo IU y aproximada a la diezmilésima. Luego debemos realizar el agrupamiento preliminar de aquellos monomios que tienen incidencia ínfima (≈≤1%) y que deben entregar su incidencia a otro

monomio que mejor lo pueda representar, este es quizás el procedimiento mas subjetivo de estructurar una FP ya que caerá en el criterio y experiencia del consultor quien debe decidir si un monomio se agrupa en otro por semejanza o conveniencia Aquellos monomios con incidencia menor al 5% pueden formar un nuevo monomio asociándose inclusive a otro monomio con incidencia mayor al 5% o con otros de igual condición con la única observación que el nuevo monomio supere el 5%. Cada monomio asociado se denominará ahora submonomio. Luego de esto debemos conformar hasta un máximo de 8 monomios y darles preferentemente un orden donde el primer monomio será la Mano de Obra (IU=47) y el último monomio corresponderá la Índice de Precios al Consumidor (IU=39). Cada monomio asociado a un IU deberá tener una incidencia aproximada al milésimo, donde intervienen al 100% y en aquellos monomios conformados por submonomios se deberá indicar con qué porcentaje intervienen en el monomio. Además a cada monomio se de asignar a un símbolo representativo, generalmente la primera letra de las descripción del IU que le da origen, pero en el caso de la Mano de Obra corresponderá el símbolo “MO” y en el del índice de precios al consumidor “GGU” debido a que su incidencia corresponde casi totalmente al costo indirecto del presupuesto. En aquellos monomios formados por submonomios se usara la conjunción que forma la primera letra de cada submonomio que lo conforma. Gastos generales (fijos y variables) Un tema clave en la gestión económica de empresas constructoras y consultoras es el papel que en sus costes y en la cuenta de resultados juegan sus gastos generales. Asunto, éste, serio e importante, a la par que descuidado con mayor frecuencia de la que pueda parecer. En las líneas que siguen voy a acudir a mi larga experiencia como consultor, asesor y auditor de cuentas en el mundo de la empresa. Y mantengo, con toda la rotundidad, que este tema de los gastos generales y los costes indirectos está sumido en las nieblas del desconocimiento y de la desatención en muchas ocasiones.

32


Al hablar de gastos generales, se tiende a pensar en los que quedan una vez que se dejan aparte todos los necesarios para llevar directamente la actividad de la empresa, sea ésta fabricante, comercial o de servicios. Y eso nos acaba conduciendo a los costes indirectos. Vemos, pues, que hablar de gastos generales es menos claro que hablar de gastos o costes indirectos. En ocasiones, se consideran gastos generales a los que son comunes a diversas áreas organizativas de la empresa. Tampoco parece éste un criterio claro para su correcto tratamiento. Cuando se piensa en gastos generales se están considerando los que se suman al gasto en materias primas y mano de obra. Esto engloba rúbricas tan dispares como sueldos de la estructura de mando y dirección, departamentos administrativos, servicios de mantenimiento y conservación, personal y gastos de almacenamiento y muchos más. Pero no continuamos por ese camino ya que, como veremos a continuación, una sistematización más profunda y práctica nos lleva a diferenciar bien lo que es gasto y lo que es coste, que son cuestiones dispares. Diferencias entre gasto, coste, inversión y pago El coste se mueve en el ámbito interno de la empresa, de puertas adentro podríamos decir. El coste es un elemento de la valoración de los distintos componentes que intervienen en la actividad de la empresa.


33


El término gasto, que se contrapone al de ingreso, es de ámbito externo. Se puede considerar como una contrapartida de los pagos que hace la empresa. Los gastos se pagan de una u otra forma. Es obvio, de acuerdo con esto que hay costes que conllevan un gasto y otros no, pero siempre que consideremos gasto en este sentido. Los costes de mano de obra llevan consigo el gasto y su correspondiente pago. Las dotaciones a la amortización del Inmovilizado o las provisiones por impago de clientes, por citar dos ejemplos, no conllevan su gasto y su pago. Solamente, cuando los gastos representan consumos, en sentido amplio, en los procesos de la actividad de la empresa, estaremos ante gastos que son costes. La diferencia entre ambos, costes y gastos, se hace mayor cuando se habla de gastos en adquisición de bienes inmuebles, maquinaria, vehículos y demás elementos del Inmovilizado Material, Inmaterial y Financiero. Estamos, entonces, ante los llamados gastos de inversión o inversiones, a secas. Así que, en el argot contable y económico, se diferencian los gastos de las inversiones. Los primeros serían los que corresponden a consumos para los procesos y las inversiones, aquellas que se dirigen a la adquisición de las infraestructuras empresariales o bienes del Inmovilizado, con vida duradera en el tiempo. Las inversiones se convierten en costes, en la medida que se aplican las dotaciones a la amortización de aquellas a lo largo de la vida útil de los bienes. Nos quedarían los términos ingresos y pagos que, por lo general, se consideran en el campo de los movimientos de tesorería. Ingresos se equipara a entradas de fondos y pagos a las salidas de los mismos. Se sitúan, en consecuencia, en otros planos distintos a los de la asignación económica de los costes, gastos e inversiones. Los ingresos y los pagos están en el plano de los movimientos de dinero y otras formas de tesorería. Por tanto, volviendo al fondo del trabajo que ahora nos ocupa, debemos de centrarnos en los costes, como elementos clave de evaluación de la actividad empresarial y de sus ciclos productivos, económicos y financieros. Los Costos Indirectos Abandonando el confuso concepto de los gastos generales, vamos a centrarnos en los costes indirectos. Estos son, obviamente, aquellos que no son directos. Y se suele denominar directos a los costes de materiales y materias primas y al de la mano de obra (directa). Es decir, se hace una distinción entre lo que participa de forma inmediata y directa en lo que constituye la actividad de la empresa y el resto. Si la empresa está funcionando, es decir desarrollando una actividad, se producen costes directos. Si, existiendo la empresa, está parada y sin actividad, no existen costes directos, pero sí indirectos. Esto se

34


debe a que los indirectos están vinculados a la estructura de la empresa y se producen, en mayor o menor cuantía, desde el momento en el que existe la empresa y tiene un Inmovilizado y alguna estructura de personal. La distinción entre directo e indirecto no siempre es tan clara. Lo directo suele ser medible y lo indirecto, en muchas ocasiones, no lo es. El trabajo directo es el que realiza la producción, comercialización o prestación de servicios. Pero, generalmente, requiere la existencia de unos costes en instalaciones o infraestructuras empresariales, de una dirección y administración y de una red comercial. Es decir, de unos costes indirectos. En muchas ocasiones se oye decir que los costes indirectos son los costes improductivos y que, por eso, hay que disminuirlos al máximo. Esto es absolutamente incorrecto y fruto de modos de hablar y de pensar del mundo de la producción. Para un departamento de producción el énfasis suele ponerse en las materias primas y materiales que consumen y en el personal necesario. También, por pura necesidad, en las máquinas e instalaciones con que cuenta, en su adecuación a los procesos y en su mantenimiento. Todo lo demás, no cuenta. ¡Es improductivo!, dicen. ¡Es un lastre que llevan a cuestas y soportan! Así, en muchas ocasiones, la fuente productora de los indirectos se pretende limitar sin más consideraciones. Pero, el trabajo de un jefe de taller o de un encargado de producción o de almacenes, ¿es productivo o improductivo? Podríamos decir nosotros, ¿son necesarios o no? ¿se puede prescindir de ellos o no? Ésta es la cuestión. Lo que es prescindible, no es necesario y, si no es necesario, prescíndase de ese coste. Pero, si no se puede prescindir del jefe de taller o el encargado de producción o de almacenes, estaremos ante un coste indirecto necesario para el proceso. Luego, productivo al fin y al cabo, ya que sin ese coste no habría actividad. Por tanto, el debate de lo productivo o improductivo no conduce a nada y sería ofensivo para el bueno del jefe de taller o el encargado que estamos considerando. Y, de igual manera, sucedería con el Gerente o Director de la empresa, el Director Administrativo, el peón de almacén o la señorita o el señor que atiende el teléfono o trabaja en tareas de secretaria o administrativas, por poner unos pocos ejemplos. Y ¿Qué pasa con la luz de los pasillos y oficinas, el agua de los servicios, los gastos en teléfonos y móviles, el combustible de los vehículos, los seguros de responsabilidad civil o de inmuebles o los gastos en formación del personal, por seguir dejando caer un goteo de conceptos de gasto? Lo mismo, si están bien aquilatados en su dimensión, son costes indirectos necesarios para los procesos.


35


En lo referente al personal, suele considerarse indirectos, generadores de costes indirectos por tanto, a: • personal de dirección y jefes • mandos intermedios • personal de almacenes y transportes • personal de administración y RRHH • personal de mantenimiento y limpieza • personal subalterno • personal de control de calidad • personal de métodos y sistemas • personal informático • etc.

Y son costes indirectos, una larga serie de gastos, incluidos en los diferentes epígrafes del PGC, que no constituyen gastos en materias primas, mercancías y otros consumos, ni mano de obra directa. A continuación, hacemos una breve enumeración de gastos o grupos de gastos más comunes que constituyen, generalmente, costes indirectos: • Salarios de personal indirecto de las diversas secciones antes mencionadas • Otros gastos de ese mismo personal • Gastos sociales de ese mismo personal • Tributos y tasas diversas • Gastos de investigación, desarrollo e innovación • Alquileres o arrendamientos de inmuebles (locales, naves, oficinas) • Cuotas de renting • Gastos de mantenimiento, reparación y conservación • Gastos de limpieza • Pequeño utillaje y herramientas • Consumos de electricidad (excepto consumos para producción) • Consumos de combustible para calefacción

36


•

Consumos de agua

•

Honorarios de asesorías, auditorías y otros profesionales

•

Primas de seguros

•

Portes y gastos de transporte

•

Gastos en comunicaciones

•

Gastos de viaje, desplazamiento, manutención y estancias del personal en otras localidades (excepto los que se puedan asignar como costes directos)

•

Gastos de publicidad y relaciones públicas

•

Gastos en material de oficina

•

Gastos de correos y mensajería

•

Cuotas de publicaciones profesionales o empresariales

•

Cuotas de Asociaciones y Colegios Profesionales

•

Gastos financieros

•

Dotación amortización del Inmovilizado

Citamos, de pasada ya que no constituye materia del trabajo que estamos exponiendo, que los costes indirectos se incorporan a los procesos de estimación, determinación o cálculo de los costes totales de una empresa, mediante el mecanismo de su asignación o reparto entre las distintas áreas funcionales de la empresa o a los productos o familias de productos fabricados o comercializados o de servicios prestados por ella, de acuerdo con los criterios de imputación que se establezcan. El control de los costes indirectos Con frecuencia en nuestra vida profesional, recorriendo multitud de empresas y negocios, nos hemos encontrado con cuestiones como las siguientes: •

Exclusión de todo tipo de control y medida de los costes indirectos.

•

Por contraste con lo anterior, conocimiento bueno o muy bueno de los costes directos (materiales y mano de obra), así como un adecuado control de los mismos.

•

Falta de atención a los costes indirectos.


37


• No darles importancia o renunciar a su control. • Desconocimiento de cómo llevar un control de los costes indirectos • No tenerlos en cuenta para el cálculo de los costes y la determinación de

los precios de productos y servicios. • Considerar unos costes indirectos, pero ignorar otros. • Funcionar con precios incorrectos o que no cubren la totalidad de los

costes, directos más indirectos. • Falta, en definitiva, de unos criterios orientadores básicos de los costes

y su medida.

Los costes indirectos, que pueden variar mucho de unos sectores de actividad a otros, no pueden dejarse nunca de lado. Hay que tenerlos en cuenta. Y hay que conocerlos o tratar de conocerlos. La contabilidad general de la empresa tiene, entre otras muchas ventajas, la de que registra todos los gastos y pagos de la empresa y, si es llevada correctamente, gran parte o todos sus costes. Y lo hace, minuciosamente, justificante a justificante o lo que es lo mismo, gasto a gasto, pago a pago. Por eso, a través de una buena información contable, se puede tener un buen conocimiento de los costes indirectos. Para su control, es bueno hacer cuadros con un cierto desglose según su diferente naturaleza e ir llevando, a los mismos, mes a mes las diferentes cifras facilitadas por la contabilidad o fruto de estimaciones apoyadas en ella. Es,

38


igualmente, deseable hacer presupuestos anuales de esos gastos indirectos, más o menos agrupados. Con estos presupuestos se puede, inicialmente, racionalizar los mismos, adecuándolos a las necesidades teóricas o previsiones. Y, después, periódicamente, confrontar estas previsiones con la realidad. Y analizar las diferencias importantes o desviaciones. Esta es una forma de llevar el control de toda esa lista de gastos indirectos y la experiencia de cada año, nos servirá para aquilatar más las previsiones para el ejercicio siguiente. ¿Por qué controlar los costes indirectos? En muchas ocasiones, los costes indirectos alcanzan un valor económico elevado y son, porcentualmente, importantes en el total de los costes de la empresa. Dejarlos de lado, campando a sus anchas, puede deteriorar mucho las cuentas de resultados. Y, además, ¿de qué vale controlar hasta el último gramo de mercancías y materiales o el trabajo del personal obrero al segundo, si después queda libre de control todo lo demás? Los indirectos se pueden comer los márgenes empresariales y triturarlos. Pueden hacer pasar los costes de explotación a números rojos y muy rojos sin apenas enterarnos. Exageramos algo esta nota, pero es para poner énfasis en la necesidad de su control. Y aquí hay que evitar otro tipo de conducta de la dirección Impuesto general a las ventas El IGV o también conocido en otros países como Impuesto al Valor Agregado - IVA, dentro de la clasificación de los impuestos es considerado como uno indirecto ya que quien soporta la carga económica del mismo no es obligado tributario (vendedor de bienes o prestador de servicios), sino un tercero (comprador o consumidor final) que viene a ser el “obligado económico”. En este sentido, en el IGV, el sujeto pasivo del impuesto traslada la carga económica del tributo a un tercero, entendiéndose por traslación al fenómeno por el cual el contribuyente de jure (sujeto pasivo) consigue transferir el peso del impuesto sobre otra persona quien soporta la carga del mismo. El IGV o Impuesto General a las Ventas es un impuesto al valor agregado de tipo plurifásico (grava todas las fases del ciclo de producción y distribución) no acumulativo (solo grava el valor añadido), y que se encuentra estructurado bajo el método de base financiera de impuesto contra impuesto (débito contra crédito).


39


Se rige por el principio de neutralidad económica y el de afectación de la carga económica al consumidor final o utilizador final de bienes y servicios gravados. De conformidad al artículo 1° de la Ley del IGV se encuentran gravadas las siguientes operaciones: • Venta de bienes muebles en el país. • Importación de bienes. • Contratos de construcción. • Primera venta de inmuebles por constructor. • Prestación o utilización de servicios en el país.

Programación de obra: cronograma valorizado de obra, cronograma de avance de obra y cronograma de adquisición de materiales. El consultor deberá formular el cronograma de ejecución de obra considerando las restricciones que puedan existir para el normal desenvolvimiento de las mismas, tales como lluvias o condiciones climáticas adversas, dificultades de acceso, entre otros. Se elaborará considerando todas las actividades necesarias para la ejecución de la obra , empleando el método PERT-CPM. El consultor elaborará el cronograma de ejecución de obra precisando la cantidad de: • Cuadrillas • Turnos • Horas de trabajo

Y toda consideración que haya tomado para la determinación del plazo de obra. Se presentará también un cronograma de adquisición y/o utilización de equipos y materiales, concordando con el cronograma de ejecución de obra. También deberá presentar la relación de equipo mínimo necesario para asegurar el cumplimiento de los trabajos en los plazos programados. A partir del cronograma antes señalado, el Consultor calculará el Cronograma de Avance Valorizado en el que intervendrán todas las partidas del presupuesto de obra.

40


Aprobación del expediente técnico y responsabilidad del proyectista Antes de ser aprobado el expediente técnico de obra debe estar visado por los profesionales responsables de su elaboración y por el profesional encargado de su revisión. Luego, corresponde que el expediente técnico de obra sea aprobado a través del funcionario correspondiente, suscribiendo el documento indicado en las normas de organización interna de la Entidad. Formará parte del documento que aprueba el expediente técnico, el Certificado de Inexistencia de Restos Arqueológicos (CIRA), emitido por la Dirección de Arqueología del Ministerio de Cultura, en caso corresponda. Responsabilidad del Proyectista Es el encargado de elaborar el expediente técnico es responsable respecto a la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de los servicios ofertados durante el periodo de 1 año, contado a partir de la conformidad otorgada por la Entidad. La participación del proyectista no se extingue con la elaboración del expediente técnico, sino que debe prolongarse a fin de atender los requerimientos que la Entidad le formule durante la ejecución de la obra. En el caso de la modalidad de ejecución contractual de concurso oferta, en vista que el contratista es proyectista y ejecutor de obra a la vez, asume entera responsabilidad por el diseño de la obra, debiendo prever en el expediente técnico las eventualidades que puedan afectar su ejecución.


41


ACTIVIDADES DE AUTOAPRENDIZAJE 1. ¿Cualés son las reglas y documentos que hablan acerca del trabajo a realizar en la una obra?

2. ¿Cualés son los estudios importantes para iniciar el diseño estructural de un proyecto?


43

EXPEDIENTE TECNICO

Recommend Documents