Lección 1: Introducción a Excel Ver la pantalla Utilizar la Cinta de Opciones
Lección 1: Aprender a utilizar la Cinta de opciones En este ejercicio, iniciará Excel y accederá a algunas de las herramientas para ver cómo funcionan.
1. Cambiar la vista de la pantalla 1
Haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage de Office. Desde aquí, puede elegir abrir un libro existente o crear uno nuevo usando una plantilla de libro.
2
Haga clic en Nuevo y luego en Libro en blanco para crear un libro en blanco.
La vista Backstage de Office se utiliza para realizar funciones de administración del archivo como imprimir, compartir, exportar o cambiar opciones de Excel. 3
Haga clic en la pestaña Archivo para mostrar la vista Backstage.
4
Haga clic en el botón
5
Haga clic en la pestaña Vista para activarla. Note como el texto de la pestaña Vista es ahora de un
Regresar para regresar al libro.
color diferente. 6
Señale sobre Diseño de página en el grupo de Vistas del libro y note como el color de fondo del botón cambia.
7
Haga clic en el botón Diseño de página para ver cómo cambia la hoja de cálculo.
8
En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal para regresar a la vista predeterminada.
2. Cambiar el porcentaje de zoom 1
Mueva el cursor del deslizador de zoom en la parte inferior derecha de la pantalla. Haga clic y arrastre el deslizador a la derecha hasta que vea que el porcentaje de zoom cambia a aproximadamente a 200%.
2
En el extremo derecho de la Cinta de opciones, haga clic en el botón
Contraer cinta de opciones .
Note como ahora puede observar algunas filas más en la pantalla. Para ver una pestaña de la Cinta de opciones nuevamente de forma temporal, simplemente haga clic en cualquiera de las pestañas.
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3
Haga clic en la pestaña Inicio, luego haga clic en la pestaña Formulas.
4
Haga clic en un área vacía de la barra de título de Excel para ocultar la Cinta de opciones nuevamente.
5
Haga clic y arrastre el deslizador al otro lado de forma que el porcentaje cambie a 50% , luego arrastre el deslizador para regresar el zoom a 100%.
6
Haga clic en el botón
Opciones de presentación de la cinta de opciones , luego haga clic Mostrar
pestañas y comandos para volver a mostrar toda la Cinta de opciones. 7
Ahora mueva el cursor a la parte superior de la pantalla y haga clic en algunas pestañas para ver cómo se categorizan y agrupan los comandos en las pestañas.
3. Usar métodos abreviados de teclado 1
Presione ALT para mostrar los métodos abreviados de teclado en la pestaña.
2
Presione C para mostrar la pestaña de Diseño de página.
3
Luego presione M para mostrar las opciones de Márgenes.
4
Presione ESC para cancelar esta opción. Observe que las teclas aún se ven en la pestaña, de forma que puede continuar usando el teclado para elegir otro comando.
5
Presione ESC dos veces más hasta que los métodos abreviados de teclado ya no aparezcan.
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Introducir datos en una hoja de calculo Introducir texto
Lección 1: Aprender a introducir datos de texto Este ejercicio muestra cómo introducir datos de texto en una celda de la hoja de cálculo, lo que servirá como etiqueta o título para otras celdas que contengan datos numéricos. 1. Usar Intro para moverse a otra celda 1
Haga clic en Archivo, Nuevo, Libro en blanco para crear un nuevo libro en blanco y luego haga clic en la celda A2.
2
Teclee: Cotización y presione Intro. Note que la celda activa actual es ahora A3. Cuando presione Intro, Excel completará la entrada de datos en la celda actual, luego moverá el puntero de la celda a la siguiente celda hacia abajo.
3
Presione Intro dos veces para moverse dos filas hacia abajo.
4
En la celda A5, teclee: Pasaje aéreo y presione Intro.
2. Introducir datos de texto 1
En la celda A6, teclee: Hotel y presione Intro.
2
En la celda A7, teclee: Renta de coche y presione Intro.
3
En la celda A8, teclee: Impuestos y presione Intro.
Nota: Si introdujo el valor equivocado en una celda, simplemente seleccione la celda y teclee toda la
entrada nuevamente para reemplazar el valor incorrecto.
3. Usar Autocompletar
Ahora pruebe una herramienta llamada Autocompletar, en la cual Excel determina si está repitiendo el mismo texto de las celdas anteriores y las completa por usted. Si es el texto que desea, simplemente presione Intro para aceptarlo. 8
En la celda A9, teclee: P.
Note que Excel le ofrece automáticamente una etiqueta de texto, basada en su entrada anterior. Puede ahora presionar la tecla Intro o continuar tecleando el valor que desee. 9
Ignore la etiqueta sugerida y continúe tecleando el resto del texto: recios de vuelos y presione Intro.
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Note que el texto se extiende más allá del ancho predeterminado de la columna para esta entrada de texto. Si introduce datos en la siguiente columna, la parte de esta nueva etiqueta que se desborda a la siguiente columna se recortará. 10 En la celda A12, teclee: Aerolínea: y presione Intro.
Note esta vez que la herramienta Autocompletar no se activó. Esto se debe a las celdas vacías ( A10 y A11) que están evitando que Excel “busque” un valor similar previo en esta columna. 11 Introduzca lo siguiente en las celdas restantes: Celda
Texto
A13
Hotel:
B12
Aerolínea Great West
B13
Hotel Zathura
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Introducir números
Lección 1: numéricos
Aprender
a
introducir
datos
Este ejercicio muestra cómo introducir datos numéricos en una celda de la hoja de cálculo.
Abra el archive de Excel Introducir_datos_numéricos.xlsx. 1. Introducir datos numéricos 1
En la celda B5 del libro, teclee: 450 y presione Intro.
2
En la celda B6, teclee: 1,050 y presione Intro.
3
En la celda B7, teclee: 225 y presione Intro.
4
En la celda B8, teclee: 46.50 y presione Intro.
5
En la celda B9, teclee: 9.9 y presione Intro.
6
Haga clic en la celda A9. Note en la celda A9 que la parte de la entrada de texto que se desbordó en la celda B9 ahora está escondida debido al valor que se ingresó en la celda B9. Sin embargo, la barra de fórmulas muestra que los datos en la celda A9 no han cambiado.
2. Introducir caracteres no reconocibles 1
Haga clic en la celda D8 y teclee: 3.1% y presione Intro. Excel interpreta los valores introducidos como numéricos y los alinea a la derecha en sus celdas. Sin embargo, si introduce algún carácter no reconocible o inserta comas o puntos decimales en la posición equivocada, Excel tratará a todo el contenido de esa celda como texto y lo alineará al lado izquierdo de la celda.
2
En la celda D9, teclee: 2,2% (incluyendo la coma) y presione Intro.
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Note que Excel alineó los datos al lado izquierdo de la celda. Puesto que introdujo una coma en lugar de un punto, Excel asume que la entrada de la celda es un valor de texto. 3
Regrese a la celda D9 y teclee: 2.2% para reemplazar el contenido incorrecto de esa celda.
Introducir fechas y horas
Lección 1: Aprender a trabajar con fechas Este ejercicio muestra el uso de fechas. 1. Introducir fechas 1
En la celda A3, teclee: A partir de: y presione TAB.
2
En la celda B3 teclee: 30 Jun y presione Intro. Note que Excel pone la fecha en el formato predeterminado y la alinea a la derecha.
3
En la celda D3 teclee: Se vence: y presione TAB.
4
En la celda E3 teclee: Jul 15, 2016 y presione Intro.
5
Seleccione la celda E3. El valor de la fecha para esta celda también aparece en la barra de fórmulas. La secuencia del valor de la fecha corresponde a la configuración del Panel de control de Windows.
6
Seleccione la celda B3. Debido a que no ha incluido un año en este valor de fecha, Excel asume que es el año actual y lo agrega por usted. Si desea un año diferente, debe introducirlo como parte de la fecha.
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Trabajar con libros Guardar libros
Lección 1: Aprender a guardar libros En este ejercicio, guardará el nuevo libro que recién creó.
Con el Libro1.xlsx abierto. 1. Guardar el libro 1
En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar. La vista Backstage aparece y el comando Guardar como está seleccionado. Aunque hizo clic en Guardar, Excel automáticamente abrirá la ventana Guardar como para cualquier libro nuevo que nunca fue guardado con anterioridad. El comando Guardar guardará el libro actual en el disco duro utilizando el mismo nombre del libro y la ubicación de almacenamiento. El comando Guardar como le solicitará que asigne el nombre del libro y la ubicación de almacenamiento.
2
Haga clic en Este PC, luego haga clic en Documentos. El cuadro de diálogo aparece con el contenido de la carpeta Mis documentos. De lo contrario, haga clic en botón Examinar si la carpeta deseada no aparece debajo de los encabezados de Carpetas recientes o Carpeta actual.
3
Navegue a la carpeta Documenos\Jasperactive\MisProyectos. Note que Excel ha ingresado el título actual del libro como sugerencia para el nombre del archivo. Puede usar este nombre o reemplazarlo con un nombre de su elección.
Cuando el texto está resaltado en un cuadro (
), puede comenzar a teclear para reemplazar el texto
existente en lugar de eliminar primero los caracteres y luego teclear el nuevo nombre.
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4
Haga clic en el campo Nombre del archivo y teclee: Cotización 0630 .
El 0630 en el nombre del libro ayuda a diferenciar este archivo de los muchos otros de cotizaciones que este usuario pueda tener almacenados en la misma unidad. 5
Haga clic en Guardar. Observe que la barra de título ahora tiene el nuevo nombre del archivo como confirmación visual de que el archivo ahora está guardado.
Nota: También puede presionar Intro después de ingresar el nombre del archivo para guardar el archivo.
Crear un nuevo libro
Lección 1: Aprender a crear libros nuevos En este ejercicio, creará un libro nuevo utilizando diferentes métodos.
Con el archivo Estimado de precio 0630.xlsx abierto.
1. Crear un libro nuevo 1
Presione CTRL+U. Ahora debería tener un libro nuevo en blanco titulado como Libro2 en pantalla, el cual aparecerá sobre cualquier otro libro que esté abierto actualmente.
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2
Si la ventana de Excel está maximizada a pantalla completa, haga clic en el botón
(Minimiz.
tamaño) para cambiarla a una ventana.
Ahora hay dos libros visibles en su pantalla.
Observe que la barra de tareas de Windows muestra dos libros que están abiertos en este momento. 2. Usar plantillas de libro 1
Haga clic en Archivo para ver el Backstage de Office y luego haga clic en Nuevo. Además de la opción de libro en blanco, también hay otras plantillas disponibles.
2
Desplácese por la pantalla, haga clic en Lista de tareas pendientes y luego haga clic en Crear en la siguiente ventana emergente. Excel ahora muestra una lista de tareas pendientes.
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Este es un ejemplo de cómo las plantillas pueden ahorrarle tiempo y esfuerzo al crear un libro. Muchos de los elementos que observa en este documento se cubren más a detalle posteriormente en este curso.
3. Usar plantillas en línea
También puede seleccionar de entre sus propias plantillas, desde el sitio web de Microsoft u otros sitios de Internet. Para usar plantillas desde el sitio web de Microsoft, utilice la herramienta de búsqueda. 1
Haga clic en Archivo una vez más y luego clic en Nuevo.
2
Teclee: presupuestos en el cuadro de texto de búsqueda y presione Intro. Aparecerán todas las plantillas disponibles en el sitio web que estén relacionadas con su clave de búsqueda. Un vistazo rápido a la barra de desplazamiento vertical indica que hay muchas plantillas disponibles relacionadas con la palabra presupuestos. Puede utilizar el panel Categoría de la derecha como filtro para encontrar las plantillas que se adecuen mejor a l o que está buscando.
3
En el panel Categoría de la derecha, haga clic en Presupuestos, Empresa, Industria y Viaje.
4
Haga clic en Presupuesto para viaje de negocios y luego haga clic en Crear en la siguiente ventana emergente.
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Cambiar entre libros
Lección 1: Aprender a cambiar entre libros Este ejercicio muestra cómo cambiar entre varios libros que estén abiertos al mismo tiempo. 1. Cambie entre libros 1
Haga clic en la pestaña Vista.
2
En el grupo Ventana a la derecha, haga clic en Cambiar ventanas .
3
Haga clic en Lista de tareas pendientes1 . Este libro ahora debería verse encima de los otros libros.
4
Apunte al botón de Excel en la barra de tareas en la parte inferior de la pantalla.
5
Haga clic en Presupuesto 0630. Este libro ahora debería verse encima de los otros libros.
Cerrar un libro
Lección: Aprender a cerrar libros En este ejercicio, usará técnicas diferentes para guardar y luego cerrar varios libros.
Con Libro2, Estimado de precio 0630, Gastos de viaje calculadorar1 y Elementos de vacaciones listaverificación1 abiertos. 1. Cierre el libro sin guardar 1
Haga clic en Archivo y luego Abrir.
2
Haga clic en Este equipo, luego haga clic en Examinar .
3
Navegue a la carpeta Documentos\Jasperactive\ArchivosdeInicio.
4
Haga clic en el archivo Recorridos populares y haga clic en Abrir.
Asuma que está satisfecho de ver el contenido de este libro y ya no necesita verlo. 5
Haga clic en Archivo y luego clic en Cerrar. El archivo Recorridos populares ya no está en la pantalla. Ahora cierre otro libro utilizando el botón cerrar.
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En la pestaña Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Cambiar ventanas .
7
Haga clic en Lista de tareas pendientes1 .
8
Haga clic en el botón Cerrar en la esquina superior derecha de este libro.
9
Si aparece un cuadro de mensaje emergente con esta pregunta: “Desea guardar los cambios efectuados en Lista de tareas pendientes1?”, haga clic en No guardar.
2. Cierre los libros usando diferentes métodos
Cierre otro libro de trabajo, pero esta vez utilice el botón Cerrar en la vista p revia de la barra de tareas. 1
Apunte al botón de Excel en la barra de tareas, luego apunte al libro Presupuesto de viaje de negicios1 y haga clic en el botón Cerrar de ese libro. Haga clic en No guardar en el cuadro de mensaje emergente si este aparece.
2
Apunte al botón de Excel en la barra de tareas, luego haga clic en el libro Libro2 para activarlo y presione CTRL+R. Haga clic en No guardar en el cuadro de mensaje emergente si este aparece.
3
Haga clic en el botón Cerrar en la esquina superior derecha del último libro Estimado de precio 0630. Haga clic en No guardar en el cuadro de mensaje emergente si este aparece. Ahora todos los libros deberían estar cerrados.
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Trabajar con el Modo de compatibilidad
Lección 1: Aprender compatibilidad
a
comprobar
la
En este ejercicio, comprobará la compatibilidad de un libro antes de guardarlo en el formato.xls. 1. Comprobar si hay problemas de compatibilidad 1
Haga clic en Archivo y luego clic en Nuevo.
2
En la pantalla de inicio de Excel, haga clic en el campo Buscar plantillas en línea y teclee: planificador de vacaciones y presione Intro. Cuando aparezcan los resultados, haga clic en Planificador de
vacaciones para crear un nuevo libro utilizando esta plantilla, luego en la ventana emergente que
aparece a continuación, haga clic en Crear. 3
Haga clic en Archivo.
4
Haga clic en Comprobar si hay problemas .
5
Haga clic en Comprobar compatibilidad .
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Un vistazo rápido al tamaño del botón de elevación con relación al tamaño de la barra de desplazamiento vertical le indica cuantos problemas de compatibilidad existirán cuando intente guardar el libro en un formato anterior. Así también, esta ventana muestra las repeticiones que tiene cada problema. 6
Lea la lista de resultados y luego haga clic en Aceptar.
Para lograr el objetivo de este ejercicio, procederá a guardar este libro en el formato anterior, aunque habrá problemas de compatibilidad sin resolver. 2. Guardar un libro en un formato antiguo 1
Haga clic en Archivo y luego clic en Guardar como .
2
Haga clic en Examinar, luego navegue a Documentos\Jasperactive\MisProyectos.
3
En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Tipo de Guardar como y luego haga clic en Libro de Excel 97-2003 (*.xls). El cuadro Guardar como muestra todos los libros existentes del mismo tipo. No hay otros en esta carpeta.
4
Cambie el Nombre de archivo a Mi planificador de vacaciones y haga clic en Guardar. El cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad aparece nuevamente como advertencia.
5
Haga clic en Continuar.
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Este mensaje describe algunos de los problemas que puede tener usando la versión antigua de Excel. El cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad le proporciona detalles de las diferencias. Puesto que se refiere a una advertencia estándar para cualquier libro con fórmulas, estos problemas pueden no aplicar para este libro. 6
Haga clic en Sí .
7
Cierre el libro.
8
Inicie Excel, navegue a la carpeta de los archivos del estudiante, seleccione el libro Mi planificador de vacaciones y haga clic en Abrir.
El nombre del libro en la barra de título ahora muestra la etiqueta [Modo de compatibilidad] al lado de él. Esto indica que este libro utiliza el formato de archivo de una versión antigua de Excel.
9
Cierre el libro nuevamente y no guarde los cambios.
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Seleccionar celdas Lección 1: Aprender a seleccionar rangos de celdas Este ejercicio muestra cómo seleccionar rangos de celdas utilizando el ratón en una hoja de cálculo en blanco de forma que pueda identificar rápidamente los rangos. 1. Selecciona un rango de celdas 1
Crear un nuevo libro en blanco.
2
Seleccione una sola celda haciendo clic en la celda A9.
3
Seleccione un rango de celdas manteniendo presionado el botón izquierdo del ratón en la celda A9, arrastre el ratón a la celda C5 y luego libere el botón del ratón.
2. Seleccionar columnas o filas 1
Seleccione una columna completa haciendo clic en el encabezado de la columna E en la parte superior de la hoja de cálculo.
2
Seleccione toda una fila haciendo clic en el encabezado de la fila 14 del lado izquierdo de la hoja de cálculo.
3
Seleccione toda la hoja de cálculo haciendo clic en Seleccionar todo en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo (el triángulo gris a la izquierda del encabezado de la columna A y arriba del encabezado de la fila 1).
3. Seleccionar un rango de celdas
Ahora seleccione más de un rango de celdas no continuas. 1
Seleccionar el rango de celdas de B4 a B7.
2
Mantenga presionado CTRL y seleccione las celdas D11 a E18.
3
Continúe manteniendo presionado CTRL y seleccione las celdas de F2 a D3. Libere la tecla CTRL.
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4. Usar el teclado para seleccionar un rango de celdas
Ahora use el teclado para seleccionar un rango de celdas. 1
Seleccione la celda A9.
2
Mientras mantiene presionada la tecla SHIFT, p resione las teclas de dirección apropiadas para extender el rango hasta la celda C5. Libere la tecla SHIFT.
Ahora trate de seleccionar otro rango de celdas usando un método diferente con el teclado. 3
Seleccione la celda E10.
4
Mientras mantiene presionada la tecla SHIFT, haga clic en la celda G15.
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